Edi электронный документооборот это – Что такое EDI?

Преимущества EDI

Система заказов EDI обладает рядом преимуществ:

• Все действия осуществляются на автоматическом уровне, без опозданий и ошибок, в отличие от ввода документов вручную.
• Использование автоматизированных процедур увеличивает скорость и точность сбора нужных данных и дает возможность фирмам сфокусироваться на главных проблемах, а не на бумажной волоките.
• Любой ритейлер, поставщик или компания логистики осуществляет всего одно подключение. Таким образом, предоставляется безграничная возможность общения с минимальными затратами со всеми участниками. При этом не принимаются во внимание их учетные системы, оборот документов и квалификация персонала.
• Система EDI может решить спорные ситуации, в которых один партнер утверждает, что заказ был им отправлен, а другой — что не получил его. Такая ситуация встречается часто. В этом случае система фиксирует все операции и в состоянии дать развернутую информацию относительно того или иного действия с документацией. Это способствует быстрому разрешению конфликта.

Что гарантирует подлинность документации?

EDI — система электронного обмена данными. В странах Европы ее программное обеспечение выступает гарантом подлинности всей проходящей через нее документации. Подделки невозможны. Если налоговая служба интересуется деталями определенных отчетов, в том числе показателем НДС, то все данные могут быть извлечены из системного электронного архива. Право проведения операций с документами в электронной, а не в бумажной форме закреплено на законодательном уровне.

Пример расчета эффективности использования EDI

Каков же уровень эффективности EDI системы? Примеры расчета служат наглядным подтверждением.

Легко уточнить, какую численность разных соглашений по обмену надо заключить участвующим в конкретном случае:

• Для шести участников применяется следующий расчет: N = 6 x (6-1)/2 = 15.
• Для 100 сотрудничающих людей применим расчет: N = 100 x (100-1)/2 = 4450.

С возрастанием количества участников рост цифры возрастает экспоненциально.

Численность пользователей равна количеству операций по обмену, каждый партнер действует в соответствии с едиными правилами и производит подключение к общей платформе. При этом способ подсоединения других провайдеров его абсолютно не интересует. EDI провайдер за все отвечает сам благодаря определенной стандартизации сообщений.

Приступим к анализу экономической эффективности. За основу возьмем торговую сеть, отправляющую 4000 заказов в месяц. Обработка заказа вручную происходит за полчаса. Электронная система EDI способна сделать это за пять минут. Если торговая организация имеет несколько тысяч поставщиков, то даже получасовая экономия во времени на каждом партнере дает весомый результат.

Что же думают сами пользователи о таком устройстве, как система EDI? Электронный документооборот отзывы хвалят. Пользователи утверждают, что работа схемы отличается четкостью и бесперебойностью. Без такой системы трудно было бы вести дела в современном мире бизнеса, где каждая минута дорога.

Провайдеры EDI в России

К примеру, коммерческая форма системы в нашей стране возможна благодаря существующему локализованному стандарту обмена информацией на электронном уровне EANCOM. Также функционирует глобальная локальная информационная структура и компании-провайдеры, берущие на себя обеспечение реализации всех проектов по электронному обмену документацией.

В 2004 году комитетом по технологиям ECR-Rus был проведен тендер, в результате которого были выбраны компании, получившие право обеспечения услуг по электронному обмену документами. Комитет намеревается беспрестанно увеличивать численность провайдеров. Основным критерием при выборе служит технологическая мобильность в сервисе EDI, а также цена на предоставляемые услуги для пользователей.

Основной задачей ECR-Rus является применение технологий системы EDI не только в сфере среднего и малого бизнеса.

Комитетом заключается соглашение со всеми поставщиками сервиса, что дает возможность контроля и поддержки основных норм качества, установленных ECR-Rus.

Обязательства провайдеров

Провайдеры EDI систем обязаны представить на аутсорсинг собственную ИТ-структуру и обеспечить пользователю доступ к центру процессинга, который обладает высоким уровнем производительности и надежности. Услуги системы должны быть доступными круглый год и в любое время суток.

В отличие от ИТ-структуры большинства компаний, центр процессинга обеспечен бесперебойным питанием электроэнергией, многоуровневой защитой от взлома, гарантиями сохранности информации при любых неполадках. Время, за которое документ пересылается из одной точки в другую, не должно превышать 10 минут.

Провайдер в ответе за скорость работы сервиса, гарантирует пересылку сообщений и проверку в них ошибок. При этом провайдеры осуществляют связь посредством интернета, а прямые контакты между пользователями обеспечивают при помощи сети с дополнительной функцией (VAN).

Отличие отечественной модели пользования системой от европейской

EDI — система электронного обмена данными. Как работает эта схема в России? Пользование EDI в нашей стране в корне отличается от европейской и американской модели. В этих странах форма появилась в 70-е годы прошлого столетия, а у нас она внедрилась 20 лет спустя. Поэтому провайдерами предлагаются разные системы подключения, которые находятся в зависимости от уровня ИТ в компании, объема пересылаемой документации и коммуникативных средств. Это позволяет каждой компании решить свои проблемы оптимальным путем. Следует провести интеграцию своей учетной системы и стать обладателем веб-интерфейса, который обеспечит обмен документацией с партнерами по бизнесу.

Разнообразные задачи и способы их решения предполагают различные уровни подключения и обслуживания. Провайдеры в нашей стране обслуживают как крупные компании, так и мелких партнеров — поставщиков и клиентов.

На первых порах некоторые фирмы, обладающие крупным товарооборотом, настолько заинтересованы в сотрудничестве с провайдером EDI, что предлагают ему оплату транзакций своих контрагентов за свой счет или же вводят невысокую абонентскую плату за пользование сетью.

Основные требования к сервисным провайдерам

Свои требования заказчик излагает в письменном соглашении. В нем указывается продолжительность функционирования сервиса, поддержки, ответа на клиентский запрос, устранения сбоев. Фиксируются и другие важные моменты.

Как правило, провайдерами предлагаются различные схемы подключения к системе, а также различные тарифы, которые находятся в зависимости от уровня сетевого обслуживания.

Клиентские требования могут быть значительно шире, нежели основные положения, установленные ECR-Rus.

К примеру, для больших компаний нужны гарантии продолжительности обработки и доставки сообщений, которые исчисляются не минутами, а секундами. Предполагается, что одно сообщение будет отсылаться не более чем за 10—20 сек.

Основные требования к услугам провайдеров включают:

• поддержку всех видов передачи;
• низкую общую стоимость владения;
• безопасность при соединении;
• функциональную совместимость с партнерами;
• простоту инсталляции и настройки;
• аудит пересылки документов посредством сети;
• перевод документа из одного формата в другой;
• быстрое подключение клиентских партнеров по бизнесу;
• локализацию и разработку программного обеспечения EDI;
• консалтинговые услуги, обучение и разработку решений в системе;
• техническую поддержку пользователей.

Степень риска при пользовании системой

Даже при наличии надежного поставщика услуг в сфере EDI, возможны некоторые внутренние изменения. К примеру, многие российские компании используют внутренние коды, не прибегая к употреблению GLN-кода.

Перед началом пользования EDI нужно получить эти коды и ввести их в систему. Риск внедрения EDI зависит от уровня ИТ. При лоскутной автоматизации угроза будет исходить от отсутствия нормальной системы учета.

Риски ритейлеров крупных компаний связаны с плохой развитостью рынка EDI. Тормозом развития служит законодательство, несмотря на то что был принят закон об электронной подписи. Компании, занимающиеся бизнесом в России, обязаны архивировать все документы, оформленные на бумаге. Партнеры из регионов опасаются электронной формы ведения дел и отказываются от нее, не подчиняясь ритейлеру.

Стоимость EDI

Что касается стоимости, то система EDI не может быть для пользователей дорогой, так как призвана оптимизировать затраты на логистику. Однако для мелких компаний и такая технология может показаться неподъемной, если они не привыкли к сотрудничеству с ИТ, их бизнес не отличается отлаженностью. Вряд ли такие фирмы получат денежную выгоду при применении электронной системы обмена документацией.

Что включено в инфраструктуру?

Инфраструктура включает dial-up, кабельные линии, сети. Интернет при развитии электронной сферы предлагал множество сетей открытого типа (BITNET, др.) и внутрикорпоративные специализированные сети (EDI-Express General Electric, IBM Information Exchange Network). Большое распространение получили сети Backbone, которые отличались высотой скорости.

Схема передачи

Транспортировка осуществляется посредством e-mail, соединения Telnet и HTTP. Остальными распространенными протоколами являются SMTP, POP3 (ISP), IMAP, HTML.

Система электронного документооборота EDI может обеспечить транзакции и без использования общепринятых протоколов. В европейских странах прямыми средствами соединения стали VPN (Virtual Private Network), FTP (File Transfer Protocol) и EDIINT (EDI over the Internet), а также сети с дополнительными услугами VANs (Value-added Networks).

Также созданы два стандарта: AS1, позволяющий передавать EDI-документы через протокол SMTP (e-mail), стандарт AS2, служащий для передачи через HTTP.

Основные принципы применения системы EDI в Интернете посредством стандартов AS1 и AS2:

• скрытость информации от посторонних лиц — возможность ознакомления с документами только отправителем и получателем;
• обеспечение аутентификации — удостоверение подлинности посредством проверки электронной подписи;
• достоверность документа — невозможность изменения его содержания без участия получателя;
• надежное оповещение — невозможность отказа от полученного сообщения.

Основы XML

Быстрое развитие интернета вовлекало в сеть все большее число пользователей. Требования к обмену документацией посредством Интернета возросли. Протокол HTML перестал удовлетворять запросы многих участников.

Как же было проведено реформирование системы? XML EDI был утвержден в начале 1998 года международной организацией W3C в качестве новой спецификации.

XML (Extensible Markup Language) стал основой для создания новых языков. Появилось и множество Web-серверов, использующих технологию XML для организации хранящейся на них информации.

Посредством XML можно дать описание целому классу объектов данных, которые получили название документов, ориентированных на конкретную предметную область. Система дает возможность определить, допустимо ли набирать тэги и их атрибуты.

XML дал возможность привлечь на электронный рынок клиентов среднего и малого бизнеса. Существующие в современном мире системы EDI стоят дорого (от 10 000 до 100 000 тыс долларов). Многим мелким компаниям они просто не по карману.

Представление и стандарты

Этот уровень подразумевает определение структуры данных посредством синтаксиса и семантики. Важный вопрос — создание стандартов при структуризации данных при помощи широко известных стандартов ANSI X.12, используемых в США, UNECE EDIFACT, применяемых в странах Европы и Азии.

autogear.ru

ЭДО. Электронный документооборот что это и как выбирать

Не так давно я занимался внедрением электронного документооборота для одного из своих клиентов. В процессе мне пришлось пояснять очень многие понятия, рассказывать, что это такое, как работают системы этого типа. И только после этого он сумел разобраться в сути моих предложений и одобрил план работ. В процессе обсуждения я понял, что по этой тематике очень мало написано простым языком для широкого круга читателей. Как обычно постараюсь объяснить простым языком про это понятие.

Важно понимать, что существует два вида документооборота — внутренний (СЭД) и внешний(ЭДО). ЭДО и СЭД так разделяют в принципе эти понятия в РФ. То есть если вы ищете систему для обмена с контрагентами, то вам нужно искать ЭДО, если для внутреннего документооборота то СЭД.

В этой статье я хочу рассказать о внешнем электронном документообороте, между компанией и ее контрагентами. Внутренние системы электронного документооборота применяются для обмена документами между подразделениями одной компании, к ним предъявляют несколько иной набор требований. Но их я здесь рассматривать не буду.

Зачем нужен электронный документооборот

Электронный документооборот – это современная удобная альтернатива обычным бумажным документам, которые используются для любого вида бизнес-деятельности.

Традиционный документооборот связан с постоянными временными задержками. Для начала сотрудничества с клиентом необходим счет, часто – договор, а потом – подписанные накладные, акты выполненных работ и т.д. Все эти бумаги проходят согласования, их распечатывают, ставят подписи и печати. После чего появляется необходимость передать их партнеру по бизнесу, где они также проходят процесс согласования и подписания.

Далее документы с подписями сканируют, отправляют по электронной почте. После чего курьером, силами сотрудников или обычной почтой высылают оригиналы. Все это занимает значительное время, бумажные документы иногда теряются, требуют правок (что еще больше замедляет процесс получения документов). А для их хранения зачастую выделяют целые помещения. В результате бизнес испытывает массу неудобств, заключение сделок затягивается, возникают проблемы с бухгалтерией, так как на конец отчетного периода бумаги все еще находятся где-то «в пути». А если в договоре после подписания одной из сторон были выявлены спорные пункты или в бухгалтерской документации найдена ошибка, то процесс получения правильного бумажного документа растягивается еще больше, иногда даже на месяцы.

Электронный документооборот позволяет избавиться от всех этих неудобств:

• Все документы «подписывают» в электронном виде при помощи цифровых подписей. Это быстро и просто.
• Для получения бумажной копии достаточно просто распечатать экземпляр. Заинтересованные лица получают всю документацию мгновенно, без долгого ожидания писем или курьеров.
• Заключение договоров и подтверждение завершения сотрудничества (накладные и акты) происходит без задержек и дополнительных усилий со стороны сотрудников.
• Снижается влияние на бизнес человеческого фактора: документы не теряются, ошибки исправляются в сжатые сроки.
• Нет необходимости выделять полезную площадь для хранения множества бумажных документов.

Кроме того, электронный документооборот позволяет решить проблему отчетности бизнеса перед государством. Ранее документы принимались только в бумажном виде, и сотрудники компаний затрачивали долгие часы на поездки в налоговую, стояли в очередях к инспектору, а инспектора, в свою очередь, обрабатывали множество бумаг для проверки правильности отчета и внесения данных в общую базу.

Сейчас все эти вопросы также можно решать при помощи электронного документооборота. При этом важно понимать, что в электронном виде налоговая служба принимает отчеты и документы строго установленного образца. Любой другой формат принят не будет. А потому при внедрении электронного документооборота имеет смысл проверить формат внутренней документации компании и при необходимости внести в шаблоны документов соответствующие корректировки.

На первом этапе государство начало принимать в электронном виде налоговые декларации. Методика оказалась успешной. И с недавних пор все документы также принимаются в электронном виде.

Из чего состоит электронный документооборот

В этом виде документооборота участвуют 4 стороны:

1. Поставщик товаров или услуг. Сторона, которая генерирует электронный документ.
2. Покупатель или клиент. Сторона, которая принимает электронный документ.
3. Компания вендор, которая предоставляет электронную площадку для обмена документами и услуги сервиса для организации электронного документооборота.
4. Государство. Госорганы, куда компания вендор передает данные о зафиксированных сделках и оформленных документах.

Как это реализуется на практике:

1. Поставщик товаров или услуг генерирует электронный документ в собственной учетной системе или сразу в сервисе, предоставляемом вендором.
2. Документ внутри сервиса мгновенно отправляется компании-адресату, которая получает его либо непосредственно в сервисе, либо в подключенной к сервису собственной программе.
3. Площадка фиксирует данные о документе.
4. После «подписания» (подтверждения) стороной получателя данные о документе отправляются в налоговую инспекцию.

Таким образом автоматически фиксируется факт отправки и получения документа. В отличие от бумажных пакетов с документами, которые передаются сотрудниками компании, курьерской или почтовой службой, в электронном виде не получить документ или потерять его невозможно. Факт своевременного получения документа в электронной системе фиксируется автоматически, эти данные можно использовать в случае возникновения спора даже в суде.

Также автоматически информация о подписанных с двух сторон документах передается в налоговые органы, что снижает вероятность ошибок бухгалтерии, потерянных бумажных копий или не включения какой-то сделки в отчет, что исключает в будущем возможные штрафы и другие проблемы с налоговой, связанных с человеческим фактором и столь распространенных в случае использования бумажного документооборота.

При бумажном документообороте руководителю компании сложно контролировать своевременность получения каждого документа. Чаще всего эти вопросы решаются на уровне бухгалтеров, курьеров, менеджеров по продажам. В результате далеко не всегда бумажные оригиналы оказываются у бухгалтера до окончания отчетного периода. А это в случае проверки может привести к штрафам и другим неприятностям.

При электронном документообороте:

• Оригинал документа доставляется мгновенно. Нет необходимости в почтовых отправлениях, помощи курьеров или менеджеров. Нет отсрочек и связанных с ними проблем.
• Руководитель компании в любой момент может проверить, когда именно был отправлен и получен документ. И в случае проблем, связанным с отсутствием важной документации, у сотрудников нет возможности переложить ответственность за свои ошибки на “плохую работу почты” и другие внешние факторы. Это понимают и сами сотрудники компании. А потому отсрочки и проблемы с отправкой/получением документов после внедрения этой системы становятся крайне редким явлением.

Чтобы реализовать сотрудничество через электронный документооборот необходимо, чтобы обе стороны пользовались программным обеспечением, подключенным к какой-либо площадке документооборота. Или, как вариант, одна или обе стороны могут работать прямо в сервисе отправки-получения документов.

Электронная подпись

Для организации электронного обмена документами необходима высокая степень безопасности и защиты. Все сервисы электронного документооборота пользуются защищенным соединением, шифрованием данных, а для подтверждения подлинности отправляемого документа применяют электронную цифровую подпись.

Цифровая подпись – это специальный «электронный ключ», который создает уникальный цифровой код при помощи математической обработки данных сертификата пользователя и электронного документа. Для проверки и подтверждения подписи применяют публичные сертификаты. А для генерации (подписания) – личный конфиденциальный «ключ» пользователя.

Площадки (сервисы) документооборота

Сегодня существует широкий перечень площадок, предоставляющих услуги документооборота. Это Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Диадок и многие другие. Все они выполняют примерно одинаковые функции:

• Получение электронного документа от пользователя.
• Отправка адресату в его учетную запись или передача в указанную систему, если получатель работает с другим сервисом.
• Фиксация данных о документе и отправке.

При выборе системы для своей компании важнее всего учитывать предпочтения ваших клиентов. Здесь важно, чтобы вы либо работали в той же системе, что и важный для вас клиент, либо должна быть в сервисе возможность интеграции (обмена данными) между вашей системой и аналогичной площадкой, которой пользуется ваш клиент.

В некоторых случаях вы сумеете убедить покупателя начать работу с удобной для вас площадкой. Но очень часто, особенно, в случае начала сотрудничества с крупными торговыми сетями и предприятиями, они уже давно сделали свой выбор, и одно из условий сотрудничества – возможность работы с определенной площадкой электронного документооборота.

Системы ЭДО и EDI: в чем разница?

При выборе системы документооборота многие пользователи также сталкиваются с системами, которые позиционируют себя не как ЭДО, т.е. «электронный документооборот», а как EDI (документооборот для ритейла).

Системы EDI являются частным случаем электронного документооборота. Они ориентированы на обмен данными с торговыми партнерами или подразделениями торговой сети. Если в общем случае через документооборот проводят любые виды юридически значимых документов, то здесь реализован оперативный обмен коммерческой информацией между организациями, в том числе, юридически значимыми документами, необходимыми для торговых операций.

Обычный электронный документооборот допускает использование любых типов документов в любом удобном для сторон формате. При использовании EDI перечень возможных документов, их формат строго регламентированы. Здесь нет возможности сформировать и передать документ во внутреннем формате компании или не относящийся непосредственно к торговым операциям. О том, как работает EDI, почему ее используют только в торговле, и в чем ее преимущества, я расскажу в одной из следующих статей.

Интеграция с 1С и другими учетными системами

Для эффективной работы электронного документооборота очень важно, чтобы выбранная вами площадка поддерживающая интеграцию с вашей учетной системой.

Зачем это нужно:

• Сотрудники компании создают документы в учетной системе предприятия;
• После формирования документ автоматически передается внутри системы руководителю или бухгалтеру на подпись;
• Проверенный и подтвержденный руководителем документ необходимо передать без искажений и ручного ввода данных, т.е. дополнительных затрат времени и возможных ошибок, в сервис электронного документооборота;
• При грамотной реализации передача данных происходит автоматически. После нажатия кнопки «Отправить документ» он трансформируется в форму, необходимую для системы электронного документооборота автоматически и отправляется в сервис, где происходит фиксация и отправка документа получателю.

Очень важно, чтобы под вашу учетную систему было готовое решение на стороне сервиса, на основании которого ваши специалисты смогут реализовать необходимую надстройку для учетной программы. Если подобного решения нет, то лучше не пытаться реализовать его самостоятельно, это очень трудоемкий и сложный процесс. В сервисах документооборота применяется цифровая подпись, сложные системы шифрования. А потому нет никаких гарантий, что даже после всех усилий программистов вы получите необходимый результат. Лучше выбрать другую площадку, где вы найдете подходящий вариант интеграции.

Стоимость услуги

Сервисы документооборота обыкновенно предлагают подключение к сервису бесплатно. А за отправку документов взымается оплата. В одних случаях это будет фиксированная цена за каждый отправленный документ. Где-то можно покупать услуги пакетами, т.е. одна сумма – за 100 документов, другая – за 1000 в месяц и т.д.

К этому вопросу нужно также подходить разумно. С одной стороны, чем больший пакет вы выбираете, тем меньше будет стоимость отправки одного документа. С другой, нет никакого смысла при документообороте, не превышающем 100 документов в месяц, оплачивать пакет на 300, 500 или 1000 документов.

Часто задаваемые вопросы

Все ли документы надо отправлять через электронную систему?

Нет. При помощи электронного документооборота вы будете отправлять только те документы, которые именно таким образом отправить удобнее всего. Обычно это акты выполненных работ, налоговые накладные, иногда договора и т.д. Здесь все зависит только от ваших потребностей и удобства.

Оплата отправки производится за документ или страницу?

Вы оплачиваете, и система фиксирует отправку именно документа. Даже если в вашем документе много страниц, он считается как одна единица к оплате.

Насколько это безопасно?

Электронный документооборот полностью безопасен. Причем, сервис, предоставляющий услугу, несет ответственность за обеспечение безопасности.  Для этого используется цифровая подпись, шифрование данных, защищенный канал связи. Уровень безопасности примерно такой же, как и в привычных вам сервисах банк-клиент.

Если у нас установлена 1С, все ли пользователи смогут получить доступ к электронному документообороту?

Нет. Помимо ограничения прав доступа в самой учетной системе, для работы с электронными документами подключение ограничивается одним сеансом на одном компьютере. Для доступа с другого компьютера потребуется подключение с нуля со всеми паролями и другими методами защиты.

Можно ли использовать электронный документооборот без электронной подписи и подключения к платным сервисам?

Нет. Подпись и применение сервиса документооборота, прошедшего государственную сертификацию, являются необходимыми для того, чтобы ваш документооборот получил юридическую силу. Вы можете, конечно, отправлять любыми методами по любым каналам вашим клиентам документы без электронных подписей. Но они не считаются документооборотом. Это не более чем копии для ознакомления. В этом случае вам понадобится подтверждать их всегда бумажными оригиналами.

Настолько сложно пользоваться электронным документооборотом?

Сложности могут возникнуть только на этапе подключения. Но для решения этого вопроса обычно привлекают специалистов. Сам процесс использования прост и удобен. Руководитель (ответственное лицо) проверяет документ, нажимает кнопку «подписать» и «отправить». Т.е. отправка документов становится много проще, чем даже при обмене сканами по электронной почте.

А что делать, если мой клиент не использует площадку, которой пользуюсь я?

У вас есть два варианта. Можно подключить контрагента к вашей площадке, например, за ваш счет.  Либо можно узнать, имеется ли между вашими системами электронного документооборота возможность интеграции. Если да, просто воспользоваться этим сервисом. Тогда документ будет передаваться по схеме: от вас – в вашу систему – потом в систему получателя – и, наконец, лично к получателю. На скорость получения документа или сложность использования системы это никак не повлияет.

Автор: Кинзябулатов Рамиль

Источник

www.pvsm.ru

Электронный документооборот EDI | Комплексная автоматизация бизнеса на 1С

Сначала хотел сделать полный обзор и сделать ряд статей по данной теме, но сейчас большая загрузка.
Поэтому с в данной статье изложу все тезисно. Все вопросы можно писать в комментарии или на почту.

Что такое документооборот EDI ?

EDI (Electronic Data Interchange) — электронный обмен данными — это современная технология организации обмена финансовой, коммерческой, логистической информацией, в виде стандартных структурированных электронных документов (сообщений), между компьютерными системами бизнес партнеров, пришедшая на смену традиционному документообороту. Излишние подробности пропустим. Информации в сети много.

На текущий момент на рынке представлено большое количество провайдров электронного документооборота (ЭДо). Например, Х5 Retail Group сотрудничает со следующими: ООО «ФораПром» (платформа LERADATA), ООО «Сислинк» (платформа CISLink), ООО «Электронные Коммуникации» (платформа «EVOLUTION-3.0»), ООО «Корус Консалтинг СНГ» (платформа СФЕРА), ЗАО «ПФ «СКБ Контур» (платформа EDI.КОНТУР) и ООО «Эдисофт» (платформа EDISOFT). Провайдеры ООО «ООО «Электронные Коммуникации»» (платформа «EVOLUTION-3.0») и ООО «ФораПром» (платформа LERADATA​) — сертифицированные ECR-Russia и уполномоченные Х5 Retail Group EDI-провайдеры, которые имеют партнёрские отношения с доверенными операторами электронного документооборота ФНС России — ООО «Калуга-Астрал» и ООО «С​истем Групп Рус», которые позволят легитимно передавать электронные счета-фактуры (входящие и исходящие) от поставщиков в Х5 Retail Group и обратно.

EDI-провайдер выступает в качестве сервисного посредника, который обеспечивает консультацию поставщиков, настройку системы электронного документооборота, её тестирование. Учитывая, что учётные системы покупателя и поставщика могут значительно различаться, EDI-провайдер обеспечивает контроль и достоверность переданных данных.

Собственно поэтому мною был выбран провайден ООО «Электронные Коммуникации» или EXITE, как он назывался изначально.

Как работает EDI ?

В схеме EDI документооборота есть три участника: покупатель — провайдер — поставщик. Каждой организации присваивается уникальный GLN (Global Location Number) – глобальный номер места нахождения – это международный код, применяемый в системах электронного обмена данными и электронной коммерции. С помощью этих GLN номеров и происходит адресация в системах EDI.

Стандарт EANCOM определяет формат для около 50 различных типов документов EDI документооборота.
Основных из них:

PRICAT – прайс-лист;
ORDER – заказ;
ORDRSP – подтверждение заказа;
DESADV – уведомление об отгрузке;
RECADV – уведомление о приемке;
ON_SCHFDOPPR — универсальный пердаточный документ (УПД)

Последний вид документа относится к ЮЗД — юридически значимому документу. Это означает, что нет необходимости подписывать бумажные УПД. Все происходит электронно. Гарантом как раз и является провайдер.
Для работы с ЮЗД требуется электронно цифровая подпись и КРИПТО-ПРО (стандартный набор в наше время).

Как происходит сам документооборот?

Есть два варианта работы: интеграция в 1С и работа на платформе.

Вариант работы через платформу самой простой, но возможен лишь при малом количестве документов. Поэтому подробно на нем не будем останавливаться.

Рассмотрим вариант интеграции.
Перед началом работы поставщик с покупателем подписывают договор. В нем указывается схема работы EDI документооборота: какие документы используются, сроки ответа, спецификации номенклатуры и т.д.
Далее в информационной системе(в моем случае 1С) указываются все настройки: соответсвия номенклатуры, контрагентов, адресов поставки и другие.

Для Х5 мы использовали схему: ORDER — ORDRSP — DESADV — RECADV — ON_SCHFDOPPR.

Т.е. покупатель присылает поставщику заказ (ORDER). Поставщик загружает заказ в 1С и потом подтверждает его получение (ORDRSP).

Далее при отгрузке товара поставщик отправляет клиенту уведомление об отгрузке (DESADV). После приемки товара, покупатель отправляет поставщику уведомление о приеме (RECADV).
На данном моменте регулируются все разногласия по количеству и качеству товара. После того как все согласовано поставщик отправляет покупателю универсальный передаточный документ — ON_SCHFDOPPR.

УПД передается покупателю, подписывается им и возвращается обратно поставщику. Документооборот считается завершенным.

Какие преимущества у ЭДо ?

Они очевидны:
1. Отсутствие бумажного документооборота — экономия времени и денег.
2. Быстрая скорость передачи документов между поставщиком и покупателем — это позволяет ускорить взаиморасчеты.
3. Быстрая сверка взаиморасчтов.
4. Быстрая отправка корректировок.
5. Быстрое подписание и согласование новых спецификаций.
6. Интеграция в информационные системы — ничего не нужно вводить руками.

Заключение

Преимущества EDI документооборота очевидны — экономия времени и денег . Два ключевых показателя для бизнеса.

В процессе внедрения и запуска возникает огромное количество вопросов. Все расписать здесь не возможно.

Поэтому с радостью готов Вам помочь разобраться в таком не простом на первый взгляд, но уже хорошо знакомом для меня, вопросе.

itsphera.ru

Интеграция EDI и ЭДО. Про что нужно знать

Веб-интерфейс любого облачного решения для электронного документооборота удобен, когда самих документов мало, не более нескольких сотен в месяц. При значительных объёмах, исчисляемых тысячами и десятками тысяч документов, нужна интеграция между учётной системой и платформой для EDI/ЭДО. Это необходимо для автоматического обмена данными.

Но передача электронных документов без участия человека – не единственная цель интеграция. Существуют проблемы совместимости форматов и конвертации данных, подписания большого количества документов, их архивирования, проведения автоматических сверок между ними, а также вопрос подключения разных провайдеров и ERP-систем. Требования рынка требуют большей степени автоматизации, чем это было ещё несколько лет назад. 

Список основных задач, которые нужно решить при автоматизации документооборота:

• Передаваемые документы должны быть легитимными – для этого их нужно заверять электронной подписью
• Для ряда документов требуется обеспечение строгого соответствия стандартам ФНС
• Документы нужно хранить в течение установленного законом срока (не менее 5 лет), желательно на своём сервере и с созданием копий
• Типовые и рутинные действия сотрудников при работе с большим массивом документов и данных следует минимизировать

Не забываем про электронную подпись

При интеграции внешнего электронного документооборота с контрагентами необходимо решить задачу простановки на курсирующие документы электронной подписи (ЭП). Генерацией ЭП занимаются специальные программы, получившие лицензию в ФСБ. Традиционно популярна «КриптоПро», имеющая разные версии под разные задачи.

Одной из задач грамотной интеграционной системы является обеспечение программного подписания – связь напрямую с «КриптоПро» и простановка подписи без рутинных действий сотрудника. Интеграционная система должна уметь брать на себя задачи работы с подписанием, а не подвергать доработке ERP-систему. В проектах внешнего документооборота может применяться как полностью автоматический процесс, так и создание маршрута согласования, когда один или несколько сотрудников одобряют подписание электронных документов прежде, чем оно будет выполнено.

По различным измерениям, подписание одного документа на онлайн-сервисах составляет 1-3 секунды, тогда как программно, без участия браузера, за то же время можно подписать около 250 документов.

Учитываем требования налоговой

Для отдельных видов документов существуют стандарты ФНС, регламентирующие их формат в точности до конкретных наименований xml-полей, а также до необходимых технических квитанций по документу, тоже требующих соблюдения формата и простановки электронной подписи. Соблюдая требования ФНС, становится возможным сдавать первичные документы в электронном виде.

Качественная интеграционная система должна:

• Уметь конвертировать используемые в ERP форматы выгрузки/ загрузки в требуемые от ФНС. Если каких-либо данных недостает, то интеграционная система должна их загружать, например, из каталогов.
• Уметь автоматически генерировать квитанции ФНС в точном соответствии с форматом и подписывать их сразу же, используя программное подписание. 

Автоматическое приведение к стандартам ФНС позволит получить выгоду избавления от бумаги, а автогенерация квитанций позволит разгрузить работу сотрудников, которые могут тратить на это значительное время, если дать им подписывать квитанции вручную.

Думаем о хранении данных

Переводя внешние документы в электронный вид, необходимо позаботиться и об их архивации. Каждая налоговая проверка требует срочного поиска документов, а потеря или несвоевременность ответа на запрос могут стоить штрафных санкций или спровоцировать более масштабные проверки.

Электронный архив рекомендуется располагать на своих серверах – так можно самим регулировать и срок хранения, и доступ к архиву, и выделяемые мощности. Электронный архив документов лучше всего делать как отдельный модуль интеграционной системы. Если через систему интеграции проходят все внешние документы, то момент их перемещения можно сохранять все файлы и историю в архив.

Немаловажным моментом стоит удобная организация интерфейса архива. Идеально, если есть возможность задать фильтры по номерам, датам, названиям и ИНН контрагентов, точке доставки/отгрузки, функциональному статусу документов и т. д. Полезным дополнением станет поиск по задаваемому списку – когда электронный архив может автоматически «пройтись» по реестру документов, каждый найти и выгрузить. 

Разбираемся с провайдерами электронного документооборота

Специфика интеграций состоит в том, что, независимо от количества подключённых ЭДО-провайдеров, все документы должны курсировать одним потоком и по одной логике. Для конечного пользователя должно быть всё равно, какому провайдеру отправится документ или от какого провайдера он пришёл – интеграционная система должна обеспечивать единый интерфейс. Иначе работа с каждым провайдером будет вестись в своём отдельном окне, что неизбежно породит путаницу и ошибки.

Соединяясь с необходимым провайдером, интеграционная система должна поддерживать независимость каждого отдельно взятого коннектора, чтобы в случае сбоя одного соединения это не повлекло за собой остановку всей работы с внешним ЭДО. Необходимо поддерживать как варианты файловой передачи, так и соединения через вызов API-методов платформы ЭДО-провайдера.

Подключаем внутренние сервисы

Как интеграционная система подключает нескольких ЭДО-провайдеров, так она в идеале должна содержать уметь соединяться сразу с несколькими ERP-системами, а возможно, и внутренними сервисами. Даже если у пользователя всё построено в единой корпоративной системе, никогда не известно, что будет через год или два.

Интеграцию нескольких ERP рекомендуется проводить как подключение нескольких источников данных, не зависящих друг от друга через некий центральный шлюз. В этом случае возможна настройка обмена служебными данными между самими учётными системами. Это позволяет решить многие задачи оптимизации, например, автоматическое и быстрое согласование изменений одного и того же документа между ERP, то есть двунаправленную синхронизацию.

Автоматизируем то, что возможно

Минимизировать доработки ERP-системы и повысить общее качество работы с электронными документами помогают дополнительные проверки на этапе транспорта данных. 

Заранее зная большинство проверок, касающихся форматов, состава полей или обязательных данных, можно «вшить» такие проверки на каждый поступающий документ от контрагента. Лучше всего настроить генерацию ответных сообщений с результатами найденных ошибок.

Отдельного внимания заслуживают проверки состава документа с точки зрения бизнеса. Например, достаточно популярным кейсом является проверка входящих документов по поставкам на соответствие результатам приёмки. Не во всех ERP-системах существуют такие встроенные механизмы. В таком случае данные проверки можно встроить в саму систему интеграции, обеспечивая для пользователя интерфейс контроля результатов проверки. Это может сильно снизить степень ручного труда, а также повысить оперативное информирование поставщиков через сообщения обратной связи

ediweb.com