Формализованный вид документа это – Чем отличаются формализованные документы от неформализованных в Диадоке?

Содержание

Создание Неформализованного документа (загрузка PDF-файла)



Неформализованными документами являются: Неформализованный документ, в котором можно указать любой величины текст или таблицу (например, Контракт), и Бинарные данные, куда можно загрузить изображение документа (например, скан документа или фото чертежей).

Неформализованные документы относятся к разделу Таможенные документы.

Бинарные данные

В этой форме нужно указать только сведения о документе (его наименование, номер и дату) на вкладке Информация о документе.
Для загрузки изображения необходимо нажать кнопку Загрузить файл на вкладке Тело документа. Размер файла должен быть не более 3 Мб.

Если файл более 3 Мб, то уменьшите его размер или разбейте документ на 2 части (в этом случае у вас будут 2 документа Бинарные данные: «Название. Часть 1″ и «Название. Часть 2″).

При отправке документа этого типа в архив вам будет предложено очень ограниченное количество кодов вида:

В случае, если инспектор потребует предоставить документ под кодом вида, который не предусмотрен для этого типа, то как  вы можете создать документ типа Неформализованный документ (см. ниже).

Неформализованный документ

В этой форме укажите номер, дату и наименование документа на вкладке Заголовок документа.
На вкладке Тело документа выберите Текстовый раздел и добавьте Параграф текста.

Документ в формате PDF переведите в текстовый формат (с помощью сторонней программы) для того, чтобы вы могли скопировать содержимое документа.
Вставьте содержимое в добавленный параграф текста. Поле можно растягивать на любую величину за правый нижний угол.

В отличие от типа Бинарные данные для документа текущего типа предусмотрено очень большое количество доступных кодов вида:

Если вы не можете найти в списке тип документа с определенным кодом вида, то обратитесь в отдел технической поддержки для получения информации по нужному коду вида.

edata.customs.ru

Формализованные документы — это… Что такое Формализованные документы?


Формализованные документы
Формализованные документы

документы, исполненные на основе формализации. Применяются для передачи типовых распоряжений, сводок, данных об обеспеченности войск (сил флота), а иногда об их действиях.

EdwART. Толковый Военно-морской Словарь, 2010

.

  • Формализация
  • Формуляр исторический

Смотреть что такое «Формализованные документы» в других словарях:

  • Формализованные документы МЧС России — документы, в которых совокупность реквизитов, установленная в соответствии с решаемыми задачами, зафиксировано в определенном порядке. Регламентация содержания и оформления Ф.д. осуществлена путем издания приказов МЧС России, которыми введен в… …   Словарь черезвычайных ситуаций

  • Пользовательские истории — Разработка программного обеспечения Процесс разработки ПО Шаги процесса Анализ • Проектирование • Программирование • Докумен …   Википедия

  • Бизнес-архитектура — на основании миссии, стратегии развития и долгосрочных бизнес целей определяет необходимые организационную структуру, структуру каналов продаж и функциональную модель предприятия, документы, используемые в процессе разработки и реализации… …   Википедия

  • Листинг — (Listing) Листинг это совокупность процедур по допуску ценных бумаг к обращению на фондовой бирже Определение листинга, преимущества и недостатки листинга, виды листинга, этапы процедуры листинга, котировальный список листинга, делистинг… …   Энциклопедия инвестора

  • Электронное таможенное декларирование — Электронное (таможенное) декларирование – передача, прием и обработка таможенных деклараций на товары, созданных в электронной форме. Предполагает эффективное взаимодействия таможенных органов и участников внешнеэкономической деятельности (ВЭД)… …   Википедия

  • Получение данных об объекте интереса на основе анализа документов — Достаточно важную информацию об изучаемом человеке получают при анализе документов (писем, дневников, деловых отчетов, записок, литературных произведений, конспектов, фонограмм произносимых перед аудиторией речей и т.д.). В дознании и следствии… …   Энциклопедия современной юридической психологии

  • ГОСТ Р 53894-2010: Менеджмент знаний. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 53894 2010: Менеджмент знаний. Термины и определения оригинал документа: 2.14 аудит знаний (Knowledge Audit): Систематический пересмотр знаний, проводимый, как правило, с помощью вопросников, интервью или отчетов. Проводится… …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • Проектирование — Существует несколько определений термина «проектирование». В основном они характеризуют его с двух сторон, как общераспространенное понятие и с научно технической позиции …   Википедия

  • Электронное таможенное декларирование в России — Электронное таможенное декларирование в России  возможность подачи таможенных деклараций в электронном виде и проведения удалённой процедуры таможенного оформления товаров, реализованная в России в начале 2000 х годов. Содержание 1 История 2 …   Википедия

  • план — 3.1.14 план: Вид сверху или горизонтальный разрез здания или сооружения. Источник: ГОСТ Р 21.1101 2013: Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

dic.academic.ru

Ввод формализованных документов

Чтобы пояснить, какие задачи возникают при вводе формализованных документов, рассмотрим конкретный пример.

Предположим, в офисе отеля проводится анкетирование проживающих для оценки уровня обслуживания на разных этажах. Каждому жителю отеля в его номере оставляется анкета, которую он должен заполнить (рис. 3.8).

Рис. 3.8.  Пример заполненной анкеты

Если за месяц накапливается несколько тысяч таких анкет, то их обработка представляет собой непростую задачу. Очевидно, что получение образов (электронных изображений) этих анкет хоть и облегчает задачу их хранения, однако не позволяет использовать компьютер для обработки информации.

Чаще всего задача ввода форм (в данном случае анкеты) состоит в превращении образа документа в строчку базы данных, содержащую соответствующую информацию. Когда все анкеты будут введены в базу данных, можно будет их обработать и, например, выяснить, на каком этаже обслуживание ведется лучше.

При заполнении анкеты требуется ответить на вопросы и внести информацию в определенные служебные поля, а задача программы при вводе форм — определять эти специальные поля, распознавать информацию в них и ввести ее в базу данных. При этом особенностью ввода форм в компьютер является необходимость распознавания текстов, заполненных от руки.

Обычно в том случае, если форма должна распознаваться компьютером, заполняющего просят ввести текст раздельными буквами, и такой текст называют рукопечатным. Технологии распознавания рукопечатных символов обозначаются термином ICR (Intelligent Character Recognition). Распознавание рукопечатных символов представляет собой более сложную задачу по сравнению с распознаванием печатных, поскольку требуется распознать символ, вписанный в форму от руки с учетом возможных его отклонений, обусловленных индивидуальными особенностями почерка.

Схема перевода бумажной формы в запись базы данных

Задачи распознавания при вводе форм не обязательно связаны с распознаванием текста. При вводе форм может потребоваться распознавание различных меток и знаков, для которого тоже существует свой термин: OMR (Optical Mark Recognition). Например, в бюллетенях для голосования голосующего просят поставить крестик (или другой знак) напротив фамилии кандидата, и задача компьютера — распознать, есть в определенном поле какой-нибудь знак или нет.

Виды систем ввода документов

Помимо технологических аспектов, о которых мы говорили выше, существует также специфика, связанная с масштабом использования технологии ввода бумажных документов. Действительно, когда говорят о домашних или о персональных системах ввода документов, то обычно подразумевают именно распознавание неформализованных документов, при незначительном количестве ввода документов за единицу времени. В данном случае на первое место выходит именно технология OCR.

Напротив, ввод формализованных документов — это технология, которая обычно используется в организациях и имеет массовый характер. В данном случае наряду с распознаванием текстов встает масса технологических проблем: организация поточного (массового) сканирования, распределенная обработка, встраивание решения в корпоративные системы документооборота и т.д. Технологии, обеспечивающие решение данного набора задач, называют технологиями Data Capture.

Data Capture (дословно «захват данных») — это комплекс мероприятий по переводу бумажных документов в электронный архив для хранения и обеспечения доступа к ним.

Из отечественных компаний на рынке ввода и распознавания документов и форм наиболее активно работают фирмы ABBYY и Cognitive Technologies.

Системы ввода документов с учетом масштаба технологии можно разделить на четыре вида:

  Классификация программ для перевода документов в электронный вид

Общая структура документационного обеспечения управления

Управление любым предприятием — это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются (рис. 3.11).

Рис. 3.11.  Схема документационного обеспечения управления

Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.

Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов должна включать регистрацию в журнале1). После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям. Документ находится у исполнителя до окончательного решения вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу. Дело — это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу (папка или картотека2), внутри которой документы расположены в определенном порядке).

По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив.

Документооборот — это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними.

Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера (рис. 3.12). В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизацией продукции и стандартизацией деталей привело к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому производству. Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников.

Рис. 3.12.  Документооборот на предприятии

Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.

Схема документооборота показана на рис. 3.13.

Рис. 3.13.  Схема документооборота

Различают внешний и внутренний контуры документооборота.

Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.

Входящая документация — это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы — это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация — это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация — исполнение — согласование — утверждение — регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа. Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз.

Лекция 9

Нормативная база делопроизводства

Для того чтобы ввести понятие «нормативная база делопроизводства», рассмотрим конкретный пример. Представьте себе, что спортивная команда обратилась к трем организациям с просьбой об оказании спонсорской помощи, и в ответ пришло три письма, в каждом из которых сообщается, что организация готова перечислить запрашиваемую сумму. Но одно письмо подписано начальником отдела рекламы, другое заведующим производства, а третье пришло за подписью генерального директора. Какое письмо имеет юридическую силу1)?

Очевидно, что нельзя доверять документу, если человек, его подписавший, не имел на это полномочий. Очевидно также, что на всех предприятиях должны быть одни и те же правила оформления однотипных документов. Должны быть определены нормы (правила) в которых прописано, как оформляются те или иные документы, кто имеет право подписи того или иного документа, какие печати должны удостоверять его подлинность и т.п.

Иными словами, необходимо иметь четко прописанные нормы создания, оформления и работы с документами (нормативная база делопроизводства), которые обеспечивают юридическую силу документа.

Нормативная база делопроизводства — это законы и иные правовые акты, которые регламентируют создание и продвижение документов, описывают структуру и функции служб делопроизводства.

Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на рисунке

  Нормативная база делопроизводства

К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся законы Республики Беларусь, указы и распоряжения Президента Республики Беларусь, постановления Правительства и различных органов исполнительной власти.

Как уже говорилось, для учета, хранения и придания юридической силы документам, созданным разными организациями, необходимо соблюдение определенных требований не только к содержательной части документа, но и к его оформлению. Оформление служебных документов регламентировано стандартами. Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ). В частности, в  ГОСТ Р 6.30-2003 сформулированы основные требования к оформлению документов (материалы ГОСТ можно найти на CD-ROM-приложении ). Стандартизация документов снижает затраты на их создание, учет и хранение

  Стандартизация документов упрощает их создание, учет и хранение

Начало формы

Вы можете поддержать наш проект и автора курса?

Конец формы

Большая часть документов оформляется на бланках организации. Бланк — это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.

Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, так называемые реквизиты. Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, предусмотренный ГОСТом. Реквизит (от лат. Requisitum — необходимое) — это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе.

Каждый документ имеет заголовочную часть (содержит реквизиты, расположенные до текста), основную (текст по сути документа) и оформляющую (реквизиты, расположенные после текста)

В зависимости от типа и назначения, документ может содержать разный набор реквизитов. Однако есть группа обязательных реквизитов, необходимых для обеспечения юридической силы документа. Стандартная форма документов, как армейская форма, упрощает организацию учета и контроля

Унифицированная форма, имеющая стандартные элементы, необходима для организации учета и контроля

studfiles.net

Значение «формализованные документы»

Лексическое значение: определение

Общий запас лексики (от греч. Lexikos) — это комплекс всех основных смысловых единиц одного языка. Лексическое значение слова раскрывает общепринятое представление о предмете, свойстве, действии, чувстве, абстрактном явлении, воздействии, событии и тому подобное. Иначе говоря, определяет, что обозначает данное понятие в массовом сознании. Как только неизвестное явление обретает ясность, конкретные признаки, либо возникает осознание объекта, люди присваивают ему название (звуко-буквенную оболочку), а точнее, лексическое значение. После этого оно попадает в словарь определений с трактовкой содержания.

Словари онлайн бесплатно — открывать для себя новое

Словечек и узкоспециализированных терминов в каждом языке так много, что знать все их интерпретации попросту нереально. В современном мире существует масса тематических справочников, энциклопедий, тезаурусов, глоссариев. Пробежимся по их разновидностям:

  • Толковые Найти значение слова вы сможете в толковом словаре русского языка. Каждая пояснительная «статья» толкователя трактует искомое понятие на родном языке, и рассматривает его употребление в контенте. (PS: Еще больше случаев словоупотребления, но без пояснений, вы прочитаете в Национальном корпусе русского языка. Это самая объемная база письменных и устных текстов родной речи.) Под авторством Даля В.И., Ожегова С.И., Ушакова Д.Н. выпущены наиболее известные в нашей стране тезаурусы с истолкованием семантики. Единственный их недостаток — издания старые, поэтому лексический состав не пополняется.
  • Энциклопедические В отличии от толковых, академические и энциклопедические онлайн-словари дают более полное, развернутое разъяснение смысла. Большие энциклопедические издания содержат информацию об исторических событиях, личностях, культурных аспектах, артефактах. Статьи энциклопедий повествуют о реалиях прошлого и расширяют кругозор. Они могут быть универсальными, либо тематичными, рассчитанными на конкретную аудиторию пользователей. К примеру, «Лексикон финансовых терминов», «Энциклопедия домоводства», «Философия. Энциклопедический глоссарий», «Энциклопедия моды и одежды», мультиязычная универсальная онлайн-энциклопедия «Википедия».
  • Отраслевые Эти глоссарии предназначены для специалистов конкретного профиля. Их цель объяснить профессиональные термины, толковое значение специфических понятий узкой сферы, отраслей науки, бизнеса, промышленности. Они издаются в формате словарика, терминологического справочника или научно-справочного пособия («Тезаурус по рекламе, маркетингу и PR», «Юридический справочник», «Терминология МЧС»).
  • Этимологические и заимствований Этимологический словарик — это лингвистическая энциклопедия. В нем вы прочитаете версии происхождения лексических значений, от чего образовалось слово (исконное, заимствованное), его морфемный состав, семасиология, время появления, исторические изменения, анализ. Лексикограф установит откуда лексика была заимствована, рассмотрит последующие семантические обогащения в группе родственных словоформ, а так же сферу функционирования. Даст варианты использования в разговоре. В качестве образца, этимологический и лексический разбор понятия «фамилия»: заимствованно из латинского (familia), где означало родовое гнездо, семью, домочадцев. С XVIII века используется в качестве второго личного имени (наследуемого). Входит в активный лексикон. Этимологический словарик также объясняет происхождение подтекста крылатых фраз, фразеологизмов. Давайте прокомментируем устойчивое выражение «подлинная правда». Оно трактуется как сущая правда, абсолютная истина. Не поверите, при этимологическом анализе выяснилось, эта идиома берет начало от способа средневековых пыток. Подсудимого били кнутом с завязанными на конце узлом, который назывался «линь». Под линью человек выдавал все начистоту, под-линную правду.
  • Глоссарии устаревшей лексики Чем отличаются архаизмы от историзмов? Какие-то предметы последовательно выпадают из обихода. А следом выходят из употребления лексические определения единиц. Словечки, которые описывают исчезнувшие из жизни явления и предметы, относят к историзмам. Примеры историзмов: камзол, мушкет, царь, хан, баклуши, политрук, приказчик, мошна, кокошник, халдей, волость и прочие. Узнать какое значение имеют слова, которые больше не употребляется в устной речи, вам удастся из сборников устаревших фраз. Архаизмамы — это словечки, которые сохранили суть, изменив терминологию: пиит — поэт, чело — лоб, целковый — рубль, заморский — иностранный, фортеция — крепость, земский — общегосударственный, цвибак — бисквитный коржик, печенье. Иначе говоря их заместили синонимы, более актуальные в современной действительности. В эту категорию попали старославянизмы — лексика из старославянского, близкая к русскому: град (старосл.) — город (рус.), чадо — дитя, врата — ворота, персты — пальцы, уста — губы, влачиться — волочить ноги. Архаизмы встречаются в обороте писателей, поэтов, в псевдоисторических и фэнтези фильмах.
  • Переводческие, иностранные Двуязычные словари для перевода текстов и слов с одного языка на другой. Англо-русский, испанский, немецкий, французский и прочие.
  • Фразеологический сборник Фразеологизмы — это лексически устойчивые обороты, с нечленимой структурой и определенным подтекстом. К ним относятся поговорки, пословицы, идиомы, крылатые выражения, афоризмы. Некоторые словосочетания перекочевали из легенд и мифов. Они придают литературному слогу художественную выразительность. Фразеологические обороты обычно употребляют в переносном смысле. Замена какого-либо компонента, перестановка или разрыв словосочетания приводят к речевой ошибке, нераспознанному подтексту фразы, искажению сути при переводе на другие языки. Найдите переносное значение подобных выражений в фразеологическом словарике. Примеры фразеологизмов: «На седьмом небе», «Комар носа не подточит», «Голубая кровь», «Адвокат Дьявола», «Сжечь мосты», «Секрет Полишинеля», «Как в воду глядел», «Пыль в глаза пускать», «Работать спустя рукава», «Дамоклов меч», «Дары данайцев», «Палка о двух концах», «Яблоко раздора», «Нагреть руки», «Сизифов труд», «Лезть на стенку», «Держать ухо востро», «Метать бисер перед свиньями», «С гулькин нос», «Стреляный воробей», «Авгиевы конюшни», «Калиф на час», «Ломать голову», «Души не чаять», «Ушами хлопать», «Ахиллесова пята», «Собаку съел», «Как с гуся вода», «Ухватиться за соломинку», «Строить воздушные замки», «Быть в тренде», «Жить как сыр в масле».
  • Определение неологизмов Языковые изменения стимулирует динамичная жизнь. Человечество стремятся к развитию, упрощению быта, инновациям, а это способствует появлению новых вещей, техники. Неологизмы — лексические выражения незнакомых предметов, новых реалий в жизни людей, появившихся понятий, явлений. К примеру, что означает «бариста» — это профессия кофевара; профессионала по приготовлению кофе, который разбирается в сортах кофейных зерен, умеет красиво оформить дымящиеся чашечки с напитком перед подачей клиенту. Каждое словцо когда-то было неологизмом, пока не стало общеупотребительным, и не вошло в активный словарный состав общелитературного языка. Многие из них исчезают, даже не попав в активное употребление. Неологизмы бывают словообразовательными, то есть абсолютно новообразованными (в том числе от англицизмов), и семантическими. К семантическим неологизмам относятся уже известные лексические понятия, наделенные свежим содержанием, например «пират» — не только морской корсар, но и нарушитель авторских прав, пользователь торрент-ресурсов. Вот лишь некоторые случаи словообразовательных неологизмов: лайфхак, мем, загуглить, флэшмоб, кастинг-директор, пре-продакшн, копирайтинг, френдить, пропиарить, манимейкер, скринить, фрилансинг, хедлайнер, блогер, дауншифтинг, фейковый, брендализм. Еще вариант, «копираст» — владелец контента или ярый сторонник интеллектуальных прав.
  • Прочие 177+ Кроме перечисленных, есть тезаурусы: лингвистические, по различным областям языкознания; диалектные; лингвострановедческие; грамматические; лингвистических терминов; эпонимов; расшифровки сокращений; лексикон туриста; сленга. Школьникам пригодятся лексические словарники с синонимами, антонимами, омонимами, паронимами и учебные: орфографический, по пунктуации, словообразовательный, морфемный. Орфоэпический справочник для постановки ударений и правильного литературного произношения (фонетика). В топонимических словарях-справочниках содержатся географические сведения по регионам и названия. В антропонимических — данные о собственных именах, фамилиях, прозвищах.

Толкование слов онлайн: кратчайший путь к знаниям

Проще изъясняться, конкретно и более ёмко выражать мысли, оживить свою речь, — все это осуществимо с расширенным словарным запасом. С помощью ресурса How to all вы определите значение слов онлайн, подберете родственные синонимы и пополните свою лексику. Последний пункт легко восполнить чтением художественной литературы. Вы станете более эрудированным интересным собеседником и поддержите разговор на разнообразные темы. Литераторам и писателям для разогрева внутреннего генератора идей полезно будет узнать, что означают слова, предположим, эпохи Средневековья или из философского глоссария.

Глобализация берет свое. Это сказывается на письменной речи. Стало модным смешанное написание кириллицей и латиницей, без транслитерации: SPA-салон, fashion-индустрия, GPS-навигатор, Hi-Fi или High End акустика, Hi-Tech электроника. Чтобы корректно интерпретировать содержание слов-гибридов, переключайтесь между языковыми раскладками клавиатуры. Пусть ваша речь ломает стереотипы. Тексты волнуют чувства, проливаются эликсиром на душу и не имеют срока давности. Удачи в творческих экспериментах!

Проект how-to-all.com развивается и пополняется современными словарями с лексикой реального времени. Следите за обновлениями. Этот сайт помогает говорить и писать по-русски правильно. Расскажите о нас всем, кто учится в универе, школе, готовится к сдаче ЕГЭ, пишет тексты, изучает русский язык.

how-to-all.com

Отправка электронных документов в налоговую. Synerdocs

Когда компания переходит на электронный обмен документами, это означает, что безбумажную коммуникацию ей теперь предстоит выстраивать с тремя сторонами: контрагентами, партнерами и ФНС. После того как организация подключается к оператору ЭДО, местная налоговая инспекция получает уведомление о появлении нового налогоплательщика, присоединившегося к электронному обмену. С этого момента вместо привычного бумажного скана компания может отправить электронный документ в налоговую.

Какие форматы принимает ФНС?

Есть приказы ФНС РФ от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ и от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465@, в которых зафиксированы правила представления электронных документов по каналам интернета. Согласно им должен соблюдаться один момент: если в организацию поступило электронное требование, то и документы следует представлять в электронном виде. Бумажные экземпляры для этого сканируют и заверяют, а электронные подлинники, находящиеся в сервисе обмена, выгружают вместе с файлами ЭП. Подробнее о том, как отправить электронный документ в налоговую, расскажет видеоинструкция.

Перед загрузкой документов в специализированного оператора связи нужно проверить форматы. ФНС принимает только три формата. Поэтому проследите, чтобы электронные подлинники имели расширение XML, а отсканированные экземпляры – TIFF или JPG.

Пробелы законодательного характера

Электронные документы (далее – ЭД) бывают формализованными и неформализованными. К формализованным относятся те, чьи форма и формат соответствуют нормам налогового законодательства. На данный момент известны три вида формализованных ЭД – это счет-фактура, акт выполненных работ, товарная накладная (форма №ТОРГ-12). Остальные – неформализованные.

По закону формализованные документы должны соответствовать формату XML. При этом счета-фактуры обязаны удовлетворять данному требованию, а вот в отношении первички это условие носит рекомендательный характер. Но имейте в виду, если вы отправляете акт или накладную не в XML, в автоматическом порядке они будут причислены к неформализованным.

При отправке формализованных электронных документов в налоговую трудностей не возникает. Другое дело – как быть с документами, созданными или полученными в DOC, PDF, XLS? Эта тема под большим вопросом.

Решение есть

В законодательстве РФ процедура представления неформализованных ЭД по требованию никак не расписывается. Приведем пример. Представьте, что у вашей компании истребуют документ, который вы создали в DOC и подписали в том же формате. Каковы будут ваши действия? Вы произведете его выгрузку из сервиса обмена, параллельно с этим выгрузив файлы ЭП. Таким образом, на выходе у вас получается три файла: сам договор, файл ЭП и файл подписи вашего контрагента. Отправить электронный документ в налоговую через спецоператора в таком виде вы не сможете, так как формат не XML. Как же поступить?

  1. Использовать программу-конвертор и преобразовать DOC, например, в JPG, TIFF или XML. Но здесь снова возникает вопрос: что получится в итоге такого переформатирования? Скорее всего, только копия электронного документа. Примет ли ее налоговая? В Приказе ФНС РФ N ММВ-7-6/465@ при упоминании TIFF и JPG говорится об отсканированных копиях бумажных подлинников. А так как договор не имеет утвержденного формата XML, инспекция его проверить точно не сможет. Кроме того, непонятно, как поступить с файлами ЭП. Данный способ явно не годится.
  2. Переформатировать, используя сканер. Документ распечатывают, отдают руководителю на подпись, ставят печать и сканируют, сохраняя скан в TIFF или JPG. Правда, и здесь есть свои темные пятна. Во-первых, получается копия с копии. Во-вторых, остается непонятно, как поступить с файлами ЭП.

С технической точки зрения оба представленных способа позволяют отправить электронный документ в налоговую, но на практике они пока не реализованы.

Универсальный формат

В сентябре 2014-го вышла новость о том, что эксперты Минкомсвязи для обмена между ведомствами определили такой унифицированный формат, как PDF/A. Не исключено, что и в B2B-секторе обмен неформализованными документами будет осуществляться с помощью подобного формата.

Эксперты Synerdocs рекомендуют:

  1. Если форматы разработаны, значит, их нужно использовать и отправлять электронные документы в налоговую в установленных форматах. Причем использовать смело, так как ФНС без проблем принимает формализованные документы. А следить за тем, как развивается ситуация с форматами, поможет наша рубрика «Новости законодательства».
  2. Неформализованные документы продолжайте представлять на бумажных носителях. Поступать так рекомендуют и в самом Министерстве финансов. Данная информация отражена в письмах Минфина от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1 и от 11.01.2012 N 03-02-07/1-2. Как изменится форма представления в дальнейшем, что в конечно итоге выберет ФНС, пока неизвестно.
  3. Все возникающие вопросы компаниям лучше решать непосредственно со своим оператором и налоговой инспекцией. Как правило, оператор ЭДО охотно идет на контакт. Налоговые также лояльно настроены к организациям, переходящим на обмен ЭД. Компании-первопроходцы вместе с представителями контролирующих органов могли бы оказать должное влияние на процесс законотворчества и на уровне нормативно-правовых актов закрепить лучшие практики обмена первичной документацией.

Автор: Карина Кассис, аналитик Synerdocs

www.synerdocs.ru

Формализованное описание — документ — Большая Энциклопедия Нефти и Газа, статья, страница 1

Формализованное описание — документ

Cтраница 1

Формализованное описание документа составляется в виде перечня информативных словосочетаний и слов, встречающихся в тексте реферата этого документа. Элементы перечня отделяются друг от друга запятыми, а описанию в целом присваивается порядковый номер документа. Далее описание документа переносится на перфоноситель, вводится в ЭВМ и переводится на язык машинных индексов. Перевод выполняется с помощью автоматического тезауруса дескрипторных понятий. В качестве машинных индексов используются номера наименований понятий по словарю.  [1]

Процесс индексирования формализованных описаний документов состоит в замене словосочетаний и слов, входящих в их состав, на номера понятий из тезауруса. Слова и словосочетания заменяются на эквивалентные им по смыслу понятия, на понятия более широкие по объему и на понятия, ассоциированные с исходными. Допускается также разложение исходных словосочетаний на более короткие словосочетания и на отдельные слова.  [2]

Различают свободное индексирование формализованных описаний документов и индексирование с контролем по тезаурусу.  [3]

Во втором случае состав тезауруса фиксируется, а словосочетания и слова, встречающиеся в формализованных описаниях документов, заменяются на номера эквивалентных или близких им по смыслу дескрипторных понятий. Первый вариант организации процесса индексирования описан в гл. Поэтому здесь мы рассмотрим второй вариант.  [4]

Исходные понятия могут быть заменены на понятия тезауруса путем поиска всех вхождений словарных наименований понятий в наименования понятий из формализованных описаний документов.  [5]

Существо этого метода заключается в следующем: запросы формулируются в виде перечней поисковых признаков, выраженных индексами слов или словосочетаний. Аналогичным образом представляются и формализованные описания документов. В процессе поиска документ считается релевантным ( отвечающим на запрос), если поисковые признаки запроса содержатся среди поисковых признаков, указанных в его формализованном описании. Порядок следования признаков в запросе и сообщении, описывающем документ, не играет роли.  [6]

Казалось бы, построение документальных систем на основе процедуры автоматического поиска документов по текстам рефератов является выгодным. Здесь не требуется составлять формализованные описания документов и хранить поисковые образы в памяти ЭВМ.  [7]

Информационно-поисковые системы предназначены осуществлять поиск полных текстов документов, вторичных документов ( например, рефератов), названий или адресов документов, которые могут храниться как в ЭВМ, так и вне ее. В ЭВМ хранятся в том и другом случае формализованные описания документов, которые носят название поисковых образов и содержат краткое описание их содержания. Потребители информации, желая найти документы по той или иной тематике, направляют в систему запрос, который является поисковым предписанием. По результатам поиска выдаются либо полный текст отобранных документов, либо ссылки на те документы, которые соответствуют запросу с той или иной степенью достоверности, избыточности или недостаточности.  [8]

Для этого необходимо расчленить текст реферата на именные группы и рассматривать эти группы в качестве именных словосочетаний формализованного описания документа. Границами именных групп могут служить знаки препинания и слова, не принадлежащие к классам существительных, прилагательных, предлогов и союзов.  [9]

Ее функционирование может быть представлено следующим образом. Комплектование проводится по подписке на издания, а также по каналам взаимодействия с различными органами научно-технической информации в соответствии с перечнем источников информации, получение которых обеспечивает заданную полноту. Поступающие в НИИ, КБ или на предприятия документы просматриваются и индексируются в соответствии с правилами индексирования, принятыми для ИПЯ системы. В результате получают картотеку формализованных описаний документов или массив ПОД.  [10]

Страницы:      1

www.ngpedia.ru

20) Понятие о документах, виды документов

Документ — это средство закрепления на специальном материале (бумаге) результатов деятельности предприятия или учреждения.

1. По происхождению документы делятся на служебные и личные.

а) к личным документам относятся: автобиография, заявление, доверенность, расписка, письма;

б) к личным относятся документы, созданные от имени организации, учреждения или предприятия.

2. В управленческой (служебной) деятельности организаций и предприятий особое место занимает организационно-распорядительная документация (ОРД), которая подразделяется на 5 групп:

1) организационная- положения, правила, уставы, инструкции;

2) распорядительная — распоряжения, постановления, приказы;

3) справочно-информационная — письма, телеграммы, докладные записки, справки, акты и т.д.;

4) о личном составе — приказы о личном составе, личные дела, характеристики и др.;

5) предложения, заявления и жалобы граждан.

3. Документы различают по видам деятельности:

1) по месту составления:

а) внутренние- документы, которые создает учреждение в процессе своей деятельности;

б) внешние — документы, которые приходят из других организаций или от отдельных граждан;

2) по форме:

а) индивидуальные — составленные по произвольному признаку;

б) типовые — которые представляют собой текст-образец;

в) трафаретные — когда одна частьтекста отпечатана заранее (типографским спопобом), а другая заполняется при оформлении документа;

3) по назначению:

а) подлинник — документ, созданный первый раз автором;

б) копия — воспроизведение (повторное) всех реквизитов документа, заверенного в установленном порядке;

в) дубликат — в случае утери подлинника выдается документ с пометкой “дубликат”, имеет одинаковую юридическую силу с подлинником.

21)Метод бухгалтерского учета, его приемы и способы

Метод бухгалтерского учета  —  система способов, обеспечивающих сплошное,  непрерывное, документальное и взаимосвязанное отражение и контроль средств организации, их источников и хозяйственных  процессов.

В этой системе ряд способов, присущих бухгалтерскому учету:

1. Документация — любая  хозяйственная  операция, имеющая денежную оценку, фиксируется в каком-либо документе

2. Инвентаризация — пересчет предметов в натуре для приведения в соответствие данных документов с фактическими данными

3. Оценка — выражение денежной стоимости разных видов средств и процессов. От реальности оценки зависит правильное исчисление себестоимости продукции

4. Калькуляция — способ подсчета себестоимости продукции

5. Бухгалтерские счета и система двойной записи операция на них — способ ведения учета средств п/п, их источников и хозяйственных  процессов.

6. Бухгалтерский баланс — основная форма отчетности организации

7. Другие формы отчетности

22) Инвентаризация: понятие, сущность, виды

Одно из важнейших требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету — требование реальности его показателей. Отвечая этому требованию, данные бухгалтерского учета должны полностью соответствовать  действительности. На практике они могут расходиться с действительностью. Это бывает по следующим причинам:

1.        Естественным — привес, усушка, распыл, порча насекомыми и грызунами и т.д.    

2.        Неточности при приемке или отпуске — пересортица, промеры, просчеты

3.   Ошибки в учете — описки, арифметические ошибки, неверные корреспонденции счетов   4. Злоупотребления — хищения, обмеры, обвесы

  Все это не может быть выявлено в момент совершения операции — они не поддаются учету, так как не охватываются документацией. Поэтому для обеспечения соответствия фактических данных данным документов проводят инвентаризации. Инвентаризация — пересчет средств в натуре. Она является обязательным дополнением документации. 

В зависимости от полноты охвата средств инвентаризация  бывает полной — охватывающей все средства предприятия и частичной — охватывающей один вид средств. По своему характеру инвентаризация бывает плановой и внезапной.

Цель инвентаризации – выявление расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируется в следующем порядке:

– основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшееся в излишке, подлежит оприходованию и зачислению на финансовые результаты с последующим установлением причин излишков и виновных лиц;

– убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации, соответственно, на издержки производства или обращения. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм;

– недостача материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства или обращения.

studfiles.net

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *