Тема 1. Понятие «информация» и «документ»
Понятие «документ» теснейшим образом связано с понятием «информация», т.к. документ является её основным носителем. Слово «информация» происходит от латинского informatioи означает первоначальные сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом. В естественных и технических науках информация имеет иное, специфическое определение, которое легло в основу современной кибернетики. Обмен информацией – необходимое условие жизни человеческого общества.
Выпишите определения понятия «информация» в имеющихся у Вас толковых словарях и энциклопедиях и сравните их.
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Выпишите и запомните определение понятия «информация», данное в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Ответьте на вопросы:
Как развивалось понятие «информация»?
Какое из определений «информации» Вам кажется наиболее приемлемым для использования в сфере управления и почему?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.
К информации, помимо достоверности и точности, предъявляются два жестких требования: во-первых она должна быть своевременной, во-вторых она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. Шанс упущен. С другой стороны, если информация недостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но наоборот, ошибочным, так как вы учли не все факторы.
В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Это связано прежде всего с ростом количества населения. Чем больше людей, тем больше надо школ, больниц, клубов, магазинов и других обслуживающих организаций, больше произвести товаров, с другой стороны иметь больше мест приложения человеческих рук. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, могут существовать только обмениваясь информацией. В условиях рыночных отношений, когда очень быстро меняется экономическая ситуация, законодательство, коммерческие предприятия выживают только в том случае, если они вовремя знают что, когда и почем. Информация давно стала товаром. Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ.
Поэтому организации работы с информацией и с документами как ее носителями в экономически развитых странах уделяется большое внимание. Например, в США принят и действует Закон о документе, в Германии «электронная обработка информации, организация делопроизводства и оформление документации» отнесены к ключевым направлениям НТР. У нас в стране 25.01.95 принят Закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации».
Эти примеры яркое свидетельство существенного изменения отношения в самом обществе к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.
Ответьте на вопрос: Какое значение имеет информация в жизни человека и общества?
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Оценка преподавателя ________________
Документ появился прежде всего, чтобы закрепить и передать информацию от человека человеку.
Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ служит прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка – историческим источником, кибернетика-документалиста – носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.
Выпишите и запомните определение понятия «документ», данное в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Управление документами. Общие требования.
Выпишите определение документа из имеющихся у вас толковых словарей русского языка и энциклопедий, сравните их с определениями, данными в Законе и ГОСТах и укажите, в чём различие этих определений, какое из них вам кажется наиболее полным.
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
По мнению специалистов – документоведов документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.
Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование – посредством подготовки различных планов, учет – в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; инструктирование – в виде издания инструкций, методических указаний; контроль – путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Таким образом документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
Выпишите статьи из Федеральных законов «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и «О бухгалтерском учёте», указывающие на обязательность документирования информации.
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Чрезвычайно важна для управленческой деятельности юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.
Одни документы, например правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.
Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.
Однако, и термин «документ», также как и термин «информация», неоднозначен и прошёл свой путь развития. Документоведы дают наиболее полное определение документа.
Ответьте на вопросы:
Какие аспекты деятельности человека отражены в определениях термина «документ»?
Почему законы предписывают обязательность документирования информации?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Оценка преподавателя _____________________________
studfiles.net
Тема № 2.
2. Понятия “документ” и “информация”.
Возникновение документа. Расширение понятия “документ” с развитием науки и техники. Связь информации и документа. Определение понятия “документ” в различных науках (юридический, управленческий, исторический и иные аспекты). Определение понятия “документ” в документоведении. Определение понятия “документ” в нормативных документах и государственных стандартах. Современные проблемы научной трактовки понятия “документ”. Определение понятия “электронный документ”.
Документ (лат. – образец, доказательство, свидетельство) – от глагола учить, обучать, по другой версии от числа десять (лат. dec) –это было связано с тем, что на руках 10 пальцев – жест вытянутых рук. В дальнейшем деясять преобразовано в учу, обучаю – ученый – документ.
Слово «документ»пришло в русский язык при ПетреI(заимствовано из немецкого языка), и употреблялось оно в значении «письменного свидетельства», но почти не употреблялся. Вместо него использовали др. термины: «дело», «акт», «бумага». Постепенно термин приобрел новое значение – «важная деловая бумага» (управленческий аспект) до 20 в.
В начале 20 в. в оборот вводится более широкая трактовка, связанная с ученым Полем Отле, который выделял:
1) любой источник информации передачи человеческой мысли, знаний независимо от того воплощен ли он в материально-фиксированной форме или нет;
2) документом являются материальные объекты с зафиксированной информацией, собранной человеком для создания каких-либо коллекций.
Со второй половины 20 в.начинается новый этап в научно-исследовательской деятельности, в том числе и в терминологической.Документначинает трактоваться всё более широко, и становитсянеразрывно связан с понятием «информация». Это связано в первую очередь с бурным развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники. Учёные стали выделять информационную составляющую в документе. В определении К.Н. Митяева термина «документ» заложено понятие об информации как объекте описания:«документ» — результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мысленной деятельности человека посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи или другим способом на специальном материале (папирусе, пергаменте, бумаге…).
Начиная с 1950-х гг. слово «документ» трактовалось в разных смыслах:
— в узком значении – деловая бумага, письменное удостоверение исторический источник;
— в широком – материальный объект, содержащий информацию для её распространения в пространстве и времени;
— в самом широком – любой материальный объект, несущий любую информацию.
На сегодняшний день документу придают то широкий смысл, то сводят до узкого понимания и применения в какой-либо конкретной сфере деятельности или области знаний.
Документалистика: документ – любой материальный носитель с закрепленной информацией на любом языке и любым способом.
Источниковедение: документ – как объект, специально предназначенный для передачи информации.
Юридическая наука – акцент на правовом аспекте документов – документ рассматривается как средство документирования и доказательства правовых отношений.
В сфере управления – как средство фиксации и передачи управленческих решений.
В исторических науках – как исторический источник, т.е. как носитель ретроспективной информации.
С позиции документоведения считается наиболее общим обозначение документа как материального объекта с зафиксированной на нём информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве, в целях хранения и общественного пользования. Этот термин документ или документированная информация введен на основании двуединства информации и материального носителя. Т.О. документ (документированная информация) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
На официальном уровне в 1970 г. термин документ был закреплен в Государственном стандарте «Делопроизводство и архивное дело.Термины и определения»: документ – это средство закрепления различным способом на специальном материале информации фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. В данном определении документ рассматривался как средство закрепления информации.
В 1983 г. стандарт был пересмотрен – документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи её во времени и пространстве. Т.о., материальный носитель отделяется от информации, но в то же время дополняет и уточняет значение термина.
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» – снова пересмотрен – документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Перенос трактовки с материальной составляющей на информационную.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу». Управление документами. Общие требования: документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
Можно сделать вывод о том, что основу понятия «документ» составляют три основных компонента: информация, материальный носитель информации и фиксация информации с возможностью её идентифицировать через реквизиты.
Термины «документ» и «информация» достаточно употребляются различных законодательных актах, например:
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»: документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путём документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях её материальный носитель.
Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательно экземпляре документов»: документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» архивный документ — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.
Т.о. в трактовках понятий «документ», «документная информация» находит отражение: 1) информационная сущность документа, 2) возможность идентификации информации через реквизиты.
Существующие определения, как закреплённые в действующем стандарте, так и законодательстве, сужены и предназначены для применения в практической управленческой деятельности, т.к. ГОСТР Р 51141-98 определяет реквизит как обязательный элемент оформления официального документа.
Понятие «документ» имеет много определений, их можно найти в каждом словаре и в энциклопедии. Анализу и сопоставлению этих определений посвящаются специальные занятия в курсе «Документоведение». И хотя определения будут отличаться, делая акцент на различные свойства документа и его функции (назначение), в них одно общее — они рассматривают документ как носитель информации, как результат ее запечатления. Таким образом документ неразрывно связан с информацией.Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Изучение многочисленных источников показывает, что сложности трактовки понятия «документ» возникают в связи с широким или узким толкованием.
Три способа преодоления подобных разногласий предлагал известный исследователь-книговед проф. Столяров Ю.Н.: 1) необходимо использовать различные трактовки «документ», от самых широких, до самых узких. 2) необходимо признать, что разные определения используются в процессе документирования различных явлений действительности. 3) для решения научной или практической задачи необходимо исходить из общего определения документа, но вводить ограничения, существенные для данной задачи.
Несмотря на то, что документ является объектом изучения гуманитарных дисциплин (архивоведение, документоведение, источниковедение), он трактуется неодинаково. По мнению члена-корреспондента РАН Козлова В.П. «для общей теории документа принципиально важным является поиск устраивающего все эти дисциплины определения».
Документовед Шпилевская И.Н. акцентирует о необходимости в качеств главной социальную функцию документа.
Ряд документоведов придерживаются мнения, что в рамках документоведения недостаточно наличие одного признака для идентификация информации (реквизитов), целесообразно использовать и другие признаки (н-р: документ как единица ведения делопроизводства, единица хранения, единица делопроизводства).
В начале 1990-х гг. появился термин электронный документ, но в отечественном делопроизводстве от стал употребляться лишь к концу 1990-х гг. До этого общепринятым был термин «машиночитаемый документ», «документ на машинном носителе» и др. Определение термину «машиночитаемый документ» (ГОСТ Р 51141-98) – это документ, созданный с использование носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
В РФ определение термина было впервые закреплено в ФЗ от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (до июля 2012 г.) электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. В новом законе от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» определения термина нет.
При идентификации электронных документов следует принимать во внимание признак логической целостности (электронная запись признается электронным документом, только если она является результатом и доказательством деятельности).
studfiles.net
Понятие информации, понятие документа
Стр 1 из 3Следующая ⇒
Делопроизводство
Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий.
Документирование – составная часть делопроизводства, представляющая собой процесс составления и оформления документов.
Два направления документирования:
1) Документирование по общим вопросам управления – охватывает основную оперативную деятельность учреждений
2) Документирование специальных сторон управленческой деятельности.
См. Постановление Минюста РБ от 19 января 2009г. №4 «Об утверждении инструкции по делопроизводству».
Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости – согласование (визирование), утверждение.
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и иск.
Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:
· Наименование организации и (или) структурного подразделения – автора
· Дата
· Регистрационный индекс
· Подпись.
Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.
Специфические правила делопроизводства, которые обязаны соблюдать юристы в зависимости от специализации: нотариат, суды, налоговые органы, нормотворческая деятельность.
Ст. 9.14 КоАП.
Понятие информации, понятие документа
Ст.1 Закона «Об информации, информатизации и защите информации».
Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Правовая информация – в широком смысле означает содержание данных, использование которых предопределяет решение правовой задачи или способствует ее решению.
В правовом регулировании можно выделить два вида информации: описывающая или предписывающая.
Описывающая информация является основой для создания информации предписывающей (НА, индивидуальных правоприменительных решений и пр.).
Документ – в общем виде – материальный носитель информации.
В узком смысле юридический документ – это акт практической деятельности участников правовых отношений, составленный в соответствии с требованиями юридической техники с целью подтверждения субъективных юридических прав и субъективных юридических обязанностей и/или юридических фактов (составов).
Юридическая сущность документов отражается не только в официальном характере, но и в особом внешнем оформлении, которое соответствует требованиям документирования информации.
Документированная информация – это информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Юридическая техника. Юридический язык
Подготовительный этап: составитель определяет цели составления данного документа, изучает соответствующее законодательство, регулирующее правила составления данных видов документов.
Этап оформления: изготовитель…
Требования к юридическому документу – это установленные НПА и разработанные в ходе юридической практики правила, обеспечивающие законность и целесообразность использования юридических документов, способствующие их своевременному и точному исполнению, эффективному воздействию на правовую ситуацию.
Формальные требования: содержание документа, его форма и структура.
Неформальные: логичность и последовательность изложения материала.
В юридических документах недопустимо использование маркированных списков.
Стиль изложения – официально-документальный (официально-риторический, деловой, официально-деловой).
В ОРД должны применяться только общепринятые сокращения.
Если есть обращение: Г-н Вершинин Н.П.
Если обращения нет – то Н.П. Вершинин.
Классификация юридических документов
При определении юридических документов.
Виды:
1) Нормативные правовые документы
2) Документы, содержащие решения индивидуального характера
3) Документы, фиксирующие ..
Классификация: 1) характеру правовой информации, 2) статусу создателя документа, 3) сфере действия, 4) кругу лиц и т. д.
Создание ОРД. Акты законодательства, решения судов, предписания государственных органов и должностных лиц, поручения вышестоящих организаций. П.9 Инструкции по делопроизводству №4.
Функции и свойства документа
Общие – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная.
Коммуникативная – выполняет передачу информации во времени и пространстве, информационная связи между членами общества.
Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления.
Специфические функции:
1) Правоустановительная
2) Удостоверительная
3) Надзорная и т.д.
Свойства документа:
· Юридическая сила
· Оригинальность
· Подлинность
· Копийность.
Юридическая сила документа – это свойство официального документа, придаваемое ему законодательством, при условии соблюдения объема компетенции издавшего его органа и порядка ее оформления.
Признаком оригинала является его уникальность. Нередки «умноженные» оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах (например, трудовой договор).
Подлинность документа. Подлинный документ – документ, содержащий сведения об авторе, времени и месте составления документа, а также иные сведения, подтверждающие достоверность.
Документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Выдается взамен утерянному документу.
Копийность. Копия – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу. Само понятие копия связано с размножением оригинала любого вида.
Виды копий:
Выписка – копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом.
Оосбый вид – фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факмимильных, автоматических копий.
Юридическая сила копий:
· Копия должна содержать точный текст подлинника, расшифровку печатей, подписей должностных лиц;
· Свидетельство юридической силы документа – отметка о заверении.
· Заверение копий должно производиться самой организацией или, по необходимости, нотариусом. Любая копия может быть заверена нотариально. Законодательством предусмотрены случаи обязательного заверения копий. Сами организации имеют право заверения документов, создающихся в этих организациях.
Общий порядок заверения копий самими организациями определяется в п.64 Инструкции по делопроизводству.
Способы документирования
Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Виды документирования:
· Текстовое документирование
· Техническое документирование
· Фото-, кино-, видеодокументирование
· Документирование на машинных носителях.
Система управления документами. Защита документов в электронном виде
Ввиду того, что бумажные и электронные документы обычно являются частью единой системы, в современных условиях необходимы более общие концептуальные подходы к управлению документами.
Государственно-правовое регулирование делопроизводства
Общая информация о департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции РБ
Минюст – Департамент по архивам и делопроизводству (наделен правами ЮЛ) – отделы по архивам и делопроизводству управлений юстиции облисполкомов; Мингорисполкома.
Требования к бланкам документов
Форматы бумажных документов.
Принцип построения стандартного формата бумаги следующий: все форматы делятся на три ряда – А, В, С.
Ряд А – основные (бумага), В и С – дополнительные, применяются для изготовления изделий из бумаги. В ряду А – 13 классов. Последний 13 класс равен по размеру почтовой марке. Наиболее употребительные – А4, А5, допускается использование бланков формата А3 и А6.
А3 используется в бухгалтерских документах и при составлении таблиц с большим количеством граф.
Формат бумаги выбирают в зависимости от объема текста. Тексты документов, не превышающие 5 строк, печатают на формате А5.
Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа. Бланки документа должны иметь поля, мм: 30 – левое, не менее 8 – правое, не менее 20 – верхнее и нижнее.
Для организации, структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие:
| Виды бланков документов | ||
| Общий бланк | Бланк письма | Бланк конкретного документа, кроме письма |
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты:
· Государственный герб РБ
· Эмблема организации или товарный знак
· Код организации
· Наименование организации
· Место составления документа
· Дата
· Индекс документа.
Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих свидетельство на такой вид деятельности.
Порядок разработки бланков
Бланки типовых документов должны иметь трафаретные части текста с постоянной информацией, которые при оформлении документа дополняются переменной информацией.
Порядок расположения и границы реквизитов в бланках ОРД должны соответствовать СТБ 6.38 – 2004.
Письмо департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции РБ от 14.05.2007 №25 содержит приложение, где приведены основные унифицированные формы ОРД.
При изготовлении бланков используются
Бумага – белая или светлых тонов.
Типографские шрифты – размер от 6 до 16 кегля.
Реквизиты ОРД
Реквизит – это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве или времени.
| Назначение реквизита | Конкретный вид реквизита |
| Цель документа | «вид документа», «резолюция», «текст» и др. |
| Положение документа в пространстве | «наименование учреждения», «телефон», «адресат» и др. |
| Положение документа во времени | «Дата». Датами сопровождаются некоторые самостоятельные реквизиты – грифы, подписи, визы. |
| подлинность | «»Подпись», «отметка о заверении копии». |
Виды реквизитов:
| взаимоисключающие | Порядок расположения таких реквизитов предусматривает одно и то же место на документе, т.е. они не встречаются в одном виде документа |
| постоянный | Реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа |
| переменный | Реквизит, наносимый при составлении конкретного документа. |
Реквизиты с юридическим значением:
· Оттиск штампа
· Оттиск печати
· Индекс документа
· Дата создания документа
· Подпись уполномоченного должностного лица.
Для отдельных видов документов в специальных НПА устанавливаются дополнительные виды реквизитов.
Формуляр документа – это совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе.
СТБ 6.38-2004 определяет 32 реквизита для ОРД.
Документ можно условно разделить на три части:
1. Заголовочная часть документа содержит реквизиты 1-20;
2. Содержательная часть содержит реквизиты 21, 22;
3. Оформляющая часть содержит реквизиты 23-32.
Особенности оформления отдельных реквизитов
Реквизит 11. Дата документа
Датой распорядительного документа является дата его подписания или утверждения. Для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Буква «г.» после цифр года не ставится: 01.03.2000.
Для финансовых и нормативных правовых актов используют словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 2000г.
Реквизит 14. Место составления документа.
Указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
Местом составления документа является место регистрации ЮЛ.
Место составления или издания документа указывают только тогда, когда затруднено его определение по реквизитам наименования организации, справочные данные об организации.
Реквизит 16. Адресат.
Адресатами могут быть:
1) Организации
2) Их структурные подразделения
3) Конкретные должностные лица организации
4) Физические лица.
Как правильно указывать падеж адресата
| Адресат | Падеж |
| Организация, структурное подразделение | Именительный |
| Должностное лицо (с указанием должности) | дательный |
Документ не должен содержать более четырех адресатов.
При большом количестве адресатов составляют список рассылки документов.
Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.
Реквизит 18.Резолюция
Резолюция – это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Резолюция выражает отношение лица к информации, содержащейся в документе.
ТЕМА 8!!! – семинар.
Реквизит 19. Заголовок к тексту.
Это реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Сам заголовок должен содержать не более 28 знаков и печататься через 1 интервал, если состоит из двух строк.
Реквизит 21. Текст официального документа
Это информация.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
| Обоснование | Заключение |
| Указываются причины, основания, цели составления документа | Указываются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. |
Реквизит 23. Подпись.
Это реквизит документа, представляющий собой собственноручную подпись…
В состав реквизита входят:
· Наименование лица, подписавшего документ (полное – если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке)
· Личная подпись
· Расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Система документации. Оформление управленческих документов
Системы документации
Унифицированная система документации – это система, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
В состав УСОРД:
1) СТБ 6.38-2004
2) Методические указания по применению СТБ 6.38-2004.
3) Классификатор унифицированных форм ОРД
4) Пояснительная записка по применению классификатора
5) Альбом унифицированных форм.
Кадровое делопроизводство
Первичные документы о труде – это документы по личному составу, создаваемые при приеме на работу, увольнении, переводе работника, предоставлении отпуска и др.
На бланках оформляются акты, приказы, распоряжения, письма, уведомления.
На стандартных листах бумаги А4 или А5 оформляются заявления, докладные, объяснительные записки, представления.
Делопроизводство
Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий.
Документирование – составная часть делопроизводства, представляющая собой процесс составления и оформления документов.
Два направления документирования:
1) Документирование по общим вопросам управления – охватывает основную оперативную деятельность учреждений
2) Документирование специальных сторон управленческой деятельности.
См. Постановление Минюста РБ от 19 января 2009г. №4 «Об утверждении инструкции по делопроизводству».
Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости – согласование (визирование), утверждение.
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и иск.
Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:
· Наименование организации и (или) структурного подразделения – автора
· Дата
· Регистрационный индекс
· Подпись.
Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.
Специфические правила делопроизводства, которые обязаны соблюдать юристы в зависимости от специализации: нотариат, суды, налоговые органы, нормотворческая деятельность.
Ст. 9.14 КоАП.
Понятие информации, понятие документа
Ст.1 Закона «Об информации, информатизации и защите информации».
Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Правовая информация – в широком смысле означает содержание данных, использование которых предопределяет решение правовой задачи или способствует ее решению.
В правовом регулировании можно выделить два вида информации: описывающая или предписывающая.
Описывающая информация является основой для создания информации предписывающей (НА, индивидуальных правоприменительных решений и пр.).
Документ – в общем виде – материальный носитель информации.
В узком смысле юридический документ – это акт практической деятельности участников правовых отношений, составленный в соответствии с требованиями юридической техники с целью подтверждения субъективных юридических прав и субъективных юридических обязанностей и/или юридических фактов (составов).
Юридическая сущность документов отражается не только в официальном характере, но и в особом внешнем оформлении, которое соответствует требованиям документирования информации.
Документированная информация – это информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Рекомендуемые страницы:
lektsia.com
6. Документированная информация
Документированная информация. Классификация информационных ресурсов Российской Федерации. Электронная цифровая подпись. Обязательный экземпляр документа.
6.1. Документирование информации и информационные ресурсы
Вне зависимости от вида информационных ресурсов их формирование начинается с придания информации формы документа, позволяющей включить ее в состав информационных ресурсов.
В соответствии со статьей 2 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель1.
Слово «документ» берет происхождение от слова «documentum», что в переводе с латыни означает «доказательство». Терминологический словарь по теории и практике научной информации 1964 г. определяет «документ» как материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде2.
Любой документ состоит из трех элементов: содержания информации, формы представления информации и носителя информации3.
Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение4. Данная наука исследует процессы делопроизводства, документооборота, архивирования. Причем основное внимание документоведения традиционно направлено на регулирование формы традиционного документа, закрепление его реквизитов.
Процесс документирования информации включает в себя стадии фиксирования информации на документальном носителе и определения реквизитов, позволяющих информацию идентифицировать. Существует достаточно большое количество способов, которыми можно зафиксировать информацию. Условно их можно разделить на два класса:
зафиксированная информация доступна для восприятия органами чувств человека без применения дополнительных технических устройств – так называемый «бумажный документ»;
зафиксированная информация доступна для восприятия только посредством применения технических устройств – электронный документ, аудиоинформация, видеоинформация, закодированные сведения и т.п.
Понятие идентификации означает установление совпадения, идентичности. Идентичный, в свою очередь, означает тождественный, полностью совпадающий5. Задача идентификации реквизитов информации, содержащейся в документе, состоит в обеспечении сохранения тождества первоначального содержания документа с содержанием документа, поступившего к потребителю, и в случае необходимости – установления факта этого тождества, в том числе в ходе судебного разбирательства6.
В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти7.
Государственным органом, осуществляющим нормативно-методическое регулирование документирования информации, является Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии8, в которое был преобразован Государственный комитет РФ по стандартизации и метрологии (Госстандарт). Вопросы стандартизации документации регулируются Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»9. Межотраслевое методическое руководство документационного обеспечения в организациях РФ ведется Федеральным архивным агентством10. Отраслевое методическое руководство документационного обеспечения осуществляется каждым министерством самостоятельно, на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.
Документированная информация может быть представлена в электронном виде и храниться в автоматизированных информационных системах. В этом случае процесс идентификации информации имеет некоторые особенности, заключающиеся в том, что достоверность данной информации должна быть заверена владельцем автоматизированной информационной системы или имеющим на то право должностным лицом.
Для определения идентичности документа, кроме заверения его должностным лицом, могут быть использованы специальные технические средства. Законодательно для такой идентификации разрешено использование электронной цифровой подписи. Так, электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе11.
Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Поскольку основное количество информации содержится в информационных ресурсах, данное положение является основополагающим для формирования документооборота.
Информационные ресурсы являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства, составляют информационные ресурсы России и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Правовое регулирование информационных ресурсов определяется нормами, устанавливающими:
порядок документирования информации;
право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах;
категорию информации по уровню доступа к ней;
порядок правовой защиты информации.
Информационные ресурсы создаются государственными органами всех уровней, любыми хозяйствующими субъектами, учреждениями, общественными объединениями и отдельными гражданами. Каждый из указанных субъектов формирует информационные ресурсы для своих различных целей – производственных, управленческих, научных, просветительских и т.д. При этом информационные ресурсы значительно отличаются между собой по объему – от нескольких справочников до огромных библиотечных фондов и систем баз данных, а также по способу организации и представления информации.
Информационные ресурсы могут быть государственными и негосударственными.
Российская Федерация, субъекты РФ и муниципальные образования являются собственниками информационных ресурсов, создаваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ, местных бюджетов, а также полученных путем иных способов. Государственными информационными ресурсами от имени Российской Федерации, субъекта РФ и муниципального образования управляют государственные органы и органы местного самоуправления в пределах их полномочий, установленных соответствующими нормативными правовыми актами.
Государство имеет право использования и/или выкупа документов, электронных документов и/или информационных ресурсов ограниченного доступа, принадлежащих физическим и юридическим лицам, в случае отнесения этой информации к государственной тайне или в других, установленных законом случаях. Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе использовать содержание информации, отображенной в этих информационных ресурсах с разрешения соответствующих органов государственной власти.
studfiles.net
7) Связь информации и документа.
Основу деятельности любого предприятия или организации составляет работа с информацией — ее получение, обработка, принятие каких-либо решений и их исполнения.
Информация — это сведения о лицах, фактах, событиях и явлениях, вне зависимости от формы ее представления.
Информация имеет большое значение, так как на ее основе принимаются решения, зависящие от полноты информации, ее достоверности и своевременности предоставления.
Документ — это материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документы могут содержать изображения, тексты, звуки и другую информацию.
Документирование — процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам. Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку информации, передачу и использование информации, а также ее хранение.
С древности и до XIX века понятие «документ» употреблялось в значении «письменное свидетельство» и в основном использовалось в юриспруденции и дипломатики. Однако это понятие более широкое. И с начала XX века бельгийский ученый Поль Отле в Международном институте документации уже использовал понятие «документ» как термин, объединяющий всю зафиксированную на различных носителях информацию. Он относил сюда рукописи, печатные издания, гравюры, схемы, кино- и фотодокументы, карты, записи голоса, ноты, медали, открытки и т.д., и даже скульптуру, живопись и архитектуру. То есть любой источник информации, воплощенный в материальной форме.
Позже, в 1950-1990-е годах слово «документ» трактуется в нескольких смыслах, как в узком, так и в широком. Таким образом, при употреблении термина «документ» необходимо уточнять, какое именно значение вкладывается в него в данном конкретном случае.
8) Общие и частные функции документа.
Функции документа – это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ – полифункциональный объект, выполняющий рад взаимосвязанных социальных функций.
Общие функции характерны для всех документов, независимо от их типа и вида.
Информационная функция – это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированное в документе. Эта функция определяет такие показатели, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна и др.
Коммуникативная функция – это способность документа быть информационным средством передачи, обмена, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна.
Комулятивная функция – это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколения.
Частные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества.
Управленческая или регулятивная функция – выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, приказы и т.д.).
Познавательная или когнитивная функция – способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процесса обучения, а также научной деятельности.
Правовая функция – это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), а также исторические источники, служащие средством свидетельствования.
Общекультурная функция – способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурной традиции, усвоения системы ценностей, эстетических норм.
Мемориальная (памятниковая) функция – способность документа сохранять информацию и передавать ее от поколения к поколению. Эта функция свойственна документам – памятникам, обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью.
Гедоническая функция – способность документа служить средством отдыха, развлечения (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы и т.д.).
К частным функциям документа также можно отнести статистическую, источниковую и др.
Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно связанны между собой.
studfiles.net
Федеральное агентство по образованию
25
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Документ, способы документирования и материальные носители информации
Рабочая тетрадь студента
Москва 2010
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ИСТОРИКО-АРХИВНЫЙ ИНСТИТУТ
КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ
Документ, способы документирования и материальные носители информации
Рабочая тетрадь студента
Москва 2010
Рабочая тетрадь студента (РТС) составлена на кафедре документоведения
Составитель: канд. исторических наук, проф. Кузнецова Т.В.
© Российский Государственный Гуманитарный Университет, 2011
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Понятие «Документ», способы документирования и материальные носители информации – первые вводные разделы курса «Документоведение». Их изучение показывает эволюцию понятия «документ», его расширение, с развитием науки и техники, многообразие способов закрепления информации.
Документ – объект изучения курса «Документоведение». Растущее значение информации и документов в XX веке, появление научных дисциплин, предметом изучения которых стали информация и документ, различное понимание и толкование этих терминов в специальной литературе потребовали закрепления этих понятий в ГОСТах и законодательных актах. Поэтому студенту, приступая к изучению курса, следует прежде всего уяснить ключевые понятия – «информация» и «документ». Внесение указанных тем в первую рабочую тетрадь студента по курсу «Документоведение» вызвано также слабой освещенностью этих разделов в документоведческой литературе, необходимостью при их изучении собирать фактический материал, разбросанный в специальной литературе по смежным научным дисциплинам.
Рабочая тетрадь рассчитана прежде всего на студента, не всегда имеющего возможность пользоваться библиотеками, укомплектованными всей специальной литературой.
В рабочую тетрадь включён обзорный материал по разделам «Понятие информации и документ», «Способы документирования» и «Материальные носители информации» с указанием по ходу текста заданий, которые помогут студенту глубже усвоить эти разделы курса.
В тетради даны также выдержки из федеральных законов «Об информации, информатизации и защите информации» и «О бухгалтерском учёте», из которых он должен будет выписать и запомнить основные понятия дисциплины. Кроме того, в тетрадь включена подборка интересных сведений, дополняющих знания о материале и орудиях письма.
Полностью и правильно заполненная тетрадь свидетельствует о проработанности темы, глубине освоения её студентом и может служить основанием для освобождения от сдачи данного раздела курса на экзамене.
Рекомендуемые источники и литература Обязательные источники
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.
Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Управление документами. Общие требования.
Словари русского языка.
studfiles.net
3.2. Современные определения документа в информатике (в разных сферах информационной деятельности). Документ IV как «записанная информация»
В «Толковом словаре по основам информационной деятельности» приводится такое определение «документа»: «Социальная информация, зафиксированная на любом материальном носителе в целях ее хранения, распространения и использования. В научно-информационной, библиотечно-библиографической деятельности под документом подразумеваются главным образом произведения печати, а также неопубликованные, аудиовизуальные и другие документальные источники информации»1.
64
Само определение здесь не дает возможности понять, о каком значении «документа» идет речь. Его можно отнести даже к Документу I, потому что и в предметах естественного происхождения, когда они используются для передачи информации о них, передается именно социальная информация, то есть функционирующая в обществе, где организатором информирования (коммуникантом) является человек и приемником информации — тоже человек. Приведенные примеры документов дают нечеткое представление о значении Документа IV, потому что перечень заканчивается бесконечным «и другие документальные источники информации».
В том ясе словаре, только в другом разделе, дается другое определение «документа»: «Материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленную установленным порядком и имеющую в соответствии с действующим законодательством правовое значение» [Там же, с. 58]. Эта дефиниция больше всего соответствует значению Документа VII, хотя может распространяться и на Документ IV.
«Терминологический словарь по библиотечному делу и смежным отраслям знания» определяет «документ» как «материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования»1. В этой дефиниции указывается, что отличительной чертой документа является то, что информация в нем подается в виде текста, звукозаписи или изображения. Очевидно, что «текст» здесь понимается только как словесный и письменный. Этому значению соответствует и дефиниция «текста» в данном словаре: «Тематически взаимосвязанная последовательность высказываний или одно высказывание, выраясенное с помощью определенной системы знаков, а также письменная фиксация высказываний».
Кроме того, в этом определении документа «предназначенность для передачи во времени и пространстве с целью сохранения и общественного
65
использования» представлена в качестве характерной черты «материального объекта», а не «информации», в отличие от приведенной выше дефиниции из «Толкового словаря по основам информационной деятельности». Следует отметить, что эти высказывания не являются равнозначными. Информация в документе всегда предназначена для передачи в процессе коммуникации, то есть передачи во времени и (или) пространстве. Она всегда фиксируется с целью ее сохранения и последующего использования общественным субъектом в общественной практике. Что же касается документов как материальных объектов, то сами они не всегда предназначаются для передачи во времени и пространстве. Например, не предназначены для передачи во времени так называемые документы временного использования, которые уничтожаются после их применения. Есть также документы, не предназначенные для передачи в пространстве, потому что они по своей материальной форме или конструкции не пригодны для этого (например, скала с надписью, дом с мозаичной картиной или даже книга в форме кодекса очень большого размера).
Документы не всегда создаются с целью их сохранения (например, подготовительные материалы к какому-то труду). Что касается «общественного использования», то оно может считаться общей чертой всех документов, потому что все они являются предназначенными для использования в обществе, даже в том случае, когда потребителем информации из того или иного документа будет лишь один человек. Однако документы можно различать по объему той аудитории, на которую они рассчитываются при их создании: предназначенные для конкретного человека, для определенной группы пользователей, для не определенного точно круга потребителей информации.
Следовательно, последняя дефиниция толкует «документ» как Документ IV, но сужает его объем, потому что избирает среди всех документов, где информация зафиксирована способом записи, только такие,
66
которые по замыслу предназначены для их сохранения и передачи во времени и пространстве.
Кроме того, по этому определению к документам будут относиться только такие, содержание которых изложено знаками письменными, звуковыми и изобразительными. Не входят в этот перечень документы, где информация зафиксирована способом тиснения (например, брайлевские издания) или технического кодирования, предназначенные для использования непосредственно машиной (например, программы для ЭВМ на машинном носителе).
С точки зрения всего вышесказанного наиболее пригодным для использования в разных сферах информационной деятельности определением документа является представленное в международном стандарте ISO 5127 «Документация и информация. Словарь». Оно звучит так: «Записанная информация, которая может использоваться в качестве единицы [или определенной части, общности — Г. Ш.] в документационном процессе»1. При этом «записанная информация» толкуется как «информация, которая накапливается в, на или при носителе данных», а «носитель данных» — как «средство, в, на или при котором накапливаются данные, которые представляются или передаются». Документационный процесс, или «документация» (в первом значении по стандарту), понимается как «длительный и систематический сбор и обработка записанной информации с целью ее накопления, поиска, использования или передачи». Следовательно, все операции «документационного процесса» выполняются с «записанной информацией», которая одновременно считается документами. Здесь все термины связаны друг с другом и имеют определенный смысл, когда рассматриваются как составляющие процесса социальной коммуникации. Записанная информация может быть только социальной, потому что запись информации — это человеческое деяние, не присущее природе.
67
Определение документа через понятие «информация», а не «материальный объект» некоторыми специалистами воспринимается как неоправданное искажение понятия «документ». Например, известный российский документовед Ким Борисович Гельман-Виноградов считает, что в такой формулировке не обозначено обязательное наличие материальной составляющей в документе, и предлагает свой вариант дефиниции: «Документ — материальный объект, содержащий запись семантической информации»2. Однако ясно, что информация может быть записана только на (в) материальном (вещественном) носителе, следовательно «материальность» объекта-документа в дефиниции международного стандарта никуда не исчезает, невзирая на то, что главным определяющим словом здесь является «информация». Очевидно, для того, чтобы подчеркнуть этот факт, в новой редакции стандарта — ISO 5127:2001 «Информация и документация. Словарь» — дается почти тоже самое определение документа, только с уточнением: «Записанная информация или материальный объект…». А свойство семантичности присуще любой записи социальной информации.
На наш взгляд, в определении документа как «записанной информации», то есть Документа IV, документ — это тоже материальный (субстанциальный) объект, что и позволяет фиксировать информацию, чтобы она не исчезала с течением времени. Главное внимание здесь направлено на характер информации («записанная»), что является целесообразным. Стандартизированная дефиниция документа позволяет оперировать как с документами с такими фрагментами «записанной информации», которые нельзя отделить как вещевой объект. Например, статья в журнале, заметка в газете, справочная статья в энциклопедии и т. п. могут рассматриваться как отдельные самостоятельные документы, и они, безусловно, имеют материальную (вещественную) основу, но отделить их как вещевые объекты, как правило, невозможно без повреждения полидокумента, в состав которого они входят.
68
Определение «документа» как «записанной информации» целесообразно также в том случае, когда речь идет о машиночитаемых документах, в частности, таких, которые существуют не на отдельных носителях, а в памяти ЭВМ. И здесь, на наш взгляд, «материальность» документа не исчезает, а приобретает другой вид1.
Аналогичные определения приводятся в украинском государственном стандарте ДСТУ 2392—94 «Информация и документация. Базовые понятия. Термины и определения». «Документ» здесь определяется как «записанная информация, которая может рассматриваться как единица в ходе осуществления информационной деятельности»1. В примечании к этому положению указано, что «это определение касается не только рукописных и печатных материалов на бумаге или в виде микроформ (книг, журналов, диаграмм, карт), но и материалов непечатного происхождения (машиночитаемых записей, фильмов, звуковых, а также трехмерных объектов или реалий)».
Сергей Георгиевич Кулешов критиковал последнее определение за то, что документ толкуется в нем достаточно широко, учитывая наличие трехмерных объектов2. На наш взгляд, это замечание было не корректным, потому что главным в данном определении является понятие «записи информации», а запись может быть осуществлена даже в трехмерном объекте, если это, например, запись способом голографии. В то же время сам термин «запись» налагает определенные ограничения относительно трехмерных объектов.
В 1995 г. С.Г. Кулешов отмечал, что «вместо словосочетания «запись информации» целесообразно употреблять слово «текст», указав, что он представляет собой логическую последовательность языковых и неязыковых знаков»3. Действительно, совокупность языковых знаков традиционно называется «текстом» (см., например, определение текста в «Терминологическом словаре по библиотечному делу…», упоминавшееся выше). Однако
69
термином «текст», как правило, ограничивались «текстовые документы» (то есть такие, где информация подается в словесном виде), в отличие от «нетекстовых» (в которых информация подана не словесными знаками), и называть все документы текстами — значит, нарушить традицию.
Если текстом будем считать любую последовательность языковых и неязыковых знаков, то можно считать, что любой документ (например, изобразительный, музыкальный) имеет текст, потому что социальная информация может передаваться только в знаковой форме, через определенные превращения семиотического характера, то есть через определенный «текст». Кроме того, понятие «текст» имеет еще и более широкое значение, соответственно которому «текстом» считается не только любая запись информации, но и любой материальный объект или явление (или их совокупность), если их рассматривать с позиций семиотики. В этом отношении понятие Документа IV не отличается от Документа I. Следовательно, сказать, что «документ — это текст», значит, еще ничего не сказать об отличительных чертах документа как объекта информационной деятельности.
В 2000 г. С.Г. Кулешов изменил свою точку зрения относительно высказывания «запись информации» в определении документа, принял ее как возможный элемент дефиниции документа и предложил следующее определение: «Документ — запись информации, соответствующая характеристикам определенного жанра или номинала, зафиксированная на материальном носителе, основной функцией которого является сохранение и передача информации во времени и пространстве»1. В такой дефиниции понятие «документ» приравнивается значению Документа IV и не противоречит международному стандарту ISO 5127 «Информация и документация. Словарь», охарактеризованному выше.
В 2004—2006 гг. появились труды Евгения Александровича Плешкевича, который стремится рассмотреть понятие «документ»,
70
существующее в документоведении, с позиции информационного методологического подхода. С нашей точки зрения, этот подход вполне согласуется с предложенным нами информационно-коммуникационным подходом и функциональным определением документа (см. тему 2). Отличие состоит в том, что Е.А. Плешкевич видит документ в информационно-коммуникационном процессе на месте сообщения, а не канала коммуникации. Он определяет документ как «информационное сообщение, зафиксированное на материальном носителе и включенное в информационно-документационную систему с помощью метаинформации, которая содержится в реквизитах»1. В то же время «информационно-документационная система» характеризуется как «искусственно созданная сложная система социальной информации, в рамках которой происходит информационное и документационное обеспечение социальной деятельности, и где основным коммуникационным каналом выступает документный канал»2.
Характеристика сообщения как информационного, на наш взгляд, является излишней, потому что сообщение не может быть каким-либо иным (неинформационным). Понятие «документного канала» коммуникации, очевидно, предусматривает, что информация от коммуниканта к реципиенту передается с помощью документа, являющегося одновременно и каналом коммуникации, и сообщением, которое передается. Существенным дополнением к нашей дефиниции можно считать указание на включенность документа в информационно-документационную систему с помощью метаинформации, которая содержится в реквизитах. «Реквизиты документа» этот автор трактует достаточно широко, как любые «информационные элементы», обеспечивающие включение документа в конкретную информационно-документационную систему3.
По определению Е.А. Плешкевича, информационно-документационная модель общества состоит из трех информационно-документационных
71
систем: оперативной, обеспечивающей документирование новой информации и выполняющей оперативные функции; ретроспективной, в которой документы находятся в состоянии покоя; и диахронной, обеспечивающей передачу и функционирование в обществе наиболее ценной информации, которая не теряет со временем своего значения4. В каждой информационно-документационной системе, по мнению автора, функционируют соответствующие документы: оперативные, ретроспективные (или архивные) и диахронные (соответствующие понятию «документа-книги»)1. Студентам предлагается сравнить определение «диахронного документа» с определением книги автором данного учебного пособия (см. тему 9) и соотношением книги с первоначальными и архивными документами (см. рис. 9.4).
Можно согласиться с тем, что существует особая информационно-документационная система, в которой функционируют документы, объединяемые понятием «книга». Однако называть эту систему и соответствующие документы диахронными, что якобы отличает их от других систем и документов, считаем некорректным, поскольку любой документ обеспечивает передачу информации во времени и потому является средством диахронной коммуникации.
В целом положительно оценивая предложенную Е.А. Плешкевичем теорию документа, считаем необходимым последующее ее развитие и согласование с международными и государственными стандартами и словарями в отрасли информационной деятельности.
studfiles.net