Как делать опись документов образец – Опись документов: образец 2019

• те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
• а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Кто должен составлять документ

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

1. каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
2. использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

• наименование предприятия,
• должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
• список описываемых документов,
• полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.

Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Как оформить опись документов личного дела

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

Образец составления описи документов личного дела

В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.

Далее оформляют в таблицу список документов описи:

• номер документа по порядку,
• затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
• дата составления и подписания,
• заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
• номера листов,
• примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.

Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.

В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).

Что делать с описью после увольнения сотрудника

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.

assistentus.ru

Формы описи документов

ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ

Настоящим удостоверяется, что __________________ (Ф.И.О.), представитель соискателя лицензии (лицензиата) (наименование соискателя лицензии (лицензиата) действующий на основании доверенности от _______________ № _________ (на основании Устава) представил, а лицензирующий орган — Сибирское управление Ростехнадзора принял от соискателя лицензии (лицензиата) «____» __________ 20____ г. следующие документы для предоставления (переоформления, получения дубликата, копи) лицензии на осуществление деятельности (наименование вида деятельности)

Документы сдал: ______________ Документы принял: ______________

______________________________ ________________________________

(Ф.И.О., должность, подпись, (Ф.И.О., должность, подпись) М.П. контактный телефон)

Образец заполнения описи документов

ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ

Настоящим удостоверяется, что Иванов Иван Петрович, представитель соискателя лицензии ООО «Сибирь», действующий на основании доверенности от 01.11.2015 г. № 56 представил, а лицензирующий орган — Сибирское управление Ростехнадзора принял от соискателя лицензии «01» февраля 2016 г. следующие документы для предоставления лицензии на деятельность по эксплуатации взрывопожароопасных и химически опасных производственных объектов I, II и III классов опасности.

Документы сдал: ___Подпись____ Документы принял: ___________________

Главный инженер ООО «Сибирь» Иванов И.П. _________________________________________

(Ф.И.О., должность, подпись) М.П.

(8-901-901-00-01)

Скачать документ

Ред. 24.03.2016 года, 08:30

usib.gosnadzor.ru

Как сделать опись документов: образец

Опись документов – это специальный реестр, в котором перечисляются наименования и количество переданных документов. Типового бланка и строгих правил составления нет. Мы расскажем, как сделать опись документов и предложим свой образец.

У каждой организации изготавливается большое количество документов. Возникает задача организовать хранение этих документов так, чтобы обеспечить их сохранность и быстрый доступ. А еще часто приходится передавать документы, например, из одного подразделения в другое, внешним получателям или в архив. Чтобы документы не терялись, и всегда можно было отследить их местонахождение, составляют описи.

Правила составления описи документов

Опись документов выполняет сразу несколько функций:

• Подтверждает факт передачи документов, перечисляет их наименование, количество листов и экземпляров,
• Позволяет быстро отследить местонахождение и движение нужного документа,
• Помогает организовать документооборот компании.

Типового бланка описи не существует, как нет и правил ее составления. Для государственных органов правила документооборота регламентированы нормативными актами. Но на коммерческие компании эти правила не распространяются. Каждая организация формирует свой собственный бланк. Но все-таки можно назвать некоторые обязательные реквизиты:

• Наименование компании, от имени которой составляется опись,
• Наименование получателя документов, передаваемых по описи,
• Дата составления,
• Список передаваемых документов. Обычно оформляется в виде таблицы, которая включает такие графы:
  • Порядковый номер,
  • Полное название,
  • Количество листов,
  • Количество экземпляров,
  • Итоговое количество передаваемых документов,
• Подписи представителей передающей и принимающей стороны.

Внутренняя опись документов дела

Даже если документы никуда не передаются, а постоянно хранятся в организации, требуется внутренняя опись дела. Например, если вы собираете досье на контрагента, как это рекомендуют делать налоговики, вам потребуется опись собранных сведений. В текущей деятельности накапливается много папок: дела с документами контрагентов, личные дела сотрудников, входящая и исходящая корреспонденция и т.д. В каждой отдельной папке должна быть внутренняя опись.

Образец описи документов для передачи в другую организацию

Часто требуется передавать комплекты документов в другую организацию. Например, для заключения договора, участия в тендере, получения займа и т.д. Зафиксировать факт и количество передаваемых документов можно двумя способами:

• В виде списка приложений, который приводится в конце сопроводительного письма,
• В виде описи передаваемых документов.

Это бланк можно использовать и для передачи документов по требованиям налоговиков, ПФР или ФСС. Опись составляется в двух экземплярах: по одному передающей и принимающей стороне.

Опись документов: бланк для передачи в архив

Законченные дела передаются на хранение в архив. Передача в архив производится по описи, даже если передается всего одна папка. В табличной части помимо наименования и количества листов указывают дополнительные реквизиты:

• Индекс или номер дела,
• Дата дела – здесь указывается не дата окончания, а дата открытия дела,
• Срок хранения.

Сроки хранения определяются на основании нормативных актов. Например, многие бухгалтерские документы хранятся не менее пяти лет, некоторые кадровые – до 75 лет.

www.rnk.ru

Внутренняя опись документов дела — образец 2019

На странице представлен образец документа «Внутренняя опись документов дела» с возможностью скачать его в формате xls.

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 12,0 кб

Внутренняя опись является документом, который необходим каждому предприятию для организации учета документации и правильного ее хранения в своем архиве. Данную опись осуществляют также в случаях, когда документы являются особо ценными или секретными. Если архив по определенным причинам был поврежден, то документацию можно восстановить согласно данной описи.

Благодаря тому, что документы, которые внесены в опись, имеют четкую структуру и информацию, есть возможность воссоздания по ним различных исторических архивов, с которыми по ряду обстоятельств в течение некоторого времени не проводилось никакой работы. К тому же грамотно составленная внутренняя опись поможет оптимизировать архив предприятия при его чрезмерной наполненности.

Правила составления внутренней описи

Данный документ должен быть составлен в соответствии со строго определенными требованиями. Он представляет собой таблицу, в которую нужно внести следующие данные:

• номер по порядку;
• индекс документа;
• дату составления документа;
• его наименование или заголовок;
• примечание, в котором можно дать краткое описание документации.

В нижней части таблицы цифрами и прописью фиксируется общее количество внесенных документов, а также число страниц данной внутренней описи. Документ подписывает сотрудник, его составивший. Он указывает название своей должности и обязательно расшифровывает подпись. В самом низу внутренней описи необходимо поставить дату ее составления.

Скачать образец документа

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

dogovor-obrazets.ru

Опись документов в архив | Делопроизводство

Опись документов в архив составляется сотрудником отдела организации по установленной форме (ниже приводится ссылка для скачивания образца). Еще вы могли слышать другие ее  названия – сдаточная опись, опись дел структурного подразделения. Во всех перечисленных случаях имеется в виду один и тот же документ.

Передачу дел в архив необходимо проводить только по описям, чтобы исключить любое проявление неоднозначности толкования ситуации – «я сдавал, это дело может быть только в архиве», «нет этого дела в архиве, не понимаю, о чем идет речь».

Опись документов в архив составляется в двух экземплярах (один – в отдел, другой – в архив). Основой для заполнения граф описи служит информация на обложках дел. Если данные сведения неполные, тогда изучают номенклатуру дел и дополняют их.

Каждое дело в описи получает свой самостоятельный номер. Если дело разделяется на несколько томов, то каждый том необходимо вносить под новым самостоятельным номером. Иными словами правило такое – одна строка в описи для каждого тома (или части).
 

 
В описи документов в архив не принято повторять одинаковые заголовки. Первый раз заголовок воспроизводится полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на «То же» (смотрите ниже пример). Но вначале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.

Прием дел в архив проводится ответственным за архив по сдаточной описи в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом обязательно в двух экземплярах описи:

• делается отметка о наличии каждого дела (используют графу «Примечание»),
• указывается количество переданных дел (цифрами и прописью),
• проставляется дата и подписи передавшего и принявшего дела,
• должен утвердить начальник отдела.

Образец описи документов в архив.doc с примером заполнения.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 194 комментария

delo-ved.ru