Последнее обновление:
Деятельность любой организации, независимо от формы собственности, масштабов и сферы производства, не обходится без деловой документации.
Полномочия собственника или первого руководителя определены трудовым законодательством. Однако, в силу объективных обстоятельств, работодатель не в состоянии самостоятельно контролировать работу каждого из подчиненных персонально. Одной из форм донесения до сведения руководителя тех или иных фактов, является докладная записка.
Остановимся подробнее, отвечая на вопросы, касающиеся содержания докладных, требований к форме документа.
Что такое докладная записка?
По сути, докладная записка является письменным обращением к руководителю с донесением каких-либо сведений и информации, касающейся рабочего процесса.
Лицо, докладывающее о тех или иных фактах, связанных с производством или, например, о нарушениях трудовой дисциплины, высказывает свое мнение о необходимости принятия конкретных мер.
Так, начальник структурного подразделения вправе довести до сведения работодателя:
- о недобросовестном отношении к выполнению трудовых обязанностей сотрудников, находящихся в непосредственном его подчинении, с целью привлечения к ответственности;
- доложить о необходимости приобретения материалов, сырья, необходимых для выполнения работ;
- сообщить о выходе из строя оборудования для планирования проведения ремонтных работ;
- и так далее.
Приходим к выводу, что докладная записка – письменно доложенная информация вышестоящему должностному лицу, полномочному принять конкретные меры для разрешения сложившейся ситуации.
Докладная записка всегда адресуется вышестоящему лицу
Назначение докладных записок
Доводя до сведения работодателю или руководителю определенную информацию, предполагают принятия конкретных действенных мер, решений.
Например, начальник отдела, может лишь сделать замечание опаздывающему на работу подчиненному, не имея полномочий привлечь к дисциплинарной ответственности.
Подав первому руководителю докладную записку о нарушении дисциплины труда, он вправе инициировать объявить выговор или, при грубых нарушениях, нахождении в нетрезвом состоянии на рабочем месте – принять более строгие меры наказания, вплоть до увольнения.
В зависимости от желаемого результата доведения информации, касающейся производства, трудовых правоотношений, соблюдения дисциплины, докладные могут иметь разные функции:
- для урегулирования проблем производственного или административно-хозяйственного характера;
- предлагать введение рационализаторских предложений, способствующих улучшению производственной деятельности;
- предоставлять отчетные сведения о выполненных работах;
- информировать о происшествиях, ставших причиной нанесения материального ущерба или несчастных случаях, связанных с производством;
- доводить до сведения руководителя о необходимости принятия конкретных мер для устранения нарушений, выявленных в ходе контрольных мероприятий органами государственного надзора;
- выделять положительные моменты, для поощрения добросовестных сотрудников.
Докладная записка, пример, когда подана после плановой проверки и выданного предписания об устранении нарушений:
Главному врачу
Семейный медицинский центр «Альянс»
Молотягину В.И.
от инженера по охране труда
Тимофеевой И.И.
06.12.2019
Докладная записка
Довожу до Вашего сведения, что для выполнения п. 3 Предписания № 181-06/ 12-2019, выданного по итогам плановой проверки, проведенной территориальной инспекцией труда с 01. 12.2019 по 05.12.2019, необходимо провести обучение и проверку знаний лиц, обслуживающих паровые стерилизаторы.
Прошу выделить средства для заключения договора с учебным центром для обучения 5 человек.
Инженер по охране труда (подпись) И. И.Тимофеева
Отличительные особенности докладной записки от служебной и объяснительной
Внутренний обмен деловой информацией предполагает помимо докладных, возможность подачи:
- служебных записок;
- обязательных при определенных обстоятельствах письменных объяснений.
Служебную записку по существу можно определить как одну из разновидностей докладной.
Применяется такого рода документ для внутреннего пользования, обмена информацией между сотрудниками, не подчиняющимися друг другу.
Как правило, служебные записки, в отличие от докладных, поданных вышестоящему руководству, адресованы коллегам, занимающим равное должностное положение.
Подают служебные записки для получения необходимой информации, либо сообщая сведения, касающиеся производства другому отделу. Например, подготовив служебную записку, главный бухгалтер предприятия информирует структурные подразделения о смене банковских реквизитов.
Согласно трудовому законодательству, для принятия руководителем решения о выборе меры привлечения к дисциплинарной или в предусмотренных законом ситуациях, материальной ответственности, должны быть соблюдены процессуальные требования.
С виновного подчиненного берут письменные объяснения, помогающие разобраться в причинах совершенного проступка, принять объективное решение. При отказе писать объяснительную, составляется соответствующий акт.
Отсутствие объяснительной записки или акта, подтверждающего отказ дать объяснения содеянному, чревато признанием приказа о наложении взыскания незаконным.
Например, при обжаловании увольнения в надзорные органы или суд, руководителю придется не только восстановить с нарушением уволенного сотрудника в прежней должности, но и выплатить компенсацию среднего заработка за время вынужденного прогула.
Цель объяснительной – дать пояснения нарушения дисциплины, невыполнение своевременно задания, и тому подобное.
Любая докладная может начинаться с фразы «довожу до вашего сведения», образец объяснительной имеет произвольную форму:
Должность руководителя,
фамилия, инициалы имени, отчества
полностью фамилия, имя, отчество сотрудника,
структурное подразделение, являющееся основным местом работы,
занимаемая должность (профессия)
Объяснительная записка
«__»_________ 2019 года я опоздал(а) на работу в связи (указать причины нарушения дисциплины труда и внутреннего распорядка).
Приложение: (при наличии документов, подтверждающих обоснованность проступка, перечислить списком).
Дата подпись инициалы имени, отчества, фамилия.
Так же, как и докладную, для решения производственных задач, в рамках взаимодействия между различными отделами, структурными подразделениями, служебную записку можно начать фразой «довожу до вашего сведения».
Образец служебной записки:
Директору ООО «Гермес»
Леонову А.П.
от менеджера по продажам
Федонюк Натальи Валерьевны
Служебная записка
Довожу до Вашего сведения, что с 25.11.2019 по 25.12.2019 года, согласно Приказу № 54 от 22.11. 2019 г., я находилась в служебной командировке в ООО «Астра», расположенном в г. Шахты, Ростовской области.
Для проезда к месту выполнения поручения и обратно был использован личный автомобиль марки ВАЗ 2106, номер государственной регистрации М346РО 123.
Во время пребывания в командировке проживала у родственников.
Отбыла 25.11.2019 в 7ч 00 мин.
Прибыла 25.12.2019 в 19ч 00 мин.Приложение:
- кассовый чек на заправку в г. Ростове 25.11.2019;
- кассовый чек на заправку в г. Шахты, Ростовской области от 25.12.2019;
- отчет о проделанной работе.
27.12.2019 г. подпись Н.В. Федонюк
Для наглядности отличий разного рода письменных обращений, используемых в делопроизводстве, приведем таблицу:
| Вид записки | Цель | Кому адресуют | Суть содержания | Примеры |
|---|---|---|---|---|
| Докладная | Информируют о конкретной ситуации, факте, выполнении работы. Обосновывают выводы, вносят предложения. | Вышестоящему должностному лицу. | 1 часть – причины и мотивы, послужившие для написания 2 часть – информирование, анализ ситуации 3 часть – выводы, предложения, просьбы. | Предложение о премировании, повышении сотрудника и так далее. |
| Служебная | Оперативно передают в письменном виде информацию между отделами, получают ответы на запросы, уточняют данные поручения. | Лицу, состоящему на одном уровне управления с составителем записки. Адресат и составитель не подчиняются друг другу. | Заявка на пропуск сотрудников в выходной день, оповещение о ремонтных работах в офисе, прочее. | |
| Объяснительная | Объяснить причины совершения проступка, что стало основанием конкретных действий. | Собственнику или первому руководителю, непосредственному начальнику. | Описываются причины и мотивы написания записки, их объяснение. Не содержит выводов и просьб. | Объяснение прогула, невыполнения задания, перерасхода средств компании и тому подобное. |
Классификация докладных записок
В зависимости от целей взаимодействия, адресата, кому направлены сообщения, докладные бывают:
- внешними – когда информируют вышестоящие организации;
- внутренними – поданными на имя руководителя организации.
Возможно разделение видов докладных записок, по сути содержания:
- информационные, доводящие определенные сведения до начальства;
- отчетные, для сообщений результатов на определенных этапах деятельности;
- инициативные, когда работники вносят свои предложения.
Образец докладной записки
Главному врачу
Центральной городской больницы г. Калуга
Малышеву И. И.
инженер по охране труда
Волков Н.И.
Докладная записка
Довожу до Вашего сведения, что в производственных подразделениях Центральной городской больницы № 5 в рамках подготовки ко Дню охраны труда под девизом «Охрана труда и будущее сферы труда» с 08.04.2019 г. по 18.04.2019 г. в структурных подразделениях МУ была проведена проверка выполнения требований нормативных актов:
- по охране труда на рабочих местах;
- соблюдения правил пожарной и электробезопасности;
- техники безопасности эксплуатации сосудов, работающих под давлением;
- организации и производства работ повышенной опасности.
По результатам проверок прошу поощрить лучших работников и подразделения почетными грамотами:
- «Лучшее структурное подразделение МУ «ЦПМСП г. Тореза – амбулаторию № 7;
- «Лучший работник» – младшую медицинскую сестру (санитарку) ДСП манипуляционного кабинета Чужинову Светлану Васильевну;
- «Лучший молодой работник» – сестру медицинскую общей практики – семейной медицины амбулатории № 5 Рязанцеву Кристину Валериевну.
19.04.2019 г.
Инженер по охране труда (подпись) О.Н. Малышева
Кто может написать докладную и куда ее подавать?
Законодательные и правовые акты не ограничивают право работников в зависимости от занимаемой должности, профессии, обращаться к руководству с докладной запиской.
На практике, решение вопросов, связанных с трудовыми правоотношениями, происходит в порядке подчиненности. Сотрудники пишут заявления, служебные записки, объяснительные своему непосредственному начальнику. Далее информация доводится до сведения первому руководителю.
В то же самое время, например, с жалобой на директора каждый работник вправе написать докладную в вышестоящую организацию.
В каких случаях пишется докладная?
Докладная записка является одной из обязательных составляющих при оформлении документации дисциплинарных взысканий, согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации № 299, действующему в редакции от 17.07.2019.
Помимо этого, докладные используются для информирования вышестоящего руководства, имеющего полномочия принимать действенные меры для решения производственных задач, стимулирования, поощрения подчиненных.
Содержание и правила составления докладной записки
Унифицированных бланков для заполнения при необходимости донести до сведения руководителя определенную информацию не существует. Локальными правовыми актами может быть утверждена типовая форма докладных.
Несколько рекомендаций о том, как написать докладную, имеющую силу юридического документа:
- в правом верхнем углу страницы оформляют шапку, указав – кому и от кого направлено сообщение;
- текстовая часть условно делится на две части, вначале описывают события, ставшие поводом для обращения, во второй части как итог – предлагают необходимые меры, высказывая свои пожелания решения проблем;
- закачивают послание уточнением даты, личной подписью, расшифровав рядом должность, инициалы имени, отчества, фамилию.
Оформление внутренней докладной
Образец, как можно написать докладную записку
Сообщение, направленное для внутреннего пользования руководителю, составляют на листе бумаги формата А4.
Документ можно подготовить, написав от руки или распечатать современными средствами оргтехники. Стиль изложения должен быть деловой, без лишних эмоций, объяснять суть и четко выражать желаемый результат.
Образец:
Генеральному директору
ООО «Артемида»
начальник транспортного цеха
Михалев А.И.
Докладная записка
По результатам проверки с 01.12.2019 по 10.12.2019 пожарно-технической комиссией состояния внутреннего противопожарного водоснабжения, было выявлено, что пожарные краны:
- не подключены к центральному водоснабжению;
- не имеют полной комплектации.
Прошу принять меры для устранения неполадок.
11.12.2019 г. подпись А.И. Михалев
Оформления внешней докладной
Никаких особых требований к составлению докладной, направленной в вышестоящие организации (внешней), нет.
Поскольку докладная записка играет роль исходящего документа, она должна быть оформлена на фирменном бланке с указанием:
- полного названия предприятия, выступающего юридическим лицом;
- адреса регистрации и местонахождения;
- номеров контактных телефонов, факса, адреса электронной почты.
Докладная, направленная от имени администрации, регистрируется в соответствующем журнале с присвоением исходящего номера.
В конце документ подписывается с уточнением должности лица, направляющего докладную, фамилии, инициалов имени, отчества.
Особенности написания докладной
Как и любое деловое письмо, докладную готовят, соблюдая основные правила, указав:
- кому направлен документ;
- кто его заявитель;
- суть проблем, требующих решения.
В отличие от служебной, объяснительной записки, резолютивная часть докладной содержит мнение лица, обращающегося к вышестоящему по должности, просьбу принять соответствующее решение.
Результат рассмотрения докладной
Изучив изложенные документально факты, руководитель принимает решение, сделав письменную резолюцию.
Так, если до сведения директора доведена информация о прогулах подчиненного, приложен акт об отказе давать письменные объяснения, руководитель отписывает поданную докладную инспектору кадровой службы для подготовки приказа об увольнении.
Образцы докладных записок
Докладная на сотрудника может быть подана его непосредственным руководителем или коллегами по работе.
«Шапка» документа заполняется всегда по аналогии.
Приведем примеры текстовой части при разных обстоятельствах, ставших причиной для обращения.
При некорректном поведении
«Довожу до вашего сведения, что 15.12.2019 г. водителем Петровым Николаем Ивановичем были допущены некорректные высказывания в адрес медицинской сестры Лихачевой Лидии Петровны при освидетельствовании перед выездом на линию.
Нарушая рабочую обстановку, этику поведения, Петров Н.И. постоянно делает нетактичные замечания, касающиеся внешнего вида других водителей, применяя нецензурные выражения, провоцирует конфликт.
Прошу привлечь Петрова Н.И. к дисциплинарной ответственности.
Заведующий гаражом (подпись) Данилов И.В.»
При нарушении трудовой дисциплины
«Довожу до вашего сведения, что 17.12.2019 г. медсестра доврачебного кабинета Леонтьева Наталья Петровна не вернулась на рабочее место после обеденного перерыва, отсутствовала с 13.00 до 16.00 часов.
18.12.2019 года никаких оправдательных документов, подтверждающих обоснованность причин ее отсутствия, предоставлено не было.
Письменные объяснения давать отказалась, о чем составлен соответствующий акт.
Прошу привлечь в установленном порядке Леонтьеву Н. П. к дисциплинарной ответственности в виде выговора.
Старшая медсестра (подпись) Р.П. Гречкина»
При невыполнении профессиональных обязанностей
Обычно докладная записка начинается со слов “Довожу до Вашего сведения”, но это необязательное требование
Скачать образец докладной записки Заказать бесплатную консультацию юристаПохожие статьи
Административная работа сотрудников управленческого звена зачастую связана с написанием по той или иной причине докладных записок, на основании которых выносятся решения по административно-хозяйственным и дисциплинарным вопросам.
Рассмотрим, что из себя представляет этот документ, каков его статус, и как написать докладную записку в связи с тем или иным обстоятельством.
Докладная: определение и цели
Докладная записка должностного лица – это документ, содержащий сведения и предложения по конкретному вопросу, предполагающие вынесение и последующую реализацию определенных решений. Наличие докладной записки при разрешении производственных ситуаций, предусматривающих вынесение дисциплинарных решений.
Докладная предусмотрена ОКУД, где значится под № 0286041. Установленного стандарта она не имеет, и составляется по общему для документов принципу. Форма, по которой составляется докладная записка, образец ее написания для конкретных нарушений, должны быть предусмотрены в Правилах внутреннего распорядка, и прикреплены к ним в качестве приложения.
Целью написания докладной записки на сотрудника обычно является доведение до вышестоящего руководства служебной информации в части, касающейся дисциплинарных нарушений. Документ адресуется руководителю предприятия, подать его имеет право уполномоченное или должностное лицо, в подчинении которого находится работник, допустивший нарушение трудовой дисциплины.
Как написать докладную записку на сотрудника: образец общей формы
Как и каждый внутренний документ, докладная состоит из:
«шапки» – часть, содержащая информацию о наименовании предприятия, фамилии и инициалах адресата – руководителя предприятия, должности, фамилии, инициалах лица, составившего документ;
информационно-уведомительной части — раздел, содержащий информацию о дисциплинарном нарушении;
резолютивной части — часть документа, содержащая выводы должностного лица относительно нарушения дисциплины работником;
подписи должностного лица и даты составления документа.
Оформленную в соответствии с данной структурой должностную записку в установленном порядке подают руководителю, который после ознакомления выносит решение, и указывает его в резолюции, заверенной подписью.
Обзор образцов написания докладной записки
Следует отметить, что в подаваемом на имя руководителя предприятия документе в обязательном порядке должны быть указаны дополнительные сведения. Так, правильно написанная
докладная записка на работника должна содержать сведения о категории специалиста и обслуживаемом участке, для рабочих производственного цеха или участка, помимо указания должности, можно указать разряд или классность специалиста, участок работы;
докладная записка на ученика, должна содержать информацию о том, в какой специальности он проходит обучение (ученик слесаря, столяра, токаря, и проч.) в течение какого периода времени проходит стажировку в данном качестве, является ли штатным работником или проходит курс практической подготовки по направлению учебного заведения.
Формулировка докладных записок руководителей участков, структурных подразделений, отделов и цехов различаются по типу нарушения, допущенного работником. В случае если на предприятии образец докладной записки о нарушении трудовой дисциплины не утвержден внутренним распорядительным документом, при написании докладной следует руководствоваться общепринятыми стандартами.
Рассмотрим правильное написание информационно-уведомительной части докладной записки, применительно к конкретным видам нарушения трудовой дисциплины, приведя далее образцы докладной записки.
За оскорбление сотрудника (образец):
«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 20.09.2018 года, автослесарь 5 разряда Шевелев Виктор Сергеевич, находясь на территории автомастерской, спровоцировал конфликтную ситуацию и в присутствии рабочих цеха, используя ненормативную лексику и личное обращение, нанес личное словесное оскорбление газоэлектросварщику Иванову П.П.
В связи с совершением аморального поступка и имевшиеся ранее аналогичные нарушения трудовой и рабочей дисциплины, прошу вынести автослесарю 5 разряда Шевелеву В.С. дисциплинарное взыскание — выговор.
К настоящему прилагаю: объяснительные записки Шевелева В.С., Иванова П.П., служебные записки Трифонова А.И., Соколова Ю.В.»
Образец докладной записки о нарушении трудовой дисциплины
Докладная записка – образец на рабочего, совершившего прогул:
«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 20.09.2018 года, водитель1 класса гаража Приходько Виталий Николаевич, не вышел на работу без уважительной причины. При выяснении обстоятельств невыхода на работу пояснений не дал.
В связи нарушением трудовой дисциплины, выразившемся в невыходе на работу без уважительной причины, прошу вынести водителю 1 кл. гаража Приходько В.Н. дисциплинарное взыскание — выговор.
К настоящему прилагаю: объяснительная записка Приходько В.Н.»
Докладная записка – образец на сотрудника за выход на работу в нетрезвом виде:
«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 21.09.2018 года, водитель 3 класса гаража Стародубцев Петр Семенович, вышел на работу в нетрезвом виде. К выезду допущен не был. Ранее имел аналогичные нарушения и дисциплинарное взыскание «выговор» за употребление спиртных напитков в рабочее время.
В связи нарушением трудовой дисциплины, выразившимся в выходе на работу в нетрезвом виде, предлагаю уволить Стародубцева П.С. в связи с неоднократным появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.
К настоящему прилагаю: объяснительная записка Стародубцева П.С.»
Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей (образец написания при однократном отказе без уважительных причин):
«Настоящим довожу до Вашего сведения, что токарь 4 разряда мастерских Митрофанов П.П. 18.09.2018 г. без объяснения причин отказался выполнять непосредственные должностные обязанности, не приняв в работу заказ на нарезку многозаходных резьб, в связи с чем был сорван производственный процесс в мастерских.
В связи отказом от выполнения должностных обязанностей, прошу вынести Митрофанову П.П. дисциплинарное взыскание – выговор.
К настоящему прилагаю: объяснительная Митрофанова П.П.»
Докладная записка о некорректном поведении сотрудника (образец написания) по отношению к сослуживцам:
«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 22.09.2018 года, механик гаража Николаев Анатолий Федорович, находясь на территории предприятия, допустил некорректное поведение по отношению к водителям гаража, готовившимся к выезду на линию, выразившееся в употреблении ненормативной лексики и недвусмысленных жестах, грубом поведении.
В связи с совершением аморального дисциплинарного проступка прошу вынести механику гаража Николаеву А.Ф. дисциплинарное взыскание — замечание.
К настоящему прилагаю: служебные записки Прохорова И.Т., Сазонова Д.Ф., Ивановой Л.И, объяснительную Николаева А.Ф.»
Следует отметить, что некорректное поведение работника может быть проявлено не только в сторону сослуживцев, но и в отношении клиентов и заказчиков, партнеров, предприятия, и иных лиц. В этом случае, когда составляется докладная записка о поведении сотрудника, образец ее информационно-уведомительной части пишется аналогично приведенному выше, при этом следует указать фамилию и инициалы лица, по отношению к которому допущено некорректное поведение, его место работы и полномочия.
Некорректное написание служебного документа
Нередко в написании докладных записок должностные лица – руководители структурных подразделений, допускают ошибки в формулировании информационно-уведомительной и резолютивной ее частей.
Приведем пример. Докладная записка – образец некорректно написанного документа:
«Настоящим довожу до Вашего сведения, что автослесарь 5 разряда Шевелев В.С., спровоцировал конфликтную ситуацию — оскорбил газоэлектросварщика Иванова П.П.
К настоящему прилагаю: объяснительная записка Иванова П.П.»
Ошибки в написании приведенного образца:
не указаны основные ситуационные обстоятельства – когда и где был совершен дисциплинарный проступок, в чем был выражен и в чьем присутствии он был совершен;
не сформулирована резюмирующая часть – не дана оценка проступку и не предложены меры наказания виновного;
не отобраны объяснительные записки от виновника конфликта, и пояснения присутствовавших при этом лиц.
Полный образец докладной записки
И в заключении приведем полный образец докладной записки на нарушение трудовой дисциплины:
Директору ООО «Прогресс-ХХI»
Филатову Я.Л.
От начальника гаража Деревянко А.Т.
Докладная записка
Настоящим довожу до Вашего сведения, что 18.09.2018 года, водитель 2 класса гаража Хромов Захар Викторович, вышел на работу в состоянии остаточного алкогольного опьянения. Медсестрой по выпуску Фроловой М.Н. к выезду допущен не был. Ранее Хромов уже имел аналогичные нарушения. Имеет неснятое дисциплинарное взыскание — выговор.
В связи с нарушением трудовой дисциплины, выразившемся в выходе на работу в состоянии алкогольного опьянения, прошу уволить Хромова З.В. за неоднократное нарушение трудовой дисциплины — появление на работе в состоянии алкогольного опьянения.
К настоящему прилагаю: объяснительные записки Фроловой М.Н., Хромова З.В.
Начальник гаража Деревянко Деревянко А.Т.
18.09.2018 г.
Докладная. Образец написания записки
Внутри одного предприятия информация между структурными подразделениями передаётся при помощи информационных и справочных документов. Среди них стоит выделить докладную записку. Через неё обращаются к вышестоящему руководству с различными сообщениями или с просьбами принять решение по важным вопросам. Докладная записка хоть и внутренний документ, но имеет свои правила составления в зависимости от рабочих ситуаций и целей.
На выбор три образца бланков здесь
Отображение в законе
В законодательных актах вы не найдёте термин «докладная записка». Виды служебной информации не содержит в себе даже Трудовой кодекс. Однако докладная записка имеет номер в классификаторе ОКУД – 0286041. Этот вид обмена информацией между работниками одной организации стоит на одном уровне со служебными и объяснительными записками.
Особенности докладных записок
Докладная направляется только в адрес вышестоящего руководства. Это и отличает её от других видов записок внутри одной фирмы. То есть в адрес тех, кто наделён полномочиями принимать важные решения для правильного функционирования деятельности компании. В документе должны присутствовать сведения, которые в зависимости от цели и предложений повлекут за собой определённые действия.
Разница между докладной запиской и служебной
Докладная записка направляется в адрес генерального директора, то есть по своеобразной вертикали. А служебная записка – это обмен информацией между работниками равного статуса. ОКУД не включает в себя сведений о служебных записках, поэтому она составляется работниками по личной инициативе.
Разница между докладной запиской и объяснительной
Объяснительная тоже направляется в адрес вышестоящего руководства, но главным отличием здесь является цель. То есть дать разъяснения сложившейся ситуации, чтобы сделать вывод о наличии (отсутствии) противоправных действий со стороны работника. Как и в случае с докладной, генеральный директор будет принимать решение, но это относится лишь к рассмотрению дисциплинарных нарушений. Объяснительная записка отражена в ОКУД и пишется по просьбе начальства.
ВАЖНО! Инициатива к написанию докладной записки может исходить как от работника, так и по требованию уполномоченных лиц в зависимости от ситуации. Этот документ имеет юридическую силу.
Функции докладной записки
Главная цель – передать директору главную информацию, за которой последуют определённые действия. Функции документа могут быть разными:
- Урегулировать спорные или конфликтные ситуации между сотрудниками одного статуса или между начальством и подчинёнными.
- Решить проблемы как на производстве, так и в административном управлении.
- Рационализаторские предложения, способные существенно улучшить работу производства.
- Чтобы разрешить долговременные конфликтные ситуации, то есть сообщить о своей позиции.
- Выразить несогласие с принятым ранее решением руководства.
- Направить жалобу об отказе работников следовать указаниям своего непосредственного начальника.
- Направить отчёт о проделанной работе.
- Решить вопрос о неправомерной передаче обязанностей.
- Довести до руководства случаи нарушения рабочего порядка.
- Сообщить о ситуациях, которые повлекли за собой материальный вред или травмы на производстве.
- Сообщить об отличительных результатах работы, которые требуют реакции вышестоящего начальства (премии, поощрения, награды).
Классификация докладных записок
При анализе документации любой из организаций, можно обнаружить несколько наиболее часто составляемых докладных.
По содержанию:
- информируемая, то есть оповестить руководство о текущем состоянии дел и необходимости принятия решения: выполнение работ (или части), сложные нюансы, варианты разрешения проблемных ситуаций;
- отчётная – сообщение об окончании всей работы или её части, а также о просьбе изложить дальнейшие распоряжения или разрешения спорных моментов;
- инициативная – составитель докладной излагает свой взгляд на скорое и успешное проведение работ или решения проблемных ситуаций.
По адресату:
- внешняя – документ отправляется от имени руководства одной организации в другую;
- внутренняя – вышестоящему руководству внутри одной организации.
СПРАВКА! В зависимости от предполагаемого адресата меняется и вид докладной записки. Внешняя записка составляется на фирменном бланке организации.
По фактам:
- о нарушении трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
- о недобросовестном выполнении своих должностных обязанностей;
- о некорректном поведении, провокации конфликта, оскорблений;
- об отличных результатах работы, достойных внимания (поощрения, премия или награда).
Как правильно составить докладную
Инициировать написание записки может любой сотрудник предприятия. Но не стоит забывать о правилах субординации. На имя генерального директора документ составляет руководитель структурного подразделения. Нижестоящие сотрудники должны сначала обсудить возникающие вопросы со своим непосредственным начальником. А уже последний, если посчитает необходимым, сообщит об этом в главную дирекцию.
Сотрудникам разрешается напрямую направить документ генеральному директору, но с подписью непосредственного начальника. Исключение – жалоба на начальника подразделения. В этом случае его подпись не требуется.
Структура записки
Структура докладной записки имеет некоторые моменты, которые обязательны к соблюдению:
- События, причины, факты, из-за которых пришлось составить докладную. То есть получателю сразу должно быть понятно, что произошло.
- Варианты решения проблем и пути выхода из сложившейся ситуации, предлагаемые автором.
- Выводы и рекомендации автора.
Оформление
Требования к составлению докладной записки отражены в ГОСТ 6.30-2003. Документы, составленные с ошибками, могут потерять юридическую силу. Соответственно, при возникновении спорных ситуаций, не смогут выступить в качестве доказательственной базы.
Оформление внутренней докладной
Внутренняя докладная пишется как на компьютере, так и собственноручно на листе формата А4. Специальный бланк для неё не предусмотрен. В ней должно быть отражено:
- Наименование подразделения, от которого направляется записка. Эти сведения размещают в верхнем левом углу.
- Получатель записки (фамилия и инициалы), его должность и наименование подразделения. Указываются в правом верхнем углу.
- Название документа должно быть размещено посередине листа (допускается выравнивание по левому краю) и написано заглавными буквами, то есть ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.
- Ниже указывается дата подписания докладной в формате день, месяц, год арабскими цифрами.
- Далее коротко излагается суть записки.
- Содержание составляется тремя обособленными блоками.
- В конце указывается должность автора, ставится его подпись с расшифровкой.
Оформление внешней докладной
Внешняя докладная записка – это, по сути, исходящий документ, который составляется на фирменном бланке организации. Вышеуказанные сведения в правилах внутренней докладной, распространяются и на внешнюю, но с добавлением нескольких моментов:
- Обязательное присутствие сведений об организации-отправителе.
- Данные об организации-получателе должны включать в себя наименование организации, индекс и полный адрес.
- Обязательно указание города, где был составлен документ.
- Подзаголовок, размещаемый ниже названия документа. Например, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, а ниже – «Касательно…» или «О…». То есть читающий сразу поймёт, о чём дальше будет идти речь.
- Документу присваивается исходящий номер в канцелярии предприятия.
- Обязательное отражение информации о составителе (исполнителе) письма с указанием контактного номера телефона.
Реакция адресата
Адресат внимательно изучают всю информацию, содержащуюся в докладной записке, и принимает решение. Дальнейшие указания он пишет на том же листе докладной. Это решение называется резолюцией, которая обязывает выполнять требования руководства.
Виды докладных записок. Скачать готовые бланки
На практике существует несколько видов докладных, которые чаще всего встречаются в деятельности организаций. Например, сообщение о нарушении трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка, о неисполнении работников своих прямых обязанностей и о недобросовестном поведении.
Докладная записка о нарушении рабочих правил
Наиболее часто встречающий вид докладной записки. Только через неё фиксируется факт дисциплинарного нарушения. Этот документ является официальным его подтверждением, и поможет применить соответствующие дисциплинарные взыскания по отношению к виновному. В ней отражаются данные о проступке и о мерах, которые нужно применить. Например, об опоздании или несоблюдения требований администрации.
Скачать бланк – образец докладной записки о нарушении рабочих правил
Докладная записка о неисполнении своих прямых трудовых обязанностей
Такая докладная сообщит вышестоящему руководству, что работник не выполняет (или плохо выполняет) свои прямые трудовые обязанности, отражённые в трудовом договоре и должностной инструкции. В конце документа отражается просьба о дисциплинарном воздействии. Без докладной любые санкции в отношении работника признаются недействительными.
Скачать бланк – образец докладной записки о неисполнении трудовых обязанностей
Докладная записка о некорректном поведении
Уведомить начальство о недопустимом или некорректном поведении сотрудника на своём рабочем месте тоже можно при помощи докладной. Требования к наказанию виновника составляются таким образом, чтобы в будущем подобные ситуации не повторялись.
Обратите внимание, что такую записку может написать и сотрудник на своего непосредственного начальника вышестоящему руководству, когда тот допускает некорректное поведение в отношении своих подчиненных.
Скачать бланк – образец докладной о некорректном поведении
На сотрудника написано три докладных записки что ему грозит.
Здравствуйте.
Ну в законе нет четкого разграничения о том, какое количество докладных надо написать для дисциплинарного взыскания.
ТК РФ, Статья 192. Дисциплинарные взыскания
За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:
1) замечание;
2) выговор;
3) увольнение по соответствующим основаниям.
Федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине (часть пятая статьи 189 настоящего Кодекса) для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания.
К дисциплинарным взысканиям, в частности, относится увольнение работника по основаниям, предусмотренным пунктами 5, 6, 9 или 10 части первой статьи 81, пунктом 1 статьи 336 или статьей 348.11 настоящего Кодекса, а также пунктом 7, 7.1 или 8 части первой статьи 81 настоящего Кодекса в случаях, когда виновные действия, дающие основания для утраты доверия, либо соответственно аморальный проступок совершены работником по месту работы и в связи с исполнением им трудовых обязанностей.
Не допускается применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине.
(часть четвертая введена Федеральным законом от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
При наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.
То есть за небольшие провинности нельзя применить дисциплинарное взыскание.
В противном случае его можно обжаловать в суде.
Вам помог ответ? Да Нет
Успех предприятия напрямую зависит от качества выполнения сотрудниками своих непосредственных трудовых функций. Руководитель компании вправе ожидать от своих подчинённых неукоснительного соблюдения требований, а члены рабочего коллектива не обязаны систематически восполнять пробелы коллеги, которые тормозят рабочий процесс, мешая достижению поставленных целей.
Если вопрос «отлынивания» от дел или плохого выполнения положенного не получается разрешить в рабочем порядке, возникает ситуация, которая может потребовать привлечения работника, срывающего производственный процесс, к ответственности. Основанием для этого является служебная записка о невыполнении должностных обязанностей, которая иначе именуется докладной.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-45. Это быстро и бесплатно!
Если работник в течение длительного периода времени не находится на своем месте, это считается дисциплинарным проступком. Обычно, за это администрация может применить наказание – увольнение работника за прогул. Но перед этим очень важно правильно задокументировать такое отсутствие, и первым шагом составляется докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте.
Обязательно ли составлять докладную записку об отсутствии сотрудника
Докладная записка на сотрудника — это документ, который оформляется на провинившегося работника с целью донесения до руководства сведений о его дисциплинарном поступке.
Вместе с этим бланком ответственные лица также составляют акт об отсутствии работника на рабочем месте, который точно фиксирует время отсутствия, предпринятые меры для установления нахождения сотрудника и другие сведения.
После того, как оба этих документа передаются руководителю, он может изучить обстоятельства произошедшего, и вынести решение о досрочном прекращении трудового договора с сотрудником в связи с прогулом.
Но такой шаг требует полного и аккуратного оформления всех подтверждающих документов, поэтому докладную лучше всего составлять не «задним числом», а сразу в момент обнаружения этого нарушения.
Предварительно необходимо удостовериться, что это не вынужденный прогул,например, из-за болезни. Поэтому предварительно нужно попытаться связаться с работником и выяснить причину неявки. И если установить связь не удалось, либо работник не может достоверно объяснить причину, приступать к процедуре увольнения за прогул.
Закон не содержит обязательного требования по составлению докладной записки. В данной ситуации она является лишь еще одним документом, подтверждающим прогул, а также доносит сведения до руководства. Если компания небольшая, то ее можно и не составлять, поскольку директор обычно имеет возможность видеть и контролировать трудовую деятельность каждого своего подчиненного.
С другой стороны, оформление желательно в случае, когда работник не находится на своем месте уже более четырех часов, и у администрации есть желание уволить его за нарушение трудовой дисциплины.
В докладную можно включить не только информацию о проступке, который совершил работник, но также и порекомендовать руководству степень его наказания. Это имеет значение в больших компаниях, когда администрация может и не знать всех сотрудников в лицо, или непосредственный начальник хочет смягчить для него наказание. В этой ситуации записка поможет правильно оценить обстановку и выбрать адекватное наказание.
Внимание! Информация о возможном наказании должна иметь исключительно рекомендательный характер, поскольку окончательное решение об увольнении лежит на руководителе, и он может принимать решение не учитывая мнения подчиненных.
Важность составления записки повышается, если помимо дисциплинарной ответственности руководство хочет привлечь работника еще и к материальной. Докладная будет входить в пакет подтверждающих документов, и может содержать все необходимые сведения.
бухпроффи
Важно! Докладная – это информационный документ, а потому ее составления мало для правильного обоснования увольнения из-за прогула. Главным бланком, который будет фиксировать неявку работника, является акт об отсутствии работника на рабочем месте.
Кто должен составить докладную
Закон не определяет, какой именно работник наделяется правом на составления докладной о прогуле другого. Теоретически, это может сделать любой. На практике же необходимо соблюдать принцип субординации.
В связи с этим, обычно докладные записки составляет непосредственный руководитель прогульщика. Он лучше всего знает своих подчиненных, и именно он должен, в первую очередь, пытаться выяснить, почему один из сотрудников не появился на работе.
Если руководитель бездействует, то составить записку может любой другой работник. Например, отсутствие нарушителя сказалось на работоспособности другого отдела (не вышел наладчик, и из-за этого остановилась работа цеха или станка). В этой ситуации с докладной к руководителю может обратиться «пострадавшая» сторона.
Если предприятие небольшие, и разделения на отделы в нем нет, то составлять докладную может кадровик, либо специалист, ответственный за ведение табеля учета рабочего времени — ведь он по характеру своих обязанностей должен фиксировать появление или неявку каждого работника в оформляемых документах.
Образец докладной записки
Как написать докладную записку об отсутствии сотрудника на рабочем месте
Такой документ обычно оформляется в произвольном виде, но с соблюдением правил составления делового письма. В ней обязательно должен присутствовать ряд реквизитов. Докладная может заполняться и распечатываться на компьютере, либо быть написана ручкой на листе бумаги.
Сверху листа в правой части записываются название должности директора, либо лица, кому направляется докладная, название фирмы, полные Ф.И.О. Все сведения записываются в дательном падеже.
Дальше посередине листа проставляется название документа. Рядом можно предусмотреть графу для проведения регистрации — входящий номер и дата получения.
В следующей строке под заголовком можно кратко отразить содержание докладной, к примеру «О неявке на работу Иванова С. А.».
После этого повествовательно нужно рассказать о произошедшем событии. Сюда должны быть включены дата и время, когда обнаружилось, что работник не появился на своем месте, общая продолжительность отсутствия, название подразделения, в котором он работал, личные данные.
Далее нужно описать меры, которые составитель докладной предпринял, чтобы выяснить текущее место пребывания работника. К примеру, здесь можно написать, что производились звонки на сотовый телефон, городской телефон, отправлялись письма на e-mail и т. д.
Далее нужно описать, какие результаты были достигнуты, получилось ли выяснить причины отсутствия на работе. Здесь также можно описать, смог ли работник объясниться или отказался, если ли у него подтверждающие документы и т. д.
Если попытки связаться ни к чему не привели, это тоже нужно отразить в докладной. Далее можно описать — был ли причинен предприятию какой-либо ущерб из-за его отсутствия на рабочем месте. При положительном ответе можно указать степень этого ущерба.
Далее составитель докладной может посоветовать, какие именно меры следует применить к нарушителю. Это может быть как выговор, так и увольнение. Желательно обосновать, по какой причине рекомендуется сделать именно это. В этом же пункте можно указать сведения о том, привлекался ли данный работник к дисциплинарным наказаниям ранее.
На этом оформление документа завершено. Нужно отступить немного вниз, поставить свою подпись и дату составления.
Автор Денис Деловой На чтение 5 мин. Просмотров 188 Опубликовано
Информационная докладная записка — это документ, целью которого является побуждение вышестоящего лица принять какое-либо решение. Автор может составить докладную записку как по личному желанию, так и по указанию вышестоящего лица. Рассмотрим, как правильно писать докладную записку
Виды докладных записок
Внимание!
Скачать и заполнить бланки ДОКЛАДНЫХ ЗАПИСОК можно онлайн. Всё, что Вам требуется, — зарегистрироваться в интернет-бухгалтерии «Моё дело», чтобы работать быстро, чётко и грамотно!Докладные записки имеют несколько подразделений.
- По содержанию докладные делятся на информативные, отчетные и инициативные. Информативная докладная — документ, включающий в себя информацию о деталях и способах проведения работы. Записки данного вида составляются периодически.Отчетная докладная информирует начальника о результатах проделанной работы, выполнении указаний.Инициативная докладная записка побуждает вышестоящее лицо принять решение. В ней автор может изложить свои рекомендации и предложения.
- Также докладные записки делятся в зависимости от их адресата:
- внутренняя записка — документ, адресованный директору организации;
- внешняя записка адресуется лицу, находящемуся за пределами предприятия.
Внутренние докладные записки пишутся на обычном листе бумаги, внешние — на специальном бланке организации.
Составление докладной записки
Итак, рассмотрим структуру докладной записки вне зависимости от ее вида. Любая докладная записка состоит из 3 частей.
1 часть — включает в себя причины написания докладной, факты и события.
2 часть — анализ произошедшей ситуации, варианты решения проблемы.
3 часть — предлагаются наиболее подходящие по мнению автора действия, делаются выводы.
Перед тем, как начинать свое дело, необходимо определиться, какой выбрать ОКВЭД.
Если вы хотите заработать на маскарадных костюмах напрокат, читайте о том, как это сделать легко и эффективно.
Перед тем, как начинать свое дело, необходимо определиться, какой выбрать ОКВЭД.Оформление внутренней докладной записки
Для правильного оформления внутренней докладной проделайте следующие шаги.
- Вверху, в левом углу, напишите название рабочего отдела, из которого поступает информация.
- В верхнем правом углу укажите адресата, его должность, фамилию, инициалы.
- В центре или около левой границы листа заглавными буквами напишите название документа.
- На следующей строке проставьте дату и индекс докладной. Дату пишите арабскими цифрами, например 31.07.13 г., тот день, когда документ был составлен и подписан.
- Кратко напишите суть докладной записки.
- Дальше идет, непосредственно, сама информация, которую необходимо донести руководителю.
- В заключение, проставьте свою должность, фамилию и инициалы, подпись (все на одной строке).
Бланк внешней докладной записки
Как уже было сказано, для составления внешней докладной используется специальный бланк. Форма докладной записки включает в себя:
- название организации
- наименование документа
- номер документа и дата составления
- город составления
- адресат (должность, инициалы, фамилия)
- заголовок к тексту (начинается словами «Касательно…», «О…»)
- сам текст докладной записки
- должность, фамилия, инициалы, подпись составителя
Пример докладной записки
Рассмотрим образец написания докладной записки на сотрудника на примере внутренней докладной.
Коммерческий отдел
Директору ООО «Импульс»
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Иванову А.Л.
9.07.13. №5
о командировании сотрудника отдела на фабрику косметики «Прекрасная»
В связи с расширением ассортимента товаров нашей фирмы и формированием плана рекламной компании на 2013 год прошу командировать специалиста коммерческого отдела Петрову Л.М. на фабрику косметики «Прекрасная» для ознакомления с новыми технологиями создания косметической продукции, а также согласования вопросов развития договорных отношений с данной организацией на срок с 10.07.13 по 13.07.13.
Начальник отдела (подпись) Комаров И. А.
Докладная записка о прогуле (образец)
Докладная записка о прогуле служит для информирования руководителя об отсутствии работника на рабочем месте. Содержит побуждение привлечь отсутствующего к дисциплинарной ответственности.
В тексте докладной о прогуле сначала указывают сам факт отсутствия сотрудника, затем выдвигают просьбу решить эту проблему. Структура докладной остается прежней.
Главный отдел
Директору ООО «Сладкоежка»
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Краснову И. Ф.
Довожу до вашего сведения, что 11 сентября 2012 г сотрудник Белов З.Ю. отсутствовал на рабочем месте по неопределенной причине. Ставлю Вас в известность, что сотрудник не является на работу уже 4 раз за последние два месяца.
Прошу Вас применить к Белову В.В. меры дисциплинарного воздействия, так как его прогулы способны существенно снизить производительность нашего предприятия.
Заместитель директора (подпись) Горшков Ю.Г.
Докладная записка о нарушении дисциплины
Докладная записка на имя руководителя о нарушении дисциплины включает в себя ФИО провинившегося, вид нарушения, количество подобных проступков и возможные пути решения ситуации.
Терапевтическое отделение Главному врачу
ИЛПУ «Городская больница №5»
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Веткину И.Д.
Довожу до вашего сведения, что 14 августа 2010 года, медицинская сестра терапевтического отделения Палкина Н.Н. присутствовала в больнице в состоянии алкогольного опьянения..
Прошу наложить на Палкину Н.Н. дисциплинарное взыскание в соответствии с ТК РФ.
Старшая медсестра (подпись) Иванова Н.Ю.
Скачать образцы (бланки) в формате doc (Word) докладных записок можно здесь:
Как зарабатывать на российских и зарубежных фотобанках и фотостоках — читайте в нашей статье.
Как заработать на новогодних открытках — https://bsnss.net/ideas/prazdniki/novogodnie-otkryitki-ruchnoy-rabotyi-kak-zarabotat-tvorchestvom.html
Онлайн консультация доктора — современный прибыльный бизнес в интернете.Джейн Смит Обновлено 27 июня 2018 г.
Когда вы основали свою компанию, с коммуникациями не возникло проблем. Разговор лицом к лицу означал, что все получили одно и то же сообщение в одно и то же время. Если у кого-то возникли вопросы, они получили ответ на месте. Тогда вы могли проверить всех на предмет понимания и скорректировать сообщение до того, как слухи пустят корни. Всплеск роста компании означает, что вы должны выбрать новый способ заявить о себе.Пришло время отправить заметку.
Когда все должны знать
Если вы когда-нибудь играли в «телефон», то вы уже знаете, что происходит. Чем больше людей передают информацию, тем меньше общего у полученного сообщения с первоначальным намерением посланника. Чтобы написать эффективную заметку, отправьте последовательное сообщение. Это оставляет мало открытых для толкования или путаницы. Кроме того, держите это коротким. Чем меньше слов вы используете в своей заметке, тем больше вероятность, что все поймут, что вы хотите передать.Включите призыв к действию в свою заметку и закройте с помощью легко выполняемого действия.
Совет
Заканчивайте информационные заметки «Не требуется никаких действий», говорит тренер по копирайтингу Невилл Медхора.
объявляют об изменениях в руководстве высокого уровня
Некоторые компании меняют менеджеров так часто, что вам нужна система показателей, чтобы отслеживать, кто еще в игре, а кто нет. Заметки помогут вам представить нового босса, попрощавшись со старым. Знание того, кто отвечает, и каких изменений следует ожидать, помогает компании сохранять сотрудников и поддерживать моральный дух.Записки также позволяют новому менеджеру:
- Ввести новых сотрудников или политики.
- Предотвратить или раздавить слухи.
- Сбор проверяемой обратной связи.
Введение новых сотрудников или политик Памятка
От: Том Пирсон, Менеджер Пятого округа
Относительно: Новый менеджер по приходу, Джеральдин Хайнс
Уважаемый персонал Comstock: Начало 15 марта 2018, у вас будет новый Региональный менеджер Пятого округа.После 35 лет непрерывной работы я оставляю всех вас ради захватывающего будущего.
В прошлом году я с удовольствием обучил своего преемника Джеральдин Хайнс. Джеральдина продемонстрировала, что она разделяет видение компании, чтобы быть предпочтительным работодателем здесь, в Долине Солнца. Я уверен, что она приведет всех вас в стратосферу по мере того, как мы объединяем наши колл-центры и расширяем доступность нашего донорского сайта.
Пожалуйста, дайте Джеральдин такой же уровень мастерства, какой вы дали мне, нашим сотрудникам и нашим донорам.
Том Пирсон, менеджер по связям с общественностью, District Five
Слухи о предупреждении или подавлении
Уважаемые члены команды Warshaw: Ходили слухи о возможности увольнений в наших магазинах в Аризоне. Я заверяю всех членов команды, что ваша работа никуда не денется.
Пыльная буря 7 марта подняла угол крыши. Этот ущерб означает, что мы должны закрыть магазин для ремонта в период с 10 марта по 15 мая.Никаких действий не требуется до тех пор.
Аллен Грейсон, генеральный директор
Собрать проверяемую заметку с отзывами
Кому: синие, зеленые и красные команды
Относительно: 10-й ежегодный 5K бег с друзьями и веселые забеги
В прошлом году наш маршрут Buddy Walk и Fun Run пролегал вдоль улицы Томас-роуд. В городе убрали тротуары во время строительства новой средней школы. Пожалуйста, оцените прикрепленные новые маршруты.Рейтинги должны быть представлены через пять дней. Пошлите ваши рейтинги Эллен Барстоу в отделе кадров. Первые 10 рейтингов, которые она получит, получат подарочную корзину Buddy-Run стоимостью 150 долларов.
.Как написать эффективную записку
Это общее руководство о том, как написать заметку (иначе «меморандум», если вы хотите быть техническим), что:
- … читают.
- … имеет четкую цель.
- … облегчает жизнь каждому.
- … передает ваше сообщение в наименьшее возможное время.
Давайте начнем!
Что такое памятка?
Записка — это записка для группы людей, в которой им предлагается что-то сделать или информируется о новой политике.
Примерами причин для отправки напоминания могут быть:
- ИТ-специалист, отправляющий напоминание о том, что все пароли необходимо обновлять каждые 60 дней.
- Офис-менеджер, напоминающий людям, что нужно положить все блюда в раковину к концу дня.
- Генеральный директор объясняет новую политику бонусов.
- Вице-президент сообщает, что их подразделение отстает на год и должно соответствовать определенным цифрам.
Записка обычно отправляется по электронной почте и может заменить необходимость проведения целого собрания по небольшой теме, которая может быть объяснена в записке.
Запискиимеют тенденцию превращаться в хулиганство и хулиганство … и длинная и скучная заметка может легко потратить много времени и начать вызывать НЕНАВИСТЬ людей, получающих (и читающих) будущие заметки. Это плохо!
К счастью, есть несколько очень простых советов, которым мы можем следовать, которые сделают нашу заметку легкой, быстрой и, возможно, веселой!
Прежде чем писать заметку, запомните эти 5 вещей:
Многие заметки длинные, бессвязные, и к концу вы даже не знаете, что это за хрень.
Сначала задайте себе эти вопросы:
- «Это вообще НУЖНО быть памяткой?»
- «Это займет время людей…. Это то, что может подождать?»
- «Если бы я получил эту записку в своем почтовом ящике, я бы просто закатил глаза?»
- «Если бы я мог заставить людей предпринять ОДНО действие после прочтения этой записки, что бы это было?»
Если вы не можете ответить ни на один из этих вопросов, возможно, вам следует подумать над отправкой этой записки.
Бесполезные записки занимают время, вызывают ненужное разочарование и возлагают больше работы на уже занятых людей. Поэтому перед отправкой рассылки необходимо убедиться, что памятка на 100% необходима!
Иногда заголовок заметки становится комичным длинным, и его очень трудно читать.
Заголовок часто не очень важен, поэтому вы хотите минимизировать объем занимаемого заголовком пространства, например:
_______________________________
От: Невилл Медхора
Кому: Вся команда продаж.
Причина: Отправьте мне по электронной почте информацию о прогрессе квоты до 17:00 сегодня.
_______________________________
Помните, что многие люди открывают свои сообщения и электронные письма на разных устройствах, таких как планшеты и телефоны, и если ваш заголовок слишком длинный, им приходится прокручивать значительную сумму, чтобы увидеть настоящую суть заметки.
Если вы следовали Memo Tip # 1, то вы знаете точное действие, которое вы хотите предпринять читателями вашей заметки. Получить к этой части действия как можно быстрее!
Нет необходимости растягивать заметку, добавлять ненужные комментарии или использовать большие слова, чтобы выглядеть умнее.Просто перейдите прямо к делу.
Если вы чувствуете себя умным или энергичным, не стесняйтесь использовать изображение, подобное этому!
Кто сказал, что хорошо сделанные заметки не могут быть веселыми? 🙂
Убедитесь, что вы повторили именно то, что вам нужно от людей в конце заметки:
_______________________________
ЧТО МНЕ НУЖНО ОТ ВСЕХ:
Пришлите мне по электронной почте ваш любимый торт сегодня к 5 вечера!
_______________________________
Простое указание того, что вам нужно от людей в конце, значительно увеличит количество людей, предпринимающих действия.
Давайте сэкономим огромное количество времени для всех, если что-то не нужно делать, просто скажите это!
В конце заметки просто напишите в конце:
_______________________________
Никаких действий не требуется.
_______________________________
Эти три слова позволяют всем понять, что им больше нечего делать.
Характеристики большой записки:
- Самый первый раздел напоминает им, какое действие предпринять.
- Главное сообщение очень короткое и точное.
- Самый последний раздел напоминает им, что нужно предпринять.
Характеристики плохой заметки:
- Супер длинный заголовок.
- Говорит очень корпоративным тоном, который надоедает людям.
- Suuupppeerrr длинный текст, который трудно прочитать.
- Много ненужных деталей.
- Основная мысль памятки не сразу очевидна.
- В последнем разделе не говорится о действиях людей.
Быстрый контрольный список для проверки перед отправкой заметки.
Следуя этому быстрому контрольному списку, вы можете превратить длинную и скучную заметку в быструю и эффективную заметку !
Итак, перед отправкой заметки, не забывайте следовать этим кратким указаниям:
- Убедитесь, что запрашиваемое вами действие достойно целой заметки.
- Дайте объяснительную записку в заголовке из одного предложения. Короче = лучше.
- Доберись до сути сразу. Перечитайте свою записку и устраните ненужную болтовню.
- В последней части заметки должно быть точно указано, какие действия вы хотите, чтобы люди предприняли.
С уважением,
Невилл Медхора
Хотите показать своей команде отличное видео о том, как написать памятку? Покажите им это, как написать отличное видео!
Загрузите это руководство в формате PDF для совместного использования:
— Получите эту статью как PDF, Word и файл Google Doc —
— Сохраните ее в своих файлах для дальнейшего использования —
— Отправьте новым сотрудникам в офисе —
П.S. Если эта статья в совокупности предотвращает 100 000 плохих записей в год, мы можем сэкономить во всем мире более 166 666 потраченных впустую часов!
Каждое сообщение отправляется 20 людям.
Каждая записка тратит 5 минут времени на человека.
[100 000 записок] x [20 человек] x [5 минут] = 10 000 000 минут = 166 666 часов сэкономлено.
P.P.S. Отправьте ссылку на эту статью коллегам и друзьям:
https://kopywritingkourse.com/how-to-write-a-memo/
Наши тренинги бывают быстрыми и эффективными, и даже если вы просто выберете одну новую концепцию, вы сможете быстро окупить все свои инвестиции.Он обучает вас и коллег по:
- Написание копии сайта, которая делает продажи или регистрацию.
- Создание высоко конвертирующих постов в блоге.
- Написание автоответчиков, которые автоматически отправляют маркетинг и делают продажи.
- Написание электронных писем, которые приносят продажи и внимание.
By Kristen May Обновлено 29 января 2019
Работодатели, которые боятся увольнения, могут вздохнуть с облегчением после того, как уволенный работник уходит; но работа еще не закончена. После того, как уволенный сотрудник покинет помещение, напишите короткую записку людям, которым необходимо знать об отъезде. Это могут быть сотрудники службы безопасности, менеджеры, те, кто работает в отделе уволенных сотрудников, и люди, которые регулярно общались с уволенными сотрудниками.
Совет
Объявление об увольнении сотрудника требует такта. Ваше объявление должно быть четким и точным, а также защищать конфиденциальность и достоинство бывшего сотрудника. Ваше объявление может также побудить сотрудников рассмотреть возможность подать заявку на открытую вакансию.
Четко заявить об увольнении
Напишите предложение, в котором просто и ясно говорится, что названный сотрудник был уволен. Еще один способ выразить это, что компания и бывший сотрудник расстались.Вам не нужно указывать причины для увольнения, и на самом деле следует избегать объяснения причин, которые могут быть предъявлены вам или могут вызвать недоброжелательность.
Добавьте предложение или фразу, указывающую, когда прекращение вступает в силу. Это позволяет сотрудникам знать, что они не должны видеть человека в помещении после даты вступления в силу.
Желаю сотруднику хорошо
Напишите предложение, выражающее ваши наилучшие пожелания в отношении этого уволенного сотрудника. Это помогает поддерживать позитивный тон в записке и признает тот факт, что сотрудник внес вклад в ваш бизнес и, вероятно, имел друзей в компании, которые заботятся о своем будущем.
Мы ценим работу, которую Джон проделал для нашей компании, и желаем ему всего наилучшего в его будущих начинаниях.
Объясните предстоящую рабочую нагрузку
Один из главных вопросов, который будет у ваших оставшихся сотрудников, — придется ли им выполнять дополнительную работу из-за отсутствия уволенного сотрудника. Упомяните в памятке, кто будет выполнять работу уволенного сотрудника в будущем.
С завтрашнего дня у нас будет временный сотрудник на этой должности.До этого времени направляйте все неотложные задачи или вопросы Мэри Смит.
Приглашение на работу для текущих сотрудников
В последней части памятки у вас есть возможность пригласить своих сотрудников, чтобы помочь вам заполнить открытую вакансию. Напишите два или три предложения, описывающие, какую квалификацию должен иметь идеальный кандидат, каковы ваши сроки для заполнения должности и кто является главным специалистом для сбора резюме. Не забудьте указать, хотите ли вы продвигать свою рекламу внутри страны, прежде чем начинать внешний поиск.Это дает положительное завершение заметки и помогает получателям смотреть в будущее, а не останавливаться на работнике, которого вы должны были уволить.
Мы начинаем поиск кого-то, чтобы заменить Джона в его роли менеджера по коммуникациям. Эта должность требует степени бакалавра в области коммуникаций, маркетинга и смежных областей, а также не менее пяти лет опыта работы в сфере связей с общественностью или маркетинга. Если вы заинтересованы в этой должности, обратитесь к своему руководителю, который свяжется с HR от вашего имени.
.Советы
В убедительной записке вы должны постоянно помнить чувства своего читателя. Подумайте, как человек отреагирует на то, что вы говорите. Что убедит его или ее с большей готовностью? Насколько вы должны полагаться на логику, и насколько вы должны апеллировать к эмоциям?
Шаги
1. Откройте заявление, которое фокусирует внимание читателя на проблеме.
предложения
- У всех нас есть наши любимые мозоли, и мы все знаем, как легко человеку с другой личностью проникнуть под нашу кожу. Однако, чтобы работать эффективно и качественно, мы должны сплотиться. Мы не можем позволить личностным различиям мешать нашей продуктивности.
- Поскольку до первичных выборов осталось меньше месяца, пришло время еще раз зарегистрироваться для голосования.
- Мы не можем просто игнорировать правительство. Иногда мы должны сделать наши голоса услышанными. Поскольку законодательный орган штата скоро будет голосовать по законопроекту об образовании, это один из таких случаев.
- В течение некоторого времени у нас была относительно либеральная политика в отношении использования телефона сотрудниками; но, как вы знаете, из-за злоупотреблений со стороны некоторых, мы должны ужесточить политику для всех.
- Как коллега, я знаю, как вам всем нравится встречаться с другими людьми в нашей области.У нас есть такая возможность в ближайшее время.
Фразы
- согласно опубликованному объявлению
- знаю о вашей заинтересованности в
- поправка к контрактам с работниками
- на последнем заседании правления
- из-за недавних инцидентов
- потому что мы все хорошо работаем вместе
- на благо всех
- стало необходимо до
- попросил всех сотрудников
- столкнулся с некоторыми проблемами с
- выпустили директиву относительно
- имеют некоторые опасения по поводу
- попросили воздержаться от
- — прекрасная возможность для
- настоятельно рекомендуется
- нужна возможность до
- поднял вопрос относительно
- отчетов показывают, что
- проблема привела к
- эта новая политика будет
- , чтобы открыть линии связи
- , чтобы устранить любую путаницу
- увеличить посещаемость на
- установит новый
- повлияет на всех сотрудников
- хотел бы объяснить
2.Укажите, что вы хотите убедить читателя делать или не делать.
предложения
- Мы решили работать в более крупных командах в надежде, что это облегчит некоторые текущие конфликты личности. Тем не менее, мы призываем вас самим разобраться со своими различиями. Нам очень нужна ваша поддержка и командная работа.
- На следующей неделе корпорация Doe спонсирует день регистрации избирателей для наших сотрудников.Мы надеемся, что все вы воспользуетесь этой возможностью, чтобы зарегистрироваться, если вы еще этого не сделали.
- Этот законопроект значительно сократит имеющиеся школьные средства, что приведет к еще более низкой заработной плате для наших учителей, уменьшению количества учебников и других учебных материалов для наших учеников и еще одному увеличению численности класса. Мы, как ответственные граждане, рекомендуем вам написать своему представителю и сказать ему или ей проголосовать против этого законопроекта.
- Мы знаем, что большинство из вас не злоупотребляют своими телефонными привилегиями, и мы искренне ценим это.Но пока мы не сможем поощрить тех немногих, кто злоупотребляет привилегиями, сотрудничать, мы все должны заплатить цену. Пожалуйста, сотрудничайте с нами и следуйте новой политике.
- Мы проводим прием для доктора Эрика Доу в среду с 5:30 до 7:00 вечера. Он выступит с лекцией ранее в тот же день в 15:00. в зале заседаний. Пожалуйста, посетите прием или лекцию.
Фразы
- придерживаться новой политики
- советуют всем сотрудникам до
- принимают следующие меры
- просим вашего сотрудничества с
- посещаемость обязательна
- каждый несет личную ответственность за
- приглашаем вас представить свой
- необходимо, чтобы мы
- важно для
- обязательно, что
- нужно улучшить связь
- просьба всем
- запросить всех сотрудников
- предполагают, что мы
- , чтобы осознавать
- , чтобы преодолеть это препятствие
- , чтобы лучше приспособить
- , чтобы завершить этот проект в срок
- верят что это будет
- призываю вас воспользоваться этой возможностью для
- сформирует комитет
- хотел бы, чтобы все в отделе до
3.Объясните, почему читатель должен сотрудничать. Привлечение внимания к личной выгоде поможет.
предложения
- Все мы испытываем удовлетворение, когда нам удается разрешить или избежать конфликта.
- Голосование — это один из способов стать активным гражданином и показать свой патриотизм. Слишком многие из нас не могут воспользоваться этим правом.
- Если бы этот законопроект был принят, то не только это было бы тяжело для школ, но и увеличило бы налогооблагаемый доход каждого человека еще на пять процентов.
- Для нас большая честь иметь здесь доктора Эрика Доу. Мы все можем извлечь выгоду из его обширных знаний и опыта.
- Если мы все соберемся вместе и будем следовать новой политике, я думаю, мы найдем жизнь намного легче для всех. Если после того, как мы все последуем этому, мы обнаружим, что политика действительно слишком жесткая, мы можем снова ее ослабить.
- Совместная работа в команде не только улучшит качество вашей работы, но и повысит вашу общую производительность.Кроме того, это поможет вам оценить ваших коллег и даже завести новых друзей.
Фразы
- может все с нетерпением жду
- все могут выиграть от
- зависит от каждого человека до
- на благо
- все вложили много
- не сомневаюсь, что у вас будет
- представьте результаты, если мы все
- увеличение общей производительности
- увеличить наши знания
- не может быть сразу популярным
- нужно воспользоваться
- наши наблюдения показывают
- требует постоянных усилий
- должен увидеть результаты рано на
- цель этого изменения к
- эта политика была разработана до
- , чтобы улучшить наши навыки
- до улучшения в
- до успешного завершения
- будет отражено в нашем
- улучшит связь между
- улучшит наше понимание
- минимизирует дублирование усилий
4.Завершите призыв к действию. Добавьте любую дополнительную информацию, которая может понадобиться читателю.
предложения
- Новая политика вступит в силу во вторник утром. Нам нужно сотрудничество каждого сотрудника, чтобы он работал.
- Компания проведет диск регистрации избирателей в холле 20 сентября с 11:00 до 13:00. Это расписание должно позволять вам регистрироваться во время обеденного перерыва, если это ваше единственное доступное время.
- Дайте нам знать, если вы планируете посетить прием, чтобы мы могли предоставить достаточно закусок.
- Помимо ущерба для образования наших детей, законопроект лишит учителей еще большего, чем они заслуживают. Пусть ваш представитель знает, как вы себя чувствуете сегодня.
- Давайте все приложим больше усилий, чтобы преодолеть наши разногласия и научиться работать вместе.
Фразы
- значимый путь к
- открыты для предложений
- может достичь нашей цели
- поощряют вас к
- для вашего сотрудничества
- для вашего энтузиазма
- поддержите
- с нетерпением жду
- взять на себя обязательство
- нужна ваша помощь с
- , пожалуйста, сделайте все возможное, чтобы
- просьба разрешить до
- приложили все усилия к
- в случае возникновения проблем
- воспользоваться возможностью до
- спасибо за
- , чтобы увидеть вас на
- услышать ваши мнения и предложения
- внести необходимые изменения
- , чтобы сделать этот плавный переход
- призываю вас принять участие в
- встретимся на
- состоится в
- вступит в силу с
- приветствовал бы ваш вклад