пример написания. Как пишется служебная записка: образец
Во всех организациях для работы используется много документации. Важной бумагой считается служебная записка. Она служит способом взаимодействия между работниками и руководством. Пример написания служебной записки позволит научиться грамотно ее составлять. Об этом пойдет речь в статье.
Для чего требуется подобный документ?
Служебной запиской называют форму документооборота на предприятии, которая позволяет эффективно и быстро решать производственные задачи. Целью этой бумаги считается оповещение руководящего лица о проблеме, а также предложения по ее разрешению или согласованию имеющихся действий.
Документ считается доказательством того, что специалистом освещена проблема, которая у него возникла. Если сотрудник не может ее разрешить самостоятельно и в виде записки предоставляет это другим работникам, то с него снимается ответственность за несвоевременно или некачественное решение вопроса. Специальной формы составления нет у служебной записки. Образец служебной записки будет служить примером. Она может быть рукописная или электронная, все равно руководитель должен ее рассмотреть.
Цели и типы документа
Служебное письмо предназначено для оповещения должностного лица о сложностях или о внесении предложений относительно работы. Бумага считается подтверждением, что сотрудник не только исполняет свою работу, но и замечает проблемы, которые и освещает в документации.
Служебные записки делятся на:
- Те, которые включают факторы произошедшего события или отрицательного явления. К ним относят объяснительные, докладные, акты о нарушениях и жалобы.
- Те, которые служат пояснением к основным документам. К ним относят записки на списание или покупку материалов, о выделении средств, повышении в должности, премировании.
Этот документ составляется между подчиненными и работодателем. Образец служебной записки на приобретение оборудования или необходимых товаров такой же, как и в других случаях. Только необходимо полностью осветить волнующий вопрос по конкретной проблеме.
Информация
В содержании этого документа освещаются производственные, материальные, хозяйственные вопросы. В нем можно сообщить о премировании, повышении или понижении по должности. Получается, что работник может написать просьбу о предоставлении средств для производственного пользования. В содержании может быть указана жалоба на определенного сотрудника или руководителя.
Если дело касается награждения персонала, то работодатель составляет записку в форме ходатайства на имя своего начальника. Там освещаются заслуги конкретного работника, вносятся предложения о методах премирования. Внутрипроизводственное письмо составляется в рукописном виде или же в печатной форме. Образец служебной записки на премию позволит грамотно составить документацию.
Основания
Пример написания служебной записки может понадобиться каждому сотруднику. Обычно в ней 2 части. В первой руководство оповещают о факте или событии, а во второй указываются просьбы, предложения. Составлять обращение необходимо в том случае, если:
- Есть нарушения, которые привели к каким-либо непредвиденным действиям.
- Требуется вмешательство руководителя, к примеру, есть нехватка материально-технических средств для окончания проекта.
- Неявка сотрудника на работу или его приход в наркотическом (токсическом, алкогольном) опьянении.
- Есть предложение по премированию сотрудников за результаты работы.
- Необходимость отправления какого-либо лица в командировку.
- Вызов сотрудника из отпуска или выходного.
- Любая ситуация, где требуется вмешательство руководителя.
Образец служебной записки на сотрудника такой же, как и в остальных случаях. В ней важно прописать все нюансы, касающиеся дела.
Пример
Всем работникам важно знать, как писать служебную записку. Образец этой бумаги включает нюансы, которые обязательно должны присутствовать. К обязательным требованиям по написанию относят:
- Важно обозначить адресата. В правом верхнем углу листа пишется Ф. И. О, должность того, для кого оформляется обращение.
- Ниже прописывается название документа и номер.
- Затем необходимо изложить проблему или ситуацию, с которой следует разобраться.
- Потом обозначаются предложения по решению вопроса или указываются действия, которых автор ожидает.
- В конце нужно обозначить свою фамилию, инициалы и должность.
Пример написания служебной записки представлен в статье. Им можно пользоваться при любой необходимости составления данной бумаги.
Нюансы
При любой проблеме будет легче составить бумагу, если знать, как пишется служебная записка. Образец этого документа примерный, в зависимости от ситуации могут быть дополнены некоторые пункты. Также важно знать нюансы написания:
- Составляется служебная записка на листе А4.
- При рукописном варианте используется синяя ручка.
- Если выбран электронный вариант, то шрифт выбирается тот, которым принято составлять документацию на предприятии.
- Левый отступ составляет 2,5 — 3,5 см, правый – 1,25 — 2,5 см.
- Верхние и нижние отступы равны не менее 2 см.
Какая бы форма написания ни была выбрана, пример написания служебной записки одинаковый. Рассматривают их тоже по общим правилам.
Электронный документ
Если в учреждении возможен обмен информацией с помощью электронных средств, включая электронную почту, то отправление записки будет проще. К преимуществам данного документооборота относят оперативность рассмотрения служебной записки.
Образец служебной записки в электронном виде такой же, как и при рукописном виде. Большой разницы нет. В основной части так же обозначается основная проблема или сложившаяся ситуация. Отличием считается то, что не требуется обозначать адресата. Лицо, которому направляется обращение, вносится в строку «Адрес». Если учитывать обмен документами, то в строке «Тема» надо обозначить, кому предназначено послание.
В оформлении электронной почты обычно есть подпись, которая будет вставлена в текст автоматически. Это экономит время, включая написание. Если на почте не получается идентифицировать отправителя, то в конце обозначается имя и должность.
При отправлении послания через электронную почту важно указывать оповещение о прочтении сообщения. Уведомление будет служить подтверждением, что служебная записка была отправлена в конкретное время.
На что надо обратить внимание?
При составлении записок нужно учитывать несколько важных аспектов:
- Ходатайство пишется на руководителя конкретной организации. Должно быть обозначено название продукции, количество и назначение.
- Записка на конкретного работника или группу лиц составляется с указанием вышестоящего руководителя, которому подчиняется автор, и лица, на кого оформляется документ.
- При необходимости замены старого оборудования следует указать причины, по которым просьба должна быть удовлетворена.
- Письмо о премировании оформляется с обозначением достижений сотрудника.
- При желании повышения в должности надо обозначить полные сведения о том, с чем связана эта просьба. Такой документ составляется начальником отдела.
- При жалобе о недоплате надо обозначить сумму, причины этого и возможных виновных лиц.
- Если записка составляется по причине поломки оборудования, важно указать, из-за чего это произошло.
- Жалоба о несвоевременном составлении документации оформляется с указанием периода, в какое время должна была получена бумага и ее название.
Соблюдая эти простые правила, получится составить грамотную служебную записку. Именно такая форма соблюдается в большинстве организаций.
Рассмотрение
После написания документа его регистрирует ответственное лицо. Затем он поступает на рассмотрение, а потом отправляется адресату. Последний должен поставить резолюцию, например, «Исполнено» или «Отклонено». Четких требований закона к написанию служебных записок нет, но все же необходимо включать все пункты.
Для небольшого предприятия этот документ может считаться лишней формальностью, которая отнимает силы и время. Но в крупной организации, где трудится много сотрудников, есть отделы, записка может быть помощником. Она будет письменным напоминанием о взаимодействиях между отделами.
Халатность в отношении составления записки может привести к лишней трате времени, ведь придется выяснять какие-либо обстоятельства, искать виновных в появившихся проблемах. Поэтому на каждом предприятии важно ответственно относиться к написанию документа. Это позволит грамотно организовать работу и не тратить время на выяснение различных проблем.
fb.ru
Как правильно писать служебную записку: образец + примеры
Служебная записка, являясь одной из основных форм официального общения и связи, играет важную роль в работе любой организации. Необходимо разобраться подробнее в вопросах, что представляет собой этот документ, как должен выглядеть образец служебной записки, как правильно писать ее (на конкретном примере).
Для каких целей необходим документ этого типа
Служебная записка представляет собой разновидность докладной. Это документ информационно-справочного типа, необходимый для информационного обмена и взаимодействия внутри организации между отделами, структурными подразделениями одного управленческого уровня (на горизонтальном уровне). То есть, если обратиться к руководителю или специалисту другого отдела, то составляется именно служебная записка, а если обращение происходит к начальнику вышестоящего уровня, то будет использоваться уже докладная. Разница между ними только в этом.
Для специалистов и персонала вовремя составленные письменные служебные записки могут принести пользу в том смысле, что они будут доказывать усилия конкретного специалиста в разрешении той или иной проблемы.
Служебная записка используется сугубо для коммуникации внутри деловой организации и необходима в том случае, если решение конкретного вопроса зависит от сотрудника (начальника) другого отдела.
Например, составляются такие документы для:
- извещения или объявления какой-либо новости;
- в качестве сопроводительной записки для основного сообщения;
- запроса информации;
- выдачи инструкций различного типа, и другое.
В тексте в достаточной лаконичной и понятной форме излагается различная информация, просьбы, заявки, предложения.
Традиционно документы составляются в письменной форме на бумажном листе А4, однако с развитием электронного документооборота в компаниях все чаще служебные записки заполняются в электронной форме на компьютере. Это имеет свои достоинства, например, возможность рассмотреть тот или иной вопрос оперативно и без задержек.
Внимание! Документ может быть написан в произвольной форме, поскольку законы России не предусматривают никаких обязательных требований к его составлению или оформлению.
Определенная специфика может быть закреплена в правилах делопроизводства конкретной организации, но в любом случае такие бумаги составляются примерно по одному типажу.
Правила написания служебной записки
«Неписаные» правила составления документа этого типа рекомендуют придерживаться следующего плана.
- Наверху листа, в «шапке» документа необходимо указать в дательном падеже адресат, кому направлена записка: должность; название организации; ФИО.
- Ниже, посередине пишется название «Служебная записка», с указанием ее номера и даты составления.
- Далее прописывается непосредственно текст, информационное обращение. Текст может начинаться также с заголовка о предмете записки. Составитель достаточно лаконично описывает ситуацию, в конце приводит просьбу, действия, которые необходимо выполнить.
- Ниже прописывается должность составителя, ФИО, подпись с расшифровкой.
На документе ставит подпись сотрудник, его составивший; если же на записке должен расписаться начальник отдела, то подпись сотрудника будет находиться в левом нижнем углу (в месте для исполнителя).
В некоторых ситуациях, при участии заинтересованных лиц, в записке проставляются их визы: фамилия, инициалы имени и отчества, дату и подпись с расшифровкой.
Если говорить о служебной записке в электронном виде, то она составляется практически также. Единственное отличие — в электронных документах нет необходимости заполнения «шапки», то есть указания адресата. При электронном документообороте вся организация оказывается соединена в одну сеть, и просто достаточно в строке «Тема» выбрать нужное лицо. Также и подпись: ее ставить не нужно, потому что в системе документооборота подпись изначально назначена за конкретным лицом.
Важно! Письменные служебные записки рекомендуется регистрировать через проставление номера и даты, в случае разбирательств по какому-либо вопросу на нее можно оперативно сослаться.
Для электронных документов полезно создать определенную папку на жестком диске, в которую под своими порядковыми номерами будут помещаться все записки.
Пример составления документа
Чтобы показать в наглядной форме, как нужно правильно писать служебные записки, приведем следующий пример.
Директору ОАО «Древо»
Филипповой И.Г.
начальника отдела по производству
плодоовощной продукции
Служебная записка
22.07.2016 №33
Работники Жолин С.Л. и Которский Е. Р. в течение 2-х (двух) месяцев добросовестно выполняют свои должностные обязанности и перевыполняют рабочую норму. На этом основании прошу Вас премировать работников Жолина С.Л. и Которского Е. Р. денежной премией. Прилагаю подробную информацию о выполненном этими сотрудниками объеме работы.
Начальник отдела по производству
плодоовощной продукции
Третьяков С.Б.
В завершение следует сказать о том, что документы данного типа являются отличным способом официальной коммуникации, извещения своих коллег внутри организации. Каждому работнику нужно помнить о том, что вовремя составленная и задокументированная записка способна не только повысить эффективность работы и хорошо зарекомендовать вас в глазах начальства, но и упредить возможные сложности, разрешить какие-либо проблемы и недопонимания.
Создание служебной записки: видео
socgramota.ru
Как написать служебную записку? Образец, пример написания, бланк
Как написать служебную записку (образец)? Данный вопрос часто волнует сотрудников различных предприятий, организаций, ведомств и учреждений. Записка – это способ для сотрудника донести свою позицию, мнение, либо определенную информацию до руководства или другого работника. В статье содержатся ссылки на образец служебной записки, а также ее бланк. Кроме того, раскрывается информация о том, как правильно написать служебную записку.
Скачать образец служебной записки
Скачать бланк служебной записки
СОДЕРЖАНИЕ СТАТЬИ:
Для чего нужно писать служебную записку?
Служебная записка – это документ, с помощью которого реализуется одна из форм взаимодействия сотрудников организации, позволяющий разрешать различные вопросы в сфере деятельности той или иной фирмы.
Основной задачей служебной записки является донесение от одного работника другому сведений о различных нюансах трудовой деятельности, существующих проблемах и путях их разрешения.
Кроме того, данный документ позволяет разрешить возникшую у сотрудника проблему сообща, путем ее вынесения на обсуждение, заострения на ней внимания другого работника или начальства. Путем направления служебной записки сотрудник может не только получить поддержку, но и распределить ответственность.
Законодательство не устанавливает какой-либо утвержденной формы служебных записок, соответственно их можно составлять в произвольном виде. В то же время, документ может быть составлен в письменной, либо электронной форме. При написании записки используется официально-деловой стиль.
Пример составления служебной записки, ее форма, шаблон
Несмотря на то, что бланка служебной записки, разработанного на законодательном уровне, не существует, по ссылке в начале статьи можно скачать бланк документа, подготовленный на профессиональном уровне и актуальный в настоящее время.
В документе отражаются следующие сведения:
- данные о получателе служебной записки. Они указываются в правом верхнем углу документа. Сведения включают информацию о Ф.И.О. получателя и его должности;
- информация о наименовании документа и его номере, если таковой присваивается. Присваивать или не присваивать номер, зависит от того, как организован кадровый документооборот в конкретной организации;
- изложение вопроса, по которому составляется документ, в частности могут быть перечислены определенные проблемы, предложения, и т.д.;
- указание на возможные пути разрешения возникшей проблемы или вопроса. Данный пункт не является обязательным;
- Ф.И.О. отправителя записки, данные о его должности, дата составления документа.
В шаблоне служебной записки, который можно скачать по ссылке в начале статьи, отражена вся перечисленная информация.
Как составить служебную записку? Образец оформления документа
То, как пишется служебная записка (образец) можно изучить, ознакомившись с представленным ниже примером. Текст служебной записки может быть изложен следующим образом.
Пример служебной записки
Генеральному директору ООО «Заковед»
Иванову Павлу Александровичу
г. Москва
17 сентября 2017 года
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
При составлении перечня статей о порядке регистрации ООО возникли сложности с написанием материала по теме «системы налогообложения ООО». Проблема кроется в необходимости получения экспертного мнения практика, который сталкивался со всеми возможными режимами налогообложения. Опыта написания статей не достаточно, чтобы отразить раздел публикации, повествующий о едином сельскохозяйственном налоге, а также налоге на добавленную стоимость.
Прошу:
- Оказать содействие в поиске специалиста, который имеет высшее юридическое или бухгалтерское образование.
- При наличии возможности, прошу разрешения обратиться к юристу ООО «Заковед» Горбунову И.А. с целью получения соответствующих разъяснений по интересующему вопросу.
С уважением, аналитик отдела подготовки материалов для сайта Заковед.ру Дмитриев Виталий Семенович.
О том, как написать служебную записку в электронном виде, пойдет речь далее.
Особенности электронного документооборота
В некоторых фирмах, бюджетных организациях, предприятиях, существует возможность обмена данными по электронным каналам связи, в частности по электронной почте, посредством использования чатов, общих папок в локальной сети. Такие способы позволяют оперативно обмениваться информацией.
Как писать служебную записку в электронном виде, если такая возможность есть? Ответ прост – аналогично бумажному варианту. Единственная проблема – идентификация отправителя. Вряд ли при электронном документообороте сотрудники организации будут использовать электронные цифровые подписи. Поэтому в тексте записки просто отражаются Ф.И.О., должности отправителя и получателя, а подпись не ставится.
Если используется электронная почта, либо чат в локальной сети, то получатель увидит данные отправителя (сведения об адресе электронной почты, либо о имени в чате).
Если требуется зафиксировать факт вручения документа получателю, рекомендуется использовать более архаичный бумажный документооборот. В этом случае можно распечатать два экземпляра документа и попросить получателя поставить на одном из них отметку о получении. В этом случае у отправителя будут доказательства того, что записка не только была направлена, но и получена.
***
Таким образом, служебную записку можно направлять другим сотрудникам или руководству как в бумажном, так и электронном виде. Во всех случаях записка может быть написана произвольно, без какого-либо шаблона, однако образец документа может помочь не упустить важных деталей при написании. Образец составления и бланк записки, которые можно использовать, доступны для скачивания по ссылкам в начале статьи.
zakoved.ru
примеры написания, форма, требования к оформлению
Служебная записка — одна из составляющих делового документооборота, инструмент официального общения внутри коллектива, без которого невозможна его слаженная работа. Иногда к ней относятся, как к скучной формальности, отнимающей время. Но случается, что именно эта бумага способна уберечь работника от несправедливых нападок руководства.
Не секрет, что устные обращения подчас бывают даже не расслышаны, а вот задокументированные сообщения могут стать надёжной страховкой. Тут уже персонал не только рутинно выполняет свою работу, но обнаруживает существование проблем, которое и отражает в документе. Сотрудник, оформивший служебную записку о каких-либо нарушениях, этим полностью снимает с себя ответственность за них.
Русский советский поэт Михаил Исаковский ещё в 1924 году в стихотворении «Докладная записка» рассказал о том, как правильно сочинённое и по нужному адресу отправленное служебное письмо, образец которого приведён ниже, восстановило справедливость:
«…- Я, — говорит он, — научу
Где правду отыскать людскую.
Ты, — говорит он, — Ильичу
Пиши записку докладную.
Пиши подробно: так и так…»
Оглавление
Дорогие читатели!
Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов,но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать,
как решить именно Вашу проблему — звоните по телефонам:
8 (499) 703-51-45 — Москва
8 (812) 309-51-95 — Санкт-Петербург
8 (800) 333-45-16 (доб. 604) — Россия (общий)
или если Вам так удобнее, воспользуйтесь формой онлайн-консультанта!
Все консультации у юристов бесплатны.
- Когда может понадобиться.
- Требования к оформлению.
- Примеры написания: Образец №1, Образец №2.
- Кто может оформить.
- Электронный документооборот.
Когда может понадобиться
Служебная записка – документ, с помощью которого на предприятии происходит решение разнообразных производственных вопросов. Среди них можно отметить следующие:
Служебное расследование нарушения.- Премирование или наказание работников.
- Приобретение материалов, канцтоваров, спецодежды, моющих средств.
- Списание материальных ценностей, пришедших в негодность.
- Ремонт оргтехники, компьютеров и инвентаря.
- Возмещение денежных средств, потраченных на представительские расходы, уплату госпошлин, проведение различных акций, приобретение топлива и горюче-смазочных материалов.
- Информирование руководства о нарушениях в хозяйственной деятельности и проступках сотрудников.
- Отчёты о выполненных работах.
Служебное расследование нарушения.Служебная записка обеспечивает взаимосвязь служб, отделов и цехов предприятия на горизонтальном уровне. Она направляется, как правило, от одного руководителя или сотрудника к другому и только в тех случаях, когда их должности равнозначны, иначе это будет уже не служебная, а докладная записка. Законодательство предусматривает необходимость служебной записки при проведении расследований дисциплинарных проступков.
В некоторых случаях служебная записка может служить первичным документом налогового учёта при обосновании и подтверждении расходов.
Так, для снятия показаний пробега автомобиля не по одометру, а по GPS – навигатору и подтверждения расходов на топливо нужна служебная записка мастера в адрес начальника транспортного цеха о том, что в результате предрейсового осмотра обнаружена неисправность одометра. На основании этого будет издан приказ о работе автомобиля с включённым навигатором с фиксированием в путевом листе его показаний.
Или, например, женщина долгое время не работала, а теперь снова трудоустраивается. На своего ребёнка она получит вычет по НДФЛ, несмотря на то, что с предыдущего места работы отсутствует справка 2-НДФЛ. Для этого потребуется предоставить служебную записку, объясняющую отсутствие доходов, заявление на вычеты и трудовую книжку.
Есть организации, где и устного распоряжения руководителя вполне достаточно, но это может быть применимо только в случаях с малой численностью штата. Если же предприятие – большое, то все решения проходят несколько уровней согласования. Тогда служебная записка становится незаменимым инструментом общения с работодателем. Она регистрируется в журнале входящей переписки, руководитель ставит на ней своё заключение, и дальше на основании её данных, издают приказ, пишут распоряжение, составляют акт или оформляют соглашение между сторонами.
Требования к оформлению
Самостоятельного документа «Служебная записка» в «Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД)» не предусмотрено. Поэтому рекомендуется руководствоваться требованиями ГОСТ 6.30–2003 «Требования к оформлению документов». Исходя из практики делопроизводства, можно считать, что такого рода письмо должно содержать следующие реквизиты:
- должность и Ф. И. О. руководителя, на имя которого пишется;
- должность и Ф. И. О. пишущего;
- собственное наименование – «служебная записка»;
- краткая тема записки или её заголовок;
- сам текст, написанный в произвольной форме, описывающий суть проблемы и выводы;
- дата и подпись лица, написавшего документ;
- дополнительно может быть указан номер, если такого рода документы в организации подлежат учёту.
должность и Ф. И. О. руководителя, на имя которого пишется;Служебная записка пишется от руки или создаётся на компьютере и распечатывается. Крупные предприятия самостоятельно разрабатывают и утверждают их шаблоны для разных случаев жизни. Это и экономит время сотрудников, не заставляя их задумываться, как написать служебную записку, – образец всегда перед глазами, и вносит единообразие форм в документацию.
Примеры написания
Образец №1
Заместителю директора ООО «Наяда»
В.Г. Лежикову
Инженера — программиста
И.О. Журавлёва
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Об уведомлении пользователей ПК
Довожу до вашего сведения, что во вторник, 12 сентября 2018 года, будет производиться переустановка программного обеспечения. Прошу уведомить сотрудников о необходимости переноса личной и рабочей информации на выносные жёсткие диски во избежание потерь в процессе работ.
11.09.17
Подпись
Образец №2
Директору ООО «Любава»
В.А. Помельникову
заместителя директора
И.О. Смотровой
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Об итогах проверки кассовой дисциплины
Довожу до вашего сведения, что в результате еженедельной комиссионной проверки кассовой дисциплины была обнаружена недостача денежных средств у продавца – кассира Л.А. Петровой. Акт о проверке прилагается. Прошу произвести служебное расследование по факту этого происшествия.
11.09.2017
Подпись
Кто может оформить
Оформить служебную записку вправе любой сотрудник предприятия, иногда даже уборщица или ночной сторож, если им небезразлично сложившееся положение вещей. Адресатом письма может быть как руководитель, начальник отдела или службы, так и рядовой работник, но решение поднимаемого в документе вопроса должно входить именно в его компетенцию. Темы служебных записок весьма разнообразны, среди них могут быть:
- безвозмездное получение моющих и чистящих средств;
- несоответствие спецодежды размерам, назначению;
- порча инвентаря и оргтехники;
- жалоба на определённого работника;
- объяснения по факту происшествия.
Электронный документооборот
Документооборот на крупных предприятиях уже давно стал электронным. Для этого используют специальные программы и современные средства связи, такие как email, Skype и т. п. Если имеется много подразделений, расположенных в разных местностях, то отправка служебных записок в таком виде вполне оправдана, иначе предоставление их на бумажном носителе займёт длительное время.
Достоинством электронного документооборота является и то, что нет необходимости указывать адресата. Имя того, кому отправлено письмо, будет сохранено в строке «Адрес» или в строке «Тема», если существует только один электронной почтовый адрес на подразделение. Если письмо отправляется из личного электронного почтового ящика, то в конце автоматически вставится имя отправителя. Это позволяет сэкономить время на сочинение служебной записки. Если же почтовый ящик – общий, то в конце письма придётся указать имя и должность отправителя.
При отправке служебных записок по электронной почте рекомендуется запрашивать уведомление о прочтении письма, поставив «птичку» в соответствующем окне. Это будет доказательством того, что сообщение было отправлено данному адресату в определённое время.
Итак, служебная записка – один из документов, составляющих основу эффективного и оперативного ведения грамотного делопроизводства на предприятии. Быстро уведомить необходимое должностное лицо о создавшейся проблеме, предложить её решение, согласовать план намеченных действий – всё это поможет выполнить служебная записка, и не стоит ей пренебрегать.
Внимание!
В связи с последними изменениями в законодательстве, информация в статье могла устареть! Наш юрист бесплатно Вас проконсультирует — напишите вопрос в форме ниже:
pravovik.guru
Служебная записка образец написания.
Служебная записка – документ, часто использующийся в деловой сфере. Если вы пока не пользовались ею, стоит узнать все тонкости составления бумаги. В нашей статье мы подробно расскажем, как оформить служебную записку, какие данные нужно в ней указать и какие особенности учитывать.
○ Что такое служебная записка?
Служебная записка – это документ, использующийся для информационного обмена между работниками. Она может быть внутренней (применяться только внутри организации) или внешней (отправляться в другие структуры).
В зависимости от своего смысла, это может быть докладная, объяснительная, аналитическая или пояснительная.
Вернуться к содержанию ↑
○ Когда может понадобиться?
Это часть внутреннего документооборота, призванная решать текущие производственные ситуации наиболее эффективно.
Особенность документа заключается в том, что в ней не только описывается возникшая проблема, но и предлагаются пути ее решения.
Кроме того, записка является доказательством, что специалист обозначил ситуацию, которую необходимо разрешить. Путем составления данного документа признается неспособность работника самостоятельно справиться с проблемой и производится снятие с него ответственности за нее.
Вернуться к содержанию ↑
○ Правила составления служебной записки.
Закон не предусматривает специальной формы составления данного документа. Тем не менее, есть некоторые правила, которые нужно учитывать при его оформлении.
✔ Содержание.
Вы можете писать документ в произвольной форме, но необходимо указать все существенные данные, которые делают записку действительной. К таковым относится:
- Указание получателя документа (ФИО, должность полностью).
- Наименование документа и его номер.
- Суть проблемы, которую необходимо разрешить.
- Предложения по решению вопроса или список действий, которых составитель ожидает от получателя.
- ФИО составителя, дата и подпись.
✔ Требования к оформлению.
Записка составляется на стандартной бумаге формата А4 или А5. Если изложение проблемы занимает больше одной страницы, остальные в обязательном порядке нумеруются.
Допускается как бумажный вариант записки, так и электронный.
Обязательные требования к оформлению:
- Наличие подписи – записка не может быть анонимной.
- Отсутствие ненормативной лексики и соответствие нормам русского языка.
- Читабельность, если записка написана от руки, обязателен разборчивый почерк, если напечатана – использование стандартного шрифта.
Также перед написанием необходимо проверить, не было ли ответов на подобные запросы ранее.
✔ Образец служебной записки.
Так как установленной формы документа не существует, можно написать записку произвольно. Но при этом следует учитывать требования, которые должны быть отражены в документе.
В качестве примера может быть использован образец, приведенный здесь.
Источник: http://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya/oformlenie.html
✔ Особенности электронной служебной записки.
Если на предприятии имеется возможность электронного документооборота, можно использовать электронный вариант служебной записки. Существенных отличий от бумажного эквивалента не имеется, поэтому в данном случае также можно использовать приведенный вариант.
Используются шрифты Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Размер от 12 до 14 в соответствии с выбранным шрифтом. Традиционный интервал между строчек – 1-1,5; для букв в словах – обычный; между отдельными словами – пробел (одна штука). Необходимо сделать также отступ для абзаца – 1,25 см.
Единственная особенность электронного варианта – отсутствие необходимости указывать получателя. Вместо указания его в тексте вводится адрес электронной почты.
При отправке следует также запросить уведомление о прочтении, которое позволит узнать, что ваше сообщение прочитано.
Вернуться к содержанию ↑
○ Порядок рассмотрения.
После отправки служебной записки, она регистрируется кадровым работником, потом направляется на рассмотрение ответственному лицу (отмечается факт ознакомления путем проставления соответствующих отметок), далее отправляется адресату. Последний ставит на документ резолюцию («Согласовано», «Отклонено», «Исполнено» и т.д.), после чего отправитель информируется о принятом по его запросу решении.
Вернуться к содержанию ↑
○ Сроки для рассмотрения.
Согласование записки производится в течение 24 часов. Адресат рассматривает обращение и выносит резолюцию в течение 2 дней.
Поручения по принятым решениям должны быть исполнены в указанный срок, если он имеется или в течение 10 дней, если конкретное время на исполнение не предусмотрено.
Таким образом, несмотря на то, что понятие служебной записки не закреплено в законодательстве, это важный документ, который используется во многих случаях. Являясь сотрудником организации, вы должны знать, что можете составить подобный документ, как способ решения текущей рабочей проблемы.
Вернуться к содержанию ↑
○ Советы юриста:
✔ Что делать, если служебную записку отказываются рассматривать?
Вы можете привлечь к спору трудовую комиссию, но для этого придется зафиксировать отказ руководства от рассмотрения записки. Для этого нужно отправить записку заказным письмом с описью вложения или привлечь свидетелей, которые подтвердят факт нарушения ваших трудовых прав.
✔ Должен ли руководитель составлять документ?
Решение по служебной записки выносит ее получатель. Если это не руководитель, он не должен никак фиксировать принятие документа или ее рассмотрение.
Вернуться к содержанию ↑
В этом видео Вы узнаете, что такое служебная записка и как ее правильно написать.
Вернуться к содержанию ↑
Опубликовал : Вадим Калюжный, специалист портала ТопЮрист.РУ
topurist.ru
цели и основания составления, образец
В процессе трудовой деятельности оформляется немало документации и оформление служебных записок тому не исключение. Содержание, прописанное в них, обеспечивает взаимодействие между сотрудником и руководителем. Как правильно писать служебные записки, а также образец их составления будут рассмотрены в данной статье.
Цель оформления документа
Для чего составляют служебную записку
Служебная записка облечена в форму документа, которая принята на предприятии. С ее помощью решение производственных задач осуществляется намного быстрее. Извещение руководителя об имеющейся проблеме с предложениями о дальнейших действиях становится свойственным при решении задач.
К примеру, в служебной записке работник известил руководство об опасности используемого в техпроцессе оборудования, а именно об отсутствии заземления и параллельно предложил способ устранения данной проблемы. В бумажном варианте обозначена проблема, которую необходимо устранить в ближайшее время, а приступать к выполнению работ сотрудник не имеет права до устранения нарушения.
Установленной формы записок не предусмотрено, они оформляются произвольно: набираются на компьютере или вручную. Неважно, какая будет направлена версия руководителю: электронная или в виде записки, руководство должно прореагировать на изложенную в ней информацию.
Разновидности документа
Служебным письмом руководитель оповещается об имеющихся трудностях на его объекте. При этом работник, написавший его, выполняет не только производственные задачи, но и указывает на существующие проблемы.
Служебные записки подразделяются на:
- О фактах отрицательно сказывающихся на работе. К таковым относятся докладные, жалобы, а также объяснительные.
- Об обосновании пояснений к существующей документации. Это просьбы о выделении материальных средств, повышении категории сотрудника или премировании.
- Документ регулирует отношения между подчиненным и руководителем.
В служебных записках можно освещать разные моменты:
- материальное обеспечение;
- снабжение спецодеждой, СИЗ и СИЗОД;
- какие производственные задачи необходимо решить;
- кого из сотрудников направить на повышение квалификации;
- просьбы о премировании работников;
- жалобы на другого работника.
Служебная записка оформляется по форме ходатайства, если вопрос касается конкретного сотрудника.
Какие основания для оформления записки
В каких случаях составляют служебную записку
Чтобы грамотно составить служебную записку следует придерживаться основных рекомендаций.
Записка состоит из двух частей:
- первая — содержательная, то есть в ней указывается информация о факте произошедших событий;
- вторая — это предложение или просьба что-либо выполнить.
Подготовка служебной записки рекомендована в случаях:
- допущенные нарушения либо халатность сотрудника привели к неблагоприятным последствиям;
- недостаточное выделение финансовых средств на реализацию нужного мероприятия;
- если сотрудник совершил прогул или явился на работу в нетрезвом виде;
- по результатам трудовой деятельности сотрудника нужно премировать;
- отправление в командировку работника в связи с производственной необходимостью;
- требуется вызвать работника из отпуска или необходим его выход в выходной день;
- иные возможные ситуации, которые требуют, чтобы руководитель был задействован.
Служебная записка пишется одинаково, применительно ко всем случаям, но в ней важно указать все возможные нюансы.
Пример составления записки
Сотрудникам необходимо владеть элементарными знаниями по написанию документа, при этом отразив в нем все сведения.
Требования к написанию:
- Обозначение адреса, то есть, кому направляется записка на рассмотрение. В правом углу сверху пишутся: должность; фамилия — полностью, инициалы — можно сократить, а также от кого направляется обращение.
- Номер документа и его название прописываются ниже.
- После излагается существующая проблема подробно.
- Предложения по выходу из сложившейся ситуации.
- Далее обозначается автор записки, его инициалы и должность, а также подпись и дата составления.
Тонкости заполнения
Особенности составления служебной записки
Бумагу будет подготовить просто, если знать некоторые нюансы ее составления. Можно для этого воспользоваться примерным образцом:
- Записка составляется на 11 формате.
- Если вариант рукописный, то должен быть выбран цвет пасты синий.
- При оформлении электронного документа следует выбрать шрифт и его номер в соответствии с инструкцией по делопроизводству.
- Отступ слева — 2,5-3,5 см, а справа — от 1,25 до 2,5 см.
- Нижние и верхние отступы принимаются равными 2 см.
Для конкретного предприятия могут быть установлены и иные нормативы.
Форма электронного документа
Когда в организации предусмотрен обмен информацией при помощи средств электронной почты, то и отправить служебную записку можно будет без труда. Основное достоинство такой доставки — это оперативность.
Электронный документ оформляется таким же образом, как и рукописный.
Основная часть содержит главную проблему. Можно лишь не пропечатывать адреса направления. В строке «Тема» нужно указать, куда послание направить, а строке «Адрес» написать, кому оно отправляется. Записка будет вставлена автоматически и переправлена в место назначения.
Можно обозначить отдельно на свободном поле имя отправителя. Немаловажно установить оповещение о результате прочтения документа, так будет возможность удостовериться, что записка ушла своевременно.
Важные критерии
При составлении документа необходимо принять во внимание следующее:
- Если это ходатайство, то его обязательно написать на имя руководителя.
- Обозначение в цифрах количества продукции, ее назначения и количества.
- Если в записке указывается много работников, то обязательно ее подготовить непосредственным их руководителем.
- На основании каких достижений премируется работник.
- При ходатайстве о повышении в должности, следует указать обстоятельства.
- Если это жалоба, то указать ее причины: неуплату положенной суммы, некачественное выполнение работ и иные.
- При выходе из строя оборудования нужно проинформировать по какой причине это произошло.
- Если жалоба подготавливается о несвоевременном предоставлении отчета, то обязательно следует указать за какой период времени.
При соблюдении основных рекомендаций подготовка служебной записки будет грамотной и лаконичной.
Рассмотрение и хранение записки
Как хранят служебные записки
Рассмотреть информацию, изложенную в записке, руководитель должен в день ее получения. А принимать решение в срок, установленный нормативными документами на предприятии. Но при этом обязательно должна быть резолюция о положительном, либо об отрицательном решении.
Хранится документ совместно с входящей документацией на предприятии, а уничтожается в плановом порядке в соответствии с инструкцией по делопроизводству.
Подробнее о служебных записках смотрите в этом видео:
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
naimtruda.com
Как написать служебную записку
Часто в пределах одной организации возникает необходимость обмена данными, донесения до сведения сотрудников определенной информации или их уведомления о текущем положении дел. Для этого служит такой внутренний документ, как служебная записка.
Оглавление статьи
Цели и применение служебной записки
Данный вид документа актуален в ряде случаев:
- для освещения текущих рабочих вопросов;
- в качестве документа, призванного побудить сотрудников или руководство к определенным действиям;
- уведомление ответственного лица об определенных проблемах, связанных с работой;
- запрос дополнительной информации или помощи при решении некоторых вопросов.
Вне зависимости от того, содержится ли в документе просьба о закупках нового оборудования или это служебная записка на премирование сотрудника, образец которой можно скачать – этот документ не является обязательным к исполнению и фактически не имеет юридической силы.
Служебные записки помогают решить ряд организационных вопросов, при этом в зависимости от цели написания в таком документе могут содержаться определенные данные, которые требуют фиксации. Например, такая информация может касаться расхода финансов или служить в качестве запроса на предоставление денежных средств. В этом случае перед тем, как писать служебную записку, очень важно проверить правильность такой информации.
Этот документ будет прилагаться к бухгалтерским отчетностям и даже может храниться в архиве организации для последующего предоставления сотрудникам контролирующих органов по требованию. В зависимости от содержания такие записки могут храниться от одного года до пяти лет, а могут находиться в архиве на протяжение всего срока деятельности организации,
Несмотря на исключительно коммуникативный характер документа, правильное оформление служебной записки требует придерживаться основных правил составления официальных документов. Стоит отметить, что для информирования руководителя со стороны сотрудника подразделения может применяться докладная записка.
Как писать служебную записку
[us_single_image image=”4902″ size=”medium” align=”right” animate=”fade” animate_delay=”” onclick=”lightbox”]Для того, чтобы сотрудниками правильно оформлялась служебная записка, образец такого документа желательно иметь в бухгалтерии или отделе кадров каждой организации. Несмотря на наличие готовых образцов и бланков, которые можно скачать, в некоторых организациях могут предъявляться свои требования к оформлению. Но в общих чертах структура и оформление этой бумаги будут следующими:
- Шапка документа, включающая должность, фамилию и инициалы адресата в дательном падеже (например – «Директору ООО «Табеан» Иванову И.И.»).
- Основной текст, в котором лаконично и понятно формулируется суть проблемы, просьбы или возможные пути решения.
- Должность и фамилия составителя.
- Подпись составителя.
Нюансы
В настоящее время многие документы составляются в электронном виде. Как правило, в любой компании для разных документов существуют шаблоны, в которых может автоматически проставляться дата и указываться адресат, также при этом соблюдаются различные отступы и интервалы.
О многих особенностях и тонкостях оформления в таких случаях сотрудники не задумываются, но если служебная записка пишется от руки, необходимо помнить о нюансах оформления. Особенно это касается документов, касающихся финансов.
Можно привести в качестве такой служебной записки пример, когда какое-либо структурное подразделение просит выделить дополнительные финансы для решения определенных рабочих задач. Все документы, которые касаются денег, в любой организации учитываются и в большинстве случаев подшиваются к различного рода отчетностям. Приведенный пример служебной записки также будет подшит и сдан на хранение в архив, поэтому форма служебной записки в данном случае менять не будет, но сам текст нужно расположить с учетом отступов.
Так, от левого края документа необходимо отступить не менее трех сантиметров – это место и будет использоваться для подшивки. Регламентируются в некоторых случаях и отступы от правого края, а также сверху и снизу документа (1,5-2 сантиметра и не менее двух сантиметров соответственно).
Нет необходимости вымерять эти расстояния линейкой: достаточно примерно соблюдать эти расстояния в указанном диапазоне. К тому же в большинстве случаев такие внутренние документы не подшиваются, так как используются лишь единожды при обмене информацией между двумя равноправными подразделениями одной организации.
Служебная записка образец
Шаблон служебной записки скачать в формате Word.
Образец служебной записки для покупки деталей.
Пример служебной записки об отсутствии сотрудника.
[us_separator size=”small” thick=”2″ color=”primary”]
infportal.ru