Как правильно подписывать письма – правила оформления, требования и рекомендации :: BusinessMan.ru

Настроить подпись для и-мэйла совсем нетрудно, но вот придумать текст – задача посложнее. В идеале подпись для деловой переписки должна быть максимально краткой, информативной и вежливой. Для личных писем хорошо придумать что-то, отражающее вашу индивидуальность и приятное друзьям.

fb.ru

Как правильно написать тему письма, чтобы его прочитали

Независимо от того, что говорят маркетологи, люди судят о ценности письма по его теме.

На самом деле, 47% получателей электронной почты решают, следует ли открывать электронное письмо на основе того, что они прочти в теме письма. Вот почему так важно создать цепляющие заголовки, которые будут достаточно убедительными. Только так можно убедить потенциального клиента открыть письмо и прочесть его.

Хотя заголовок может составлять незначительную часть вашего сообщения, именно он создает одно из первых впечатлений о вас у клиента. И именно они позволяют избранным маркетологам выделиться в переполненном почтовом ящике.

Вы хотите, чтобы ваш контент, отправленный по электронной почте, был открыт, прочтен и осмыслен? Все начинается с темы.

Здесь собраны 17 советов, которые помогут научиться создавать правильные заголовки, повышающие вовлеченность клиентов.

Как правильно написать тему письма

Прежде чем приступить к конкретным советам, необходимо разобраться с основами. Независимо от ваших целей, существуют основные элементы, которыми должна обладать ваша тема:

• Срочность. Сообщение о срочности и дефицитном товаре в заголовке письма может помочь заставить читателей кликнуть на него, чтобы прочесть большее. Это может сработать творчески или стратегически.
• Любопытство. Если ваша тема возбуждает естественное любопытство и интерес у адресата, он будет вынужден открыть электронную почту, чтобы получить больше информации. Это может привести к более высокой конверсии.
• Акции. В конце концов, люди любят новые вещи, и новый опыт особенно. Особенно, если они получают это бесплатно (как создание интенет-магазина на платформе Дигистр:)) или хотя бы со скидкой. Подарите им удовольствие, добавив выгодное предложение в тему письма.
• Персонализация. Маркетологи любыми способами пытаются узнать о предпочтениях своих абонентов, о месте их работы, или вообще о том, что им нравится (не нравится). Получив любую подобную информацию, вы можете лучше персонализировать свои заголовки.
• Актуальность и своевременность. Тематические строки, которые касаются трендовых тем, или своевременные заголовки, могут помочь вам позиционировать ваш бренд, как авторитетный, в вашей отрасли.
• Узнаваемость имени. Когда вы понимаете предпочтения и интересы вашей аудитории, вы можете возбудить их интерес, в том числе используя имена узнаваемых лиц, включив их в ваш контент, и отметив их в вашей теме.
• Классные истории. Добавьте намек на сюжетную линию с убедительным намеком на историю о том, что содержится в тексте вашего письма. Пользователь должен сразу понять, что он сможет прочесть материал, только открыв письмо, или перейдя по ссылке.

Продающие заголовки. 14 примеров как писать продающие заголовки для E-mail

Как создавать кликабельные электронные письма с сюжетными линиями

Если вам удалось убедить читателя перейти на ваш сайт, или прочесть письмо далее, то, скорее всего, это ваша аудитория. Они будут заинтересованно ждать следующих ваших писем, чтобы узнать больше.

1. Краткость – сестра таланта

Заголовки в письмах, приходящих по электронной почте, будут обрезаны, если они слишком длинные, особенно если контент отображается на мобильных устройствах. 67% электронных писем открывается на смартфонах. В заголовках рекомендуется использовать менее 50 символов. Только так можно гарантировать, что получатель прочтет весь заголовок.

Если вы изо всех сил стараетесь создавать короткие заголовки, подумайте о том, какие слова имеют меньшее значение, и где вы можете удалить легкомысленную часть.

Например, если вы посылаете подтверждение заказа, не стоит писать «заказ №9435893458358 обрабатывается». В этом случае стоит написать «Ваш заказ обрабатывает». Если клиент ждет подтверждение заказа, он и так знает номер. Ему важен сам факт подтверждения.

То же самое относится к вашей регулярной электронной рассылке: действительно ли стоит добавлять слово «обновление», или «новости»? (На самом деле, исследование Адестра доказало, что письма со словом «рассылка» в теме приводит к тому, что конверсия падает на 18.7%.)

2. Используйте узнаваемое имя отправителя

Тут речь идет не о знаменитом бренде, или о персонаже, который часто на слуху. Речь идет об узнаваемом имени.
Если «имя», от которого вы отправляете письмо «не звучит», уже не имеет значения, что будет написано в заголовке письма.

Благодаря количеству спама, который люди в наши дни получают, большинство людей не спешат открывать письма от незнакомых отправителей. Никто не любит говорить с роботом. Подумайте о том, что вы чувствуете, когда звоните в компанию, и постоянно сталкиваетесь с автоответчиком. Создается впечатление, что в компании живые люди просто не работают. Это неприятно, да? То же самое касается электронной почты.

Никогда не используйте адрес «[email protected]». Это одно из главных правил маркетологов: никогда не пользуйтесь этим адресом электронной почты. Мало того, что это делает послание менее личным, многие избегают добавлять такие адреса в контакты.

Избегайте общего адреса электронной почты, отправляйте письмо от реального человека. Например, мы однажды обнаружили, что письма, отправленные от «Мэгги Георгиевой, HubSpot», лучше открывались с точки зрения скорости и клика, чем письма, отправленные от обезличенного адреса «HubSpot».

3. Используйте маркеры персонализации

О персонализации очень часто говорят маркетологи. Использование маркеров персонализации, имени или местоположения в строке темы, добавляет ощущение личного обращения, особенно, когда используется имя. Всем нравится звучание собственного имени. Плюс, увеличивается показатель конверсии: на самом деле, исследования показали, что электронные письма, в теме которого содержится личное обращение к адресату, получают большую кликабельность, чем обезличенные электронные письма.

Одним из примеров того, как бренды используют эту информацию, являются письма компании Wag! – они добавляют виляющую собачку к письму. /Ниже письмо, которое получила Аманда Занталь-Винер от HubSpot:

Существует другая рабочая тактика персонализации – адаптация заголовка к местоположению получателя. Это работает так же, как ссылки на ближайшие бары и рестораны в рекламе еды или рецептов.

Только не стоит перебарщивать с персонализацией. Иначе письмо может выглядеть немного жутковато. Но важно использовать персонализированные штрихи. Покажите вашим клиентам, что вы знаете о них немного больше, чем просто их адрес электронной почты. Но, если вы не можете (или не хотите) использовать маркеры персонализации в теме, используйте «вы» или «ваш». Клиент должен чувствовать, что вы обращаетесь к нему напрямую.

4. Сегментируйте ваши списки

В то время, как электронные рассылки могут некоторым пользователям нравятся, у других это привести к путанице или разочарованию. Многие задаются вопросом: «Почему этот ресторан посылает мне список лучших местных стейк-хаусов, когда я вегетарианка?», «Почему эта компания посылает мне тематические исследования, когда я только что зарегистрировался и подписался на их рассылку?»

Персонализируйте опыт, используя информацию из действий ваших клиентов. Это можно делать на основании форм, которые заполняют клиенты. Постарайтесь понять, в какой отрасли они работают, каковы их личные предпочтения.

Используя маркетинг по электронной почте, вы можете персонализировать свой опыт коммуникации с потребителями. Эта стратегия называется «сегментация списков».

Как сегментировать списки зависит от вашего бизнеса и ваших целей, но делать это необходимо обязательно.

5. Не давайте ложных обещаний

Ваша сюжетная линия, которую вы начинаете в общении, обязывает вас сдержать свое обещание, данное пользователю. Убедитесь в том, что вы можете выполнить свои обещания, самое страшное – обмануть читателя. Ответная реакция скорее всего будет отрицательной. Читатели будут испытывать раздражение. Они не смогут доверять тому, что вы пишите. Уровень вашей конверсии может значительно снизиться, многие просто предпочтут отписаться от ваших рассылок.

6. Говорите своим подписчикам правду

Говоря об обещаниях, стоит заранее сказать подписчикам, что они получат. Стоит использовать заголовки: «Ваша новая книга внутри!» или «Ваше руководство ждет вас!» Это работает лучше, чем простое “Спасибо” в теме, потому что читателям становится понятно, что внутри письма их ждет что-то интересное.

7. Время – ваш союзник

Очень важно отправлять электронную почту в правильное время. Это такой же важный фактор, как и правильный заголовок. Этот фактор напрямую влияет на кликабельность. Нужен пример? Представьте, что будет, если худеющий человек после 18:00 вечера получит письмо с заголовком: «Интересует, где бы выпить пива прямо сейчас»? Как раз во время «счастливых часов». Настроение потребителя испортится, и он не откроет ваше письмо. А, возможно, и отпишется от него.

Еще один пример неправильного письма – рассылка от Warby Parker. Они отправляют письмо с темой: «Ваша подписка истекает» за 2 недели до того, как реально заканчивается срок подписки. Если бы Warby Parker отправили письмо вовремя, они бы увеличили шансы на то, что клиенты продлят подписку. А спустя 2 недели многие просто забывают о том, что срок подписки истекает.

8. Используйте понятные выражения

Имейте в виду, что люди просматривают свои папки очень быстро, так что, чем яснее и четче будет ваш заголовок, тем лучше. Обычно гораздо лучше быть кратким, чем использовать сложный и витиеватый язык. Ведь вы же не хотите отпугнуть своих читателей.

Когда вы раздумываете над заголовком, подумайте сначала о том, как ваша электронная почта будет воспользоваться вашим получателям. Сразу станет многое понятно. Например, «Увеличение открытых ставок на 50% уже сегодня!» — более привлекательный заголовок, чем «Как увеличить открытые ставки?»

9. Начните с глаголов, ориентированных на действия

Тематические строки аналогичны призывам к действию. Ведь ваша главная цель – мотивировать пользователя на клик. Тематические строки, которые глаголов, ориентированных на действия, как правило, гораздо более заманчивы.

Ваши электронные письма могут стать резко более кликабельными, если вы добавите яркий глагол в самом начале.
Остроумные заголовки вдохновят людей. Они скорее нажмут на письмо, если улыбнутся, прочитав заголовок.

Например, если пригласить в электронном письме читателя на ужин с легендой хоккея, тема письма должна звучать следующим образом: “Может вы хотите пообедать с легендой «Брюнс», Бобби Орром?”. Не стоит использовать более общий заголовок (и менее действенным) “Местная спортивная звезда собирается пообедать». Важно сделать так, чтобы читатель мог представить себя за обеденным столом.

10. Пусть ваши читатели почувствуют себя особенными

Психология исключительности — это мощный инструмент. Когда люди чувствуют, что они особенные, это дает им чувство принадлежности к чему-то важному. Вы автоматически выстраиваете лояльность, и заставляете читателей лучше реагировать на ваши электронные письма.

Правильная фраза может заставить ваших читателей почувствовать себя особенными, и эффект может оказаться волшебным. Правильные формулировки должны выглядеть следующим образом:

• «Только для наших любимых клиентов»
• «Эксклюзивное предложение только для вас”
• «Мой вам подарок”
• «Вы приглашены!”
• «Частное приглашение”

11. Создавайте ощущение важности

Есть фраза, которая многим из нас напоминает классическую рекламную рекламу: «Действуйте сейчас!»

С одной стороны, стоит поощрять использование точного языка в содержимом, с другой стороны, срочность или дефицит товара может мотивировать читателя нажать (или действовать) — когда фраза выстроена творчески и стратегически.

Но, если вы не хотите, чтобы вас ассоциировали с «агрессивным брендом», не злоупотребляйте такими заголовками.

Постарайтесь ограничить их, и использовать их только тогда, когда действительно хотите передать призыв к немедленному действию.

12. Используйте цифры

Многие предприятия отправляют сообщения с расплывчатыми формулировками в заголовках. Используйте цифры — это отличный способ привлечь внимание к вашим письмам. Таким образом вы можете продемонстрировать четкий и мощный сигнал, передать посыл о вашем предложении, и установить правильные приоритеты.

Помимо названия блога, используйте цифры в вашей теме — это эффективный email-маркетинг. Вы можете использовать цифры, чтобы ссылаться на статистику, показывайте конкретный размер скидок, или числовое преимущество конкретного ресурса, который вы представляете, например: «Присоединяйтесь, чтобы стать одним из 750 других счастливчиков на этом мероприятии!»

13. Задавайте вопросы

Вопрос в заголовке может также привлечь читателей к вашему письму, особенно если вы задаете вопрос, интересуясь отношением покупателей к вашему бренду. Это всего лишь один из способов удовлетворить необходимое любопытство, о котором было написано ранее в этой статье.

Например, можно спросить своих читателей: «Вы совершаете эти ошибки в SEO-продвижении?» или «Знаете ли вы, что на вашем сайте делается неправильно?».

Zillow однажды организовали рассылку с темой: «Что Вы можете себе позволить?», где была ссылка на сайт, посвященный аренде квартир. Тема обнадеживает и дает ощущение конкурентоспособности. У читателя появляется надежда, что он может найти квартиру в рамках своего бюджета. А также он видеть разнообразие того, что предлагается на рынке.

Другой пример касается компании DocuSign. Они рассылали письма с темой: «О чем говорят ваши заказчики?» Тело письма содержало кучу тематических исследований, которые предназначались для того, чтобы помочь получателю приблизиться к фактическому приобретению DocuSign. Это был умный ход: люди, которые продвигались дальше по воронке продаж, скорее всего, заканчивали фактической покупкой.

14. Не бойтесь каламбуров

Большинство людей любят каламбуры. Это отличный способ порадовать ваших получателей и оживить ваши электронные письма. Одни из лучших примеров были разосланы авиакомпанией Jetblue. Они разослали целую серию писем с заголовками: «Что будет, если в полете что-то пойдет не так». В письме читателю предлагалось узнать это, воспользовавшись новыми акционными тарифами.

Если у вас есть чувство юмора, используйте его в ваших заголовках. Думайте о мелочах, добавляйте юмор в ваши письма тогда, когда это уместно. Только не переусердствуйте. И помните правило: «Когда сомневаетесь, спросите коллегу».

15. Не пишите заголовок заглавными буквами, и не злоупотребляйте знаками препинания!!!

Заголовок, который выглядит так: “ОТКРОЙТЕ СЕЙЧАС И ПОЛУЧИТЕ БЕСПЛАТНУЮ ПРОБНУЮ ВЕРСИЮ” или «50% скидка только сегодня!!!!!!!!» не приведет к тому, что пользователь откроет ваше письмо. Скорее такое сообщение будет проигнорировано.

Почему? Люди не любят, чтобы на них кричали. Большое количество восклицательных знаков может действительно неправильно истолковано. Фактически, согласно исследованию Radicati Group, более 85% респондентов предпочитают не открывать письма, содержащие агрессивный заголовок.

Эти тактики не только разрушительны, но и выглядят похожими на спам. Так что вместо того, чтобы использовать разрушительные тактики, попробуйте персонализировать ваши электронные письма, используйте принципы релевантности. Лучше использовать броский заголовок, чем восклицательный знак.

16. Используйте привлекающий текст, который будет отображен в предпросмотре

При просмотре, пользователь видит часть текста, который содержится в самом теле письма. Он должен сразу привлекать внимание читателя.

Предпросмотр особенно часто используют пользователи почтовых сервисов iPhone, Gmail и Outlook. Они видят текст рядом с темой сообщения. (Точное количество отображаемого текста зависит от настроек электронной почты каждого конкретного пользователя).

Текст предварительного просмотра не задается самостоятельно, клиент видит автоматический текст, который генерируется приложением. Многие маркетологи не обращают внимание на то, что предпросмотр сообщения выглядит не привлекательно. А значит упускается возможность привлечь целевую аудиторию.

17. Регулярно проводите A/B тестирование

Хотя эти советы являются универсальными, для некоторых компаний они могут не сработать. Чтобы выяснить, что лучше работает для вашей конкретной аудитории, стоит регулярно проводить A/B тестирование.

Тестирование писем: 30 идей для A/B теста в email рассылках

Многие считают, что использовать интуицию – заманчиво, но стоит довериться проверенным инструментам. Одним из самых действенных является A/B тестирование.

Выводы

Главная цель рассылки по электронной почте – письмо должно быть открыто до конца дня. Если этого не произошло, письмо так и не будет открыто. Чтобы привлечь внимание, у маркетолога есть только заголовок. А дальше всю работу сделает содержание письма.

Было полезно? Оцените, пожалуйста, и поделитесь с друзьями!

Как правильно написать тему письма, чтобы его прочитали — 17 советов

digistr.ru

Как подписать конверт

Казалось бы, такая легкая задача — подписать конверт. Однако на практике мы очень часто затрудняемся, как подписать конверт правильно, чтобы его наверняка получил адресат. В первую очередь, нужно сказать, что от того, насколько грамотно и правильно вы заполните конверт, зависит гарантия его своевременной доставки.

Существует несколько несложных правил заполнения конверта. Для того, чтобы подписать конверт правильно, информация об отправителе и получателе должна быть заполнена разборчивым почерком. Еще лучше, если у вас под рукой окажется специальная программа для печати конвертов, с помощью которой вы сможете подобрать уникальный дизайн конверта и напечатать его на принтере. Такой конверт будет смотреться гораздо эффектнее и презентабельнее. При заполнении конверта нельзя допускать орфографических ошибок и записывать данные, не относящиеся к адресу.

Итак, как подписать конверт правильно? Ниже мы приводим пошаговую инструкцию.

1. Заполнение конверта начните с указания данных отправителя. В графе «От кого» укажите свое имя, фамилию и отчество. Далее необходимо заполнить ваши адресные данные. Адрес заполняется в следующем порядке: название улицы, номер дома, номер квартиры, область/край/республика, город, страна (для писем за рубеж). В графе «Индекс» укажите индекс вашего почтового отделения.

2. Для того, чтобы подписать конверт, также необходимо заполнить данные получателя. Они указываются в правой нижней части конверта. Правила оформления адресных данных получателя аналогичны с заполнением информации об отправителе (см. п.1).

3. Далее необходимо заполнить поле кодового штампа, которое расположено в левой нижней части конверта. В этом поле указывается индекс получателя с помощью специальных стилизованных цифр. Образец заполнения кодового штампа обычно расположен на обратной стороне конверта.

Итак, следуя этой несложной инструкции, можно быстро и правильно подписать конверт, однако это еще не все. Перед тем, как отпустить письмо в почтовый ящик, вы должны наклеить на конверт почтовую марку.

Для того, чтобы выделить ваше письмо из множества подобных, вы можете оригинально оформить конверт, используя программу «Почтовые Конверты» от AMS Software. Утилита оснащена обширным диапазоном функций и позволяет подобрать уникальный дизайн для каждого конверта. С помощью этой программы, можно выбрать фоновое изображение для конверта, добавить, надписи, логотипы, картинки и многое другое. Как уже отмечалось выше, программа позволяет подписать конверт автоматически, используя данные из базы, что поможет сэкономить ваши усилия и время.

print-convert.ru

Как подписать письмо 🚩 как писать не подписана 🚩 Литература

13 апреля 2011

Автор КакПросто!

Письма, написанные от руки и отправленные по обычной, а не электронной почте последнее время становятся экзотикой. Вместе с этим постепенно забываются и правила оформления почтовых отправлений.

Статьи по теме:

Вам понадобится

Инструкция

Адрес отправителя письма должен располагаться в левом верхнем углу конверта. Напишите свои фамилию, имя и отчество в родительном падеже.

Если на конверте нет полей для адресов, порядок и правила заполнения информации остаются прежними.

Если вы отправляете письмо в пределах какой-либо республики, входящей в состав Российской Федерации, можно заполнить все реквизиты на языке этой республики, но придется продублировать данные и на русском языке.

На международных письмах адреса получателей пишутся латинскими буквами (цифры — арабские). Можно написать адрес на языке страны-получателя, но обязательно повторить название страны на русском языке.

Видео по теме

Полезный совет

Если вы не уверены в разборчивости своего почерка, напечатайте адреса на принтере и приклейте в соответствующих местах конверта.

Совет полезен?

Распечатать

Как подписать письмо

Статьи по теме:

Не получили ответ на свой вопрос?
Спросите нашего эксперта:

www.kakprosto.ru

примерный текст и правила оформления

Как писать официальные письма, чтобы оппонент правильно понял суть запроса и тон изложения? Существуют негласные способы передать одну и ту же информацию в деловом и фамильярном стиле. Об этом говорят многие учебники по деловой этике, рассказывают в институтах и высших школах США. Самое важное, что стоит понять перед составлением делового обращения, это статус адресата и отправителя. Ведь нельзя обращаться к поставщикам и посредникам так же, как к президенту или владельцу крупной корпорации. Все невидимые невооруженным взглядом различия настолько открыты, что их можно прочитать и сопоставить. Так как писать официальные письма той или иной категории получателей? Обо всех ключевых моментах подробно рассказано далее в соответствующих разделах.

Как правильно написать письмо юридическому лицу?

В сегодняшнем обществе, основанном на Интернете и электронной почте, необходимость писать какое-либо письмо возникает реже, чем в прошлом. Тем не менее по-прежнему иногда необходимо представить официальный запрос для получения информации, подать заявку на академическую программу или работу, написать бумагу с жалобой или просто выразить свое мнение эффективным и последовательным образом. Чтобы официальное письмо с просьбой было принято на рассмотрение, а обращение с жалобой принесло ответ, нужно следовать нескольким принципам формирования бизнес-языка. Он отличается простотой, ясностью и информативностью:

1. Будьте краткими. Укажите цель письма официальному лицу, чтобы оно было принято на рассмотрение или зарегистрировано в журнале приема писем.
2. Старайтесь избегать наречий и эпитетов, которые не несут смысловой нагрузки, длинных слов и сложных предложений, длиной в несколько строк. Если пишется письмо президенту, старайтесь изложить суть вопроса непосредственно в начале письма без отклонений о признании деятельности персоны.
3. Используйте правильный тон. Деловое или официальное письмо должно быть написано тоном, который немного более формален, чем ваш обычный язык. Избегайте следующего: сленг или жаргон, сокращения, расплывчатые слова, такие как хорошие и приятные. Официальное письмо с просьбой будет лучше звучать, если проблема будет изложена сразу без отступлений о том, как компания хорошо относится к клиентам и работает на благо потребителей. Эта лесть не нужна. Добавьте больше конкретики, чтобы человек понимал, что вы хотите сказать. Не пишите завуалированно, намекая на что-то абстрактное. Если вас неправильно поймут, дела и дальнейшее общение не завяжутся.
4. Будьте вежливы и уважительны, даже если вы жалуетесь. Взгляните на черновик своего официального письма со стороны. Если тон показался слишком резким, измените несколько слов для создания уважительного «тембра». Бизнес-письмо также следует писать сдержанно, особенно если компания нарушила условия договора. Угрозы в этике общения деловых партнеров не приветствуются, хотя и не влияют на результат сделки.
5. Корректировка также важна. После того как вы написали свое официальное письмо, тщательно проверьте грамматику и орфографию. Используйте средство проверки орфографии на своем компьютере, а затем прочитайте письмо перед зеркалом, так как системная проверка не укажет вам на каждую ошибку. При необходимости, если вы пишете письмо президенту компании, используйте словарь или тезаурус. Проверьте правильность пунктуации и убедитесь, что предложения завершены. Хорошая идея, чтобы кто-то еще проверил ваш текст. Если это официальное письмо достаточно важно для того, чтобы вы нашли время для его написания, не торопитесь его завершать. Ошибки могут изменить представление о вас, как об адресате, а также мнение о вашей просьбе или жалобе.
6. Используйте надлежащий формат и презентацию. Помните, что первое впечатление — это то, что длится первые 8 секунд. Используйте бумагу хорошего качества и соответствующий конверт для своего официального письма. Убедитесь, что получатель верно указан, и что его или ее имя написано правильно. Не менее важно — не забудьте подписать письмо!
7. Форматирование формального письма. Представьте свои идеи правильно. Соблюдение стандартных правил хорошего письменного тона и привлекательная презентация обеспечат то, чтобы ваши мысли серьезно рассматривались получателем, а изложенному уделялось достаточно внимания для концентрации и понимания вещей.

Таким образом, вы знаете, как правильно написать письмо, на которое не только обратят пристальное внимание, но и ответят в кратчайшие сроки.

Заполнение шапки письма в левой части

Напишите адрес отправителя и номер телефона в левой верхней части страницы. Если вы представляете компанию, напишите адрес компании. Если вы частный отправитель, напишите свой личный домашний адрес. Продублируйте свой адрес на второй строке, чтобы адресат понимал, что вам крайне важно указать этот момент в письме.

Также такая этика считается слишком формальной, поскольку отправитель счел нужным дважды повторить свои координаты. Это не момент невежливости, а всего лишь доля скрупулезности и обеспокоенности, чтобы получатель письма не возвращался к шапке для повторного уточнения, от кого пришло письмо. Напишите свой город, округ и почтовый индекс в строке ниже. Укажите номер телефона по своему адресу, чтобы получатели смогли дозвониться. По правилам этикета обращающаяся сторона, которая отправляет письма по почте, будет ожидать звонка на тот адрес, где было, по идее, составлено и написано обращение.

В случаях, когда вы представляете бизнес, вы можете разместить свой логотип и адрес компании прямо посередине страницы. Обязательно центрируйте его так, чтобы он выглядел однородным.

Координаты отправителя – где их нужно размещать?

Расположите дату непосредственно под адресом отправителя. Последнее нужно указывать внизу страницы. Дата важна по двум причинам:

1. Если вы пытаетесь заставить человека или организацию выполнить задачу своевременно (отправить зарплату, исправить заказ и т. д.), она (дата) даст им временные рамки для работы. Или если вам нужно сохранить копию письма по юридическим причинам, дата абсолютно необходима.
2. Если вы пишете в стиле модифицированного блока, все должно быть отформатировано влево, за исключением даты. При проставлении даты перейдите на центр страницы и поместите дату посередине письма.
3. Поместите запятую между месяцем и годом.

Все эти нюансы будут указывать на то, что отправитель грамотно подошел к задаче об извещении или осведомлении о своей просьбе.

Координаты получателя – как их правильно оформить?

Поместите имя получателя на одну строку ниже даты. Обязательно обращайтесь к человеку согласно его статусу (г-н, г-жа, мисс, миссис, месье). Под именем напишите название компании. Строкой ниже можно продублировать адрес получателя, чтобы было удобно читать письмо. На следующей строке напишите город, местность или округ и почтовый индекс получателя.

Если вы не знаете конкретики о получателе, например, имени или фамилии, заранее наведите справки об этом в Интернете (на сайте компании) или позвоните в фирму, где работает человек. Как правило, эта информация является открытой и не подлежит сокрытию и изъятию из общественного доступа к данным корпорации. Всегда используйте сокращения, которые относятся именно к женщинам – мисс или миссис. В противном случае, когда неизвестно социальное положение получателя, нужно применять нейтральные обращения – г-жа или иное, что предусмотрено в правилах этикета той страны, куда будет отправлено обращение:

1. Например, официальное письмо губернатору или депутату должно начинаться с обращения «господин», а затем пишется фамилия и должность. Можно ограничиться лишь фамилией, если это письмо благодарности. Если это врач, то официальное обращение предусматривает использование не только вводных частей речи, но и должности, ученой степени и фамилии.
2. Конечно, если это электронное письмо, и направляется оно непосредственно в отдел приема данных о компании, то можно скрыть факт прямого обращения. Так делают некоторые физические лица, которые хотели бы поблагодарить через имя компании конкретного продавца, врача или иную персону. При этом оформление официального письма должно строго соблюдаться.

Кстати, электронные письма все чаще стали применяться в качестве уважительного общения между сторонами и участниками партнерского договора. Однако, если вы не знаете, как писать адрес в официальном письме, которое приходит по интернет-почте, лучше всего оставить пропуск в заполнении «шапки», перейдя сразу к изложению мысли.

Приветственное слово – зачем оно нужно?

Дайте человеку, к которому вы обращаетесь удаленно, возможность почувствовать себя важным и нужным. «Уважаемый господин/госпожа» работает хорошо, особенно если вы знаете имя человека. С психологической точки зрения, называя имя получателя, вы подсознательно заставляете его «влюбиться» в обращение. Он захочет прочесть текст от начала и до конца, вчитываясь по несколько раз в одни и те же важные для вас моменты. Поместите двоеточие после приветствия и добавьте строку между приветствием и телом письма.

Если вы знаете получателя и, как правило, обращаетесь к нему по его или ее имени, вполне нормально использовать только имя, например, «дорогой Кирилл» или «уважаемая Анна». Язык деловых писем не «бракует» использование персональных имен, наоборот, это считается признаком длительного сотрудничества, когда стороны уже могут перейти на ты, но соблюдают все каноны делового стиля.

Тело письма – цели и задачи изречений

Напишите тело письма сначала на черновике. Оно должно быть не более трех абзацев. Если вы не можете сказать о своих мыслях в рамках этого размера, то вы, вероятно, недостаточно лаконичны. Одиночное пространство нужно выравнивать так же, как и сам текст – по левой стороне:

1. Не используйте выравнивание посередине, так как это говорит об информационном стиле, а не деловой этике письма, где важна суть, а не интерпретация новости или обзора нового продукта. Зная, как писать официальное письмо в организацию, вы сможете не только верно изложить мысли, сжав их до конкретики, но и получить такой же четкий ответ в ближайшие сроки.
2. Во втором абзаце используйте примеры, чтобы подчеркнуть вашу мысль, если это возможно. Конкретные, реальные примеры всегда лучше, чем гипотетические. Допустим, вы купили товар, но поставки еще не было. Не нужно говорить о знакомых или других клиентах, которым компания отправила груз быстрее, чем вам. Только по делу и существу: если есть претензия, скажите об этом.
3. В заключительном абзаце кратко изложите свою цель в письменной форме и предложите, как исправить ситуацию. Допустим, вы недовольны качеством товара, так как коробка бракована. Укажите свои варианты решения проблемы и предложите наиболее удачный для вас способ, если вы, конечно, в выигрышной позиции. В ответном письме вам предложат либо несколько вариантов, либо спросят условия воплощения в реальность вашего варианта.

Подпишите свое письмо с соответствующим словом, например, «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», если это уместно. Оставьте место под вашим именем для подписи. Если вы пишете в стиле Modified Block, не забудьте проставить дату и время, как полагается в случае оформления официального письма для компаний не через интернет-обращения.

Добавьте слово «Приложение» ниже подписи. Делайте это только в том случае, если вы прилагаете другие материалы, такие как резюме или расписание, вместе с письмом. Если имеется более одного дополнительного элемента, было бы неплохо перечислить названия вложенных элементов. Это говорит о структурированности письма, и получателю будет легче разобраться, что и где находится по списку, какое это имеет отношение к нему и письму в целом.

Верстка адаптивных писем

Адаптивные письма составляются только в электронной почте, где нет достаточного количества инструментов для правки текста. Однако и здесь нужно, чтобы формат письма был соблюден для сохранения этики. Напишите адрес отправителя в левом верхнем углу. Если вы используете готовый бланк, вам не нужно указывать адрес отправителя. Подобные бланки имеются в арсеналах почтовых ящиков, где можно выбрать стилистику для соответствующего типа письма. Вместо типового формата запустите письмо с датой в верхнем левом углу:

1. Поместите дату непосредственно под адресом отправителя. Не оставляйте пустую строку между адресом и датой отправления. Это не единственный момент, который отличает заказное бумажное письмо от электронного.
2. В качестве адресата следует указать тот, который является личным (домашним) либо рабочим, если отправитель – компания.
3. Напишите адрес получателя на одну строку ниже даты. Таким образом, получатель или открывший письмо человек поймет, от кого и кому предназначено содержание письма.
4. Напишите тему письма во всех «темах». Это позволяет получателю знать, что будет в письме.
5. Далее заполняется пустое пространство текстом, где указываются причины и цели обращения. Здесь вы обсуждаете свой вопрос. Будьте лаконичны, но основательны в своем обсуждении темы.
6. Напишите свое имя под телом письма. Не делайте никаких заключительных замечаний, таких как «искренне».
7. Под вашим именем оставьте место для вашей подписи – она может быть в электронном виде в качестве фамилии или условного обозначения.
8. Под вашей подписью напишите название своей компании или должности, если вы не являетесь владельцем бизнеса.

Добавьте любые разделительные обозначения для ограждения текста. Дополните письмо некоторыми сносками, если это уместно и если вы прилагаете к нему дополнительные каталоги, документы или иные материалы. Напишите слово «Приложение», а затем перечислите названия прилагаемых материалов.

Отправление письма

Выберете конверт. Он должен быть простым, квадратным или прямоугольным. У него не должно быть сложных конструкций. Тем не менее он может быть стилизован по заказу. Сложите свое письмо так, чтобы оно входило в конверт:

1. Постарайтесь сделать это так, чтобы бумага складывалась один раз – слишком большое количество загибов будет говорить о вашем непрофессионализме.
2. Если вы используете прямоугольный стандартный конверт, сложите свое письмо по горизонтали втрое.
3. Если вы используете квадратный конверт, сложите бумагу по вертикали, а затем по горизонтали, чтобы сформировать прямоугольник, который может поместиться в квадратный конверт. Запечатайте письмо и напишите свое имя в левом верхнем углу, а под ним – адрес.

В нижней правой части конверта напишите имя человека, которому вы отправляете письмо. Не лишнем будет указать название компании в строке ниже (если оно имеется).

Важные нюансы: персональное, деловое или бизнес-письмо?

Есть ли разница между тем, как писать официальные письма? Существенных и строгих правил немного, но знать их нужно каждому. Примеров может быть много, но рассмотрим основные моменты — различия между личным посланием, деловым и бизнес-письмом:

1. Личное письмо всегда будет отличаться не только формулировкой изложения мыслей, но и подачей. Допустимо использовать фразы по типу «дорогой», «уважаемый», «любезно» и «искренне». Здесь выражаются личные чувства относительно того же сотрудничества с персоной. Если хочется выразить комплимент по поводу создания прекрасной компании, с которой сложились хорошие крепкие отношения, отправитель имеет право «переступить» границу формальности, но только при условии личного знакомства.
2. Деловое письмо включает в себя различного рода послания относительно всех рабочих моментов. Это могут быть акции и пресс-релизы.
3. Бизнес-письма подразумевают составление уведомлений по поводу всех связующих — партнерства, сделки и не только.

Главное, не перепутать все нюансы. Важно различать второе и третье — деловые и бизнес-письма отличаются только содержанием. Хотя важно и правильное оформление адресов.

Примеры официальных писем. Как писать официальные письма универсального образца?

Любые официальные письма начинаются с заголовка и шапки. Далее сам текст следует начать с простых фраз. Как писать официальные письма для других компаний, чтобы завязались отношения? Следуйте правильному началу: «Прошу», «Желаю», «Выражаю благодарность» и прочие слова помогут установить контакт с лицом, представляющим интересы фирмы, с которой нужно завязать деловое сотрудничество.

fb.ru