Как вести учет рабочего времени сотрудников: Учет рабочего времени сотрудников: практика от ТОП-менеджера

При заполнении табеля по дистанционным работникам рекомендуется ориентироваться на нормальную продолжительность рабочего дня для той категории сотрудников, к которой относится удаленщик. По общему правилу она не может превышать 40 часов в неделю (ч. 2 ст. 91 ТК РФ).

Табель может также заполняться на основании показаний специальных программ, разработанных для учета количества часов, проведенных сотрудником за работой. Если работодатель планирует таким образом контролировать рабочий график удаленного сотрудника, то это необходимо отдельно отразить в трудовом договоре.

В зависимости от того, как прописан режим работы удаленщика в договоре, выберете следующий порядок заполнения табеля:

• Общий — если работник сам устанавливает режим работы и отдыха при стандартной рабочей неделе.

• Индивидуальный — если график работы, количество часов труда и отдыха устанавливает работодатель.

Как отразить в табеле прогул дистанционного работника

Сразу скажем, что уволить удаленщика за прогул практически невозможно. Дело в том, что прогулом признается отсутствие сотрудника на рабочем месте в течение 4 часов подряд или в течение всей смены или рабочего дня, независимо от его продолжительности (подп. а п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Рабочим местом, согласно ТК РФ, является место, находящееся под контролем работодателя, где сотруднику нужно находиться или требуется прибыть для выполнения работы (ч. 6 ст. 209 ТК РФ). При дистанционной работе рабочее место сотрудника находится вне места нахождения работодателя и соответственно оно ему не подконтрольно. Это значит, что работодатель не может знать точно, сколько времени его сотрудник отсутствовал на своем рабочем месте. Но выход из этой ситуации есть.

Если сотрудник в течение некоторого времени не работает, его можно уволить, но не за прогул, а за неоднократное неисполнение должностных обязанностей. В этом случае в табеле учета рабочего времени нужно поставить код «Я» или «01», а сам факт невыполнения работы зафиксировать подтверждающими документами: служебными записками, докладными и т. д.

В первый раз к сотруднику нужно применить дисциплинарное наказание в виде выговора или замечания, а если такая ситуация повторится — допускается увольнение по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Подводим итоги

• По дистанционным сотрудникам необходимо вести учет рабочего времени, как и по остальному штатному персоналу.
• Если график работы сотрудник устанавливает себе сам, в табель вносится код «Я» или «01» и указывается общее число отработанных часов в день (8 — при нормальной рабочей неделе).
• Если количество часов труда определяется работодателем или учитывается специальной программой, в табель вносится код «Я» или «01» и фактическое количество отработанных в день часов.
• Если сотрудник не выполняет работу, табель нужно вести в обычном порядке, а факт неисполнения должностных обязанностей зафиксировать документально.

Как вести учет рабочего времени сотрудников — Poster

Ведите учет рабочего времени сотрудников для расчета заработной платы. Для этого настройте учет отработанных часов, автоматизируйте контроль начала и окончания рабочего дня и контролируйте информацию о сменах сотрудников.

Настройка учета отработанных часов

Настройте учет рабочего времени, чтобы после ввода ПИН-кода на терминале у сотрудника открывалась рабочая смена.

Чтобы настроить учет отработанных часов:

1. Откройте вкладку Настройки → Общие в админ-панели.

2. В блоке Настройки администрирования поставьте галочку в пункте Учитывать рабочее время сотрудников.

3. Нажмите Сохранить.

Автоматизация контроля начала и окончания рабочего дня

Фиксируйте время начала и окончания смены сотрудников, чтобы учитывать опоздания, сверхурочную работу и отработанное время при гибком графике работы персонала.

Чтобы автоматизировать контроль начала и окончания рабочего дня:

1. Введите ПИН-код сотрудника для входа в терминал, чтобы открыть рабочую смену. Всплывающее сообщение и звуковой сигнал укажут на открытие рабочей смены.

2. В конце рабочего дня нажмите в правом верхнем углу на ≡ и выберите Закончить смену. В карточке сотрудника посмотрите отработанное время и нажмите Закончить смену.

☝️ Система ведет учет отработанного времени, а не активность сотрудника в терминале.

💡 Чтобы учитывать рабочее время сотрудников с гибким графиком работы, поочередно открывайте их рабочие смены в течение бизнес-дня заведения. Для этого нажмите в правом верхнем углу терминала на имя официанта 🔐, который уже начал рабочую смену, и следующий сотрудник сможет ввести свой ПИН-код и начать рабочую смену. 

Контроль информации о сменах сотрудников

Контролируйте отработанное время, чтобы избежать ошибок при расчете заработной платы персонала. Администратору доступны просмотр, редактирование, закрытие и удаление рабочих смен других сотрудников.

Чтобы контролировать информацию о сменах сотрудников:

1. Войдите в терминал как владелец или управляющий.

2. Нажмите в правом верхнем углу на ≡ и выберите Все смены.

3. В окне Смена сотрудников смотрите время начала и окончания смены, а также отработанное время сотрудников за выбранный день:

   — зеленый значок перед именем сотрудника показывает открытую смену;
   — серый значок перед именем сотрудника показывает закрытую смену.

4. Откройте карточку сотрудника, чтобы посмотреть отработанное время, и нажмите Закончить смену.

💡 В окне Смена сотрудников выберите:

— открытую смену и нажмите на поле Начало смены, чтобы отредактировать время начала рабочего дня сотрудника;

— закрытую смену и нажмите Удалить смену. Если вы ошибочно удалили смену сотрудника, нажмите Отмена.

По каждому сотруднику контролируйте статистику отработанного времени. 

Прочитайте еще:

— Как добавить сотрудника

— Как создать дополнительную должность

— Как настроить расчет зарплаты

— 🎬 Как настроить расчет зарплаты в Poster

— Как настроить быструю смену официантов на терминале

Табель учета рабочего времени: инструкция по 1С

Полезный мануал для бухгалтера и кадровика.

Обычно в трудовом договоре сотрудника прописано время, когда он должен выполнять должностные обязанности. Работодатель же со своей стороны обязан учитывать фактически отработанное время.

Для этого используется «Табель учета рабочего времени» и утвержденные Госкомстатом РФ унифицированные формы табеля №Т-12 и №Т-13.

Что представляет собой документ?

Речь идет об обязательном документе, который организации в обязательном порядке составляют каждый месяц. На его основе сотруднику начисляется зарплата и отпускные, а также положенные командировочные. Сам бухгалтер обычно табель не заполняет. Он получает сведения от подразделений, а затем формирует расчетную ведомость и начисляет зарплату.

Наглядно документ выглядит как таблица, в которой отражаются все выходы и неявки за месяц, а также часы, которые сотрудник отработал за определенный день. Указываются и причины отсутствия работника.

До того, как форма табеля стала доступна в программах 1С 8.3, этот документ приходилось заполнять в Excel. Конечно, на это уходило много времени, что вызывало неудобство.

Сейчас табель легко формируется в 1С. Расскажем, где его отыскать в программе и как корректно настроить заполнение.

Ограничения по возможностям

Нельзя упускать из виду важные моменты. Например, тот факт, что в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0» в табеле учета нельзя автоматически отразить командировку, прогул, переработку или отпуск без сохранения заработной платы. Речь идет только о типовой конфигурации. Однако все эти опции открыты пользователям в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Еще один момент, который касается типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0». Учет отпусков, больничных, исполнительных документов ведется только в том случае, если в компании числится до 59 сотрудников включительно. Когда их 60 или более, то также следует применять 1С:ЗУП 8.

Где найти «Табель учета рабочего времени» в 1С: Бухгалтерия 8.3?

Почему-то некоторые пользователи затрудняются с поиском Табеля в программе. Однако в типовых конфигурациях все просто. Откройте раздел Зарплата и кадры, далее Кадровый учет — Отчеты по кадрам — Табель учета рабочего времени.

Таким образом, «Табель учета рабочего времени» больше напоминает отчет, нежели рабочий документ.

Автоматическое заполнение

Табель учета рабочего времени ведут и заполняют по утвержденному Правительством производственному календарю РФ и графику работы 5-ти дневной 40-часовой рабочей недели. Табель заполняется на основе данных:

• производственного календаря;
• отпусков;
• больничных листов;
• документа приема на работу;
• увольнения.

Работаем с производственным календарем

В программах 1С размещен производственный календарь, который соответствует всем российским праздниками и переносам выходных, которые утверждены Правительством РФ. Но не обязательно оставлять его в таком виде, вы можете внести в него изменения. Например, добавить региональные выходные.

Чтобы это сделать, зайдите в Главное меню, затем откройте Все функции — Справочники. Далее — Производственные календари.

Производственный календарь в «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0» следует настраивать каждый год.

Чтобы при заполнении табеля учета рабочего времени учитывались данные документов «Отпуск» и «Больничный лист», необходимо в настройках расчета заработной платы поставить флажок «Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов».

Пошаговое формирование Табеля в 1С

Шаг № 1. Шапка.

Чтобы сформировать Табель учета рабочего времени по форме Т-13, необходимо заполнить поля:

• период;
• организация;
• подразделение.

Сделать это нужно, нажав кнопку Настройки.

В Периоде необходимо указать месяц, за который формируется текущий табель.

Чтобы указать Организацию, выберете нужную вам из списка, если в базе их ведется несколько.

Если нужно сформировать табель по подразделению отдельно, то выберете его из справочника Подразделения.

Шаг № 2. Вид простой.

Заходим во вкладку Отборы, вид Простой. Здесь нужно указать фамилии и должности ответственных, которые в итоге подписывают документ.

В случае, если вы составляете табель для одного работника, то можно использовать дополнительный лист и установить:

• галочку Сотрудник;
• фамилию выбрать из справочника Сотрудники по ссылке Подбор.

Шаг № 3. Вид расширенный.

Данный вариант необходимо заполнить, если заполняете табель для всех сотрудников. Уберите галочку с поля Сотрудник и установить Вид — Расширенный.

Далее табель сформируется отдельно по каждому подразделению.

В случае, если в компании совсем мало работников, но при этом есть подразделения, то лучше формировать Табель по всей организации. Зайдите во вкладку Структура и уберите из состава группировки Подразделение.

После этого вы можете Завершить редактирование — Закрыть и сформировать.

Другие настройки

Зайдя в раздел «Настройки», вы найдете форму дополнительных настроек.

Чтобы не было путаницы, расшифруем для вас обозначения, которые предлагает форма Т-13:

Я — явка;

В — выходные;

ОТ — отпуск;

Б — дни болезни.

Важно перед формированием документа

Очень важно обратить внимание на следующие моменты перед тем, как вы будете заполнять отчет:

• производственный календарь должен быть настроен в соответствии с региональными изменениями;
• все месячные отпускные и больничные должны уже быть начислены;
• а вот время работы, которое отражается в документе Начисление зарплаты на формирование табеля никак не влияет.

Чтобы использовать программу с актуальными справочниками, позаботьтесь о том, чтобы у вас был действующий договор 1С:ИТС.

Если у вас возникнут трудности при формировании Табеля в 1С, обратитесь за помощью к нашим специалистам по телефону.

Учет рабочего времени с расчетом баланса / Хабр

При таком подходе сотрудник может самостоятельно планировать свое время, имея возможность прийти позже или уйти раньше, не нарушив рабочий режим. Потраченное на личные дела время можно отработать позднее.

Применение

Алгоритмы учета

Факт входа в рабочие и нерабочие помещения регистрируется системой. Например, когда сотрудник входит в столовую, система фиксирует выход из рабочей зоны и вход в нерабочую. Таким образом время, проведенное в курительной комнате, столовой, зоне отдыха, учитывается как нерабочее. На основании данных о входах и выходах система рассчитывает рабочее время сотрудника с учетом графика работы и допустимых отклонений и формирует табель.

Например, при рабочем дне с 9:00 до 17:45 и обеденном перерыве в 45 минут сотрудник может прийти на 15 минут позже – в 9:15 и уйти на 15 минут раньше – в 17:30. Время, потраченное на приходы позже и уходы раньше в рамках заданных отклонений, сотрудник может отработать. Время, отведенное на обед, сотрудник может использовать частями.

Алгоритм гибкого графика позволяет задавать различные учетные периоды для отработки времени, потраченного в личных целях – например, сотрудник должен компенсировать это время в тот же день или в течение месяца. По согласованию с администрацией неотработанное за отчетный период время может быть закрыто оправдательным документом.

Графики работы

Параметры сменного графика также предусматривают возможность указывать неограниченное количество интервалов работы в течение рабочей смены. Возможность указывать день начала смены и количество дней в смене сотрудника позволяет организовать любую сменную схему работы. Например, график работы 3/3 с указанием дня начала смены.

Параметры сменного графика позволяют организовать учет ночных смен, когда рабочий интервал «переходит через 0-00», а также указывать различные интервалы на разные дни недели.

Недельная и сменная схемы учета позволяют ввести допустимое отклонение от нормативного рабочего времени. Если отклонение от графика совершено в допустимых интервалах, оно может быть отработано или закрыто оправдательными документами. В этом случае табель рабочего времени формируется без учета отклонений и соответствует законодательным нормам и требованиям.

В компаниях, где оплата труда осуществляется на сдельной основе, может использоваться график с упрощенным расчетом. В этом случае любое время нахождения сотрудника на территории организации является рабочим временем. В табель заносится фактическое время присутствия сотрудника за каждый день.

На предприятиях, где оплата осуществляется по факту отработки месячной нормы рабочего времени, ведется учет положительного и отрицательного баланса в течение рабочих дней всего учетного периода. Сведение баланса осуществляется в конце учетного периода.

Построение табеля

При отрицательном балансе нарушения должны быть отработаны или закрыты оправдательными документами. В этом случае табель рабочего времени формируется без учета незначительных отклонений. Например, при разрешенных опозданиях на 10 минут и нарушениях только в этих пределах в табель сотрудника будут занесены не 7 часов 50 минут, а 8 часов.

Поскольку табель формируется по стандартной форме T-13 и соответствует нормам и требованиям российского трудового законодательства, он может быть экспортирован в 1С для расчета зарплаты без изменений

Гибкий учет рабочего времени в системах PERCo позволяет контролировать баланс отработанного времени и автоматически формировать корректный табель УРВ в рамках ТК РФ. За текущим балансом сотрудники могут следить самостоятельно.

11 лучших способов отслеживания рабочего времени сотрудников

Точное отслеживание рабочего времени сотрудников жизненно важно для каждого предприятия. Своевременные данные о оплачиваемых и не оплачиваемых мероприятиях помогают обеспечить:

• Своевременную обработку платежных ведомостей
• Соблюдение трудовых норм
• Обеспечение соблюдения правил посещаемости и нерабочих дней
• Расчет экономии

Не менее важно выбрать эффективную систему отслеживания посещаемости, которая не отнимает много времени и не является обременительным для сотрудников. В противном случае данные станут ненадежными для трудового учета, отчетности и других задач, которые зависят от точности.

Главное — изучить то, что есть на рынке, и выбрать правильное решение. Вот 11 лучших способов отслеживать часы работы сотрудников, которые могут помочь HR.

1. Отслеживайте удаленных сотрудников с помощью системы Mobile Attendance.

Отследить часы работы сотрудников, когда они работают вне офиса или производственного объекта, сложно без мобильной системы учета рабочего времени. Эта информация интегрирована с системой расчета заработной платы для точного рабочего времени.

Спутник глобального позиционирования, обычно называемый GPS, работает на сотовых телефонах.Работодатели подтверждают часы работы на основе данных, собранных с помощью телефона компании с поддержкой GPS, поэтому передвижения отслеживаются на законных основаниях.

2. Используйте настенное крепление Card Swipes.

Настенные считыватели карт представляют собой обновленную версию системы перфокарт. Вместо табеля сотрудники используют свои идентификаторы для входа и выхода. Данные автоматически передаются на компьютер, где отработанные часы рассчитываются с учетом посещаемости сотрудников.

3. Убедитесь, что часы указаны полные, точные и актуальные.

Лучшим способом отслеживания рабочего времени сотрудников является наличие системы, которая оптимизирует процесс учета рабочего времени.Это предоставляет точную информацию для более быстрого расчета заработной платы и других механизмов отчетности. Независимо от того, является ли система ручной или автоматизированной, сложные аспекты отслеживания и утверждения рабочего времени сотрудников усложняются из-за системы, которой не следуют постоянно.

4. Иметь автоматизированную систему соответствия нормативным требованиям.

Точное отслеживание также важно для выполнения многочисленных нормативных требований. Главным из них для компаний США является Закон о справедливых трудовых стандартах.Любое решение для отслеживания должно обеспечивать соответствие государственным постановлениям и внутренней политике.

Обычные причины несоблюдения требований связаны с неточным или ненадлежащим ведением записей. Использование автоматизированной системы отслеживания рабочего времени и посещаемости может помочь уменьшить количество ошибок и предотвратить дорогостоящие судебные разбирательства, возникающие из-за несоблюдения требований.

5. Используйте программное обеспечение для учета рабочего времени, доступное для сотрудников.

Возможность просматривать и отслеживать данные о посещаемости в одной централизованной системе имеет огромную ценность для компании.Сотрудники могут просматривать свои отработанные часы, а также накопленное время и имеющиеся отпуска по болезни. Эти функции помогают сотрудникам с готовностью внедрять программу учета рабочего времени.

Учет времени — наименее любимая задача для большинства сотрудников. Простая система, требующая минимума работы и обучения, увеличит шансы на участие, что делает выбор хорошей инвестицией.

Сотрудники также ценят систему самообслуживания. Это избавляет от необходимости связываться с HR с вопросами о заработной плате или остатках свободного времени.

6. Выберите систему, которая легко интегрируется с другими приложениями.

Использование программного обеспечения, предназначенного для сбора данных, является лишь частью решения при поиске наилучших способов учета рабочего времени сотрудников. Другая часть — это возможность обмениваться данными с другими приложениями.

Это очень важно для расчета заработной платы, свободного времени и соблюдения нормативных требований. В идеале обмен и интеграция данных должны быть бесшовными.

7. Иметь систему отслеживания, которая упрощает выполнение задач по отчетности и администрированию.

Большинство компаний сталкиваются с проблемой использования программного обеспечения для учета рабочего времени, которое сложно использовать. Большинство систем поставляются с бесплатной демонстрацией, которая дает компаниям возможность протестировать различные функции.

Правильная система отслеживания должна быть интуитивно понятной для повседневных процессов. Лучшее программное решение имеет обширный набор функций, которые также можно масштабировать.

8. Получите программное обеспечение, размещенное в облаке.

Точный учет посещаемости способствует увеличению затрат на рабочую силу, но компаниям по-прежнему необходима лучшая система без приобретения дорогостоящего программного обеспечения.Дорогое внутреннее оборудование становится устаревшим, поскольку все больше компаний ищут менее дорогостоящее решение. В этом качестве работает размещение системы учета рабочего времени в облаке.

Облачные системы предлагают простые решения для ввода часов и быстрой маршрутизации времени для согласований. Результаты охватывают все аспекты рабочего времени сотрудников: легкая, своевременная и точная оплата, а также решены нормативные вопросы.

9. Передовые технологии с использованием отпечатков пальцев и сканирования сетчатки глаза помогают обеспечить безопасность офисов.

Еще один популярный метод в крупных корпорациях — это считывание штрих-кода на бейджах сотрудников. Биометрические данные с отпечатками пальцев и сканированием сетчатки глаза стали ценными для компаний, которым, возможно, потребуется контролировать доступ в отделы и здания и из них, помимо отслеживания рабочего времени сотрудников.

10. Вести записи онлайн-посещаемости.

В некоторых передовых технологиях используются устаревшие методы, такие как использование онлайн-часов. Сотрудники ведут учет своего отработанного времени через веб-приложение, которое также может создавать отчеты о заработной плате.

11. Вручную введите часы работы сотрудников в электронную таблицу.

Некоторые компании с небольшим штатом могут не захотеть так быстро мигрировать в облако или онлайн-систему. Продолжение ввода часов в электронную таблицу может работать лучше, но также потребуются обходные пути для взаимодействия с органами власти или другими предприятиями.

Централизованные процессы — лучший способ отслеживать часы работы сотрудников

Создание централизованной системы отслеживания данных упрощает для сотрудников и руководства соблюдение рабочего времени.Выбрав правильное решение, компании смогут быстро, просто и без проблем сократить время и посещаемость.

Лучшие способы отслеживать часы сотрудников — Clockify Блог

Отслеживание рабочего времени сотрудников имеет решающее значение для любого бизнеса — вам понадобятся точные записи часов сотрудников для отслеживания посещаемости, обработки кадровой работы, соблюдения трудового законодательства, а также сбора данных, необходимых для расчета заработной платы.

Чтобы иметь возможность эффективно отслеживать часы работы сотрудников, вам необходимо найти метод, который будет легко реализовать вашим сотрудникам и просто отслеживать их. Итак, вот 4 подходящих способа, как отслеживать часы сотрудников, которые вы можете попробовать. сейчас:

1. Отслеживайте часы сотрудников с помощью шаблонов расписаний
2. Отслеживайте часы сотрудников в Excel
3. Отслеживайте часы работы сотрудников с помощью калькулятора расписания
4. Отслеживайте часы сотрудников с помощью приложения для учета рабочего времени

Отслеживайте часы сотрудников с помощью шаблонов расписаний

О ЧЕМ ЭТО?

Шаблон расписания — это лист бумаги с предопределенными данными, на котором сотрудники вводят свое время, а затем передают их, обычно ежедневно, еженедельно, раз в две недели или ежемесячно.

Некоторые шаблоны табелей учета рабочего времени специально предназначены для руководителей, которым необходимо отчитываться о работе своих сотрудников перед своим начальством.

Независимо от того, какой период времени они охватывают, большинство шаблонов табелей учета рабочего времени требует, чтобы сотрудники вводили свои:

В конце концов, эти шаблоны расписаний требуют, чтобы сотрудники подсчитывали общее количество отработанных часов в день и в неделю.

Некоторые данные в шаблоне расписания добавляются кем-то другим, в зависимости от договоренностей в вашей компании — в любом случае всегда требуются дополнительные проверки и утверждения.

УРОВЕНЬ УДОБСТВА: ★★★★ 3.5 / 5

🔨 КАК ЭТО СДЕЛАТЬ?

Загрузите бесплатные онлайн-шаблоны табелей учета рабочего времени для сотрудников — сотрудники должны будут ввести запрошенные данные, рассчитать свои обычные часы, а также сложить их с сверхурочными часами (если таковые имеются), чтобы получить ежедневные итоги.

В конце недели им нужно будет сложить свои дневные итоги, чтобы получить итоговую сумму за неделю — умножение итоговой суммы за неделю на почасовую ставку даст недельный заработок, необходимый для расчета заработной платы.

Сотрудники отправляют заполненные табели учета рабочего времени по электронной почте или распечатывают их и передают лично.

В зависимости от того, как вы хотите, чтобы сотрудники передавали свои табели учета рабочего времени, вы можете попросить их выбрать один из нескольких различных форматов:

1. Для расписания, которое сотрудники могут распечатать, а затем заполнить ручкой, выберите формат PDF .
2. Для расписания, в котором сотрудники могут вводить время непосредственно в документе, а затем сохранять его и отправлять по электронной почте для утверждения, выберите формат Word или Excel .
3. Для расписания, где сотрудники могут просто поделиться ссылкой, чтобы вы могли получить доступ к их заполненным расписаниям, выберите формат Google Docs или Google Sheets .

Для получения дополнительных данных сотрудникам, которые находились в отпуске по болезни или в отпуске, необходимо указать «8 часов» в столбце «Отпуск / отпуск по болезни» для этого дня.

✅ ПЛЮСЫ ЭТОГО МЕТОДА?

• Отлично подходит для тех, кто ценит традиционный метод ручки и бумаги
• Не требует обучения
• Некоторые шаблоны табелей учета рабочего времени позволяют сотрудникам добавлять время отпуска, отпуск по болезни и другие аналогичные данные

❌ МИНУСЫ ЭТОГО МЕТОДА?

• Много бумажной работы — табели учета рабочего времени легче потерять и сложнее хранить для безопасного хранения
• Сотрудники могут легко ошибиться в расчетах — ошибки, которые повлияют на расчет заработной платы и даже приведут компанию к серьезным проблемам
• Невозможно отличить оплачиваемое время клиента — в отличие от времени, потраченного на встречи компании, управление почтовым ящиком и административную работу
• Невозможно увидеть, над чем работал сотрудник в течение зарегистрированного времени

Отслеживайте часы сотрудников в Excel

О ЧЕМ ЭТО?

Microsoft Excel всегда был одним из наиболее популярных решений для учета рабочего времени сотрудников.

Суть этого метода проста — вашим сотрудникам достаточно:

1. добавить свою основную информацию
2. добавьте часы, потраченные на работу, в табель учета рабочего времени Excel с формулами
3. смотрите, как их дневные и недельные итоги рассчитываются автоматически

Позже они отправляют свои расписания в Excel для утверждения своим руководителям, а утвержденные расписания затем отправляются для расчета заработной платы.

УРОВЕНЬ УДОБСТВА: ★★★★ 4/5

🔨 КАК ЭТО СДЕЛАТЬ?

Учет рабочего времени сотрудников в Excel лучше всего выполнять, если вы создаете простой табель учета рабочего времени Excel с формулами.

Итак, если вы хотите использовать Excel для отслеживания рабочего времени сотрудников, попросите своих сотрудников создать следующую таблицу с формулами:

1. Добавьте основные информационные метки , такие как «Имя», «Период времени», «Отдел компании» и «Менеджер».
2. Добавьте основные метки расписания , такие как «Дата», «День недели», «Утренние часы», «Время обеда», «Дневные часы», «Всего за день» и «Итого за неделю».
3. Добавьте формулу «Итого за день» — запишите = сумма (D8 + F8) в первую ячейку «Итого за день» (обозначенную здесь как G8 ).
4. Разверните формулу до остальных ячеек. — выберите ячейку G8 («Итого за день» для понедельника) и разверните выделение, перетащив крайний левый знак «плюс» вниз до ячейки G12 («Итого за день» »Для пятницы) .
5. Добавьте формулу для «Итого за неделю» — напишите = сумма (G8: F12) в ячейке «Итого за неделю» (обозначена здесь как G14 )
6. Добавьте свое рабочее время — Введите время, отработанное в «утренние часы» и «дневные часы» для каждого дня недели, и посмотрите, как автоматически рассчитываются «дневная сумма» и «еженедельная сумма».

Если вы хотите, чтобы сотрудники присылали вам свои расписания по электронной почте, попросите их создать свои таблицы в Microsoft Excel .

Если вы хотите, чтобы они делились с вами ссылками на свои заполненные табели учета рабочего времени, попросите их создать свои таблицы в Google Таблицах .

✅ ПЛЮСЫ ЭТОГО МЕТОДА?

• Эти формулы достаточно легко воспроизвести любой.
• Вы можете добавить дополнительные формулы для других данных, которые хотите отслеживать

❌ МИНУСЫ ЭТОГО МЕТОДА?

Сотрудники могут добавлять данные только вручную — и они могут забыть точное время, которое они потратили на работу утром или днем ​​

• Каждый сотрудник отправляет отдельный табель учета рабочего времени Excel для утверждения, поэтому его легко потерять.
• Создание, заполнение и утверждение таких таблиц каждую неделю может занять много времени
• Если вы не добавите в таблицу дополнительные столбцы, вы не сможете отслеживать время, проведенное в отпуске по болезни, отпуске или оплачиваемом отпуске — добавление этих данных еще больше усложняет процесс
• Нет возможности увидеть время оплачиваемого клиента
• Невозможно увидеть, над чем работал сотрудник в течение зарегистрированного времени

Clockify pro tip
Вы можете поручить своим сотрудникам создавать табели учета рабочего времени — или вы можете сделать это самостоятельно и просто поделиться документом.Ознакомьтесь с нашим руководством о том, как создавать простые ежедневные, еженедельные и ежемесячные шаблоны расписаний с формулами и делиться ими с сотрудниками прямо в Excel здесь.

Отслеживайте часы сотрудников с помощью калькулятора расписания

О ЧЕМ ЭТО?

Калькулятор расписания — это шаблон карты учета рабочего времени с калькулятором часов и минут.

Сотрудники складывают время, потраченное на работу, в часах и минутах, и их общее количество часов рассчитывается автоматически.

В этом смысле отслеживание времени с помощью калькулятора расписания аналогично отслеживанию времени в Excel.

Однако разница в том, что вам не нужно создавать калькулятор самостоятельно.

Вместо этого вы используете простую готовую программу с функциями калькулятора.

Более того, традиционное приложение-калькулятор времени предлагает некоторые дополнительные функции, которые потребуют слишком много времени для добавления вручную в расписание Excel.

Большинство калькуляторов расписаний имеют базовые функции, такие как добавление «времени начала», «времени окончания» и «удержания перерывов» — часы работы сотрудника затем автоматически рассчитываются на основе введенных данных.

Дополнительные функции калькулятора расписания включают:

• Указание времени начала и окончания перерывов
• Расчет заработка на основе заданных почасовых ставок
• Расчет сверхурочной работы
• Выбор продолжительности рабочей недели
• Выбор формата времени
• Добавление пользовательских заметок

УРОВЕНЬ УДОБСТВА: ★★★★ 4/5

🔨 КАК ЭТО СДЕЛАТЬ?

Чтобы рассчитать рабочее время в бесплатном калькуляторе расписания Clockify, сотрудникам необходимо ввести только:

• время, когда начали работать
• время окончания работы
• время нахождения в перерыве

Затем автоматически рассчитывается общее дневное и недельное время, при этом время перерыва вычитается из общего количества.

Затем сотрудники могут распечатать свои табели учета рабочего времени и передать их или загрузить их в виде файлов Excel и отправить по электронной почте для утверждения заработной платы.

Для дополнительной функциональности вы также можете включить некоторые дополнительные функции.

Например:

• , когда вы вводите базовую ставку и валюту и включаете опцию «Показать оплату», калькулятор умножает рабочих часов, добавленных , на базовую ставку , а затем рассчитывает заработки сотрудников, экономя время, необходимое для расчета платежная ведомость.
• , когда вы вводите ставку сверхурочных, определяете сверхурочные часы и включаете опции «Показать сверхурочные» и «Использовать сверхурочные часы», калькулятор также рассчитывает ваши сверхурочные часы в неделю и сверхурочные заработки — все это важные данные, которые помогут вам сохранить компания соответствует требованиям FLSA и DCAA.

✅ ПЛЮСЫ ЭТОГО МЕТОДА?

• Быстрый и простой в использовании — вы просто отметите нужные функции, введите время, а калькулятор недели сделает все остальное
• Меньше шансов на ошибку, чем с расписанием Excel, которое вы составили сами
• Вы также можете автоматически рассчитать дополнительные данные, такие как общий недельный заработок и сверхурочные заработки

❌ МИНУСЫ ЭТОГО МЕТОДА?

• Табели учета рабочего времени, отправленные по электронной почте, могут быть потеряны или пропущены руководителем.
• Сотрудники могут добавлять время только вручную, поэтому они должны помнить, когда они пришли и в какое время ушли на перерыв или ушли домой
• Вы можете оставить пустыми дни, проведенные в отпуске по болезни или в отпуске, но нет специального способа отслеживать и вести учет этого времени
• Нет возможности увидеть время оплачиваемого клиента
• Невозможно увидеть, над чем работал сотрудник в течение зарегистрированного времени

Отслеживайте часы сотрудников с помощью приложения для учета рабочего времени

О ЧЕМ ЭТО?

Учет времени с помощью приложения для отслеживания рабочего времени или приложения для отслеживания рабочего времени сотрудников означает автоматизацию всего процесса отслеживания сотрудников.

Сотрудники вводят свое время вручную или отслеживают его во время работы, и система автоматически вычисляет их дневные, еженедельные, ежемесячные и годовые итоги, а также итоги за определенные периоды времени.

Традиционное приложение для отслеживания рабочего времени сотрудников также предлагает возможность определять почасовые ставки и автоматически рассчитывать заработки — с возможностью визуального различия между оплачиваемым временем клиента и не оплачиваемым временем.

Дополнительные возможности включают более быстрое редактирование записей времени и различные методы обеспечения соответствия для всех записей отслеживания времени после утверждения расписания.

УРОВЕНЬ УДОБСТВА: ★★★★★ 5/5

🔨 КАК ЭТО СДЕЛАТЬ?

Вот как использовать наше бесплатное приложение для учета рабочего времени и программу для расписания Clockify для отслеживания рабочего времени сотрудников:

Пригласите своих сотрудников в программу отслеживания сотрудников.

Объясните им, как отслеживать время тремя простыми способами:

• как работают
• вручную
• табель учета рабочего времени

1.Отслеживайте время работы:

• Напишите описание записи времени
• Запустите таймер, выберите проект, отметьте это время как оплачиваемое или оставьте как не подлежащее оплате
• Для упрощения фильтрации и сортировки свяжите запись времени с задачей и тегом
• Завершив действие, остановите таймер

2. Добавить время вручную :

• Напишите описание записи времени
• Укажите время начала и окончания или просто введите количество часов и минут
• Выберите проект, отметьте это время как оплачиваемое или оставьте как не оплачиваемое и свяжите его с задачей и отметьте
• Добавить активность

3.Добавить время в табель учета рабочего времени :

После этого сотрудникам ничего не нужно делать — вам, как их руководителю, нужно только войти в свою учетную запись администратора и просмотреть их отслеживаемое время, доходы, а также анализировать и иным образом управлять своими результатами в отчетах.

Например, чтобы просмотреть только оплачиваемое время, перейдите к подробному, сводному или еженедельному отчету, выберите период времени, выберите «оплачиваемое» время и отфильтруйте — вы увидите общее оплачиваемое время и прибыль в любое время.

Вы также можете просмотреть, кто в настоящее время занят своей работой — просто перейдите в представление команды на панели инструментов и посмотрите, как тикает таймер для людей, чья работа — « в процессе ».

Пригласите своих сотрудников в одно рабочее пространство или назначьте им разные рабочие пространства в зависимости от их отделов.

Затем пригласите сотрудников в их проекты и назначьте им задачи, чтобы они могли отслеживать время выполнения своих задач в соответствии с инструкциями.

Вы можете бесплатно создавать любое количество проектов (и клиентов), задач, тегов и добавлять любое количество пользователей.

Вы также можете определить 4 различных типа почасовых ставок и автоматически рассчитывать все часы работы в соответствии с правильной почасовой ставкой.

После этого ваши сотрудники могут отслеживать и добавлять свое рабочее время на нескольких устройствах и в более чем 100 самых популярных бизнес-приложениях.

В конце концов, если вы хотите убедиться, что сотрудники не меняют свое рабочее время после того, как расчет заработной платы уже был обработан, используйте опцию блокировки расписания.

Эта опция блокирует все записи времени, добавленные с до определенной даты.

Для аналогичного эффекта используйте опцию автоматической блокировки и настройте автоматическую блокировку записей времени по истечении определенного периода времени.

✅ ПЛЮСЫ ЭТОГО МЕТОДА?

• Полностью автоматизированный метод — сотрудники входят в систему, чтобы отслеживать или добавлять время, а вы входите в систему, чтобы анализировать и экспортировать их табели учета рабочего времени.
• Вы можете легко отслеживать и вести учет времени, потраченного на перерывы, отпуска по болезни или оплачиваемый отпуск — просто создайте проект с именем и попросите сотрудников добавить для него время, когда это необходимо.
• Также работает как мобильная система учета рабочего времени, если сотрудники могут использовать ее на своих мобильных устройствах.
• Вы различаете оплачиваемое время клиента и не оплачиваемые действия, такие как собрания и управление почтовыми ящиками
• Вы можете увидеть, над какими задачами сотрудники работали в течение зарегистрированного времени и как долго

❌ МИНУСЫ ЭТОГО МЕТОДА?

• В зависимости от выбранного вами приложения для отслеживания рабочего времени сотрудников может потребоваться больше времени для обучения сотрудников правильному его использованию
• Некоторые приложения для отслеживания рабочего времени недоступны для iOS и Android, поэтому сотрудники не могут регистрировать время в пути

Заключение

Добавление времени в шаблон расписания, расписание Excel с формулами или калькулятор расписания — подходящие методы для отслеживания рабочего времени сотрудников, но они могут увести вас далеко.

Эти методы часто отнимают много времени, требуют много писем по электронной почте и документов, и ни один из них не подходит для хранения чистых и организованных записей данных.

С другой стороны, приложение для определения рабочего времени сотрудников оцифровывает весь процесс, от ввода времени до утверждения его для расчета заработной платы — и все данные надежно хранятся в приложении.

Кроме того, вы, как владелец и администратор вашего рабочего пространства, всегда будете иметь доступ к времени, отслеживаемому вашими сотрудниками, даже для времени, добавленного год назад, или для работы, которая все еще выполняется.

В конце концов, точные данные, которые вы собираете, обеспечат соблюдение вашей компанией государственных норм и правил, а вашим сотрудникам всегда будут платить правильно и вовремя, что приведет к счастливым сотрудникам и хорошо отлаженному и успешному бизнесу.

Как управлять часами сотрудников (без стресса)

Вызывает ли холодный пот мысль об управлении расписанием ваших сотрудников? Если приближающийся «пик сезона» больше похож на грузовой поезд, чем на возможность, вам нужна помощь в управлении часами сотрудников.

Отчасти искусство и наука, умелое уравновешивание потребностей вашего бизнеса с потребностями вашей команды не должно быть головной болью. Вот несколько советов, с которых можно начать.

Как мне отслеживать часы работы сотрудников?

Скорее всего, по крайней мере некоторые из ваших сотрудников входят в более чем 59% американских рабочих, которые Бюро статистики труда считает «почасовыми».Это означает, что учет их рабочего времени — не просто важная задача, это критически важно для основы вашего бизнеса.

Первый шаг — выбросить все «аналоговые» методы из оконных записей — записи сотрудников в стиле бумажной ручки и бумаги являются огромной помехой, когда дело касается точности. Они могут быть потеряны, повреждены и даже подделаны, а это со временем создает массу проблем для управления. По иронии судьбы, бумажные методы подсчета часов часто имеют меньше бумажных следов, чем цифровые средства, а это означает, что их труднее расследовать, если есть проблема.

Стандартизация вашего метода учета рабочего времени намного проще, чем это было много лет назад. Сегодня владельцы малого бизнеса имеют возможность использовать часы, интегрированные в их систему кассовых терминалов (POS), вместо того, чтобы выбирать системы письменных или перфорированных часов. Программное обеспечение POS с таймером дает несколько преимуществ, в том числе:

• Лучшая безопасность . Используя индивидуальные пароли, биометрические сканеры (отпечатки пальцев) или магнитные карты-ключи для входа и выхода, вы сводите к минимуму вероятность того, что один сотрудник будет приходить за другим, случайно или намеренно.

• Больше точности . В большинстве систем хронометража на базе POS-терминалов отчеты создаются автоматически, чтобы помочь вам обнаружить неточности. Некоторые системы также позволяют вручную добавлять рабочие смены для сотрудников, которые забывают приходить или выходить из своей смены.

• Меньше пропущенных ударов. Когда время прихода и ухода напрямую связано со способностью сотрудника использовать POS-систему или закрытием в конце рабочего дня, вероятность того, что он упустит время, гораздо ниже.

• Более простое соответствие . Доказательство соответствия может быть трудоемкой задачей для владельцев бизнеса. Когда вам нужно доказать, что ваши сотрудники берут обязательные перерывы, получают справедливую оплату за сверхурочную работу или их совокупный часовой порог для определенных обязательных льгот, предоставить доказательства так же просто, как распечатать отчет с помощью системы учета рабочего времени.

• Упрощенное планирование. Система хронометража на базе POS-терминала не просто подсчитывает часы работы сотрудников; Сам по себе или в тандеме с другой программой он может повысить производительность за счет оптимизации ваших систем планирования.Некоторые системы помогают планировать адекватное покрытие на сервере или извлекать данные для определенного диапазона дат, чтобы вы могли быстро вносить изменения в расписание в зависимости от времени работы сотрудников или отработанных часов.

Как управлять рабочим временем сотрудников?

После того, как вы определили, как вести учет рабочего времени своих сотрудников, как настроить их на успех? Возможно, вы овладели техникой управления сотрудниками на пресловутом уровне, но ваш бэкэнд должен быть таким же, если не большим, для эффективного управления расписанием.Хотя технологии, безусловно, могут помочь оптимизировать усилия, управление расписанием сотрудников требует личной ответственности со стороны руководства.

В то время как большинство мелких работодателей часто составляют или изменяют графики работы сотрудников, исходя из повседневной посещаемости магазинов или показателей бизнеса, слишком большие нарушения в графиках работы сотрудников могут затруднить личную жизнь сотрудников и ваш бизнес.

Вот несколько советов по созданию процесса планирования, который поддерживает и ваш бизнес, и вашу команду:

1.) Не дожидайтесь последней минуты, чтобы создать расписание . Ожидание до последней минуты заставляет ваших сотрудников делать такие вещи, как уход за детьми в нулевой час и транспортировка, если они не водят машину или живут в доме с одним автомобилем. Чем больше уведомлений вы сообщите, тем лучше: это также поможет сократить количество вызовов сотрудников и опозданий.

2.) По возможности подробно уведомляйте об изменениях . По тем же причинам, изложенным выше, вашим сотрудникам нужно время для планирования. Уведомление их о смене менее чем за несколько часов делает рабочую среду более напряженной для почасовых работников, и это дополнительное давление может увеличить текучесть кадров, если это происходит слишком часто. Неустойчивое планирование также может иметь «волновой эффект», нарушая работу дополнительных бизнес-систем, таких как расчет заработной платы или человеческие ресурсы. Опять же, хотя это может показаться «легкой задачей», вам следует избегать развертывания новой системы почасовой отчетности в особенно загруженные периоды, например, в праздничные выходные.

3.) По возможности используйте централизованный счетчик рабочего времени и посещаемости . Облачные решения лучше всего подходят для современных сотрудников: они могут видеть, планировать, планировать и запрашивать свободное время со своих компьютеров или мобильных устройств. Это упрощает процесс составления расписания и запроса отгула, что также помогает минимизировать недопонимание. Инструменты отслеживания электронной почты, такие как Mailtrack, даже дают вам возможность отслеживать активность электронной почты и получать уведомления в режиме реального времени.Таким образом, вы можете отправлять важные уведомления и подтверждать, что сотрудники их прочитали — в отличие от листа бумаги, прикрепленного к стене офиса.

4.) Используйте программное обеспечение, которое работает не только для вашего конкретного бизнеса, но и для вашей отрасли . Выбрать целевую облачную программу для эффективного управления временем станет проще, если ваше решение разработано для вашего типа бизнеса. Например, 7Shifts — это программа, созданная для нужд работников ресторанов и общепита.Для колл-центров лучше подойдет такой вариант, как Shiftboard, ориентированный на повседневные операции. В случае сомнений обращайтесь к отраслевым ресурсам и рекомендациям поставщиков вашей цепочки поставок.

Как добиться успеха с помощью управления рабочим временем?

Немногие менеджеры любят «занимать жесткую позицию», когда дело доходит до того, чтобы их сотрудники двигались в правильном направлении, но когда дело доходит до часов, это абсолютно необходимо. Если вы обеспокоены тем, что ваша команда отрицательно отреагирует на новую систему расписания, выполните следующие действия, чтобы разместить их на той же странице:

• Дайте им время приспособиться к идее новой системы и, если возможно, проведите «переходный период».Работа с почасовыми данными из двух разных источников — это операционная головная боль, поэтому вам не следует делать этот переходный период слишком длинным. Тем не менее, преимущество использования переходного периода заключается в том, что при возникновении проблемы с входом в новую систему у вас есть резервная система, на которую вы можете положиться в течение короткого периода, пока персонал не освоится с новой системой.

• Установите границы и сообщите о последствиях. Очевидно, вы захотите остаться в рамках закона — e.g., нет времени на стыковку пропущенных ударов и т. д., но вы можете использовать иерархию в свою пользу. Установите систему вознаграждения для сотрудников, которые следуют процедуре. Например, вы можете вознаградить сотрудников с хорошей историей приема пищи обедом с обслуживанием, более благоприятными сменами или дополнительным перерывом.

• Следите за соблюдением требований. Если вы полностью доверяете своим сотрудникам, это прекрасно! Однако иногда могут возникнуть невинные проблемы из-за неверно понятой политики или системной ошибки.Важно выявить эти проблемы, прежде чем они станут повсеместными и начнут просачиваться в другие сферы бизнеса.

• Будьте открыты для предложений. Открытость для предложений других — важная часть любого набора управленческих навыков. Очень важно учитывать, что вашим сотрудникам нравится или не нравится ваша система учета рабочего времени или расписания. Если сотрудник не доверяет системе или ненавидит ее, он с меньшей вероятностью воспользуется ею. Хотя не все желания сотрудников могут или должны быть выполнены, небольшая гибкость может иметь очень большое значение.

• Помните о масштабируемости. Если что-то не работает, и вы обнаружите «обходной путь», отличная работа, но это не должно оставаться таким навсегда. Каждый обходной путь — это отход от вашего основного набора лучших практик. Чем больше растет ваш бизнес, тем более громоздкими становятся эти обходные пути, поэтому убедитесь, что вы рассматриваете их как временные решения.

• Предоставьте персоналу инструменты для устранения проблем. Если система тайм-менеджмента дает сбой, а вас нет рядом, чувствует ли ваша управленческая команда себя вправе исправить ситуацию до дня выплаты жалованья? Убедитесь, что все сотрудники знают, как заполнять табели учета рабочего времени, вести учет посещаемости и сообщать о проблемах в случае сбоя системы.

Управление почасовыми сотрудниками — естественная часть ведения малого бизнеса, но это не означает, что системы, управляющие процессом, всегда интуитивно понятны или просты. Внедрение инструментов и методов имеет важное значение для создания основы для эффективного управления временем, позволяя владельцам бизнеса и управленческим командам сосредоточиться на более важных задачах.

Если вы боретесь с табелями учета рабочего времени, обязанностями сотрудников или даже не приходите на работу, внедрение системы управления временем имеет важное значение.Конечным результатом является лучший бизнес, более надежная и заслуживающая доверия отчетность и повышенная удовлетворенность сотрудников.

СМОТРИТЕ ТАКЖЕ: Контрольный список для найма сотрудника: все, что вам нужно знать

ИНСТРУКЦИИ

Lean Retail 101

ShopKeep научит вас, как управлять своим розничным бизнесом, как успешным быстрорастущим стартапом.

Получите бесплатный электронный курс по экономичной розничной торговле 101

Этот бесплатный электронный курс научит вас управлять своим розничным бизнесом, как успешным стартапом.

Ямари Груллон

Ямари Груллон имеет многолетний опыт создания полезного и интересного контента для владельцев малого бизнеса. В качестве директора по стратегии контента в ShopKeep, системе точек продаж iPad №1, Ямари дает продавцам практические советы по всем вопросам, связанным с бизнесом или точками продаж.

Центр малого бизнеса

фонтан полезных советов и информации для вашего бизнеса

10 лучших программ для проверки работы удаленных сотрудников

Беспокоитесь о том, работают ли ваши удаленные сотрудники?

Не надо!

С помощью подходящего программного обеспечения для мониторинга сотрудников вы можете легко отслеживать удаленную рабочую силу. Это программное обеспечение отслеживает и отслеживает, сколько времени удаленный работник тратит на конкретную задачу, сайт или приложение. Это поможет вам лучше понять, чем они заняты в рабочее время.

В этой статье мы дадим вам 10 инструментов для наблюдения за удаленными сотрудниками и обеспечения их продуктивности.

Вот инструменты, которые мы рассмотрим:

Мы рассмотрим их функции, интеграции, плюсы и минусы, цены и отзывы клиентов. Щелкните ссылки ниже, чтобы перейти к конкретному инструменту:

Приступим.

Преимущества мониторинга удаленной работы

Прежде чем продемонстрировать вам лучшие инструменты для отслеживания ваших сотрудников, давайте быстро рассмотрим основные преимущества наличия инструмента мониторинга сотрудников для вашей удаленной рабочей силы.

Вот преимущества хорошей системы мониторинга сотрудников:

• Ваши сотрудники будут нести ответственность за свою работу каждый день. Это гарантирует, что они достаточно мотивированы, чтобы регулярно добиваться результатов.
• Благодаря хорошему инструменту учета рабочего времени, фрилансеры и подрядчики получают конкретное доказательство потраченного времени при выставлении счетов клиентам.
• Поскольку есть записи о времени, затраченном на каждую задачу, клиенты точно знают, за какую удаленную работу им выставляют счет.
• Снижает потребность в офисном помещении, поскольку ваши сотрудники могут работать удаленно.
• Вы будете меньше беспокоиться при приеме на работу удаленных сотрудников, поскольку этот инструмент обеспечит их приверженность вашей организации.
• Хорошее программное обеспечение для удаленного мониторинга сотрудников сокращает время, затрачиваемое на учет рабочего времени и управление задачами, поскольку инструмент делает это за вас.

Теперь, когда мы рассмотрели, зачем вам нужно программное обеспечение для удаленного мониторинга сотрудников, давайте рассмотрим лучшие варианты:

—————————————————–

1. Time Doctor

Time Doctor — один из самых мощных инструментов учета времени на 2019 год.Неудивительно, что Time Doctor — один из лучших вариантов для вас и вашей команды, которым пользуются такие компании, как Apple, Verizon и PwC.

С Time Doctor менеджеры могут рассчитать:

• Задачи, над которыми работает ваша команда.
• Время, которое они тратят на каждую задачу.
• Сайты, которые они посещают.
• Время входа и выхода.
• Управление задачами — распределение задач в зависимости от производительности каждого сотрудника.
• Посещаемость.
• Оплачиваемые часы клиента.

Time Doctor — это самый простой способ сохранить продуктивность ваших сотрудников. Давайте подробнее рассмотрим некоторые особенности, которые делают Time Doctor особенным:

A) Простое отслеживание времени

Основная проблема большинства инструментов удаленной работы состоит в том, что они сложны в использовании. Они требуют большого количества ручного ввода, что может сильно оттолкнуть большинство сотрудников.

К счастью, Time Doctor очень прост в использовании.

Все, что нужно сделать сотруднику, — это запустить таймер перед запуском задачи.TimeDoctor будет незаметно работать в фоновом режиме, подсчитывая затраченное время и посещенные сайты за это время. Вашей команде не нужно ничего вводить вручную — все, что им нужно сделать, это запустить и остановить таймер!

То, что ваши сотрудники вручную запускают и останавливают таймер, не означает, что они могут завышать свое рабочее время! Time Doctor имеет функции, которые делают подделку данных практически невозможной.

Давайте посмотрим на них.

B) Плохой мониторинг использования

Обеспокоены тем, что ваши сотрудники могут пользоваться социальными сетями и сайтами обмена мгновенными сообщениями, когда они должны работать?

С Time Doctor вам не о чем беспокоиться.

Всякий раз, когда сотрудник заходит на такие непродуктивные сайты, приложение автоматически отправляет ему всплывающее окно с вопросом, работают ли они еще. Этого легкого толчка обычно достаточно, чтобы заставить их покинуть социальную сеть и вернуться к работе.

Кроме того, менеджеры имеют доступ к отчету о неэффективном использовании времени, в котором подробно описаны сайты, на которые заходил сотрудник и сколько времени они там провели.

Time Doctor может также делать снимки экрана ваших сотрудников через произвольные промежутки времени, чтобы убедиться, что они находятся на продуктивных сайтах.Эта функция не является обязательной и может быть отключена в любое время.

Функция конфиденциальности

По соображениям конфиденциальности сотрудник всегда может удалить снимок экрана, если он содержит конфиденциальную информацию.

C) Отслеживание бездействия

Time Doctor гарантирует, что ваши сотрудники активно работают в свое рабочее время с помощью встроенного трекера бездействия.

Если в течение трех минут не было никаких действий с клавиатурой или мышью, Time Doctor автоматически предполагает, что работник находится в перерыве, и приостанавливает таймер.

Таким образом, вы, сотрудники, не сможете считать простой удаленной работой.

D) Расширенные отчеты

Time Doctor дает вам множество подробных отчетов, чтобы сделать ваш процесс учета рабочего времени значимым. Рассмотрим подробнее каждый из этих отчетов:

1. Отчет о расписании

Что это показывает?

В этом отчете показано общее количество часов, отработанных вашими сотрудниками в день в течение определенного периода времени, например, за месяц или за неделю.

Чем он полезен?

Это хороший способ оценить, сколько часов каждый сотрудник работает в день, а также общее количество часов, отработанных в течение месяца или недели.

Вы также можете экспортировать этот отчет как файл CSV или XLS для безопасного хранения.

2. Отчет об использовании времени

Что это показывает?

Этот отчет представляет собой разбивку времени, затраченного сотрудником на выполнение всех задач за определенный период. Вы сможете увидеть, над какими задачами они работали и сколько времени это заняло.

Чем он полезен?

Проверка того, как каждый сотрудник потратил свое время на выполнение различных задач. Например, если вы видите, что задача заняла слишком много времени, вы можете провести сеанс коучинга с этим членом команды о том, как сделать это быстрее в следующий раз.

3. Ежедневный отчет хронологии

Что это показывает?

Ежедневный отчет временной шкалы дает вам полную разбивку времени, потраченного всеми вашими сотрудниками в хронологическом порядке.Вы узнаете последовательность задач, над которыми работал каждый член команды, и продолжительность каждого действия.

Чем он полезен?

Это полезно при оценке непродуктивных сотрудников. Изучив, как они проводят свой день, вы можете посоветовать им, как стать более продуктивными.

4. Отчет о проектах

Что это показывает?

В отчете по проектам приводится разбивка общего времени, затраченного на проекты.Вы также увидите, кто и как долго работал над различными задачами в рамках проекта.

Чем он полезен?

Полезно для подсчета времени, затрачиваемого отдельным лицом или группой на каждую задачу и проект. Это помогает проверить, не превышаются ли временные рамки, и даже получить оценки для будущих проектов.

Кроме того, вы также можете использовать это для расчета оплачиваемых часов для клиентов.

5. Отчет о посещаемости

Отчет о посещаемости дает вам список отсутствующих на неделе с указанием причин их отсутствия.Это простой способ узнать, кто в последнее время пропал без работы.

6. Отчет об использовании Интернета и приложений