Как вести учет рабочего времени сотрудников – Учет времени рабочего времени — правила ведения учета

Учет времени рабочего времени — правила ведения учета

Даже за самыми добросовестными сотрудниками необходимо вести контроль. Именно в рамках контроля трудовой дисциплины устанавливается система учета рабочего времени. Такие документы позволяют определить режим труда для каждого сотрудника и следить за тем, как он выполняется. График может быть суммированным, а может – поденным. В трудовом кодексе указано, что правильно составлять специальные табеля. Их использование дает возможность не только проследить, как соблюдается установленный порядок, но еще и формировать отчетность.

Учет рабочего времени — правила ведения учета

При ведении учета рабочего времени необходимо учитывать разделение способов учета:

• суммированный;
• поденный.

Если на предприятии установлена стандартная пятидневная неделя (иногда – шестинедельная) , то правильно будет выбрать стандартный поденный способ. Суммированный способ выбирают, если условия на работе не дают возможность применять ежедневную продолжительность. Эти правила установлены в

100-й статье ТК РФ.

Как правильно вести суммированный учет рабочего времени?

При суммированном способе допускается, что продолжительность дня на работе для сотрудника может немного отклонится от нормы. Однако, до конца отчетного периода (чаще всего – месяц) переработанные часы должны быть компенсированы недоработкой.

Норма остается стандартной – 40 часов за неделю. Поэтому если случилось такое, что работник отработал 46 часов на протяжении одной недели, то это фиксируется в табеле, и до конца месяца на протяжении одной из недель он проработает на 6 часов меньше.

Из чего должна состоять система учета?

Система (или другими словами, режим) должна основываться на продолжительности одной отдельной рабочей недели. Также указывается длительность ежедневной смены. Включается в систему и работа с ненормированным днем.

Поэтому система состоит из распределения рабочего времени на протяжении определенного периода, времени начала и конца дня, недельной структуры, графиков, перерывов и т.д.

Какие нужны документы для ведения учета?

Применяемая на многих предприятиях таблица учета рабочего времени сотрудников носит название табеля. Именно табель является основным документом для фиксации отработанных часов. Существуют две формы этого документа: т-12 и т-13.

Работодатель имеет право как применять одну из упомянутых форм, так и использовать свободную форму. Для внесения данных в табель могут понадобится документы, являющиеся основанием указанных сведений.

Например, если водитель был в поездке, то его табельные часы будет подтверждать путевой лист.

Принципы ведения графика учета рабочего времени

За ведение этого документа отвечает специально назначенный сотрудник. Должность этого работника не имеет значения. Некоторые работодатели выбирают для ведения бухгалтеров, другие – делают выбор в пользу секретаря.

Точный способ заполнения определяется режимом работы конкретного предприятия. Некоторые организации фиксируют и явки, и неявки, а другие, например, только неявки. Свой выбор необходимо зафиксировать в учетной политике. Если в табелях отображаются отклонения, то в верхней части графы записываются часы отклонений, а в ее нижней части – коды отклонений. Если работник отработал ночью, то это тоже указывается в нижней части табеля.

Как заполнять табель учета рабочего времени?

Все обозначения в этом документе имеют вид кодов, состоящих из букв и цифр. Выходные, а также праздничные дни обозначают буквой В. Для работы ночью используется буква Н, для отпуска – О.

Если основанием для выходного стала учеба сотрудника, то записывается ВУ. Если администрация предприятия дала разрешение работнику на неявку, то этому факту соответствует буква А. Фактически отработанные часты отмечаются как Ф, прогулы – П, а служебные командировки – К. Для неявок по невыясненным причинам применяется НН.

Образец табеля учета

При ведении табеля фиксации рабочего времени все работники перечисляются с указанием номеров по порядку. Также записывается ФИО этих работников и их должность. Включается и табельный номер сотрудников. Определяющей частью этого табеля являются отметки о явках и неявках. Соответствующие отметки ставятся напротив чисел месяца.

Далее записываются отчетные данные – сколько было отработано за половину месяца и сколько за весь месяц. После этого вносятся данные по начислению заработной платы. Для каждого вида оплаты также используется свой код. Должны присутствовать реквизиты документа – его номер и дата составления, а также отчетный период.

Скачать образец табеля

Похожие записи

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

legionfg.ru

Как правильно заполнить табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени – это важный и нужный документ. Основное его назначение – отображать, сколько конкретно времени сотрудник находился на рабочем месте и выполнял свои обязанности. Он полезен работодателям, которые могут таким способом следить за всем штатом и в случае необходимости вычитать из зарплаты работников, которые не присутствуют на работе в установленные часы. С другой стороны, он полезен самим сотрудникам, которые могут требовать с начальника отгулы или доплату за сверхурочное время и т.п. И, разумеется, этот документ обязан вести каждый предприниматель по трудовому законодательству. Ниже мы разберёмся, кто, зачем, и как должен вести этот табель.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени?

Как мы уже сказали выше, он нужен, чтобы чётко отслеживать, сколько часов человек находился на работе. Он фиксирует явки, прогулы, опоздания работников и т.п.

Помимо практической пользы здесь есть и формальная обязанность. Каждая фирма должна иметь табель учёта согласно части 4 статьи 91 ТК РФ. Формы Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, однако с 2013 года не являются строго обязательными.

Кто заполняет табель учёта рабочего времени?

Законом не установлено конкретное лицо, занимающее должность в какой-либо фирме, которое должно этим заниматься. Проще говоря, за данный табель может отвечать любой человек. Подписывать его должны руководитель и работник кадровой службы. В конце месяца табель передаётся в бухгалтерию. По нему работникам выплачивается зарплата.

Обычно в крупных фирмах на должность человека, который ведёт табель учёта, выбирается по одному ответственному лицу в каждом подразделении. В маленьких фирмах ответственным обычно бывает 1 человек.

Назначение на «пост» ответственного должно быть произведено специальным указанном. Либо же эта обязанность должна быть указана в договоре с сотрудником.

Формы

Основные формы табеля – Т-12 и Т-13. Т-12 – это более классическая модель. Вся информация по этой форме вносятся вручную.

Т-13 фиксирует время пребывания сотрудников на работе с данных турникетов или других электронных устройств. Практически вся информация в эту форму вводится на компьютере. В некоторых случаях, конечно, что-то приходится заполнять вручную. А некоторые данные вообще вносятся в таблицу автоматически.

Ещё существует форма № 0504421. Она предназначена для бюджетных учреждений и нам не понадобится.

Как уже сказано выше, с 2013 года закон не обязывает использовать конкретно данные формы для ведения отчётности. Однако Т-12 и Т-13 – привычные и вполне удобные шаблоны, которыми пользуются практически все компании.

Общие правила

Какую бы форму вы не выбрали, существуют общие правила заполнения, которые обязательно должны быть соблюдены. Их не так уж много:

• Документ составляется в единственном экземпляре;
• На титульном листе отмечаются название организации, даты отчётного периода и дату подачи документа;
• Основа документа должна содержать все сведения о сотруднике – фамилия, имя, отчество, номер личного дела;
• Рабочее время учитывается в часах или посменно;
• Данные должны вноситься каждый день;
• Из утверждённой изначально формы нельзя удалять никакие графы, столбцы и колонки;

Заполнение табеля учёта рабочего времени – пошаговая инструкция.

Есть два способа заполнения табеля:

• Сплошное – каждый день отмечаются явки, неявки, количество часов и т.п.;
• По отклонениям – сведения вносятся исключительно, если сотрудник опоздал или не явился на работу.

Самый популярный способ – первый. И с учётом современных технологий, сейчас к форме Т-12 прибегают гораздо реже, чем к Т-13. Учёт гораздо проще вести на компьютере, чем вручную. Мы рассмотрим сплошной способ заполнения по форме Т-13.

Шаг 1. Титульный лист. Здесь в соответствующих графах отмечается название компании (полное), название подразделения (если фирма большая и табелей ведётся не один). В следующей графе указываем код ОКПО. После указывается номер документа, дата заполнения и отчётный период. Номер документу даётся по порядку. Датой заполнения обычно бывает последний день месяца, т.к. таблица делается на месяц. А отчётный период, соответственно, с первого по последний день месяца.

Шаг 2. Информация о сотрудниках. Дальше речь пойдёт об основной таблице. Для каждого работника отводится отдельная строка. В первых колонках должна быть указана его фамилия, имя, отчество, должность и табельный номер. Табельный номер есть у каждого. Он даётся с момента назначения, закрепляется за человеком, указывается во всех внутренних документах и даже переходит к новому сотруднику, если старый увольняется, а на его место берут другого.

Шаг 3. Явки, неявки, часы. Запись ведётся в 2 строчки. Вверху указывается явка/неявка, а ниже — часы. Каждый столбец – определённое число. Для явок/неявок и прочего используются условные обозначения:

Я – явка;

В – выходной;

К – командировка;

От – отпуск.

Вообще подобных условных обозначений очень много. Неявки разграничиваются по наличию/отсутствию уважительной причины. Указываются больничные, разные типы отпусков, сверхурочная работа и т.п. Полный список принятых условных обозначений можно свободно найти в интернете.

Шаг 4. Общее число времени. Эти данные указываются за полмесяца и за месяц. Напротив строки с обозначением явок указывается количество рабочих дней: в одном столбце за полмесяца, в следующем – за месяц. В строке ниже так же указываются часы.

Шаг 5. Сведения для начисления зарплаты. Данные здесь тоже зашифрованы условными обозначениями. В колонке пишется вид платы. Для стандартной зарплаты – 200, отпускные обозначаются кодом 2012.

Следующая колонка – корреспондирующий счёт. Это бухгалтерский счёт, с которого списываются деньги на зарплату. Далее нужно вписать количество рабочих дней или часов, которые нужно оплатить. В случае с отпускными обозначают дни в отпуске. Больничный – дни, проведённые на больничном и т.п.

Шаг 9. Неявки по причинам. Последний раздел отведён для указания причин отсутствия человека на рабочем месте. Условными обозначениями показывается причина (сюда включают отпуск, командировки и т.п.), а в следующем столбце – количество дней или часов.

Шаг 10. Подписи. В конце отведены графы для подписей ответственных лиц (составителя, руководителя, работника кадровой службы). Указывается должность лица и затем ставится его подпись с расшифровкой.

Для примера приведём условную таблицу. В ней будет изображена только основная часть табеля, чтобы был понятен принцип.

ФИО, должность	Табельный номер	Отметки о явках и неявках по числам месяца			Отработано за		Данные начисления зарплаты			Неявки по причинам
		1	2	3	Половину месяца	Месяц	Код вида оплаты	Корреспондирующий счёт	дни	код	дни
Иванов А.А, менеджер	15	Я	Я	В	8	16	2000	35	16	К	3
		8	8		64	128
Сидоров В.Б., повар	47	От	От	От	8	8	2012	35	10	От	10
					64	64

 

nebopro.ru

Как убедить сотрудников вести учет рабочего времени

Отрицательные результаты использования какого-либо инструмента можно получить в двух случаях – либо сам инструмент недоработан до товарного вида, либо те, кто им пользуется, делают это неправильно. Учет рабочего времени (УРВ) относится к разряду тех вполне доработанных и хороших инструментов, которые, к сожалению, из-за неумелого использования их большинством людей, уже достаточно устойчиво причислены к «неработающим».

Часто приходится слышать: «Мы пробовали заставлять своих сотрудников вести учет рабочего времени – в результате получали откровенные отписки и обвинения в том, что отвлекаем их от основной работы». А дальше – только вопрос времени. Насколько у того или иного руководителя хватало мужества или харизмы — настолько долго учет рабочего времени и велся. Где-то только месяц, где-то квартал. Но результат везде был один – ведение УРВ прекращалось ввиду абсолютной бесполезности.

И это не удивительно, ведь ответ на вопрос, почему инструмент не принес ожидаемых результатов, лежит на поверхности. Руководители «пробовали заставлять», а надо было убеждать. Только убедив сотрудника в том, что ведение учета рабочего времени нужно ему самому, можно получить не формальную отписку, а реальную картину происходящего.

Когда вообще руководители задумываются о необходимости вести учет рабочего времени своих сотрудников? Только тогда, когда кто-то начинает быть не доволен. Либо руководитель считает, что сотрудник может работать лучше, либо сотрудник не в полном восторге от условий своего труда.

Если недоволен сотрудник – отлично. Руководитель на его слова «я хочу получать больше за свою работу» просто должен ответить: «я с тобой согласен, однако не могу пока понять, на сколько больше, покажи мне это с помощью УРВ». Если этот сотрудник адекватен и готов отвечать за свои слова, то он все сделает для того, чтобы доказать это своему руководителю. Если не сможет доказать – кого винить? Только самого себя.

Если недоволен руководитель – замечательно. В данном случае руководитель сам, не дожидаясь инициативы от сотрудника, должен вызвать его в свой кабинет и задать тот же самый вопрос: «я считаю, что ты достоин увеличения заработной платы, только, на сколько именно пока не могу понять, помоги мне, начни вести УРВ».

Если у руководителя нет возможности (или желания) повышать заработную плату, но есть устойчивое чувство, что сотрудники работают неэффективно, то об этом тоже нужно им сразу сообщить. Но не в негативном ключе, когда это может быть воспринято, как попытка уличить сотрудников в разбазаривании времени, а исключительно в позитивном: «я хочу помочь вам сделать вашу работу менее напряженной».

По опыту, нет ни одного сотрудника, у которого нельзя было бы найти некоторое количество времени, которое он теряет непроизводительно. У кого-то больше, у кого-то меньше, но такие потери есть у всех. И здесь речь идет не об умышленном расслаблении, а о ручном труде, который вполне можно автоматизировать, о неполном знании возможностей используемого программного обеспечения, о недостатках некоторых навыков и так далее.

Вот эти непроизводительные потери времени, когда сотрудник работает, с одной стороны, не покладая рук, а с другой стороны, выдает в итоге скромный результат, и призван найти качественный учет рабочего времени. То есть сотрудников должна заинтересовать возможность при том же объеме работы тратить на нее в перспективе (в результате устранения непроизводительных потерь времени) в среднем не 10 часов в день, а 8, или даже 6.

Безусловно, найдутся и такие сотрудники, которые прекрасно знают, что они работают неэффективно. Но причина не в ручном труде, незнании каких-либо технологий или неразвитости навыков, а в том, что хочется в рабочее время поставить рекорд в «Zuma», или поболтать с 38 подружками по телефону.

И даже таких сотрудников заставлять вести УРВ нельзя, потому что это просто бессмысленно. Что же делать? Махнуть на них рукой? Ни в коем случае.

Нужно вспомнить, что мы от них хотим на самом деле. Как в известной присказке: «Вам такси или доехать?». Нам не нужно, чтобы они вели УРВ. Нам нужно, чтобы они работали эффективнее. То есть давали в единицу времени больше результата.

Поэтому нужно им просто дать дополнительную работу. Покряхтят, постонут, но выполнят – значит, были резервы времени, и мы своей цели добились. Если скажут, что «это невозможно, мы и так перегружены» — нужно вернуться к вопросу о качественном ведении УРВ: «может и перегружены, но вы же мне этого никак не хотите показать».

Что же касается расхожего мнения о больших потерях времени на ведение учета рабочего времени, то здесь разъяснительная работа руководителя должна строиться под лозунгом «долой эмоции – даешь цифры».

Статистика (стандартная функция в Microsoft Word) показывает, что описание одного рабочего дня сотрудника укладывается в 1000, реже – в 1500 печатных знаков с пробелами. Норматив на печать подобного текста составляет 200 ударов в минуту, то есть расход времени на ведение УРВ составляет максимум 7,5 минут в день. Даже если увеличить время до 15 минут – все равно это составит всего 1/32 восьмичасового рабочего дня, или примерно 3% рабочего времени. А если учесть, какие результаты позволит достичь УРВ (а это, в перспективе, ни много, ни мало — от 1-го до 3-х часов сэкономленного времени в день), то тем более эти расходы будут выглядеть более чем приемлемыми.

Разумеется, чтобы качественно вести учет своего рабочего времени, нужно записывать информацию не вечером, или, тем более, утром следующего дня (когда все уже из головы вылетело, и много времени тратится на вспоминание того, что было), а в течение дня текущего. Закончил выполнять ту или иную работу – сразу записал.

Если надолго нужно выйти из комнаты, от своего рабочего компьютера, то можно взять с собой блокнотик и ручку, где фиксировать все задачи, которые были выполнены в течение этого времени.

В общем, кто хочет, и кто заинтересован – всегда сможет придумать средства, как вести качественный УРВ, а кто не хочет – всегда придумает причину, почему выполнить это невозможно.

Закончить эту статью хотелось бы следующим. Рассказав о возможности получить прибавку к зарплате, или снижение нагрузки при том же объеме работ, руководитель лишь получает некоторый первоначальный кредит доверия со стороны сотрудников, который нужно еще оправдать, и чем быстрее, тем лучше. Нельзя допустить, чтобы в результате добросовестного ведения УРВ сотрудники не почувствовали для себя никаких улучшений.

Чтобы этого не случилось, руководитель должен взять на себя только посильную ношу. Если 10 сотрудников в течение месяца будут вести подробный учет своего рабочего времени, то потом качественно обработать такой объем информации одному человеку будет очень сложно.

На первом этапе имеет смысл либо взять одного сотрудника (например, самого лояльного) и в течение месяца вплотную заниматься только им, либо попросить всех сотрудников вести свой учет в течение, например, всего 3-х рабочих дней.

В результате полученной информации руководитель должен найти непроизводительные потери времени, устранить их причины и прорекламировать достигнутые результаты среди всех своих сотрудников. Приведу лишь один небольшой пример. Одна девушка должна была периодически распечатывать многостраничные документы в нескольких экземплярах. При этом она сначала посылала сразу несколько копий на печать, а потом вручную разбирала страницы по экземплярам. Руководитель, увидев эту работу в ее УРВ, показал ей галочку, которую можно сделать в настройках печати, чтобы сам принтер разбивал документы по копиям автоматически. Только одно это позволило данной сотруднице экономить примерно 1 час в день, но если бы не УРВ, руководитель вряд ли когда-нибудь заметил эту мелочь, ворующую огромное количество рабочего времени. Подобные результаты должны постоянно вдохновлять сотрудников на продолжение ведения своего УРВ, а руководителю давать возможность и дальше повышать эффективность работы своего подразделения.

П.В. Меньшиков

Источник: pragmaticus.ru

hr-portal.ru

Как заполнить табель учета рабочего времени по форме Т12 или Т-13?

Заключая с работниками трудовые контракты хозяйствующий субъект должен организовать учет времени их работы. Для этих целей может применяться табель учета рабочего времени, который открывается каждый месяц, и в нем ответственное лицо отражает время работы сотрудников, их отпуска, больничные и другие виды неявки на работу. По данным, содержащимся в этом документе, впоследствии начисляется зарплата.

Содержание статьи

Для чего необходим табель учета рабочего времени?

Законодательство требует от администрации организации или ИП организации и ведения учета периодов работы по каждому сотруднику. Заполнение табеля учета рабочего времени может производиться ответственным лицом, которое определяется распоряжением руководства.

Чаще всего такими лицами могут выступать руководители подразделений, кадровые работники, бухгалтера и т. д. В их обязанность входит внесение в табель с помощью кодов и шифров периодов работы.

С развитием технических средств для учета времени работы может также использоваться специализированная система с использованием карт, с помощью которых происходит фиксирование появления и ухода работника на предприятии. Учет рабочего времени может вестись сплошным отражением работы или суммировано.

В дальнейшем информация из табеля учета времени работы используются при начислении зарплаты, особенно при повременной системе. Вместе с трудовым контрактом табель рабочего времени является одним из обоснований расходов предприятия, особенно при налогообложении.

Табель рабочего времени не только фиксирует рабочее время, но и позволяет контролировать соблюдение работником трудовой дисциплины. С помощью его осуществляется контроль за соблюдением норм продолжительности работы и выявлением сверхурочной работы. Многие отчеты, сдаваемые в статистику и содержащие данные кадрового учета, заполняются на основании табеля.

Важно! Если в компании не ведется табель рабочего времени, то контролирующие органы могут применить к ней соответствующие меры наказания.

Как учитывается рабочее время сотрудника?

Законом устанавливается два типа нормативов — шестидневная рабочая неделя (36 часов) и пятидневная рабочая неделя (40 часов). То есть работники могут работать пять дней при восьмичасовом дне работы, или же шесть дней — при шестичасовом дне. Нарушение их допускается в редких случаях — при суммированном учете или же ненормированном графике.

В первом случае применяются нормы в более укрупненном периоде времени, например, квартал, полугодие и т. д. Получается что в меньшем периоде работы факт может не соответствовать действующим нормам, но он не должен превышать нормативы в выбранные более крупные временные промежутки.

Для некоторых работников может применяться пониженная дневная норма или же недельная. Как именно нужно учитывать время работы сотрудников необходимо зафиксировать в правилах внутреннего трудового распорядка. В табеле необходимо также отражать все время, когда работник не работал, но числился на предприятии.

К таким периодам может относиться:

Табель открывается в начале месяца, а по его окончании его закрывают. Ответственное лицо в середине месяца подводит промежуточный итог, отражая данные за первую часть времени работы. Документ подписывается руководителем подразделения и передается для проверки в кадровую службу. Затем данный он передается в бухгалтерию для расчета зарплаты.

Внимание! Табель учета рабочего времени на 2017 год может быть, как и в предыдущие периоды, двух видов – форма т-12 и форма т-13. Первый предполагает не только учет времени работы, но и возможность начисления зарплаты. Форма Т-13 используется только для фиксации времени работы, для начисления оплаты труда используются другие документы.

Правомерно ли применять электронные системы контроля?

Законодательством предусмотрена обязанность работодателя по учете времени работника. Для этих целей он имеет право использовать различные электронные системы. Но чтобы их применять на практике, администрация компании должна в правилах внутреннего распорядка и в заключаемых с работниками трудовых контрактах отразить данный момент.

Если этого не сделать, то применять данные электронные системы нельзя.

С помощью различных средств фиксируется время появления и уходы с предприятия. В дальнейшем подобная система на основании полученных данных заполняет в автоматическом режиме табель.

Скачать бланк и образец заполнения табеля

Табель учета рабочего времени скачать бланк в формате Excel, по форме Т-12 и по форме Т-13.

Табель учета рабочего времени бланк по форме Т-12 в формате Word.

Образец заполнения табеля по форме Т-12 в формате Excel.

Образец заполнения табеля по форме Т-13 в формате PDF.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Заполнение табеля начинается с его шапки. В нее заносятся полное название фирмы, а также проставляется код по справочнику ОКПО. Здесь же указывается для какого подразделения составляется документ. Разделение по отделам делать оптимально, когда их несколько, и в каждом работают большое количество человек. Если в компании нет структурного разделения, то эту графу можно пропускать.

Затем ниже в графах проставляется его номер, дата оформления, а также указывается временной период, за который он составлен.

Сам документ строится как большая таблица.

В графе 1 указывается порядковый номер строки.

В графах 2 и 3 отражаются личные данные работника, его должность, присвоенный номер.

Графа 4 предназначена для ежедневной отметки явки сотрудника и указания количества отработанных часов. На каждый из дней приходятся две клетки, при этом в верхней проставляется цифровой или буквенный код, а в нижней — соответствующее количество часов. Месяц делится на два больших промежутка по 15 дней.

В графе 5 указывается количество дней работы за каждую часть месяца — в верхней части, и количество часов — в нижней.

В графу 6 вносятся те же сведения, но за целый месяц.

Графы 7-9 применяются для отражения сведений, применяемых при расчете зарплаты. Если для всех сотрудников табеля используется единый код, то его можно записать в шапке. Тогда графы 7 и 8 остаются незаполненными, а используется только графа 9.

Если коды и счета для каждого работника различаются, то в графу 7 вписывается код оплаты, а в графу 8 — соответствующий счет бухучета. В графе 9 указывается число дней или часов по этому коду оплаты.

В графах 10-13 указываются общие данные по не выходам на работу в течение месяца. Здесь проставляется код, а затем относящееся к нему количество часов.

После заполнения табеля его подписывается специалист, который отвечал за оформление. После этого документ должен подписать руководитель отдела и кадровик.

Основные коды для заполнения табеля

При отражении информации о явке или неявки работников нужно применять специальные обозначения, на каждый из которых устанавливаются цифровой и буквенный коды. В табеле можно использовать любой из них, по желанию кадровика. Просто так применять коды нельзя — на каждый факт использования должен существовать подтверждающий документ.

Коды явки работников
Я, 01	Выход на работу в стандартную смену
Н, 02	Выход на работу в ночное время
РП, 03	Выход на работу в выходной или праздник
К, 06	Командировка
ОТ, 09	Очередной отпуск
Р, 14	Отпуск из-за беременности и родов
ДО, 16	Отпуск за свой счет
Б, 19	Больничный
ПР, 24	Прогул
НН, 30	Невыход на работу до выяснения причины
Код вида оплаты труда в табеле
2000	Зарплата
2012	Отпускные
2030	Пособие по больничному

Особенности заполнения табеля

При заполнении табеля могут возникать различные

Сотрудник не появляется на рабочем месте

Когда сотрудник не появляется на своем рабочем месте, в первую очередь необходимо оформить акт об отсутствии на работе. Он подписывается в присутствии свидетелей, которые указывают в нем свои личные данные. При этом важно, чтобы в акте отражено было не менее трех свидетелей.

После этого непосредственный руководитель работника составляет докладную записку об отсутствии сотрудника на рабочем месте, прикладывает к ней акт и передает весь пакет документов администрации компании для принятия решения. Директор фирмы может определить наказание, либо произвести увольнение за прогул.

Внимание! Если причина отсутствия неизвестна, то в табеле нужно проставить буквенный шифр «НН». В дальнейшем, этот код уточняется. Если сотрудник в этот период болел, то код исправляется на «Б». В том случае, когда оправдательных документов нет, то вместо кода «НН» вносится код «ПР».

Праздничные дни выпали на время отпуска

Согласно ТК, если на период отпуска выпадают праздничные дни, то в расчет календарных дней они не включаются.

Когда сотруднику предоставляется ежегодный отпуск, то в течение его периода выходные дни в табеле не отмечаются, потому как они входят в число календарных дней — на их место ставится буквенный код «ОТ» либо цифровое обозначение 09 для ежегодного отпуска, а также код ОД либо обозначение 10 — для дополнительного отпуска.

Внимание! Нерабочие праздничные дни в число календарных дней не включаются. Поэтому, в табеле такие дни необходимо обозначать буквенным кодом «В» либо цифровым 26.

Сотрудник заболел во время отпуска

Если во время нахождения на отдыхе работник заболел, то для подтверждения этого факта ему необходимо предоставить правильно оформленный больничный. В результате, дни отдыха должны быть продлены на время нахождения на больничном, или же перенесены на другое время.

Первоначально, время отпуска должно отмечаться в табеле буквенным кодом «ОТ», либо цифровым обозначением 09. После того, как предоставлен больничный листок, то табель должен быть скорректирован — на дни болезни вместо предыдущего обозначения записывается код «Б» либо цифровое обозначение 19.

Командировка выпала на выходные

Согласно письму Минтруда, все дни командировки в табеле нужно обязательно отмечать, даже если они выпадают на выходные дни. Для этого нужно использовать обозначения в табеле – специальный буквенный код «К» или цифровое обозначение 06. При этом количество часов проставлять не надо.

Если в момент нахождения в командировке сотрудник работал в выходные дни, то в табеле они отмечаются кодом «РВ» – работа в выходные, либо цифровым обозначением 03. Число часов работы при этом нужно проставлять только в одном случае — когда руководство компании дало работнику конкретное указание, какое количество часов выходной день ему необходимо посвятить работе.

kadrypro.ru

Табельный учет рабочего времени на предприятии 2018

Сделать табель учета рабочего времени нетрудно, если коллектив невелик. А как быть, если подразделения удалены друг от друга или график работников нестандартный? Тут не поможет даже специально принятый на работу табельщик. Нужно наладить качественный сбор информации.

Определяем цели

Перед началом любого проекта нужно понять, какую цель мы преследуем, какие результаты хотим получить и как их использовать. Итак, цель: собрать информацию о датах работы, отпусков, невыходов всех работников организации в точно определенные даты для правильного начисления заработной платы и укрепления дисциплины. Для достижения этой цели потребуется вовлечение руководителей подразделений, только они достоверно знают о датах работы подчиненных. Чтобы эта затея удалась, нужно заручиться поддержкой руководства и бухгалтерии. Конечно, заставить начальников выполнять дополнительную работу, пусть и несложную, бывает непросто, но если составить Положение о табельном учете и приказом обязать всех его исполнять, шансы на успех повысятся.

Разрабатываем Положение о табельном учете

Как и любой другой локальный нормативный акт, это Положение должно содержать основные разделы:

1. Общие положения. В нем описываются: цели табельного учета, определяется круг лиц, которых оно касается.

2. Основная часть включает описание процесса. Здесь обязательно нужно прописать:

• Обязанности руководителей по ведению табеля
• Порядок заполнения, форма Т-13
• Порядок предоставления в отдел кадров или бухгалтерию – в электронном и бумажном виде
• Даты передачи табеля (2 раза в месяц – к авансу и зарплате)
• Порядок действий при отсутствии информации о причинах пропусков работы
• Порядок учета (если требуется) рабочих часов

В основной части нужно учесть особенности предприятия, например, ведение журнала местных командировок, рабочее время разъездных должностей, отражение опозданий и т.д. Процедура заполнения в этих случаях должна быть максимально ясна.

3. Ответственность за не предоставление табеля, порядок замещения руководителей в отпуске или в случае болезни.

4. Приложение – образец бланка по форме Т-13 с буквенными обозначениями рабочих дней, отпусков, прогулов, больничных, т.д.

Конечно, в наше время передавать бумажные табели вряд ли кто-нибудь станет, и поэтому нужно разослать всем электронный вариант документа. Для облегчения начала работы можно сразу заполнить его списком сотрудников. Внизу электронного документа нужно сделать «шпаргалку» с буквенными обозначениями. Начальникам, далеким от ведения кадрового учета, это очень поможет. Попросите выделять цветом все дни отклонений от нормального графика работы, так обрабатывать таблицы будет намного легче.

Пошаговая инструкция организации табельного учета

Теория – это прекрасно, но практика обычно сильно от нее отличается. Какие шаги предпринять, чтобы добиться результата – своевременного предоставления табелей от всех подразделений?

1. Совещание. Неважно, будет ли это общее совещание всех начальников или просто деловая беседа с директором – без этого шага не обойтись. Нужно убедительно доказать, почему предоставление данных о рабочем времени – это важно. Приведите примеры ошибок в начислениях зарплаты из-за отсутствия информации, несвоевременного информирования о прогулах или больничных. Главное – заручиться поддержкой руководства и бухгалтерии.

2. Положение о табельном учете. Найти абсолютно адаптированный под вашу организацию документ вряд ли получится, придется потрудиться самим. Определите важные моменты:

   1. кто должен присылать вам табель, в каком виде и в какие даты. Как правило, это 2-3 дня до дат выплат аванса и зарплаты;

   2. обязанности ответственных лиц – контроль явок на работу, опозданий, иных отклонений от стандартного графика;

   3. порядок информирования отдела кадров о случаях работы в праздники, сверхурочных часах и т.д.

3. Приказ об утверждении Положения и обязанности его исполнять. С ним, как и с Положением, нужно ознакомить всех задействованных лиц. Иногда в крупных филиалах, обособленных подразделениях ведение табеля возлагают на секретаря, помощника и т.д. Если так и есть, знакомим их тоже.

4. Образцы табеля по отделам со списком фамилий. Список вносить, конечно, не обязательно, но так вы окажете помощь руководителям, и поможете никого не «потерять». Разошлите образцы по электронной почте, напишите о вашей готовности ответить на вопросы.

5. Контроль исполнения. В первые месяцы придется заниматься постоянными напоминаниями о табеле, но постепенно все войдет в привычное русло. Сделайте пометки в календаре в контрольные даты и отправьте всем напоминание.

6. Меры воздействия. Часто начальники ссылаются на занятость или попросту забывают вести табельный учет. Если напоминания не помогают, отправьте всем не сдавшим сообщение наподобие «уведомляю вас о том, что фамилии руководителей, не исполняющих Положение о табельном учете, будут переданы генеральному директору в случае не предоставления информации 1 числа месяца». Это, конечно, крайняя мера, так как личным расположением и хорошим отношением можно добиться намного больших результатов, чем давлением и запугиванием.

Образец Положения о табельном учете рабочего времени

 

скачать

Учитываем нюансы организации

Каждое предприятие имеет свои особенности и их нужно учесть. Определите, как в вашем случае будут происходить процессы передачи информации в отдел кадров:

• Требуется ли бумажная форма документа?
• Будете ли вы на основании полученных данных формировать один, общий табель или их будет несколько?
• Нужна ли фактическая информация о рабочих часах, не влияющая на размер зарплаты?
• Как обозначить переработки, работу в выходные дни и праздники?
• В какие даты должны передаваться заявления на отпуск?
• Нужна ли вам информация о больничных листах сразу после их открытия?
• В какие сроки вы хотите получить закрытые больничные листы?

Нюансов может быть сколько угодно, иногда они выявляются в процессе ведения учета.

Табельный учет на предприятии – осознанная необходимость для любой компании, и наладить его может любой ответственный и терпеливый сотрудник, нужно лишь проявить настойчивость и последовательность.

clubtk.ru

Как в организации происходит учет рабочего времени сотрудников

Учет рабочего времени сотрудников – одна из прямых обязанностей работодателя, позволяющая определить норму труда и правильно рассчитать заработную плату. Точный учет отработанных рабочих часов позволяет руководству поддерживать в коллективе трудовую дисциплину и внутренний распорядок в организации.

Обратите внимание: основным документом, содержащим сведения об отработанном времени каждого сотрудника – это Табель учета рабочего времени.

Виды учета отработанного времени

Формы учета рабочего времени:

1. Поденный. Особенность этой разновидности учета – равная продолжительность рабочего дня (не более 40 ч. в неделю). Является наиболее распространенной учетной формой, при которой сотрудники трудятся на «пятидневке» или «шестидневке». Если по определенным обстоятельствам работник вынужден задержаться или продолжить выполнение работы в выходной (праздничный) день, то оплата рассчитывается по тарифам, установленным для сверхурочной работы. Как оплачивается сверхурочная работа по Трудовому кодексу, можно узнать из статьи https://otdelkadrov.online/8686-pravila-primer-rascheta-oplaty-sverhurochnoi-raboty-po-tk-rf-v-year-godu.
2. Понедельный. Особенностью этой разновидности учета является установление единой продолжительности рабочей недели (не более 40 ч.), но длительность рабочего дня (смены) может существенно варьировать.
   Главное условие – суммарно отработанное время в продолжение недели не должно превышать установленную норму рабочих часов в месяц для данной категории работников. По такой схеме выполняют трудовые функции сотрудники по сменному и гибкому рабочему графику.
3. Суммированный. Его особенностью является то, что он устанавливается при невозможности распределить рабочее время на одинаковые по продолжительности рабочие дни (смены) или недели. Суть этой формы учета заключается в выделении конкретного учетного периода (не более 1 года, см. ст. 104 ТК РФ) – месяца, квартала и др. При этом отработанное сотрудником время не должно выходить за рамки средней нормы (40 ч. в неделю). Применяется при вахтовом методе, сезонных работах и др.

Перечисленные виды учета рабочего времени могут применяться работодателем при выполнении им своих обязанностей по своевременному и точному внесению часов, отработанных конкретным сотрудником, в Табель.

Информация о суммированном учете рабочего времени представлена в следующем видеоматериале

Способы учета рабочего времени

Существует несколько методов, посредством которых производится учет отработанного времени. К ним относится:

1. Контроль времени прихода и ухода сотрудников. Осуществляется назначенным ответственным лицом (к примеру, вахтером), отчитывающимся перед руководством.
2. Надзор за рабочим процессом. Способствует рациональному использованию рабочего времени, обеспечивает сведение временных отлучек сотрудников от рабочего места к минимуму.
3. Самостоятельная отчетность работников. Сотрудники самостоятельно отмечают количество выполненной работы и сдают отчеты руководству.

Кроме основных, существуют и другие методики – видеонаблюдение и специальное программное обеспечение, записывающее действия работников (для сотрудников офиса).

Учет рабочего времени нужен для того, чтобы сотрудники соблюдали правила внутреннего трудового распорядка: приходили в положенное время и находились на рабочем месте в течение рабочего дня, а также вовремя возвращались с обеденного перерыва и оканчивали работу.

Заполнение Табеля учета

Учет рабочего времени по ТК РФ производится в Табеле учета рабочего времени. В нем подлежат указанию следующие сведения:

• отработанные каждым сотрудником рабочие часы;
• прогулы и опоздания;
• больничные отпуска;
• преждевременные уходы с рабочего места;
• переработки сверх установленной нормы и др.

Табель передается в бухгалтерию для расчета заработной платы. Работодатель на его основании может приять решение о применении дисциплинарного взыскания к работнику или о его увольнении (например, при прогуле).

Формы ведения

Главное правило, предъявляемое к Табелям учета рабочего времени – это точная фиксация отработанных работником часов.

Существует несколько способов его ведения:

• Письменный. Информация о каждом из сотрудников фиксируется на бумажном носителе (специальный журнал можно приобрести или заказать).
• Электронный. По форме он не отличается от бумажной версии, но заполнение граф осуществляется на компьютере.

Стоит отметить: сотрудников, ответственных за ведение Табеля учета, необходимо под роспись ознакомить с положением об учете рабочего времени.

Выбор конкретного способа ведения Табеля зависит от пожеланий работодателя. Некоторые кадровые специалисты ведут одновременно письменный и электронный Табель, что гарантирует высокий уровень сохранности вносимых сведений.

Итак, контроль и учет рабочего времени сотрудников – это прямые обязанности работодателя, осуществляемые им посредством Табеля учета рабочего времени. Если возникают сомнения в правильности расчета заработной платы, то сотрудник может потребовать предъявления сведений, на основании которых был осуществлен подсчет.

Мы готовы ответить на возникшие вопросы — задавайте их в комментариях

otdelkadrov.online

Учет рабочего времени. Как правильно вести учет?

11.10.2011

Если вы заметили, что качество работы бухгалтерии падает, не спешите решать кадровые вопросы радикально. Найти пробелы можно с помощью современных компьютерных систем, которые позволяют вести учет рабочего времени и оценивать эффективность труда сотрудников.

Учет рабочего времени. Как правильно вести учет?

На сегодняшний день существует немало способов учесть рабочее время сотрудников. Самый распространенный и простой из них — обратиться в службу безопасности компании. Как правило, для этого подразделения бухгалтерия — зона особого внимания, ведь там хранятся финансовые тайны предприятия и информация, утечка которой может вызвать много проблем. Поэтому для главного бухгалтера служба безопасности — первый соратник в деле учета рабочего времени.

Самое первое и простое, что вы можете узнать о бухгалтере, — это его рабочий режим. Если ваш подчиненный не успевает выполнять свои обязанности, посчитайте, сколько времени он пребывает на работе. Самые простые и точные сведения об том могут сообщить данные проходной.

– На сегодняшний день в российских организациях в качестве средства идентификации сотрудников наиболее широко распространены так называемые электронные ключи, – говорит Кирилл Вавилов, директор по технологиям компании «Квазар-Микро». – Такая система разрешает человеку попасть в здание только после того, как он приложит свой электронный пропуск к специальному полю установки и, получив добро, пройдет через турникет. В учреждениях с повышенными требованиями к безопасности и секретности информации могут использоваться и другие более технологически сложные и дорогостоящие решения на основе биометрических данных — отпечатков пальцев, сетчатки глаза.

Как бы там ни было, любая из этих систем контроля позволяет главному бухгалтеру ежедневно в течение дня вести учет рабочего времени каждого сотрудника, в том числе и по самым различным параметрам: опоздания, переработки, текущее местонахождение. Эти данные главный бухгалтер может получать в виде готовых отчетов системы. Более того, поступление такой информации возможно даже в онлайн-режиме на монитор. Для этого необходимо только установить сеть между компьютерами главного бухгалтера и службы безопасности, принимающей сигналы системы.

Если вы трудитесь в большой организации и в вашем офисе можно потеряться и отлынивать от работы в соседних кабинетах, попросите службу безопасности оснастить контрольными точками двери бухгалтерии. Установленные датчики будут автоматически срабатывать при входе в рабочий кабинет.
Разделение учета по проектам

Если ваши подчиненные дисциплинированны и соблюдение рабочего режима для них не проблема, обратите внимание на то, как бухгалтеры справляются со своими обязанностями. В этом вам помогут системы, которые устанавливаются на всю компьютерную сеть бухгалтерии и позволяют главному бухгалтеру одновременно учитывать время и управлять проектами. Такие системы контроля широко применяются в организациях, где бухгалтер, например, одновременно ведет учет и документацию нескольких сделок. В данном случае программа сама регистрирует время, потраченное на выполнение каждой задачи.

Система внутреннего контроля отдела дает главному бухгалтеру возможность прямо в системе, установленной на компьютер, назначать сотрудников на определенные проекты и задачи и подменять тех, кто не справляется, а сотрудникам бухгалтерии оперативно следить за изменениями в их обязанностях. Кроме того, система позволяет фиксировать изменения статусов задач, например, новая выполняется, старая приостановлена или закончена, а также формировать аналитические отчеты по различным срезам данных.

Использование таких внутренних систем позволяет компаниям снижать издержки, оптимизировать затраты и полностью контролировать ход и выполнение задач бухгалтерии, а также степень занятости конкретных сотрудников.

– В идеале системы контроля доступа и системы учета рабочего времени могут быть интегрированы, – заключил Кирилл Вавилов. – В таком случае у главного бухгалтера увеличиваются аналитические возможности и он может провести перекрестную проверку. Благодаря сопоставлению информации о физическом присутствии сотрудников на рабочем месте и их реальной занятости можно реально оценить потенциал сотрудника или, наоборот, выявить пробелы в его знаниях и больше не ставить перед ним непосильных задач. Владея такой информацией, главный бухгалтер может оценить каждого сотрудника по заслугам и справедливо распределить премиальные. Кроме того, считать время — необходимое условие при лизинге персонала.

– За этот процесс должна отвечать компания, привлекающая сотрудника, – рассказывает Кристина Геращенко, руководитель отдела по работе с клиентами подразделения «Алайн Персонал» холдинга «Империя Кадров». – Как правило, все системы учета при лизинге стандартны и зависят от условий оформления сотрудника. Если он работает по окладу, то ведется табель учета рабочего времени. При почасовой оплате оформляется карточка учета рабочего времени. Обычно учет рабочего времени в компании ведет HR-менеджер, администратор или другое должностное лицо, курирующее персонал. Естественно, как и остальные сотрудники компании, привлеченный на условиях лизинга бухгалтер может располагать часовым обеденным перерывом. Кофейные паузы и перекуры учитываются в зависимости от внутренних порядков компании и регламентируются в рамках корпоративной культуры, установленной работодателем.
Биллинговая система учета рабочего времени

Вышеперечисленные системы учета рабочего времени помогают навести порядок в бухгалтерии предприятия и повысить эффективность труда. Если же специалисты обслуживают не одну организацию, а оказывают консалтинговые услуги различным фирмам, руководителю подразделения стоит обратить внимание на другую схему учета времени — биллинговую систему (от английского bill — счет). Это новшество пришло в Россию из зарубежных стран, где с каждым годом биллинг все больше совершенствуется.

Система работает очень просто. Ее компьютерное поле состоит из граф, в каждой из которых бухгалтер или аудитор может написать, что он сделал в течение дня для конкретного клиента, и сколько времени заняла каждая работа. На основании указанных данных и заранее введенных в систему денежных параметров оценки труда система формирует счет оплаты, который бухгалтеру остается только распечатать и отправить клиенту.

Кроме того, система суммирует количество потраченных на работу часов, и исходя из этих данных можно установить занятость того или иного сотрудника.А на основании выставленных им счетов — оценить вклад в развитие вашей фирмы.

dtees.kz