Какие должны быть в организации кадровые документы – Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации

Какие кадровые документы должны быть в каждой компании?

Работа отдела кадров в первую очередь связана с оформлением значительного количества документов. Законодательством установлено, что все документы должны храниться в организации в течение определенного времени и затем передаваться на хранение в архив. Единый перечень документов, которые необходимо вести в отделе кадров, не установлен.Различными нормативными правовыми актами закреплены отдельные виды документов, обязательные при осуществлении кадрового учета. Наиболее полный список требуемых Вы можете посмотреть в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003).

Все документы можно разделить на несколько групп, которые мы бы рекомендовали при ведении кадрового делопроизводства:

1. Локальные нормативные акты: 

*	Коллективный договор (в случае, когда соглашение об этом достигнуто между работником и работодателем). Порядок заключения и изменения, а также содержание, структура коллективного договора и иные условия его действия регламентированы гл. 7 ТК РФ.
*	Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты(положения о порядке прохождения испытательного срока, проведения аттестации, проведения обучения и др.). Данные документы указаны в ст. 8 ТК РФ. С ними работодатель обязан ознакомить работника при приеме на работу до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
*	Должностная инструкция. В ТК РФ не содержится упоминания об этом документе, однако Роструд в Письме от 31.10.2007 N 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников» указал, что она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Особенно она важна при приеме на работу в учреждения, где проводится конкурс на замещение вакантной должности, поскольку позволяет обосновать, по каким критериям предпочтение было отдано одному из кандидатов. Также должностные инструкции являются важным документом при проведении аттестации и при необходимости расторжения трудового договора в связи с неудовлетворительным результатом испытания.

2. Организационные документы: 

*	Журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения вытекает из ст. 68 ТК РФ, закрепляющей обязанность работодателя знакомить работников с локальными нормативными актами под роспись. В случае отсутствия такого журнала подтверждением того, что работники ознакомлены с локальными нормативными актами, будет лист-заверитель, подшитый к соответствующему документу, содержащий фамилии, подписи ознакомленных с ним работников и дату ознакомления.
*	Журнал учета трудовых договоров. Данный журнал способствует упорядочению информации о вновь принятых сотрудниках. Если численность сотрудников организации невелика, сведения о трудовых договорах можно вносить в указанный ниже журнал учета приказов по личному составу. Если же штат достаточно большой, рекомендуем вести отдельный журнал.
*	Журнал учета приказов по личному составу. Ведение данного журнала продиктовано необходимостью точного учета порядковых номеров кадровых приказов. При небольшом штате сотрудников на все приказы по учету движения кадров можно вести один журнал, в обратном случае возможно ведение отдельных журналов по каждому виду приказов.
*	Штатное расписание. Указания на данный документ содержатся в ст. ст. 15 и 57 ТК РФ. Штатное расписание важно для руководителя учреждения, поскольку закрепляет действующую структуру организации, а также для бухгалтерии, поскольку содержит сведения об оплате труда по каждой должности в организации и общем фонде заработной платы.
*	График отпусков. Необходимость его ведения продиктована ст. 123 ТК РФ. При проверке трудовой инспекцией отсутствие графика отпусков и штатного расписания может повлечь наложение административного штрафа в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.
*	Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы. В ст. 91 ТК РФ указано, что работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.
*	Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69). Вести их требует разд. VI Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225). Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходима при разрешении спорных вопросов, связанных с датой увольнения и выдачей трудовой книжки в последний день работы согласно ст. 84.1 ТК РФ.
*	Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы . Формы данных журналов установлены Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы».

3. Документы по учету кадров и оформлению трудовых отношений: 

*	Трудовые договоры. Раздел III ТК РФ содержит правила заключения, изменения, расторжения трудового договора. Ст. 67 ТК РФ установлена обязательность письменной формы трудового договора. В случае отсутствия таковой трудовой договор считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома либо по поручению работодателя или его представителя.
*	Приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении работников, предоставлении отпуска и т.д.). Эти унифицированные формы первичной учетной документации установлены Постановлением N 1 и распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, в том числе бюджетные.
*	Документы по оформлению командировки (служебное задание, приказ, командировочное удостоверение).
*	Личная карточка формы N Т-2. Данный документ обязателен для заполнения на каждого работника, с которым заключен трудовой договор. Личная карточка заполняется сотрудником отдела кадров на основании документов, представленных работником.
*	Трудовые книжки. Необходимость их ведения установлена ст. 66 ТК РФ. В частности, указано, что работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной. Порядок заполнения трудовой книжки установлен Постановлениями N 69 и N 225.
*	Прочие документы (заявления, справки, служебные записки, акты о дисциплинарных нарушениях, объяснительные).

Светлана Домкина,  менеджер отдела кадрового администрирования Intercomp Global Services

hr-portal.ru

Кадровые документы которые должны быть в организации 2018

Организации, использующие наемный труд, обязаны заполнять и хранить кадровые документы. Такая функция работодателей закреплена Трудовым кодексом. Документальное оформление распространяется на операции по приему работников, их переводу, увольнению.

Суть системы кадрового документооборота

Бланки по кадровому учету могут быть обязательными, унифицированными и рекомендованными к применению. Дополнительно к стандартному набору документов работодателям предоставляется право разрабатывать и утверждать собственные шаблоны по учету наемного персонала и сбору важной информации о работниках. Комплекс таких документов позволяет решить ряд задач:

• соблюдение законодательных требований по оформлению трудовых взаимоотношений с наемным персоналом;
• отражение достоверной информации в распорядительной документации;
• обеспечение соответствия кадрового и бухгалтерского учета;
• создание базы данных по сотрудникам;
• выявление специалистов, которым можно поручить ответственные и сложные задания;
• определение группы перспективных работников;
• формирование классификационных выборок персонала по уровню профессиональной и квалификационной подготовки.

Для работника правильность оформления кадровых бланков и их сохранность на предприятии важна при реализации права на пенсионное обеспечение и получение дополнительных социальных гарантий. Например, трудовая книжка требуется при назначении пенсии. Кадровая документация необходима при подтверждении оснований для досрочного выхода на пенсию отдельных категорий работников. Отпуск, по которому не издан приказ, будет считаться недействительным, а время отсутствия работника в такой ситуации приравнивается к прогулу.

Классификация документов кадрового характера

Кадровые бланки подразделяются на две группы по критерию уровня их законодательного регулирования:

• обязательные формы;
• шаблоны дополнительного учета.

В состав первой категории документации относят:

1. Правила, регламентирующие внутренний трудовой распорядок. Они нужны для фиксации порядка взаимодействия работодателя и нанятого им персонала. Действие правил распространяется на оформление операций по приему на должность, заключению трудового соглашения. Нормы касаются вопросов согласования периодов работы и оплачиваемого отдыха, обозначения комплекса прав и обязанностей участников трудовых отношений (с. 189 ТК РФ).
2. Трудовые договоры – отражают полный набор существенных условий сотрудничества работодателя и наемных специалистов (ст. 54 ТК РФ).
3. Трудовые книжки – обязательный элемент кадрового учета. Эти бланки относятся к формам строгой отчетности. Содержащиеся в них сведения подтверждают накопленный сотрудником трудовой стаж.
4. Шаблоны форм, которые приведены в Постановлении авторства Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1. К ним относятся образцы распорядительной кадровой документации, штатное расписание и личные карточки.
5. Бланки, касающиеся вопросов охраны труда и обеспечения безопасности на производстве.
6. Положение, регламентирующее процедуры по обеспечению сохранности персональных данных.

В числе необязательных для ведения документов значатся личные дела, штатные расстановки и коллективные соглашения. Для личных дел предусмотрено исключение – если речь идет о государственной структуре, то их оформление является обязательным. Коллективный договор нужен предприятию для согласования с коллективом всех существенных вопросов, которые не были охвачены индивидуальными соглашениями. Этот документ переходит в разряд обязательных, если от работников поступил письменный запрос на разработку и подписание договора.

Меры ответственности

Проверка полноты ведения кадрового учета и правильности заполнения всего набора обязательных бланков относится к сфере влияния трудовой инспекции. Этот государственный орган создан для систематического надзора за действиями работодателей, для контроля надлежащего исполнения ими обязательств перед наемными работниками. Проверка может инициироваться трудовой инспекцией, если мониторинговые мероприятия были запланированы на текущий год. Внеплановые выездные проверки проводятся в ситуациях, когда имеются обращения физических лиц со свидетельствами о правонарушениях со стороны руководства предприятия.

Если при проверке предприятия будут выявлены недочеты или серьезные нарушения, инспекторами начисляется штраф. Меры воздействия на работодателей содержатся в таких нормативных документах:

• Трудовом кодексе;
• КоАП;
• Уголовном кодексе.

Величина штрафной санкции зависит от того, при каких обстоятельствах было совершено правонарушение, к каким последствиям это привело. К предприятию применяются меры материального наказания. Должностные лица, которые признаны виновными в совершении нарушения, могут быть оштрафованы или дисквалифицированы на временной основе. За повторные нарушения к работодателю может применяться исключительная мера – приостановка деятельности компании.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

buhguru.com

Кадровые документы. Обязательные и не очень

Правильное оформление документов в организации начинается с отдела кадров. Мы должны быть уверены в том, что нам будет верно начислена зарплата, рассчитан отпуск, внесены записи в трудовую книжку. Небрежное ведение кадрового делопроизводства может привести к конфликтам, судебным разбирательствам и потере ценных сотрудников.

Наименование документа	Основание	Условие	Форма и требования к составлению
Внутренние локальные нормативно-правовые акты организации
Правила внутреннего трудового распорядка	Статьи 189, 190 ТК РФ	Обязателен	Произвольная, но права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Положение о защите персональных данных	Статьи 85,86,87 ТК РФ	Обязателен	Произвольная, но права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Положение по организации работ по охране труда	Пункты 4.2, 5.7 ГОСТ Р 12.0.006–2002	Обязателен	Произвольная, но права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Инструкция по охране труда	Статьи 212,217 ТК РФ	Обязателен	Произвольная, но права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Должностные инструкции	Статьи 85,86,87 ТК РФ	Обязателен	Произвольная, но права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Положение о защите персональных данных	Единый тарифно- квалификационный справочник	Обязателен	Произвольная
Положение об оплате труда и материальном стимулировании	Статьи 135 ТК РФ	Обязателен в том случае, если в трудовом договоре не расписана система оплаты труда и материального стимулирования	Произвольная
Положение об охране коммерческой тайны	Статья 57 ТК РФ	Обязателен, если в трудовом договоре закреплена обязанность работника сохранять коммерческую тайну	Произвольная
Коллективный договор	Статья 22 ТК РФ	Обязателен, если есть соответствующее соглашение между работодателем и работниками	Произвольная
Положение о структурном подразделении	Нет	Необязателен	Произвольная
Документы по учету кадров и рабочего времени
Трудовой договор	Статьи 16, 56, 57 ТК РФ	Обязателен	Произвольная, но права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Штатное расписание	Статьи 15, 57 ТК РФ	Обязателен	Форма Т-3 согласно унифицированным формам (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)
График отпусков	Статья 123 ТК РФ	Обязателен	Форма Т-3 согласно унифицированным формам (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)
Личная карточка Т-2	Нет	Обязателен	Форма Т-2 согласно унифицированным формам (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)
Приказы по личному составу	Статьи 68,72 ТК РФ	Обязателен	Формы Т-1, Т-5, Т-6, Т-9, Т-11, Т-8 согласно унифицированным формам (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)
Приказ о привлечении работников к сверхурочной работе	Статья 99 ТК РФ	Обязателен, если работники привлекаются к сверхурочной работе или работе в выходные дни	Произвольная, но права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Письменное согласие работника на выполнение сверхурочной работы, работы в выходные и праздничные дни	Статья 99 ТК РФ	Обязателен, если работники привлекаются к сверхурочной работе или работе в выходные дни	Произвольная
Табель учета рабочего времени	Статья 91 ТК РФ	Обязателен	Формы Т-12 и Т-13 согласно унифицированным формам (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)
Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем	Статья 101 ТК РФ	Обязателен, если в организации есть такая категория работников	Произвольная
График сменности	Статья 103 ТК РФ	Обязателен, если в организации есть персонал, работающий по сменному графику	Произвольная
Договор о коллективной материальной ответственности	Статья 245 ТК РФ	Обязателен, если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность	Типовая форма, установленная в Приложении 4 к Постановлению Минтруда России от 31.12.2002 N 85
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности	Статьи 243, 244 ТК РФ	Обязателен, если есть материально ответственные сотрудники	Типовая форма, установленная в Приложении 2 к Постановлению Минтруда России от 31.12.2002 N 85
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним	Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»	Обязателен	Типовая форма, установленная в Приложении 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69, должны быть соблюдены требования по оформлению
Журнал учета мероприятий по контролю проверяющими органами	Пункт 5 ст. 9 Федерального закона от 08.08.2001 N 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»	Обязателен	Произвольная, должны быть соблюдены требования по оформлению (документ должен быть пронумерован, прошит, опечатан)
Журнал регистрации учета прохождения инструктажа по охране труда	Статьи 212,217 ТК РФ	Обязателен	Согласно формам, рекомендуемым в Приложениях 4 и 6 к ГОСТ 12.0.004–90, должны быть соблюдены требования по оформлению (документ должен быть пронумерован, прошит, опечатан)
Журнал регистрации ознакомления работников с внутренними локальными актами	Статья 68 ТК РФ	Необязателен в том случае, если факт ознакомления можно подтвердить другим документом	Согласно установленным образцам должны быть соблюдены требования по оформлению (документ должен быть пронумерован, прошит, опечатан)
Журнал регистрации приказов по личному составу	Нет	Необязателен	Произвольная, должны быть соблюдены требования по оформлению (документ должен быть пронумерован, прошит, опечатан)
Журнал регистрации трудовых договоров	Нет	Необязателен	Произвольная, должны быть соблюдены требования по оформлению (документ должен быть пронумерован, прошит, опечатан)

www.docdelo.ru

Оформление, регистрация и хранение кадровых документов — правила

Одной из главных обязанностей сотрудников отдела кадров является оформление, регистрация и хранение кадровых документов в организации. От качества работы кадровиков зависит работа бухгалтерии, а это – своевременная выплата зарплаты, отпускных, премиальных вознаграждений и т.д. Правильное оформление кадровых документов является одним из важнейших аспектов в работе всего предприятия.

Обязательные кадровые документы в организации

С помощью кадровых документов для руководства предприятия упрощается задача координации сотрудников, а они при этом получают стабильное трудовое взаимодействие. Обязательными для всех предприятий по ТК РФ является наличие правил трудового распорядка в организации, штатного расписания, графика отпусков и документов, определяющих обработку персональных данных сотрудников.

Помимо этого, если у работодателя введена сменная работа, необходимо наличие графика сменности, в соответствии с которым каждый работник относится к соответствующей группе, выполняющей свои обязанности в течение установленного времени и продолжительности (в соответствии со ст. 103 ТК РФ).

Также в список кадровых документов, которые в обязательном порядке должны присутствовать не предприятии, следует отнести инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ). Среди обязанностей нанимателя – предоставление безопасных условий и охрана труда каждого сотрудника, поэтому эти инструкции необходимо составить и ознакомить с ними под роспись всех трудящихся на предприятии.

Все вышеуказанные кадровые документы для ООО, как и для любого другого предприятия, относятся к локальным нормативным актам, они проверяются инспекторами федеральной службы по труду и занятости в первую очередь.

Что касается кадровых документов для ИП, то их обязательный перечень является аналогичным, как и для крупных организаций.

Документы кадрового учета по сотрудникам

Кадровый документооборот по учету сотрудников содержит индивидуальную информацию о работнике, занимаемой им должности, данных о поступлении на предприятие, результатах его труда и т.д.

В данный перечень включаются:

1. Документы, касающиеся трудовых взаимоотношений между сотрудником и работодателем (этот вид документации носит распорядительный характер).
2. Документация информационно-расчетного характера.
3. Документация по учету и регистрации.
4. Служебная внутренняя переписка официального характера.

Каждая из этих составляющих кадрового делопроизводства отличается своими особенностями, имеет различное назначение, порядок ведения и вступления в действие.

Документация, регламентирующая трудовые отношения

Документы распорядительного характера включают распоряжения и приказы, подписанные главой предприятия. С их помощью руководство управляет предприятием. Эту группу условно можно разделить на две категории:

• Распоряжения, относящиеся к вопросам функционирования организации в целом (решение производственных вопросов, о штатном расписании и т.д.).
• Распоряжения, касающиеся сотрудников (приказы о трудоустройстве, увольнении работника, переводе на иную занимаемую должность и т.д.).

Среди документов, находящихся в ведении отдела кадров находятся те, которые подтверждают трудовую деятельность сотрудников. К таковым следует отнести трудовую книжку, справку о трудоустройстве, трудовой договор, а также приказы (копии), составленные при трудоустройстве и увольнении. Благодаря им сотрудник имеет возможность зафиксировать свой официальный стаж и подтвердить трудовую деятельность – они важны как для оформления пенсионных выплат в дальнейшем, так и для выплаты больничных пособий на текущем месте работы.

Благодаря наличию копий приказов, возможно восстановление трудовой книжки, оформление ее дубликата и внесение записей о работе по совместительству.

Документация информационно-расчетного характера, официальная переписка

Ведение специалистами отдела кадров этой группы документов требуется для сбора персональной информации о работниках, а также для систематизации данных об их трудовой деятельности. К этим видам кадровых документов следует отнести личную карточку сотрудника, личное дело, а также штатное расписание и табель по учету рабочего времени.

С помощью деловой внутренней переписки все кадровые решения могут быть зафиксированы и задокументированы. К примеру, чтобы привлечь сотрудника за проступок к ответственности необходимо затребовать с него объяснительную записку. А чтобы поощрить трудящегося на предприятии, требуется составленное непосредственным руководителем представление на имя главы предприятия.

Документация внутренней официальной переписки необходима для взаимодействия в письменном виде должностных лиц, сотрудников и администрации предприятия.

Журналы регистрации кадровых документов

В отделах кадров ведется и учетная кадровая документация. Книги по регистрации документооборота в отделе кадров включают в себя систематизированный учет таких документов, как приказы, трудовые книжки, личные дела и др.

В случае правильно оформленной учетной кадровой документации (когда документ пронумерован, на нем проставлена дата его регистрации) работодателю не составит труда выиграть трудовой спор с сотрудником.

В первую очередь, это учет приказов о трудоустройстве сотрудников, об их переводах и увольнениях.

Также учет документооборота службы по кадрам включает в себя наличие регистрационных журналов по учету:

• локальных нормативно-правовых актов;
• трудовых договоров;
• составленных приказов об отпусках;
• приказов о командировках.

Также кадровое делопроизводство включает ведение журналов, систематизирующих данные о прохождении трудящимися медосмотров, учет больничных листов, сведения о выданных командировочных удостоверениях и др.

Также к этому виду кадровых документов следует отнести две книги учета трудовых книжек – в одной отражается их движение, а в другой их приход-расход.

Некоторые учетно-регистрационные книги и журналы имеют строго утвержденную форму, тогда как разработка других предусматривается индивидуально на каждом предприятии в зависимости от специфики его деятельности.

Акт приема-передачи кадровых документов – образец

В некоторых случаях на предприятии требуется провести процедуру передачи кадровой документации. Это возникает при переводе на другую должность или увольнении кадрового специалиста, а также при реорганизационных мероприятиях на предприятии и т.д.

Aкт приема передачи кадровых документов образец

В первую очередь следует выяснить, существует ли на предприятии установленный порядок передачи и образец акта. При его отсутствии следует оформить данный акт произвольно с указанием наименования организации, членов комиссии, их должности, а также перечня передаваемых документов.

Процедура передачи включает в себя формирование комиссии, проверку правильности ведения документооборота (наличие обязательных документов, корректность их составления и хранения), формирование акта приема-передачи.

В комиссию включаются в обязательном порядке новый сотрудник, принимающий дела, и прежний – их передающий. Помимо этого, в качестве членов комиссии могут присутствовать: глава предприятия, специалисты отдела бухгалтерии, делопроизводитель, специалисты юридического отдела и др.

ktovdele.ru

Кадровые документы организации. Формы кадровых документов :: BusinessMan.ru

На любом предприятии учет зарплаты и труда сотрудников осуществляется в соответствии с первичной документацией, оформляет и ведет которую кадровая служба. Если деятельность этого подразделения поставлена недостаточно хорошо, то происходят серьезные сбои в работе всей компании. Рассмотрим далее, что собой представляют документы кадрового делопроизводства.

Общие сведения

Как выше было сказано, при недостаточно грамотной организованности деятельности кадрового отдела возникают различные проблемы на предприятии. В частности, возможны задержки с выплатами зарплаты, компенсаций по больничным листам, несвоевременная подготовка бумаг для предоставления в контролирующие инстанции. Все это приводит к существенному ухудшению финансовых показателей фирмы. Документы кадровой службы заполняются в соответствии с требованиями, содержащимися в ТК. Контроль над правильностью ведения бумаг осуществляют и трудовая, и налоговая инспекция. Надзорный служащий может посетить любой офис компании вне зависимости от вида ее деятельности и типа собственности и потребовать для проверки кадровые документы организации. Такими полномочиями инспекторы наделяются в соответствии с ФЗ № 134.

Задачи делопроизводства

Деятельность кадровой службы охватывает все процессы, которые относятся к составлению и обработке документации в соответствии с установленными правилами. Она осуществляется для решения ряда управленческих задач. К ним, в частности, относят:

1. Перевод сотрудников на другую работу.
2. Заключение трудовых договоров и зачисление в штат.
3. Организацию профессиональной деятельности работников.
4. Поощрение сотрудников.
5. Предоставление служащим отпусков.
6. Аттестацию работников.
7. Учет использования времени для работы.
8. Оформление штатного расписания.
9. Привлечение сотрудников к деятельности в нерабочие праздничные и выходные дни.
10. Оформление командировок.
11. Увольнение с работы и расторжение договора.
12. Наложение дисциплинарных взысканий.

Для чего нужны кадровые документы?

Основное назначение этих бумаг заключается в обеспечении максимальной прозрачности в рамках трудовых правоотношениях. Система делопроизводства основывается на определенных правилах и требованиях. Их соблюдение гарантирует сотрудникам стабильность, а для административного аппарата компании — упрощенность управления. Благодаря точной регламентации круга обязанностей и прав, которую обеспечивают кадровые документы, соблюдаются интересы всех участников трудовых правоотношений.

Виды бумаг

В соответствии с нормами ТК, основные формы кадровых документов следующие:

1. Штатное расписание.
2. График отпусков.
3. Правила внутреннего распорядка на предприятии.
4. Документы, в соответствии с которыми устанавливается порядок обработки личных данных сотрудников, а также их обязанности и права.
5. Инструкции и правила по ОТ. Любой работодатель обязан обеспечить безопасные условия для осуществления сотрудниками их профессиональной деятельности. С составленными инструкциями и правилами служащие должны быть ознакомлены под подпись.
6. Графики сменности. В ТК установлена предельно допустимая продолжительность трудовой деятельности в день. При сменной работе учет времени осуществляется путем составления соответствующих графиков.

Перечисленные кадровые документы чаще всего являются предметом проверки контролирующих органов.

Личный состав

Кадровые документы, включающие в себя сведения о сотрудниках, создаются в ходе работы подразделения с персоналом. Такие бумаги всегда тесно связаны с конкретным служащим предприятия. Они отражают информацию о профессиональной деятельности сотрудника, его квалификации, результатах труда, условиях зачисления в штат, стаже и так далее. К таким документам, в частности, относят:

1. Распорядительные бумаги, подтверждающие трудовую деятельность гражданина.
2. Информационно-расчетные документы.
3. Официальную внутреннюю переписку.
4. Книги/журналы регистрации и учета.

Документы каждой группы имеют свою специфику. Они предназначаются для различных целей, разрабатываются, вводятся в действие, утверждаются по соответствующим порядкам.

Распорядительные бумаги

Эта категория включает в себя распоряжения и приказы начальства. С помощью их руководитель реализует полномочия по управлению предприятием, предусмотренные в Уставе компании. Распоряжения разделяются на две группы. К первой относят акты по основной деятельности фирмы. Ими, в частности, являются распоряжения по производственным вопросам, порядку проведения аттестаций, инструкции и так далее. Во второй группе находятся распоряжения по личному составу. К ним относят акты об увольнении, приеме на работу, переводе, предоставлении отпусков, дисциплинарных взысканиях, поощрениях. Документы первой группы охватывают деятельность предприятия в целом и к работе кадрового подразделения относятся косвенно. Другая категория бумаг непосредственно связана с деятельностью персонала. В большинстве своем — это унифицированные кадровые документы. Их бланки утверждаются Госкомстатом. К документам, отражающим деятельность персонала, относят:

• трудовую книжку;
• справку о рабочей деятельности;
• трудовой договор;
• копии приказов об увольнении и зачислении в штат.

Эти документы предназначены для максимально полной иллюстрации трудового стажа работника. Он, в свою очередь, будет иметь значение и для назначения ему пенсии в будущем, и для расчета пособия по нетрудоспособности во время его деятельности на предприятии. Копии приказов других работодателей выступают в качестве основания для внесения в трудовую книжку записей о совместительстве, оформления ее дубликата.

Информационно-расчетная категория

Эти документы ведутся с целью учета личных данных служащих, закрепления сведений, касающихся их трудовой деятельности. В их числе присутствуют:

• личная карточка;
• табель по учету рабочего времени;
• штатное расписание;
• личное дело.

Для большинства из них используются типовые бланки. Унифицированные формы кадровых документов значительно упрощает процесс их заполнения.

Внутренняя переписка

Она используется на предприятии для оформления принятых кадровых решений. К примеру, для привлечения к дисциплинарной ответственности какого-либо работника необходимо взять с него объяснение. Если же предполагается поощрение служащего, его непосредственный начальник отправляет в адрес директора предприятия соответствующее представление. Внутренняя переписка выступает в качестве одного из вариантов официального обмена мнениями между сотрудниками.

Книги контроля и учета

Регистрационные журналы предназначены для учета имеющейся кадровой документации (приказов, удостоверений, личных дел, трудовых книжек). Каждой бумаге присваивается определенный номер. В журнале также проставляется дата регистрации документа. Правильный учет придает бумагам юридическую силу. Это, в свою очередь, позволяет доказать ту или иную позицию в трудовом споре. Регистрация и хранение кадровых документов этой группы осуществляется уполномоченными лицами. На предприятии используют журналы регистрации:

• Приказов о переводе, увольнении, приеме на работу.
• Трудовых договоров.
• Приказов о предоставлении отпусков.
• Командировочных удостоверений.
• Приказов о дисциплинарных взысканиях и поощрениях.
• Служебных заданий.
• Приказов о командировках.
• Локальных актов.
• Трудовых книжек и дополнительных вкладышей к ним.
• Справок.
• Больничных листов.
• Несчастных случаев на предприятии.

Одни образцы кадровых документов утверждаются на федеральном уровне, другие — разрабатываются самой компанией.

Все ли бумаги необходимы?

Условно приведенные выше кадровые документы разделяются на три категории:

• Зависящие от специфики деятельности фирмы.
• Рекомендованные.
• Обязательные.

Последние необходимо вести всем предприятиям без исключения, вне зависимости от количества сотрудников, вида деятельности, правового статуса. Эти документы или прямо, или косвенно указаны в ТК. Например, необходимость составления правил распорядка на предприятии следует из статей 189-190, штатного расписания — из ст. 57. Рекомендованные бумаги предназначены для оптимизации кадровой работы. Их наличие или отсутствие зависит от решения руководителя. Документы, которые зависят от специфики деятельности организации, будут обязательны для конкретной компании. Если на предприятии предусмотрены вредные или опасные условия труда, то для него обязательна разработка дополнительных правил и инструкций. Например, это могут быть Положения о прохождении регулярных медосмотров, инструктажей по ТБ и так далее.

Восстановление бумаг

Зачастую, когда на предприятии появляется новый кадровый работник, он встречается с определенными сложностями. Например, в компании могут отсутствовать те или иные обязательные бумаги. За один день составить и внедрить необходимые документы невозможно. В этом случае следует выделить самые важные и начать их оформление. Специалисты рекомендуют в первую очередь приступить к составлению графиков отпусков и штатного расписания. Затем следует проверить наличие и правильность оформления контрактов, приказов о переводе, приеме на работу, отметок в трудовых книжках.

Если на предприятии отсутствуют журналы учета, их также нужно завести. Далее необходимо привести в порядок все личные карточки. Все документы датируются временем оформления. Однако в тексте бланка, например, ф. Т-2, проставляется реальная дата, то есть число, когда сотрудник был принят на работу либо переведен. В данном случае можно обратиться за помощью в бухгалтерию и запросить лицевые счета служащих для уточнения и сверки сведений. В процессе восстановления утерянных или отсутствующих бумаг предприятия не следует забывать и о текущей работе. После этого необходимо приступить к составлению, оформлению и внедрению обязательных локальных актов. Сроки хранения документации по личному составу утверждены соответствующим Перечнем. Все приведенные в нем бумаги должны сдаваться впоследствии в архив.

businessman.ru

Какие кадровые документы должны быть в каждой компании?

Работа отдела кадров в первую очередь связана с оформлением значительного количества документов. Законодательством установлено, что все документы должны храниться в организации в течение определенного времени и затем передаваться на хранение в архив. 

Единый перечень документов, которые необходимо вести в отделе кадров, не установлен. Различными нормативными правовыми актами закреплены отдельные виды документов, обязательные при осуществлении кадрового учета. Наиболее полный список требуемых Вы можете посмотреть в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003).

Все документы можно разделить на несколько групп, которые мы бы рекомендовали при ведении кадрового делопроизводства:

1. Локальные нормативные акты: 

— Коллективный договор (в случае, когда соглашение об этом достигнуто между работником и работодателем). Порядок заключения и изменения, а также содержание, структура коллективного договора и иные условия его действия регламентированы гл. 7 ТК РФ.

— Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты(положения о порядке прохождения испытательного срока, проведения аттестации, проведения обучения и др.). Данные документы указаны в ст. 8 ТК РФ. С ними работодатель обязан ознакомить работника при приеме на работу до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

— Должностная инструкция. В ТК РФ не содержится упоминания об этом документе, однако Роструд в Письме от 31.10.2007 N 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников» указал, что она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Особенно она важна при приеме на работу в учреждения, где проводится конкурс на замещение вакантной должности, поскольку позволяет обосновать, по каким критериям предпочтение было отдано одному из кандидатов. Также должностные инструкции являются важным документом при проведении аттестации и при необходимости расторжения трудового договора в связи с неудовлетворительным результатом испытания.

2. Организационные документы: 

— Журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения вытекает из ст. 68 ТК РФ, закрепляющей обязанность работодателя знакомить работников с локальными нормативными актами под роспись. В случае отсутствия такого журнала подтверждением того, что работники ознакомлены с локальными нормативными актами, будет лист-заверитель, подшитый к соответствующему документу, содержащий фамилии, подписи ознакомленных с ним работников и дату ознакомления.

— Журнал учета трудовых договоров. Данный журнал способствует упорядочению информации о вновь принятых сотрудниках. Если численность сотрудников организации невелика, сведения о трудовых договорах можно вносить в указанный ниже журнал учета приказов по личному составу. Если же штат достаточно большой, рекомендуем вести отдельный журнал.

— Журнал учета приказов по личному составу. Ведение данного журнала продиктовано необходимостью точного учета порядковых номеров кадровых приказов. При небольшом штате сотрудников на все приказы по учету движения кадров можно вести один журнал, в обратном случае возможно ведение отдельных журналов по каждому виду приказов.

— Штатное расписание. Указания на данный документ содержатся в ст. ст. 15 и 57 ТК РФ. Штатное расписание важно для руководителя учреждения, поскольку закрепляет действующую структуру организации, а также для бухгалтерии, поскольку содержит сведения об оплате труда по каждой должности в организации и общем фонде заработной платы.

— График отпусков. Необходимость его ведения продиктована ст. 123 ТК РФ. При проверке трудовой инспекцией отсутствие графика отпусков и штатного расписания может повлечь наложение административного штрафа в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

— Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы. В ст. 91 ТК РФ указано, что работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

— Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69). Вести их требует разд. VI Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225). Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходима при разрешении спорных вопросов, связанных с датой увольнения и выдачей трудовой книжки в последний день работы согласно ст. 84.1 ТК РФ.

— Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Формы данных журналов установлены Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы».

3. Документы по учету кадров и оформлению трудовых отношений: 

— Трудовые договоры. Раздел III ТК РФ содержит правила заключения, изменения, расторжения трудового договора. Ст. 67 ТК РФ установлена обязательность письменной формы трудового договора. В случае отсутствия таковой трудовой договор считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома либо по поручению работодателя или его представителя.

— Приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении работников, предоставлении отпуска и т.д.). Эти унифицированные формы первичной учетной документации установлены Постановлением N 1 и распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, в том числе бюджетные.

— Документы по оформлению командировки (служебное задание, приказ, командировочное удостоверение).

— Личная карточка формы N Т-2. Данный документ обязателен для заполнения на каждого работника, с которым заключен трудовой договор. Личная карточка заполняется сотрудником отдела кадров на основании документов, представленных работником.

— Трудовые книжки. Необходимость их ведения установлена ст. 66 ТК РФ. В частности, указано, что работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной. Порядок заполнения трудовой книжки установлен Постановлениями N 69 и N 225.

— Прочие документы (заявления, справки, служебные записки, акты о дисциплинарных нарушениях, объяснительные).

Автор: Светлана Домкина,  менеджер отдела кадрового администрирования Intercomp Global Services

vseokna.ru

Обязательные кадровые документы

I. Документация по личному составу работников
1. Распорядительные документы
Приказ (распоряжение) о приеме работника(ов) на работу (Формы Т-1, Т-1а)
Приказ (распоряжение) о переводе работника(ов) на другую работу (Формы Т-5, Т-5а)
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении)  (Формы Т-8, Т-8а)
Приказ (распоряжение) о поощрении работника(ов) (Формы Т-11, Т-11а)
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику(ам) (Формы Т-6, Т-6а)
Приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку  (Формы Т-9, Т-9а)
2. Документы, подтверждающие трудовую деятельность
Трудовые книжки
Трудовые договоры и соглашения к ним
3. Информационно-расчетные документы
Личная карточка работника (Форма Т-2)
Табель учета рабочего времени (Форма Т-13)
Штатное расписание (Форма Т-3)
График отпусков (Форма Т-7)
Расчетная ведомость (Форма Т-51) и Платежная ведомость (Форма Т-53) или Расчетно-платежная ведомость (Форма Т-49)
Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (Форма Т-60)
Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-61)
Расчетные листки на выплату заработной платы работникам
Листки о временной нетрудоспособности
Письменные уведомления работодателем работников о времени начала отпуска
Уведомления работников (об истечении срока трудового договора, о прекращении трудового договора в течение испытательного срока, о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией или сокращением штата и др.) и подтверждения о получении таких уведомлений
Командировочные документы: — командировочные удостоверения работников (Форма Т-10) — служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении  (Форма Т-11)
4. Внутренняя служебная переписка
Это личные заявления работников о предоставлении отпуска, о перенесении времени отпуска, об увольнении, о приеме на работу, другие виды заявлений и иной переписки с работниками, которые принимаются в расчет при кадровом делопроизводстве.
II. Внутренние нормативные акты по труду
Правила внутреннего трудового распорядка
Положение об оплате труда
Положение о премировании
Положение о защите персональных данных работников
Должностные инструкции работников
Договоры о полной материальной ответственности
Положение о коммерческой тайне
Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну
III. Журналы и книги учета и регистрации кадровых документов
Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним
Книга учета листков временной нетрудоспособности
Журналы ознакомления работников с внутренними локальными нормативными актами
Книга регистрации трудовых договоров
Книга регистрация кадровых приказов
Книга регистрации командировочных удостоверений
Книга регистрации служебных заданий для направления в командировку и отчетов об их выполнении
Журнал регистрации проверок контролирующих органов

kadri.center21vek.ru