Как написать электронное деловое письмо
Электронные сообщения стали нормой в современном мире. Отправка и получение таких писем – неотъемлемая часть деловых отношений. Изучение основ коммуникации занимает совсем немного времени, но эти знания обязательно пригодятся в будущем.
Структура делового письма
Структура делового письма, как правило, неизменна. Вот как она выглядит:
- Заголовок (тема).
- Обращение к собеседнику (приветствие).
- Несколько слов о цели письма.
- Основное содержание.
- Прощание.
- Расширенная подпись (ФИО + контактные данные).
- Ссылка на официальный сайт фирмы.
- Логотип (опционально).
Важность указания темы
Просматривая содержимое почтового ящика, каждый офисный работник первым делом обращает внимание на заголовки. Письма без них нередко отправляются в корзину. Вот почему так важно правильно сформулировать тему сообщения. Заголовок должен быть ёмким, кратким и соответствующим основному смыслу текста. Если в процессе ведения переписки тема сменилась, это должно быть отражено в заголовке.
О содержании
- Написание делового письма требует некоторого самоограничения. Лирические отступления и сложные предложения более уместны в художественной литературе.
- Чтобы текст воспринимался лучше, его нужно разбивать на абзацы.
- Посылать текст, полностью набранный заглавными буквами – верх неприличия.
- Составляя деловое письмо, нужно уделять особое внимание орфографии, грамматике и пунктуации. При необходимости следует воспользоваться справочником.
- Что касается цитирования собеседника в продолжительной переписке, то оно должно быть обоснованным и умеренным. Нужно разграничивать дублированный и ответный тексты. Цитаты выделяют знаком >.
- Следует избегать указания в электронных письмах личных данных (к примеру, паспортных), поскольку все почтовые системы уязвимы.
- В деловом письме не может быть эмоциональных высказываний, смайликов и экспрессивных выражений.
Как подписать электронное деловое письмо
Любая почтовая система предоставляет пользователю возможность присоединения стандартной подписи, включающей имя и контакты, к телу письма. Для деловой переписки эта опция незаменима.
Расширенная подпись служит не только для идентификации адресанта. В ней содержится важная информация об альтернативных каналах связи с ним. Так, помимо ФИО, в подпись следует включать следующие данные:
- должность адресанта;
- рабочий телефон;
- адреса электронной почты;
- ссылку на официальный сайт фирмы.
Правила хорошего тона
Деловая переписка имеет свои (не всегда очевидные) законы.
- Получив электронное письмо, необходимо ответить на него в течение двух суток. Если адресат затянул с ответом, он должен впоследствии проинформировать собеседника о причинах задержки. Если адресат не отвечает на письмо в течение недели, это следует воспринимать как отказ от продолжения переписки.
- Получив сообщение с вложением, надо уведомить отправителя в том, что письмо пришло, и вложенный файл открывается (или не открывается).
- На письмо, отправленное в рамках массовой рассылки, в некоторых случаях можно не отвечать.
- Заканчивает деловую переписку тот, кто её инициировал.
Важно помнить, что электронное письмо, составленное с соблюдением всех правил, создает у адресата положительное впечатление об отправителе и о компании, от лица которой тот действует.
Рекомендуем почитать:
Как написать деловое письмо
Какие основные требования предъявляются к деловому письму? Как его правильно оформить и написать? Мы подготовили для вас ответы на эти вопросы.
Этикет делового общения
Пренебрежение деловым этикетом может спровоцировать конфликт и оказать негативное влияние на репутацию предпринимателя. Давайте поговорим о правилах этикета делового общения и деловой встречи. ⇧www.temabiz.com
❶ Как написать деловое письмо 🚩 как писать гарантийное письмо поставщику 🚩 Деловое общение и этика
Вам понадобится
- — документы предприятия;
- — реквизиты адресата;
- — цель составления письма.
Инструкция
В правом верхнем углу делового письма, как правило, следует написать фамилию, имя, отчество и должность лица, которому оно адресовано. Если происходит переписка между разными компаниями, то необходимо указать юридический адрес предприятия, куда будет направлено письмо.
Посередине листа напишите обращение к адресату. Обязательно следует уважительно обращаться к лицу (лицам), до которого вы желаете донести какую-либо информацию. Не допускается по правилам никаких сокращений в данной строке, поэтому это необходимо учитывать.
Содержание делового письма должно начинаться с вступления, события, которые послужили возникновению определенной ситуации. Далее вам следует указать основную цель письма, по которой и идет его составление. Это может быть приглашение, к примеру, на выставку, поздравление с какой-либо значительной датой, принесение соболезнований, коммерческое или другого рода предложение, запрос о какой-то информации, ответ на аналогичное письмо, высказывание просьб о чем-либо, претензий по каким-то вопросам и многие другие цели, побудившие написать вас деловое письмо.
После описания цели подведите итоги, результаты, которые вы желали бы получить, направив деловое письмо адресату. К примеру, если вы предлагаете своему партнеру ознакомиться с появлением новой продукции, то итог может быть написан следующим образом: «Надеюсь (надеемся), что вы оцените качество новых товаров».
К письму необходимо приложить документы, если это прописано в тексте делового письма. Если вы выступили с предложением новой продукции, представьте адресату прайс-лист и презентацию товаров.
Как правило, заканчивать деловое письмо необходимо словами: «С уважением», далее укажите должность лица, от имени которого оно написано, его фамилию, инициалы. Принято считать, что следует указывать контактный номер телефона, адрес места нахождения предприятия, адрес электронной почты.
www.kakprosto.ru
Как правильно составить деловое письмо
Написание делового письма обязательно имеет цель: предложить сотрудничество, увеличить продажи организации, ускорить процесс оплаты товаров, предъявить претензии, поблагодарить о чем-то, заключить сделку, поздравить. Письмо должно быть составлено с конкретной целью и она должна быть максимально в нем выражена. Обязательно узнайте подробности о компании, куда вы собираетесь отправлять письмо. О потенциальном партнере нужно знать максимум.
Зачастую компании рассылают массу писем с предложением товаров или услуг, но при этом об адресатах имеется минимум информации. Это главная ошибка всех начинающих бизнесменов. Ведь получателю письма всегда приятнее знать, что обращаются к нему лично. Обращение к человеку по имени — это основа успешного письма о продаже товара, например. И даже если вы не знаете имени адресата, то в любом случае нельзя писать должность человека в сокращенном варианте при обращении к нему.
В идеале каждая компания имеет свой фирменный знак. Именно на нем и оформляется деловое письмо. На фирменном бланке всегда указано наименование организации, местонахождение фактическое и юридическое, контакты, сайт, электронный адрес, логотип и другие данные об организации. Поля делового письма: нижнее, верхнее, правое и левое имеют стандартные размеры. Левое поле — 3 см, так как все документы отправляются на подшивку. Правое поле — 1,5 см. Верхний и нижний отступ: 1 см.
Каждое деловое письмо начинается с краткого и броского заголовка, который располагается посередине. В заголовке непременно раскрывается содержание текста. Шапка делового письма содержит: наименование компании-получателя с указанием ФИО, а также должность лица-получателя (в правом верхнем углу). Левый верхний угол под шапкой — это место для указания регистрационного (исходящего) номера письма и даты. Если деловое письмо пишется как письмо-ответ, то следует указать, на какой документ отвечает это письмо. Заголовок делового письма указывается после даты и номера документа. Подпись отправителя указывается в конце письма. Также обязательно пишется ФИО и должность.
Если в письме указываются какие-либо финансовые данные о компании, то внизу также должна стоять подпись главного бухгалтера. Порядок расположения подписей такой: вначале подпись генерального директора, а под ней главного бухгалтера. Также в конце письма на подпись ставится официальная печать организации. Шрифт Times New Roman 12-й размер и одинарный интервал — это стандарт для официальной деловой переписки. Деловое письмо, являющееся серьезным предложением, принято отправлять отправлять по почте, а не по факсу или E-mail. Курьер лично вручает письмо руководителю или секретарю. Такое письмо обязательно доставляется в большом фирменном конверте, который отпечатан типографским способом. Все это работает на создание благоприятного имиджа компании.
www.kakprosto.ru