Организация и хранение документов дома – Организация хранения документов дома

domosedy.com

5 шагов к порядку в личных документах

«В конечном счете порядок и только порядок создает свободу. Беспорядок создает рабство»
Шарль Пеги

Этой статьей открываю новую рубрику на сайте — «Наводим порядок!»
Здесь будут размещаться статьи по организации, оптимизации и размусориванию окружающего нас пространства — дома, рабочего офиса, электронного пространства (компьютер и прочее), бумаг, гардероба и т.д.

Джулия Моргенстерн в своей книге «Самоорганизация по принципу “Изнутри наружу”» утверждает, что человек окружает себя хаосом лишь по причине, что он не учился организованности. Организованность — это просто навык, которому можно и необходимо учиться.

Сегодня я хочу поделиться своим опытом упорядочивания документов личного хранения.
Для реализации предложенного алгоритма упорядочивания документов потребуется время. Думаю, большинству трудно будет полностью посвятить несколько дней (в зависимости от количества ваших бумаг) только решению одной задачи -приведению бумаг в порядок. Поэтому предлагаю на данный процесс выделить час или два ежедневно, и постепенно из груды бумаг выстроить свою систему хранения документов.

Алгоритм упорядочивания домашних документов

1. Инвентаризация всех бумаг.
На данном этапе соберите все имеющиеся в доме документы в одно место и производим сортировку на две группы:
-мусор — отправить в урну(неактуальная информация, вышли сроки хранения, не представляет ценности и т.д)
-важное и нужное — следует хранить.
2. Сортировка по категориям.
Документы, которые мы оставили для хранения, сортируем по категориям:
-финансовые документы (комунальные счета, кредитные документы, налоги)
-имущество (движимое и недвижимое: документы на жилье, землю, машину и т.д)
-личные документы или документы членов семьи (паспорта, страховые свидетельства, дипломы, награды, документы по здоровью и т.д)
-инструкции, паспорта, чеки и гарантии на приобретенные товары
-документы по направлениям деятельности (хобби, ведение домашнего хозяйства, обучение, развитие и т.д)
В случае большого объема документов в одной из предложенных категорий, возможно выделить отдельные подкатегории. Например, если в семье много хранится медицинских документов или документов по образованию, лучше организовать отдельную категорию «Медицина», «Образование», «Портфолио» и т.д.
Так в моем варианте, выделила в отдельные категории хранения документы, составляющие портфолио членов моей семьи (награды, сертификаты и т.д)
3. Закупка канцелярии и создание системы хранения документов.
После проведения сортировки документов становится ясен объем, подлежащий хранению. Встает вопрос: «Как лучше организовать хранение документов?»
Система хранения должна отвечать требованиям:
-вместить необходимый объем документов;
-легко помещать и вынимать необходимый документ из системы.

«Главное правило: ваша система хранения данных должна быть простой библиотекой, а не напоминаниями о действиях, проектах, приоритетах»           Дэвид Аллен

Следуя этому правилу, напоминания об оплате счетов или оформлении тех или иных документов необходимо встроить в свои ежедневники, а не в систему хранения документов.

На сегодняшний день спектр канцелярских товаров для хранения документов весьма обширен. Для себя я остановилась на папках-накопителях с двумя кольцами и папках-конвертах, позволяющие легко положить и забрать документ из папки.

4. Упорядочивание документов в категориях.
Произвела обработку документов в каждой категории: отдельные документы разложила по папкам, которые объединила в папку накопитель с названием той и или иной категории.
На каждой папке написала, что именно хранится в ней. Сроки оплаты счетов и другие напоминания внесла в свой ежедневник.

5. Перевод документов в электронный вид.
Сегодня все чаще становится актуальным хранение информации в электронном виде. Это уменьшает время на доступ к информации (не надо рыться в папках), делает возможным доступ к информации, не привязанный к конкретному месту хранения документа.
На завершающем этапе упорядочивания документов задайте себе вопрос: какие документы я могу хранить в электронном виде без ущерба для доступности этой информации?
Для себя я решила финансовые документы по платежам онлайн впредь буду хранить только в электронном виде.

Разного рода бумаги по хобби и направлениям деятельности перевела в заметки в эверноут (Evernote). Так например, бумаги по садоводству занимали у меня приличный объем и хранились в папке. Это были и рукописные заметки и печатные документы, картинки и т.д. Всю эту массу еще раз пересмотрела на предмет ее ценности и оформила в заметки, объединенные одним блокнотом в эверноут (Evernote). Теперь эта информация мне доступна не только дома, но и в любом другом месте, что увеличило мои возможности использования информации.

От кулинарных рецептов на бумажках я избавилась ранее, писала об этом в  статье «Меню недели. Личная система оптимизации времени и сил на кухне». Сейчас все больше рецептов помещаю также в эверноут (Evernote). Полезные материалы по ЗОЖ и личному развитию также перевела в электронный вид.

Отсканировала личные документы в целях оперативного оформления услуг и разместила их на внешнем носителе (съемный диск).

Степень перехода на хранение информации в электронном виде каждый должен решить для себя в зависимости от своих предпочтений и возможностей. По своему опыту скажу, что использование оцифрованных документов тоже является тренируемым навыком и вносит в нашу жизнь много дополнительных преимуществ. Но это уже отдельная тема для обсуждения…

Буду рада, если мой опыт станет и ТВОИМ РЕШЕНИЕМ жизненных задач!

Читайте еще:

tvoe-reshenie.com

Домашнее делопроизводство. — Кладовая Женских Секретов — LiveJournal

СИСТЕМА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ДОМА

Завести отдельные папки-регистраторы для отдельных групп документов.

«Здоровье» или «Медицина».

В папке-регистраторе в отдельных папках для файлов хранить документацию на каждого члена семьи.

Медицинские документы желательно все копировать, т.к. в поликлиниках часто теряют карточки. Еще очень важно делать копии документов после обследования, т.к. чернила со временем блекнут, и разобрать напечатанное бывает очень трудно, а порой невозможно. У нас такое было с результатами обследования зрения у сына. Распечатка после компьютерного обследования была просто нечитаемая.

«Коммунальные платежи».

В папках для файлов складывать документацию по видам оплаты. Например, «Водоканал», «Теплосеть», «Телефон» и т.д. Количество и названия папок у вас будет свое.

В папках для файлов в отдельных файлах будет находиться договор с организацией предоставляющей услуги, квитанции на оплату подключения услуги, пломбирования счетчиков, установки оборудования. Так же в отдельном файле квитанции об оплате за текущий год.

Обязательно уточните, сколько хранить квитанции. Обычно это срок 3 года, т.е. по истечении этого срока квитанции можно выкидывать. Но… Дело в том, что бывали случаи, когда старые квитанции помогали в решении спорных вопросов в суде. Так что решать вам, сколько хранить квитанции.

«Банк».

Здесь хранится вся информация по счетам в банках, по кредитным картам (можно чеки из банкоматов). Разделение возможно по различным банкам.

«Работа».

Для каждого работающего члена семьи отдельная папка для файлов, в которой хранятся договора, разные «бумажки» о зарплате, возможно резюме.

«Авто» или «Транспорт» (если имеются).

Если машин несколько, то ведется папка для каждой из них. Здесь необходимо хранить всю документацию и информацию, касающуюся машин.

«Недвижимость».

В этой папке хранятся все правоустанавливающие документы на квартиры, дома, гаражи, дачные домики и т.д. По отдельной папочке на единицу недвижимости.

Если коммунальные платежи приходят одной квитанцией, то можно не заводить отдельную папку «Коммунальные платежи», а добавить файл к этой папке.

«Техника».

В отдельном файле хранить инструкцию, квитанции, гарантийный талон.

Сверху файла можно наклеить малярный скотч (на нем легко писать и потом легко удалить за ненадобностью), на котором написать, когда истекает гарантия.

«Личные документы».

Для каждого члена семьи отдельная папка. В ней хранятся основные документы – свидетельство о рождении, паспорт, дипломы, различные свидетельства и т.д.

Возможно, добавить одну общую папку для общих документов – свидетельство о браке, разводе.

Папок у вас может быть сколько угодно, и названия вы можете придумать свои. Но главное принцип остается один. Группировать подобные документы в одну папку-регистратор, вести документацию по каждому человеку, предприятию, или услуге отдельно. Это позволит найти быстро нужный документ в любое время.

И еще несколько советов.

Обязательно сделайте бумажные копии (ксерокопии) каждого документа. Хранить копии удобнее всего вместе с оригиналом. По мере расхода копий, обязательно пополняйте их.

Отсканировать все важные документы и хранить их на компьютере, на диске и на флешке.

Все важные документы дома (если нет специального сейфа) можно хранить в минисейфе.

Один небольшой нюанс – в таких сейфах документы, деньги хранить нужно без пластиковых папок, без резинок. В случае пожара документы пластик от высоких температур расплавится быстрее, чем бумага.

Компьютер очень может помочь в ведении домашней бухгалтерии и документооборота. Можно сделать себе напоминалки в органайзере. Например, снять показания счетчиков каждого 1 числа месяца. Занести в календарь дату окончания гарантийного срока для всех приборов и техники. После этой даты можно спокойно избавляться от упаковки, гарантийных талонов. А еще можно уменьшить объем инструкций, удалив инструкции на иностранном языке.

Еще рекомендую завести отдельную коробочку, в которой будут храниться подписанные дубликаты ключей.)
источник

pshenich-ka.livejournal.com

Идеи хранения документов — Реактивные хозяйки — LiveJournal

Почти в каждом доме можно найти чемодан. Как-то принято все документы хранить в чемодане. Груды инструкций и гарантийников, толстые пачки квитанций и счетов, аттестаты, свидетельства, медицинские документы, документы на машину, визитки,  тысячи листочков с адресами и телефонами. У моих родителей был чемодан, у всех родственников был чемодан, у друзей чемоданы, у знакомых – у всех чемоданы. Но как же неудобно там было что-то искать!!! Помню, если нужно было найти мое свидетельство о рождении, можно было смело отсчитывать полчаса.

И я придумала для себя свой способ хранения документов, на мой взгляд, более удобный. Я взяла обычные офисные лотки для бумаг и папки с прозрачными файлами и разложила все документы по категориям. В папках у меня хранятся документы каждого члена семьи. Свидетельства о рождении, страховые полисы, инн и т.д. У каждого члена семьи своя папка.

Внутри папки в каждом прозрачном файлике лежит оригинал документа, а за ним несколько копий. Иметь готовые копии оказалось очень удобно – если вдруг срочно нужно что-то, просто достаю и отдаю, а не бегаю по городу в поисках ксерокса.

Папки на всякий случай подписаны, но я их специально покупала разного цвета. А то некоторые мужчины часто не видят то, что написано прямо у них под носом. И кричат: «Леночкаааааа, а где мои носкиииии Максимкино свидетельство о рождении?» И я кричу в ответ: «В зелееееееной пааааапке». А если бы были все папки под цвет моих глаз, я бы убилась каждый раз объяснять: «Там на папке напиииииисано Максиииимка». «Чегооооо?». «Максииииимка напииисано». «Я тебя не слышу, в третьей справа?». Ну так вот, это что касается папок.

В лотках лежит все остальное. В одном лотке — гарантийники, во втором — все, что касается медицины (медицинские карточки, результаты анализов и т.п.), в третьем — что касается машины (штрафы, акты о ремонтах и т.д.), в четвертом — все, что касается оплаты коммунальных платежей и всяких интернетов\телефонов. Все лотки также подписаны, ничего искать долго не приходится.
Самый верхний лоток для бумаг, которые не на месте. Ну, к примеру, ходили мы в поликлинику, вытащили полис и медицинскую карточку, а по дороге из почтового ящика достали квитанцию на оплату и уведомление о посылке. Сразу разбирать все это было некогда, кинули пока в верхний лоток. При такой организации на поиск одного документа у меня уходит не более 5 секунд. И если вдруг нужного документа на месте не находится, значит он лежит в верхнем лотке :))))

Вот такая система.

flylady-ru.livejournal.com

Домашнее делопроизводство | Виорина

Умение организовать хранение документов и важных бумаг дома не менее важно, чем делопроизводство в маленькой фирме. В краткосрочной перспективе это кажется пустяком, зато в долгосрочной перспективе может превратиться в головную боль. Особенно, если нужно срочно найти договор купли-продажи, паспорт, медицинскую выписку и т. д.

Как организовать хранение домашних важных бумаг

Организация хранения. Придумать систему подачи, например, все будет храниться в папках или коробках. Никогда не хранить все документы в одной папке.

Разные цвета папок. Файлы, папки или наклейки разных цветов превратят систему хранения в удобную и понятную. Помогут легче и быстрее найти различные документы или бумаги.

Безопасность. Держать домашние документы, только там, где есть уверенность в их безопасности. Документы не должны быть в легкодоступных местах, где их могут увидеть, а тем более взять случайно попавшие в дом люди (монтер, контролер и т. д.).
Не скупиться и выделить отдельную часть шкафа для домашних бумаг. Самые важные из документом можно хранить в сейфе, а их копии в папках с документами. При этом нужно вложить в папку лист бумаги с указанием, что, например, паспорт лежит в сейфе.

Классифицировать папки с документами по темам:
• Документация, связанная с автотранспортом.
• Банковские договоры на депозиты, карты, ПИН-коды к картам, ипотечные договоры и прочее.
• Паспорта.
• Свидетельства о рождении, о браке и тому подобное.
• Документы на жилье, дачные участки и постройки.
• Инструкции.
• Страховые полисы.
• Медицинские карты, выписки, рентгеновские снимки и прочее.
• Сервисные контракты, аварийные телефоны.
• Налоговые декларации за последние пять лет.
• Гарантии.
• Чеки на оплату коммунальных услуг за пять лет.
• Чеки на крупные покупки.

Некоторые из категорий разделить на несколько подразделов. Например, раздел «Банковские документы» можно сделать из файлов: «Карты», «Депозиты», «Ипотека».
Для всех важных документов должны быть сделаны ксерокопии.

Полезно иметь корзинку для новых документов. В нее складывают вновь поступившие документы (чеки, выписки, декларации). Затем раз в неделю или десять дней корзинку разбирать и складывать документы в нужные папки.

Если папка с документами переполнена, значит, пора менять ее на более объемную или сделать подкатегории для этой папки. Например, разложить чеки в файлы по месяцам. Так будет проще найти важные документы.

Admin Via

viorinasite.com

Как хранить документы? Организация в домашнем офисе. Видео и фото.

С давних пор я уяснила одну важную вещь: хаос в доме — бардак в голове. Не умеешь организовать пространство вокруг себя — не жди удачи в делах. Обустраивая наше семейное гнездышко, я первым делом решила привести в порядок все важные бумаги. Теперь я точно знаю, как хранить документы нужно именно в нашей семье. С радостью готова поделиться тем, как мы все здесь здорово устроили.

Как вы думаете, где самое надежное место? Для нас отличный вариант — закрывающиеся на замочек ящики письменного стола в домашнем офисе. Их несколько. В верхнем — самое важное. Там хранится довольно объемистая папка-скоросшиватель с прозрачными конвертами, закрывающимися на молнии разного цвета — белые и синие. В конвертах с белыми молниями — самые важные документы: паспорта, свидетельства о рождении, крещении, банковские карточки и прочие финансовые документы. Конверты с синими молниями — все медицинские документы, справки, рецепты на лекарства.

Так выглядит моя папка, в которой можно найти самые важные документы

Папки с документами лежат в верхнем ящике стола

Такая папка удобна еще и тем, что каждый из конвертов фиксируется механизмом скоросшивателя благодаря отверстиям, проделанным дыроколом. В случае необходимости, например, перед поездкой куда-либо, необходимые конверты легко изымаются, а потом возвращаются на место. Вы, может быть, удивитесь, что в статье про то, как хранить документы, возникает также дорогая моему сердцу книжка «Привет, малыш». С удовольствием объясню. Это бесценная «летопись», которая повествует обо всех достижениях любимого малыша: его первых шагах, словах, успехах. Здесь же самые любимые его рисунки, подписанные и бережно сохраненные на память, трогательные отпечатки крохотных ручек и ножек, фотографии. При хранении этого сокровища среди документов, я могу быть уверена, что никогда его не потеряю.

Книжка, в которой хранятся самые тёплые воспоминания о нашем малыше

Под папкой с самыми важными бумагами я храню не менее ценные, но гораздо реже доставаемые документы: на дом и квартиру, пожизненные депозитные страховки (утрата которых не фатальна, так как по прилагаемым пластиковым картам можно восстановить весь комплект).

Пожизненная депозитная страховка

Перейдём ко второму ящику. Здесь расположились два пластиковых контейнера. В одном из них — различные провода, зарядные устройства, в другом складируются накапливающиеся за день чеки, квитанции, другие бумажки. Потом все это можно рассортировать и сложить в соответствующие папки или выбросить за ненадобностью.

Чеки и квитанции из карманов мужа нашли свой «домик»

Третий ящик — в основном вотчина мужа. Благодаря мне он обзавелся удобным органайзером для документов с множеством отделений, в которых можно хранить все, что нужно для работы: договора, чеки, квитанции и т.п. Их можно рассортировать в необходимом и понятном порядке (алфавитном или временном). Оптимальный способ хранения этой папки — вертикальный и в открытом состоянии. В этом случае быстро просмотреть содержимое можно даже не вынимая папку из ящика. Рядом с органайзером толстая визитница. Как оказалось, предмет все менее актуальный. Рядом с этими важными взрослыми бумагами мирно расположилась радиоуправляемая модель вертолета — несколько минут «полетов» и усталости после долгого рабочего дня как не бывало. Ребенку эта дорогая игрушка пока ни к чему, а в закрытом ящике она в полной безопасности. В основном ею играется мой муж-это была его мечта детства, а малыш с восторгом наблюдает.

Здесь хранятся документы мужа

Вертолёт на радиоуправлении занял почётное место среди важных документов

Теперь все бумаги находятся у нас в полном порядке, не нужно метаться или нанимать детективов, чтобы найти что-то нужное. А я буду рада если Вы поделитесь своим опытом, как правильно хранить документы.

И не забудьте подписаться, чтобы получать уведомления о новых статьях на почту!)

С любовью,

Екатерина Сухарская.

Будь в тренде!
Получай статьи этого блога почтой и используй первой самые последние советы по организации своего времени дома

Поделится с друзьями:

panisukharska.com