Организация учета материалов в бухгалтерии и на складе – 4. Учет материалов на складах и в бухгалтерии.

4. Учет материалов на складах и в бухгалтерии.

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом. Его принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером организации. С кладовщиком заключается по установленной форме типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.

Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым и осуществляют его только в натуральном выражении. Карточки открывают в бухгалтерии и записывают в ней номер склада, наименование материала, марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и срок годности. После этого карточки передают на склад, и кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов. Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов в день совершения операций. После каждой записи выводят остаток мате­риалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток материалов будет выше или ниже установленной нормы запасов, то заведующий складом обязан сооб­щить об этом в отдел снабжения.

Ведение учета материалов допускается также в книге учета материа­лов, которая содержит те же реквизиты, что и карточки учета материалов.

Первичные документы после записи их данных в карточки учета пере­дают в бухгалтерию; сюда же передают лимитно-заборные карты по мере использования лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца. Сда­чу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.

В цехах, имеющих кладовые, а также в подотчетных организациях (пункты, отделения, заводы) материально ответственные лица (заведую­щие пунктами и отделениями, мастера заводов) составляют месячные от­четы об остатках и. движении материалов в подотчете и представляют их в бухгалтерию. В отчетах содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца, их поступлении, расходе и остатке на конец месяца. В от­четах мастеров заводов наряду с фактическим расходом материалов указы­вают их расход по норме.

Бухгалтерия систематически осуществляет контроль за поступлением и расходованием материальных ценностей, находящихся на складе, а также сверяет свои записи по учету материалов с записями, ведущимися на складе (кладовой). Учет материалов в бухгалтерии. Все первичные документы по движению материалов со складов и подразделений организации поступают в бухгалтерию. Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операции по движению материалов. После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умножением количества материалов на цену).

Существует несколько вариантов учета материалов в бухгалтерии. При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Учет материалов в карточках ведут в натуральном и денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах и данными карточек складского учета.

При втором варианте все приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражениях по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов.

При втором варианте трудоемкость учета значительно уменьшается, поскольку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Но учет и в этом случае остается громоздким, поскольку в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов.

Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский или сальдовый метод учета материалов. При сальдовом методе бухгалтерия не дублирует складского сортового учета ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки складского учета материалов, ведущиеся на складах.

Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках складского учета и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на первое число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек складского учета в ведомость учета остатков материалов на складе (без оборотов прихода и расхода).

После проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость остатков передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по твердым учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу. При сальдовом методе учета материалов поступившие в бухгалтерию первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировки раскладываются в контрольной карточке отдельно по приходу и расходу в разрезе складов и номенклатурных групп материалов. По данным контрольной картотеки документов составляется ежемесячная статистическая отчетность о движении и остатках важнейших видов материалов и топлива. Кроме того, по истечении месяца картотеку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Таких групп бывает несколько десятков (вместо тысяч наименований материалов). Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета.

Сальдовый метод учета материалов является одним из наиболее эффективных, особенно в условиях ручной обработки учетных данных и малой механизации учета.

studfiles.net

Книга складского учета материалов

Обновление: 14 июня 2019 г.

Каждое предприятие должно организовать систему учета приобретенных или произведенных материальных ценностей в местах их хранения (например, на складах) и в бухгалтерии согласно требованиям, установленным в разделе 2 и разделе 6 Приказа Минфина от 28.12.2001 № 119н. Операции по учету наличия материалов и по их движению (поступлению, выбытию) должны правильно, своевременно и достоверно отражаться в регистрах бухгалтерского учета на основании первичных документов складского учета.

Учет материалов на складе

Учет материальных ценностей на складе, а также их прием, хранение и выдача ведутся должностным лицом организации, с которым заключен договор о полной материальной ответственности (п. 256, п. 257 Приказа Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).

Унифицированные формы первичной документации по учету материалов утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а. Однако, начиная с 1 января 2013 года, организация вправе использовать самостоятельно разработанные бланки складского учета или же унифицированные формы, но с указанием в них всех обязательных реквизитов, предусмотренных п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. В обоих случаях данные формы должны быть зафиксированы в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

За основу для учета материалов предприятие может взять карточку складского учета (по форме М-17), утвержденную Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а. Она предназначена для отражения данных о наличии материальных ценностей и их движении по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам материального объекта (п. 260 Приказа Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).

Помимо карточки М-17 для ведения учета наличия и перемещения материальных запасов организация может использовать книгу складского учета материалов (п. 54, п. 274 Приказа Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н). Унифицированная форма книги складского учета М-17 была утверждена Приказом Минфина РФ от 30.12.1999 № 107н, который утратил свою силу с 01.10.2005 (Приказ Минфина РФ от 29.09.2004 № 87н). Но организация может воспользоваться данной формой книги, доработав ее согласно требованиям к обязательным реквизитам, указанным в п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, и закрепив доработанную форму в своей учетной политике (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Книга складского учета ведется на каждый номенклатурный номер материального объекта. Книги складского учета регистрируются в бухгалтерии организации с присвоением номера по реестру (п. 274 Приказа Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).

Учет материалов в бухгалтерии

Учет материальных ценностей в бухгалтерии ведется на основании данных складского учета. Все поступившие первичные документы проверяются бухгалтерской службой на предмет правильности их оформления и законности совершенных операций (п. 133 Приказа Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).

Аналитический учет материалов (количественный и суммовой) ведется по местам их хранения отдельно в разрезе каждого наименования материального объекта (номенклатурного номера), групп материалов, субсчетов и синтетических счетов бухгалтерского учета (п. 136 Приказа Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).

Материальные ценности учитываются бухгалтерией на счете 10 «Материалы» по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или по учетным ценам (Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н).

Ежемесячно сотрудники бухгалтерии и склада проводят сверку наличия материалов, находящихся на складе, с данными бухгалтерского учета. Кроме этого, бухгалтерия проверяет полноту и своевременность отражения операций по движению материалов в первичных учетных документах (п. 137 Приказа Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).

Также читайте:

glavkniga.ru

УЧЕТ НА СКЛАДАХ И В БУХГАЛТЕРИИ. Бухгалтерский учет

УЧЕТ НА СКЛАДАХ И В БУХГАЛТЕРИИ

Учет производственных запасов на складе ведет заведующий складом (кладовщик), который является материально ответственным лицом. С кладовщиком по установленной форме заключается типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Если в штатном расписании предприятия должность заведующего складом отсутствует, его обязанности могут быть возложены на любого работника организации (с его согласия) с обязательным заключением договора об индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации ТМЦ и передачи ценностей по соответствующему акту.

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения определенного материалов. В ярлыке указывается наименование материала, номенклатурный номер, единица измерения, цена и лимит наличия материалов.

Движение и остатки материалов учитываются в карточках складского учета материалов. Для этого на каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, учет ведут только в натуральном выражении. (Такой учет называют сортовым.) Карточки открывают в бухгалтерии и записывают в них номер склада, наименование материала, марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и лимит. Потом карточки передают на склад и кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов. Кладовщик делает запись в карточках на основании первичных документов в день совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов, благодаря чему склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток материалов выше или ниже нормы запасов, заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.

Вести учет материалов можно также в книгах сортового учета, при этом они должны содержать те же реквизиты, что и карточки складского учета.

Вместо карточек складского учета применяются систематически составляемые машинограммы-ведомости движения и остатков материалов. В них на основании первичных документов отражаются те же данные, что и в карточках складского учета. Машинограммы используются для контроля за движением и состоянием материалов на складе.

Первичные документы после записи данных в карточки складского учета передают в бухгалтерию. Лимитно-заборные карты передают по мере использования лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца. Сдача документов оформляется реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.

В цехах, имеющих кладовые, материально ответственные лица составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете и представляют их в бухгалтерию. В отчетах даются сведения об остатках материалов на начало месяца, о расходе и остатке на конец месяца. В отчетах мастеров на заводах, кроме фактических расходов материалов указывают и расход материалов по норме. Нормативный расход материалов вычисляют в бухгалтерии, где производят и таксировку отчета.

При использовании материальных отчетов отпадает необходимость в составлении других документов на расход материалов, упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально ответственных лиц.

Для учета производственных запасов в бухгалтерии есть несколько вариантов. Так, в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в них на основании первичных документов записывают операции по поступлению и расходу материалов. (Эти карточки отличаются от карточек складского учета тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении.) По окончании месяца по данным всех карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах и данными карточек складского учета.

Второй вариант учета: все приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, которые составляют в натуральном и денежном выражениях по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов. В этом варианте трудоемкость учета заметно уменьшается, поскольку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Однако учет сам по себе громоздкий, так как в оборотную ведомость приходится записывать сотни номенклатурных номеров материалов.

Более прогрессивным считается оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод учета материалов. Бухгалтерия не дублирует складской сортовой учет ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки складского учета материалов, которые ведутся на складах. Периодически (ежедневно или не реже 1 раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках складского учета и подтверждает их на карточках своей подписью. В конце месяца заведующий складом (или работник бухгалтерии) переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек складского учета в ведомость учета остатков материалов на складе (без оборотов прихода и расхода). После проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость остатков передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по твердым учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу. Сальдовый метод учета материалов наиболее эффективный, особенно при ручной обработке учетных данных. При использовании компьютеров все необходимые регистры – групповые оборотные ведомости, ведомости остатков, сальдово-сличительные ведомости – составляются на машинах.

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

econ.wikireading.ru

Как склад и бухгалтерия ведут учет материалов

Перемещение материальных ценностей внутри отделов одного предприятия или между разными субъектами хозяйствования должно быть подкреплено приходно-расходными документами. Учет материалов на складе и в бухгалтерии может быть организован на базе унифицированных бланков или с использованием самостоятельно разработанных на их основе шаблонов. От правильности оформления в учетных регистрах каждой операции зависит признание или непризнание контролирующими органами конкретного действия экономически обоснованным.

Порядок организации учета ТМЦ

Задачи, которые должны решать системой материального учета таковы:

• своевременность фиксации актов хозяйственной деятельности;
• полнота раскрытия всей существенной учетной информации;
• контроль списания и перемещения активов;
• повышение эффективности управления ресурсной базой.

Складской учет базируется на отслеживании количественных и качественных показателей по всей номенклатуре ценностей. В бухгалтерии же используют систему приведения любых значений к единому денежному измерителю: все активы отражают, как правило, не в натуральных измерителях, а в стоимостных.

Основу для бухгалтерских записей составляет складской учет материалов. Документооборот организовывают с привязкой к номенклатурной группе активов.

Аналитику в бухгалтерском учете следует вести по видам ценностей и по местам, где эти активы хранят. Все операции с материалами и сырьевыми ресурсами отражают по активному синтетическому счету 10. Корреспонденции составляют с участием счетов:

• затрат;
• расчетов с контрагентами;
• счетами по обозначению недостач.

Порядок и правила приходования и списания материалов, который применяет субъект хозяйствования, утверждают во внутренних нормативных положениях (например, в учетной политике).

Ценности, отгружаемые поставщиками в места хранения на территории предприятия-покупателя, показывают в бухгалтерии по учетной цене или в размере фактической себестоимости. При этом в стоимость закладывают полный комплекс издержек, которые были понесены покупающей стороной при реализации сделки купли-продажи.

Также см. «Как производят списание материалов».

Методы оценивания материалов, которые отпускают с мест хранения для дальнейшей переработки или передачи третьим лицам, перечислены в ПБУ 5/01:

• по усредненной себестоимости, которая скалькулирована для всех позиций конкретной номенклатурной группы;
• ФИФО;
• по индивидуально подсчитанной себестоимости для отдельно взятого изделия, которое может быть признано уникальным.

Система документального оформления операций по перемещению материальных ценностей должна соответствовать критериям первичных учетных бланков согласно Закону от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ.

Операция	Документ (унифицированная форма)	Что отразить	Действия сотрудников
			Склад	Бухгалтерия
Поступление материалов на склад	Документы от поставщика (накладные, счета, ж/д накладные, счета-фактуры) М-2, М-2а – доверенности на получение	Вид и количество содержащихся в партии материалов Их стоимость по цене поставщика	Сверка сопроводительных документов с фактическим наличием материалов в партии и заказом на поставку	–
	М-17 – карточка складского учета материалов	Дата поступления и количество поступивших материалов	Заполняет сотрудник склада Ведут по каждому виду материалов	По учетной цене партии оформляют проводки по расчету с поставщиками и поступлению ТМЦ на баланс
	М-4 – приходный ордер	Информация о принятых материалах	Оформляет сотрудник склада при приеме
	М-7 – акт о приемке	Информация о расхождениях в поставке	Оформляет сотрудник склада при приеме
Отпуск со склада в производство	Распоряжение на отпуск со склада, М-11 – требование-накладная	Количество по каждому виду отпускаемого материала	Выдача материалов Запись в карте складского учета
	М-8 – лимитно-заборная карта	Лимит забора материалов Наименование Количество	Выдача с учетом лимита Запись в карте складского учета
	М-17 – карточка складского учета материалов	Дата и количество выбывающих материалов Основание выбытия	Записывают данные о количестве выбывших материалов	Проводки по списанию со складского учета и переводу материалов в производство
Отпуск со склада в обособленное подразделение	М-15 – накладная на отпуск на сторону	Количество по каждому виду отпускаемого материала	Отметка о выдаче в карточке складского учета материалов М-17	Проводки по списанию со складского учета и переводу в обособленное подразделение
Списание материалов со склада	Акт о списании	Содержит информацию о количестве списываемого материала каждого вида, указывается причина к списанию: негодность; порча; выявленная недостача	Отметка о списании в карточке складского учета материалов М-17	Проводки по списанию с баланса материалов согласно акту
Сверка наличия материалов с данными бухучета	МХ-20 (20а) – отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения	Записи за отчетный период по каждому приходу и расходу материалов	Оформляют на складе по запросу бухгалтерии	Сверка полноты и своевременности отражения движения материалов в документах и предоставления данных по ним в бухгалтерию
	М-17 – карточка складского учета материалов	Данные по фактическому количеству материала	Ведут на складе с выведением остатка при движении материалов

Также см. «Учет ТМЦ в бухгалтерии: проводки и документы».

 

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

buhguru.com

23.Учет материалов на складе и его взаимосвязь с учетом в бухгалтерии

Для хранения материалов на предприятиях создаются склады, которые находятся в ведении непосредственно руководителя организации или службы снабжения. Важное значение имеет организация складского учета для обеспечения контроля за сохранностью материальных ценностей.

С этой целью приказом руководителя по предприятию каждому складу присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. К месту хранения материальных запасов, как правило, прикрепляется ярлык, а на ячейках (ящиках) делаются надписи (например, на приклеенных листках бумаги или бирках) с указанием наименования материала, его отличительных признаков (марка, артикул, размер, сорт и т.п.), номенклатурного номера, единицы измерения и цены.

Прием, хранение, отпуск и учет материальных запасов по каждому складу возлагаются на соответствующих должностных лиц (заведующий складом, кладовщик и др.), которые несут материальную ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им запасов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску товарно-материальных ценностей.

Порядок учета материалов на складах и в бухгалтерии зависит от метода учета материалов.

Существуют следующие варианты учета материалов на складе:

• оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод;

• количественно-суммовой метод;

• с использованием оборотных ведомостей.

Наиболее рациональным и часто применяемым является оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод учета материалов. Использование данного метода позволяет обеспечить: своевременный и достоверный количественный учет материалов на складах материально-ответственными лицами; систематический контроль работниками бухгалтерии за точным и своевременным документированием операций по движению материалов и ведению их складского учета; своевременное и точное отражение операций по движению материалов в бухгалтерии в денежном выражении; систематическую проверку соответствия данных бух­галтерского учета материалов со складским.

Оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод применяется, как правило, для снижения трудоемкости учетных процедур и увеличения оперативности их выполнения при наличии большой номенклатуры используемых ценностей.

При оперативно-бухгалтерском (сальдовом) методе учета материалов на складах ведется только количественно-сортовой учет движения материалов. Осуществляется он на карточках складского учета материалов (форма № М-12). Бухгалтерия открывает карточки на каждый номенклатурный номер материала и под расписку передает их заведующему складом. Номенклатурный номер материала – это присвоенный каждому виду материала код, однозначно его идентифицирующий. По мере поступления на склад материалов кладовщик выписывает приходный ордер или заменяющий его документ и регистрирует его в карточке складского учета материалов. На основании расходных документов в карточке регистрируется расход материалов. Остаток в карточке выводится после каждой записи. В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

По истечении календарного года на карточках складского учета выводятся остатки на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, а карточки истекшего года закрываются, брошюруются (подшиваются) и сдаются в архив организации.

При оперативно-бухгалтерском (сальдовом) методе учета материалов в бухгалтерии учет движения материалов ведется в разрезе групп, субсчетов и балансовых счетов материалов только в денежном выражении.

Сотрудник, ведущий бухгалтерский учет материалов по данному складу, принимает первичные учетные документы от материально ответственных лиц, проверяет их, сверяет с документами каждую запись в карточках складского учета и подтверждает это своей подписью непосредственно на карточках. Одновременно проверяет правильность выведения остатков.

В конце месяца работник склада или бухгалтерии переносит количественные остатки на первое число месяца по каждому номенклатурному номеру в ведомость учета остатков материалов на складе (сальдовая книга – форма № М-14), которая, как правило, открывается на год. В бухгалтерии проставляются учетные цены, выводятся итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу. Сальдовая книга сверяется с ведомостью движения материалов, которая ведется в бухгалтерии, а данные по всем складам – с итогами по счету 10 «Материалы».

Другим методом учета материалов является количественно-суммовой. Данный метод является более предпочтительным в случае необходимости существенного усиления контроля сохранности и движения материальных ценностей, территориальной удаленности и иных условий, определяющих сложности оперативного получения бухгалтерией информации со складов.

При количественно-суммовом методе учета материалов в бухгалтерии ведется картотека количественно-суммового учета материалов. В бухгалтерии возможны два варианта учета материалов. При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости учета и сверяют их с оборотами и с остатками на соответствующих синтетических счетах, и данными карточек складского учета.

При втором варианте все приходные и расходные документы группируются по номенклатурным номерам, и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости. Оборотные ведомости составляются в натуральном и денежном выражении по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих счетов и субсчетов. В этом случае трудоемкость учета значительно уменьшается, поскольку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Но и при этом варианте учет остается громоздким, так как в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов.

При небольшой номенклатуре материалов и небольших обо­ротах разрешается на всех или на отдельных складах организации и подразделений вместо карточек складского учета вести месячные материальные отчеты.

При использовании месячных материальных отчетов в бухгалтерии не ведут карточки количественно-суммарного учета, а ведут оборотные ведомости количественно-суммового учета, составляемые непосредственно на основании документов в натуральном и денежном выражении.

В месячном материальном отчете отражаются данные, которые имеются в карточках складского учета, остаток материалов на начало месяца, приход и расход за месяц и остаток на конец меся­ца.

В месячных материальных отчетах обычно отражаются материалы, по которым имелось движение (приход или расход) в данном месяце. В этом случае на начало каждого квартала составляется сальдовая ведомость по всей номенклатуре материалов данного склада.

В материальных отчетах указывается также сумма по приходу, расходу и остаткам материальных ценностей. Сумма (таксировка) заполняется бухгалтерской службой организации или специалистом, осуществляющим бухгалтерскую функцию, или заведующим складом (кладовщиком).

Материальные отчеты с приложением всех первичных документов представляются в бухгалтерскую службу организации в установленные в организации сроки. Перечень складов, на которых ведутся месячные материальные отчеты, форма отчета, порядок его составления, представления и проверки определяются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера.

studfiles.net

3 Учет материалов на складе и в бухгалтерии

На складах (кладовых) материальные ценности размещаются по секциям, а внутри них по группам Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик за­полняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номен­клатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия ма­териалов.

Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточ­ках учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым уче­том и осуществляют его только в натуральном выражении.

Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных и т.п.) в день совершения операций. После каждой записи выводят оста­ток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток материа­лов будет выше или ниже установленной нормы запасов, заведу­ющий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.

В цехах, имеющих кладовые, а также в подотчетных предприя­тиях (пункты, отделения, заводы) материально ответственные лица (заведующие пунктами и отделениями, мастера заводов) составля­ют месячные отчеты о наличии движения материальных ценностей и представляют их в бухгалтерию.

Учет материалов в бухгалтерии. Все первичные документы по движению материалов со складов и подразделений организации поступают в бухгалтерию, где они после соответствующего конт­роля формируются в пачки и передаются затем в вычислительный центр (ВЦ). После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умножением ко­личества материалов на цену).

Первичные документы по движению материалов могут переда­ваться сразу в ВЦ, минуя бухгалтерию. В этом случае контроль пер­вичных документов осуществляется работниками ВЦ.

Учет материалов, который ведет материально ответственное лицо непосредственно на складах, называется складским учетом.

Для учета движения материалов в организации используется активный синтетический счет 10 «Материалы», по дебету кото­рого отражают поступление, а по кредиту — расход (выбытие) со­ответствующих материалов.

Для отражения операций приобретения материалов у по­ставщиков предназначен журнал-ордер № 6, который является одновременно регистром синтетического и аналитического учета. Записи в журнале производятся на основании представленных поставщиками и принятых к оплате расчетных документов. Здесь же производится отметка об оплате расчетных документов по­ставщиков.

Ведение журнала-ордера № 6 дает возможность судить о со­стоянии расчетов с каждым поставщиком.

Для синтетического учета расчетов с поставщиками предна­значен активно-пассивный счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В зависимости от принятой в организации учетной политики отражение поступления и списания материалов может осущест­виться по одному из двух вариантов:

1) с использованием счета 10 «Материалы» в корреспонденции с соответствующими счетами;

2) с использованием и применением счетов 15 «Заготовление и приобретение материалов» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

При первом варианте фактическая себестоимость поступив­ших материалов формируется на счете «Материалы». В этом случае по дебету счета 10 «Материалы» отражается как покуп­ная стоимость поступивших материальных ценностей (без НДС), так и сумма транспортно-заготовительных расходов в корреспон­денции с кредитом следующих счетов:

Д 10 К 60, 71, 75/1, 86, 98

Сущность второго метода заключается в том, что организа­ции для учета поступающих материалов используют вспомога­тельные счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных цен­ностей».

studfiles.net

УЧЕТ МАТЕРИАЛОВ НА СКЛАДАХ И В БУХГАЛТЕРИИ — Мегаобучалка

Одним из важнейших условий работы организаций является правильная организация складского хозяйства. От того, как налажено складское хозяйство, во многом зависит рациональное использование материалов, повышение производительности труда, рентабельности производства и качество готовой продукции.

Основное назначение складов – хранение материальных запасов. Кроме того, на складах выполняются работы, связанные с подготовкой материалов к производственному потреблению и доставке их непосредственным потребителям (цехам, отделам, стройкам, покупателям и т.д.).

Основным назначением складов организаций являются:

· накопление необходимых запасов материалов, сырья, топлива и т.д. и обеспечение бесперебойного снабжения ими всех потребителей;

· обеспечение сохранности материальных ценностей;

· осуществление рациональной организации погрузочно – разгрузочных работ и внутрискладских работ с минимальной затратой трудовых и денежных ресурсов;

· правильное использование складских площадей, объемов и рациональная эксплуатация внутрискладского оборудования;

· осуществление необходимой подготовки материальных ресурсов к производственному потреблению;

· содействие правильному расходу материалов согласно установленным нормам и рациональному использованию отходов и тары;

· своевременное выявление излишних материальных ценностей, не используемых для производственных нужд предприятия;

· обеспечение пользователей необходимой информацией о наличии запасов материальных ценностей, их поступлении, расходе и др.;

Для хранения топлива, сырья, строительных и других материалов на предприятиях устраиваются различные склады.

По характеру деятельности склады можно разделить на материальные и внутрипроизводственные.

На материальных складах хранятся материальные запасы, предназначенные для обеспечения непрерывного и бесперебойного процесса. Работа этих складов строится с учетом требований производственного процесса и обеспечения его материалами. От четкой работы складов зависит успех работы организации, выполнение производственных заданий,

К внутрипроизводственным складам относят межцеховые и внутрицеховые склады, на которых сосредотачиваются материальные ценности, а также межоперационные заделы для бесперебойного выполнения сменно-суточных заданий и графиков производства.

По виду и характеру хранимых материальных запасов склады можно разделить на универсальные и специализированные.

Универсальные склады приспособлены для хранения самых различных видов материальных ценностей. К универсальным складам относятся центральные материальные склады, предназначенные для хранения различных материалов производственного и хозяйственного назначения.

Специализированные склады предназначены для хранения определенных видов материалов. К этим складам относятся склады черных металлов и металлоизделий, цветных металлов и их сплавов, лакокрасочных материалов, горюче-смазочных материалов, древесных и строительных материалов, электроизделий и других материалов.

По месту расположения и масштабу действия склады делятся на центральные и участковые.

Центральные (общехозяйственные) склады обслуживают все или большинство структурных подразделений организации. Они предназначены для хранения материальных запасов, потребляемых различными службами организации.

Участковые (прицеховые) склады организуются в тех случаях, когда тот или иной цех является основным потребителем каких-либо материальных запасов.

Склады должны быть оборудованы специальными устройствами для хранения материалов (стеллажи, бункеры, резервуары), обеспечены исправными весами, другими необходимыми измерительными приборами, мерной тарой и противопожарным оборудованием. Измерительные приборы должны периодически проверяться (переосвидетельствоваться) и осуществляться их клеймение.

Для обеспечения сохранности материальных ценностей необходимо каждую марку, сорт и размер того или иного материала хранить на соответствующем стеллаже, бункере и т.д. В одной ячейке стеллажа, бункера нельзя хранить два и более сортов и марок материалов, потому что это осложняет отпуск материалов, вызывает порчу и пересортицу. Размеры ячеек и стеллажей должны соответствовать габаритам материалов, способам их укладки.

Оборудование должно позволять укладывать материал с одной стороны, а отпускать – с другой, обеспечивая при этом бесперебойность поступления и отпуск материалов.

Условия и техника хранения материалов зависят от физико-химических свойств материалов. На складах (в кладовых) должны соблюдаться соответствующие режимы хранения материальных запасов (температурно — влажностные и другие) с тем, чтобы не допускать их порчу и потерю необходимых физико — химических и других свойств.

При определении условий хранения материала следует учитывать длительность хранения на складе. В зависимости от продолжительности нахождения материалов на складе различают долгосрочное и краткосрочное хранение. К краткосрочному хранению можно отнести материалы текущего запаса, а к долгосрочному хранению – материалы специального, резервного запаса.

Прием, хранение, отпуск и учет материальных запасов по каждому складу возлагаются на соответствующих должностных лиц (заведующий складом, кладовщик и др.), которые несут ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им запасов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску. С указанными должностными лицами заключаются договора о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Указанные лица освобождаются от занимаемых должностей только после сплошной инвентаризации числящихся за ними товарно — материальных запасов и передачи их другому материально ответственному лицу по акту. Акт приема — передачи визируется главным бухгалтером (или уполномоченным им лицом) и утверждается руководителем организации (или уполномоченным им лицом), а по складам (кладовым и другим местам хранения) подразделений — руководителем соответствующего цеха (подразделения).

На складах ведется количественный сортовой учет материальных запасов в установленных единицах измерения, с указанием цены и количества.

Карточки складского учета открываются службой снабжения (снабженческо — сбытовой) организации. При этом заполняются реквизиты, предусмотренные в карточках: номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, артикул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год и другие реквизиты. На каждый номенклатурный номер материала открывается отдельная карточка.

Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской службой организации в специальном реестре (книге), а при автоматизированной обработке — на соответствующем машинном носителе. При регистрации на карточке ставится номер карточки и виза работника бухгалтерской службы или специалиста, осуществляющего бухгалтерскую функцию в организации.

Карточки выдаются заведующему складом (кладовщику) под расписку в реестре. В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей (стеллаж, полка, ячейка и т.п.).

Учет движения материальных запасов (приход, расход, остаток) на складе (в кладовой) ведется непосредственно материально ответственным лицом (заведующим складом, кладовщиком и др.) на основании оформленных в установленном порядке первичных документов. При этом делаются записи в карточках складского учета с указанием даты совершения операции, наименования и номера документа и краткого содержания операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели). Записи в карточках складского учета делаются в день совершения операций и ежедневно выводятся остатки (при наличии операций).

Разноска из лимитно — заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца.

В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

После полного заполнения карточки для последующих записей движения материальных запасов открывается второй лист той же карточки и последующие листы. Листы карточки нумеруются и брошюруются (скрепляются). Второй и последующие листы карточки визируются работником бухгалтерской службы при очередной проверке.

При автоматизации учета движения материальных запасов формы учетной документации и накопительные регистры оперативного учета могут быть представлены на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники.

Работники бухгалтерской службы организации, ведущие учет материальных запасов, обязаны систематически, в установленные организацией сроки, но не реже одного раза в месяц, осуществлять непосредственно на складах (в кладовых) в присутствии заведующего складом (кладовщика) проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, записей (разносок) операций в карточках складского учета, а также полноты и своевременности сдачи исполненных документов в бухгалтерскую службу организации.

По истечении календарного года на карточках складского учета выводятся остатки на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, а карточки истекшего года закрываются (в них делаются отметки: «остаток перенесен в карточку 20_ года N …»), брошюруются (подшиваются) и сдаются в архив организации.

На складах (в кладовых) вместо карточек складского учета допускается ведение учета в книгах складского учета. В книгах складского учета на каждый номенклатурный номер открывается лицевой счет. Лицевые счета нумеруются в том же порядке, что и карточки. Для каждого лицевого счета выделяется страница (лист) или необходимое количество листов. В каждом лицевом счете предусматриваются и заполняются реквизиты, указанные в карточках складского учета.

В начале или в конце книги помещается оглавление лицевых счетов с указанием номеров лицевых счетов, наименований материальных ценностей с их отличительными признаками и количества листов в книге. Книги складского учета должны быть пронумерованы и прошнурованы. Количество листов в книге заверяется подписью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и печатью.

Книги складского учета регистрируются в бухгалтерской службе организации, о чем делается запись в книге с указанием номера по реестру.

За определенные промежутки времени, но не реже одного раза в месяц, составляется оборотная ведомость по движению материальных ценностей.

Кроме того, при необходимости отдельно могут составляться сальдовые ведомости с указанием остатков материальных запасов на определенные даты (т.е. без указания оборотов).

При небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах разрешается на всех или на отдельных складах (кладовых) организации и подразделений вместо карточек (книг) складского учета вести месячные материальные отчеты.

В месячном материальном отчете отражаются данные (реквизиты), которые имеются в карточках складского учета, остаток материалов на начало месяца, приход и расход за месяц и остаток на конец месяца. При этом для записи операций по приходу и по расходу могут отводиться несколько граф, в том числе для отражения сведений о поступлении материалов (от поставщиков, от других складов и подразделений организации и т.д.), отпуск (производственным подразделениям, обслуживающим производствам и хозяйствам, для продажи и т.д.) и (или) для каких целей.

В месячных материальных отчетах обычно отражают материалы, по которым имелось движение (приход или расход) в данном месяце. В этом случае на начало каждого квартала составляется сальдовая ведомость по всей номенклатуре материалов данного склада (кладовой).

В материальных отчетах указывается также сумма (по приходу, расходу и остаткам) материальных ценностей. Сумма заполняется (таксировка) бухгалтерской службой организации или специалистом, осуществляющим бухгалтерскую функцию, или заведующим складом (кладовщиком).

Материальные отчеты с приложением всех первичных документов представляются в бухгалтерскую службу организации в установленные в организации сроки. Перечень складов (кладовых), на которых ведутся месячные материальные отчеты, форма отчета, порядок его составления, представления и проверки определяются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера .

Все первичные документы по движению материалов со складов и структурных подразделений организации должны быть сданы в бухгалтерию в сроки, определенные в учетной политике. В бухгалтерии первичные документы проверяются с точки зрения правильности их оформления и законности совершенных операций. Первичные учетные документы должны быть надлежащим образом оформлены, с заполнением всех необходимых реквизитов, и иметь соответствующие подписи.

Первичные учетные документы могут быть многострочными (на несколько номенклатурных номеров) или однострочными (на один номенклатурный номер). Документы формируются по однородности и таксируются. Таксировка делается по каждой строке документа.

Организация учета материалов в бухгалтерии и на складах зависит от метода аналитического учета материалов, который предусматривает порядок и последовательность учета, видов учетных регистров и их количество, взаимосверку показателей.

Аналитический учет материалов (количественный и суммовой учет) ведется на основе использования оборотных ведомостей или сальдовым методом.

В качестве основного регистра используются карточки количественного-суммового учета (оборотный метод), открываемые на каждый номенклатурный номер.

Постоянные реквизиты этих карточек должны быть идентичны реквизитам карточек учета материалов, ведущихся на складах. Таким образом, в бухгалтерии организации ведется учет, аналогичный складскому, лишь с той разницей, что на складе ведется учет только в количественном выражении, а в бухгалтерии – в количественно-суммовом. Записи в карточках делают на основании полученных от складов протаксированных документов на поступление и отпуск материалов.

По истечении месяца по данным карточек количественно-суммового учета составляют оборотно-сальдовую ведомость по каждому складу, субсчету и в целом по счету 10 «Материалы».

В каждой оборотной ведомости выводятся итоги сумм по каждой странице, по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу. Указанные оборотные ведомости являются основанием для составления сводной оборотной ведомости. Остатки в оборотных ведомостях сверяют с остатками, выведенными в карточках складов.

На основе указанных оборотных ведомостей составляется сводная оборотная ведомость, в которую переносятся итоги оборотных ведомостей складов и подразделений по группам, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом. Сводные оборотные ведомости сверяются с данными синтетического учета материалов.

Кроме того, ежемесячно производится сверка данных в карточках, ведущихся в бухгалтерской службе, с данными в карточках складов и подразделений;

Сальдовый метод учета материалов заключается в том, что в бухгалтерии организации не ведется количественный и суммовой учет движения (прихода и расхода) материалов в разрезе их номенклатуры и не составляются оборотные ведомости по номенклатуре материалов. Учет движения материалов ведется в разрезе групп, субсчетов и балансовых счетов материалов бухгалтерской службой только в денежном выражении, определяемом исходя, как правило, из учетных цен.

Материально ответственные лица складов (подразделений) на основании первичных документов ведут количественный учет материалов в карточках или книгах складского учета. Сотрудник, ведущий бухгалтерский учет материалов по данному складу (подразделению), принимает первичные учетные документы от материально ответственных лиц, проверяет их, сверяет с документами каждую запись в карточках (книгах) складского учета и подтверждает это своей подписью непосредственно на карточках (книгах). Одновременно проверяет правильность выведения остатков.

Количественные остатки материалов на первое число каждого месяца на основании выверенных карточек (книг) складского учета по каждому номенклатурному номеру переносятся в сальдовую ведомость (или сальдовую книгу) сотрудником бухгалтерской службы или заведующим складом.

По отдельным складам (кладовым, подразделениям) в качестве сальдовой ведомости может использоваться ведомость остатков материалов, представляемых этими складами (кладовыми, подразделениями) вместе с первичными учетными документами.

Остатки материалов, записанных в сальдовой ведомости, таксируются по каждому номенклатурному номеру. Суммы остатков записываются в следующей графе сальдовой ведомости. Затем выводятся суммовые итоги остатков по группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу (подразделению) в целом.

На основании указанных сальдовых ведомостей составляется сводная сальдовая ведомость, в которую переносятся итоги сальдовых ведомостей складов и подразделений (мест хранения) по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и по соответствующим складам, подразделениям (местам хранения) в целом.

Сальдовые ведомости и сводные сальдовые ведомости ежемесячно сверяются с данными синтетического учета материалов.

При большом объеме складских операций учет наличия и движения материальных запасов на складах может вестись с помощью компьютерной техники с соблюдением установленных норм по применению карточек учета материалов. Автоматизированный учет отражает движение материалов в целом по синтетическим счетам и субсчетам бухгалтерского учета на основе обработки первичных данных.

Применение организацией программ автоматизации учетных работ должно обеспечить формирование необходимых регистров бухгалтерского учета материалов, основными из которых могут быть¹:

· оборотная ведомость движения материалов по номенклатурным номерам в разрезе складов, подразделений, мест хранения;

· ведомость расхода материалов по заказам, сериям, переделам, другим калькуляционным единицам;

· оборотная ведомость по материалам, находящимся в пути;

· оборотная ведомость движения материалов, по которым отсутствуют расчетные документы (неотфактурованные поставки).

megaobuchalka.ru