Перечислите основные складские документы: Складской учет и схема документооборота склада — основной перечень документации кладовщика

Учет и совершенствование складских операций – залог качественной работы любого современного предприятия. Именно то, как налажена работа склада, определяет, насколько рационально компания работает, как эффективно используются производственные ресурсы. Отладка, улучшение системы, автоматизированный бухгалтерский учет складских операций позволяют добиться лучшей рентабельности и производительности, а готовый продукт становится качественнее.

Зачем нужен склад?

Главное предназначение склада в любой компании – это хранение производственных материальных запасов – МПЗ. Склад – площадка для различных работ: здесь материалы готовятся к использованию в рамках производственного процесса, направляются потребителям. Современная, результативная организация и технология складских операций при применении новейших методологий, программного обеспечения позволяет свести к минимуму потери материала как в период хранения, так и при применении в работе. Это, в свою очередь, влияет на себестоимость товара. А вот безалаберное оформление складских операций создает условия, в которых не избежать хищений. Руководитель компании, как бы он ни был уверен в каждом из сотрудников, должен осознавать, что всегда есть вероятность недобросовестного поведения работника, спровоцированного как его личными качествами, так и давлением извне.

Неотъемлемая часть системы склада – это специалист по складским операциям. От его квалифицированности, внимательности, образованности зависит, будет ли склад «точным, как часы», или же регулярно будут преследовать проблемы. Подбирая персонал для склада, мало удостовериться, что кандидат владеет «1С: Склад». Нужно узнать, насколько хорошо он разбирается в логистике и понимает ли логику организации зон хранения.

Подвиды складов

В зависимости от предназначения, выделяют несколько групп складов. Классическая система классификации:

• материальные;
• внутрипроизводственные.

Вторая группа подразделяется на склады:

• между цехов;
• внутри цехов.

Материальные, как следует из наименования, нужны, чтобы хранить материальные запасы предприятия. Здесь находится все, что требуется фирме для рабочего процесса без перерывов. Настраивают работы материального склада, ведут основные складские операции таким образом, чтобы производственный процесс всегда был обеспечен материалами с запасом. Четкость складской логистики определяет успешность компании, производственных линий, способность предприятия справляться с заказами, а начальников цехов – с заданиями.

Внутрипроизводственные – это такие виды складов, существующие внутри цехов и между ними, которые необходимы для МПЗ. Здесь же расположены межоперационные запасы, необходимые, чтобы рабочие места обслуживались четко и своевременно. Ведение учета складских операций происходит при подстройке под сменность, введенную на производстве. То есть каждый новый график, каждая очередная смена работников должны иметь все сырье, нужное для нормального функционирования.

Какие еще бывают?

Дополнительно складской учет позволяет выделить универсальные и специализированные места для хранения МПЗ.

Универсальные разрабатывают так, чтобы можно было без проблем хранить достаточно долго разнообразные ценности, поступающие в фирму. Обычно так организовывают центральные склады. Хранимые тут запасы предназначены для хозяйствования и производства.

К специализированным относятся такие, где пребывают только лишь конкретные разновидности ценностей. Это может быть металл или краски, лаки или деревянные, электрические изделия, замороженные продукты и так далее.

Оборудование и учет

Эффективное ведение учета складских операций возможно только тогда, когда подлежащие учету ценности хранятся в логичной, систематизированной системе. Это означает, что должно быть четко оформленное пространство, а операторы склада располагают и умеют пользоваться весами, другими измерительными приборами. Они на месте оценивают качественные параметры поступающего товара и контролируют его сохранность, измеряют объемы отпущенных позиций и выявляют нестыковки, если таковые имеются, а также определяют причину произошедшего.

Объемы поступивших материалов учитываются, исходя из принятой в компании единицы учета. Для контроля позиции обмеряют, взвешивают, считают, сколько штук поступило. В некоторых случаях применяют так называемый теоретический подсчет.

Учет: зачем это надо?

Для чего нужна программа «1С: Склад»? Зачем вообще вести учет МПЗ, находящихся в распоряжении предприятия? Такой вопрос может возникнуть у руководителей, безоговорочно верящих в честность своих сотрудников. Тем не менее, как бы управленцы ни были уверены в персонале, учет – обязательная часть любого склада, никуда от этого не деться.

Учет складских операций преследует задачу обеспечения сохранности поступивших на предприятие ценностей. Данные, аккумулированные в учетной системе, позволяют определить, есть ли в компании неходовые позиции, присутствует ли избыточность материалов. Из работы учетной системы ясно, насколько велика оборачиваемость не только в общем, но и касательно конкретной разновидности материала. Наконец, в любой момент база данных ответ на вопрос: «Как много осталось позиций на складе?»

Склад: принимаем позиции

Одна из самых важных операций на складе – это приемка товара. Автоматизированная программа для учета склада обычно настроена на количественный учет, но кроме него, должен проводиться еще и качественный.

Оператор, ответственный за прием позиций, сверяет количество поступивших позиций и контролирует качество каждой из них. При этом сначала нужно уточнить соответствие по объему, только потом – по качеству. На некоторых складах приемка ложится на кладовщика, ответственного за склад, заведующего, на некоторых ответственность разделяется между заведующим и техническим персоналом.

Если на склад принимают материалы, принадлежащие к особенным категориям – так называемое ответственное назначение, для приемки назначают комиссию. Аналогична процедура приема ценных позиций. Программа для учета склада должна содержать полную номенклатуру в базе данных в соответствии с утвержденным на мероприятии приказом. Таким же приказом вводят приемную комиссию, назначая состав поименно. В некоторых компаниях ответственность за издание приказа ложится на главного инженера.

Складской учет: как это работает?

Итак, материалы на склад приняты, накладные проверены, позиции пересчитаны, качество каждой из них изучено: прощупано, понюхано, на вкус испробовано. Что дальше? А дальше начинается настоящая магия складского учета – та самая, которая не позволяет появившимся в компании ценностям разбежаться по углам, как это любят делать крысы.

Один из главных помощников заведующего склада, а через него – руководителя компании – это документы складских операций. В них отражается, какие материалы поступили на склад, какие ушли, что было израсходовано и на кого списано. Такой учет должен быть оперативным, отражать текущее положение дел, учитывать всех ответственных работников и то, как они ведут дела. Ценностям присваивают номенклатурные номера, далее вписывают в карточки учета, указывая количество появившихся в компании позиций, их расход.

Карточка как основа всего сущего

Карточка используется для хранения всей информации, связанной с ценностью, к которой она приписана. Заполнение карты доверяют материально ответственному лицу, с которым предварительно заключают договор об ответственности. Для карт заводят специальный реестр, из которого конкретный выдают строго под расписку.

Складской учет допускается вести без реестров, но при помощи книг, оформленных в установленном порядке. Впрочем, на практике почти все современные компании перешли на автоматизированный учет. В этом случае карточка ведется в электронном виде, а доступ есть только у пользователей, обладающих учетными записями в системе. Программа сохраняет информацию о том, кто внес те или иные изменения в карточку, что служит аналогом росписи в реестре при получении бумажного экземпляра учетного документа.

Без отчетности – никуда

Учет складских операций предполагает ежедневный контроль остатков материальных запасов, находящихся в распоряжении предприятия. Каждый месяц ответственное за склад лицо, анализируя первичную документацию, готовит отчет для руководителя предприятия. Отчет направляют в бухгалтерию, подкрепляя его документацией, отражающей поступление, убытие ценностей.

Отчет должен отражать такие материалы, продукты, количество, состав которых менялись за отчетный период. В начале каждого месяца отдельный отчет составляют, указывая в нем, как велики остатки по различным позициям в распоряжении предприятия. Первичная документация компании служит основой для фиксации прибытия ценностей, убытия. На основе этих данных готовят свод и сальдо, отражающие состояние фирмы в конце месяца. Информация, указанная в отчетности, должна быть аналогична той, которая присутствует в системе складского учета и в карточках позиций.

Особенные случаи

В некоторых случаях учет складских операций ведется общими категориями. Например, если компания располагает производственной линией, позволяющей ремонтировать машины, то учет всех мелких запасных частей можно посчитать нецелесообразным. В этом случае можно ввести общую категорию – например, «запасные части к фрезеровочным станкам». Это помогает сделать операции обработки данных менее затратными по труду и времени. Учет осуществляется в суммарном выражении, отдельные наименования ценностей в нем не фигурируют.

Некоторые компании на складах располагают медикаментами. В этом случае учет складских операций настраивают таким образом, чтобы всегда знать общее количество, но не перечислять конкретные наименования. Специальные карточки нужно заводить только на те медикаменты, которые в своем составе имеют спирт или ядовитые вещества. Отчетность по медикаментам возлагается на врачей, ветеринаров предприятия. Они лично составляют списки, которые затем направляют бухгалтерам.

Складские операции и логистика

Разные склады выполняют разные операции: это определяется спецификой конкретной организации. Соответственно, это определяет виды складских операций, необходимых компании. Наибольшее количество складов в нашей стране сейчас – это торговые, обслуживающие компании розничные или оптовые. Рассматривая работу оптовых фирм, можно выделить следующие складские операции:

• разгрузка машин с товаром;
• приемка привезенного;
• перемещение позиций внутри склада;
• размещение товара в отведенные для этого секции;
• отборка ценностей;
• укомплектование;
• погрузка.

В целом это можно описать термином «логистика». В нашем случае логистика описывает работы по погрузке и разгрузке ценностей.

И как работаем?

Характеристика складских операций погрузки и разгрузки зависит от того, с каким грузом нужно работать, какой транспорт обслуживать. Сильное влияние на работу оказывает уровень механизации простейших процессов. Приемка товара по качеству – это один из самых важных моментов из всего комплекса, связанных с поступлением позиций на склад.

Как именно контролировать потоки материальных ценностей, решают, анализируя информацию о количестве, качестве позиций на складе. Практика показывает, что зачастую в системах учета данные некорректные, неполные, что ведет к управленческим ошибкам и потерям для фирмы. Технологические операции, имеющие место при логистике товара, сопряжены с незапланированными переменами числа и качества. Грузы могут быть украдены, испорчены, утеряны, есть понятие «сверхнормативная убыль». Персонал может ошибиться, неправильно сформировать партии, некорректно отгрузить товар. Все это приводит к недостачам, пересортице, лишнему объему.

Принимая товар, очень важно проводить внимательную оценку поступающего, регулярно сравнивая ценности с заявленным списком. Поэтому на любые позиции должны оформляться сопроводительные документы, как правило, накладные. Документирование каждого шага – наиболее эффективный метод получения точных данных о положении на складе.

Данные должны быть актуальными!

Впрочем, важно не только корректно записать все поступившие в фирму позиции. Необходимо ввести такую систему учета складских операций, которая позволит поддерживать базу данных актуальной в любой момент времени. И вот здесь на помощь приходят наиболее современные технологические решения. Это специализированное ПО, разработанное специально для складов. Типичный пример – это продукт компании 1С, так и называемый – «Склад». Применение такого программного обеспечения позволяет минимизировать ошибки, связанные с утерей информации, а также уменьшить человеческий фактор.

Чтобы данные были максимально точными и отражали реальное положение на складе в любой момент, нужно ввести систему контроля движения ценностей, отражающую любые перемещения. Все шаги – от источника вплоть до потребителя – должны найти свое место во внутренней документации компании. Только такой тотальный контроль может обеспечить высокий уровень надежности данных, используемых для управленческих решений.

Храним и забираем

Принятый от поставщика товар на складе помещается в зону, предназначенную для регулярного хранения. Если грузы поступили в таре или это штучные изделия, их можно складывать в штабеля. Удобный вариант – установка стеллажей. Впрочем, вечно ценности там лежать не могут, так что рано или поздно приходит время для следующей складской операции – отборки хранимой позиции. Это может производиться либо частью пакета, либо целиком.

Рекомендовано по возможности операцию механизировать, но это не всегда возможно, да и не любое предприятие располагает достаточными средствами для приобретения нужных машин. Выделяют отборку с использованием методик малой механизации и полностью механизированную.

Склады бывают механизированными в разной степени, на основании этого выделяют: статистические, высотные динамические. В первом случае есть стеллажи, вдоль которых перемещается отбирающий ячейки сотрудник. Как правило, он работает вилочным погрузчиком: захватывает нужный грузовой пакет, вынимает его, перемещает на подвижную платформу и доставляет к отборщику. Если нужен не весь пакет, тогда необходимый объём позиции забирают, а остальное возвращают на стеллаж.

А вот высотные динамические – это такие, где работают автоматические подъемники. Именно они направляют грузовые пакеты к отборщику и возвращают в ячейки. Механизмы оснащены вилочными захватами, помогающими забирать нужный предмет. Если отборщик нуждается только в части содержимого грузового пакета, остатки направляются в ячейку хранения.

Приходим к логическому завершению

Завершаются складские операции, связанные с логистикой товара, направлением ценностей покупателю. Это происходит на площадке, предназначенной для погрузки позиций. Чтобы склад работал отлаженно, важно проконтролировать два момента:

• удобство и эффективность использования площадей;
• документирование каждого рабочего шага.

Документирование, как уже было указано ранее, наиболее эффективно при помощи электронных баз данных. Если фирма небольшая, даже не обязательно устанавливать специальное программное обеспечение, можно разработать простейшую базу для учета движения товара самостоятельно.

А вот что касается эффективности применения площадей, находящихся в распоряжении компании, то здесь руководствуются требованиями:

• каждый квадратный сантиметр должен приносить пользу;
• проходы должны быть широкими;
• необходимы центральные проходы;
• участки для приемки организуются там, куда товар поступает;
• участки отгрузки оборудуют там, откуда позиции отправляют;
• рабочие места должны быть безопасны;
• потоки грузов необходимо распределить так, чтобы не было встречных движений.

Инвентаризация

Пожалуй, инвентаризация – это такая операция на складе, которая больше всего волнует и линейный персонал, и руководителей. Она довольно сложная, так как предполагает большой объем работы, а зачастую еще и провоцирует конфликтные ситуации. Избежать их можно, если удастся настроить рабочий процесс безупречно. Впрочем, в реалиях современного бизнеса это очень сложно.

Инвентаризация предполагает изучение свободных остатков, их оценку, выявление расположения. Выделяют несколько основных этапов мероприятия. Минимизировать вероятность ошибки можно, если к началу инвентаризации полностью избавиться от резервов компании.

Инвентаризация имеет следующую последовательность:

• формируют пустой резерв;
• создают запланированную пустую закупку;
• вносят в резерв все позиции, имеющиеся в свободном остатке;
• неучтенные ценности включают в планируемую закупку;
• товары в свободном резерве причисляют к пропавшим и вносят в специальный список.

Результат такой последовательности дает:

• свободный пустой остаток;
• положительный резерв, включающий все совпавшие позиции;
• списки пропавших ценностей;
• планируемую закупку, включающую все, что оказалось вне учета.

По итогам инвентаризации пропавшие ценности, как правило, списывают, положительный резерв превращают в свободные остатки. Наконец, запланированное к приобретению покупают.

Подводя итоги

Учет складских операций в любой современной компании, желающей прийти к успеху и избежать потерь, должен строиться, исходя из специфики работы фирмы, ее масштабов и особенностей товаров, с которым нужно взаимодействовать. Важно документировать все рабочие процессы склада, чтобы избежать неприятных, конфликтных ситуаций.

Точный и правильный учет складских операций позволяет как сотрудникам, так и руководителям фирмы иметь оперативный доступ к информации о текущем положении дел в компании. На основании таких данных руководство может принимать правильные управленческие решения. Удачно настроенная схема учета помогает не только исключить ошибку в контроле за работой фирмы, но и минимизировать потери, сделать работу организации эффективнее, а также устранить вероятность хищений, недобросовестности.

Складской учет, ведение складского учета

Успех в деятельности каждого предприятия определяется массой выполняемых требований, зачастую касающихся четкой организацией работы складского хозяйства. Об особенностях ведения склада узнаем из этой статьи.

Как организована работа склада

Как правило, сохранность производственных запасов обеспечивается оборудованием специальных складских площадей. Храниться на складе могут:

• Товары для дальнейшей реализации;
• Готовая продукция;
• Запчасти, расходные и комплектующие материалы;
• Спецодежда и спецобувь, рабочий инвентарь и т. д;
• ТМЦ, принятые на ответхранение.

Ведение складского учета осуществляется обученными высококвалифицированными работниками, руководит которыми заведующий складом. Это особенно важно для коммерческих фирм, специализирующихся на продажах, где данные об остатках товаров на складе постоянно обновляются. В зависимости от масштабов производства под началом заведующего может находиться штат кладовщиков и подсобных рабочих – грузчиков, уборщиков. На каждого из них возложены соответствующие обязанности.

Этот штат сотрудников обеспечивает организацию складского учета на предприятии. Заведующий контролирует все перемещения товаров: оприходование поставок, перевод в торговый зал, отгрузки контрагентам, внутрифирменное передвижение. Кладовщики (операторы складского учета) непосредственно выполняют следующие функции:

• оприходование готовой продукции, товаров на склад;
• прием и проверка сопроводительных документов;
• занесение сведений по приходу в складские учетные формы;
• отгрузка/выдача товаров покупателям по оформленным расходным документам;
• занесение информации об отпуске ТМЦ в учете;
• извещение бухгалтера об увеличении закупочных цен, внесение изменений в учетную документацию;
• участие в проведении инвентаризации имеющихся на складе товаров и запасов.

На руководителя склада и подчиняющихся ему кладовщиков возложена материальная ответственность за сохранность МЦ.

Система складского учета

Важным моментом в эффективной организации работы на складе является четкая система учета, обеспечивающая правдивое и полное отражение поступления, перемещения, использования или списании ТМЦ. Движение ТМЦ на складе документируется на каждом этапе от приемки до выбытия.

К общим принципам, характерным для складского учета, относят ведение количественно-суммового учета ТМЦ:

• по номенклатуре;
• по сортам и видам.

Аналитический учет осуществляется по номенклатурным номерам и местам хранения ТМЦ – по каждому складу отдельно. Сведения о движении материалов аккумулируются на счете 10, корреспондирующемся со счетами расчетов с контрагентами, производства (основного и вспомогательного), списания потерь и недостач.

Порядок операций по движению и учету материалов на складах компаний регламентируется инструкцией по складскому учету, приемлемой для отрасли, в которой фирма работает. Например, предприятия, специализирующиеся на выпуске безалкогольных напитков и пива, руководствуются принятой 06.02.1976 г. и дополненной в 2014 году инструкцией по приемке, складированию, хранению и учету МПЗ.

Отпуск ТМЦ регулируется ПБУ 5/01 «Учет МПЗ». Применяются различные способы оценки ТМЦ, как то:

• по средней себестоимости однородных товаров;
• методу ФИФО, когда ТМЦ выбывают со склада в той последовательности, в которой поступают;
• по себестоимости каждой позиции. Применяется для уникальных материалов или учитываемых в особом порядке (например, драгметаллов).

Принятый компанией порядок учета материалов закрепляется в учетной политике.

Документооборот на складе предприятия

Документы складского учета – это комплект форм, применение которых также закрепляется в учетной политике фирмы. Чаще используют унифицированные типовые бланки, но компаниям предоставлена возможность разрабатывать документы в соответствии с требованиями закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете», приемлемые в специфике предприятия. Каждая операция на складе оформляется соответствующим документом. Представляем основные хозяйственные операции и документы, подтверждающие ведение складского учета материалов:

Положение о складе на предприятии

Склады служат для хранения ТМЦ на предприятиях. Общие положения об учете материалов на складах содержит приказ Минфина России от 28.12.2001 № 119н. Так, склады могут быть центральными (специальные, основные) и склады филиалов и иных подразделений предприятия. Приказом по предприятию каждому складу присваивается номер, который будут содержать все документы по операциям.

Прием, хранение, учет материальных ценностей в каждом складе возлагаются на соответствующие должностные лица (например, это может быть заведующий складом, кладовщик), которые несут ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им запасов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску. С данными работниками заключаются договоры о полной материальной ответственности.

Не стоит забывать о том, что между бухгалтерией и складом осуществляется документооборот. Именно от работников склада зависит достоверное, качественное создание документов, их передача для отражения в бухучете и отчетности.

Для того, чтобы упорядочить работу склада, целесообразно разработать на предприятии положение о складе ТМЦ. Данный документ не является обязательным – компания не обязана его разрабатывать, отсутствие данного документа не является нарушением. Однако в данном документе можно зафиксировать много важных аспектов работы складов предприятия.

Положение о складе регламентирует порядок складского учета запасов на складах, а также устанавливает порядок предоставления информации и документов со складов в бухгалтерию предприятия и регламентирует взаимодействие с ней. Документооборот между складом и предприятием осуществляется в порядке, предусмотренном руководителем и главным бухгалтером предприятия.

Положение о складском учете на предприятии

Положение разрабатывается на предприятии самостоятельно. В документе необходимо отразить всю информацию, которая регламентирует складской учет, труд работников склада, определит порядок документооборота между подразделениями предприятия. В конце статьи мы приведем образец положения о складе. Стоит внимательно подойти к составлению документа и отразить все основные аспекты работы склада.

Какие разделы целесообразно включить в положение о складе?

1. Общие положения. В этой главе необходимо обозначить само понятие складов, их назначение, задачи. Для кого положение о складе является обязательным, что понимается под материально-производственными запасами и др.
2. Структура склада. Кто утверждает структуру и штат, кто осуществляет руководство складом.
3. В положение о работе склада целесообразно включить информацию об организации рабочих мест на складах, оборудовании, вопросы безопасного перемещения грузов, общие требования безопасности работы при разгрузках, погрузках и т.д.
4. Функции, которые выполняет склад. Прием, обеспечение сохранности ценностей, учет товара и т.д.
5. Учет на складах. Каким образом ведется учет (например, сортовой метод – значит, ТМЦ хранятся по наименованиям и другим отличительным признакам), как заполняются карточки товара, кем они регистрируются, кому выдаются, кто ведет учет движения материальных запасов.
6. Процесс инвентаризации. Как часто проводится инвентаризация, кто принимает в ней участие, другие детали проведения. Процесс проведения инвентаризации может быть подробно описан в отдельном документе (например, положение о проведении инвентаризации).
7. Ответственность – кто отвечает за качество и выполнение поставленных задач, ответственность работников и др.
8. Заключительные положения. Кто должен быть ознакомлен с текстом документа, когда документ вступает в силу и др.

Ниже представлен образец положения о складском учете.

Положение о складском учете (образец)