Письмо доводим до вашего сведения образец – Довожу до вашего сведения: образец докладной записки

Как написать письмо уведомление

До того, как написать письмо-уведомление, необходимо ознакомиться с теми требованиями, которые установлены как к оформлению этого документа, так и к его содержанию. Эти требования, хоть и достаточно жесткие, но вполне логичные, именно их соблюдение позволяет сохранить юридическую значимость этого служебного письма. В статье рассказано о том, как написать письмо уведомление, образец которого также приведен.

Из статьи вы узнаете:

В каких случаях пишется письмо-уведомление

Для классификации документов, составляющих деловую переписку, чаще всего используется такой показатель, как назначение. В зависимости от него, письма, как внутренние, так и внешние, могут подразделяться на:

распорядительные, содержащие указания и распоряжения;

информационные, в которых содержатся сведения, которые, по мнению отправителя могут представлять интерес для адресата;

инструктивные, содержащие указания к действию;

сопроводительные, которые прикладываются к основному пакету документов и содержат пояснения относительно его назначения и состава;

гарантийные, подтверждающие согласие на выполнение каких-либо обязательств;

рекламные,предназначение которых продажа или предложение каких-либо товаров или услуг.

Справка

Кроме этого документооборот предприятия может включать в себя:

1. письма-требования;
2. письма-просьбы;
3. письма-подтверждения;
4. письма-уведомления.

В группу писем-уведомлений также входят письма-напоминания и письма-извещения. Целью их составления является оповещение адресата о наступлении какого-либо события, приближении срока исполнения обязательств, предупреждение  о чем-либо. Таким письмом уведомляют о принимаемых отправителем решениях, которые так или иначе могут коснуться адресата.

Письмо-уведомление является обязательной составляющей деловой переписки — хорошим тоном и данью вежливости. Совсем не обязательно что при этом отправитель сомневается в том, что адресат забыл или не хочет выполнять принятые на себя обязательства, но это предупредительная мера, которая позволит избежать форс-мажора или аврала, если выяснится, что по какой-либо причине адресат все-таки выпустил из виду наступление какого-либо события.

Как оформляется письмо-уведомление

Как всякое другое деловое письмо, письмо-уведомление является юридическим документом. То есть, вся информация, все сведения, которые в нем изложены, являются достоверными и подтвержденными. К оформлению документов, в том числе деловых и служебных писем, предъявляются общие требования, которые изложены в государственно стандарте — ГОСТе Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В текущем году этот регламент будет заменен  ГОСТ Р 7.0.97-2016, который вводится в действие уже с 1 июля.

Справка

Реквизиты письма-уведомления

Согласно ГОСТ, который действует на сегодняшний момент, письмо-уведомление должно содержать некоторые реквизиты, обязательные для этого вида документов. К таким реквизитам относятся:

1. логотип предприятия или герб, если составителем письма является государственная или муниципальная организация;
2. общие справочные сведения о юридическом лице-отправителе: наименование компании, ее ИНН, ОКПО, расчетный счет в банке, адреса — почтовый и электронный, телефон секретаря руководителя;
3. дата и место составления документа;
4. почтовый адрес предприятия или физического лица, которому предназначена отправляемая информация. Если это юридическое лицо — должность, фамилия и инициалы руководителя предприятия;
5. исходящий номер, присвоенный документу в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел;
6. краткое содержание текстовой части письма;
7. текстовая часть письма-уведомления;
8. подпись руководителя предприятия, подготовившего письмо документ;
9. информация о должностном лице, исполнившем документ — его фамилия, инициалы и контактный телефон.

Вопрос о том, как написать письмо- уведомление и как его оформить, во-многом зависит от того, для внутреннего или внешнего использования оно предназначено. Если это внутренний документ, количество обязательных сведений-реквизитов, которые в нем должны быть указаны, значительно сокращается. В этом случае указывать наименование предприятия и присваивать документу исходящий номер уже не требуется, но заверяющие его подписи должны стоять обязательно. Внутреннее письмо-уведомление образец представлено ниже.

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Как правило, для оформления внутренних извещений и уведомлений используются обычные стандартные листы писчей бумаги. Для внешних писем-уведомлений лучше использовать готовые бланки, на которых основные обязательные реквизиты уже напечатаны типографским способом. Это позволяет избежать ошибок при их заполнении и существенно сократить время оформления документа.

Как написать письмо-уведомление

Справка

Текстовая часть письма-уведомления в общем случае может включать в себя:

1. вводную;
2. основную;
3. заключительную части.

Стиль изложения деловой, с использованием канцеляризмов и общеупотребительных штампов. При составлении таких писем используются стандартные, сложившиеся на практике языковые обороты. Необходимая информация хоть и излагается в произвольной форме, но исключает всякое проявление эмоций. Такой стили изложения используется независимо от того, кто является адресатом письма — организация или же частное лицо.

Вводная часть письма-уведомления может иметь поясняющий или мотивационный смысл, из нее адресату должны стать понятными те причины, на основании которых составлено данное извещение. Эта часть может начинаться со следующих ключевых фраз:  

• В ответ на Ваше обращение…
• В дополнение к нашему письму…
• Согласно достигнутой ранее договоренности…
• Согласно информации, поступившей от…
• На основании телефонного разговора, состоявшегося…
• В соответствии с достигнутой устной договоренностью…
• Согласно Постановлению Главы муниципального образования…
• Согласно просьбе, изложенной Вами в письме…
• В соответствии с подписанным сторонами протоколом о взаимных поставках…
• В целях выполнения Постановления Правительства РФ…
• Для согласования  вопроса об участии представителей нашего предприятия…
• Для согласования вопроса об участии в конференции…
• Во избежание дополнительных вопросов и конфликтных ситуаций…
• С целью  информирования Вас о.. высылаем Вам…

Вводная часть является необязательной. В некоторых случаях можно обойтись без нее. В таких случаях на первое место ставится глагол-действия. Если письмо-уведомление пишется от имени организации, используется глагольная форма первого лица единственного или множественного числа, например:

• При этом уведомляем Вас, что…
• Извещаем…
• Сообщаем…
• Информируем…
• Доводим до Вашего сведения, что…
• Ставим Вас в известность, что…
• Считаем необходимым сообщить Вам …

Письмо-уведомление также может иметь этикетный характер. В некоторых случаях допускается использование таких ключевых фраз:

• Нам приятно сообщить Вам, что…
• С удовольствием доводим до Вашего сведения, что…
• С радостью сообщаем Вам о…

Когда используется форма глагола в третьем лице, в письме должно содержаться указание на отправителя, например:

• ООО «Альфа» уведомляет Вас об открытии нового торгового центра…
• ОАО «Альфа» информирует клиентов о том, что…

Важно помнить о смысле этого вида документов. В письме-уведомлении также должна содержаться какая-то конкретная информация. Поэтому в нем обязательно должны быть указаны факты или сведения о дате, времени, месте проведения какого-либо мероприятия, события.

Как написать письмо-уведомление образец

Если предприятие ведет обширную переписку и часто составляет письма-уведомления, есть смысл разработать несколько шаблонов такой корреспонденции для наиболее часто используемых действий.

Так, например, ниже представлено письмо-уведомление образец, которое направляется военному комиссару при приеме или увольнении сотрудников-военнообязанных.

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Еще один образец письма-уведомления, направляемого в адрес физического лица — соискателя, который уведомляется об отказе в приеме на работу, представлен ниже.

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Читайте также:

www.sekretariat.ru

Как правильно написать докладную записку: образец 2019

Докладная записка существенно отличается от служебной записки. В каких случаях работник должен написать именно докладную записку и как ее правильно оформить? Читайте в статье, скачайте образец докладной записки «Довожу до вашего сведения»

Из этой статьи вы узнаете:

Зачем составляется докладная записка

Докладную записку воспринимают порой как формальность, как документ, который никак не может повлиять на происходящие на предприятии процессы. На самом же деле докладная подтверждением факта взаимоотношений руководителя и подчиненного. Часто документ составляют после неоднократных и безуспешных попыток достучаться до начальства в устной форме.

Скачайте документы из статьи

Игнорировать письменное заявление сотрудника руководитель не имеет права. В Трудовом кодексе нет четкого определения докладной записки, она считается документом внутренней коммуникации в компании. Но это не значит, что она не может играть роли при принятии решений, касающихся всего предприятия. По ОКУД записке присвоен код 0286041, и некоторые приказы руководства основываются именно на ней.

Докладная записка имеет юридическую силу, и в спорных ситуациях может прояснить некоторые моменты и уберечь от неверных выводов.

В 2019 написать докладную может абсолютно любой служащий по любому адекватному поводу. Таким образом, генеральный директор может узнать о ситуациях, происходящих в структурных подразделениях, непосредственно от их участников, даже если начальник отдела по каким-то причинам скрывает эти факты.

Как уволить сотрудника за хамство

У нас очень конфликтный бухгалтер. Скандалы с ее участием возникают практически ежедневно и негативно влияют на рабочую обстановку. При этом к качеству ее работы не придерешься. Можно ли уволить сотрудника только за то, что он хамит на работе?

Можно. О том, как это осуществить, читайте в статье журнала “ Справочник кадровика”

Основные функции докладной записки:

• призыв посодействовать в решении спорных ситуаций или проблем хозяйственного характера;
• рацпредложения;
• оспаривание решений руководства;
• отстаивание своего мнения;
• жалоба;
• отчетность;
• доведение до сведения информации о фактах нарушений;
• информирование о происшествиях;
• пожелание поощрений.

Отправка докладной может преследовать следующие цели:

• повышение индивидуальной эффективности конкретного работника;
• повышение производительность компании в целом;
• заблаговременное снятие ответственности с конкретного работника в случае возможного возникновения ЧП;
• защита прав конкретного служащего.

Очевидно, что в 2019 докладная записка – это не просто информирование начальства о положении дел, но и высказывание личных соображений по этому поводу, а также призыв к принятию решения по озвученному вопросу.

Как правильно оформить докладную записку

Поскольку унифицированные бланки докладной записки отсутствуют, служащий вправе составлять их в вольной форме. Первое и главное правило оформления докладной записки в 2019 – это достоверность и обоснованность сведений, в ней содержащихся. Автор должен понимать, что его сообщение можно оспорить в суде, если информация, которую он довел до сведения начальника, не подтвердится. Если не только в содержании, но и в оформлении докладной записки будут допущены ошибки, она потеряет свою юридическую силу. В связи с этим возникает вопрос – как правильно написать докладную записку директору? Можно воспользоваться следующим алгоритмом:

Шаг 1. Указывается адресат – ФИО и должность лица, которому предназначено письмо.

Шаг 2. Идентифицирует себя автор – ФИО, должность, структурное подразделение (для внешней – на фирменном бланке либо с шапкой, содержащей название компании-отправителя).

Шаг 3. Пишется дата составления докладной записки (для внешней – исходящий номер и город составления).

Шаг 4. В заголовке кратко описывается суть сообщения (о командировании, о хищении имущества, о невыходе на работу и т.п.)

Шаг 5. Продумывается основная часть документа, именно она представляет наибольшую сложность для автора. Эту часть условно можно разделить на три раздела:

• описание факта. Широко распространена формулировка «довожу до вашего сведения» — она годится почти для всех типов докладных записок. Далее представляются все имеющиеся факты, ставшие поводом для написания сообщения. Не нужно писать длинный рассказ с эмоциональной окраской. Желательно указать по возможности больше конкретных деталей – время и место события, марку и год выпуска оборудования и т.д.
• анализ ситуации. Чем, по мнению отправителя, сложившаяся ситуация может грозить предприятию – получением производственной травмы, невозможностью осуществлять рабочую деятельность в установленном порядке, снижением эффективности производства и т.п. Свои соображения следует обосновать, по необходимости, привести расчеты (лучше на отдельном листе и указать, что обоснование смотреть в приложении). Стоит отметить, что в этом разделе не всегда есть надобность.
• вывод. В заключение докладной записки автор высказывает директору пожелания, просьбы или предложения в связи со сложившейся ситуацией, используя, например, формулировку «считаю необходимым».

Шаг 6. Ставится подпись отправителя с расшифровкой.

Шаг 7. Директор, ознакомившись с документом, реагирует на поступившие сведения, проставив соответствующую резолюцию – это и будет его ответ на докладную записку.

► Когда документы по почте можно не отправлять, даже если работник требует

Классификация докладных записок

Существует два вида классификации докладных записок. По содержанию:

Тип	Описание	Пример
инициативные	внесение обоснованных предложений по организации труда или усовершенствованию технических средств o	о замене операционной системы на рабочем компьютере
информационные	описанное подробно сообщение о случившемся факте или о возможности происшествия	об отсутствии на рабочем месте конкретного сотрудника
отчетные	регулярные отчеты о проделанной работе, завершении этапа проекта, проблемах при выполнении задания	о завершении сноса аварийного здания

В зависимости от адресата:

Тип	Описание	Пример
внутренние	в пределах компании. Передается лично, либо через начальника отдела или секретаря	о нарушении трудовой дисциплины
внешние	вне компании.  Передается почтой либо через канцелярию сторонней компании-адресата	о вынесении благодарности

Внутренние записки оформляются в свободной форме, для внешних обязательно заполнение на бланке организации и регистрация в журнале исходящих документов.

Как правильно написать докладную записку “Довожу до Вашего сведения”

Крайне желательно на каждом предприятии иметь собственные бланки документов, не имеющих законодательно утвержденных форм. Их целесообразно разместить на информационном стенде, либо оставить несколько экземпляров у секретаря. Каждый служащий, имеющий в том надобность, должен знать, как пишется докладная записка. Данный документ, составленный неграмотно, может быть труден к восприятию, непонятен, и как следствие, его невозможно будет использовать в качестве основания для последующих распоряжений.

Докладная записка «довожу до вашего сведения» в 2019 пишется по возможности кратко, емко и понятно. Автор сообщает начальнику о факте, о котором тот прежде не знал, о последствиях (или возможных последствиях) этого обстоятельства и с просьбой принять меры на свое усмотрение или в соответствии с предложениями докладчика. Задача автора – описать ситуацию без домыслов и предположений, чтобы начальник мог отчетливо понимать, что произошло. Обязательна подпись составителя, иначе бумагу сочтут анонимкой и рассматривать не будут.

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте

Докладные записки на сотрудников о нарушении трудового распорядка – нередкое явление на крупном предприятии. При отсутствии работника на рабочем месте без предупреждения его непосредственный начальник в первую очередь пытается с ним связаться и выяснить, что произошло. Если установить связь не удалось, предполагается, что это прогул и сообщается об этом директору посредством докладной.

Сделать это нужно непосредственно в день прогула, а не задним числом. В дальнейшем, когда служащий выйдет на связь или явится на работу, ему придется подтвердить уважительность причин, по которым он отсутствовал, написать объяснительную записку. Если обстоятельства были уважительные, это учтется при составлении акта о неявке на работу. Но в тот момент, когда работника нет и найти его невозможно, необходимо доложить об этом руководству.

В 2019 при составлении докладной записки об отсутствии на рабочем месте нужно придерживаться общих правил оформления докладных. В основной части зафиксировать время прогула, описать, какие предпринимались меры, чтобы отыскать не явившегося на работу и проинформировать, как сказалось отсутствие служащего на общем трудовом процессе. В документе нужно упомянуть о том, что оправдательных документов предоставлено не было и попросить директора принять соответствующие меры (не стоит указывать, какие именно, руководитель сам разберется).

Примеры докладных записок

Читайте также

www.pro-personal.ru

Основные разновидности деловых писем

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного письма начинается словами: Представляем Вам… (в вышестоящую организацию), Направляем Вам… (в подведомственную организацию), Высылаем Вам… (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…

В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам…

и др.

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, условия, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения.

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения.

Образец сопроводительного письма приведен в конце статьи.

Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору.

Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, ее типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается следующим образом: Просим Вас провести…, Просим Вас предоставить…, Просим Вас сообщить… и т.д. Просьба может формулироваться и без глагола просить, например: Надеемся на положительное решение вопроса…, Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение и т.п.

В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести…), Одновременно просим Вас… .

Письмо-просьба требует письма-ответа.

Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые и иные документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

В целом, письма-запросы составляются также как письма-просьбы и также требуют письма-ответа.

Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба составлено грамотно. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается.

Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа (На Ваше письмо от _______ № ___ …). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: В связи с….

В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условия, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования (В связи с…, В соответствии с…) или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

Сообщаем Вам, что… ;

Доводим до Вашего сведения, что…;

Считаем необходимым поставить Вас в известность о… .

Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов, необходимо назвать их и т.д.

Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие …).

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство. Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др.

В тексте гарантийного письма содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером, а также удостоверяются печатью организации.

Образец гарантийного письма приведен в конце статьи.

Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение (оферта).

Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом.

Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.

В письме-напоминании используются следующие фразы:

Напоминаем Вам…;

Вторично напоминаем Вам…;

Обращаем Ваше внимание на то, что…;

Ставим Вас в известность, что… .

Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынужден будет прибегнуть автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства, например: В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции и т.п.

Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства. Письмо-требование составляется тогда, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Письма-требования, как правило, — письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия принятых ранее договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств, а также содержатся угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут им выполнены.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

Требуем выполнить взятые на себя обязательства…;

Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…;

Требуем незамедлительно выполнить… и т.д.

Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:

В противном случае дело будет передано в арбитражный суд;

В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции…;

В противном случае мы не несем ответственности за последствия… и т.п.

Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий, лиц с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения. В приложении может быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.

Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписываются письма-извещения руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно рядом организаций.

Письмо-приглашение – разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, элементы художественного оформления (орнамент, рисунки и др.). Письмо-приглашение может быть адресовано конкретному лицу, в этом случае используется формула личного обращения к адресату: Уважаемый …!. Если письмо-приглашение направляется группе лиц, используется формула обращения Уважаемые коллеги!.

Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.

Письма-благодарности, как правило, составляются в более свободной форме, чем другие разновидности писем. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:

Благодарим Вас за оказанную помощь в…;

Выражаем Вам свою благодарность за…;

Позвольте Вас поблагодарить за…;

Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за…  и т.п.

Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Письма-приглашения, как правило, составляются в достаточно свободной форме, они могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.

В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы:

Поздравляем Вас в связи с…;

Искренне поздравляем Вас с…;

Примите наши искренние поздравления в связи с…;

Сердечно поздравляем Вас с… и т.п.

Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.

В.Ф. Янковая

www.profiz.ru

Деловой словарик: 85 полезных фраз для деловых писем

Прочее

Деловой словарик: 85 полезных фраз для деловых писем

17 марта 2015 137 317 просмотров

Лариса Парфентьева

При написании писем коллегам, клиентам и партнерам часто возникает вопрос, как сформулировать ту или иную мысль деловым стилем. Как сказать, что нам что-то не нравится — или, наоборот, нравится? Как сообщить о проблеме или возможности? Как предложить адресату встретиться или созвониться? Как упомянуть о возможных санкциях? Об этом — в новой книге Саши Карепиной  «Конструктор делового письма».

Именно на такой случай мы составили небольшой словарик деловых оборотов. Используйте его, и ваш стиль будет вполне официальным, а формулировки — разнообразными. Перед вами 85 фраз для деловой переписки.

 

Легкого и делового вам слога!

По материалам книги «Конструктор делового письма»

blog.mann-ivanov-ferber.ru

Как пишется довожу до вашего сведения. Частые вопросы. Ответ юриста

Образец докладной записки

Как составляется докладная записка? Образец вы найдете в этой статье и всю необходимую информацию по этому вопросу. Ведь на практике не редко возникает необходимость написать докладную записку.

Данный документ довольно близок по назначению к служебной записке и так же, как правило, является внутренним. В адрес вышестоящей организации обычно направляют служебное письмо на официальном бланке организации.

В начале докладной записки сообщают причины или факты по интересующему вопросу. Далее может последовать анализ (допускается пропустить эту часть). Завершают текст докладной записки изложением выводов и предложений.

Если докладная записка представляется руководителю организации (или его заместителю), то подписывает документ начальник структурного подразделения. На имя начальника отдела докладную записку подписывает сотрудник этого одела.

Данный документ должен включать определенный состав необходимых реквизитов. Для понимания будет проще не перечислять их здесь по ходу текста, а ознакомиться с конкретным примером докладной записки.

Образец докладной записки – пример о командировании работников на семинар

ОТДЕЛ ЭКСПЛУАТАЦИИ Директору ОАО «Кувырком»

ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ К.П. Егорькину

О командировании специалистов

Начальник отдела О.Л. Барабанко

Докладная записка на сотрудника – образец оформления о нарушении трудовой дисциплины

ОТДЕЛ ИНФОРМАЦИОННЫХ Генеральному директору

ТЕХНОЛОГИЙ ООО «Беседа»

О нарушении трудовой дисциплины

Ставлю Вас в известность, что вчера 08.12. в течение 2-х часов с 16-00 и до конца рабочего дня специалист отдела информационных технологий Фрегатов Роман Викторович отсутствовал на рабочем месте.

Оправдательных документов, свидетельствующих об уважительности причины отсутствия, Фрегатовым Р.В. не представлено.

В связи с допущенным нарушением, учитывая его повторный характер, предлагаю Фрегатову Р.В. объявить выговор.

Начальник отдела Е.С. Любимчикова

На основании приведенных образцов докладных записок легко теперь составить собственные примеры.

http://delo-ved.ru/obraztsy-dokumentov/infodoki/dokladnaya-zapiska-obrazes.html

Как написать докладную записку

Докладная записка – это текст официально-делового стиля, который представляет собой информационный документ, адресуемый руководителю и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки могут касаться разных вопросов. Они составляются по вопросам основной деятельности, по вопросам личного состава (перевод работника на другую работу, наложение дисциплинарного взыскания и т.п.), по административно-хозяйственным вопросам.

Цель написания данного документа – информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определённого решения.

Жанр докладной записки имеет чёткую структуру и специальные правила оформления, которые необходимо знать. Рассмотрим их по порядку.

Пункт 1. В левом верхнем углу листа указывается, от кого исходит докладная. Здесь можно указать как ФИО и должность отдельного лица, так и наименование структурного подразделения.

Борисовой Анны Петровны,

учителя русского языка и литературы

*Примечание: точка в конце фразы не ставится.

Пункт 2. В правом верхнем углу листа указывается адресат докладной записки – его должность, фамилия и инициалы.

Директору ГОУ СОШ № 1234

Кудрявцевой Нине Михайловне

Пункт 3. Ниже по центру листа прописными буквами пишется название документа –

* Примечание: точка после фразы «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА» не ставится.

Пункт 4. Ниже слеваставится дата написания объяснительной записки.

Пункт 5. Под датой располагается заголовок докладной записки. В заголовке отражается тема письма.

О нарушении трудовой дисциплины

О порче имущества

Об оскорблении на рабочем месте

О замене оборудования

Об отсутствии на рабочем месте

О нанесении материального ущерба

Пункт 6. Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части описывается сложившаяся ситуация. Во второй – излагается определённая просьба. Каждая часть начинается с нового абзаца.

В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить Григорьевой Е.С. выговор.

Довожу до Вашего сведения, что 13.12. г., старший продавец Гудков Алексей Ильич некорректно выразился в мой адрес, оскорбил нецензурными словами.

Прошу рассмотреть вопрос о привлечении Гудкова А. И. к дисциплинарной ответственности.

* Примечание: обратите внимание на использование трафаретных фраз: в первом абзаце «Довожу до вашего сведения…», во втором: «В связи с… предлагаю» или «Прошу рассмотреть вопрос о…».

Пункт 7: в правом нижнем углу ставится дата написания докладной записки и подпись составителя.

http://globallab.org/ru/unit/text/42790f46-3e57-11e4-8779-10bf487ee2aa.html

Докладная записка

• суть проблемы,
• видение проблемы автором записки;
• предложения автора записки о том, как решить проблему

Давайте рассмотрим разные варианты докладных записок в зависимости от их целевой направленности и содержания.

Приедем образец докладной записки:

ООО «Отличное настроение»

Филиал в г. Екатеринбург

Кому: Директору ООО «Отличное настроение» Иванову И.И.

От: Директора филиала ООО «Отличное настроение» в г. ЕкатеринбургПетровой М.Н.

Тема: Увеличение количества рабочих мест

Уважаемый Иван Иванович!

Прошу разрешить внесение в штатное расписание следующих должностей:

• копирайтер, 2 ставки
• дизайнер, 1 ставка
• веб-разработчик, 1 ставка

Предложение по заработной плате новых сотрудников на 1 л. в 1 экз.

Директор филиала ООО «Отличное настроение»

в г. Екатеринбург Петрова Петрова М.Н.

Министру туризма Калининградской области

Содержание докладной записки может носить информационный или же отчетный характер.

Целью информационной записки является донесение по получателя определенных сведений. Отчетная же записка несет информацию, например, об успешном окончании проекта или сдаче объекта.

Как правильно составить докладную записку

Этот документ, независимо от назначения, оформляется на общем бланке организации для документов. На бланке должны быть указаны следующие данные:

• наименование подразделения-составителя
• наименование документа, в данном случае, это «докладная записка»
• наименование получателя, то есть «кому»
• наименование составителя, то есть «от кого»
• тема докладной записки
• исходящий номер и дата составления

Текст такого документа должен быть четким, кратким, лаконичным и только по делу. Используется, как всегда, официально-деловой стиль изложения.

http://thebestsecretary.ru/?p=1366

Комментариев пока нет!

www.otvetjurista.ru