требования и правила составления. Примеры написания деловых писем
Вот уже давным-давно ни для кого не является секретом, что речь делится на жаргонную и литературную — правильную. Вполне логично, что правильной речь должна быть не только устная, но и письменная. Культурой грамотного письма необходимо владеть каждому интеллигентному человеку. А уж тому, кто активно общается по делам службы посредством переписки — и подавно. Каковы же правила этикета делового письма?
Что такое этикет
Прежде чем говорить о деловом письме, нужно сначала вспомнить, что же такое этикет. Это установленный порядок поведения в обществе, свод манер и правил так называемого хорошего тона, которые должно соблюдать каждому интеллигентному, воспитанному человеку, дабы не прослыть бескультурщиной. Данные исторически сложившиеся правила являются неотъемлемой частью жизни общества.
Культура письменной речи: общие характеристики
Культура письменной речи, конечно же, относится не только к деловому письму. Существует множество видов и способов письменного общения. Все они разные, у каждого — свои характеристики, однако есть и общие черты. Среди них выделяют следующие:
- опора на нормированный книжный язык с допущением некнижной лексики;
- использование сложных синтаксических конструкций;
- закрепленный порядок слов в предложении;
- четкая структура текста;
- высокая грамотность.
Этикет деловых писем
В каких случаях от нас может потребоваться написание делового письма? Конечно же, если мы ведем какие-либо дела с организациями и/или частными лицами. То, что мы напишем нашим партнерам, коллегам, клиентам, то, как мы оформим свое письмо, станет лицом нашей компании и представит нас либо в выгодном свете, либо — в не очень. Если, конечно, мы не компетентны в этикете составления деловых писем. Чтобы не ударить в грязь лицом, необходимо обучиться нижеизложенным премудростям. Кстати, обладать подобным знанием полезно еще и потому, что малейшая ошибка, крошечное несоответствие правилам способно превратить деловое письмо в неправомочное с юридической точки зрения.
Специфика деловых отношений
Прежде чем говорить непосредственно об этикете деловых писем, следует понять, чем вообще отличаются деловые отношения, что их характеризует, каковы их особенности. Основной чертой взаимоотношений по работе является отсутствие (либо полное, либо почти полное) в этих самых отношениях личного оттенка. Как правило, на работе каждый из нас предельно собран, спокоен, вежлив — вряд ли кто-то будет танцевать с бубном, например, или совершать иные поступки, вполне логичные в компании друзей, но довольно нелепые для рабочей обстановки. Это касается, кстати, не только поступков, но и эмоций — можно позволить себе смех или улыбку, или даже небольшое проявление гнева, однако достаточно неуместно смотрятся гомерический хохот, истерики, слезы и тому подобное (все это касается исключительно эмоций по работе). На работе мы, как правило, носим маски, демонстрируя выучку, выдержанность и хладнокровие.
Деловое общение нельзя закончить тогда, когда этого захотелось. Партнер по бизнесу или клиент не поймет, если посреди важной встречи мы вдруг встанем и покинем аудиторию. Нельзя и игнорировать собеседника, нельзя не отвечать на звонки или письма. Все эти особенности в совокупности помогают лучше понять, каким же все-таки должен быть речевой этикет делового письма.
Общие требования
Первое, на что мы обращаем внимание, получив письмо, — это бумага. Согласно требованиям этикета делового письма бумага для него всегда должна быть кристально чистой и ни в коем случае не помятой. У адресатов послания сложится лучшее впечатление об организации, если письмо окажется написанным на фирменном бланке с эмблемой компании. Первая страница не нумеруется, на всех остальных проставляются арабские цифры.
Есть еще один очень важный момент в этикете деловой переписки. Деловой стиль письма предполагает высокую грамотность и отсутствие орфографических ошибок. Поэтому в том случае, если в знании русской грамматики наблюдаются пробелы, рекомендуется не торопиться с отправкой корреспонденции, а перепроверить ее на наличие возможных недочетов.
Также общей рекомендацией как для бумажного, так и для электронного письма является пожелание не употреблять в своей письменной речи сложных конструкций — такое уместно только в юридических документах. Не следует использовать и сокращения — исключительно общепринятые. А вот в норму делового этикета входят разнообразные штампы и арго — профессиональный жаргон. Весь документ выдерживается в официально-деловом стиле.
Еще один важный момент, который прочитывается из письма: оно должно быть максимально вежливым и доброжелательным. Ни о какой бестактности, грубости не может идти и речи. Кроме того, деловое письмо предполагает конкретику, четкое изложение своих мыслей.
Если адресат письма не владеет русским, текст послания следует составлять на его языке, либо на международном — английском. Кстати, написан подобный документ должен быть только на одной стороне листа, вторая в обязательном порядке остается чистой.
Оформляя документы, нужно следить за тем, чтобы не было переносов. Сам текст набирать необходимо через полтора-два интервала, с шириной полей слева в два сантиметра.
Нюансы
У делового письма есть своя четкая, особенная структура. При этом единого стандарта оформления бумажных документов не существует: у разных компаний могут быть свои вариации. Придерживаются они лишь определенного состава частей письма: в них непременно должны быть «шапка», приветствие, основная часть и прощание. Не нужно забывать и о личной подписи в конце письма.
Кстати, так называемое обрамление послания — начальные и завершающие фразы — именуются этикетной рамкой. Именно она помогает наладить с адресатом нужные отношения. Кроме того, правила этикета деловых писем и примеры их написания демонстрируют употребление в посланиях разнообразных речевых клише (о них будет сказано далее).
Важным нюансом оформления делового письма остается правильно использованное обращение. До революции в нашей стране в ходу было обращение «сударь» или «сударыня»: оно считалось универсальным, так называли кого угодно. Теперь подобного универсального обращения нет, хотя зачастую в деловых письмах встречается слово «господин» или «госпожа» — утратившее ранее свою популярность, оно постепенно вновь возвращается в обиход. Обратиться так можно к деловому партнеру, должностному лицу, но не к клиенту или коллеге.
Наиболее распространенным и универсальным в настоящее время считается обращение «Уважаемый» или «Уважаемый господин», но на самом деле не является таковым и оно. Подобным образом, например, нельзя обратиться к так называемым випам — особо важным персонам, коими считаются губернаторы, мэры, президенты. В данном случае начинать свое письмо потребуется с обращения «Глубокоуважаемый» (еще вариант — «Высокоуважаемый»).
Если послание адресовано сразу нескольким людям, и все они являются представителями одной профессии, уместным будет использование такого обращения, как «Уважаемые коллеги» (в случае, если все адресаты — женщины, допускается написать «Уважаемые дамы», если же мужчины — то «Уважаемые господа»). Если письмо направлено в адрес одного человека, категорически запрещается не использовать поименное или пофамильное обращение. Подобное допустимо только в вышеуказанном случае (когда адресатом является группа лиц) либо при взаимодействии с юридическим лицом.
Что касается завершения послания, то нужно помнить: оно не менее значимо, чем начало. Именно в конце письма выражается надежда на дальнейшее сотрудничество, уверенность в благополучном и/или скором решении вопроса и тому подобное. Здесь не следует также указывать на имевшие место быть ранее сложности — например, на затягивание с ответом или вообще неполучение такового. Данные фразы считаются отрицательными знаками этикета деловых писем и рассматриваются как нежелание продолжать отношения, а также как неуважение к собеседнику. Важно понимать, что это недопустимо.
Электронное письмо: деловой этикет
Второй возможный вариант переписки – по электронной почте. Тут тоже существует целый ряд своих особенностей. Так, например, если послание адресат получит впервые, то необходимо начать его с представления собственной компании, описания своей деятельности, с возможных задач, которые предполагается выполнять. При продолжительной переписке нужно сохранять историю прошлых писем, на основе которых строится каждое следующее послание.
В первом письме непременно должно присутствовать приветствие и обращение. В последующих, при необходимости быстрого ответа, можно обращение опустить (если это уместно). В интернет-общении многие не считают нужным ставить знаки препинания, а также пишут без заглавных букв. В деловом этикете электронного письма подобное недопустимо.
Размер электронного письма не должен быть слишком большим – как правило, он вдвое меньше бумажного аналога. В том же случае, если требуется сообщить адресату большой объем сведений, в теле письма необходимо указать лишь краткую сопроводительную запись, а сам материал прикрепить как вложение вордовским или любым другим файлом – так того требует этикет делового письма по электронной почте. Пример подобного послания может быть таким: «Добрый день, уважаемый господин Иванов! Посылаем Вам образцы наших рекламных буклетов. Вы можете ознакомиться с ними во вложении…».
Что касается подписи, то быть она обязана. Можно подписываться в конце каждого письма, а можно сделать автоматическую подпись, которая будет проставляться машинально. Подобным вариантом часто пользуются представители крупных компаний. В подписи необходимо указывать свои имя, фамилию, должность, контактную информацию, место работы. Оформить ее нужно таким образом, чтобы она уложилась в семьдесят символов и занимала не более пяти-шести строк.
Нужно сказать и несколько слов об ответе на послание. Деловой этикет электронного письма предполагает получение ответа на сообщение в течение двух суток – не более. Если же требуется еще время, следует уведомить об этом собеседника. Ответная реакция на все сообщения поддерживает репутацию компании или предпринимателя. Для того чтобы знать точно, дошло ли до адресата письмо, можно воспользоваться функцией уведомления о получении – подтверждение о доставке придет автоматически. Кроме того, не возбраняется сделать и контрольный звонок.
Речевые формулы, или клише
Клише, речевые формулы, речевые штампы — как ни скажи, а все равно это будет неотъемлемой частью деловой переписки. Из школьного курса мы помним, что клише называются устойчивые выражения. Их не так уж и много:
- Сожаление можно выразить с помощью следующих фраз: «К сожалению, у нас нет возможности согласиться…», «С сожалением сообщаем…», «К нашему сожалению, вынуждены сообщить…» и так далее.
- Благодарность обозначается такими клише, как: «Позвольте выразить свою признательность…», «Благодарим Вас…», «Учитывая Ваш вклад…».
- Пригласить адресата на то или иное мероприятие можно, используя штампы: «Мы имеем честь пригласить Вас…», «Надеемся на Ваше согласие…», «С удовольствием приглашаем Вас…», «Будем рады видеть Вас…» и тому подобное.
- Завершить письмо можно фразами: «Ждем от Вас новых идей…», «Желаем Вам успехов…», «Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество…».
Золотые правила деловой переписки
Все особенности и рекомендации относительно ведения деловой переписки можно уложить в несколько правил. Кратко этикет делового письма выглядит следующим образом:
- Использование приветствия и персонального обращения за исключением случаев, когда последнее не является необходимостью.
- Любое письмо требует ответа. При электронном взаимодействии срок ответа не должен занимать более сорока восьми часов. Однако ответ следует писать, лишь тщательно обдумав его.
- Если есть возможность, необходимо уведомлять адресанта о получении письма от него. Можно также указать и сроки ответа на послание.
- Подпись в конце бумажного письма, набранного на компьютере и распечатанного, обязательно ставится от руки. Напечатанная подпись или, еще хуже, печать вместо нее — признак неуважения и дурного тона.
- Рукописные письма требуют хорошего разборчивого почерка.
- При необходимости добавления какой-либо информации в уже готовое послание, следует поставить знак P.S. (постскриптум), написать желаемое, после чего удостоверить своими инициалами и подписью, что это сделали вы.
- При электронной переписке графа «Тема письма» должна быть заполнена таким образом, чтобы четко отражать содержание документа.
- Пересылая электронное письмо, нужно соблюдать конфиденциальность и субординацию — удалять из переписки заранее те места, которые не предназначаются для прочтения другими людьми.
- История переписки должна быть сохранена в течение всего взаимодействия с данным собеседником. Не следует писать очередной ответ ему из окошечка «Новое письмо».
- В конце каждого письма по электронной почте необходимо указывать свою контактную информацию.
Частые ошибки при деловой переписке
Существует несколько, казалось бы, мелочей, которые тем не менее могут стать фатальными в случае с деловым общением. Зачастую именно эти мелочи приводят к прекращению взаимовыгодных отношений, расторжению сделок и тому подобным пренеприятным вещам. Нужно знать врага в лицо!
- Нельзя писать (и звонить тоже!) по работе в нерабочее время! Как часто мы, не желая потерпеть до утра, беспокоим своих партнеров, клиентов, коллег в девять, десять, а то и одиннадцать вечера. Нам кажется, что за ночь все пропадет, разрушится, потерпит крах и спасти положение уже будет нельзя. А те редкие экземпляры, кто способен дотянуть до утра, почему-то считают, что шесть утра – самое время для общения. Ведь если не сплю я, значит, не спит никто. Увы, подобное поведение только раздражает и настраивает против нас же самих.
- Об этом уже косвенно упоминалось, но тем не менее – никакой фамильярности быть не может! Общение по работе происходит исключительно на «Вы» (с большой буквы, это значит – вежливость и уважение).
- Излишний обмен любезностями тоже может навредить. Во-первых, он отнимает ценное время, во-вторых, выглядит немного надоедливо и занудно. Не нужно усердствовать.
Книги по этикету, или что почитать
В наше время литературы так много, что порой разбегаются глаза. По культуре речи, в том числе и письменной, книжек тоже хватает.
Желающим подковаться в данной области можно посоветовать следующие работы: «Этикет делового письма» Олега Давтяна, «Культура письменной речи» Татьяны Дегтеревой, «Этикет русского письма» Натальи Формановской и Аллы Акишиной, «Деловой этикет» Елены Бер, «Русский речевой этикет» Натальи Формановской и многие другие.
Интересные факты
- Требования этикета делового письма предполагают использование восклицательного знака в конце обращения для того, чтобы придать особое значение данному вопросу или человеку.
- Поименное обращение к адресату показывает на более близкие и давно налаженные отношения, а пофамильное подчеркивает дистанцию.
- Для этикета деловых писем в России характерно нивелирование полов, поскольку большинство профессий часто только мужского рода.
Соблюдать правила ведения деловой переписки не так уж сложно, ведь не так их и много. Запомнить их – невелика наука. Зато в глазах окружающих человек, владеющий этикетом деловых писем, всегда будет воспитанным и культурным, тем, с кем приятно иметь дело.
Правила написания письма
ЦЕЛЬ:
- формирование понятия о возникновении письма, о возникновении и назначении почтовой службы; формирование понятия о разнообразных типах письма;
- формирование умения писать письмо, соблюдать правила этикета в письме, применять обращение; формирование умения подписывать конверт;
- содействовать развитию культуры речевого творчества, расширению кругозора учащихся, воспитанию бережного отношения к письмам; воспитанию умения ценить русский язык, гордиться величием и богатством языка.
ОБОРУДОВАНИЕ: наглядный материал на доске (цитаты, копии писем, конверт, правила переписки, схема структуры письма, материал из истории письма), альбом с марками, конверты на партах (Приложение 4), аудиозапись “Кабы не было зимы” (Приложение 1), посылка, мультимедийный диапроектор, презентация к уроку (
ХОД УРОКА
I. Организационный момент.
Чтение учителем отрывка из стихотворения Павла Морозова “Письма”, спроецированного на экран с помощью мультимедийного диапроектора (Приложение 2).
Учитель. Наш урок сегодня хочется начать стихотворением Павла Морозова “Письма”.
* * *
Сегодня письма пишут единицы…
Их нежные улыбчивые лица
Нетрудно мне представить над страницей,
И что они расскажут в письмеце <…>Я знал о том, кто – где и чем он дышит,
Я писем ждал; я верил, что напишут,
Но кто теперь какую выбрал нишу
Неведомо, и я вам не скажу…Почтовый ящик пуст и неуместен,
Мы носимся, как будто заводные,
И письмоноша нынче неестествен <…>
Нам некогда отвлечься в выходные,
Черкните же мне, милые, родные,
Хотя бы просто коротко: “Привет!”
Мне трудно жить без ваших добрых истин,
Без ваших дум, без ваших гордых мыслей,
Как жаль, что мне сегодня нету писем,
Я б не заставил ждать ответ…
Учитель. Что вы знаете о Павле Морозове – авторе этих замечательных строк?
Ученики. Это поэт-астраханец, который учился в нашей школе. Стенд, посвящённый творчеству поэта, украшает стенд на втором этаже школы.
II. Сообщение темы и целей урока.
Стук в дверь. Звучит музыка из мультфильма “Трое из Простаквашино”. Входит почтальон Печкин. (Грустный.)
Учитель. Посмотрите, ребята, кто пришел к нам в гости. Это же почтальон Печкин.
Печкин.
Мне грустно. Про меня совсем забыли.
Посмотрите на мою сумку,
Пустой она стала,
В ней только газеты,
А писем не стало.
Неужели, ребята, вы перестали друг другу писать письма?
Учитель. Уважаемый Печкин, будьте, пожалуйста, гостем на нашем уроке. Кто из вас, ребята догадался, о чём пойдёт речь сегодня на уроке? Какова будет тема нашего урока?
Ученики. Речь пойдёт о правилах составления письма.
Учитель. Кроме того, мы сегодня будет писать письма Деду Морозу. Давайте запишем тему урока “Правила написания письма”.
III. Актуализация знаний.
1. Словарный диктант с самопроверкой (при помощи диапроектора).
— Начнем с того, что вспомним трудные слова.
Почтальон, здравствуйте, до свидания, адресат, отправитель, почта, конверт, индекс.2. Слово учителя.
Корни письменности уходят в глубокую древность. Сегодня утром на машине времени нам доставили необычное письмо. Вот его текст.
(Приложение 2 Слайд 2).
Легко ли понять нам это послание? Что мы здесь видим?
Учащиеся. Фигурку человека, оленя.
Учитель. А как же прочитать это письмо? Ведь в нем ни одной буквы! Чтобы понять текст, нужно снова перенестись в далёкое прошлое, в то время, когда ещё не было письменности.
Сообщения учащихся о происхождении письменности.
(Приложение 5).
Учитель. А теперь давайте попробуем прочитать послание древнего человека
Я человек – охотник. Иду охотиться.
3. Знакомьтесь – почта.
В нашем диктанте встретились слова “почта” и “почтальон”. Давайте попросим нашего гостя – почтальона Печкина – рассказать о своей профессии.
Печкин. Ещё в Древнем мире возникла почта. Основателем почты принято считать наместника персидского царя Дария.
Древняя персидская почта была устроена целесообразно. На почтовых станциях, расположенных на расстоянии около 5 км, ждали оседланные лошади и гонцы, готовые в дорогу. Почта передавалась по эстафете. Есть свидетельства, что расстояния в 1000 км почта проходила почти за 6 дней.
В Древней Греции не было регулярной почтовой службы. Там использовались пешие скороходы, которые друг друга не сменяли. Один из них вошел в историю, пробежав из местечка Марафон в Афины, чтобы сообщить о победе над персами.
Почта – это предприятия, осуществляющие пересылку, выдачу и доставку почтовых отправлений. В широком смысле почта – это один из видов связи общего пользования – почтовая связь.
Работа у почтальона важная, трудная и ответственная. Почтальон, как солдат на своём посту. И в зной, и в мороз, и в дождь, и в метель идёт почтальон по улице и вовремя доставляет почту адресатам.
Учитель. Спасибо Вам, Печкин, за содержательный рассказ.
Печкин. Ну, что же, ребята, мне, пожалуй, пора. Загляну я к вам в пятницу, соберу письма Деду Морозу. До свидания.
4. Знакомство с типами писем.
Учитель. С чего начинается любое письмо?
Ученики. С приветствия и обращения.
Учитель. Форма обращения определяет отношения между людьми, состоящими в
переписке. Как мы выделяем обращение в тексте?
Ученики. Обращение в тексте выделяется запятой. Например: “Здравствуйте, ребята”.
Учитель.
Письма с давних пор играли важную роль в жизни людей. Письмо возникло потому, что людям необходимо было общаться на расстоянии.
5. Работа с образцами писем.
Чтение учащимися образцов писем, спроецированных на экран. Определение их типа.
Учитель. Давайте, ребята, сделаем вывод о том, какие бывают письма.
Ученики. Письма-пожелания, письма-поздравления, письмо-информация.
6. Работа со схемой “Структура письма”.
Учитель. Письмо, как и любой другой текст, имеет три части: начало (зачин), основное содержание, концовку. Посмотрите на схему “Структура письма”.
Через месяц наступят Новогодние праздники. Сейчас самое время хорошенько подготовиться к встрече Нового года, подумать о том, какие подарки хотим получить, какие желания загадать и, конечно, об этом написать Деду Морозу.(Просмотр фильма о почте Деда Мороза. Слайд 13)
В прошлом году ученики нашей школы писали Деду Морозу письма. Вот какой ответ от Деда Мороза им пришёл.
Прочитайте письмо, найдите обращение и приветствие, основную часть, концовку.
7. Оформление конверта.
Учитель. Все написанные письма запечатывают в конверт. А для того, чтобы письмо благополучно путешествовало, необходимо конверт правильно заполнить.
Дед Мороз живет в Великом Устюге. А вот его адрес, который мы напишем в нижней части конверта, потому что Дед Мороз – получатель письма или адресат. (Демонстрация на диапроекторе.)
Свой адрес мы напишем в верхнем левом углу, т.к. мы – отправители.
На конверт не забудьте наклеить марку. Для чего она нужна?
(Приложение 6. Сообщение учеников о марке.)
8. Подведение итога урока.
Учитель. Что такое письмо?
Ученики. Написанный текст для сообщения чего-нибудь.
Учитель. Для чего нужны письма?
Ученики. Для общения людей на расстоянии.
Учитель. Из каких частей состоит письмо?
Ученики. Письмо, как и любой другой текст имеет три части: начало (зачин), основное содержание, концовку.
9. Творческая работа.
Учитель. Ребята, как бы вы обратились к Деду Морозу? С чего вы начнете свое письмо? Как его закончите?
10. Домашнее задание.
Дописать письмо.
Методическая разработка по русскому языку (5 класс) по теме: «Правила написания письма»
Урок русского языка в 5 классе..
« Правила написания письма».
Цель: закрепить знания о знаках препинания при обращении; повторить виды предложений по цели высказывания; познакомить с правилами написания письма; прививать любовь к родному слову.
Задача: Уяснить правила написания письма; дать возможность детям осознать важность переписки, овладеть культурой выражения чувств.
Здравствуйте, ребята. А начнем мы наш с вами урок немножко необычно.
Отгадайте, пожалуйста, загадку:
Белое поле, черное семя,
Кто его сеет, тот разумеет.
(Письмо)
Правильно, наш урок будет посвящен древнему, благородному, но, к сожалению, утраченному нами искусству- умению писать письма. На нашем уроке мы сегодня познакомимся с правилами написания письма, повторим: что такое обращение и какие бывают предложения по цели высказывания.
- Повторение.
— Расставь знаки препинания в следующих предложениях
Определить вид предложения по цели высказывания.
( графопроектор)
1. Не гонялся бы ты, поп, за дешевизною.
2. Здравствуй, князь ты мой прекрасный!
3. Чем вы ,гости, торг ведете,
И куда теперь плывете?
4. Дурачина ты, простофиля!
Не умел ты взять выкупа с рыбки!
5. Ой вы, молодцы честные,
Братцы вы мои родные.
Вопросы:
— Из какой это сказки?
-Кто из героев говорит эти слова?
— Назовите обращение. Отметьте в примерах вежливое и невежливое обращение.
2. Новый материал.
Тема нашего сегодняшнего урока «Правила написания письма».
Историческая справка.
В 1708 году Петр 1 ввел гражданский шрифт вместо церковнославянского. Была издана «Кумплементальная книга» ( книга с образцами писем). Один из образцов таких писем :
Просительное писание некоторого человека к женскому полу:
« Моя госпожа! Я перед долгим временем честь искал с вами в компанию прийти и потом соизволения просити, дабы я себя мог за вашего преданного слугу почесть, но понеже вы столь набожны, что вас нигде Инде кроме церкви видеть не получаю, однакож и в сем святом месте через частые усмотрения вас яко изрядного ангела толико желания к вашей знаемости получил, что того скрытии не могу».
— Какое же значение в жизни людей имеют письма.
Вывод: Правильно! С помощью писем люди общаются друг с другом на расстоянии, сообщают друг другу новости, рассказывают о своей жизни, поддерживают в трудные минуты, разделяют радость.
— Какие бывают письма?
— Какую роль в жизни людей они играют?
— Сохраняются ли у вас в семье чьи- либо письма? Если сохраняются, то почему? Почему люди пишут письма?
Письма с давних пор играли большую роль в жизни людей. Письмо возникло потому, что людям необходимо было общаться на расстоянии. Письма сокращают расстоянии, дают возможность хотя бы на несколько минут приблизить дорогого, родного человека. Они дают возможность состояться содержательному, взаимно обогащаемому диалогу.
— Какие же бывают письма?
( стук в дверь , заходит почтальон Печкин и передает письмо учащимся 5 класса)
Учитель зачитывает письма.
А) письмо-пожелание.
Дорогие дети!
От души желаю вам, хорошие маленькие люди, будьте всю жизнь чутки и отзывчивы к чужому горю. Будьте здоровы, любите друг друга.
Крепко жму ваши лапки, да будут они честны и сильны.
Максим Горький.
Б) письмо-поздравление
С днем рождения мои дорогие близнецы!
Всегда о вас думаю, для вас собираю интересные книги. Любите нашу Родину, растите веселыми, здоровыми, дружными, упорными в учении и труде.
Любящий вас дедушка Коля.
В) письмо- информация
Здравствуйте, дорогие мама и папа!
Пишу вам из санатория. Мне тут очень нравится. Когда вы приедете? Я уже соскучилась по дому. Приезжайте скорее, не забудьте привезти кроссовки. Целую.
Ваша дочь Оля.
Итог: письма-пожелания; поздравления, информация.
Кому адресованы? Родителям, близким, друзьям
Ребята, а кто такой адресат? Отправитель?
Запись на доске.
Адресат-( с нем.яз. адрес)-получатель письма.
Отправитель- тот, кто пишет письма.
Между тем, кто пишет письмо, то есь отправителем и получателем соблюдается выработанный веками порядок.
А порядок таков:
( учитель читает. Ребята обсуждают и кратко записывают традиционные правила)
- Слог письма должен воспроизводить в точности правильный ход разговора , он должен быть ясен, прост, сжат.
- Важную роль играет умение найти верный тон своего письма, который согласовался бы с теми чувствами и отношениями, в которых мы действительно находимся с тем лицом, к которому пишем: а) нужно сообразоваться, во-первых, с возрастом; во-вторых, с уважением, с которым мы обязаны относиться к женщинам и старым людям; б) с душевным состоянием лиц, к которым мы пишем; в) мужчина должен писать к женщине в самой почтительной форме.
- Следует быть осторожным и никогда ни о ком не писать ничего дурного.
- Если пишешь под влиянием гнева, то лучше отправку письма отложить до следующего дня. Этим средством можно сохранить дружбу.
- Если кто- нибудь берет обязательство передать письмо, то он обязан передать его нераспечатанным. Похитить тайну письма, распечатать его- низко и недостойно честного человека.
- Красота почерка не требуется, но писать неразборчиво так же неприлично, как говорить невнятно, что называется бормотать себе под нос. Очень невежливо и даже грубо ставить вместо подписи одну лишь букву.
- Кто подписывается так, что невозможно разобрать фамилию, тот походит на человека, прячущего лицо под маской. Только знаменитости имеют право подписываться крючками или черточками.
- Вежливость предписывает не задерживать ответное письмо.
- Письма пишутся на хорошей бумаге.
- Молодая особа никогда не должна ни получать, ни писать писем без согласия на это родителей или наставницы, если находится в учебном заведении.
Вопросы для обсуждения:
— Как вы понимаете это правило?
— Чем продиктовано такое требование?
— Изменилось ли это правило с течением времени?
— Что это: условие правильности речи, правило хорошего тона или этическое требование? Почему?
Проверка записи в тетрадях.
Примерная запись.
Правила написания письма:
- Пиши ясно, просто. Сжато.
- Умей учитывать, кому именно пишешь.
- Не пиши дурного.
- Не отправляй во гневе.
- Не читай чужих писем.
- Пиши четко.
- Ставь число и подпись.
- Не задерживай ответа.
- Пиши на хорошей бумаге.
— Что такое текст?
— Можно ли назвать письмо текстом?
— На какие части можно разделить текст?
( начало- зачин, основная часть, концовка).
Письмо, как и любой другой текст имеет 3 части. Вместе с тем письмо как текст обладает и своими особенностями. Оно имеет конкретного адресате, ему присущи диалоговые формы обращения: приветствие, прощание, обращение; другие этикетные выражения (извинения …)
Схема текста письма.
Письмо состоит из 4-х частей, составляющих связную целостность, удобную для чтения и запечатления.
- Приветствие и Обращение.
- Приступ начинается разнообразно; с какой нибудь любезности, пожелания или извинения в утруждении письмом.
- Изложение о предметах, интересующих адресата.
- Заключение состоит из изъявления чувств преданности, почтения и прочего.
- Дата и собственная подпись.
Практическая работа по письмам детей.( за 3 урока до данного урока, детям было дано задание: написать письмо учителю, через 15 лет.)
— Ребята, я предлагаю вам поработать с вашими письмами, и посмотреть как написаны ваши письма, соответствуют ли они правилам написаниям письма, а если есть ошибки, то назвать их, и в чем они состоят.
Самостоятельная работа.
Ребята, а в чем отправляют письма? ( в конвертах)
А как они доходят до нужных адресатов? ( по адресу)
Какие адреса пишутся на конверте?
А что еще есть на конверте кроме адреса? ( индекс)
Практическая работа по подписанию конверта.
Творческая работа.
Для правильного обращения важно находить хорошие слова. Напишите имя друга или свое имя и на каждую букву имени напишите прилагательное, которое его будет характеризовать:
Т – талантливая
А — аккуратная
Н — ненаглядная
Я — ясноокая
Знаете ли вы?
С левого края оставляют свободное поле 2-х сантиметров. Такие же поля сверху и внизу. Письмо не пишется сплошным текстом. Выделяются обращение, подпись.
Может быть много абзацных выделений.
Домашнее задание: написать письмо друзьям, родителям, учителям.
ПРАВИЛА НАПИСАНИЯ ПИСЬМА — русский язык, уроки
Урок русского языка в 5 классепо теме: «Правила написания письма»
учитель русского языка и литературы
ОГАОУ «Центр образования «Ступени»
Козлова Ольга Васильевна
г. Биробиджан 2017г.
Урок: «Правила написания письма»
Цель урока: Познакомить учащихся с правилами написания письма, с его структурой и видами писем. Дать возможность осознать важность переписки, овладевать культурой выражения чувств.
Задачи: Учить выделять обращения в тексте; использовать речевые формулы, использованные в нём. Учить писать поздравительное письмо.
Развивать умения выделять главное, развивать речь.
Воспитывать культуру человеческих отношений.
Ход урока
Эпиграф
С помощью письма лучше всего проникаешь в человека:
чёрные слова на белой бумаге — это душа нараспашку.
Г.Мопассан.
Вступительное слово учителя: Наш урок будет посвящён древнему, благородному, но, к сожалению, утраченному нами искусству — умению писать письма. На уроке мы познакомимся с правилами написания письма, повторим обращения и предложения по цели высказывания.
Историческая справка.
В 1708 году Петр 1 ввел гражданский шрифт вместо церковнославянского. Была издана «Кумплементальная книга» ( книга с образцами писем). Один из образцов таких писем:
Просительное писание некоторого человека к женскому полу:
« Моя госпожа! Я перед долгим временем честь искал с вами в компанию прийти и потом соизволения просити, дабы я себя мог за вашего преданного слугу почесть, но понеже вы столь набожны, что вас нигде Инде кроме церкви видеть не получаю, однакож и в сем святом месте через частые усмотрения вас яко изрядного ангела толико желания к вашей знаемости получил, что того скрытии не могу».
— Какое же значение в жизни людей имеют письма.
Вывод: Правильно! С помощью писем люди общаются друг с другом на расстоянии, сообщают друг другу новости, рассказывают о своей жизни, поддерживают в трудные минуты, разделяют радость.
Кто из вас писал письма и как давно это было? Уметь писать письма — это эпистолярное искусство. Обратимся к «Толковому словарю» под редакцией Ожегова и узнаем. Что же обозначают слова: эпистолярный, письмо, адресат.
Эпистолярный-1)относящийся к частной переписке, письмам;
Письмо — Написанный текст, посылаемый для сообщения чего — нибудь кому — нибудь.
Адресат — тот, кому адресовано письмо, почтовое отправление.
Запишите эти слова в тетрадь.
В зависимости от цели написания письма бывают личные и деловые. Вспомните, как правильно писать личное письмо, обращённое к другу, родным. Что необходимо соблюдать?
Попробуем обратиться к таблице и ещё раз повторим, что мы должны знать о правилах написания личного письма.
Основная часть письма | Содержание письма | Речевые формулировки |
зачин | Место, дата написания. Приветствие, обращение. | Здравствуйте! Добрый день! Шлю тебе привет! Приветствую тебя! Дорогая (мамочка, бабушка…) |
Информационная часть | Основная информация, которую нужно прочитать. | Я хотел бы рассказать.. Хочется сообщить.. Ты спрашиваешь, что… Вот некоторые новости… Знаешь, я очень по тебе скучаю.. А помнишь… |
концовка | Итоговые формы: просьба писать.. слова благодарности… приветы и прощания.. | С глубоким искренним уважением… любящий тебя.. до свидания! Всего хорошего. |
К деловым письмам мы относим письма — пожелания, письма — поздравления.
Давайте посмотрим образцы таких писем.
письмо-пожелание.
Дорогие дети!
От души желаю вам, хорошие маленькие люди, будьте всю жизнь чутки и отзывчивы к чужому горю. Будьте здоровы, любите друг друга.
Крепко жму ваши лапки, да будут они честны и сильны.
Максим Горький.
Б) письмо-поздравление
С днем рождения мои дорогие близнецы!
Всегда о вас думаю, для вас собираю интересные книги. Любите нашу Родину, растите веселыми, здоровыми, дружными, упорными в учении
итруде. Любящий вас дедушка Коля.
В) письмо- информация
Здравствуйте, дорогие мама и папа!
Пишу вам из санатория. Мне тут очень нравится. Когда вы приедете? Я уже соскучилась по дому. Приезжайте скорее, не забудьте привезти кроссовки. Целую.
Ваша дочь Оля.
Итог: письма-пожелания; поздравления, информация.
Кому адресованы? Родителям, близким, друзьям.
Сегодня мы будем учиться писать поздравительные письма. Они составляют самый приятный и радостный раздел делового письма. Они присылаются в преддверии праздника.
-Как вы думаете, из каких частей должно состоять поздравительное письмо? Будет ли оно написано как личное?
Правильно, оно никак не будет написано, как личное. Во — первых, поздравительное письмо относится к деловой переписке, во — вторых, оно составляется в торжественных случаях. Значит, письмо — поздравление должно быть выдержано в официально — деловом стиле.
Структура поздравительного письма:
1.Обращение;
2.указываем цель, в которой изложена причина поздравления;
3.основной текст;
4.заключение;
5. подпись.
Обращение начинаться со слов: «Уважаемые…». В нём должны звучать приветливость и доброта. Если мы обращаемся, например, к президенту, то слово «Вы» пишется с большой буквы, а если обращаемся к коллективу, то уважительное «вы» пишем с маленькой буквы.
В поздравлениях допускается «Примите наши искренние и сердечные поздравления…»,
«Поздравляем..», «Желаем…»
Завершается письмо — поздравление формулой вежливости с уважением.
Письма — поздравления пишут от руки — такие послания выглядят более сердечными и тёплыми.
При написании поздравительного письма помни:
-для письма используют открытку, целый или половинный лист бумаги, в зависимости от размера и текста письма;
в конверт не положено вкладывать лист, сложенный более, чем в два раза;
В знак уважения к адресату поздравления и благодарности пишутся от руки;
при обращении к адресату в форме «Уважаемый» применяется при обращении к официальным лицам, а «дорогой» — к близким людям;
обращение «здравствуйте» в поздравительных письмах не используют;
в конце письма отправитель подписывает своё полное имя и указывает дату отправления.
Сейчас мы составим такое поздравление космонавтам на орбиту. С каким праздником мы их должны поздравить?
50 лет назад , 12 апреля 1961 года в 6 часов 7 минут с космодрома Байконур со стартовой площадки был осуществлён пуск ракеты- носителя «Восток К72 К», которая вывела на околоземную орбиту советский космический корабль «Восток» с человеком на борту. Пилотировал его Юрий Алексеевич Гагарин (позывной первого космонавта «Кедр»). Полёт продолжался 1 час 48 минут. После совершения оборота вокруг Земли спускаемый аппарат корабля совершил посадку на территории СССР в Саратовской области.
День 12 апреля стал праздником — Днём космонавтики. Но не все космонавты отмечают этот праздник на земле. Работа на МКС продолжается и в праздники. Наше поздравление пусть принесёт им радость, пусть они знают, что ими мы гордимся.
Уважаемые лётчики — космонавты!
Мы, ученики 5 класса «Центра образования «Ступени» Биробиджана, воспользовались предоставленной возможностью поздравить вас с праздником сильных, смелых, мужественных людей — Днём космонавтики.
Мы восхищаемся вашим подвигом. Нам есть чем гордиться и на кого равняться. Мы всегда будем помнить, что начало освоению космоса, проложил великий советский человек — Юрий Алексеевич Гагарин. Золотыми буквами вписаны в историю имена и других космонавтов: Германа Титова, Павла Поповича, Валентины Терешковой, Светланы Савицкой, Алексея Леонова . и других отважных лётчиков.
Мы гордимся, что являемся вашими современниками и мечтаем о будущем.
Мы видим будущее таким: космические корабли уносят нас на другие планеты и в другие Галактики. Мы — учёные и исследователи, совершаем новые открытия и отправляемся в неизведанные дали космоса. Но уже сейчас мы представляем, как на орбите нашей красавицы — Земли проходят уроки географии, рисования, музыки, литературы. А как было бы замечательно провести там свой выпускной бал. Нам так хочется увидеть космос, притронуться к яркой звезде.
А пока мы — дружный класс, стараемся учиться так, чтобы и нами потом гордилась Родина, чтобы наши мечты сбылись. Нам есть, чем гордиться и на кого равняться.
Желаем вам в этот замечательный день новых побед и достижений, крепкого здоровья, мира, истинного космического счастья и долгих лет.
С уважением ученики 5 класса
г. Биробиджана.
Правила этикета при написании писем
ПИШИТЕ ПИСЬМА
«Говорить по бумаге»
«Письма, написанные от руки, теперь уже выглядят как поздравления из прошлого века»
Торнтон Уайлдер
«Я пишу для того, чтобы понять, что я думаю»
Дэниэл Бурстин
«Писать – значит читать себя самого»
Макс Фриш
«В письмах умного человека отражается характер тех,
кому они адресованы»
Георг Лихтенберг
« В письмах человек обнажает душу»
Мопассан
Правила этикета при написании писем
Только традиционные письма позволяют увидеть почерк дорогого человека, ощутить настроение, которое владело им во время написания послания.
Кроме того, письма – одна из наиболее романтичных форм общения между влюблёнными людьми.
Правила написания писем:
Необходимо отвечать на все полученные письма.
Ответ на письмо не следует писать сразу же: надо всё хорошенько обдумать, но нельзя слишком затягивать с письмом: рискуете испортить отношения с адресатом.
Если Вам нечего написать адресанту в ответ, следует послать ему почтовую открытку, чтобы он знал, что его письмо успешно доставлено.
Личную переписку необходимо хранить в недоступном для посторонних месте.
Если Вы набрали письмо на компьютере, следует добавить подпись или финальную строчку своим почерком.
Напечатанная подпись свидетельствует о невоспитанности человека. Ни в коем случае так не делайте!
Даже личное письмо обязательно должно быть композиционно выстроенным.
Прежде чем упаковывать письмо в конверт, его необходимо тщательно проверить.
Писать письмо надо тогда, когда Вы пребываете в хорошем расположении духа. Недопустимо отправлять письма, содержащие гневные высказывания или ироничные намёки.
Писать анонимные письма неприлично.
Если требуется сделать какое-то отвлечённое замечание или дополнение к письму, следует поставить перед ним обозначение PS (post skriptum). В конце этого дополнения необходимо указать свои инициалы.
Рукописное письмо следует писать разборчивым почерком, чтобы не огорчать и не злить адресата.
Личные письма следует писать тогда, когда Вы находитесь в одиночестве.
Читать чужие письма без разрешения адресата или адресанта неприемлемо.
Недопустимо вскрывать конверт с письмом, которое не Вам адресовано.
Виды писем
Открытка 
Если Вы хотите написать что-то личное на открытке, следует упаковать её в конверт.
Когда Вы отправляете открытки сразу на несколько адресов, надо следить за тем, чтобы текст на всех был разным.
Благодарственное письмо
Благодарственное письмо существует для того, чтобы Вы могли в письменной форме отблагодарить человека за оказанную им помощь, выразить свою признательность.
По объёму благодарственное письмо довольно невелико.
Письмо-напоминание
Письмо-напоминание служит для того, чтобы напомнить человеку о невыполненном обязательстве, о забытом долге и т.п. Пишется оно в максимально вежливой манере.
Письмо-напоминание непременно должно быть запечатано, чтобы ненароком не поставить получателя в неприятное положение перед другими людьми.
Письмо-извинение
Письмо-извинение пишут в том случае, если действительно осознают свою вину и раскаиваются в содеянном. Оно должно быть написано от сердца, вежливо и тактично.
Они посылаются в том случае, если обидели или оскорбили чем-нибудь. Извиняясь, надо быть откровенным и придерживаться истины. Искреннее признание вернее всего располагает к прощению. Если желаете извиниться за необдуманно сказанное слово или за оскорбительного содержания письмо, то следует сначала совершенно успокоиться, дать пройти минутной вспышке, — кто действует под влиянием гнева, тот никогда не поступает правильно. Только тогда ваше письмо с извинениями может достигнуть желаемой цели, если оно написано совершенно спокойно и предварительно серьезно обдумано.
Письмо-соболезнование.
Письмо-соболезнование пишется немедленно по получении скорбных вестей. Если Вы не успели его отправить вовремя, не посылайте вовсе: не следует лишний раз напоминать людям об их горе.
По объёму письмо-соболезнование должно быть небольшим. Писать его следует от души, без использования красивых цитат, без разного рода вычурностей.
Письмо-соболезнование составляется от руки на обычной бумаге.
Не стоит прилагать к такого рода письму открытку. Соболезнование.
Письма, выражающие соболезнование, самые трудные, так как вообще помочь горю словами почти невозможно. Поэтому цель этих писем – не желание утешить, а только выразить свое участие или соболезнование. Помогают перенести утрату добрые, хорошие воспоминания, которые дорогое нам лицо оставило по себе в памяти всех, его знавших.
Размолвка или окончательный развод двух до сих пор любивших друг друга людей тоже заслуживает соболезнования. В какой форме выражено будет участие – зависит от обстоятельств; но деликатность, такт всегда благотворно влияющие на больное сердце, должны быть и в этом случае главными руководителями при составлении письма.
Просьбы и прошения.
Писем, содержащих в себе просьбу, такое множество, предметы и причины их так разнообразны, что перечислить их невозможно.
Мы просим и о совете, и об услуге, и о месте. Мы просим у знакомых, у друзей, у чужих, у ниже и выше нас поставленных. Поэтому каждый раз, смотря по предмету и личности, просьба должна быть выражена в другой форме. И чем яснее и толковее изложена просьба, тем больше шансов на успех. В каждом прошении, вслед за разъяснением повода к просьбе, следует изложить причины, которые вынуждают нас обратиться с нею. Затем, коснувшись наших, зависящих от успеха, выгод, упомянуть об обязательствах, которые мы принимаем на себя относительно других лиц. В особенности внимательно надо обсудить все то, что мы хотим сказать в нашу пользу, чтобы оно не имело вида хвастовства или излишней уверенности в наших преимуществах. Мы должны выразить свою просьбу просто и скромно, но не униженно или высокомерно. Составляя прошение, необходимо помнить: то, что мы пишем, отражает наши мысли и наши чувства. Поэтому важно, чтобы читающего нашу просьбу расположили в нашу пользу не только слова, наши выражения, доводы, но и искренность и уверенность в его помощи и содействии.
Каждая благовоспитанная личность должна дать ответ в возможно короткие сроки. Каков бы он ни был, утвердительный или отрицательный, должен быть дан в крайне вежливой форме.
Поздравления.
Поздравления пишутся только в случае радостного события. Следует стараться, чтобы они были по возможности кратки. Между родственниками или близкими друзьями можно еще позволить себе упомянуть в них о постороннем предмете, но относительно мало знакомой личности упоминание всего не относящегося к делу, неуместно.
Бумага с хорошенькой виньеткой совершенно подходит для поздравления себе равных. На Новый год многие пользуются первым или последним в году письмом, чтобы выразить свои поздравления и пожелания к Новому году. В его содержание должны входить воспоминания о прошедшем годе, о здоровье и о случившихся приятных получателю событиях. Следует пожелать в новом году здоровья, радости, благополучия и хорошо провести наступающий год.
Поздравления по случаю свадьбы всегда посылаются в форме письма. В них следует высказать участие в семейной радости по случаю счастливого события. Необходимо упомянуть (если знаем жениха и невесту), что их хорошие качества составят залог их будущего счастья, и окончить письмо пожеланиями счастливого будущего и всегда безоблачного неба в брачной жизни молодых.
Рождение ребенка – событие, тоже требующее письменного поздравления. Содержание его состоит в выражении нашей радости по поводу счастливого события, несколько слов о маленьком, и, наконец, пожелания счастья как ребенку, так и его матери. Высказать свое участие к последней необходимо.
Правила написания личных писем
Начинать письмо следует с обращения к адресату.
Если это ответное письмо, необходимо поблагодарить адресанта за ранее полученную корреспонденцию.
Если Вы задержались с ответом, следует извиниться за то, что не могли написать раньше. Упомянуть о причинах.
Затем надо ответить на все вопросы, заданные адресантом в его письме. Можно начать с фразы: «В своём письме ты спрашиваешь меня о …».
Потом Вы можете перейти к интересующей Вас теме, рассказать о том, что Вас волнует, поделиться своими радостями, проблемами и т.д.
После этого закономерным будет задать вопросы по теме переписки Вашему адресату, чтобы дать возможность продолжить общение. Если Вы рассказывали о своей жизни, неплохо было бы поинтересоваться, как у него обстоят дела.
Затем следует написать фразу типа: «С нетерпением буду ждать твоего ответа», «Надеюсь вскоре получить от тебя весточку», «Пиши скорее!» и т.д.
В конце письма хорошо бы поставить клише («С любовью, Ольга», «Искренне Ваш, Олег Евгеньевич», «С наилучшими пожеланиями, Маша» и т.д.) и свою личную подпись.
Правила написания деловых писем
Существуют деловые письма разных жанров: резюме, письмо-жалоба, письмо-запрос информации и т.д.
Схема написания письма о приёме на работу
Официальное обращение.
Объяснение причины, по которой Вы пишите письмо.
Указание источника информации о вакансии.
Можете пояснить, почему Вас заинтересовала предложенная работа.
Затем необходимо дать краткое описание имеющегося у Вас образования и опыта работы.
Можете описать свои индивидуальные качества, которые более всего соответствуют требованиям к претенденту на предложенную должность.
Далее следует указать, что прилагаете своё резюме и выразить готовность в случае необходимости предоставить дополнительную информацию.
В конце необходимо указать ФИО и дату написания официального письма. Поставить личную подпись.
Основные правила написания современного письма
Содержание письма – это дело воспитанности и необходимости, хотя и здесь следует помнить, что тон должен быть выдержанным, мысли хорошо продуманы и логически выстроены. Не обижайте других отписками – лучше сообщите, что сейчас вы заняты или не в том настроении. И поэтому подробное письмо напишите на следующей неделе. Помните, что поспешно написанное послание может сослужить плохую службу – ведь что написано пером, то не вырубишь топором. Наша неряшливость или обидная для другого мысль будет постоянно попадаться человеку на глаза, если он хранит письма.
Если вы пишете от руки, то почерк должен быть разборчивым, аккуратным, исключающим неправильное прочтение слова. Если же текст отпечатан на машинке, то подписать его надо от руки. Для написания писем не следует использовать карандаш, так как это затрудняет чтение.
Особое внимание надо обращать на бумагу и конверт. Желательно, чтобы бумага была белой и плотной, ровной, а конверт – не просвечивающимся.
Если вы решили кого–либо пригласить на торжество, или пишете благодарственное письмо, или поздравляете со знаменательной датой – пишите только от руки, это придает посланию особую теплоту, доверительность. Любое письмо – как личное, так и деловое – должно начинаться с даты. Ее место – правый верхний угол первой страницы. Ставя ее, помните, что правила хорошего тона требуют, чтобы на полученное письмо отвечали в среднем через пять дней после его получения. Письмо начинается с обращения, расположенного посередине листа. В личных письмах обращение диктуется этическими нормами и, конечно, тем, как вы привыкли называть ваших друзей или близких, или членов семьи: «Дорогая мамочка», «Милая сестренка», «Здравствуй, Николай». Каковы ваши отношения с адресатом, таковы и обращения. Но в любом случае нельзя оставлять письмо безымянным. Если в письме несколько страниц, проследите за тем, чтобы конверт был достаточно велик и чтобы все страницы были пронумерованы. Завершается письмо добрыми пожеланиями и выражением своего отношения к адресату: за этим следует подпись. Например: «Желаю Вам всего самого доброго», «С уважением…». Итак, культурно оформленное письмо состоит из:
1) даты;
2) обращения;
3) основного текста;
4) заключительной формулы вежливости и подписи, если письмо адресовано близкому человеку. Например: «Твоя Наташа» или «Целую, ваша Люба».
Лист складывается так, чтобы текст был внутри. Следовательно, писать письма надо на одной стороне листа. Даже если оно короткое, состоит из нескольких предложений, все равно используйте целый лист, а не часть его. За неимением белой нелинованной бумаги часто пользуются обыкновенными ученическими тетрадями. В этом случае края желательно подровнять ножницами, чтобы лист не был неряшливым.
Письма, адресованные не вам и попавшие к вам по ошибке, читать нельзя; так же, как нельзя без разрешения писавшего давать полученное вами письмо другим людям. Родители, перехватывающие и читающие письма своих детей, рискуют испортить свои с ними отношения. Переписка – личное дело тех, кто ее ведет.
Слог письма должен воспроизводить в точности правильный ход разговора; он должен быть ясен, прост и сжат. В искусстве составлять письма играет весьма важную роль умение отличить того, к кому мы пишем, дать верный тон своему письму, который согласовался бы с теми чувствами и отношениями, в которых мы действительно находимся с лицом, к которому пишем. Нужно сообразоваться, во – первых, с возрастом, во – вторых, с уважением к женщинам, старикам, в – третьих, с душевным состоянием лиц, к которым мы пишем. Не тактично писать об удовольствиях человеку, который удручен в это время каким – либо горем. Не следует похваляться роскошью перед теми, кому судьба предоставила лишения и горькие испытания.
Мужчина должен писать к женщине в самой почтительной форме; правило это должно быть соблюдаемо даже и в том случае, если он по своему положению стоит гораздо выше ее. Кто бы он ни был, к кому мы пишем, никогда не надо выражать чувств, которых мы к нему не питаем. Следует быть осторожным и никогда ни о ком не писать ничего дурного. Отосланного письма не вернуть, и мы уже не в состоянии исправить необдуманного. Если случится писать под влиянием чувств гнева, то лучше отправку письма отложить до следующего дня: иногда минутная несправедливая вспышка может уничтожить самые добрые отношения даже между самыми близкими людьми.
В переписке нужно избегать двусмысленностей. Письменная передача мыслей имеет большой недостаток. Она не обладает свойством передачи тона голоса и выражения лица пишущего. А всякий из нас знает, какое огромное значение имеют в разговоре тон и взгляд. Можно прочитать одну и ту же фразу десятью разными тонами, и каждый раз она будет иметь новый смысл. Поэтому нужно писать с величайшей осмотрительностью. И весьма снисходительно относиться к получаемым нами письмам.
Письма к отцу и матери должны носить характер почтительной привязанности.
Этикетом в письмах следует назвать известные формальности, установленные обычаем.
Письма, поздравляющие с Новым годом, посылаются обыкновенно заранее; это делается для того, чтобы они были получены накануне праздника, или же в самый день Нового года.
Срок этот соблюдается в отношении родных. Относительно же друзей и знакомых срок поздравлений продолжается всю первую неделю Нового года, а остальных можно поздравлять в продолжение всего января. Красоты почерка не требуется, но писать неразборчиво так же неприлично, как говорить невнятно. Крайне досадно получать письмо, смысл которого нужно угадывать. Очень невежливо вместо подписи ставить одну лишь букву. Высокопарность в письме также нелепа и смешна, как и в разговоре. Если вы употребляете в письме второе лицо, то всегда пишите большое «В».
Подписываться в письмах «Ваш покорный слуга» теперь уже не принято. Вместо этого пишут: «Готовый к услугам» или «Преданный вам».
Служебные письма печатаются только на машинке и оформляются более строго. Для написания используют лишь одну сторону листа, на котором располагают заголовок, дату, адрес и фамилию получателя (или названия учреждения), сам текст и указания на приложения. И непременно: «Искренне Ваш», «С уважением».
Подпись ставится на правой стороне листа, под заключительной формулой вежливости. Фамилия подписывающегося печатается на машинке под его рукописной подписью. Можно обойтись стандартным конвертом для международной почты, но следует иметь в виду, что за рубежом все достаточно крупные фирмы имеют свои конверты, на которых в несколько усеченном виде повторяют те же сведения, что и на бланке. Фирменный конверт не только поднимает престиж вашей организации в глазах зарубежного партнера, но и избавит вас от необходимости сообщать обратный адрес. Написание письма – это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях. Даже мелкое несоблюдение правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения.
Этикет написания письма в современном бизнесе
Особо хотелось остановиться на этикете письма в современном бизнесе. Здесь существуют определенные каноны написания письма, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов.
Бумага для письма должна быть абсолютно чистой, аккуратно обрезанной. Желательно иметь фирменный знак письма с эмблемой фирмы, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, телефаксом и банковскими реквизитами.
Служебное письмо печатается на машинке на лицевой стороне без помарок. Страницы нумеруются, кроме первой, арабскими цифрами. Ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее 2 см. Печатается текст через полтора – два интервала. Абзац начинается с красной строки, с отступлением пяти интервалов от поля. Рекомендуется избегать переноса слов. В правом верхнем углу под адресом организации, отправляющей письмо, ставится дата отправления письма. Сокращения дат типа 16.10.2004г. в международной переписке не употребляется. Необходимо писать полностью число, месяц и год. Наименование фирмы или фамилия и адрес лица, куда направляется письмо, проставляется на левой стороне, чуть ниже строки с датой. Еще ниже, на левой стороне листа с отдельной строки пишут вежливое обращение. Оно традиционно состоит из слов по-русски «Уважаемый господин (мистер)» и фамилия адресата.
Если вы пишете своему партнеру впервые, необходимо начать с представления фирмы, ее целей и задач. Еще лучше послать партнеру буклет с подробной информацией о фирме. Однако рекламный материал не должен быть объемным. Текст должен быть на языке вашего партнера. Заканчивается письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение.
Отношение к переписке в прошлом веке
Есть смысл перенять и некоторые правила, бытовавшие тогда. Потому что значительная часть хороших манер – это не дань моде, не сиюминутные веяния, а отшлифованные временем правила, следование которым избавляет нас от неудобств, принося радость от общения. В книге «Жизнь в свете, дома и при дворе» сказано:
1. Молодая девушка никогда не пишет мужчине, даже от имени своих родителей, который не приходится ей сродни;
2. Женщина не должна переписываться с мужчиной, который ей не муж;
3. Дети, в каком бы возрасте они ни были, находясь в разлуке с родными, должны писать родителям в Новый год, в именины и в дни рождения их. Письмо служит для детей отрадным утешением в разлуке с родителями, так как дает им возможность хотя и заочно, но все–таки лично выразить те чувства, которыми исполнено их сердце.
Письма к отцу и матери должны быть полны привязанности и покорного доверия.
4. Когда молодая особа пишет к своим подругам, она может принять шутливый тон и предаться излияниям дружбы; но в письме ее не должно быть того смирения, которым отличается письмо к старшим;
5. Когда кто-нибудь берет на себя обязательство передать кому-либо письмо, он обязан передать его нераспечатанным;
6. Вежливость предписывает не задерживать ответного письма, чего всеми силами надо избегать;
7. Каждое письмо состоит из четырех частей.
1) Обращение начинается титулом, когда обращаемся к лицу титулованному или просто именем, отчеством и фамилией.
2) Выступление начинается с какой-нибудь любезности, пожелания.
3) Изложение о предметах, интересующих адресата.
4) Заключение состоит в заявлении чувств преданности и почтения.
Постскриптум: при законченном уже письме иногда вспомнится то, что в него не вошло, а упомянуть непременно следует. Тогда в конце письма, обыкновенно под подписью, ставится знак «PS» и за ним приписывается забытое. Это добавление употребляется с короткими знакомыми, но избегается с высшими особами. Переписка ведется на почтовой бумаге белого цвета. Приличие требует, чтобы письмо было написано четко, во избежание затруднения читать его. Особенно внятно, без ненужных росчерков, должно писать свою фамилию. Часто случается – получивший письмо не может догадаться, от кого оно, и поэтому оставляет его без ответа. Конверты употребляются соответственно формату бумаги. В каждом письме ставится дата, т.е. значение месяца, числа, а иногда и года.
Заключение
Исследуя материал по этикету эпистолярного жанра, мы пришли к выводу, что современное письмо претерпело немало изменений и, к сожалению, не в лучшую сторону. Не хватает чувства уважения к адресату, такта, благородства, души. Поэтому нужно уважительнее относиться к переписке.
Вы любите получать письма? Тогда научитесь их писать. Хороших манер не бывает много, зато их отсутствие заметно всегда.
Список используемой литературы
1. Культура устной и письменной речи делового человека. Справочник. Москва, 1997г.
2. Л.А. Глинкина. Речевой этикет в частных письмах 19 века.
3. В.Е. Гольдин. Этикет и речь. Саратов, 1978г.
4. А.А. Акишина. Русский речевой этикет. Москва, 1983г.
5. Н.И. Формановская. Речевой этикет и культура общения. Москва, 1989г.
6. С.В. Шевцова. Речевой этикет. Справочник. Москва, 1990г.
7. М.А. Кронгауз. Изменения в современном речевом этикете. Жизнь языка. Москва, 2000г.
8. М.В. Колтунова. Язык и деловое общение. Москва, 2000г.
Как правильно написать письмо
Необходимость в умении грамотно и красиво писать письма не утратила актуальности и в наше время, когда бумажные послания – это уже скорее отголосок прошлого. Но ведь совершенно не важно, в каком виде вы отправляете свое письмо (электронной или обычной почтой) и кому (чиновнику, потенциальному работодателю или другу), грамотность должна присутствовать всегда.
Примерные варианты того, как нужно писать письма, вы можете подглядеть в разделе «образцы документов» на данном сайте. А сейчас речь пойдет об основных правилах, касающихся оформления и написания писем. Все существующие письма можно условно разделить на три категории:
- личные – родителям или близким родственникам, любимому человеку, лучшим друзьям, они подразумевают использование неформального стиля изложения;
- полуофициальные письма, в эту категорию включена переписка по вопросам, которые касаются лично вас, с различного рода организациями; например, с банком по поводу состояния счета или кредитной задолженности, с интернет-магазином о вопросах покупки и доставки товара;
- служебные или деловые письма, они требуют строгого соблюдения делового стиля изложения и оформления.
Правила написания личного письма
Писать личные письма – это чаще всего приятное занятие, ведь порой это бывает единственно возможный способ общения с родными и близкими людьми. Здороваться нужно всегда, и письмо не исключение. Для данной категории писем вполне подойдет разговорное слово «Привет!».
В том случае, если вы отвечаете на чье-то письмо с опозданием, то будет хорошо, если вы дадите краткое объяснение своей задержки. Если переписка продолжается, то после приветствия можно ответить на все вопросы, которые были вам заданы.
При столь неформальном стиле общения весьма уместны будут шутки, описание каких-либо событий с вашей точки зрения, рассказ о реакции на них окружающих, общих знакомых т.д. Использовать можно все, что придаст вашему письму содержательности и интереса для адресата. Сейчас приветствуется активное использование смайлов для более яркого и наглядного выражения ваших чувств.
Пишите искренне, проявляйте интерес к человеку, которому пишите, задавайте вопросы, способствующие продолжению общения. В заключении обязательно выражайте свои чувства словами, например, «жду ответа с нетерпением», «люблю» и пр. Не забывайте в конце письма ставить подпись (особенно часто это упускается при написании электронных писем) ведь адресат не всегда может догадаться по адресу, от кого оно. Перед тем как отправить письмо, всегда его перечитывайте – это поможет избежать грамматических и других ошибок, которые, кстати, могут расцениваться как неуважение.
Как написать полуофициальное письмо правильно
Полуофициальные письма «не любят» проявления чувств и сентиментальности, излагайте только суть вопроса и факты, четко и последовательно, без лирических отступлений. Хорошо, если манера изложения будет простой и логичной. Особенно важно соблюдать это при написании различного рода жалоб.
Сейчас от руки письма практически не пишутся. Наиболее оптимальный вариант для полуофициальных писем – это предварительно набрать его в электронном виде на компьютере, затем распечатать на стандартном листе, поставить свою подпись и отправить обычной почтой. Если такой возможности нет, и вы пишете от руки, то старайтесь регулировать свой почерк, писать аккуратно и разборчиво, особенно различного рода данные (имя, фамилию, сведения о прописке, адрес для ответа).
То, что написано разборчиво, гораздо легче прочитать. А, следовательно, вы убережете себя от лишних проблем и недопонимания. Очень часто фамилии бывают сложными, как на слух, так и при написании. Сотрудники организации при неразборчивом почерке могут прочесть неправильно, ошибиться даже в одной букве при регистрации письма. Впоследствии при электронном поиске в большой базе данных процесс может не дать результата.
По негласным правилам в правом верхнем углу принято указывать адресата. В качестве подсказки предлагаем несколько примеров. Все они допустимы, а детали зависят от вас, в том числе от того, располагаете ли вы данными о должностных лицах, о наименовании структурного подразделения:
ГКУ Центр занятости
населения по г. Н.
или
Руководителю ГКУ Центр
центр занятости населения такой или этакой
И.О. Фамилия
иначе
Администрация г. Иваново
такой-то Департамент (название)
еще
Главному редактору
журнала «Молодость»
У.Т. Коломенскому
и еще
ОАО «Свадьба»
Главному инженеру
К.Ф. Чиркину
либо физическому лицу
Тужилову О.О.
ул. Луговая, д. 145, кв. 217,
г. Иваново, 425700
После указания данных адресата пишите свои: ФИО (полностью), фактический адрес проживания, куда может быть направлен ответ, номер телефона (домашнего и/или сотового)
Если ваше обращение повторно, то обязательно делайте ссылку на предыдущие письма и ответы, которые вам дали на них. Оформляйте следующим образом: «На № (исходящий номер присланного ответа) от 30.09.2014 г.». Располагайте текст ссылки слева над текстом. Обратите внимание на рисунок, где изображена схема письма. Такое указание значительно упрощает обработку входящей корреспонденции и ответ, полученный вами, будет составлен с учетом предыдущей переписки по обсуждаемому вопросу.
Разумно начинать текст письма к человеку, имя которого вы знаете со слов «Уважаемый…!», а заканчивать его необходимо словами «С уважением…!».
К письму обязательно прикладывайте документы, подтверждающие вашу правоту, если они имеются. Указывайте об этом либо в тексте самого письма, либо внизу с тематическим подзаголовком «Приложение: ». Указывайте точные названия документов, их оригинальность (или копии). В дальнейшем, если вдруг потребуется, вы легко сможете доказать, что именно вы отправляли в письме.
Приведем несколько примеров:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
или
Приложение: копия справки о составе семьи … на 1 л. в 1 экз.
Не забывайте всегда в своем обращении указывать:
- личные данные, а именно: имя, отчество и фамилию;
- личный адрес, на который адресат должен направить свой ответ;
- дату и подпись.
Если указанные данные будут отсутствовать, то ваше письмо попросту сочтут анонимным. Подобные письма либо вообще не рассматриваются, либо принимаются к сведению, но ответа вы не получите. Срок, в течение которого органы власти должны вам ответить при надлежащем указании всех данных, составляет один месяц с момента регистрации письма.
Все письма (особенно, содержащие жалобы) в органы власти пишите в двух экземплярах (один – для них, второй – для себя). Можете обратиться в нужную организацию лично. В этом случае сотрудник, принимающий входящую корреспонденцию (канцелярия, общий отдел, секретарь), обязан поставить на обоих экземплярах отметку о получении (с номером, под которым зарегистрировано письмо) с датой. Если в организации слишком большой объем входящих писем, и сразу номер не ставят, то настаивайте на том, чтобы вам поставили хотя бы именной штамп организации и указали дату. Данный факт очень важен, если необходимо соблюдение сроков или подтверждение факта обращения.
Ехать лично не обязательно, можно отправить ваше обращение с ближайшего отделения почтовой связи в виде заказного письма с уведомлением. Результат будет аналогичным. Узнать судьбу своего письма можно, позвонив в организацию, либо просто дождавшись ответа.
Ответы на письма бывают разные, если вам не дали развернутого и понятного объяснения, а просто отписались, то имеет смысл обратиться повторно. Факты повторного обращения граждан по одному и тому же вопросу в некоторых организациях отслеживаются. Либо пишите жалобу, можно даже направить ее в вышестоящие органы. К таким обращениям отношение более внимательное.
Все, что касается правил деловой переписки имеет более важное значение, и об этом стоит поговорить подробно в отдельной статье.
Консультация юриста
Как правильно писать письма: 6 составляющих убедительного письма
Электронная переписка всегда была и остается основным способом коммуникации в деловом мире. Правильно составленное письмо означает уже половину успеха. Но такие письма умеют составлять не все. Иногда, читая письмо с деловым предложением, становится не совсем понятно, что конкретно вам хотят предложить, какую именно выгоду вы от этого получите и зачем вы вообще потратили свое время на прочтение и осмысление этого письма.
Умение писать правильные, убедительные письма приходит с практикой. И хорошо, когда накопленным опытом делятся, позволяя, тем самым, другим людям не наступать на те же грабли. Джефри Джеймс, автор книги «Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World’s Top Sales Experts», предлагает свою простую систему составления убедительных писем, которая состоит из 6 шагов.
Copyright Shutterstock
1. Всегда четко представляйте то, о чем собираетесь написать
Основная цель письма — сделать так, чтоб получатель принял определенное решение. Поэтому, прежде чем начать составлять письмо, спросите себя еще раз о том, чего именно вы хотите от получателя? Какое решение он должен принять после прочтения вашего письма?
В данном случае, неопределенность — ваш заклятый враг. Чем яснее ваша цель, тем более убедительным получится ваше письмо.
2. Начинайте письмо с вашего заключения
Ваш вывод является утверждением того решения, которое должен принять получатель, основываясь на содержании вашего письма.
В школе нас учили всегда начинать со вступления. В случае с составлением убедительных писем данное утверждение является неправильным. В деловом мире все слишком заняты для того, чтобы оценивать ваши литературные способности. Поэтому вы должны сразу переходить к делу.
К примеру, вы хотите получить от своего начальства разрешение на установку спортзала в одном из помещений вашей компании.
Неправильно:
«Джим,
Как вы знаете, прогулы сотрудников на данный момент является основной проблемой, которая имеет довольно сильное финансовое влияние как на нашу компанию, так и на другие компании в нашей отрасли… бла-бла-бла… Таким образом, мы должны рассмотреть вопрос о выделении денег на обустройство тренажерного зала в главном офисе нашей компании.»
Правильно:
«Джим,
Я хочу, чтобы вы утвердили установку тренажерного зала в нашем офисе.»
3. Разделите ваши аргументы на несколько легко перевариваемых абзацев
Для того, чтобы аргументы в поддержку вашей идеи легко читались и воспринимались, разделите их на несколько абзацев.
Неправильно
«Согласно недавно опубликованному докладу правительства группы физической активности чрезвычайно важны даже не смотря на то, что лишь немногие компании демонстрируют свою приверженность к подобному поощрению сотрудников. Многие фирмы определяют подобные группы как недооцененный активы, но при этом у них нет плана по внедрению подобных групп в этой отрасли, даже не смотря на то, что фитнес тесно связан с корпоративными и личными успехами. Я считаю, что если мы не введем подобные физические группы в нашей компании, мы останемся далеко позади конкурентов.»
Правильно
«Тренажерный зал в офисе позволит:
— уменьшить прогулы
— увеличить общую продуктивность»
4. Подкрепите каждый аргумент доказательствами
Если вы напишете письмо, состоящее из сплошных аргументов, его могут воспринять как сплошное личное мнение и не более. Для каждого аргумента нужно доказательство. Иначе как понять, что это действительно работает?
Неправильно
«Тренажерный зал в офисе будет правильным решением, потому что люди предпочтут идти на работу, а не оставаться дома. Также это поможет снизить общую заболеваемость в офисе.»
Правильно
«Снижение количества прогулов. Согласно опросу, проведенному Национальным Институтом Здоровья среди 1.000 фирм, у которых есть тренажерные залы в офисах, прогулы сотрудников в этих компаниях на 20% ниже, чем в тех компаниях, у которых нет подобного оборудования.»
5. Повторите ваш вывод, как призыв к действию
В конце письма снова повторите свой вывод, заявленный в самом начале. Только теперь уже в качестве призыва к конкретному действию. Таким образом вы подводите получателя к конкретному выводу, который он должен сделать после прочтения вашего письма. Этот призыв должен быть простым и конкретным.
Неправильно
«Мы будем очень благодарны вам, если вы поддержите этот проект.»
Правильно
«Если вы ответите на это письмо утвердительно, я сразу же инициирую процесс.»
6. Укажите выгоду в строке темы письма
Строка темы в письме является чуть ли не самой главной частью. Так как она должна предвкушать основную тему письма и настраивать получателя на нужный вам лад. И именно поэтому вы должны заполнять ее в последнюю очередь уже после того, как вы написали все аргументы и доказательства, которые поддерживают ваше основное заключение.
В идеале, тема письма должна решать две важные задачи: она должна настолько заинтересовать получателя, чтобы он открыл и прочел письмо; и она должна заключать в себе вывод, который вы хотите донести до получателя.
В большинстве случаев лучший способ выполнить сразу обе задачи — это написать о преимуществах, которые можно получить в результате принятия желаемого для вас решения.
Неправильно
«Влияние на здоровье сотрудников программы по оборудованию тренажерных залов в офисах»
Правильно
«Как мы можем уменьшить количество прогулов сотрудников»
Интересно ваше мнение. Как бы вы отреагировали на оба варианта и какими правилами руководствуетесь вы во время составления подобных писем?
Как написать письмо
Умение написать письмо, будь то деловое или личное, — это навык, который нам всем нужен. Иногда эти письма будут короткими и неформальными. В других случаях они отлично подходят для корпоративной корреспонденции. Ниже мы расскажем о конкретных этапах написания писем, рассмотрим некоторые общие советы и рассмотрим два конкретных типа писем.
Написание письма
Давайте разберемся, как написать письмо в правильном порядке, сверху вниз. Эти шаги в основном будут направлены на официальное письмо.Хорошая новость в том, что неформальное письмо еще проще. Вы можете набрать номер или удалить несколько элементов, которые мы собираемся обсудить при написании неформального письма.
Для начала поместите свой полный адрес — включая ваше полное имя, почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс — в верхнем левом углу.
Пропустите строку и укажите дату.
Пропустите строку и укажите полный адрес получателя. Здесь вы захотите указать название компании, имя и должность получателя, а также почтовый адрес.
Пропустите еще одну строку, чтобы вставить приветствие. Это называется приветствием. В формальном письме вы можете использовать общее «Для кого это может касаться:» или «Уважаемый мистер Генри!» В официальных письмах после приветствия обычно ставится двоеточие, а в неформальных письмах ставится запятая.
Пропустите строку и начните букву. В теле письма разделите свои мысли на абзацы. Вы никогда не захотите набросать один большой блок текста. Для каждого нового набора мыслей или идей начинайте новый абзац.
Пропустите одну из последних строк, чтобы добавить бесплатное закрытие. Завершение может быть таким простым, как «С уважением», «Искренне Ваш» или «С благодарностью». Это должно заканчиваться запятой.
Пропустите три строки (где вы вставите собственноручную подпись) и введите свое полное имя. Вы также можете включить свой заголовок в следующую строку.
Если вы прилагаете к письму какие-либо приложения, пропустите еще одну строку и введите «Вложение». Если прикреплено более одного приложения, укажите их количество в скобках, как в «Приложение (4)».»
Чтобы получить еще несколько указателей, ознакомьтесь с нашей статьей о написании деловых писем.
Образец письма
Имея в виду вышеуказанную формулу, вот образец письма, которое иллюстрирует каждый раздел. Ниже образца текста здесь вы найдете полностью редактируемый PDF-файл, который можно использовать в качестве шаблона для составления собственного письма.
Пример написания письмаAbigail LeJeune
Branding Ambassadors, Inc.
4568 Highway One
Makeup, CA 1270914 сентября 2019 г.
Mr.Дэвид Генри
Директор по маркетингу
Консульство по брендингу
328 Plainway Road
Сан-Самон, Калифорния 12808Уважаемый мистер Генри:
В минувшие выходные я встретился с одним из ваших сотрудников, Коди Аберкорном. Он обслуживал стенд вашей компании на выставке в Цинциннати. Поскольку наши будки находились рядом друг с другом, у нас была возможность узнать друг друга довольно хорошо.
Должен сказать, его профессионализм и доброжелательное отношение к вашим посетителям очень воодушевляли.Посетителей встречали на стенде вашей компании, как будто они входили в его дом на званый ужин в пятницу. Каждый гость стал верным другом. Кроме того, они покинули стенд, хорошо осведомленный о вашей линейке продуктов.
Как часто мы получаем поздравительные письма в море писем-жалоб? Я хотел убедиться, что вы начали свою неделю с очень приветливого письма. Я бы сказал, что вы уделяете много времени обучению своих сотрудников, и Коди, безусловно, получил эти награды.
Мне, как президенту и генеральному директору моей маркетинговой фирмы, Branding Ambassadors, интересно, могли бы вы подумать о том, чтобы объединить Коди с нами для проведения маркетинговой кампании в социальных сетях? Возможно, мы сможем сотрудничать в короткой кампании, в которой мы спонсируем друг друга в двух-трех публикациях.
Имея более 1,5 миллиона подписчиков, я считаю, что мы можем объединиться и очень эффективно поддерживать усилия друг друга. Что ты говоришь? Сможем ли мы захватить Интернет и создать маркетинговое движение, которое будет взаимовыгодным для наших растущих компаний?
Спасибо за уделенное время!
С уважением,
[Подпись здесь]
Abigail LeJeune
Президент и генеральный директор
www.brandingambassadorsinc.com
Посмотреть и скачать PDF
Еще несколько советов по написанию
С этим общим Имея в виду формулу, давайте рассмотрим несколько советов:
Знайте свою аудиторию.Используйте технические термины или жаргон только в том случае, если вы уверены, что читатель поймет.
Будьте ясны и по делу. Не пишите две страницы, если достаточно одной. Оставьте ненужные детали. Перечитывая письмо на предмет точности, спросите себя, нет ли там лишней информации.
Оставайтесь профессионалом. Не включайте в свое письмо угрозы или клевету, даже если вы пишете жалобу или заявление об увольнении.
Типы писем
Письма могут быть как неформальными, так и формальными.Неформальное письмо не обязательно должно соответствовать всем вышеперечисленным стандартам. Они не требуют официального адреса вверху и «Для кого это может касаться» в приветствии. Скорее вы можете сразу перейти к приветствию «Дорогая Мэри» и закончить его словами «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Неофициальные или личные письма могут приходить в форме электронной почты, но предпосылка остается той же.
Неофициальные или личные письма
Важно знать, как написать письмо личного характера. Личные письма не так формальны, как деловые, и могут быть написаны от руки или напечатаны.В неформальных письмах также можно использовать сленг или разговорные выражения.
Не обязательно указывать дату в верхнем левом углу письма. Вы можете сразу перейти к неформальному приветствию, которое заканчивается запятой вместо двоеточия.
В основном тексте первый абзац обычно представляет собой введение, излагающее причину, по которой вы пишете. Следующие параграфы более подробны. Заключительный абзац резюмирует то, что вы сказали. Вы можете поблагодарить получателя или задать вопросы.
Закрытие происходит после двух пропущенных строк и также может быть неформальным. Если вы хотите добавить P.S. или P.P.S. в личное письмо, пропустите следующую строку и запустите P.S. в левой части листа.
Официальные буквы
Официальные буквы следуют установленному шаблону, как вы можете видеть в примере выше. Сопроводительное письмо — это один из видов официального письма, которое будет важной частью жизни большинства людей.
В сопроводительном письме необходимо использовать стандартный деловой формат.Как правило, в деловых или профессиональных отчетах вы избегаете сокращений. Возможно, вы захотите, чтобы официальные письма соответствовали одному стандарту.
Сопроводительное письмо должно состоять примерно из трех абзацев. В первом абзаце объясняется, почему вы пишете, какую должность вы хотите и почему она вам нужна. Во втором рассказывается, почему вы лучший человек для работы, и резюмируются ваши навыки и опыт.
В заключительном абзаце упоминается ваше резюме и предлагается интервью.В этом абзаце нужно быть сильным и оптимистичным, чтобы читатель захотел взять у вас интервью. Поблагодарите человека за уделенное ему время и укажите контактную информацию.
Для получения дополнительной информации, вот как написать творческое сопроводительное письмо.
Навыки письменного общения
Письменное общение — важный навык, который следует указать в резюме. И, чтобы включить это, написание писем должно быть в вашей рулевой рубке. Чтобы узнать о других важных атрибутах, ознакомьтесь с лучшими навыками, которые нужно указать в резюме. Там мы исследуем мягкие навыки, такие как адаптируемость и креативность, и тяжелые навыки, такие как компьютерное программирование и веб-дизайн.
Посетите Примеры писем и что в них включать, чтобы получить дополнительные советы и образцы разных стилей писем.
Как написать письмоПерсонал YourDictionary
Эксперты по грамматике и образованию
.Как написать письмо: неформальный и формальный английский
Стиль письма — это способ выражения мысли языком, характерным для человека, периода, школы или нации… Научитесь писать письмо формальным и неформальным способами.
Как написать письмо на английском
Неофициальное письмо
Правила написания неофициальных писем:
- Напишите свое полное имя и адрес, даже если это неофициальное письмо.
- Разделите письмо на мелкие абзацы.
- Пишите просто.
- Правильно подбирайте слова, особенно если вы пишете письмо с извинениями или письмо, в котором выражаете соболезнования в случае смерти.
- Большинство людей закрывают письмо такими фразами, как «С любовью / С любовью / Всего наилучшего / Позаботьтесь» и т. Д.
3.9 18 голоса
Рейтинг статьи
.Написание букв на английском языке — Английские фразы для написания писем Мой английский язык
Написание писем — важный навык для любого изучающего английский язык. Хотя электронная почта является распространенным способом переписки в наши дни, вам все равно часто придется писать письма, когда вы спрашиваете об услуге или отвечаете на запрос о предоставлении информации.
Написание букв на английском языке может показаться сложной задачей для не носителей языка, но все студенты EFL могут выучить несколько полезных фраз, которые сделают написание букв на английском языке намного проще.
Практика написания писем также улучшит ваши общие навыки письма и знание языка, а английские буквы будут звучать более естественно и аутентично.
Деловые письма
При написании писем на английском языке вы всегда должны начинать с «Дорогой…», если только вы не пишете другу или не пишете неофициальную записку. В этом случае вы можете предпочесть написать «Привет…» или «Привет…» или американец » Эй …
Деловые письма всегда следует начинать с «Уважаемый…», используя титул и фамилию получателя.
Например:
- Дорогой Джон (неофициально, или если вы очень хорошо знаете человека)
- Уважаемый мистер Смит
- Уважаемая г-жа Смит (всегда используйте «Ms», когда пишете женщине, если вы не знаете, что она предпочитает «Mrs», если замужем, или «Miss», если не замужем)
- Уважаемый генеральный директор
- Уважаемый господин или госпожа (используйте это, если вы не знаете, кому вы пишете)
Возможные начала для делового письма
- В ответ на Ваше письмо,
- Со ссылкой на наш телефонный звонок
- Благодарю за письмо от 3 сентября.
- В продолжение нашего вчерашнего разговора,
- Мне понравился наш разговор на прошлой неделе.
Причина написания
- Я пишу, чтобы узнать о
- Я хотел бы узнать о
- Я хочу подтвердить свое бронирование / мой заказ / извиниться за свое поведение / ответить на ваш телефонный звонок / организовать встречу / предложить встретиться
Запрос
- Буду признателен если сможете
- Возможно ли
- Не могли бы вы
Согласие на запросы
- Буду рад (принять ваше приглашение)
Сообщать плохие новости
- К сожалению, вынужден сообщить, что
- Боюсь, что
- С грустью вынужден сообщить вам, что (вы больше не будете требовать) / (ваша избыточность)
Сопроводительные документы
- прилагается
- прилагаю
- В комплекте вы найдете
Заключительное слово
- Спасибо за помощь
- Спасибо за ваше время
- Заранее благодарю
- Пожалуйста, свяжитесь с нами еще раз, если мы сможем вам чем-то помочь / возникнут проблемы / возникнут вопросы.
Ссылка на будущий контакт
- Я с нетерпением жду вашего ответа / встречи в пятницу / встречи с вами.
Выход
- С уважением (Официально, если вы не знаете имя человека, которому пишете)
- С уважением (Официально, если вы знаете имя человека, которому пишете)
- С наилучшими пожеланиями / С уважением / С уважением (более неформально, если человек является близким деловым контактом)
Образец делового письма
45 Red Lane 3 сентября 2009 г. Г-н Т. Кларк Уважаемый мистер Кларк, Спасибо, что прислали мне брошюру о новой кухонной мебели, которую я получил вчера. В продолжение телефонного разговора, хочу сделать заказ на большой зеленый стол на ножках из красного дерева. Пожалуйста, найдите в приложении мою форму заказа с платежными реквизитами. Буду признателен, если вы сообщите мне, когда мне следует ожидать доставки. Я с нетерпением жду вашего ответа. С уважением, Дж. Смит. Джон Смит |
Структура письма
Хорошо структурированное письмо производит хорошее впечатление. Официальные деловые письма лучше печатать, чем писать от руки. Набор текста выглядит более профессиональным, а также гарантирует, что почерк писателя не мешает чувству или стилю.
При написании писем на английском ваш адрес должен быть написан в правом верхнем углу. Остальная часть письма может быть в формате «блока», каждая строка начинается слева. Также должно быть много белого пространства.
Размещение текста с помощью абзацев помогает сохранить визуально привлекательный текст, поскольку слишком много текста в одном блоке может показаться читателю ошеломляющим.
1 Ваши данные
Укажите свой адрес, телефон, факс и / или электронную почту вверху справа.
2 Дата
Дата будет следующей, под вашим адресом. В британском английском числовая дата записывается как день / месяц / год (например, 27/3/09), а в американском английском — месяц / день / год (например, 3/27/09). Всегда хорошо писать дату полностью (27 марта 2009 г. или 27 марта 2009 г.).
3. Название и адрес места назначения
Это имя человека, которому вы пишете, его / ее должность, название компании и адрес.Он должен быть таким же, как на конверте, и написан на левой стороне ниже вашего собственного адреса.
4. Ссылка
Если у вас есть справочный код, на который вы отвечаете или пишете, вы должны указать его здесь, перед текстом письма.
5. Приветствие (Уважаемый…)
Официальное письмо на английском языке почти всегда начинается с «Уважаемый…», даже если вы не знаете этого человека. Есть несколько возможностей:
- Уважаемый мистер Смит
- Уважаемая мисс Смит (всегда используйте «мисс» для обозначения женщины, если только вы не знаете, что она предпочитает миссис или мисс)
- Уважаемый господин (если вы не знаете имени, но знаете, что это мужчина)
- Уважаемая мадам (если вы не знаете имени, но знаете, что это женщина)
- Уважаемый господин / госпожа (если вы не знаете, кому вы пишете, или если это мужчина или женщина)
6.Кузов
Само письмо, в хорошо структурированных абзацах.
8 Окончание (Ваше…)
- С уважением (если бы вы знали имя в приветствии)
- С уважением (если вы не знали имя в приветствии)
9 Ваша подпись
Подпишите свое имя черными или синими чернилами.
10 Ваше имя
Введите / напишите свое полное имя под своей подписью. Вы также можете указать название должности и название компании.
Написание неформальных писем другу
При написании писем на английском другу вам необходимо использовать другой словарный запас и другой стиль письма, чем при письме деловому контакту. Конечно, при написании рождественской открытки на английском языке или короткой открытки вам также понадобится другой стиль.
Вот несколько примеров того, как начинать и заканчивать письма английскому другу:
| Приветствие | Начальные комментарии |
| Дорогой Джон | Как дела? |
| Привет, Джон | Надеюсь, у тебя все хорошо |
| Привет Джон | Как дела? |
| С Днем Рождения, Джон! | Рад был видеть вас на прошлой неделе |
| Привет, Джон! | Извините, что не написал раньше, я был очень занят |
| Hiya John (очень неформально) | Было хорошо наверстать упущенное на прошлых выходных |
| Привет, Джон! (очень неформально, весело) | Здесь все нормально |
| Заключительные комментарии | Выход |
| Надеюсь на скорый ответ | из |
| Надеюсь скоро снова догнать | Любовь |
| Жду встречи на следующей неделе | Любовь из |
| До скорой встречи! | С наилучшими пожеланиями |
| Пишите скорее! | Пока |
| Береги себя! | Ta’ra / Ta ta (очень неформальный, северобританский английский) |
| Удачной недели! | Пока! |
| Не могу дождаться встречи с вами! | Cheers (британский английский) |
Поделитесь своими мыслями о написании английских букв
Вы можете придумать еще какие-нибудь полезные фразы для написания писем на английском языке?
Что для вас самое трудное в написании писем на английском языке?
У вас есть какие-нибудь советы, как лучше писать английские буквы? Дайте нам знать об этом в комментариях.
Изучите больше ресурсов письма на нашей странице письма и прочтите все о пунктуации!
.Как написать письмо
Наши бабушки и дедушки, а также прабабушки и дедушки все время писали письма: своим друзьям и родственникам, менеджеру банка, чтобы выразить соболезнования, пожаловаться, пригласить кого-нибудь в гости, принять приглашение и поблагодарить людей за гостеприимство или подарки.
В наши дни писать письма не нужно очень часто, и это умирающее искусство. Электронная почта, Facebook, Twitter и обмен мгновенными сообщениями означают, что мы можем всегда оставаться на связи. Однако бывают случаи, когда письмо уместно, и полезно знать, когда и как его писать.
На этой странице объясняются различные типы писем, от неформальных до официальных, и объясняется, как писать каждое из них. На этой странице мы говорим о написании писем, которые будут отправлены обычной почтой, а не по электронной почте. Большинство писем, описанных на этой странице, никогда не следует отправлять по электронной почте. Единственное исключение — это заявление о приеме на работу, где вы должны приложить официальное письмо к сопроводительному электронному письму.
Общая структура письма
Официальное письмо имеет стандартную структуру:
| Ваш полный адрес Дата письма | ||||||
| Имя человека, которому вы пишете Полный почтовый адрес | ||||||
| Уважаемый [Имя получателя], Тема письма Текст письма | ||||||
| С уважением, [Войдите в эту графу] [Ваше полное имя] ([Ваше звание: господин, госпожа, госпожа]) |
Если вы пишете неофициальное письмо , вы можете опустить имя и адрес получателя, а также можете подписать его более неформально: « С любовью, » или « С наилучшими пожеланиями, », а не «С уважением» искренне », и поставьте подпись только своим именем, опуская свою фамилию и титул.
Формы для подписания письма различаются в зависимости от того, как вы его адресовали. Правило таково: если вы обратились к нему « Уважаемый господин », вы подписываете «С уважением», а если вы обращались к человеку по имени, то подписываете «С уважением».
Что делать, если вы не знаете имени человека, которому пишете?
Это может возникнуть, например, если вы хотите отправить письмо или жалобу в компанию, и вам сказали: «, просто отправьте ее в отдел обслуживания клиентов ».
Ваши варианты:
Начните письмо с « Для кого это может касаться «. Это не слишком личное, но соответствует тому, что вам сказали делать.
Отправьте письмо «Руководителю отдела обслуживания клиентов» по адресу компании, затем используйте « Dear Sir ». « Уважаемый сэр, » — технически правильная форма, когда вы не знаете имени человека, но многие люди предпочитают « Уважаемый сэр или мадам ».
Google имя человека, который возглавляет этот отдел, и используйте его имя. Если вы пишете в крупную компанию, эта информация должна быть общедоступной, и нет никаких оправданий тому, чтобы не найти и не использовать ее. Если компания скрывает имя человека, ответственного за обслуживание клиентов, то кажется вполне разумным направить жалобу непосредственно генеральному директору.
Почему это важно? Потому что письма, адресованные лично, скорее всего, будут доставлены быстрее, а также получат больше личного внимания.
Единственное исключение — если вы пишете редактору газеты , и в этом случае вы всегда пишете «Уважаемый господин». На конверте следует указать «Редактор», затем название и адрес газеты.
Предупреждение о необычных названиях
Титулы «Сэр» и «Дама» идут вместе с именем. Поэтому вы адресуйте письма рыцарям и дамам «Уважаемый сэр Джон / Дама Нелли», а не «Уважаемый сэр Смит / Дама Мельба».
Однако кколлегам обращаются по титулу и фамилии: «Уважаемый лорд Дженкинс».
В случае сомнений зайдите на сайт или позвоните в офис человека, которому вы пишете, и спросите, как к нему обращаться.
Как правило, следует печатать и печатать деловые письма, а личные — писать от руки. Если вы пишете от руки, используйте синие или черные чернила.
Если вы считаете, что можете отправить электронное письмо вместо письма, не используйте полную формальную структуру. Просто начните свое электронное письмо «Уважаемый г-н [Имя]», затем введите текст, который вы хотите отправить, а затем «С уважением, [ваше полное имя]».
Особые типы писем: особые случаи
Официальные приглашения
Приглашения на свадьбу или приглашения на очень формальные мероприятия, такие как вечеринка в саду в Букингемском дворце или в Белом доме, пишутся от третьего лица:
| Мистер и миссис Джон Смит запросить удовольствие компании мисс Далила Грин + гость на свадьбе их дочери Марии и мистера Джорджа Джонса в субботу 25 июля в 12 часов в Jacoby Дом, Танбридж Уэллс, Кент. RSVP. |
RSVP означает «Respondez, s’il vous plait», что в переводе с французского означает «пожалуйста, ответьте». Это возмутительно грубо не делать этого, даже если вы не можете присутствовать. Правильный ответ — написанное от руки письмо в той же форме от третьего лица:
Г-жа Далила Грин благодарит мистера и миссис Джон Смит за их любезное приглашение на свадьбу их дочери Марии и мистера Джорджа Джонса в субботу, 25 июля, в 12 часов дня, в Jacoby House, Танбридж-Уэллс, Кент.Она будет рада принять участие. Г-жу Грин будет сопровождать г-н Джеймс Уайт.
Скопируйте форму приглашения, чтобы ваши хозяева знали, что вы правильно поняли, где вы должны быть и когда. Если в вашем приглашении написано «+ гость», хозяевам будет полезно закончить ответ, указав имя гостя, чтобы они могли включить его в план стола, если захотят.
Если вы не можете прийти, скажите что-то вроде:
« Она сожалеет о том, что не сможет присутствовать, так как у нее уже была помолвка ».
Поблагодарить кого-то за гостеприимство или подарок
На самом деле не имеет значения, «придете» ли вы и ваши друзья для официального признания. Никогда еще никого не обидело письмо с благодарностью за то, что они приняли вас на выходные, на свадьбу или за подарок.
Многие люди недовольны отсутствием официальной благодарности, и это может повлиять на ваши шансы на получение дальнейших приглашений. Просто отправьте одну, даже если это всего лишь открытка. И не пишите и не пишите — это не одно и то же, и хозяин может обидеться.
Никогда напишите личное благодарственное письмо. Это должно быть написано от руки, однако ваш почерк ужасен. Традиционно благодарность за гостеприимство всегда обращалась к хозяйке. Однако в настоящее время хозяин, скорее всего, играет важную роль в организации, поэтому многие люди предпочитают писать обоим.
Форма письма:
Ваш адрес Сегодняшняя дата | ||
| Уважаемый [Имя], Большое спасибо за то, что мы остались на прошлых выходных / за приглашение на свадьбу Джемаймы / за ваш щедрый подарок. | ||
Включите одно или два личных предложения, объясняющих, насколько важны для вас этот случай или подарок. Для такого случая, как свадьба или вечеринка, вы также можете выразить надежду, что ваши хозяева также получили удовольствие и что они оправились от стресса, связанного с организацией мероприятия. | ||
| [С уважением / С любовью] [Ваше имя] |
Если вы плохо знаете людей и написали «Мистер и миссис [имя]», что вполне может быть в случае свадьбы друга, вы должны закончить «С уважением, [ваше полное имя]», или, если вы хотите быть менее формальным, с чем-то вроде «С новой благодарностью и наилучшими пожеланиями, [ваше имя]».
Однако, если вы пишете близкому другу, вы можете поставить свою подпись по своему усмотрению: «С большой любовью» или «С любовью ко всем вам», например, после просто своего имени.
Вам не нужно отвечать на письмо с выражением благодарности.
Поблагодарить кого-то за работу
Иногда вам может потребоваться поблагодарить людей за что-то на работе.
Например, если вы организовали конференцию или семинар, вы всегда должны писать, чтобы поблагодарить докладчиков за то, что они потратили свое время.Если вы какое-то время следили за кем-то, было бы неплохо написать ему, чтобы поблагодарить за потраченное время, а не просто отправить электронное письмо.
В таких случаях вполне приемлемо напечатанное письмо, хотя вы всегда должны подписывать его от руки. Если вы достаточно молоды в организации, принято получать письмо, подписанное старшим лицом, ответственным за конференцию: директором или генеральным директором, если необходимо.
Почему вы отправляете почтовое письмо? Это показывает, что вы готовы потратить время и деньги, чтобы поблагодарить кого-то, так что это скорее жест, чем электронное письмо.
То, как вы обращаетесь к этому человеку, зависит от того, обращались ли вы к нему официально или неофициально, когда вы ранее связались с ним, и когда вы встречались с ним в тот день. Если вы обратились к ним по имени, сделайте то же самое.
Форма таких писем:
Полный юридический адрес вашей организации Сегодняшняя дата | ||
| Дата Полное имя вашего контактного лица Полный рабочий адрес вашего контактного лица Уважаемый мистер Джонс / Алан, Большое спасибо за то, что вы уделили время выступлению на нашем мероприятии «Развитие отличного стиля речи» в прошлую пятницу.Зрителям очень понравилось ваше выступление, и мы надеемся, что скоро увидим вас снова. | ||
Вы можете вставить сюда рукописный комментарий, особенно если сеанс прошел особенно хорошо или если вы знаете получателя лично, а также написать от руки «Искренне Ваш». Мы будем благодарны за личное внимание. | ||
| С уважением, [Подпишите свое имя] [Ваше имя] |
Сопроводительное письмо к заявлению о приеме на работу — особый случай, который рассматривается на нашей странице «Написание сопроводительного письма».
Практическое правило написания писем
Если вы сомневаетесь, нужно ли вам написать письмо, чтобы поблагодарить кого-то или ответить на приглашение, то вам нужно задать два вопроса:
- Мне нужно отправить какое-то сообщение? Если ответ положительный, например, на приглашение, то вам нужно выбрать между письмом или электронным письмом.
- Будет ли (не) получатель обидеться, если я не отправлю письмо?
Помните, что вежливое письмо с благодарностью никого не обидело.Многие люди прервали все контакты с бывшими друзьями из-за отсутствия благодарственного письма после их гостеприимства.
Вы можете подумать, что это глупо, но не торопитесь отправить короткое сообщение!
.