Пример протокола совещания – Протокол совещания. Образец 2019 года

Каков образец оформления протокола совещания в организациях

 

Несмотря на форму собственности в организационных структурах, как правило, проводятся совещания, и они действительно необходимы и эффективны. Целью проведения таких совещаний является обсуждение вопросов, возникаемых в производственной деятельности, а также постановка стратегических задач, направленных на выполнение плана.

Как проводить совещание

Совещание в организации

О порядке проведения совещания:

1. Изначально лицу, ведущему протокол, выдается список всех участников совещания.
2. Участкам  в свою очередь необходимо подготовить доклады по темам, которыми они располагают и занимаются производственной деятельностью по данным направлениям.
3. Копии докладов либо тематик рекомендуется передать сотруднику проводящему совещание, так можно ускорить работу по составлению протокола.
4. Секретарь должен провести регистрацию сотрудников и все изложить отдельным списком.  Можно использовать систему записи при регистрации, этим самым повыситься качество фиксирования приглашенных на собрание лиц.

Если на собрании присутствует большое количество человек, то регистрировать можно вдвоем, а также протокол совещания можно будет заполнить совместно.

Помимо всего прочего перед началом заседания необходимо утвердить регламент собрания и вывесить на видном месте, чтобы все участники были с ним ознакомлены.

Основные моменты по ведению протокола

При ведении протокола следует знать, что:

1. Не нужно записывать в протокол заседания отдельные фразы, даже если они метко вставлены в изложение вопроса.
2. Не следует выражать эмоциональность и комментировать происходящее в зале.
3. Только общий смысл можно записывать в документе.
4. Необходимо записывать принятые решения и поручения, выданные непосредственным руководством.

При необходимости для руководства предприятия нужна точная информация, то в этом случае он может попросить отчитаться перед ним сотруднику. Не обязательно описывать каждое слово, так как нужно оговорить лишь положение ситуации в целом. В конечном итоге в протоколе описывается следующее:

1. Темы обсуждения.
2. Вопросы, обсуждаемые на заседании.
3. Решения, принимаемые комиссионно.

Имеются на практике и такие ситуации, когда требуется каждое слово или фразу изложить соответствующим образом в документе. Это особенно отмечается, когда совещание проводится в современной организационной структуре и где необходимо одновременно решить целый ряд вопросов.

Оформление протокола совещания при директоре

Совещание при директоре протоколируется

В современной практической деятельности предприятия стоит принять во внимание, что любое заседание должно быть документировано, а именно необходимо грамотно оформлять протокола совещаний. Протоколы необходимы для отображения деятельности предприятия или иной организационной структуры о том, что совещание состоялось и решения вынесены.

Проведение совещания при директоре протоколируется, только так оно будет считаться легитимным. Как правило, протокол оформляет непосредственный секретарь при руководителе. Это обстоятельство удобно, так как у данной категории персонала имеются все необходимые канцелярские товары. Не исключено, что ведение протокола может быть перепоручено и иному сотруднику, главное, чтобы это было закреплено документально.

Необходимо отметить, что протоколирование производится на бланках произвольной формы. Но существуют и исключения, например, по работе совета директоров.

В протоколе должны отражаться следующие сведения:

1. Номер по порядку и дата проведения собрания.
2. Полное наименование организационной структуры.
3. Каков вид документа о проведении собрания.
4. Указать какое мероприятие проводится.
5. Далее пишется в полном объеме список лиц, которые принимают участие в совещании. Нужно обязательно указать полностью должность всех: председателя, секретаря, всех кто выступал и присутствовал. Также можно применить специальный лист явок, где собственно и указываются все сотрудники.
6. Когда на данном мероприятии принимают участие представители иных организационных структур, то можно так и указать, что они приглашенные.
7. Протокол заседания в своем составе содержит три раздела: заслушано, кто выступил, принятое решение.
8. Результаты голосования отражаются в конце протокола, а также необходимо поставить подписи и даты председателю и секретарю.

 Следует отметить, что должна быть нумерация каждой страницы, чтобы можно было определить глее первый, последний и промежуточные листы и исключить факт их потери.

Протокол о проведении совещания при главе администрации

Протокол рабочего совещания при главе администрации должен иметь установленную форму, утвержденную инструкцией по делопроизводству.

Заполнение производится в следующем порядке:

1. По центру прописывается «Протокол совещания при главе администрации данного района…». Немного отступив, слева указывается дата проведения, а направо – место, где проводится собрание.
2. После списком нужно указать фамилии и инициалы всех присутствующих лиц, и их должности полностью.
3. Какой вопрос рассматривается, следует кратко и лаконично изложить.
4. Перечислить, кто являлся слушателями.
5. После заслушивания проблемы или информации о чем-либо требуется принимать решение. Все также коротко прописывается.
6. После описывается решение, принятое на заседании, их может быть несколько, а может быть одно, это зависит от количества рассматриваемых вопросов.
7. В конце протокола необходимо указать должностью должности главы администрации и иного должностного лица, занимавшего также немаловажное место в проведении собрания.

При описании вынесенных решений необходимо использовать такие глаголы как: отметить, принять, рассмотреть, акцентировать, консолидировать и иные, желательно, чтобы они находились в начале предложения. Также нужно указать сроки решения поставленных задач.

О заполнении протокола совещания при учреждении

Протокол совещания при учреждении необходимо уметь грамотно и качественно заполнять, дело в том, что такие документы требуют особой тщательности. Для этого следует разработать инструкцию по делопроизводству, в которой собственно и отразить все нюансы.

Алгоритм заполнения:

1. Изначально, по центру пишется: «Протокол» с изложением его тематики.
2. Далее дата и место проведения.
3. Должности и фамилии присутствующих и приглашенных на совещание.
4. Какие вопросы рассматриваются, и кто является докладчиком.
5. Решения по изложенным вопросам также расписываются кратко и лаконично.
6. Подписи председателя совещания и секретаря проставляются внизу.

Образец

Чтобы иметь представление, как правильно заполнить документ, рекомендуется воспользоваться представленным ниже образцом:

Если требуется провести оперативное совещание

Совещание также может иметь и оперативный характер, так как иной раз требуется экстренное решение вопросов, например, если требуется решить вопросы по текущей производственной деятельности, что обеспечит качественное выполнение планов.

У такого мероприятия существуют свои особенности. К таковым относятся:

1. Периодичность проведения собраний, например, каждый день или раз в неделю.
2. Состав присутствующих должен быть изначально определен и зависим от того, кто задействован в технологическом цикле.
3. Тематика совещаний примерно одна и та же.
4. Выступающие все, кто приходит на совещание.
5. Продолжительность поведения оперативки небольшая.
6. Протокол создается примерно такой же, как и для обычного собрания. Стоит лишь отметить то, что секретарь должен перед совещанием ознакомить всех участников с регламентом проведения работы. Информация по совещанию протоколируется заранее, а после проведения планерки протокол необходимо подписать председателем, как правило, им является руководитель объекта.

О хранении протокола

Протоколы совещания хранятся 3-5 лет

Как осуществляется хранение протокола заседания? Изначально следует изучить инструкцию по делопроизводству предприятия, а если в локальном акте отсутствует этот пункт, то его необходимо его внести. Все непосредственно зависимо от специфики организационной структуры. Хранение отдельных документов обеспечивается в следующие сроки:

1. Если совещание состоялось совета директоров, то соответственно хранение обеспечивается постоянно.
2. Остальные протоколы хранятся примерно от 3 до 5 лет.

По истечении срока хранения выполняются следующие действия:

1. Создается комиссия по оценке актуальности протокола.
2. Составляется акт по уничтожению документов с утратившей силу информацией.
3. Выполняется непосредственное уничтожение бумаг.
4. Акт по уничтожению должен храниться постоянно.

 

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

uristdnya.com

Как писать протокол совещания 🚩 Образец протокола заседания технического совета 🚩 Оформление документов

Протокол составляется после совещания секретарем заседания, который должен либо делать пометки в ходе дискуссии, либо вести диктофонную запись. Второй вариант наиболее оптимален для разрешения возможных споров.

Визуально документ состоит из следующих частей:

1. общие сведения;


2. повестка дня заседания;


3. обсуждение и принятые решения.

В этот блок информации входит заголовок, место проведения (город, дата, время заседания), список присутствующих лиц. Заголовком служит наименование совещания. Например, совещание рабочей группы по кадровым вопросам. В блоке дата и время указываются сведения о непосредственно проведенном совещании, а не о дате подписания протокола.

Если совещание проводится постоянно действующей структурой (комиссией, рабочей группой и пр.), то в общих сведениях указывается ФИО постоянного председателя и секретаря заседания.

При оформлении перечня присутствующих лиц следует указывать наименования должностей и места работы приглашенных. Этот блок информации начинается со слова «Присутствуют». В том случае, если совещание предусматривает голосование, то присутствующие в протоколе делятся на две группы – с правом голоса и без права принимать участие в голосовании.

Повестка дня заседания формируется до проведения совещания. Однако существуют и исключения, например – при срочных совещаниях. В этом блоке перечисляются вопросы совещания без указания выступающих и регламента докладов. Даже если совещание созывается для обсуждения одного вопроса, он выносится не в заголовок документа, а оформляется в виде повестки дня.

В зависимости от регламента выступления, представленная повестка дня может быть утверждена автоматически либо вынесена председателем на голосование. В этом случае, обсуждение начинается с вопроса об утверждении повестки дня совещания. Если возражений нет, то в протоколе такое решение оформляется следующим образом: «Вопрос о согласовании повестки дня вынесен на голосование». Далее приводятся результаты голосования в виде: «Голосовали: за – (количество голосов), против – нет, воздержался – нет».

Самый большой блок вопросов отводится для отражения хода дискуссии. Каждый вопрос повестки выносится в отдельный блок, начинающийся с формулировки из повестки дня. За этим следует ход доклада, который оформляется в следующем виде: «Слушали: (ФИО докладчика)». Опытные протоколисты рекомендуют не стенографировать выступления, а оставлять общий смысл, который может быть выражен в нескольких предложениях. Если важно сохранить смысл большей части доклада, то можно привести тезисы выступления или выдержки из презентации в приложении к протоколу, сделав на него ссылку в тексте документа.

То же касается отражения хода дискуссии. Если несколько выступающих придерживаются одной и той же точки зрения, то их выступления допускается оформить в следующем виде: «Выступили (ФИО выступивших), которые поддержали мнение докладчика».

В результате каждого вопроса должно быть сформулировано решение. Оно должно быть заготовлено предварительно в проекте решений или сформулировано самими участниками совещания в ходе обсуждения. Решения оформляются в виде конкретных формулировок, которые должны быть представлены однозначно и точно. Решениями по сугубо информационным выступлениям может быть принятие к сведению участниками заседания.

Если совещание предусматривает голосование, в протоколе после каждого вопроса должны быть приведены его результаты: «Решение принято единогласно», «Решение принято большинством голосов», «Решение не принято».Аналогичные пометки должны быть внесены в случаях, если вопросы снимаются с обсуждения, переносятся на другое совещание или не рассматриваются из-за отсутствия докладчика.

В завершении протокол подписывается председательствующим и секретарем и, при необходимости, заверяется печатью организации, созвавшей совещание. 

www.kakprosto.ru

Протокол производственного совещания образец заполненный 2019

Что это

Протокол совещания – документ, предусматривающий фиксацию всех событий, которые происходят на собрании сотрудников производственной компании. Акт не является общепринятым, но в ряде случаев необходим.

Как и для чего использовать 

Унифицированной формы не существует, поэтому можно скачать заполненный образец. Руководитель решает, будет ли проводиться персональное оформление бланка на совещании отдела. Для оперативного составления документа должен быть назначен человек, обладающий минимальными навыками этого рабочего процесса. Составитель должен поставить свою роспись. При необходимости прикрепляются документы, фото и видео. Они указываются отдельным пунктом.

Скачать протокол совещания — образец 2019 в doc

Скачать протокол совещания — образец 2019 в docx

Скачать протокол совещания — образец 2019 в pdf

 

ООО «Городская стройка»
ПРОТОКОЛ № 8-К
совещания руководителей структурных подразделений

«23» января 2017 г.                                                                                           г.  Актюбинск

Об изменении планов развитии предприятия на второе полугодие 2017 г. 
Председатель – директор ООО «Городская стройка» Шумков Виктор Иванович.
Секретарь – Павлюченко Ирина Сергеевна.
Присутствовали: 
Шашкова Светлана Игоревна, Стасиков Иван Петрович, Ляписов Сергей Семенович,
Крылов Дмитрий Валентинович.

ПОВЕСТКА ДНЯ:
1.    Выбор приоритетных объектов строительства.

ПОСТАНОВИЛИ:
1.    В качестве приоритетного направления в строительной деятельности фирмы назначается строительство домов индивидуальной жилой застройки и ремонтные работы.
2.    Все прочие направления временно закрываются.

Голосование: единогласно «За». Проголосовавших «Против» и воздержавшихся нет. 

                                              
Председатель                 Шумков                     /   Шумков В.И.   / 
                                        
Секретарь                 Павлюченко                         /   Павлюченко И.С.   /                                                           
 

---

Наш сайт оказался полезен? Поделитесь страницей с друзьями в соцсетях

Твитнуть

Поделиться

Плюсануть

Поделиться

Класснуть

---

Возможно, вам пригодятся и другие образцы документов. Можете найти их у нас:

obrazec-dogovora.ru

Как вести протокол совещания образец

Функционирование субъекта предпринимательской деятельности, имеющего статус юридического лица, предполагает необходимость принятия управленческих, организационных и производственных решений. Тематика вопросов часто находится в компетенции руководителей структурных подразделений, акционеров, учредителей, а также деловых партнеров. Они выносятся на общее собрание для обсуждения и принятия наиболее выгодного вердикта. Для фиксирования факта проведения мероприятия, рассмотрения актуальных проблем и принятия по ним определенных решений, оформляется протокол общего собрания. Что это за документ, какая информация в нем отображена и какие правила его оформления?

Голосование

Какие вопросы решаются на заседании

На общем собрании рассматриваются те вопросы, решение которых определено таким образом уставной документацией.

Не созывается заседание для вынесения на повестку дня проблем, решаемых специалистами организации и руководителем предприятия посредством ведения переговоров, документального их фиксирования и утверждения внутренней распорядительной документацией, имеющей форму приказов, распоряжений и положений. Итогом заседания уполномоченных лиц является документальное оформление процедуры.

Ведение протокола совещания, а также его учет и хранение, вменены в обязанности секретаря, избираемого отдельным документом, с которым выражают свое согласие все участники операции. Бумага является неотъемлемой частью деятельности компании. С ее помощью, руководители регламентируют изменения в сфере ее функционирования. В ней отображаются корректировки в составе акционеров или учредителей, реорганизация или ликвидация предприятия, а также проведение эмиссии акций.

Параметры общих собраний

Документ оформляется в проблемных ситуациях, требующих коллективного обсуждения и решения. Образец протокола общего собрания с любой повесткой дня, имеет единый шаблон для конкретного предприятия, что упрощает процедуру его оформления. Он отображает параметры хозяйственной деятельности предприятия и является важной юридической бумагой. Ее форма, содержание и порядок заполнения регламентированы в положениях нормативно-правовых источников. Их нарушение может быть выявлено при проверке контролирующими органами, что наверняка станет причиной признания недействительности отраженного в документе решения.

Законодательные требования к оформлению

В правовых актах регламентирован не только порядок проведения процедуры заседания, но и приведен пример оформления протокола совещания. В нем должна содержаться информация:

• дата и место проведения мероприятия;
• участники события;
• количество голосов, которыми владеют присутствующие участники;
• общее число голосов с учетом их отсутствующих владельцев;
• сведения, идентифицирующие личность председателя;
• состав президиума;
• вопросы, являющиеся повесткой дня.

Документ составляется в двух экземплярах не позднее 15 дней со дня его проведения. Нарушение сроков оформления бумаги и невключение в нее основных положений, расценивается как нарушение и является основанием считать отраженную в ней информацию неактуальной.

Цель оформления документа

В протоколе заседаний документально отражен ход вынесения коллегиального решения, фиксирующего достигнутые договоренности и определяющего дальнейшее направление деятельности компании.

Руководство любого субъекта предприятия, созданного более чем одним учредителем, должно использовать схему протоколирования своих решений, что определяет их юридическую защищенность. При принятии директором или основателем организации единоличного решения в сфере ведения и управления хозяйственной деятельности, обязателен созыв лиц, имеющих отношение к поднимаемому вопросу, на совещательное собрание, фиксируемого в протоколе, оформленном в соответствии с общими правилами.

Образец протокола общего собрания

Как составить протокол заседаний

Оформление документа, фиксирующего решение руководства, осуществляется в несколько этапов. Изначально проводятся подготовительные мероприятия, направленные на определение повестки дня. В соответствии с ней ответственные лица подготавливают необходимые документы, подтверждающие или обосновывающие определенные события, факты и предположения. После завершения подготовительного этапа деятельности, оформляются приглашения всех участников на мероприятие. Каждому из них рассылаются информационные данные, в которых отображены вопросы, находящиеся в компетенции получателя.

Перед проведением заседания, его секретарь регистрирует всех явившихся участников. Для упрощения процедуры, заранее составляется общий список приглашенных лиц, количество которых должно соответствовать числу голосов, необходимых для признания решения юридически законным.

Документирование хода собрания, рассмотренных вопросов и вынесенных решений проводится при помощи аудио — или видеозаписи, используемых впоследствии для обработки информации с целью достоверного оформления документации и подтверждения определенных фактов. Одновременно с записями, секретарю следует делать письменные черновые наброски об обсуждаемых темах, чтобы впоследствии проще было структурировать документ и отображать в нем информацию. Последним этапом события является отображение в протоколе списка используемой документации, сведения из которой были использованы для докладов, для аргументации точек зрения и для принятия решения.

Как оформить

Бланк протокола рабочей встречи должен быть разработан на каждом предприятии. При его составлении разработчику необходимо учитывать нормы действующего законодательства, а также требования положений делопроизводства в сфере внесения реквизитов.

Документ может быть оформлен в кратком или развернутом виде, идентификация которого зависит от полноты изложения проведенного собрания. В его полную форму включаются все подробности выступлений. В кратком виде отображаются только сведения о выступающих участниках и о поднятой ими теме. Решение о том, в какой форме составлять документ, принимается коллегиально или единолично председателем.

Реквизиты

Шаблон протокола совещания должен содержать сведения о наименовании компании, а также принятую аббревиатуру для конкретной организационно-правовой формы собственности, и ее расшифровку.

Его форма едина для всех типов субъекта. В документе фиксируется юридический адрес местонахождения организации. Если он не совпадает с фактическим параметром, то о нем следует также упомянуть. Все вносимые сведения должны соответствовать информации, отображенной в Уставе субъекта и, соответственно, внесенной в Единый государственный реестр.

Данные о собрании

После отображения всех реквизитов предприятия, по вопросам которого организовано совещание, следует отобразить его характеристики. Они подразумевают время и формат его проведения. Мероприятие может быть плановым, внеочередным, годовым, квартальным или месячным. Законом определено, что оно не может быть проведено реже, чем раз в год.

Формы собраний

Для общего собрания характерна реализация по нескольким схемам. Члены мероприятия могут принимать в нем непосредственное личное участие. Законом допускается его проведение в заочной форме. Ее принцип заключается в сборе документации, отправленной ранее для ознакомления и принятия решения об отдаче своего голоса. Для этого используются современные возможности всемирных сетей, позволяющих передавать и получать информацию по электронной почте, через мессенджеры и по скайпу.

Основная часть протокола

Решение единственного участника

В основной части протокола должны быть отображены вопросы, интерпретируемые как повестка дня. Их перечень определен законом только для собрания, проводимого по итогам года. В остальных ситуациях, он определяется коллегиально или инициатором мероприятия самостоятельно.

В документе следует отобразить временные параметры относительно начала и окончания регистрации участников. Не допускается регистрировать лиц, не обладающих правом на участие в обсуждении. С целью недопущения таких нарушений, секретарю вменяется дополнительная обязанность по установлению личности членов собрания. Их перечень отображается в разделе документа «Присутствовали», в котором следует указать сведения об участнике, идентифицирующие его личность, занимаемую им должность и количество принадлежащих ему голосов.

В протоколах, составленных представителями акционерных обществ, принято дополнительно указывать данные удостоверения личности или оформленной доверенности действовать от имени акционера. В этой же части документа фиксируются временные параметры всех этапов мероприятия и итоги голосования, определяемые по подсчетам.

Рассмотрение каждого вопроса с повестки дня должно сопровождаться записями о количестве голосов лиц, имеющих право на принятие участие в голосовании и непосредственно принявших в нем участие.

Отдельно указывается количество воздержавшихся голосов, что по умолчанию интерпретируется как сомнение участника, и при подсчете не учитывается.Принятые решения фиксируются в соответствии с формулировкой докладчика выступления, а также с указанием его личных данных. Информация подается в виде тезисов, выраженных в виде краткого содержания выступления.

Заключительная часть

В заключительной части документа должны быть отражены подписи и их расшифровки, учредителей, акционеров, других участников, председателя и секретаря. Обязательно указание даты составления документа. Она может не совпадать с днем проведения собрания. Печать на протоколе ставить не нужно.

Особые протоколы и собрания

Протокол

Отдельно стоит рассмотреть, как вести протокол совещания, образец которого можно найти в свободном доступе сети интернет, если его участники являются собственниками многоквартирного дома или садоводческого общества. На таком собрании, все его члены обладают равными правами. При отсутствии большего количества лиц, решения будут приниматься на основании голосов присутствующих на мероприятии участников. Заключение, отображенное в протоколе, обязательно к исполнению всеми членами жилищного фонда или садоводческого общества. При этом не учитывается, были ли они на собрании или нет.

При составлении документа, необходимо отобразить состав комиссии, ответственной за подсчет голосов. Председателем и секретарем могут быть уполномоченные лица или представители структуры, выбранные посредством голосования из присутствующих членов. На мероприятии определяется способ управления субъектом.

Документ должен быть оформлен в соответствии с законодательно предусмотренными правилами. К процедуре следует отнестись ответственно и доверить ее лицу, компетентному в сфере документооборота, поскольку протокол является единственным документальным отображением принятых решений коллегиального собрания. Он является юридическим документом, предоставляемым контролирующим органам во время аудиторских проверок.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

101biznesplan.ru

Образец оформления краткого протокола оперативного совещания у руководителя Федерального агентства железнодорожного транспорта

           МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

        ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА

                           (РОСЖЕЛДОР)

                             ПРОТОКОЛ

   оперативного совещания у руководителя Федерального агентства

             железнодорожного транспорта И.О. Фамилия

------------------------------------------------------------------

01 января 2007 г.             Москва                      N 01

Председательствующий - И.О. Фамилия

Секретарь - И.О. Фамилия

Присутствовали:

Наименование должности                       И.О. Фамилия

Наименование должности                       И.О. Фамилия

Наименование должности                       И.О. Фамилия

Наименование должности                       И.О. Фамилия

                                    (фамилии в алфавитном порядке)

                   I. О (наименование вопроса)

__________________________________________________________________

     (И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия,

                           И.О. Фамилия)

1. Принять к сведению...

2. Руководителям структурных подразделений...

3. Начальнику управления... И.О. Фамилия...

                  II. Об (наименование вопроса)

__________________________________________________________________

     (И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия,

                           И.О. Фамилия)

1. Принять к сведению...

2. Руководителям структурных подразделений...

3. Начальнику управления... И.О. Фамилия...

Председательствующий                    Подпись       И.О. Фамилия

Секретарь                               Подпись       И.О. Фамилия

dogovor-obrazets.ru

ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ ОБРАЗЕЦ ВОРД, Подготовка совещаний и оформление протокола

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Во вводной части протокола после заголовка приводятся инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания. Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании.

Протокол обычно составляется секретарем или другим назначенным лицом непосредственно на заседании. Основная часть текста протокола собрания разбита на несколько составляющих. Протоколы могут быть двух видов: краткие и полные. Краткий протокол содержит в себе фамилии докладчиков, темы докладов. Полный протокол содержит записи всех докладов.

Планируется совещание и сразу возникает вопрос, а как составить протокол, кто его будет вести, ведь на совещании присутствие директора. Протокол совещания — это обычный внутренний документ предприятия или организации, который регистрируется в книге за соответствующим номером.

Первый экземпляр ложится в папку протоколов совещаний, а другой остается директору для контроля. Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений. Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной. Такое оформление позволяет выделить в тексте речь основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, в которой сформулировано решение.

Оформляющая часть протокола

В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу. В части «ВЫСТУПИЛИ» с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего и после тире, текст выступления или вопрос (если в ходе выступления он был задан докладчику).

Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола. Текст всего протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала. Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю в течение 3 (трех) рабочих дней после заседания. В день подписания протокола председателем он должен быть зарегистрирован. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку.

https://youtu.be/7ptNuxGhZWo

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Выписки из протоколов иногда заменяют собой такой распорядительный документ, как решение. Подлинные экземпляры протоколов формируются секретарем в дела по виду заседаний.

Внутри дела протоколы систематизируют по номерам и хронологии. Регистрируются протоколы по каждому виду отдельно и присваивание номеров начинают с начала каждого года. К номеру протокола могут добавляться буквенные индексы. Если присутствующих более 15 человек, то их в форме протокола не перечисляют. Оформляется ссылка на список, который будет неотъемлемой частью протокола.

Протокол подписывают только председательствующий и секретарь (не требуется другим членам комиссии). Некоторые виды протоколов должны быть утверждены руководителем организации, например, протокол заседания экспертной комиссии. Я надеюсь, что с помощью приведенных образцов вам теперь легко удастся составить любой протокол заседания.

Оформление выписки из протокола

Протоколы регистрируются отдельно по видам заседаний, комиссий, советов и т.п. А я вообще не могу понять вот что: зачем нужны протоколы? По итогу протокол оформили и «встал» вопрос регистрации… Здравствуйте! Если журналы ведутся, то их обязательно надо включать в номенклатуру дел. Сроки хранения регистрационных журналов соответствуют срокам хранения самих документов, в частности протоколов.

Как и о чем стоит уведомлять участников совещания? Как оформить выписку из протокола для выборочного уведомления исполнителей о принятых решениях? В статье подробно разобраны все реквизиты протокола с объяснением ­вариаций их оформления и образцами целых документов.

В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств (документов). В числе основных документов общего собрания акционеров закон называет протокол собрания и протоколы счетной комиссии.

Как правильно хранить протоколы?

Данный документ предназначен для документального оформления коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений. В российском делопроизводстве протокол применяется с начала ХVIII века, с того периода, когда в управленческой практике стало практиковаться обсуждение вопроса перед принятием решения.

Решение о необходимости составления протокола во время оперативных совещаний принимает руководитель, который их назначает и проводит. Если речь на совещании пойдет об информировании подчиненных по какой-то проблеме, о разъяснении принятого ранее решения и др., то протокол может и не понадобиться.

В этом случае протокол зафиксирует состав присутствующих, высказанные мнения или предложения. В регламенте коллегиального органа определяется периодичность заседаний, вид принимаемых решений, порядок документирования деятельности, день и время заседания. Протокол относится к числу необходимых документов, прежде всего потому, что фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения, сроки их выполнения.

Протокол оформляет секретарь заседания. Протокол — документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протокол – это распорядительный документ, который содержит в себе запись всего происходящего на собрании, заседании, совещании. Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения.

Предлагаю также ознакомиться:

kakbypridaser.ru

Составляем протокол совещания

Регулярные совещания – неотъемлемая часть работы любой организации. От масштаба компании зависят особенности проведения мероприятий – чем крупнее организация, тем серьезнее должны быть темы обсуждения. Для этого необходимо правильно составлять протокол. Именно этому вопросу посвящена данная статья.

Из статьи вы узнаете:

Протоколирование заседаний – это неотделимая часть любого совещания. Протокол помогает отследить процесс исполнения всех решений, которые были приняты на общем заседании. Кроме этого, он учитывает всю важную информацию, забыв о которой, можно будет обратиться к данному документу.

Чаще всего в организациях за ведение протокола ответственность несет секретарь компании. Он обязан знать систему протоколирования, чтобы добиться максимальной эффективности мероприятия. Помимо прочего, на совещании он используются подготовленные документы, отчеты, повестку дня, списки участников, тексты с докладами и т.д. Протокол, созданный на самом мероприятии, является черновым вариантом. После проведения заседания черновик редактируется, оформляется и после трех дней появляется готовый обработанный документ.

Итак, разберем вопрос о том, что представляет собой протоколирование совещаний и как оно осуществляется.

Читайте по теме в электронном журнале

Создание протоколирования

Чтобы понять специфику протокола, важно знать, для чего он нужен в деятельности организации, какова его суть и значение для компании. С его помощью оформляются значимые вопросы, которые поднимались участниками совещания. Также указываются обсуждаемые и принятые решения, назначаются ответственные и прописываются сроки выполнения каждого задания. Это основные моменты, закрепленные в протоколе, необходимые для успешной деятельности компании. Стоит отметить, что документ может быть изложен в двух вариантах: в кратком или полном виде.

При кратком заполнении учитываются лишь поднятые вопросы, имена участников и принятые решения. Выбор такого формата чаще всего означает оперативность заседания.

В ином случае выбор падает на более подробное изложение всего процесса совещания, указываются все реплики, мнения, вопросы и позиции, которые были озвучены, более четко излагается картина всего мероприятия.

Если говорить в целом, то протокол является кратким документом, в котором отражена вся суть заседания. От ясности и правильности оформления документа зависит, будут ли решения, принятые в ходе обсуждения, иметь юридическую силу или нет. Поэтому важно ответственно подойти к системе протоколирования, к его оформлению, учитывая все нюансы при написании документа.

При большом количестве участников заседания невозможно обойтись без протокола. В такой ситуации, вероятно, что кто-нибудь мог прослушать решение отдельных задач, забыть о конкретных сроках ее выполнения или не расслышать имена ответственных. Отсюда следует, что создание протоколирования совещания помогает большой группе людей сориентироваться в процессе всего слушания и уточнить итоги мероприятия.

---

Создание общего протокола заседания для всех его участников позволит каждому ознакомиться с документом и уделить внимание наиболее интересующим вопросам. Только в этом случае руководитель компании может быть спокоен и уверен, что у всех сотрудников, которые участвовали в заседании, сложилось нужное и единое понимание о дальнейшей деятельности компании.

---

Справка

На сегодняшний день существуют различные системы протоколирования:

1. с помощью специальных программ;
2. стенография;
3. простая запись.

Любой протокол должен быть пронумерован. Нумерация каждого документа зависит от количества проведенных заседаний в год. Рекомендуется составить план мероприятий, которые будут проводиться в течение года или хотя бы на полгода. В таком случае каждый протокол будет иметь свой порядковый номер мероприятия.

Например, если на первом заседании нового календарного года было принято написать протокол, то он будет под номером 1 и так далее. Ведение осуществляется с начала календарного года. А уже в следующем новом году следует начать нумерацию заново. Это очень удобный вариант ведения документов. Для того, чтобы не возникло никакой путаницы с одинаковыми номерами протоколов разных лет, необходимо поместить прошлогодние документы в архив (конечно, только в том случае, если будут выполнены все их решения).

Читайте также:

Процедура протоколирования совещания

В основу оформления входит указание всех вопросов, которые поднимаются и решаются в процессе совещания. Главную часть протокола составляет вопрос, который обсуждается в кругу участников, но перед этим обязательно указывается номер вопроса. Далее отмечается содержание этого вопроса и принятые решения в процессе обсуждения.

Важно, чтобы после указанного номера вопроса следом сам вопрос начинался с предлога «О» («Об»). Наименование вопроса требуется печатать по центру страницы и обязательно подчеркнуть чертой. Под чертой должны быть указаны фамилии сотрудников, которые участвовали в обсуждении данного вопроса. Затем следует назвать решение, которое было принято.

В случае необходимости рекомендуется сделать копии и отправить организациям и должностным лицам, которые присутствовали на собрании. Стоит учесть, что список рассылки составляет ответственный исполнитель подразделения, которое руководило подготовкой вопроса. Порядок написания протокола и его правильное оформление гарантирует юридическую силу решений, принятых коллективным путем. Далее подробнее объясним правильное оформление каждого реквизита данного документа.

Справка

Правильное оформление протокола

Прежде всего необходимо знать, что протокол является документом, который относится к организационно-распорядительной документации. Такой документ выполняет управленческую и правовую функции. Поэтому в коллегиальном управлении протокол считается основным распорядительным документом и чаще оформляется как многостраничный. Также, при заполнении первой страницы следует использовать общий бланк организации. При отсутствии общего бланка документ оформляется на листе формата А4 с указанием реквизитов, следуя образцу общего бланка.

В ситуации, если бланки для заполнения первой страницы отсутствуют, то реквизиты принято оформлять продольным способом по центру листа.

Протоколы могут составляться в каждой организации, где есть коллегиальные органы, комиссии и т.п. Задача их деятельности – обсуждение интересующих вопросов на собраниях или заседаниях и совместное принятие решений. При оформлении обязательных реквизитов существует ряд особенностей, а также определенные правила оформления дополнительных реквизитов. Вся специфика и принципы оформления определяются требованиями действующего законодательства или конкретной управленческой ситуацией.

В любом случае, все особенности оформления основываются на общем алгоритме, который создался при составлении и оформлении как одного из основных видов распорядительных документов.

Протоколирование совещаний образец

Элемент протокола	Полная форма	Краткая форма
Заголовок	Располагается после места составления протокола
Председатель и секретарь	Указываются фамилия и инициалы
Присутствующие	Фамилия и инициалы, должности отсутствуют
Повестка дня	После перечисления присутствующих и приглашенных
Оформление основной части	Текст состоит из разделов. Каждый раздел содержит: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ	Текст состоит из разделов. Каждый раздел содержит: СЛУШАЛИ, ПОСТАНОВИЛИ
Подписи	После слов «Председатель» и «Секретарь» ставятся росчерки

Читайте также:

www.sekretariat.ru