ЭДО. Электронный документооборот что это и как выбирать
Не так давно я занимался внедрением электронного документооборота для одного из своих клиентов. В процессе мне пришлось пояснять очень многие понятия, рассказывать, что это такое, как работают системы этого типа. И только после этого он сумел разобраться в сути моих предложений и одобрил план работ. В процессе обсуждения я понял, что по этой тематике очень мало написано простым языком для широкого круга читателей. Как обычно постараюсь объяснить простым языком про это понятие.
Важно понимать, что существует два вида документооборота — внутренний (СЭД) и внешний(ЭДО). ЭДО и СЭД так разделяют в принципе эти понятия в РФ. То есть если вы ищете систему для обмена с контрагентами, то вам нужно искать ЭДО, если для внутреннего документооборота то СЭД.
В этой статье я хочу рассказать о внешнем электронном документообороте, между компанией и ее контрагентами. Внутренние системы электронного документооборота применяются для обмена документами между подразделениями одной компании, к ним предъявляют несколько иной набор требований. Но их я здесь рассматривать не буду.
Зачем нужен электронный документооборот
Электронный документооборот – это современная удобная альтернатива обычным бумажным документам, которые используются для любого вида бизнес-деятельности.
Традиционный документооборот связан с постоянными временными задержками. Для начала сотрудничества с клиентом необходим счет, часто – договор, а потом – подписанные накладные, акты выполненных работ и т.д. Все эти бумаги проходят согласования, их распечатывают, ставят подписи и печати. После чего появляется необходимость передать их партнеру по бизнесу, где они также проходят процесс согласования и подписания.
Далее документы с подписями сканируют, отправляют по электронной почте. После чего курьером, силами сотрудников или обычной почтой высылают оригиналы. Все это занимает значительное время, бумажные документы иногда теряются, требуют правок (что еще больше замедляет процесс получения документов). А для их хранения зачастую выделяют целые помещения. В результате бизнес испытывает массу неудобств, заключение сделок затягивается, возникают проблемы с бухгалтерией, так как на конец отчетного периода бумаги все еще находятся где-то «в пути». А если в договоре после подписания одной из сторон были выявлены спорные пункты или в бухгалтерской документации найдена ошибка, то процесс получения правильного бумажного документа растягивается еще больше, иногда даже на месяцы.
Электронный документооборот позволяет избавиться от всех этих неудобств:
- Все документы «подписывают» в электронном виде при помощи цифровых подписей. Это быстро и просто.
- Для получения бумажной копии достаточно просто распечатать экземпляр. Заинтересованные лица получают всю документацию мгновенно, без долгого ожидания писем или курьеров.
- Заключение договоров и подтверждение завершения сотрудничества (накладные и акты) происходит без задержек и дополнительных усилий со стороны сотрудников.
- Снижается влияние на бизнес человеческого фактора: документы не теряются, ошибки исправляются в сжатые сроки.
- Нет необходимости выделять полезную площадь для хранения множества бумажных документов.
Кроме того, электронный документооборот позволяет решить проблему отчетности бизнеса перед государством. Ранее документы принимались только в бумажном виде, и сотрудники компаний затрачивали долгие часы на поездки в налоговую, стояли в очередях к инспектору, а инспектора, в свою очередь, обрабатывали множество бумаг для проверки правильности отчета и внесения данных в общую базу.
Сейчас все эти вопросы также можно решать при помощи электронного документооборота. При этом важно понимать, что в электронном виде налоговая служба принимает отчеты и документы строго установленного образца. Любой другой формат принят не будет. А потому при внедрении электронного документооборота имеет смысл проверить формат внутренней документации компании и при необходимости внести в шаблоны документов соответствующие корректировки.
На первом этапе государство начало принимать в электронном виде налоговые декларации. Методика оказалась успешной. И с недавних пор все документы также принимаются в электронном виде.
Из чего состоит электронный документооборот
В этом виде документооборота участвуют 4 стороны:
- Поставщик товаров или услуг. Сторона, которая генерирует электронный документ.
- Покупатель или клиент. Сторона, которая принимает электронный документ.
- Компания вендор, которая предоставляет электронную площадку для обмена документами и услуги сервиса для организации электронного документооборота.
- Государство. Госорганы, куда компания вендор передает данные о зафиксированных сделках и оформленных документах.
Как это реализуется на практике:
- Поставщик товаров или услуг генерирует электронный документ в собственной учетной системе или сразу в сервисе, предоставляемом вендором.
- Документ внутри сервиса мгновенно отправляется компании-адресату, которая получает его либо непосредственно в сервисе, либо в подключенной к сервису собственной программе.
- Площадка фиксирует данные о документе.
- После «подписания» (подтверждения) стороной получателя данные о документе отправляются в налоговую инспекцию.
Таким образом автоматически фиксируется факт отправки и получения документа. В отличие от бумажных пакетов с документами, которые передаются сотрудниками компании, курьерской или почтовой службой, в электронном виде не получить документ или потерять его невозможно. Факт своевременного получения документа в электронной системе фиксируется автоматически, эти данные можно использовать в случае возникновения спора даже в суде.
Также автоматически информация о подписанных с двух сторон документах передается в налоговые органы, что снижает вероятность ошибок бухгалтерии, потерянных бумажных копий или не включения какой-то сделки в отчет, что исключает в будущем возможные штрафы и другие проблемы с налоговой, связанных с человеческим фактором и столь распространенных в случае использования бумажного документооборота.
При бумажном документообороте руководителю компании сложно контролировать своевременность получения каждого документа. Чаще всего эти вопросы решаются на уровне бухгалтеров, курьеров, менеджеров по продажам. В результате далеко не всегда бумажные оригиналы оказываются у бухгалтера до окончания отчетного периода. А это в случае проверки может привести к штрафам и другим неприятностям.
При электронном документообороте:
- Оригинал документа доставляется мгновенно. Нет необходимости в почтовых отправлениях, помощи курьеров или менеджеров. Нет отсрочек и связанных с ними проблем.
- Руководитель компании в любой момент может проверить, когда именно был отправлен и получен документ. И в случае проблем, связанным с отсутствием важной документации, у сотрудников нет возможности переложить ответственность за свои ошибки на “плохую работу почты” и другие внешние факторы. Это понимают и сами сотрудники компании. А потому отсрочки и проблемы с отправкой/получением документов после внедрения этой системы становятся крайне редким явлением.
Чтобы реализовать сотрудничество через электронный документооборот необходимо, чтобы обе стороны пользовались программным обеспечением, подключенным к какой-либо площадке документооборота. Или, как вариант, одна или обе стороны могут работать прямо в сервисе отправки-получения документов.
Электронная подпись
Для организации электронного обмена документами необходима высокая степень безопасности и защиты. Все сервисы электронного документооборота пользуются защищенным соединением, шифрованием данных, а для подтверждения подлинности отправляемого документа применяют электронную цифровую подпись.
Цифровая подпись – это специальный «электронный ключ», который создает уникальный цифровой код при помощи математической обработки данных сертификата пользователя и электронного документа. Для проверки и подтверждения подписи применяют публичные сертификаты. А для генерации (подписания) – личный конфиденциальный «ключ» пользователя.
Площадки (сервисы) документооборота
Сегодня существует широкий перечень площадок, предоставляющих услуги документооборота. Это Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Диадок и многие другие. Все они выполняют примерно одинаковые функции:
- Получение электронного документа от пользователя.
- Отправка адресату в его учетную запись или передача в указанную систему, если получатель работает с другим сервисом.
- Фиксация данных о документе и отправке.
При выборе системы для своей компании важнее всего учитывать предпочтения ваших клиентов. Здесь важно, чтобы вы либо работали в той же системе, что и важный для вас клиент, либо должна быть в сервисе возможность интеграции (обмена данными) между вашей системой и аналогичной площадкой, которой пользуется ваш клиент.
В некоторых случаях вы сумеете убедить покупателя начать работу с удобной для вас площадкой. Но очень часто, особенно, в случае начала сотрудничества с крупными торговыми сетями и предприятиями, они уже давно сделали свой выбор, и одно из условий сотрудничества – возможность работы с определенной площадкой электронного документооборота.
Системы ЭДО и EDI: в чем разница?
При выборе системы документооборота многие пользователи также сталкиваются с системами, которые позиционируют себя не как ЭДО, т.е. «электронный документооборот», а как EDI (документооборот для ритейла).
Системы EDI являются частным случаем электронного документооборота. Они ориентированы на обмен данными с торговыми партнерами или подразделениями торговой сети. Если в общем случае через документооборот проводят любые виды юридически значимых документов, то здесь реализован оперативный обмен коммерческой информацией между организациями, в том числе, юридически значимыми документами, необходимыми для торговых операций.
Обычный электронный документооборот допускает использование любых типов документов в любом удобном для сторон формате. При использовании EDI перечень возможных документов, их формат строго регламентированы. Здесь нет возможности сформировать и передать документ во внутреннем формате компании или не относящийся непосредственно к торговым операциям. О том, как работает EDI, почему ее используют только в торговле, и в чем ее преимущества, я расскажу в одной из следующих статей.
Интеграция с 1С и другими учетными системами
Для эффективной работы электронного документооборота очень важно, чтобы выбранная вами площадка поддерживающая интеграцию с вашей учетной системой.
Зачем это нужно:
- Сотрудники компании создают документы в учетной системе предприятия;
- После формирования документ автоматически передается внутри системы руководителю или бухгалтеру на подпись;
- Проверенный и подтвержденный руководителем документ необходимо передать без искажений и ручного ввода данных, т.е. дополнительных затрат времени и возможных ошибок, в сервис электронного документооборота;
- При грамотной реализации передача данных происходит автоматически. После нажатия кнопки «Отправить документ» он трансформируется в форму, необходимую для системы электронного документооборота автоматически и отправляется в сервис, где происходит фиксация и отправка документа получателю.
Очень важно, чтобы под вашу учетную систему было готовое решение на стороне сервиса, на основании которого ваши специалисты смогут реализовать необходимую надстройку для учетной программы. Если подобного решения нет, то лучше не пытаться реализовать его самостоятельно, это очень трудоемкий и сложный процесс. В сервисах документооборота применяется цифровая подпись, сложные системы шифрования. А потому нет никаких гарантий, что даже после всех усилий программистов вы получите необходимый результат. Лучше выбрать другую площадку, где вы найдете подходящий вариант интеграции.
Стоимость услуги
Сервисы документооборота обыкновенно предлагают подключение к сервису бесплатно. А за отправку документов взымается оплата. В одних случаях это будет фиксированная цена за каждый отправленный документ. Где-то можно покупать услуги пакетами, т.е. одна сумма – за 100 документов, другая – за 1000 в месяц и т.д.
К этому вопросу нужно также подходить разумно. С одной стороны, чем больший пакет вы выбираете, тем меньше будет стоимость отправки одного документа. С другой, нет никакого смысла при документообороте, не превышающем 100 документов в месяц, оплачивать пакет на 300, 500 или 1000 документов.
Часто задаваемые вопросы
Все ли документы надо отправлять через электронную систему?
Нет. При помощи электронного документооборота вы будете отправлять только те документы, которые именно таким образом отправить удобнее всего. Обычно это акты выполненных работ, налоговые накладные, иногда договора и т.д. Здесь все зависит только от ваших потребностей и удобства.
Оплата отправки производится за документ или страницу?
Вы оплачиваете, и система фиксирует отправку именно документа. Даже если в вашем документе много страниц, он считается как одна единица к оплате.
Насколько это безопасно?
Электронный документооборот полностью безопасен. Причем, сервис, предоставляющий услугу, несет ответственность за обеспечение безопасности. Для этого используется цифровая подпись, шифрование данных, защищенный канал связи. Уровень безопасности примерно такой же, как и в привычных вам сервисах банк-клиент.
Если у нас установлена 1С, все ли пользователи смогут получить доступ к электронному документообороту?
Нет. Помимо ограничения прав доступа в самой учетной системе, для работы с электронными документами подключение ограничивается одним сеансом на одном компьютере. Для доступа с другого компьютера потребуется подключение с нуля со всеми паролями и другими методами защиты.
Можно ли использовать электронный документооборот без электронной подписи и подключения к платным сервисам?
Нет. Подпись и применение сервиса документооборота, прошедшего государственную сертификацию, являются необходимыми для того, чтобы ваш документооборот получил юридическую силу. Вы можете, конечно, отправлять любыми методами по любым каналам вашим клиентам документы без электронных подписей. Но они не считаются документооборотом. Это не более чем копии для ознакомления. В этом случае вам понадобится подтверждать их всегда бумажными оригиналами.
Настолько сложно пользоваться электронным документооборотом?
Сложности могут возникнуть только на этапе подключения. Но для решения этого вопроса обычно привлекают специалистов. Сам процесс использования прост и удобен. Руководитель (ответственное лицо) проверяет документ, нажимает кнопку «подписать» и «отправить». Т.е. отправка документов становится много проще, чем даже при обмене сканами по электронной почте.
А что делать, если мой клиент не использует площадку, которой пользуюсь я?
У вас есть два варианта. Можно подключить контрагента к вашей площадке, например, за ваш счет. Либо можно узнать, имеется ли между вашими системами электронного документооборота возможность интеграции. Если да, просто воспользоваться этим сервисом. Тогда документ будет передаваться по схеме: от вас – в вашу систему – потом в систему получателя – и, наконец, лично к получателю. На скорость получения документа или сложность использования системы это никак не повлияет.
Автор: Кинзябулатов Рамиль
Источник
www.pvsm.ru
Электронный документооборот или чего не стоит делать / Habr
Я уже несколько лет занимаюсь внедрением систем электронного документооборота (СЭД). Начинал свой профессиональный путь в небольшой IT-компании, в которой работало около 10 человек. Компания внедряла коробочные решения СЭД в различных органах государственной власти. После этого я работал еще в нескольких компаниях, какие-то из них были очень даже серьезными, с серьезным подходом к проектам и серьезными бюджетами. Но независимо от масштабов компании и «раскрученности» внедряемой платформы, большинство моих проектов были нецелесообразными.Это не значит, что все проекты были убыточны. Какие-то из них имели технико-экономическое обоснование, а какие-то даже ему соответствовали, и были действительно экономически выгодными. Но экономическая эффективность это не единственная величина определяющая целесообразность проекта.
Вот пример:
- Стоимость проекта: $500 000
- Срок внедрения: 6 месяцев.
- Окупаемость проекта 2 года.
- Соответственно с внедрением системы предприятие должно будет экономить порядка $250 000.
На первый взгляд все выглядит здорово. Проект экономически эффективен. Заказчик получает реальную экономию, исполнитель зарабатывает неплохие деньги на этом проекте. Все счастливы и довольны. Только вот из чего складывается просчитанная экономия, как правило, никто не задумывается.
А экономия в 250 штук это результат различных организационных мероприятий, большинство из которых лишь косвенно связаны с внедрением системы электронного документооборота. Вот основные из них:
- Физическое освобождение места.
- Уменьшение затрат на копирование.
- Уменьшение затрат на доставку информации.
- Уменьшение трудовых ресурсов.
- Уменьшение количества безвозвратно потерянных документов
- Повышение производительности труда
А теперь обо всем по порядку. Я убежден, что провести все перечисленные мероприятия можно не ввязываясь в длительный и дорогостоящий проект по автоматизации документооборота. Мало того, любая организация может повысить эффективность работы с документами собственными силами, не прибегая к услугам консалтинговых компаний. Для того, чтобы доказать свою точку зрения предлагаю рассмотреть каждый пункт по отдельности:
1. Физическое освобождение места
При автоматизации документооборота у предприятия может быть только два источника физического освобождения площадей, а именно:
- Сокращение места для хранения бумажных документов.
- Сокращение места занятого сотрудниками, которых должно стать меньше после внедрения системы электронного документооборота.
Высвобождение площадей занятых под оперативное хранение документов обычно происходит следующим образом: Все документы переводятся в электронный вид, и работа производится только с электронными образами документов. Это гарантирует, что при параллельной работе с документом нескольких сотрудников, документ не ксерокопируется, а просто открывается на нескольких компьютерах. Меньше ксерокопий – меньше места для хранения документов.
Для решения данной проблемы без сканирования существует несколько способов, применение которых по эффективности не уступает, а во многих случаях превосходит вышеописанный способ, не говоря уже о том, что работа с документов в традиционном бумажном виде намного эффективней чтения отсканированного образа с экрана. Итак, что же можно сделать, для того чтобы сократить площади необходимые для оперативного хранения документов:
- Сократить, временя обработки документов: Чем быстрее обрабатывать документы, тем меньше их лежит на столе у каждого исполнителя. Самый действенный способ сократить время обработки документов – это оптимизация бизнес-процессов. Об этом речь пойдет ниже.
- Установить более жесткие сроки для списания закрытых дел в архив: Во-первых, архивные документы хранятся в более уплотненном виде по сравнению с документами находящимися в работе, а во-вторых, архив может быть вынесен за пределы офиса, в помещения с более дешевой арендной платой.
- Применять инновационные технологий для хранения документов (автоматизированные архивные шкафы и стеллажи).
Высвобождение места за счет сокращения сотрудников тоже не является самым эффективным способом, не говоря уже о том, что внедрение системы электронного документооборота не позволяет ощутимо сократить штат. К тому же, появляются новые обязанности по сканированию документов, администрированию и поддержке автоматизированной системы, которые кто-то должен выполнять. Несмотря на это, всегда можно найти альтернативный вариант, например:
- Выделить отдельную зону для обработки документов (принтеры, ксероксы, брошюраторы).
- Пересмотреть схему рассадки сотрудников.
В ряде случаев данные мероприятия предоставляют существенную экономию офисного пространства.
2. Уменьшение затрат на копирование
Проверенный способ сократить затраты на копирование создание копировального бюро – организационно штатной единицы занимающейся всеми бумажными делами: копирование, сканирование, брошюровка и т.д. Когда этими вопросами занимается выделенные люди, квалифицированные именно в этой области знаний, то у высокооплачиваемых сотрудников организации появляется больше времени на выполнение своих непосредственных обязанностей, а также ограничивается доступ к копировальной технике, что уменьшает шансы ее использования в непроизводственных целях. Тем самым уменьшается расход бумаги, а также, не менее важно, происходит более плотная загрузка копировальной техники и уменьшаются риск ее поломки, так как доступ к ней ограничен.
3. Уменьшение затрат на доставку информации
В случае если организация территориально-распределенная, другого способа существенно сократить затраты на доставку информации, кроме как перевод данной информации в электронный вид на момент не существует (телепортация еще не изобретена). С этим все понятно и таким организациям, скорее всего не удастся эффективно функционировать без системы электронного документооборота.
В остальных же организациях затраты на доставку информации настолько незначительны, что смысла сокращать данные затраты нет. Предать документ (стопку документов) из кабинета в кабинет может как сам сотрудник, так и выделенный внутренний низкооплачиваемый курьер.
Уменьшение трудовых ресурсов: трудовые ресурсы на копирование документов учтены в пункте «Уменьшение затрат на копирование». Трудовые ресурсы на доставку документов (внутренний курьер) незначительны – содержание одного низкооплачиваемого курьера ничего не стоит для крупной организации, поэтому уменьшать такие трудовые ресурсы нет смысла
4. Уменьшение количества безвозвратно потерянных документов
Уменьшение количества потерянных документов, часто декларируется разработчиками СЭД как одно из преимуществ от внедрения системы. На самом деле даже возможность потери документов можно сократить без автоматизации, более того это часто совсем не связанно с автоматизацией вовсе. За свою небольшую карьеру, я присутствовал в нескольких организациях, в которых потеря документа невозможна в принципе, и это результат лишь организационных мероприятий, никак не связанный с автоматизацией.
5. Повышение производительности труда
Я знаю только два способа существенного повышения производительности труда:
- Оптимизация бизнес-процессов
- Автоматизация бизнес процессов
Что касается первого пункта, то он совершенно не связан с автоматизацией. Бизнес процессы любой организации должны быть оптимальны и подробно описаны. Только в этом случае можно приступать к их автоматизации. Причем автоматизация часто всего лишь средство внедрения новых бизнес-процессов и сама по себе не повышает производительность труда. Существенно повысить производительность можно автоматизируя ручные операции, но в части делопроизводства это бывает затруднительно, так как основной труд интеллектуальный, а он как мы знаем, не поддается автоматизации.
Итак, подведем итоги. Показаний к внедрению в организации системы электронного документооборота может быть:
- Необходимость в уменьшении затрат на доставку информации, в случае если предприятие имеет территориально распределенную структуру.
- Необходимость в повышении производительности труда, в случае если бизнес-процессы организации оптимизированы, а информационная система реально сможет существенно сократить ручные операции.
На моей практике проектов, которые соответствовали бы данным диагнозам, было мало, точнее сказать всего два. Причем оба проекта были в территориально-распределенных организациях, и основным эффектом от их внедрения, была возможность сотрудникам удаленных филиалов оперативно обмениваться информацией в электронном виде.
Примеров, когда система электронного документооборота существенно повысила производительность труда, у меня нет. Зато огромное количество примеров, когда после внедрения СЭД производительность труда падала, бывало даже в разы.
В завершение хотел бы сказать, что данная статья отражает мой личный опыт и не претендует на роль последней истины. Внедрять у себя на предприятии СЭД или не внедрять решать Вам. Я лишь хочу сказать, что все затраты должны быть оправданны. Порою проще обойтись дешевыми, или даже, бесплатными аналогами, избежать длительной проектной нагрузки и получить сравнимый результат.
habr.com
Система EDI — электронный документооборот. Описание, инструкция и отзывы
EDI (Electronic Data Interchange) в переводе с английского языка обозначает «электронный обмен данными». Прежде чем появилась эта схема, торговые отношения прошли долгий путь развития. Любая компания, которая решила присоединиться к подобной форме пересылки документации, в состоянии сотрудничать со всеми членами системы. Для такого процесса обязательно требуется монтаж EDI-шлюза на предприятии.
Для чего предназначена такая форма связи?
Система EDI способна производить обмен информацией коммерческого характера (заказов, доставок, денежных переводов и т. д.). Это способствует быстрому сотрудничеству между компаниями в сфере торговых отношений. Electronic Data Interchange относится к инновационным технологиям.
Преимущества EDI
Система заказов EDI обладает рядом преимуществ:
- Все действия осуществляются на автоматическом уровне, без опозданий и ошибок, в отличие от ввода документов вручную.
- Использование автоматизированных процедур увеличивает скорость и точность сбора нужных данных и дает возможность фирмам сфокусироваться на главных проблемах, а не на бумажной волоките.
- Любой ритейлер, поставщик или компания логистики осуществляет всего одно подключение. Таким образом, предоставляется безграничная возможность общения с минимальными затратами со всеми участниками. При этом не принимаются во внимание их учетные системы, оборот документов и квалификация персонала.
- Система EDI может решить спорные ситуации, в которых один партнер утверждает, что заказ был им отправлен, а другой — что не получил его. Такая ситуация встречается часто. В этом случае система фиксирует все операции и в состоянии дать развернутую информацию относительно того или иного действия с документацией. Это способствует быстрому разрешению конфликта.
Что гарантирует подлинность документации?
EDI — система электронного обмена данными. В странах Европы ее программное обеспечение выступает гарантом подлинности всей проходящей через нее документации. Подделки невозможны. Если налоговая служба интересуется деталями определенных отчетов, в том числе показателем НДС, то все данные могут быть извлечены из системного электронного архива. Право проведения операций с документами в электронной, а не в бумажной форме закреплено на законодательном уровне.
Пример расчета эффективности использования EDI
Каков же уровень эффективности EDI системы? Примеры расчета служат наглядным подтверждением.
Легко уточнить, какую численность разных соглашений по обмену надо заключить участвующим в конкретном случае:
- Для шести участников применяется следующий расчет: N = 6 x (6-1)/2 = 15.
- Для 100 сотрудничающих людей применим расчет: N = 100 x (100-1)/2 = 4450.
С возрастанием количества участников рост цифры возрастает экспоненциально.
Численность пользователей равна количеству операций по обмену, каждый партнер действует в соответствии с едиными правилами и производит подключение к общей платформе. При этом способ подсоединения других провайдеров его абсолютно не интересует. EDI провайдер за все отвечает сам благодаря определенной стандартизации сообщений.
Приступим к анализу экономической эффективности. За основу возьмем торговую сеть, отправляющую 4000 заказов в месяц. Обработка заказа вручную происходит за полчаса. Электронная система EDI способна сделать это за пять минут. Если торговая организация имеет несколько тысяч поставщиков, то даже получасовая экономия во времени на каждом партнере дает весомый результат.
Что же думают сами пользователи о таком устройстве, как система EDI? Электронный документооборот отзывы хвалят. Пользователи утверждают, что работа схемы отличается четкостью и бесперебойностью. Без такой системы трудно было бы вести дела в современном мире бизнеса, где каждая минута дорога.
Провайдеры EDI в России
К примеру, коммерческая форма системы в нашей стране возможна благодаря существующему локализованному стандарту обмена информацией на электронном уровне EANCOM. Также функционирует глобальная локальная информационная структура и компании-провайдеры, берущие на себя обеспечение реализации всех проектов по электронному обмену документацией.
В 2004 году комитетом по технологиям ECR-Rus был проведен тендер, в результате которого были выбраны компании, получившие право обеспечения услуг по электронному обмену документами. Комитет намеревается беспрестанно увеличивать численность провайдеров. Основным критерием при выборе служит технологическая мобильность в сервисе EDI, а также цена на предоставляемые услуги для пользователей.
Основной задачей ECR-Rus является применение технологий системы EDI не только в сфере среднего и малого бизнеса.
Комитетом заключается соглашение со всеми поставщиками сервиса, что дает возможность контроля и поддержки основных норм качества, установленных ECR-Rus.
Обязательства провайдеров
Провайдеры EDI систем обязаны представить на аутсорсинг собственную ИТ-структуру и обеспечить пользователю доступ к центру процессинга, который обладает высоким уровнем производительности и надежности. Услуги системы должны быть доступными круглый год и в любое время суток.
В отличие от ИТ-структуры большинства компаний, центр процессинга обеспечен бесперебойным питанием электроэнергией, многоуровневой защитой от взлома, гарантиями сохранности информации при любых неполадках. Время, за которое документ пересылается из одной точки в другую, не должно превышать 10 минут.
Провайдер в ответе за скорость работы сервиса, гарантирует пересылку сообщений и проверку в них ошибок. При этом провайдеры осуществляют связь посредством интернета, а прямые контакты между пользователями обеспечивают при помощи сети с дополнительной функцией (VAN).
Отличие отечественной модели пользования системой от европейской
EDI — система электронного обмена данными. Как работает эта схема в России? Пользование EDI в нашей стране в корне отличается от европейской и американской модели. В этих странах форма появилась в 70-е годы прошлого столетия, а у нас она внедрилась 20 лет спустя. Поэтому провайдерами предлагаются разные системы подключения, которые находятся в зависимости от уровня ИТ в компании, объема пересылаемой документации и коммуникативных средств. Это позволяет каждой компании решить свои проблемы оптимальным путем. Следует провести интеграцию своей учетной системы и стать обладателем веб-интерфейса, который обеспечит обмен документацией с партнерами по бизнесу.
Разнообразные задачи и способы их решения предполагают различные уровни подключения и обслуживания. Провайдеры в нашей стране обслуживают как крупные компании, так и мелких партнеров — поставщиков и клиентов.
На первых порах некоторые фирмы, обладающие крупным товарооборотом, настолько заинтересованы в сотрудничестве с провайдером EDI, что предлагают ему оплату транзакций своих контрагентов за свой счет или же вводят невысокую абонентскую плату за пользование сетью.
Основные требования к сервисным провайдерам
Свои требования заказчик излагает в письменном соглашении. В нем указывается продолжительность функционирования сервиса, поддержки, ответа на клиентский запрос, устранения сбоев. Фиксируются и другие важные моменты.
Как правило, провайдерами предлагаются различные схемы подключения к системе, а также различные тарифы, которые находятся в зависимости от уровня сетевого обслуживания.
Клиентские требования могут быть значительно шире, нежели основные положения, установленные ECR-Rus.
К примеру, для больших компаний нужны гарантии продолжительности обработки и доставки сообщений, которые исчисляются не минутами, а секундами. Предполагается, что одно сообщение будет отсылаться не более чем за 10—20 сек.
Основные требования к услугам провайдеров включают:
- поддержку всех видов передачи;
- низкую общую стоимость владения;
- безопасность при соединении;
- функциональную совместимость с партнерами;
- простоту инсталляции и настройки;
- аудит пересылки документов посредством сети;
- перевод документа из одного формата в другой;
- быстрое подключение клиентских партнеров по бизнесу;
- локализацию и разработку программного обеспечения EDI;
- консалтинговые услуги, обучение и разработку решений в системе;
- техническую поддержку пользователей.
Степень риска при пользовании системой
Даже при наличии надежного поставщика услуг в сфере EDI, возможны некоторые внутренние изменения. К примеру, многие российские компании используют внутренние коды, не прибегая к употреблению GLN-кода.
Перед началом пользования EDI нужно получить эти коды и ввести их в систему. Риск внедрения EDI зависит от уровня ИТ. При лоскутной автоматизации угроза будет исходить от отсутствия нормальной системы учета.
Риски ритейлеров крупных компаний связаны с плохой развитостью рынка EDI. Тормозом развития служит законодательство, несмотря на то что был принят закон об электронной подписи. Компании, занимающиеся бизнесом в России, обязаны архивировать все документы, оформленные на бумаге. Партнеры из регионов опасаются электронной формы ведения дел и отказываются от нее, не подчиняясь ритейлеру.
Стоимость EDI
Что касается стоимости, то система EDI не может быть для пользователей дорогой, так как призвана оптимизировать затраты на логистику. Однако для мелких компаний и такая технология может показаться неподъемной, если они не привыкли к сотрудничеству с ИТ, их бизнес не отличается отлаженностью. Вряд ли такие фирмы получат денежную выгоду при применении электронной системы обмена документацией.
Что включено в инфраструктуру?
Инфраструктура включает dial-up, кабельные линии, сети. Интернет при развитии электронной сферы предлагал множество сетей открытого типа (BITNET, др.) и внутрикорпоративные специализированные сети (EDI-Express General Electric, IBM Information Exchange Network). Большое распространение получили сети Backbone, которые отличались высотой скорости.
Схема передачи
Транспортировка осуществляется посредством e-mail, соединения Telnet и HTTP. Остальными распространенными протоколами являются SMTP, POP3 (ISP), IMAP, HTML.
Система электронного документооборота EDI может обеспечить транзакции и без использования общепринятых протоколов. В европейских странах прямыми средствами соединения стали VPN (Virtual Private Network), FTP (File Transfer Protocol) и EDIINT (EDI over the Internet), а также сети с дополнительными услугами VANs (Value-added Networks).
Также созданы два стандарта: AS1, позволяющий передавать EDI-документы через протокол SMTP (e-mail), стандарт AS2, служащий для передачи через HTTP.
Основные принципы применения системы EDI в Интернете посредством стандартов AS1 и AS2:
- скрытость информации от посторонних лиц — возможность ознакомления с документами только отправителем и получателем;
- обеспечение аутентификации — удостоверение подлинности посредством проверки электронной подписи;
- достоверность документа — невозможность изменения его содержания без участия получателя;
- надежное оповещение — невозможность отказа от полученного сообщения.
Основы XML
Быстрое развитие интернета вовлекало в сеть все большее число пользователей. Требования к обмену документацией посредством Интернета возросли. Протокол HTML перестал удовлетворять запросы многих участников.
Как же было проведено реформирование системы? XML EDI был утвержден в начале 1998 года международной организацией W3C в качестве новой спецификации.
XML (Extensible Markup Language) стал основой для создания новых языков. Появилось и множество Web-серверов, использующих технологию XML для организации хранящейся на них информации.
Посредством XML можно дать описание целому классу объектов данных, которые получили название документов, ориентированных на конкретную предметную область. Система дает возможность определить, допустимо ли набирать тэги и их атрибуты.
XML дал возможность привлечь на электронный рынок клиентов среднего и малого бизнеса. Существующие в современном мире системы EDI стоят дорого (от 10 000 до 100 000 тыс долларов). Многим мелким компаниям они просто не по карману.
Представление и стандарты
Этот уровень подразумевает определение структуры данных посредством синтаксиса и семантики. Важный вопрос — создание стандартов при структуризации данных при помощи широко известных стандартов ANSI X.12, используемых в США, UNECE EDIFACT, применяемых в странах Европы и Азии.
fb.ru
понимать, употреблять и не путаться. Synerdocs
Сначала внутренний, потом — внешний
Документооборот в организации можно разделить на две большие группы: внутренний и внешний. Для обмена внутри организации, как правило, используют СЭД, электронный документооборот с контрагентами ведется посредством операторов ЭДО, а для взаимодействия с государственными контролирующими органами (ФНС, ПФР и др.) используются специальные сервисы отчетности.
Бумага или цифра — это лишь форма представления информации. Любой вид документооборота можно автоматизировать. При переходе от одной формы к другой, главное, понимать, что этот процесс пошаговый. Как показывает практика, отказаться от бумаги, в первую очередь, стоит во внутренних процессах. Дальше переход на ЭДО — электронный документооборот с контрагентами — будет протекать легче.
Для автоматизации внутренних процессов разработчики программных продуктов предлагают системы, которые обеспечивают управление электронным документооборотом, такие как СЭД. Уже после автоматизации внутреннего документооборота будет проще перейти на межкорпоративный документооборот (в профессиональной среде термин сокращают до аббревиатуры МКДО). Технические средства, программное обеспечение, а главное законодательство РФ позволяют это сделать.
Не стоит путать межкорпоративный электронный документооборот с межведомственным, который обозначается аббревиатурой МЭДО. Последний представляет собой взаимодействие федеральных информационных систем ЭДО, участниками которого являются представители государственного сектора: Правительство РФ, Администрация Президента России и федеральные органы государственной власти РФ. Автоматизированный обмен документами ведется в защищенном режиме. Цель МЭДО — повысить эффективность управления электронным документооборотом со стороны государственных органов власти.
Что касается МКДО, он предполагает обмен счетами-фактурами, первичными бухгалтерскими документами, договорами, актами, накладными и прочими документами с обеспечением их юридической значимости. Переход на ЭДО — электронный документооборот с контрагентами — означает автоматизацию обмена с использованием специальных сервисов, которые предлагают операторы ЭДО СФ. Например, с помощью сервиса Synerdocs компании могут легко организовать коммерческий электронный документооборот друг с другом. В связи с тем, что сам термин «межкорпоративный электронный документооборот» достаточно сложен для восприятия, его часто сокращают до ЭДО. При этом особое внимание уделяется контексту, в котором используется данное сокращение.
Автоматизация внешнего обмена с государственными учреждениями происходит с использованием систем сдачи отчетности.
www.synerdocs.ru
Как работать с электронным документом с использованием обработки «Текущие дела ЭДО»?
Удобная обработка «Текущие дела ЭДО» создана для упрощения работы с электронными документами в ПО «1С: Предприятие». Прочитайте статью, и вы узнаете, как оптимизировать время работы с электронными документами, используя обработку «Текущие дела ЭДО».
Примечание: в инструкции разбирается пример работы в конфигурации «Бухгалтерия предприятия (базовая)», редакция 3.0.
Чтобы открыть обработку «Текущие дела ЭДО», зайдите в меню «Покупки».
В открывшемся окне в разделе «Сервис» выберите пункт «Текущие дела ЭДО».
Рис. 1
Для запуска обработки в разделе «Продажи», зайдите в соответствующее меню и выберите пункт «Текущие дела ЭДО».
Рис. 2
Если Вы все сделали правильно, на экране появится окно «Текущие дела ЭДО».
Рис. 3
Структурные элементы окна «Текущие дела ЭДО»
«Древо» задач
В правом верхнем углу расположен раздел с «древом» задач.
Рис. 4
Разберем все задачи в разделе по порядку:
- «Создать» — отображение реализации (документа учетной системы) для формирования электронных документов. Реализации создаются только по контрагентам, с которыми заключены электронные соглашения (статус «Присоединен»).
- «Обработать» — работа с документами для их подписания, как со стороны покупателя, так и со стороны поставщика.
- «Утвердить» — документы на утверждение.
Например, электронный документ формируется менеджером, затем его корректность утверждает его руководитель. - «Подписать» — документы на подписание.
Например, электронный документ сформирован и утвержден сотрудником, у которого нет права подписи, в таком случае руководитель подписывает уже утвержденные документы. - «Исправить» — отклоненные документы.
В случае если контрагент отклонит принятие данного документа, Вы будете уведомлены об этом в данном пункте. - «Аннулировать» — документы на аннулирование.
Например, покупатель посылает Вам заявку на аннулирование конкретного документа, Вы соглашаетесь или отказываете в аннулировании (если ранее документы были подписаны с двух сторон).
- «Отправить» — документы на отправку. Данная задача актуальна в тех организациях, где отправку документов проводит другой сотрудник, а не подписавший документ.
- «Распаковать» — документы для распаковки. Во вкладке находятся документы с ошибками, которые мешают ПО «1С: Предприятие» автоматически распаковать электронный пакет. Например, в процессе работы у контрагента произошла смена юр. адреса и КПП. В. В данном случае отправленный документ попадет во вкладку «Распаковать», поскольку в информационной базе Вашего ПО «1С: Предприятие» КПП остался не измененным. Чтобы распаковать документ, прежде всего, исправьте КПП в карточке контрагента.
- «На контроле» — документы, отправленные контрагентам, с незавершенным документооборотом. Например, Вы отправили документы контрагенту, но он их не утвердил / не подписал. Данная задача помогает отслеживать контрагентов, которые не подписали документы.
- «Разобрать» — функционал полностью соответствует задаче «Распаковать». В ближайшем будущем, вкладка «Разобрать» будет удалена.
- «Приглашения» — задача для работы с электронными соглашениями. Пункт включает в себя следующие подзадачи:
- «Требуется пригласить» — созданные, но не отправленные контрагентам соглашения.
Например, сотрудник, который не имеет полномочий на отправку приглашений, может создать приглашение. Затем сотрудник с полномочиями производит отправку приглашения данному контрагенту. - «Ждем согласия» — отправленные приглашения, но не принятые контрагентами.
- «Требуется согласие» — входящие приглашения, но не принятые Вами.
Например, контрагенты, с которыми Вы ранее не обменивались электронными документами, заинтересованы в настройке обмена электронного документооборота с Вашим предприятием. В таком случае они посылают приглашения в Вашу сторону, они будут автоматически попадать во вкладку «Требуется согласие». Вы можете принимать их или отклонять.
Быстрые отборы
В левом нижнем углу окна «Текущие дела ЭДО» расположен раздел с быстрыми отборами, для фильтрации списков документов / приглашений. Разберем данный раздел подробнее.
Рис. 5
Фильтрация документов производится по критериям:
- «Организация» — отобрать документы по конкретной организации, выбранной из справочника.
- «Контрагент» — отобрать документы по конкретному контрагенту из справочника.
- «Дата с» — отобрать документы по дате. Например, отправленные документ начиная с: 01.01.2015
- «Дата по» — отобрать документы по дате. Например, отправленные документы до 21.10.2015 включительно.
- «Сумма с» — отобрать документы по сумме. Например, отправленные документы начиная с суммы: 20 000, 00р.
- «Сумма по» — отобрать документы по сумме. Например, отправленные документы по сумме до: 300 000, 00р.
- «Вид документа» — отобрать по типу документа. Например, ТОРГ-12, Акт, Накладная и т.д.
- «Направление» — отобрать по направлению. Например, входящий, исходящий.
- «Доп. информация» — отобрать по дополнительной информации. Например, Вы отправили электронный документ, указав какой-либо комментарий (сопроводительную записку), по тексту из этой записки Вы можете найти документ.
- «Ответственный» — отобрать по ответственному сотруднику. Например, отправленные документы по ответственному сотруднику, за который закреплена реализация в учетной системе.
Списки документов / приглашений / реализаций
Правая часть окна «Текущие дела ЭДО» содержит в себе списки электронных документов / приглашений / реализаций, с которыми Вы можете работать.asp-edo.ru