Регистры бухгалтерского учета и первичные учетные документы – Первичные документы бухгалтерского учета — перечень

§ 2. Первичные учетные документы и учетные регистры

Первичные учетные документы. Требования к их составлению. Первичный учетный документ — это документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции, составленный в момент ее проведения или непосредственно после ее окончания и предназначенный для отражения результата хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. Первичные учетные документы являются основой отражения в бухгалтерском учете информации о совершении хозяйственных операций. К первичным учетным документам относятся: приходные и расходные кассовые ордера, приходный ордер, акт о приемке материалов, лимитно-заборная карта, накладная на внутреннее перемещение материалов, авансовый отчет, товарная и товарно-транспортная накладные и др.

Применение субъектами хозяйствования Республики Беларусь первичных учетных документов регулируется Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности». Согласно статье 9 Закона первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по типовым формам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь, и формам, утвержденным республиканскими органами государственного управления, подчиненными Совету Министров Республики Беларусь, которые осуществляют методическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики.

Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» субъектам хозяйствования дано право самостоятельно разрабатывать собственные формы первичных учетных документов, содержащие следующие обязательные реквизиты:

— наименование, номер документа, дату и место его составления;

— содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

— должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

Постановлением от 08.12.2003 N 168 «Об утверждении типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов и Инструкции о порядке заполнения бланков типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов» Министерство финансов Республики Беларусь утвердило типовые унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов и Инструкцию о порядке заполнения бланков типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов. Инструкцией определен порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации субъектами хозяйствования и порядок внесения изменений и дополнений, учитывающих специфику организации производства, в типовые унифицированные формы. Если специфика вида хозяйственной деятельности требует применения типовых унифицированных форм первичной учетной документации с дополнительными реквизитами, не содержащимися в данных формах, то организация вправе внести их, оформив соответствующий организационно-распорядительный документ (приказ, распоряжение и т.п.).

Разработка и утверждение унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий для соответствующих видов деятельности и отраслей экономики возложены на республиканские органы государственного управления (кроме Министерства обороны и иных органов государственного управления, имеющих воинские формирования, воинские части, и организаций, финансируемых из бюджета).

Республиканские органы государственного управления обязаны согласовывать унифицированные формы первичной учетной документации с Министерством финансов Республики Беларусь.

Объединения (учреждения), подчиненные Совету Министров Республики Беларусь (например, концерны), разрабатывают унифицированные формы первичной учетной документации для соответствующих видов деятельности и отраслей экономики и представляют их для утверждения в Министерство финансов Республики Беларусь. Этими формами вправе пользоваться все субъекты хозяйствования Республики Беларусь, занимающиеся производственной деятельностью в данных сферах, независимо от подчиненности и формы собственности.

Среди типовых и унифицированных документов есть обязательные для применения без каких-либо изменений и дополнений, например приходные и расходные кассовые ордера, товарные и товарно-транспортные накладные, квитанции на прием наличных денег от населения и организаций и др. В большинство же унифицированных форм первичной учетной документации могут включаться дополнительные реквизиты, связанные с характером хозяйственных операций и системой обработки данных. Однако при этом все реквизиты типовых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденные Приказом Министра финансов Республики Беларусь или согласованные с Министерством финансов Республики Беларусь, остаются без изменения (включая коды форм, наименования документов). Удаление отдельных реквизитов из типовых унифицированных форм не допускается.

Организации, использующие в своей деятельности самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы, обязаны привести эти формы в учетной политике. Формы первичной учетной документации могут быть представлены отдельным приложением к учетной политике в виде рабочих альбомов форм первичной учетной документации.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции, связанные с выплатой денежных средств, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными на это лицами. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации.

Копии списков должностных лиц, которым предоставлено право подписи конкретных первичных учетных документов, с образцами их подписей должны быть переданы в бухгалтерию, материально ответственным лицам, производящим выдачу материальных ценностей по документам. Подписи в документах должны быть разборчивыми. Ответственность за достоверность содержащихся в первичных учетных документах данных несут лица, составившие и подписавшие документ.

На бухгалтера возлагается особая ответственность за контроль правильности оформления первичного учетного документа в соответствии с установленными требованиями. Прежде всего бухгалтер производит проверку по форме, в процессе которой устанавливает необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и подлинность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Затем осуществляется арифметическая проверка, определяющая правильность подсчетов в документе. После этого документы проверяют по существу, устанавливают целесообразность хозяйственных операций. Отсутствие, несвоевременное оформление или принятие к учету неправильно заполненных первичных документов могут привести к искажениям показателей бухгалтерской отчетности и налоговых расчетов.

В первичных учетных документах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. Исправления в первичных учетных документах осуществляются путем зачеркивания неправильных записей и надписи сверху правильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

К учету первичные учетные документы принимаются в оригинале. Лишь в порядке исключения возможно применение копий, например при восстановлении учета вследствие пропажи или потери документов при чрезвычайных ситуациях, а также в случаях, специально оговоренных в инструкциях. В качестве примера можно привести Положение о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденное Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14.04.2000 N 55 (с изменениями и дополнениями), согласно которому возмещение расходов на получение виз и загранпаспортов может производиться по копиям платежных документов.

Первичная учетная документация должна обеспечивать возможность составления бухгалтерской, статистической или другой отчетности, предусмотренной законодательством Республики Беларусь и необходимой для управления организацией.

Документооборот и хранение документов. Под документооборотом понимается путь, который проходят документы с момента выписки и до сдачи на хранение в архив. Первичные документы выписывают, как правило, работники отделов служб, цехов и других подразделений предприятия. В бухгалтерии лишь некоторые из них визируются до совершения хозяйственной операции. В основном же документы поступают в бухгалтерию после совершения хозяйственной операции, где они проверяются и при отсутствии нарушений записываются в соответствующие бухгалтерские регистры с составлением проводок.

В бухгалтерии до составления месячной (квартальной) отчетности документы хранятся у исполнителей в столах, шкафах, сейфах и других местах, недоступных для посторонних. После составления отчетности документы сдаются в архив бухгалтерии. Это отдельная, закрывающаяся на ключ, комната, оборудованная полками для хранения документов. Ключ от комнаты находится у главного бухгалтера или работника бухгалтерии, которому поручено вести архив. Перед сдачей в архив бухгалтерии документы группируются и оформляются в дела. Документы, связанные с учетом денежных средств и материальных ценностей, обязательно переплетаются, другие виды документов могут храниться непереплетенными, но подшитыми в пачки.

Сроки хранения документов установлены законодательно. По разным видам документов они различны. После истечения установленного срока хранения документы могут быть уничтожены. Решение об уничтожении документов принимает руководитель организации на основании акта о выделении к уничтожению документальных материалов, составленного экспертной комиссией. Процедура уничтожения документации установлена законом. Умышленное или неосознанное уничтожение документации ведет к серьезным экономическим последствиям для организации и уголовной ответственности виновных лиц. При ликвидации организации документы, подлежащие длительному хранению, сдаются в государственный архив.

Ответственность за создание необходимых условий для правильного хранения и сохранность документов несет руководитель организации.

Учетные регистры. Учетными регистрами называются различные формы (таблицы), предназначенные для ведения учетных записей.

Учетные регистры классифицируются по нескольким признакам. По характеру бухгалтерских записей регистры подразделяются на регистры хронологической, систематической и комбинированной записи. В регистрах хронологического учета записи производятся в порядке совершения хозяйственных операций. Примером регистра хронологической записи является журнал хозяйственных операций. В систематических регистрах бухгалтерские записи группируются (систематизируются) по какому-либо однородному признаку. Характерной особенностью таких регистров является то, что в системном учете они отражаются не ежедневно, а по окончании определенного промежутка времени, например месяца. Примерами регистров систематической записи являются Главная книга, лимитно-заборная карта на материалы. Комбинированные регистры сочетают в себе элементы хронологических и систематических регистров. Примером регистров комбинированной записи являются журналы-ордера, группировочные и накопительные ведомости.

По внешнему виду регистры делятся на книги, карточки, ведомости. В форме книг, например, ведутся Главная и кассовая книги. Особенностью книг как регистров бухгалтерского учета является то, что листы в книгах, как правило, пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью. На карточках ведется учет объектов основных средств, материалов и некоторых других активов. В ведомостях оформляются начисление заработной платы, расчет амортизации и др.

По порядку ведения записей учетные регистры классифицируются на регистры, ведущиеся ручным и машинным способом. При ведении регистров на машинных носителях должна быть предусмотрена возможность вывода информации на бумажные носители.

Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются предприятиями самостоятельно с соблюдением общих методических принципов бухгалтерского учета. Регистр бухгалтерского учета должен содержать название, период (начало и окончание) регистрации хозяйственных операций, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за его ведение.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие учетные регистры. Допущенные ошибки при заполнении учетных регистров в отчетном году исправляются тремя способами: корректурным, способом «красное сторно» и способом дополнительных проводок.

При корректурном способе неправильные сведения зачеркиваются тонкой чертой, чтобы было видно зачеркнутое, а сверху над зачеркнутым пишут правильные сведения. На поле регистра (обычно справа) напротив строки с исправлением ставится подпись лица, внесшего исправление в реестр, указывается его фамилия.

Способом «красное сторно» исправляются отраженные в регистрах суммы, где неверно указана корреспонденция счетов. Для этого повторно красными чернилами пишется эта же проводка. При подсчете итогов суммы, указанные красными чернилами, вычитаются. После этого в регистре обычными чернилами отражается правильная проводка.

Способ дополнительных проводок используют, если проводка в учетный регистр записана верно, но сумма по ней занижена. В этом случае на сумму занижения составляется и отражается в регистре дополнительная бухгалтерская проводка обычными чернилами.

Исправления в учетных данных вносятся в месяце, когда была обнаружена ошибка, независимо от того, в каком периоде она допущена.

Формы бухгалтерского учета. Обработка данных первичного учета и получение сводной бухгалтерской информации ведется с использованием форм бухгалтерского учета. Под формой бухгалтерского учета понимают перечень учетных регистров синтетического и аналитического учета, последовательность и способ внесения информации в них.

В настоящее время на практике применяются четыре формы ведения бухгалтерского учета: упрощенная, мемориально-ордерная, журнально-ордерная, автоматизированная.

Упрощенная форма бухгалтерского учета рекомендована для применения на малых предприятиях различных форм собственности. На каждый первичный документ составляется бухгалтерская запись, которая отражается в учетном регистре — книге учета хозяйственных операций. На основе итогов записей по данным книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам и бухгалтерский баланс.

Аналитический учет ведется в книгах и на карточках. Итоги регистров аналитического учета переносят в оборотные ведомости аналитического учета. Итоги оборотных ведомостей при сверке за месяц должны соответствовать оборотам того синтетического счета, к которому были открыты аналитические счета.

Схема регистрации данных бухгалтерского

учета по упрощенной форме

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ │

└────┬──────────────────────┬─────────────────────────────────┘

│ │

\/ \/

┌────────────────────┐ ┌──────────────────────┐ ┌──────────────┐

│ Карточки │ │ Книга учета │<───┤Кассовая книга│

│аналитического учета│ │хозяйственных операций│ └──────────────┘

└──────────┬─────────┘ └──────────┬───────────┘

│ │

\/ \/

┌────────────────────────┐ ┌───────────────────────┐

│ Оборотные ведомости │ │ Оборотная ведомость │

│по аналитическим счетам │ │по синтетическим счетам│

└──────────┬─────────────┘ └─────┬─────────────────┘

│ │

\/ \/

┌───────────────────────────────────────────┐

│ БУХГАЛТЕРСКИЙ БАЛАНС │

│ и другие формы отчетности │

└───────────────────────────────────────────┘

При мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета первичный учетный документ записывается в учетный регистр — мемориальный ордер. В мемориальном ордере составляется бухгалтерская запись по данной хозяйственной операции. Все мемориальные ордера регистрируются в хронологическом порядке в регистрационном журнале, что обеспечивает сохранность документов и полноту отражения информации на синтетических счетах. В дальнейшем данные мемориальных ордеров записывают на синтетических счетах Главной книги. Для каждого синтетического счета в Главной книге отводится один развернутый лист, разделенный на дебетовую и кредитовую части. На основании итогов записей Главной книги ежемесячно составляют оборотную ведомость.

Параллельно с синтетическим ведется аналитический учет на карточках (книгах). По окончании месяца по итоговым данным аналитических счетов составляют оборотные ведомости по аналитическим счетам, итоги которых сверяют с оборотами соответствующего синтетического счета.

Схема регистрации данных бухгалтерского учета

по мемориально-ордерной форме

┌────────────────────────────────────────────────────┐

│ ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ │

└──┬────────────────────────┬──────────────────────┬─┘

│ │ │

\/ \/ \/

┌────────────────────┐ ┌────────────────────┐ ┌────────────────────┐

│ Группировочные │ │ Мемориальные │ │ │

│ и накопительные │ │ ордера │ │ Кассовая книга │

│ ведомости │ │ │ │ │

└────────────────────┘ └─────────┬──────────┘ └────────────────────┘

│

┌─────────────────────────┼─────────────────────────┐

│ │ │

\/ \/ \/

┌────────────────────┐ ┌────────────────────┐ ┌────────────────────┐

│ │ │ Журнал регистрации │ │ Карточки (книги) │

│ Главная книга ├─┐ │ мемориальных │ │аналитического учета│

│ │ │ │ ордеров │ │ │

└──────────┬─────────┘ │ └────────────────────┘ └─────────┬──────────┘

│ │ │

\/ │ \/

┌────────────────────┐ │ ┌────────────────────┐

│Оборотная ведомость │ │ │ Оборотные ведомости│

│ по синтетическим │ │ │ по аналитическим │

│ счетам │ │ │ счетам │

└──────────┬─────────┘ │ └────────────────────┘

│ │

\/ \/

┌─────────────────────────────────────────────────────┐

│ БУХГАЛТЕРСКИЙ БАЛАНС и другие формы отчетности │

└─────────────────────────────────────────────────────┘

Как следует из названия, основными регистрами журнально-ордерной формы учета являются журналы-ордера. Кроме них, для отражения в учете хозяйственных операций используются вспомогательные ведомости, разработочные таблицы, листки-расшифровки.

При журнально-ордерной форме учета данные первичных учетных документов записываются в соответствующие журналы-ордера. Каждый журнал-ордер ведется по кредитовому признаку и предназначается для учета строго определенных операций, иными словами, кредитовые обороты любого счета в разрезе корреспондирующих счетов отражаются в одном журнале-ордере. Так, журнал-ордер N 1 и ведомость к нему предназначены для учета кассовых операций, журнал-ордер N 2 и ведомость к нему — для учета операций по расчетному счету, журнал-ордер N 3 — для учета расчетов по прочим счетам в банке и финансовым вложениям и т.д.

Если количество однотипных первичных документов велико, то сведения, указанные в них, сначала отражают в разработочных таблицах и вспомогательных ведомостях. Затем итоги указанных таблиц и ведомостей переносят в журналы-ордера. Итоги за месяц по каждому журналу-ордеру переносят в Главную книгу, открываемую на год. Для каждого синтетического счета в Главной книге отводится один развернутый лист, куда заносят суммы дебетовых и кредитовых оборотов и остаток на начало и конец месяца. Поскольку в журналы-ордера кредитовые обороты по счетам записывают в разрезе корреспондирующих счетов, в Главной книге кредитовый оборот по соответствующему счету отражают только итоговой суммой. Дебетовые обороты соответствующего счета в Главную книгу записывают в разрезе корреспондирующих счетов. На основании данных Главной книги составляют оборотно-сальдовую ведомость и бухгалтерский баланс.

Аналитический учет ведется в карточках (книгах). В некоторых журналах-ордерах (например, журналы-ордера N 6, 7) синтетический и аналитический учет совмещены.

Недостаток журнально-ордерной формы учета заключается в том, что каждый журнал-ордер, вспомогательная ведомость, разработочная таблица имеют свою методику ведения, требуют значительного времени для изучения и освоения.

Схема регистрации данных бухгалтерского

учета по журнально-ордерной форме

┌──────────────────────────────────────────────┐

│ ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ │

└──┬───────────────────┬─────────────────────┬─┘

│ │ │

\/ \/ \/

┌────────────────────┐ ┌─────────────────────┐ ┌────────────────────┐

│ │ │ │ │ Накопительные │

│ Карточки (книги) │ │ Журналы-ордера │ │ и группировочные │

│аналитического учета│ │ │ <──┤ ведомости, │

│ │ │ │ │ кассовая книга │

└────────────────┬───┘ └──────────┬──────────┘ └─────┬──────────────┘

│ │ │

\/ \/ \/

┌────────────────────┐ ┌─────────────────────┐ ┌────────────────────┐

│Оборотные ведомости │ │ │ │ Оборотная ведомость│

│ по аналитическим │ │ Главная книга ├───>│ по синтетическим │

│ счетам │ │ │ │ счетам │

└────────────────┬───┘ └──────────┬──────────┘ └─────┬──────────────┘

│ │ │

\/ \/ \/

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐

│ БУХГАЛТЕРСКИЙ БАЛАНС и другие формы отчетности │

└─────────────────────────────────────────────────────────┘

Автоматизированная форма бухгалтерского учета находится на стадии развития и совершенствования. На данном этапе схема регистрации данных выглядит следующим образом: сведения о совершенных хозяйственных операциях из первичных документов в последовательности, определенной компьютерной программой, вносятся в оперативную память машины, которая обрабатывает полученную информацию с помощью программного обеспечения и формирует регистры синтетического и аналитического учета, сводные регистры в виде Главной книги и бухгалтерской отчетности установленной формы, осуществляет автоматизированный контроль за ведением бухгалтерского учета.

Схема регистрации данных бухгалтерского

учета по автоматизированной форме

┌─────────────┐ ┌─────────────┐ ┌─────────────┐

│ Программное │ │ Первичные │ │ Нормативно- │

│ обеспечение ├─────────>│ документы │<─────────┤ справочная │

│ │ │ │ │ информация │

└─────────────┘ └──────┬──────┘ └─────────────┘

│

\/

┌─────────────┐

│ Ввод данных │

│ в ЭВМ │

└──────┬──────┘

│

\/

┌─────────────┐

│ Обработка │

│ полученной │

│ информации │

└──────┬──────┘

┌────────────────────────┼────────────────────────┐

│ │ │

\/ \/ \/

┌─────────────┐ ┌─────────────┐ ┌─────────────┐

│ Отчетность │ │ Регистры │ │ Документация│

└─────────────┘ └─────────────┘ └─────────────┘

studfiles.net

Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета

Документ в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство, в связи с этим любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт ее свершения и делает бухгалтерскую запись юридически законной. Благодаря документу точно известно место, время, объект учета и ответственные лица. Документом в учете подтверждается законность и обоснованность всœех текущих учетных записей.

• первичные документы;
• учетные регистры;
• отчетные документы.

Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственной операции и регистрация их в документах. Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Документы принимаются к учету, в случае если они правильно оформлены и содержат обязательные реквизиты. Реквизитами принято называть совокупность признаков и показателœей, содержащихся в документе, таковыми являются:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;
• личные подписи указанных лиц с расшифровкой.

Все первичные документы имеют унифицированные, ᴛ.ᴇ. типовые формы. К основным первичным документам относятся:

· документы, оформляющие прием и выдачу денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера),

· документы по перечислению денежных средств с расчетного счета (платежные поручения),

· документы по поступлению и отпуску материалов (доверенности, требования, акты о приемке, накладные) и т.д.,

Документы подразделяются также на внутренние, которые используются непосредственно на предприятии, и внешние, поступающие от других физических и юридических лиц.

Бухгалтерские проводки, составленные в соответствии с первичными документами, затем переносятся и группируются в учетных регистрах. Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, регистры несут вторичную информацию, источником которой были документы. Под учетными регистрами подразумеваются носители упорядоченной информации, в которых систематизируются признаки и показатели хозяйственных операций. Учётные регистры различаются по внешнему виду, способу ведения учета и содержанию.

По внешнему видуучетные регистры подразделяются на книги, карточки и свободные листы. Первыми учетными регистрами можно назвать амбарные книги, которые вели купцы для учета своих товаров. С увеличением числа хозяйственных операций стали применять книги других форм: по учету прихода и расхода материалов, денежных средств и т. п. Позднее, для того чтобы разделить труд между работниками, которые ведут учет, вместо книг стали применять карточки и свободные листы. Карточки предназначены, как правило, для организации учета различных объектов аналитического учета͵ к примеру, инвентарные карточки для учета базовых средств, карточки учета материалов на складе. Свободные листы представляют из себяучетные регистры большого формата͵ они содержат большее количество сведений по сравнению с карточками. К свободным листам относятся ведомости, журналы-ордера и т.д.

По способу ведения учета регистры подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные. В хронологических регистрах операции записываются в последовательности, их совершения, к таким регистрам относятся регистрационные журналы. В систематических регистрах операции дополнительно группируются по экономическому содержанию, к примеру, кассовая книга, карточки учета материалов и т.д.

По содержанию регистры подразделяются на регистры синтетического, аналитического учета и комбинированные, в которых ведется одновременно синтетический и аналитический учет. К синтетическим регистрам относятся, к примеру, журналы-ордера, к регистрам аналитического учета — платежные ведомости, лицевые счета работников и т.д.

Учётные регистры (или регистры бухгалтерского учета) — ϶ᴛᴏ таблицы специальной формы (книги, журналы, карточки, ведомости и пр.). Регистры классифицируются по разным признакам: по характеру записей; по объёму содержания; по форме построения; по внешнему виду, по способу заполнения.

На вопрос, что является результатом работы бухгалтера, можно ответить одним словом — отчетность. Отчетные документы составляются в конце каждого квартала по данным учетных регистров. Отчетность — это набор форм и показателœей, а также пояснительных материалов к ним, отражающих результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Под документооборотомв бухгалтерском учете понимают порядок и путь прохождения документов по всœем инстанциям с момента их составления до сдачи в архив.

Движение первичных документовв бухучёте регламентируется графиком документооборота͵ который составляется бухгалтером и утверждается руководителœем предприятия. В графике документооборота устанавливается назначение первичных документов, порядок их оформления и сроки сдачи в архив. График документооборота должна быть оформлен в виде схемы, графика или перечня работ, с указанием исполнителœей и сроков движения документов. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота͵ в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, и сроки предоставления этих документов. Контроль за выполнением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

Все первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат передаче в архив. До передачи документов в архив они хранятся в бухгалтерии в специальных шкафах или сейфах. Установлены определœенные правила и сроки хранения документов в архиве. К примеру, первичные и учетные документы хранятся в течение 5 лет, инвентаризационная документация, акты проведения ревизии — 3 года, бухгалтерские отчеты и балансы, квартальные балансы — 3 года, годовые — 10 лет, лицевые счета рабочих и служащих — 75 лет и т.д.

referatwork.ru

Учетные регистры бухгалтерского учета. Первичные документы и регистры бухгалтерского учета :: BusinessMan.ru

Непосредственно после поступления в бухгалтерию вся первичная документация проходит проверку. Специалисты определяют полноту и правильность оформления бумаг, достоверность реквизитов. Кроме этого, осуществляется проверка по содержанию. Она предполагает контроль правомерности зафиксированных хозяйственных операций, логической взаимосвязи между конкретными показателями. После этого данные вносятся в первичные регистры бухгалтерского учета. Рассмотрим их подробнее.

Общие сведения

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета используются для фиксации и обобщения информации о хозяйственных операциях. Они представлены в виде утвержденных унифицированных бланков. Регистры и формы бухгалтерского учета содержат сведения, которые отражаются на счетах отчетности. Таблицы создаются в соответствии с принципом экономической группировки информации об имуществе компании и источниках его возникновения.

Классификация

Документы и регистры бухгалтерского учета можно подразделить на несколько категорий:

1. По назначению.
2. По способу обобщения данных.
3. По внешнему виду.

Но и это не все. В зависимости от назначения различают документы и регистры бухгалтерского учета:

1. Хронологические.
2. Комбинированные.
3. Систематические.

В хронологические учетные регистры бухгалтерского учета записи вносятся по ходу совершения операций. При этом дополнительная систематизация не используется. В систематических таблицах сведения фиксируются по принципу счетов. При заполнении нужно следить, чтобы информация этих двух регистров дополняла друг друга. При этом сумма оборотов одной таблицы должна совпадать с показателями другой. Если регистры бухгалтерского учета содержат записи сразу обоих видов — хронологическую и систематическую, то их именуют комбинированными. Классическим примером может выступать «Журнал — главная».

Способ обобщения

По этому критерию регистры бухгалтерского учета подразделяют на дифференцированные и интегрированные. Рассмотрение последних осуществляется индуктивно. Это значит, что информация обобщается от первичной документации до отчетности. Дедуктивный метод рассмотрения сведений характерен, соответственно, для дифференцированных таблиц.

Внешний вид

По этому признаку регистры бухгалтерского учета подразделяются на карточки, книги, свободные листы. Таблицы могут находиться и на цифровых носителях. Книги представлены в виде документа, разграфленного специфическим способом. Их прошнуровывают и переплетают. Такие регистры бухгалтерского учета в обязательном порядке подписываются старшим специалистом. Карточка представляет собой бланк, который оформлен в виде таблицы. Промежуточным регистром между указанными видами документов выступает свободный лист. Этот бланк представлен в виде таблицы, которую брошюруют. В отличие от карточки, свободные листы печатаются на большем формате. Они хранятся в папках. По свободным листам и карточкам на предприятии ведутся реестры. Их задача состоит в обеспечении контроля над отчетными документами. Это исключает вероятность подмены бумаг. Если же какой-то документ будет утерян, то по реестру можно установить, какой именно.

Карточки

Эти регистры бухгалтерского учета могут иметь разный внешний вид. Наиболее популярными считаются:

1. Инвентарные.
2. Контокоррентные.
3. Многоколончатые.

Последние предусматривают выделение в колонках конкретных показателей. Это актуально для случаев, когда одну операцию фиксируют комплексными суммами (к примеру, оплата расходов). Инвентарные карточки предназначены для учета материальных ценностей предприятия. В них присутствует колонка под названием «Остаток». В ней отражается количество материальных ценностей, оставшееся после окончания конкретной операции. Всего в инвентарной карточке три колонки. Кроме «Остатка», в ней присутствует «Приход» и «Расход». Каждая из них поделена на 2 части: количество и сумма. В начале карточки указывают лимит запаса. Это позволяет увидеть наличие конкретных материальных ценностей предприятия. Если появится, например, недостача, то она будет сразу заметна. Контокоррентные карточки имеют 2 колонки — дебет и кредит. Такая односторонняя форма позволяет контролировать финансовое положение компании.

Важный момент

За достоверность сведений, отражаемых в регистрах учета, отвечают служащие, подписывающие бухгалтерский отчет. Хранение бумаг должно производиться таким образом, чтобы вероятность несанкционированного исправления информации была абсолютно исключена. Если необходимо внести корректировки, то их следует удостоверять подписью лица, их сделавшего, с указанием даты. По ФЗ «О бухучете» все данные, присутствующие в регистрах, относятся к коммерческой тайне. Лица, которые имеют доступ к такой информации, должны сохранять ее. При разглашении тайных сведений предусмотрена ответственность по действующему законодательству.

Фиксация хозяйственных операций

Документирование в бухучете используется для первичной регистрации и юридического оформления событий. На этом этапе вся информация должна отображаться в соответствии с действительностью и иметь обоснование. Учетный документ оформляется в момент проведения операции. Если по каким-то причинам это сделать нельзя, то заполнение бумаг может осуществляться и после события.

Реквизит

Классификация документов учета производится по форме и показателям, от которых зависят отображаемые в них факты. К последним, в частности, относят реквизит. Он представляет собой определенный информационный элемент, несущий смысловую нагрузку. Например, «вид материала». Реквизиты подразделяются на содержательные и качественные. Последние отражают объект учета («стройматериал», например). Содержательными реквизитами определяются характеристики предмета: сорт, габариты и проч.

Виды бумаг

В зависимости от назначения учетные документы могут быть:

1. Распорядительными. Они содержат приказ, предписание, распоряжение определенной операции. К таким документам, например, можно отнести доверенность на получение финансовых средств для компании, чеки, которые нужно обналичить, и так далее. Такие бумаги выступают как основание для совершения операции, но не имеют подтверждения ее проведения.
2. Исполнительными. Такие бумаги служат для подтверждения события. К таким документам относят накладные на прием-сдачу продукции, приходные ордера, квитанции, удостоверяющие факт приема объектов и проч. Оформление этих бумаг осуществляется в момент совершения действий. Эти документы выступают как основание для формирования учетной записи.
3. Вспомогательными. Эти бумаги именуют также документами бухгалтерского оформления. Самостоятельно они не имеют значения. Их оформление осуществляется в соответствии с исполнительными и распорядительными документами.
4. Комбинированными. Такие документы содержат в себе признаки указанных выше бумаг. Примером может являться кассовый ордер.

Первичная документация по учету всегда составляется в момент совершения какой-либо операции. Такие бумаги фиксируют непосредственно сам факт произведенного действия. Необходимо отметить, что большая часть учетных документов относится именно к категории первичных.

businessman.ru

Документация в коммерческом банке Первичные учетные документы и регистр бухгалтерского учета

Основанием для отражения информации о совершаемых хозяйственных операциях в бухгалтерском учете являются первичные учетные документы, оформляемые в соответствии с требованиями законодательства, а так же правилами ведения бухгалтерского учета.

Каждый из документов, на основании которых совершаются бухгалтерские записи в банке, должен содержать следующие реквизиты:

• обозначение номеров счетов по дебету и кредиту, по которым должна быть проведена эта запись;

• дату бухгалтерской записи;

• подпись бухгалтерского работника, оформившего документ, а по операциям, подлежащим дополнительному контролю, — также подпись контролирующего работника.

• в необходимых случаях и другие реквизиты.

Если в первичных учетных документах, которыми оформлена подлежащая отражению в учете операция, отсутствует корреспонденция счетов бухгалтерского учета, то бухгалтерская запись оформляется мемориальным ордером.

Банковский ордер применяется, когда плательщиком или получателем денежных средств является сам банк, составивший ордер, при осуществлении операций по банковским счетам, счетам пр вкладам, открытым в этом банке.

Операции по счетам клиентов проводятся на основании принятых к исполнению расчетных и кассовых документов клиентов.

Расчетные документы по операциям, связанным с перечислением (зачислением) средств кредитной организацией клиентам, другим организациям, взысканием средств со счетов клиентов, составляются в соответствии с требованиями правил Банка России по осуществлению безналичных расчетов.

Под регистрами понимаются документы, в которых систематизируется и накапливается информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных с использованием средств вычислительной техники.

Операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Правильность отражения операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их, а также осуществляющие дополнительный контроль. Исключаются несанкционированные исправления. Содержание регистров – конфиденциальная информация.

Организация документооборота

Для обеспечения своевременного оформления поступивших документов и их отражения по балансовым и внебалансовым счетам и составления ежедневного баланса в банке устанавливаются правила документооборота и графики прохождения документа.

Под документооборотом понимается движение документов в кредитной организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а так же своевременного и доброкачественного создания документа, своевременную передачу в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность, за достоверность данных документа несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

График документооборота должен устанавливать в кредитной организации и ее структурных подразделениях рациональный документооборот, предусматривающий оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа и минимальный срок нахождения документа в подразделении и у каждого исполнителя.

В правилах документооборота банк должен обеспечить разграничение исполнения обязанностей между работниками бухгалтерских служб и работниками, инициирующими проведение операций, обеспечить функционирование соответствующих технических средств и программного обеспечения, а так же осуществлять хранение информации в электронном виде, обеспечить безопасность и защиту сформированной в электронном виде учетной информации при осуществлении документооборота и ее хранение.

При совершении бухгалтерских операций должно быть автоматически обеспечено одновременное отражение сумм по дебету и кредиту соответствующих счетов и во всех взаимосвязанных регистрах бухгалтерского учета.

При разработке правил документооборота должно обеспечиваться:

1.Соблюдение сроков обработки документов – все документы, поступившие в операционные блоки бухгалтерской службы подлежат отражению в бухгалтерском учете в этот же день. Бухгалтерскими записями так же оформляются операции по счетам аналитического учета внутри одного счета второго порядка. Документы, поступившие во внеоперационное время отражаются по счетам на следующий рабочий день. Порядок приема документов после операционного времени определяется банком и оговаривается в договорах по обслуживанию клиентов. Коммерческий банк самостоятельно определяет продолжительность операционного дня, который представляет собой операционно-учетный цикл за соответствующую календарную дату, в течение которого все совершенные операции оформляются и отражаются в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса. Операционный день включает в себя операционное время в течение которого совершаются банковские операции и другие сделки, а так же период документооборота и обработки учетной информации, обеспечивающей формирование и отражение в бухгалтерском учете операций, совершаемых в течение операционного дня и составление ежедневного баланкса.

2. Правильность оплаты документов со счетов клиентов и с корреспондентских счетов банка

3. Своевременность обработки выписок с корреспондентских счетов и проведения операций по счетам плательщиков и получателей средств

4. Соблюдения порядка приема к исполнению документов клиентов

5. Прием распоряжений о переводе денежных средств на бумажных носителях осуществляется бухгалтерским работником, который оформляет расчетные документы в соответствии с распоряжением Банка России №383-П.

+ слайды!

studfiles.net

Первичные документы и учетные регистры

См. также популярные страницы: План счетов бухгалтерского учета Украина.

В бухгалтерском учете основанием для принятия к учету хозяйственных операций являются первичные документы. Первичный документ — это документ, в котором зафиксирован факт хозяйственной операции. Первичный документ должен быть составлен во время проведения хозяйственной операции, а если это невозможно, то непосредственно после ее окончания.

Для контроля и упорядочения обработки первичных документов составляются своды учетных операций — учетные регистры. Для упрощения учета о сложных или массовых хозяйственных операциях могут составляться сводные учетные документы.

Законом определяется, что первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и иметь следующие обязательные реквизиты:

• Название документа;

• Дату

• Место составления

• Название предприятия, от имени которого составлен документ

• Содержание и объем хозяйственной операции, единицы ее измерения 

• Должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформление

• Личная подпись (подписи) лиц, или иные данные, которые дают возможность идентифицировать личность, которая брала участие в ее оформлении

Информация, содержащаяся в первичных документах, отражается в регистрах учета путем «двойной записи». Если операция проводится в иностранной валюте, то в учетных регистрах отражают также и сумму в иностранной валюте.

Законом Украины «Про бухгалтерский учет и финансовую отчетность в Украине» отдельно указывается, что для аналитических счетов остатки должны быть идентичны данным синтетических счетов на первое число каждого месяца. Проще говоря, это означает, что на каждое первое число месяца все остатки по счетам должны быть сведены и операции по ним должны быть отражены в полном объеме. Данное требование не касается составления непосредственно бухгалтерского баланса как формы отчетности. Периодичность составления баланса устанавливается другими нормами.

Учетные регистры

Закон не дает прямой и конкретной формулировки понятия «учетный регистр», но описывает требования к ним. Поэтому формулировка, изложенная ниже, является авторской.

Учетный регистр — это специальным образом сгруппированная и систематизированная информация о хозяйственных операциях, которую в бумажном или электронном виде создает и накапливает предприятие на основании первичных документов бухгалтерского учета с целью составления в дальнейшем финансовой отчетности.

Учетные регистры в процессе ведения учета должны иметь:

• Название

• Период регистрации хозяйственных операций (т.е. к какому учетному периоду они относятся)

• Фамилии и подписи или иные данные, которые дают возможность идентифицировать лиц, принимавших участие в их составлении.

Хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены.

Если предприятие ведет учет на машинных носителях информации, то оно обязано за свой счет изготовить их копии по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов, если это находится в пределах их компетенции и предусмотрено законодательством.

Регистры бухгалтерского учета (учетные регистры) предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

По содержанию учетные регистры делятся на регистры аналитического, синтетического учета и комбинированные.

Аналитические регистры учета помимо общих итогов по регистру обеспечивают хранение и систематизацию информации в аналитическом разрезе, установленном для данного регистра бухгалтерского учета. Например, учет расчетов по дебиторской задолженности с контрагентами обеспечивает не только хранение и учет общей суммы дебиторской задолженности, но и дает информацию о задолженности по каждому конкретному контрагенту.

Синтетические регистры учета хранят общую, итоговую информацию о хозяйственных операциях — итоги (начальное и конечное сальдо), обороты.

Более подробную информацию по данному вопросу см. в уроке «Понятие учетного регистра».

Хранение бухгалтерской документации

Закон также обязывает предприятие применять все необходимые меры для предотвращения несанкционированному изменению сведений в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета и обеспечивает их надлежащее хранение на протяжении установленного срока.

Ответственность за несвоевременное составление первичных документов и регистров бухгалтерского учета, за недостоверность отраженных в них данных, несут лица, которые составили и подписали эти документы.

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета могут быть изъяты только по решению соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных Законами.Должностное лицо предприятия имеет право в присутствии представителей органов, которые осуществляют изъятие документов, снять копии с документов, которые изымаются. Обязательным является составление реестра документов, которые изымаются.

 Первичные документы | Описание курса | Перечень первичных документов 

   

profmeter.com.ua

Новый закон «О бухгалтерском учете»: первичные документы и регистры учета

В данной статье профессор М.Л. Пятов продолжает знакомить читателей с положениями нового закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Материал посвящен порядку составления и представления первичной учетной документации как основы учетных записей и ведения регистров бухгалтерского учета, определяемому новым Федеральным законом.

Содержание

• Новый закон «О бухгалтерском учете»: первичные документы и регистры учета

---

В Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон 2011 года), как и в версии Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ (далее — Закон 1996 года), вопросы, касающиеся порядка составления и представления первичных учетных документов как основания для записей на счетах бухгалтерского учета, определяются специальной статьей 9 «Первичные учетные документы». Однако положения Закона 2011 года в данной области содержат существенные новации, на которые следует обратить внимание.

Возможна ли учетная запись без первичного документа?

В пункте 1 статьи 9 Закона 1996 года устанавливалось, что «все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет».

В положениях Закона 2011 года содержится несколько иная формулировка: «каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом» (п. 1 ст. 9).

Означает ли это, что первичный документ уже не рассматривается Законом как единственное «основание для ведения бухгалтерского учета»? На этот вопрос сложно дать однозначный ответ. Формально, скорее — да, ведь закон гласит, что первичным учетным документом должен оформляться «каждый факт хозяйственной жизни», а согласно статье 5 Закона 2011 года, факты хозяйственной жизни выступают не единственными объектами бухгалтерского учета.

Унифицированные формы первичных документов

Пунктом 2 статьи 9 Закона 1996 года устанавливалось, что «первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации». В качестве исключения из этого общего правила служила норма, согласно которой «документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: а) наименование документа; б) дату составления документа; в) наименование организации, от имени которой составлен документ; г) содержание хозяйственной операции; д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; ж) личные подписи указанных лиц». «В целях реализации положений Федерального закона «О бухгалтерском учете» 1996 года Правительством РФ было издано Постановление от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах» (далее — Постановление), в котором на Государственный комитет РФ по статистике были возложены «функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий» (п. 1 Постановления).

Также Государственному комитету Российской Федерации по статистике было предписано «обеспечить через территориальные органы статистики начиная с 1 января 1998 г. предоставление альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий пользователям на договорной основе при соблюдении принципа конкурентности» (п. 4 Постановления).

Во исполнение Постановления Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 Государственный комитет Российской Федерации по статистике и Минфин России выпустили совместное Постановление (соответственно, от 29.05.1998 № 57а и от 18.06.1998 № 27н), которым был утвержден Порядок поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории РФ, унифицированных форм первичной учетной документации (далее — Порядок).

Согласно этому Порядку, с 1 января 1999 года первичные учетные документы должны были приниматься к учету, «если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России в 1997-1998 гг. по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти по следующим разделам учета: по учету сельскохозяйственной продукции и сырья; по учету труда и его оплаты; по учету основных средств и нематериальных активов; по учету материалов; по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов; по учету работ в капитальном строительстве; по учету работы строительных машин и механизмов; по учету работ в автомобильном транспорте; по учету результатов инвентаризации; по учету кассовых операций; по учету торговых операций». Согласно пункту 5 данного Порядка, предоставление пользователям альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий должно было осуществляться территориальными органами государственной статистики, начиная с 1 января 1998 года, на договорной основе.

Закон 2011 года отменяет данное положение. Пункт 2 статьи 9 лишь определяет обязательные реквизиты первичных документов. Согласно Закону, «обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц».

Состав обязательных реквизитов первичного документа сохранился, но здесь следует обратить внимание на формулировку Закона 2011 года в части реквизита, отражающего измеритель факта хозяйственной жизни.

Если Закон 1996 года говорил об «измерителях хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении», то Закон 2011 года указывает на «величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения». Таким образом, согласно новому Закону 2011 года, первичный документ может и не содержать денежного измерения отражаемого в учете хозяйственного факта.

Согласно пункту 4 Закона 2011 года, «формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации».

Момент составления первичных документов

Пункт 3 статьи 9 нового Закона сохраняет в несколько обновленной формулировке хорошо известное бухгалтерам положение, согласно которому, «первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания».

Носители первичных документов

Напомним, пункт 7 статьи 9 Закона 1996 года определял положение, согласно которому «первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры». Это предписание Закона изменилось как по форме, так и по содержанию, в частности введением предписания об электронной подписи.

Согласно пункту 5 статьи 9 Закона 2011 года: «Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью». При этом пунктом 6 статьи 9 Закона 2011 года устанавливается, что «в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа». Здесь следует обратить внимание читателя на существование специального Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», статья 2 которого определяет электронную подпись как «информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определенного лица, подписывающего информацию».

Данный Закон «регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок… при совершении иных юридически значимых действий» (ст. 1) и, в частности, определяет:

• порядок правового регулирования отношений в области использования электронных подписей;
• принципы использования электронной подписи;
• виды электронных подписей;
• условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе и пр.

Исправления в первичных документах

Закон 1996 года, определяя порядок исправлений в первичных документах, фактически содержал положения, относящиеся к иным сферам законодательства (регулирования банковской деятельности и т. п.).

Напомним, что пунктом 5 статьи 9 Закона 1996 года устанавливалось, что «внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений». Согласно пункту 7 статьи 9 Закона 2011 года, «в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление… должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ…  с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц».

Изъятие первичных документов

Положения Закона о возможном изъятии первичных учетных документов также в большей степени стали соответствовать рамкам именно законодательства о бухгалтерском учете, не повторяя норм налогового, административного, уголовного и прочих сфер права.

Пунктом 8 статьи 9 Закона 1996 года устанавливалось, что «первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации», а «главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия».

Закон 2011 года по этому поводу гласит следующее:  «В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета».

Порядок ведения регистров бухгалтерского учета

Закон 2011 года в части правил, касающихся составления и представления первичных документов, содержит, как и Закон 1996 года, специальную статью 10 «Регистры бухгалтерского учета». Пункты 1 и 2 статьи 10 Закона 2011 года воспроизводят классические правила организации системы регистров бухучета, согласно которым «данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета» (п. 1), и «не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета» (п. 2). Дальнейшие положения статьи 10 Закона 2011 года содержат существенные изменения, на которые следует обратить внимание.

Ведение учета методом двойной записи

Прежде всего, именно положения нового закона о порядке организации системы учетных регистров теперь содержат указание на обязательность ведения организациями бухгалтерского учета методом двойной записи.

В Законе 1996 года данное указание содержал пункт 4 статьи 8, которым устанавливалось, что «организация ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета».

Пункт 3 статьи 10 Закона 2011 года определяет, что «бухгалтерский учет ведется посредством двойной записи на счетах бухгалтерского учета, если иное не установлено федеральными стандартами». Это не только изменение места данной нормы в тексте Закона, но и введение в нее возможности определения исключений для этого правила федеральными стандартами бухгалтерского учета.

Однако и смена позиции данной нормы в структуре Закона также имеет значение, так как помещение ее в статью 10 подчеркивает роль счетов бухгалтерского учета как группировочного признака, организующего систему учетных регистров.

Обязательные реквизиты учетных регистров

Пункт 2 статьи 10 Закона 1996 года устанавливал, что «хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета». Закон 2011 года отменяет хронологическую последовательность как единственно возможный вариант организации записей на счетах, на что указывает один из определяемых Законом обязательных реквизитов учетных регистров — норма, появившаяся в Законе впервые.

Согласно пункту 4 статьи 10 Закона 2011 года, «обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:

1) наименование регистра;

2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;

3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;

4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;

5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;

6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;

7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц».

По аналогии с определениями, касающимися первичных документов, пункт 5 статьи 10 Закона  устанавливает что «формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы регистров бухгалтерского учета для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации».

Бухгалтерские регистры и коммерческая тайна

В Законе 1996 года содержалась специальная норма, указывающая следующее: «Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной» (п. 4 ст. 10).

Закон 2011 года данной нормы не содержит, что естественно вызывает вопрос о сохранении за содержанием бухгалтерских регистров статуса коммерческой тайны экономического субъекта.

Здесь, как и в рассмотренных выше случаях коррекции положений закона относительно снятия нерациональных повторов с нормативно-правовыми актами иных областей действующего права, нам следует воспользоваться общими положениями Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (далее — Закон «О коммерческой тайне»).

Статья 3 данного Закона определяет коммерческую тайну как «режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду».

При этом Законом устанавливается, что информация, составляющая коммерческую тайну (секрет производства), — это «сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны».

Также Закон специально определяет понятия обладателя информации, составляющей коммерческую тайну, доступа к такой информации, ее передачи и предоставления, и разглашения информации данного вида.

Согласно статье 3 Закона «О коммерческой тайне»:

«обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, — лицо, которое владеет информацией, составляющей коммерческую тайну, на законном основании, ограничило доступ к этой информации и установило в отношении ее режим коммерческой тайны;

доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, — ознакомление определенных лиц с информацией, составляющей коммерческую тайну, с согласия ее обладателя или на ином законном основании при условии сохранения конфиденциальности этой информации;

передача информации, составляющей коммерческую тайну, — передача информации, составляющей коммерческую тайну и зафиксированной на материальном носителе, ее обладателем контрагенту на основании договора в объеме и на условиях, которые предусмотрены договором, включая условие о принятии контрагентом установленных договором мер по охране ее конфиденциальности;

предоставление информации, составляющей коммерческую тайну, — передача информации, составляющей коммерческую тайну и зафиксированной на материальном носителе, ее обладателем органам государственной власти, иным государственным органам, органам местного самоуправления в целях выполнения их функций;

разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, — действие или бездействие, в результате которых информация, составляющая коммерческую тайну, в любой возможной форме (устной, письменной, иной форме, в том числе с использованием технических средств) становится известной третьим лицам без согласия обладателя такой информации либо вопреки трудовому или гражданско-правовому договору».

Согласно статье 5 Закона «О коммерческой тайне», «режим коммерческой тайны не может быть установлен лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, в отношении… сведений… обязательность раскрытия которых или недопустимость ограничения доступа к которым установлена иными федеральными законами».

Пунктом 11 статьи 13 Закона 2011 года определяется, что «в отношении бухгалтерской (финансовой) отчетности не может быть установлен режим коммерческой тайны». При этом состав бухгалтерской (финансовой) отчетности устанавливается статьей 14 Закона 2011 года, согласно которой «годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность, за исключением случаев, установленных настоящим Федеральным законом, состоит из бухгалтерского баланса, отчета о финансовых результатах и приложений к ним» (п. 1). «Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность некоммерческой организации, за исключением случаев, установленных настоящим Федеральным законом и иными федеральными законами, состоит из бухгалтерского баланса, отчета о целевом использовании средств и приложений к ним» (п. 2). «Состав промежуточной бухгалтерской (финансовой) отчетности, за исключением случаев, установленных настоящим Федеральным законом, устанавливается федеральными стандартами» (п. 3). «Состав бухгалтерской (финансовой) отчетности организаций государственного сектора устанавливается в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации» (п. 4). «Состав бухгалтерской (финансовой) отчетности Центрального банка Российской Федерации устанавливается Федеральным законом от 10 июля 2002 года № 86-ФЗ „О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)»» (п. 5).

Таким образом, в соответствии с Законом «О коммерческой тайне», организация может установить режим коммерческой тайны в отношении содержании своих учетных регистров.

Носители учетных регистров

Претерпели определенные изменения и положения Закона относительно носителей учетных регистров.

Напомним, что Законом 1996 года устанавливалось, что «регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях» (п. 1 ст. 10).

В соответствии со статьей 10 Закона 2011 года, «регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью» (п. 6). «В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа изготавливать за свой счет на бумажном носителе копии регистра бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа» (п. 7).

Очевидно, что данное изменение текста Закона лишь привело последний в большее соответствие реалиям современности.

Новый закон «О бухгалтерском учете»: первичные документы и регистры учета

buh.ru

Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета

Изначальная бухгалтерская документация крайне важна не только в вопросах, которые напрямую касаются процедуры учета, но связаны со всем процессом налогообложения, в частности с процессом распределения налоговых обязательств.

Автор: Jat306/shutterstock

Первичными являются те документы, которые подтверждают и фиксируют конкретный перечень хозяйственных мероприятий. Причём эти мероприятия уже должны быть завершены. Оставить какую бы то ни было новую заметку в тексте счетоводного учета и, затем, дополнить ею в регистр возможно лишь при наличии набора документов первичного учета. Данный комплект деловых бумаг принято считать неотъемлемой долей всей системы управления предприятием. Исходя из ранее сказанного, легко заключить, что первоначальный комплект документации счетоводного учета являет собою документальное доказательство произведённых сделок, непосредственно касающихся процесса материального взаимодействия данного субъекта с иными субъектами, принесшими ему определённый экономический результат.

Перечень первичного комплекта документации счетоводного учета

В основной своей массе, первоначальный перечень справок, на которых возлагается основополагающая значимость, остается неизменённым. Это объясняется тем, что ратифицируется данный перечень на высшем законодательном уровне.

Автор: u3d/shutterstock

На настоящий период к перечню первичных деловых бумаг принято относить следующий набор документов:

• Договора. В них рассматриваются чётко оговоренные обстоятельства совершения сделки, ответственность каждой из сторон и иные вопросы, сопряжённые с материальными активами. В целом, здесь рассматриваются все возможные обстоятельства, которые каковым либо образом могут иметь отношение к конкретно взятой сделке.

• Счета. С помощью документов данной категории потребитель доказывает своё желание заплатить за товары или предоставленное ему обслуживание. Помимо этого, в тексте счетов могут быть перечислены вспомогательные обстоятельства совершения операции и прописаны точно отмеченные цены, которые торговец установил на свои услуги либо товары. Если по каким-либо обоснованным причинам покупатель не будет удовлетворён качеством проданного ему товара либо услуги, на основании данных, содержащихся в тексте счета, он может воспользоваться своим правом и требовать возврата затраченных им средств.

• Накладная на товары. В тексте данной деловой документации перечисляется полный перечень всех товаров, которые намечено передать от торговца клиенту по окончанию операции. Накладная может составляться в нескольких разновидностях в зависимости от того, сколько людей будет принимать участие в сделке.

• Акт приема и передачи. Он заключается по результатам окончания предоставления услуги в качестве письменного уведомления о том, что итог произведённого обслуживания находится в абсолютном согласии с ранее оговоренными критериями и был одобрен покупателем либо другой принимающей услугу стороной.

• Ведомости по расчётам. В этом виде документации рассматриваются все вопросы, касающиеся процедуры оплаты работы нанятых работников. Таким образом, в ведомостях должны быть отображены все сведения, связанные с уплатой премиальных поощрений и других частей материального стимулирования работников.

• Акты приемки и передачи. Этот тип документации отображает процесс проведения различных мероприятий, касающихся процесса ввода либо или вывода наиважнейших материальных активов.

• Кассовые деловые бумаги, среди которых пребывают: растрачиваемые и прибыльные кассовые бумаги и сама кассовая книжка. В данном виде документации отражаются данные, касающиеся всевозможных экономических процедур, проведенных с целью реализации продукции либо других сделок.

Требование к первичной документации

Закон, имеющий название «О производстве счетоводного учета» предъявляет к выше упомянутым документам следующие требования:

1. наличие 7-ми граф неотъемлемых реквизитов;

2. составление документа: во время совершения прецедента хозяйственного процесса или тот час же после его окончания. Деловая бумага оформляется на бумаге нужного формата либо в электронном формате, однако в этой ситуации акт необходимо засвидетельствовать индивидуальной электронной подписью;

3. в согласии с конфигурацией, установленной управляющим лицом данного финансового субъекта или в согласии с конфигурацией, закреплённой национальным законодательством;

4. правильное введение корректировок, если в таковых будет нужда;

5. приложение копий абсолютно всех элементов основной учетной документации в общее дело счетоводного учета, в случае если оригиналы были под изъятием в согласии с действующим ныне в России законодательством;

6. хранение всей основной документации должно продолжаться никак не меньше, чем 5 лет подряд после окончания ещё одного отчетного года.

Регистры бухучета

 

Автор: ESB Professional/shutterstock

Регистром принято называть акт, составленный на бумажном либо на электронном носителе. В нём должны быть отображены и сохранены все сведения с основной учетной документации. В согласии с законодательным актом «О проведении счетоводного учета» национальные органы имеют право устанавливать отчётливо обозначенные требования, как к методу регистрации, так и к типу оформления регистров.

При заключении любой операции должна оформляться изначальная документация. После того, как изначальная документация будет целиком оформлена, все находящиеся в ней данные должны быть скопированы в соответственный сделке переписной регистр. Таким образом, переписной регистр представляет собою носитель, в коем отображается главные сведения по проведённой сделке.

Исходя из основ заполнения регистра, этот тип документации можно подразделить на 3 основные категории:

• Хронологические. В них все произведённые процедуры должны перечисляться в историческом порядке, в абсолютном согласии с их временными рамками.

• Систематизированные. В них все процедуры должны отображаться в виде чётких финансовых характеристик. Данное объясняется тем, что регистры данной группы отображают финансовый итог произведённых сделок.

• Комбинированные, которые объединяют в себе основные особенности 2-х вышеупомянутых регистров.

Условия оформления регистров

1. обязательны 7 граф реквизитов;

2. соответствие с конфигурацией, подтверждённой руководителем финансового субъекта;

3. корректировки могут записываться только теми личностями, кто отвечает за этот регистр и оформлены в гармонии с нормами действующего ныне законодательства.

4. если регистры находятся в изъятии в согласии нормами действующего законодательства России, то в составе документации бухучета обязаны находиться их копии;

5. хранение всей этой документации должно производиться никак не меньше, чем 5 лет подряд после окончания отчетного этапа.

Кроме этого, все регистрационные операции, включая, сам бухучёт обязаны делаться вовремя. Счетоводный учет выполняется при помощи удвоенной записи в тексте счетов если иные принципы не были введены местной властью. Двойная запись – представляет собою отображение любой из отдельно взятых хозяйственных процедур одновременно по 2-м счетам – согласно сведениям, находящимся в тексте дебета одного и согласно сведениям, находящимся в тексте кредита второго. Дебет обозначает сумму, вследствие которой материальное обеспечение компании возрастает, кредит же демонстрирует снижение материального обеспечения. Бухгалтерский расчёт являет собою таблицу из 2-х столбиков (кредит и дебет). В тексте этого важного документа прописываются в местной денежной единице все проведённые за последний месячный срок хозяйственные операции. В столбце «дебет» записываются доходы, а в колонке «кредит» указывается все, что истрачивается.

Заключение

В гармонии с законодательным актом «Об основных учетных и регистрационных документах» функции по изданию и утверждению единых конфигураций основной учетной и регистрационной документации возложены на Госкомстат Р.Ф. Содержание и вся структура узаконенных конфигураций основной и регистрационной документации согласовываются этим комитетом с Министерством по финансам Р.Ф. и Министерством экономики Р.Ф. Таким образом, вся проанализированная нами процедура применения узаконенных конфигураций основной и регистрационной документации был утверждён Госкомстатом Р.Ф. и подтверждён Минфином и Министерством финансового развития России.

Обновлено: maksim 2017-10-03 13:53:03

Похожие статьи

znaytovar.ru