Реквизиты документов что такое

Содержание

Обязательные реквизиты документа в 2019 году

Реквизиты документа — это его обязательные элементы, без которых этот документ является неполным или некорректно оформленным. Обычно реквизиты — это часть оформления. И любой официальный документ — это определенная совокупность реквизитов, информационных данных и сведений. Причем порядок и правила составления документации такого рода определяется на законодательном уровне. В статье расскажем, что такое реквизиты документа, приведем примеры.

Что такое реквизиты и зачем они нужны в документе

Итак, реквизит документа — это элементы визуального оформления деловой и иной официальной документации, которые утверждены на государственном, региональном, местном уровнях либо регламентированы локально (на уровне организации, предприятия).

Эти элементы наделяют документацию юридической силой. Следовательно, если при составлении официальной бумаги будет допущена ошибка в реквизитах либо важный элемент будет отсутствовать вовсе, то, скорее всего, документ будет признан ничтожным.

Следовательно, реквизит — это обязательный элемент оформления документа. Чтобы систематизировать внушительное количество сведений, информации и элементов, чиновники разработали специальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.97-2016. Этот нормативно-правовой акт систематизирует и устанавливает правила применения реквизитов в деловых бумагах.

Отметим, что стандарт вступил в силу с 01.07.2018. Также стоит обратить внимание, что применение правил ГОСТа не является обязательным, то есть носит рекомендательный характер.

Виды реквизитов деловой документации

Элементы оформления по своей сути представляют собой некие информационные структуры или блоки, которые детально характеризуют назначение документа. Иными словами, реквизиты документа позволяют определить следующую информацию:

Кто является составителем официальной бумаги. Например, наименование, адрес (фактический, юридический, ИНН, КПП, ОГРН и прочее).
К какому виду документации можно отнести конкретную бумагу. Например, позволяет идентифицировать вид деловой документации: счет, платежное поручение, приказ, распоряжение, уведомление, инструкция, план мероприятий и прочее.

Кто утвердил, согласовал и подписал бумагу. То есть реквизиты позволяют получить сведения об органе, должности или объекте, являющемся инициатором распоряжения.

Все реквизиты можно разделить на две группы: постоянные и переменные.

К постоянным следует относить те элементы, которые используются для типовых бланков и формуляров. Например, фирменный бланк организации — утвержденная унифицированная форма конкретного предприятия.

Переменные элементы — это те сведения, которые указываются на типовом бланке и позволяют идентифицировать его содержание.

Также весь состав реквизитов документов можно классифицировать на основные и дополнительные сведения. Основные — это те данные, которые определяют юридический статус бумаги. То есть без основных элементов документация утрачивает юридическую силу и признается ничтожной.

Дополнительные — это информация, которая детализирует основные реквизиты. Указывать такие данные не обязательно, то есть бумага не потеряет своего статуса. Однако они позволяют конкретизировать ситуацию.

Ключевые элементы первички

Напомним, что первичкой, или первичной документацией, называют особый тип финансовых бумаг, которые обязательны в бухгалтерском учете. Ключевое назначение первички — это фактическое подтверждение совершенной хозяйственной операции и(или) факта хозяйственной деятельности экономического субъекта.

ВАЖНО! Для первичной документации чиновники утвердили особый перечень обязательных сведений-реквизитов. Он раскрыт в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Итак, обязательные реквизиты первичных документов:

Наименование документа, бланка или унифицированной формы.
Дата составления.
Наименование субъекта, который составил первичку.
Содержание операции, оформляемой первичкой.
Единица, в которой следует выражать хозяйственную операцию (натуральные или денежные величины).

Должности, Ф.И.О. лиц, которые уполномочены на совершение данных операций, а также ответственных за оформление.
Подписи ответственных, уполномоченных лиц.

Отметим, что при отсутствии обязательной информации в первичке бумага будет признана недействительной.

Примеры реквизитов

Как мы отметили выше, с 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который установил ключевые требования и правила к составлению деловой документации. Так, пункт 4 данного ГОСТа устанавливает действующие реквизиты документов (с примерами), а также их коды:

Пункт 5 ГОСТа Р 7.0.97-2016 регламентирует правила оформления реквизитов документации. Причем чиновники предусмотрели наглядные примеры оформления деловых бумаг.

Не смотря на то, что применение этого ГОСТа, как и прочих национальных стандартов делопроизводства РФ является добровольным, но для корректного составления документов всё же стоит к нему обращаться. Правильно расположенные и корректно прописанные реквизиты документа улучшают деловую репутацию компании. Рассмотрим те реквизиты, которые используются при составлении писем, распоряжений, первичных учетных и иных документов обычными коммерческими организациями.

Реквизит	Где в документе располагается	Как оформляется
Герб (Гербы Российской Федерации, субъекта, муниципального образования РФ)	по середине верхнего поля, над реквизитами организации, на расстоянии 10 мм от верхнего листа	Бланки с Государственным гербом РФ имеют право изготавливать только полиграфические предприятия
Эмблема организации	по середине верхнего поля, над реквизитами организации, на расстоянии 10 мм от верхнего листа	Должна быть разработана и утверждена распорядительным документом
Товарный знак	в верхнем поле по середине или слева на уровне наименования организации	Товарный знак должен быть зарегистрирован в установленном порядке, а его использование прописано в уставе организации
Наименование организации	в верхнем поле документа по середине или слева	Должно соответствовать наименованию, отраженному в учредительных документах (уставе)
Справочные данные об организации	под наименованием компании	Текст должен включать: почтовый адрес, номер телефона, факса, электронной почты, адрес сайта, коды ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП
Наименование вида документа	под реквизитами автора документа (наименования организации)	не указывается при составлении служебных и деловых писем
Дата документа	в поле под наименованием вида документа, при его отсутствии — под справочными данными организации	Записывается в последовательности: дата, месяц, год должна соответствовать дате подписания, допускается оформление: арабскими цифрами с разделением точками: 01.01.2019 словесно-цифровым способом: 1 января 2019 г.
Регистрационный номер документа	на одном уровне с датой документа	Цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа. Порядок его формирования устанавливается в соответствии с внутренней системой классификации
Место составления	в поле под датой и номером документа	Должен содержать сведения о территориально-административной единице указывается во всех документах кроме служебных и деловых писем
Гриф ограничения доступа	в правом верхнем углу первого листа документа	Проставляется в соответствии с локально-нормативными документами. Может содержать, например, отметки: «Коммерческая тайна» «Для служебного пользования» «Конфиденциально»
Адресат (получатель) документа	в верхней правой части документа или справа под реквизитами бланка	Используется при составлении служебных или деловых писем, докладных, служебных записок и т.п. и включает: наименование организации, должность и ФИО должностного лица
Текст документа	располагается под всеми вышеперечисленными реквизитами	Составляется на русском языке
Подпись	под текстом документа	Включает наименование должности подписанта, саму подпись и ФИО подписанта: Директор Иванов Иванов И.И.
Печать	рядом с подписью	Не затрагивая подпись должностного лица, в месте, обозначенном «МП»

Что такое реквизиты документов

Российские компании, госучреждения, предприниматели и иные субъекты правоотношений в процессе коммуникации между собой регулярно используют официальные документы. Важнейший аспект корректного взаимодействия организаций и физлиц — использование реквизитов. Их перечень определяется российским законодательством. Реквизиты документов — это важнейший атрибут официальных источников, издаваемых предприятиями, органами власти или же составляемых физлицами при обращении в какие-либо структуры. Каковы особенности работы с ними?

Определение

Реквизиты документов — это обязательные, утвержденные на уровне государственных, отраслевых или корпоративных стандартов элементы визуального оформления различных источников информации, представленных, как правило, в печатном, бумажном виде.

Те виды документации, которые относятся к категории организационно-распорядительных, оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Данный источник норм включает унифицированные критерии, обязательные к применению в ходе обмена документов с участием российских предприятий, органов власти и иных учреждений с официальным статусом.

Рассмотрим важнейшие реквизиты документов, определяемые указанным государственным стандартом.

Основные реквизиты по ГОСТ: герб РФ

Многие официальные документы должны включать герб России. Данный государственный символ может быть представлен в трех разновидностях: как многоцветный на геральдическом щите, как одноцветный — с аналогичным элементом или без него. Многоцветный герб РФ должен размещаться на документах, содержащих положения федеральных конституционных законов и ФЗ, нормативных актов, издаваемых Президентом, Правительством, Федеральным Собранием.

Одноцветный герб РФ без геральдического щита должен размещаться на документах, которые издаются:

Межведомственной комиссией по государственной тайне;
федеральными судами;
прокуратурой;

Следственным комитетом и иными органами аналогичного профиля.

Герб РФ используется в качестве элемента в письмах и иных документах.

Герб субъекта РФ и муниципальных образований

В состав реквизитов документов, принимаемых в субъектах РФ, включается собственный герб региона. Правила его размещения регламентируются нормативными актами, принимаемыми в конкретном субъекте. Также на уровне региона могут утверждаться правила размещения герба РФ на тех или иных бумагах. Реквизиты документов, издаваемых на уровне муниципальных территорий, в свою очередь, могут содержать герб города и иного населенного пункта или муниципального образования. Правила размещения данного реквизита устанавливаются нормативными актами, принимаемыми органами местной власти.

Товарный знак

Оформление реквизитов документов в организациях может предполагать использование эмблемы или товарного знака. Размещаются такие элементы в соответствии с положениями устава компаний. При этом эмблема не размещается на документах одновременно с гербом РФ, субъекта РФ или муниципального образования. В качестве товарных знаков могут выступать слова и изображения. Цвет соответствующего реквизита может быть любым.

Код организации

В соответствии с Общероссийским классификатором предприятий реквизитом документа также может быть код организации. Данная информация обычно выполняет справочную функцию. Основной документ, в структуре которого присутствует код организации, — письмо.

ОГРН

В большинстве случаев реквизиты первичных документов организации требуют включения в свою структуру ОГРН. В письмах данный элемент указывается как часть справочных сведений об организации. Также ОГРН используется при выпуске фирменных бланков компании. Для предпринимателей существует похожий реквизит — ОГРН ИП. Он используется в основном в тех же целях, что и соответствующий элемент в документообороте с участием юридических лиц.

ИНН и КПП

Данные реквизиты, наряду с ОГРН, чаще всего используются в первичной документации, а также в бланках писем, составляемых сотрудниками организации. КПП — элемент, свойственный для юридических лиц. Индивидуальные предприниматели подобный реквизит не используют.

Код формы документа

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации в структуре реквизитов различных источников должен присутствовать код формы. Данный элемент главным образом задействуется для оптимизации темпов передачи файлов по электронным каналам.

Название фирмы

Обязательные реквизиты документа включают такой элемент, как название организации. Важно, чтобы оно соответствовало тому, что указано в учредительных документах фирмы. На бланках обязательно указывать полное наименование компании. Сокращенное можно располагать рядом (под ним или за ним).

Справочные сведения

Следующий элемент реквизитов документов — справочные данные о фирме. Их структура предполагает включение почтового адреса, телефонов и иных сведений, которые компания посчитает нужным разместить. Также, как правило, проставляются код организации, ОГРН, ИНН и КПП.

Название вида документа

Документ должен быть корректным образом классифицирован по виду. Соответствующее наименование вида фиксируется в уставе фирмы. Также оно должно соответствовать критериям, включенным в ОКУД. Обычно рассматриваемый элемент фиксируется в бланках. Для писем данный реквизит (наименование документа) не характерен. Пишется прописными буквами.

Дата документа

Следующий важный реквизит — дата документа. Он должен отражать время создания соответствующего источника или же, например, подписания его. Дата проставляется человеком, который имеет полномочия, связанные с подписанием документа, или же внутренней службой организации, ответственной за обмен соответствующими источниками. В некоторых случаях дату может проставлять составитель документа.

Регистрационный номер

Регистрационный номер (индекс) — реквизит, который фиксируется для облегчения классификации источника во внутренних реестрах и архивах организации, а также как идентификатор в процессе документооборота с другими фирмами. Правила проставления соответствующего реквизита отражаются в распорядительных источниках, утверждаемых компанией.

Также в ряде случаев рассматриваемый элемент может быть дополнен ссылкой, которая включает в себя, собственно, регистрационный номер, а также дату документа, требующего ответа. То есть данный реквизит часто используется в письмах, которые составляются в ответ на обращения в фирму.

Место составления

В ряде случаев может указываться место составления того или иного документа. Например, если определить его на основе других реквизитов сложно. Но если место составления уже указано в других элементах документа, то соответствующий реквизит включать в структуру источника не обязательно.

Адресат

Следующий значимый реквизит — адресат. Он указывается, если есть необходимость направить документ в конкретное структурное подразделение фирмы, с которой ведется переписка. Также адресатом может быть должностное лицо или гражданин в статусе физлица.

Гриф утверждения

Может потребоваться использование грифа утверждения источника. Данный реквизит может придавать документу нормативный характер. Например, директор компании может использовать гриф типа «утверждаю», после чего положения в источнике приобретут характер обязательных для исполнения сотрудниками компании.

Резолюция

Другой интересный реквизит — резолюция. Он задействуется, если должностное лицо, например директор компании, желает озвучить решение, принятое по существу информации в документе. Данный реквизит содержит также Ф.И.О, содержание распоряжения, срок, к которому оно должно быть выполнено, подпись, дату. Могут указываться исполнители поручения.

Заголовок

В некоторых документах используется заголовок. Его предназначение — изложение краткой сути сведений, присутствующих в источнике. По смыслу он должен коррелировать с наименованием документа. Пример заголовка: «Приказ о формировании аттестационной комиссии».

Отметка о контроле

В ряде случаев документ требует такого реквизита, как отметка о контроле. Данный элемент свидетельствует о том, что источник принят компетентной структурой в фирме и по нему ведется работа. Обычно данный реквизит выглядит в виде штампа со словом «контроль».

Текст документа

Вероятно, ключевой реквизит документа. Он отражает суть информации, передаваемой посредством бумажного носителя. В общем случае он составляется на русском языке или том, который имеет статус официального в субъекте РФ. Текст может включать таблицы, различные элементы форматирования.

Структура текста обычно представлена в виде двух частей: в первой отражаются причины и цели отправки документа, во второй — основная идея обращения, просьба, рекомендация и т. д. В некоторых случаях допустимо использовать только вторую часть структуры соответствующего реквизита.

Отметка о приложении

Бывает так, что в тексте документа проблематично отобразить все необходимые данные. В этом случае источник может быть дополнен приложениями. Этот факт должен отображаться на документе посредством соответствующего реквизита. Каким образом отметка, о которой идет речь, может быть включена в структуру источника? Как правило, пишут: «Приложение на таком-то количестве листов в таком-то объеме экземпляров». В некоторых случаях может возникнуть необходимость в указании наименования документа, содержащего приложение.

Подпись

Важнейшие виды реквизитов документов включают такой элемент, как подпись. Ее ставит должностное лицо, фиксируя тем самым достоверность информации, содержащейся в источнике. И это не просто автограф — подпись как самостоятельный реквизит должна содержать название должности человека, который подписывает документ, а также расшифровку.

Гриф согласования

Требования к реквизитам документов, устанавливаемые в некоторых организациях, предполагают наличие грифа согласования. Он используется в тех случаях, когда нужно зафиксировать тот факт, что информация в источнике одобрена компетентным лицом или структурой в фирме.

Гриф должен включать слово «согласовано», а также сведения о должности лица, которое одобряет соответствующую информацию, его подпись и расшифровку. Ключевой признак грифа согласования — использование при документообороте с участием нескольких организаций.

Виза согласования

Достаточно близким к грифу элементом можно назвать визу согласования. Ее ключевой признак — используется только внутри организации. При этом виза может быть проставлена несколько раз по мере последовательной проверки документа теми или иными отделами.

Печать

Практически всегда реквизиты платежных документов, а также иных видов первичных источников требуют от организаций проставления печати. В РФ она, как правило, чернильная. В структуре печати обычно содержится информация о фирме — название, ОГРН, ИНН и иные реквизиты.

Оформление документов: нюансы

Мы определили, что реквизиты документов — это важнейший критерий организации корректных процедур взаимодействия фирмы с партнерами, государственными органами, а также осуществления внутрикорпоративных коммуникаций. Какие можно отметить нюансы, характерные для практического осуществления документооборота в российских фирмах?

Можно отметить, что проставление всех предусмотренных ГОСТом реквизитов — редкое явление. Каждый документ требует использования соответствующего набора элементов. Например, что касается официальных писем, то в них чаще всего используются такие реквизиты, как герб РФ, субъекта федерации, города или же эмблема фирмы, код предприятия, ОГРН, ИНН, КПП, а также название организации.

Наименование вида документа на письмах обычно не ставится. В то время как, например, такие виды источников, как приказ, акт, докладная записка или решение, должны содержать в своей структуре соответствующий элемент. В письмах необходимо указывать полное наименование компании, в которую отправляется документ, а если есть предусмотренное официальными источниками сокращенное название, его также следует указывать (писать в скобках после полного наименования).

Есть несколько корректных методов сокращения названий организаций: по первым буквам (то есть получается аббревиатура наподобие НИИ), по начальным слогам (например, может получиться «Уралмаш») или же иным способом, утвержденным в официальных документах фирмы-адресата.

Другие важные реквизиты документов — это почтовый адрес, а также номера телефонов, факсов. Также в официальных письмах обычно указываются банковские реквизиты организации. Другой важнейший элемент соответствующего документа — дата, которая отражает момент его подписания. Затем официальная бумага подписывается, на ней ставится печать компании.

Фотогалерея (7 фото)

16.12.2016

intaer.ru

Реквизиты документов — это… Требования к оформлению реквизитов документов :: SYL.ru

В гражданском обороте используются различные виды официальных бумаг. Реквизиты документов – это неотъемлемые их атрибуты. Они выполняют разные функции. Рассмотрим далее состав реквизитов документов.

Общие сведения

Для разных документов предусматривается различное количество реквизитов. Их набор зависит от целей создания акта, его назначения. Для многих бумаг количество реквизитов ограничено. Некоторые атрибуты устанавливаются законодательными и нормативными актами. Оформление реквизитов документов строго регламентировано.

Перечень основных элементов

Формы и реквизиты документов устанавливаются госстандартами и утверждаются Правительством. В ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрены следующие элементы:

Гербы РФ или субъекта.
Товарный знак или эмблема предприятия.
Код организации.
ОГРН.
ИНН/КПП.
Код формы.
Название организации.
Справочные сведения.
Название вида документа.
Дата составления.
Регистрационный номер бумаги.
Место составления/публикации.
Адресат.
Ссылка на дату и номер документа.
Резолюция.
Гриф утверждения.
Заголовок текста.
Гриф согласования.
Текст.
Отметка о контроле.
Подпись.
Отметка о приложениях.
Оттиск печати.
Отметка о поступлении/исполнении документа и отправке его в дело.
Визы согласования.
Отметка о заверении экземпляра/поступления цифровой копии.
Идентификатор.
Отметка об исполнителе.

Каждой бумаге соответствует свой набор элементов.

Нормативная база

В госстандарте определяется место размещения каждого элемента. Оно закрепляется согласно традициям последовательности заполнения и чтения бумаг. Размещение герба РФ осуществляется в соответствии с ФКЗ № 2. Символ регионов указывается на бланках согласно нормативным актам субъектов. Эмблема предприятия (товарный знак) размещается в соответствии с положениями устава. Код организации должен указываться согласно ОКПО. ОГРН, ИНН/КПП приводится сообразно документам, выдаваемым налоговой службой.

Требования к оформлению реквизитов документов: наименование предприятия

Элементы, посредством которых осуществляется идентификация как самих бумаг, так и их авторов и адресатов, определяются как реквизиты документов. Значит, их неотъемлемым атрибутом выступает наименование предприятия. Оно указывается в строгом соответствии со сведениями, закрепленными учредительными документами. Над названием предприятия проставляют наименование (сокращенное или полное) вышестоящего органа (при наличии). Написание осуществляется на русском языке.

Сокращенное название указывается на бланках, если оно закреплено учредительными бумагами. Наименование представительства, территориального отделения, филиала указывается только в том случае, если это подразделение выступает в качестве автора. Оно помещается ниже названия главной организации.