Сроки хранения исходящей и входящей документации – Сроки хранения входящей и исходящей документации | Статьи

Сроки хранения входящей и исходящей документации | Статьи

Срок хранения входящей и исходящей документации закрепляется в инструкции по делопроизводству. Как учесть требования нормативных документов, регулирующих деятельность архива, и интересы компании при сохранении деловых писем и прочих документов, расскажем в материале.

Сроки хранения входящей и исходящей документации зависят от вида документа. Рекомендуется по общему принципу хранить документацию не менее трех лет, что удобно для прохождения проверок каждые три года. Отдельные документы могут храниться меньше или больше, журналы регистрации хранятся до 5 лет. Разберемся в нюансах.

Срок хранения входящей документации

Входящая документация – это все письма, документы или заявления, которые поступают в организацию.

Любая компания ежедневно обрабатывает массу входящей деловой документации. Чтобы документы не затерялись и ответственные лица могли получить отметку о доставке, ведется регистрация входящих писем. Сами письма хранятся в организации.

По общему правилу срок хранения входящей документации составляет 5 лет. Большинство писем делового характера, которые поступают в организацию, нужно сохранять 5 лет в архиве и извлекать при необходимости (спорных ситуациях, запросах надзорных органов). Срок хранения можно установить для отдельных писем по степени их важности для организации.

Формируя дела, помните, что нежелательно разрывать связанные письма, такие как письмо-просьба и письмо-ответ. Эти деловые письма объединяют в одном деле.

Отклоняющиеся от общего правила сроки хранения входящих деловых писем устанавливают после систематизации типов писем, поступающих в организацию. Каждому виду писем присваивается свой срок. Можно различать письма с перепиской, письма с информации об оказании услуг. При формировании дел нельзя объединять в одно дело письма с разным сроком хранения.

Устанавливая сокращенные сроки хранения отдельных видов входящей документации, помните, что входящие письма от органов государственной власти должны храниться не менее 5 лет. Иногда для переписки с теми или иными органами может потребоваться оформление нескольких дел.

Рекомендуем материалы по теме:

Срок хранения исходящей документации

Исходящие документы – это все письма и документы, которые организация отправляет по почте или с курьером, передает внешним лицам и организациям.

Исходящая документация, как и входящая, хранится в организации в общем случае 5 лет. Для отдельных документов или писем можно этот срок увеличить. Отдельные деловые письма можно хранить 10 и более лет. Основания для такого длительного хранения нужно закрепить в инструкции по делопроизводству организации.

Срок хранения журналов регистрации входящей и исходящей документации

Регистрация документов подтверждает то, что письмо получено или отправлено. Письму присваивается номер в порядке, установленном в инструкции по делопроизводству. Информацию о деловой документации обязательно фиксируют. Входящая и исходящая документация в организации регистрируется в соответствующих журналах. Журналы нужны, чтобы систематизировать поток документации, найти запись о письмах по запросу, удостовериться, что государственный орган, который прислал запрос, получил ответ. Журналы оформляются типографским способом и закупаются ежегодно.

Начиная с первого числа нового года нужно начать новый журнал с первого рабочего дня. Учет входящей и исходящей документации можно вести в электронном виде, но в традиционном делопроизводстве все электронные записи должны дублироваться в бумажном варианте. Графы журналов могут различаться в зависимости от типографии-изготовителя. Выберите тот, который учитывает все требования вашего делопроизводства или закажите в типографии журнал с вашими графами.

Журналы изготавливаются разного формата, в жестком и мягком переплете. Выбирайте тот, с которым будет удобнее работать.

Есть и другие преимущества журналов регистрации. По ним можно установить, верны ли реквизиты письма, когда оно было отправлено. Это поможет избежать недоразумений и разрешить сомнения в случае ошибки или задержки письма.

Журналы регистрации хранятся 3 года.

По истечении срока хранения входящей и исходящей документации все документы и письма уничтожают, о чем составляют акт.

www.sekretariat.ru

Каковы сроки хранения исходящих и входящих документов? | Вопросы подписчиков

Каковы сроки хранения таких документов, как исходящая и входящая переписка?

                Деловая переписка между организациями имеет разные сроки хранения. В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000) насчитывается около 150 статей, в которых упоминается переписка. Сроки хранения писем колеблются от самых небольших (1 год, 3 года) до 10 лет и даже постоянного срока хранения. Большинство писем хранится 5 лет.

---

Мы рассказывали ранее о входящей корреспонденции в материале по ссылке.

---

Срок хранения деловых писем определяется не по тому, к какой категории относятся письма (входящие, исходящие), а по значимости, ценности информации, содержащейся в документах. Именно поэтому при организации хранения деловых писем нельзя исходить из принципа «входящие – исходящие», нельзя разрывать письмо-просьбу и письмо-ответ, так как они составляют единый комплекс документов и храниться должны в одном деле. Как правило, при систематизации переписки используются такие признаки классификации, как вид документа (переписка), корреспондент (организация, круг организаций, с которыми ведется переписка), тематика (содержание). При систематизации переписки не надо забывать о сроках хранения: нельзя относить к одному делу письма со сроком хранения 1 год и 5 и более лет.

---

Читайте о текущем хранении документов больше информации в статье по ссылке.

---

Например, переписка с органами власти и управления имеет срок хранения 5 лет ЭПК, поэтому ее целесообразно выделить в отдельное дело. Переписка с поставщиками, заказчиками, клиентами (в рамках договорных отношений) имеет 5-летний срок хранения, ее также можно выделить в отдельный массив. В зависимости от объемов этой переписки это может быть одно или несколько дел и т.д. Вот несколько извлечений из указанного перечня:

№ статьи	Вид документа Переписка	Срок хранения	Примечания
12	Переписка с исполнительными органами государственной власти РФ, субъектов РФ, органами местного самоуправления по основным вопросам деятельности	5 л. ЭПК
51	Переписка о проведении проверок и ревизий	5 л.
53	Переписка о выполнении решений (предписаний) проверок и ревизий	5 л. ЭПК
62	Переписка по оперативным правовым вопросам	3 г.
83	Переписка о разработке и ходе выполнения целевых программ	5 л. ЭПК
98	Переписка по вопросам планирования	5 л.
103	Переписка по вопросам ценообразования	5 л. ЭПК
120	Переписка о внесметных и целевых ассигнованиях	5 л. ЭПК
126	Переписка о размещении акций, вкладов, начислении дивидендов	5 л.
128	Переписка о нормах обязательных резервов, финансирования капиталовложений	5 л. ЭПК
138	Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов	5 л.
144	Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности	1 г.

---

Статья о исходящих документах поможет вам не допускать ошибок в работе.

---

www.sekretariat.ru

Каков срок хранения входящей корреспонденции в ООО?

Каков срок хранения входящей корреспонденции в ООО?

Сроки хранения документации определяет приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Они зависят от типа конкретного документа. К примеру, если речь идет о письмах от контрагента, то храните их в течение всего срока действия хранения договора, к которому они относятся и не менее трех лет с даты истечения срока действия договора (с учетом срока исковой давности).

---

Гость, знакомьтесь — Правобот!

Интеллектуальный сервис для подбора судебной практики. Думает, как юрист, только быстрее. 

Познакомиться поближе

---

Рекомендация. Как определить срок хранения документов.

«Корреспонденция

В понятие корреспонденции можно включить входящую и исходящую корреспонденцию, описи отправленных и полученных документов, почтовые извещения и уведомления по отправленным документам контрагентам и в государственные органы власти.

Срок хранения входящей и исходящей корреспонденции определяется в зависимости от важности того или иного письма.

Письма от контрагентов об изменении реквизитов и по иным схожим вопросам должны храниться в папках документов контрагента. Переписка с контрагентами должна храниться в течение всего срока действия хранения договора, к которому она относится, то есть не менее трех лет с даты истечения срока действия договора (с учетом срока исковой давности).

В случае возникновения спорных вопросов наличие таких документов будет дополнительным доказательством (например, спор может сводиться к тому, уведомил ли один из контрагентов второго о наступлении того или иного обстоятельства).

Почтовые уведомления о получении контрагентом направленных документов необходимо хранить вместе с документом, получение которого подтверждает уведомление. Срок хранения таких уведомлений равен сроку хранения документов, к которым они относятся.

Письма и уведомления государственных органов (ФНС России и т. д.), а также описи по направлению документов в налоговые инспекции нужно хранить в течение законодательно определенного периода времени (если таковой есть), но не менее трех лет, поскольку именно за такой период может быть назначена, например, налоговая проверка. При этом необходимо учитывать установленные в законодательстве правила для расчета периода «глубины» налоговых и иных проверок. Например, в текущем году налоговая проверка может быть назначена для проверки полноты и правильности уплаты налогов за три предыдущих года. Поэтому в течение всего 2012 года необходимо хранить документы, относящиеся к 2011, 2010 и 2009 годам.

Если письмо касается текущих операций, то хранить такую переписку необходимо в течение срока хранения документов, связанных с такими операциями».

www.law.ru

Порядок работы с входящими документами

Порядок работы с входящими документами

1 Общие положения

1.1.1 Настоящий Порядок относится к документационному обеспечению управления и устанавливает общие требования к выполнению основных этапов документооборота внешних исходящих и входящих документов, их архивного хранения, способов и средств связи с внешними организациями.

1.1.2 Требования настоящего Порядка должны знать и использовать в работе:

— секретари и помощники руководителей структурных подразделений;

— Специалист по документообороту АдмО;

— Руководитель группы ГДР АдмО;

— Начальник АдмО.

1.1.3 Настоящий Порядок отменяет действие Порядка информационного обмена с контрагентами, ПР-502 от 24.07.2002.

В настоящем Порядке использованы ссылки на следующие документы:

1. Инструкция пользователя по процессу «Работа с входящими документами» в ООО "ХХХ" в СЭД «Директум», 2010.

2. Инструкция пользователя по процессу «Работа с исходящими документами» в ООО "ХХХ" в СЭД «Директум» », 2010.

По направленности документы делятся на исходящие и входящие.

Внешний документ — документ, направленный или полученный за пределы/пределами организации, в которой он создан.

Внешний исходящий документ — документ, выполненный на фирменном бланке Компании, имеющий подпись Генерального директора или уполномоченного должностного лица, зарегистрированный в установленном порядке и служащий одним из средств коммуникации с внешними организациями. Право подписи исходящих документов имеют должностные лица, занимающие должность не ниже Начальника отдела или лица, замещающее его.

ВНешний входящий документ – документ, поступивший в Компанию из внешней организации.

В настоящем документе применяются следующие термины и определения:

ГД – Генеральный директор.

ГДР АдмО – группа документооборота и регламентации Административного Отдела.

ЗГД по персоналу — Заместитель генерального директора по персоналу.

Компания – ООО "ХХХ".

СЗ — служебная записка.

П/о – почтовое отделение.

2 Общая характеристика процесса работы с исходящими документами

2.1 Цель и задачи процесса

Целью процесса является обеспечение информационного обмена компании с внешними организациями.

Задачами процесса являются:

— разработка, согласование и подписание исходящих документов

— отправка документов

— прием документов на архивное хранение, архивное хранение документов в ГДР АдмО, допуск к документам, находящимся на архивном хранении

— уничтожение документов в бумажной форме с истекшим сроком хранения.

2.2 Условия выполнения процесса

2.2.1 Условия начала

Процесс начинается с момента:

— инициации создания исходящего документа;

Инициация осуществляется:

— в плановом порядке;

— в оперативном порядке.

2.3.2 Условия завершения

Процесс заканчивается ознакомлением с РД всех сотрудников Компании, указанных в списке доведения.

2.3.3 Условия отмены

Процесс отменяется в случае принятия решения о нецелесообразности разработки РД. Такое решение может быть принято:

— на этапе согласования:

O  руководителем подразделения-разработчика;

O  нормоконтролером проекта — сотрудником ГДР АдмО;

O  дополнительно согласующими должностными лицами,

-  на этапе подписания РД:

O  подписывающим должностным лицом.

3 Издание, регистрация, хранение исходящих и входящих документов

3.1  Издание исходящих документов

№	Действие	Кто выполняет	Срок выполнения
1	Получение задачи на подготовку документа	Исполнитель документа	По получению задания
2	Разработка	Исполнитель документа	Не более 1 рабочего дня с момента получения задания
3	Согласование (внесение, в случае необходимости, изменений во взаимодействии с другими должностными лицами)	Должностные лица, согласующие документы	Не более 1 рабочего дня с момента получения
4	Подписание у Генерального директора(или у уполномоченного лица)	Генеральный директор	Не более 1 рабочего дня с момента получения
5	Регистрация в ГДР АдмО	Специалист по документообороту ГДР АдмО	Незамедлительно

3.2  Регистрация и хранение исходящих документов

3.2.1 Вся исходящая корреспонденция регистрируется в ГДР АдмО в СЭД «Директум», согласно Инструкции пользователя по процессу «Работа с исходящими документами» в ООО "ХХХ" специалистом по документообороту ГДР АдмО. Не зарегистрированный в ГДР АдмО документ считается недействительным. Регистрация исходящего документа осуществляется путем:

— ежегодной сквозной нумерации;

— проставления даты регистрации;

— занесения данных об исходящем документе.

3.2.2 После присвоения исходящего номера и заполнения электронной карточки РКК в СЭД «Директум», согласно Инструкции пользователя по процессу «Работа с исходящими документами» в ООО "ХХХ", оригинал документа возвращается исполнителю. Исполнитель делает сканированную копию документа, пересылает ее специалисту по документообороту ОДР АдмО. После этого сканированные копии документов «привязываются» специалистом по документообороту ГДР АдмО к электронной карточке РКК в СЭД «Директум», согласно Инструкции пользователя по процессу «Работа и исходящими документами» в ООО "ХХХ", где хранятся в течении 5 лет, в отдельных случаях «до минования надобности».

3.2.3 Документы к отправке готовятся в структурных подразделениях исполнителями, подписываются у руководителей и конвертируются секретарями структурных подразделений, либо помощниками менеджеров, в зависимости от содержания, степени конфиденциальности и. т.п. Прием корреспонденции для отправки экспресс — почтой осуществляется ежедневно до 16:30.

3.2.5 При оформлении международных отправлений адрес получателя указывается латинскими буквами на английском языке, с указанием страны, города, код города, улицы, дома, компании, фирмы, контактной персоны, телефона получателя. Передавать документы для отправки в открытом виде, а так же без указания точных почтовых адресов получателя и отправителя на конвертах запрещается. Экспресс-почта не осуществляет доставку денег, кредитных карт, векселей и пр.

3.2.6 На заказную корреспонденцию специалистом по документообороту ГДР АдмО составляется реестр рассылки, который датируется, подписывается специалистом ГДР АдмО и подшивается в папку для хранения. Оригиналы реестров хранятся в архиве ГДР АдмО в течении 1 года. Простая корреспонденция отправляется без реестра. Для корреспонденции, отправляемой экспресс–почтой специалистом по документообороту ГДР АдмО заполняется квитанция с полной информацией о получателе и передается курьеру на пост №1. Вся простая и заказная корреспонденция отправляется через п/о «Почта России» специалистом по документообороту ГДР АдмО ежедневно утром.

3.2.7 В тех случаях, когда конверт (пакет) для отправки оформлен неверно, его возвращают исполнителю, через секретаря подразделения или помощника менеджера, для устранения недочетов.

3.3  Регистрация входящих документов

3.3.1 Входящая корреспонденция делится на простую и официальную, (адресованную ГД), требующую рассмотрения, вынесения резолюции, ответа на запрошенную информацию. Поступающая в ООО "ХХХ" документация является служебной и подлежит регистрации, что предусматривает вскрытие конвертов. Содержимое конвертов подлежит учету вне зависимости от источника и способа доставки (почта, оказия, курьер, телефонограмма, факс и пр.). Конверты, поступившие в ООО "ХХХ" в запечатанном виде не вскрываются для регистрации, если адресатом является Генеральный директор, Члены Совета Директоров, члены Совета Правления, если стоит гриф «Конфиденциально» на конверте с указанием фамилии получателя.

3.3.2 Регистрация входящей корреспонденции осуществляется как на бумажном носителе, так и в СЭД «Директум», в зависимости от ее типа. Простая входящая корреспонденция регистрируется в журнале «входящая корреспонденция», официальная документация регистрируется в СЭД «Директум», согласно Инструкции пользователя по процессу «Работа с входящими документами» в ООО "ХХХ".

3.3.3 Каждому документу, поступающему в ГДР АдмО, присваивается порядковый номер/сокращенное название отдела, в пределах регистрируемого массива документов. Для официальных писем специалистом по документообороту ГДР АдмО заводится карточка РКК в СЭД Директум, согласно Инструкции пользователя по процессу «Работа с входящими документами» в ООО "ХХХ", где проставляется порядковый входящий номер, дата регистрации, краткое содержание документа, определяется местонахождение документа, кому он будет передан, после этого к карточке РКК специалистом по документообороту ГДР АдмО прикрепляется копия сканированного документа для хранения в архиве СЭД «Директум» ГДР АдмО. Хранятся данные документы в течение 5 лет.

3.3.4 Информационные документы, присланные для сведения, а также поздравительные открытки, пригласительные билеты, печатные издания, рекламные извещения, корреспонденция личного характера не подлежат обязательной регистрации в ГДР АдмО.

3.4  Порядок получения почтовых отправлений в отделениях связи

3.4.1 Ежедневно, утром, до 10 часов, специалист по документообороту ГДР АдмО получает и отправляет в почтовом отделении корреспонденцию для ООО "ХХХ", а также для «ООО "ХХХ"» и ДЗО сегмента «Дистрибуции». Заказные, простые, ценные письма, телеграммы, посылки, бандероли, извещения и уведомления на регистрируемые почтовые отправления и т. п., специалист по документообороту ГДР АдмО получает на основании доверенности, оформленной на специалиста ГДР АдмО, (на ведение дел, которая хранится в отделении связи). Оформляется данная доверенность на текущий год.

3.4.2 Заказная корреспонденция выдается почтовым отделением по реестру п/о. Специалист по документообороту ГДР АдмО удостоверяется в наличии писем, сверяя номера заказной корреспонденции с номерами, указанными в реестре, расписывается в реестре, копия которого остается в почтовом отделении. Оригинал реестра хранится в ГДР АдмО в течение года.

3.4.3 Посылки и бандероли регистрируются специалистом по документообороту ГДР АдмО в журнале «входящая корреспонденция» и не вскрывая передаются через секретарей структурных подразделений.

3.4.4 Телеграммы для ООО "ХХХ" получает специалист по документообороту ГДР АдмО в почтовом отделении, регистрирует в «Журнале регистрации» и передает под роспись секретарю подразделения.

3.4.5 Корреспонденцию, доставляемую в ООО "ХХХ" при помощи Курьерской службы, специалист по документообороту ГДР АдмО получает у охраны СБ на Посту №1, расписываясь в соответствующем журнале о получении. Сотрудник СБ осуществляет прием корреспонденции согласно «Инструкции по приему корреспонденции на Посту №1» рег.№ И-77 от 09.12.1999. Полученная от курьера корреспонденция регистрируется в ГДР АдмО специалистом по документообороту в установленном порядке, в журнале «Входящая корреспонденция», либо в СЭД «Директум», согласно Инструкции пользователя по процессу «Работа с входящими документами» в ООО "ХХХ", и передается в структурные подразделения через секретарей и помощников руководителей, либо через «Центр информационного обмена» (3 этаж).

4 Архивное хранение и уничтожение корреспонденции ООО "ХХХ"

4.1 Ежегодно специалист по документообороту ГДР АдмО готовит отработанные «входящие» и «исходящие» документы к хранению в архиве. Для этого отработанные документы оформляются в дела (папки, скоросшиватели), составляется их реестр. Дела формируются по видам в хронологической последовательности, что облегчает поиск необходимого документа, находящегося на архивном хранении. Хранятся данные документы в течение 5 лет. Хранению в архиве не подлежат документы:

1. информационные документы

2. поздравительные письма и пригласительные билеты

3. печатные издания

4. телеграммы

5. рекламные извещения

6. накладные, инвойсы

7. сертификаты

4.2 Право доступа к документам, хранящимся в архивах с грифом ДСП, имеет специалист по документообороту, руководитель группы и начальник АдмО. Выносить дела из помещения архива запрещается. Найденный документ из дела не изымается, а выдается его копия. Если возникает необходимость в выносе дела за пределы архива, на имя Начальника АдмО оформляется СЗ о выдаче дела. Изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Начальника АдмО, с обязательным составлением акта об изъятии с вложением листа – заменителя, на место изъятого документа.

4.3 Уничтожение документов по истечении срока хранения, производится после проведенной экспертизы ценности документов и на основании утвержденного Генеральным директором акта об уничтожении, составленного комиссией в составе не менее трех человек.

5 Порядок использования внешней электронной почты

5.1 Все электронные письма, входящие на адрес ежедневно обрабатываются и сортируются специалистом по документообороту ГДР АдмО.

5.2 Электронные письма не подлежат регистрации и архивированию, т. к. носят рекламный характер.

5.3 Письма без указания фамилии получателя отправляются специалистом по документообороту ГДР АдмО секретарям соответствующих подразделений, как с указанием фамилии получателя непосредственно на электронный адрес получателя.

5.4 Подозрительные письма не имеющие темы, без указания отправителя, с предупредительными анонсами антивирусной программы, не вскрываются и удаляются незамедлительно.

6 Порядок оформления и подготовка к отправке подарков для клиентов

6.1 Если возникает необходимость произвести рассылку подарков для поздравления поставщиков, клиентов или иных контрагентов, специалистом подразделения, ответственным за отправку подарков подается список в ГДР АдмО, подписанный Начальником отдела, с указанием полных адресов получателей по форме:

№п/п	Адрес: индекс, город, улица, дом	Название фирмы, компании	Контактное лицо	Телефон

Срок — 2 рабочих дня до предполагаемого дня отправки, в предпраздничные дни за 7 дней до предполагаемого дня отправки.

6.2 Для предотвращения частичного изъятия и россыпи содержимого, подарки оформляются и упаковываются в коробки, пакеты, корзины с применением упаковочных средств (степ, скотч и. пр.). На каждой корзине, коробке, пакете должен быть прикреплен информационный лист:

Фирма «_________________» Город Москва индекс______ Улица ________ дом ______офис___________ Контактное лицо, г-н ____________тел ______ (Ф. И.О)

Информационный лист должен быть выполнен в печатной форме, рукописный текст запрещен.

6.3 После поступления в ГДР АдмО заявки с полной адресной информацией о получателях подарков, специалист по документообороту ГДР АдмО делает соответствующую заявку в компанию, предоставляющую курьерские услуги.

6.4 В указанный день, сотрудник подразделения, ответственный за отправку, доставляет подарки на пост №1, где в присутствии курьера и специалиста по документообороту ГДР АдмО ведется подсчет отправляемых мест, заполняются накладные. Заполнение авианакладных осуществляет специалист по документообороту ГДР АдмО.

7 Ответственность

7.1 Начальники структурных подразделений «ООО "ХХХ"» несут ответственность за неукоснительное соблюдение данного Порядка сотрудниками вверенного ему подразделения, в части, касающейся входящей и исходящей корреспонденции.

7.2 Специалист ГДР АдмО несет ответственность за отправку корреспонденции в установленные правилами сроки и своевременную оплату предоставляемых услуг.

7.3 Ответственность за качество и количество вложения в конверты, а также за адресации несут исполнители документов или обслуживающие их деятельность секретари и помощники структурных подразделений.

7.4 Общее и оперативное руководство процесса информационного обмена с контрагентами, контроль за выполнением настоящего Порядка, осуществляет Начальник АдмО.

7.5 Специалист по документообороту ГДР АдмО несет ответственность за строгое и точное соблюдение данного Порядка и своевременное информирование о возникающих проблемах на данном участке работы руководителя ГДР и Начальника АдмО.

специалист по документооборотужурнал исходящей корреспонденции образец

hr-portal.ru

Журнал регистрации входящей и исходящей документации: правила заполнения

Каждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции.

Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства.

Важным элементом эффективного делопроизводства является учет входящих/исходящих бумаг, путем регистрации в журнале.

Таким образом, журнал регистрации это реестр, содержащий информацию о документации, которую предприятие получает и отправляет любым способом доставки. Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно, поэтому необходимо вести два отдельных журнала.

Для чего нужен?

Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ:

• облегчает работу ходе обработки, учета и систематизации;
• сокращает сроки исполнения поручений руководства;
• помогает контролировать работу подчиненных;
• повышает продуктивность работы.

Виды журнала: их преимущества и недостатки

Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД.

В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.

Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф. Заполняют бумажный журнал ручкой (допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый).

Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения. Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа.

Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту. Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word.

Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов. В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов.

К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц.

Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК, но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.

Как компромисс можно вести два журнала одновременно, используя электронный в качестве основного, а бумажный как его резервную копию.

Инновационный метод регистрации корреспонденции – система электронного документооборота (СЭД) используется предпочтительно крупными компаниями, имеющими дело с большим объемом бумаг.

Существует большой ассортимент демо-версий, которые отличаются от лицензионных программ только установленными ограничениями на срок использования или количество пользователей (до 5-6 человек, например, Fossdoc).

Недостаток данного вида учета в опасности доступа к информации посторонних при взломе злоумышленниками страничек сотрудников. Принимая решение о целесообразности внедрения СЭД анализируют потребности конкретного предприятия и объем его документооборота.

Документы, не подлежащие обязательной регистрации

Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации. Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности. Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама (периодика, рекламные проспекты и тому подобное).

Поэтому сначала нужно выбрать все, что не касается основной деятельности, а потом, руководствуясь списком нерегистрируемой корреспонденции (утверждается как приложение к инструкции регламентирующей правила делопроизводства в данной организации или отдельным приказом) определить какие из оставшихся документов подлежат регистрации, а какие нет.

Согласно, общим правилам можно не регистрировать:

1. Корреспонденцию поздравительного и личного характера.
2. Прессу и периодику.
3. Корреспонденцию анонимную, не подтвержденного происхождения (документы без подписи или печати, не имеющие иных идентифицирующих отправителя реквизитов).
4. Бизнес-предложения и почту, направляемую в качестве рекламы.
5. Приглашения посетить или принять участие в мероприятиях рекламного характера (выставки, форумы пр.), за исключением официальных приглашений на деловые собрания.
6. Формы и бланки, кроме строгой отчетности.
7. Бухгалтерские бумаги и документы по решению административных и хозяйственных вопросов, если отсутствует сопроводительное письмо.

Кто ведет?

Если на крупных предприятиях регистрацией корреспонденции занимается целый специальный отдел, то в фирме с небольшим штатом эта ответственность обычно ложится на плечи одного сотрудника, назначенного руководителем.

Как правило, это обязанность секретаря или делопроизводителя. Эту функцию может исполнять референт или офис-менеджер.

Оформление

Решив использовать бумажный вариант журнала, прежде чем начать работу, новую книгу или тетрадь нужно пронумеровать, исключив возможность вырывать страницы. Прошивать журнал не нужно так, как это не документ строгой отчетности.

На титульной странице необходимо написать наименование предприятия, дату и его номенклатурный номер. На 2-й и 3-й страницах нужно указать ответственного за регистрацию (ФИО), занимаемую им должность, реквизиты документа, возлагающего на сотрудника эту обязанность, период работы и подпись. С 4-й страницы можно начинать собственно регистрацию.

Заполненные журналы хранят на протяжении 5 лет.

Образец заполнения журнала регистрации исходящей корреспонденции.

Образец заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции.

Основные графы

Согласно общепринятым стандартам делопроизводства журнал регистрации в обязательном порядке должен иметь шесть основных граф, отображающих минимальный объем информации, необходимый для полноценного учета.

Первая обязательная графа «регистрационный номер» присваивает документу уникальный код, состоящий из порядкового номера и номенклатурного номера журнала регистрации, позволяющий идентифицировать его и определить место нахождения.

При трехзначной структуре номера, третья цифра может указывать на подразделение, которому адресован документ или код дела, предназначеного для его хранения. Цифры записываются через тире или косую черту (например, 42-15/03, 42-15/04, 42-15/05 или 01/18, 02/18, 03/18 и т.д.).

Вторая графа «дата документа» является обязательной, потому что фиксирует дату (день, месяц, год), когда документ был получен предприятием.

Данные первых двух граф, с помощью штампа или вручную, проставляются на документе, например: Вх. № 42-15/01 от 25.07.2015.

В третью графу «вид документа» заносятся данные, которые определяют его содержание и назначение, например, запрос, служебная записка (внутренний вид документа) и пр..

Четвертая графа «корреспондент» идентифицирует автора документа. Записывая наименование фирмы разрешается использовать только общеизвестные аббревиатуры.

Пятая графа «содержание» отображает, указанный в начале текста заголовок, если он отсутствует, следует кратко описать суть документа.

Шестая графа «исполнитель» заполняется после того, как руководитель рассмотрел документ и указывает, кому из сотрудников он поручил его выполнение.

Дополнительные графы

В отличие от обязательных, дополнительные графы используются на усмотрение руководства.

В графу «резолюция» – переписывается полностью, отдаваемое руководителем поручение конкретному исполнителю. Например, «Смирнову А.А. Для ознакомления», «Смирнову А.А. Подготовить проект договора».

В графе «отметка об исполнении» рекомендуется не просто указывать «Выполнено», а предоставлять перечень предпринятых мер или причину невыполнения. Анализ двух последних граф предоставит возможность оценить соответствие проделанной работы поставленной задаче.

Использование графы «дата резолюции» поможет избежать недоразумений, если руководитель ознакомиться с документом позже даты его регистрации, что привело к затягиванию решения поставленной задачи. Например, в графе «дата резолюции» указано 22.07.2015, а в графе «дата резолюции» 26.07.2015, следовательно, вопрос не был решен вовремя по вине самого руководителя.

В графе «исходящий номер, дата документа» фиксируют информацию о корреспонденте, которая ускоряет поиск необходимого письма, а также может понадобиться в случае потери оригинала, для составления запроса о востребовании дубликата. Если исходящий номер отсутствует – указывается – «б/н» (без номера).

Можно дополнить журнал графами, отображающими информацию о способе доставки, или количестве страниц и наличии приложений, если корреспонденция предприятия требует строго учета.

Правила заполнения

Принято соблюдать следующие общепринятые «неофициальные» правила:

1. Документ необходимо зарегистрировать своевременно в день поступления, в отдельных случаях срок регистрации может быть приказом продлен до 3 дней.
2. Придерживаться принципа однократности, т.е. документ регистрируется 1 раз. В случаях, получения отсканированной копии по e-mail доставленному позже обычной почтой оригиналу присваивается номер уже зарегистрированной копии письма.
3. Следует максимально полно отображать информацию о регистрируемом документе. Например, излагая суть документа в графе «Содержание» следить, чтобы не терялся его смысл.
4. В начале года нужно обнулять нумерацию без необходимости заводить новый журнал.

Особенности ведения

В журнал исходящей корреспонденции фиксирует данные о документах, которые отправляются предприятием. Перед регистрацией документа необходимо проверить правильность его оформления, соответствие данных на бланке данным закрепленным в учредительных документах.

В графе «Дата» арабскими цифрами, соблюдая последовательность день, месяц, год (19.07.2015).

Графа «регистрационный номер» содержит порядковый номер документа в журнале регистрации (например, исх. №132). Этот номер указывается также в реквизитах бланка вверху документа в левом. В отдельной графе указывается вид всех документов, кроме писем. Эта информация позволяет определить его содержание и назначение.

Графа «Адресат» заполняется сведениями, кому адресован отправляемый документ (ФИО., организация). Если письмо нужно отправить нескольким адресатам, всем экземплярам присваивается один исх. №, а в журнале указывается их перечень с номерами экземпляров.

В графе «примечание» можно указывать способ отправки (курьером, почтой и т.п.) или делать отметку о получении уведомления и дате вручения письма корреспонденту (для заказных писем с уведомлением).

Отсутствие общеобязательных норм относительно вида, содержания журнала регистрации и т.п., позволяет руководству выбрать максимально удобный и полезный способ учета деловых бумаг.

Очень важно, чтобы инструкция по делопроизводству, регламентирующая процесс регистрации, учитывала особенности, продиктованные видом деятельности, объемом документооборота, а не была аналогичной копией типичного образца.

Учет корреспонденции это не обременяющая обязанность, а производственная необходимость, позволяющая избежать различных неприятностей, а также увеличить скорость и качество работы.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 938-47-92 (Москва)
+7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!

101million.com

Журнал «Секретарское дело» | Profmedia.by

Никита МОЛЧАНОВ,
юрист

Принятие Указа Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 № 510 «О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь» (далее — Указ № 510) потребовало корректировки всей законодательной базы, связанной с проведением проверок. Не осталось в стороне и Министерство юстиции Республики Беларусь. Постановлением этого ведомства от 19.03.2010 № 21 (далее — Постановление № 21), вступившим в силу с 7 мая 2010 г., внесены многочисленные изменения в нормативные правовые акты, регламентирующие сроки хранения типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь и индивидуальных предпринимателей.

В первую очередь рассмотрим Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38 (далее — Перечень № 38), в котором можно найти несколько важных нововведений.

В соответствии с требованиями Указа № 510 по всему тексту Перечня № 38 понятие «комплексная налоговая проверка» заменено «проверкой соблюдения налогового законодательства налоговыми органами», а вместо термина «ревизии» используется словосочетание «проверки, проводимые в рамках ведомственного контроля». В результате если раньше значительная часть сроков хранения документов отсчитывалась от даты завершения комплексной налоговой проверки (а их проведение в небольших организациях и у индивидуальных предпринимателей было редкостью), то теперь любую проверку, в которой затрагиваются вопросы соблюдения налогового законодательства, можно считать началом отсчета этих сроков.

Уточнены положения, устанавливающие сроки хранения документов, связанных со служебными командировками. Согласно старой редакции ст. 16.3 и 16.4 Перечня № 38 постановления, приказы, распоряжения (и приложения к ним) о командировках должны были храниться в течение трех лет после проведения комплексной налоговой проверки, а о длительных и зарубежных командировках — в течение 75 лет. В то же время определения, что считается длительными командировками, данный нормативный акт не содержал.

С 7 мая 2010 г. в соответствии с уточненной формулировкой указанных норм Перечня № 38 перечисленные документы о служебных командировках в пределах Республики Беларусь необходимо хранить три года, а о длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и о служебных командировках за границу — 75 лет.

Аналогичные изменения внесены и в перечень документов, образующихся в деятельности Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 13.02.2006 № 1, а также в перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 № 82 (далее — Перечень № 82).

Кроме того, Перечень № 38 дополнен ст. 540¹, согласно которой книги учета проверок, введенные постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18.03.2010 № 383 «О некоторых мерах по реализации Указа Президента Республики Беларусь от 16 октября 2009 г. № 510», следует хранить в течение 5 лет после окончания их ведения.

А из Перечня № 82 исключены п. 944.5 и 944.6, которыми ранее устанавливались сроки хранения карточек и журналов регистрации распорядительных документов (приказов, распоряжений, постановлений, решений, указаний) по административно-хозяйственным вопросам, а также входящей и исходящей корреспонденции. Вместо них этот нормативный акт дополнен п. 944¹, согласно которому регистрационно-контрольные карточки, журналы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов должны храниться в течение трех лет, вне зависимости от того, является организация источником комплектования государственных архивов или нет.

И в завершение отметим, чтосущественно увеличены сроки хранения приемо-сдаточных актов, составленных при смене руководителей некоторых учреждений, организаций и предприятий (ст. 27 Перечня № 38). Ранее в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях и у индивидуальных предпринимателей их было необходимо хранить постоянно, а во всех остальных организациях — в течение 10 лет. С 7 мая 2010 г. второй из указанных сроков составляет 75 лет.

Те же сроки хранения в соответствии с новой редакцией п. 971 Перечня № 82 установлены для актов приема-передачи дел при смене заведующих архивами организаций (лиц, ответственных за архив). Напомним, что до вступления Постановления № 21 в силу их нужно было хранить всего лишь три года.

А вместо документов по итогам проверок архивными органами и учреждениями условий обеспечения сохранности документов (справки, акты, предписания и др.), сроки хранения которых ранее составляли 10 и 5 лет соответственно (п. 968 Перечня № 82), теперь в течение 5 лет необходимо хранить документы по результатам проведения любых проверок (акты (справки), жалобы, требования (предписания), сведения, объяснительные записки, переписка и др.). При этом данный срок начинает отсчитываться при условии проведения следующей проверки.

Остальные изменения, внесенные Постановлением № 21, имеют редакционный характер или связаны со сроками хранения документов в самих контролирующих органах, и останавливаться на их рассмотрении мы не будем.

profmedia.by

образец и правила заполнения по предприятию

Все предприниматели рано или поздно отправляют документацию «во внешний мир», даже в маленькой организации. Легко перепутать или что-то забыть при регулярном выполнении обязанностей. Потому так важно вести учёт документации. При этом важно вести учёт как входящих, так и исходящих деловых бумаг.

Традиционное бумажное оформление для решения этой проблемы вполне подойдёт.

Журнал регистрации исходящих документов: определение и главные понятия

Регистрацией называют процесс записи учётных данных, касающихся документа. Это делается только по нормам и правилам, установленным на законодательном уровне. Это помогает фиксировать факт отправления или получения, создания элемента документации.

Регистрация нужна для наделения бумаг юридической силой. Без регистрационных номеров документы не признаются имеющими силу. Во всяком случае, официально.

Для регистрации документов используют специальные журналы. Они продаются в  канцелярских магазинах. Названия граф, толщина и формат можно выбрать разные. Блокнот или тетрадь формата А4 тоже могут стать такими журналами, если разлиновать их по всем правилам.

Такие журналы облегчают отслеживание исходящей и входящей документации. Это позволит убедиться, что все ответы отправлены вовремя. Факты создания и отправки писем тоже документируются. В журнале стоят точные даты отправки и создания, полное наименование адресатов.

Организационная структура, масштаб предприятия влияют способ решения вопроса. Сами руководители регистрируют документацию в небольших компаниях, где нет ни секретаря, ни организованного документооборота. Если за это отвечает сотрудник из штата организации, лучше всё закрепить в соответствующем приказе.

Больше информации о том, в каком порядке осуществляется ведение журнала регистрации входящих документов по предприятию, вы можете получить здесь.

О некоторых важных понятиях

• На оригинале документов проставляют дату регистрации, индивидуальные номера. Это делается только вручную. Данные пишутся на копиях с визами, которые хранятся в организациях в подшитом виде.
• Дата отправления – день, когда бумагу утвердили, когда поставило подпись руководство, ответственное лицо. Для этих данных используют вторую графу. Проставляются арабские цифры, обозначая день, месяц и год.
• На документации, кроме писем, ставят наименование вида. Назначение и содержание помогут разобраться, к какой разновидности относится тот или иной документ. Обозначается это в графе номер три.
• В исходящих бумагах, в начале текста, указывают краткое содержание, заголовок. Это не обязательно, если содержание писем маленькое. О нём надо спрашивают у сотрудников. Или быстро оценивают самостоятельно. Обозначается в третьей графе.
• Графа 4 нужна для сведений об адресате. Здесь пишут, куда и кому отправляется посылка.
• Графа 5 – содержит указание на количество листов. Через дробь проставляется количество листов в приложении, если это необходимо.

Сотрудники, отвечающие за составление писем, называются исполнителями в тексте. Они приносят документы за регистрацию, пишут письмо и обращаются за подписью к руководителям, работают с контрагентами.

Способов отправки корреспонденции 8:

1. Курьером.
2. Телефонограммой.
3. Факсом.
4. Электронной почтой.
5. Почтой.

Дату отправки документа ставят в графе 9. Графа 10 заполняется, если есть исходящий номер.

Срок хранения и некоторые правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

3 года – максимальный срок сохранения журналов для регистрации документации. После этого времени назначается экспертиза для проверки ценности сведений. Для этого руководитель составляет отдельный приказ. Если комиссия выявит бумаги, не представляющие никакой ценности, последние уничтожаются. Что сопровождается отдельным актом.

Вот некоторые  отдельные категории деловых бумаг, регистрации не подлежащих:

1. Бухгалтерские.
2. Пригласительные билеты на мероприятия.
3. Открытки, поздравительные письма.
4. Материалы и проспекты рекламного содержания.

Перед тем, как зарегистрировать документ, составляют проект. В его номер включают номер подразделения, когда в этом возникает необходимость.

Для оформления допускается применение фирменных бланков. В журналы могут занести деловые бумаги, которые только находятся на стадии проектирования. На них подпись руководства ещё не стоит.

Для нумерации и заполнения журналов каждая компания может разрабатывать свою схему, которую посчитает наиболее удобной.

Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения:

Журнал регистрации исходящей корреспонденции ОАО Автодорстрой.Образец заполнения журнала регистрации исходящих документов ЗАО Спектр.

Исходящие письма. Подготовка. Для всех ли обязательна регистрация?

Алгоритм работы есть у и письма, которое руководство отправляет. Он состоит из нескольких этапов:

1. Проект письма готовят исполнители.
2. Согласуются бумаги только в случае необходимости
3. Подпись на проекте ставит генеральный директор. Или другой руководитель с соответствующими полномочиями.
4. Секретарь регистрирует бумаги. При электронном документообороте исполнители сами решают вопрос.
5. Отправка письма.
6. Помещение в дело оригинала письма, либо его визовой версии.

Это обязательный порядок действий, не допускающий нарушений. Письма не регистрируются, если руководители не поставили на них свои подписи.

Какие группы бумаг не требуют регистрации?

• Поздравления.
• Приглашения на мероприятия.
• Прайс-листы.
• Материалы с рекламным содержанием.
• Коммерческие предложения.

Если один из этих документов предполагает наличие сопроводительной записки, то она регистрации подлежит.

Что на счёт дат и номеров?

Для даты регистрации, указания номеров в документации используются специальные поля. Такие поля легко найти под шапкой, после наименования организаций.

Чтобы даты не прописывать вручную, секретари заказывают специальные штампы. Но это допустимо только для вариантов писем, которые составляются на обычной бумаге, а не на фирменных бланках.

В каждой компании принимают собственную систему, согласно которым письма и получают номера. Главное, чтобы этот набор цифр был уникальным. Каждое письмо должно иметь свой собственный, уникальный номер. Другие варианты оформления незаконны. Письмо получает одно обозначение, даже если один и тот же его текст отправляется нескольким разным адресатам.

Журнал регистрации исходящих документов – образец вы можете скачать по следующей ссылке.

Журнал регистрации исходящих документов: как исправлять ошибки?

И высокая квалификация не спасает бухгалтеров от ошибок. Не редко возникают ситуации, когда для исходящих деловых бумаг пропускают несколько номеров. Не допускается вносить изменения в бумагах, которые уже прошли регистрацию.

Соответствующая запись ставится там, где номера пропущены. Этого достаточно для внесения большей ясности. Печать и подпись ответственного сотрудника заверяют такую запись.

В «примечаниях» делается запись об аннулировании, если регистрация бумаг в журнале регистрации исходящей корреспонденции прошла по ошибке.

Появилась  двойная регистрация? Об этом сообщают с указанием номера исходной бумаги, тогда его легче будет найти.

Узнать, как заполнить журнал регистрации приказов по основной деятельности и скачать его образец, вы можете в этой публикации.

Рекомендации для составителей исходящей документации

1. Письма в исходящих бумагах – ответные, либо инициативные. Они отличаются только тем, начинает организация переписку сама, или отвечает на предложение. В ответных письмах содержится только информация, соответствующая запросу.
2. На бланках организации письма печатаются в количестве двух экземпляров. Оформление «шапки» требует внимания.
3. Слева, в верхней части документа, упоминается лицо, которому предназначается документ.
4. Справа – стоят реквизиты компании, которая письмо отправляет.
5. В первой части обращение к адресату и описания причины, по которой требуется обращение.
6. Приложения перечисляются только после основного текста. В нижней части страницы, в конце, данные о себе пишет составитель.
7. Письмо требует согласования с должностными лицами, которые принимают решения в конкретных направлениях. Только после этого свою подпись ставят руководители.
8. Подписанные, согласованные свидетельства передаются делопроизводителям. Ещё один экземпляр распечатывается, если его важно сохранить в организации.

Журнал регистрации исходящей корреспонденции – образец для заполнения по предприятию:

Образец журнала регистрации исходящей корреспонденции.

 

Как действовать делопроизводителям?

1. Исходящие письма принимаются от составителей. Делопроизводитель проверяет, соответствуют ли требованиям реквизиты. И смотрят, присутствуют ли все необходимые подписи. Отдельное внимание уделяется приложениям.
2. В журнале регистрации исходящей корреспонденции указываются все сведения по документу. Допускается применение других инструкций, если на предприятии перешли к документообороте в электронной форме. Но строгих правил оформления нет и для документов, которые оформляются традиционным способом.
3. Набор требований предъявляется к исходящим номерам. Сначала идёт номенклатура папки, где документы хранятся. Порядковый номер по конкретному письму указывается через косую или тире.
4. Исходящие номера пишутся в специальных строках. Это касается и входящей корреспонденции. Копии хранятся в папках-делах.

Поступившие документы проходят регистрацию в тот же день, когда они оказываются у получателей. Максимальная отсрочка – следующий рабочий день. Иначе снижается время на фактическое исполнение указанных действий. Подобные промедления оборачиваются негативными последствиями, и для предприятия в целом, и для отдельных сотрудников.

Не знаете, как правильно заполнить журнал учета рабочего времени по предприятию? В нашей новой статье вы можете узнать, как это сделать!

Проводится регистрационная процедура на протяжении календарного года. 1 января каждого года обнуляется нумерация документов. Лишь описи дел постоянного хранения могут стать исключением из правил.

Не всегда целесообразно создавать новую систему хранения и прошивки для бумаг, которые поступили в компанию нестандартными способами. Легче всего обозначать изменения в отдельных графах, либо добавлять буквы или цифры к коду.

Каждая организация сама определяет не только способ регистрации исходящей и входящей документации, но и порядок внесения записей по ней. Децентрализованное ведение учётных баз в электронном виде применяют уже тысячи и сотни тысяч компаний. Главное – предусмотреть защиту данных, чтобы избежать ошибок и изменений без необходимости.

Пошаговая инструкция по регистрации ООО самостоятельно и список необходимых документов для оформления – тут.

Благодаря электронному хранению процесс регистрации заметно упрощается. Секретари тратят меньше времени на поиск нужной информации. Это помогает наладить и документооборот между подразделениями. Допускается создание специальных внутренних служб, отвечающих за этот процесс. Либо структурные подразделения организуют процесс самостоятельно.

В каком порядке осуществляется регистрация исходящей документации в электронном виде, вы можете узнать в этом видео:

fbm.ru