Ставится ли на благодарственном письме печать – Какие письма нужно заверять печатью

• В первую очередь, следует помнить о том, что письмо обязательно должно содержать информацию об авторе и получателе, причем, если в качестве адресата выступает какой-то конкретный человек, то обращаться к нему необходимо по имени-отчеству.
• Затем в письме надо перечислить конкретные заслуги и достижения, которые стали поводом к его написанию.
• В заключение следует обязательно поставить дату составления письма, а также подпись руководителя организации или иного уполномоченного сотрудника.
• При желании письмо можно заверить печатью – она придаст посланию дополнительной солидности.

Элегантный внешний вид письма, в том числе и конверта, также подтвердит человеку искренность изложенных автором благодарностей.

Оформляться благодарственные письма могут как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Но наиболее предпочтительный вариант – составление письма на красиво оформленном шаблоне, напечатанном на качественной бумаге в цветном виде. Чем презентабельнее дизайн благодарности, там более весомой и значимой она будет для адресата.

Писать благодарность можно как от руки, так и печатать на компьютере. При этом следует помнить о том, что рукописное письмо, особенно написанное каллиграфическим почерком, всегда имеет большую ценность по сравнению с печатным, поскольку оно лишний раз подчеркивает душевность, теплоту написанных слов и особое уважение к адресату.

Сильно оригинальничать при составлении текста не стоит – здесь неуместен пафос, лицемерие и шутки. Точно также следует избегать чрезмерного официоза. Не нужно писать письмо слишком размашисто, лучше подобрать лаконичные, точные слова и уместить их в несколько предложений.

Примеры как НЕ надо писать благодарственное письмо

Глубокоуважаемый всем нашим коллективом Лушников Вячеслав Евгеньевич!
Хотим выразить самые яркие наши чувства в ваш адрес, в связи с присущим вам природным трудолюбием, жизнерадостностью и целеустремлённостью! …

Или так:

Вячеслав Евгеньевич! Братиш!
Во-первых, держи краба! Во-вторых, ты — лучший, поэтому эти строки — для тебя! …

А теперь правильный пример

Вячеслав Евгеньевич!
Коллектив предприятия ООО «Название Фирмы» благодарит вас за многолетний труд, трудолюбие и активную жизненную позицию …

Стоит помнить о том, что письмо составляется не лично от сочинителя, а от лица организации. Даже если внутри коллектива или в отношениях с партнером царит легкая, дружная, непринужденная атмосфера, адресат письма может обидеться на его содержание или отнестись к благодарности не очень серьезно.

С другой стороны, как уже написано выше, каких-то жесткий требований нет, поэтому можете воспользоваться любым приглянувшимся вариантом 🙂

Инструкция по написанию благодарственного письма

• В «шапке» благодарственного письма нужно указать получателя, а именно: его должность, название предприятия и конкретного сотрудника.
• Далее посередине строки следует написать непосредственное обращение с именем, отчеством (чаще всего здесь используются такие прилагательные как «уважаемый», «дорогой» и т.п.)
• Следующая часть письма касается непосредственно благодарности. Здесь можно написать как общие фразы, так и конкретные действия, за которые выражается признание. Главное правило – не лукавить, благодарность должна быть искренней.
• В этой же части письма можно сказать, что помимо отмеченных заслуг автор письма рассчитывает на дальнейшее сотрудничество и новые результаты (это позволит подчеркнуть ценность и незаменимость получателя, кроме того, адресат будет замотивирован на успешное решение новых задач).
• В заключение письмо следует подписать. Чем выше статус автора подписи по служебной иерархии, тем, как показывает практика, более ценным будет считаться письмо. Также благодарность нужно датировать.

Общие правила составления благодарственных писем

Чтобы правильно составить благодарственное письмо, нужно понимать, что с ним будет делать получатель.

Обычно документ вешается на стенку, демонстрируется клиентам компании. То есть, он выполняет функцию презентации организации. Обычно письма вешаются в рамку, поэтому они должны быть оформлены на бланке стандартного формата.

Благодарственное письмо составляется на официальном бланке организации. В нем должно фигурировать наименование организации-отправителя. Это не только формальное правило, но и дополнительная реклама компании. Для оформления благодарностей нужен плотный лист. Важно обратить внимание на его эстетичность, так как документ используется именно для демонстрации. Имеет смысл выбрать стильный шрифт, подобрать приятную цветовую палитру.

Получателем документа обычно является руководитель компании. В подписи также ставятся инициалы директора организации-отправителя. Обязательно ставятся подписи, печати. Это подтверждение подлинности благодарственного письма. Данные документы являются важной составляющей деловых взаимоотношений. Они позволяют наладить долгосрочное сотрудничество. Письмо направлено на стимулирование действий, выгодных для компаний. Отправлять его можно и партнерам, и клиентам, и сотрудникам.

Как вручить письмо

Благодарственные письма лучше всего вручать лично в руки в торжественной обстановке, при многочисленных свидетелях. Но если адресат находится в другом городе, то отправить послание можно через интернет или факс — это быстро и удобно. Одновременно с этим стоит помнить о том, что отправка через обычную почту России – хороший тон, такой способ позволит послать красиво оформленное «живое» письмо, что, несомненно, будет более презентабельно и приятно для адресата.

assistentus.ru

Как написать благодарственное письмо | Pro-Документ

Как написать благодарственное письмо? Благодарственное письмо – это деловое письмо, которое составляется при необходимости выразить благодарность за оказанные услуги или предпринятые действия. Письмо-благодарность может быть адресовано как конкретному человеку, так и организации в целом, например, партнерам, сотрудникам, клиентам и т.п.

Критерии написания благодарственного письма

Так как данный тип писем относится к деловой корреспонденции, то его желательно оформлять на фирменном бланке компании, с указанием наименования и реквизитов организации. Однако, допустимо и написание на специальной открытке, подписавшись в конце.

Письмо-благодарность может быть составлено инициативно или в ответ на предшествующее сообщение: приглашение, поздравление и пр. Стиль изложения в письме более дружелюбный, что отличает этот тип корреспонденции от прочих деловых документов.

Благодарственное письмо составляется в одном экземпляре и не требует регистрации. Сообщение должен подписать лично руководитель организации. В некоторых случаях в конце ставится печать.

Структура благодарственного письма

Письмо-благодарность имеет такую же структуру, как и любое другое деловое письмо:

Оформляется в верхнем правом углу страницы. Данный элемент сообщения содержит информацию об адресате (организации или частном лице), которому выражается благодарность и может состоять из указания должности, наименования фирмы, фамилии и инициалов.

Используется в случае направления письма конкретному человеку. Здесь должны указываться фамилия, имя и отчества адресата. Обращение, как правило, начинается со слова: «Уважаемый (-ая)…» и может выравниваться по центру страницы.

Это основная часть письма, передающая слова благодарности адресату. Стоит обратить внимание на объем текста: он должен быть не слишком длинный, чтобы поместился на страницу, но и не слишком короткий, чтобы там не оставалось слишком много пустого места. Желательно разделение всей информации на абзацы.

Вводная часть текста, должна содержать сведения о том, кого и за что благодарят. В качестве вступления могут использоваться стандартные фразы: «выражаем свою благодарность…», «Выражаем глубокую признательность…», «Компания «N» выражает искреннюю благодарность…» и т.п. Здесь уместно употребление нескольких качественных прилагательных, например: надежный, активный, безупречный и т.п. Далее должна раскрываться вся значимость проделанной работы, сотрудничества и др.

В заключение письма желательно выразить свои пожелания и надежды на возобновление или продолжение продуктивной работы, например сотрудника, или совместной деятельности, если речь идет о партнерах.

В нижнем правом углу должны располагаться должность, фамилия, инициалы и подпись, руководителя, направляющего благодарственное письмо.

Образец документа: Благодарственное письмо за сотрудничество

Образец документа: Благодарственное письмо сотруднику

Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях.

Рубрика: Письма, Статьи.

Навигация по записям

pro-document.ru

Обязательна ли печать организации на документе? | Статьи

По материалам форума.

— Здравствуйте! Прошу Вашего совета по такому вопросу:у нас в организации на некоторых исходящих документах не ставиться печать организации (уведомления за подписью начальников отделов).Ставиться на подпись генерального директора. Скажите у вас все документы выходят из организации с печатью?
Заранее благодарю!

— Конечно же нет! Очень ограниченное количество документов. Письма, как правило, финансового характера….

— Здравствуйте! Есть примерный перечень документов, на которые ставится печать. Вы можете утвердить в свой организации именно для Вашей организации. Если брать отдельно письма, то меня лет 13 назад учили, что:
1)Если письмо оформленно не на бланке организации, то в обязательном порядке должна быть печать организации.
2) Если на бланке, то достаточно подписи. (просьбы, сопроводительные письма, отказы)
3) На письмах ставится печать, если вопрос касается финасового характера, гарантийное письмо, обязательство.

— С печатью:
Акты;
Архивные справки;
Архивные копии;
Доверенности (
Договоры, соглашения, контракты;
Заключения и отзывы;
Командировочные удостоверения;
Лицензии;
Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
Представления и ходатайства;
Письма гарантийные ;
Положения Общества;
Прейскуранты;
Протоколы согласования;
Сметы;
Справки;
Трудовые книжки;
Удостоверения, дипломы, аттестаты;
Уставы;
Штатные расписания и изменения к ним
и т.п.
Некоторые организации требуют печать независмо от того на бланке или нет, в государственные учреждения лучше все направлять с печатью. Если проблемы с заказчиками или подрядчиками, то все документы лучше с печатью.

— Спасибки!

— В учебном пособии В.Ф Янковой «Как организовать делопроизводство» (библиотека журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера», издательство МЦФР, 2004 г.) в Приложении № 4 есть Примерный перечень документов, на которых ставится головная печать организации (стр. 367)
Привожу почти дословно, хотя у редакции может быть в электронном виде?
1. Акты (выполненных работ, приемки оборудования, списания, экспертизы и др.)
2. ДОверенности
3. Договоры и соглашения
4. Документы по кассовым и кредитным операциям, расчетныечеки, приходные ордера, поручения, справки по заработной плате
5. Заключения и отзывы на проекты документов, дисертации, авторефераты и др.научные работы
6. Командировочные удостоверения
7. Копии, требующие особого удостоверения их подлинности
8. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
9. Письма гарантийные
10. Представления и ходатайства
11. Протоколы согласования цен, сроков поставок и т.д.
12. Реестры (чеков, бюджетных поручений и т.д.)
13. Сметы расходов (на производство, капитальное строительство и др.)
14. Справки
15. Спецификации (изделий, продукции и т.д.)
16. Уставы организаций, объединений
17. Финансовые документы и отчеты,Предоставляемые в фин., налог.и статист.органы, фонды
18. Характеристики сотрудников,представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства
19. Штатные расписания и изменения к ним.
Может есть изменения, все-таки это издание 2004 года, а может есть и обновленное издание, дополненное. Предлагаю спросить редакцию нашего журнала!

— Редакция отвечает!))) Коллеги, в сложившейся практике принято удостоверять печатью следующие виды и разновидности управленческих документов:
1. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания, экспертизы и т.д.)
2. Архивные копии
3. Архивные справки
4. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.)
5. Договоры (о материальной ответственности, поставщиках, подрядчиках, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д)
6. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.)
7. Заключения и отзывы
8. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.)
9. Исполнительные листы
10. Командировочные удостоверения
11. Нормы расхода
12. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций
13. Представления и ходатайства (о награждениями орденами и медалями; премиями и т.д.)
14. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.)
15. Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение инвалюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т.д.)
16. Положения об организациях
17. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк)
18. Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.)
19. Соглашения
20. Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнования на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.)
21. Спецификации (изделий, продукции и т.д.)
22. титульные списки
23. Удостоверения
24. Уставы организаций
25. Штатные расписания

— Добрый день, коллеги!Подскажите, пожалуйста, как разработать в организации инструкцию по использованию печатей и штампов? Может быть у кого-то есть готовая инструкция, буду очень признательна, если отправите на эл-ку [email protected]

— Обычно такие вещи включаются подразделом в инструкцию по делопроизводству предприятия, строиться ввиде таблицы включающей разделы: виды печатей, у кого находиться, для каких документов применяется. Вот в общем и все.

www.sekretariat.ru

Надо ставить печать 📝 на письме ответе

Я считаю, что ставить печать нужно. Я не юрист, в юриспруденции не силён, просто хочу высказать своё мнение. Когда-то, в давние докомпьютерные времена, когда бланки организации заказывали в типографии, и доступ к ним имел ограниченный круг людей, одного факта, что письмо было на бланке организации, было достаточно, чтобы считать его официальным документом. Сегодня же любой человек может на компьютере сделать любой бланк любой организации, поэтому чтобы документ был официальным, одного бланка недостаточно, нужна ещё печать. Хотя, в наше время и печать сделать (подделать) нет проблем, поэтому даже наличие печати не является гарантией подлинности документа.

Какие письма нужно заверять печатью

Ее наличие и расположение установлено ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов». Обратите внимание: В текущем году этот регламент будет заменен ГОСТ Р 7.0.97-2016, который вводится в действие уже с 1 июля. В соответствии со стандартом, оттиск — обязательный реквизит, имеющий порядковый номер 25, располагается внизу документа, чуть ниже той строки, в которой указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ.

Оттиск должен быть расположен так, чтобы частично перекрывать наименование должности, но не перекрывать собой подпись и фамилию подписавшего документ лица. В некоторых случаях место, где ставят печать на письмах или иных документах, обозначено буквами «М.П.».

Это предполагает, что оттиск должен быть поставлен прямо поверх этих буквенных обозначений.

Нужно ли ставить печать, если отправляется письмо на бланке организации?

Список сообщений IP/Host: 93.188.16. Ставится ли печать фирмы Подскажите мне пожалуйста, текст письма ЗАО»….» просит считать денежные средства,перечисленные по платежному поручению № от 00.00.0000 в размере 0000 руб, оплатой за услуги связи по договору №00000 за ЗАО » » Ген.директор Иванов И.И.Вопрос, ставится ли печать организации?????? #1 IP/Host: 85.21.159. Re: Ставится ли печать фирмы Да. ставится #2 IP/Host: 78.156.232.

Вход на сайт

ОльгаС 23.07.2007, 15:09 а где сказано, что на фирменном бланке печать не нужна? 😮 Шмымзик 23.07.2007, 16:42 ОльгаС, там же, где сказано, что на фирменном бланке не нужно сердечки рисовать. Вам известен такой документ? Аноним 24.07.2007, 08:13 тем не менее, врят ли контрагент вернет вам документ без сердечек…а вот без печати возвращают.

ОльгаС 24.07.2007, 08:15 упс.. это я не авторизовалась..) BorisG 24.07.2007, 08:18 а вот без печати возвращают. Глупость иногда границ не знает.Иногда этим страдают даже уважаемые организации.ps: «Страна вахтеров» (c) Задорнов ОльгаС 24.07.2007, 08:26 значит нет никакого законодательного акта о том, что на фирменном бланке печать не нужна?прикольно.)) 😎 AR 24.07.2007, 08:34 Так же, как нет законодательства, что печать не ставится на любую бумажку, которая попадется на руки.

Печать на фирменном бланке

К ним относятся: гарантийные, финансового содержания, направляемые в налоговые, таможенные органы, банки и т.д.В большинстве случаев юридическая сила письма обеспечивается использованием фирменного бланка и подписью должностного лица организации (руководителя, главного бухгалтера или иного должностного лица).Для того чтобы не путаться в данном вопросе, перечень документов, в т.ч. исходящих писем, заверяемых печатью организации, целесообразно включить в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству организации.В соответствии с Госстандартом 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации.

Голосование:

Вопрос о том, нужна ли печать на письмах и, если да, то то какие письма нужно заверять печатью, в практике работы возникает довольно часто. Его решение осложняется еще и тем, что в законе по этому поводу никаких четких указаний нет.

• для чего ставится печать на письме или другом документе;
• где место расположения печати на письме;
• какое письмо заверяется печатью в обязательном порядке;
• нужна ли печать на официальном письме;
• ставить ли печать на сопроводительном письме;
• нужно ли заверять печатью благодарственные письма.

Для чего ставится печать на письме или другом документе Прежде, чем выяснять вопрос, нужна ли печать на письмах,сначала необходимо уяснить, что она собой представляет.

Весьма архаичный, надо заметить, в наш цифровой век.Употребление печати очень слабо регулируется законом, гораздо чаще- подзаконными актами.Например, в ГК РФ есть всего три статьи про использование печати. Первая- Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.(п.5 ст.185 ГК РФ).Вторая- о письменной форме сделки.Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и т.п.), и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований.(ст.160 ГК РФ).Третья- о печатях товарного склада на складском свидетельстве (ст.913 ГК РФ).Зато в подзаконных актах- требование печати практически повсеместно.
Читайте также:

• Составляем письмо-сообщение
• Составляем письмо-напоминание
• Как написать письмо уведомление

Какое письмо заверяется печатью В соответствии с общим правилом, установленным ГОСТ Р 6.30-2003, печать, заверяющая подлинность подписи того должностного лица, которым подписан документ, ставится в трех случаях:

• на документах, удостоверяющих права предъявителя;
• на тех, которые фиксируют факты, связанные с движением денежных средств;
• в иных случаях, предусматривающих необходимость заверения подлинности подписи.

Справка Четкого перечня документов, на которые ставится та или иная печать, законом не установлено.

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Следовательно, если никаким н.п.а не предусмотрено проставление печати на письме, и если между переписывающимися сторонами нет соглашения о том, что все документы скрепляются печатью — вы не обязаны были ее проставлять на письме.Пусть иное докажет оппонент и покажет документ, где указано, что должны были.

#10 IP/Host: 85.26.164. Дата регистрации: 11.12.2008Сообщений: 33 Re: Ставится ли печать фирмы Я думаю, что человеку нужно в данной ситуации оправдаться почему на письме не стоит печать… #11 IP/Host: 95.172.57.
А также начала подписи.Когда я училась в институте был такой предмет «делопроизводство» вот там все и было сказано и даже на основании чего-то… но вот чего (какие-то правила «лохматых» годов)…. я не помню.Там же нас учили, что все исходящие документы д.б. оформлены правильно (особенно в официальные органы или которые могут быть оспорены в суде). Над.К 26.01.2009, 18:38 А также начала подписи. Не-а.
Нынче делопроизводсту по другому учат. Никаких печатей на подписи 🙂 lopa 26.01.2009, 18:51 Да, как раньше говорили, что печать в квитанции к приходному ордеру должна ставиться таким образом, чтобы часть оттиска печати была на самом ордере, а часть на квитанции, чтобы якобы при совмещении они совпадали.Потом стали говорить о недействительности половинки печати на квитанции.

sovetnik36.ru

Как написать благодарственное письмо – образец

Благодарственное письмо (образец приведен далее) составляется для выражения благодарности за какие-либо действия или оказанные услуги. Его направляют в адрес организации или непосредственно человеку, которого хотят отметить.

Письмо-благодарность можно написать в произвольной форме. Но при этом используют более теплую, дружелюбную манеру изложения, чем это обычно принято делать при составлении деловых писем. Благодарственное письмо может быть инициативным или быть написано как отклик на поздравление, приглашение и т.д.

В тексте упоминают событие, в связи с которым направляется письмо-благодарность. Либо можно перечислить заслуги получателя благодарственного письма.

Оформлять такого рода письма принято на фирменном бланке, тогда необходимо указать весь необходимый комплекс реквизитов (смотрите образец). Либо допускается оформить его на специальной открытке. Наличие подписи обязательно, в некоторых случаях ставится печать.

Благодарственные письма могут также выполнять роль награды. В данном случае они приобретают схожее значение с почетной грамотой, дипломом и т.д. и не имеют уже функции обмена информацией.

Благодарственное письмо – образец текста «за сотрудничество»

     ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ                               Генеральному директору
                               «ЗЮКЛИ»                                                                    ОАО «Гудок»
                          (ООО «Зюкли»)                                                                В.Д. Уклейких
          ул. Правая, 39, г. Владимир, 000000
Телефон: (0000)99-00-52; Телефакс: (0000) 99-00-52;
                   E-mail: [email protected]
                      ОКПО …, ОГРН …,
                         ИНН/КПП …

26.06.2014                     № 04-18/658

О сотрудничестве в реконструкции
торгового центра «Паллада»

Уважаемый Вадим Денисович!

Благодарим коллектив ОАО «Гудок» за участие в реализации проекта по реконструкции торгового центра «Паллада». Было очень приятно ощущать со стороны работников Вашей компании оперативность и технически грамотное отношение к работе в течение всего периода нашего сотрудничества.

Хочется особенно отметить вклад менеджера Гореликова Ивана Павловича. Его профессионализм и глубокое знание дела позволили сократить сроки проведения работ и значительно уменьшить затраты.

Мы надеемся на дальнейшее успешное развитие наших деловых отношений. Желаем Вам и Вашей компании новых достижений и финансового благополучия!

Генеральный директор                                                                                К.Ф. Спорочкин
 

 
Благодарственное письмо – еще один образец оформления

    Общественная организация «Красноярская                                                Копытцеву А.Ф.
    региональная федерация туризма и спорта»                                              ул. Дуговая, 189
                                                                                                                  г. Красноярск, 620024
      ул. Коммунистов, 87, г. Красноярск, 000000
Телефон: (0000)96-12-77; Телефакс: (0000) 96-12-77;
                   E-mail: [email protected]
                      ОКПО …, ОГРН …,
                        ИНН/КПП …

14.03.2014                     № 02-14/129

О проведении выставки «Пещеры –
тайный мир Урала»

Уважаемый Андрей Федорович!

Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за предоставленные материалы для проведения выставки «Пещеры – тайный мир Урала». Отчет о Вашем участии в спелеологической экспедиции на Урал вызвал неподдельный интерес у посетителей. Благодаря Вашему вкладу выставка прошла с большим успехом.

Удачи в Вашей исследовательской работе и надеемся на продолжение сотрудничества!

Директор                                                                                                                      С.М. Кус

Данная статья ответила на вопрос как написать благодарственное письмо (образец, надеюсь, в этом помог). Посмотрите, как составляются другие деловые письма, на этом сайте для каждого вида приведен пример.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 491 комментарий

Оставить комментарий

delo-ved.ru

Составляем благодарственное письмо правильно

Благодарственное письмо не входит в перечень обязательных документов, составляющих систему документооборота предприятия. Но оформление благодарственных писем необходимо, чтобы выказать свое уважение и признательность сотрудникам, руководителю, партнерам по бизнесу. В статье рассказывается о правилах оформления и составления письма-благодарности.

Из статьи вы узнаете:

• как оформить благодарственное письмо;
• как составить текст для благодарственного письма в адрес сотрудника, руководителя или партнеров по бизнесу.

Оформление благодарственного письма

Ошибочно думать, что только деньги или ценные подарки расцениваются как достойная награда за добросовестный труд или оказанные партнерские услуги. Общественное признание и благодарность также входят в число основных потребностей человека. Конечно, можно выразить свою признательность руководителю, сотруднику или партнерам по бизнесу и в устной форме, но письмо благодарности будет предпочтительнее.

Оно является свидетельством того, что вы не только испытываете признательность, но и нашли время, чтобы зафиксировать ее на бумаге, красиво оформив, чтобы доставить удовольствие адресату.

Благодарственное письмо воспринимается тем, кому оно адресовано, как:

• проявление личного уважения и справедливая оценка заслуг;
• мотивирующий фактор, подтверждающий, что затраченные усилия, добросовестное отношение к обязанностям не остались незамеченными;
• конкурентное преимущество.

Последнее особенно важно. Ведь, если речь идет о благодарности, выраженной партнерам по бизнесу, после того, как вы оформите ее письмом, вполне можете рассчитывать на получение дополнительных преференций. Как отмечают психологи, высказанная похвала и признательность заставляют человека, пусть неосознанно, но стараться не разочаровывать благодарящего.

Если благодарственное письмо составляется для «внутреннего употребления», например, когда руководитель хочет выразить благодарность кому-то из сотрудников или наоборот — сотрудники выражают признательность руководителю, можно использовать специальные бланки благодарностей.

Оформление бланка

Такой художественно оформленный бланк благодарственного письма, цветной, на плотной бумаге, можно приобрести в канцелярском магазине. Как правило, центральное поле такого бланка остается пустым, чтобы в нем можно было разместить текст для благодарственного письма.

Такой бланк нужно будет заполнить от руки красивым, четким почерком или же подобрать в текстовом редакторе шрифт, напоминающий рукописный. Но, конечно, лицо или лица, от имени которых будет написана благодарность, должны будут поставить под текстом свою собственноручную подпись.

В том случае, когда благодарственное письмо составляется от имени организации и отправляется в адрес физического лица или другого предприятия, для его оформления используется фирменный бланк. В этом случае, оформление письма-благодарности производится в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенным в действие с 3 марта 2003 года.

Как секретарю создать электронный архив документов

Правила оформления благодарственного письма на фирменном бланке организации подразумевают заполнение таких обязательных реквизитов, как:

• полное и краткое наименование организации;
• сведения об адресате — наименование конкретной компании или фамилия, имя и отчество физического лица, которому направляется благодарность;
• обращение к адресату: «Уважаемые господа!» или «Уважаемые коллеги!», если адресат юридическое лицо или «Уважаемый Иван Иванович!», если адресат — физическое лицо;
• текст для благодарственного письма;
• подпись руководителя организации и ее расшифровка.

Чтобы избежать излишнего официоза и подчеркнуть личное расположение, для отправки такого письма можно выбрать художественно оформленный конверт.

Текст благодарственного письма

Составить текст благодарственного письма можно, используя следующий алгоритм.

1. Укажите, от чьего имени выражается благодарность, например: «Общество с ограниченной ответственностью «Альфа», «Руководство ООО «Альфа» или «От лица коллектива ООО «Альфа» и от себя лично хочу выразить вам благодарность за…»;
2. Укажите, кому выражается благодарность: «От лица компании  «Альфа» хочу поблагодарить весь коллектив Вашей организации…» или «ООО «Альфа» выражает благодарность Вашей компании…»;
3. Конкретизируйте, за что именно выражается благодарность, стараясь избегать обобщений и общих, ни к чему не обязывающих фраз;
4. Отметьте успехи или профессиональные компетенции адресата, его опыт и знания;
5. Выразите пожелания и надежду на дальнейшее сотрудничество.

Готовый текст благодарственного письма вычитайте и, при необходимости, откорректируйте. Учтите, что объем его не должен быть большим, как правило, не более половины стандартного листа. Желательно, проверить текст на отсутствие грамматических и лексических ошибок. Если вы не очень уверены в том, что удалось достаточно убедительно и искренне выразить чувство благодарности, можно показать письмо коллегам и скорректировать текст в соответствии с высказанными ими замечаниями.

Благодарственное письмо сотруднику

Такое письмо должно содержать как можно больше персонифицированной информации, чтобы его текст не выглядел формальной отпиской. Кроме личного обращения, неформальный подход может быть продемонстрирован с помощью упоминания конкретных достижений, личностных качеств работника. Поводов выразить благодарность письмом сотруднику может быть несколько, они также могут быть упомянуты в тексте:

• за многолетний добросовестный труд;
• за особые достижения в профессиональной деятельности;
• за участие в каком-либо мероприятии в качестве представителя компании;
• в связи с уходом на пенсию.

Образец текста благодарственного письма сотруднику представлен ниже.

Скачать образец можно здесь.

Благодарственное письмо руководителю

Письмо с выражением благодарности в адрес руководителя, как правило, пишется от лица коллектива предприятия или одного из его подразделений. В этом случае фирменный бланк уже не используется, поэтому текст следует написать на красивом, но строго оформленном специальном художественном бланке.

То, что благодарственное письмо пишется в адрес руководителя, не должно означать, что его текст должен быть сухим и официальным. Все зависит от стиля руководства компанией и ее организационной культуры. Но при этом никакой фамильярности допускать нельзя.

Благодарственное письмо партнерам

Этот вид письма-благодарности также подразумевает официальный, деловой стиль изложения. Чаще всего такие письма направляются как знак и подтверждение плодотворного сотрудничества. Общий смысл документа — благодарность за оказанные услуги или выполненную работу, предложение и надежда на дальнейшее взаимовыгодное партнерство.

В письме нужно будет сослаться на конкретные услуги или работы, упомянуть ситуации или обстоятельства, которые наиболее ярко характеризуют взаимную выгоду сотрудничества. Естественно, не стоит упоминать о каких-либо недоразумениях, если даже они и случались.

Рекомендуем материалы по теме:

В письме партнерам необходимо выразить надежду на дальнейшее сотрудничество даже в том случае, когда такое взаимодействие в дальнейшем полностью исключается. Это считается хорошим тоном, поскольку благодарственное письмо является своего рода рекомендацией, которую компания-адресат может предъявить, в свою очередь, своим потенциальным партнерам.

Образцы благодарственного письма

Благодарственное письмо пример, написанное в адрес руководителя предприятия, представлено ниже.

Образцы текста благодарственного письма, направляемого в адрес партнеров, представлен ниже.

www.sekretariat.ru