Квалификационные требования, предъявляемые к секретарю. — Студопедия.Нет
| Должность | Квалифицированные требования |
| Машинистка | Курсы машинистки |
| Оператор на телефоне | Среднее профессиональное образование и высокий уровень коммуникабельности |
| Секретарь на телефоне | Среднее профессиональное образование и высокий уровень коммуникабельности |
| Технический секретарь | Знание делопроизводства, знание компьютера и оргтехники, среднее профессиональное образование, курсы секретаря |
| Секретарь-машинистка | Знание делопроизводства, среднее профессиональное образование, курсы повышения квалификации |
| Секретаь приемной | Знание делопроизводства и ПК, свободное владение иностранным языком, коммуникабельность + Среднее профессиональное образование, курсы повышения квалификации или высшие образование |
| Помощник руководителя | Высшее профессиональное образование, свободное владение иностранным языком, знание делопроизводства, этики и психологии деловых отношений |
| Секретарь офиса отдела | Высшее профессиональное образование, свободное владение иностранным языком, знание делопроизводства, этики и психологии деловых отношений |
| Секретарь-референт | Высшее профессиональное образование, владение иностранным языком, знание делопроизводства и ПК |
| Референт | Высшее профессиональное образование, специализированные учебные центры |
| Офис-менеджер, ассистент руководителя, руководитель секретариата | Высшее профессиональное образование, подготовка по профилю организации |
Литература
Лекции
Организация рабочего места и труда секретаря.
Основное требование это обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сократить физические усилия работника.
Условия труда это совокупность элементов производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на функциональное состояние организма человека.
Группы факторов
Санитарно-гигиенические (температура, влажность воздуха, освещение, шум, окраска стен и т.д.)
Эстетические (озеленение служебного помещения, использование в интерьерах произведения живописи и прикладного искусства)
Психофизиологические связаны с осуществлением мер психофизиологического характера т.е. чередование труда и отдыха.
Социально-психологические связаны с осуществлением мер, направленных на формирование психологической готовности человека к работе (снятие психологических барьеров, создание нормального психологического климата)
Условия труда регулируются едиными законодательными актами, нормативами и стандартами.
Работа по содержанию благоприятных условий труда должна носить комплексный характер, это относится к санитарно-гигиеническим и эстетическим условиям труда.
Психофизиологические условия труда необходимы для обеспечения высокоэффективной деятельности и сохранения работоспособности на длительный период.
Мероприятия по улучшению условий труда работников ДОУ
Освещенность рабочего места и помещения.
Температурный режим служебных помещений.
В соответствии с действующими нормами температура помещения должна быть 18-20о, относительная влажность воздуха в зимний период 45-50%, в летний 50-55%.
Шум в служебных помещениях.
Уровень постоянных шумов, проникающих в служебное помещение определяется в соответствии с действующими нормами не более 40 дц.
Борьба с шумом ведется путем звукоизоляции.
Цветовое оформление служебных помещений.
Конкретные цвета должны соответствовать функциям помещения, используя различные цвета можно зрительно разделить служебное помещение на отдельные участки.
Состав воздуха
Режим труда и отдых
Режим работы сотрудников службы ДОУ должны предусматривать определенное чередование периодов труда и отдыха.
При его регламентировании учитываются уплотненность рабочего дня, характер труда, нервное эмоциональное напряжение, санитарно-гигиеническая обстановка
Литература
Лекции
Секретарь является ключевой фигурой в большинстве фирм по работе с самой различной информацией. Значительная ее часть является конфиденциальной и может представлять интерес для конкурентов.
Секретарь должен знать, какая информация согласно законодательству РФ никогда не является конфиденциальной и какая может быть руководством организации отнесена к коммерческой тайне, а также какими методами необходимо осуществлять защиту конфиденциальности.
Коммерческая тайна (КТ) — научно-техническая, коммерческая, организационная или иная используемая в предпринимательской деятельности информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью и не является общеизвестной.
К коммерческой тайне относятся, прежде всего:
идеи;
изобретения;
открытия;
технологии;
индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать;
прибыль фирмы и т.п.
Обеспечение сохранности конфиденциальной информации требует соблюдения следующих условий:
определение сведений, составляющих коммерческую тайну организации;
обеспечения порядка защиты коммерческой тайны.
Согласно законодательству РФ не является коммерческой тайной информация:
содержащаяся в учредительных документах и документах, дающих право заниматься коммерческой деятельностью;
содержащаяся в годовых отчетах, бухгалтерских балансах и других формах бухгалтерской отчетности;
связанная с исчислением и уплатой налогов и других обязательных платежей в бюджет;
по задолженности работодателей по зарплате и другим социальным выплатам;
о наличии свободных рабочих мест;
связанная с соблюдением экологического и антимонопольного законодательства;
по обеспечению безопасных условий труда.
Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы, как говорят профессионалы, предотвратить ее утечку, то есть доступ к конкурентам.
Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:
установление правил отнесения информации к конфиденциальным сведениям;
разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к конфиденциальным сведениям;
ограничение доступа к носителям информации, содержащим конфиденциальную информацию;
ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальную информацию;
использование организационных, технических и иных средств защиты конфиденциальной информации;
осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраныконфиденциальной информации.
Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.
Как и все сотрудники фирмы, секретарь должен при поступлении на работу подписать индивидуальное обязательство или договор о неразглашении коммерческой тайны и об ответственности за ее сохранность. В таком документе основными являются следующие обязательства:
не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну, которые будут доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение определенного срока после увольнения из организации;
соблюдать доведенные до сведения сотрудника требования по защите коммерческой тайны;
не использовать сведения, составляющие коммерческую тайну, без согласия ее владельца;
не иметь никаких обязательств перед другими лицами и организациями.
Секретарю необходимо проявлять разумную осторожность в разговорах с потенциальными партнерами или клиентами, для которых любая информация может оказаться важной.
Секретарю часто приходится отвечать на различные вопросы. Естественно, что его поведение определяется конкретной ситуацией. На скользкие вопросы ответы должны быть уклончивы. По рекомендациям японских специалистов, самый умный ответ на подобный вопрос — «не знаю». Однако согласно нормам и правилам деловой этики для секретарей такой ответ нежелателен. Лучше порекомендовать собеседнику обратиться с этим вопросом к руководителю.
Особенно внимательно надо относиться к предметам, которые «забывают» посетители в приемной. Обычный блокнот-органайзер, «солидный» фломастер, портмоне или сверток могут оказаться техническими устройствами для подслушивания и «снятия» самой важной информации, в том числе после переговоров и ухода посетителей.
Нельзя оставлять посетителей в приемной одних, так как профессионалам ничего не стоит в течение нескольких секунд установить подслушивающее устройство или просмотреть документы.
Все оставленные или найденные предметы секретарь должен немедленно передать в службу безопасности организации. Разобраться с ними — задача специалистов,
Прежде чем получить доступ к конфиденциальным сведениям и документам, работники организации должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны.
Литература
Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря/ Л.Я. Круглянская.- СПб.: Издательский дом Герда, 2005.- 400с.
Планирование рабочего дня секретаря.
Планирование необходимо осуществлять на день, неделю, месяц, квартал, год. Работы, повторяющиеся изо дня в день, рекомендуется планировать на одно и то же время.
Свой день организовать необходимо таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю в выполнении намеченных им мероприятий. Информировать руководителя о чем-то лучше заранее, например, за час, а если мероприятие важное, то и за день. Это возможно лишь в тех случаях, когда планы секретаря координируются и согласовываются с планами руководителя.
Основная информация, как правило, передается с утра. В течение дня сообщается лишь что-то экстренное.
Зачастую руководитель просит секретаря дать информацию о планах своих заместителей. С этой целью они отправляют на компьютер секретаря свои планы на неделю или месяц. С помощью электронной таблицы Excel секретарь ведет их планы и владеет информацией о срочности или важности выполняемой ими работы.
Оптимальный ритм труда
Научно доказано, что продуктивность работы зависит от дня недели и времени суток. При планировании работы секретарь должен знать, что наиболее благоприятное время для выполнения творческих и трудных заданий — с 10 до 12 часов дня, затем следует некоторый спад активности. Во второй половине дня подъем работоспособности приходится на период с 15 до 17 часов. После чего она неуклонно падает.
Рабочая неделя также имеет свой цикл. Понедельник является днем вхождения в рабочий ритм. Пик рабочей активности приходится на вторник с 10 до 13 часов, потом работоспособность постепенно снижается.
Наиболее продуктивными днями недели являются вторник, среда и четверг. К пятнице накапливается усталость, и у многих мысли заняты тем, как лучше отдохнуть в предстоящие выходные. Поэтому важные дела (переговоры, встречи) назначают на середину недели.
Секретарю при планировании своего рабочего времени целесообразно согласовать с руководителем время подписания документов, приема сотрудников и т.д. Планируя текущий день, необходимо учесть время и на подготовку мероприятий в другие дни
Использование компьютера для планирования работы
Хорошим помощником секретаря при планировании рабочего дня может стать компьютер. На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т. п. Наиболее популярной является информационная система MicrosoftOutlook.
Литература
Стенюков М.В. Помощник руководителя. Секретарю-референту.- М.: ООО А-Приор, 2007.-282 с.
Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря/ Л.Я. Круглянская.- СПб.: Издательский дом Герда, 2005.- 400с.
studopedia.net
Требования к секретарю — реферат
Работа секретаря
Секретарь-референт должен знать:
Правовые основы управления:
> административное, трудовое и хозяйственное право;
> законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает.
Основы управления:
> систему органов власти и управления в стране и в своем регионе;
> принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций;
> отрасль, в которой он работает, ее взаимосвязи;
> функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали.
Основы менеджмента.
Основы
научной организации
> нормативно-методические документы по информационно-доку-
ментационному обеспечению управленческой деятельности;
> нормативы времени на отдельные виды выполняемых работ.
Вычислительную и организационную технику. Основы общей социальной психологии. Основы этики и эстетики. Делопроизводство:
> методы создания и оформления документов;
> организацию работы с документами;
Архивное дело.
На основе этих знаний секретарь должен уметь:
Обеспечить эффективную
работу руководителя (фирмы):
У оказать помощь в планировании рабочего
дня;
V организовать рабочее место руководителя;
V вести сроковый контроль за поручениями руководства;
V организовать командировку.
Вести информационное обслуживание руководителя (фирмы):
V документное;
V бездокументное;
V уметь работать с периодикой (подготавливать обзоры печати).
Организовать прием
Устанавливать контакты.
Организовать и обеспечить работу совещания.
Составлять и оформлять документы!!!!!, в том числе с помощью ПЭВМ.
Использовать ПЭВМ, !!!уметь пользоваться базами данных, в т.ч. удаленными (с использованием Internet).
Оперативно размножать документы.
Обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи (в т. ч. факс, электронная почта).
Вести работу с документами: прием, отправка, первичная обработка документов, распределение, регистрация, контроль, информационно-справочная работа по документам, текущее хранение, уничтожение.
Вести архив.
Работа секретаря отличается
быстро меняющейся ситуацией, разнообразием
выполняемых задач и
Поэтому при приеме на работу секретарю (секретарю-референту) предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требования к деловым и личным качествам.
К деловым качествам прежде всего относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовлен.
Секретарь должен отличаться
высоким уровнем
Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет обязательно выполнено наилучшим образом и в срок.
Секретарь должен отличаться
инициативностью, умением принимать
самостоятельные решения в
При подборе секретаря на одно из первых мест выдвигается требование сохранения служебной тайны. Умение проявить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы, всегда ценится в сотруднике.
К важнейшим качествам
секретаря относится
Секретарь должен обладать умением предвидеть напряженные ситуации и уметь детально спланировать работу в этот момент.
Работа секретаря никогда не будет успешной, если он не будет предан своей фирме, организации. Преданность в работе -основное качество для идеальных отношений с руководителем.
Для выработки деловых качеств, необходимых в работе секретаря, требуется ряд личных качеств, без которых нельзя стать профессионалом. Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений. Медлительному работнику сложно справиться с многообразными обязанностями секретаря.
Не менее важная черта характера-коммуникабельность, т.е. способность легко устанавливать контакты, связи. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать секретарем, учитывая необходимость общения с большой группой людей.
К личным качествам, необходимым секретарю, относится любезность, вежливость, доброжелательность. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки.
Секретарь — первый, с кем встречается посетитель. Он — последний, кого видят, покидая офис. Секретаря по праву можно назвать лицом учреждения.
Внешний вид секретаря должен всегда соответствовать деловой обстановке.
К личным качествам секретаря
следует отнести и его
Деловые и личные качества работника, поступающего на должность секретаря, могут быть проверены тестированием.
myunivercity.ru
Основные требования, предъявляемые к секретарю–референту в современных условиях (стр. 1 из 2)
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное агентство по образованию
ГОУ ВПО
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ГИДРОМЕТЕОРОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
Кафедра экономики
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
Тема:
Основные требования, предъявляемые к секретарю–референту в современных условиях
Санкт–Петербург 2010
Содержание
Введение
Сертификация качества работы секретаря
1. Общие положения
2. Основные функции секретаря-референта
3. Основные обязанности секретаря-референта
4. Дополнительные обязанности секретаря-референта
5. Права секретаря-референта
6. Ответственность секретаря-референта
Список литературы
Практическая часть
Введение
Существующие государственные критерии неполно и чрезмерно общо описывают требования к секретарям. Кроме того, в современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации, как это предусмотрено Квалификационным справочником, а термин секретарь используется для наименования секретарей различного уровня. Секретарь в зависимости от сферы деятельности организации, ее корпоративной культуры, организационной структуры, количества сотрудников, стиля управления имеет различные функциональные обязанности, эффективное выполнение которых требует разного уровня профессиональных знаний, навыков, способностей и личностных качеств.
Многие специалисты пытаются сформулировать перечень квалификационных требований к современному секретарю. Наиболее комплексно и систематизированно квалификационные требования к секретарям с учетом современных условий, требований работодателей, возможности карьерного роста сформулированы специалистами Методического Центра бизнеса, торговли, внешнеэкономической деятельности (МЦБ)
Сертификация качества работы секретаря
В настоящее время разрабатывается серия международных стандартов по сертификации качества персонала. Так, в ГОСТ Р ИСО 9001-2001 сформулированы основные требования к компетентности, осведомленности, вовлечению работников. В ГОСТ Р ИСО 9004-2001 регламентировано, что руководящему составу организации следует определять «необходимую компетенция для персонала и поддерживать в рабочем состоянии записи об образовании, подготовке, навыках, опыте работников».
Ряд международных стандартов на базе стандарта ИСО 10015 регламентирует систему сертификации качества персонала.
В России в 1997 году было принято постановление Минтруда РФ и Госстандарта № 21/9 «О развитии системы сертификации качества персонала в РФ».
Сертификация проводится с целью оценки профессиональных навыков специалистов. В настоящее время в России создано несколько организаций, осуществляющих сертификацию качества секретарей. Так, например, сертификация секретарей проводится Российской Квалификационной Комиссией творческих достижений, созданной на базе МЦБ, которая имеет аккредитацию как орган по сертификации услуг в системе сертификации качества.
Сертификация проводится на соответствие квалификационным требованиям. Оцениваются также обучаемость, возможность оперативного принятия оптимального решения, психологические особенности и опыт работы секретаря. Сертификация проводится по методике академика Минина Б.А. путем оценки соответствия и степени превышения фактических значений уровня подготовки относительно принятых за базовые.
1. Общие положения
1.1. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом Генерального директора организации.
1.2. Секретарь-референт непосредственно подчиняется Генеральному директору.
Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:
— законодательными актами РФ;
— локальными нормативными актами организации;
— приказами и распоряжениями руководства организации;
— нормативно-методическими материалами по ведению делопроизводства;
— настоящей должностной инструкцией.
1.3. Секретарь-референт, выполняя свои обязанности,
должен владеть вопросами:
— текущей финансово-хозяйственной деятельности организации и перспектив ее развития;
— знания структуры организации, распределение функциональных обязанностей между подразделениями и работниками;
должен знать:
— требования, предъявляемые к документационному обеспечению деятельности организации, государственные стандарты РФ и международные стандарты составления и оформления корреспонденции, порядок приема, учета и хранения документов, систематизации и подготовки их к краткосрочному и долгосрочному хранению;
— правила организации управленческого труда;
— требования к оформлению машинописных работ;
— правила русской орфографии и пунктуации;
— основы делового этикета, служебной этики, психологии общения;
— правила охраны труда, техники безопасности;
должен уметь:
— составлять и оформлять документы всех видов, редактировать содержание и делать стилистическую правку;
— наладить эффективную работу с документацией, совершенствовать существующие методы и формы такой деятельности;
— работать с современным программным обеспечением на уровне квалифицированного пользователя ПК;
— организовывать и вести телефонные переговоры, работать с современной оргтехникой;
— вести прием посетителей;
— организовывать и технически обеспечить совещания, собрания, переговоры, деловые встречи, командировки работников и иные мероприятия;
— владеть навыками быстрого письма и чтения.
2. Основные функции секретаря-референта
К основным функциям секретаря-референта относятся следующие:
— организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности организации;
— координация работы офиса;
— осуществление методического руководства и контроля за ведением делопроизводства в структурных подразделениях организации;
— оперативно-организационное обслуживание деятельности организации;
— подготовка, оформление документации по личному составу, ее учет и хранение.
— документальное оформление ряда финансово-хозяйственных операций.
3. Основные обязанности секретаря-референта
К основным обязанностям секретаря-референта относятся следующие:
3.1. Выполнять распоряжения, приказы руководства фирмы, осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с ними.
3.2. Разрабатывать проекты документов по всем вопросам управленческой деятельности организации.
3.3. Редактировать, контролировать качество подготовки, грамотность, правильность составления, согласования документов, представляемых на подпись руководству организации.
3.4. Вести прием, учет и хранение корреспонденции, осуществлять обработку входящих документов, оформлять и соблюдать порядок работы с внутренними документами, рассылать исходящую документы.
3.5. Систематизировать документацию текущего архива, проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или выделять к уничтожению.
3.6. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность коммерческой информации.
3.7. В соответствии с резолюцией руководства организации передавать документы непосредственным исполнителям в структурные подразделения.
3.8. Осуществлять документирование деятельности совещательных и коллегиальных органов предприятия.
3.9. Фиксировать, обрабатывать и своевременно доводить до сведения руководства и работников принятую информацию, касающуюся различных сторон деятельности организации.
3.10. Планировать рабочий день руководства, назначать встречи клиентам, партнерам и работникам организации как по производственным, так и личным вопросам.
3.11. Заниматься организационными и техническими вопросами проведения совещаний, деловых встреч и переговоров; обеспечивать прием посетителей.
3.12. Контролировать исполнение документов, поручений и заданий руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.
3.13. Способствовать оперативному принятию решений со стороны руководства и своевременно доводить их до сведения работников.
3.14. Осуществлять оперативную связь со сторонними предприятиями и гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия.
3.15. Оформлять машинописные и копировально-множительные работы.
3.16. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной и управленческой деятельности организации.
3.17. Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, следить за порядком в офисе, соблюдением санитарных и технических правил, правил противопожарной безопасности.
4. Дополнительные обязанности секретар
mirznanii.com
Требования, предъявляемые к секретарю
Требования, предъявляемые к секретарю| Работа секретаря многопрофильна, она требует не только достаточно высокой общей культуры и образованности, но и специальных знаний и навыков. Секретарь-референт должен знать: Правовые основы управления: > административное, трудовое и хозяйственное право; > законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает. Основы управления: > систему органов власти и управления в стране и в своем регионе; > принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций; > отрасль, в которой он работает, ее взаимосвязи; > функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали. Основы менеджмента. Основы научной организации управленческого труда: > нормативно-методические документы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности; > нормативы времени на отдельные виды выполняемых работ. Вычислительную и организационную технику. Основы общей социальной психологии. Основы этики и эстетики. Делопроизводство: > методы создания и оформления документов; > организацию работы с документами; Архивное дело. На основе этих знаний секретарь должен уметь: · обеспечить эффективную работу руководителя (фирмы): оказать помощь в планировании рабочего дня; · организовать рабочее место руководителя; · вести сроковый контроль за поручениями руководства; организовать командировку. Вести информационное обслуживание руководителя (фирмы): · документное; · бездокументное; · уметь работать с периодикой (подготавливать обзоры печати). Организовать прием посетителей. Устанавливать контакты. Организовать и обеспечить работу совещания. Составлять и оформлять документы, в том числе с помощью ПЭВМ. Использовать ПЭВМ, уметь пользоваться базами данных, в т.ч. удаленными (с использованием Internet). Оперативно размножать документы. Обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи (в т. ч. факс, электронная почта). Вести работу с документами: прием, отправка, первичная обработка документов, распределение, регистрация, контроль, информационно-справочная работа по документам, текущее хранение, уничтожение. Вести архив. |
Работа секретаря отличается быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения, необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов.
Поэтому при приеме на работу секретарю (секретарю-референту) предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требования к деловым и личным качествам.
К деловым качествам прежде всего относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовлен.
Секретарь должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, т.к. именно на него падает организационное обслуживание руководителя, фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформления документа и т.д.
Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет обязательно выполнено наилучшим образом и в срок.
Секретарь должен отличаться инициативностью, умением принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу.
При подборе секретаря на одно из первых мест выдвигается требование сохранения служебной тайны. Умение проявить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы, всегда ценится в сотруднике.
К важнейшим качествам секретаря относится пунктуальность. Особенно большое значение имеет своевременность представления документов и информации для принятия решения, организации встреч, совещаний. Секретарь никогда ничего не забудет и своевременно проинформирует, напомнит, организует.
Секретарь должен обладать умением предвидеть напряженные ситуации и уметь детально спланировать работу в этот момент.
Работа секретаря никогда не будет успешной, если он не будет предан своей фирме, организации. Преданность в работе — основное качество для идеальных отношений с руководителем.
Для выработки деловых качеств, необходимых в работе секретаря, требуется ряд личных качеств, без которых нельзя стать профессионалом. Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений. Медлительному работнику сложно справиться с многообразными обязанностями секретаря.
Не менее важная черта характера — коммуникабельность, т.е. способность легко устанавливать контакты, связи. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать секретарем, учитывая необходимость общения с большой группой людей.
К личным качествам, необходимым секретарю, относится любезность, вежливость, доброжелательность. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки.
Секретарь — первый, с кем встречается посетитель. Он — последний, кого видят, покидая офис. Секретаря по праву можно назвать лицом учреждения.
Внешний вид секретаря должен всегда соответствовать деловой обстановке.
К личным качествам секретаря следует отнести и его стремление к постоянному совершенствованию. Одно из обязательных условий успешной работы секретаря — это постоянное пополнение как общих, так и профессиональных знаний.
Деловые и личные качества работника, поступающего на должность секретаря, могут быть проверены тестированием.
Дата добавления: 2015-07-20; просмотров: 157 | Нарушение авторских прав
Читайте в этой же книге: Секретарское дело, краткая историческая справка | Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления. Категории секретарей. | Должностные обязанности | Профессиональные и личные качества помощника руководителя. | Оснащение и оборудование рабочих мест | Условия труда | Освещение | Это чистота воздуха. | Психология человеческих взаимоотношений для секретаря | Организация рабочего дня секретаря |
mybiblioteka.su — 2015-2019 год. (0.007 сек.)
mybiblioteka.su