Квалификационные требования, предъявляемые к секретарю. — Студопедия.Нет
| Должность | Квалифицированные требования |
| Машинистка | Курсы машинистки |
| Оператор на телефоне | Среднее профессиональное образование и высокий уровень коммуникабельности |
| Секретарь на телефоне | Среднее профессиональное образование и высокий уровень коммуникабельности |
| Технический секретарь | Знание делопроизводства, знание компьютера и оргтехники, среднее профессиональное образование, курсы секретаря |
| Секретарь-машинистка | Знание делопроизводства, среднее профессиональное образование, курсы повышения квалификации |
| Секретаь приемной | Знание делопроизводства и ПК, свободное владение иностранным языком, коммуникабельность + Среднее профессиональное образование, курсы повышения квалификации или высшие образование |
| Помощник руководителя | Высшее профессиональное образование, свободное владение иностранным языком, знание делопроизводства, этики и психологии деловых отношений |
| Секретарь офиса отдела | Высшее профессиональное образование, свободное владение иностранным языком, знание делопроизводства, этики и психологии деловых отношений |
| Секретарь-референт | Высшее профессиональное образование, владение иностранным языком, знание делопроизводства и ПК |
| Референт | Высшее профессиональное образование, специализированные учебные центры |
| Офис-менеджер, ассистент руководителя, руководитель секретариата | Высшее профессиональное образование, подготовка по профилю организации |
Литература
Лекции
Организация рабочего места и труда секретаря.Основное требование это обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сократить физические усилия работника.
Условия труда это совокупность элементов производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на функциональное состояние организма человека.
Группы факторов
Санитарно-гигиенические (температура, влажность воздуха, освещение, шум, окраска стен и т.д.)
Эстетические (озеленение служебного помещения, использование в интерьерах произведения живописи и прикладного искусства)
Психофизиологические связаны с осуществлением мер психофизиологического характера т.е. чередование труда и отдыха.
Социально-психологические связаны с осуществлением мер, направленных на формирование психологической готовности человека к работе (снятие психологических барьеров, создание нормального психологического климата)
Условия труда регулируются едиными законодательными актами, нормативами и стандартами.
Работа по содержанию благоприятных условий труда должна носить комплексный характер, это относится к санитарно-гигиеническим и эстетическим условиям труда.
Психофизиологические условия труда необходимы для обеспечения высокоэффективной деятельности и сохранения работоспособности на длительный период.
Мероприятия по улучшению условий труда работников ДОУ
Освещенность рабочего места и помещения.
Температурный режим служебных помещений.
В соответствии с действующими нормами температура помещения должна быть 18-20о, относительная влажность воздуха в зимний период 45-50%, в летний 50-55%.
Шум в служебных помещениях.
Уровень постоянных шумов, проникающих в служебное помещение определяется в соответствии с действующими нормами не более 40 дц.
Борьба с шумом ведется путем звукоизоляции.
Цветовое оформление служебных помещений.
Конкретные цвета должны соответствовать функциям помещения, используя различные цвета можно зрительно разделить служебное помещение на отдельные участки.
Состав воздуха
Режим труда и отдых
Режим работы сотрудников службы ДОУ должны предусматривать определенное чередование периодов труда и отдыха.
При его регламентировании учитываются уплотненность рабочего дня, характер труда, нервное эмоциональное напряжение, санитарно-гигиеническая обстановка
Литература
Лекции
Принципы деятельности секретаря в обеспечении защиты конфиденциальной информации.
Секретарь является ключевой фигурой в большинстве фирм по работе с самой различной информацией. Значительная ее часть является конфиденциальной и может представлять интерес для конкурентов.
Секретарь должен знать, какая информация согласно законодательству РФ никогда не является конфиденциальной и какая может быть руководством организации отнесена к коммерческой тайне, а также какими методами необходимо осуществлять защиту конфиденциальности.
Коммерческая тайна (КТ) — научно-техническая, коммерческая, организационная или иная используемая в предпринимательской деятельности информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью и не является общеизвестной.
К коммерческой тайне относятся, прежде всего:
идеи;
изобретения;
открытия;
технологии;
индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать;
прибыль фирмы и т.п.
Обеспечение сохранности конфиденциальной информации требует соблюдения следующих условий:
определение сведений, составляющих коммерческую тайну организации;
обеспечения порядка защиты коммерческой тайны.
Согласно законодательству РФ не является коммерческой тайной информация:
содержащаяся в учредительных документах и документах, дающих право заниматься коммерческой деятельностью;
содержащаяся в годовых отчетах, бухгалтерских балансах и других формах бухгалтерской отчетности;
связанная с исчислением и уплатой налогов и других обязательных платежей в бюджет;
по задолженности работодателей по зарплате и другим социальным выплатам;
о наличии свободных рабочих мест;
связанная с соблюдением экологического и антимонопольного законодательства;
по обеспечению безопасных условий труда.
Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы, как говорят профессионалы, предотвратить ее утечку, то есть доступ к конкурентам.
Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:
установление правил отнесения информации к конфиденциальным сведениям;
разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к конфиденциальным сведениям;
ограничение доступа к носителям информации, содержащим конфиденциальную информацию;
ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальную информацию;
использование организационных, технических и иных средств защиты конфиденциальной информации;
осуществление контроля за соблюдением установленного режимаохраныконфиденциальной информации.
Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.
Как и все сотрудники фирмы, секретарь должен при поступлении на работу подписать индивидуальное обязательство или договор о неразглашении коммерческой тайны и об ответственности за ее сохранность. В таком документе основными являются следующие обязательства:
не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну, которые будут доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение определенного срока после увольнения из организации;
соблюдать доведенные до сведения сотрудника требования по защите коммерческой тайны;
не использовать сведения, составляющие коммерческую тайну, без согласия
ее владельца;
не иметь никаких обязательств перед другими лицами и организациями.
Секретарю необходимо проявлять разумную осторожность в разговорах
с потенциальными партнерами или клиентами, для которых любая информация может оказаться важной.
Секретарю часто приходится отвечать на различные вопросы. Естественно, что его поведение определяется конкретной ситуацией. На скользкие вопросы ответы должны быть уклончивы. По рекомендациям японских специалистов, самый умный ответ на подобный вопрос — «не знаю». Однако согласно нормам и правилам деловой этики для секретарей такой ответ нежелателен. Лучше порекомендовать собеседнику обратиться с этим вопросом к руководителю.
Особенно внимательно надо относиться к предметам, которые «забывают» посетители в приемной. Обычный блокнот-органайзер, «солидный» фломастер, портмоне или сверток могут оказаться техническими устройствами для подслушивания и «снятия» самой важной информации, в том числе после переговоров и ухода посетителей.
Нельзя оставлять посетителей в приемной одних, так как профессионалам ничего не стоит в течение нескольких секунд установить подслушивающее устройство или просмотреть документы.
Все оставленные или найденные предметы секретарь должен немедленно передать в службу безопасности организации. Разобраться с ними — задача специалистов,
Прежде чем получить доступ к конфиденциальным сведениям и документам, работники организации должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны.
Литература
Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря/ Л.Я. Круглянская.- СПб.: Издательский дом Герда, 2005.- 400с.
Планирование рабочего дня секретаря.
Планирование необходимо осуществлять на день, неделю, месяц, квартал, год. Работы, повторяющиеся изо дня в день, рекомендуется планировать на одно и то же время.
Свой день организовать необходимо таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю в выполнении намеченных им мероприятий. Информировать руководителя о чем-то лучше заранее, например, за час, а если мероприятие важное, то и за день. Это возможно лишь в тех случаях, когда планы секретаря координируются и согласовываются с планами руководителя.
Основная информация, как правило, передается с утра. В течение дня сообщается лишь что-то экстренное.
Зачастую руководитель просит секретаря дать информацию о планах своих заместителей. С этой целью они отправляют на компьютер секретаря свои планы на неделю или месяц. С помощью электронной таблицы Excel секретарь ведет их планы и владеет информацией о срочности или важности выполняемой ими работы.
Оптимальный ритм труда
Научно доказано, что продуктивность работы зависит от дня недели и времени суток. При планировании работы секретарь должен знать, что наиболее благоприятное время для выполнения творческих и трудных заданий — с 10 до 12 часов дня, затем следует некоторый спад активности. Во второй половине дня подъем работоспособности приходится на период с 15 до 17 часов. После чего она неуклонно падает.
Рабочая неделя также имеет свой цикл. Понедельник является днем вхождения в рабочий ритм. Пик рабочей активности приходится на вторник с 10 до 13 часов, потом работоспособность постепенно снижается.
Наиболее продуктивными днями недели являются вторник, среда и четверг. К пятнице накапливается усталость, и у многих мысли заняты тем, как лучше отдохнуть в предстоящие выходные. Поэтому важные дела (переговоры, встречи) назначают на середину недели.
Секретарю при планировании своего рабочего времени целесообразно согласовать с руководителем время подписания документов, приема сотрудников и т.д. Планируя текущий день, необходимо учесть время и на подготовку мероприятий в другие дни
Использование компьютера для планирования работы
Хорошим помощником секретаря при планировании рабочего дня может стать компьютер. На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т. п. Наиболее популярной является информационная система MicrosoftOutlook.
Литература
Стенюков М.В. Помощник руководителя. Секретарю-референту.- М.: ООО А-Приор, 2007.-282 с.
Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря/ Л.Я. Круглянская.- СПб.: Издательский дом Герда, 2005.- 400с.
studopedia.net
Квалификационные требования секретаря руководителя | advokat-na-donu.ru
Ведет документационную работу, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителям подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан. Организует прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
Ексд — секретарь руководителя
Требования к квалификации секретаря руководителя 3) Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет. 1. Общие положения 1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
2. На должность секретаря принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет. 3. Секретарь принимается на должность и освобождается от должности директором организации. 4.
Должностная инструкция секретаря руководителя
Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.
Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
Квалификационные характеристики секретаря руководителя
- Органи-зует проведение телефонных переговоров руководителя, записыва-ет в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведе-ния ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также те-лефонограммы, своевременно доводит до его сведения информа-цию, полученную по каналам связи.
- По поручению руководителя со-ставляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авто-рам писем.
- Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, опове-щение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет п
advokat-na-donu.ru
должностная инструкция, функции и требования – необходимые навыки, опыт работы + функциональные особенности работы
Иногда административная роль может быть в профессии, особенно в средствах массовой информации или маркетинге. Секретари и администраторы играют вспомогательную роль в организациях, где они работают, чтобы выполнять различные административные задачи. Секретари и администраторы помогают поддерживать бесперебойную работу организации, которые делают ее работоспособной. Название должности «администратор» и «секретарь» можно использовать взаимозаменяемо, чтобы описать одну и ту же роль, или «секретарь» может быть другим, более старомодным именем для личного помощника или помощника руководителя.
Секретарь или администратор предоставляет как административную, так и административную поддержку профессионалам, либо как часть команды, либо индивидуально. Они участвуют в координации и осуществлении служебных процедур и часто несут ответственность за конкретные проекты и задачи. В некоторых случаях они могут контролировать работу младшего персонала. Обязанности секретаря или административного помощника зависят от отрасли или работодателя, но некоторые задачи являются общими для многих рабочих мест.
В качестве секретаря человек возьмет на себя ответственность за административную поддержку, чтобы оптимизировать рабочий процесс. Он будет помогать коллегам и руководителям, поддерживая их при планировании и распространении информации. В ходе карьеры, как и в другие времена жизни, его могут попросить принять протокол собрания. Могут даже попросить взять на себя официальную роль секретаря для группы или организации, будь то добровольная или оплачиваемая. В этом качестве важно, чтобы он мог принимать четкие и точные примечания, поскольку роль секретаря заключается прежде всего в создании официального отчета о встрече. Роль секретаря в какой-либо официальной группе — быть хранителем процесса встреч. Как правило, это лицо, которое организует собрания, включая годовые, и ведет официальные отчеты о процессе и решениях группы: протоколы собрания. Это может включать в себя ведение учета корреспонденции.
Он станет точкой отсчета для всех запросов или проблем и будет неотъемлемой частью рабочей силы компании. Основная задача секретаря — поддерживать менеджеров в организации. Каждое рабочее место отличается — некоторые из них достаточно сложны или заняты настолько, что каждый человек в команде управления имеет личную секретаршу. В других случаях один секретарь может поддерживать нескольких старших менеджеров, в то время, как только главный исполнительный директор имеет личную секретаршу.
Обязанности работы
Ваша роль административного секретаря может включать работу с менеджерами, руководителями и другим персоналом в офисе. Быть помощником врача или юриста является более специализированным и может потребовать дополнительной подготовки.
Административный секретарь, обычно известный как помощник администратора, работает в одной из трех областей: общий бизнес, юридическая профессия или медицинское поле. В общей офисной среде обязанности обычно состоят из ввода данных, обработки текстов, управления офисами, подготовки и подачи документов, создания презентаций и выполнения основных задач бухгалтерского учета. В качестве помощника по медицинским вопросам нужно работать в офисах врачей, клиниках и больницах. Помимо общих служебных обязанностей, задачи в этой области обычно включают в себя управление медицинской записью, медицинское кодирование и страховой биллинг. Обязанности помощника по административным вопросам в правовой сфере включают общие служебные практики, а также подготовку юридических документов и юридические исследования.
Административная роль иногда может быть способом в профессии, особенно в средствах массовой информации или маркетинге; то есть многие профессионалы в таких секторах, как маркетинг и средства массовой информации, начинают играть административную роль и «работают на своем пути». Аналогичным образом, студенты и выпускники университетов часто выполняют краткосрочную временную работу в качестве администратора или секретаря через агентство по набору персонала во время каникул или после окончания.
Однако, если специализироваться на административной роли, продвижение по службе может происходить от более старших административных должностей; то, что они точно будут отличаться в зависимости от организации. В некоторых случаях можно стать старшим администратором или руководителем группы; в других — личным или исполнительным помощником; в еще большем, офисным менеджером. Также секретарю и административному персоналу не известно специализироваться на работе в организациях в конкретных секторах: например, фармацевтических препаратов или законов. Основные обязанности секретаря:
- Отвечать на звонки, принимать сообщения и обрабатывать корреспонденцию.
- Ведение дневников и организация встреч.
- Организация и обслуживание совещаний (подготовка программ и принятие протоколов).
- Управление базами данных.
- Внедрение новых процедур и административных систем.
- Взаимодействие с соответствующими организациями и клиентами. Поддерживать связь с персоналом в других отделах и с внешними контактами.
- Координация почтовых рассылок и подобных рекламных задач. Обрабатывать запросы по телефону и электронной почте, используя систему электронной почты (например, Outlook).
- Регистрация, обработка счетов или расходов.
- Выступая в качестве администратора и/или встречи и приветствуя клиентов.
- Вербовка, обучение и контроль младшего персонала. Набирать, обучать, контролировать младший персонал и делегировать работу по мере необходимости.
- Использование пакета обработки текста, такой как Microsoft Word. Использовать различные программные пакеты (включая Excel, Access и Powerpoint) для управления данными и создания документов и презентаций.
- Организовывать, хранить документы и компьютерную информацию. Копировать и печатать различные документы, иногда от имени других коллег. Писать письма. Аудио и тип копирования.
- Планировать и посещать собрания, создавать повестки дня и принимать минуты — может потребоваться стенография.
- Заказать и сохранить канцелярские принадлежности и оборудование. Вводить инвентарь канцелярских товаров путем проверки запасов для определения уровня запасов; прогнозирование необходимых поставок; размещение и ускорение заказов на поставки; проверяя получение расходных материалов.
- Организовать поездки, проживание для персонала и других внешних контактов.
- Использовать системы управления контентом (CMS) для обслуживания и обновления веб-сайтов и внутренних баз данных
- Управлять и поддерживать бюджеты и осуществлять выставление счетов.
- Сортировать и распространять входящие сообщения, а также организовывать и отправлять исходящие (это может быть связано с использованием франкирующей машины).
- Манипулировать статистическими данными. Подготавливать отчеты, собирая информацию. Предоставлять историческую информацию, используя системы подачи и поиска. Сбор, подготовка и сопоставление отчетов.
- Организовать обучение сотрудников. Поддерживать технические знания, посещая учебные семинары; чтение секретарских публикаций.
- Производит информацию путем расшифровки, форматирования, ввода, редактирования, извлечения, копирования и передачи текста, данных и графики.
- Организовывать работу путем чтения и маршрутизации корреспонденции; сбор информации; инициируя телекоммуникации.
- Поддерживать график отделов, сохраняя календари для сотрудников отдела; организацию встреч, конференций, телеконференций и поездок.
- Заполнять запросы, приветствуя клиентов, лично или по телефону; отвечать или направлять запросы.
- Поддерживать доверие клиентов и защищать операции, сохраняя конфиденциальность информации. Защищать информацию путем заполнения резервных копий базы данных.
- Сохранять оборудование в соответствии с инструкциями производителя и установленными процедурами.
- Способствовать усилиям команды, выполняя соответствующие результаты по мере необходимости.
Хотя конкретные обязанности по работе варьируются от одной организации и специальности к другой, все секретари должны иметь возможность выполнять задачи, которые помогают организации работать эффективно. Некоторые секретари могут покупать расходные материалы, управлять корпоративными библиотеками или создавать презентации, отчеты или документы. Исполнительный секретарь может проводить исследования, вести переговоры с поставщиками или руководить другими канцелярскими сотрудниками. У юридических секретарей могут быть специальные задачи, такие как подготовка сообщений, жалоб, ходатайств, ответов и повесток. Медицинские секретари могут расшифровать диктовку о историях пациентов или медицинских жалобах, организовать госпитализацию пациентов или взаимодействие со страховыми компаниями.
Функции
Все секретари выполняют некоторые подобные задачи, многие из которых связаны с управлением информацией. Секретарь управляет бумажными и электронными системами подачи, обрабатывает, направляет почту и управляет различными офисными машинами, такими как компьютеры, телефоны, факсимильные аппараты, оборудование для проведения видеоконференций. Некоторые секретари берут диктовку и создают отчеты или письма, а другие пересматривают черновики, написанные менеджерами. Секретари должны обладать отличными навыками правописания и грамматики, должны набирать быстро и точно и быть квалифицированными в обслуживании клиентов. Многие секретари используют множество компьютерных программ, таких как базы данных, электронные таблицы или графики.
Секретари часто управляют файлами клиентов и другими записями в офисе. Например, в кабинете врача секретарь вытягивает файл каждого пациента во время назначения медсестры или врача. Она заменяет его, когда назначение закончено. Сохранение файлов в алфавитном порядке и использование локальной системы регистрации для удобства хранения и поиска — это ключи к успешной организации файлов.
Секретари — это общая связь для входящей и исходящей телефонной и почтовой корреспонденции. Они получают звонки от клиентов, деловых партнеров, работников или членов сообщества, а также отвечают на вопросы или пересылают вызовы. Они также звонят от имени менеджеров, чтобы сообщать информацию клиентам, планировать встречи или следить за запросами. Записки с менеджером, подготовка памятки или письма, а также проверка почты — это обычные письменные корреспонденции.
Секретарям часто поручается копирование документов для рассылки или для внутреннего распространения. Они также должны отправлять документы от компании или клиентам и получать входящие факсы для передачи соответствующему лицу. Некоторые секретари используют электронную почту, Word и Excel для создания электронных таблиц, документов и передачи их сотрудникам или клиентам. Корректировка документов до их отправки из офиса — это еще одна обязанность.
Особенно в небольших офисах, секретарю может быть предложено выполнять обычные канцелярские задания и поручения, чтобы помочь другим. Это может включать отмену или перепланирование контрактов, заказ канцелярских принадлежностей, заметок на собраниях и получение напитков для руководителя и гостей.
В общих служебных положениях секретари обычно помогают новым сотрудникам и посетителям находить дорогу. Это включает в себя обращение посетителей к людям, которых они встретили, и показ новых сотрудников, где они отправятся в свой первый день. В целом, секретарша проектирует образ бизнеса, предлагая дружеский и профессиональный прием людям, которые приходят в офис.
Секретарь некоммерческой организации играет решающую роль в содействии коммуникации и обеспечении надлежащего управления и использования важных организационных записей. Как правило, уставы организации устанавливают обязанности секретаря, однако обязанности могут время от времени меняться, которые могут быть назначены советом.
Секретарь будет наиболее полезен для организации, когда его или ее роль будет соответствовать уникальной структуре и потребностям организации, а не заполнению стандартного описания работы.
Как правило, секретарь должен быть подготовлен для решения следующих вопросов:
- Коммуникация — основная роль секретаря. Секретарь корпорации является активным каналом связи между советом директоров, руководством и членами (если таковые имеются), путем надлежащего уведомления о любых встречах и своевременном распространении таких материалов, как повестки дня и протоколы заседаний. Секретарь должен быть осведомлен о документах организации и связанных с ними материалах и должен быть в состоянии давать советы и ресурсы по соответствующим темам о которых идет речь Секретарь должен стремиться быть полезным для совета, поскольку они выполняют свои фидуциарные обязанности.
- Планирование, уведомление и материалы. Секретарю поручается знание и соблюдение требований к уведомлению, составления расписаний для размещения директоров. Секретарь отвечает за составление расписания заседаний совета директоров и должен обеспечить достаточное количество совещаний в год в соответствии с уставом организации. Как правило, совет может более эффективно проводить заседание правления, когда секретарь готовит и отправляет материалы для собраний перед совещанием для каждого директора для рассмотрения таких материалов, исправления любых ошибок, подготовки вопросов и комментариев.
- Протоколы совещаний. Секретарю также поручено записывать протоколы заседаний. Протокол является важным организационным документом и обеспечивает памятную хронологию ключевой информации, такой как действия совета директоров, выборы должностных лиц или директоров, а также некоторые доклады комитетов и персонала. Протоколы заседаний могут иметь жизненно важное юридическое значение в экзамене и в качестве доказательств в судах, если, например, кто-то бросает вызов действительности определенных действий или позиций.
- Ведение корпоративных отчетов. Как хранитель записей организации, секретарь отвечает за поддержание точной документации и соблюдение правовых требований, таких как ежегодные сроки подачи заявок. Секретариату может быть полезно иметь календарь подачи сроков, который может включать подачу в государственный секретарь корпорации, генеральный прокурор, и налоговой службы. Секретарь отвечает за проверку и обновление документов по мере необходимости и обеспечение безопасного хранения всех документов, их доступности для проверки директорами и/или членами.
Позиция секретаря имеет широкие обязанности, требующие гораздо большего, чем просто присутствовать на всех заседаниях совета. Эти обязанности, вероятно, будут увеличиваться, если у корпорации есть структура членства в голосовании, которая требует дополнительных процедур уведомления и голосования.
Работодатели
Огромный круг организаций в государственном и частном секторах используют секретарей и администраторов.
Рабочие места обычно можно найти на досках рабочих мест, непосредственно через веб-сайты работодателя, через агентства по набору персонала и в печатных или онлайн версиях национальных газет.
Рабочая неделя обычно составляет от 35 до 40 часов, причем рабочий день обычно находится где-то между 8 и 18 часами. Перерывы в работе возможны, если навыки, особенно ИТ, поддерживаются. Поскольку административная работа настолько разнообразна, занятость можно найти практически во всех секторах, в том числе:
- Работа почти полностью офисная и необходимость путешествий является необычной, хотя иногда это может потребоваться в зависимости от организаций или секторов.
- Характер роли заключается в том, чтобы поддерживать коллег и проекты, а не брать на себя инициативу самостоятельно, что может стать разочаровывающим.
- Рабочие места доступны во всех областях и возможности широко распространены.
Характер и разнообразие работы будут варьироваться в зависимости от размера бизнеса. Крупные организации могут обеспечить более рутинную работу, но могут предложить больше возможностей для продвижения и опыта работы в других отделах. Некоторые малые предприятия могут ожидать выполнения традиционной административной функции, но другие могут дать дополнительную ответственность, если у них будет только небольшой штат.
Требуемый уровень образования
Формальная академическая квалификация не всегда необходима, хотя некоторые работодатели это требуют. Небольшое меньшинство может потребовать получения степени, и в этом случае степень английского языка, бизнеса, информационных технологий или информатики может быть полезной. Большинство работодателей требуют, чтобы заявители имели офисный или административный опыт работы. Соответствующий опыт может быть получен путем установления контактов через агентства по подбору персонала. Это, в свою очередь, может привести к постоянной работе. Некоторые организации запрашивают возможность вводить определенное количество слов в минуту или иметь опыт в аутопинге. Курсы для секретарей доступны в Интернете или в колледжах дополнительного образования. Для этой роли требуются различные уровни квалификации, в зависимости от работодателя и сектора. Некоторые из них могут быть больше связаны с предшествующим опытом и навыками, тогда как другие могут нуждаться в формальной квалификации.
Существуют специальные курсы для выпускников, которые часто проводятся в частных колледжах. Специальная секретарская подготовка полезна для вступления в юридические или медицинские роли. Выпускник средней школы может получить должность секретаря начального уровня, хотя дополнительное образование часто считается плюсом для работодателей. Программы профессионального образования, колледжи и профессионально-технические училища предлагают множество основных навыков в области управления, компьютерной и английской грамматики, необходимых секретарю. В некоторых отраслях желательно или требуется свободное владение вторым языком. Юридическим секретарям может потребоваться специальная подготовка или сертификация, а секретари, работающие в сфере здравоохранения, нуждаются в знаниях в области медицинской терминологии или практики выставления счетов.
Профессиональная сертификация доступна для административных помощников через различные организации. Одним из таких сертификатов является сертифицированный административный специалист, который предлагает Международная ассоциация административных. Сертификация обычно требует завершения аккредитованной программы обучения, опыта работы в качестве помощника администратора и прохождения сертификационного экзамена.
Навыки
Соответствующий опыт часто более ценится, чем квалификация секретаря, хотя для ИТ-специалистов и навыков набора текста (как правило, требуется минимум 45 слов в минуту) всегда будет необходимым требование. Работодатели ценят опыт и зрелые отношения в этой области работы, поэтому зрелая запись и установленная история работы, вероятно, будут полезны для более старших должностей. В этой области есть много возможностей, поэтому можно найти конкуренцию. Однако некоторые компании и сферы занятости могут требовать определенные навыки:
- Хорошая коммуникация, обслуживание клиентов и навыки построения отношений.
- Коллективные навыки.
- Умение работать с организацией и временем.
- Внимание к детали.
- Навыки ведения переговоров.
- Напористость.
- Гибкость.
- Такт, осмотрительность и дипломатия.
- Сильные организационные навыки.
- Навыки презентации и внимание к деталям.
- Возможность планировать свою работу, работать по собственной инициативе и соблюдать сроки.
- Способность управлять давлением и противоречивыми требованиями и определять приоритетность задач и рабочей нагрузки.
- Способность принимать и понимать инструкции.
- Устные и письменные навыки общения.
- Такт, осмотрительность и соблюдение конфиденциальности.
- Приятная, уверенная телефонная манера.
- Умение работать в команде.
- Надежность и честность.
- Навыки управления проектами.
- Опыт работы с бухгалтерией, бухгалтерским учетом и обработкой данных.
- Опыт сохранения и определения приоритетности календаря менеджера.
- Возможность работать независимо.
- Дружелюбное и профессиональное поведение.
- Стрессоустойчивость.
Перспективы
По словам Бюро статистики труда имеющиеся должности для помощника по административным вопросам должны расти, отчасти из-за нынешних работников, покидающих эту конкретную область. Занятость секретарей и административных помощников может увеличиться на 3% в период между 2014 и 2024 годами. Некоторые отрасли промышленности, такие как медицинская отрасль, должны обеспечивать возможности для новой занятости, что увеличивает потребность в административных помощниках. Поскольку технология будет продолжать расти, те, кто умеет использовать компьютер и программное обеспечение, могут найти больше возможностей для трудоустройства. Для участия в более специализированных областях, таких как юридическая или медицинская секретарская работа, может потребоваться дополнительная квалификация. Ряд необходимых ИТ-навыков будет зависеть от конкретной роли, но можно пройти обучение в Microsoft PowerPoint, Excel, Access, статистических пакетах или веб-разработке и дизайне.
Можно развивать свою карьеру несколькими способами. Можно специализироваться в одной отрасли или области, например, в юридической или медицинской секретарской работе; стать личным помощником директора компании или другого старшего менеджера.
Если есть языковые навыки, можно решить, перейти ли к более специализированной роли, такой как двуязычный секретарь. Можно использовать свои организационные навыки в качестве офисного менеджера или секретаря команды, координируя работу других в рамках отдела или организации.
В некоторых организациях, таких как благотворительность и собственность, можно продвигаться по внутренним вакансиям и возможностям или, возможно, переходить в другие сферы деятельности компании, такие как продажи, маркетинг. Поэтому работа с администрацией в интересующем секторе может предложить большой потенциал с точки зрения будущих карьерных перспектив. Чтобы расширить возможности для развития карьеры, можно присоединиться к профессиональному органу, например, Институту профессиональных администраторов. Кроме того, можно развить другие конкретные навыки для определенной должности. Например, можно использовать свои стенографические навыки, чтобы стать стенографическим репортером, присутствовать на судебных слушаниях и делать записи об итогах.
www.finanbi.ru
Профессия пресс-секретарь: требования, обязанности и зарплата
В статье рассказывается об особенностях профессии пресс-секретаря, требованиях к кандидату на эту позицию, а также даются рекомендации, как развить полезные навыки по работе с информацией, необходимые пресс-секретарю.
Пресс-секретарь формирует общественное мнение о компании, в которой он работает. Общение с журналистами, подготовка пресс-релизов, организация пресс-конференцией, работа по наполнению информацией корпоративного сайта компании — вот основной круг обязанностей пресс-секретаря.
Если компания заинтересована в создании и поддержании положительного имиджа в средствах-массовой информации, то в штате организации обязательно должна быть предусмотрена позиция пресс-секретаря.
Возникновение профессии в современной России относится к середине 90-х годов прошлого века. В то время она была политически ангажированной. Основной задачей пресс-секретаря было создание положительного имиджа той или иной политической партии. Позднее профессия вошла в все сферы общественной и коммерческой деятельности.
Пресс-секретарь должен быть хорошо осведомлен обо всех событиях, происходящих в организации, лицом которой он является.
Схематично направленность векторов деятельности пресс-секретаря можно представить следующий образом:
Предоставление исчерпывающих и хорошо аргументированных ответов на вопросы представителей СМИ, участие в съемках и проведение интервью.
Наполнение корпоративного сайта актуальной информацией, участие в системе внутренних коммуникаций компании, ответы на вопросы посетителей сайта.
Вектор в прошлое
Мониторинг прессы и интернет-изданий, отслеживание публикаций, связанных с деятельностью компании. Подготовка аналитических отчетов для руководства.
Вектор в будущее
Планирование информационных кампаний в интернете, на ТВ и в прессе, направленных на создание положительного имиджа компании.
Требования к кандидату на должность пресс-секретаря
Чтобы стать пресс-секретарем, необходимо получить высшее образование по специальности филология, журналистика, реклама и связи с общественностью или современные международные отношения.
Справка
Также понадобятся:
- опыт работы от 3-х лет в СМИ или сфере рекламы и связи с общественностью;
- знание английского языка не ниже уровня Intermediate;
- грамотная речь и хорошие навыки письма;
- навыки проведения фото- и видеосъмок.
Специфика профессии пресс-секретаря заключается в совмещении навыков нескольких специальностей — секретаря, журналиста, специалиста по связям с общественностью и рекламе, контент-менеджера, редактора интернет-портала, психолога, переводчика и т.д.
Что должен уметь пресс-секретарь?
хорошо владеть навыками письменной и устной речи, умением «складно излагать» не только свои мысли, но и мысли своего руководства;
иметь солидный интеллектуальный бэкграунд и богатый словарный запас;
должен хорошо держаться перед камерой, иметь хорошую дикцию и фотогеничную внешность;
быть готов к выполнению рутинной работы — мониторингу СМИ, подготовке аналитических отчетов, редактированию, анализу и структурированию текстов.
Зарплата пресс-секретаря
Зарплата пресс-секретаря зависит от объема выполняемых функций и от компании, в которой он трудится. Зарплата может составлять от 20 до 80 тысяч в месяц, независимо от опыта работы. Данные о средней зарплате пресс-секретаря приведены в таблице:
Таблица 1. Зарплата пресс-секретаря
|
средняя по России |
20 тыс. |
|
средняя по Москве |
40-80 тыс. |
|
средняя по Санкт-Петербургу |
30 тыс. |
Читайте также:
Полезные навыки пресс-секретаря: три техники работы с информацией
Пресс-секретарь работает с информацией каждый день в условиях ограниченного времени и высоких требований руководителя. Поэтому анализировать, структурировать и запоминать текст — актуальный для него навык.
Предлагаем освоить и применять три техники работы с информацией.
Классический конспект
Этот метод конспектирования вы знаете со школы. Суть классического конспекта — записать самую важную информацию в сокращенном виде. В конспекте обязательно указывайте, о чем он. Запишите автора книги, ее название и выходные данные.
ПРИМЕР
Ильяхов М., Сарычева Л. Пиши, сокращай. Как создавать сильный текст. М.: Альпина Паблишер, 2017.
Записывайте кратко и достаточно емко для понимания. Помните о цели конспекта: зачем он вам нужен? Если вы будете давать конспект другим людям, информация должна быть полной. Очевидные для вас тезисы могут быть неизвестны окружающим.
Придумайте собственные обозначения часто встречающихся слов. Запишите их на полях первой страницы конспекта. Это будет подсказкой для вас и для других пользователей конспекта. Выделяйте подзаголовки и ключевые слова — они помогают ориентироваться в написанном. Используйте для этого цвет. Сокращайте слова, которые часто встречаются.
ПРИМЕР
Cекретарь-референт — с/р, делопроизводство — д/п, Санкт-Петербург — СПб.
Важный совет
Если вы делаете конспект от руки, оставьте поля около 5 см для заметок, дополнений и комментариев
Некоторые слова или фразы проще нарисовать, чем записать. Придумайте собственные обозначения часто встречающихся слов. Запишите их на полях первой страницы конспекта. Используйте общепринятые обозначения.
ПРИМЕР
Больше — «>», меньше — «<», примерно — «~», время — «t».
Не используйте в работе фрагмент чужого текста без указания источника — это плагиат. Укажите страницу книги или статьи, где вы взяли информацию, даже если записываете не дословно, а конспектируете общую идею.
Навык конспектирования неоднократно выручал многих пресс-секретарей и помощников.
Вот что рассказала редакции Вероника Комлева, пресс-секретарь консалтинговой компании. Вероника часто сопровождает руководителя на переговорах. Начальник требует записывать ход дискуссии максимально подробно. Раньше она не успевала законспектировать и половину информации. Поэтому она создала свой способ скорописи: сокращала часто встречающиеся слова, а в остальных пропускала гласные буквы. Это помогло фиксировать практически каждую фразу и вести тайминг. Однажды заказчик начал возмущаться высокой ценой предлагаемых услуг. На что Вероника сказала: «Но ведь вы сами в 16.23 сказали: “Самое главное: как можно быстрее решить вопрос утечки кадров. Стоимость не важна”». Заказчик принял этот аргумент и потом долго расспрашивал Веронику, как ей удается записать все сказанное на встрече.
Техника «твое — мое»
Суть техники в том, что вы не механически записываете информацию, а анализируете и запоминаете ее. Она помогает максимально быстро структурировать информацию. Возьмите лист бумаги и разверните его по горизонтали. В левом верхнем углу запишите автора и название книги, статьи или тему совещания. Начертите таблицу с тремя столбцами: «План», «Твое», «Мое».
- В столбце «План» запишите план конспекта: повестку встречи, названия глав или разделов.
- «Твое» — основные тезисы автора или лектора.
- В столбец «Мое» внесите ваши мысли, эмоции, ассоциации.
Ассоциации помогают запоминать информацию. Чем больше логических или эмоциональных связей с прочитанным или услышанным, тем прочнее информация сохранится в памяти.
Познакомьтесь с конспектом статьи Алины Максимовой «Как превратить минусы работы секретаря в плюсы», № 9, 2017 в технике «твое — мое» в таблице 1. Чтобы отработать технику, законспектируйте статью из журнала.
Таблица 1. Конспект статьи в технике «твое — мое»
|
План |
Твое |
Мое |
|---|---|---|
|
1. Секретарь — это тень босса |
Важно правильно оценивать реакцию начальника: он недоволен работой или просто сорвался. Высший пилотаж: предугадывать настроение шефа и не только подстраиваться, но и влиять на него. Надо развивать эмоциональный интеллект. |
Это я умею. Мне до этого далеко… А вот Марина из отдела закупок — не только правая рука начальника, но и «серый кардинал». Поищу статьи и книги! |
|
2. Ненормированный рабочий день |
Надо тщательно планировать время и оставлять запас на форс-мажоры. Для экономии времени внедрить однозадачность, работу с блоками, кооперацию с коллегами. |
Это мало помогает, когда босс привык звонить и ночью, и в выходные… Такое точно не повредит, хоть и не избавит полностью от проблемы. |
|
3. Отношение окружающих к профессии секретаря |
Спросить знакомых: |
Спрошу Марину, хоть это и страшно. |
Недостаточно просто записать ключевые факты и идеи. Подумайте, как можно внедрить почерпнутые в книгах и прессе рекомендации
Техника АДВ
Если по работе вы читаете множество статей и книг, которые трудно запомнить, используйте технику АДВ. Также она полезна, когда подробный конспект не нужен или на него нет времени. Техника АДВ включает три элемента: аннотацию, доминанту и вывод.
Аннотация — краткий пересказ текста на один-три абзаца. Доминанта — главная мысль одним предложением, ответ на вопрос «О чем этот текст?». Вывод — ваши оценки, мысли, план действий на основе прочитанного.
Записывайте АДВ каждого полезного текста, который вы прочитали. Так вы запомните самую важную информацию и будете проще ориентироваться в прочитанном. Примеры АДВ-конспекта статьи и книги — в таблице 2. Законспектируйте любую статью в технике АДВ.
Таблица 2. Конспекты статьи и книги в технике АДВ
|
Название |
Аннотация |
Доминанта |
Вывод |
|---|---|---|---|
|
Максимова А. Какой у вас психотип и совместимы ли вы со своим руководителем // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2017. № 5. |
Выстраивая отношения с начальником, надо учитывать психологические параметры: (1) левополушарность и правополушарность, (2) логика и эмоциональность, (3) экстраверсия и интроверсия. Лучше, когда полушарности у босса и помощника совпадают, а остальные параметры отличаются и дополняют друг друга. Когда совместимость с начальником не идеальная, подстраиваться нужно помощнику. |
Сработаться можно практически с любым человеком, было бы желание. |
Мы с начальницей в основном дополняем друг друга. Большинство трудностей из-за несовпадающей полушарности. Мне как правополушарнице трудно следовать графику и выполнять скучные задачи. Так как я дорожу этой работой, буду реализовывать креативность в творчестве. Начну с рисования по номерам и схожу в картинную галерею. |
Читайте также:
www.sekretariat.ru
требования к секретарю, работа с оргтехникой
Навыки
Для того, чтобы определиться с тем, где учиться на секретаря и на какую позицию присылать свое резюме, я рекомендую вам ознакомиться с требованиями к секретарю, которые компании.
Для того, чтобы понять, каким видят образование и профессиональные навыки своего секретаря компании, лучше всего познакомиться с вакансиями, размещенными в кадровых агентствах и крупных онлайновых порталах вакансий, например, headhunter.ru или superjob.ru
Как мы уже говорили ранее, секретарь выполняет различные функции в зависимости от размера компании и тем, чем занимается фирма. Соответственно, и требования к секретарю будут отличаться.
Начнем с секретаря на ресепшн. Часто, хотя и не всегда, требованием к данной позиции является наличие высшего образования. Требование это может показаться несколько несправедливым, особенно учитывая то, что за рубежом для того, чтобы претендовать на позицию секретаря на ресепшн, университетский диплом чаще всего не нужен. И все же, если у вас нет высшего образования, я рекомендую прямо сейчас задуматься о том, чтобы поступить в институт. Дело в том, что начиная с позиции ассистента отдела и далее высшее образование будет уже являться базовым требованием, а значит, если его у вас не будет, то вам сложно будет развиваться профессионально, конкурируя с обладателями дипломов университета. Но если вы хотите начать свою карьеру с должности секретаря на ресепшн, и диплома о высшем образовании у вас пока нет ( при условии соответствия всем остальным требованиям к секретарю), я рекомендую вам духом не падать и посылать резюме все равно.
В серьезных компаниях часто требуется опыт работы от полугода. Еще одним требованием к секретарю на ресепшн является умение пользоваться мини-АТС и знание телефонного этикета. Если компания иностранная, или у компании имеются зарубежные поставщики или партнеры, свободное знание иностранного языка будет, скорее всего, обязательным требованием к секретарю на ресепшн. Чаще требуется знание английского языка, но также бывают компании, где пригодится знание немецкого и других иностранных языков.
Если в обязанности секретаря будет входить написание писем, то потребуется знание слепого десятипальцевого метода машинописи. Важно также иметь навыки работы с оргтехникой: знание компьютера на уровне пользователя (знание MS Word, электронной почты, умение что-то найти в интернете по поручению руководителя), умение пользоваться факсом, копировальным аппаратом, сканером, принтером.
Еще один пункт – приятная внешность и приятные манеры секретаря. Часто в объявлениях о вакансии можно встретить подобную формулировку. Что имеется в виду? Хотите вы того или нет, но секретарь на ресепшн – первый человек, которого видит в компании клиент. И именно секретарь может составить приятное (или совсем неприятное) впечатлении о компании. Чаще всего руководитель может простить секретарю на ресепшн незнание слепого десятипальцевого метода печати, но вот приятными манерами поступиться сможет вряд ли. Кому хочется, чтобы от него убегали клиенты? Теперь о приятной внешности. Давайте договоримся сразу: это не совсем не обязательно должна быть модельная внешность. Поэтому под приятной внешностью часто имеется в виду знание делового дресс-кода и умение следить за собой, то есть ухоженность. Об этом мы поговори очень подробно позднее.
Для более старших позиций предъявляются более высокие требования к секретарю. Опыт как правило, требуется от 1-2 лет. Высшее образование, навыки работы с оргтехникой, знание слепого десятипальцевого метода машинописи, знание делового этикета как правило, являются базовыми требованиями. Если компания российская, знание иностранного языка может и не потребоваться. Для работы в иностранной компании, отделах закупок, сбыта и других отделах, имеющих иностранных партнеров, знание иностранного языка часто является обязательным.
Если помимо обязанностей секретаря предполагаются выполнение функций младшего сотрудника, то как правило, требуется хорошее знание компьютера: недостаточно знать MS Word на уровне «могу написать письмо», часто требуется расширенное знание программы. Также требуется знание MS Excel для составления и редактирование отчетов, а также программы Power Point для подготовки презентаций.
К помощнику руководителя предъявляется еще более высокие требования. Помимо всех вышеперечисленных требований требуется более длительный административный опыт (в среднем, от 3-х лет), желателен опыт работы личным помощником. Знание языка как правило обязательно, так как личный помощник часто выполняет также и функции устного переводчика, ездит с руководителем на переговоры с иностранными партнерами и переводит ему содержание переговоров. Иногда встречаются вакансии, где требуется знание двух иностранных языков.
Помощник руководителя ведет также календарь руководителя. Для этого потребуется знание программы, в которой ведется календарь (это может быть MS Outlook, Lotus Notes, Excel и другие). Может потребоваться знание делопроизводства. Это будет зависеть от распределения обязанностей в компании и ее численности. Знание Excel является важным, т.к. помощник руководителя часто обновляет в этой программе какие-либо важные данные, составляет отчеты (к примеру, авансовые отчеты о командировках руководителя). Помощник руководителя также должен хорошо знать специфику заказа билетов и оформления виз. Руководители ездят в командировки очень часто. В некоторых компаниях заказ билетов сводится к тому, чтобы сделать заказ в обслуживающей фирме, а в некоторых компаниях помощник руководителя делает все самостоятельно, включая подачу документов в посольство. Если руководитель — иностранец, то не исключено взаимодействие с миграционной службой, сбор и подачу документов на получение разрешения на работу.
К счастью, тенденция десятилетней давности, когда карьера секретаря была похожа на карьеру спортсменки и заканчивалась в 30 лет, давно прошла. Руководители осознали важность присутствия на рабочем месте не только симпатичной молоденькой и приятной во всех отношениях девушки, но и опытного, грамотного профессионала. И если секретарем на ресепшн действительно лучше работать после окончания института или во время учебы, то хорошим личным помощником в этом возрасте стать трудно, и поэтому все чаще и чаще можно увидеть объявления о том, что помощник требуется в возрасте от 25 лет и старше.
Если вы хотите поблагодарить автора за эту статью, нажмите на кнопку «Поделиться» внизу, чтобы о ней смогли узнать ваши друзья.
На главную В каталог статей
secretarissa.ru
О должностях служащих «секретарь» и «пресс-секретарь»: новые требования
Квалификационная характеристика должности «Секретарь» (код по ОКПД[1] — 24658) включена в выпуск 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД) «Должности служащих, общие для всех отраслей экономики»[2], разд. III «Другие служащие» постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 24 февраля 2009 г. № 29[3].
Этим же постановлением из ОКПД исключены позиции «Секретарь-машинистка» (код по ОКПД — 24676), «Секретарь-стенографистка» (код по ОКПД — 24697) и «Стенографистка» (код по ОКПД — 24875).
Все вышеперечисленные должности относятся к категории 3 по ОКПД -другие служащие.
Следует обратить внимание, что вышеуказанным постановлением уточнена редакция квалификационных требований, предъявляемых к лицам, претендующим на занятие должностей «Секретарь приемной руководителя» и «Секретарь-референт», и изложена следующим образом: «Квалификационные требования. Высшее (среднее специальное) образование без предъявления требований к стажу работы».
Данные должности относятся к категории 2 по ОКПД — специалисты.
Кроме того, этим же постановлением в выпуск 1 ЕКСД «Должности служащих, общие для всех отраслей экономики», раздел I «Руководители» включена квалификационная характеристика должности «Пресс-секретарь» (код по ОКПД — 24422).
Квалификационные характеристики должностей «Секретарь» и «Пресс-секретарь» приведены ниже.
Секретарь
Должностные обязанности. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации (его заместителей, руководителей структурных подразделений). Собирает и представляет необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей. Организует телефонные переговоры руководителя, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по организационной подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Печатает по указанию руководителя служебные документы и материалы, необходимые для его работы, вводит необходимую информацию в банк данных. При владении навыками стенографии стенографирует тексты приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием или вводом информации в банк данных. Передает и принимает информацию по приемнопереговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.). Оформляет различные документы и материалы с использованием компьютерной техники. Принимает документы на подпись руководителю. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения их просьб и предложений. Осуществляет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, систематизирует ее в соответствии с установленным порядком и передает после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. Ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, поставленных на контроль. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники. Соблюдает требования по охране труда и пожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины, правила внутреннего трудового распорядка.
Должен знать: положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства; структуру организации и ее подразделений; машинопись; правила орфографии и пунктуации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; правила эксплуатации компьютерной техники, техники для тиражирования печатных материалов, диктофонов, магнитофонов и других используемых технических средств; правила пользования приемнопереговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; требования по охране труда и пожарной безопасности.
Квалификационные требования. Общее среднее образование и специальная подготовка по установленной программе.
Пресс-секретарь
Должностные обязанности. Осуществляет сбор и профессиональную подачу информации в средства массовой информации о деятельности организации (учреждения). Получает в установленном порядке сведения и материалы, необходимые для информирования общественности. Осуществляет подготовку, распространение и контроль над публикацией материалов организации (прессрелизы, сообщения, заявления, интервью и пр.). Организует прессконференции, брифинги, встречи за «круглым столом» и пр. Участвует в оперативном и перспективном планировании информационного обеспечения организации (учреждения). Пропагандирует деятельность организации в средствах массовой информации. Информирует руководителя организации (учреждения) по всему кругу вопросов общения со средствами массовой информации. Соблюдает конфиденциальность информации, являющейся государственной, служебной и коммерческой тайной. Взаимодействует с отечественными и зарубежными средствами массовой информации. Организует работу интернет-сайта организации (учреждения) и несет ответственность за размещение информации, ее оперативность, актуальность и достоверность. Ведет переписку по вопросам, входящим в его компетенцию. Соблюдает требования по охране труда и пожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины, правила внутреннего трудового распорядка.
Должен знать: нормативные правовые акты, другие руководящие документы, определяющие направления и перспективы деятельности организации; структуру и взаимодействие структурных подразделений организации, технологию производства, ассортимент продукции (работ, услуг) и др.; методологию осуществления связей с общественностью; методы организации и проведения мероприятий по связям с общественностью; структуру и функции средств массовой информации; порядок организации и подготовки прессрелизов, брифингов, прессконференций, информационных сообщений и пр.; принципы основных видов связей с общественностью, правила ведения деловой переписки; информацию, являющуюся государственной, служебной и коммерческой тайной, порядок ее защиты и использования; методы обработки информации с использованием современных информационных технологий; основы экономики, законодательство о труде; требования по охране труда и пожарной безопасности.
Квалификационные требования. Высшее профессиональное образование и опыт работы в сфере информации не менее 3 лет или высшее образование и опыт работы со средствами массовой информации не менее 5 лет.
[1] ОКПД — Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих», утвержденный приказом Белстандарта от 30 декабря 1996 г. № 234, с последующими изменениями и дополнениями.
[2] Выпуск 1 ЕКСД «Должности служащих, общие для всех отраслей экономики» утвержден постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30 декабря 1999 г. № 159 с последующими изменениями и дополнениями.
[3] Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 24 февраля 2009 г. № 29 «О внесении дополнений и изменений в выпуск 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД) и дополнений и изменений в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» (ОКРБ 006-96)».
otdelkadrov.by
Должностная инструкция секретаря-стенографистки 2019 года
Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции секретаря-стенографистки, образец 2019 года. Должностная инструкция секретаря-стенографистки должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности секретаря-стенографистки, права секретаря-стенографистки, ответственность секретаря-стенографистки.
Должностная инструкция секретаря-стенографистки относится к разделу «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях«.
В должностной инструкции секретаря-стенографистки должны быть отражены следующие пункты:
Должностные обязанности секретаря-стенографистки
1) Должностные обязанности. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. Стенографирует тексты подготавливаемых руководителем приказов, распоряжений, писем и других организационно — распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием на пишущей машине или вводом информации в банк данных. Передает и принимает информацию по приемно — переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.). Выполняет различные операции с использованием компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Осуществляет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, систематизирует ее в соответствии с установленным порядком и передает после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. Ведет контрольно — регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль. Принимает документы на подпись руководителю. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.
Секретарь-стенографистка должен знать
2) Секретарь-стенографистка при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; стенографию; машинопись; правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов и других используемых технических средств; правила пользования приемно — переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно — распорядительной документации; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации секретаря-стенографистки
3) Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1. Общие положения
1. Секретарем — стенографисткой принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
2. Секретарь — стенографистка принимается на должность и освобождается от должности _______ (директором, руководителем) организации по представлению ________ (должность).
3. Секретарь — стенографистка должна знать:
- положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;
- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
- стенографию;
- машинопись;
- правила орфографии и пунктуации;
- порядок расположения материала при печатании различных документов;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов и других используемых технических средств;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- основы организации труда;
- основы законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
4. В своей деятельности секретарь — стенографистка руководствуется:
- законодательством Российской Федерации,
- Уставом (положением) организации,
- приказами и распоряжениями _______ (генерального директора, директора, руководителя) организации,
- настоящей должностной инструкцией,
- Правилами внутреннего трудового распорядка организации.
5. Секретарь — стенографистка подчиняется непосредственно: ______ (должность).
6. На время отсутствия секретаря — стенографистки (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное _________ (должность) организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности секретаря-стенографистки
Секретарь — стенографистка:
1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
3. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.
4. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
5. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
6. Стенографирует тексты подготавливаемых руководителем приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием на пишущей машине или вводом информации в банк данных.
7. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
8. Выполняет различные операции с использованием компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
9. Осуществляет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, систематизирует ее в соответствии с установленным порядком и передает после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. Ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
10. Принимает документы на подпись руководителю.
11. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
12. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
13. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.
3. Права секретаря-стенографистки
Секретарь — стенографистка имеет право:
1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:
- по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
- о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
- о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.
2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.
3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.
4. Ответственность секретаря-стенографистки
Секретарь — стенографистка несет ответственность в следующих случаях:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция секретаря-стенографистки — образец 2019 года. Должностные обязанности секретаря-стенографистки, права секретаря-стенографистки, ответственность секретаря-стенографистки.
hr-portal.info