Что нужно знать поставщикам торговых сетей об УПД
В России идёт активное внедрение универсального передаточного документа, призванного заменить привычные электронные счета-фактуры и товарные накладные. Что будет со старыми форматами? Что нужно знать компаниям при переходе на новый тип документов и какие преимущества это несёт для бизнеса? Рассказывает бизнес-аналитик Edisoft Алексей Порубов.
Расскажите про УПД в «двух словах». Что это за документ и для чего он нужен?
Универсальный передаточный документ или УПД – это новый формат бухгалтерского документа, совмещающий в себе свойства счёта-фактуры, товарной накладной и акта выполненных работ. Документ можно одновременно использовать для нескольких целей: отражения НДС, налога на прибыль и бухгалтерского учёта.
УПД помогает снизить издержки и трудозатраты при обработке информации, поскольку многие реквизиты в первичном документе и счёте-фактуре повторяются. Компании, которые используют УПД, могут оперировать только одним документом вместо двух-трёх. Кроме того, документ положительно влияет на сокращение рисков, связанных с расхождениями между накладной и счётом-фактурой.
В бумажном виде УПД существует уже несколько лет. В электронном виде документ начал внедряться с 2016 года. УПД обладает полной юридической значимостью и в ближайшее время полностью заменит устаревшие форматы электронных счетов-фактур, накладных и актов.
Это обязательно для всех? Почему некоторые компании активно лоббируют переход на УПД?
До 30 июня 2017 года можно продолжать использовать старые форматы электронных документов – счёт-фактуру, корректировочный счёт-фактуру, акт выполненных работ, товарную накладную. Они отменяются приказом ФНС от 24 марта 2016 г. N ММВ-7-15/155@. Применение универсального передаточного документа пока носит лишь рекомендательный характер. Но с 1 июля 2017 года электронный УПД станет обязательным для использования всеми организациями.
Многие компании начинают заранее готовиться к переходу на УПД, внедряя этот формат в своей практике. Это позволяет избежать возможных проблем с неготовностью организации и её партнёров к наступлению часа «Х». За несколько месяцев до начала обязательного применения УПД можно успеть приобрести необходимые опыт и навыки работы с документом, подготовить свою ИТ-инфраструктуру.
Для начала перехода какой-либо компании на УПД её контрагенты должны поддерживать работу с новым форматом и быть технически готовыми к работе с этим типом документа.
Как выглядит УПД?
Если обратиться к печатной форме документа УПД, то можно увидеть, что прежняя форма счёта-фактуры буквально встроена в документ и совсем не изменилась. В дополнение к тому, УПД содержит поля, относящиеся к первичному документу.
Ещё одной особенностью документа является факт его подписания сотрудником, ответственным за передачу товара/результата работы/услуги и за оформление факта хозяйственной жизни.
Электронный УПД содержит все те же данные, что обычно заполняются в первичных бухгалтерских документах. Различия видны лишь в техническом формате файлов и нюансах использования электронной подписи.
Электронный УПД может быть сформирован в трёх видах:
- С функцией счёта-фактуры. Такой УПД отражает факт хозяйственной деятельности и заменяет обычный счёт-фактуру
- С функцией накладной/акта. Здесь документ фиксирует переход товарно-материальных ценностей и служит заменой обычных накладных/актов
- С объединённой функцией как счёта-фактуры, так и накладной/акта. В этом случае документ заменяет сразу обе устаревшие формы.
Обмен электронными универсальными передаточными документами должен идти через провайдера электронного документооборота по полной аналогии с электронными счетами-фактурами и т. п. Этот процесс минимально отличается от привычного формата работы по ЭДО.
Как быть с электронными счетами-фактурами и накладными? Они отменяются?
В 2017 году устаревшие форматы документов законодательно потеряют силу и будут заменены на УПД.
Если компания обменивалась электронными документами через веб-решение, то отличия в порядке использования новых документом будут минимальными. Если использовалось интеграционное решение, то нужно заранее позаботиться о технической настройке, обратившись к провайдеру ЭДО.
Будет ли УПД стоить дороже ЭТОРГ и ЭСФ для пользователя?
Коммерческая часть работы с УПД не должна измениться в худшую сторону для пользователей систем электронного документооборота. Однако подробности следует уточнять у каждого из провайдеров.
Насколько сложно подключиться к обмену УПД? Есть ли «подводные камни» о которых полезно знать?
В целом, подключение к передаче УПД не должно вызвать каких-либо сложностей. Но важно понимать, что все случаи модернизации интеграционных решений для обмена УПД надо рассматривать индивидуально. Для этого компании следует подать оператору ЭДО заявку на подключение нового документа, после чего специалист по внедрению выяснит объём необходимых доработок или необходимость установки дополнительных модулей.
При работе через веб-среду у пользователя, как правило, уже имеются все средства для создания УПД как с нуля, так из документов типа «Заказ», «Уведомление об отгрузке» и «Уведомление о приёмке».
ediweb.com
Когда можно применять универсальный передаточный документ УПД
Налоговая служба предложила бухгалтерской службе субъектов предпринимательской деятельности сократить объём документооборота за счёт введения формы УПД. Её использование сэкономит немало времени бухгалтерам, поскольку сделает неактуальным ведение многих документов, требующих тщательного заполнения.
Как облегчить ведение бухгалтерского учёта
Расшифровка УПД в бухгалтерии
Бухгалтера часто сталкиваются с проблемами недостаточности времени на ведение учёта и составление отчётности, касающейся деятельности предприятия. Много времени уходит на выполнение такой бесполезной работы, как заполнение идентичной информации в документации разных форматов.
Образец формы УПД
Для того чтобы представители субъекта хозяйствования имели возможность заняться более полезными делами, которые бы принесли фирме дополнительную прибыль, а государству – пополнение бюджета, программные специалисты Налоговой Службы разработали единую форму документации, содержащую обобщённую информацию из нескольких документов. Это позволяет исключить из документооборота ряд бланков унифицированного вида. Несмотря на то что в проекте форма имела наименование единого отгрузочного документа, общественности она была заявлена как УПД, что расшифровывается как универсальный передаточный документ.
Замена вороха документации одним документом
Когда можно применять универсальный передаточный документ УПД
Универсальный передаточный документ — это документ, заменяющий некоторые экземпляры первичной документации. Он может также совмещаться с счёт-фактурой. Налоговая Служба регламентирует, что передаточный документ универсального типа можно применять к нескольким видам соглашений, регламентирующим различные типы сделок хозяйственных операций.
Разобравшись с понятием УПД, что это такое и где его можно использовать, можно оптимизировать своё рабочее время, уделяя внимание другим вопросам деятельности. Применение универсального документа актуально при таких операциях, обеспечивающих функционирование компании, как:
- оформление сотрудничества с контрагентами;
- транспортировка продукции;
- документальное оформление мероприятий, связанных с поставками товара или оказанием услуг;
- реализация или уступка прав требования.
Чтобы понять, заменяет ли УПД акт выполненных работ, следует изучить составленную представителями Налоговой Службы инструкцию. В ней разъясняется, что эти документы взаимозаменяемы только в ситуациях согласия обеих сторон сделки.
Как перейти
Перед тем как перейти на УПД рекомендуется согласовать с контрагентами, желают ли они получать документы, оформленные по этой форме.
Возможно провести тестирование применения новшества на поставках продукции, тогда как оформление предоставления услуг проводить в соответствии со стандартными нормами. Для ввода в документооборот новой формы, необходимо её утвердить распорядительной документацией, предварительно подогнав её под те хозяйственные операции, которые планируется проводить. Утверждение документа возможно отдельным приказом или в комплексе приказа об учётной политике субъекта предпринимательства.
Приказ о переходе на работу по УПД
Стоит отметить, что УПД не идентифицируется Налоговой Службой как элемент учётной политики, однако по умолчанию им является, поскольку им заменяется ряд первичной документации, относящейся к такой категории. Чтобы избежать претензий со стороны уполномоченных органов рекомендуется упомянуть в распорядительной документации о свободе выбора в форме оформления отношений с контрагентами. Это предоставляет возможность подстраиваться под желания клиента в сфере оформления первичной документации. В приказе рекомендуется упомянуть о таких, казалось бы, неважных мероприятиях, как:
- применяемый вид нумерации и регистрации документации;
- порядок проведения процедуры исправления в документе, в случае если была допущена ошибка;
- порядок хранения формы.
При ведении документации не рекомендуется смешивать документы, оформленные по форме УПД и заполненные стандартным способом с применением первичной документации. Раздельное хранение позволит исключить путаницу при проверках уполномоченными органами.
Право подписания универсального передаточного документа должно быть вменено приказом конкретному сотруднику, который отличается компетентностью не только в нюансах оформления УПД, но и в ведении бухгалтерской документации по стандартному типу.
После получения согласия контрагентов о переходе на современный уровень документооборота, необходимо оформить с ними дополнительные соглашения, касающиеся нововведений, а также необходимости заверки документов новой формы печатью. Руководители субъекта хозяйствования вправе самостоятельно устанавливать правила сотрудничества в новом стиле, поскольку представители Налоговой Службы не разработали регламентируемый порядок применения УПД.
Работа с сотрудниками в плане изменения порядка ведения документооборота
Чтобы избежать недоразумений в оформлении бухгалтерского учёта и составления отчётности, рекомендуется составить памятку для бухгалтеров, с заранее отражёнными вопросами, которые могут возникнуть в процессе работы с формой. Это сэкономит время работников, а также снизит вероятность недочётов в учёте. В памятке необходимо отразить информацию:
- подробную инструкцию по заполнению формы;
- способ исправления ошибок;
- нужно ли ставить печать на документ;
- какие данные нужно вносить в форму при поступлении УПД от поставщика;
- перечень контрагентов, которые работают по универсальной форме, и клиенты, предпочитающее стандартное оформление документации.
Нужно ли заполнять акт
Хозяйственные операции, которые можно оформлять УПД
Заполненный универсальный передаточный документ вместо акта выполненных работ позволяет объективно оценить параметры хозяйственной операции без изучения огромного вороха документации. В одном документе отображены сведения о нескольких этапах сотрудничества. Однако процедура заполнения универсальной формы может стать не актуальной, если контрагент не желает работать в усовершенствованном стиле. Поэтому прежде чем заполнять форму и заменять ею стандартный перечень документов, рекомендуется уведомить контрагентов в письменном виде о смене типа документооборота.
Особенности и нюансы
Рекомендации по заполнению универсальной формы
В некоторых случаях отсутствует необходимость составления УПД для бухгалтерской отчётности. Однако это необходимо для проведения расчёта величины НДС и обоснования его достоверности. К таким ситуациям относятся:
- Авансирование хозяйственной операции.
- Корректировка характеристик операции в ситуации, когда произошли изменения в себестоимости уже переданной продукции.
- Внесение исправлений в документации.
Разобравшись, что такое УПД в бухгалтерии, универсальный передаточный документ вместо товарной накладной позволит сэкономить время на оформление документации, а также облегчит порядок её учёта. Однако важно помнить об особенностях заполнения документа, чтобы избежать разночтения и недопонимания введённой информации представителями Налоговой Службы.
Вконтакте
Одноклассники
Google+
101biznesplan.ru
Назначение УПД, основные особенности заполнения
Специальное приложение, используемое для большего удобства работы организаций и частных предпринимателей и сочетающее функции счет-фактуры с первичной документацией, именуется универсальный передаточным документом, который, однако, никак нельзя назвать той единой формой, которую должны использовать все в обязательном порядке – его применение носит в большинстве своем рекомендательный характер.
Верхняя часть УПД, заключенная в черную рамку, отведена под счет-фактуру, тогда как нижняя предназначена для заполнения реквизитов, требуемых для описания хозяйственной операции.
К последним можно отнести отгрузку любого товара, исключая сделки с недвижимостью, выполнение тех или иных услуг, передачу прав на имущество или итогов выполненных работ. Факт отгрузки товара продавцу также может быть зафиксирован при помощи УПД, преимущество в этом случае заключается в отсутствии необходимости дополнительно оформлять счет-фактуру.
Стандартный универсальный передаточный документ составлен таким образом, чтобы его могли использовать в том числе и те предприниматели, которые не выплачивают НДС, при этом непосредственно факт использования в деятельности УПД не станет причиной оплаты НДС в бюджет.
УПД, как и любой другой учетный документ, требуется как для бухгалтерского, так и для налогового учета, а потому в нем, в первую очередь, должны содержаться все реквизиты, используемые для оформления традиционных счет-фактур. Компания имеет право при необходимости вносить те или иные изменения, а также дополнять данный документ, соблюдая при этом все требования к оформлению той части, в которой располагается счет-фактура.
К числу реквизитов, обязательных к заполнению относятся:
- наименование документа;
- название организации либо фамилия частного предпринимателя;
- содержание хозяйственного факта;
- дата заполнения документа;
- конкретное денежное или натуральное измерение, выраженное в числовом значении либо основанное на сравнении с действующим МРОТ;
- должность лица, совершавшего сделку;
- подписи с фамилиями и инициалами, требуемыми для идентификации ответственных лиц в случае необходимости.
Введение универсального передаточного документа позволяет не заниматься оформлением счет-фактуры и товарной накладной, а ограничиваться составлением УПД, тем более что оно практически ничем не отличается от заполнения вышеупомянутых привычных документов.
Автор публикации
не в сети 2 года
iponika
0 Комментарии: 0Публикации: 1683 Регистрация: 07-09-2017newrussianmarkets.com