Управление бизнес процессами бухгалтерской фирмы – —

Управление бизнес процессами бухгалтерской фирмы

Управление бизнес процессами бухгалтерской фирмы Продукты, ранее представленные на этом сайте, более не поставляются.
На смену им (всем) пришел dia$par — первый в мире универсальный цифровизатор предприятия.
diasparbusiness.com

«Cо всяким вновь обретаемым представлением непременно вместе усматривает и пространство, объемлемое существенностью дставляемого умом»

Григорий Нисский

• Финансовые дела любого предприятия требуют пристального внимания и больших затрат сил, времени и нервов. Сегодня, в век автоматизации, любой бизнес процесс может стать менее хлопотным и более интересным. Компания Ultimate предлагает специализированное программное обеспечение для всех фирм, ведущих бухгалтерию.

  Современное управление бизнес процессами бухгалтерской фирмы

• Управление бизнес процессами бухгалтерской фирмы выполняется с помощью новейших программных продуктов. Такой подход к ведению дел позволяет быстро и точно составлять графики работ, устанавливать сроки отчетности. Бизнес процессы бухгалтерской фирмы включают в себя отчеты о выполненных работах, установку доступа к задачам и планам, управление справочной информацией и печатью бланков, а также сохранение в нужном формате актов оказанных услуг.

  В компании Ultimate вы можете приобрести приложения и ПО необходимые для вашей финансовой деятельности

• С нами все отчеты будут сданы вовремя, и малейшее движение денежных средств не ускользнет от вашего внимания. Стоит обратиться к нам, если вы хотите автоматизировать фабрику кухни. Вам будет удобно работать с поставщиками, вести финансовый учет.

Впрочем, к чему вся эта болтология?
Перейдем к делу:

• Бизнес процессы

• CRM

• ERP

• ИТ

• Автоматизация

www.ultimatebusinessware.ru

Бухгалтерское дело — онлайн-сервис для управления бухгалтерской фирмой

Команда сервиса «Бухгалтерское Дело» искренне убеждена в том, что аутсорсинг бухгалтерского учета абсолютно полезное явление для экономики страны, т.к. эта услуга создает добавленную стоимость.

Эта добавленная стоимость формируется за счет более эффективного использования времени бухгалтера, за счет разделения труда (специализация на отдельных участках учета), сосредоточения компетенций и лучших практик в одном месте, за счет автоматизации бизнес-процессов.

Однако, на сегодняшний день бухгалтерские компании сталкиваются со множеством трудностей , которые им приходится преодолевать в одиночку.

Мы хотим помочь бухгалтерским компаниям преодолеть эти трудности и таким образом повлиять на развитие и совершенствование отрасли бухгалтерского обслуживания.

Поэтому наша цель – это создание продукта для бухгалтерских компаний, который позволил бы им:

• Систематизировать, хранить и управлять большим объемом информации по всем клиентам в одном месте;
• Управлять бизнес-процессами по принципу одного окна таким образом, чтобы не упустить ни одной важной детали;
• Снизить себестоимость трудоемких бухгалтерских процессов за счет автоматизации работы сотрудников;
•  Повысить эффективность коммуникации с клиентом;
• Снизить трудозатраты на администрирование компании;
• Иметь простой инструмент анализа результатов компании.

Мы создаем себя как компанию, которая берет на себя ответственность по разработке ИТ-продукта для отрасли бухгалтерского обслуживания, предназначенного для увеличения рентабельности бухгалтерского бизнеса, совершенствования методов управления бизнесом и методов оказания услуги за счет анализа большого количества практик представителей данной отрасли и внедрения лучших из них.

Мы гарантируем, что всегда будем открыты для новых предложений по совершенствованию сервиса «Бухгалтерское Дело».

buhdelo.com

Оптимизация процессов ведения бухгалтерского учета

Автор: Ольга Мазина, Заместитель директора отдела бухгалтерских услуг

Наша компания специализируется на оказании бухгалтерских услуг, и за годы работы мы накопили огромный опыт оптимизации бухгалтерских процессов, позволяющий нам консультировать различные компании по вопросам повышения качества работы их финансовых и бухгалтерских отделов.

Ведение бухгалтерского учета как один из инструментов управления компанией

Ключевыми процессами любой компании являются процессы, связанные с ее основной деятельностью, т.е. производство, торговля, маркетинг и т.п. Ведение бухгалтерского учета относится к вспомогательным функциям, а также имеет значение для организационного управления, поскольку правильная регистрация осуществляемых коммерческих операций позволяет руководству отслеживать и контролировать ход выполнения работ. Соответственно, достоверные и своевременно предоставляемые бухгалтерские данные помогают руководителям принимать верные бизнес-решения и снижать затраты компании.  

В работе бухгалтеров можно выделить три основных направления:

• Ведение бухгалтерского учета в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации;
• Ведение бухгалтерского учета для целей налогообложения;
• Ведение бухгалтерского учета для целей предоставления управленческой отчетности (IFRS и т.п.).

Каждое из этих направлений, в свою очередь, включает в себя несколько видов работ: расчет заработной платы, перечисление платежей, учет материальных запасов, учет основных активов и инвестиций, продаж, затрат, расчет налогов, подача налоговых деклараций, составление финансовых отчетов и их подача в соответствующие органы и т.п. Выполнение всех этих работ подразумевает ведение ежедневной текущей деятельности по подготовке первичных документов, вводу данных в бухгалтерские компьютерные программы, анализу этих данных и их обработке для составления отчетов и т.п.

Несмотря на то, что благодаря современному программному обеспечению работа бухгалтеров сегодня во многом автоматизирована, руководители многих предприятий по-прежнему остаются не вполне довольно тем, как работают их бухгалтерские и финансовые отделы.

Среди наиболее часто звучащих жалоб, связанных с недостаточной эффективностью работы бухгалтерии, можно назвать следующие:

• Несвоевременная подготовка отчетов для руководства;
• Невыполнение компаниями обязательств по договорам;
• Несвоевременный расчет и выплата заработной платы сотрудникам;
• Задержки в перечислении налогов;
• Недостаточная прозрачность информационных потоков в рамках организации;
• Низкий уровень эффективности взаимодействия отделов внутри компании;
• Чрезмерная загруженность бухгалтеров работой;
• Слишком высокие затраты на ведение бухгалтерского учета.

Неэффективность бухгалтерских процессов приводит к тому, что компаниям приходится нести дополнительные траты, связанные с необходимостью платить штрафы и неустойки за сорванные сроки, выплачивать сверхурочные бухгалтерам и исправлять последствия неверно проведенных расчетов.

В самых тяжелых случаях результатом низкого качества ведения бухгалтерского учета могут стать управленческие ошибки, допущенные руководителями по причине получения ими несвоевременных и/или неверных данных, а также искаженной финансовой информации. 

Анализ бухгалтерской работы

Для повышения качества бухгалтерского учета компании прежде всего нужно проанализировать протекающие в ней бухгалтерские процессы. В ходе выполнения такого анализа мы в первую очередь изучаем деятельность компаний наших клиентов и их ключевые процессы, организационную структуру, распределение информационных потоков и систему документооборота. Полученная на этом этапе информация позволяет нам определить основные задачи компании в сфере бухгалтерского учета. Следующим шагом становится анализ существующих бухгалтерских процессов и выявление проблемных, требующих исправления участков.

Для получения точных данных мы опрашиваем руководящих сотрудников, проверяем внутреннюю документацию, регламентирующую работу бухгалтеров, изучаем содержание и структуру бухгалтерских баз данных, оцениваем уровень автоматизации работы, проводим беседы с сотрудниками бухгалтерских отделов и применяем другие методы, точное содержание которых зависит от конкретной ситуации.

Среди показателей качественной работы бухгалтерии можно назвать следующие (данный список, разумеется, не является исчерпывающим):

• Своевременное и верное выполнение бухгалтерских работ;
• Должный уровень структурной сложности процессов;
• Низкий (оптимальный) уровень затрат на обеспечение деятельности бухгалтерии;
• Оптимальный уровень загруженности бухгалтеров;
• Минимальные временные затраты на решение бухгалтерских задач;
• Способность бухгалтерского отдела решать срочные экстренные задачи;
• Достаточное количество сотрудников, обладающих должным уровнем профессиональной квалификации;
• Высокий уровень взаимодействия внутри организации;
• Отсутствие ошибок, снижающих эффективность управления компанией или приводящих к нанесению ей ущерба;
• Оптимальная организация документооборота.

Признаками низкой эффективности бухгалтерской работы, в свою очередь, являются: задержки в выполнении работ, паузы в работе, нерациональное использование ресурсов, дублирование функций, ошибки, утрата информации и т.п.

Для проведения анализа любых бизнес-процессов удобно пользоваться чрезвычайно эффективным методом пяти вопросов. Этот метод заключается в том, чтобы по каждому направлению выполняемых в компании работ получить ответы вопросы, разделенные на 5 групп:

www.accountor.com

Как мы создали массовый бухгалтерский сервис. Опыт компании «Фингуру»

В этом посте мы расскажем о том, как автоматизировали бизнес-процессы в компании, предоставляющей бухгалтерские услуги. Тот опыт, которым мы хотим поделиться, можно адаптировать к любой сервисной компании, желающей усовершенствовать и ускорить свои бизнес-процессы. Мы оформили этот опыт в свод простых правил, которые хорошо работают для нас и мы уверены, окажутся полезными и для вас тоже.

Для начала, в двух словах о «Фингуру».

Фингуру является дочкой таких китов как ЗАО «РЦ Практик» и «СКБ Контур». Наш бухгалтерский сервис — это полная замена профессионального бухгалтера в штате. Это компания, которая оперативно поможет с бухгалтерией, подготовит за вас все необходимые документы и отчитается во все контролирующие органы. Никакой бизнесмен не любит бумажную волокиту — он любит заниматься своим делом, поэтому мы в свое работе преследовали 2 цели. Первая цель — социальная: сделать так, чтобы бизнесу в России стало проще работать, освободив его время от «копания» в платежках, счетах-фактурах, приходно-расходных ордеров и прочего. И вторая — собственно коммерческая: создать массовый сервис, способный работать с десятками тысяч клиентов самого разного уровня бизнеса. В итоге, получился такой бухгалтерский «Макдональдс», где за относительно небольшие деньги можно получить услугу быстро и стандартно хорошего качества. А теперь, собственно, о правилах, которым мы следовали.

Правила маркетинга

Любой «продукт» состоит из собственно производственной части (как делаем) и маркетинговой (кому продаем, как и зачем). Мы начнем описание с этого последнего блока, поскольку понимание нужд своей аудитории — основной аспект бизнеса.
Рассказывает: Алексей Ермолов, генеральный директор «Фингуру»:

Правило #1. Мышление от клиента или «Не называйте меня дураком»

«С понимания того, что хочет клиент, начинается наша услуга. У нас с этим все достаточно просто: клиент хочет уделять больше внимания своему бизнесу и не иметь проблем с налоговой, пенсионным и страховым фондами. Но когда он обращается в бухгалтерскую фирму, часто ему приходится работать напрямую с бухгалтером, который общается с ним на своем «птичьем языке». Нередки случаи, когда клиент обижается, потому что «чувствует себя дураком», не понимая, что ему говорят, хотя на самом деле консультация может быть оказана супераудитором и суперпрофессионально».
Чтобы с нами не происходило таких ситуаций, в «Фингуру» работают клиентские менеджеры, которые выступают своеобразными переводчиками, понимающими и тех и других. Это очень важно и это экономит время.

Правило #2. Не давайте клиенту почувствовать себя брошенным

«На первых порах мы просто брались за работу и делали свое дело: принимали документы от клиента и обрабатывали их. Вообще не беспокоили его и лишь в конце месяца выставляли счет».

Оказалось, это неправильно. Получалось, что у нас был контакт с клиентом в самом начале сотрудничества и ближе к отчетному периоду, а серединка «проваливалась»: мы старались освободить время клиента, а в его глазах это выглядело, будто бы про него забыли. Работу в этой «серединке» мы смогли автоматизировать следующим образом: с начала сотрудничества клиенту поступает звонок от менеджера с целью знакомства. Затем на протяжении всей дальнейшей работы от менеджера поступают отчеты и напоминания. Например: «Недавно Вами был выставлен счет контрагенту. Теперь мы ждем от Вас акт под таким-то номером. Спасибо». Так и клиент понимает, что про него не забыли, и менеджер настраивает его на «правила игры».

Правило #3. Говорите клиенту только то, что ему важно

«Напоминания — штука важная, но они должны быть действительно полезными. Поэтому в нашей базе мы предусмотрели фильтр потенциальных сообщений по нескольким критериям важности».

Допустим, можно фильтровать определенный класс клиентов по неуплаченным налогам и напомнить им о необходимости и сроке их уплаты. Информировать об этом можно по смс, е-mail и, конечно, через личный кабинет «Фингуру». Правда, важно соблюдать грань, иметь понимание того, какое информирование лучше подойдет для автоматической рассылки по смс, а какое — для электронной почты. Ведь коммуникация по телефону (смс) — это очень личная вещь.
Самое главное – поймать баланс, когда клиента не заваливают сообщениями, но и не забывают про важность быть «в контакте».

Правило #4. Интересуйтесь у клиента, откуда он о вас узнал

«Изучайте источники вашего трафика, чтобы вкладываться в ресурсы, приносящие больше лидов и сокращать затраты на неэффективные рекламные носители».

В «Фингуру» это реализовано так: на сайте установлен скрипт, который генерирует номер, отображающийся в правом верхнем углу сайта. В конце разговора с новым клиентом менеджер просит клиента назвать этот номер: тот или иной код соответствует заходу с поисковой, контекстной или медийной сети и так далее. Нам это дает очень полезную информацию для анализа. Странно, что мало кто из бухгалтерских фирм, даже довольно крупных, делают что-то подобное.
Заявки, которые оставлены на сайте сразу получают такой код и попадают в Microsoft CRM Online, с которой работают не только продавцы и клиентские менеджеры, но и все бухгалтеры тоже.

Правило #5. Не тратьте время на вопросы клиента — подготовьте ответы заранее.

«У большинства клиентов одинаковые вопросы. Личная консультация — это хорошо, но если предоставлять ее каждому, на это уйдет колоссальное количество времени менеджера. Коммуникации с клиентом по частым вопросам тоже необходимо автоматизировать».

В «Фингуру» для этого используют различные сервисы, например Yammer: по ключевым словам запроса моментально подбираются подходящие ответы. Кроме всего прочего, на сайте предусмотрены видеоуроки: для тех, кому важно не просто найти ответ на вопрос, а увидеть пошагово, «как это делается». Планируется идти дальше, дать клиентам возможность получить ответ сразу на сайте из вопросов-ответов, которые уже имеются в базе знаний (например Copiny).

Правила оптимизации продукта

Теперь о том, как сделать удобным сам продукт и какие бизнес-процессы можно оптимизировать здесь.

Правило # 1. Не изобретайте велосипед — пользуйтесь тем, что придумали до Вас

«Существует масса готовых решений. Вопрос только в правильной их комбинации и тонкой настройке под себя».

Фактически весь сервис «Фингуру» — это комбинация облачных продуктов, которые тесно интегрированы и настроены под существующие бизнес процессы.
Для работы с клиентами и управления компанией используются Microsoft CRM, хранение документов обеспечивает SharePoint Online из состава Office 365. Почта, корпоративная соцсеть Yammer и система сообщений и конференций Lync –также из облачного офисного пакета.

Электронный юридически значимый документооборот с нашими клиентами обеспечивает Диадок от компании СКБ Контур ( мы не получаем от клиентов бумажные документы, и не отправляем их от себя клиенту).

Основная «производственная» система – облачная Бухгалтерия Контур, в которой ведется учет клиентов и передается отчетность. Еще в 2013 году для отчетности использовался Контур-Экстерн, но сейчас БК активно развивается и основной поток отч етов идет оттуда.
Все документы отправляются в инстанции в электронном виде. На самом деле, мы с нашим клиентом вообще встречаемся всего один раз — только когда подписываем с ним договор об оказании своих услуг, выдаем ему электронную подпись и в будущем ведем только электронный документооборот и с ним, и с его контрагентами, и с государственными органами.

Правило #2. Правило рычага

«Любой крупный консалтинговый бизнес следует так называемому правилу рычага: большая часть процессов должна выполняться младшими специалистами, а гуру должен контролировать процесс и делать последний удар кувалдой».

У нас градация представлена следующим образом: младшие бухгалтеры занимаются обработкой первичных документов, а старшие осуществляют контроль, подготовку и сдачу отчетов, а также предоставляют консультации. Из этого разделения труда, большего количества младших специалистов и высвобождения старших от «рутины», а соответственно разницы в оплате труда этих специалистов, и складывается рентабельность бизнеса. Клиент же в итоге получает качественную услугу, предоставленную высококлассным специалистом, а платит по средневзвешенной цене.

Правило #3. Продолжайте совершенствовать свои бизнес-процессы

Главная задача любого бизнеса — постоянное совершенствование. Никогда нельзя останавливаться на достигнутом, как только вам кажется что уже все идеально, нужно смотреть что можно сделать еще быстрее, лучше и качественнее. У нас уже есть целый банк идей, которые мы собираем в Yammer, обсуждаем и запускаем в реализацию.
Своими процессами мы активно делимся со своими партнерами- они получают те же самые технологии и процессы, что и основная компания. В результате, есть уникальные возможности привлекать к работе в Фингуру бухгалтеров на удаленке со сдельной оплатой труда, а также строить франчайзинговую сеть бухгалтерских компаний, которые работают под «зонтиком» Фингуру, используя процессы и технологии, которые доказали свою эффективность.

habr.com

Оптимизация бизнес-процессов систем бухгалтерского учета



The article discusses business processes’ optimization questions in accounting systems.

Keywords: process, business process, classification matrix of business processes in accounting systems, business processes’ decomposition, key performance indicators in accounting systems, business processes’ optimization procedure in accounting systems.

Все более активное применение процессного подхода в управлении как центральной концепции систем менеджмента качества объясняет востребованность инструментария моделирования бизнес-процессов и управления ими в том числе и в системах бухгалтерского учета, которые на современном этапе своего развития характеризуются:

 высоким уровнем автоматизации;

 высокой степенью интеграции в систему управления организацией;

 повышенными требованиями к оперативности решения учетных задач.

Универсальность большинства из существующих средств моделирования бизнес-процессов одновременно является как их достоинством, так и недостатком. Применение тех же самых средств моделирования в различных сферах деятельности является, безусловно, положительным моментом. С другой стороны, значимые особенности некоторых систем могут оказаться не учтены, что сужает возможности практического использования средств моделирования. В связи с этим, актуальной становится адаптация инструментария моделирования бизнес-процессов для совершенствования систем бухгалтерского учета.

При разработке (адаптации) инструментария моделирования и оптимизации бизнес-процессов систем бухгалтерского учета потребуется:

 определить суть понятия “бизнес-процесс” и его значимые характеристики с точки зрения бухгалтерского учета;

 определить значимые особенности и проблемы управления бизнес-процессами в системах бухгалтерского учета;

 адаптировать существующий инструментарий моделирования бизнес-процессов для систем бухгалтерского учета.

Согласно ГОСТ 9000–2011 “Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь” под процессом в общем понимается любая деятельность, в которой используются ресурсы для преобразования входов в выходы. [1]

Для раскрытия понятия “бизнес-процесс” удобнее всего воспользоваться трактовкой основоположников теории реинжиниринга М. Хаммера и Дж. Чампи: “Бизнес-процесс — это совокупность различных видов деятельности, в рамках которой “на входе” используются один или более видов ресурсов, и в результате этой деятельности на “выходе” создается продукт, представляющий ценность для потребителя”. [2]

Близкие по своей сути определения приводятся в публикациях отечественных специалистов, например, Репиным В. В. и Елиферовым В. Г. бизнес-процесс определяется как устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя. [3]

Рассмотренные подходы к определению понятия “бизнес-процесс” позволили выявить такие его важные характеристики, как “входы” и “выходы”, при идентификации которых в системах бухгалтерского учета необходимо понимание следующих деталей:

1. Наиболее значимыми характеристиками бизнес-процесса на входе являются используемые ресурсы: материальные, трудовые, информационные и т. д. С точки зрения бухгалтерского учета помимо ресурсов на входе также желательно уточнить источники капитала, требующегося для осуществления процесса.
2. В результате выполнения бизнес-процесса на выходе создается продукт, имеющий ценность для потребителя. Это могут быть как результаты производственно-хозяйственной деятельности (выпущенная готовая продукция, выполненные работы, оказанные услуги), так и результаты, связанные с выполнением заданных хозяйственных операций или достижением финансовых целей. Кроме того, ценность для пользователей данных бухгалтерского учета будет представлять информация, генерируемая в рамках системы бухгалтерского учета. Такую информацию (зафиксированную в первичных документах, обобщенную в управленческой и бухгалтерской финансовой отчетности) следует также рассматривать в качестве результата, представляющего ценность для потребителей.
3. Обеспечение хода выполнения бизнес-процесса потребует определить круг ответственных лиц.

Упрощенное представление бизнес-процесса через призму значимых с точки зрения бухгалтерского учета характеристик в виде схемы представлено на рисунке 1.

Рис. 1. Схематическое представление бизнес-процесса через призму значимых с точки зрения бухгалтерского учета характеристик

Исходя из сути бухгалтерского учета, отношение к нему имеют две группы процессов: операционные и поддерживающие.

Операционные бизнес-процессы являются объектами бухгалтерского наблюдения. На верхнем наиболее обобщенном уровне к ним относятся процессы снабжения, производства, реализации и т. д.; на нижнем уровне операционные процессы представлены фактами хозяйственной жизни.

Бизнес-процессы, не изменяющие состояния хозяйственных средств организации и источников их формирования, но непосредственно относящиеся к хозяйственной деятельности, также следует считать операционными.

Сам учетный процесс и его подпроцессы, как вид профессиональной деятельности, относятся к поддерживающим бизнес-процессам. К поддерживающим подпроцессам бухгалтерского учета на верхнем обобщенном уровне можно, например, отнести первичную постановку бухгалтерского учета, его организацию и дальнейшее ведение, выполнение контрольных мероприятий и т. д. В каждой из групп подпроцессов могут быть выделены те из них, которые обладают повышенной значимостью. Например, при постановке бухгалтерского учета такими подпроцессами являются разработка учетной политики, автоматизация учета, постановка документооборота.

Влияние на учет двух упомянутых типов процессов, одни из которых являются объектами учета, а другие их фиксацией, позволило предложить использовать при формализации бизнес-процессов бухгалтерского учета двухуровневый подход к моделированию.

В обобщающей матрице, представленной в таблице 1 и описывающей бизнес-процессы систем бухгалтерского учета, в качестве измерений выступают соответственно виды операционных и поддерживающих процессов, на пересечении которых фиксируются ссылки на регламенты бизнес-процессов и их характеристики. Регламент может быть представлен в виде блок-схемы, выполненной в терминах одной из нотаций моделирования бизнес-процессов (либо общепринятой, либо специально разработанной для нужд рассматриваемой организации), а из значимых с точки зрения бухгалтерского учета характеристик следует определить те из них, которые ранее были упомянуты на схеме на рисунке 1: это ресурсы, ответственные лица, капитал, информация, сопровождающие бизнес-процесс документы и результаты его выполнения.

Таблица 1

Классификационная матрица бизнес-процессов бухгалтерского учета

Операционные бизнес-процессы	Поддерживающие бизнес-процессы
	Постановка бухгалтерского учета	Ведение бухгалтерского учета	Осуществление контрольных мероприятий	…
Снабжение	Характеристики и регламенты бизнес-процессов	-//-	-//-	-//-
Производство	-//-	-//-	-//-	-//-
Реализация	-//-	-//-	-//-	-//-
Расчеты	-//-	-//-	-//-	-//-
…	-//-	-//-	-//-	-//-

Изучение особенностей применения средств моделирования бизнес-процессов при совершенствовании систем бухгалтерского учета позволило выявить ряд проблем, к наиболее значимым из которых относятся:

 наличие множества альтернативных средств моделирования (нотаций) бизнес-процессов и программных продуктов ведения учета;

 необходимость привлечения экспертов в различных областях знаний/деятельности для моделирования бизнес-процессов бухгалтерского учета;

 значительные потенциальные затраты, связанные с реализацией мероприятий, направленных на реализацию бизнес-процессов;

 инертность мышления сотрудников, ответственных за реализацию тех или иных бизнес-функций;

 сложность оценки эффективности бизнес-процессов бухгалтерского учета.

Практические шаги по оптимизации бизнес-процессов бухгалтерского учета потребуют провести их (т. е. процессов) декомпозицию, осуществляемую по методике иерархического моделирования [4] с построением карт видов деятельности, описанием сети процессов системы бухгалтерского учета и т. д. Иерархия шагов по декомпозиции бизнес-процессов системы бухгалтерского учета представлена на рисунке 2.

Рис. 2. Декомпозиция бизнес-процессов системы бухгалтерского учета

Важным нюансом практического применения данной методики должна стать привязка к ней ранее предложенного двухуровневого подхода к моделированию бизнес-процессов бухгалтерского учета.

Одна из ранее отмеченных проблем, связанная со сложностью оценки эффективности поддерживающих бизнес-процессов бухгалтерского учета, потребовала разработать для этих целей систему ключевых показателей эффективности (или KPI — от англ. keyperformanceindicators).

В качестве KPI системы бухгалтерского учета могут выступать такие показатели, как расходы на ведение бухгалтерского учета, сумма штрафных санкций к организации по вине бухгалтерской службы, количество оформленных документов, количество оформленных бухгалтерских проводок, доля оформленных документов с ошибками, доля бухгалтерских проводок, оформленных с ошибками, доля безбумажного документооборота, количество задержек (нарушений сроков) выполнения регламентных работ, степень обеспеченности бухгалтерской службы внутренними инструкциями (регламентами).

Результаты мониторинга эффективности работы бухгалтерской службы могут быть, например, представлены на лепестковой диаграмме так, как это показано на рисунке 3.

Рис. 3. Ключевые показатели эффективности системы бухгалтерского учета

Сформулированные предложения по оптимизации бизнес-процессов в системах бухгалтерского учета целесообразно обобщить в виде методики, порядок реализации основных действий в рамках которой представлен на рисунке 4.

Рис 4. Методика оптимизации бизнес-процессов систем бухгалтерского учета

При реализации методики оптимизации бизнес-процессов в системе бухгалтерского учета на практике важно обратить внимание на непрерывность хода оптимизации. Выявленные по результатам мониторинга эффективности работы бухгалтерской службы узкие места должны быть устранены при дальнейшей оптимизации системы и протекающих в ней процессов. На данном шаге возможен возврат к этапу декомпозиции, повторное проведение которой может оказаться необходимым для устранения узких мест и повышения эффективности работы системы.

В качестве наиболее значимых сфер применения результатов исследования и предложенных подходов к оптимизации бизнес-процессов систем бухгалтерского учета выступают: первичная постановка бухгалтерского учета, его автоматизация, разработка регламентов и должностных инструкций, а также реинжиниринг существующих учетных процессов.

Литература:

1. ГОСТ 9000–2011 “Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь”. М.: Стандартинформ, 2012.
2. Хаммер М., Чампи Дж. Реинжениринг корпорации: Манифест революции в бизнесе. Пер. с англ. — СПб.: Издательство С.-Петербургского университета, 1997.
3. Репин В. В., Елиферов В. Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. — М.: РИА “Стандарты и качество”, 2004.
4. Рудь В. Иерархическое моделирование процессов. [Электронный ресурс] http://bpms.ru/fileadmin/pdf/Rud_Victor.pdf

Основные термины (генерируются автоматически): бухгалтерский учет, бухгалтерский учет характеристик, система, оптимизация бизнес-процессов, моделирование бизнес-процессов, декомпозиция бизнес-процессов системы, KPI, первичная постановка, бухгалтерская служба, оптимизация бизнес-процессов систем.

moluch.ru

Плюсы участия бухгалтера в создании бизнес-процессов / Статьи

Руководители компаний все чаще задумываются об описании бизнес-процессов. Формализацию бизнес-процессов лучше всего проводить в ходе корпоративных сессий. Сессия – это совместная работа ключевых лиц предприятия. Работа по организации деятельности компании и отдельных подразделений. На сессии участники договариваются о лучшем взаимодействии разных сотрудников компании и фиксируют свои договоренности на бумаге в бизнес-процессах.

При подготовке к 2-3-дневной сессии мы вместе с первыми лицами компании определяем круг участников. Практически всегда бывает непросто убедить руководителя компании – пригласить на сессию представителей бухгалтерии. У руководителя возникает непонимание, чем будет заниматься бухгалтер на сессии, если он не участвует в производственных и коммерческих процессах компании. У вас так же может возникнуть закономерный вопрос: «а при чем тут бухгалтер?»

Проблемы, решаемые бизнес-процессами

Три аргумента в пользу участия бухгалтера в такой работе. Эти проблемы есть почти в каждой компании:

1. Трудности с делегированием работы с первичкой другим сотрудникам компании: оператору, кладовщику, экспедитору, менеджеру по продажам. Не правильно оформляют документы, забывают оформить, поставить нужные подписи и печати.
2. Сложно обеспечить своевременный возврат первички по сделкам компании от клиентов и поставщиков. Это нервы, постоянная дерготня, звонки клиентам и уговоры менеджеров и закупщиков подписать документы у клиентов и поставщиков.
3. Сложно решить проблемы с просроченной дебиторкой, уменьшить кассовые разрывы и свое участие в «выбивании долгов».

Без совместного обсуждения руководителей и сотрудников компании с участием представителей бухгалтерии подобные проблемы не решить. На корпоративной сессии мы создаем среду, в которой ключевые люди компании включены в обсуждение общих задач и проблем.  По факту, участники дискуссии быстро находят решения и договариваются о последовательности шагов и результатов в бизнес-процессе.

Без совместного обсуждения руководителей и сотрудников компании с участием представителей бухгалтерии подобные проблемы не решить

Благодаря коллективной работе вы сможете:

1. Задать правила документооборота, движения денег и ТМЦ.
2. Организовать электронный документооборот по установленным правилам, в том числе и в программе 1С.
3. Организовать фактическое движение денег и ТМЦ.

Правила документооборота

Во многих организациях наблюдаем похожую болячку – отсутствие понятных «правил игры». Нет правил в целом по деятельности сотрудников компании, и нет правил в узком вопросе документооборота.  Сотрудники компании элементарно не знают требований к правильному оформлению документов. Ни руководители, ни представители бухгалтерии не записали и выдали эти требования работникам предприятия, не провели обучение для выработки нужных навыков.

Решение руководства компании о переходе на управление бизнес-процессами, подразумевает создание Правил и Требований. Для формализации процессов нужны правила. Но еще сильнее правила нужны для внедрения описанных процессов в повседневную жизнедеятельность компании.

Для сотрудников бухгалтерии – это отличная возможность навести порядок в бухгалтерском и рабочем документообороте, а также движения денег и ТМЦ. Получить реальную поддержку от первых лиц компании.

отличная возможность навести порядок в бухгалтерском и рабочем документообороте, а также движения денег и ТМЦ

Приведу таблицу с несколькими правилами, которые связаны с бизнес-процессами и решают проблемы, обозначенные ранее по тексту.

Проблема	Правило
1. Сотрудники не знают, не умеют правильно оформлять документы	1. Бухгалтер – внутренний консультант для сотрудников компании. 2. Каждый сотрудник проходит регулярное обучение и аттестацию по оформлению рабочих и отчетных документов в рамках бизнес-процессов
2. Сотрудники забывают оформить документы, поставить подписи и печати	3. Премия сотрудника зависит от точного выполнения бизнес-процессов
3. Документы не возвращаются в бухгалтерию	4. Любой бизнес-процесс считается завершенным после полного выполнения заявки клиента, полной оплаты и закрытия всех документов. 5. Премия сотруднику начисляется по итогам завершенных бизнес-процессов.
4. Просроченная и невозвратная дебиторка	6. Отгрузка клиентам производится в рамках утвержденных лимитов товарного кредита. 7. Только сотрудник бухгалтерии имеет право подтвердить фактическое поступление денег от клиента. Ставя свою подпись, он разрешает дальнейшее исполнение бизнес-процесса. 8. Премия сотруднику начисляется по итогам полностью завершенных сделок: клиент доволен, документы закрыты, деньги от клиента 100% поступили

Эти правила универсальны и действуют для всех бизнес-процессов и для всех категорий сотрудников и руководителей.  Некоторые правила можно объединить, например, 4-е, 5-е и 8-е.

Пример организации бизнес-процесса

Рассмотрим знакомую многим ситуацию. Продажа товара с доставкой клиенту (на склад, в офис или домой). Какие риски мы должны учесть при описании бизнес-процесса?

1. Товар не понравился (не подошел) клиенту. Как правильно оформить отказ, чтобы не возникло конфликта. След на бумаге необходим и для контроля водителя-экспедитора, что он товар довез до адресата.
2. Клиент товар принял, но документы не подписал, а экспедитор не смог (забыл) потребовать. Опять же след необходим во избежание возможных претензий со стороны клиента, а также для контроля сотрудников компании.
3. Экспедитор оформил все документы, но никому их не возвратил. В компании не потребовали с него документы сразу, а потом про них забыли. Вспомнили, когда они потребовались в отчетный период.
4. Экспедитор ответственный, все делает четко, документы всегда возвращает. Но однажды возникнет ситуация, когда документы будут потеряны (либо экспедитором, либо в бухгалтерии). Если в бизнес-процессе не фиксируется факт приема-передачи документов, начнутся взаимные обвинения.

Графически такой бизнес-процесс будет выглядеть так, см. рис.1.

Рис.1. Блок-схема бизнес-процесса «Продажа за наличный расчет с доставкой клиенту»

Когда процесс смоделирован, по необходимости можно сделать детализацию отдельных шагов процесса на подпроцессы. Далее, начинается самое интересное – обкатка бизнес-процесса и подтверждение того, что при разработке были учтены и устранены все риски. Устранение причин возможных рисков – главная выгода и мощный стимул потратить силы и время на формализацию технологии работы предприятия.

Главная проблема во времени. Его никогда не хватает. Времени нет, чтобы остановиться и подумать «как мы работаем». Но еще меньше времени остается на внедрение нововведений. К тому же ему мешает естественное сопротивление, вызванное недоверие людей к новому. Но всегда есть выбор: каждый раз инструктировать сотрудников и контролировать каждый шаг, либо вложиться и выстроить процесс, чтобы многократно им все пользовались и «не косячили».

Правильно выстроенные процессы обеспечивают предсказуемый результат!

15 октября 2015 года я провожу в Москве очередной однодневный практикум по мотивации сотрудников. На нем большое внимание будет уделено вопросам стимулирования подчиненных точному исполнению технологии работы. Приезжайте, участие в практикуме поможет ответить на ряд сложных вопросов, возникающих при внедрении новых инструментов работы.

Успехов вам!

Пишите: присылайте нам вопросы по бизнесу и жизни, предложения и пожелания. Мы отвечаем на все корректные письма (хотя это может занять некоторое время).

Подпишитесь на получение новых публикаций и видео-материалов!

С уважением, Виктор Лучков
Бизнес-консультант, член Гильдии маркетологов России
Эксперт по созданию систем управления на основе процессного подхода

Тел: +7 (903) 835-9990
E-Mail: [email protected]
Skype: victor.luchkov

victorluchkov.ru

Бизнес-процессы предприятия — примеры основных, система и модели, автоматизация

Организация работы любого предприятия – работа ответственная и важная. От разработанной системы зависит производственный цикл, уровень использования инструментов и станков, прибыльность, востребованность конечного продукта. Сегодня мы познакомимся с терминологией, структурными особенностями, построением бизнес-процессов.

Основополагающие понятия

Бизнес-процесс – четко регламентированная, унифицированная последовательность действий, имеющая входные и выходные параметры, конечный результат. Зарубежные источники утверждают, что это – совокупность однотипных операций, регулируемые организационной структурой.

Внешний потребитель – клиент, не входящий в организационную систему предприятия.

Внутренний потребитель – физическое или юридическое лицо, находящееся в рамках рассматриваемого объекта.

Результат бизнес-процесса – от качества управленческого аппарата зависит прибыльность, издержки производственной деятельности. Любой процесс характеризуется конечным продуктом, иначе – это бесполезное времяпровождение.

Подпроцесс – структурная составляющая целостной системы. Рассматривается отдельно для понимания механизмов функционирования, управление, извлечения выгоды. Подпроцесс состоит из начальных и конечных показателей, отражает свойства целостной структуры.

Как создать систему на основе бизнес-процессов – смотрите в этом видео:

Операция – примитивная составляющая бизнес-процесса. Если предприятие не подразумевает использование подпроцессов, механизм реализации сводиться к выполнению цепочки операций.

Важно знать! Как определиться со степенью детализации процессов? «Масштабирование» применяется, исходя из потребностей управленца. Если это обучающее пособие или информация для новичка, то лучше озаботится созданием подробной структуры. Общее представление описывается только основными операциями.

Отличительные особенности бизнес-процессов

Как и любой объект в нашем мире, бизнес-процессы обладают набором параметров:

• продолжительность во времени – любое действие характеризуется временными издержками, наш процесс не исключение;
• разветвленная структура – изображением дерева подойдет для описания этого пункта. Как ветви сходятся у основания, так и большинство операций и подпроцессов формируют систему;
• адаптивность – целостность разработанной модели нарушается, но для замены составных частей нужен минимальный промежуток времени;
• ресурсоемкость – расходный материал является обязательным условием штатного функционирования предприятия. Без качественного ресурса мы не получим конечный продукт.

Характеристика бизнес-процессов

Проблема оценивания остро стоит перед управленцами. Определение важных критериев в одночасье приковывает внимание к проблемной области, элементу, операции.

Вашему вниманию стандартный перечень оценочных величин:

1. Результативность – конечный продукт совпадает с первоначальной задачей. Если положительный исход зафиксирован, процесс результативен.
2. Эффективность – расчетная величина, показывающая количество затраченных ресурсов на производство единицы готовой продукции. Если для яблочного варенья нужно 5 кг яблок, а переработано 10 кг – система неэффективна.
3. Определенность – задокументированная организационная структура соответствует реальным бизнес-процессам. Каждая операция согласовывается с изначальным «рецептом».
4. Повторяемость – важнейшая характеристика для предприятия. Это способность из раза в раз производить унифицированную продукцию. Идентичность результата регулируется последовательностью операций и подпроцессов.
5. Адаптивность – гибкость предприятия показывает приспосабливаемость к резкому изменению обстановки. Лишение производственных мощностей или важного подпроцесса не останавливает предприятие, но снижает его эффективность, прибыльность.
6. Длительность – от временных издержек напрямую зависит количество выпускаемой продукции, эффективность бизнес-процесса.
7. Стоимость – расчетная характеристика тех затрат, которые ушли на создание одной единицы товара. На основе полученных данных формируется ценовая политика, предпосылки для оптимизации, увеличения эффективность предприятия.

Важно знать! Приведенные выше характеристика носят общий характер – они справедливы для каждого рассматриваемого объекта. Никто не помешает создать несколько индивидуальных.

Взаимосвязь бизнес-процессов предприятия.

Моделирование и основные процессы

Модель деятельности – описывает функционирование организационной структуры, наглядно показывает потребности заинтересованных сторон. Для корректного и точного моделирования, правильнее двигаться сверху вниз (от описания общего до рассмотрения отдельных функций).

Модель процессов делиться на три уровня:

1. Верхний или системный – показываем взаимосвязь видов деятельности, функционирующих в рамках предприятия. Для обеспечения простоты и ясности важно достичь полного соответствия модели с реальностью.
2. Средний или функциональный – показывает содержимое конкретных процессов, подробно описывает связи между составными частями. Отвечает за распределение ресурсов для подпроцессов.
3. Нижний или операционный – формируеи последовательность операционных цепочек, поддающихся стандартизации.

Основные бизнес-процессы принадлежат к четырем нижеперечисленным блокам:

• операционный менеджмент занимается привлечением новых поставщиков, производством товаров, их доставкой, управлением рисками. Что собой представляет должность менеджера по закупкам и какие у него обязанности – читайте по ссылке;
• Взаимоотношение с клиентами – разработка стратегии поиска потребителей, удовлетворения их потребностей, конкурентоспособность. Тут вы узнаете какими правами и обязанностями обладает менеджер по работе с клиентами;
• Инновации – внедрение передовых технологий для оптимизации операционных цепочек, подпроцессов. Сюда входит разработка новых товаров и услуг, их продвижение, захват выгодных ниш мирового рынка;
• Вклад в развитие общества – системный подход инвестирует в защиту окружающей среды (уменьшение выбросов производства), здоровье и безопасность персонала/сотрудников, проведение социальных акций. Как стать инвестором с нуля, с чего начать инвестиционную деятельность – читайте здесь.

Разнообразие бизнес-процессов можно поделить на три вида. Теоретиками давно выведены разновидности управленческих систем, соответствующие мировым стандартам. Все бизнес-процессы делятся по:

Выполняемой роли:

1. Функциональный – регулирует внешние связи предприятия – формирует новые услуги и товары, заняты поиском новых клиентов, дешевых ресурсов.
2. Структурный – отвечает за поддержание стабильного состояния предприятия. Сюда входит: контроль за финансами, распределением ресурсов, управление и разработка стратегии развития.

Система управления бизнес-процессами предприятия.

Влиянию на добавочную стоимость:

• основной – формирует конкурентоспособность предприятия, создает ценность для внешнего потребителя. Сотрудники фиксируют и распределяют денежные потоки всей организации;
• вспомогательный – поддерживают целостность системы, направлены на удовлетворение потребностей внутреннего потребителя;
• управленческий – специалисты формируют общую стратегию развития, разрабатывают производственные задачи. Формирование прочной взаимосвязи между подпроцессами и уровнями – главная задача для управленцев. Какими полномочиями обладает директор и по каким правилам оформляется должностная инструкция генерального директора ООО вы узнаете в публикации по ссылке.

Границам реакции:

1. Внешние – предприятие имеет входные и выходные связи, реагирует на изменение этих параметров.
2. Внутренние – структура монополизировала входы и выходы. Все процессы происходят внутри организации.

Примеры бизнес-процессов

Компания разрабатывает программное обеспечение для государственных и частных структур. Штат сотрудников – больше тысячи, открыты представительства в крупных городах СНГ и Европы.

Основная статья расходов – оплата услуг персонала, PR-компании с привлечением печатных источников, СМИ, телевидения.

Организационная структура имеет казначейство, рабочие отделы, управленческий аппарат, но отсутствует инновационный блок. Это мешает создать эффективную стратегию развития на будущее, конкурентоспособность со временем падает.

В будущем предвидится формирование надстроек, что приведет к замедлению быстродействия системы.

Автоматизация процессов на предприятии

Автоматизация – процесс внедрения программного обеспечения, которое занимается обработкой типовых процедур, тем самым увеличивая продуктивность работы рассматриваемого объекта.

Дополнительное ПО для ключевых информационных потоков предприятия упростит, увеличит скорость принятия решений. Формирование дополнительного отдела аналитики уменьшит риски, продажи увеличатся.

Помимо вышеперечисленного, автоматизация бизнес-процессов снизит время на обработку и согласование документации, рассылку писем потенциальным клиентам.

Заключение

Бизнес-процессы эффективно управляют предприятием, уменьшают риски и повышают производительность труда. Основные направления деятельности для управленческого сектора – повышение продаж, ресурсоемкости, оптимизация производственного процесса.

Как осуществляется управление бизнес-процессами предприятия вы узнаете в этом видео:

fbm.ru