Что входит в понятие делопроизводство 🚩 делопроизводство понятие 🚩 Офисная жизнь
Рано или поздно после начала деятельности любое предприятие сталкивается с необходимостью организовать работу с документами, которые являются базовым инструментом управления, поскольку именно с их помощью и осуществляется передача руководящих указаний, доведение управленческих решений до конкретного исполнителя. Система делопроизводства на предприятии призвана обеспечить стандартизацию и единообразие документации, организовать ее учет и хранение с целью облегчения работы с деловыми документами. В функции системы делопроизводства входят:
- грамотная организация документооборота, обеспечивающая оперативную передачу документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени, позволяющая контролировать прохождение любого документа и его исполнение в назначенные сроки;
- автоматизированная система регистрации и учета всей входящей, исходящей и внутренней документации;
- архивация документов, позволяющая систематизировать их по формальным признакам и формировать их в дела;
- создание номенклатуры дел – системы кодов по перечням заголовков дел, облегчающей их систематизацию и определяющую сроки хранения архивов, установленные законодательными или отраслевыми нормативными актами.
Если все эти функции работы с документооборотом на предприятии реализованы, можно говорить, что система делопроизводства отлажена и работает так, как требуется.
Любой документ, на котором стоят реквизиты предприятия, считается деловой бумагой и, следовательно, для него определены правовые последствия, т.е. этот документ уже может предъявляться в суде при разрешении возникших конфликтов и противоречий. Поэтому и ведение делопроизводства должно осуществляться на основании нормативных документов – специально разработанных инструкций, проверенных юридической службой и утвержденных руководителем предприятия. Эта инструкция не только руководство, но и документ, обязательный для исполнения, поэтому ознакомлены с ней должны быть все заинтересованные лица под роспись.
Бланки документов, в соответствии с которыми осуществляет свою деятельность предприятие, должны быть стандартизированы. Состав реквизитов, которые должны быть указаны на бланках, определяется по ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот же стандарт устанавливает и требования к оформлению деловой и распорядительной документации.
Делопроизводство - это вид деятельности, связанный со снабжением документального обеспечения и организацией работы с разными официальными документами. Документирование - это отрасль делопроизводства, целью которого является создание документов.
Инструкция
Деятельность, связанную с организацией хранения документов, относят к архивному делу. Документирование своей работы предприниматель начинает с регистрации предприятия. Деятельность предпринимателя в сфере управления всегда сопровождается ведением различной документации. Предприниматель отвечает за организацию делопроизводства, также он должен придерживаться определенных правил и порядка в работе с документами. Ведением делопроизводства занимаются должностные лица, на них возложена ответственность за ведение делопроизводства, учет и хранение документов.Все важнейшие управленческие решения фиксируется в документации, которая является взаимосвязью между предприятиями и органами государственного управления с одной стороны, и физическими лицами с другой. По недавно принятому стандарту ГОСТ РИСО 15489-1--2007 "Управление документами. Общие требования" документом является зафиксированная на любом материальном носителе идентифицируемая информация, полученная, созданная, сохраняемая физическим лицом или организацией в качестве подтверждения различных обязательств или деловой деятельности.
Документы являются очень важным фондом и элементом деловой деятельности. При правильной организации системы делопроизводства при помощи ведения документации можно осуществлять деятельность предприятия упорядоченно, эффективно и подотчетно.
Специально для организаций, которые не могут позволить себе полного отказа от обращения бумажных документов созданы программные комплексы, представляющие собой систему электронного документооборота и позволяющие использовать бумажные документы при крайней необходимости.
Видео по теме
В процессе работы руководители организаций должны вести учет. Сюда входит и кадровый, и бухгалтерский, и налоговый учет. Нетрудно понять, что это подразумевает достаточно большой объем бумаг и, соответственно, информации. Чтобы не возникала путаница в данных, необходимо грамотно спланировать ведение документации.
Инструкция
Если организация крупная, целесообразно нанять работника на каждый участок. Допустим, для учета кадровых документов необходим один сотрудник, для ведения бухгалтерского учета – другой или даже несколько. В должностной инструкции четко пропишите обязанности каждого человека, работающего у вас в штате. В первую очередь сюда включите пункт о порядке ведения документации.
При желании сэкономить средства можете вести документацию самостоятельно. Для кадрового учета приобретите несколько папок и тетрадь. Папки нужны будут для группировки документов. Например, вы можете сделать папку под работников, которые работают в организации в настоящее время; другая папка необходима для архива. Чтобы упростить поиск информации, записывайте данные в тетрадь. Допустим, приняли сотрудника на работу. В тетрадь занесите краткую информацию о нем, также укажите ту папку, в которой можно найти более подробные данные.Видео по теме
Делопроизводство: пошаговая инструкция 2019
Расскажем, как грамотно организовать работу с документами компании, а также их учет и хранение. Вам поможет пошаговая инструкция 2019 года.
Из статьи вы узнаете:
Нормативные основы
Делопроизводством признается такая деятельность, которая обеспечивает документирование (создание официальных документов) и определяет порядок организации работы с официальными документами. Разумеется, вопрос о том, нужно ли продумывать порядок работы с документами, встает тогда, когда найти какой-то определенный документ вызывает затруднение. С одной стороны надо радоваться, что компания развивается и растет, но с другой на повестку дня выходит новая задача – как правильно и удобно организовать документооборот.
Эксперт журнала "Справочник секретаря" расскажет об основных видах писем в организации.
Конструктор, который упростит работу с текстами
С делопроизводством в официальных учреждениях проще – там этот процесс регламентирован специальными нормативными актами:
- Приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (вместе с Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78) утверждены правила документооборота у нотариусов;
- Решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 05.05.2015 № 46 «О Правилах внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии» определены правила работы с документами в ЕЭК;
- Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36 утверждена Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде;
- Постановлением ЦИК России от 20.01.2016 № 321/1831-6 принята Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;
- Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Есть и специфические нормативные акты, где упоминается как стоит организовать делопроизводство в определенных организациях, например, Федеральный закон от 15.04.1998 № 66-ФЗ «О садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединениях граждан» предписывает порядок ведения делопроизводства в такого рода образованиях.
В частных компаниях все вопросы организации делопроизводства решаются собственниками. Вернее, разработать делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2019 поручается конкретным исполнителям – иногда кадровикам, иногда секретарям. Раз такое поручение созрело, значит, в подобной регламентации действительно есть необходимость.
Как организовать делопроизводство
Делопроизводство: пошаговая инструкция 2019 года поможет определиться, с чего начать и к какому результату надо стремиться. В идеале в организации должен быть принят внутренний документ – инструкция по делопроизводству. Если компания крупная, с подразделениями, филиалами, то оправдано принятие нескольких локальных актов, регулирующих данные вопросы.
Шаг 1.
Первым делом необходимо определиться, на какие документы будет распространяться действие инструкции, призванной регламентировать документооборот. Напомним, что вся масса бумаг подразделяется в организации на внутренние (локальные), исходящие и входящие. Порядок работы с ними будет различный, поэтому стоит описать его в разных разделах.
Шаг 2.
Написание инструкции (ее разделов). Отдельно предусмотреть по локальным актам: как они принимаются, как с ними происходит ознакомление работников, где и у кого хранятся локальные акты. По входящей документации необходимо расписать, кто и где осуществляет регистрацию поступающей документации, в какие сроки, как фиксируется передача документа на исполнение, где хранится входящий документ после ответа на него и иные процедурные моменты. По исходящей – аналогично решить вопрос о порядке регистрации, правилах направления, подписания.
Шаг 3.
В инструкции должно быть указано, какие документы имеют утвержденную типовую форму, а при составлении каких следует руководствоваться утвержденным ГОСТ.
Шаг 4.
Определяем ответственных лиц за выполнение каждого из разделов инструкции. Решаем, в каком порядке, где, под чьей ответственностью будут храниться документы.
Шаг 5.
Определяемся с необходимостью дополнительных разделов инструкции. В зависимости от специфики деятельности организации может понадобиться указать порядок изготовления копий, порядок работы с печатями и штампами, процедуру обмена документами между подразделениями.
Ряд документов может подпадать под действие иных локальных актов, например, под утвержденный порядок работы с персональными данными или порядок сохранности коммерческой тайны организации. На эти локальные акты желательно сделать ссылки. Кроме того, работа с документами в ряде организаций может также регламентироваться специальным законодательством – например, документооборот в кредитной организации подпадает под действие Федерального закона «О банках и банковской деятельности», где регламентирован порядок обращения с банковской тайной. Эти моменты также стоит учитывать при составлении инструкции.
Шаг 6.
Утверждение инструкции и доведение ее до сведения сотрудников. После этого этапа локальный акт вступает в силу, и исполнение его становится обязательным для всех работников компании.
Как организовать кадровое делопроизводство
Не менее важно для компании продумать кадровое делопроизводство, пошаговые инструкции 2019 помогут в этом.
Этапы организации кадрового документооборота в принципе не отличаются от этапов становления делопроизводства в целом. Также определяется перечень документов, которые будут составляться, изменяться, копироваться и распространяться в соответствии с инструкцией по кадровому делопроизводству. Здесь необходимо учитывать, что простора для «фантазии» у организации в отношении кадровых документов гораздо меньше – то, что в обязательном порядке должно присутствовать в компании для кадрового учета, указывается в Трудовом кодексе РФ и иных нормативных актах. А за отсутствие или неверное оформление кадровых документов предусматриваются немалые штрафы. Поэтому к составлению этой инструкции необходимо подходить со всей серьезностью.
Разделы инструкции по кадровому делопроизводству должны содержать информацию о разработанных типовых документах в компании (например, утвержденной формы трудового договора, приказов), а также порядок ознакомления сотрудников с документами. Необходимо отразить также специфичные моменты деятельности конкретной организации: если составляются графики, то в какой срок и в каком порядке они предоставляются на утверждение, если происходит выдача средств защиты, то в каком порядке будет вестись учет и др.
Следует учесть также, что для организации делопроизводства, в том числе и кадрового, разработаны специальные программные средства для автоматизации этих процессов. Крупные компании в настоящее время пользуются ими, но этот факт не отменяет необходимости разработки и соблюдения инструкции.
Полезный материал от экспертов журнала «Справочник секретаря»:
Оформляем организационные документы по новым ГОСТу и Примерной инструкции
Три ошибки в номенклатуре дел, которые допускают 80% секретарей
www.sekretariat.ru
➤ Делопроизводство | Делопроизводство что это
Ищите в материале: актуальные образцы, схемы-памятки от экспертов, готовые маршруты движения документов. Материалы помогут правильно организовать делопроизводство, избежать проблем с руководством и контролирующими органами.
Материалы по теме:
Что такое делопроизводство кратко
Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) — ряд процессов, которые затрагивают все этапы работы с документами. Под ним нередко понимают документооборот, но эти два понятия отличаются, хоть и находятся в тесной взаимосвязи между собой. Документооборот — это лишь промежуточный этап между созданием бумаг и их архивированием.
Справка: понятие делопроизводства отражено в законах. ДОУ регулирует система стандартов по информации, издательскому делу и библиотечному делу.
Выделяют следующие виды делопроизводства:
- общее — ведение общих документов;
- специальное — работа с конкретными бумагами, например, по личному составу, бухгалтерскими, секретными и т.д.
В государственных компаниях алгоритм работы с документами регламентирует закон. Частные фирмы вправе самостоятельно решать, как вести документооборот и делопроизводство.
3 основных направления делопроизводства
- Документирование — составление, оформление, согласование, изготовление бумаг;
- Организация работы с документами — движение, контроль исполнения, хранения и использования;
- Систематизация — передача документов на хранение, их размещение в сейфах, утилизацию и т.д.
Основные регламенты организации
Составные части делопроизводства едины в организациях любого типа и назначения. При этом не важно, какой способ ведения ДОУ — бумажный или электронный, вы должны учитывать особенности работы с бумагами, уделять внимание деталям.
Задачи и функции делопроизводства
Ведение делопроизводства позволяет организовать налоговый, бухгалтерский, управленческий учет, обеспечить оперативное реагирование на входящие письма, усовершенствовать обратную связь с сотрудниками. От того, насколько грамотно организован документооборот и ДОУ, зависит эффективность и скорость взаимодействия внутренних служб организации. Основы делопроизводства и документооборота должны знать все сотрудники организации, которые так или иначе связаны с подготовкой, передачей, архивированием бумаг.
Работники обязаны выполнять следующие функции:
- разрабатывать, внедрять, вести табель и альбом унифицированных документов;
- разрабатывать и проектировать бланки;
- проводить экспедиционную обработку отправляемых и поступающих бумаг;
- регистрировать исходящие, входящие и внутренние документы;
- контролировать правильность оформления бумаг, передаваемых на подпись руководству;
- регулировать ход исполнения документов;
- составлять тексты;
- разрабатывать номенклатуру дел, обеспечивать их хранение, оперативное использование;
- контролировать работу с бумагами во всех подразделениях;
- участвовать в мероприятиях, направленных на совершенствование методов и форм работы.
Просмотрите нормы делопроизводства, зафиксированные в ГОСТе «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который сменил ГОСТ Р 6.30-2003. Знание основных правил позволит избежать ошибок в работе. Читайте подробнее про новый ГОСТ в журнале «Справочник секретаря».
Используйте в работе ГОСТ Р 7.0.97-2016
Скачать ГОСТ по делопроизводству
Общая схема организации делопроизводства и документооборота
Изучите основы делопроизводства, правила составления и ведения бумаг, особенности их движения внутри организации и за ее пределами. Придерживайтесь пунктов Инструкции, утвержденной в компании, в которой прописаны основные нюансы работы с бумагами.
Используйте в работе образец Инструкции с комментариями эксперта
Скачать образец в начале статьи >>>
Общая схема разъяснит правила работы, какие действия выполнять начинающему специалисту, чтобы не запутаться в процессах. Опирайтесь на нее, пока не вникните в суть, не разработаете собственный алгоритм обработки, движения и хранения бумаг, не запомните основные термины делопроизводства.
Организация потоков входящих документов
Под входящими понимают все виды документов, созданные в бумажном или электронном виде в других компаниях. Это могут быть письма, счета, предложения, другие элементы делопроизводства.
Чтобы избежать хаоса, своевременно обрабатывайте их:
- регистрируйте документ — ставьте дату поступления и присваивайте номер;
- передавайте бумаги в подразделение, которое должно заниматься работой с ними или хранением;
- регистрируйте принятие документа в работу;
- ставьте отметку об исполнении, ответе или принятых мерах;
- передавайте документ в архив.
Неукоснительно соблюдайте эти правила делопроизводства. Если в компанию поступает большое количество бумаг и файлов, чтобы оптимизировать работу с ними, используйте специальные программы. Некоторые из них снабжены системой оповещения о сроках, готовности документов и т.д.
Журнал учета входящей корреспонденции
Скачать документ
Организация потоков исходящей документации
Путь исходящих документов определяют правилами работы с ними, их видом. Обычно он начинается с секретаря. После составления бумаги, ее передают лицу, имеющему право подписи, согласования. Только затем документ отправляют во внешние инстанции.
Скачать все 6 памяток
Для эффективной работы с потоком исходящих документов руководство назначает ответственных лиц. Чаще всего в роли них выступают секретари, офис-менеджеры, кадровики, бухгалтеры или другие сотрудники. Чтобы бумаги своевременно были отправлены адресату, контролируйте их движение на каждом этапе, а в завершении проверяйте на ошибки и регистрируйте.
Таблица. Участники процессов делопроизводства для исходящих писем
Скачать таблицу полностью в журнале
Организация потоков внутренних документов в делопроизводстве
В крупных компаниях большое количество внутренних документов. Если работа с ними ведется формально, часть из них может теряться на разных этапах. Ваша цель — организовать процесс так, чтобы сократить их путь и избежать потери.
Важно! Следите за этапом регистрации — присвоение одного номера разным бумагам вызовет общий беспорядок и путаницу.
Таблица. Маршрут приказа по основной деятельности
Посмотреть таблицу в журнале
Составьте для себя алгоритм работы с документами, опираясь на правила, описанные в Инструкции. Если в отделе работает несколько специалистов, разграничьте круг обязанностей, например, один работает только с внутренними бумагами, второй — с внешними.
Кто несет ответственность за делопроизводство
Ответственность за делопроизводство несет руководитель организации, а за документы корпоративного управления — совет директоров или председатель, а также секретарь. Если рассматривать вопрос ответственности, можно отметить, что ни в одном нормативном акте она не зафиксирована. В рамках компании она закрепляется приказами, распоряжениями, должностными инструкциями и т.д.
За движение, процесс обработки, отправки и другую работу с бумагами, которые не подлежат проверке инспекторами, отвечает любой сотрудник компании, на которого возложены обязанности ведения делопроизводства и документооборота. В крупных фирмах назначают несколько ответственных лиц, или создают специальную службу.
Основные способы оформления ответственности за делопроизводство
Способ №1. Внесение функций в должностную инструкцию любого сотрудника
На любого сотрудника компании возлагают ответственность за ведение делопроизводства, прописывая в его должностной инструкции дополнительные функции. Если не зафиксировать обязанности, при возникновении спорных ситуаций ответственность ляжет на плечи руководителя.
|
Пример Младший менеджер осуществляет ведение делопроизводства в соответствии с инструкцией ООО «Техносервис», иными локальными актами, регламентирующими вопросы делопроизводства. |
Способ №2. Распределение обязанностей между сотрудниками
При распределении обязанностей по ведению делопроизводства функции разделяют между сотрудниками службы и специалистами структурных подразделений. В этом случае в Инструкции по делопроизводству четко указывают, кто и за какой фронт работ несет ответственность.
Способ №3. Возложение обязанностей вести делопроизводство на секретарей
В штатное расписание вводят должность секретаря или офис-менеджера, который отвечает за делопроизводство и документооборот. Его обязанности закрепляются в должностной инструкции и трудовом договоре. Сотрудник придерживается правил, утвержденных руководством, ориентируется на действующее Положение.
Что будет, если не организовать делопроизводство
В любой компании есть делопроизводство, но не в каждой оно организовано должным образом. Если нет единых правил работы с документами, возможны проблемы. Например, за неправильное хранение или утерю трудовых книжек, отсутствие бухгалтерских документов могут оштрафовать.
- Руководитель Алексей надлежащим образом документально оформил обязанность Людмилы по ведению личных документов сотрудников, издал соответствующий приказ, а та потеряла трудовую книжку одного работника. В этом случае она будет привлечена к ответственности.
- Директор ООО «Альфа» Даниил формально отнесся к распределению функций и ответственности среди сотрудников. Часть бумаг, касающихся начисления заработной платы, потерялась в архиве. При проверке их не смогли предоставить инспекторам. Суд постановил признать виновным Даниила. Если бы он внимательнее отнесся к составлению должностных инструкций и договоров с сотрудниками, ответственность легла на плечи другого человека.
Хаос в бумагах провоцирует не только проблемы с законом, но и сказывается на рабочих процессах, отношениях с клиентами и партнерами. Несвоевременное выполнение договорных обязательств может привести к штрафам, расторжению договоров, ухудшению репутации компании. Поэтому важно регламентировать работу с бумагами.
Кто понесет ответственность за ненадлежащее ведение делопроизводства — зависит от ситуации. Но помните, что руководство компании не всегда готово искать виновных, поэтому возможны санкции по отношению к рядовым сотрудникам, которые занимаются бумажной работой, даже если эти обязанности не закреплены в должностных инструкциях.
|
Итог Если на вас возложена обязанность вести делопроизводство, внимательно изучите действующие в организации правила и нормы. Настаивайте на автоматизации процессов, если бумаг слишком много. Это позволит систематизировать работу с ними, избежать потерь и проблем при проверках |
www.sekretariat.ru
Журнал для руководителей, секретарей, делопроизводителей
28 августа 2019
В данной статье рассмотрим, как составить официальное приглашение на встречу, переговоры или совещание. Поделимся образцами писем-приглашений. 62880
Расскажем, для чего помощнику руководителя нужно постоянно развиваться и повышать квалификацию. Подскажем бесплатный способ приобрести дополнительные знания и навыки. 9
26 августа 2019
На вебинаре Инна ИГОЛКИНА расскажет, как секретарю и ассистенту руководителя избавиться от вредных привычек и заменить их полезными. 73
Расскажем об основных журналах учета и регистрации, которые ведет ответственный за делопроизводство. Ознакомьтесь с дайджестом и скачайте формы журналов учета. 672
21 августа 2019
Расскажем, как получить новые знания, повысить квалификацию или пройти профессиональную переподготовку на курсах по кадровому делопроизводству. 117
20 августа 2019
В статье расскажем, каким шрифтом печатаются официальные документы, как установить правила относительно шрифтов в организации и какие шрифты лучше не использовать. 35178
19 августа 2019
В статье расскажем, как понять, нужно ли компании внедрять электронный документооборот между своими контрагентами. Подскажем, как организовать ЭДО и по каким категориям выбрать оператора. 79
www.sekretariat.ru
Делопроизводство
Делопроизводство
Независимо от размера и сферы деятельности компании, если в ней ведется какая-либо деятельность, неизбежно приходится составлять, принимать к исполнению, а затем хранить и утилизировать всевозможные документы. Чтобы организовать грамотную работу с документацией, необходимы определенные знания и навыки в области делопроизводства и архивного дела. Однако бывают ситуации, когда в вашей компании нет достаточно квалифицированных сотрудников, или вы занимаетесь вопросами делопроизводства самостоятельно. В таких случаях вы можете обратиться за помощью на наш сайт, где собраны актуальные рекомендации по ведению делопроизводства в компании, по составлению и оформлению разного рода документов, грамотному ведению архива и многое другое.
Для вашего удобства мы классифицировали все наши публикации по рубрикам. Это облегчит вам поиск нужной информации и существенно сэкономит ваше время. Так, например, в разделе «Хранение и уничтожение документов» вы сможете познакомиться с полезной информацией по учету дел на предприятии, а также узнаете, какова процедура правильного уничтожения документации. Также есть отдельные рубрики, посвященные архивному делу и документообороту. В первой вы можете ознакомиться со всеми особенностями формирования и ведения архива фирмы, а во второй узнаете о том, как правильно организовать традиционный бумажный или современный электронный документооборот.
Как начинающим, так и опытным делопроизводителям особенно пригодятся образцы документов, которые регулярно используются в деловом обороте фирмы. Образцы и примеры различных документов приведены практически в каждой тематической рубрике. Но также вы сможете найти их на отдельных страничках с образцами документации. Имея под рукой такой образец, можно легко составить нужный вам документ, затратив на это минимум времени и сил.
Мы уверены, что представленные на нашем сайте рекомендации по организации работы делопроизводственного отдела и архива, по составлению документов и их грамотному оформлению будут вам полезны, и вы найдете им практическое применение в своей повседневной деятельности.
delo-pro.ru
Общее и кадровое делопроизводство - это организационная необходимость :: BusinessMan.ru
Любая организация, независимо от формы собственности и сферы деятельности, создает документы. Приказы, протоколы, письма, электронные и бумажные. Все они входят в состав общего и кадрового делопроизводства предприятия. От того, насколько грамотно налажен этот процесс, напрямую зависит успех бизнеса и процветание фирмы.
Общие основы делопроизводства организации
Делопроизводство – это процесс создания и оборота всех документов организации. Включая их прием, обработку, постановку на контроль и исполнение. На предприятии этой деятельностью занимается секретарь, офис-менеджер или целое подразделение, возглавляемое ведущим специалистом – документоведом.
Основные этапы делопроизводства это:
- Создание либо получение документов, включая их регистрацию.
- Контроль за исполнением документа, передача его адресованным должностным лицам, подписание, ответ и другие действия.
- Оформление документа на оперативное либо архивное хранение. В некоторых случаях возможно уничтожение дел и бумаг.
Ведение делопроизводства на предприятии может быть организовано разными способами, наиболее распространены следующие виды:
- децентрализованный – документы создаются, принимаются и обрабатываются в каждом подразделении индивидуально. Подобное актуально для крупных предприятий с разноплановой деятельностью;
- централизованный – в организации действует специальное подразделение, занятое исключительно работой с документацией. Это может быть секретариат, отдел делопроизводства или один сотрудник, выполняющий эти функции. Характерно для небольших и средних предприятий;
- смешанный – включает в себя совокупность первых двух типов.
Как бы ни было организованно делопроизводство – это должно быть отражено в нормативных документах предприятия.
Делопроизводство и документооборот на предприятии – организационная необходимость
От того насколько грамотно организован процесс документооборота напрямую зависит финансовый успех деятельности предприятия. Руководителям следует подбирать грамотный персонал, регулярно отравлять секретарей на повышение квалификации и следить за изменениями в законодательстве.
В любой организации делопроизводство – это, по сути, «кровеносная система» предприятия. При грамотном подходе оно функционирует бесперебойно, поставляя нужные бумаги ответственным должностным лицам, отправляя письма, убирая ненужные документы на хранение.
Любой руководитель компании понимает, что делопроизводство - это система, которая должна действовать четко и грамотно. Если необходимо, следует рассмотреть различные варианты электронных помощников и, соответственно, обучить персонал работать в этих системах.
Кадровое делопроизводство как основа стабильной работы предприятия
На большинстве крупных предприятий активно занимаются не только общим, но еще и кадровым делопроизводством. То есть системой, включающей в себя документы связанные с персональными и трудовыми данными работников.
Кадровое делопроизводство отличается гораздо более жестким нормированием. Большинство документов оформляются на типовых бланках. Все формулировки, и записи должны соответствовать законодательству - в частности, Трудовому Кодексу. Кроме того, на предприятии существуют свои акты, регламентирующие рабочие отношения с сотрудниками.
Организацией кадрового делопроизводства занимается всегда отдельное подразделение предприятия. Если фирма небольшая, то это может быть один сотрудник, но в этом случае у него в трудовом договоре должны быть прописаны соответствующие обязанности.
Названия же у подразделений могут быть самые разные:
- "Отдел кадров";
- "Служба персонала";
- "Менеджеры по персоналу";
- "HR-отдел".
Регламентация делопроизводства и документооборота
Структура делопроизводства предприятия должна быть обязательно прописана в локальных нормативных актах.
Это могут быть:
- коллективный трудовой договор;
- инструкция по делопроизводству организации;
- должностные инструкции сотрудников, непосредственно связанных с работой с документами;
- устав предприятия.
Любые нормативные документы предприятия, касающиеся кадрового и общего делопроизводства, не должны противоречить действующему законодательству.
Грамотно организованное кадровое и общее делопроизводство – это основа стабильной работы предприятия.
businessman.ru
знание делопроизводства, что это значит?
Выписка из должностной инструкции: * прием, регистрация поступающей корреспонденции и направление ее в структурные подразделения предприятия; * рассмотрение документов, корреспонденции и передача их на исполнение с учетом резолюции руководителей предприятия; * оформление регистрационных карточек или создание банка данных; * ведение картотеки учета прохождения документальных материалов; * осуществление контроля за исполнением документов; * выдача справки по зарегистрированным документам; * отправление исполненной документации адресатам; * ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции; * систематизация и хранение документов текущего архива; * ведение работы по созданию справочного аппарата по документам; обеспечение удобного и быстрого их поиска; * составление номенклатуры дел; формирование дел; * экспертиза документов; подготовка и передача документальных материалов на хранение в архив; * обеспечение сохранности проходящей служебной документации.
Делопроизводство - это работа с документами, их регистрация, копирование, подшивка ну и так далее...
Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» , утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется с применением различного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ) . Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации или предприятия. Деятельность организации или предприятия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документацией. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии. Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) . Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами установлены ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов".
Уметь составлять деловые бумаги, т. е знать как они оформляются, где какой отступ, подпись, дата и т. д, а также их регистрация
Ну это типа как правильно документы составляются, как че формируется, скоько хранится и т. п.))
Делопроизводство - это ведение документации предприятия. В основном умение составлять приказы, табель, организация документооборота, входящая и исходящая корреспонденция, оформление командировок, возможно ведение кадровых документов.
touch.otvet.mail.ru