Примерные тексты заявлений
Начальнику управления
Ставропольского края —
государственная жилищная инспекция
Лапчинскому С.Н.
355035, Ставропольский край,
г. Ставрополь, ул. Мира 337
от (ФИО гражданина)
Адрес: (индекс,
адрес местонахождения гражданина,
контактный тел.)
ЗАЯВЛЕНИЕ
по вопросам неисполнения управляющей компанией (ТСЖ, ЖСК, ЖК или иной обслуживающей организацией) обязанности по содержанию жилого фонда
Я (мы), (указать ФИО), проживаю на последнем этаже многоквартирного дома по адресу: (указать адрес проживания). С (указать дату) мою квартиру периодически затапливает. Вода протекает в двух комнатах по потолку и одной из стен. В связи с протечками в квартире постоянная сырость и влажность, появляется плесень и грибок, мне причинен имущественный ущерб. Неоднократные обращения в управляющую компанию (указать название) с требованием об устранении причин протечек (указать когда и сколько раз) результатов не дали, меры со стороны управляющей компании до настоящего времени не приняты. Кроме того, управляющей организацией надлежащим образом не организована работа по обслуживанию многоквартирного дома по вышеуказанному адресу: чердак захламлен строительным и бытовым мусором, в подвале дома постоянно стоит вода, двери на чердак и в подвальное помещение не закрыты на замки. Принимая во внимание изложенное, прошу провести проверку по данным фактам, привлечь виновных лиц к предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности и обязать обслуживающую организацию (указать название) устранить выявленные нарушения и обеспечить в дальнейшем надлежащее содержание общего имущества многоквартирного дома. О результатах рассмотрения данного обращения уведомить меня в установленный законом срок.
Приложение: на листах
(подпись) (расшифровка подписи) (дата)
Начальнику управления
Ставропольского края —
государственная жилищная инспекция
Лапчинскому С.Н.
355035, Ставропольский край,
г. Ставрополь, ул. Мира 337
от (ФИО гражданина)
Адрес: (индекс,
адрес местонахождения гражданина,
контактный тел.)
ЗАЯВЛЕНИЕ
По вопросу поставок коммунальных услуг ненадлежащего качества
Я (мы), (указать ФИО), проживаю по адресу: (указать адрес проживания). Дом обслуживает управляющая компания, ТСЖ, ЖСК, ЖК (указать название компании). Тепловую энергию в горячей воде поставляет (указать наименование ресурсоснабжающей организации). С (указать дату) в течение дня при открывании крана горячей воды на кухне и (или) в ванной комнате из крана длительное время (указать примерно как долго) течет холодная вода. На мои обращения в управляющую компанию по данному факту (указать даты обращений и вх. номера) ответы не поступили, меры со стороны управляющей компании до настоящего времени не приняты. В связи с тем, что вышеуказанными нарушениями ущемлены мои права как потребителя коммунальных услуг, прошу провести проверку, по результатам которой привлечь виновных лиц к предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности и обязать ответственных лиц устранить выявленные нарушения.
Ответ по результатам проверки прошу направить в мой адрес в установленный законом срок.
Приложение: на листах
(подпись) (расшифровка подписи)
Руководителю управления
Федеральной службы по надзору
в сфере защиты прав потребителей и
благополучия человека по Ставропольскому краю
Ермакову А.В.
ул. Фадеева, 4,
г. Ставрополь
от (ФИО гражданина)
Адрес: (индекс,
адрес местонахождения гражданина,
контактный тел.)
ЗАЯВЛЕНИЕ
по вопросу несоответствии поставляемых коммунальных ресурсов санитарно-эпидемиологическим требованиям
Я (мы), (указать ФИО), проживаю по адресу: (указать адрес проживания). Дом обслуживает управляющая компания, ТСЖ, ЖСК, ЖК (указать название компании). Неоднократно обращался в управляющую организацию с требованием об устранении причин предоставления коммунальных услуг ненадлежащего качества (холодное (горячее) водоснабжение осуществляется с перебоями, вода имеет коричневый оттенок и неприятный запах, уборка в подъезде не осуществляется и т.п.), но на мои обращения ответы не поступили, меры со стороны управляющей организации до настоящего времени не приняты. Считаю, что бездействием управляющая организация нарушает мои права как потребителя коммунальных услуг. Прошу провести проверку, по результатам которой привлечь виновных лиц к предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности и обязать ответственных лиц устранить выявленные нарушения.
Ответ по результатам проверки прошу направить в мой адрес в установленный законом срок.
Приложение: на листах
(подпись) (расшифровка подписи)
Начальнику управления
Ставропольского края —
государственная жилищная инспекция
Лапчинскому С.Н.
355035, Ставропольский край,
г. Ставрополь, ул. Мира 337
от (ФИО гражданина)
Адрес: (индекс,
адрес местонахождения гражданина,
контактный тел.)
ЗАЯВЛЕНИЕ
по вопросам не раскрытия управляющей компанией информации на сайте
Я (мы), (указать ФИО), являюсь собственником (указать адрес жилого помещения). Дом, в котором я проживаю находится на обслуживании у управляющей компании, ТСЖ, ЖСК, ЖК (указать название компании). (указать дату) я письменно обратился в адрес руководителя управляющей компании с требованием предоставить мне возможность реализовать свое право на получение информации о выполняемых управляющей организацией, ТСЖ, ЖСК, ЖК работах по содержанию и ремонту общего имущества дома, в котором я проживаю. Ответа на данное обращение я не получил, в офисе управляющей компании данную информацию я не получил, адрес в сети Интернет мне не сообщили, а самостоятельно адрес управляющей компании, ТСЖ, ЖСК, ЖК я в сети Интернет не нашел. Прошу провести проверку по данным фактам, по результатам которой привлечь виновных лиц к предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности и обязать ответственных лиц устранить выявленные нарушения.
Ответ о результатах проверки прошу направить в мой адрес в установленный законом срок. Приложение: на листах
(подпись) (расшифровка подписи)
proksk.ru
Типичные ошибки при подготовке деловых писем
ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ ПРИ ПОДГОТОВКЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
• Составители деловой документации допускают ошибки следующих типов: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические.
Структурные ошибки
Как правило, деловое письмо состоит из трех частей: лаконичного введения, основной части и краткого заключения. В основной части излагается существо проблемы, аргументируется точка зрения автора письма, поэтому ее объем больше, чем объем введения и заключения вместе взятых. Важно, чтобы аргументация осуществлялась последовательно, полно, без повторов и нарушения логической связи.
Структурные ошибки связаны с неверным построением делового письма, несоразмерностью его частей, например: отсутствие введения или заключения, излишне многословное введение, сложная и лишенная логической связи система аргументов.
Синтаксические ошибки
• Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении
Порядок слов в русском языке свободный, однако следует избегать порядка слов, становящегося причиной для вариативного понимания написанного.
Так, например, из предложения: Для формирования отчетности в конце года уточняются показатели по регионам непонятно: показатели уточняются в конце года или формирование отчетности происходит в конце года .
По-видимому, это предложение должно иметь следующий вид: Для формирования отчетности показатели по регионам уточняются в конце года.
• Нарушение норм употребления деепричастных оборотов
Деепричастие называет действие, происходящее одновременно с действием, названным глаголом-сказуемым, или предшествующее ему.
Например: Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, Департамент считает… – проект был рассмотрен ранее;
Внимательно рассматривая представленный к утверждению проект, Департамент считает… – проект рассматривается сейчас.
Деепричастным оборотом лучше начинать, а не завершать фразу. Например: Учитывая…, Считая…, Принимая во внимание…, Руководствуясь… и т.д.
Следует помнить, что в правильно построенном предложении деепричастие и сказуемое должны называть действия, совершаемые одним и тем же деятелем.
Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с отглагольными существительными.
Неправильно: Изучая проблемы организации службы, были получены интересные результаты.
Правильно: При изучении проблем организации службы были получены интересные результаты.
Или: Изучая проблемы организации службы, проверяющие получили интересные результаты.
• Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения
При построении сложных предложений следует учитывать, что чаще всего употребляются следующие союзы и союзные слова что; который; если; чтобы; где; как.
Придаточные предложения могут быть для краткости заменены синонимичными причастными и деепричастными оборотами.
Например: Направляем
Вам для сведения Основные положения Единой государственной системы делопроизводства, одобренные Государственным комитетом… (вместо: которые одобрены).• Неправильное использование предлогов
Наиболее частая ошибка – неправильное использование предлогов. В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом о и зависимыми существительными в предложном падеже: вопрос о доверии; решение о кадрах; соглашение о сотрудничестве… и т.д. Однако наблюдаются случаи использования предлога о со словами, которые не управляют предложным падежом или требуют при управлении другого предлога.
Неправильно: Начальник Департамента отметил о важности поставленной проблемы.
Правильно: Начальник отметил важность поставленной проблемы.
Неправильно:
Правильно: Это показывает, что мы терпимо относимся к недостаткам.
Неправильно: Нет сомнений о том, что проводимая отделом работа большая и важная.
Правильно: Нет сомнений в том, что проводимая отделом работа большая и важная.
• Неправильный падеж
Составители деловых писем иногда неправильно употребляют падежные формы. Часто встречается ошибочное использование существительного в родительном падеже вместо дательного или наоборот.
Неправильно: Согласно Вашей просьбы…, Согласно приказа…, Согласно решения….
Правильно: Согласно Вашей просьбе…, Согласно приказу…, Согласно решению… .
Неправильно: МВД России ходатайствует о постоянной регистрации в г. Москве инспектору …
Правильно: МВД России ходатайствует о предоставлении постоянной регистрации инспектору… или МВД России ходатайствует о постоянной регистрации в г. Москве инспектора…
Морфологические ошибки
• Согласование определений
Если определение относится к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом сочетания: новый автомобиль-лаборатория, универсальная программа-редактор. Главное слово в таких сочетаниях обычно стоит на первом месте.
Если определение относится к сочетанию личного имени и приложения типа начальник Департамента т. Иванов, определение обычно согласуется с ближайшим именем существительным: наш начальник управления Петров; старший инспектор т. Яковлева; новый начальник Серов.
Отступление от этого правила наблюдается в тех случаях, когда определение выражается причастием: выступившая на оперативном совещании заместитель начальника управления Сидорова…; принимавшая участие в подготовке проекта приказа старший инспектор Алексеева…
• Ошибки при употреблении полной и краткой формы имен прилагательных
Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными.
Неправильно: Выводы комиссии обоснованные и справедливые.
Правильно: Выводы комиссии обоснованны и справедливы.
Неправильно: Решение об увольнении В.В. Иванова незаконное.
Правильно: Решение об увольнении В.В. Иванова незаконно.
При употреблении форм кратких имен прилагательных на -енен и кратких причастий на -ен следует учитывать, что в официально-деловой речи предпочтительно использование форм на -енен.
Правильно: Окончательный результат тождественен предварительным расчетам.
Каждый сотрудник отдела ответственен за качество работы.
Лексические и стилистические ошибки
• Неправильное использование слов и терминов
Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова бывают известны лишь узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательная расшифровка их в тексте. Использование же разговорных слов и оборотов речи вообще неуместно в официальных документах, например:
Обеспечьте ежедневную строевку отдела.
Принадлежностью канцелярского стиля являются обороты, которые в стилистике именуются расщеплением сказуемого. Вместо такого рода оборотов лучше использовать глаголы: не производить премирование, а премировать; не производить контроль, а контролировать.
В деловых письмах встречается много отглагольных существительных, оканчивающихся на -ание, -ение. Увлекаться образованием слов по этой модели не стоит, особенно если речь идет о словах с отрицанием, например: некомандирование, недополучение, недоперевыполнение.
• Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов
Стремлением придать тексту большую значимость, выразившись «покрасивее», объясняется злоупотребление иноязычными словами.
Например: срок выполнения может быть пролонгирован вместо продлен; презентовать вместо представить.
При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Например, неверно предложение: Эффективность режима экономии во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы.
Слово лимит означает «предельная норма», поэтому лимитируются выделяемые средства, а не расходы.
Употребление нескольких слов с одним и тем же значением (конвенция – условие, экстраординарный – особенный) часто затрудняет работу с документами, особенно при обработке их на машине.
РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ФОРМУЛИРОВКИ
ОФИЦИАЛЬНЫХ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
Местоимения Вы и Ваш пишутся с прописной буквы:
При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы.
1. Для писем-просьб
А. Основные формулировки:
Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой …
… об отправке в наш адрес …
… о направлении в мой адрес …
… о высылке в адрес нашего подразделения …
… о скорейшей передаче нашему полномочному представителю …
… о предоставлении…
Просим (прошу) Вас (вас) …
… сообщить (нам)…
… выслать (мне)…
… срочно представить (министру) …
… немедленно доложить (научно-техническому совету) …
… известить (руководство Департамента) о …
… проинформировать меня о …
Прошу Вашего согласия на …
… отправку в адрес (вверенной мне организации)…
… предоставление нам…
… ознакомление (начальника Н) с …
Просим Вашего содействия в …
… получении…
… скорейшей отправке…
… предоставлении дополнительной информации относительно…
… проведении…
Прошу Ваших указаний …
… на заключение договора о … с …
… на выдачу со склада предприятия … представителю…
… на оформление документов о … (на кандидата В)…
… на пересмотр (лимитов)…
Б. Вспомогательные формулировки:
В связи с (обращением в наш адрес)…
В соответствии с (ранее достигнутой договоренностью) …
Исходя из (результатов переговоров по вопросу о)…
Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)…
Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей)…
Согласно (действующему соглашению о …)…
… убедительно…
… настоятельно…
… пожалуйста…
… в виде исключения …
… были бы весьма признательны Вам за …
… ввиду чрезвычайных обстоятельств …
Ссылаясь на Ваше письмо от…
Позвольте сослаться в этой связи на Ваше сообщение по электронной почте от…
Основанием для настоящего обращения является Ваш факс от…
Как Вам, вероятно, известно, в ходе телефонного разговора между… и … (… числа)…
Содержание устных договоренностей между … и …, достигнутых в ходе …, позволяет выразить надежду на …
2. Для писем-сообщений
А. Основные формулировки:
Сообщаю (сообщаем) Вам (вам) …
… о…
… об имевшем место…
… об изменениях в …
… о необходимости…
… о фактах…
… о предпринятых нами мерах по…
… о предварительных результатах …
… о достижении окончательной договоренности с …
Представляю …
… сведения о…
… проект (плана, программы)…
… предложения о…
… перечень…
… материалы…
… отчет о…
… акт о…
… доклад о…
Направляю …
… указания о…
… распоряжение …
… выписку из приказа …
… копию директивы…
… экземпляр соглашения …
… решение…
… протокол…
… резолюцию…
Высылаю …
… методическое пособие…
… формуляр…
… копию…
… описание…
… документацию…
Б. Вспомогательные формулировки:
Доводим до Вашего сведения, что…
Направляем для использования в работе…
Высылаю для руководства в повседневной деятельности …
Представляю во исполнение Ваших указаний …
К сведению Вашего руководства сообщаем о …
Считаем своим долгом сообщить …
Полагаем необходимым направить в Ваш адрес …
3. Для писем-запросов
А. Основные формулировки:
… представляю запрос…
… направляю запрос…
… запросить у Вас следующую информацию …
… обратиться к вам с запросом о …
4. Для писем-заявлений
А. Основные формулировки:
…уполномочен (уполномочены) заявить…
… о намерении руководства …
… о плане Департамента …
… о стремлении нашего управления …
…имею (имеем) честь сделать следующее заявление…
… относительно…
… в связи с …
… касающееся…
… по поводу…
Б. Дополнительные формулировки:
В связи с появлением в средствах массовой информации сведений о якобы имеющих место злоупотреблениях …
Учитывая характер сложившихся взаимоотношений между нашими подразделениями…
5. Для писем-подтверждений
А. Основные формулировки:
Подтверждаем (подтверждаю) …
… факт получения…
… получение…
… участие…
… прибытие…
… отправку…
… настоятельную необходимость в …
Я (мы) получил(и)…
Б. Вспомогательные формулировки:
С благодарностью подтверждаем…
С удовлетворением подтверждаю…
Настоящим письмом подтверждается …
Направляем вам подтверждение…
В подтверждение … направляем в Ваш адрес…
… мы только что получили …
… мною до сих пор не получен …
… получены нами в полном объеме …
… указанные образцы нас полностью удовлетворяют…
… присланные Вами сведения утратили свою актуальность и пригодность для…
… переданные нам в постоянное пользование комплексы полностью отвечают требованиям…
… к большому сожалению, принятое в эксплуатацию оборудование более не соответствует нормам…
6. Для писем-дополнений
А. Основные формулировки:
В дополнение к нашему исх. от … № …
… сообщаю…
… высылаю…
… представляю…
… направляю…
Прошу дополнить …
… текст переданного Вам на подпись проекта договора …
… содержание представленного ранее на согласование проекта приказа …
… раздел … договора о …
… имеющееся в Вашем распоряжении соглашение …
Б. Вспомогательные формулировки:
Считаю необходимым дополнить…
Предлагаю дополнить проект…
Предлагаются следующие дополнения к тексту действующего …
Полагаем целесообразным внести в содержание … следующие дополнения…
7. Для информационных писем
А. Основные формулировки:
Информируем Вас…
Позвольте проинформировать Вас…
Мы намерены проинформировать Вас…
Нам представляется целесообразным проинформировать Вашу организацию …
Благодарим за интерес к нашему предложению …
Мы были рады получить от Вас ответ на наше предыдущее послание от…
Мы признательны за внимание, проявленное Вами к нашему письму от…
Спасибо за то, что Вы сочли возможным откликнуться на наше сообщение от …
Настоящее информационное письмо имеет целью …
Данное информационное письмо содержит в себе официальное предложение о деловом партнерстве в области …
Это информационное письмо предназначено для доведения до Вашего сведения…
Наше информационное письмо включает в себя материалы, предназначенные для сведения…
refdb.ru
Языковые конструкции деловых писем: письмо-просьба
Письмо-просьба — это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического либо физического лица, не поддается учету. Это получение информации, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и пр.
Композиция и структура письма-просьбы мало чем отличается от стандартных. Как правило, текст письма-просьбы состоит из двух частей:
1. Вводная часть, где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения с просьбой. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:
причина обращения
В связи с неполучением… ;
Учитывая социальную значимость … ;
Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)… ;
Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей)… ;
Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям… ;
Ввиду задержки получения груза… ;
Исходя из результатов переговоров по вопросу о… и т. п.
цель обращения
В целях выполнения распоряжения… ;
В целях скорейшего решения вопроса… ;
Для согласования вопросов… ;
В целях обеспечения безопасности прохождения груза… ;
Во избежание конфликтных ситуаций… и т. п.
ссылки на основание для обращения
В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…;
В связи с обращением в наш адрес… ;
На основании устной договоренности… ;
На основании нашего телефонного разговора… ;
Согласно постановлению правительства… ;
Согласно протоколу о взаимных поставках… и т. п.
Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.
Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Следует обратить внимание на правильность использования этих предлогов с именами существительными, cтоящими в основном в родительном и дательном падежах.
2. Собственно просьба. Здесь в ключевую фразу письма входят слова, образованные от глагола просить. Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения — человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме требования.
В ряде случаев сама просьба, высказанная описательно, может и не содержать этого глагола, например: Мы надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше предложение в указанный срок.
Просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу…»), от первого лица множественного числа («Просим…»), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит…», «Администрация просит…», «Совет трудового коллектива просит…» и т. п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением (Администрация и Совет трудового коллектива просят…).
Если письмо-просьба является многоаспектным, то композиция второй части такого письма может выглядеть следующим образом (части композиции должны соответствовать абзацному членению текста):
Прошу… (Просим…)
Одновременно прошу… (Также просим…)
А также прошу… (А также просим…)
и т. д.
При составлении письма-просьбы следует учесть и такие рекомендации:
1. Излагая просьбу, подчеркните вашу заинтересованность или заинтересованность вашей организации в ее исполнении.
2. Ни при каких условиях не начинайте письмо со слова «Прошу…» — тактичнее сначала объяснить мотивы вашего обращения (даже в том случае, когда все детали уже согласованы с адресатом).
3. Не спешите благодарить адресата заранее. Этим вы ставите и себя, и адресата в неловкое положение. Старайтесь поблагодарить, когда узнаете, что ваша просьба удовлетворена.
При формулировке просьбы часто используют следующие стандартные выражения:
Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой…
…об отправке в наш адрес…
…о направлении в мой адрес…
…о высылке в адрес нашей организации…
…о предоставлении мне…;
Просим (прошу) Вас (вас)…
…сообщить (нам)…
…выслать (мне)…
…срочно представить…
…немедленно доложить…
…известить (руководство предприятия) о…
…проинформировать меня о…;
Прошу Вашего (вашего) согласия на…
…отправку в адрес…
…предоставление нам…
…ознакомление … с…
…передачу … следующего оборудования… ;
Просим Вашего (вашего) содействия в…
…получении…
…скорейшей отправке…
…предоставлении дополнительной информации относительно…
…проведении… ;
Прошу Ваших (ваших) указаний…
…на заключение договора о…
…на выдачу со склада предприятия … представителю…
…на оформление документов о…
…на пересмотр… ;
Просим Вас не отказать в любезности и … .
mirznanii.com
Как оформить деловое письмо? | Вопросы подписчиков
Каким образом в деловом письме правильно сформулировать обращение, элементы текста, заключение?
Обращение
Наиболее распространенная форма обращения в деловом письме: «Уважаемый…». Слово уважаемый употребляется как нейтральная форма вежливости, обычно в сочетании либо с именем-отчеством адресата, либо со словами господин (плюс фамилия адресата), товарищ (плюс фамилия адресата), коллега (плюс фамилия адресата). Может употребляться также с наименованием должности, звания или социального положения.
Статья о оформлении дел поможет вам не допускать ошибок в работе.
Обращение «господин — господа», имевшее до 1917 года статус официального, в настоящее время широко используется в различных сферах жизни нашего общества. Однако следует помнить, что даже сведенное до индекса вежливости при пофамильном обращении слово это не свободно от лексического значения, включающего представление о социальном статусе адресата. Так обращаются в письмах к деловым партнерам, предпринимателям, банкирам, должностным лицам, деятелям искусства, политикам. При этом совершенно невозможно представить себе ситуацию использования этого обращения по отношению к социально незащищенным группам населения: «господа инвалиды», «господа беженцы», «господа безработные». В этом случае составители деловых писем оказываются в тяжелом положении, поскольку сегодня в русском языке отсутствует общенациональное универсальное обращение, которым до 1917 г. было парное обращение «сударь — сударыня» (милостивый государь — милостивая государыня).
Узнайте подробнее, о составлении рекомендательного письма
При обращении к конкретному физическому лицу используют различные формы: с индексом и без индекса, пофамильное и по имени-отчеству. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами «Дорогой + имя» или «Уважаемый + фамилия», например:
Уважаемый господин Васильев!
Уважаемый г-н Иванов!
Уважаемый Алексей Степанович,
…
Дорогая Ирина Петровна!
Вы узнаете больше о ведении деловой переписки, если перейдете в материал.
Выбирая формулу обращения, нужно помнить, что пофамильное обращение подразумевает дистанцию и придает письму более официальный характер, а обращение по имени и отчеству подчеркивает налаженность деловых отношений.
Запятая после обращения придает письму будничный характер; восклицательный знак указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому в письме вопросу придается особое значение. В случае, когда после обращения стоит запятая, текст письма начинается со строчной буквы, после восклицательного знака первое предложение необходимо начать с прописной.
Отсутствие пофамильного и поименного обращения допустимо только при наличии коллективного адресата и в трафаретных письмах, а также при адресовании письма юридическому лицу. В последнем случае в формуле обращения можно использовать наименование должности, например: «Уважаемый господин директор!», «Уважаемый господин посол!». К судьям обращаются «Ваша честь!»
Более подробно о оформлении документов вы можете узнать в статье.
Если у адресата есть звание или титул, можно вместо обращения «господин» указать его. Во всех западноевропейских странах и США опускать титулы как в устной, так и в письменной речи считается невежливым. Однако писать и говорить «Господин + титул + фамилия» принято только в Германии.
Слова «Господин» и «Госпожа» не принято употреблять без фамилии, кроме того, их часто сокращают до «Г-н» или «Г-жа», тогда как звания и титулы предпочтительно писать полностью.
При обращении к адресату необходимо учитывать сферу его деятельности и служебное положение. Нейтральное слово «уважаемый» тоже не универсально, оно не включается в формулу поименного обращения к особо важной персоне. Такой персоной считается не только высокое должностное лицо (члены правительства, парламента, губернаторы, мэры), но и заслуженный деятель науки, искусства, известный общественный деятель. В письмах к таким людям используются обращения:
«Глубокоуважаемый…», «Многоуважаемый…», например «Глубокоуважаемый Николай Васильевич!»
В ряде писем, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений, в качестве обращения используется слово «гражданин».
При обращении к коллективному адресату наиболее часто используются выражения:
Уважаемые господа!
Уважаемые дамы и господа!
Уважаемые коллеги! (при обращении к лицам одной профессии)
Многоуважаемые ветераны!
Языковые конструкции в тексте деловых писем
Если автор — лицо юридическое, то действия передаются:
- от третьего лица единственного числа, например:
Завод «Прогресс» не возражает…; Кооператив «Поиск» гарантирует… Совместное советско-английское предприятие «Рэнк ксерокс» предлагает…;
- от третьего лица множественного числа, например:
Дирекция, профсоюзный комитет завода «Прогресс» убедительно просят…;
- от первого лица множественного числа, например:
Просим… Сообщаем… Подтверждаем…
Если автор — лицо физическое, то действия передаются:
- от первого лица единственного числа, например:
Прошу… Ставлю Вас в известность… Довожу до Вашего сведения…;
- от первого лица множественного числа, например:
Поздравляем… Поддерживаем… Одобряем… Мы получили Вашу телеграмму…
I. В зависимости от назначения письма в его вводной части могут быть использованы следующие общие формулировки:
- Прежде всего мы выражаем Вам свою благодарность за внимание, проявленное к нашему предложению относительно…
- Мы обращаемся к Вам в связи с поручением нашего общего делового партнера г-на…
- Обращаем Ваше внимание на то, что нами до сих пор не получен ответ на письмо от… за №…
- Приносим свои извинения за задержку с ответом на Ваше письмо от… за №… в связи с…
Выражения, подтверждающие получение письма, документов, товаров и т. п.:
- Мы получили ваши письма от …
- Ваше письмо от… за №… нами получено и…
- Сообщаем вам, что мы (своевременно) получили ваше письмо от …
- Подтверждаем получение + существительное в родительном падеже (… спецификаций на…)
- C благодарностью подтверждаем… (…получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению…)
- Завод «Прогресс» подтверждает… (…условия поставки оборудования…)
Выражение благодарности:
- Благодарим вас за + существительное в винительном падеже (…ваше письмо)
- Мы вам очень благодарны за + существительное в винительном падеже (…ваш своевременный ответ)
- Мы были бы вам очень признательны (благодарны), если бы вы + глагол (…прислали нам ваш прейскурант)
Выражения, объясняющие мотивы:
- В порядке оказания технической помощи…
- В связи с тяжелым положением…
- В связи с проведением совместных работ…
- В соответствии с письмом заказчика…
- В соответствии с протоколом…
- В целях усиления охраны государственного имущества…
- В ответ на вашу просьбу…
- В подтверждение нашего телефонного разговора…
- В подтверждение нашей договоренности…
- Ссылаясь на + существительное в винительном падеже (…вашу телеграмму от 13 июля, заказываем…)
- На основании + существительное в родительном падеже (…Торгового соглашения между…)
- В ответ на + существительное в винительном падеже (…ваш запрос от 20 января 2009 г. предлагаем…)
О входящей корреспонденции в 2017 году читайте подробнее по ссылке.
II. В основной части письма могут быть использованы следующие формулировки:
- Ваше предыдущее письмо создает хорошие предпосылки для развития взаимовыгодных отношений наших организаций в вопросах…
- Учитывая содержание предложений, поступивших от Вас ранее, мы полагаем целесообразным конкретизировать их в проекте соглашения о…
- Суть нашего предложения заключается в следующем…
- В подтверждение провозглашаемых намерений продолжить наше сотрудничество мы обращаемся к руководству Вашей компании со следующим взаимовыгодным предложением…
- Целью предполагаемого соглашения является совместное осуществление…
- Согласно плану поставок продукции на … квартал … года наша организация обязалась…
- В настоящее время наша организация располагает возможностью оказать своим деловым партнерам комплексные услуги по…
Интерпретация собственной позиции:
- Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам.
- Нам представляется оправданным…
- Участие специалистов Вашей организации в реализации совместного проекта представляется нам крайне желательным по следующим причинам…
- В рамках заключенного ранее соглашения мы считали бы полезным организовать встречу представителей наших организаций для…
- Тем не менее мы считаем своим долгом вновь обратиться к Вам с предложением о…
- Мы искренне надеемся, что непредвиденный перерыв в наших контактах не повлияет на состояние делового партнерства между нашими организациями…
- В связи с изложенным мы имеем честь обратиться к руководству Вашей компании со следующим деловым предложением…
- Мы не можем поставить вам…
Интерпретация действий другой стороны:
- Совершенно необъяснимо, почему ваш завод задерживает высылку пресс-форм…
- Данные вами обещания не выполняются. Такая задержка может привести…
Заключительная часть письма должна логически следовать за основной частью и здесь могут быть использованы такие формулировки как:
- Мы искренне надеемся, что представленное в настоящем письме предложение о сотрудничестве вызовет у Вас интерес…
- Мы надеемся, что, располагая указанной информацией о порядке…
- Предлагая своим деловым партнерам комплексные услуги, наше предприятие исходит из того, что при подобном подходе…
- Полагаем, что теперь Вам стали лучше понятны наши доводы в пользу…
- Мы будем рады узнать Ваше мнение по поводу изложенных выше предложений о деловом сотрудничестве и надеемся на получение от Вас ответа по существу данного вопроса…
- Пользуясь случаем, мы хотели бы еще раз обратить Ваше внимание на финансовый аспект высказанного предложения…
- Руководство организации выражает свою готовность рассмотреть Ваш ответ незамедлительно после его получения…
- Мы ожидаем от Вас обстоятельного и, по возможности, скорого ответа…
- Мы рассчитываем на проявление с Вашей стороны конструктивного и взвешенного подхода к решению данного вопроса…
Выражение просьбы:
- Просим… (…проверить ход выполнения работ…; …выслать в наш адрес более подробную информацию…; …принять меры…)
- Прошу… (…сообщить данные о производительности…)
Отправка документов или материальных ценностей:
- Направляем… (…чертежи сборки машин…)
- Высылаем…(…подписанный с нашей стороны договор…)
- Посылаем… ( …интересующую Вас документацию заказной бандеролью…)
Напоминание:
- Напоминаем, что… (…по плану совместных работ вы должны…; …в соответствии с… вы должны… )
- Напоминаем Вам, что… (…Ваша задолженность по оплате составляет…; …срок представления рукописи истекает…)
Извещение:
- Сообщаем, что… (…к сожалению, не можем вам выслать…; …задержка в отгрузке произошла в связи с…)
- Ставим Вас в известность, что… (…руководство завода приняло решение…; …ваше предложение принято… )
Гарантия:
- Оплату… ; Качество изделий…; Сроки выполнения… (…гарантируем… )
Предложение:
- Мы можем предложить вам… (…автоматизированную систему управления в счет взаимных поставок на 2009 г. …)
- Предлагаем вам… (…приобрести… на комиссионных началах…)
- Мы можем рекомендовать вам… (…подрядчика, который гарантирует выполнение указанной работы в период с … по…)
Приглашение:
- Приглашаем… (…представителя вашего предприятия посетить…; …Вас принять участие в обсуждении проекта…)
- Просим принять участие (…в обсуждении проблемы…)
Отказ и отклонение предложения (проекта):
- Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам…
- Присланный вами проект … не может быть утвержден нами по следующим причинам: …
Заключительные слова:
- Убедительно просим вас не задерживать ответ…
- Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку)…
- Надеемся, что наша просьба будет выполнена
Формула вежливости. Заключительная часть
Заключительные фразы письма так же значимы, как и начальные. В деловом письме, как и вообще в бизнесе, не бывает мелочей или незначащих деталей. Завершение письма всегда связано с обозначением перспектив (сотрудничества, деловых отношений, проекта, решения вопроса и пр.). Заключительные фразы письма особенно важны для закрепления положительных эмоций, которые должны поддерживать нормальное деловое общение. Именно поэтому последние фразы должны выражать надежду, уверенность, радость, одобрение, признательность, например:
С наилучшими пожеланиями…
С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество…
Всегда рады оказать Вам услугу…
Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения.
С интересом ждем от Вас новых предложений.
Мы уверены, что недоразумение будет улажено в ближайшее время и т. п.
Пожелание может быть высказано прямо, а может быть и завуалировано, дано в подтексте:
Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примете участие в…
В этой части письма применимы формы, связанные с акцентированием внимания адресата на основное содержание письма, например:
«Убедительно просим вас не задерживать ответ… » или «Надеемся, что наша просьба будет выполнена».
После этой записи уместно просто подписать письмо, указав свою должность и фамилию.
В ряде случаев заключительная часть письма имеет нейтральную форму «Искренне Ваш (подпись)» или «С уважением (подпись)».
Слова С уважением пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю.
При использовании этих (и подобных им) коротких форм в тексте письма часто применяют графическое выделение: слова С уважением пишут на одной строке, должность, фамилию и подпись адресанта размещают под ними на следующей строке.
Если в начале письма была использована форма «Уважаемый…», то завершать письмо формой «С уважением…» не следует. Такая двойная «уважительность», согласитесь, звучит нелепо. И здесь лучше использовать любую другую приемлемую форму из рассмотренных выше.
www.sekretariat.ru