В связи с служебной необходимостью
В данной статье мы поговорим о том, как правильно составляется служебная записка. Также вы найдете здесь образец такого документа, который станет наглядным примером при самостоятельном написании служебной записки.
Целью составления служебной записки является ведение переписки между различными структурными подразделениями предприятия.
«с» или «со»
Иными словами, это коммуникация на горизонтальном уровне в случаях, когда решить тот или иной вопрос не получается разрешить при помощи устного обращения, а факт взаимоотношений между разными отделами должен быть задокументирован. Служебная записка может быть адресована на имя начальника или же конкретного специалиста другого отдела. Информирование руководителя более высокого уровня производится в докладной записке, хотя, по сути, оба эти документа практически идентичны.
Служебная записка, как правило, является внутренним документом. Обращения же в другие организации таким образом производятся крайне редко, при этом они оформляются на бланке письма.
Как составить служебную записку
Написание служебной записки должно быть связано с вопросами деятельности, которая находится в ведении структурного подразделения, причем нет необходимости в обращении к вышестоящему руководству.
Писать служебную записку начинают с того, что освещают сложившуюся ситуацию, а также поясняют, на основании каких причин или событий составляется данный документ. Затем необходимо изложить непосредственную просьбу или же перечислить действия, которые автор записки полагает необходимыми. Ниже мы предложим вашему вниманию образец служебной записки, где также будет приведен перечень обязательных элементов такого документа.
Подпись в служебной записке ставит ее составитель. Нередко документ подписывает начальник отдела, а специалист указывается в качестве исполнителя, что обозначается в конце документа, слева в его нижнем углу, как и в деловом письме.
Если это необходимо, документ также может быть завизирован заинтересованными лицами. В таком случае визы необходимо ставить на последнем листе прямо под подписью. Виза должна включать подпись, фамилию и инициалы, а также дату. Кроме того, может быть добавлена расшифровка должности визирующего лица.
Чтобы при необходимости у сотрудников организации была возможность делать ссылки на определенный документ, служебные записки лучше всего регистрировать, для чего проставляется порядковый номер и дата документа. Если на предприятии не практикуется ведение документооборота в электронном виде, то упростить процесс можно следующим образом. Не обязательно дополнительно заводить специальный журнал для служебных записок. Гораздо целесообразнее будет выделить на жестком диске компьютера определенную папку, в которую можно поочередно помещать служебные записки, каждую под следующим порядковым номером. Таким способом легко создается база служебных записок организации в электронном виде. Это не только быстро и просто, но также и очень удобно, так как найти нужный документ можно без особого труда.
Образец служебной записки
| ОТДЕЛ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА | Начальнику отдела безопасности |
| А.И. Степанченко | |
| СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА | |
28.03.2014 № 02-19/23 | |
| На № | |
| О выходе на работу в выходной день |
В связи со служебной необходимостью (подготовкой к проведению внеплановой проверки 01.04.2014) прошу Вас разрешить вход в здание 31.03.2014 специалисту внутреннего аудита Самохвалову Илье Михайловичу.
| Начальник отдела | Е.Я. Тихонова |
Служебная записка с примером ответа на запрос
| ПЛАНОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ | Начальнику отдела бухгалтерского учета |
| К.С. Мартыновой | |
| СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА | |
| 19.08.2014 № 06-19/72 | |
| На № 04-17/125 от 14.08.2014 | |
| О представлении списка сотрудников | |
| для участия в тренинге |
Представляем список сотрудников отдела для участия в тренинге, проводимом ЗАО «Инновационные решения» по программе «Обучение работе с СЭД Оптимум» с представлением ее функциональных возможностей:
- Хвалынская Д.П. – начальник отдела
- Крамарова С.Т. – заместитель начальника отдела
- Филиппова А.Е. – ведущий специалист
- Галяева Ф.А. – старший специалист
| Начальник отдела | Д.П. Хвалынская |
Еще один пример оформления служебной записки
| ОТДЕЛ ЗАКУПОК | Начальнику отдела информационных технологий |
| Р.О. Дмитриеву | |
| СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА | |
| 09.2014 № 08-27/64 | |
| На № | |
| О проверке работоспособности сетевого принтера |
С 21.09.2014 в работе сетевого принтера, закрепленного за кабинетом №3 отдела закупок, происходят постоянные сбои при печати сброшюрованных документов. Просим Вам провести диагностику указанного сетевого принтера и устранить возникшие неисправности.
| Начальник отдела | Ю.С. Креммер |
Мы надеемся, что предложенные примеры служебных записок будут полезны вам, и вы будете смело использовать их в своей повседневной работе.
Консультация юриста
Статья 30. Временное замещение иной должности гражданской службы. 1.
в связи со служебной необходимостью
В случае служебной необходимости представитель нанимателя имеет право переводить гражданского служащего на срок до одного месяца на не обусловленную служебным контрактом должность гражданской службы в том же государственном органе с оплатой труда по временно замещаемой должности гражданской службы, но не ниже установленного ранее размера оплаты труда. Такой перевод допускается для предотвращения катастрофы, производственной аварии или устранения последствий катастрофы, производственной аварии или стихийного бедствия, для предотвращения несчастных случаев, временной приостановки профессиональной служебной деятельности по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера, уничтожения или порчи имущества, а также для замещения временно отсутствующего гражданского служащего. При этом гражданский служащий не может быть переведен на иную должность гражданской службы, противопоказанную ему по состоянию здоровья.
2. Продолжительность перевода для замещения временно отсутствующего гражданского служащего не может превышать один месяц в течение календарного года.
3. По соглашению сторон служебного контракта представитель нанимателя вправе назначить гражданского служащего на не обусловленную служебным контрактом должность гражданской службы, ранее замещаемую временно отсутствующим гражданским служащим, в том числе более высокой группы должностей, с установлением должностного оклада по временно замещаемой должности гражданской службы, но не ниже должностного оклада по ранее замещаемой должности гражданской службы, выплатой установленных по временно замещаемой должности гражданской службы надбавок и предоставлением государственных социальных гарантий.
1. Данная статья закрепляет основания и порядок временных переводов по инициативе представителя нанимателя. Она фактически воспроизводит соответствующую норму ТК РФ, предусматривая возможность таких переводов в случае «служебной необходимости». По своему содержанию понятие «служебная необходимость» идентично традиционному для трудового законодательства понятию «производственная необходимость».
Служебная необходимость охватывает так называемые форс-мажорные обстоятельства, которые носят чрезвычайный характер. Так, гражданский служащий может быть переведен, в том числе и без его согласия, на другую должность сроком до одного месяца, если это необходимо для предотвращения катастрофы, производственной аварии или устранения последствий катастрофы, производственной аварии или стихийного бедствия либо для предотвращения несчастных случаев.
Временный перевод допускается во избежание временной приостановки профессиональной служебной деятельности по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера, а также уничтожения или порчи имущества.
Наконец, такие переводы возможны для замещения временно отсутствующего гражданского служащего.
Комментируемый Закон запрещает переводить гражданского служащего на иную должность гражданской службы, противопоказанную ему по состоянию здоровья.
При переводе на нижеоплачиваемую должность оплата труда гражданского служащего должна осуществляться по ранее замещаемой должности. Если же должность, на которую переводится гражданский служащий, предполагает более высокий размер оплаты труда, то оплата труда такого гражданского служащего должна производиться по временно замещаемой должности. Некоторые сложности в практике применения этой нормы могут возникнуть в случае временного перевода гражданского служащего на должности гражданской службы, по которым установлен особый порядок оплаты труда, в зависимости от показателей эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности. Как нам представляется, в этом случае оплата труда гражданского служащего должна производиться в соответствии с указанными показателями, но во всех случаях не ниже оплаты труда по ранее замещаемой должности.
3. Новеллой комментируемого Закона является предусмотренный ч. 3 данной статьи перевод гражданского служащего на не обусловленную служебным контрактом должность гражданской службы, ранее замещаемую временно отсутствующим гражданским служащим. Временно отсутствующим считается гражданский служащий, за которым сохраняется замещаемая им должность гражданской службы на период такого отсутствия. Так, согласно общим правилам трудового законодательства замещаемая должность должна сохраняться за беременной женщиной на период отпуска по беременности и родам, а также за лицами, осуществляющими уход за малолетним ребенком на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им трех лет и т.п. Помимо этих общих случаев временного отсутствия работника комментируемый Закон предусматривает специальные правила, согласно которым служебный контракт с гражданским служащим может быть приостановлен, в том числе в случаях его временного отсутствия (см. комментарий к ст. 39).
По соглашению сторон на такую должность может быть назначен другой гражданский служащий, с которым заключается срочный служебный контракт (см. комментарий к ст. 25).
Срочный служебный контракт с переведенным гражданским служащим прекращается с выходом на службу временно отсутствующего гражданского служащего.
Вернутся в раздел Комментарии к законам
В связи со служебной необходимостью, подтвержденной соответствующими документами, работник учреждения отзывается из отпуска и направляется в служебную командировку.
В связи со служебной необходимостью
При этом он вылетает в место командирования из места его нахождения в отпуске и возвращается (после завершения служебного задания) из нее туда, откуда вылетел в командировку. Вправе ли учреждение в этой ситуации в целях исчисления налога на прибыль учесть расходы на приобретение проездного документа для проезда работника к месту командирования и обратно?
Согласно положениям ст.168 ТК РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать ему, в частности, расходы на проезд. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Командировочные затраты при исчислении налога на прибыль относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом к командировочным расходам предъявляются общие для всех расходов требования об их экономической обоснованности и документальном подтверждении, предусмотренные п. 1 ст. 252 НК РФ.
Таким образом, при отзыве в связи со служебной необходимостью работника учреждения из отпуска и направлении его в место командирования из места нахождения в отпуске, а по окончании командировки — возвращении обратно в место проведения отпуска, с учетом обоснованности расходов, учитываемых в целях гл. 25 НК РФ, учреждение вправе включить в состав прочих расходов расходы на проезд работника из места проведения отпуска к месту командировки и обратно к месту проведения отпуска.
Аналогичную точку зрения по данному вопросу высказал Минфин (Письмо от 16.08.2010 N 03-03-06/1/545).
С. Крючков,
ведущий советник Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики Минфина РФ
1 октября 2011 г.
«Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение», N 10, октябрь 2011 г.
« Назад
28.12.2016 18:53
Авторская колонка Елены Кожемякиной, управляющего партнера юридической фирмы BLS.
Некоторые сотрудники периодически отправляются по заданию в другой город или регион. Но где они находятся в это время: в командировке или служебной поездке? Практика показывает, что путаница в определениях действительно существует.
Командировка и служебная поездка: разграничение понятий
Согласно закону, командировкой считается направление человека по заданию на определенный срок вне места постоянной работы. Со служебными поездками сложнее. Причина трудностей в том, что они в ТК РФ не регламентированы. Ст. 166 ТК РФ лишь объясняет, что такие поездки сотрудников, имеющих разъездной характер работы, командировками не являются.
На практике служебная поездка означает, что исполнение трудовых обязанностей связано с регулярными выездами в определенных границах. В первую очередь они относятся к тем, кто много трудится «в поле». Это, например, курьеры, страховые агенты, медицинские представители, супервайзеры. Но они зачастую хотят считать свои передвижения командировками. А вот законодательные пробелы и отсутствие нужных документов могут создать работодателям совсем ненужные риски.
Во-первых, это управленческий риск. Разъездные сотрудники периодически просят признать служебные поездки командировками, компенсировав расходы в соответствии с законом. Очевидно, что управлять сотрудниками, если поездки не регламентированы, намного сложнее. Во-вторых, это судебный риск. Не добившись цели, работник может обратиться в суд с требованием возместить расходы. Наконец, сложности с возмещением из Фонда социального страхования РФ. Если в корпоративных документах не прописаны возможные несчастные случаи во время служебных поездок, будет сложно доказать связь происшествия с производством и получить положенные выплаты из ФСС для пострадавших работников.
Отметим, что служебные поездки могут быть для работодателей более удобными. Прежде всего, платить сотрудникам во время поездок надо в соответствии с окладом, а не по среднему заработку. Суточные платятся только, если человеку придется ночевать вне дома. Кроме того, не надо запрашивать письменное согласие сотрудника с семейными узами и готовить приказ о направлении в каждую поездку. Да и в табеле она обозначается обычными рабочими днями, избавляя вас от лишних хлопот. Но чтобы оценить эти выгоды, надо все четко регламентировать.
Оформление документов
Прежде всего, проверьте внутренние нормативные акты, в которых описан порядок организаций поездок. Мы рекомендуем оформить «Положение о разъездном характере работы» и прописать в нем:
- Перечень работ, профессий и должностей с разъездным характером работы. Наличие списка – обязательное требование, в соответствии с ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ.
- Порядок планирования и согласования поездок с руководителем. Еженедельные или ежемесячные планы работы сотрудника позволят контролировать поездки и привлекать к ответственности за несогласованные передвижения.
- Предпочтительные и альтернативные виды транспорта. В зависимости от расстояния или транспортной доступности можно указать различные варианты (корпоративный, общественный), чтобы избежать необоснованных расходов и снизить риск аварий.
- Особенности взаимодействия и способы связи работника с руководителем во время поездки для контроля или учета рабочего времени (если отсутствует геолокация).
- Срок и порядок предоставления отчета о служебной поездке.
Также мы рекомендуем детализировать в Положении некоторые особенности поездок:
- Разъездной характер работы и работа в пути – разные понятия. Ваш сотрудник не трудится пока движется автомобиль, а просто перемещается между точками своей работы, и данный нюанс лучше задокументировать.
- Расстояние, не входящее в рабочее время, например, «170 км является временем до работы в пути». Если расстояние больше, превышение включается в рабочее время.
- Лимиты и перечень расходов, порядок согласования и компенсаций, документы для подтверждения затрат.
- Порядок определения возможности ежедневного возврата домой и расходов по найму жилья.
- Суточные при поездках на несколько дней.
В трудовом договоре разъездного сотрудника обязательно надо указать характер работы в соответствии со ст. 57 ТК РФ и определить территорию или расстояние. Например, «работнику устанавливается разъездной характер работы. Служебные поездки осуществляются по г. Москве и Московской области». Поездки на большее расстояние или за пределы региона будут считаться командировкой.
Четкость указанной территории имеет одно важное назначение. При несчастном случае в дороге и внеплановой проверке ГИТ надо будет доказать, что происшествие связано с производством. Если вы это докажете, сотрудник или его родственники получат все положенные льготы и компенсации из ФСС.
Страна Советов
Нетрудно догадаться, что Фонд старается не признавать подобные случаи производственными и не выплачивать компенсации. Поэтому наличие всех документов, полностью и правильно заполненных, – это защита и вас, и ваших сотрудников.
В завершении обратим внимание на одну деталь. Многие думают, что разъездной сотрудник по умолчанию является дистанционным. Но это не так. Если у вашего регионального представителя разъездной характер работы, но договор о дистанционном труде не заключен, вам придется:
- предоставлять человеку стационарное рабочее место, а, значит, открывать представительство в регионе, даже если его нет;
- проводить специальную оценку условий труда;
- решать вопрос, как обмениваться документами с сотрудником. Согласно ТК РФ, с дистанционными сотрудниками возможен электронный документооборот, а с обычными – нет.
Поэтому мы рекомендуем вам заключать с региональными разъездными представителями договоры о дистанционном труде, что существенно облегчит вам текущую работу.
Так или иначе деловой визит в другой город или регион – важнейшее событие. Он должен быть средством развития бизнеса, а не дополнительным риском. Значит, организовать его надо правильно. И тогда вы сможете правильно оформлять документы и уверенно отвечать на вопросы сотрудников, инспекторов ГИТ и суда, если до него дойдет дело.
Копирование и любая переработка материалов с сайта neohr.ru запрещены
Комментарии
Комментариев пока нет
Журналы РОД «За права военнослужащих» > > 2005 г. > № 12
С.В.
Образец служебной записки
Шанхаев. Некоторые вопросы перевода военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, к новому месту службы
В данной статье хотелось бы проанализировать те основания, которые реализуются по инициативе командования, так как в практике наиболее часто возникают различные вопросы относительно применения таких оснований перевода военнослужащих.
В частности, автор остановится на вопросах, связанных с переводом военнослужащих к новому месту службы по служебной необходимости, в порядке продвижения по службе и в связи с плановой заменой.
1. Пункт 2 ст. 15 Положения предусматривает, что военнослужащий, проходящий военную службу по контракту, может быть переведен к новому месту службы по служебной необходимости с назначением на равную воинскую должность.
Перевод данного военнослужащего к новому месту военной службы с назначением на равную воинскую должность производится без его согласия, за исключением следующих случаев:
а) при невозможности прохождения военной службы в местности, куда он переводится, в соответствии с заключением военно-врачебной комиссии;
б) при невозможности проживания членов семьи военнослужащего (жена, муж, дети в возрасте до 18 лет, дети-учащиеся в возрасте до 23 лет, дети-инвалиды, а также иные лица, состоящие на иждивении военнослужащего и проживающие совместно с ним) в местности, куда он переводится, в соответствии с заключением военно-врачебной комиссии;
в) при необходимости постоянного ухода за проживающими отдельно отцом, матерью, родным братом, родной сестрой, дедушкой, бабушкой или усыновителем, не находящимися на полном государственном обеспечении и нуждающимися в соответствии с заключением органа государственной службы медико-социальной экспертизы по их месту жительства в постоянном постороннем уходе (помощи, надзоре).
В теории и практике возникает вопрос толкования словосочетания «служебная необходимость». В действующем законодательстве о порядке прохождения военной службы нет легального определения данного понятия.
Что такое «служебная необходимость», каковы критерии «служебной необходимости» и кем они определяются?
В соответствии с Русским толковым словарем необходимость есть «невозможность обойтись без чего-либо».
Служебная необходимость представляет собой объективно возникающие обстоятельства, с которыми законодательство о порядке прохождения военной службы связывает наступление определенных правовых последствий по изменению служебно-правового положения военнослужащих, в частности по перемещению военнослужащих из одной воинской части в другую.
Непосредственно из формулировки рассматриваемого основания перевода следует, что он правомерен постольку, поскольку необходимость в нем имеет служебный характер, вызвана интересами службы.
Причем то, что такая необходимость существует реально, следует из соответствующего акта органа военного управления, например директивы. С учетом этого переводом по служебной необходимости может быть признан, в частности, перевод в целях укомплектования воинских должностей в формируемой воинской части или соединении, перевод при передислокации всей воинской части и соответственно всего личного состава части.
1234567Группа: № 12
Категория: Журналы РОД «За права военнослужащих»
Еще статьи по теме
berkutgun.ru
Шпаргалка делопроизводителя : Как написать служебную записку
| Служебная записка |
Служебная записка — это внутренний документ для обмена информацией в организации.
Служебная записка, так же как и докладная записка, носит информационный характер — структурные подразделения обмениваются с помощью нее какой-либо информацией. Она служит и для того, чтобы дать официальное указание другому отделу с помощью наложенной на нее резолюции руководителя.
Образец служебной записки>>
Оформление служебной записки
Текст служебной записки мы начинаем с объяснения причин, которые явились основанием для составления документа.В связи с выходом из строя принтера
В связи со служебной необходимостью
В связи с истечением срока исполнения документа.
Затем излагаем саму просьбу или предлагаем действия, которые необходимо будет совершить.
Просим закупить папки
Просим заменить компьютер
Просим предоставить информацию.
Примеры служебной записки:
На основании указания руководителя просим предоставить информацию о заключенных государственных контрактах за октябрь 2015 года до 24.12.2015.
В связи с выходом из строя принтера № XZ-4345, просим произвести его ремонт или заменить на другой в кратчайшие сроки.
Если же «служебкой» нужно просто довести информацию, то сразу начинаем со слов: «доводим до Вашего сведения» и излагаем факты.
Доводим до Вашего сведения, что с письмом № 03/6784 от 04.11.2015 отдел маркетинга ознакомлен. Лист ознакомления прилагается.
Служебная записка подписывается начальником структурного подразделения. Если нужны визы согласования других начальников структурных подразделений, то они следуют за подписью начальника.
Порядок согласования документов>>Служебные записки могут регистрироваться и доводиться до адресата как в электронном виде, так и на бумажном носителе. В электронном виде это делать гораздо удобнее и быстрее. Это экономит время на подписание, визирование и доведение служебной записки до исполнителя.
Как согласовать документы в электронном виде>>
Оформление служебной записки на бланке>>
www.docdelo.ru
в связи со служебной необходимостью
Прошу вас в связи с производственной необходимостью
В разделе Работа, Карьера на вопрос Как грамотно сформулировать служебную записку??? заданный автором Ларочка лучший ответ это Пишешь в верхнем правом углу: на имя кого -такому-то от такой-то
Ниже в середине-Служебная записка
Прошу вас предоставить мне доступ к интернет ресурсам в связи с тем обстоятельством, что мне необходимо для продуктивной работы сделать то-то и то-то (тут пишешь причины для чего тебе это нужно)
Внизу слева число, справа подпись
Привет! Вот подборка тем с ответами на Ваш вопрос: Как грамотно сформулировать служебную записку???
Ответ от Европейский[гуру]
Такому то, такому то. В связи с производственной необходимостью, просим Вас открыть доступ к интернет ресурсам.
Вроде того.
Ответ от Правосознание[гуру]
Уважаемый (начальник ИТ отдела) ,
В связи с производственной необходимостью (можно указать какой) , прошу Вашего указания на открытие доступа к интернет ресурсам (иногда требуется написать к каким)
Ответ от Просмотреть[гуру]
В произвольной форме но с деловым стилем написания
Ответ от Ёветлана С.[гуру]
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Об обеспечении доступа к интернет-ресурсам
Довожу до Вашего сведения, что в отделе продаж сложилась потребность с обеспечением сотрудников доступа к интернету. Для поиска клиентов и для общения с ними данный доуступ крайне необходим.
Такое положение серьезным образом складывается на качестве и оперативности выполнения задач отдела, так как сотрудники не в состоянии в полной мере обеспечивать необходимый уровень оперативности, получать и отправлять электронную почту, качественно готовить документы.
Прошу Вас оказать помощь в разрешении вопроса обеспечения отдела доступа к инетрнет-ресурсам.
Ответ от 2 ответа[гуру]
Привет! Вот еще темы с нужными ответами:
Ответить на вопрос:
22oa.ru
Образец служебной записки | Делопроизводство
Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку. И раз статья помещена в тему «образцы документов», то вы всегда можете рассчитывать получить образец. Во второй части последует пример оформления служебной записки.
Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями (коммуникация на горизонтальном уровне), когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке (но по сути почти то же самое).
Как правило, служебная записка – это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике. Обычно любые обращения в иные организации оформляются на бланке письма.
Как написать служебную записку
Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.
Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).
Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).
В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.
Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер), чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так. Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала. Просто целесообразно выделить область на жестком диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под следующим порядковым номером. Получается база в электронном виде служебных записок отдела за год. Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал.
Образец служебной записки
ОБЩИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела безопасности
В.Г. Куроедову
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
14.10.2014 № 01-20/47
На №
О выходе на работу в выходной день
В связи с производственной необходимостью (подготовкой к проведению расширенного совещания 20.10.2014) прошу Вас разрешить вход в здание 18.10.2014 специалисту общего отдела Захоржевской Лидии Олеговне.
Начальник отдела Т.Ф. Хлопушко
Служебная записка – пример ответа на запрос
ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела информационных технологий
В.Д. Ганьшиной
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
24.11.2014 № 05-24/96
На № 02-18/304@ от 16.11.2014
О представлении списка работников
для участия в семинаре
Представляем список работников отдела для участия в семинаре, проводимом ООО «АПИ Коммуникатор» по программе «Эффективное использование СПС ГРАНИТ» с представлением ее функциональных возможностей:
1. Скрипка Р.С. – заместитель начальника отдела
2. Подушкин Е.П. – ведущий специалист
3. Струйка К.Н. – старший специалист
Начальник отдела В.Н. Загодайкин
Еще пример оформления служебной записки
ОТДЕЛ ПРОДАЖ Начальнику отдела информатизации
Т.С. Гейдрих
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
18.12.2014 № 09-21/59
На №
О проверке работоспособности ПК
С 05.12.2014 в закрепленном за специалистом отдела Сихарулидзе А.Г. персональном компьютере регулярно происходят сбои при его включении. Просим Вас провести диагностику указанного компьютера на предмет устранения неисправностей.
Начальник отдела А.Н. Попугай
Надеюсь, что приведенные образцы служебных записок окажутся полезными для применения в работе.
Евгения Полоса
*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.
Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:
К записи 1400 комментариев
delo-ved.ru
Пример служебной записки на замену компьютера
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА _______ N _________ о замене компьютеров
В отделе кадров компании в настоящее время используются четыре компьютера 2001 г. выпуска, которые физически изношены и морально устарели.
В связи с расширением сферы деятельности компании объем работы по кадровому делопроизводству резко возрос, для эффективной информационной поддержки деятельности отдела кадров просим разрешить приобретение пяти новых компьютеров для замены используемых.
Ваш персональный гид в мире документов
Как написать служебную записку
Служебная записка — это внутренний документ для обмена информацией в организации.
Служебная записка, так же как и докладная записка, носит информационный характер — структурные подразделения обмениваются с помощью нее какой-либо информацией. Она служит и для того, чтобы дать официальное указание другому отделу с помощью наложенной на нее резолюции руководителя.
Текст служебной записки мы начинаем с объяснения причин , которые явились основанием для составления документа.
В связи с выходом из строя принтера
В связи со служебной необходимостью
В связи с истечением срока исполнения документа.
Затем излагаем саму просьбу или предлагаем действия, которые необходимо будет совершить.
Просим закупить папки
Просим заменить компьютер
Просим предоставить информацию.
Примеры служебной записки:
На основании указания руководителя просим предоставить информацию о заключенных государственных контрактах за октябрь 2015 года до 24.12.2015.
В связи с выходом из строя принтера № XZ-4345, просим произвести его ремонт или заменить на другой в кратчайшие сроки.
Если же «служебкой» нужно просто довести информацию , то сразу начинаем со слов: «доводим до Вашего сведения» и излагаем факты.
Доводим до Вашего сведения, что с письмом № 03/6784 от 04.11.2015 отдел маркетинга ознакомлен. Лист ознакомления прилагается.
Служебная записка подписывается начальником структурного подразделения. Если нужны визы согласования других начальников структурных подразделений, то они следуют за подписью начальника.
Служебные записки могут регистрироваться и доводиться до адресата как в электронном виде, так и на бумажном носителе. В электронном виде это делать гораздо удобнее и быстрее. Это экономит время на подписание, визирование и доведение служебной записки до исполнителя.
Отправить комментарий
Читаем статью автора блога- 7 главных дел секретаря в конце года в журнале «Справочник секретаря».
Читаем статью автора блога — Что важно знать о сроках исполнения документов?в журнале «Справочник секретаря».
Читаем статью автора блога — Как правильно согласовать проект документа в журнале «Справочник секретаря».
Вы уверены, что разбираетесь в делопроизводстве?
Получайте новые статьи на электронную почту. Вступайте в клуб знатоков делопроизводства!
kleotur.info
Образец служебной записки. Как написать служебную записку
Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.
Примеры служебных записок:
Кто может писать служебную записку
Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки .docСкачать образец заполнения служебной записки .doc
Для чего нужна служебная записка
Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.
В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.
Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.
Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).
Основные правила написания служебной записки
Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.
Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения
- о наименовании предприятия,
- дате ее составления,
- сотруднике, который пишет записку,
- должностном лице, к которому она направляется.
Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.
Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.
После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.
Инструкция по написанию служебной записки
Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.
- В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
- Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
- После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
- Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.
- В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.
Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме
Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:
- Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
- Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
- Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
- Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
- Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.
Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.
В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.
Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.
assistentus.ru
Служебная записка образец 2018
Служебная записка, образец которой вы найдете в материалах статьи, является важной частью внутреннего документооборота компании. Наряду с докладными и объяснительными записками, а также разного рода справками, служебные записки являются основанием для оперативного реагирования и принятия своевременных и эффективных управленческих решений.
Из статьи вы узнаете:
Чем образец написания служебной записки отличается от иных внутренних документов
На практике довольно часто можно столкнуться с тем, что исполнители не совсем понимают разницу между теми внутренними документами, с помощью которых осуществляется взаимодействие между должностными лицами, подразделениями, сотрудниками и руководством. 
Часто документу, имеющему конкретное назначение, структуру и содержание, может присваиваться разные наименования: информационная, докладная или служебная записка, отчет, справка и пр. При этом образец оформления и написания служебной записки, если придерживаться установленной классификации, имеет существенные отличия от требований написания и оформления докладной записки и других видов документов.
Каждый вид документов, используемых во внутреннем документообороте, имеет свое предназначение и может носить инициативный, информационный или, например, отчетный характер. Так, справка может содержать какие либо оперативные или статистические данные, актуальную информацию служебного, биографического характера. Она не является инициативным документом, побуждающим адресата к принятию решений или действий. Она составляется, как правило, по распоряжению непосредственного руководителя.
Что касается докладной записки и образца написания служебной записки, определение этих вдов внутренних документов дается в Кратком словаре видов и разновидностей документов, который был разработан в 1974 году Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА. Согласно этому словарю:
Докладная записка — документ, в котором изложен какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Его адресатом является руководитель;
Служебная записка — содержит информацию о выполнении какой либо работы. Ее направляет одно должностное лицо в адрес другого должностного лица.
Читайте по теме в электронном журнале
В каких случаях потребуется написать служебную записку образец 2018
Вне зависимости от специфики организационной и производственной деятельности предприятия, численности его штата, образец написания служебной записки используется для принятия оперативных управленческих решений. Она является напоминанием и информирует должностное лицо о необходимости выполнения каких-либо действий.
Так, например, руководителю отдела потребуется составить образец служебной записки на премирование в адрес руководителя предприятия, чтобы тот включил наиболее отличившихся сотрудников подразделения в общий список на получение премии.
Служебная записка на премирование сотрудника образец представлена ниже.
В соответствии с трудовым законодательством, факт несоблюдения работником трудовой дисциплины и принятие решения о взыскании оформляются на основании образца служебной записки о нарушениях, написанной руководителем проштрафившегося сотрудника. Процедура оформления дисциплинарного взыскания строго регламентирована. Нарушение этого регламента может стать причиной того, что взыскание работник сможет оспорить и отменить через суд. Поэтому особенно важно, чтобы и содержание и образец оформления служебной записки соответствовали установленным требованиям.
Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>
Также служебная записка на перенос отпуска образец может потребоваться, когда изменение сроков ежегодно предоставляемого отпуска вызван производственной необходимостью. В этом случае руководитель подразделения должен заручиться письменным согласием работника на такой перенос и написать служебную записку на имя руководителя о необходимости внесения корректировок в график отпусков.
Обратите внимание! Изменения в график отпусков вносятся на основании соответствующего приказа, основанием для которого, в свою очередь, служит служебная записка.
Образцы служебных записок на приобретение также может потребоваться оформить, когда нужно будет пополнить запасы канцелярских принадлежностей, сырья, материалов, комплектующих, запчастей. Служебной запиской можно проинформировать руководителя другого подразделения, например, службы охраны, о том, что сотрудники будут работать сверхурочно или выйдут на работу в выходной или праздничный день.
Таким образом, образцы служебных записок на сотрудника оформляются, когда речь идет о его награждении или наказании, переносе отпуска, изменении в графике работы. То есть, поводов для их оформления довольно много. Но, поскольку служебная записка в таких случаях становится юридически значимым документом, на основании которого принимаются кадровые и финансовые вопросы, к ее оформлению и содержанию предъявляются определенные требования.
Читайте также:
Как написать служебную записку образец 2018
Поскольку служебная записка относится к категории деловых бумаг и является внутренним документом, ее оформление должно соответствовать действующему до 1 июля 2018 года ГОСТ Р 6.30-2003. С июля в действие вступит новый государственный стандарт, но его положения не изменяют правила оформления.
Это означает, что служебная записка, образец оформляется на обычном стандартном листе писчей бумаги формата А4. Официальный бланк организации в этом случае использовать нет необходимости. Ее текст может быть написан от руки или оформлен в электронном виде, с соблюдением установленных стандартом отступов и полей.
Требования к образцу написания служебной записки также общие. Она должна состоять из адресной и информативной части. При необходимости, под информативной частью указывают сведения о наличии приложений, количестве их экземпляров и количестве листов в каждом из приложений.
Форма служебной записки образец не предполагает никаких выводов и инициатив. Текст информативной части должен быть изложен кратко и логично, без эмоциональной окраски. В нем указываются только факты, не следует приводить никаких оценочных суждений. При необходимости, необходимо указать повод и причины для написания документа, а также дать ссылки на внутренние локальные нормативные акты предприятия, федеральное законодательство, иные правовые акты.
Служебная записка образец 2018 должна быть не только правильно оформлена, но и иметь все необходимые реквизиты, гарантирующие ее юридическую значимость. Это сугубо внутренний документ, о чем свидетельствует его наименование. Поэтому количество обязательных реквизитов ограничено.
Справка
К реквизитам служебной записки относятся:
- должность, фамилия, имя и отчество адресата записки;
- должность, фамилия, имя и отчество составителя документа;
- входящий регистрационный номер;
- дата и место составления;
- наименование типа документа;
- подпись, дата и расшифровка подписи составителя.
Утверждать или согласовывать служебную записку, в соответствии с образцом оформления не нужно. Необходимо зарегистрировать документ в канцелярии и проставить на нем и его дубликате, который останется на руках составителя, регистрационный номер. Это нужно для того, чтобы у составителя имелось подтверждение своевременного оповещения о факте или проблеме других заинтересованных лиц в случае конфликта или трудового спора.
Составитель должен четко помнить, что этот тип документов применяется только при горизонтальном взаимодействии должностных лиц. В случае, когда адресатом документа является вышестоящее должностное лицо, его необходимо именовать «Докладной запиской».
Рекомендуем включить служебную записку образец 2018 в альбом с образцами других документов, используемых в документообороте предприятия. Это позволит исполнителям иметь под рукой примеры правильного написания и оформления всех типовых деловых бумаг: писем, докладных и служебных записок, отчетов, актов и пр.
Читайте также:
www.sekretariat.ru