Внесение записи в трудовую книжку – Правила внесения записей в трудовую книжку

• Актуально
• Анонсы
• Архивное хранение
• Больничные
• Бухгалтерия в кадрах
• Военнослужащие
• Воинский учет
• Гарантии и компенсации
• Госслужба
• Делопроизводство
• Договоры
• Документооборот
• Должностные инструкции
• Законодательство
• Инвалиды
• Иностранные работники
• Инструкции по охране труда
• Интервью
• Кадровики советуют

clubtk.ru

инструкция по ведению кадрового учета, правила внесения записи в трудовую книжку, сроки, исправления и образец заполнения

Трудовая книжка является документом, который информирует всех заинтересованных лиц о местах и сферах работы человека. Поэтому крайне важно соблюдать все правила внесения записей в трудовую книжку работника в отношении мест работы и образования. Кроме того, очень важно правильно отмечать в трудовой книжке основания, согласно которым человек был уволен с предприятия или переведен на другую должность.

Законодательная база

Правила внесения записей в трудовую книжку регулируются различными правовыми нормативными актами. К ним относятся следующие документы:

• Трудовой кодекс РФ: 66-я статья – «О понятии трудовой книжки и ее содержании», 83-я статья – расторжение трудового контракта по обстоятельствам, которые не зависят от волеизъявления сторон, 192-я и 193-я статьи – применение дисциплинарных взысканий и их запись в книжку.
• Постановление Правительства № 225 о правилах хранения и ведения книжек о трудовой деятельности (далее — Правила).
• Постановление Министерства по труду № 69 о требованиях к заполнению различных документов (далее — Инструкция).
• Письмо от Роструда № 656-6-0, раскрывающее ответственность за ненадлежащее хранение трудовых книжек.
• Кодекс административных правонарушений: статья 5.27, рассматривающая ответственность за несоблюдение норм законодательства в сфере труда (в том числе в отношении трудовых книжек).

Указанные акты в той или иной мере регулируют правила внесения записей в трудовую книжку. Их должны четко выполнять работники кадровых служб предприятий и организаций.

Общие требования к ведению книжек о трудовой деятельности

Порядок внесения записей в трудовую книжку определен в большей степени в Постановлениях Правительства и Министерства по труду № 225 и 69 соответственно. Согласно указанным актам, есть несколько требований, касающихся заполнения и хранения рассматриваемого типа документов.

Правила внесения записей в трудовую книжку должны отвечать следующим требованиям:

• Все данные о работнике вносятся в документ на основании изданного работодателем приказа или распоряжения в течение недели с момента издания акта соответствующей формы. Если речь идет об увольнении сотрудника, датой внесения записи в трудовую книжку является день увольнения.
• Все записи о трудовой деятельности, вносимые в книжку, должны соответствовать в точности тексту изданного для этого приказа или распоряжения.
• Сроки для внесения записи в трудовую книжку указываются цифрами арабского типа (двузначные – для числа и месяца, четырехзначные — для обозначения года).

• Делать какие-то сокращения в процессе внесения различных записей в документ категорически запрещено. Неверным образцом внесения записи в трудовую книжку может служить следующий пример: «пр. от 01.01.01 № 001-ок». Правильно надо записывать «приказ от 01.01.2001 № 001-ок».
• Записи любого характера вносятся в трудовую книжку на языке, являющемся государственным для России, – на русском. Исключения составляют случаи, когда речь идет о какой-либо республике, входящей в состав Федерации, если их государственный язык отличается от русского. В этом случае организация-работодатель вправе вносить записи на обоих языках, согласно шестому пункту правил хранения и ведения книжек о трудовой деятельности. В связи с тем, что ни законодательного закрепления особенностей оформления трудовых книжек и внесения записей, ни образца не представлено, действуют правила заполнения на русском языке.
• Каждая запись, которая вносится в книжку о трудовой деятельности, должна быть составлена при условии ознакомления с ней сотрудника под роспись. Расписываться необходимо в личной карточке формы Т-2, в которой информация дублируется. Указанная карточка составляется и заполняется, в соответствии с Постановлением № 1 Госкомстата от 5 января 2004 года, утверждающим унифицированную форму первичной документации учета и оплаты труда (образец оформления трудовых книжек и внесения записей дан ниже).

Существуют случаи, когда информация по разным причинам не вносится в книжку о трудовой деятельности, то есть имеет место фиксация пропущенных данных. Если внесение исправлений в документ российским законодательством допускается, а порядок этих действий закреплен третьим разделом Правил, то в отношении восстановления не вписанных (пропущенных) сведений нормативных правил и требований нет.

Согласно двадцать седьмому пункту Правил, выявленные ошибки устраняются тем работодателем, который их допустил. Законодательство допускает, что исправления может внести нынешний руководитель сотрудника при наличии документа от бывшего начальника, который допустил ошибку. При внесении соответствующей записи необходимо указать реквизиты документа, в котором отражены данные, не внесенные в документ.

Перечень вносимых сведений

Правильное внесение записи в трудовую книжку подразумевает соблюдение принятых норм заполнения документа такого типа. Занесению подлежат следующие сведения:

• Первая графа (заголовок «Номер записи») – проставляется порядковый номер соответствующих фиксируемых данных.
• Вторая графа (заголовок «Дата») – записывается число, месяц и год внесения соответствующих фиксируемых данных.
• Третья графа (заголовок «Сведения о работе») – вносится запись о назначении на должность или принятии на работу с указанием конкретного структурного подразделения, профессии и специальности. Также записывается наименование (полное) предприятия и сокращенное название (при наличии) в соответствии с уставными документами.
• Четвертая графа (заголовок «Наименование, номер и дата документа, являющегося основой для внесения записи») – записываются реквизиты приказа, на основании которого делается соответствующая пометка в трудовой книжке.

Если имеет место внесение записи в трудовую книжку об образовании, эти сведения указываются выше данных о приеме на работу.

Сведения, вносимые в документ при приеме и переводе

Правила занесения соответствующих сведений в рассматриваемый документ включают обязанность работодателя по внесению основных данных в документ и соблюдению порядка их создания. Указанные нормы определяют не только фиксацию рабочих перестановочных моментов, но и внесение записей в трудовую книжку об образовании.

Главное требование для записи соответствующих данных в документ – соблюдение срока для фиксации необходимых сведений. Срок внесения записи в трудовую книжку составляет не более пяти дней.

Особенности фиксации информации заключаются в следующем:

1. В третьей графе (сведения о работе) – должны записываться данные о названии и организационно-правовой форме предприятия. Если у организации имеется сокращенное наименование, оно должно указываться здесь же в скобках. Сокращенное название должно соответствовать уставным документам (например, если сокращенное название организации указывается без кавычек, в трудовой книжке необходимо его записывать так же). В некоторых случаях организации с большим штатом применяют штамп, на котором оттеснено полное и сокращенное название предприятия. Законодательством это допускается.
2. В первой графе (номер соответствующей записи) записывается номер по порядку. Главным требованием к его фиксации является то, что запись должна располагаться напротив пустых клеток под названием (то есть номер проставляется не напротив названия учреждения, а на строке с будущим содержанием сведений).
3. Во второй графе (дата) – указывается число, месяц и год внесения соответствующей записи. Каждое число записывается в отдельной подграфе, согласно правилам, установленным законодательством.
4. В третьей графе (сведения о работе) – вносится запись о назначении или принятии на работу. Указывается не только должность, профессия и специальность, но и вид трудовой деятельности (основная или совместитель). Во втором случае имеет место внесение записи о совместительстве в трудовую книжку.
5. В четвертой графе (наименование, номер и дата документа, являющегося основой для внесения записи) фиксируются основные данные об изданном приказе (дата, номер и название).

Пример внесения записи в трудовую книжку: Иванов И. И. принят в ООО «Комфортные условия жизни» на должность секретаря руководителя, что зафиксировано в приказе о приеме на работу от 01.12.2017 № 312-ок. Нужно внести указанные сведения в рабочий документ Иванова И. И.

Внесение записей в трудовую книжку о специальности, должности и профессии осуществляется в соответствии с тем, как указанные сведения записаны в штатном расписании. Эта бумага является неотъемлемым документом в любой организации.

В некоторых случаях федеральным законодательством определены должности, специальности и профессии, которые сопровождаются предоставлением определенных льгот. В этом случае внесение записи для оформления трудовой книжки осуществляется в соответствии с квалификационными требованиями, указанными в соответствующих документах, утвержденных российским правительством.

Требования квалификационного характера зафиксированы в следующих правовых нормативных актах:

1. Единый справочник тарифно-квалификационного типа в отношении профессий и работ, которые были утверждены ранее в различных постановлениях Секретариата ВЦСПС и Госкомтруда в СССР. Единый документ был утвержден общим постановлением Секретариата ВЦСПС и Госкомтруда в СССР № 31/3-30 от тридцать первого января 1985 года.
2. Справочник квалификационного типа по должностям руководителей, служащих и специалистов № 37, который был утвержден постановлением Министерства труда двадцать первого августа 1998 года.

Если внесение записей в трудовую книжку совместителей и основных работников не будет соответствовать указанным требованиям, впоследствии у сотрудника могут появиться проблемы с назначением пенсии. Это касается спорных моментов о зачете определенных периодов работы, связанных с вредными трудовыми условиями, которые могут возникнуть из-за отсутствия зафиксированной должности в соответствующих списках.

Различия в понятиях «профессия» и «должность»

Чаще всего проблема внесения ошибочной записи в трудовую книжку связана с непонимание кадровыми сотрудниками различий в понятиях «профессия» и «должность». На практике такие неточности вызывают трудности с дальнейшим расчетом трудового стажа и других показателей.

Если с внесением записи в трудовую книжку об увольнении проблем обычно не возникает, то при трудоустройстве часто допускаются ошибки типа «принят на должность юрист», но это не должность, а профессия (должность – юрисконсульт). В данном случае правильнее будет указать «принят юристом» или «принят на должность юрисконсульт».

В некоторых случаях эти два понятия совпадают, но чаще всего они являются разными. Для разграничения необходимо иметь под рукой вышеуказанные единые справочники по должностям и профессиям. Также полезным правовым нормативным актом будет Общероссийский классификатор должностей, профессий и разрядов (тарифных) № 367. Указанный ОКПДТР утвержден Постановлением государственного стандарта России от двадцать шестого декабря 1994 года.

Изучение сего документа позволит избежать проблем при внесении записей в трудовую книжку, издании распоряжений приказов и заключении трудовых контрактов.

Различия в понятиях «принят» и «назначен»

Еще одним проблемным моментом является неверное употребление слов «назначен» и «принят».

Суть данного разграничения состоит в том, что понятие назначения на должность применяется в случаях, когда это необходимо и предусмотрено правовыми нормативными актами или локальными документами организации (положением или уставом). Например, назначить можно руководителя филиала или представительства конкретного предприятия. В остальных случаях применение термина «назначить на какую-либо должность» применять неправомерно.

Также серьезной ошибкой при употреблении указанных слов является то, что кадровые работники их не склоняют при трудоустройстве женщин. Правильное употребление в отношении сотрудников женского пола будет «назначена» и «принята».

В некоторых случаях сотрудники отдела кадров при внесении записи в трудовую книжку о совместительстве или приеме на основную работу не употребляют ни одно из вышеперечисленных слов, указывая в содержании текста «зачислен», что в корне неверно, так как слова с данной семантикой употребляется, только если речь идет о поступлении в учебное заведение.

Следующей ошибкой семантического типа является указание формы договора в содержании приказа, отраженном в трудовой книжке. Например, указание на срок действия договора (если он срочный) или подпись «срочный договор». Такая запись должна содержаться в приказе о приеме на работу, но не в трудовой. Это обусловлено тем, что при внесении записи в трудовую книжку об увольнении будет понятно, что договор был срочным.

Также частой ошибкой семантико-стилистического типа является указание на назначение испытательного срока при трудоустройстве. Эта информация не подлежит фиксации в трудовой книжке, так как она является лишней для такого типа документа.

Несмотря на точные указания в инструкции, определяющей содержание текста при внесении записей в трудовую книжку, многие сотрудники, занимающиеся заполнениями трудовых документов, допускают ошибки и недочеты.

Действия с трудовыми книжками старого образца

Часто у работодателей при приеме на работу возникает вопрос, что делать, если сотрудник хочет устроиться на предприятие, имея на руках трудовую книжку старой формы. В этом случае кадровые работники должны ориентироваться на Постановление Правительства Российской Федерации № 225, изданное 16 апреля 2003 года в отношении книжек о трудовой деятельности. Этот документ во втором пункте определяет, что новые образцы трудовых книжек применяются с первого января 2004 года.

Если работник трудоустраивается с документом старого образца, он является действительным и замене не подлежит. Книжки о трудовой деятельности были введены в действие в конце семидесятых годов двадцатого века. Поэтому указанное правило действует для работников, которые были трудоустроены на первое место работы до конца 2013 года.

Когда трудовая книжка старой формы закончится, оформляется вкладыш в нее. При этом вкладыш печатается на новой форме бланка.

Перечень сведений, вносимых при перемещении

При перемещении работника в рамках одного предприятия кадровые работники обязаны фиксировать это в книжке о трудовой деятельности.

В трудовую книжку могут вноситься следующие типы записей:

• Присвоение нового разряда, категории или класса.
• Перевод сотрудника на другую работу постоянного характера без смены работодателя.
• Изменение наименования организации.
• Изменение наименования профессия или должности, изменение названия структурного отдела.
• Время воинской службы.
• Время обучения при повышении квалификации, на курсах и так далее.

Сведения, вносимые в книжку в процессе трудовой деятельности сотрудника

С момента принятия человека на работу и до момента его увольнения может осуществлять внесение изменений в записи трудовой книжки или каких-либо промежуточных действий по кадровому перемещению работника в рамках одного предприятия.

В книжку о трудовой деятельности может вноситься целый ряд записей.

Присвоение нового разряда, категории или класса. Работодателем выносится распоряжение или приказ, на основании которого вносится соответствующая запись по правилам пункта 3.1. Инструкции. Например: «Иванова И.И. работает юрисконсультом 2 категории в ООО «Комфортные условия жизни». Приказом от 30.12.2017 № 533-ок ей присвоена 1 категория, о чем внесена соответствующая запись в трудовую книжку Ивановой И.И.»

Таким же образом отмечаются иные продвижения работника по службе, получение дополнительных профессий, специальностей, повышения квалификации и так далее. Например, может быть сделана следующая запись: «Юрисконсульт 1 категории Иванова И.И., работающая в ООО «Комфортные условия жизни», получила вторую профессию – делопроизводитель с присвоением 2 категории».

Перевод сотрудника на другую работу постоянного характера без смены работодателя. Такая запись совершается в том случае, когда по нормам первой части 72.1 статьи Трудового кодекса осуществляется перемещение внутри организации. Такой перевод осуществляется в трех случаях: изменение трудовой рабочей функции, изменение структурного отдела, одновременное изменение функции и подразделения.

В случае изменения трудовых функций сотрудника возможно изменение профессии, должности или специальности, а также поручение другого типа работы. Примером такого перемещения может служить повышение в должности. Например: «Юрисконсульт Иванов И.И. переведен на освободившуюся должность начальника отдела».

Изменение структурного отдела (подразделения). Подразумевает перевод в другой отдел в той же должности и с теми же должностными обязанностями. Например: «Бухгалтер расчетной группы ООО «Комфортные условия жизни» Иванов И.И. переведен в отдел по работе со сторонними организациями на должность, аналогичную занимаемой».

Одновременное изменение функции и подразделения подразумевает перемещение внутри организации между отделами со сменой должности. Например: «Иванов И.И. принят на работу в отдел эксплуатации ООО «Комфортные условия жизни» на должность водителя. В дальнейшем он был переведен в юридический отдел на должность юрисконсульта».

При временном переводе на другую должность в книжке о трудовой деятельности это не фиксируется. Некоторые ошибочно полагают, что все перемещения (даже незначительные) должны отмечаться в трудовой, а несоблюдение этого правила в дальнейшем влечет за собой внесение пропущенных записей в трудовую книжку. Это в корне неверно. Например, если юрисконсульт Иванов И. И. в период отпуска начальника юридического отдела назначается исполняющим его обязанности, это заносится в личное дело на основании приказа, но не фиксируется в книжке о трудовой деятельности.

Если различные изменения в работе сотрудника (изменение уровня зарплаты, смена трудового режима, перемещение на другое место работы или в другое отделение в том же районе, смена места выполнения рабочих действий и так далее) не влекут за собой изменение трудовых функций сотрудника, они не являются переводом, поэтому не вызывают необходимости вносить изменения в рассматриваемый в статье документ.

Изменение наименования организации

В этом случае вносить запись в книжку о трудовой деятельности обязательно. В противном случае у будущих работодателей и пенсионного отдела могут возникнуть сомнения относительно правомерности включения указанного периода работы в данной организации в рабочий стаж. Например, работник принят в ООО «Юридическая компания «Успех»», а уволен из ООО «Юридическая компания «Комфортные условия жизни».

Такая ситуация может повлечь за собой необходимость поиска и предоставления документов, которые могут подтвердить факт и период работы человека в указанных организациях и факт перехода одной организации в другую. Такими документами могут служить справки с работы или из государственных архивов и так далее.

Примером внесения записи в книжку о трудовой деятельности в подобных случаях может служить следующая запись: «ООО «Юридическая компания «Успех»» с 01.01.2016 переименована в ООО «Юридическая компания «Комфортные условия жизни»». Такая запись может вноситься вручную или с помощью штампа с соответствующим оттиском.

В последней графе фиксируется распоряжение, приказ или другой тип решения работодателя о переименовании, а также его реквизиты (номер и дата). Если запись вносится с помощью штампа с тиснением, необходимо, чтобы размер записи на штампе полностью помещался в третьей графе и не затрагивал четвертую. Иначе запись будет признана некорректной.

Если смена названия не сопровождается сменой организационно-правовой формы, расторгать трудовые отношения с сотрудниками не нужно. Если же изменяется организационно-правовая форма, тогда имеет место появление нового юридического лица. В этом случае перевод осуществляется путем увольнения из одной организации и приема в другую. Тогда в трудовую книжку вносится запись об увольнении и приеме на другую работу.

Заявление о внесении записи в трудовую книжку писать не нужно, если только работником не было обнаружено, что какая-то запись пропущена. Чаще всего пропускаются данные о получаемом ранее образовании. В этом случае производится внесение пропущенной записи в трудовую книжку. Образец выглядит просто. Запись делается под последними внесенными в трудовую книжку данными. Проставляется порядковый номер, число. Пишется содержание пропущенной информации. Проставляется номер документа (например, приказа), на основании которого производится данная корректировка. Если работник предоставил выписку с прежнего места работы, указывается ее номер и данные того, кто эту выписку заверил. Как правило, это руководитель прежнего предприятия, на котором не была внесена соответствующая запись.

Изменение наименования профессии или должности, изменение названия структурного отдела

В таких случаях запись вносится аналогично другим случаям на основании распоряжения или приказа работодателя, а также на основании других документов.

Время воинской службы

Согласно положениям федерального закона № 53 от 28 марта 1998 года, регулирующего особенности прохождения военной службы и осуществления воинской обязанности. Сюда же включается время службы в ОВД, в службе МЧС противопожарного направления, органах и учреждениях уголовно-исполнительного типа, органах полиции в сфере налогов, таможне, органах наркоконтроля.

Время обучения на повышение квалификации, курсах

Примером может служить следующая запись: «Юрисконсульт ООО «Комфортные условия жизни» Иванов И. И. был направлен работодателем на курсы по повышению квалификации в Российскую Академию профессиональной подготовки и повышения квалификационного уровня работников юридического направления по программе «Нововведения в законодательстве об авторском праве». После окончания обучения ему выдали свидетельство о повышения квалификационного уровня № 645 от 30.12.2017.

В некоторых случаях в трудовую книжку вносятся иные записи, если это установлено правовыми нормативными актам. Например, если гражданин был принят в организацию для выполнения работ исправительного типа без ограничения свободы, в книжку вносится запись о том, что данный трудовой период деятельности не включается в трудовой непрерывный стаж (22-й пункт Правил).

Внесение записей при реорганизации

Если имеет место реорганизация предприятия в форме присоединения, слияния, выделения, разделения или преобразования, при перемене собственника (например, перевод из муниципального в государственное ведение), а также смена подчиненности (подведомственности), необходимо вносить соответствующие записи в документ.

Первая часть семьдесят пятой статьи Трудового кодекса определяет, что при перемене собственника организационного имущества в течение трех месяцев допускается расторжение трудовых контрактов с определенным кругом работников. В этот круг на основании пятого пункта первой части восемьдесят первой статьи Трудового кодекса входят руководитель предприятия, заместители руководителя и главный бухгалтер. Расторжение трудовых соглашений с другими категориями сотрудников по инициативе нового собственника невозможно.

Согласно нормам пятой части семьдесят пятой статьи Трудового кодекса, если речь идет об изменении подчиненности или подведомственности, а также о реорганизации, трудовые контракты с сотрудниками расторжению по указанным основаниям не подлежат.

В любом из указанных случаев законодательство дает работнику право на расторжение рабочего контракта из-за отказа сотрудника от продолжения рабочей деятельности (на основании шестого пункта первой части семьдесят седьмой статьи Трудового кодекса РФ). Если работник не возражает работать у нового собственника, в его книжку о трудовой деятельности вносится запись, как при переименовании организации.

Если при смене собственника или по другим основаниям своевременно не была сделана соответствующая запись, сотрудниками службы кадров осуществляется внесение пропущенных записей в трудовую книжку.

Правильное заполнение трудовой книжки является гарантом того, что при расчете трудового непрерывного, страхового и общего типов стажа не возникнет вопросов и разногласий. Также отсутствие ошибок в заполнении книжки о трудовой деятельности позволит избежать проблем с Пенсионным фондом при обращении за назначением и начислением пенсии. Кроме того, правовой нормативный контроль за ведением и хранением указанных документов в случае выявления нарушений может привести к возникновению негативных последствий для руководителя и организации в целом.

fb.ru

Как внести недостающую или пропущенную запись в трудовую книжку

Для любого работника важен такой документ, как его рабочая книжка. Она несет в себе сведения, которые обязательно понадобятся при установлении стажа и начислении пенсии. Именно поэтому информация в данном документе должна быть полной и достоверной. Заполнение книжки от руки приводит зачастую к некоторым последствиям. Чтобы исправить что-то, нужно полагаться на правила и инструкции. Например, как внести недостающую запись в трудовую книжку? Такого рода вопрос очень распространен. Для ответа на него надо разобраться во всех аспектах, касающихся этого дела.

Заполнение трудовой книжки

Любой документ – это законно сделанные записи, утвержденные уполномоченным лицом. Заполнение трудовой так же ответственно. Для каждой информации в книжке есть специально отведенное место. Все разделы четко регламентируются Трудовым кодексом России.

Работа с трудовой начинается, когда соискатель приходит на работу в компанию. Руководитель, готовый взять человека на вакантную должность, запрашивает у кадрового работника (другого лица) бланк рабочей книжки. Впоследствии сотрудник выплачивает работодателю сумму за предоставленный документ.

В трудовой имеются разделы:

• личные данные}
• сведения о работе}
• сведения о награждениях.

Первоначально оформляется личная информация, которая включает:

• фамилию, имя, отчество}
• число, месяц, год рождения}
• образование, специальность, профессию.

В конце титульника необходимо поставить подпись владельца и сотрудника, заполняющего книжку. Также печатью подтверждается вся написанная информация.

Все основные аспекты регистрируются на следующих страницах трудовой:

• прием}
• увольнение}
• перевод}
• награждения и так далее.

Здесь есть специальные графы, где вносится фиксирование данных:

• номер}
• дата}
• наименование организации}
• сведения о работе (награждениях)}
• указание документа, являющегося основанием.

Желательно в данном документе не допускать ошибок, но зачастую неточности, недочеты, пропуски случаются в самых различных ситуациях.

Виды ошибок в рабочей книжке сотрудника

Существование и исправление допущенных ошибок прописано в правилах и инструкции. Какие виды ошибок могут допускать лица, заполняющие трудовую?

1. неправильное написание в титульнике}
2. неправильное написание на других страницах}
3. пропуск записи (забыли внести информацию).

На основной странице, где пишутся данные сотрудника, нельзя допускать ошибок, так как исправление такого рода неточностей исключено по закону. Когда руководитель или человек, уполномоченный на данные действия, совершает ошибку в титульнике, то бланк книжки можно считать испорченным. В связи с этим идет составление акта, на основании которого уничтожают незаконный документ. Сам акт хранится в специальном деле (папке) у лица, ответственного за данные процедуры. Далее выписывается новый бланк для сотрудника. Расходы на чистую трудовую покрывает работодатель.

Если на других страницах произошла ошибка при написании информации, то здесь закон разрешает вносить определенного вида изменения. Но зачеркивать записи нельзя (исключением является лишь исправление личных данных в связи с изменившимися обстоятельствами). Информация, зафиксированная неверно, должна быть признана недействительной. Это происходит путем внесения новой записи ниже. Нумерация всех написанных данных должна идти поочередно в любом случае. После записи о незаконности информации необходимо сделать верную запись по всем правилам.

Самое сложное бывает исправить ошибку, которая носит характер пропущенной записи:

• пропуск наименования организации}
• пропуск записи о переводе}
• пропуск записи о присвоении категории}
• пропуск записи, сделанной в другой организации, и другие.

В этих случаях, если человек пропустил определенную информацию, обязательно нужно сделать соответствующую запись в трудовой книжке.

Перевод сотрудника

Перевод сотрудника на другое место рабочей деятельности – это смена функциональных обязанностей и, возможно, должности. Перевод может быть внутреннего характера и внешнего. Внешним работник переводится в другую компанию, где руководителем является другой человек. Если же перевод внутренний, то он не выходит за рамки организации.

Увольнение происходит в первом случае. То есть для перехода из фирмы в фирму необходимо сделать все процедуры, в том числе и соответствующую запись в книжке работника. Здесь нужно обязательно написать причину увольнения, то есть перевод. Руководитель организации, где будет работать сотрудник, должен прислать письменный документ о желании принять к себе на службу человека. После совещания с данным специалистом при его согласии работодатель настоящей компании отсылает ответное подтверждение. Только после этого работнику оформляют увольнение в связи с переводом в другую фирму.

В случае внутреннего перевода необходимо сделать специальную запись о том, что специалист переходит в другое подразделение. Это является обязательным условием. Также сотруднику нужно дать согласие на данную процедуру. Здесь существуют условия, которые должны способствовать данным изменениям:

1. после прохождения плановой аттестации сотрудника повысили или понизили,
2. в связи с медицинским осмотром работнику необходимо сменить место работы,
3. изменение места работы в связи с переездом самого руководителя.

Такого рода переход сотрудника должен состояться сразу же после освобождения вакансии на предприятии. Конечно, работник вправе отказаться от перевода, но в этом случае существуют определенные статьи в ТК России, опираясь на которые, работодатель может его уволить. Также на один месяц работника могут перевести без его согласия в особых случаях.

Как внести пропущенную запись о переводе в трудовую книжку

Если при заполнении сведений о работе была упущена информация о переводе, а следующая запись датируется передним числом, то нельзя признавать предыдущие данные неверными (в связи с правильностью написания). Вполне законным способом является написание пропущенной информации ниже под всеми сделанными до этого записями.

Первая графа заполняется по правилам, то есть нумерация не сбивается в любом случае, ставится номер записи по порядку. Во второй графе необходимо указать число, месяц, год по факту (сегодняшняя дата). Дата перехода и начала работы на новом месте (должности) прописывается в третьей графе после слова «переведен». Затем пишется, куда и на какую должность было произведено действие перевода. Документ, который является основанием изменений, необходимо указать в последней графе (наименование, номер, дата).

Чтобы избежать неприятных последствий, сотруднику выдается определенная документация подтверждения стажа (справка, копии приказа и так далее).

Пропуск записи в другой организации

Если какая-либо информация была пропущена в трудовой работодателем, который является текущим, то исправление данной ошибки делается им же в этой фирме. Намного сложнее, если специалист работает в компании и при этом был замечен пропуск, который совершил другой руководитель.

Есть два способа исправления в трудовой книжке, когда пропущена запись, где задействованы две разные организации:

1. информацию фиксирует бывший работодатель при обращении к нему владельца книжки}
2. информацию фиксирует работодатель по факту, если был предъявлен соответствующий документ, утвержденный бывшим руководителем.

По закону в обоих случаях руководители компаний не могут отказать владельцу рабочей книжки, так как любая важная запись, касающаяся сведений о работе, должна быть зафиксирована в данном документе.

Точность и соотношение предъявленных документов, которые являются основанием для записей, – это главное условие подлинности приписанной ниже информации. Именно они будут доказательной базой, а показания очевидцев (в судебном разбирательстве) – всего лишь дополнение к указанному документу, если не произошло массовое уничтожение документации.

Фиксирование пропущенной информации происходит на основании закона. Утверждение данного рода записей делается подписью и печатью руководителя или лица, имеющего право на совершение таких действий.

hr-portal.ru

Внесение новых записей в трудовую книжку

Трудовая книга – рабочий паспорт, указывающий срок работы, стаж, образование и особенности трудовой деятельности каждого человека. Ее следует заполнять очень осторожно, чтобы не допустить ошибок. Занимаются процедурой заполнения специалисты из отдела кадров организации, куда вас берут на работу. Новые записи в трудовую книжку следует вписывать в соответствии с нормативно-правовыми документами, в которых прописаны правила ведения, заполнения и внесения исправлений.

Существуют свои особенности и нюансы заполнения и ведения трудовой книги, которые будут важны как работнику, так и кадровику. Сейчас вышли книжки нового образца, поэтому порядок их ведения несколько отличается.

Заполнение трудовой книжки

Каждая запись, которая вносится в трудовую книжку, должна быть написана полностью, без сокращения, иметь свой номер, дату внесения. В январе 2004 года вышло в исполнение Постановление №225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках». На основе этого правового документа в РФ стали выходить документы нового образца.

Согласно 9 пункту Правил хранения, ведения и заполнения трудовых книжек, оформление следует начинать с титульной страницы, куда вносятся следующие данные о работнике:

• ФИО (полностью)}
• дата рождения – вносится на основании паспортных данных и пишется на титульном листе}
• сведения об образовании}
• профессия и специальность – вносятся на основании дипломов и других документов об образовании. Если у человека нет профессионального образования, поле следует оставить пустым, поскольку его следует заполнять, основываясь на соответствующих документах, согласно разделу 2 Правил хранения и заполнения трудовых книг.

В трудовой книжке отмечаются все данные о приеме соискателя на работу, его переводах или увольнении. В случае расторжения трудового договора с работником в трудовую вписываются основания для увольнения. Также «рабочий паспорт» содержит сведения о поощрениях и наградах, полученных за успешную трудовую деятельность.

Правила оформления всех записей в трудовую книжку гласят, что записи вносятся строго на основании подтверждающих документов: приказов и распоряжений внутри организации.

Администрация организации подготавливает документы на случаи изменений трудового договора с работником: приказ об увольнении, распоряжение о переводе, приказ о вынесении поощрения или штрафа. Кстати, любые трудовые взыскания или штрафы не записываются в трудовую книгу.

Запись об увольнении вносится в день расторжения договора, все остальные учетные записи следует вписывать в трудовую книжку не позднее, чем через неделю после официального выхода распоряжения или приказа.

Нормативные документы, регулирующие оформление и ведение трудовых книг

Согласно Постановлению Госкомстата РФ №1, в котором говорится об унифицированных формах учетных документов, касающихся труда и оплаты, существуют такие формы учета кадров:

1. Приказ о приеме на работу №Т-1 и №Т-1а.
2. Личная карта сотрудника №Т-2.
3. Карта госслужащего №Т-2ГС и карта штатного расписания №Т-3.
4. Учетная карта работника науки или научно-педагогического направления №Т-4.
5. Перевод на другую работу на основании приказа №Т-5 и №Т-5а.
6. Расторжение трудового договора №Т-8 и №Т-8а для коллективного расторжения нескольких договоров о труде.
7. Поощрение сотрудника выносится по форме №Т-11 и №Т-11а.

Строго на основании приказа специалистами отдела кадров вносятся записи в трудовые книжки сотрудников. Одновременно происходит заполнение личной карты каждого работника. При приеме на работу, помимо этих документов, в бухгалтерии необходимо провести открытие счета на работника по форме №Т-54. Если речь идет о работе по совместительству, то при желании сотрудника в трудовую книжку можно внести данные о дополнительной работе. Это делается на основании документа, который подтверждает наличие работы по совместительству.

Каждая запись, которую вносят в трудовую книжку, должна доводиться до сведения работника под подпись. При первом заполнении работник должен на титульном листе поставить свою подпись, что является подтверждением правильности внесения записей. Также данные могут заверяться печатью отдела кадров. В целом порядок оформления трудовой книжки полностью отображен в нормативных документах, в соответствии с которыми производится каждая запись.

Правила оформления любой записи в трудовую книжку

В соответствии с пунктом 21 Правил ведения трудовых книг в «рабочий паспорт» сотрудника по месту работы на основании документов также вносят записи:

1. О периоде военной службы, службы в ОВД, налоговой, органах контроля за оборотом наркотиков и службе на таможне.
2. О периоде обучения на курсах повышения квалификации, переквалификации и подготовки.

В 2003 году Министерством труда РФ была утверждена Инструкция №69, в которой говорится о правилах заполнения трудовых книжек. На ее основании были разработаны все правила по ведению, заполнению и внесению исправлений в учетные записи. Согласно Инструкции, разработаны правила оформления трудовой книжки при приеме на работу.

Также бывают случаи, когда человек должен отбывать исправительные работы в целях наказания за административное нарушение, не предусматривающее лишение свободы. В таком случае необходимо в трудовую книгу внести запись о том, что в период с такого-то числа по такое-то трудовой стаж не засчитывается. Далее после отбывания административного наказания в трудовой книжке делается пометка о восстановлении непрерывного трудового стажа.

Любая запись, которая вносится в трудовую книжку, должна соответствовать Инструкции №69. Если необходимо сделать исправление на титульном листе, следует обратиться в отдел кадров с документами, на основании которых такие исправления являются правомерными, и на которые в дальнейшем будет делаться ссылка на внутренней стороне обложки. Необходимость в исправлении или дополнении необходима в случае:

• изменения фамилии}
• получения высшего образования}
• обнаружения ошибки.

Заполняем сведения о работе

Каждая трудовая книжка содержит раздел «Сведения о работе». В нем указывается название организации и его аббревиатура (если есть). Далее внизу происходит заполнение по графам. В первой графе ставится следующий порядковый номер, после предыдущей записи. Если трудовая книжка заполняется впервые, то под записью ставится номер 1.

Вторая графа содержит информацию о времени приема на работу. На основании приказа о найме сотрудника вносится дата. Третья графа отображает запись о назначении работника в определенное подразделение организации. Сюда вносится запись о полном наименовании должности, профессии, специальности и квалификации сотрудника. Согласно штатному расписанию отображаются все необходимые сведения.

Четвертая графа трудовой книжки содержит запись (номер и дата) о приказе, на основании которого человек был принят на работу. В случае присвоения в процессе трудовой деятельности нового разряда или категории это также следует отобразить в трудовой книжке в виде дополнения.

При устройстве на следующую работу вносится новая запись в трудовую книгу. Если же сотрудник остался работать на прежнем месте, а название организации поменялось, в отделе кадров в плановом порядке делают запись. В третьей графе сведений о работе пишут, что с такого-то числа организация носит новое название такое-то. В четвертой графе следует сделать ссылку на соответствующее подтверждающее распоряжение. Исправления в виде зачеркиваний предыдущей записи недопустимы.

hr-portal.ru

Внесение записей в трудовую книжку работника: правила и порядок оформления — образец

www.freshdoc.ru