15. Характеристика состава и область применения распорядительных документов; требования к их составлению и оформлению.
Распорядительные документы — это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.
В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:
— администрация предприятий, учреждений, организаций — приказы, инструкции, указания;
— кооперативные организации — решения;
— общественные организации — постановления, распоряжения.
Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.
К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, решения, постановления. Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов
Основанием для издания распорядительного документа может быть:
— необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
— необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.
Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления. С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые в условиях коллегиальности; документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.
Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа. Это изучение существа вопроса и подготовка проекта документа; согласование документа и его подписание.
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение, например, перечисляют факты, события, пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ, с указанием поисковых (ссылочных) данных. Констатирующая часть не обязательна, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами «постановляет» в коллегиальном постановлении, «решает» — в решении, «предлагаю» — в распоряжении, «приказываю» — в приказе. Слова «постановляет», «решает», «предлагаю», «приказываю» печатаются прописными буквами или строчными вразрядку, они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова в отдельной строке, начиная с левой границы поля. Затем с новой строки располагается текст распорядительной части. Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указывается исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. Последним пунктом в приказах, решениях, постановлениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указывается в самом документе.
Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), издаются в соответствующей форме (приказ, постановление и др.). Совместные распорядительные документы органов, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме «совместного решения», которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ.
Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация этот вопрос решает самостоятельно
Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами. Проекты документов, затрагивающие интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с ними. В случае разногласий к проекту прикладываются замечания или суть разногласий указывается в сопроводительном письме.
Процедуру составления и оформления распорядительного документа желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагаются последовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивает юридическую полноценность документа.
Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее * качество документа, -достаточная компетентность лиц, его готовящих. ; Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень),
Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное. подразделение может выступить с инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу.
studfiles.net
27. Понятие «унифицированная система документации». Характеристика унифицированной системы организационно-распорядительной документации
План: становление унифицированных систем документации как результат унификационных процессов; подсистемы УС ОРД и их назначение; состав организационно-правовой документации; связь между документами; документы распорядительного характера, принимаемые в условиях единоначалия и коллегиальности; состав информационно-справочных документов и их роль в организации управления.
Унификация – приведение чего-дибо к единой форме, системе, единообразию.
Основными целями унификации деловой документации являются: оптимизация количества деловых бумаг, находящихся в актуальном производстве; приведение форм к единому стандарту; повышение общего качества исполнения; увеличение скорости обработки; обеспечение формальной и содержательной совместимости различных групп документов, связанных типологически близкими управленческими функциями; оптимизации внедрения компьютерной обработки данных.
УСОРД (унифицированная система организационно-распорядительной документации)- унифицированная система документации, устанавливающая требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно — распорядительных задач управления.
К Организационно-правовым документам относятся: Устав — правовой акт, являющийся одним из учредительных документов, определяющим правовой статус организации, необходимым для ее государственной регистрации. Учредительный договор– организационно-правовой акт, обязательный для создания и функционирования юридического лица, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо. Положение об организации
Документы распорядительного характера — документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Основное назначение распорядительных документов- регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.
В организациях, действующих на основе единоначалия, когда вся полнота власти принадлежит одному лицу — руководителю, принимаемые решения фиксируются в— приказах, указаниях, распоряжениях. Деятельность организаций, работающих на основе коллегиальности, документируется постановлениями, решениями.Состав информационно-справочной документации: Акт — это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Объяснительная записка — документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы. По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержать выводов и предложений. А также – письмо, телеграмма, телефакс, заявление, протокол.
Общее назначение этих документов – доставлять в орган управления информацию о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения.
studfiles.net
2. Общая характеристика распорядительных документов. Делопроизводство на предприятии
Похожие главы из других работ:
Бланки документов: виды, характеристика. Состав реквизитов документа
I. Бланки документов: виды, характеристика
Бланк документа — это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации — авторе документа…
Видовой состав документации индивидуального предпринимателя
1.2 Виды распорядительных и учетных кадровых документов
Все документы, которые регулируют трудовые отношения у индивидуального предпринимателя, можно поделить на несколько групп. К одной из них относятся как раз локальные нормативные акты. Назовем их: правила внутреннего трудового распорядка (ст…
Влияние унификации документов на систему делопроизводства
Глава 1. Влияние унификации документов на систему делопроизводства: общая характеристика
…
Документирование деятельности кадровой службы ООО «ДПТ» и направления его совершенствования
2.2 Характеристика кадровых распорядительных документов
Основное назначение распорядительных документов в ООО «ДПТ» — регулирование и координация деятельности, позволяющие организации достигнуть поставленных целей и получать максимальный эффект от своей деятельности…
Документирование деятельности кадровой службы ООО «ДПТ» и направления его совершенствования
2.3 Характеристика кадровых учетных документов
Руководство любой организации, независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов…
Документирование распорядительной деятельности
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО УПРАВЛЕНИЮ ПЕРСОНАЛОМ В ОРГАНИЗАЦИИ
…
Методы управления
3.2 Процедура издания распорядительных документов
Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений — приказов, указаний, распоряжений — включает следующие стадии Кудряев, В.А., Организация работы с документами [Текст] : учебник / В.А. Кудряев. — Изд…
Методы управления
4 Особенности организационно-распорядительных документов предприятия
Главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Иными словами, для того, чтобы разработать и ввести их в действие…
Основные организационно-правовые документы организации
1. Общая характеристика организационно-правовых документов
К организационно — правовым документам относятся: устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органов, регламенты работы аппарата управления (руководства)…
Оформление организационно-распорядительных документов
2. Оформление организационно-распорядительных документов
…
Процесс документального обеспечения в менеджменте и его роль для эффективного управления
1.3 Характеристика основных типов документов
Принято выделять несколько групп (видов) документов, работа с которыми обязательна для любого предприятия: 1. директивные, информационно-инструктивные и информационно-методические материалы государственных органов власти и управления…
Процесс документального обеспечения в менеджменте и его роль для эффективного управления
1.4 Общая характеристика кадровых документов
В любой организации должен быть составлен и утвержден для внутреннего пользования ряд кадровых документов, наличие которых предусмотрено действующим законодательством…
Разработка методов оценки управленческого персонала (на примере Отделения Федерального казначейства Таймырского Долгано-Ненецкого района Управления федерального казначейства по Красноярскому Краю)
2.1 Общая характеристика организации и ее концептуальных документов в области управления персоналом
Отделение федерального казначейства ТМДНР Управления федерального казначейства по Красноярскому краю входит в единую централизованную систему органов федерального казначейства…
Современные требования к оформлению организационно-распорядительных документов
1.3. Реквизиты организационно-распорядительных документов
Каждый документ состоит из отдельных, составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название документа и т.д.). Реквизит является законченным информационным элементом, т.е…
Унификация и стандартизация управленческой документации
3. Реквизиты организационно-распорядительных документов
Каждый документ состоит из отдельных, составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название документа и т.д.). Реквизит является законченным информационным элементом, т.е…
manager.bobrodobro.ru