Заранее спасибо как пишется в деловом письме – «Заранее благодарю» Как пишется в деловом письме

Содержание

Как пишется «заранее спасибо», а также «заранее благодарю»

 

«ЗАРАНЕЕ СПАСИБО», а также «ЗАРАНЕЕ БЛАГОДАРЮ» пишется в два слова. Ошибутся те, кто посчитает, что «за» — это предлог и захотят написать его отдельно от «ранее».

 

Нас с детства учили быть вежливыми: благодарить самим и говорить «пожалуйста», когда благодарят нас. Мы, не задумываясь, произносим СПАСИБО и это в рамках нормального общения. Но если сами не услышим СПАСИБО, то сразу это заметим и посчитаем человека, которому оказали услугу, неблагодарным.

 

А вот заранее благодарить нас не учили. И правильно делали.

В деловой переписке фразы «ЗАРАНЕЕ СПАСИБО»и «ЗАРАНЕЕ БЛАГОДАРЕН» использовать не рекомендуется. Благодарить заранее адресата нельзя.

 

Это относится к культуре речи и деловой этике. Но уж если мы рассматриваем как пишется эта фраза и аналогичные ей «

ЗАРАНЕЕ БЛАГОДАРЮ» и «ЗАРАНЕЕ БЛАГОДАРЕН», то лучше сразу определиться насколько она уместна, и если случаи, когда ее можно и даже нужно написать.

 

Согласитесь, что заранее «благодаря» вы в некоторой степени принуждаете человека уступить, «давите» на него, принуждаете выполнить вашу просьбу.

 

Это не только деловой этике не соответствует, но и действует как психологический прием в повседневной жизни, как принуждение сделать что-то такое, на что, вы, как минимум, не готовы.

Не будем драматизировать! Разве подействует на наше сознание, привыкшее к маркетинговому прессингу, подобный призыв:

  • «Покупайте лекарства только в нашей аптеке. Заранее благодарны!».

 

Разберем в конце примеры и найдем варианты, когда вполне допустимым будет поблагодарить человека заранее — может в шуточной форме, может в дружеской переписке. А пока разберем, с какими частями речи имеем дело.

 

СПАСИБО. В нашем случае, когда выражается благодарность, «спасибо» – это междометие. «Спасибо» бывает и другими частями речи. К примеру, «Спасибо в карман не положишь» – здесь оно имя существительное.

 

ЗАРАНЕЕ. Это наречие. Образовалось оно от прилагательного «ранний» при помощи приставки «за». Правило правописания наречий, образованных приставочным способом от прилагательных, гласит, что пишутся такие наречия слитно.

 

Примеры.

 

  • «Конечно, мы будем рады если вы нас встретите. Заранее спасибо».
  • «Информация ценная, брат. Не сомневаюсь, найду в ней нужные сведения и заранее благодарю».
  • «Заранее спасибо всем, кто понял, что нашей вины здесь нет, так уж сложились обстоятельства».
  • «Мог и не говорить про подарок. Я просто уверена, что он мне понравится. Заранее спасибо».
  • «Я не знаю, как вы узнали о моей беде и, конечно, не в моем случае отказываться от помощи, какой бы она не была. Заранее спасибо».

 

Смотрите, как лаконично вписались «заблаговременные благодарности» в эти предложения.

Значит «жить» этим сочетаниям слов – «ЗАРАНЕЕ СПАСИБО», «ЗАРАНЕЕ БЛАГОДАРЮ», «ЗАРАНЕЕ БЛАГОДАРЕН».

ruslitfak.ru

«Заранее спасибо» пишется слитно или раздельно, с запятой или без?

В сло­во­со­че­та­нии «зара­нее спа­си­бо» сло­во «зара­нее» пишет­ся слит­но с при­став­кой за-, а меж­ду сло­ва­ми, его состав­ля­ю­щи­ми, в пись­мен­ной речи запя­тая не ста­вит­ся.

В дело­вой пере­пис­ке, в лич­ном пись­ме прось­бу о помо­щи или об ока­за­нии какой-либо услу­ги в кон­це напе­ча­тан­но­го (напи­сан­но­го) тек­ста часто завер­ша­ют рас­хо­жей фра­зой, выра­жа­ю­щей бла­го­дар­ность, — «зара­нее спа­си­бо».

Как пишет­ся пра­виль­но «зара­нее спа­си­бо» или «за ранее спа­си­бо«, слит­но или раз­дель­но? Разберемся в этом, выяс­нив, что это сло­во­со­че­та­ние скла­ды­ва­ет­ся из двух слов, при­над­ле­жа­щих к раз­ным частям речи.

Правописание наречия «заранее»

Слово «зара­нее»  в рас­смат­ри­ва­е­мом выра­же­нии обо­зна­ча­ет вре­мен­ной про­ме­жу­ток и отве­ча­ет на вопрос: когда? По этим грам­ма­ти­че­ским при­зна­кам мож­но понять, что это сло­во явля­ет­ся само­сто­я­тель­ной частью речи наре­чи­ем. Оно обра­зо­ва­но от сло­ва той же части речи с помо­щью при­став­ки, но в нача­ле сло­во­об­ра­зо­ва­ния было одно­ко­рен­ное при­ла­га­тель­ное:

  • ран­ний — рано, ранее;
  • ранее — заранее.

Изучив при­ста­воч­ный спо­соб обра­зо­ва­ние это­го сло­ва, дела­ем вывод, что рас­смат­ри­ва­е­мое наре­чие пишет­ся слит­но.

Слово «зара­нее» пишет­ся слит­но как наре­чие, обра­зо­ван­ное при­ста­воч­ным спо­со­бом.

Слово «за ранее» пишет­ся раз­дель­но в част­ных слу­ча­ях в зави­си­мо­сти от смыс­ла кон­тек­ста.

За ранее выпол­нен­ное зада­ние спа­си­бо.

Междометие «спасибо»

Второе сло­во «спа­си­бо» по про­ис­хож­де­нию отне­сем к меж­до­ме­тию. Междометие не явля­ет­ся ни само­сто­я­тель­ной частью речи, ни слу­жеб­ной. Слова этой части речи, нахо­дя­щей­ся особ­ня­ком в мор­фо­ло­гии рус­ско­го язы­ка, объ­еди­ня­ют лек­се­мы, выра­жа­ю­щие чув­ство или побуж­де­ние к дей­ствию.

Часть слов сре­ди меж­до­ме­тий явля­ют­ся фор­му­ла­ми рече­во­го эти­ке­та, напри­мер:

  • все­го хоро­ше­го
  • здравствуй(те)
  • при­вет
  • спа­си­бо
  • пожа­луй­ста.

Примеры

Заранее спа­си­бо за ваше уча­стие в судь­бе боль­но­го ребен­ка.

Заранее спа­си­бо за вашу преду­смот­ри­тель­ность.

За ранее спа­си­бо за вашу неоце­ни­мую помощь.

Запятая в словосочетании «заранее спасибо»

Часто воз­ни­ка­ет вопрос: а нуж­но ли отде­лить сло­во «спа­си­бо» запя­той?

Акцентируем вни­ма­ние, что в сло­во­со­че­та­нии «зара­нее спа­си­бо» и дру­гих слу­ча­ях это эти­кет­ное сло­во упо­треб­ля­ет­ся в роли суще­стви­тель­но­го. Оно рав­но­знач­но выра­же­ни­ям:

  • я гово­рю зара­нее вам (что?) спа­си­бо;
  • мне хочет­ся выра­зить вам зара­нее спа­си­бо.

Особенно этот пере­ход в имя суще­стви­тель­ное заме­тен в сло­во­со­че­та­ни­ях «боль­шое спа­си­бо» и «огром­ное спа­си­бо», так как рас­смат­ри­ва­е­мое сло­во име­ет опре­де­ле­ния — при­ла­га­тель­ные сред­не­го рода един­ствен­но­го чис­ла.

Приведём ана­ло­гич­ные соче­та­ния:

  • боль­шое спа­си­бо вам (тебе, ему, ей, им);
  • огром­ное спа­си­бо всем;
  • боль­шое спа­си­бо за помощь.

Все эти сло­во­со­че­та­ния со сло­вом «спа­си­бо» не тре­бу­ют поста­нов­ки зна­ков пре­пи­на­ния, так как оно высту­па­ет в роли суще­стви­тель­но­го и в таком кон­тек­сте не выде­ля­ет­ся запя­той. Если же оно явля­ет­ся эти­кет­ным, то есть меж­до­ме­ти­ем, то исполь­зу­ют­ся неко­то­рые пунк­ту­а­ци­он­ные зна­ки в зави­си­мо­сти от эмо­ци­о­наль­ной окрас­ки сооб­ще­ния.

Сравним:

Спасибо, Софья Павловна, за под­держ­ку!

Спасибо, я вам очень бла­го­да­рен!

Большое спа­си­бо! До встре­чи!

Спасибо? И это всё?

В сло­во­со­че­та­нии «зара­нее спа­си­бо» наре­чие «зара­нее» пишет­ся слит­но с при­став­кой за-, а меж­ду сло­ва­ми, его состав­ля­ю­щи­ми, запя­тая не нуж­на.

Стоит ли применять словосочетание «заранее спасибо» в деловой переписке?

А теперь экс­курс в сти­ли­сти­ку рус­ско­го язы­ка.

Обычно в дело­вых бума­гах, в кото­рых вос­тре­бо­ван официально-деловой стиль речи, исполь­зу­ют­ся фор­му­лы бла­го­дар­но­сти:

  • выра­жа­ем вам (Вам) свою бла­го­дар­ность…;
  • поз­воль­те (раз­ре­ши­те) выра­зить (боль­шую, огром­ную) бла­го­дар­ность…;
  • боль­шое (огром­ное) спа­си­бо.

Поэтому в дело­вой пере­пис­ке жела­тель­но не исполь­зо­вать рас­смат­ри­ва­е­мое сло­во­со­че­та­ние, кото­рое име­ет сти­ли­сти­че­скую окрас­ку раз­го­вор­но­го сти­ля.

А вот как счи­та­ют в сфе­ре биз­не­са, сто­ит ли поль­зо­вать­ся фор­му­лой «зара­нее спа­си­бо».

Никогда не закан­чи­вай­те дело­вое пись­мо сло­ва­ми «Заранее спа­си­бо»!

Написанное вами «Заранее спа­си­бо» в пись­ме с прось­бой может быть вос­при­ня­то вашим адре­са­том как оскорб­ле­ние. Точнее гово­ря, чело­век может посчи­тать, что ему:

  1. либо при­ка­зы­ва­ют что-то сде­лать. Иными сло­ва­ми, чело­век еще не дал согла­сие что-то делать, а его уже бла­го­да­рят, вынуж­дая в свою оче­редь соот­вет­ство­вать этой бла­го­дар­но­сти. Просящий уве­рен, что его прось­ба будет выпол­не­на, и ему не важ­но, хочет испол­ни­тель это­го или нет.
  2. либо после сде­лан­но­го его не соби­ра­ют­ся бла­го­да­рить (ведь зара­нее уже ска­за­ли спа­си­бо).

Советуем завер­шать свое письмо-просьбу напри­мер так:

 — Спасибо вам, что рас­смот­ре­ли мою прось­бу (бла­го­да­ри­те в кон­це пись­ма пока толь­ко за то, что респон­дент потра­тил вре­мя и про­чи­тал вашу писа­ни­ну).

— Я буду бла­го­да­рен за любую помощь, кото­рую вы мог­ли бы мне ока­зать.

russkiiyazyk.ru

Как и зачем избегать манипуляций в деловой переписке

«Доброго времени суток, писали вам вчера, но так и не получили ответа, поэтому пишем повторно». Уже от этого приветствия письмо хочется закрыть и забыть. В издательстве «Альпина Паблишер» выходит книга «Новые правила деловой переписки» авторов бестселлера «Пиши, сокращай» Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой. T&P публикуют отрывок из главы об уважении к адресату — о том, почему желание показаться вежливым часто выглядит фальшиво и от каких фраз лучше избавиться навсегда.

Уважать границы

Ты бесишь меня одним этим приветствием! Хочет подписать меня на какую-то чушь. Прямо чувствую!

Эльвира, доброго времени суток! Как дела? Вы уже наверняка предвкушаете выходные и расслабляетесь с бокалом хорошего вина. Но я немного нарушу ваш покой, чтобы ваши выходные получились продуктивными и вы чувствовали себя в тонусе.

То есть всю мою старую работу выкинули и теперь хотят снова?

После совета директоров мы решили полностью переделать концепцию и написали новый текст. Но так как мы не профессиональные копирайтеры, а любители, отправляем вам на доработку как умному и компетентному человеку

В морду от мужа получишь.

Как вы понимаете, сроки сжатые, текст нужен вчера. Но, насколько я успел вас узнать, вы самый увлеченный и влюбленный в свое дело человек, которого я знаю, и всегда готовы ринуться в бой.

Да откуда ты знаешь, хмырь, сколько на это уйдет времени? Ты мне еще про выходные мои расскажи, скотина!

Работа с нашим текстом — тот самый бой, который вы так любите. К тому же у вас на это уйдет не больше часа и еще останется много времени на интересные выходные, не так ли?

Заранее спасибо за скорейший ответ!

Хороших выходных!

Ты не менеджер, Станислав, а говно.

Станислав Козлов, менеджер проекта.

Стыдно быть тем парнем, который написал письмо выше. Здесь все шито белыми нитками: его лицемерное дружелюбие, манипуляции, склизкий флирт и глубокое, бездонное, вызывающее испанский стыд неуважение к собеседнику.

Эльвира исполнит его просьбу, потому что это ее работа, ее связывают профессиональные обязательства. Но она сделает это с огромным чувством презрения. И, вероятно, сделает без большого рвения и старания.

Главная проблема этого письма — лицемерие. Человек делает вид, что желает Эльвире добра, хотя на самом деле хочет скинуть ей работу на выходные. И чтобы, как ему кажется, отвлечь ее внимание, он начинает делать ей комплименты, навязывать свои оценки и даже лезть в личную жизнь.

По отдельности все эти вещи, конечно, тоже довольно мерзкие, но в каких-то ситуациях они могут быть приемлемыми. Что раздражает — так это лицемерие: я тебе вроде друг, но с фигой в кармане. К таким людям пропадает доверие, и как с ними строить долгосрочные деловые отношения — неясно. А ведь есть курсы, где учат быть тем парнем. Серьезно. Как будто всех этих манипуляций не видно…

Соблюдать рамки

В деловом общении есть границы дозволенного: говорить обо всем, что касается дела, а обо всем, что не касается, — не говорить. Здесь не принято обсуждать здоровье, личную жизнь, секс, питание, хобби, занятия в нерабочее время. Если мы не в модном бизнесе, то не стоит обсуждать внешний вид человека, а если мы не тренер фитнес-клуба — то не стоит говорить о теле. Обычно это все понимают.

В некоторых компаниях среди сотрудников складываются доверительные, дружественные отношения, и они могут говорить друг с другом о подобном — но лично, на кухне, вечером в баре или в нерабочем чате. Смешивать деловую переписку с обсуждениями планов на выходные не принято нигде. А значит:

  • Не желать хороших выходных и спрашивать об отпуске. Разве что мы турагентство и спрашиваем клиентов о впечатлениях от прошедшего отпуска.

  • Не комментировать хобби, еду и выпивку. Разве что мы собираемся организовать корпоративный выезд на природу, на базу отдыха или в ресторан.

  • Не обсуждать, не намекать и не затрагивать тело, секс, личную жизнь и семью. Особенно с клиентом.

  • Не обсуждать за глаза молодых девушек и юношей, не отпускать в их адрес комплименты и сальные шутки, не обсуждать новенькую из отдела кадров и курьера Антона. В некоторых коллективах это еще может случиться при личном общении, но не в письме.

Иногда на курсах о технологиях общения рассказывают, что такие приемчики помогут расположить собеседника к себе, чтобы быстрее закрыть сделку и сподвигнуть человека вам помочь. Но в реальности все это тихо ненавидят и сотрудничают скорее вопреки, чем благодаря. К тому же никто никогда не скажет в лицо: «Ваши пожелания хороших выходных неуместны». Поэтому просто нет. В деловой переписке — о деле.

Не лезть в голову

В письме Станислав Козлов то и дело пытается рассказать Эльвире, что у нее происходит в голове:

  • ваш покой (который он нарушит)

  • чтобы вы чувствовали себя в тонусе

  • вы влюбленный в свое дело человек

  • вы готовы ринуться в бой, вы любите такой бой

  • у вас это займет не больше часа

  • после этого вы проведете время интересно

Станислав уверен, что, говоря такие слова, он как будто гипнотизирует Эльвиру; как будто словами «вы влюблены в свое дело» он задал ей нейролингвистическую программу и она сразу это дело полюбила. Или, если он сказал, что дело займет не больше часа, человек согласится.

Но люди прекрасно видят, где им пытаются залезть в голову, даже если не говорят. Если Эльвира влюблена в свою работу и эта задача действительно занимает не больше часа, она знает это сама. Фразы Станислава ее не убеждают.

В деловой переписке не принято делать выводы за читателя, особенно те, которые касаются мышления. Не стоит писать, о чем человек думает, что чувствует, чего хочет, чего боится. В некоторых случаях об этом можно спросить или даже предположить, но ни в коем случае — не утверждать за читателя.

Пытается залезть в голову

  • Вам это не составит труда.

Не пытается

  • Если это трудно, дайте знать.

Оценка работы, а не человека

Кому: Елена

Тема: Оценка конкурсной работы

Елена!

Оценка работы — это нормально.

Мы с коллегами проверили вашу работу на конкурс. К сожалению, она совершенно не соответствует заданным критериям.

Оценка человека — ненормально.

Сразу видно, что вы дилетант в этом деле.

Оценка человека и профессионального уровня — снова ненормально.

Решение, которое вы предлагаете с распашными дверцами, — нежизнеспособно. Такое предлагают очень слабые или начинающие специалисты. Вот, посмотрите видео, как это делают последние два года настоящие профессионалы: https://youtube.com… Поставить деревянную столешницу на эти фасады может только человек с дурным вкусом.

Елена, при вашем уровне вам пока очень рано начинать заниматься проектированием и дизайном кухни профессионально. Рекомендую подписаться на соответствующие каналы на ютубе, посетить выставки и почитать журналы.

Всего наилучшего, Ирина

О том, как давать оценку, нужно знать две вещи: не давать оценку, пока не просят или не готовы к ней, и никогда не оценивать человека — только свои впечатления от его работы.

С первым понятно: непрошеные советы трудно принять. В нашем примере Ирина оценивает работу Елены так, будто ее об этом просили. Разбор написан хамским тоном, и, если Елена не просила об нем, читать будет неприятно.

У каждого человека своя жизнь, взгляды, вкус и видение. Ни у кого нет права врываться в них и давать оценку. Все, что происходит у другого человека в голове, — это его территория, лезть туда нельзя. Комментировать можно лишь то, что человек делает:

Оценка человека

Оценка работы или поступка

  • Илья много матерится.

  • Работа дизайнера слабая.

  • Клиент нас не слушает.

Комментируя чужие действия, безопаснее не оценивать их как таковые, а говорить о своих субъективных ощущениях:

Оценка работы

Оценка впечатлений

  • Мне не нравится эта работа.

  • Я не понял, что тут написано.

А лучше всего вообще сосредоточиться на причинно-следственных связях: «Если сделать так, результат будет такой».

  • Это очень рискованный текст, его нельзя публиковать. — Если мы это опубликуем, Банк России может ввести против нас санкции.

Сама оценка не важна. Важен принцип: оценивать работу, а не человека. Даже если оценка положительная. […]

Манипуляции

Поведение Козлова можно было бы оправдать невоспитанностью, сексуальной напряженностью и даже влиянием недобросовестных бизнес-тренеров — если бы он желал Эльвире добра. Но он пришел, чтобы подписать Эльвиру на дурную

работу в выходные. Он хочет ей воспользоваться и остаться при этом молодцом, отсюда все скользкие ужимки. В его действиях есть злой умысел, а значит, его слова — манипуляции.

Манипуляция — это когда человек втайне хочет чего-то одного, а давит на оппонента в другом месте, чтобы тот сам сделал нужное. Я втайне хочу А, но давлю тебе на Б, чтобы ты сам догадался сделать А. Для наглядности — примеры из семейной жизни:

  • Муж втайне хочет провести выходной за компьютерными играми, а жена предлагает пойти в театр. Он находит, в чем ее обвинить: «Какой театр? Ты всю неделю не готовила!» — у жены от этого чувство вины, теперь она сама не хочет в театр.

  • В глубине души мама хочет всегда чувствовать себя нужной сыну. Но это прекратится, если он уедет из родительского дома и создаст собственную семью. Поэтому всех девушек, с которыми у ее сына складываются отношения, она аккуратно при нем критикует, чтобы сын больше не захотел с ними встречаться. […]

На работе манипуляции крутятся вокруг корпоративного духа и профессионализма: «ребята, мы же команда», «вы же профессионалы, для вас это должно быть легко». Иногда приплетают семейные отношения: «мы же тут как семья, а семью не бросают».

Фрилансерами часто манипулируют так: «Это будет отлично смотреться в вашем портфолио, поэтому сделайте работу бесплатно». И ведь проблема не в том, что кто-то что-то хочет от другого человека. Хотеть от других как раз нормально. Проблема в том, что человек не говорит о своих истинных мотивах, а пытается прикрыть их какими-то приличными, социально одобряемыми аргументами и остаться при этом молодцом. […]

Эльвира, здравствуйте! У меня плохие новости.

В среду вы прислали финальный текст для буклета. Я был уверен, что мы отправим его в печать, но все произошло не так. Сегодня у нас был совет директоров, и они попросили изменить концепцию и подход. Ваш текст не приняли.

Сейчас я прошу вашей помощи. Можете ли вы пересмотреть текст, учитывая замечания совета директоров? В документе 14 замечаний и предложений, если вам будет удобно, я могу позвонить и проговорить каждое подробно.

Это очень неприятная ситуация, и это моя вина: я должен был отправить текст в типографию быстрее, чтобы сегодня уже нельзя было ничего поменять. Мне жаль, что так вышло. Простите меня.

Я понимаю, что впереди выходные, а доделать текст — это серьезная работа. Если это вам неудобно, можете смело меня послать, я пойму. Но, если вы согласитесь, вы меня очень выручите.

Стас.

Приложение: Текст буклета (замечания сов дир).docx

Козлову нужно было понять, что Эльвира ему не враг и не оппонент. Ее не нужно обводить вокруг пальца. Вообще-то она копирайтер и, скорее всего, сама захочет помочь Козлову. Нужно лишь подойти к ней не как к оппоненту, а как к партнеру — с уважением и заботой:

  1. Использовать спокойный тон.

  2. Признать ситуацию: мы ошиблись. Не делать вид, что это в порядке вещей. Если сделал плохо — извиниться.

  3. Уважать право человека на выходные.

  4. Дать ей право отказать.

  5. Предложить ей помощь, чтобы сделать это удобнее.

Отдельно помедитируем над «заранее спасибо». Во всех опросах эта фраза входит в десятку ненавистных. И дело, конечно, не в самих словах, а в том, что за ними стоит.

Когда нам говорят «заранее спасибо», имеют в виду такое: «Я тебя уже авансом поблагодарил, а значит, ты теперь обязан это выполнить». У нас теперь как будто нет права отказать. Это чистая манипуляция: автор этой фразы вроде бы вежливый, на самом деле он хочет заставить нас что-то делать против нашей воли, без уважения к нашим желаниям и планам. При этом в благодарности как таковой нет ничего плохого — благодарить человека за оказанную услугу правильно и полезно.

Еще полезнее — благодарить его не просто одним словом «Спасибо!», а конкретно указывая, за что мы благодарны. Еще законом не запрещено отблагодарить не словом, а делом:

  • Эльвира, спасибо, что откликнулись в такой короткий срок! Вы нас выручили. Чем мы можем вас отблагодарить?* […]

Пишу повторно

Кому: Сергей

Тема: Участие в выставке. ПОВТОРНО!!!

Начало ок.

Здравствуйте, Сергей!

Похоже на хамство.

Я уже писала вам два дня назад, но так и не получила ответа.

Меня зовут Эльвира, я организовываю выставку для мебельных фабрик. На ней будут представлены новейшие материалы, рассказано о последних технических новинках в производстве, показаны самые технологичные инструменты для работы с мебелью в этом году.

Развитие чужого бизнеса Эльвиры не касается.

Вы сможете познакомиться с поставщиками и производителями, что положительно скажется на развитии Вашего бизнеса.

Похоже на лесть ради платы за участие.

Я слежу за работами на Вашем сайте, они очень качественные и сильные. Поэтому буду рада видеть Вас на нашей выставке. Участие платное. Жду скорейшего ответа.

Не верится.

Желаю успехов!

Эльвира Алексеева

Часто бывает так, что отправитель написал письмо и очень ждет ответа. Если ответа нет, он пишет повторное письмо. В этом нет ничего страшного, если оно написано с заботой. Но если это письмо похоже на то, что выше, возникает желание удалить его без ответа.

Эльвира сообщает, что пишет письмо повторно, а прописные буквы и восклицательные знаки передают ее раздражение. Строчка «Я уже писала вам два дня назад, но так и не получила ответа» — попытка надавить, как будто Сергей ей должен. А в реальности Сергей не должен: он не знаком с Эльвирой, у них нет взаимных обязательств.

Это не значит, что нельзя писать повторные письма. Наоборот, письмо могло потеряться, упасть в какую-то папку или остаться незамеченным. Но, во-первых, не нужно делать вид, что человек должен. Можно прямо произнести что-то, чтобы его расслабить:

  • Здравствуйте, Сергей! Я Эльвира, организатор выставки для мебельных фабрик. Я уже писала вам на прошлой неделе, но боюсь, что письмо могло потеряться. Извините, если покажусь навязчивой.

И дальше вспомнить, что, раз у нас нет взаимных обязательств, нужно дать читателю повод с нами сотрудничать. Сформулируем пользу от напоминания:

  • Выставка пройдет через два месяца, на подготовку участники обычно тратят полтора месяца. Это время на разработку стенда, печать материалов, назначение представителей. Если начать готовиться позже, можно не успеть.

Теперь напоминание выглядит вежливым: Эльвира не давит на Сергея, а заботится, чтобы он успел.

Как у тебя с загрузкой?

Иногда сотрудник ставит задачу другому, но не уверен, может ли тот взять ее в работу. Чтобы не утруждать слишком загруженного коллегу, он сначала уточняет:

  • Привет, Андрей! Как у тебя с загрузкой?

Кажется, что это проявление заботы: коллега не просто скидывает новую работу, а заранее узнает, есть ли на нее время. Это благородный порыв, но он нарушает границы.

Загрузка — это личное дело человека. Это то же самое, что «Какие у тебя планы на вечер?». Твое какое дело? Как будто твои планы на мой вечер важнее, чем мои. Надо не спрашивать о планах, а сразу предлагать свой вариант.

Понятно, что вряд ли Андрей из-за этого вопроса пошлет коллегу. Он уточнит, в чем дело, получит ответ и как-то решит задачу. Но на это уйдет два-три письма.

Настоящее проявление заботы — сразу дать вводные по задаче и право решить, брать ее или нет:

  • Привет, Андрей! У меня есть задача подготовить письмо клиенту, там нужны данные по результатам кампаний за третий квартал, которые ты сейчас верстаешь в презентацию. Мне нужно поговорить с тобой в «Скайпе» полчаса, чтобы ты показал мне данные и научил их интерпретировать в случае вопросов от клиента. Когда тебе удобно созвониться на полчаса? Если что, я готова завтра хоть с 10 утра. Вика.

Вика сделала так, что Андрею будет легко ответить. Она четко обозначила, сколько времени уйдет на разговор, и предложила готовое время. На письмо достаточно ответить «Ок, давай в 10».

Удалось посмотреть?

Вас бесит, когда пинают в почте? Если да, то вы в большинстве:

  • Ваня, привет! Удалось посмотреть план? Денис.

Очевидно же, что это вежливый способ сказать «Эй, не забудь там про наш план». Почему не написать это прямо и заранее?

  • Вань, привет! Не забудь, пожалуйста, посмотреть план сегодня или завтра. В среду я несу его на бюджетный комитет.

Если Ваня забыл, то это письмо ему напомнит, плюс у него будет время посмотреть. Если он помнит — хорошо, в письме нет ничего неуважительного.

Станет еще лучше, если вопрос переформулировать в открытый и предложить помощь:

  • Ваня, привет! Сегодня или завтра жду от тебя комментарии по плану для «Альфы» (приложил). В среду несу его на комитет. Как тебе удобнее прокомментировать? Если не успеваешь посмотреть, можем обсудить голосом на пятнадцать минут, и я сам запишу твои замечания. Денис[…]

Не писать ничего, что нельзя переслать.

Кому: Владимир, Анна

Ребята, что там за сложности с типографией?

Кому: Ольга, Анна

Эм… Это он про нас?

Оль! Они больные! Ты видела, что они напечатали? Обрезали левый край, а цвета уродские, не как на макете. И эти дебилы говорят, что все нормально!

Кому: Владимир, Анна

Кажется, они не планировали присылать это нам.

А подключите сюда дизайнера, который готовил буклеты.

Кому: Владимир, Анна, Дмитрий

Дима, привет! Проконсультируешь типографию по печати буклетов?

Кому: Владимир, Анна, Ольга

Да, без проблем.

Кому: Владимир, Анна, Дмитрий, Оксана, Андрей

Коллеги, добрый день!

Как вы знаете, у нас есть вопросы по напечатанным буклетам. В переписке наш дизайнер. Он поможет разобраться, что именно не так и как это поправить.

С уважением?

С уважением, Ольга

Рабочая переписка не подходит для обсуждений за глаза. Всегда есть риск, что письмо получит не тот, кому оно предназначалось. Часто такое случается из-за недоразумения.

Кажется, что надо совсем не включать голову, чтобы случайно переслать человеку оскорбления. На самом деле, если обсуждение заняло уже несколько писем и к нему подключались новые люди, легко не заметить, что коллеги писали раньше. В итоге можно много лет успешно сотрудничать, а потом одно эмоциональное письмо перечеркнет всю работу.

Лучший способ защититься от такого конфуза — не писать ничего, что нельзя переслать. Однажды оно спасет ваши отношения.

В примере выше Владимир называет подрядчиков в типографии больными, а потом дает комментарий к их работе. Комментарий к работе — это нормально, а вот переходить на личности недопустимо, тем более раздавая диагнозы. У Владимира есть право оценивать работу, но нет права оценивать людей.

Если убрать из письма «больных» и «дебилов», получится нормальное рабочее письмо, пусть и эмоциональное. Но, поскольку это оценка работы, она не должна восприниматься как личное оскорбление.

Поэтому еще лучше, чем правило «не писать ничего, что нельзя переслать», — привить себе привычку не давать оценку людям, а только их работе. […]

Критиковать прямо

Умение прямо высказывать претензии — редкий навык. Чаще люди используют намеки или пассивную агрессию — то ли чтобы не обидеть, то ли чтобы самим показаться более вежливыми. В любом случае получается фальшиво.

Прямота — сила:

Криво

  • Сашенька, вот вам подарок — книга «Пиши, сокращай». Она буквально открывает глаза на то, как формулировать свои мысли с помощью букв русского языка. Очень рекомендую :-)))))

  • Ладно, раз у тебя такой плотный график, встретимся во вторник.

Прямо

  • Саша, я не смогу взять этот текст на сайт, потому что в нем много лишних слов. Его нужно отредактировать. Попробуйте сайт glvrd.ru

  • Коля, ты обещал, что поможешь мне, а теперь отказываешь. Это неприятно. […]

Тут нет никакой философии. Скрытая, пассивно-агрессивная, иносказательная, политкорректная и любая другая непрямая критика — это неуважение к человеку. Смысл неуважения в том, что собеседник считает себя очень умным, а коллегу — слишком обидчивым. И чтобы этого ребеночка аккуратненько атятя, надо утютю и усипуси. А так-то ты, мой обидчивый ребеночек, ничтожество. Не то что я, я молодец и интеллигент.

Лучший способ выстраивать отношения на работе — прямо говорить о проблеме. В этом есть как минимум уважение: «Я отношусь к тебе как к равному. Я могу говорить с тобой прямо, ты меня поймешь».

Неправильно думать, что коллега должен сам догадаться о проблеме. У него своя точка зрения, он не видит ситуацию так, как видим ее мы. Он может не знать о проблеме. Ему надо помочь.

Критиковать следует без оскорблений, а уважительно, с акцентом на факты. Хорошая идея — критиковать человека приватно, а не публично, чтобы ему не нужно было «сохранять лицо» перед коллегами. […]

Без наезда

Наезд появляется, когда один человек считает, что второй намеренно ведет себя неправильно:

  • Ты, говорят, решила себе клиента Оли перевести?

Претензия — это попытка не разобраться в проблеме, а доказать, что другой неправ. От этого другой человек только больше заводится. Рабочий диалог превращается в выяснение отношений.

Чтобы конструктивно обсудить проблему, надо перейти из состояния «Что этот кретин творит?» в состояние «Что-то пошло не так, нужно разобраться». Тогда получится настоящий вопрос без наезда, его можно обсуждать:

  • Я слышал, что клиента Оли передали тебе. Почему так?

Заботливое объяснение. Теперь к вопросу без претензии добавим объяснение, почему так важно это обсудить:

  • Я слышал, что клиента Оли передали тебе. Почему так? Спрашиваю, потому что мы с Олей разрабатывали инструкции для клиента, они еще в процессе. Не знаю, как теперь построить работу.

Объяснение превращает праздное любопытство в рабочий вопрос. Сразу понятно, зачем на него отвечать.

Вообще руководствоваться пользой для работы — железобетонный аргумент в переговорах с коллегами. Потому что одно дело защищать личные амбиции и другое — работать ради общего дела. […]

С аргументами о пользе для работы договариваться проще:

Личные амбиции

  • Ваня, я не собираюсь сокращать эту презентацию для клиента, потому что я убил на нее шесть часов. Я считаю ее очень качественной сильной работой и цельным продуктом, который я специально разработал под задачу. Тут нечего удалять.

Польза для дела

  • Ваня, если я сокращу презентацию, пропадет наглядность. Мы станем объяснять решение клиенту на словах, и это будет непонятно. У него появятся вопросы, и мы не сможем это так же красочно описать словами, как сейчас слайдами.

Если вами одолевают эмоции, это тоже можно предъявить — но честно, с уважением к собеседнику, не водя его за нос. И проявить заботы тоже не повредит:

  • Вань, я понимаю, что ты хочешь сделать короче. Но я убил на эту презентацию шесть часов, и мне сейчас будет очень обидно ее резать. Давай я тебе покажу, что тут и зачем, чтобы тебе было удобно показывать ее клиенту.

theoryandpractice.ru

Давайте не писать «заранее спасибо».

Очень давно я хотел высказаться, а тут пошла прямо эпидемия. Возможно, много новичков появилось.

Дорогие соконфетники, многие из вас, обращаясь с просьбой к сообществу, полагают что надо обязательно написать в конце: заранее спасибо, заранее благодарен и тп. И думают что это правильно и вежливо (я написал и сразу поблагодарил за помощь; какой я хороший!). Так вот я вынужден вас огорчить — во многих местах такая форма подписи, напротив, рассматривается как проявление неуважения к другим и даже в определённой степени как хамство. И я склонен согласиться с этим. Поясню почему.

Надпись заранее благодарен, вообще говоря, свидетельствует об некоем принуждении к ответу. Дескать, я-то вас уже отблагодарил, а вы теперь давайте пошевеливайтесь с комментами. Вам нравится когда вас заставляют что-то делать? Верю, что большинство пишущих вовсе и не предполагает такой интерпретации, но это так :(.

Далее. Вы кому высказываете преждевременную благодарность? Тому кто не ответит? Или кто напишет что вы неправы? Или может даже обидит вас, вольно или невольно? Зачем?!

Если вы действительно получили полезный совет или помощь от сообщника(ов), то так и напишите лично ему(им) — спасибо за ваш отзыв, благодарю вас за помощь, ваш совет действительно мне помог и тп. Так вы по-настоящему проявите себя как вежливый и благодарный участник коммуны. И в следующий раз вам помогут с большей охотой. Думаю, особенно приятно будет, если вы отдельным коротким постом напишете как решили свой вопрос и выскажете личную благодарность за оказанную помощь. Но это уж так…

Друзья, не надо писать формальную отписку! Будьте взаимно вежливы, предупредительны и благодарны. 🙂
Удачи на дорогах.

&copy mynine В spb_auto пост удален, ссылка на пост в кэше яндекса, комменты там же.

fav-spb-auto.livejournal.com

О деловых письмах, злобное: s0no — LiveJournal

Не могу сказать, что получаю письма чемоданами, но приходят они регулярно. В основном это просьбы о консультации или предложения по продаже/покупке квартиры.  И если не каждое второе, то уж каждое третье письмо вызывает у меня скрежет зубовный недоумение.

Часть писем – вообще за гранью делового этикета. Они не начинаются ни с обращения по имени (хотя мое имя вынесено в название журнала, и узнать его не составляет никакого труда – достаточно хотя бы раз в этот журнал зайти), ни с какого-либо приветствия. Автор (как правило, совершенно неизвестный мне человек)  бесхитростно переходит прямо к делу: «Мне дали ссылку на ваш журнал. Скажите, сколько стоит однокомнатная квартира в Петербурге».

Иногда под такими письмами нет подписи. Вообще никакой.  Я не ожидаю увидеть  в письме фамилию, адрес и номер кредитной карты телефона, но если человек хочет получить ответ, пусть хотя бы попытается поставить себя на мое место.  Как я должна начать свое письмо? Неуважаемый некто/аноним/гражданин?
 
Правда, возможны варианты – когда письмо приходит в личку, сервис ЖЖ заботливо указывает ник отправителя. Вместо ответа хочется забанить.

Но с этим все ясно, я сейчас о другом. Я хочу плюнуть йадом сказать о внезапном и тотальном  распространении некой формы обращения, с которой вы наверняка уже не раз сталкивались. Звучит она так: «Доброго времени суток!»

Из какой, ну из какой лингвистической клоаки выползла эта монструозная конструкция? Что движет людьми, которые ее используют? Они что, боятся, что адресат, прочитав вечером письмо, начинающееся со слов «доброе утро», посчитает их невежливыми? Тогда можно начать письмо со слова «здравствуйте». Я уже не говорю о том, что слово «день» в одном из своих значений является синонимом слова «сутки». Мы говорим «через три дня», подразумевая «через трое суток». Если не нравится «здравствуйте», можно сказать «добрый день».

Нет и никогда не было в великом и могучем выражения «доброго времени суток». Говорят, оно родилось в Интернете во времена ФИДО, но в Интернете родился и падонкоффский сленг.  Разве это повод использовать его в деловых письмах?

И под стать этому началу письма все чаще используется завершающая фраза: «Заранее благодарен». Или еще круче: «Заранее спасибо». Господи, дай мне душевные силы не отправлять такие письма сразу в корзину. Это выражение – сознательная или бессознательная попытка примитивной манипуляции собеседником. О манипуляциях я уже писала, и эта фраза – чистейшей воды пример игры под названием «получил – значит, теперь должен». При этом полученной является вот эта самая заранее высказанная благодарность. Тебя уже поблагодарили за ответ – попробуй, не ответь на письмо, неблагодарная свинья.

Я мирный человек, но, читая такие письма, печенкой начинаю понимать, что движет самыми отпетыми гграммар-наци. Рррр…

s0no.livejournal.com

Деловая переписка, заранее благодарю — как пишется в деловом письме, уважаемые коллеги, касательно или касаемо

Деловая переписка – важная составляющая делопроизводства. Правильно составленные документы увеличивают шанс заключения сделки, поддерживают успех компании, указывают на грамотность и компетентность сотрудников. Письма подразделяются на несколько групп, но каждое в отдельности должно соответствовать установленным правилам.

Какие бывают виды деловых писем?

Существует несколько видов деловой переписки:

  1. По типу носителя – электронная и бумажная.
  2. По важности – неофициальная и официальная переписка.
  3. По назначению – внутренняя и внешняя. Первая предназначена для обмена какой-либо информацией внутри одного предприятия (например, между подразделениями). Внешняя подразумевает отправку на сторону.

Также существует классификация по содержанию. Письма могут быть:

  • благодарственными;
  • поздравительными;
  • гарантийными;
  • пригласительными;
  • извинительными.

Сюда же относятся соболезнования, коммерческие предложения, торговые соглашения, запросы и требования. Этикет составления каждого из этих писем имеет свои особенности.

Правила делового письма

Большинством компаний разработаны официальные бланки делового письма. Внешний вид этого документа, а также нормы его заполнения должны быть обозначены в инструкции по делопроизводству или прописаны в приказе по организации.

Если такого бланка в организации нет, то письмо составляется по правилам, утвержденным ГОСТ в 2003 году “Требования к оформлению документов”. Бланк должен содержать следующую информацию:

  • официальное наименование организации;
  • номера контактных телефонов, факса;
  • юридический и фактический адреса;
  • адрес электронной почты;
  • адрес сайта (при наличии).

При необходимости этот перечень можно сократить или дополнить. Бланк письма необходимо оформлять по следующим правилам:

  1. Границы страницы: 20 мм – верхняя, нижняя и левая, а правая – 10 мм.
  2. Необходимо проставлять нумерацию страниц в том случае, если письмо составлено на нескольких листах. Нумерация должна стоять посередине в верхней части листа.
  3. Приложения нумеровать отдельно.
  4. В верхнем левом углу проставляется дата и номер исходящего документа.
  5. В правом верхнем углу прописываются данные адресата (должность, ФИО, наименование организации и почтовый адрес). В левом нижнем углу прописывается та же информация об отправителе.
  6. Внизу размещается дата и подпись. Если подписывает документ один человек, а печатает или пишет другой, то ниже указываются данные об исполнителе (фамилия и инициалы, контактный телефон).

Иногда реквизиты организации размещаются не в углах, а в центральной части.

Письмо состоит из 3 частей:

  1. Вступление, где обозначается цель составления этого документа.
  2. Содержательная часть, которая включает подробное описание ситуации, варианты решения проблемы, выводы.
  3. Заключительная часть, в которой подводятся итоги всего вышеизложенного, а также обозначаются действия, которых ожидают от адресата.

Специалисты в области делопроизводства рекомендуют придерживаться правила – в одном письме указывать только 1 цель. Не следует включать лишние слова и фразы, не имеющие отношения к делу. Быстрое письмо, которое, отправляется по электронной почте, может содержать только 1 часть, включающую в себя приветствие, цель и итоги.

Стиль делового общения

Есть 2 требования, которые предъявляются к любому типу делового послания, – это емкость и краткость. В деловой переписке главное – это не красивые фразы, а четко сформулированные цели и задачи. Приоритетными должны быть глаголы, а прилагательные лучше свести к минимуму. Фразы должны быть понятными и краткими. Не следует злоупотреблять причастными и деепричастными оборотами.

Неуместными будут уменьшительно-ласкательные выражения, жаргон, сокращения (не считая общепринятых), смайлики и какие-либо непонятные символы.

Обращение в деловом письме

Начало письма должно содержать приветствие. Лучше использовать слово “здравствуйте”, а не “доброго времени суток”. Затем обязательно идет обращение в деловом письме. Если послание адресовано человеку, то прописывается его имя и отчество (при наличии). Когда оно предназначается для группы людей, можно написать “уважаемые коллеги”. Популярными фразами деловой переписки являются: “уведомляем вас”, “доводим до вашего сведения”, “просим пояснить”, “благодарен”, заранее благодарю”.

Оформление делового письма

Особенное внимание следует уделить оформлению текста. Не рекомендуется пренебрегать важными моментами:

  1. Корректно заполнить тему.
  2. Поставить подпись в завершении.
  3. Если составляется ответ, то лучше процитировать вопросы, на которые дается ответная информация.

Это не является обязательным условием, но электронные письма и их печатные варианты должны быть написаны шрифтом Times New Roman 12 кеглем для таблиц и 14-м для текста. Интервал между строками должен составлять 1,5-2 мм.

Ошибки в деловой переписке лучше не допускать. Если уже после отправки выявилась синтаксическая или пунктуационная ошибка, то предпринимать в этой ситуации ничего не следует. Если ошибка касается содержания послания, то ее необходимо исправить и дать незамедлительные пояснения в следующем письме, чтобы не допустить путаницы.

Отправить составленное послание можно 3 способами:

  • через почту;
  • через электронную почту;
  • или при помощи факса.

В двух последних случаях информация дойдет до адресата практически моментально. У почты существуют сроки, но чтобы не волноваться о доставке, следует оформить дополнительную услугу – уведомление о получении.

Пример делового письма

ООО “Дубрава” Руководителю ООО “ПродуктСервис”

г. Пермь, ул. Орджоникидзе, д. 35, корп. 1, офис 17 Разбежкиной О. М.

тел.: 8(342)2-18-26

Уважаемая Ольга Максимовна!

Приносим извинения за задержку оплаты счетов-фактур по договору №139 от 10.01.2019 года. Гарантируем, что переведем всю сумму в срок до 01.04.2019 года. Задержка оплаты произошла не по нашей вине (в связи с техническим сбоем банк не обрабатывает платежные поручения). Просим не принимать мер по принудительному взысканию денежных средств и не обращаться в судебную инстанцию. Спасибо за понимание!

С уважением руководитель ООО “Дубрава” Райберг А. А.

wpsovet.ru

50 золотых правил деловой переписки + чек-лист — Студия Дениса Каплунова

Автор: Денис Каплунов

4672

Письмо, которое вы отправляете от своего имени (или от имени своей компании) — это «точка контакта», формирующая впечатление. Вот и думайте сами, какое впечатление вы желаете о себе сформировать, и что для этого делаете.

Эта статья уже давно напрашивалась. И чем чаще мы в своей работе сталкиваемся с проектами по деловой переписке (например, разработка типовых шаблонов писем), понимаем, что очень мало людей и компаний обращают внимание на (казалось бы) мелочи, имеющие печальные последствия.

В деловой переписке «спрашивают» за каждое слово. Официальное письмо — это документ, а не просто текст.

Существуют разные формы писем деловой переписки. Сейчас мы поговорим о печатных письмах. Думаю, в следующий раз я подготовлю отдельный материал по тонкостям деловой email-переписки, потому что там есть свои специфические моменты.

Перед вами — статья, вошедшая в материалы моей новой книги «Бизнес-копирайтинг», над которой я сейчас очень плотно и тщательно работаю. Желаем приятного чтения и полезного внедрения.

Итак, встречайте 50 золотых правил деловой переписки:

 

  1. Письмо должно отправляться на официальном бланке.
  2. Официальные письма не должны быть «креативными».
  3. В шапке письма указывайте не только логотип и название компании, но и реквизиты (почтовые — всегда, платежные — при необходимости).
  4. Письмо должно иметь четкую и точную дату.
  5. Соблюдайте правило «одно письмо — один информационный повод».
  6. Исходящий номер приветствуется, особенно в «очень официальной» переписке.
  7. Если ваше письмо является ответом на письмо получателя — об этом нужно указать в части с исходящим номером (например, «№ _______ от ________ в ответ на письмо № _____ от ________»).
  8. Подбирайте хорошо читабельный шрифт, избегайте фрагментов текста в мелком шрифте при этом используйте стандартные шрифты, не занимайтесь экспериментами.
  9. Всегда здоровайтесь в тексте с получателем письма.
  10. Трижды проверяйте название компании, должность и ФИО получателя.
  11. Никогда не используйте в тексте письма места для заполнения от руки (например «Уважаемый ______________!»).
  12. При обращении к получателю точно определяйте его пол, не нужно баловаться с вариантом в стиле «Уважаемый(ая)…».
  13. Неформальное общение оставьте для личной переписки.
  14. В деловых кругах принято отвечать на официальное письмо в течение 10 дней.
  15. Написание слов прописными (заглавными) буквами в официальных документах — нетактичный поступок.
  16. Восклицательный знак — враг официальной деловой переписки.
  17. К конкретному человеку принято обращаться на «Вы», а не на «вы».
  18. Даже если получатель — ваш хороший друг, в официальной переписке не принято показывать «панибратство».
  19. Если ваше письмо — ответ на другое письмо, упомяните об этом в самом начале.
  20. Длинные письма никто читать не любит; если вам нужно отправить большой объем информации — используйте формат: основной текст  (не больше 1,5 страницы) + приложения.
  21. Не пишите в следующих тонах — излишне уверенный, приказной, умоляющий и угрожающий.
  22. Приветствуется краткий заголовок в начале текста письма (перед обращением и приветствием), сообщающий вкратце цель письма.
  23. Классическая структура любого письма предусматривает три элемента: вводная часть (причины и цель письма), основная часть (суть и главная мысль обращения), заключительная часть (указания, выводы, просьбы, предложения, информация о желаемом действии и т.д.).
  24. Никто не запрещает в деловом письме использовать подзаголовки, четко выделяющие структуру письма.
  25. Пишите так, чтобы абзац не превышал 4-5 строк.
  26. Используйте широкие поля, не сильно большой разрыв между строками, между абзацами — «красную строку» или пустую строку.
  27. Перечисления оформляйте в нумерованные и маркированные списки.
  28. В печатной официальной переписке не используйте интернет-сленг (типа «Доброго времени суток») и не украшайте его смайликами.
  29. В деловых официальных письмах нет места следующим «штучкам»: жаргонизмы, народный сленг, анекдоты (впрочем, любой юмор), пословицы, афоризмы и метафоры.
  30. Старайтесь минимизировать количество слов иностранного происхождения — заменяйте их русскими синонимами.
  31. Аккуратней с аббревиатурами и сокращениями — они должны быть понятны для получателя.
  32. Важную мысль текста выделяйте (полужирный шрифт или подчеркивание) — желательно этим в письме не злоупотреблять.
  33. Если вы отвечаете на конкретное письмо, можете цитировать отправителя в своем ответе — это поможет ему вспомнить важные моменты.
  34. Никогда не делитесь в письме деликатной информацией — помните, текст случайно может оказаться в руках человека, которому не адресован.
  35. Используйте три варианта изложения в письмах — от общего к частному, от частного к общему и хронологический порядок.
  36. В конце письма указывайте свою контактную информацию — указывайте данные, по которым вы быстро отвечаете.
  37. Не употребляйте в завершающей стадии слова и фразы, которые можно посчитать манипуляциями («надеемся на взаимовыгодное сотрудничество», «заранее спасибо за ответ», «будем ждать вашего ответного письма» и т.д.).
  38. В деловой переписке не принято использовать постскриптум.
  39. Внимательно проверьте документ на опечатки и ошибки — грустно будет, если маленькая неосторожность будет иметь печальные последствия.
  40. Подписывайте текст от имени первых лиц компании (уполномоченных его подписывать).
  41. Подпись должна быть «мокрой», никакого факсимиле — и лучше подпишите его синей ручкой: на фоне печатного черного текста она будет смотреться достоверно.
  42. Официальное письмо желательно скреплять мокрой печатью (даже если при наличии текста на официальном бланке по законодательству этого не требуется).
  43. Нумерация страниц осуществляется в нижнем правом углу.
  44. Если к вашему письму имеются приложения — сообщайте о них в главном тексте и обязательно используйте в приложениях названия и точную нумерацию.
  45. Распечатывайте документ на хорошей плотной бумаге.
  46. Официальные письма распечатываются только на бумаге формата А4; даже если они краткие и запросто помещаются в формате А5 — распечатывайте на А4.
  47. Убедитесь, что в принтере достаточно краски для четкой печати — ваше письмо не должно содержать размытость, следы от печати и прочие визуальные признаки неряшливости.
  48. Не лишним будем с помощью скрепки присоединить к письму свою визитную карточку, только не забудьте загнуть ее правый верхний уголок — это подскажет, что визитка оставлена лично вами.
  49. Маленькая хитрость — вложите документ в фирменный «файлик», так вы сможете к «файлику» приклеить какую-то стороннюю важную информацию; более того, мало кто вообще использует «файл» в конвертах, это покажет вашу заботу.
  50. Еще одна маленькая хитрость — попробуйте важное письмо написать «от руки»: гарантируем, вы произведете очень серьезное впечатление, и получатель внимательно ознакомится со всем письмом, а также будет его ставить в пример.

И последнее — поднимите письма, которые вы получали от других людей (компаний). Изучите их и обратите внимание на моменты, которые лично у вас вызвали негодование. Старайтесь в своих письмах не использовать такие шероховатости. Если вас интересуют виды писем деловой переписки, они перечислены в описании предоставляемых нами услуг.

При перепосте этой статьи просим указывать ссылку на первоисточник. Это наш официальный документ в электронном виде. Если он «один в один» появится от вашего имени (имени компании, сообщества и т.д.) — подумайте, какое он тогда сформирует о вас впечатление…

И маленький бонус для тех, кто внимательно читал эту статью. Предлагаем вам ее в PDF-формате, чтобы вы смогли использовать этот материал в качестве чек-листа.

Качайте, распечатывайте и работайте!

Желаем, чтобы ваши новые письма помогали формировать серьезное впечатление и вызывать доверие.

И да, если вашей компании нужен пакет писем для официальной переписки (запросы, извещения, уведомления и т.д.) — мы готовы его для вас подготовить на самом высоком и серьезном уровне. Их можно будет смело отправить хоть Президенту.

P.S. Ваша Студия Дениса Каплунова — делиться «фишками» всегда готова.

Понравилось? Поделитесь с друзьями!

kaplunoff.com

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *