Заверенная копия документа это: Правила заверения документов

Правила заверения документов

Для подтверждения информации, сообщаемой клиентами при заключении договора предоставляются следующие документы (по выбору):

1. Оригиналы
2. Нотариально заверенные копии
3. Копии, заверенные организацией, при этом данные копии должны быть оформлены на нижеуказанных условиях.

Документы, переданные АО «ЦентрИнформ» при заключении договора, возврату не подлежат

Заверение копий документов, предоставляемых клиентом — юридическим лицом, может быть осуществлено следующими работниками клиента — юридического лица (по выбору клиента):

1. Руководителем юридического лица
   Полномочия руководителя юридического лица подтверждаются выпиской из ЕГРЮЛ на данное юридическое лицо, где в разделе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» указаны должность, фамилия, имя и отчество лица, заверившего копии.
2. Главным бухгалтером
   Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении главного бухгалтера с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. главного бухгалтера. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим главным бухгалтером.
3. Работником отдела кадров (отдела персонала, кадровой службы и т.п.)
   Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником отдела кадров.
4. Иным работником юридического лица.
   Клиентом — юридическим лицом предоставляется:
   • копия приказа о назначении данного работника с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника
   • копия приказа о наделении данного работника полномочиями по заверени копий юридического лица.
   Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником.
5. Любым физическим лицом (в том числе НЕ состоящим в трудовых отношениях с юридическим лицом).
   Данным лицом предоставляется оригинал доверенности от имени юридического лица (с подписью руководителя юридического лица и печатью данного юридического лица), в которой:
   • имеется полномочие предоставлять (передавать) необходимые документы и заверять их копии от имени юридического лица, ИЛИ /И
   • имеется полномочие осуществлять действия от имени руководителя юридического лица или осуществлять все юридически значимые действия от имени юридического лица.
   Оригинал доверенности предъявляется в АО «ЦентрИнформ», копия заверенная уполномоченным лицом остается в АО «ЦентрИнформ».

Предоставляются копии, заверенные индивидуальным предпринимателем, имеющим печать.

Требования к печати индивидуального предпринимателя:

Наличие номера ОГРНИП (сам номер, серия свидетельства) или наличие номера ИНН ИП. При отсутствии таких данных в печати, она считается не действительной.

Если индивидуальный предприниматель работает без печати, или имеющая печать не соответствует требованиям выше, то предоставляются только оригиналы или нотариальные копии.

Предоставляются только оригиналы документов или их нотариально заверенные копии.

• проставляется надпись «Верно» или «Копия верна»
• должность лица, заверившего копию,
• личная подпись лица, заверившего копию,
• расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
• дата заверения,
• печать организации/ИП.
• в многостраничном документе проставляется заверительная надпись на каждом листе ИЛИ документ сшивается и заверительная надпись делается на месте сшивки.

Пример

Верно/Копия верна
Генеральный директор Личная подпись И.И.Иванов
Дата
Печать

Обратите внимание!

Срок заверения документов на момент предоставления не должен превышать:

• копия паспорта — 3-х дней
• копии остальных документов — 1 месяца

Порядок заверения копий документов | Арбитражный суд Республики Бурятия

• О суде
• Судьи
• Картотека дел

• 07Расписание
• Перерывы
• Практика

• Процесс
• Подать документ
• Меню

• Контакты
• Статистика
• Новости
• Жалобы на действия судей
• Вакансии
• Электронный страж
• Калькулятор суммы задолженности
• Государственные закупки
• Правовые основы
• Калькулятор государственной пошлины
• Противодействие коррупции
• Карта сайта
• Вопрос-ответ
• Мобильная версия сайта

Процесс

• Подача искового заявления
• Образцы заявлений и ходатайств
• Государственная пошлина

Свидетельствование верности копий документов

Заверение копий документов — одно из самых популярных нотариальных действий. Ведь очень часто, собираясь подавать пакет документов в какую-либо организацию, в списке требований мы встречаем именно формулировку «нотариально заверенная копия паспорта/свидетельства о рождении/свидетельства о браке». Часто этой услугой пользуются, чтобы не предъявлять оригинал документа. В большинстве случаев копия, заверенная нотариусом, имеет такую же юридическую силу, что и оригинал документа.

Свидетельствование копий документов осуществляется нотариусом в порядке, предусмотренном Основами законодательства РФ о нотариате. При совершении этого нотариального действия нотариус свидетельствует верность копий документов, а также выписок из них, не противоречащих законодательству РФ. У нотариуса можно заверить копию документа, выданного юридическим лицом, гражданином или органом государственной власти.

Свидетельствование верности выписки из документа осуществляется только тогда, когда оригинал документа содержит несколько отдельных решений, не связанных между собой. В выписке должен быть отражен полный текст части документа, содержащей определенный вопрос. При свидетельствовании верности копии с копии документа, копия документа также должна быть засвидетельствована нотариально или в ином установленном законодательством Российской Федерации порядке. 

В соответствии с «Основами законодательства РФ о нотариате» нотариус не свидетельствует копии документов, которые:

— имеют приписки, подчистки, неоговоренные исправления или зачеркнутые слова в тексте;

— выполнены карандашом;

— содержат нечитаемый или нечетко написанный текст, а также стертые подписи и печати;

— являются ветхими, или у них нарушена целостность.

Однако ряд требований, предъявляемых ранее к документам граждан или юридических лиц при посещении ими нотариуса, с июля 2015 года упростился. Так, статья 45 Основ теперь включает в себя новые требования к документам, представленным для совершения нотариального действия. В частности раньше требовалось, чтобы представленные для совершения нотариального действия документы были прошиты. Теперь целостность документа, изложенного на нескольких страницах, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным, исключающим сомнения в его целостности, способом. Кроме того, появилась оговорка, касающаяся правила, которое запрещает принимать документы, имеющие неоговоренные исправления, подчистки, приписки, зачеркнутые слова. Теперь появилось исключение из этого правила. В статье говорится о том, что если имеющиеся в документе неоговоренные исправления или иные недостатки являются несущественными, для цели, ради которой представлен документ, если нотариус понимает смысл документа, и это никак не связано с фамилией, именем, отчеством, с суммами и датами рождения, то такой документ принимается.

Нотариус не свидетельствует подлинности копий следующих документов:

— документов, не легализованных на территории РФ в установленном законом порядке и не соответствующих нормам международного права;

— документов на иностранном языке (подлинность подписи переводчика на переведенном документе должна быть удостоверена нотариусом).

Заверение копии документа, объем которого больше одного листа, осуществляется нотариусом только в том случае, когда все листы оригинала прошиты (или скреплены иным, исключающим сомнения в его целостности, способом) и пронумерованы.

Обратиться к нотариусу за свидетельствованием копии документа вправе любой гражданин, в том числе и не являющийся владельцем документа. 

Перед заверением копий документов нотариус должен проверить, полностью ли соответствует копия оригиналу (по информации и внешним признакам).

Заверенную копию нотариус выдает на руки заявителю только после того, как его личность будет подтверждена документально. Для этого необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность. Предпочтительнее — паспорт.

уполномоченное государством должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия от имени Российской Федерации в интересах российских граждан и организаций (юридических лиц).

ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ — это… Что такое ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ?



ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ

ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ — точно воспроизведенный текст документа с отметкой органа, уполномоченного производить данные действия (нотариальные конторы, органы местного самоуправления, воинские начальники, администрация госпиталя или больницы).

Большой юридический словарь. — М.: Инфра-М. А. Я. Сухарев, В. Е. Крутских, А.Я. Сухарева. 2003.

• ЗАВЕДОМО ЛОЖНЫЙ ДОНОС
• ЗАВЕЩАНИЕ

Смотреть что такое «ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ» в других словарях:

• ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ — точно воспроизведенный текст к. л. документа с отметкой органа, уполномоченного производить удостоверение его соответствия оригиналу (нотариальная контора, орган местного самоуправления, воинский начальник, администрация госпиталя или больницы и… …   Юридическая энциклопедия

• ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ — точно воспроизведенный текст к. л. документа с отметкой органа, уполномоченного производить удостоверение его соответствия оригиналу (нотариальная контора, орган местного самоуправления, воинский начальник, администрация госпиталя или больницы) …   Энциклопедический словарь экономики и права

• заверенная копия — точно воспроизведенный текст документа с отметкой органа, уполномоченного производить данные действия (нотариальные конторы, органы местного самоуправления, воинские начальники, администрация госпиталя или больницы) …   Большой юридический словарь

• заверенная копия документа — Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. [ГОСТ Р 51141 98] [ОАО РАО «ЕЭС России» СТО 17330282.27.010.001 2008] Тематики делопроизводство и… …   Справочник технического переводчика

• заверенная копия материала (документа) — — [А.С.Гольдберг. Англо русский энергетический словарь. 2006 г.] Тематики энергетика в целом EN attested [certified] сору …   Справочник технического переводчика

• заверенная копия документа — 30 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

• ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ ДОКУМЕНТА — согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу …   Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

• КОПИЯ ЗАВЕРЕННАЯ — ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ …   Юридическая энциклопедия

• Копия документа заверенная — заверенная копия копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу… Источник: Приказ Росохранкультуры от 21.09.2010 N 163 Об утверждении Инструкции по… …   Официальная терминология

• КОПИЯ ЗАВЕРЕННАЯ — (см. ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ) …   Энциклопедический словарь экономики и права

Заверение копий документов: что объяснить контрагенту

Ситуация такая. Договором предусмотрено, что возмещение расходов контрагента производится организацией на основании копий документов, подтверждающих расходы. Суммы этих расходов входят в стоимость услуг, оказываемых контрагентом.

Контрагент категорически отказывается заверять предоставляемые им копии подтверждающих документов, т.е. писать: «Копия. Верно. Подпись, расшифровка. Печать.» и просит обосновать претензии к оформлению документов и ответы на вопросы: «Почему документы нужно заверять? Где это написано?».

Чем можно обосновать необходимость заверения подтверждающих расходы документов?

Что поможет доказать правоту

К сожалению, прямой нормы, которая в такой ситуации обязывала бы контрагента представлять именно заверенные определенным образом копии документов, в действующем гражданском законодательстве нет.

Тем не менее, считаем возможным обратить внимание на следующее.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28)

• копией документа признается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы (п. 2.1.29).
• заверенная копия документа — это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (п. 2.1.30).

То обстоятельство, что только надлежащее заверение придает копии документа юридическую силу, подтверждается также тем, что ненадлежащее заверение может повлечь отказ в признании доказательственного значения данной копии.

В частности, в соответствии с п. 8 ст. 75 АПК РФ письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства.

Кроме того, в настоящее время действует Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ № 9779-Х), в п. 1 которого сказано, что верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Конечно, в данном Указе, как следует из его наименования и содержания, речь идет о порядке выдачи копий документов, касающихся прав граждан (и выдаваемых гражданам). Вместе с тем, некоторые судебные органы применяют положения данного Указа при рассмотрении споров, связанных с деятельностью юридических лиц.

Так, например, организация-взыскатель обратилась в налоговый орган с заявлением о предоставлении информации о банковских счетах должника. К заявлению организация приложила копию исполнительного листа, заверенную подписью руководителя организации и ее печатью. Налоговый орган отказал в предоставлении информации по причине ненадлежащего заверения копии исполнительного листа.

Однако арбитражный суд признал отказ налогового органа неправомерным. При этом арбитражный суд сослался на Указ № 9779-Х и пояснил, что если законодательством не предусмотрено представление копий документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке, верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (Постановление ФАС Уральского округа от 01.09.2008 по делу № А76-2529/08, Определением ВАС РФ от 26.12.2008 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора).

Аналогичная позиция изложена в Постановлении ФАС Поволжского округа от 19.02.2014 по делу № А55-11264/2013.

Но обязать контрагента все равно нельзя

Но все-таки гражданское законодательство не предусматривает обязанности контрагента представлять другой стороне договора именно заверенные копии документов.

Да и в тех случаях, когда суды применяли положения Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х, они их применяли главным образом для выяснения вопроса о том, в каком порядке должны заверяться копии документов.

То есть, когда нормативно или договором установлена обязанность того или иного лица представить заверенную копию документа, но при этом не сказано, каким именно образом она должна быть заверена (нотариально или достаточно подписи руководителя и т.д.), вот тогда суды для ответа на этот вопрос и ссылались на положения Указа № 9779-Х.

При этом ни одного судебного акта, в котором было бы сказано, что если по условиям договора сторона должна представить другой стороне копию документа, эта копия должны быть представлена именно в заверенном виде, мы не обнаружили.

Более того, некоторыми судами высказывается мнение о том, что положения Указа № 9779-Х вообще не подлежат применению в случае, когда копия документа выдается не физическому, а юридическому лицу (см., например, Постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.12.2015 г. по делу № А09-2109/2015 и др.).

Поэтому вопрос о порядке представления копий документов, порядке заверения этих копий целесообразно решать при заключении договора.

Если договором не предусмотрено предоставление контрагентом заверенных определенным образом копий документов, понудить контрагента (в т.ч. в судебном порядке) заверять эти копии будет достаточно сложно.

Еще вариант

Как следует из ситуации, расходы, для подтверждения которых контрагент представляет копии документов, входят в стоимость услуг, оказываемых контрагентом.

Соответственно, как вариант, организация может отказаться от оплаты оказанных услуг полностью или частично по причине не подтверждения понесенных контрагентом расходов.

Как мы отметили выше, в соответствии с положениями ГОСТ Р 51141-98 юридическую силу имеет только заверенная копия документа.

Как следствие, если копии расходных документов не заверены, они не имеют доказательственной силы. Иными словами, такие копии не подтверждают должным образом понесенные расходы.

Кроме того, организация ведь не имеет возможности ознакомиться с оригиналами расходных документов, они находятся в распоряжении контрагента.

Поэтому вполне логично, что при направлении в адрес организации копий документов, контрагент должен как-то подтвердить, что эти копии соответствуют имеющимся у него оригиналам. Как это сделать? В частности, путем их заверения.

И все же, нужно понимать, что отказ от оплаты услуг на том основании, что копии расходных документов не заверены должным образом, будет сопряжен с риском применения к организации санкций за просрочку оплаты, поскольку, как мы уже сказали выше, ни договором, ни законом применительно к рассматриваемой ситуации не установлена обязанность контрагента представлять именно заверенные копии документов.

Тем менее, стоит попытаться убедить контрагента в необходимости заверять копии расходных документов. В качестве аргумента можно сослаться на положения Указа № 9779-Х, ГОСТа Р 51141-98, на судебную практику, а также можно привести вышеизложенные доводы.

Как и где грамотно заверить копии документов в установленном порядке

Копия документа должна достоверно передавать его содержимое. В современном делопроизводстве даже копии, сделанные на ксероксе, нуждаются в юридически грамотном подтверждении их соответствия оригиналу. Сделать это можно разными способами. Как правильно заверить копии документов в установленном порядке, зависит от конкретной ситуации.

Заверка копии документов в установленном порядке

В разных случаях процедура заверки копий производится на основании либо закона, либо определенного нормативного акта. В соответствии с их требованиями достоверность копии должен подтверждать нотариус, предприниматель или сам владелец документа. Нужно только знать, когда и как действовать.

Заверяем нотариально

Консультация нотариуса нужна не только при оформлении определенной сделки или получении доверенности. Многие документы и их копии нуждаются в заверении. Нотариальная служба действует четко в соответствии с ее законодательством. Чтобы не случалось отступлений от закона, деятельность нотариусов скрупулезно контролируется. Даже мелкие нарушения этих служащих строго караются. Благодаря этому доверие к нотариально подписанным копиям и актам остается незыблемым.

Чтобы подтвердить своей подписью бумагу, нотариус тщательно все перепроверит. Существуют общие правила подтверждения копий у нотариуса:

• В качестве оригинала принимаются только неламинированные документы, чтобы можно было подтвердить их подлинность
• Подпись на оригинале должна быть от руки, а не факсимильная
• Документы, состоящие из нескольких листов, должны быть скреплены надлежащим образом
• На всех листах должна быть подпись уполномоченного лица
• Если бумаги оформлялись заграницей, их следует легализовать согласно международным правилам
• Если оригинал поврежден, отчего часть текста не читается, то его копия не может быть нотариально заверена
• Копия документа, целиком написанного или только с пометками карандашом, не допускается для подтверждения у нотариуса
• Копия с исправлениями или добавлениями не заверяется нотариально
• Копии об образовании без номера регистрации и подписей не могут подтверждаться нотариусом
• Копию договора, написанного от руки, нотариус заверить не имеет права
• Зачетная ведомость без наличия диплома нотариусом не заверяется
• Некоторые виды медицинских актов, приведенные в указах Минздрава по заболеваниям, не могут заверяться нотариусом
• Не заверяются данные не на русском языке, к которым отсутствует подтвержденный надлежащим образом перевод
• Служебные и другие виды бумаг, имеющие обозначение о секретности или запрете копирования, не принимаются к рассмотрению
• Наличие даже мелких отступлений от правил оформления является основанием для отказа свидетельствования его копии

Необходимость заверить копии документов у нотариуса может возникнуть у юридического или физического лица. У каждого для этого могут возникнуть свои причины.

Обращение физических лиц	Решение вопросов наследства
	Дарение и доверие имущества
	Оформление купли-продажи
Обращение юридических лиц	Регистрация частного предприятия
	Оформление лицензий и других разрешений
	Оформление банковского счета
	Документы, требующиеся для заверки копий у нотариуса

Заверка любой копии производится только при наличии оригинала. Все должно отвечать существующим требованиям.

После проверки всех деталей юрист убедится в правильности регистрационных номеров и других реквизитов, подтверждающих подлинность. Клиент, обращающийся за подтверждением копии, показывает свой паспорт. Но для подтверждения личности подходит также водительское удостоверение.

Кто имеет право на получение данной услуги

Когда юрист оказывает такую услугу, не обязательно, чтобы при этом присутствовал владелец того документа, копию которого нужно подтвердить. Не требуется также свидетельство о его дееспособности. Все могут обращаться к нотариусу с данной просьбой. Но заказать подтверждение копии паспорта может только его владелец.

Что касается подростков до 18 лет, то они могут обратиться к нотариусу, лишь чтобы подтвердить копию собственных документов, включая свидетельство о рождении, аттестат или паспорт.

В общем, нотариус заверяет копии только самых важных документов. В таком случае получается наиболее весомое документирование достоверности дубликатов. В менее существенных ситуациях допускается подтверждение другим порядком.

Заверяем самостоятельно

Часто различные декларации и другие документы в скопированном виде необходимо заверять подписью. Согласно действующему законодательству, такие копии может подтверждать, например, получатель кредита. Он должен подписывать все страницы копии документа фразой «Копия верна», своей подписью, указанием фамилии и даты. Нотариус в подобных ситуациях не обязан ничего удостоверять. Самостоятельно подтверждаются скопированные листы документов, выданных конкретной организацией, то есть бухгалтерские справки, внутренние приказы, исходящие официальные письма и так далее.

В ряде случаев необходимо заверить копии документов самостоятельно, включая дубликаты паспорта, номеров счетов, свидетельства о рождении, браке или смерти. Но это не для подтверждения личности человека. Даже если они заверены нотариусом, такая копия не берется во внимание в суде, банке и других учреждениях. Если копия документа заверена, то это только для доказательства точности передачи содержимого оригинала.

Такой способ – самый простой. И только человек сам будет нести ответственность за то, что он удостоверил. Поэтому пренебрегать подобным актом не следует.

Заверяем для налоговой

Особого внимания требуют случаи, когда нужно заверить копии документов для налоговой. Тогда в ИФНС нужно подать перечень документов, включая подшивки из множества страниц. Согласно Налоговому кодексу РФ (ст. 93) в подтверждении достоверности нуждается каждый скопированный лист.

При единой подтверждающей подписи на всю книгу налоговики могут не принять отчет и даже наложить штраф за некорректное оформление. В суде действия инспектора будут поддержаны.

Если речь идет о договоре на много страниц, то нужно будет прошить листы нитью, пронумеровать их, на обратной стороне место сшива зафиксировать бумажной наклейкой, на которой указать печать и количество листов. В таком случае каждая страница не должна быть подтверждена. При этом нужно учитывать такие правила:

• четко виден текст, читается дата и визирование документа
• со всех страниц можно свободно снять ксерокопию
• страницы прошиты прочно, не распадаются во время перелистывания
• каждый лист пронумерован, а в конце указано число прошитых страниц
• на последней странице нужна подтверждающая подпись и печать

В таких книгах должно быть меньше 150 страниц, при условии, что на каждом листе только одна копия, с одной стороны листа. В случае если дубликат отчета или другого документа состоит из большего количества страниц, нужно сшивать несколько отдельных пачек. Желательно исходный документ прошивать в такую же книгу, чтобы налоговики не настаивали на переоформлении копий.

Сшивка должна выполняться через 2, 3 или 4 прокола, которые можно пробить дыроколом, шилом или иголкой. Важно, чтобы при этом не был задет содержащийся в копиях текст. Сшивание подборки страниц через один прокол, сделанный в верхнем углу, считается неправильным.

Рекомендации, приведенные в статье, соответствуют действующему законодательству. Если сделать все, как указано в инструкции, то можно будет избежать существенных штрафов от налоговиков, которые очень любят грешить подобными санкциями.

Заверяет предприниматель

Руководитель может подтверждать копии разнообразных отчетов, справок, исходящих писем, приказов и других внутренних документов. Во всех остальных случаях копии заверяют лишь при условии, что настоящая бумага будет храниться на предприятии, например, это может быть трудовая книжка. Такое подтверждение копий позволяет в ситуации, когда данные при копировании искажены, возлагать на заверяющего, а не на нотариуса ответственность, в том числе материальную.

Например, при неточном введении цифр в номере счета в банке, деньги могут быть переведены налоговиками на другого получателя. Если же нужно будет их возвращать плательщику, то это потянет за собой существенные материальные затраты. При наличии подтверждения неправильного дублирования отвечать за ошибку будет тот, кто подал некорректные реквизиты, а не налоговик.

Случается, что ошибка закралась на этапе подачи данных по счетам самим банком. Тогда выход из ситуации будет искать финансовое учреждение, а не владелец документов, подававший копию. То есть человек уполномочен заверять корректность копирования данных документа, а не его самого. В таком случае он и отвечает за них. И требования налоговой инспекции при сдаче отчетности в таких ситуациях вполне законны.

Также копии данных документов могут подтверждаться таким способом для различных фондов внебюджетного типа, контрагентов, для выдачи подчиненным и так далее.

Подписывать достоверность дубликата может каждый сотрудник, на которого приказом должна быть возложена такая обязанность, что подтверждается через выданную ему доверенность. Что касается печати, то она подходит не только от руководителя, но и от отдела кадров. Индивидуальный предприниматель не обязан изготовлять печать, а следовательно, и подтверждать с ее помощью что-либо.

Руководствоваться в процессе подтверждения документов нужно ГОСТом № 6.30-2003, который называется «Унифицированные системы документации…» и утвержден Постановлением Госстандарта в 2003 году.

По его данным человек вправе сам заверять копию, которая снята с документа, выданного конкретно в его организации. Также под эту категорию подходят дубликаты документов, которые выданы другими учреждениями, но хранятся в этом.

Если копии документов заверяет предприниматель или руководитель предприятия, на них должны быть такие данные:

• «копия правильна»
• должность заверяющего дубликат
• если должность не указана, то это начальник
• подпись человека, подтверждающего дубликат
• фамилия с инициалами как уточнение подписи
• печать начальника или отдела кадров
• информация о местонахождении оригинала документа
• дата подтверждения копии или ее выдачи

Например, оформление подтверждающей части копии может выглядеть следующим образом:

Копия верна

Оригинал находится в ООО «Отрадное»

Исполнительный директор ООО «Отрадное» Подпись. Степанов Е. М.

06 мая 2016 г. Печать

Как и при нотариальном подтверждении, бумаги, дубликаты которых подтверждает начальник, не должны иметь подчисток, нечетко напечатанного текста, исправлений без оговорки «исправленному верить» с соответствующим подтверждением. Такой дубликат непригоден для делопроизводства или налоговой.

При подтверждении дубликатов бумаг, состоящих из нескольких страниц, они должны быть прошиты. В подобных случаях может подтверждаться дубликат каждого листа отдельно. Но если все составляющие сшиты ниткой в единую книгу, каждый лист пронумерован, то участок прошивки может быть заклеен листом с подтверждающей подписью, печатью и указанием числа листов.

Подтверждение правильности дубликата, сделанное начальником, должно быть максимально достоверным. Ведь за ним могут стоять как производственные проблемы, так и личные ситуации сотрудников. Основной способ наиболее точного выполнения данной операции – соблюдение действующего законодательства. А если это затрудняет, то можно заказать стандартный штамп с исчерпывающим комплектом формулировок, включая подтверждающие копии.

Когда процедура необязательна

Есть ряд ситуаций, когда не обязательно заверять копии документов в надлежащем порядке. Например, когда в законе говорится лишь о копии, а не о документе, то можно подать ксерокопию, достоверность которой никак не подтверждается. Не нужно заверять, например, нулевую ставку НДС. Однако в суде часто принимаются решения иного плана. Так, согласно разъяснению Высшего Российского арбитражного суда, акционерные общества должны предоставлять подтвержденные копии, когда на этом настаивают акционеры.

Не нуждается в подтверждении и документооборот электронного типа. Еще с 1979 года в СССР копии и сами документы, созданные посредством ЭВМ, принимаются в суде как доказательство. В те времена оригиналом считался первый образец электронной версии документа. А чтобы доказать что-либо в суде, нужно было предоставлять весь компьютер.

В современной юриспруденции подлинник – это чаще всего распечатанный документ с живой подписью и мокрой печатью.

Электронный вариант дубликата документа принимается к рассмотрению, например, в арбитражном суде, но не всегда. Такой суд сканы принимает как копии документов. Они подаются в электронном виде через сайт суда, где можно заполнить установленную форму, загрузить имеющиеся в наличии доказательства, то есть отсканированные документы формата pdf. Участники процесса должны предварительно зарегистрироваться в ресурсе «Мой арбитр».

Все сканы должны по формату и размеру соответствовать порядку, утвержденному в Постановлении № 80 (08.11.13) ВАС РФ. Важно учесть, что данные правила касаются лишь предоставления в «Мой арбитр» копий, а не оригиналов. Суд имеет право затребовать и оригиналы на бумажном носителе.

Если копия для суда не нуждается в нотариальном подтверждении, то для ее заверения хватит только подписи, а также печати, если вопрос касается юридического лица. В таком случае нужно также указать дату создания копии и место хранения оригинала.

Необязательность подтверждения копий в разных ситуациях суд может рассматривать по-разному. Но вам все равно нужно быть готовыми предоставлять бумажный оригинал на подтверждение электронный копии документа. В суде обязательно проверят наличие подписи, даты отправления и получения и другие нюансы. А электронную подпись, если она приемлема в конкретных обстоятельствах, может подтвердить оператор ЭДО.

Современное делопроизводство приемлет применение вместо оригиналов документов их копий, оформленных и заверенных в установленном порядке. В некоторых случаях требуются именно надлежащим образом подтвержденные дубликаты документов. Из таких нормативно-правовых актов можно отметить, например, статьи Кодекса внутреннего водного транспорта России, а также Трудового кодекса РФ (ст. 84.1). При надлежащей заверке копии будут приняты в любой ситуации и не потребуют исправления. Такая подготовленность зачастую может спасти деловую репутацию и уберечь от финансовых потерь. Поэтому нужно знать отечественное законодательство в части применения копий и руководствоваться им в соответствующем порядке.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Как правильно заверить копию многостраничного документа? :: Profiz.ru

Вопрос:

Как правильно заверить копию многостраничного документа? Как должна выглядеть наклейка? Допускается ли сшивать копии документов в один пакет, если документы из разных по номенклатуре организации дел? Если да, то как проставить номер дела, в котором хранится документ, в заверительной надписи на наклейке?

Ответ:

Порядок заверения копии, в том числе для предоставления ее в другую организацию, описан в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016). Отметка о заверении копии должна выглядеть так:

Верно. Генеральный директор Островская К.А. Островская 17.12.2018 Подлинник документа находится в ООО «АБВ» в деле № 12-13 за 2018 год. Печать

Порядок заверения многостраничных документов описан в п. 2.51 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44):

«На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа».

Таким образом, на каждом листе ставится такая отметка:

Верно. Генеральный директор Островская К.А. Островская 17.12.2018 Печать

А на последнем листе пишем полностью:

Верно. Генеральный директор Островская К.А. Островская 17.12.2018 Подлинник документа находится в ООО «АБВ» в деле № 12-13 за 2018 год. Печать

Что касается внешнего вида наклейки, то можно обратиться к письму Минфина России от 29.10.2015 № 03-02-Р3/62336: «На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40—60 мм на 40—50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2—2,5 см. […] Заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии). Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения».

Лучше, если заверит копии генеральный директор. Несмотря на то что в приказе Минфина России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@ (далее – Приказ Минфина № ММВ-7-2/628@) на это нет прямого указания, подпись генерального директора исключит возможные вопросы со стороны проверяющих органов. В крайнем случае нужно сразу давать указание на документ, дающий право другому работнику заверять копии документов, и приложить к направляемому пакету его копию:

Верно. Главный бухгалтер Козлова А.А. Козлова (по Доверенности от 03.12.2018 № 12) 17.12.2018 […]

Правила представления многостраничных документов на бумажном носителе (в том числе копий) в налоговую изложены в приложении № 18 к приказу Минфина № ММВ-7-2/628@:

Извлечение
из приложения № 18 к Приказу Минфина № ММВ-7-2/628@

4. Все листы документов должны быть прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа каждого тома (части) в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка, на которой находится заверительная надпись.
5. Заверительная надпись обязательно содержит наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов…, его личную подпись, фамилию, инициалы, указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью) и дату. Заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку.

Таким образом, отметка о заверении копии и заверительная надпись – два самостоятельных блока информации, которые должны присутствовать на сшитой копии. Путать и смешивать между собой их нельзя.

Приведем пример оформления оборотной стороны многостраничной копии документа на бумажном носителе для представления в налоговую:

В одну сшивку помещается одна копия документа. Сшивок в один адрес может направляться несколько. Направление осуществляется с сопроводительным письмом, в котором в реквизите «Отметка о приложении» (п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016) описывается каждая из них:

Уважаемый Иван Иванович!   В ответ на Ваш запрос направляем вам копии документов ООО «АБВ».   Приложение:           1. Копия Устава ООО «АБВ» на 20 л. в 1 экз. 2. Копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица на 1 л. в 1 экз. 3. …

Автор ответа: Кожанова Евгения Николаевна

Заверение документа — GOV.UK

Подтвердите документ как точную копию оригинала, поставив его подпись и указав дату профессиональным лицом, например, адвокатом.

Когда вы подаете заявление на открытие банковского счета или ипотеки, вас могут попросить предоставить документы, заверенные как подлинные копии оригинала.

Копии документов, которые могут быть заверены, включают:

• паспортов
• фотокарта водительских прав
• писем из госучреждения
• выписки из банка / строительного общества или по кредитной карте
• счетов за газ, электричество или городской налог
• писем из больницы / врача

Кто может заверить документ

Ваш документ должен быть заверен профессионалом или кем-то, кто пользуется большим уважением в вашем сообществе («с хорошей репутацией»).Вы можете спросить, предлагают ли они эту услугу:

• чиновник банка или строительной кооперации
• советник
• министр религии
• стоматолог
• бухгалтер
• поверенный или нотариус
• учитель или лектор

Не должно быть человека, которого вы спросите:

• связанный с вами
• проживает по тому же адресу
• в отношениях с вами

Проконсультируйтесь с организацией, которой требуется заверенная копия — у них могут быть особые правила относительно того, кто может заверить документ.

Как заверить документ

Возьмите ксерокопию документа и оригинал и попросите человека заверить копию по телефону:

• с надписью «Сертифицировано как подлинная копия увиденного мной оригинала» на документе
• подпись и датировка
• печатает свое имя под подписью
• , указав род занятий, адрес и телефон

Лицо, удостоверяющее документ, может взимать с вас плату.

Заверение перевода

Если вам нужно заверить перевод документа, написанного не на английском или валлийском языках, попросите переводческую компанию подтвердить перевод в письменной форме:

• , что это «достоверный и точный перевод оригинального документа».
• дата перевода
• ФИО и контактные данные переводчика или представителя бюро переводов

,

Заверенные копии оригиналов документов

«Заверенная копия» оригинального документа — это копия, которая была подтверждена как подлинная копия оригинального документа, например:

• свидетельство о рождении
• водительские права
• паспорт.

Это делает лицо, уполномоченное заверять копии оригиналов документов.

Как заверить копии оригиналов документов

У разных организаций могут быть свои требования к заверению копии.Сначала проверьте, прежде чем следовать этому процессу.

Узнайте, кто является уполномоченным органом по сертификации

Разверните, чтобы увидеть полный список профессий, уполномоченных заверять копии оригиналов документов.

Список лиц, уполномоченных заверять копии оригиналов документов

В соответствии с разделом 39 Закона о присягах и заявлениях от 2018 г. (Внешняя ссылка) (по состоянию на 1 марта 2019 г.) список лиц, которые могут заверять копии оригиналов документов, включает:

• Лицо, имеющее в настоящее время лицензию или зарегистрированное для занятия в Австралии одной из следующих профессий:
  • Архитектор
  • Мануальный терапевт
  • Конвейер
  • Стоматолог
  • Финансовый консультант или специалист по финансовому планированию
  • Практикующий юрист
  • Практикующий врач
  • Акушерка
  • Миграционный агент
  • Медсестра
  • Эрготерапевт
  • Оптометрист
  • Патентный поверенный
  • Фармацевт
  • Физиотерапевт
  • Психолог
  • Адвокат по товарным знакам
  • Ветеринарный врач
• Бухгалтер, отвечающий хотя бы одному из следующих критериев:
  • Член Национальной ассоциации налоговых бухгалтеров
  • Член сертифицированных бухгалтеров Австралии и Новой Зеландии
  • Член Ассоциации бухгалтеров по налогообложению и управлению
  • Член CPA Australia
  • Член Института бухгалтеров
• Агент Австралийской почтовой корпорации, отвечающий за предоставление почтовых услуг населению
• Австралийский служащий государственной службы, нанятый на постоянной основе с 5 и более годами непрерывной работы, не имеющий иных разрешений
• Сотрудник консульства Австралии или дипломатический представитель Австралии
• Судебный пристав
• Сотрудник банка с непрерывным стажем работы 5 и более лет
• Сотрудник строительной кооперации со стажем работы 5 и более лет
• Главный исполнительный директор суда Содружества
• Секретарь суда
• Комиссар по аффидевитам
• Уполномоченный по декларации
• Сотрудник кредитного союза со стажем непрерывной работы 5 и более лет
• Сотрудник органа Содружества, нанятый на постоянной основе с 5 или более годами непрерывной службы, не имеющий иных полномочий
• Сотрудник Австралийской комиссии по торговле и инвестициям, который письменно уполномочен секретарем DFAT взимать сборы в соответствии с разделом 3 (d) Закона о консульских сборах 1955 года , если он находится за пределами Австралии и в ходе дежурства в этом месте
• Сотрудник Содружества, уполномоченный в письменной форме Секретарем DFAT взимать сборы в соответствии с разделом 3 (d) Закона о консульских сборах 1955 года , если он находится за пределами Австралии и при выполнении служебных обязанностей в этом месте
• Инженер, отвечающий хотя бы одному из следующих критериев:
  • Член Engineers Australia, кроме студента
  • Зарегистрированный профессиональный инженер-профессионал Австралия
  • Зарегистрирован в качестве инженера в соответствии с законодательством Содружества, штата или территории
  • Зарегистрировано в Национальном инженерном реестре инженеров Австралии
• Сотрудник финансовой компании со стажем работы 5 и более лет
• Держатель статутного офиса Содружества, если иное не указано
  • Например, директор Австралийского института семейных исследований
• Должностные лица IBAC
• Судья
• Мировой судья
• Советник местного самоуправления
• Мировой судья
• Зарегистрированный брак
• Судебник
• Член Сил обороны Австралии, отвечающий хотя бы одному из следующих критериев:
  • Офицер
  • Унтер-офицер со стажем непрерывной службы 5 и более лет
  • Прапорщик
• Член Австралазийского института горного дела и металлургии
• Член Австралийского института управления
• Член парламента государства
• Член законодательного собрания территории
• Член местного самоуправления
• Зарегистрированный министр религии
• Государственный нотариус, в том числе государственный нотариус, выполняющий функции за пределами Содружества или внешних территорий Содружества
• Постоянный сотрудник Австралийской почтовой корпорации, непрерывный стаж 5 и более лет, работающий в офисе, оказывающем почтовые услуги населению
• Постоянный сотрудник с 5 или более годами непрерывного стажа, для которого не указано иное, если он работает в одном из следующих подразделений:
  • Государство
  • Территория
  • Государственный орган
  • Территориальный орган
  • Орган местного самоуправления
• Сотрудник полиции
• Резервист полиции
• Офицер службы охраны (ПСО)
• Секретарь или заместитель Секретаря суда
• Директор школы
• Старший исполнительный сотрудник органа Содружества
• Старший служащий штата или территории
• Старший сотрудник службы управления Содружества
• Шериф
• Офицер шерифа
• Должностное лицо или служащий государственных попечителей с уровнем классификации 2 и выше
• Учитель, работающий на постоянной основе полный или неполный рабочий день в школе или учреждении высшего образования
• Сотрудник или сотрудник комиссии по несчастным случаям на транспорте с уровнем классификации 2 или выше
• Сотрудник или сотрудник VicRoads с уровнем классификации 2 или выше
• Сотрудник инспекции штата Виктория
• Сотрудник государственной службы штата Виктория с установленным классификационным уровнем 2 или выше.
  • Например, руководитель проекта, работающий в качестве VPS4, или административный помощник, работающий в качестве VPS2
• Victorian WorkCover Должностное лицо или сотрудник категории 2 или выше
• Любые уполномоченные лица, принимающие письменные показания, включая:
  • Судебный исполнитель
    • Например, судья или магистрат
  • Сотрудник судебного исполнителя
  • Почетный судья
  • Протонотарий или заместитель протонотариата Верховного суда
  • Регистратор завещаний или помощник регистратора завещаний
  • Регистратор или заместитель регистратора Окружного суда
  • Главный регистратор, регистратор или заместитель регистратора магистратского суда
  • Главный регистратор, регистратор или заместитель регистратора Детского суда
  • Главный регистратор, регистратор или заместитель регистратора VCAT
  • Главный регистратор или регистратор Суда коронеров
  • Член VCAT
  • Член или бывший член любой из палат парламента Виктории
  • Член или бывший член любой из палат парламента Содружества
  • Государственный нотариус
  • Старший чиновник муниципального совета штата Виктория, отвечающий одному из следующих критериев:
    • Главный исполнительный директор
    • Член совета директоров, ответственный за управление и подчиняющийся непосредственно главному исполнительному директору
    • Любой другой член персонала Совета, получающий зарплату не менее 124 000 долларов (или более высокий порог, если это указано министром в соответствии с разделом 97B Закона о местном самоуправлении 1989 г. (Внешняя ссылка))
  • Сотрудник Института судебных исполнителей (Виктория)
  • Лицо, действующее в судебном порядке
    • Например, арбитр или любое лицо или орган, уполномоченные заслушивать, получать и исследовать доказательства
  • Любое другое должностное лицо или лицо, уполномоченное, уполномоченное или разрешенное каким-либо законом или правилами суда или правилами трибунала или в соответствии с ними для администрирования аффидевитов

Посетите центр сертификации

Отнесите оригинал и копию оригинала в орган по сертификации.

Сертификат:

1. проверить оригинал, чтобы убедиться, что он не является копией или подделкой
2. проверьте копию, чтобы убедиться, что она идентична оригиналу. Копию можно считать идентичной, даже если она другого размера или цвета, если это не приведет к потере какой-либо существенной информации.

Затем орган по сертификации напишет или проштампует копию со словами: «Подтверждено, что это подлинная копия увиденного мной оригинала». Они подпишут и поставят дату на копии, а также напишут или проштампуют свой:

1. наименование
2. личный или служебный адрес и
3. квалификация уполномоченного сертификатора.

Если копия состоит из нескольких страниц, орган по сертификации подписывает или ставит инициалы и пронумеровывает все страницы.

Копия заверена.

Заверение документа на другом языке

Документ на другом языке, кроме английского, может быть заверен. Сертифицирующий орган должен придерживаться мнения, что копия идентична оригиналу документа.

,

шагов к заверению копии оригинального документа

Многие штаты разрешают нотариусам делать заверенные копии документов, если исходный документ не является официально зарегистрированным документом. Документы, которые клиенты могут запросить для нотариального заверения, включают контракты, письма, отчеты о расчетах, соглашения и счета-продажи. Этот список, конечно, не исчерпывающий.

Часто нотариально заверенные копии оригиналов отправляются получателям в других странах.Это почти всегда означает, что они будут проходить через государственную службу аутентификации нотариуса, так что документ может иметь апостиль или сертификат аутентификации, прикрепленный к нему, прежде чем он будет отправлен в страну-получатель. Когда документ проходит процесс аутентификации, принимающая страна может подтвердить, что председательствующий нотариус, сделавший копию, является подлинным нотариусом.

Таким образом, предположим, что все копии, заверенные нотариусом, которые вы делаете, должны будут пройти тщательную проверку нотариальной государственной администрацией вашего штата.

Обратите внимание, что не во всех штатах нотариусы разрешают делать заверенные копии документов. Прежде чем пытаться выполнить это действие, проверьте нотариальные законы своего штата, чтобы убедиться, что вы имеете право совершать этот тип нотариальных действий. (В конце этой статьи находится ссылка на самую последнюю доступную информацию о законах штата и нотариально заверенных копиях.)

Ниже приведены шаги, которые вы должны выполнить

Это общий обзор шагов, которые необходимо выполнить. должен быть завершен.Нотариусам следует ознакомиться с законами своего штата, чтобы подтвердить соответствующий метод, который будет использоваться в их штатах. Методы немного отличаются от штата к штату.

Шаг 1 — Просмотрите документ, чтобы убедиться, что это оригинал. Нотариусы не могут делать заверенные копии копий.

Шаг 2 — Подтвердите, что документ не является общедоступным или иным образом запрещен законами вашего штата. Примерами публично зарегистрированных документов являются указы о разводе, документы, ипотеки, юридические документы, свидетельства о рождении, свидетельства о браке и другие юридические документы, зарегистрированные клерками в государственных учреждениях.Обратите внимание, что этот список не исчерпывающий.

Записи учащихся (стенограммы и т. Д.) Могут быть проблемой для некоторых штатов. Направьте клиента в офис регистратора школы для получения заверенных копий школьных аттестатов. Политики различаются. Например, Флорида разрешает нотариусам делать заверенные копии дипломов, но нотариусы Техаса не могут делать заверенные копии дипломов.

Шаг 3 — Сделайте копию документа на белой бумаге; не используйте цветную бумагу. Не делайте цветную копию, которая выглядит как оригинал.Используйте стандартную настройку черного / белого на вашем копировальном аппарате. Если клиент приносит вам копию, внимательно осмотрите копию и сравните ее с оригиналом, чтобы убедиться, что копия является истинной копией.

Шаг 4 — Используйте правильное нотариальное свидетельство для изготовления заверенной копии. Или, если хотите, используйте штамп на копии, на которой написано ваше установленное законом нотариальное свидетельство для этого типа действий. Если вы не можете использовать штамп, вы должны приложить свободное нотариальное свидетельство.

Если вы используете свободный сертификат, не забудьте добавить в конец отдельного сертификата идентифицирующую информацию, подобную следующей: «Attached to (Name of Document).Количество страниц, включая эту ____. Дата документа, если есть: __________. Подписавшие лица, если таковые имеются: __________________. »

Шаг 5 — Завершите нотариальное заверение.

Шаг 6 — Если в вашем штате требуется вести журнал нотариальных действий, попросите хранителя документов подписать нотариальную книгу после вы записываете, к чему был прикреплен сертификат, количество страниц, дату оригинала и имена подписавших лиц, если таковые имеются.

Типичный сертификат заверенной копии Язык

Обычно государства, разрешающие нотариусам делать копии, имеют специальный язык свидетельства, указанный в справочниках нотариуса.Типичный язык сертификата для заверенной копии показан ниже. Обратите внимание, что нотариусы Флориды «удостоверяют» подлинность копий. Также нотариусы Флориды должны лично контролировать изготовление копий с оригиналов.

Штат __

Округ __

В этот __________ день __________ (года) я подтверждаю (или подтверждаю), что предыдущий или прилагаемый документ является подлинной, точной, полной и неизменной копией, сделанной мной из __________ (описание документа), представленного мне хранителем документа, ______________ (имя хранителя документа), и что, насколько мне известно, фотокопия документа не является общедоступной записью и не является общедоступным документом, заверенные копии из которых доступны из официального источника, кроме нотариуса.

[Подпись и печать нотариуса]

Советы по заверению копий

СОВЕТ № 1 — Если документ, который должен быть заверен вами как подлинная копия, предназначен для другой страны для длительного процесса, такого как иностранное усыновление, отказать в предоставлении услуг, если срок действия вашей комиссии нотариуса составляет менее одного года. Направьте клиента к другому дееспособному нотариусу.

СОВЕТ № 2 — Чтобы узнать больше о заверенных копиях, обратитесь к этой статье из трех частей, озаглавленной «Углубленное изучение заверенных копий».»Часть I, Часть II, Часть III

Расскажите нам, что вы думаете о Facebook!

.

Заверенная копия

Заверенная копия — это копия (часто фотокопия) первичного документа, на которой есть подтверждение или сертификат, подтверждающий, что это точная копия первичного документа. Он не подтверждает подлинность первичного документа, а только то, что это точная копия первичного документа.

Заверенная копия в значительной степени является продуктом англоязычных стран общего права и предназначена для удобства администрирования. Обычно это недорогое приобретение.Заверенная копия может потребоваться для официальных государственных или судебных целей, а также для коммерческих целей. Это позволяет избежать отказа владельца важных документов (особенно документов, удостоверяющих личность) от владения этими документами, что может означать риск их потери или повреждения.

Он имеет некоторое сходство с нотариально заверенной копией, которая является формой, используемой в некоторых странах, особенно в некоторых штатах США. Нотариально заверенная копия подписана нотариусом (не путать с нотариусом в стране гражданского права — см. Нотариус по гражданскому праву).

Заверенная копия подписана лицом, назначенным лицом или учреждением, запрашивающим ее. Обычно это лицо называется уполномоченным лицом. Лицо, уполномоченное подписывать сертификат, зависит от страны. Иногда закон уполномочен на это лицо (например, секретарь суда, солиситор или нотариус), но это не всегда так. В некоторых странах, например в Соединенном Королевстве и Южной Африке, документы, удостоверяющие личность, также могут быть заверены уполномоченными сотрудниками почтового отделения ^[1] .

Копия первичного документа, который будет использоваться на международном уровне, возможно, должна быть в форме нотариально заверенной копии, а не заверенной копии. Нотариально заверенную копию получить может быть дороже. Копия документа, который будет использоваться на международном уровне, может также соответствовать особым правилам — Гаагской конвенции, отменяющей требование легализации иностранных публичных документов.

Если необходимо перевести первичный документ, обычно требуется дополнительный сертификат. Например, свидетельство о рождении на русском языке используется в англоязычной стране.Как правило, документ должен быть переведен профессионально и иметь сертификат точности, приложенный к переводу вместе с копией первичного документа. Затем первичный документ, перевод и сертификат верности фотокопируются в виде заверенной копии. Если свидетельство о рождении на английском языке будет использоваться в России, возможно, потребуется нотариально заверенная копия.

В Австралии

В Австралии заверенные копии являются исключительно созданием административной практики.Ни на федеральном уровне, ни на уровне штата нет специального законодательства.

Заверенные копии издавна использовались для придания внешнего вида подлинности фотокопии первичного документа. На практике их очень легко получить практически бесплатно, кроме фотокопии, и они используются в самых разных ситуациях, особенно с документами, удостоверяющими личность.

На практике и исключительно для удобства копия обычно может быть заверена лицом, которое может засвидетельствовать установленное законом заявление в соответствии с федеральным законодательством об обязательном заявлении.Категории людей перечислены в Приложении 2 к Закону о декларировании 1993 (Cth). ^[2] Приложение 2 гласит, что мануальные терапевты, стоматологи, практикующие юристы, практикующие врачи, медсестры, оптометристы, патентные поверенные, фармацевты, физиотерапевты, психологи, поверенные по товарным знакам и ветеринарные хирурги могут заверять копии. В Части 2 Приложения перечислены различные другие профессии и должности, члены или лица, занимающие должности, также могут заверять копии (например, судьи, полицейские и члены парламента).

Типичный сертификат на фотокопии —

СЕРТИФИЦИРОВАННАЯ ИСТИННАЯ КОПИЯ ОРИГИНАЛА

Я подтверждаю, что это точная копия оригинального документа.

Подпись: Дата: Право подписи: Почтовый адрес / адрес электронной почты / номер телефона:

В столицах Австралии есть нотариусы, если требуется нотариально заверенная копия формы.

В Ботсване

Фотокопии можно бесплатно заверить в полицейском участке. Заверенные копии, например, государственного удостоверения личности «Оманг», широко используются и часто требуются для подачи заявления о приеме на работу и т. Д.

В США

В рамках банковских правил «знай своего клиента» большинство финансовых учреждений США теперь требуют заверенную копию паспорта при открытии новых счетов. Обычно это влечет за собой копию страниц, содержащих имя, фотографию, номер паспорта и дату рождения.

Заверение копии нотариусами США

Некоторые штаты США разрешают нотариусам заверять копии; за подробностями следует обращаться к законам или должностным лицам, регулирующим деятельность нотариусов.Государственный департамент США в 2005 году составил таблицу, в которой обобщены законы и постановления штата. ^[3] В приведенной ниже таблице пропущены примечания из таблицы Государственного департамента для штатов, которые не уполномочивают нотариусов заверять копии.

Штат США	Заверение подлинных копий разрешено?	Банкноты
Алабама	Есть	Только страницы регистра [4]
Аляска	Нет
Американское Самоа
Аризона	Есть
Арканзас	Есть
Калифорния	Есть	Только доверенности и страницы журнала нотариусов.
Колорадо	Есть	Только с подписанным письменным запросом, в котором указывается, что заверенная копия недоступна у должностного лица, регистрирующего публичные документы, или у другого хранителя документов в штате.
Коннектикут	Нет
Делавэр	Есть
Округ Колумбия	Есть
Флорида	Есть	Только при копировании под контролем.Нотариус может проконтролировать изготовление ксерокопии оригинала документа и удостовериться в ее истинности. F.S.A. § 117.05 (15). Нотариус не может подтвердить подлинность фотокопии; только фотокопии оригиналов документов могут быть засвидетельствованы на предмет подлинности F.S.A. §117.05 (15) (а). Нотариус не может засвидетельствовать правильность фотокопии публичной записи, если копия может быть сделана другим публичным должностным лицом. F.S.A. §117.05 (15). Это ограничение не распространяется на нотариусов Флориды по гражданскому праву (которые подпадают под действие F.С. 118).
Грузия	Есть	Только при копировании под контролем.
Гуам
Гавайи	Есть	Только протесты и страницы нотариального журнала.
Айдахо	Есть
Иллинойс	Нет
Айова	Есть
Канзас	Есть
Кентукки	Есть	Только протесты.
Луизиана	Нет
Мэн	Нет
Мэриленд	Есть	Только страницы регистрации.
Массачусетс	Есть [5]
Мичиган	Нет
Миннесота	Есть
Миссисипи	Нет
Миссури	Есть
Монтана	Есть	Только записи, выданные или зарегистрированные по работе.
Небраска	Нет
Невада	Есть
Нью-Гэмпшир	Есть	Согласно пересмотренному Статуту Нью-Гэмпшира 456 B: 1 «Нотариальный акт» означает любое действие, которое нотариус уполномочен совершать, и включает в себя принятие подтверждения, принесение присяги или заявления, подтверждение присяги или подтверждения, засвидетельствование или подтверждение подпись, , удостоверяющая или удостоверяющая копию , и отметив протест оборотного инструмента.
Нью-Джерси	Нет
Нью-Мексико	Есть
Нью-Йорк	Нет
Северная Каролина	Нет
Северные Марианские острова
Огайо	Нет
Оклахома	Есть
Орегон	Есть	Нотариусам не разрешается заверять копии государственных документов, особенно статистики естественного движения населения.Есть постановление Отдела медицинской документации, которое прямо запрещает копирование их записей. Запрет не в нотариальном законе, а в законе хранителя записей. Орегон разрешит предъявителю письменные показания, удостоверяющие истинную копию, но нотариус должен поощрять предъявителя получить настоящую заверенную копию у хранителя записи.
Пенсильвания	Есть
Пуэрто-Рико
Род-Айленд	Нет
Южная Каролина	Нет
Южная Дакота	Нет
Теннесси	Нет
Техас	Есть	Нотариус не может заверить нотариально заверенную копию регистрируемого документа.Свидетельства о рождении и свидетельства о браке являются регистрируемыми документами. Записываемый документ — это документ, который регистрируется в каком-либо субъекте, будь то канцелярия государственного секретаря, суд, клерк округа или Бюро статистики естественного движения населения. Заверенные копии можно получить, связавшись с такими организациями. Документ, не подлежащий записи, — это документ, который не регистрировался и никогда не будет записан ни с одним типом объекта. Например, письмо никому не записывается, но бывают случаи, когда отправитель письма хотел бы получить заверенную копию этого письма для своего файла.
Юта	Есть	Только при появлении хранителя оригинала.
Вермонт	Есть
Виргинские острова
Вирджиния	Есть	Нотариусы штата Вирджиния не уполномочены удостоверять подлинные копии свидетельств о рождении, смерти или браке. Только Отдел записи актов гражданского состояния / статистики может проводить такую ​​сертификацию.
Вашингтон	Есть
Западная Вирджиния	Есть
Висконсин	Есть
Вайоминг	Нет

Нотариусы многих штатов ведут журналы всех своих нотариальных действий.Из таблицы видно, что в некоторых штатах нотариусы могут делать заверенные копии своих журналов, но не могут делать никаких других заверенных копий.

Нотариально заверенные копии удостоверений личности в государствах, не проводящих сертификацию

В случаях, когда банк, правительственное учреждение или иностранное консульство требует «нотариально заверенную копию удостоверения личности с фотографией», а штат запрещает нотариусам делать заверенные копии, многие из этих агентств примут копию с формой письменного показания от держателя удостоверение личности с фотографией, удостоверяющее ее подлинность, которое затем нотариально заверяется.Таким образом, все, что делает нотариус, — это принимает и подписывает письменные показания, а не заверяет копию. Пример ниже приемлем для Нью-Йорка:

[приложить копию удостоверения личности с фотографией] ШТАТ НЬЮ-ЙОРК, ГРАФСТВО ___________________; сс .: ______________________ [Печатное имя аффианта / опекуна] , будучи должным образом приведенным к присяге, заявляет: что изображенный выше документ действительной фотоидентификации является истинной, точной и неизмененной копией действительного оригинала, моего _____________ [описание инструмента, e.g: «Водительское удостоверение штата Нью-Йорк», «Паспорт США», «Карта постоянного жителя США»] , в которой я являюсь хранителем инструмента, имя и изображение в котором указаны; и что я представил оригинал документа, изображенного выше, нижеподписавшемуся нотариусу в качестве удовлетворительного доказательства моей личности. Я понимаю и подтверждаю, что этот аффидевит не является заверенной копией в соответствии с законодательством штата Нью-Йорк. X______________________________ [печатное название аффианта / опекуна] Присягнул до ______ дня _______________, 20____, __________________________________ (нотариус) [официальная печать / печать и информация о комиссии]

Нотариальная запись

США

Не все заверенные копии оформляются нотариусами.В случае нотариальных заверенных копий в самом свидетельстве могут быть очень разные формулировки. В США:

• Я, А.Б., нотариус, подтверждаю, что ДАТА я внимательно сравнил приложенную копию ДОКУМЕНТА с оригиналом. Это полная и точная копия оригинального документа.
• Я подтверждаю, что это точная и правильная копия документа, находящегося во владении A.B. (NH)
• В этот ДД день МЕСЯЦА, ГГГГ я подтверждаю, что ______ документ является подлинной, точной, полной и неизмененной копией оригинала.(Масса)
• В этот ДД день МЕСЯЦА, ГГГГ, я настоящим подтверждаю (1), что вышеупомянутый [или прилагаемый] документ является точной и неизменной копией НАИМЕНОВАНИЯ ДОКУМЕНТА, представленной мне AB, хранителем документа, и (2) что Насколько мне известно, скопированный документ не является публичным или публичным. (Юта)
• Я, (имя и качество заверяющего) , подтверждаю, что вышеизложенное является истинной и точной копией оригинала (выставленного мне в этот день), который был тщательно исследован мной и сравнен с указанным оригиналом и обнаружен согласиться с этим слово в слово и цифра за цифрой.(Консульство или посольство США)

Канада

• Я подтверждаю, что эта фотокопия является точной и достоверной копией оригинала, и что она была тщательно проверена мной, сравнена с указанным оригиналом и признана совпадающей с ним слово в слово и цифра за цифрой. (Северо-западные территории)
• … подтверждаю, что фотостатическая репродукция, приложенная к настоящему документу, является точной копией НАИМЕНОВАНИЯ ДОКУМЕНТА, датированного ДАТой ИМЕНИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ, и что я тщательно сравнил указанное фотостатическое воспроизведение с указанным оригиналом документа.(Торонто)
• … НАСТОЯЩИМ УТВЕРЖДАЮ, что прилагаемый к настоящему документу документ, каждая страница которого проштампован оттиском моей печати, является точной и точной фотостатической копией документа, представленного и показанного мне из-под стражи CUSTODIAN и предполагающего быть НАИМЕНОВАНИЕМ ДОК., датированного ДД дня месяца, ГГГГ, указанная фотостатическая копия была сравнена мной, страница за страницей, с указанным оригиналом документа, акт, запрошенный мной, я предоставил то же самое по своей нотариальной форме и печать должности, чтобы служить и использовать в случае необходимости или необходимости.В УТВЕРЖДЕНИЕ ЧЕГО … (нотариальная копия)

Англия

• … УТВЕРЖДАЮ, что прилагаемый к настоящему документу документ является истинной [фотографической] копией оригинального документа, копией которого он претендует быть, я тщательно сопоставил и сравнил указанную копию с указанным оригиналом и обнаружил то же самое, что согласен с ним , В УДОСТОВЕРЕНИЕ И СВИДЕТЕЛЬСТВО …
• Данная копия полностью повторяет оригинал. ^[6] (Почтовое отделение)

Список литературы

1. ^ Сертификационный документ, удостоверяющий личность почтового отделения Соединенного Королевства
2. ^ Правительство Австралийского Содружества, Положения об обязательных декларациях 1993 г. . Заверенные копии документов

См. Также

,