Образец как заверить копию трудовой книжки работодателем с 1 июля 2019
Копия трудовой книжки — это документ, который может понадобиться работнику при обращении в банк, Пенсионный фонд и в других ситуациях. Выдать ее должен специалист отдела кадров. Казалось бы, что может быть проще, чем заверить и выдать сотруднику копию? Но даже в таком простом, на первый взгляд, деле важно не ошибиться, не нарушить права работника и не навлечь на компанию внеплановую проверку.
Без заявления — никаких документов
Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.
Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.
Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки
Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения за трудовой. В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам.
Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр. Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.
Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно. Учтите, что отказаться предоставить копию работодатель не может, это противоречит ТК РФ.
Образец: как правильно заверить копию трудовой книжки
Копия, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому она должна соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку.
- Отсканировать (распечатать) надо все заполненные листы, начиная с титульного.
- Каждый лист должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его могут не принять.
- Текст после печати должен быть четким и легко читаемым.
- Листы должны быть пронумерованы и прошиты, как это делается нотариусами. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.
- Заверять необходимо каждую из страниц. Это должно делать лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.
- Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.
- Отметку о заверении необходимо дополнить записью о месте, где хранится подлинник. Надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год» необходима, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала — обратите внимание, что образец заверения копии трудовой книжки, показанный в статье, содержит такую строку.
- Согласно ГОСТу для проставления отметки о заверении копии трудовой книжки работодатель может использовать специальный штамп.
- Считается, что подтверждать достоверность данных необходимо еще и печатью организации-работодателя. Однако в РФ некоторые компании освобождены от обязанности иметь круглые печати, поэтому они физически не могут их проставлять. Но заверенные ими документы будут иметь такую же силу, даже если печать не стоит.
- Относительно места расположения записи «Верно», подписи и даты лица, удостоверяющего дубликат, печати. Все это должно захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их. В противном случае получатель не сможет прочитать сведения, и работнику придется вернуться.
- В некоторых случаях работник может попросить написать фразу «Работает по настоящее время». Законодательно запрет на это не установлен, поэтому делать соответствующую запись допустимо.
Обращаем внимание, что все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Поэтому у банков, ПФР и иных организаций могут быть собственные требования к заверениям документов. Их следует уточнить заранее.
Образец: как заверить трудовую книжку по действующему ГОСТу
Частые ошибки
Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, можно распечатать и держать под рукой образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем.
На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания?
- Из-за оттиска печати скрыта часть текста, что мешает получателю документа разобраться в записях. Правильно поставить печать так, чтобы она не мешала.
- Сама печать износилась, сложно разобрать, какой организации она принадлежит.
- Нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки. Либо этот сотрудник не уполномочен совершать такие действия.
- При внесении записей допущены ошибки и внесены исправления. Любые помарки недопустимы, из-за них документ могут признать недействительной и вернуть человеку. Если при заверении закралась ошибка, лист нужно заново отсканировать, распечатать, внести верные сведения.
- Не все листы заверены. Такое допустимо только в случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и опломбированы.
Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.
Где еще можно получить заверенную копию трудовой книжки
До сих пор мы рассматривали ситуацию, когда человек работает, и его трудовая книжка находится у работодателя – в отделе кадров или бухгалтерии, если она занимается кадровой документацией. Но если гражданин безработный, трудовая книжка у него на руках, и ему нужна заверенная копия, он должен обратиться к нотариусу. Дополнительно нужно прихватить паспорт. В нотариальной конторе можно заверить копию трудовой и работающему человеку. Для этого он просит у работодателя документ под расписку, а затем возвращает его.
Нотариус копирует необходимые страницы (обычно это только заполненные листы), проставляет на них печать, дату и подписывает.
Но учтите, что нотариус может делать копии только с оригинала трудовой книжки. Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут. Потому что юрист перед копированием проверяет все записи и только потом может заверить трудовую книжку. Кстати, если нотариус найдет ошибки или неточности в записях, он предложит человеку сначала их исправить у работодателя, а потом уже сделает заверенную копию.
Услуги нотариуса всегда платные. Стоимость лучше уточнить в конкретной нотариальной конторе.
Сколько действует копия
На законодательном уровне нигде не заявлено, в течение какого срока можно предъявлять заверенную работодателем или нотариусом копию трудовой книжки. Но в кредитных учреждениях, ПФР и иных организациях могут быть определенные требования. Обычно «срок годности» документа – не более 30 дней. При обращении за крупными суммами могут потребовать копию, подготовленную в течение 3–14 дней.
Обратите внимание, если в трудовой книжке появилась новая запись, то скопированный экземляр, сделанный ранее, уже не считается действительным. Его надо переделывать.
Как заверить трудовую книжку по новым правилам в 2019 году
Содержание страницы
В 2018 году вводятся новые правила, касающиеся заверения трудовых книжек. Их нужно обязательно учесть кадровому отделу компании. Если правила не будут использоваться, заверенная копия будет считаться недействительной.
Для чего нужно заверять трудовую книжку
Заверяются записи в книжке, ее ксерокопии. Обычно потребность в заверении возникает при взаимодействии с банком, кредитной организацией. Она образуется в рамках следующих потребностей:
- Подтверждение источника дохода заемщика.
- Подтверждение того, что человек сможет вернуть заемные деньги.
- Взыскание долга с зарплаты заемщика.
- Подтверждение информации, изложенной в анкете.
- Установление, часто ли человек меняет места работы.
- Установление причин расторжения трудового соглашения с прошлых мест работы.
Заверенную копию может запросить отдел ОФМС при предоставлении загранпаспорта. Представители ОФМС просматривают места работы человека за последние 10 лет. Нужно отметить, что необходимость в предоставлении копии ТК сотрудникам ОФМС отменена приказом МВД. Но некоторые отделы запрашивают этот документ. Кроме того, иногда заверенная бумага требуется при получении визы.
Копия может запрашиваться кадровым отделом фирмы, в которую устраивается сотрудник. Она нужна для проверки прошлых мест работы, причин увольнения.
Правила заверения, оставшиеся неизменными
Изменения, появившиеся в 2018 году, являются очень локальными. То есть практически все правила заверения, за редкими исключениями, остались прежними. Если сотрудник запросил заверенную копию книжки, работодатель должен предоставить ее в течение 3 дней. Срок отсчитывается с даты направления работником заявления. Соответствующая норма содержится в статье 62 ТК РФ. В этой же статье указано, что предоставленная копия должна быть заверена надлежащим образом.
При заверении нужно пользоваться этими неизменными правилами:
- Копировать нужно все обороты, где есть сведения. Это и титульный лист, и страница с заключительной записью о трудоустройстве.
- Копировать раздел о вознаграждении нужно не во всех случаях. Обычно нужна эта страница при получении различных званий. К примеру, звания «Ветеран труда». Сведения о поощрениях пригодятся при устройстве на новую работу.
- Копии листов брошюруются. На наклейке сзади нужно привести число скрепленных листков.
- На заключительном листе книжки проставляются эти отметки: отметка «Верно», подпись лица, сделавшего копию книжки, дата оформления и печать.
Копию можно или сшить, или представить разрознено. Если это отдельные листы, то заверить нужно каждый из них.
К СВЕДЕНИЮ! Иногда фирмы требуют указания того, что сотрудник продолжает работать у текущего работодателя. Однако это требование не утверждено Госстандартом. То есть от исполнения этого требования можно свободно отказаться.
Законодательное обоснование новых правил
До 1 июля 2018 года действовало Постановление Госстандарта №65 от 3 марта 2003 года. Но с 1 июля юридическую силу получает ГОСТ Р 7.0.97-2016, установленный Приказом Росстандарта №2004-ст. Правила заверения ТК содержатся в пункте 5.26 ГОСТ. Практически все нормы остались прежними. Но возникло одно изменение. В частности, теперь нужно прописывать, где именно хранится оригинал трудовой книжки. Нововведение нужно для того, чтобы получатель ксерокопии знал о месте нахождения оригинала.
Особенности внесения дополнительной записи
С 1 июля 2018 года при создании копий нужно вносить дополнительную запись о месте нахождения оригинала книжки. Соответствующее указание содержится в пункте 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нормативном акте есть важное разъяснение. В частности, дополнительная запись вносится только тогда, когда копия книжки направляется в стороннюю фирму. К примеру, это может быть банковское учреждение, компания нового работодателя. Если книжка предназначается для внутреннего использования, никаких вспомогательных отметок не нужно.
Новый ГОСТ позволяет заверять копии посредством специальных штампов. Кроме того, новый нормативный акт объясняет все нюансы расшифровки подписи. В частности, сначала нужно проставить инициалы имени и отчества. Затем ставится полностью подпись лица, создавшего копию.
Этапы заверения копии трудовой книжки
Заверение ксерокопии выполняется в соответствии со следующими этапами:
- На последнем листе проставляется отметка «Верно» или «Копия верна».
- Фиксирование должности и ФИО лица, которое заверяет ксерокопию.
- Подпись лица, заверяющего документ.
- Указание даты заверения.
- Ниже всех ранее проставленных записей проставляется отметка «Подлинник хранится…».
- Проставление печати фирмы.
С 1 июля отсутствие записи считается ошибкой. Исключение – копия создается для внутренних целей компании.
Распространенные ошибки при заверении
При заверении ТК обычно допускаются эти ошибки:
- Штамп о том, что это копия документа, поставлен только на отдельных листах, а не на всех.
- На части листов отсутствует заверяющая подпись с печатью.
- На последнем листе отсутствует отметка о том, что сотрудник работает в настоящее время.
- Поставлена подпись заверяющего листа, однако она не подкреплена указанием должности и ФИО лица.
- Человек, который заверяет копию, не обладает нужными полномочиями.
- Отсутствует указание места хранения оригинала документа.
- Печать поставлена только на «белой» части листа, она не затрагивает копию.
Перечень распространенных ошибок нужен для того, чтобы не допускать их самим. Как правило, за недочеты никакой ответственности не накладывается. Однако неправильно заверенная копия не будет иметь юридической силы.
Заверение книжки для банковского учреждения
В большинстве случаев копия трудовой книжки запрашивается именно банком или кредитным учреждением. Составляться она будет по стандартным нормам. Но есть некоторые нюансы, на которые нужно обратить внимание:
- Рекомендуется ставить отметку не «Копия верна», а «Верно». Именно подобная формулировка оговорена в ГОСТ.
- Текст трудовой книжки должен быть разборчивым, легко читаемым.
- Недостаточно поставить подпись заверяющего лица. Нужно обязательно дополнить ее должностью и ФИО этого лица.
- Обязательно должна стоять отметка о нахождении оригинала книжки.
- Желательно представить копию в виде отдельных листков, каждый из которых правильно заверен.
У каждого банка могут быть свои требования. Желательно уточнить их в самом учреждении.
Дополнительные особенности
Что именно писать о местонахождении оригинала? Этот документ разрешено хранить в лотках и сейфах. Если ТК лежат не в номенклатурных делах, а в сейфах, нужно только прописать место хранения. При этом можно не фиксировать номер дела.
К примеру, запись может быть выглядеть этим образом:
Верно.
Подлинник ТК хранится в сейфе кадрового отдела компании «Альфа-Бета».
Специалист по кадрам: подпись, Петрова П.П., 3.08.2017.
В отметке нужно обязательно прописать, в какой именно компании находится оригинал. Указание места хранения позволит запросить оригинал документа, если это требуется. Это одна из функций отметки, введенной в 2018 году.
assistentus.ru
➤ Как заверить трудовую книжку
Заверка документов по личному составу входит в обязанности кадровика. Узнайте, как правильно заверять оригинал и ксерокопии трудовой, без каких реквизитов документы недействительны, и что изменилось после перехода на новый ГОСТ.
Скачайте полезные документы:
Как правильно заверить трудовую книжку
Если работник трудоустроен, подлинник трудовой книжки находится в отделе кадров, где хранится в безопасном месте — сейфе или несгораемом шкафу. Титульный лист документа, а также записи, имеющие принципиальное значение, в обязательном порядке заверяются.
Новые правила в 2019 году
Актуальные правила заверения трудовой книжки устанавливает ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта №2004-ст от 8.12.2016.
Согласно новым требованиям, применяемым с 1 июля 2018 года, на каждой заверенной копии следует указывать, где хранится оригинал трудовой книжки (запись-образец ищите в Системе Кадры).
Читайте в «Системе Кадры»: Как оформить и заверить копию трудовой книжки по новому ГОСТу
Когда заверение трудовой книжки необходимо:
- При заполнении титульного листа. Оформляя новую трудовую книжку, первым делом заполните титул. Внесите сведения о работнике на основании паспорта, диплома и других предоставленных при трудоустройстве документов. Делать это нужно в присутствии владельца, который должен ознакомиться со всеми внесенными записями под подпись. Затем титульный лист заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации.
- При увольнении работника. После того, как в раздел «Сведения о работе» внесены данные о прекращении трудового договора, отступите одну строку вниз и в графе 3 укажите должность лица, оформившего запись, а также поставьте подпись с расшифровкой и печать организации.
- При изменении фамилии, имени, отчества или даты рождения работника. Сначала внесите исправления в титульный лист. Зачеркните прежнюю запись, а новую сделайте сбоку в той же строке, если есть место, или выше. Затем на внутренней стороне обложки кратко опишите внесенные изменения, укажите реквизиты документа-основания и заверьте запись печатью организации и подписью с расшифровкой. Как выглядит образец заверения трудовой книжки после того, как сотрудница сменила фамилию, вы узнаете в статье.
Отсутствие на титульном листе обязательных реквизитов, неразборчивое заполнение или подпись, плохо поддающаяся расшифровке — ошибки, которые кадровик ни в коем случае не должен допускать. Подписывая титул, на всякий случай подстрахуйтесь и вместо личной подписи разборчивым почерком впишите свою фамилию. Узнайте, какие еще хитрости и подсказки от эксперта журнала «Кадровое дело» помогут правильно оформить трудовую книжку новому сотруднику.
Для чего нужна копия трудовой книжки, заверенная работодателем
Оригинал трудовой книжки хранится у работодателя вплоть до увольнения ее владельца и выдается на руки только в одном случае — для предъявления в Пенсионный фонд. В любой другой ситуации работнику выдается заверенная копия трудовой книжки.
Обычно оформление документов, имеющих отношение к личному составу организации, поручается кадровику, который должен знать, как правильно заверить копию трудовой книжки.
Копия трудовой книжки может понадобиться для:
- оформления банковского кредита или ипотеки;
- подачи в консульство или посольство при оформлении визы;
- восстановления оригинала трудовой книжки, если он утерян или украден.
Копия документа, предназначенная для обращения в официальные инстанции, должна воспроизводить всю значимую информацию, содержащуюся в подлиннике, а также его реквизиты и внешние признаки. Просто скопировать страницы с помощью ксерокса недостаточно, их необходимо еще и заверить — только заверенная по всем правилам копия имеет юридическую силу. Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как заверить копию трудовой книжки, выписку из приказа или отчета, справку с места работы и другие документы по просьбе сотрудника.
Заявление сотрудника на выдачу заверенной копии трудовой книжки
Образец заявления вы можете скачать в начале статьи.
Как правильно заверить копию трудовой книжки: образец
Получив от работника письменное заявление, работодатель обязан в трехдневный срок подготовить и выдать затребованную копию (ст. 62 ТК РФ). Плата за оформление не взимается, отказ не допускается. Даже если сотрудник накануне уже оформлял такую же копию, заявку следует удовлетворить, какой бы ни была причина повторного обращения.
Кроме того, копии документов на одного или нескольких сотрудников могут запрашивать и надзорные органы. Например, отдел полиции, прокуратура, суд или налоговая служба. Если в организацию поступает официальный письменный запрос из государственной инстанции, имеющей право запрашивать сведения о работниках, работодатель обязан пойти навстречу, даже если речь идет о персональных данных.
Срок, в течение которого следует оформить и предоставить копии трудовых книжек, обычно указывается в тексте запроса. Но если конкретных указаний нет, уточняйте срок в телефонном режиме или ориентируйтесь на требования нормативных актов, регулирующих работу конкретного ведомства. Например, копии документов по требованию полиции следует предоставить в течение одного месяца со дня получения запроса (ст. 13 Федерального закона №3-ФЗ от 7.02.2011).
Исключение: работа по договору ГПХ
Исключение — исполнители, работающие на основании гражданско-правового договора. Действие статьи 62 ТК РФ, как и других положений трудового законодательства, на данный вид отношений не распространяется. Поэтому заказчик не обязан оформлять для исполнителя какие-либо справки и копии за исключением двухсторонних документов (самого договора ГПХ, актов о приеме выполненных работ или оказанных услуг) и справок по форме 2-НДФЛ, которые организация выдает в качестве налогового агента (ст. 230 НК РФ).
Подробнее о нюансах гражданско-правовых отношений с работниками и хитростях, позволяющих оформить договор ГПХ без штрафов и риска переквалификации, читайте в статье.
Как заверить копию трудовой книжки (образец дан ниже):
Шаг 1. Сделайте копии. Копируйте все развороты документа, на которых есть записи, в том числе — титульный лист. Если в трудовую книжку вшит вкладыш хотя бы с одной записью, его тоже скопируйте.
Шаг 2. Проставьте заверительные надписи. Разборчиво напишите «Верно» или «Копия верна» на каждой скопированной странице. Заверьте каждую надпись печатью организации и подписью кадровика или иного должностного лица, ответственного за кадровое делопроизводство. Обязательно укажите полное наименование его должности и дату заверки в формате «дд.мм.гггг».
Внимание! Если работодатель не использует печать, выдайте сотруднику справку-подтверждение со ссылкой на норму, наделяющую юридическое лицо правом, но не обязанностью иметь собственную печать — статьи 2 и 6 закона №82-ФЗ от 6.04.2015).
Шаг 3. Напишите, где хранится подлинник. Если трудовые книжки включены в номенклатуру как одно дело, укажите его номер, год формирования и название организации-работодателя.
Альтернативный способ
Когда копия содержит большое количество страниц, можно применить альтернативный способ заверки.
На лицевой стороне первого или на оборотной стороне последнего листа разборчиво напишите «Копия», а затем все страницы прошейте прочной ниткой и пронумеруйте. Концы нитки выведите на оборот последнего листа в блоке, опломбируйте и рядом сделайте запись «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов» (укажите точное количество).
Запись заверяется подписью должностного лица, уполномоченного заверять копии, с текущей датой, расшифровкой и указанием должности. Здесь же ставится печать организации, причем таким образом, чтобы часть оттиска захватывала пломбу. Именно такой порядок предложен Минфином России в разъяснительном письме №03-02-Р3/39142 от 7.08.2014. Если все сделать верно, у надзорных органов не будет претензий к оформлению.
Как оптимизировать работу
Если регулярно приходится заверять десятки и сотни копий, возникает естественное желание оптимизировать работу. Закон не запрещает пользоваться готовыми заверочными штампами, на которые уже нанесены все необходимые надписи и реквизиты.
Благодаря такому штампу заверение копии трудовой книжки не отнимет много времени: кадровику остается лишь вписать текущую дату, название компании и реквизиты дела, в котором хранится подлинник документа, а затем поставить подпись и печать.
Эксперт журнала «Кадровое дело» поделится секретами профессии:
Вывод
Заверять записи в трудовых книжках, а также время от времени делать копии документа для банков, посольств и других инстанций по запросу сотрудника приходится каждому кадровику.
Чтобы ксерокопия трудовой книжки считалась действительной, соблюдайте требования нового ГОСТа, вступившие в силу с 1 июля 2018 года, и не забывайте ставить печать, если работодатель ее использует.
www.kdelo.ru
Образец копии трудовой книжки заверенная работодателем 2019
Для чего нужна копия
Трудовая книжка подтверждает стаж работы и факт трудоустройства. Второе требуют подтвердить банки для выдачи кредита заявителю, службы социальной поддержки при оформлении субсидий и пособий, а первый вариант могут запросить в ПФР. Возможно, потребуется заверенная копия для трудоустройства (образец, как заверить копию трудовой книжки 2019, покажем в статье).
Если вы работаете, то заверение может осуществить сотрудник отдела кадров или иное уполномоченное приказом по предприятию лицо, например, юрист или бухгалтер. При их отсутствии — руководитель. Копия предоставляется в трехдневный срок без взимания платы. Для безработных подлинность подтвердит нотариус (за деньги). Что для этого понадобится, мы рассказали ниже.
Где прописан порядок заверения
Процедура заверения копии трудовой достаточно проста. Для начала снимаются копии с заполненных листов, затем вносится запись «верно», далее указываются данные лица, осуществившего запись, и дата. Ниже приведен образец заверения трудовой книжки, с 2018 года произошли небольшие изменения.
Расскажем о новых правилах удостоверения подлинности документа, подтверждающего стаж. Ниже можно посмотреть образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем 2019.
Как заверять с 01.07.2018
Обратимся к ГОСТу Р 7.0.97-2016. Его планировали ввести в действие с 01.07.2017, но перенесли на год. Новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018 вступили в силу. Основное отличие — особенности заверения будут зависеть от цели. Их две: для внутреннего обращения или для сторонней организации.
Рассмотрим первый вариант.
Он не отличается от текущего варианта, в копии по-прежнему указываются:
- «верно»;
- данные специалиста;
- дата.
Второй вариант отличается наличием дополнительной фразы, указывающей на место хранения трудовой книжки в оригинале. Фраза может звучать так: «Оригинал хранится в отделе кадров МУДО ДЮСШ Аллюр». Если бы речь шла не о трудовой книжке, то по правилам следовало бы указать номер дела, в котором хранится подлинный экземпляр.
Не забудьте проставить печать организации, которая заверяет подлинность подписи должностного лица (п. 5.24 ГОСТа Р 7.0.97-2016).
Так как с 2015 года акционерные общества и ООО не обязаны иметь печать, то и заверять копии трудовой ею необязательно. Если же печать имеется, то к ее расположению предъявляются определенные требования (согласно новому ГОСТу):
- заверять копии необходимо только печатью организации;
- она не должна перекрывать подпись заверившего лица;
- не должна захватывать подпись удостоверяющего;
- может заходить на наименование должности, если не хватает места;
- должна ставиться в специально отведенное место в пометкой МП — «Место печати» (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Способы заверить копию трудовой книжки
Существуют два варианта:
- у работодателя;
- у нотариуса.
Те, кто работает, обращаются с заявлением в отдел кадров, где хранится оригинал. Выдать ксерокопию также может и бухгалтер, если в его зоне ответственности ведение кадрового документооборота (образец, как правильно заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года, представлен в нашей статье). Так часто бывает в небольших организациях, где отсутствует отдел кадров. Копию трудкнижки выдадут в течение трех дней после подачи заявления. Отказать не имеют права.
Если же человек временно не работает, то ему следует обратиться к нотариусу. Понадобится предъявить паспорт и саму трудовую книжку. Нотариус сам отксерокопирует нужные страницы, проставит на них печати и подписи.
Сколько действует копия
Как правило, заверенная работодателем копия трудкнижки действительна в течение одного месяца. Если же копия заверена нотариально, то она действительна неограниченное время. Это правило и образец, как заверить трудовую книжку, актуальны по настоящее время 2019 год.
При этом имейте в виду, что если в оригинал трудовой книжки внесли какие-то записи или изменения, то любая копия, в том числе и нотариальная, автоматически становится недействительной, независимо то того, когда заверена.
Частые ошибки при заверении
Одна из самых распространенных ошибок — печать организации захватывает текст и подпись кадровика. Это неправильно.
Также в копиях недопустимы ошибки, помарки или исправления.
Если документ оформлен неправильно, то его не примут, так как посчитают недействительным. Чтобы исправить ошибку, нужно заново отсканировать испорченные страницы и заверить их правильно (как заверить копию трудовой книжки в 2019 году, мы рассказали).
Скачать ГОСТ Р 7.0.97-2016
gosuchetnik.ru
Кто и когда заверяет копию трудовой книжки?
Часто случаются ситуации, когда от человека при обращении в определённые инстанции могут потребовать предоставление копии рабочего документа, подвергнувшегося заверению. По данной причине важно знать, где и как осуществляется заверение главного удостоверения работника.
Для чего нужна копия трудовой?
Согласно нынешнему законодательству, если гражданин работает на конкретном производственном комплексе, наниматель не имеет права осуществлять выдачу ему оригинала книжки (основы хранения трудовых книжек зафиксированы в 66 статье ТК РФ).
При подобных обстоятельствах наймиту должно быть известно, что получение копии окажется недостаточным. Ксерокопию необходимо в обязательном порядке подвергнуть заверению, в противном случае данные не будут иметь законного статуса.
Прежде всего наймиту потребуется составить заявление, чтобы получить официальную копию документа.
Наниматель обязан предоставить её в течение трёх дней совершенно безвозмездно.
Не все имеют право заверять копию.
По сути, заключение законного статуса за дубликатом происходит в месте работы гражданина, прямо в кадровом отделе фирмы непосредственно тем лицом, кто держит у себя документацию (то есть сотрудником отдела или самим нанимателем).
Процедура заверения осуществляется без необходимости составлять заявление в письменном виде со стороны наймита. Вполне достаточным окажется подача требования в устном виде. Однако на больших предприятиях подобное заявление могут потребовать.
Работник, который решает данные вопросы, должен в трёхдневный период выдать подающему заявку дубликат книжки, заверенный персональной подписью руководителя предприятия, а также официальной фирменной печатью. При отсутствии этих атрибутов копия не будет закреплять за собой законного статуса.
Следующие три субъекта обычно не имеют при себе кадровых отделов:
- маленькие фирмы;
- предприниматели частного характера;
- предприниматели индивидуального характера.
В связи с этим дубликат данных может быть сделан или бухгалтером, или же самим главой предприятия.
Заверение копии проходит в определенном порядке.
Копия книжки может создаваться при помощи сканера либо ксерокса. Зафиксировать документальную информацию можно, напечатав ей с помощью компьютера – данный вариант является довольно трудоёмким, однако вполне оптимальным.
Трудовая книжка может иметь записи, разобраться в которых может быть затруднительно, если они будут предоставлены в виде распечатки. Подобную копию, если ей даже будет присвоен официальный статус, может отклонить организация, потребовавшая её.
Любой кадровик должен владеть информацией о том, как заверяются скопированные данные. Необходимо, чтобы каждый отдельный лист с наличием записей имел дубликат. 1-я страница, где присутствуют сведения касательно персональной информации о наймите, должна также подвергнуться копированию. На каждой отксерокопированной странице должны присутствовать:
- Фраза, утверждающая правильность дублированной информации;
- Подпись лица, несущего ответственность;
- Фирменная печать.
Подпись должна обязательно иметь рядом расшифровку.
Листок, на котором располагается заключительная запись, должен содержать фразу, удостоверяющую то, что человек продолжат заниматься рабочей деятельностью.
Заверяется он точно так же, как и остальные листы.
Еще один способ заверения.
Имеется также иной метод, позволяющий засвидетельствовать дубликат данных работника. Заверить копию можно единожды, воспользовавшись последним листком.
Подобный вариант заверительного процесса предусматривает то, что каждый из скопированных листков документа должен иметь номер и быть прошнурованным.
При подобном методе заверения дублированной информации каждая из страниц оригинальной книги копируется на каждый лист A4 формата.
Нужно помнить ещё, что верно заверенная ксерокопия должна обладать печатью, которая располагается на копии.
Ксерокопия не станет официальной, если сама печать будет располагаться на поверхности поля под скопированной страницей.
Как быть безработному человеку?
Нередко засвидетельствованный дубликат могут потребовать у гражданина, который не занимается трудовой деятельностью в связи с различными обстоятельствами, к примеру, у человека, находящегося на пенсии.
Как при таких обстоятельствах осуществить свидетельство документа? Сделать это нетрудно.
Прежде всего, осуществляется копирование каждой отдельной страницы из оригинальной книжки. После этого необходимо обратиться туда, где человек в последний раз работал. Специалист либо же бухгалтер кадрового отдела осуществят процедуру целиком в полном соответствии с официальными правилами.
Однако на заключительной странице зафиксируется причина, из-за которой гражданин не занимается трудовой деятельностью. Если же отсутствует возможность засвидетельствовать копию там, где человек в последний раз работал, то можно произвести это в нотариальном виде.
В инструкции, указанной ниже, рассказывается процесс свидетельствования документальной информации:
- Дубликат может быть сделан либо путём сканирования, либо путём создания ксерокопии. Ещё данные можно создать, напечатав их на клавиатуре;
- Копируется каждая страница книги, на которой присутствуют какие-либо записи. В список копируемых данных относится также титульный лист;
- Верное заверение дубликата документа основывается на тщательном соблюдении всех правил, указанных в законодательном акте. Чтобы всё было выполнено правильно, на копированной странице должна присутствовать фраза, удостоверяющая правильность внесённых данных. Также там должны быть зафиксированы:
- фирменная печать;
- подпись, поставленная специалистом, который отвечал за проведение процедуры;
- подпись лица, предоставляющего копию.
Если же нельзя никак осуществить заверение дублированной информации на рабочем месте, придётся сделать это в нотариальной конторе.
Теперь вам известна полная информация, касающаяся процесса заверения документа. Самое главное – всегда проверять, правильно ли оформлено заверение, потому что в некоторых случаях могут попасться неточности, способные привести к тому, что человек понапрасну потратит своё время.
Из этого видео вы узнаете, как правильно оформить копию трудовой.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
naimtruda.com
Заверение трудовой книжки с 2019 года: образец заверенной копии
Для чего необходима копия ТК
Иногда работники просят специалистов кадровой службы выдать им трудовую книжку для предъявления ее по месту требования. Например, образец заверения копии трудовой книжки 2018 может потребоваться для предоставления в организацию, занимающуюся вопросами социального обеспечения, или в банк для получения кредита.
Частым условием для оформления каких-либо бумаг является подтверждение постоянного заработка. Но так как оригинал выдается только в исключительных случаях, чаще для этой цели используется образец копии трудовой книжки, заверенная работодателем 2018.
Заверить и выдать копию сотруднику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы ( ст. 62 ТК РФ ). Чтобы правильно оформить документ, необходимо учесть новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018, о которых мы поговорим далее.
Как заверить трудовую книжку по новым правилам 2018
Согласно новому ГОСТу, правила заверения теперь напрямую зависят от того, для какой цели человеку нужна копия ТК.
Прежде всего нужно сделать копии всех страниц, на которых имеются записи. Они должны иметь хорошее качество. Если образец заверенной копия трудовой книжки (2018) оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке с указанием места хранения оригинального бланка.
Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2018 году для сторонней организации:
- на документе ставится отметка «Верно»;
- указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;
- указывается дата заверения;
- с 01.07.2018 нужно делать указание на то, где хранится оригинал ТК.
Многие банки требуют, чтобы образец заверения трудовой книжки с 1 июля 2018 года также содержал запись о том, что ее владелец «работает по настоящее время». В новом ГОСТе нет указания на необходимость внесения в документ такой фразы. Но для банков она является дополнительным подтверждением того, что у потенциального заемщика есть постоянный источник дохода и он сможет вернуть кредит. Поэтому если для кредитной организации важно присутствие этой фразы, ее нужно внести.
Ниже мы разместили образец, как заверить трудовую книжку, работает по настоящее время 2018.
Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа.
Если документ оформляется для использования внутри компании, запись о местонахождении бланка вносить не нужно. Предлагаем вашему вниманию образец, как по-новому заверить трудовую книжку.
Образец заверения трудовой книжки с 2018 года для внутреннего документооборота компании:
- указывается запись «Верно»;
- Ф.И.О., должность, подпись кадровика;
- дата заверения.
Как заверить копию трудовой книжки с 2018 года
С 01.07.2018 внизу копии или выписки из ТК для сторонней организации, под реквизитом «Подпись», следует указать местонахождение оригинального документа. Запись может выглядеть следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)». Как правильно должно быть оформлено заверение? Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года смотрите ниже.
Где можно заверить документ
Если человек работает, для ее получения ему нужно обратиться с заявлением в отдел кадров предприятия, на котором он трудится. Также выдать ксерокопию может бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения кадрового документооборота, а отдел кадров отсутствует. В течение трех дней после получения заявления бумаги должны быть выданы сотруднику на руки. Отказать в этом ему не имеют права.
В случае если гражданин является безработным, оформить копию ТК ему может нотариус. Для этого нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус копирует необходимые страницы, а затем проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится соответствующая запись.
Ошибки при оформлении документа
Часто встречается следующая ошибка: печать организации не захватывает текст и подпись кадровика и находится в «пустом» месте страницы. Оттиск печати должен быть расположен по правилам.
Особо надо отметить, что ошибки в копиях неуместны. Также не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно скопировать заново нужные страницы и заверить их должным образом.
Новые правила заверения трудовой книжки в 2019 году
Статьи по теме
Вышел новый стандарт заверения документов, в том числе описывающий и порядок заверения копии трудовой книжки, стандарт действует в 2019 году. Поэтому заверять трудовую книжку в 2019 году надо по-новому. В статье рассмотрены ситуации, когда необходимо заверить книжку, а также приведены основные правила такого заверения.
В статье:
Оформить кадровые документы для выхода сотрудника на пенсию вы можете в нашей программе «Упрощенка 24/7». Акция: доступ в программу на год для бухгалтеров — бесплатно!
В связи с чем появились новые правила заверения трудовых книжек в 2019 года
Ожидается, что изменений будет не так много, но одно существенное все же появится. Придется указывать место хранения оригинала трудовой книжки в заверительной надписи, если копия предназначается для другой организации.
Для чего необходимо заверение копии
За копией трудовой книжки может обратиться сам сотрудник. Для этих целей он пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать заверенную в должном порядке копию трудовой книжки. При этом работник не обязан пояснять причину, по которой ему понадобился документ. Часто такой документ предоставляется в банки для получения кредитов или в органы соцзащиты для получения некоторых льгот или пособий. Обо всех этих причинах сотрудник имеет право умолчать.
Заверить трудовую книжку в 2018 году и выдать копию на руки сотруднику необходимо в течение трех рабочих дней с момента его обращения. Такой срок предусмотрен в ст. 62 ТК РФ.
Также заверенная копия трудовой книжки может понадобиться и самому работодателю – при подаче документов в соцстрах на возмещение расходов по выплаченным пособиям. По данным из трудовой подтверждается стаж, который используется для расчета пособий.
На какие данные обратить внимание перед тем, как заверить копию трудовой
Перед тем как заверить копию трудовой книжки с 01.07.2018, как и раньше, надо проверить полномочия лица, который планирует подписать документ.
Кроме того, необходимо свериться с кадровыми документами, чтобы убедиться, что все записи о переводах, изменении подразделения и иных подобных нюансах были внесены в трудовую. Дописывать такие сведения на уже сделанной копии недопустимо.
Как заверить трудовую книжку в 2019 году: основные правила
- слово «Верно» или аналогичная ему словоформа;
- должность лица-представителя работодателя, который заверил копию трудовой;
- подпись и расшифровка подписи;
- дата заверения копии документа.
Желательно еще внести запись о том, что работник трудоустроен по сегодняшний день. Конечно, только если это соответствует действительности и нет информации о том, что в ближайшие дни сотрудник будет уволен.
Для того чтобы заверять трудовые книжки по новым правилам 2018 года, необходимо дополнительно делать запись о том, где хранится подлинник трудовой, если копия предоставляется в другую организацию.
Место хранения подлинника
Правда, в большинстве предприятий малого и среднего бизнеса, где штат не настолько велик, трудовые книжки хранятся просто в сейфе, металлическом противопожарном шкафу или ином месте, способном обеспечить безопасность хранения документов. В таком случае достаточно указания наименования организации, которая ответственна за хранение трудовых книжек.
Образец заверения трудовой книжки по-новому
Исходя из действующих на правил так должена выглядет запись для заверенной копии трудовой книжки:
«Верно. Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Перспектива» в деле №29 за 2019 год».
Менеджер по кадровому делопроизводству Алиева (Алиева В.А.) 20.03.2018»
Обращаем внимание, что данную запись можно делать и до 1 июля, нарушением это не будет.
Подсказать, как правильно заверить трудовую книжку с 01.07.2018, может образец, который доступен для скачивания на нашем сайте:
Заверение трудовой книжки с 2019 года: образец заверенной копии
Заверенная выписка из трудовой книжки может понадобиться при разных обстоятельствах.
Рассмотрим, как правильно оформить заверение копии документа, чтобы потом не пришлось заново обращаться в отдел кадров, а также выясним, какие реквизиты, печати должны быть обязательно проставлены в трудовой.
Содержание статьи:
Где и как оформить копию (выписку) трудовой книжки с её заверением – инструкция
Трудовая книжка – юридически важный документ. В то время, когда гражданин работает, она должна находиться у специалиста отдела кадров, или же непосредственного руководителя организации.
Если же гражданин не числится в штате организации или не трудоустроен, то документ может и должен находиться на руках.
Способы заверения напрямую зависят от того, где храниться книжка:
- В первом случае документ заверяет работодатель или начальник кадрового отдела.
- При втором условии заверение проходит в нотариальной конторе.
Как правило, если вам отказывают в заверении, требуйте письменное объяснение, где пропишут причину отказа.
А вообще, на практике происходит так, что гражданину не отказывают, и без каких-либо проблем оформляют копию книжки — а затем и заверяют.
Оформление выписки документа осуществляется в несколько этапов:
- Личное обращение в организацию. В нотариальной конторе достаточно устно огласить свою просьбу, а вот при обращении в кадровый отдел или к непосредственному руководителю вам необходимо будет написать заявление. Особенно часто такое требование выдвигают крупные компании, в которых больная численность работников.
- Определение страниц, которые необходимо заверить. Подтверждения могут не требовать со всего документа, а
yurist-66.ru
Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, образец и правила заполнения
Копия трудовой книжки может понадобиться человеку во многих случаях, например, для получения ипотечного кредита или загранпаспорта. Но для того чтобы она имела юридическую силу, ее нужно заверить в установленном порядке.
Правила заверения трудовой книжки
В законодательстве нет конкретных правил, как должна выглядеть копия трудовой книжки, заверенная работодателем. Образец можно составить на основе рекомендаций по делопроизводству, в частности в ГОСТе 6.30-2003, в пункте 3.26 можно найти следующие рекомендации:
- На копии проставляют гриф «Верно».
- Ставят должность и фамилию с инициалами, лица заверившего документ и его подпись.
- Указывают дату заверения.
- Ставят печать.
Организация может сама определить, какой печатью ей заверять копию, то есть можно использовать не только гербовую, но и печать отдела кадров. Но при этом нужно знать, для чего нужна копия, поскольку многие организации, например, некоторые банки, требуют наличие именно гербовой печати.
Данный стандарт действует только до 01.07.2018 года, затем он будет заменен на ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем вышеуказанные требования дополняются указанием места хранения оригинала документа.
Стоит отметить, что многие организации заверяют копию надписью «Копия верна», хотя такая формулировка и не упоминается в вышеуказанных стандартах, но при этом прямого запрета ее использовать нет, хотя если следовать правилам надпись «Верно» будет более правильной.
Как заверить трудовую книжку: пошаговая инструкция
Процедура заверения трудовой книжки выглядит следующим образом:
- Работник просит предоставить ему надлежащим образом заверенную копию его трудовой.
- Изготовление копии трудовой. Данный процесс не регламентирован, копию можно сделать и от руки, но в настоящее время в основном используют ксерокопию.
- На каждом листе ксерокопии проставляют реквизиты заверения.
- Отметка о том, что в настоящее время работник продолжает трудиться делают на последней странице.
Согласно законодательству копию нужно изготовить и выдать работнику в течение трех рабочих дней.
Кто имеет право заверять копию трудовой книги?
При определении, того, кто может заверить копия трудовой нужно руководствоваться Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X, который действует и в настоящее время. В нем сказано, что копии документов должны заверяться либо руководителем, либо уполномоченными на то должностными лицами.
Может ли это сделать главный бухгалтер?
Если следовать вышеуказанным правилам, то следует, что главный бухгалтер не имеет права заверять копии трудовых, если только он не назначен ответственным за их ведение и хранение.
Кто заверяет трудовую книгу генерального директора?
Трудовую книжку генерального директора заверяет кадровик, у которого хранится оригинал данного документа.
Как заверяется копия трудовой книжки декретнице?
Поскольку за женщиной, находящейся в декретном отпуске, сохраняется место работы, то ее трудовая хранится у работодателя. А соответственно копии этого документа заверяются и выдаются ей в общем порядке.
Примеры заверений трудовой книжки в зависимости от цели
Помимо обычных реквизитов заверения иногда требуется на копии поместить дополнительную информацию.
Запись «работает по настоящее время»
Самое часто встречающееся требование — это запись о том, что работник продолжает работать на момент получения копии трудовой. Она ставится после реквизитов заверения.
Некоторые кадровики отдельно заверяют ее своей подписью и печатью.
Ксерокопия
В настоящее время ксерокопирование это самый часто используемый метод изготовлений копии трудовой. Ее заверение происходит в общем порядке.
Законодательно это не установлено, но ксерокопия трудовой делается по принципу: каждый разворот на отдельном листе
Для загранпаспорта
Копия трудовой отсутствует в перечне документов, необходимых для получения загранпаспорта. Если ее все-таки предоставляют, то она заверяется в общем порядке.
Для кредита в банке
Копия трудовой для получения кредита заверяется согласно требованиям конкретного банка, как правило, в реквизитах заверения добавляется надпись о том, что сотрудник продолжает трудовую деятельность.
Для пенсионного фонда
В ПФР копия заверяется в общем порядке. Помимо этого, сейчас работодателям разрешено выдавать оригинал трудовой для предоставления в Пенсионный Фонд.
Срок выдачи заверенной копии трудовой книжки
Срок выдачи копии трудовой составляет три рабочих дня.
Отсчет начинается на следующий день после подачи заявления о ее получении. Последним днем считается третий день.
Сколько действует заверенная копия трудовой книги?
Законодательство не устанавливает срок действия копии трудовой книжки. Как правило, он ограничивается тем периодом, который устанавливают органы, в которые этот документ предоставляется. Например, срок действия при предоставлении в соцстрах начинается от 10 дней.
Как заверить трудовую книжку, если не работаешь, либо трудовая на руках?
Если трудовая работника находится у него на руках, но он трудоустроен, то копию ему делает работодатель.
В противном случае способ заверения зависит от требований, которые предъявляются к этому документу. Если нужна нотариальная копия, то ее соответственно заверяет нотариус.
В противном случае работник сам может это сделать. Например, налоговая служба принимает, заверенный таким образом документ, это разрешает статья 93 НК РФ.
Порядок заверения нужно узнавать в каждом конкретном случае.
Законодательная база
truddogovor.ru