Делопроизводитель в чем заключается работа: Описание профессии делопроизводитель с умением работать в программе 1С

Содержание

Должностная инструкция и обязанности делопроизводителя

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
наименование компании _______________________________
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.


Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Приказа Минтруда России от 06.05.2014 г. № 276н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности делопроизводителя: должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности.
1.2. Делопроизводитель относится к категории специалистов.
1.3. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.

1.4. Делопроизводитель подчиняется непосредственно руководителю канцелярии.
1.5. Во время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности возлагаются на других сотрудников канцелярии, о чем генеральным директором компании выпускается соответствующее распоряжение.
1.6. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование либо среднее общее образование и закончившее программы профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих, программы переподготовки рабочих, служащих, программы повышения квалификации рабочих, служащих без предъявления требований к опыту работы.
1.7. Делопроизводитель должен знать:
• Законодательство Российской Федерации
- гражданское,
- трудовое.
• Правила речевого этикета.
• Этику делового общения.
• Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления.
• Структуру компании, руководство подразделений и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами.
• Схемы документооборота.
• Порядок и правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами.
• Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации.
• Типовые сроки исполнения документов.
• Принципы работы со сроковой картотекой.
• Назначение и технологию текущего и предупредительного контроля.
• Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов.
• Правила документационного обеспечения деятельности организации.
• Виды документов, их назначение.
• Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами.
• Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных управленческих документов.
• Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации.
• Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления.
• Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией.
• Порядок формирования и оформления дел, специфику формирования отдельных категорий дел.
• Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа.
• Правила выдачи и использования документов из сформированных дел.
• Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них.
• Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов.
• Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению.
• Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения.
• Правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.
• Правила передачи дел в архив организации.
• Оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов.
• Производить хронологически-структурную систематизацию дел.
• Осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения.
• Составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.
• Современные информационные технологии работы с документами.
• Системы электронного документооборота.
• Порядок обмена информацией по телекоммуникационным каналам связи.
• Внутренние организационно-распорядительные документы организации.
• Правила защиты конфиденциальной служебной информации.
• Требования охраны труда.
1.8. Делопроизводитель должен уметь:
• Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации.
• Пользоваться справочно-правовыми системами, базами данных (в том числе удаленными), автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации.
• Применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности.
• Организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства.
• Осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив.
• Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения.
• Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел.
• Организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации.
• Правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики.
• Систематизировать документы внутри дела.
• Обеспечивать сохранность и защиту документов организации.
• Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками.
1.9. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:
• законодательными актами РФ;
• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями генерального директора;
• настоящей должностной инструкцией.

II. Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. ведение документооборота компании;
2.2. учет, регистрация и распределение входящей и исходящей документации;
2.3. проверка, редактирование исходящих документов, регистрация документов, распределение документов по подразделениям;
2.4. определение контрольных сроков исполнения документов, контроль исполнения;
2.5. подготовка документов к архивному хранению;
2.6. ведение электронной базы документов, составление картотек;
2.7. коммуникации с курьерскими службами.

III. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:

3.1. Запрашивать у руководителя канцелярии информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям.
3.2. Запрашивать у руководителя канцелярии и других работников компании документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.3. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающихся исполняемых должностных обязанностей, с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.

3.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
3.5. Информировать руководителя о нарушениях ответственных лиц в ведении документации.
3.6. Разрабатывать и вносить на рассмотрение руководителя канцелярии предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению деятельности канцелярии.
3.7. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним разъяснения.

IV. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность:

4.1. За невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению конфиденциальности информации.


4.3. За нарушение или ненадлежащее исполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

V. Взаимоотношения и связи по должности

5.1. Делопроизводитель работает в режиме нормированного рабочего дня по графику 40-часовой рабочей недели и утвержденному генеральным директором компании.
5.2. Под руководством руководителя канцелярии планирует свою работу на отчетный период.
5.3. Представляет руководителю канцелярии отчет о проделанной работе за отчетный период.
5.4. Получает от руководителя канцелярии и знакомится под роспись с нормативно-правовой информацией.
5.5. Доводит до сведения руководителя канцелярии информацию, полученную на совещаниях различного уровня.
5.6. Исполняет должностные обязанности сотрудников канцелярии во время их отсутствия в соответствии с распоряжением генерального директора компании.

VI. Заключительные положения

6. 1. Сотрудник знакомится с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора.

6.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, другой — у сотрудника.
6.3. Сотрудник знакомится под роспись с изменениями в должностной инструкции, касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и оформленными соответствующим распоряжением генерального директора компании.

С инструкцией ознакомлен:

подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.

Деловод — мастер документооборота. Востребованность профессии

Профессия деловод, или делопроизводитель, подразумевает отличное знание документооборота. Хороший деловод на сайте rabota.ua всегда может найти хорошо оплачиваемую работу в престижной компании. Зарплаты по Киеву — от 6 тысяч гривен в зависимости от места работы и объема обязанностей. 

Какую можно найти работу на сайте по подбору кадров?

Профессионал, хорошо знающий делопроизводство, может с помощью портала Rabota. ua устроиться на следующие вакансии: 

  • помощник руководителя;
  • специалист по документообороту;
  • делопроизводитель юридического отдела;
  • офис-менеджер;
  • секретарь-менеджер;
  • специалист кадрового отдела и пр.

Профессионалы этого направления всегда высоко востребованы, но на сайте rabota.ua деловод может найти место в одной из лучших компаний столицы и других городов. На портал обращаются самые перспективные работодатели Украины, которые могут предложить соискателю наиболее выгодные условия. Каждый работодатель, разместивший вакансию, тщательно проверяется. Вы можете быть уверены: ваша работа деловодом в Киеве не заставит себя долго ждать.

Требования к кандидату

Поскольку ведение документооборота – дело ответственное, к соискателю всегда предъявляются повышенные требования. Среди самых распространенных:

  • опыт работы от 6-ти месяцев;
  • владение ПК на уровне опытного пользователя;
  • знание программ 1С 8, MS Office и др. ;
  • в некоторых компаниях требуется владение иностранным языком;
  • для юридической фирмы важно юридическое образование;
  • аккуратность, пунктуальность и пр.

Иногда оговаривается и возраст соискателя. Это важно для вакансий деловодом в Киеве в крупных, энергично развивающихся компаниях. На должность секретаря на рецепцию также чаще берут молодых (до 35-40 лет) служащих с приятной внешностью и хорошо поставленной речью. Такой работник должен быть коммуникабельным и способным обрабатывать большие объемы специальной информации. 

Во всем остальном следует ориентироваться конкретно по вакансии офис-менеджер, помощник руководителя или деловод на rabota.ua, поскольку у каждой должности есть свои особенности. Ознакомьтесь с требованиями к соискателю. Если вы уверены, что подходите, не стоит тянуть - тут же отсылайте свое резюме. Хорошая работа не ждет. Но сначала проверьте, чтобы оно было заполнено должным образом. Этот документ должен представлять вас в наилучшем свете.

На правах рекламы, фото ipr.drimtrade.ru

обязанности, условия работы и зарплата

Любое предприятие и государственное учреждение — это сотни циркуляров, приказов, должностных инструкций, распоряжений. Одним словом — документов. Неважно, в каком виде они передаются, бумажном или электронном. Главное, что без их оборота любое производство встанет, так как нарушится вся коммуникация между ведомствами и отделами. Чтобы этого не произошло, в любом серьезном учреждении держат целый штат специалистов — документоведов.

Чем отличается документовед от делопроизводителя?


Самая большая путаница чаще всего возникает между профессиями документоведа и делопроизводителя. Речь об одной и той же специальности или все-таки о разных? В действительности, документоведы и делопроизводители хоть и родственные профессии, но все-таки разные.

Документоведами называют специалистов, которые организуют документооборот на предприятии.

Делопроизводители — это менее квалифицированные работники, чья основная задача заключается в подготовке и пересылке официальных бумаг различным ведомствам и отделам. Как правило, на небольших предприятиях эти обязанности совмещают секретари или личные помощники руководителей.

На крупном предприятии или в государственном ведомстве документоведы руководят отделом и имеют в подчинении штат из нескольких делопроизводителей.

Обязанности документоведа

Исходя из этого, возникает вопрос: чем конкретно занимается документовед на предприятии? Если коротко, то организационной работой.

Подготовка документов (тем более строгой отчетности) — это тоже технология. Примерно такая же, как производство деталей для машины. У любого документа есть своя форма. Есть правила его составления. При этом каждый документ должен соответствовать нормативно-правовым актам, то есть быть приведен в соответствие с законодательством. Наконец, цель любой официальной бумаги (приказа, распоряжения) — вовремя проинформировать начальство и сотрудников.

Кроме того, документы имеют свойство устаревать. После этого их следует поместить в архив и должным образом оформить.

Обязанности документоведа таким образом можно перечислить в нескольких пунктах:

  • Учет, контроль и хранение различных документов;

  • Планирование и обеспечение документооборота на предприятии;

  • Внедрение передовых систем ведения документации, в первую очередь электронных баз данных;

  • Участие в повышении квалификации сотрудников отдела.

Выглядят должностные обязанности документоведа не слишком увлекательно. В этой профессии хватает рутины и того, что принято презрительно называть крючкотворством. Но в действительности от того, чем занимается документовед напрямую зависят сотни процессов — от своевременной передачи распоряжений начальства до закупки нового оборудования и успешного прохождения налоговых проверок.


Требования к знаниям и навыкам документоведа

Первое, что должен знать специалист документовед, это правильное оформление любых официальных бумаг. Однако этим требования к его навыкам не исчерпываются. Настоящий профессионал на зубок знает:

  1. основы права в части делопроизводства;

  2. нормативно-правовые акты и распоряжения, касающиеся оформления любых бумаг;

  3. порядок оформления документов, правила их хранения и экспертизы ценности;

  4. архивное дело;

  5. основы программирования и обеспечения работы баз данных;

  6. трудовое законодательство.

Ключевой навык работы документоведа заключается в умении обращаться с базами данных. Хороший специалист владеет всеми популярными СУБД и по крайней мере должен уметь находить общий язык с программистами. Ведь конечный результат его работы заключается в том, чтобы любой документ можно было легко найти в архиве либо через поисковую систему на внутренних серверах. Собственно, за тем специалисту и нужны навыки в программировании.

Должностная инструкция документоведа

Этот документ в точности определяет должностные обязанности и права специалиста. В нём должны быть перечислены все требования к сотруднику, четко определена зона его ответственности и приведен полный перечень задач. Все эти нюансы могут значительно отличаться в разных организациях, где работают документоведы, поэтому ниже вы можете ознакомиться сразу с несколькими образцами должностных инструкций:

Как получить образование документоведа

Исходя из требований законодательства, на должность документоведа могут принять только совершеннолетнего с оконченным высшим либо средним специальным образованием. Курс так и называется — «Документоведение» либо «Документационное (информационное) обеспечение предприятия».

Первое, на что следует обращать внимание при поступлении в учебное заведение, это возможность производственной практики в крупной компании. Успешная стажировка на таком предприятии —  не только хорошее подспорье в обучении документоведа, но и открывает дополнительные возможности при последующем трудоустройстве.

Перспективы работы документоведом


Карьерный рост документоведа заключается в повышении квалификации. Специалист без опыта работы может пройти повышение квалификации и получить сначала первую, а затем вторую категорию. Однако при этом в обоих случаях нужно отработать не менее трех лет в должности.

У профессии документоведа есть весомое преимущество — универсальность подготовки. Работник с такой квалификацией может устроиться практически на любое предприятие. Он может работать документоведом в МФЦ, образовательных учреждениях и многих других организациях.

Помимо того, специалисты с дипломом документоведа могут работать и на других позициях: секретарей-референтов, помощников директора, архивариуса и т.д.

Самая главная перспектива для такого специалиста — это возможность открыть собственное дело и оказывать частные услуги по проверке правильности оформления документов (аудит по документообороту).

Однако при этом профессия документоведа не отличается особым разнообразием или творческим подходом. В ней гораздо важнее такие навыки, как грамотность, скрупулезность, усидчивость и внимательность. У документоведов всегда много работы и она крайне ответственна. Любая мелочь может стоить ему квартальной премии, а то и карьеры.

Средняя зарплата документоведа, вакансии

Как уже было сказано, документовед — специальность универсальная. Такие специалисты ценятся и в офисах крупных компаний, и в архивах, и на государственной службе. При этом вакансий для документоведов весьма много, хотя, конечно, называются они по-разному: секретарь-документовед, делопроизводитель, помощник директора, специалист по документообороту и т.д.

Средняя зарплата также существенно разнится, хотя в среднем колеблется в районе 25 т.р. В свою очередь документовед без опыта может претендовать на зарплату в районе 16 т.р. В целом же по стране, картина следующая:

Город Средняя зарплата
Москва 30 т.р.
Екатеринбург 20 т.р.
Уфа 25 т. р.
Волгоград 20 т.р.
Новосибирск 22 т.р.
Казань 24 т.р.
Ульяновск 25 т.р.
Санкт-Петербург 20 т.р.
Краснодар 18 т.р.

Плюсы и минусы профессии документоведа

Преимущества Недостатки
Востребованность и широкие варианты трудоустройства Высокая ответственность при оформлении бумаг
Официальное трудоустройство Рутинность и монотонность рабочего процесса
Возможность предоставлять частные аудиторские услуги Невысокий уровень зарплаты

Пройти обучение

Межрегиональная Академия промышленного и строительного комплекса (МАСПК) приглашает слушателей пройти обучение на курсах профессиональной переподготовки по направлению «Документовед». Ресурсы Академии позволяют дистанционно обучать тысячи специалистов из всех регионов России. Наши учебные программы составляются при участии ведущих специалистов в своей сфере и регулярно актуализируются, что позволяет нашим выпускникам успешно реализоваться в профессии.
Национальная академия современных технологий (НАСТ) реализует программы дополнительного образования и приглашает специалистов пройти профессиональную переподготовку по направлению «Документовед». Учебные программы Академии предполагают задействование дистанционных технологий, что позволяет нашим слушателям получать образование без отрыва от основной деятельности в наиболее комфортном режиме.

Автор статьи Юркин Алексей

Обязанности делопроизводителя. Чем делопроизводитель отличается от секретаря? :: BusinessMan.ru

Что нужно делать любой организации, независимо от специфики и направления деятельности? Конечно же – вести документацию. Документооборот – вот что есть в любом учреждении, поэтому понятно, откуда появилась и почему важна такая профессия, как делопроизводитель.

Важная должность

Многие говорят, что нет смысла нанимать делопроизводителя, если в штате уже есть секретарь или даже несколько секретарей. Подобный подход абсолютно неправильный, ведь в обязанности этих двух совершенно разных профессией входит выполнение разных заданий: секретарь должен помогать следить за графиком руководителю, отвечать на звонки, приносить кофе, выполнять мелкие поручения, а в обязанности делопроизводителя входит контроль над всей документацией организации.

Сложный документальный контроль

Ответственный делопроизводитель должен не только контролировать оборот документов в организации, он также является главным смотрителем архива. В обязанности делопроизводителя включают такие функции:

  • ведение деловых переписок управляющего звена;
  • формирование структурированной документационной базы;
  • контроль выполнения положений, которые указаны в том или ином документе.

Учет корреспонденции (как входящей, так и исходящей) также водит в обязанности делопроизводителя.

Различие обязанностей в небольших и больших компаниях

Как показывает практика, чем больше организация, тем больше в штате будет делопроизводителей. В малых организациях, где просто нет возможности нанимать делопроизводителя, но без его услуг никак не обойтись, привлекают человека, который будет занимать пост секретаря-делопроизводителя. Обязанности секретаря-делопроизводителя, как уже понятно, - это смесь обязанностей двух этих должностей. Один человек вполне успевает со всем справиться, ведь документооборот на небольших предприятиях не настолько насыщенный и разнообразный, как у мегакомпаний.

Специфические требования, которые могут быть предъявлены потенциальному сотруднику

Обязанности делопроизводителя зависят от специфики деятельности организации. Например, международные организации или компании, которые имеют иностранных партнеров, могут требовать от своих делопроизводителей переводить корреспонденцию, например, с английского и наоборот.

На такую должность чаще берут человека с опытом работы, ведь здесь нужно иметь высокий уровень усидчивости и быть действительно скрупулёзным человеком, за плечами которого несколько лет практики. Молодым людям, которые только окончили образовательные учреждения по данному профилю и у которых нет опыта, стоит попытаться впечатлить потенциального будущего работодателя своим стремлением работать, тогда, возможно, есть шанс попасть на такую должность даже в большой, перспективной организации.

Нужно понимать специфику деятельности компании, с документацией которой придется работать. Достаточно глубокие знания законодательной базы, которой руководствуется предприятие, – это также большой плюс для потенциального работника.

Нужно быть готовым к тому, что придется изучить не только структуру компании, но и стать настоящим специалистом в области правил и норм охраны труда, а также не забывать об этикете делового общения.

Какие организации не обходятся без делопроизводителей

Должность делопроизводителя всегда есть в школах и детских садах больших городов. Это связанно с тем, что без человека, который сумеет уследить за всей документацией и при необходимости немедленно предоставить любой из хранящихся документов, не обойтись.

Обязанности делопроизводителя в школе немного отличаются от обязанностей делопроизводителя, например, в торговой организации. Здесь работа будет вестись с документами каждого из учащихся. В конце отчетного периода необходимо будет подавать информацию о проделанной работе. Лучше, если человек, работающий в таких организациях, сможет легко находить общий язык и с детьми, и с их родителями, ведь проблемы в документоведении, наличие несоответствий, которые нужно будет уточнить, – это довольно распространённое явление.

В любом большом садике также есть свой делопроизводитель. Должностные обязанности здесь похожи на те, что есть у работников данного профиля в школах. Это объясняется единой направленностью деятельности таких государственных или частных организаций. Такие учреждения тоже желают, чтобы у них работал ответственный и квалифицированный делопроизводитель. Обязанности в детском саду у этого специалиста остаются теми же: работа с документной базой и архивами.

Некоторые личные качества, которыми должен обладать хороший делопроизводитель

  1. Человек, который хочет стать высококлассным делопроизводителем, должен обладать очень хорошей памятью. Эмоциональность – враг, с которым нужно бороться и не допускать того, чтобы перепады настроения могли как-то повлиять на результативность труда.
  2. Толерантность – это настоящее сокровище, которой должен обладать делопроизводитель. Должностные обязанности его дополняются функцией объяснения многим людям «на пальцах» значения многих документов и важности каждого отдельного «листика», без которых реализовать какое-то пожелание будет нереально.
  3. Самообладание так же важно, как и толерантность. В данной сфере довольно часто случаются ситуации, которые могут вывести из себя неподготовленного человека. Держать себя в руках нужно постоянно.
  4. Навыки делового общения помогут быстро решить поточные проблемы с людьми, которые работают в этой же организации или связаны деловыми контактами с фирмой.
  5. Организованность на уровне маниакальности. Действительно, хороший делопроизводитель никогда не откладывает дела и документы "на потом", потому что прекрасно понимает, что это может привести к ошибкам или полному хаосу, чего нельзя допускать в работе с документами ни в коем случае.

Должностная инструкция делопроизводителя детского сада

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Основной задачей делопроизводителя является образцовое ведение номенклатуры дел детского сада.

1.2. Делопроизводитель назначается и освобождается от должности приказом заведующей по детско-му саду в установленном порядке.

1.3. Делопроизводитель в своей работе руководствуется распоряжениями и указаниями заведующей детским садом, правилами внутреннего трудового распорядка и настоящей должностной инструкцией.

1.4. Подчиняется непосредственно заведующей детским садом.

2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

2.1. На должность делопроизводителя назначаются лица, достигшие совершеннолетия, имеющие стаж работы не менее 1-го года, общее среднее образование, курсы по делопроизводству

3. ОБЯЗАННОСТИ

3.1. Под руководством более квалифицированного специалиста выполняет работу по обработке информации, проведению необходимых технических расчётов, разработке несложных проектов и простых схем, обеспечивая их соответствие техническим заданиям, действующим стандартам и нормативным документам.

3.2. Выполняет техническую работу по оформлению рукописей, плановой и отчётной документации, осуществляет графическое оформление материалов.

3.3. Вносит необходимые изменения и исправления в техническую документацию в соответствии с решениями, принятыми при рассмотрении и обслуживании выполняемой работы.

3.4. Сверяет и исправляет материалы после копирования и размножения

3.5. Принимает и регистрирует корреспонденцию, передаёт руководителю детского сада.

3.6. В соответствии с резолюциями руководителя передаёт документы на исполнение.

3.7. Ведёт картотеку учёта прохождения документов, осуществляет контроль за их исполнением, выдаёт необходимые справки по зарегистрированным документам.

3.8. Отправляет исполненную корреспонденцию адресатам.

3.9. Ведёт учёт получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

3.10. Подготавливает и сдаёт в архив документальные материалы, законченные делопроизводством и регистрационную картотеку.

3.11. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

3.12.Соблюдает правила внутреннего трудового распорядка, личной гигиены, инструкцию по охране жизни и здоровья детей, правила по ТБ и ПБ, своевременно проходит медицинские осмотры, лабораторные обследования.

3.13. Участвует в организационно-общественных мероприятиях коллектива.

4. ПРАВА

4.1. Не выполнять работы, непредусмотренные настоящей должностной инструкцией.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

5.1. За невыполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

С должностной инструкцией ознакомлен(а) ________________________________

(подпись)

«_____»__________________200___г.

Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя 2021 года

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя выполняет роль приложения к трудовому договору. В инструкции подробно расписывают его пункты, особенно в отношении трудовых обязанностей сотрудника, а также права, которыми он наделяется работодателем, и возможные меры ответственности. Являясь юридически значимым документом, рекомендованным к применению Рострудом, должностная инструкция требует вдумчивого подхода по написанию и оформлению.

ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя .doc

Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

1. Общие положения

  1. Секретарь-делопроизводитель состоит в подчинении руководителя соответствующего структурного подразделения организации.
  2. На срок отсутствия специалиста (отпуск, лечение и пр.) его обязанности исполняет другой специалист, назначенный руководителем организации.
  3. Секретарь-делопроизводитель принимается на работу и увольняется с неё руководителем организации.
  4. Лицо, которое принимается на эту должность, обязано отвечать следующим требованиям:
    • среднее образование;
    • английский язык на уровне не ниже, чем B2;
    • законченные профильные курсы;
    • опыт работы не требуется.
  5. Секретарь-делопроизводитель обязан разбираться в следующих областях:
    • процесс документооборота в организации;
    • нормы и законы, затрагивающие сферу профессиональной деятельности организации;
    • должностная структура организации и её основной кадровый состав;
    • система электронных баз документов организации;
    • правила оформления соответствующей документации;
    • требования к хранению документов и их сохранности;
    • нормы контроля за прохождением соответствующих документов;
    • правила грамматики и орфографии;
    • принципы делового общения;
    • правила архивирования документации;
    • нормативы составления выборок и описей документов по требуемым признакам;
    • нормы ведения деловой переписки;
    • правила эксплуатации офисного оборудования и необходимого в работе программного обеспечения.
  6. В своей работе секретарь-делопроизводитель руководствуется:
    • правовыми нормами и действующим законодательством;
    • положениями этой инструкции;
    • документами организации.

2. Обязанности

Секретарь-делопроизводитель выполняет следующий комплекс функций:

  1. Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации.
  2. Передача для исполнения необходимой документации от руководителя.
  3. Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением.
  4. Ведение электронной базы документов.
  5. Обеспечение мер по сохранности необходимой документации.
  6. Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации.
  7. Участие в описи документов.
  8. Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства.
  9. Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации.
  10. Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства.
  11. Отслеживание актуальности номенклатуры документов.
  12. Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства.
  13. Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам.
  14. Помощь руководителю в организации приема посетителей.
  15. Соблюдение норм организации в сфере конфиденциальности и уровней допуска документов.
  16. Выкладывание необходимых документов на сайт организации, а также в локальную сеть.
  17. Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции.
  18. Участие в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности.
  19. Помощь в переводе необходимой деловой документации на английском языке.
  20. Помощь руководству в общении с иностранными партнёрами.

3. Права

Секретарь-делопроизводитель наделяется следующим спектром прав:

  1. Знакомиться с проектами указаний, затрагивающих его сферу деятельности.
  2. Ставить подписи в пределах заданной компетенции.
  3. Вносить предложения для руководителей по совершенствованию документооборота.
  4. Получать от служащих организации необходимые для работы данные.
  5. Доносить до руководства и других специалистов информацию о проблемных моментах в сфере документооборота.
  6. Требовать от руководителей организации создания необходимых для эффективной работы условий.

4. Ответственность

Секретарь-делопроизводитель может привлекаться работодателем к ответственности на следующих основаниях:

  1. За ненадлежащее выполнение должностных функций, — в пределах, прописанных в трудовом законодательстве.
  2. За раскрытие внутренней информации, утрату и порчу доверенных документов, — в пределах, определенных в соответствующих нормах законодательства.
  3. За правонарушения, которые были совершены в процессе выполнения работ, — в соответствии с разделами уголовного, гражданского или административного законодательства.
  4. За ущерб, причиненный организации, — в пределах, данных в соответствующих разделах законодательства.

Нормы составления должностной инструкции

В настоящее время утвержденная форма инструкции для секретаря-делопроизводителя отсутствует. Имеются отдельные профессиональные стандарты для секретарей (07.006) и делопроизводителей (07.002), где даны рекомендации по перечню навыков специалистов, их обязанностям и другим должностным параметрам, но они носят рекомендательный характер. Поэтому работодатели имеют большие возможности подстраивать содержимое профстандартов для своих нужд, в соответствии со своими размерами, отраслевыми особенностями и другими факторами. Однако существуют определенные правила составления, применяемые для инструкций. Так, считается, что в обязательном порядке в неё должны входить 4 базовых раздела, которые раскрывают основные аспекты деятельности сотрудника:

  • Общие положения.
  • Должностные обязанности специалиста.
  • Его права.
  • Возможная ответственность за нарушения.

К этим разделам могут добавляться и дополнительные. Особенно популярны описания условий труда, должностных связей и критериев, по которым оценивается результативность работы.

Внимание! Если специалистов, занимающихся одной работой, несколько, то для них составляется типовая инструкция. Если кто-то из них занят работой с особой спецификой, — ведением документации на иностранном языке или организацией встреч с иностранцами — в этом случае составляется отдельная должностная инструкция «под специалиста».

Общие положения

В этом начальном разделе прописывают базовые параметры работы любого специалиста:

  • порядок его подчинения, найма и увольнения;
  • кто временно заменяет сотрудника;
  • требуемые от него навыки;
  • требования к его образованию и опыту.

Навыки сотрудника должны примерно соответствовать обязанностям, которые перечислены далее.

Внимание! Параметры, заданные в инструкции, не должны выходить за пределы тех, которые закреплены в трудовом договоре.

Обязанности

У разных работодателей секретари, занимающиеся и делопроизводством, могут выполнять разные функции. Так, в крупных компаниях с международным участием в их обязанности может входить помощь руководителю в общении с иностранцами, ведение иностранной документации и другие специфические функции. В бюджетных учреждениях от них требуется работа с унифицированной системой государственной документации. Все эти отраслевые особенности необходимо отразить в данном разделе.

Внимание! Работодатель не может просто изменить прописанные в инструкции трудовые обязанности. Для этого необходимо заручиться письменным согласием самого работника. Поэтому с самого начала нужно внимательно отнестись к разделу, исчерпывающе описав обязанности сотрудника.

Права

Здесь приведен список прав, которым наниматель наделяет сотрудника. Эти права довольно типовые, но во многих учреждениях секретарю-делопроизводителю доверяют и право подписи.

Ответственность

В этой части дан список возможных нарушений и ответственности за их совершение. Для ряда должностей, которые допущены к работе с внутренней документацией, отдельно указывают ответственность за разглашение внутренней информации.

Внимание! Данный раздел содержит перечень нарушений и мер наказания в общем виде, т.к. конкретная ответственность может наступить лишь после окончания необходимых разбирательств, с привлечением свидетелей, их показаний, возможно даже и адвокатов.

Документ после его согласования со специалистами распечатывается на официальном бланке, где присутствуют все требуемые атрибуты: дата его составления, реквизиты работодателя и пр. Сам сотрудник знакомится с инструкцией в процессе устройства на работу. Окончательным фактором, удостоверяющим ввод инструкции в действие, является её подписывание всеми сторонами: руководителем организации, сотрудником и теми служащими, которые утверждали это назначение.

Официальный сайт отдела образования г. Павлодар - №23 ЖОМ

"Утверждено"

Приказом № 1-03 /191

Директор СОШ №23

Макулов С.И.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ

 1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе тарифно-квалификационной характеристики  делопроизводителя учреждения образования, утвержденной приказом Министра образования и науки Республики Казахстан № 338 от 13 июля 2009 года, Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан №141 от 28.06.03 г. и Квалификационных характеристик отдельных должностей специалистов государственных учреждений и казенных предприятий, общих для всех сфер деятельности, утвержденных приказом Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан №119-п от 30.05.03 г., коллективного договора школы №05020487 от 05.01.2009 г., Устава школы №1102/22 от 08.02.2010 г. При составлении инструкции учтены также примерные рекомендации об организации службы охраны труда в образовательном учреждении системы Министерства образования Республики Казахстан.

1.2. Делопроизводитель назначается на должность и увольняется директором школы. На должность делопроизводителя назначаются лица, имеющие начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно директору школы.

1.4. При исполнении должностных обязанностей делопроизводитель руководствуется постановлениями, распоряжениями, приказами, другими руководящими и нормативными документами, касающимися ведения делопроизводства; стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации; законодательством о труде и инструкцией о порядке ведения трудовых книжек; правилами орфографии и пунктуации; правилами работы на оргтехнике; правилами и нормами охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, а также Уставом и Правилами внутреннего трудового распорядка школы и настоящей Инструкцией.

 2. Функции

Основными направлениями работы делопроизводителя являются:

2.1. выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы школы;

 3. Должностные обязанности

делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:

3.1. ведет делопроизводство; формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

3.2. следит за сроками выполнения поручений директора школы, взятых на контроль;

3.3. содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

3.4. осуществляет документационное обеспечение кадровой работы в школе; ведет книгу приказов и хранит ее, ведет и хранит журнал учета движения трудовых книжек, хранит и ведет в установленном порядке трудовые книжки работников;

 4. Права

делопроизводитель имеет право:

4.1. запрашивать от работников школы, а в необходимых случаях — и от администрации школы нужную информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений;

4.2. привлекать работников к выполнению поручений администрации школы;

4.3. требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов;

4.4. визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью школы;

4.5. вносить на рассмотрение администрации школы предложения по улучшению работы с документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом применения средств организационной и вычислительной техники;

 5. Ответственность

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин Устава и Правил внутреннего трудового распорядка школы, иных локальных нормативных актов, должностных обязанностей, установленных настоящей Инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном

трудовым кодексом РК.

5.2. За виновное причинение школе или участникам образовательного процесса ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей делопроизводитель несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым кодексом РК и (или) гражданским законодательством.

 6. Взаимоотношения. Связи по должности

делопроизводитель:

6.1. работает в режиме ненормированного рабочего дня по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели;

6.2. взаимодействует в процессе своей деятельности с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимой информации и материалов на заседания совета школы, педагогического и попечительского советов, проверки выполнения поручений учредителя школы, приказов и распоряжений администрации школы; кадровой, финансово-хозяйственной деятельности школы.

 

Описание работы клерка [обновлено на 2021 год]

Чем занимается клерк?

Клерки обычно работают в корпорациях в разных отраслях, чтобы оказывать административную поддержку тем, кто работает в офисе. Они работают в тесном сотрудничестве с менеджерами и сотрудниками, выполняя поручения и помогая им поддерживать хорошо организованный бизнес. Их работа заключается в выполнении ряда канцелярских задач, таких как изготовление копий, отправка документов по факсу и написание счетов от имени сотрудников компании. Они также могут нести ответственность за организацию командировок сотрудников для деловых поездок и конференций.

Навыки и квалификация делопроизводителя

Описание должности хорошего клерка кратко объясняет навыки и квалификацию, которыми будут обладать лучшие кандидаты. Хотя этот раздел должен быть кратким, он также должен быть достаточно подробным, чтобы соискатели могли понять, подходят ли они для заполнения вакантной должности клерка. Навыки и квалификации клерков могут включать:

  • Знакомство с обычными офисными процессами, включая хранение, обработку почты и направление телефонных звонков
  • Компьютерная грамотность, включая знакомство с обычным текстовым редактором, электронными таблицами, базами данных и основным бухгалтерским программным обеспечением
  • Точные и эффективные навыки набора текста для ввода данных, ведения протоколов и диктовок, ответов на электронные письма и набора писем и других документов
  • Устное общение для обращения к другим сотрудникам, клиентам и другим деловым контактам
  • Служба поддержки клиентов для работы с представителями общественности
  • Организация и возможность многозадачности для подачи и выполнения нескольких канцелярских и административных задач одновременно
  • Внимание к деталям для обеспечения выполнения всех задач на высоком уровне, например ведение достаточно подробных протоколов и телефонных сообщений.
  • Честность и конфиденциальность при работе с конфиденциальными данными о сотрудниках и клиентах

Ожидаемая заработная плата клерка

служащих зарабатывают в среднем 12 долларов.84 в час. Однако почасовые ставки могут варьироваться в зависимости от опыта клерка, работодателя и отрасли. Клерки, работающие в государственных организациях и профессиональных, научных и технических службах, являются одними из самых высокооплачиваемых служащих в стране. Включение оклада или диапазона окладов в объявление о вакансии клерка может привлечь более подходящих кандидатов.

Требования к образованию и обучению служащих

Клерки должны иметь как минимум аттестат средней школы или GED. Некоторые компании также предпочитают нанимать клерков, прошедших курсы набора текста и офисного программного обеспечения.Прохождение этих курсов показывает, что клерки могут уверенно выполнять некоторые ключевые офисные обязанности.

Требования к опыту работы клерка

Требования к опыту для клерков различаются в зависимости от бизнеса и времени, которое они готовы потратить на обучение нового сотрудника. Клерки с опытом работы не менее двух лет на канцелярских или административных должностях требуют минимальной подготовки. Большинство компаний предпочитают нанимать клерков, которые имеют опыт работы с офисным программным обеспечением, которое они используют.

Образцы должностных инструкций на аналогичные должности

Если этот образец описания должности клерка не совсем соответствует вашим потребностям, рассмотрите возможность использования одного из примеров описания должности, которые мы разработали для аналогичных ролей:

Шаблон описания должности офисного клерка

Обязанности офисного клерка:

  • Ведение файлов и записей, чтобы они оставались обновленными и легкодоступными
  • Сортировка и распределение входящей почты и подготовка исходящей почты
  • Ответ на звонок для приема сообщений или переадресация звонков соответствующим коллегам

Краткое описание вакансии

Нам нужен компетентный офисный служащий для выполнения различных административных и канцелярских задач в поддержку наших офисов.В офисе вы будете выполнять самые разные действия - от регистрации и ответа на телефонные звонки до базовой бухгалтерии.

Эффективный офисный клерк может усердно работать, чтобы обеспечить бесперебойную работу офиса. Вы должны быть надежными и трудолюбивыми, обладая хорошими коммуникативными навыками. Идеальный кандидат также должен быть знаком с офисным оборудованием и процедурами.

Обязанности

  • Ведение файлов и записей, чтобы они оставались обновленными и легкодоступными
  • Сортировка и распределение входящей почты и подготовка исходящей почты (конверты, пакеты и т. Д.))
  • Ответьте на звонок, чтобы принимать сообщения или перенаправлять звонки соответствующим коллегам
  • Используйте офисную технику, такую ​​как копировальный аппарат, принтеры и т. Д., И компьютеры для обработки текстов, создания электронных таблиц и т. Д.
  • Выполнять основные бухгалтерские задачи и выставлять счета, чеки и т. Д.
  • Делайте протоколы встреч и диктовки
  • Помощь в управлении делами и организационных процедурах
  • Контролировать запасы канцелярских товаров (канцелярские скрепки, канцелярские товары и т. Д.).) и сообщать при нехватке
  • Помощь в организации поездок и резервировании мест для конференций и мероприятий
  • Выполнять прочие служебные обязанности по назначению

Требования

  • Подтвержденный опыт работы канцелярским служащим или другой канцелярской должностью
  • Знакомство с офисными процедурами и основными принципами бухгалтерского учета
  • Практическое знание офисных устройств и процессов
  • Быстрая машинистка со знанием стенографии и диктовки
  • Очень хорошее знание MS Office
  • Отличные коммуникативные навыки
  • Очень хорошие организаторские и многозадачные способности
  • Диплом об окончании средней школы

Чем занимается офисный клерк?

Кто такой офисный клерк?

Офисный клерк - это тот, кто обычно работает в офисе, делая все понемногу; ответ на телефонные звонки, бухгалтерия, архивирование, рассылка, доставка сообщений, обработка данных, выполнение поручений, сортировка почты и т. д.Важны определенные профессиональные навыки, такие как коммуникативные навыки, навыки работы с компьютером, навыки обслуживания клиентов и внимание к деталям.

Чем занимается офисный клерк?

Офисным клеркам

требуются различные общие офисные навыки - способность вести дела, делать ксерокопии, отправлять исходящую почту, выполнять банковские операции, сортировать и распределять входящую почту, подписывать документы о доставке и отправлять факсы. Они также должны уметь вести точный бумажный и электронный учет и принимать подробные телефонные сообщения.В некоторых офисах офисные клерки диктуют на собраниях и расшифровывают записи, а также следят за канцелярскими принадлежностями и при необходимости пополняют их.

В некоторых офисных настройках офисные клерки могут брать на себя более сложные задачи, такие как ведение записей для расчета заработной платы, выплата зарплат или инвентаризация. Если офисного клерка просят руководить другими сотрудниками, обычно требуется предыдущий управленческий опыт.

Конкретные обязанности офисных клерков могут варьироваться в зависимости от типа офиса, в котором они работают.Офисный клерк в университете может обрабатывать материалы заявки или отвечать на вопросы будущих студентов, тогда как офисный клерк в больнице может сохранять и извлекать медицинские записи.

Ниже приводится список различных обязанностей, с которыми может столкнуться офисный клерк:

  • Принимать и проверять входящие звонки или собирать другую информацию, которая должна быть доставлена ​​нужным людям (может быть чувствительной ко времени)
  • Доставлять сообщения и выполнять поручения
  • Сбор, подсчет и выдача денег, ведение базового бухгалтерского учета и выполнение банковских операций
  • Заполнить и отправить по почте счета, контракты, политики, счета-фактуры или чеки
  • Тесно сотрудничать с людьми в офисе, а также с руководителями / руководством
  • Готовить повестку дня собрания, посещать собрания, записывать и расшифровывать протоколы
  • Работа с компьютерами для создания документов, электронных таблиц, ввода данных и общения по электронной почте
  • Обслуживание и обновление систем хранения, инвентаризации, рассылки и баз данных вручную или с помощью компьютера
  • Поговорите с людьми за пределами компании, включая потенциальных клиентов, и поприветствуйте новых посетителей
  • Подтверждать встречи и направлять клиентов или поставщиков к соответствующему лицу или в офис
  • Убедитесь, что в готовой работе нет ошибок при обработке данных или написании писем или других документов
  • Инвентаризация и заказ материалов, принадлежностей и услуг
  • Открытие, сортировка и маршрутизация входящей почты, ответ на корреспонденцию и подготовка исходящей почты
  • Организация командировок офисного персонала
  • Совмещайте несколько разных вещей одновременно (ключевые навыки - организованность и внимание к деталям)

Информация о вакансиях, карьере, заработной плате и образовании

Информация о карьере, заработной плате и образовании

Чем они занимаются: обычные офисные клерки выполняют множество канцелярских задач, в том числе отвечают на телефонные звонки, набирают документы и хранят записи.

Рабочая среда: хотя обычные офисные клерки работают почти во всех отраслях, многие работают в школах, медицинских учреждениях и государственных учреждениях. Некоторые работают неполный рабочий день.

Как стать им: Обычно офисным служащим требуется аттестат о среднем образовании или его эквивалент. Большинство из них приобретает навыки на работе.

Заработная плата: Средняя почасовая оплата офисных клерков составляет 16,37 долларов.

Перспективы работы: Согласно прогнозам, в течение следующих десяти лет занятость офисных клерков сократится на 5 процентов.Тем не менее, в целом возможности трудоустройства должны быть хорошими из-за необходимости замены рабочих, покидающих эту очень крупную профессию.

Родственные профессии: сравните должностные обязанности, образование, рост занятости и заработную плату обычных офисных клерков с аналогичной профессией.

Ниже приводится все, что вам нужно знать о карьере офисного клерка, с большим количеством деталей. В качестве первого шага взгляните на некоторые из следующих вакансий, которые являются настоящими вакансиями у реальных работодателей. Вы сможете увидеть вполне реальные требования к карьере для работодателей, которые активно нанимают сотрудников.Ссылка откроется в новой вкладке, чтобы вы могли вернуться на эту страницу и продолжить чтение о карьере:

Топ-3 должностей клерков общего офиса

  • Офисный клерк - Knox Services - Санта-Ана, Калифорния

    Описание работы Клерк начального уровня будет поддерживать отдел поиска документации в... другая общая избыточная работа для обработки квалификаций * аттестата средней школы или GED * офиса ...

  • Офисный клерк (начальный уровень) - Examworks Group, Inc. - Ранчо Кордова, Калифорния

    Офисный клерк отвечает за сбор и подготовку почты / медицинских записей. Эта должность будет ... Должна обладать полными знаниями в области компьютера, факса, копировального аппарата, сканера и телефона.* Должен быть ...

  • Административный служащий_Shift_1 - Neovia Logistics - Белтон, Миссури

    РЕЗЮМЕ РАБОТЫ Выполняет канцелярские, административные и общие офисные обязанности, включая набор текста, ведение записей и файлов, создание документов, рассылку почты и прием по телефону. Имеет ...

Просмотреть все вакансии Главный офисный клерк

Обычные офисные клерки выполняют множество канцелярских задач, включая ответ на телефонные звонки, набор документов и хранение записей.

Обязанности главных делопроизводителей

Офисные служащие обычно делают следующее:

  • Ответить и передать телефонные звонки или принять сообщения
  • Сортировка и доставка входящей почты и отправка исходящей почты
  • Назначение встреч и прием клиентов или посетителей
  • Предоставлять общую информацию персоналу, клиентам или общественности
  • Тип, формат или редактирование служебных записок или других отчетов
  • Копирование, архивирование и обновление бумажных и электронных документов
  • Составление и оформление счетов и других офисных документов
  • Сбор информации и ввод данных

Вместо того, чтобы выполнять одну специализированную задачу, у обычных офисных клерков есть обязанности, которые часто меняются ежедневно в соответствии с текущими потребностями работодателя.

Некоторые служащие подают документы или отвечают на телефонные звонки; другие вводят данные в компьютеры или выполняют другие задачи с помощью программных приложений. Они также часто используют копировальные аппараты, сканеры, факсы и другое офисное оборудование.

Конкретные обязанности, возлагаемые на клерков, будут зависеть от типа офиса, в котором они работают. Например, главный офисный клерк в колледже или университете может обрабатывать материалы заявки и отвечать на вопросы будущих студентов, в то время как клерк в больнице может хранить и извлекать медицинские записи.

Клерки общего офиса занимают около 3,1 миллиона рабочих мест. Крупнейшие работодатели офисных служащих:

Образовательные услуги; государственные, местные и частные 12%
Здравоохранение и социальная помощь 12%
Правительство 9%
Административные и вспомогательные услуги 8%
Профессиональные, научные и технические услуги 8%

Офисные клерки обычно работают в офисах.

График работы главного делопроизводителя

Большинство офисных клерков работают полный рабочий день.

Получите необходимое образование: Найдите школы для клерков главного офиса рядом с вами!

Обычным офисным служащим обычно требуется аттестат об окончании средней школы или его эквивалент, и они приобретают навыки прямо на работе.

Для этой формы требуется javascript.

Обучение клерков общего назначения

Служащим общего офиса обычно требуется аттестат об окончании средней школы или его эквивалент.

Курсы по использованию компьютерных приложений, таких как текстовые редакторы и программы для работы с электронными таблицами, могут быть полезны для тех, кто еще не знаком с ними.

Обучение клерков главного офиса

Офисные клерки обычно осваивают свои навыки прямо на работе. Их обучение обычно длится до одного месяца и может включать инструкции по офисным процедурам, правильному телефонному этикету и использованию офисного оборудования.

Повышение уровня делопроизводства канцелярии

Клерки главного офиса могут перейти на другие административные должности с большей ответственностью, например секретарей и помощников по административным вопросам.

Возможности продвижения по службе часто зависят от опыта работы.

Важные качества для главных офисных служащих

Навыки обслуживания клиентов. Клерки общего офиса часто предоставляют общую информацию сотрудникам компании, клиентам или общественности. Они должны быть вежливыми и быстро отвечать.

Детально. Общие офисные клерки выполняют множество канцелярских задач, требующих внимания к деталям, например, подготовка счетов.

Организационные навыки. Офисные служащие хранят и извлекают записи. Им необходимо вести записи в порядке, чтобы иметь к ним быстрый и эффективный доступ.

Средняя почасовая оплата офисных клерков составляет 16,37 доллара. Средняя заработная плата - это заработная плата, при которой половина рабочих по профессии зарабатывала больше этой суммы, а половина - меньше. Самые низкие 10 процентов заработали менее 10,16 долларов, а самые высокие 10 процентов заработали более 26 долларов.59.

Средняя почасовая заработная плата обычных офисных служащих в ведущих отраслях, в которых они работают, составляет:

Правительство 17,90 долл. США
Профессиональные, научные и технические услуги $ 16,83
Здравоохранение и социальная помощь $ 16,14
Образовательные услуги; государственные, местные и частные 15 долларов США.33
Административные и вспомогательные услуги $ 15,16

Большинство офисных клерков работают полный рабочий день.

Согласно прогнозам, в течение следующих десяти лет занятость офисных клерков сократится на 5 процентов.

Некоторые офисные клерки будут необходимы для выполнения административных обязанностей в определенных отраслях, таких как здравоохранение и социальная помощь, но растущее использование технологий, автоматизирующих задачи подготовки документов, приведет к тому, что для выполнения этой работы потребуется меньше обычных офисных клерков.Например, многие организации ведут электронные документы или используют автоматизированные телефонные системы, что снижает потребность в некоторых обычных офисных клерках. Кроме того, электронные системы хранения и программное обеспечение для обмена файлами позволяют другим офисным работникам выполнять задачи обычных офисных клерков, что еще больше снижает занятость офисных клерков.

Перспективы работы офисных клерков

Несмотря на сокращение занятости, ежегодно в среднем за десятилетие в этой очень крупной профессии планируется открыть около 317 500 вакансий для офисных служащих.

Ожидается, что эти вакансии возникнут в результате необходимости замены работников, которые переходят на другую работу или покидают рабочую силу, например, выходят на пенсию.

Прогнозы занятости для служащих главного офиса, 2019-29 гг.
Титул Занятость, 2019 Прогнозируемая занятость, 2029 год Изменение, 2019-29
Процент Числовой
Офисные служащие, общие 3,126,300 2 970 400 -5 -155 900

* Некоторые материалы использованы с разрешения Бюро статистики труда США.С. Департамент труда.

Другие вакансии:
Посмотреть все вакансии или Поиск вакансий по категориям

Файловый клерк Описание работы: зарплата, навыки и многое другое

Файловые клерки используют систему, обычно числовую или алфавитную, для ведения бумажных или электронных записей, включая корреспонденцию, квитанции, контракты и счета-фактуры, чтобы гарантировать, что информацию легко найти, когда это необходимо. Они организуют и хранят документы, извлекают данные и загружают электронные файлы.

Согласно обновленным данным Бюро статистики труда США за 2018 год, в США работало около 110 020 файловых клерков. Они работают в сфере здравоохранения, социальных служб, научных кругов и различных профессиональных офисов, таких как юридические фирмы. Любая организация, которая создает большой объем бумажной работы или электронных документов, нанимает файловых клерков.

Обязанности и ответственность делопроизводителя

Компании, большие и малые, имеют выделенные серверы, шкафы, ящики, комнаты и склады, где хранятся досье, документы и другие типы информации.Файловые клерки несут ответственность за содержание этих пространств. Эта работа обычно требует умения выполнять следующую работу:

  • Разработка организованных систем хранения документов.
  • Создавать, обрабатывать и поддерживать записи файлов.
  • Архивировать и получать документы для другого персонала.
  • Подготовить записи для хранения за пределами предприятия.
  • Ведение журналов файловой комнаты для отслеживания местоположения файлов.
  • Утилизируйте файлы в соответствии с установленными графиками хранения документов.

Помимо управления записями организации, файловые клерки могут быть вызваны для помощи в ряде других областей, включая приветствие посетителей; отвечать на телефонные звонки и направлять звонки; набирать заметки, электронные письма и другие типы документов; расшифровка записей; проектирование форм; операционная оргтехника; и обращение с конфиденциальными материалами.

Заработная плата делопроизводителя

Заработная плата файлового клерка зависит от опыта, местоположения и способности выполнять несколько задач одновременно в других ролях:

  • Средняя годовая зарплата : 31 700 долларов (15.Круглосуточно)
  • Верхняя 10% годовая зарплата : Более 50 230 долларов США (24,15 доллара США в час)
  • Нижняя 10% годовая зарплата : Менее 21 390 долларов (10,28 долларов в час)

Источник: Бюро статистики труда США, 2018 г.

Образование, обучение и сертификация

Образовательные стандарты являются базовыми для этой профессии, и большая часть обучения проходит на рабочем месте.

  • Образование : Обычно требуется аттестат средней школы или его эквивалент, хотя некоторые люди, работающие файловыми клерками, имеют степень бакалавра и ученую степень.Около 11% имеют аттестаты о высшем образовании.
  • Обучение : Полезен некоторый опыт работы в аналогичной области. Обучение на рабочем месте часто предполагает работу под руководством более опытного клерка от нескольких недель до нескольких месяцев.

Навыки и компетенции файлового клерка

Работа файловым клерком требует сильных организационных и коммуникативных навыков, а также пристального внимания к деталям. Файловые клерки также могут время от времени выполнять тяжелую работу с файловыми ящиками и тому подобным.Другие жизненно важные навыки и способности включают:

  • Владение компьютером и программным обеспечением : Вы должны чувствовать себя комфортно, используя Интернет и приложения для обработки текста, электронных таблиц и электронной почты. Вам также может потребоваться ознакомиться с программным обеспечением для управления документами, таким как eFileCabinet, или с файловым хранилищем в облаке.
  • Навык понимания прочитанного : Основная часть этой позиции включает определение характера документа из его содержимого и размещение его в логическом месте, где другие ожидают его найти.
  • Умение слушать : Умение слушать важно для понимания потребностей коллег и выполнения их запросов и предложений.
  • Навыки критического мышления : Логические навыки и навыки принятия решений являются ключевыми для быстрой сортировки различных документов и определения того, что с ними делать.

Работа Outlook

Ожидается, что занятость файловых клерков сократится примерно на 10% в период с 2016 по 2026 год, поскольку организации совмещают административные функции, такие как прием и хранение, а возможности и простота использования технологических хранилищ данных продолжают расти.

Условия труда

Файловые клерки работают в офисе, где они проводят большую часть своего времени, извлекая и доставляя файлы другим сотрудникам или сидя перед компьютером. Файловые клерки, работающие в большом офисе, имеют возможность встречаться и взаимодействовать с персоналом компании на многих уровнях.

График работы

Файловые клерки, как правило, работают в обычное рабочее время. Когда офис открыт для клиентов и работают другие сотрудники, ожидается, что там будет и файловый клерк.Поскольку объем создаваемых документов может быть значительным, в зависимости от размера и характера организации, файловому клерку, возможно, придется работать полный рабочий день, чтобы не отставать от потока. Но это не означает, что возможности разделения работы или неполный рабочий день недоступны. Сверхурочная работа обычно не требуется.

Как устроиться на работу

ОБНОВИТЕ РЕЗЮМЕ

Прежде чем отправлять резюме потенциальным работодателям, просмотрите и обновите его, чтобы убедиться, что оно актуально и не содержит опечаток и неточностей.Если у вас нет резюме или какого-либо опыта работы, чтобы перечислить, используйте советы экспертов и убедительный пример, чтобы создать первое успешное резюме.

ПОДГОТОВЬТЕСЬ К ИНТЕРВЬЮ

Перед собеседованием изучите компанию и попросите друга помочь вам попрактиковаться в ответах на некоторые из наиболее распространенных вопросов на собеседовании. Чем больше вы практикуетесь, тем комфортнее вы будете чувствовать себя, сидя напротив менеджера по найму.

Сравнение похожих вакансий

Люди, заинтересованные в работе в офисе, также рассматривают другие типы офисной работы.Некоторые из этих рабочих мест могут потребовать дополнительного образования и обучения. Вот список похожих должностей с указанием их средней годовой зарплаты:

Источник: Справочник по профессиональным прогнозам Бюро статистики труда США, 2018 г.

Профиль карьеры клерка главного офиса

| Описание работы, заработная плата и рост

Обычные офисные клерки выполняют множество канцелярских задач, включая ответ на телефонные звонки, набор документов и хранение записей.

Обязанности

Офисные служащие обычно делают следующее:

  • Ответить и передать телефонные звонки или принять сообщения
  • Сортировка и доставка входящей почты и отправка исходящей почты
  • Назначение встреч и прием клиентов или посетителей
  • Предоставлять общую информацию персоналу, клиентам или общественности
  • Тип, формат или редактирование служебных записок или других отчетов
  • Копирование, архивирование и обновление бумажных и электронных документов
  • Составление и оформление счетов и других офисных документов
  • Сбор информации и ввод данных

Вместо того, чтобы выполнять одну специализированную задачу, у обычных офисных клерков есть обязанности, которые часто меняются ежедневно в соответствии с текущими потребностями работодателя.

Некоторые служащие подают документы или отвечают на телефонные звонки; другие вводят данные в компьютеры или выполняют другие задачи с помощью программных приложений. Они также часто используют копировальные аппараты, сканеры, факсы и другое офисное оборудование.

Конкретные обязанности, возлагаемые на клерков, будут зависеть от типа офиса, в котором они работают. Например, главный офисный клерк в колледже или университете может обрабатывать материалы заявки и отвечать на вопросы будущих студентов, в то время как клерк в больнице может хранить и извлекать медицинские записи.

Подходит ли вам эта карьера?

Не знаете, как выбрать для себя лучшую карьеру? Теперь вы можете предсказать, какая карьера удовлетворит вас в долгосрочной перспективе, пройдя научно подтвержденный тест карьеры. Обретите ясность и уверенность, которые приходят благодаря пониманию своих сильных сторон, талантов и предпочтений, а также знанию того, какой путь действительно подходит вам.

Пройди тест

Рабочая среда

В 2018 году штатные сотрудники офиса занимали около 3,2 миллиона рабочих мест.Крупнейшими работодателями канцелярских служащих были следующие:

Образовательные услуги; государственные, местные и частные 12%
Здравоохранение и социальная помощь 11
Правительство 9
Административные и вспомогательные услуги 9
Профессиональные, научные и технические услуги 8

Офисные клерки обычно работают в офисах.

График работы

Большинство офисных клерков работают полный рабочий день.

Образование и профессиональная подготовка

Клеркам общего офиса обычно требуется аттестат о среднем образовании или его эквивалент, чтобы они изучали свои навыки на работе.

Образование

Служащим общего офиса обычно требуется аттестат об окончании средней школы или его эквивалент.

Курсы по использованию компьютерных приложений, таких как текстовые редакторы и программы для работы с электронными таблицами, могут быть полезны для тех, кто еще не знаком с ними.

Обучение

Офисные клерки обычно осваивают свои навыки прямо на работе. Их обучение обычно длится до одного месяца и может включать инструкции по офисным процедурам, правильному телефонному этикету и использованию офисного оборудования.

Продвижение

Клерки главного офиса могут перейти на другие административные должности с большей ответственностью, например секретарей и помощников по административным вопросам.

Возможности продвижения по службе часто зависят от опыта работы.

Личность и интересы

В соответствии с Кодексом Голландии, офисные служащие обычно заинтересованы в сферах интересов «Строительство», «Убеждение» и «Организация». Область интересов «Строительство» указывает на то, что вы сосредоточены на работе с инструментами и машинами, а также на изготовлении или ремонте практических вещей. Область «Убеждение» указывает на то, что вы сосредоточены на влиянии, мотивации и продаже других людей. Область интересов «Организация» указывает на сосредоточение внимания на работе с информацией и процессами, чтобы все упорядочено в упорядоченных системах.

Если вы не уверены, есть ли у вас интерес к созданию, убеждению или организации, который может соответствовать карьере обычного офисного клерка, вы можете пройти тест на карьерный рост, чтобы оценить свои интересы.

Офисные служащие также должны обладать следующими специфическими качествами:

Навыки обслуживания клиентов. Клерки часто предоставляют общую информацию сотрудникам компании, клиентам или общественности. В результате они должны быть вежливыми и быстро отвечать.

Детально. Многие административные задачи, такие как корректура документов и составление расписаний, требуют особого внимания к деталям.

Организационные навыки. Организованность помогает офисным служащим быстро и эффективно находить файлы и другую важную информацию.

Заработная плата

Средняя почасовая оплата обычных офисных клерков составляла 16,37 доллара в мае 2019 года. Средняя заработная плата - это заработная плата, при которой половина рабочих зарабатывала больше этой суммы, а половина - меньше.Самые низкие 10 процентов заработали менее 10,16 долларов, а самые высокие 10 процентов заработали более 26,59 долларов.

В мае 2019 года средняя почасовая заработная плата обычных офисных служащих в ведущих отраслях, в которых они работали, составляла:

Правительство 17,90 долл. США
Профессиональные, научные и технические услуги 16,83
Здравоохранение и социальная помощь 16.14
Образовательные услуги; государственные, местные и частные 15,33
Административные и вспомогательные услуги 15,16

Большинство офисных клерков работают полный рабочий день.

Перспективы работы

Согласно прогнозам, с 2018 по 2028 год занятость офисных служащих сократится на 4 процента.

Некоторые офисные клерки будут необходимы для выполнения административных функций, связанных со сложными счетами и обработкой медицинского страхования, но все более широкое использование технологий, автоматизирующих задачи подготовки документов, приведет к тому, что для выполнения этой работы потребуется меньше обычных офисных клерков.Например, многие организации ведут электронные документы или используют автоматизированные телефонные системы, что снижает потребность в некоторых обычных офисных клерках. Кроме того, электронные системы хранения и программное обеспечение для обмена файлами позволяют другим офисным работникам выполнять задачи обычных офисных клерков, что еще больше снижает занятость офисных клерков.

Перспективы работы

Ожидается, что перспективы трудоустройства будут хорошими из-за необходимости замены рабочих, которые покидают рабочую силу или это крупное занятие.

FAQ

Откуда взялась эта информация?

Приведенная выше информация о карьере взята из Справочника по профессиональным прогнозам Бюро статистики труда.Этот отличный ресурс для профессиональных данных публикуется Министерством труда США каждые два года. Truity периодически обновляет наш сайт информацией из базы данных BLS.

Я хотел бы процитировать эту страницу для отчета. Кто автор?

Нет опубликованного автора для этой страницы. Пожалуйста, используйте правила цитирования для веб-страниц без указания автора.

Мне кажется, я нашел ошибку или неточную информацию на этой странице. С кем мне связаться?

Эта информация взята непосредственно из Справочника по перспективам занятости, опубликованного Бюро статистики труда США.Truity не редактирует информацию, в том числе изменяет информацию, которая, по мнению наших читателей, является неточной, потому что мы считаем BLS авторитетом в области профессиональной информации. Однако, если вы хотите исправить опечатку или другую техническую ошибку, вы можете связаться с нами по адресу [email protected]

Я не уверен, что эта карьера мне подходит. Как я могу решить?

Существует множество отличных инструментов, которые позволят вам измерить свои интересы, составить профиль вашей личности и сопоставить эти черты с подходящей карьерой.На этом сайте вы можете пройти экзамен по профилированию карьеры, экзамен по Голландскому кодексу или викторину по фото-карьере.

Стандарт работы офисного делопроизводителя

Посмотреть в Google Docs / Скачать

Имя сотрудника:

Номер сотрудника:

Персональный номер сотрудника:

Как использовать эту вакансию Стандарт:

  1. Цель, объем, квалификация и должностные функции относятся к этой должности и не могут быть изменены.
  2. Нажмите «Просмотреть в Google Docs / Download» и загрузите в Word.
  3. В разделе «Основные функции» вы можете добавить дополнительные 35% в зависимости от потребностей вашего отдела.
  4. Заполните этот стандарт перед тем, как создавать объявление о вакансии и размещать вакансию.
  5. Этот стандарт будет использоваться в качестве новой должностной инструкции для будущего сотрудника.
  6. После завершения приема на работу введите имя сотрудника и PCN №
  7. .

Обзор офисного делопроизводителя

  • Группа лиц: классифицирована
  • Код вакансии: 1116
  • Уровень заработной платы: D
  • Статус FLSA: Не освобожден
  • Карьерный уровень: 1 уровень
  • Семья: Главное управление
  • Функция: административная поддержка

Назначение

Выполняет базовые функции поддержки офиса; или может быть использован в качестве стажера для классов поддержки офиса более высокого уровня; выполнять сопутствующие работы.

Уровень

Применяет базовые навыки при развитии некоторых специализированных навыков в процедурах, операциях, методах, инструментах, материалах и / или оборудовании, соответствующих области специализации; выполняет рутинные и / или повторяющиеся задачи; требуется ограниченное принятие решений; обычно работает под пристальным наблюдением; не имеет опыта или имеет ограниченный опыт; работа выполняется в определенных рамках установленных процедур и / или определенных инструкций.

Минимальная квалификация

Некоторое соответствующее образование и опыт.

Готовность: выполнять одни и те же задачи изо дня в день; работать на должности, на которой от должностного лица ожидается изучение офисных процедур и систем хранения документов; приходить на работу вовремя и соблюдать график работы; следуйте письменным или устным инструкциям.

Знания, навыки и способности

  • Знание принципов и процессов предоставления клиентских и персональных услуг.
  • Способность эффективно предоставлять информацию руководителям, коллегам и клиентам по телефону, в письменной форме, по электронной почте или лично.

Основные функции

Основные обязанности

60% времени офисный клерк должен:

  • Руководители этого класса выполняют базовые офисные / канцелярские задачи, которым можно легко научиться на работе и которые не требуют предварительного обучения. Обеспечивается тщательный надзор, и при выполнении поставленных задач допускается незначительная свобода действий или независимость действий. Работа носит повторяющийся характер и четко определяется руководящими принципами и установленными процедурами. Сотрудники могут выполнять несложную работу с документами, почтовыми отправлениями, базовыми математическими навыками и работать с обычным офисным оборудованием.

35% рабочего времени служащий офиса

Определяется по потребностям отдела

5% времени служащий офиса

Выполнять прочие обязанности по назначению

Рабочая среда и физические нагрузки

В некоторых положениях можно часто сгибать, перемещать, поднимать и переносить материал весом до 50 фунтов; некоторые положения могут включать перемещение, подъем и перенос материала весом до 70 фунтов; стоять до восьми часов каждый день; работа в любых погодных условиях; подвержены воздействию высоких уровней шума и требуют использования средств защиты органов слуха.

Требования к поездке

Не применимо к офисному служащему

Карьерный путь

Специалист офиса, представитель службы поддержки клиентов

Для перехода на работу более высокого уровня требуется дополнительное обучение / образование или эквивалентный опыт, а также бизнес-потребности.

Заявление об ограничении ответственности

Должностное лицо должно выполнять основные обязанности и ответственность с разумным приспособлением или без него. Приведенные выше утверждения предназначены для описания общего характера и уровня работы.Окончательные предложения о трудоустройстве зависят от успешного завершения окончательным кандидатом Проверки биографических данных и определения Университетом того, что информация, полученная в результате проверки биографических данных, не дисквалифицирует человека. Кроме того, может потребоваться проверка финансовой истории и записи транспортных средств (MVR).

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *