Делопроизводство и документооборот на предприятии: Удобная российская ЕCM система стоимость внедрения в Москве

Содержание

Делопроизводство и архив

{"11-2005":{"month":"12","year":"2005"},"10-2005":{"month":"11","year":"2005"},"9-2005":{"month":"10","year":"2005"},"8-2005":{"month":"9","year":"2005"},"7-2005":{"month":"8","year":"2005"},"3-2005":{"month":"4","year":"2005"},"2-2005":{"month":"3","year":"2005"},"1-2005":{"month":"2","year":"2005"},"0-2005":{"month":"1","year":"2005"},"6-2005":{"month":"7","year":"2005"},"5-2005":{"month":"6","year":"2005"},"4-2005":{"month":"5","year":"2005"},"11-2006":{"month":"12","year":"2006"},"10-2006":{"month":"11","year":"2006"},"8-2006":{"month":"9","year":"2006"},"7-2006":{"month":"8","year":"2006"},"2-2006":{"month":"3","year":"2006"},"9-2006":{"month":"10","year":"2006"},"6-2006":{"month":"7","year":"2006"},"4-2006":{"month":"5","year":"2006"},"3-2006":{"month":"4","year":"2006"},"5-2006":{"month":"6","year":"2006"},"1-2006":{"month":"2","year":"2006"},"0-2006":{"month":"1","year":"2006"},"2-2007":{"month":"3","year":"2007"},"1-2007":{"month":"2","year":"2007"},"0-2007":{"month":"1","year":"2007"},"3-2007":{"month":"4","year":"2007"},"4-2007":{"month":"5","year":"2007"},"5-2007":{"month":"6","year":"2007"},"6-2007":{"month":"7","year":"2007"},"7-2007":{"month":"8","year":"2007"},"8-2007":{"month":"9","year":"2007"},"9-2007":{"month":"10","year":"2007"},"10-2007":{"month":"11","year":"2007"},"11-2007":{"month":"12","year":"2007"},"1-2008":{"month":"2","year":"2008"},"0-2008":{"month":"1","year":"2008"},"2-2008":{"month":"3","year":"2008"},"3-2008":{"month":"4","year":"2008"},"4-2008":{"month":"5","year":"2008"},"5-2008":{"month":"6","year":"2008"},"6-2008":{"month":"7","year":"2008"},"7-2008":{"month":"8","year":"2008"},"8-2008":{"month":"9","year":"2008"},"9-2008":{"month":"10","year":"2008"},"10-2008":{"month":"11","year":"2008"},"11-2008":{"month":"12","year":"2008"},"8-2009":{"month":"9","year":"2009"},"9-2009":{"month":"10","year":"2009"},"10-2009":{"month":"11","year":"2009"},"11-2009":{"month":"12","year":"2009"},"0-2009":{"month":"1","year":"2009"},"1-2009":{"month":"2","year":"2009"},"2-2009":{"month":"3","year":"2009"},"3-2009":{"month":"4","year":"2009"},"4-2009":{"month":"5","year":"2009"},"5-2009":{"month":"6","year":"2009"},"6-2009":{"month":"7","year":"2009"},"7-2009":{"month":"8","year":"2009"},"0-2010":{"month":"1","year":"2010"},"1-2010":{"month":"2","year":"2010"},"2-2010":{"month":"3","year":"2010"},"3-2010":{"month":"4","year":"2010"},"4-2010":{"month":"5","year":"2010"},"5-2010":{"month":"6","year":"2010"},"6-2010":{"month":"7","year":"2010"},"7-2010":{"month":"8","year":"2010"},"8-2010":{"month":"9","year":"2010"},"9-2010":{"month":"10","year":"2010"},"10-2010":{"month":"11","year":"2010"},"11-2010":{"month":"12","year":"2010"},"0-2011":{"month":"01","year":"2011"},"1-2011":{"month":"02","year":"2011"},"2-2011":{"month":"03","year":"2011"},"3-2011":{"month":"4","year":"2011"},"4-2011":{"month":"5","year":"2011"},"5-2011":{"month":"6","year":"2011"},"6-2011":{"month":"07","year":"2011"},"7-2011":{"month":"8","year":"2011"},"8-2011":{"month":"9","year":"2011"},"9-2011":{"month":"10","year":"2011"},"10-2011":{"month":"11","year":"2011"},"11-2011":{"month":"12","year":"2011"},"0-2012":{"month":"1","year":"2012"},"1-2012":{"month":"2","year":"2012"},"2-2012":{"month":"3","year":"2012"},"3-2012":{"month":"4","year":"2012"},"4-2012":{"month":"5","year":"2012"},"5-2012":{"month":"6","year":"2012"},"6-2012":{"month":"7","year":"2012"},"7-2012":{"month":"8","year":"2012"},"8-2012":{"month":"9","year":"2012"},"9-2012":{"month":"10","year":"2012"},"10-2012":{"month":"11","year":"2012"},"11-2012":{"month":"12","year":"2012"},"0-2013":{"month":"1","year":"2013"},"1-2013":{"month":"2","year":"2013"},"2-2013":{"month":"3","year":"2013"},"3-2013":{"month":"4","year":"2013"},"4-2013":{"month":"5","year":"2013"},"5-2013":{"month":"6","year":"2013"},"6-2013":{"month":"7","year":"2013"},"7-2013":{"month":"8","year":"2013"},"8-2013":{"month":"9","year":"2013"},"9-2013":{"month":"10","year":"2013"},"10-2013":{"month":"11","year":"2013"},"11-2013":{"month":"12","year":"2013"},"0-2014":{"month":"1","year":"2014"},"1-2014":{"month":"2","year":"2014"},"2-2014":{"month":"3","year":"2014"},"3-2014":{"month":"4","year":"2014"},"4-2014":{"month":"5","year":"2014"},"5-2014":{"month":"6","year":"2014"},"6-2014":{"month":"7","year":"2014"},"7-2014":{"month":"8","year":"2014"},"8-2014":{"month":"9","year":"2014"},"9-2014":{"month":"10","year":"2014"},"10-2014":{"month":"11","year":"2014"},"11-2014":{"month":"12","year":"2014"},"0-2015":{"month":"1","year":"2015"},"1-2015":{"month":"2","year":"2015"},"2-2015":{"month":"3","year":"2015"},"3-2015":{"month":"4","year":"2015"},"4-2015":{"month":"5","year":"2015"},"5-2015":{"month":"6","year":"2015"},"6-2015":{"month":"7","year":"2015"},"7-2015":{"month":"8","year":"2015"},"8-2015":{"month":"9","year":"2015"},"9-2015":{"month":"10","year":"2015"},"10-2015":{"month":"11","year":"2015"},"11-2015":{"month":"12","year":"2015"},"0-2016":{"month":"1","year":"2016"},"1-2016":{"month":"2","year":"2016"},"2-2016":{"month":"3","year":"2016"},"3-2016":{"month":"4","year":"2016"},"4-2016":{"month":"5","year":"2016"},"5-2016":{"month":"6","year":"2016"},"6-2016":{"month":"7","year":"2016"},"7-2016":{"month":"8","year":"2016"},"8-2016":{"month":"9","year":"2016"},"9-2016":{"month":"10","year":"2016"},"10-2016":{"month":"11","year":"2016"},"11-2016":{"month":"12","year":"2016"},"0-2017":{"month":"1","year":"2017"},"1-2017":{"month":"2","year":"2017"},"2-2017":{"month":"3","year":"2017"},"3-2017":{"month":"4","year":"2017"},"4-2017":{"month":"5","year":"2017"},"5-2017":{"month":"6","year":"2017"},"6-2017":{"month":"7","year":"2017"},"7-2017":{"month":"8","year":"2017"},"8-2017":{"month":"9","year":"2017"},"9-2017":{"month":"10","year":"2017"},"10-2017":{"month":"11","year":"2017"},"11-2017":{"month":"12","year":"2017"},"0-2018":{"month":"1","year":"2018"},"1-2018":{"month":"2","year":"2018"},"2-2018":{"month":"3","year":"2018"},"3-2018":{"month":"4","year":"2018"},"4-2018":{"month":"5","year":"2018"},"5-2018":{"month":"6","year":"2018"},"6-2018":{"month":"7","year":"2018"},"7-2018":{"month":"8","year":"2018"},"8-2018":{"month":"9","year":"2018"},"9-2018":{"month":"10","year":"2018"},"10-2018":{"month":"11","year":"2018"},"11-2018":{"month":"12","year":"2018"},"0-2019":{"month":"1","year":"2019"},"1-2019":{"month":"2","year":"2019"},"2-2019":{"month":"3","year":"2019"},"3-2019":{"month":"4","year":"2019"},"4-2019":{"month":"5","year":"2019"},"5-2019":{"month":"6","year":"2019"},"6-2019":{"month":"7","year":"2019"},"7-2019":{"month":"8","year":"2019"},"8-2019":{"month":"9","year":"2019"},"9-2019":{"month":"10","year":"2019"},"10-2019":{"month":"11","year":"2019"},"11-2019":{"month":"12","year":"2019"},"0-2020":{"month":"1","year":"2020"},"1-2020":{"month":"2","year":"2020"},"2-2020":{"month":"3","year":"2020"},"3-2020":{"month":"4","year":"2020"},"4-2020":{"month":"5","year":"2020"},"5-2020":{"month":"6","year":"2020"},"6-2020":{"month":"7","year":"2020"},"7-2020":{"month":"8","year":"2020"},"8-2020":{"month":"9","year":"2020"},"9-2020":{"month":"10","year":"2020"},"10-2020":{"month":"11","year":"2020"},"11-2020":{"month":"12","year":"2020"},"0-2021":{"month":"1","year":"2021"},"1-2021":{"month":"2","year":"2021"},"2-2021":{"month":"3","year":"2021"},"3-2021":{"month":"4","year":"2021"},"4-2021":{"month":"5","year":"2021"},"5-2021":{"month":"6","year":"2021"},"6-2021":{"month":"7","year":"2021"},"7-2021":{"month":"8","year":"2021"}}

Основы делопроизводства и документооборота для новичков 2021

О чем идет речь

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота – дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

  • общим – касающимся основной деятельности компании,
  • кадровым – для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
  • секретным – встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
  • электронным – когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа – номенклатуры дел.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура – это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер – код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Например: 01/БУ/2017, где 01 – номер по порядку, БУ – бухгалтерия, 2017 – год. Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано. Утвердить номенклатуру можно на определенный период – на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений. Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы – наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

  • Входящие – поступающие в организацию извне – всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

  • Исходящие – отправленные из организации – всё, адресованное другим юридическим лицам, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).

  • Внутренние – не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

График документооборота в компании

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Образец Положения

скачать

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут – например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Печати и штампы

Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких – нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.

Кадровый портал - Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал - Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал - Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Электронный документооборот на предприятии | Такском


Внедрение электронного документооборота на предприятии невозможно без СЭД — системы, позволяющей автоматизировать основное делопроизводство компании. Она охватывает процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля над их исполнением и предназначена для эффективного управления предприятием.

СЭД решает следующие задачи:

  • отказ от бумажного документооборота или его сокращение;
  • создание единой информационной базы компании;
  • снижение риска утери документа;
  • повышение дисциплины сотрудников благодаря прозрачности деятельности исполнителя конкретного документа;
  • повышение эффективности компании.
Чтобы понять, нужна ли компании СЭД, ответьте на несколько вопросов:
  • Есть ли возможность быстро найти нужный документ?
  • Всегда ли вы знаете, какие поручения уже выполнены, а какие нет?
  • Как быстро вы согласуете документы, не вредит ли скорость имиджу компании?
  • Есть ли возможность в любой момент отследить местонахождение документа, переданного на согласование?
Если вы ответили «нет» на два или более вопроса, стоит задуматься над необходимостью внедрения СЭД.

Виды систем электронного документооборота

Существуют несколько видов систем электронного документооборота.

Системы делопроизводства. Их используют в компаниях с жестко формализованными правилами документооборота и вертикальным управлением.

При помощи таких систем можно упорядочить работу с корреспонденцией, организовать движение внутренних документов в компании, наладить работу с обращениями клиентов, организовать внутренний электронный архив документов.

Электронные архивы. Эти системы позволяют структурировать хранение документов, обеспечивают разграничение прав доступа, удобный и быстрый поиск.

Основные функции архива — оцифровка бумажных документов, управление web-контентом, поточный ввод и быстрый поиск.

Workflow-системы обеспечивают автоматизацию бизнес-процессов компании. Дословный перевод Workflow — «поток работ». Система Workflow четко определяет процесс: что, кто, когда и как делает, откуда получает и куда отправляет.

Сотруднику не нужно задумываться над тем, как создать документ, как его получить, как обработать, в какие сроки и кому отправить — все уже закреплено в системе.

Workflow-системы устанавливают в компаниях с массовым документооборотом.

Недостатком таких систем является сложность и длительность внедрения.

Кроме того, они не могут заменить электронный архив, поскольку хранят не все документы, а только используемые в процессе работы.

ЕСМ-системы на первый взгляд выполняют те же функции, что и Workflow. Однако, существенное отличие ЕСМ-систем от своих Workflow в том, что они позволяют работать как со структурированным, так и с неструктурированным контентом и имеют более гибкий функционал.

По сути, обеспечение электронного документооборота является только одной из функций ЕСМ наряду с управлением файлами и записями, управлением знаниями, собственно Workflow, и управлением web-контентом. В некоторых ЕСМ-системах также имеется функция CRM и управления заданиями и поручениями.

Как выбрать СЭД для предприятия?

Внедрение системы электронного документооборота — важный шаг для компании, особенно для небольшой, где любые траты заметно сказываются на жизнедеятельности.

Основные принципы выбора системы электронного документооборота:

  • обращайте внимание на продукты российских разработчиков — зарубежные системы часто не работают с вертикально направленным документооборотом;
  • поинтересуйтесь, есть ли у выбранной вами системы продукт «на вырост», чтобы не пришлось при расширении компании заново покупать СЭД;
  • перед покупкой посмотрите систему на практике, в идеале — у клиента поставщика;
  • убедитесь в том, что ваши сотрудники готовы переходить на систему, легко ли им будет с ней работать.

Автоматизированная информационная система «Делопроизводство». СЭД ТЕЗИС

Многие считают, что понятия «делопроизводство» и «документооборот» тождественны. Казалось бы, и тут, и там в центре стоят документы предприятия. Однако делопроизводство — гораздо более широкое понятие, чем документооборот. Что, впрочем, совершенно не мешает использовать для его автоматизации систему электронного документооборота, воспользовавшись встроенными в нее функциями программы электронного делопроизводства. Расскажем, как это организовано в СЭД ТЕЗИС, но для начала немного пройдемся по терминологии.

В чем разница между делопроизводством и документооборотом?

Многие полагают, что эти два термина обозначают одно и то же, однако, на самом деле, одно является частью другого — надо сказать, весьма существенной. Делопроизводство невозможно без документооборота, а документооборот вне рамок делопроизводства не существует.

Коротко говоря, документооборот — это движение документов внутри компании: их передача от сотрудника к сотруднику для доработки, согласования, утверждения. Кстати говоря, создание и правка документов — другое понятие: все это в совокупности называется документированием.

Делопроизводство — куда более комплексное понятие. В него традиционно включают три составные части или, вернее сказать, три основные задачи, которое оно решает:

  • документирование — создание, правка, согласование и утверждение документов;
  • документооборот — обеспечение движения, контроля исполнения и использования документов;
  • канцелярия — ведение архива документов с нумерацией, подшивкой в дела, а также поиск документов в архиве.

Все это в совокупности служит одной цели — документационному обеспечению управления (ДОУ).

Делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием. Оно подкрепляет документами деловые процедуры, которые компания проводит для ведения своих дел и выполнения своих целей и задач, а также практического управления сотрудниками, взаимодействием с контрагентами, создания внутренних регламентов компании и оптимизации бизнес-процессов.

Максимально коротко, делопроизводство — это весь комплекс мер по обеспечению документационной поддержки управления и ведения бизнеса.

Делопроизводство и документационное обеспечение управления

Итак, когда мы уяснили, что делопроизводство служит цели обеспечить документационную поддержку управления организацией, следует поговорить собственно о ДОУ.

Как принимаются управленческие решения? Руководитель получает некую информацию о задаче, требующей его веского слова. Он перерабатывает, анализирует эту информацию, на основе своих выводов принимает решение и сообщает его подчиненным.

Все это тесно связано с документацией. Информация может поступить в виде документа, для ее анализа может потребоваться создание многих различных документов, объявление решения сотрудникам может быть в форме документа.

Таким образом, делопроизводство является существенной частью процесса принятия управленческого решения, и корректная организация работы с документами сильно повышает оперативность и качество работы руководителей.

Как именно связаны управление и делопроизводство?

Связь между управлением и делопроизводством можно продемонстрировать даже на обыкновенной для любого бизнеса процедуре — найме сотрудника на работу. Допустим, что алгоритм найма следующий:

  • руководство принимает решение об открытии новой вакансии;
  • отдел кадров составляет описание вакансии и согласовывает его с руководством;
  • описание размещается на сайте компании и биржах труда;
  • кандидаты присылают свои резюме по контактам, указанным в описании;
  • отдел кадров отбирает резюме и передает их руководству;
  • руководство отсматривает резюме и принимает решения о приглашениях на собеседования;
  • по итогам собеседований отбирается один сотрудник, с которым заключается трудовой договор.

В этой процедуре принимаются как минимум три управленческих решения: об открытии вакансии, о приглашении на собеседование и о приеме на работу. В их принятии фигурируют три документа: описание вакансии, резюме, трудовой договор. Они либо формируются внутри компании, либо присылаются для ознакомления. Таким образом, идут документирование и документооборот, являющиеся неотъемлемой частью делопроизводства. Если процедура найма более сложная, к примеру, с выполнением тестового задания, проверкой кандидата службой безопасности и медицинской комиссией, то документов, с которыми работает руководство, становится еще больше.

Таким образом, мероприятия по делопроизводству сопровождают принятие управленческих решений там, где нужно получить или выдать некую информацию в виде документов. Отсюда и вытекает связь между делопроизводством и управлением, так что одно непосредственно влияет на другое. Особенно ярко это проявляется в государственных организациях, где в документальном подтверждении, в силу особенностей российского законодательства, нуждается любой шаг.

Документ выступает как средство информационного обмена для руководителей. Так что если в организации не отлажено делопроизводство, то страдает и управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, скорости приема и передачи информации, правильной организации информирования, возможностей поиска, хранения и использования документов.

Почему делопроизводство нуждается в автоматизации?

Потому что содержит в себе процессы информационного обмена, которые могут и должны быть переведены на цифровые рельсы. Если резюме будут поступать на стол HR прямо с сайта компании, а трудовой договор — автоматически формироваться по шаблону, процесс трудоустройства избавится от многих лишних проволочек.

А с расширением предприятия, ростом численности сотрудников и направлений деятельности процессы информационного обмена становятся настолько запутанными, что их автоматизация напрямую является оптимизацией деятельности предприятия. Автоматизация делопроизводства помогает:

  • руководителям — не потерять целостную картину происходящего в компании или подразделении, которым они руководят;
  • Отделам и подразделениям компании — получать информацию о деятельности друг друга и работать в слаженном ритме, что повышает качество обслуживания клиентов и налаживает взаимодействие с контрагентами;
  • сотрудникам — повысить производительность труда, справляться меньшими человеческими ресурсами там, где в ином случае пришлось бы расширять штат, вкладываться в новые рабочие места, помещения, коммуникации, обучение;
  • владельцам компании — избежать новых инвестиций в бизнес, потребности в увеличении оборотов, получения кредитов, уменьшения ожидаемой прибыли.

Распространенная ошибка автоматизации делопроизводства, и как от нее избавиться

Придя к выводу о необходимости автоматизации мероприятий по ДОУ за счет информационных технологий, компании часто совершают ошибку при выборе метода автоматизации.

Они пытаются обойтись автоматизацией работы отдельных сотрудников: секретаря, менеджера, бухгалтера, руководителя. Получается, что одни сотрудники работают в цифровом пространстве, в то время как весь остальной штат — вне его. Прикладные процессы никак не связываются с делопроизводственными, а деятельность сотрудников — друг с другом.

Автоматизация делопроизводства, следовательно, должна быть комплексной. Программа электронного делопроизводства должна быть едина и доступна всем сотрудникам, деятельность которых хоть как-то подкрепляется документами.

Учреждению, поставившему себе цель организовать эффективную среду информационного обмена для совершенствования качества управления, следует выполнить задачи по автоматизации всех трех составных частей делопроизводства:

  • документирование;
  • документооборот;
  • ведение цифрового архива.

Учитывая три основных составных части делопроизводства, упомянутые выше, программа должна включать в себя возможности создания документов, обмена документами и хранения документов в цифровом виде с возможностью их поиска.

Кроме того, автоматизированная система электронного делопроизводства должна иметь возможность интеграции с прикладными системами и платформами компании, чтобы документы эффективно доходили и приходили от всех сотрудников.

Дополнительные требования к программе электронного делопроизводства

Делопроизводственная программа для корпоративных пользователей обязана базироваться на современной методологии ведения делопроизводства в России, которая, как ни крути, до сих пор находится на стадии между бумажным и электронным делопроизводством.

Таким образом, решение для российской организации должно включать в себя как возможности перевода бумажных документов в электронные — сканирования и распознавания бумажных документов, массового и оперативного ввода документов, — так и возможности работы с электронными документами, их созданием, пересылкой внутри локальной сети и по Интернету (особенно по электронной почте), хранения, поиска и извлечения.

Кроме того, не лишним будет обратить внимание на технологические особенности системы: клиент-серверная архитектура, работа с различными СУБД, масштабируемость, возможность интеграции с различными системами, простота использования и администрирования.

Почему для автоматизации делопроизводства можно использовать СЭД?

Функциональность современных систем управления документами намного шире, чем простая пересылка документов от одного сотрудника к другому (что, в сущности, и есть документооборот). Так, СЭД ТЕЗИС способна обеспечить полный комплекс мероприятий по поддержке ДОУ, включая:

  • документирование: создание и разработку документов с внесением правок и отслеживанием истории версий;
  • документооборот: передачу документов между сотрудниками с уведомлениями о необходимости обратить внимание на документ;
  • создание автоматизированных процессов работы с документами за счет встроенного визуального конструктора процессов;
  • ведение электронного архива документов при помощи функциональности канцелярии с возможностью ввода и распознавания бумажных документов, то есть оцифровки архива;
  • полнотекстовый поиск по номерам, заголовкам, содержимому документов в электронном хранилище с возможностью сразу передать найденный документ ответственному сотруднику.

Таким образом, система электронного документооборота ТЕЗИС хоть и включает традиционно в свое название слово «документооборот», но по сути является полнофункциональной программой электронного делопроизводства. Она отвечает вышеназванным требованиям в полной мере и способна обеспечить автоматизацию всех трех компонентов делопроизводства, о чем ниже.

Документирование в СЭД ТЕЗИС

Документирование является первой и главной задачей по поддержке управленческих решений. Создание документов, их прием из внешних источников, ознакомление, редактирование — вот те возможности, которые в первую очередь должна обеспечивать программа электронного делопроизводства.

СЭД ТЕЗИС имеет прямую интеграцию с Microsoft Office за счет надстройки. Таким образом, разработав документ, к примеру, в Microsoft Word, его можно сразу отправить в систему для дальнейшей обработки. В СЭД будет автоматически создана карточка нового документа, пронумерована и снабжена созданным документом в виде вложения.

То же касается редактирования: любое вложение из СЭД ТЕЗИС можно отправить на редактирование в Microsoft Office и внести необходимые правки, после чего будет создана новая версия документа с фиксацией автора, даты и времени создания новой версии.

Что касается ввода документов в систему, СЭД ТЕЗИС позволяет загружать документы:

  • с компьютера пользователя;
  • из электронной почты;
  • со сканера или МФУ с последующим распознаванием и созданием электронного документа;
  • из смежных системы, интегрированных с СЭД, если таковые имеются.

Функции ознакомления с документами для СЭД ТЕЗИС является стандартной и доступна даже в минимальной редакции системы. Любой документ можно открыть для ознакомления прямо в СЭД, без необходимости скачивания на компьютер.

Документооборот в СЭД ТЕЗИС

Процессы документооборота непосредственно соприкасаются с принятием управленческих решений, ведь именно они представляют собой тот самый информационный обмен, который для этого необходим. Получить документ, ознакомиться с ним, провести процесс согласования, утвердить, передать в нужные руки и проконтролировать исполнение — все это в ТЕЗИС осуществляется за счет стандартных процессов.

Процесс «Ознакомление» позволяет направить созданный (или полученный — по e-mail, со сканера, из интегрированной системы) документ другому пользователю (или пользователям) с уведомлением о необходимости обратить внимание на документ. Уведомления могут поступать в самой системе, на e-mail и даже прямо на рабочий стол пользователя за счет десктопного приложения ТЕЗИС:Помощник.

Процесс «Согласование» позволяет отправить документ на процедуру согласования с руководством и другими ответственными лицами. Если ознакомление больше подходит для документов из внешних источников (например, резюме соискателей или коммерческое предложение от потенциального партнера), то процесс согласования необходим для документов, которые разрабатываются внутри компании (договоры, коммерческие предложения, маркетинговые материалы и многое другое). Можно включить в процесс любое количество согласующих, каждый из которых может вернуть документ автору на доработку со своими комментариями и правками. Все движения документа в рамках согласования также сопровождаются уведомлениями.

Процесс «Утверждение» непосредственно связан с процессом согласования, точнее, он его завершает. Утверждающий руководитель ставит финальную точку в разработке документа, после чего он считается готовым и направляется туда, куда предназначен — внутри СЭД для ознакомления, контрагенту по электронной почте, на печать, в архив или в смежную систему для дальнейшей обработки.

Имеется также встроенный процесс контроля исполнения документов, который позволяет назначить ответственного наблюдателя за тем, как положения документа претворяются в жизнь.

Помимо стандартных процессов документооборота, система ТЕЗИС включает в себя удобный визуальные конструктор нестандартных процессов, который позволяет автоматизировать самые сложные и многоэтапные процедуры информационного обмена для принятия управленческих решений.

Электронная канцелярия в СЭД ТЕЗИС

В делопроизводстве архив отвечает за систематизацию хранения документов и выполняет одну из трех основных делопроизводственных задач. В ТЕЗИС функции архива выполняет раздел «Канцелярия», с которым работают ответственные за архив сотрудники — секретари, делопроизводители, архивариусы.

Направление документа в архив осуществляется за счет процесса «Регистрация», который позволяет передать документ сотруднику, имеющему доступ к электронной канцелярии. Документы автоматически нумеруются (доступна тонкая настройка автонумерации, позволяющая создавать уникальные номера и коды документов, принятые в конкретной организации) и распределяются на дела и тома в зависимости от периода деятельности организации или иных критериев.

Хранящиеся в архиве документы легко извлекаются из него за счет полнотекстового поиска, позволяющего искать по самым разным параметрам — названию, содержанию, номеру документа, а также метаданным его карточки (включая, к примеру, автора, дату создания и т. п.) Таким образом, запросить документ у ведущего архив очень просто — он быстро найдет нужный и отправит сотруднику для ознакомления.

Перспективы компании после автоматизации делопроизводства

Автоматизации работы с документами и организации бизнеса имеет огромный потенциал для развития компании. Ведь с документами работают абсолютно все контрагенты и большое количество частных лиц-клиентов. Автоматизация делопроизводственных процессов открывает компании следующие перспективы:

  • налаживается информационный обмен и контроль: документы больше не теряются, контролируются, исполняются;
  • улучшается качество управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики;
  • секретари и другие сотрудники, ответственные за делопроизводство, получают серьезную поддержку в работе, их деятельность ускоряется и совершенствуется;
  • интеграция системы автоматизации делопроизводства с рабочими местами, информационными и прикладными системами позволяет доносить управленческие решения от самых верхних до самых нижних уровней компании.

Как следствие — ускорение деятельности компании в целом, увеличение оборотов, повышение качества обслуживания клиентов и производства товаров и услуг.

Российские производители предлагают недорогие и качественные решения в этой области. В частности, СЭД ТЕЗИС имеет гибкую ценовую политику и доступна организациям самого различного масштаба и достатка. Автоматизация делопроизводства — это доступно и чрезвычайно эффективно для бизнеса.

Руководство для экспертов по рабочим процессам управления документами

Большинство предприятий имеют дело с утомительными, тяжелыми задачами в повседневной работе. С отчетами о расходах, заказами на закупку, формами приобретения и заработной платой, требующими утверждения или изменения при переходе от одного отдела к другому, бизнес-операции могут казаться бесконечными.

Рабочий процесс управления документами, на первый взгляд, в точности соответствует названию. Это система, используемая для создания, отслеживания, редактирования, хранения и управления документами, связанными с бизнес-процессом.

Проблемы с ручным управлением документами

Без рабочего процесса управления документами сотрудник будет:

  1. Посмотреть некий товар нужен
  2. Заполните форму заявки
  3. Передайте форму их менеджеру
  4. Ждать утверждения
  5. Отправить форму в бухгалтерию
  6. Подождите, пока бухгалтерия одобрит
  7. Бухгалтерия создает заказ на поставку
  8. Дождитесь отправки заказа на поставку

В зависимости от состава вашей компании могут быть некоторые отличия, но вы их понимаете.Это не только громоздко, но еще и часто перескакивает с одного стола на другой, что приводит к большой вероятности того, что документы потеряются при перемешивании.

Если документы неуместны или упускаются из виду, это также замедляет ваш бизнес. Как вы знаете, медленные операции влияют на производительность и рост.

Программное обеспечение для управления документами

- популярное решение этих проблем.

Что такое программное обеспечение для управления документами?

Программное обеспечение для управления документами создает рабочие процессы, которые помогают оптимизировать процессы. Документы никуда не денутся. Они становятся цифровыми и их можно обрабатывать более эффективно. Обеспечивая электронный документооборот, бумажные документы становятся наименьшим общим знаменателем для передачи информации; за счет уменьшения перетасовки бумаги, в свою очередь, уменьшается ненадежность и неэффективность, связанные с этим методом передачи.

Оптимизация перетасовки бумаги

Программное обеспечение

для управления документами, такое как M-Files и SharePoint, заменяет груды документов электронными версиями, позволяя пользователям редактировать, утверждать, хранить и передавать на этом цифровом носителе.Пользователи могут видеть документы, которые находятся в очереди на проверку, создавать новый документ, следовать по пути к документу, который они создали, и многое другое. Для каждой остановки процесса есть значок, позволяющий легко увидеть статус и местоположение документа. Кроме того, все документы просматриваются и сохраняются в программном обеспечении, и просматривать их так же просто, как нажимать или нажимать «одобрить».

Улучшение процесса

С помощью программного обеспечения для управления документооборотом пользователи знают, когда у них есть работа, а менеджеры могут отслеживать каждый шаг в рабочих процессах.Предупреждения можно настроить до:

  • Уведомлять пользователя о работе
  • Уведомлять менеджеров (и других уровней пользователей) о выполнении определенных шагов
  • Оповещать пользователей, если этап рабочего процесса занимает больше времени, чем запланировано.

Но управление документами помогает не только предотвращать ошибки. Это также помогает автоматизировать сложные процессы и предотвращает потерю информации в случайном порядке. Помните пример того, как выглядит процесс, когда он выполняется вручную? С программным обеспечением для управления документами все выглядит иначе.Если сотрудник замечает, что товар необходим, он может:

  1. Сгенерировать соответствующую форму
  2. Заполните форму
  3. Отправьте форму лицу, дающему окончательное одобрение

И да, любые другие участники цепочки, которые будут проверять или вносить изменения, будут уведомлены программой об активной форме. Вместо того, чтобы перетасовывать (и ждать) с одного стола на другой, документ сразу же попадает в нужное место.

Настройка документооборота

Документооборот можно настроить для пересылки документа после утверждения (например, формы заявки) и автоматического создания уведомления, которое отправляется соответствующему лицу.Установка определенных параметров также может сделать работу еще более плавной.

Например, если заказ на покупку превышает 1000 долларов, отправьте документ лицу X; если он ниже 1000 долларов, отправьте человеку Y. Программное обеспечение для управления документами способно на многое, поэтому процессы могут быть настолько простыми или сложными, насколько это необходимо.

Программное обеспечение для документооборота также упрощает и делает более естественным просмотр общей картины. Вы можете видеть, у каких сотрудников есть очередь работы, а у кого меньше нагрузки, что делает усилия по перераспределению более эффективными.Большой вид изображения помогает продвигать проекты.

Каковы преимущества рабочего процесса управления документами?

Программное обеспечение для управления документооборотом приносит пользу предприятиям за счет повышения внутренней производительности, сотрудничества, морального духа и подотчетности. Это также уменьшает ресурсы, необходимые для выполнения работы.

Все это вместе помогает сэкономить деньги и улучшить чистую прибыль. И если вам интересно, самое большое преимущество рабочего процесса управления документами - это уверенность в том, что все будет работать правильно и эффективно.Программное обеспечение для управления документами обеспечивает:

  • Центральный узел, где хранятся все важные документы
  • Система безопасности, в которой только утвержденное лицо может просматривать документ
  • Гибкость для удовлетворения потребностей любого бизнеса
  • Легкий доступ к материалам, которым сотрудники должны правильно выполнять свою работу с первого раза

Как определить и улучшить рабочий процесс управления документами

Решения

для управления документами призваны предоставить вашей компании лучшие возможности для управления бизнесом и организации. Как мы установили, внедрение решения для управления документами дает вашей компании ряд преимуществ. Но если они сделаны неправильно, эти усилия могут создать больше головной боли, чем решить. Оценив свой текущий рабочий процесс и стиль управления документами, вы, скорее всего, сможете внедрить эффективные решения для своей компании.

Вот несколько вопросов и полезные советы, которые помогут вам выбрать решение для управления документооборотом.

Есть ли у вас протоколы безопасности?

Соответствие отраслевым требованиям безопасности документов и нормативные требования будут играть роль при выборе решения для вашего бизнеса.Например, медицинским фирмам нужно что-то, соответствующее HIPAA (Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования). Независимо от того, обрабатывает ли ваша компания конфиденциальные записи пациентов или занимается налоговой / бухгалтерской документацией от частных лиц или других фирм, жизненно важно, чтобы ваше решение для документооборота предоставляло надежные инструменты для безопасной передачи и хранения конфиденциальных документов.

Цените ли вы сотрудничество?

Collaboration позволяет сотрудникам обмениваться файлами и редактировать групповые документы в режиме реального времени.Это избавляет от необходимости перемешивать и отслеживать несколько версий одного и того же документа. Выбирая новое решение для документооборота, вам необходимо оценить важность инструментов для совместной работы для вашей компании.

  • Вам нужно / хотите обмениваться документами в режиме реального времени?
  • Важно ли коллективное редактирование?

Ответы на эти вопросы помогут подобрать правильное решение для вашего бизнеса.

Нужен ли доступ сторонним поставщикам?

При анализе доступа к бизнес-документам необходимо учитывать два ключевых фактора: внутренний и внешний доступ.С внутренней точки зрения, есть ли в компании потребность в предоставлении сотрудникам доступа как на месте (через рабочие станции в сети компании), так и с мобильного через безопасное соединение в веб-браузере, смартфоне или планшете?

А как насчет внешних сторонних поставщиков? Если у вас есть клиенты, покупатели или поставщики, которым требуется доступ к вашим документам, вам понадобится система, которая обеспечит им безопасный доступ. Одним из таких примеров может быть веб-портал, который дает вашей компании возможность проталкивать документы через веб-сайт, чтобы обеспечить безопасный доступ клиентов.

А как насчет интеграции?

Возможно, вам понадобится решение для управления документооборотом, способное интегрироваться с другими системами в вашем офисе. Например, если вы управляете бухгалтерской фирмой, система управления документами, которая легко интегрируется с QuickBooks, может значительно повысить эффективность. Кроме того, вы можете обнаружить, что желательна интеграция с вашей электронной почтой.

Сохранение файлов и очистка документов

У каждой компании своя политика хранения и удаления записей.В то время как некоторым фирмам необходимо хранить документы месяцами, если не годами, другим нет необходимости в долгосрочном хранении. В любом случае необходимо будет правильно утилизировать документы, когда они больше не нужны. В зависимости от политик и нормативных требований, применяемых в вашей отрасли, решение для управления документооборотом может помочь в этом процессе.

Правильное решение для рабочего процесса позволит вашим сотрудникам установить твердую политику в отношении периодов хранения документов при создании новых файлов. Он также может установить систему для проверки файлов перед очисткой, а также предоставить инструкции по уничтожению резервных и архивных версий документов.

Текущие бумажные процессы

И последнее, но не менее важное: проанализируйте, как ваша компания в настоящее время обрабатывает бумажные документы. Ваш бизнес уже стал безбумажным? Или все еще существуют определенные компоненты, такие как запросы на отгрузку и счета-фактуры, которые заполняются и отправляются на бумаге? Рабочий процесс управления документами может помочь вам управлять как бумажными, так и безбумажными документами, не создавая путаницы или беспорядка в офисе.

Выбор лучшей системы управления документами

Если вы работаете с поставщиком ИТ-услуг, хорошая фирма найдет время, чтобы задать вам эти и многие другие вопросы о вашем бизнесе, а затем поможет проанализировать информацию. Только после того, как ваш бизнес-стиль управления документами будет проанализирован, провайдер сможет выбрать решение для рабочего процесса, которое отвечает вашим текущим требованиям и повышает эффективность и продуктивность работы в офисе.

Поговорите со специалистом по управлению документами, чтобы обсудить возможности, доступные для вашего бизнеса.

Объяснение рабочего процесса цифрового документа | Воздействие на сети

Определение рабочего процесса цифрового документа: Относится к методам и процессам, используемым для создания рабочих процессов документооборота в рамках бизнеса, которые полагаются исключительно на цифровые средства.Обычно это включает облачные технологии и автоматизацию для повышения эффективности процессов, связанных с документами.

Цифровой документооборот является одной из целей малого и среднего бизнеса на протяжении нескольких лет.

Причины этого стали более очевидными, поскольку организации начинают видеть преимущества цифровой трансформации своих рабочих процессов.

В настоящее время существует обширный список цифровых решений и технологий, которые ИТ-директора пытаются включить в свои стратегии, чтобы воспользоваться конкурентными преимуществами, которые дает оцифровка.

Преобразование рабочих процессов - важная цифровая тенденция, которая имеет уникальный приоритет в Северной Америке.

Пример из практики: Новая процедура управления документами помогает страховой компании реорганизовать AP и претензии

Предприятия в регионе потребляют бумаги почти вдвое больше, чем их европейские коллеги.

Хотя цифровое преобразование рабочих процессов - это не просто замена бумажных процессов, нет никаких сомнений в том, что время и деньги, потраченные на устаревшие рабочие процессы, являются ключевым движущим фактором для бизнеса.

Сегодня мы собираемся взглянуть на то, что ваша компания может получить от качественного документооборота в цифровом формате, и на то, какие выгоды можно ожидать.

Управление документами и оцифровка Значение

Управление документами и оцифровка Значение: Управление документами и оцифровка относятся к тем же процессам, которые составляют рабочий процесс цифрового документа.

Управление документами и оцифровку можно рассматривать как решение, используемое организациями для сбора, отслеживания и хранения документов - будь то PDF-файлы или бумажные файлы.

Когда мы говорим о рабочих процессах цифровых документов, мы можем думать об управлении документами и оцифровке как об основных компонентах в этом процессе.

Проблемы плохого цифрового документооборота

Сотрудники тратят слишком много времени на доступ к информации

Как всегда, когда дело касается цифровой трансформации, ключевым вопросом является производительность.

Будь то производство или гостиничный бизнес, предприятия каждой отрасли используют стратегии цифровой трансформации, чтобы оптимизировать свои бизнес-операции и повысить свою производительность.

Сотрудники тратят в среднем 1,8 часа каждый день на поиск и сбор данных - это 9 часов в неделю, которые в противном случае можно было бы потратить на что-то более ценное.

Если учесть, сколько данных существует сегодня на предприятиях, решающее значение имеет улучшение средств их обработки и обмена.Для сравнения: 90% всех данных в мире были получены за последние два года.

Итак, количество информации, которую сотрудники постоянно должны анализировать, постоянно увеличивается. В организации, которая еще не использовала цифровые решения, это означает, что сотрудники тратят много времени на то, чтобы найти то, что им нужно.

Информация недоступна для сотрудников

Эти проблемы усугубляются тем, что во многих малых и средних предприятиях сотрудники изо всех сил пытаются получить доступ к данным, которые не доступны им немедленно, при надлежащем документообороте.

Это может происходить по разным причинам, но чаще всего это связано с тем, что отделы компании имеют разные системы управления данными - обычно устаревшие системы, отрезанные от остальной части компании.

Это означает, что для кого-либо в одном отделе может быть практически невозможно получить данные из другого из-за отсутствия доступа.

У организаций, управляемых данными, в 23 раза больше шансов привлечь клиентов, в 6 раз больше шансов сохранить клиентов и в 19 раз больше шансов стать прибыльными в результате

Это называется хранилищем данных, и они являются основным фактором неэффективности бизнеса.

Это проблема, связанная с производительностью, и оценки показывают, что ИТ-отделы тратят 80% своего времени на решение проблем, прямо или косвенно вызванных разрозненными хранилищами данных.

Опыт работы с клиентами: программные роботы повышают производительность производственного офиса

Недовольство постоянным выполнением черных дел

Исследование показало, что 22% времени сотрудник тратит на повторяющиеся задачи. Вы можете себе представить, сколько денег тратится в течение года, когда рабочие тратят время на ручные задачи, которые теперь можно автоматизировать

Рутинные ручные задачи - обычное дело для предприятий, которым еще предстоит внедрить цифровую трансформацию своих рабочих процессов с документами.

Эти задачи обычно связаны с вводом данных или повседневной обработкой данных.

Например, вы можете обнаружить, что сотрудник отдела кадров вручную вводит данные о вознаграждениях сотрудникам, или вы можете вручную вводить все свои счета-фактуры и квитанции клиентов.

Это примеры, в которых компании привыкли принимать эти второстепенные задачи как просто часть своей деловой активности.

Электронная книга по теме: 5 причин, по которым ваша компания должна использовать автоматизацию бизнес-процессов

Однако правда в том, что их часто можно полностью избежать из-за цифрового документооборота.

Конечный результат состоит в том, что сотрудники разочарованы тем, что их рабочий процесс цифрового документооборота (или его отсутствие) не способствует их производительности.

Они эффективно выполняют работу, которую можно оцифровать, и в этом случае им будет предоставлена ​​возможность сосредоточить свою энергию на чем-то, что требует человеческого вмешательства, например, на запросах клиентов.

Нестандартный рабочий процесс цифрового документооборота стоит денег вашему бизнесу и времени ваших сотрудников.

Причины плохого цифрового документооборота

Бункеры данных

Разрозненные хранилища данных - это группы данных, которые фактически отрезаны от остальной части бизнеса, потому что они существуют в отключенных цифровых местоположениях.

Это может быть преднамеренным, но почти всегда непреднамеренным, часто в результате того, что разные отделы переключают системы в течение длительного периода времени.

Конечным результатом этого является то, что данные компании неструктурированы и их трудно использовать, что крайне важно для современного малого и среднего бизнеса.

87% организаций имеют низкую зрелость аналитики и бизнес-аналитики, что означает, что данные не используются

Цифровая трансформация живет и умирает благодаря непрерывному потоку информации, и это то, что необходимо решать, если бизнес отстает в своей способности управлять своими рабочими процессами с документами.

Связанное сообщение: Разборка разрозненных хранилищ данных: унифицируйте бизнес-данные

Любая компания, допускающая разрозненность данных, снижает собственную производительность.

Вот лишь несколько примеров проблем с разрозненными данными, которые возникают из-за плохого рабочего процесса цифрового документооборота:

  • Анализ данных: Разрозненные хранилища означают, что информация хранится в разных местах, часто в несовместимых форматах файлов. Это значительно усложняет анализ бизнес-решений.
  • Доступ: Разрешения и проблемы с доступом обычны для разрозненных хранилищ. Конечным результатом является то, что сотрудники не могут получать необходимые данные достаточно быстро, что значительно замедляет рабочие процессы.
  • Ненужная работа: Ограниченная видимость в рамках всего бизнеса часто означает, что разные команды в конечном итоге выполняют одну и ту же работу в тандеме, когда совместный доступ и устранение разрозненных структур сэкономят время и энергию.

Плохая связь

Недостаточная коммуникация внутри организации и отсутствие цифрового документооборота идут рука об руку.

Сообщение по теме: Почему связь между отделами важна для вашего DX

Когда рабочие процессы цифровых документов используются недостаточно, вы обычно можете обнаружить, что не только данные становятся разрозненными, но и культура тоже.

Подразделения внутри бизнеса начинают работать независимо, со своими данными и процессами.

Мы в Impact неоднократно видели, насколько важно для цифровой трансформации иметь сильную культуру, обеспечивающую успех как у наших клиентов, так и у нас самих.

Пренебрегая документооборотом, очень легко попасть в ловушку, в которой культура несовместима, а подразделения действуют слишком автономно.

Трудоемкий бумажный документооборот

Мы говорили о том, что сотрудникам часто мешает выполнять черную ручную работу.

Это часто связано с ручным вводом данных, но бумажные процессы являются еще одним распространенным нарушителем.

Как и утомительный ввод данных, требующий больших затрат труда, бумага - это двойной удар.

В компаниях, которые в основном работают с бумажными документами, персоналу приходится тратить драгоценное время на работу с бумажными документами.

Это в дополнение к большим суммам, потраченным на саму бумагу.

Средний офисный работник просматривает 10 000 листов бумаги в год

Такие компании часто работают за счет большого потока цифровых документов, что экономит время и деньги.

Сколько стоит плохой документооборот?

Как мы уже отметили, в связи с некоторыми из проблем выше, которые возникают из-за плохого управления документами, многие из них можно охарактеризовать как «скрытые» расходы, многие из которых в значительной степени остаются незамеченными предприятиями, поскольку они склонны соглашаться их как константу.

Лучшим примером этого является потребление бумаги, когда типография среднего сотрудника обходится компаниям в 725 долларов в год.

Инфографика по теме: Сколько стоит бумага для вашего бизнеса?

Если учесть, что использование бумаги растет в среднем на 22% в год, стоимость бумаги удваивается примерно каждые 3,3 года.

Для большинства предприятий такие расходы становятся все менее и менее целесообразными, особенно когда есть легко доступные цифровые альтернативы, которые могут резко снизить затраты только на потребление бумаги.

Если также учесть влияние плохого документооборота на затраты на рабочую силу, а именно то, что сотрудники тратят гораздо больше времени, чем они должны, на поиск необходимых документов и доступ к ним, тогда аргумент в пользу системы управления цифровыми документами становится намного более очевидным.

Статистика стоимости печати, которую вы должны знать

Помните об этой статистике печати, когда решаете, нужно ли вам внедрять технологию для управления документами.

Печать - это обычная утечка ресурсов компании, усугубляемая тем фактом, что значительная часть - почти пятая часть печатных материалов остается непрочитанной и неиспользованной сотрудниками.

  • 90% компаний не отслеживают расходы на печать
  • Компании, которые используют догадки для определения своих затрат на печать, в среднем недооценивают на 40%
  • ИТ-отделы тратят в среднем 15% своего времени на устранение проблем, связанных с печатью
  • За последние 20 лет потребление бумаги в США выросло с 92 миллионов тонн до 208 миллионов тонн
  • 17% распечатанных документов остаются непрочитанными

Источник

Решение проблемы плохого цифрового документооборота

Автоматика

Использование роботов для автоматизации процессов стремительно растет среди предприятий любого типа.

Например, Deloitte сообщила, что почти две трети организаций инвестируют в RPA, чтобы отреагировать на устаревшие процессы, вызванные пандемией.

Причины этого совершенно ясны: автоматизация позволяет сэкономить время и ресурсы.

Вот некоторые из задач, для которых можно использовать RPA:

  • Извлечение данных: Можно просмотреть большие объемы данных, чтобы легко найти то, что вам нужно
  • Управление данными: Агрегирование и обработка данных
  • Оперативная деятельность: Материально-техническое обеспечение и оперативная поддержка
  • От закупки до оплаты: Обработка счетов и отчетность
  • Инвентаризация и цепочка поставок: Категоризация и управление

Короче говоря, компании, которые используют автоматизацию даже в небольшой степени, могут увидеть радикальные улучшения в своих рабочих процессах цифровых документов.

Облако

Объединение данных вашей компании в облаке - важный шаг в цифровых стратегиях многих организаций.

В прошлом году мировой рынок общедоступных облачных сервисов составлял 182 миллиарда долларов, к 2022 году он достигнет 331 миллиарда долларов

Использование облака для оптимизации рабочих процессов с цифровыми документами и улучшения доступа во всех подразделениях вашего бизнеса - это относительно простой и эффективный способ обновления процессов.

Исторические опасения по поводу безопасности облачных серверов в последние годы исчезли.

Это в основном из-за значительного улучшения, которое произошло в центрах обработки данных.

В частности, центры обработки данных уровня

Tier IV настолько же безопасны или даже безопаснее, чем локальные серверы.

Преимущества цифровой документации

Как мы отмечали в этом сообщении в блоге, существует ряд проблем, возникающих из-за плохой обработки цифровых документов для информации и данных.

Исправление этих проблем в первую очередь начинается с понимания того, что создание документов - это ключевая бизнес-функция, и то, как создается этот документ - с точки зрения ввода, хранения и рабочего процесса - имеет решающее значение для реализации преимуществ и преимуществ цифровой документации.

Вот некоторые из этих преимуществ:

Снижение зависимости от бумажных документов

Мы не игнорируем тот факт, что отказ от бумажных процессов может стать большим изменением для компании.

Однако для многих это необходимое изменение, чтобы в какой-то степени охватить рабочие процессы цифрового документооборота.

Использование системы управления корпоративным контентом (ECM) может значительно повысить производительность ваших рабочих процессов.

Это сэкономит ваше время и материалы по сравнению с бумажными эквивалентами.

Это также даст вам гораздо больший обзор и контроль над документами и данными, которые проходят через вашу компанию, позволяя вам диктовать свой рабочий процесс, а не наоборот.

Время, проведенное лучше

С меньшими затратами времени на поиск, хранение и обработку данных и информации сотрудники могут более эффективно использовать свое время, когда применяются процедуры автоматизации документооборота и управления качеством.

Это дает преимущества для компании и сотрудников - сотрудники тратят меньше времени, в то время как работодатель не платит сотрудникам за то, что они тратят чрезмерное количество времени на поиск документов, к которым у них теперь есть мгновенный доступ.

Подготовка к соответствию

Нравится вам это или нет, но сегодня соблюдение требований является серьезной проблемой для бизнеса.

С такими законами, как CCPA, SHIELD, и отраслевыми законами, такими как HIPAA, для организаций быстро становится настоятельной необходимостью организовывать информацию, которую они хранят, таким образом, чтобы они могли оставаться в соответствии с появляющимся множеством нормативных актов, вступающих в силу.

Для предприятий, которые хранят важную информацию о клиентах, в частности конфиденциальные или идентифицирующие данные, создание рабочего процесса оцифровки документов, который надежно и эффективно хранит информацию, является разумным вложением.

Вывод:
  • Плохие рабочие процессы цифрового документооборота приводят к эффективности и неудовлетворенности
  • Это вызвано разрозненными данными, плохой связью и трудоемкой бумажной обработкой
  • Автоматизация, облако и сокращение использования бумажных документов в вашей организации могут значительно улучшить ваши операционные процессы и повысить эффективность.

Подпишитесь на наш блог, чтобы получать больше информации о бизнес-технологиях и быть в курсе новостей и тенденций в области маркетинга, кибербезопасности и других технологий (не волнуйтесь, мы не будем приставать к вам).

Что такое рабочий процесс управления документами и чем он полезен для бизнеса

Организации, которая занимается любой формой документооборота, необходима система для управления этим. Для каждого документа, проходящего через канал, существует процесс утверждения и жизненный цикл. В сегодняшних условиях бизнеса для этого требуется цифровое решение. Один из способов добиться этого - автоматизация рабочего процесса с помощью электронного документооборота.

Что такое Рабочий процесс управления документами ?

Документооборот представляет собой проблему во всех отраслях, от здравоохранения до производства и розничной торговли.Рабочий процесс управления документами используется в самых разных аспектах: от утверждения командировочных расходов до годовых отчетов и множества других бизнес-операций. Лучшие системы управления документами используются для отслеживания, управления и хранения важных документов в режиме реального времени при значительном сокращении использования бумаги.

Эффективное управление документами обычно осуществляется с помощью интеллектуальной программной системы, которая действует как хранилище документов. Большинство из них способны создавать несколько итераций одного и того же документа (контроля версий), который изменяется пользователями.Эти системы обычно обеспечивают рабочий процесс для таких задач, как:

  • Управление версиями
  • Хранилище
  • Безопасность
  • Индексирование
  • Извлечение
  • Метаданные

Программное обеспечение документооборота частично совпадает с другими концепциями, такими как системы управления контентом. Дополнительные системы, относящиеся к управлению бизнес-процессами (BPM), включают:

  • Создание изображений документов
  • Управление корпоративными документами
  • Системы документооборота
  • Системы управления записями
  • Управление корпоративным контентом

Программное обеспечение работает с помощью технологии, называемой оптическим распознаванием символов (OCR).Он имеет встроенный сканер, который считывает документ и преобразует его в редактируемый формат. Наиболее частая причина использования решения для управления документами - это оптимизация рабочего процесса. Он превращает всю бумажную работу в цифровые документы, которые легко найти в виртуальном пространстве.

Элементы DMS Рабочий процесс

Понимание рабочего процесса документа - первый шаг в автоматизации бизнес-процессов. Конкретная функция будет зависеть от вашей отрасли, типа документа и любых применимых нормативных требований.Вообще говоря, рабочий процесс DMS состоит из нескольких простых шагов:

  1. Создание, изменение и архивирование нового документа.
  2. Управление версиями документов.
  3. Обмен документами и сотрудничество.
  4. Создание отчетности.
  5. Включение возможности поиска.

Правильная программа может помочь вам постоянно оптимизировать этот рабочий процесс и оптимизировать операции.

Используется для рабочего процесса управления документами

Существует бесчисленное множество вариантов адаптации рабочего процесса утверждения документов.Вот несколько примеров того, как контроль документов приносит пользу бизнесу:

  • Финансы и администрация: Интеллектуальное прогнозирование требует правильной «документации» для обеспечения точности бюджетного процесса.
  • Поставка и логистика: Это гарантирует своевременное управление запасами и получение материалов в нужных количествах в нужное время. Это также гарантирует быстрое рассмотрение запросов.
  • Соответствие и политика: Помогает организации соблюдать отраслевые и правительственные постановления.При необходимости бизнес может лучше подготовиться к аудиту.
  • Управление персоналом: Рабочий процесс помогает отслеживать руководящие принципы и ожидания сотрудников по продвижению по службе. Это гарантирует, что все будут учтены.
  • Культура компании: Его можно использовать для повышения морального духа на работе, которая поддерживает вовлеченность сотрудников.
  • Маркетинг и продажи: Это позволяет этим отделам получать доступ к важным документам для запуска и автоматизации нужных кампаний.
  • Отдел кадров : Вместо того, чтобы хранить данные о сотрудниках в файле Excel, система управления документами позволяет отделу кадров хранить их в цифровом репозитории.

Интегрированное управление документами состоит из технологий, инструментов и методов, которые используются для работы с документами на предприятии. Сюда входят такие действия, как:

  • Захват
  • Управление
  • Магазин
  • Сохранить
  • Доставить
  • Удалить

Эти документы действуют больше как файлы и содержат множество данных, таких как изображения, офисные документы, контракты, графика и чертежи. Они также содержат электронные объекты, такие как электронная почта, веб-страницы, мгновенные сообщения и видео.

Программное обеспечение для управления документами, интегрированное с несколькими технологиями, является наиболее успешным решением для корпоративного бизнеса. Это позволяет вам централизовать и оптимизировать усилия в каждом отделе.

Типы Системы управления документами

Существует четыре основных типа систем управления документами. Это:

  • На базе сервера - Сюда входят такие платформы, как локально установленные системы каталогизации библиотек.
  • База данных - это такие программы, как MySQL, которые могут хранить и управлять различными типами файлов.
  • Облачно - информация в этих системах выгружается и хранится удаленно.
  • Интернет-версия - данные создаются и сохраняются с помощью веб-браузера.

У каждого типа системы есть свои преимущества и недостатки. Некоторые программы сочетают в себе характеристики всех четырех типов. Одно из основных преимуществ, которое они разделяют, заключается в том, что когда управление рабочим процессом осуществляется в цифровом формате, все становится безбумажным.

Общие сведения DMS Рабочий процесс

Программное обеспечение для управления документооборотом разработано, чтобы помочь вам оптимизировать рабочие процессы, которые обеспечивают успех вашего бизнеса. Выберите решение, обеспечивающее централизованное создание документов с возможностью управления, изменения, совместного использования, поиска и архивирования. Эффективное управление документами требует нескольких шагов, поэтому вам нужна надежная система, способная справиться со всем этим.

На рынке DMS представлено множество торговых марок.SharePoint - популярная платформа, которая интегрируется с MS Office. Его легко настраивать для различных целей. Вы можете управлять своими документами, хранить, делиться ими и получать к ним доступ с любого устройства (включая мобильное).

Вы должны требовать, чтобы ваше программное обеспечение DMS имело интуитивно понятный пользовательский интерфейс, так что кривая обучения будет небольшой. Некоторые компании используют эту технологию для документирования обсуждений и управления версиями, в то время как другие используют ее для управления данными с помощью настраиваемых веб-форм или разрешения авторизованного доступа. Поэтому перед покупкой решения важно учитывать свои основные потребности.

Когда документы управляются в электронном виде, рабочие процессы становятся более прозрачными и выполняются в более быстром темпе. Необходимо исправлять меньше ошибок и тратить меньше времени на поиск документов. Ручная передача обслуживания по цепочке команд уходит в прошлое. Пора отказаться от бумажных документов и начать думать с цифровой точки зрения. Это не только экономит средства, но и спасает нашу планету.

Программное обеспечение для документооборота значительно упрощает администрирование. Это избавляет от хлопот по отслеживанию документов, когда задействовано несколько сторон.Прошли те времена, когда документ терялся на столе в ожидании подписи.

Самым важным аспектом этой технологии является то, как она облегчает совместную работу. Когда управление документами прозрачно, каждый на жизненном цикле чувствует себя вовлеченным. Это создает подотчетность, которая ведет к более высокому моральному духу и более глубокому доверию к вашему бизнесу.

Введение в рабочий процесс SharePoint

Рабочие процессы помогают людям совместно работать над документами и управлять задачами проекта, внедряя бизнес-процессы в документы и элементы на сайте SharePoint.Рабочие процессы помогают организациям придерживаться согласованных бизнес-процессов, а также повышают эффективность и продуктивность организации за счет управления задачами и этапами бизнес-процессов. Это позволяет людям, которые выполняют эти задачи, сосредоточиться на выполнении работы, а не на управлении рабочим процессом.

Примечание. Рабочие процессы SharePoint 2010 были удалены с 1 августа 2020 года для новых клиентов и удалены из существующих клиентов 1 ноября 2020 года.Если вы используете рабочие процессы SharePoint 2010, мы рекомендуем перейти на Power Automate или другие поддерживаемые решения. Дополнительные сведения см. В разделе Вывод рабочего процесса SharePoint 2010 из эксплуатации.

В этой статье

Что такое рабочие процессы?

Рабочий процесс иногда называют серией задач, которые приводят к результату. В контексте продуктов и технологий SharePoint рабочий процесс определяется более узко как автоматическое перемещение документов или элементов через последовательность действий или задач, связанных с бизнес-процессом.Рабочие процессы могут использоваться для последовательного управления общими бизнес-процессами в организации, позволяя организации прикреплять бизнес-логику к документам или элементам в списке или библиотеке SharePoint. Бизнес-логика - это в основном набор инструкций, которые определяют и контролируют действия, которые происходят с документом или элементом.

Workflows может оптимизировать затраты и время, необходимые для координации общих бизнес-процессов, таких как утверждение проекта или проверка документов, путем управления и отслеживания человеческих задач, связанных с этими процессами.Например, на сайте SharePoint вы можете добавить рабочий процесс в библиотеку документов, который направляет документ группе людей для утверждения. Когда автор документа запускает этот рабочий процесс для документа в этой библиотеке, рабочий процесс создает задачи утверждения документа, назначает эти задачи участникам рабочего процесса, а затем отправляет участникам по электронной почте оповещения с инструкциями по задаче и ссылкой на документ, который будет одобренный. Во время выполнения рабочего процесса владелец рабочего процесса (в данном случае автор документа) или участники рабочего процесса могут проверить страницу «Состояние рабочего процесса», чтобы узнать, какие участники выполнили свои задачи рабочего процесса.Когда участники рабочего процесса завершают свои задачи рабочего процесса, рабочий процесс завершается, и владелец рабочего процесса автоматически получает уведомление о том, что рабочий процесс завершен.

Действия в рабочем процессе утверждения в предыдущем примере соответствуют процессу, показанному на следующем рисунке.

Рабочие процессы не только поддерживают существующие человеческие рабочие процессы, но также расширяют возможности совместной работы людей и работы с документами, списками и библиотеками.Пользователи сайта могут запускать рабочие процессы и участвовать в них с помощью настраиваемых форм, доступных из документа или элемента в списке или библиотеке SharePoint. Кроме того, функциональность рабочего процесса в продуктах SharePoint тесно интегрирована с Microsoft Office 2013, поэтому в обоих продуктах можно выполнять следующие задачи рабочего процесса:

  • Просмотр списка рабочих процессов, доступных для документа или элемента.

  • Начать рабочий процесс над документом или элементом.

  • Просмотр, изменение или переназначение задачи рабочего процесса.

  • Выполните задачу рабочего процесса.

Верх страницы

Три типа платформ рабочих процессов SharePoint

Платформа рабочих процессов SharePoint 2010 перенесена в Office 365 и SharePoint Server 2013, поэтому все ваши рабочие процессы, созданные на этой платформе, продолжают работать.Эта платформа основана на Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5).

Платформа рабочих процессов SharePoint 2013 основана на Windows Workflow Foundation 4 (WF) и существенно переработана. Возможно, наиболее заметной особенностью этой новой платформы рабочего процесса является использование Microsoft Azure в качестве узла выполнения рабочего процесса. Механизм выполнения рабочего процесса теперь находится за пределами Office 365 и SharePoint Server 2013 в Microsoft Azure.

В SharePoint Online теперь доступен Microsoft Flow.Это наш новейший механизм рабочего процесса, доступ к которому можно получить по адресу: https://flow.microsoft.com. Чтобы узнать больше об использовании MS Flow, посетите: https://docs.microsoft.com/en-us/flow. Чтобы устранить неполадки в MS Flow, посетите https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures и https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/

.

Верх страницы

Встроенные рабочие процессы

Сайт SharePoint включает несколько встроенных рабочих процессов, которые предназначены для типичных бизнес-сценариев:

  • Утверждение Этот рабочий процесс направляет документ или элемент группе людей для утверждения.По умолчанию рабочий процесс утверждения связан с типом контента «Документ», поэтому он автоматически доступен в библиотеках документов.

  • Сбор отзывов Этот рабочий процесс направляет документ или элемент группе людей для получения отзывов. Рецензенты могут предоставить обратную связь, которая затем компилируется и отправляется тому, кто инициировал рабочий процесс. По умолчанию рабочий процесс сбора отзывов связан с типом контента «Документ», поэтому он автоматически доступен в библиотеках документов.

  • Сбор подписей Этот рабочий процесс направляет документ Microsoft Office группе людей для сбора их цифровых подписей. Этот рабочий процесс необходимо запустить в программе Office 2013. Участники должны выполнить свои задачи подписи, добавив свою цифровую подпись к документу в соответствующей программе Office. По умолчанию рабочий процесс сбора подписей связан с типом контента «Документ» и, следовательно, автоматически доступен в библиотеках документов.Однако рабочий процесс сбора подписей отображается для документа в библиотеке документов только в том случае, если этот документ содержит одну или несколько строк подписи Microsoft Office.

  • Публикация утверждения Этот рабочий процесс похож на рабочий процесс утверждения в том, что он автоматизирует маршрутизацию контента экспертам в предметной области и заинтересованным сторонам для рассмотрения и утверждения. Уникальность рабочего процесса утверждения публикации заключается в том, что он разработан специально для сайтов публикации, на которых публикация новых и обновленных веб-страниц строго контролируется.

  • Три состояния Этот рабочий процесс можно использовать для управления бизнес-процессами, которые требуют от организаций отслеживания большого количества проблем или элементов, таких как проблемы поддержки клиентов, потенциальных клиентов или задачи проекта.

Каждый из приведенных выше рабочих процессов можно настроить для вашей организации несколькими способами. Например, когда вы добавляете рабочий процесс в список, библиотеку или тип контента, чтобы сделать его доступным для использования в документах или элементах, вы можете настроить списки задач и списки истории, в которых хранится информация о рабочем процессе.

Когда пользователь сайта запускает рабочий процесс над документом или элементом, у пользователя может быть возможность дополнительно настроить рабочий процесс, указав список участников, срок выполнения и инструкции по задаче.

Верх страницы

Поддержка настраиваемых рабочих процессов

Несмотря на то, что встроенные рабочие процессы могут быть в некоторой степени настроены для удовлетворения различных потребностей, ваша организация может выбрать проектирование и разработку рабочих процессов, уникальных для бизнес-процессов в организации.Рабочие процессы могут быть как простыми, так и сложными, в зависимости от требований бизнес-процессов. Разработчики могут создавать рабочие процессы, которые запускаются людьми, использующими сайт, или они могут создавать рабочие процессы, которые запускаются автоматически в зависимости от события, например, при создании или изменении элемента списка. Если ваша организация разработала и развернула настраиваемые рабочие процессы, эти рабочие процессы могут быть доступны в дополнение к уже описанным встроенным рабочим процессам или вместо них.

Существует два способа создания настраиваемых рабочих процессов:

  • Опытные пользователи могут разрабатывать рабочие процессы без кода для использования в определенном списке или библиотеке с помощью Microsoft SharePoint Designer 2013 и Office Visio 2013. Рабочие процессы SharePoint Designer 2013 создаются из списка доступных действий рабочего процесса, и человек, который создает рабочий процесс, может развертывать рабочие процессы непосредственно в списке или библиотеке, где они будут использоваться.SharePoint Designer 2013 также работает рука об руку с Visio 2013, обеспечивая визуальный опыт разработки рабочего процесса для построения схем с использованием фигур и соединителей. Вы также можете импортировать рабочие процессы из Visio 2013 в SharePoint Designer 2013 и наоборот.

  • Профессиональные разработчики программного обеспечения могут создавать рабочие процессы с помощью Visual Studio 2012 или более поздней версии. Эти рабочие процессы содержат настраиваемый код и действия рабочего процесса.После того, как профессиональный разработчик создаст настраиваемые рабочие процессы, администратор сервера может развернуть их на нескольких сайтах.

Верх страницы

Шаги, связанные с использованием рабочих процессов

Использование рабочего процесса для документа или элемента списка состоит из нескольких этапов. Каждый шаг может быть выполнен людьми в разных ролях. Например, администратор сайта может сделать рабочий процесс доступным для использования в библиотеке документов, создатель контента может запустить рабочий процесс или изменить текущий рабочий процесс, а третье лицо (например, рецензент документа или утверждающий) может завершить задача рабочего процесса.

Добавление рабочего процесса в список, библиотеку или тип контента

Прежде чем можно будет использовать рабочий процесс, его необходимо добавить в список, библиотеку или тип контента, чтобы сделать его доступным для документов или элементов в определенном месте. У вас должно быть разрешение на управление списками, чтобы добавить рабочий процесс в список, библиотеку или тип контента. В большинстве случаев эту задачу выполняют администраторы сайта или лица, которые управляют определенными списками или библиотеками.

Доступность рабочего процесса на сайте зависит от того, где он добавлен:

  • Если вы добавляете рабочий процесс непосредственно в список или библиотеку, он доступен только для элементов в этом списке или библиотеке.

  • Если вы добавляете рабочий процесс к типу контента списка (экземпляр типа контента сайта, который был добавлен в определенный список или библиотеку), он доступен только для элементов этого типа контента в определенном списке или библиотеке, с которыми этот контент тип связан.

  • Если вы добавляете рабочий процесс к типу контента сайта, этот рабочий процесс будет доступен для любых элементов этого типа контента в каждом списке и библиотеке, в которые был добавлен экземпляр этого типа контента сайта.

  • Если вы хотите, чтобы рабочий процесс был широко доступен в списках или библиотеках на сайте, вы можете создать рабочий процесс сайта.

Когда вы добавляете рабочий процесс в список, библиотеку или тип контента, вы можете настроить рабочий процесс для его конкретного местоположения, указав различные параметры:

  • Имя этого экземпляра рабочего процесса

  • Список задач, в котором хранятся задачи, относящиеся к рабочему процессу

  • Список истории, в который записываются все события, связанные с рабочим процессом

  • Способ запуска рабочего процесса

  • Дополнительные параметры, относящиеся к отдельному рабочему процессу, например, как задачи направляются участникам, какие обстоятельства завершают рабочий процесс и какие действия происходят после завершения рабочего процесса.

Когда вы добавляете рабочий процесс в список, библиотеку или тип контента, вы делаете его доступным для документов или элементов в определенном месте; вы не запускаете фактический рабочий процесс.

Запуск рабочего процесса для документа или элемента

После того, как рабочий процесс добавлен в список, библиотеку или тип контента и, таким образом, становится доступным для использования, вы можете запустить этот рабочий процесс для документа или элемента (если рабочий процесс настроен так, чтобы разрешить его запуск вручную).Чтобы запустить рабочий процесс, вы выбираете рабочий процесс, который хотите, из списка рабочих процессов, доступных для документа или элемента. При необходимости вам также может потребоваться заполнить форму с информацией, которая требуется для рабочего процесса. В зависимости от того, как был разработан и настроен рабочий процесс, у вас может быть возможность дополнительно настроить рабочий процесс, когда вы запускаете его для документа или элемента, настраивая такие параметры, как участники, срок выполнения и инструкции по задаче.

Изменение текущего рабочего процесса

После того, как рабочий процесс запущен для элемента, вам может потребоваться внести изменения в его поведение.Например, после запуска рабочего процесса человеку, запустившему рабочий процесс, может потребоваться добавить дополнительных участников. Или участнику рабочего процесса может потребоваться переназначить свою задачу другому человеку или запросить изменение документа или элемента, на которых сосредоточен рабочий процесс. Вы можете изменить некоторые встроенные рабочие процессы во время их выполнения. Если ваша организация разработала и развернула настраиваемые рабочие процессы, возможно, что изменения в текущих рабочих процессах разрешены.

Выполнение задач рабочего процесса

Любое событие рабочего процесса, которое требует вмешательства человека, представлено задачей рабочего процесса.Когда рабочий процесс назначает задачу участнику рабочего процесса, получатель задачи может либо выполнить эту задачу, либо запросить изменения в самом рабочем процессе, отредактировав форму задачи рабочего процесса. Участники рабочего процесса могут выполнять задачи рабочего процесса на сайте SharePoint или непосредственно в программе Office 2013. Когда участник рабочего процесса завершает задачу рабочего процесса или запрашивает изменение рабочего процесса, рабочий процесс переходит к следующему соответствующему шагу.

Отслеживание статуса рабочих процессов

Владельцы и участники рабочего процесса могут следить за ходом рабочего процесса, проверяя страницу состояния, связанную с рабочим процессом.Страница состояния содержит информацию о состоянии невыполненных задач рабочего процесса. Он также включает в себя историческую информацию, имеющую отношение к рабочему процессу.

Инструменты отчетности

могут обеспечить агрегированный анализ истории рабочего процесса. Организации могут использовать этот анализ для обнаружения узких мест в процессах или для определения того, выполняет ли группа целевые показатели эффективности для данного бизнес-процесса. Несколько предустановленных отчетов Microsoft Office Excel можно использовать с любым рабочим процессом.Кроме того, информация журнала рабочего процесса доступна в виде источника данных списка SharePoint, который можно использовать и анализировать в других программах или настраиваемых решениях для мониторинга бизнес-процессов.

Верх страницы

См. Также

Обзор рабочих процессов, включенных в SharePoint

Рабочие процессы в SharePoint 2013

Разработка рабочего процесса в SharePoint Designer 2013 и Visio 2013

Начало работы с рабочим процессом SharePoint Server 2013

Управление документооборотом в эпоху цифровых технологий

Если вы или ваши коллеги создаете документы, презентации, электронные таблицы или отправляете электронные письма в течение рабочего дня, ваш бизнес - независимо от того, знаете ли вы об этом или нет, - имеет систему управления документами со стратегией рабочего процесса.

Это может означать, что решения вашей компании по работе с документами могут повысить продуктивность и увеличить прибыль вашего бизнеса - с другой стороны, как слишком хорошо знают контент-менеджеры, это также может стоить вам драгоценного времени, ресурсов и прибыли.

Некоторая статистика документооборота для вас… 15% всей бумаги, обрабатываемой в компании, потеряно, в среднем стоит 250 долларов, чтобы восстановить потерянный документ, и даже при работе в цифровом формате сотрудники тратят около 2 часов в день на поиск информации.

Поскольку с каждым днем ​​создается все больше и больше документов, мы внимательно изучаем управление документооборотом в цифровую эпоху, чтобы вы могли понять, как оценивается ваш бизнес, и узнать, какие инструменты и процессы вам нужны для обслуживания гиперподключенных рабочая сила производителей контента.

Читать дальше: Как Templafy решает проблемы корпоративного управления документами

Что такое управление документооборотом?

В цифровую эпоху документооборот включает в себя перемещение документов от одного места или человека к другому для выполнения ряда задач.Чтобы перейти от одного этапа к другому, обычно существует процесс утверждения, который перемещает документ до его конечного получателя.

В своей основной форме рабочий процесс документооборота (также известный как простая маршрутизация) выглядит примерно так: задача A завершена, теперь можно начинать задачу B, затем, когда задача B завершена, может выполняться задача C и так далее. Эта структура «человек-человек» позволяет получать специальные утверждения и требует минимального количества программного обеспечения.

Станьте более продвинутыми в мире рабочего процесса управления инженерными документами, и модели выходят за рамки простого переноса документов между местоположениями к интеграции интеллектуальных технологий, которые позволяют выполнять несколько процессов одновременно.Эффективность проекта повышается, а сроки сокращаются, позволяя сотрудникам работать над различными аспектами проекта параллельно и совместно работать над одним и тем же документом в режиме реального времени.

В самом конце спектра простой маршрутизации находится «Управление бизнес-процессами» (BPM) - термин, который все чаще ассоциируется с управлением документооборотом в цифровую эпоху. В отличие от модели «от человека к человеку», автоматизация является ключевой основой управления бизнес-процессами, поскольку в ней используются связанные программы и технологии, позволяющие избежать узких мест и эффективно проводить документ на протяжении всего его жизненного цикла.

Каковы преимущества технологического управления документооборотом?

В эпоху цифровых технологий недостаточно просто перейти к безбумажному офису, чтобы исправить такие проблемы, как ужасно потерянный документ. Даже действительно цифровые компании нуждаются в правильных инструментах и ​​процессах для реализации эффективного документооборота. Вот некоторые из основных причин, почему:

1. Минимизация человеческих ошибок

Проблема с решениями документов, в которых управление рабочим процессом полагается на людей, которые перемещают документ из одного места в другое, заключается в том, что он также остается открытым для человеческой ошибки.Вполне вероятно, что в какой-то момент своей карьеры вы столкнулись с некоторыми из этих неудач на собственном опыте - неверно размещенный документ, изменения, которые были отменены или, наоборот, упущены из виду, а также коллеги, слишком поздно осознавшие, что они работают над разными версиями документа. .

Workflow Management Software (WMS) включает в себя такие функции, как встроенные возможности маршрутизации документов, которые обеспечивают передачу нужного документа от одного получателя к другому и позволяют отслеживать документ на всех этапах его жизненного цикла и экосистемы.

3. Быстрая аттестация

Благодаря автоматизации, лежащей в основе более совершенного управления документооборотом, такие проблемы, как медленные процессы утверждения и возврат документов, в значительной степени решаются.

WMS включает в себя такие функции, как функции уведомления о событиях, предупреждающие людей, когда документ достигает определенной фазы процесса. Благодаря автоматизации задач ручные процессы, которые могут занять несколько часов или с участием нескольких человек, выполняются мгновенно, при этом документы распространяются по вашему бизнесу намного быстрее и переносят утомительные административные задачи от сотрудников.

4. Круглосуточный доступ к облаку

Чтобы действительно связать каждый элемент, участвующий в жизненном цикле документа, многие WMS основаны на облаке, поэтому приложения могут быть объединены в одном месте. Решения для управления рабочими процессами в облаке также позволяют сотрудникам получать доступ к хранилищу документов из любого места и в любое время. Они больше не сталкиваются с проблемой поиска файла в архивах или на разных устройствах. Это не только увеличивает производительность, экономит время, затрачиваемое на поиск файлов, но также дает удаленным сотрудникам инструменты, необходимые им для выполнения своих повседневных задач из любого места и в любое время.

5. Полная интеграция

WMS можно интегрировать на всех этапах жизненного цикла документа для оптимизации всего процесса. Глубокая интеграция с функциями принятия решений на основе правил WMS с такими функциями, как собственный контроль версий системы управления документами, возврат / отправка и инструменты совместной работы, означает, что предприятия имеют еще больший контроль над созданием, хранением и распространением файла.

Какие инструменты существуют для эффективного управления документооборотом в цифровую эпоху?

Программное обеспечение для управления рабочими процессами (WMS) и Программное обеспечение для управления бизнес-процессами (BPMS) - это широкие категории, которые различаются в зависимости от отрасли и предпочтений организации.Например, для BPMS есть три основные категории, ориентированные на Microsoft (например, PNMsoft, BP Logix), с открытым исходным кодом (например, Red Hat, Alfresco Software) и специалиста по предметной области (SAP, Newgen Software).

Однако, особенно в мире программного обеспечения для управления документооборотом, многие приложения DAM и DMS уже имеют встроенные функции WMS. В этом отношении Templafy может порекомендовать такие сервисы, как Workshare и iManage. Работая вместе с этими программами для обслуживания глобальных предприятий во всех областях - от финансовых услуг до здравоохранения, от юридических услуг до потребительских товаров, мы можем поручиться за их услуги глубокой интеграции - особенно с программным обеспечением для управления информацией, таким как базы данных, программное обеспечение для управления документами, электронная почта и автоматизация офиса. продукты, а также другие системы, участвующие в создании, хранении и отправке документа.Благодаря объединению этих различных процессов и программного обеспечения сотрудникам также не нужно входить в систему и выходить из нее, что упрощает рабочий процесс и повышает производительность.

Прекрасным примером рабочего процесса системы управления документами является интеграция Templafy с iManage. Templafy, как программное обеспечение для создания документов, обеспечивает лучшее на рынке управление брендом и продуктивность корпоративных бизнес-коммуникаций. Однако благодаря стратегическому партнерству с iManage эти службы дополнительно оптимизируются и дополняются мощными службами управления документами и электронной почтой iManage на основе искусственного интеллекта.Вместе мы можем предложить полный спектр услуг облачного пакета для управления контентом и создания документов в масштабе предприятия. Фактически, это уникальное сочетание - единственное облачное решение для поддержки управления документами, шаблонов и автоматизации документов. Конечный результат? Любые процессы принятия решений, связанные с созданием, управлением и распространением документов, упрощаются для сотрудников, предоставляя им необходимые инструменты и высвобождая их время, чтобы сосредоточиться на более ценной работе.

Читать далее: Дорожная карта корпоративной цифровой трансформации на 2018 год

Что еще может предложить Templafy, чтобы помочь вам освоить управление документами в эпоху цифровых технологий?

  • Управление документами
    Наше решение имеет платформу централизованного администрирования, которая означает, что менеджеры по бренду и комплаенс-менеджеры могут быть уверены, что сотрудники всей вашей организации имеют доступ к вашим самым актуальным шаблонам документов и цифровым активам.
  • Простой доступ
    Templafy является облачным, что означает, что фирменные и соответствующие шаблоны бизнес-документов могут быть доступны на любом устройстве, как онлайн, так и офлайн. Обновления развертываются мгновенно, поэтому они всегда под рукой и легко доступны для пользователей прямо в приложениях Microsoft Office.
  • Управление брендом
    За счет автоматизации управления шаблонами предварительно брендированных документов и предоставления сотрудникам доступа к централизованным библиотекам активов бренда и передовым текстовым элементам, Templafy позволяет сотрудникам сосредоточиться на том, для чего они были наняты, вместо того, чтобы тратить время на проверку этого work придерживается последних принципов корпоративного бренда.
  • Brand Checker
    Эта функция Templafy позволяет пользователям легко проверять содержимое документа, такое как текст, логотипы и изображения, в офисных приложениях. Встроенное приложение идентифицирует любой контент, не относящийся к бренду, и одним нажатием кнопки предоставляет множество совместимых с брендом альтернатив; обеспечение того, чтобы ваши сотрудники всегда поддерживали бренд, и распространение контента, соответствующего вашим последним руководящим принципам в отношении бренда.
  • Безопасность
    Templafy размещается в облачной службе Microsoft Azure и соответствует требованиям GDPR, храня минимальный объем данных о клиентах и ​​сотрудниках.Наше решение также регулярно и тщательно тестируется, чтобы гарантировать, что все данные хранятся в безопасном месте, при этом защищая конфиденциальную информацию.

Для получения более подробной информации о том, как Templafy работает с точки зрения документооборота, ознакомьтесь с нашим тематическим исследованием Столичного региона Дании здесь.

Как использовать управление корпоративным контентом для оптимизации процессов обработки документов

Пандемия COVID-19 и распространение удаленных рабочих сред создали новые сложные препятствия, которые необходимо преодолеть предприятиям.Беспрецедентная вспышка нового вируса заставила многие компании изо всех сил пытаться быстро найти решение для управления документами, которое упростит и оптимизирует их бизнес-операции. Дополнительный рост угроз кибербезопасности и потребность в безопасном удаленном доступе превратили решения для управления корпоративным контентом (ECM) из разумной тактики упреждающего управления контентом в необходимость решения для управления контентом.

Например, в недавнем отчете о рынке услуг управления документами указано, что к 2027 году объем мирового рынка услуг управления документами прогнозируется на уровне 57 миллиардов, что означает совокупный годовой темп роста (CAGR) 6.9% в течение прогнозируемого периода с 2019 года, и, по данным International Data Corporation (IDC), ожидается, что мировой рынок ИТ-услуг и услуг бизнес-аутсорсинга вырастет более чем на 1,0% в 2021 году из-за вспышки пандемии COVID-19. Статистика ясно показывает, что потребность в комплексном централизованном решении для управления контентом, которое повысит продуктивность бизнеса и оптимизирует процессы ввода документов, как никогда высока.

Использование возможностей ECM для упрощения управления документами

Важность доступа к критически важной для бизнеса информации независимо от местонахождения - будь то офис или удаленная работа - продемонстрировала быстрое распространение пандемии COVID-19.

Используя преимущества ECM, связанные с захватом, поиском и хранением документов, предприятия могут устранить эти препятствия, чтобы сократить ручные процессы, минимизировать ошибки содержимого, автоматизировать классификацию доступа и предоставить дополнительные преимущества, позволяющие организации сосредоточить свое время и ресурсы на приоритетные направления.

Захват документов

Одним из наиболее привлекательных аспектов решения ECM является возможность ввода документов.Решения ECM предоставляют предприятиям простой, безопасный и оптимизированный процесс ввода документов для улучшения рабочего процесса и автоматизации задач ручного хранения. На сегодняшнем постоянно растущем конкурентном цифровом рынке автоматизация рабочих процессов может быть тем отличием, которое выводит вашу организацию на передний план.

На этапе ввода документов бумажные документы преобразуются в электронные файлы и упрощаются собранные электронные файлы и данные для упрощения управления. Организации, которые используют аспект ввода документов в решениях ECM, могут сэкономить деньги и труд, отказавшись от бумажной обработки файлов.

Document Capture работает за счет централизованного хранения архивов компании и информации, чтобы сократить время и деньги, затрачиваемые на подготовку и управление бумажными документами. Эта возможность автоматически классифицирует, извлекает и проверяет большие объемы документов, преобразуя их в ценную информацию, которая способствует автоматизации рабочего процесса. Собранные данные могут быть переданы другим бизнес-приложениям и отделам, чтобы превратить некогда неуправляемые и неструктурированные данные в полезные аналитические данные.Автоматизация процесса ввода документов дает компаниям возможность классифицировать файлы любого типа из любого места, что ускоряет процессы, минимизирует задержки, ускоряет обработку транзакций и снижает затраты.

Важность эффективного ввода документов в цифровую эпоху привела к тому, что многие отрасли, включая здравоохранение и производство, приняли решения ECM для смягчения проблем со средой документооборота.

Получение документа

Аспект поиска документов в решениях ECM может помочь предприятиям оптимизировать процесс обработки документов за счет сокращения времени поиска документов и повышения безопасности документов.

Компонент поиска документов в стратегии ECM предоставляет предприятиям несложный и нетребовательный процесс для быстрого и безопасного доступа к документам. Возможности поиска документов обеспечивают интуитивно понятное программное обеспечение и расширенные функциональные возможности для поиска контента, независимо от того, находятся ли сотрудники в обычном офисе или на мобильных устройствах.

Возможности поиска документов предоставляют организациям мощную поисковую систему для поиска записей с использованием любой комбинации ключевых слов, фраз и адресов для быстрого поиска контента, соответствующего критериям поиска.Компании могут обеспечить немедленный доступ к информации через централизованное хранилище на основе определенных уровней допуска отдельных пользователей, что снижает общие нарушения безопасности.

Аспект поиска документов в решении ECM реализует четкую и надежную политику безопасности, запрещающую пользователям просматривать или получать доступ к документам за пределами их служебной юрисдикции. Множество вариантов поиска, имеющихся в распоряжении организаций, сократят время, необходимое для доступа к важным документам компании.

Хранилище документов

Функция хранения документов в решении ECM обеспечивает столь необходимый ответ на кажущийся постоянно растущим гору деловых документов. Ежегодно организации создают тысячи документов, включая конфиденциальную информацию о сотрудниках, фирменные маркетинговые материалы, конфиденциальные контракты и корпоративные стратегии, предназначенные для внутреннего использования, и это лишь некоторые из них. Чтобы предприятия могли оставаться продуктивными, сохраняя при этом безопасность своего контента, организациям необходимо принять стратегию ECM, которая включает комплексное решение для хранения документов.

Возможности хранения документов - это инструменты и методы, используемые для хранения документов организации. Комплексное решение для хранения документов будет включать правила политики хранения документов (DRP) и уничтожения документов, чтобы обеспечить соответствие требованиям отрасли. DRP обеспечивает систематический анализ, хранение и уничтожение документов, полученных или созданных в ходе работы. Это обязательно, поскольку многие документы должны храниться в течение определенного периода времени в соответствии с федеральными, государственными или местными законами.Эти законы включают, среди прочего, налоги, льготы работникам, безопасность труда, а также положения о заработной плате и часах. DRP может сэкономить компьютерное и физическое пространство для хранения и обеспечить соответствие отраслевым требованиям, а также помочь организациям в случае судебных разбирательств.

Хранилище документов позволяет предприятиям автоматически захватывать документы, такие как факсы и формы, и сохранять копии документов в виде изображений для хранения в безопасном репозитории для быстрого доступа. Решения ECM, которые предлагают варианты облачных вычислений, делают хранение документов еще более простым, обеспечивая надежные варианты резервного копирования данных и простой путь миграции от локального хранилища к облачному репозиторию ECM.Политики контролируемого доступа и автоматического управления записями также помогут обезопасить хранение документов.

Безопасный, простой и совместимый: будущее документооборота в вашей организации с помощью ECM

Благодаря функциям захвата, поиска и хранения документов, организации могут использовать решения для управления корпоративным контентом, чтобы преодолевать барьеры доступности, вызванные удаленной работой, и внедрять оптимизированное и устойчивое решение для управления документами, чтобы смягчить проблемы, связанные с документами в будущем.Организации, использующие решения ECM, повысят эффективность рабочего процесса, хранение, безопасность, соответствие нормативным требованиям и упростят поток бизнес-информации в таких областях, как кредиторская и дебиторская задолженность, человеческие ресурсы и сотрудничество по контрактам.

Чтобы получить максимальные преимущества от ECM, компании должны сотрудничать с подходящим поставщиком управляемых услуг для создания индивидуальной стратегии ECM, разработанной для решения их сложных проблем с документами.

Лучшее программное обеспечение для управления документами

Что такое программное обеспечение для управления документами?

Программное обеспечение для управления документами (DM) включает в себя широкий спектр функций и возможностей, многие из которых имеют решающее значение для эффективного ведения бизнеса.Многие малые и средние предприятия (СМБ), такие как юридические фирмы, творческие фирмы, СМИ и издательские организации, стремятся отказаться от использования бумажных документов и ищут для этого подходящий инструмент. В любом случае предприятия генерируют много данных, поэтому выбор надежной и масштабируемой системы DM является ключом к оптимизации и автоматизации рабочих процессов.

Для предприятий малого и среднего бизнеса эффективная система DM может улучшить общую производительность по нескольким причинам. Самая основная причина - наличие места для хранения и систематизации документов.Управление версиями, рабочие процессы, разрешения на доступ, резервное копирование и защита данных также могут осуществляться с помощью решения DM. Это отправная точка для хранения, защиты и совместного использования различных деловых документов. Возможность классифицировать данные - это еще одна возможность DM, которая может полностью изменить способ, которым ваша организация отображает свои рабочие процессы. При всей этой мощи неудивительно, что проекты по мировому доходу для систем DM и управления корпоративным контентом (ECM) неуклонно растут, как показано на диаграмме ниже, предоставленной исследовательской фирмой Statista.

Мировая выручка ECM, 2017-2027 гг. (Млрд долл. США)

В дополнение к новой эффективности, DM-системы могут также выступать в качестве инструментов для совместной работы, которые сочетают в себе новые способы коммуникации с равным вниманием к законным нормативным потребностям. Во-первых, традиционное файловое хранилище затрудняет управление и поддержание безопасности. Хотя существуют определенные возможности для установки разрешений для файла или папки, эти разрешения могут быть быстро ухудшены или полностью отменены путем простого перемещения файлов из одной папки в другую.Отслеживание изменений документа, хранящегося в общей папке на корпоративном сервере, практически невозможно для пользователей, равно как и ведение и оценка контрольного журнала. Даже с точки зрения совместной работы можно добиться значительных улучшений, просто отказавшись от традиционного корпоративного файлового хранилища.

И давайте проясним: когда мы говорим о DM в этом обзоре, мы сосредотачиваемся на системах DM, которые могут предлагать управление файлами на уровне предприятия, включая маршрутизацию, хранение, а иногда даже поддержку обработки бумажных файлов, включая внешнее хранилище. и страхование.Если вы просто ищете онлайн-хранилище в духе Dropbox Business или Google Drive for Work, вы можете прочитать наши обзоры этих продуктов в нашем обзоре лучших облачных хранилищ и поставщиков файлов для обмена.

Хранение и совместная работа

Даже в самом простом виде система DM должна иметь возможность хранить документы в самых разных типах файлов, хотя вам следует тщательно проверить требования вашей организации в этом отношении и сопоставить их с любой потенциальной системой ранее. к покупке.Даже сегодня существуют некоторые проприетарные типы файлов, особенно в специализированных бизнес-приложениях (LOB), которые может поддерживать не каждая система DM.

Помимо этого, система DM должна также предоставлять инструменты для организации этих файлов и поиска тех, которые соответствуют определенным критериям пользователя, с минимальными усилиями или системными ресурсами. Чаще всего это происходит в форме функции «умного поиска»; это еще одна ключевая функция, которую вы должны протестировать на этапе оценки. Такие возможности, как теги и настраиваемые ключевые поля, важны для поиска файлов после того, как место их хранения выпало из корпоративной памяти.Некоторые решения, такие как Microsoft SharePoint Online, предоставляют функции, которые автоматически классифицируют или помечают документы на основе настроенных вами правил. Это не только повышает надежность данных, лежащих в основе ваших документов, но также повышает вероятность того, что пользователи смогут отследить нужные им документы.

Многие из рассмотренных нами систем DM включают некоторое количество облачных онлайн-хранилищ, например Adobe Document Cloud Standard, Ascensio System OnlyOffice и Microsoft SharePoint Online. Однако вы не должны рассматривать это как ключевой критерий покупки, потому что хранение - самая простая часть.Для большинства организаций это не самый важный фактор при оценке системы DM. Совместная работа, такая как совместный доступ к документам, просмотр изменений (например, в организованной истории изменений) или одновременная работа над документом с другим пользователем (доступная как в Ascensio System OnlyOffice, так и в Microsoft SharePoint Online), - это те возможности, которые улучшат вашу работу. эффективность команд.

Другой распространенный сценарий - интеграция вашей системы DM с другими бизнес-приложениями.Поскольку они обрабатывают документы, которые часто являются центральными для многих бизнес-процессов, системы DM могут выступать в качестве опоры для других бизнес-процессов, передавая свои данные и функции другим приложениям. Веб-контент можно создавать, редактировать и обрабатывать в некоторых из этих систем, а затем отслеживать или даже публиковать с помощью системы автоматизации маркетинга.

Другой распространенный сценарий - интеграция внешнего решения DM с другим или настроенным сервером, решением для совместного использования и хранения бизнес-файлов; примеры включают Egnyte или Microsoft OneDrive для бизнеса.Это может быть сделано просто потому, что в этом репозитории находятся другие данные компании, или потому, что выделенная служба предлагает лучшие функции безопасности, особенно в отношении контроля доступа и шифрования файлов.

Если это может быть важно для вас, то на этапе оценки необходимо будет сосредоточить внимание на любых готовых интеграциях, которые предлагает потенциальный поставщик, а также на полезности его интерфейса прикладного программирования (API) - или на том, есть ли он у него вообще. Как всегда, если вы можете попробовать перед покупкой, то это лучший способ.Большинство этих поставщиков предлагают как минимум 14-дневную бесплатную пробную версию, в то время как многие предлагают полные 30 дней. Некоторые поставщики даже предлагают уровень бесплатного пользования, хотя обычно он предоставляется с небольшим количеством пользователей и ограниченными функциями, что может помешать оценке системы.

Утверждения, совместное использование и подписи

Существуют сценарии, в которых компания создает документ только для того, чтобы иметь его. Но в большинстве случаев документы предназначены для совместного использования и обычно часто используются. Таким образом, в центре внимания любой системы DM должны быть инструменты, которые она предоставляет для работы с такими файлами.Как минимум, эти возможности существуют, чтобы упростить эту коммуникацию и повысить отдачу либо с точки зрения эффективности, либо с точки зрения клиента. В некоторых случаях эти средства связи также поддерживают отслеживание сообщений и составление отчетов о них с течением времени; это функция, которая может быть особенно критичной для документов, имеющих юридические последствия.

С точки зрения рабочего процесса, возможность направлять определенные типы документов персоналу, который должен их заполнить или утвердить, является базовым уровнем функциональности.Еще одна хорошая функция - визуализация документа в редактируемом формате, который становится окончательным в нередактируемом типе файла, таком как PDF. Наконец, электронные подписи стали более распространенным требованием во многих бизнес-сценариях, не только для завершения взаимодействия с партнерами или клиентами, но и для проверки рабочего процесса между внутренним персоналом. Некоторые системы DM, такие как Adobe Document Cloud Standard, имеют встроенную функцию электронной подписи, в то время как другим необходимо интегрировать эту функцию из внешнего источника.Каким бы ни был метод, оценка системы DM часто требует от вас определения как реализации, так и функциональности, поэтому обязательно спросите об этом торгового представителя во время демонстрации продукта.

Функции совместной работы тоже важны. Наличие опции регистрации и возврата, которая блокирует доступ, когда пользователь загрузил файл, предотвращает дублирование редактирования и может оказаться полезным средством для сохранения здравомыслия. История версий - отличный способ отследить, кто и когда редактировал файлы, и иметь возможность вернуться к более ранней версии, если файл будет поврежден или возникнут ошибки.Некоторым программам требуется интеграция с Microsoft Office 365 или Google Drive for Work для редактирования документов в Интернете, в то время как другие предоставляют свои собственные наборы инструментов для обработки текста и публикации документов для той же цели.

Соответствие и безопасность

Безопасность - это причина для беспокойства в любом бизнесе, и она часто является приоритетом при поиске и оценке новых бизнес-решений. Малые и средние предприятия и стартапы могут не видеть немедленной потребности в соблюдении нормативных требований или юридических проблем, но стоит подумать заранее.Системы, которые могут расти вместе с потребностями компании, с базовыми разрешениями, а также функциями контроля версий, будут иметь преимущество. Рассмотрите решение, которое может удовлетворить требования соответствия в будущем. Инвестиции в расширенные и избыточные функции безопасности и резервного копирования могут только помочь защитить ваш бизнес в будущем.

Компании, у которых есть вопросы по соблюдению нормативных требований или правовые вопросы, включая финансовые фирмы, государственные учреждения, медицинские практики и школы, действительно захотят сосредоточиться на безопасности как на главном критерии.Более продвинутые функции безопасности, такие как контрольные журналы, расширенные возможности разрешений или инструменты корпоративной аутентификации, такие как многофакторная аутентификация (MFA) или интеграция с системой управления устройствами, являются менее полезной функцией и должны даже в некоторых случаях считается обязательным.

Сохранение файлов - еще одна связанная с безопасностью область, которую поддерживает большинство рассмотренных нами систем DM, хотя инструменты и функции, связанные с хранением файлов, различаются на разных платформах.Многие компании должны по закону вести записи в течение заранее определенного периода времени. Ваша система DM должна предоставлять инструменты для предотвращения безвозвратного удаления файлов. В идеале он предлагал бы вам архивное решение для облегчения правильной идентификации устаревших файлов без ущерба для вас с юридической точки зрения.

Соображения о соответствии должны быть частью оценки каждого аспекта вашей системы DM. В случаях, когда обрабатываются документы, содержащие информацию о пациентах или других клиентах, или когда действуют другие факторы соответствия, следует очень осторожно управлять функциями совместной работы.Многие системы DM могут запретить пользователям обмениваться файлами с внешними пользователями (Ascensio System OnlyOffice и Microsoft SharePoint Online) или сохранять их на мобильное устройство. Microsoft SharePoint Online выходит на шаг впереди конкурентов, предлагая наборы правил, адаптированные для соответствия конкретным законам и постановлениям, основанным на географическом положении.

Microsoft также имеет то преимущество, что может предложить функции защиты данных на уровне операционной системы (ОС), такие как контроль доступа, устанавливаемый на индивидуальном и групповом уровнях, и особенно шифрование данных.Но, хотя Microsoft может предложить эти функции в основном благодаря своей ОС Windows, это не единственный способ, которым компания может предоставить эти преимущества; это не единственный способ, которым его конкуренты могут их доставить.

Между тем, такие решения, как Adobe Document Cloud Standard, обеспечивают соответствие таким нормативным актам, как Закон о переносимости и подотчетности в медицинском страховании (HIPAA) и Закон о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни (FERPA), который защищает записи об образовании учащихся.

Не забудьте спросить, как перспективная система DM может предоставлять расширенные функции безопасности, и вы обнаружите, что некоторые из них будут реализовывать их через любые поддерживаемые ими операционные системы, в то время как другие будут интегрироваться с другими внутренними бизнес-платформами для тех же возможностей.После того, как вы определились с тем, как это сделать, обязательно оцените, насколько хорошо эти меры будут работать в вашей конкретной бизнес-среде.

Эффективность и интеграция

Никому не нравится инструмент, если его единственная цель - просто поддерживать соответствие и обеспечивать надзор за руководством. Следовательно, в идеале ваша система DM также сделает задачи, связанные с DM, проще и эффективнее. Инструменты автоматизации - это одна из областей, в которой система DM может облегчить вам жизнь. В некоторых случаях эти инструменты связаны с рабочим процессом, хотя каждая система реализует рабочий процесс по-своему.

Интеграция с другими бизнес-системами, будь то финансовая система, база данных или поставщик облачного хранилища, может повысить эффективность и точность несколькими способами. Одна система DM, которую мы рассмотрели, может даже принимать отсканированные документы, автоматически разделять их на отдельные записи, выполнять оптическое распознавание символов (OCR) в документах, а затем создавать выходные файлы на основе содержимого документа. Затем их можно импортировать в другие системы, чтобы исключить двойную запись.

У большинства этих служб также есть мобильные приложения, которые предлагают ограниченную или почти полную функциональность.В идеале должны быть приложения как для Android, так и для iOS, чтобы ваши сотрудники могли иметь мобильный доступ независимо от их устройства. Ищите в приложении такие функции, как редактирование и создание документов, а также совместное использование файлов. Ascensio System OnlyOffice и Microsoft SharePoint Online предлагают не только приложения для iOS, но также версии для Android и Windows Mobile. Microsoft SharePoint Online также имеет мобильный пользовательский интерфейс (UI), который хорошо зарекомендовал себя в наших тестах, и даже включает возможность переключения между настольным и мобильным представлениями.Там вы можете открывать документы, загружать файлы и добавлять папки. В Adobe Document Cloud Standard есть мобильные приложения для планшетов и телефонов Android, iOS и Windows. Вы можете просматривать и подписывать документы и даже фотографировать формы, а затем заполнять их на своем устройстве. В Document Cloud Standard Adobe добавила возможность редактировать PDF-файлы с планшетов iOS и Android. Сенсорные функции упрощают эту функцию. В PDF-файлах пользователи могут изменять текст, форматировать и редактировать, а также вращать и изменять размер изображений.

Административный контроль также важен в системе DM. Хотя большинство служб обмена файлами позволяют вам устанавливать разрешения для определенных файлов или папок, администраторы могут также захотеть установить глобальные разрешения для пользователей. Например, администратор может захотеть запретить некоторым пользователям когда-либо удалять файлы. Другие административные элементы управления включают возможность запретить пользователю доступ к некоторым или всем файлам (например, когда сотрудник покидает компанию или перемещает отделы) и возможность менять владельца файла по той же причине.

Совместимость и обслуживание клиентов

Обслуживание клиентов и поддержка - очень важный элемент, даже если система DM проста в использовании. Лучшие системы предлагают помощь в режиме реального времени в виде телефонных звонков или веб-чата; электронная почта также является хорошим ресурсом для решения несрочных вопросов или вопросов. Вы даже можете запланировать телефонный звонок в службу поддержки, чтобы вам не приходилось ждать в режиме ожидания. Для небольших проблем или когда вы все еще учитесь использовать функции, необходим доступ к подробной онлайн-документации, а видео-демонстрации еще лучше.Другие важные функции включают расширенный поиск и систематизированные ответы на часто задаваемые вопросы.

Если вы инвестируете в систему DM для управления крупными частями своего бизнеса, тогда имеет смысл защитить эти вложения только путем оценки вариантов поддержки для этой системы. В большинстве случаев системы DM, которые в основном основаны на облаке, автоматически получают определенный уровень поддержки. Для систем, предназначенных для внедрения в корпоративном центре обработки данных, обычно требуется соглашение о поддержке, обычно с дополнительными ежегодными затратами.В любом случае вам следует учитывать расходы на поддержку при оценке ваших вариантов.

Наконец, важна совместимость. Здесь мы имеем дело с веб-приложениями, поэтому, если вы не объединяете их с программным обеспечением для настольных компьютеров, вам не о чем беспокоиться по сравнению с тем, когда вы используете другие типы программного обеспечения. Однако совместимость браузера, поддержка API и форматы файлов по-прежнему важны даже сегодня. Убедитесь, что программное обеспечение хорошо работает в предпочитаемом вами веб-браузере, особенно если для работы вашего бизнеса используются несколько веб-приложений.Кроме того, поддержка только одного браузера может помочь вашим ИТ-специалистам оставаться в здравом уме. Кроме того, проведите аудит документов, чтобы выяснить, какие форматы файлов используют ваши сотрудники изо дня в день, и уделите особое внимание файлам, создаваемым любым настраиваемым программным обеспечением, которое может использовать ваша организация.

Когда у вас есть список, посмотрите, можете ли вы отказаться от каких-либо эзотерических форматов и вместо этого объединить их в более стандартные форматы файлов, такие как Microsoft Office DOCX и Adobe PDF.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *