Дни командировки как считать: Как считать дни командировки \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс

Нашим клиентам и друзьям:

Хотя бизнес есть бизнес, а удовольствие есть удовольствие, мир редко придерживается абсолютов.Таким образом, в это время года вы можете совместить несколько дней отпуска с деловыми поездками. С небольшим планированием вы можете заставить дядю Сэма субсидировать ваше время простоя. Вот стратегии, как это сделать.

Если вы отправляетесь в командировку в пределах США и добавляете несколько дней отпуска, вы знаете, что можете вычесть часть своих расходов. Вопрос только в том, сколько. Во-первых, давайте покроем только чистые транспортные расходы.Под этим мы подразумеваем расходы на проезд до места вашей деловой активности и обратно, которые включают в себя проезд в аэропорт отправления и обратно, стоимость авиабилетов, сборы за багаж и чаевые, такси до и из аэропорта назначения и так далее. Затраты на проезд по железной дороге или проезд на личном автомобиле также входят в эту категорию. Суть в том, что ваши внутренние транспортные расходы вычитаются на 100%, если основной причиной поездки является бизнес, а не удовольствие. С другой стороны, если отпуск является основной причиной вашей поездки, никакие транспортные расходы не подлежат вычету.

Налоговое управление США не указывает, как определить, является ли основной причиной внутренних поездок деловая поездка. Очевидно, что ключевым фактором является количество дней, потраченных на работу, а не на удовольствие. Мы можем обратиться к правилам, касающимся поездок за границу, для руководства по этому вопросу. Они говорят, что ваши дни в пути считаются рабочими днями, как и выходные и праздничные дни, если они приходятся на дни, посвященные работе, и было бы нецелесообразно возвращаться домой. «Дни ожидания», когда требуется ваше физическое присутствие, также считаются рабочими днями, даже если вас не призывают работать в эти дни.Любой другой день, в основном посвященный деловой активности в обычное рабочее время, также считается рабочим днем, как и дни, когда вы собирались работать, но не смогли по не зависящим от вас причинам (трудности местного транспорта, сбой питания и т. д.). ).

В случае внутренних поездок вы должны иметь возможность заявить, что основной причиной пребывания была деловая поездка, если рабочие дни превышают личные. Обязательно соберите доказательства этого и сохраните их в своей налоговой документации.Например, если ваша поездка связана с посещением встреч с клиентами, запишите все в свой ежедневник и скопируйте страницы для своего налогового файла. Если вы посещаете конференцию или обучающий семинар, сохраните программу и сделайте несколько заметок, чтобы показать, что вы посещали занятия.

По прибытии в пункт назначения ваши наличные расходы за рабочие дни полностью подлежат вычету. Наличные расходы включают в себя проживание, чаевые в гостинице, питание (с учетом правила 50% отказа), оплату семинаров и конференций, а также проезд на такси.Расходы на личные дни не подлежат вычету (за исключением ситуации «Остановка на ночь в субботу», описанной далее в этом письме).

Пример:  Вы индивидуальный предприниматель. Вы договариваетесь о деловой встрече с важным клиентом в Сан-Франциско в среду утром. Вы вылетаете в воскресенье вечером и проводите весь понедельник, осматривая достопримечательности. Во вторник вы тратите большую часть дня на подготовку к встрече, посещаете встречу на следующее утро, приглашаете клиента на обед и возвращаетесь домой в среду вечером.Таким образом, воскресенье, вторник и среда считаются рабочими днями. Деловая встреча явно потребовала поездки, и вы явно не тратили слишком много времени на личные дела. Таким образом, вы можете вычесть ваши авиабилеты, а также расходы на проживание в воскресенье и вторник, 50 % расходов на питание в воскресенье, вторник и среду, другие наличные расходы в эти дни и 50 % стоимости проживания. обед с вашим клиентом.

Отличный способ максимизировать вычеты на личные части поездки — это остановка на ночь в субботу, которая снижает общую стоимость поездки.Если вы можете доказать, что расходы на дополнительный день или два меньше (или не больше), чем возвращение домой сразу после завершения деловой встречи, IRS позволяет вам вычесть ваши дополнительные расходы на питание и проживание (с учетом правила 50% неустойки для питание) на дополнительный день (дни). Естественно, у вас все еще должна быть доминирующая деловая цель, чтобы совершить поездку в первую очередь. Обязательно документально подтвердите, что ваша экономия на авиабилетах равна или превышает наличные расходы на проживание в течение дополнительного дня (дней). Храните доказательства вместе с налоговой отчетностью.

Пример:  У вас деловая встреча в Нью-Йорке в понедельник утром. Вы и ваш супруг прилетаете в город в субботу утром и проводите выходные, осматривая достопримечательности. Стоимость авиабилета туда и обратно составляет всего 400 долларов против 1200 долларов, если вы прилетели в воскресенье вечером и улетели в понедельник. В этой ситуации суббота является личным днем, поскольку обычно вы летите в воскресенье. Без проблем. Если ваши расходы на питание и проживание в субботу не превышают 800 долларов США, вы можете списать всю поездку (с соблюдением правила 50%-й скидки на питание).Конечно, вы, как правило, не можете вычесть дополнительные расходы на вашего супруга (его или ее авиабилеты и питание, а также любые дополнительные расходы на проживание двух человек вместо одного в номере отеля), и вы не можете вычесть чисто личные расходы, такие как шоу билеты и бейсбольные матчи. Тем не менее, это очень много с точки зрения налогообложения.

Когда вы выезжаете за пределы США в основном по деловым причинам, общее правило заключается в том, что вы должны распределить все свои командировочные расходы, включая транспорт, между деловыми и личными расходами. Однако есть два больших исключения, и вы часто можете планировать заранее, чтобы воспользоваться ими. Вы можете вычесть 100% ваших транспортных расходов, если поездка в основном связана с деловыми поездками и вы соответствуете одному из следующих правил:

• Правило одной недели. Вы выполните это правило, если ваша командировка длится неделю или меньше, не считая дня отъезда, а считая день возвращения. В этом случае вы можете вычесть 100 % ваших транспортных расходов и 100 % других личных расходов за рабочие дни (с учетом правила 50 % неучтенных расходов на питание).Вы не можете вычесть наличные расходы, понесенные в дни отпуска. Хорошая новость: выходные и праздничные дни, приходящиеся на рабочие дни, считаются рабочими днями. То же самое для промежуточного рабочего дня между двумя днями деловых встреч. «Дни ожидания», когда ваше физическое присутствие требуется для работы, также учитываются, даже если в эти дни вы тратите большую часть своего времени на личные дела. Наконец, рабочие дни включают в себя день вашего возвращения и дни, когда вы собирались работать, но не смогли по независящим от вас причинам.

• Правило 25% . Вы также можете вычесть 100% ваших транспортных расходов для поездок продолжительностью более недели, если вы тратите минус 25% дней в отпуске. Для этого считайте день отъезда и день возвращения рабочими днями, если вы едете в пункт назначения или обратно. Кроме того, подсчитайте все другие типы рабочих дней, упомянутые выше в соответствии с правилом одной недели. Однако, опять же, вы не можете вычесть расходы на питание, проживание и другие расходы, относящиеся к личным дням.

Даже если вы не соответствуете ни одному из двух вышеуказанных исключений, вы (или, что более вероятно, ваш работодатель) все равно можете вычесть 100 % ваших транспортных расходов, если вы путешествуете от имени своего работодателя на условиях возмещения или организация командировочных расходов, и вы не являетесь исполнительным директором компании или не связаны со своим работодателем. Наконец, в качестве общего положения, 100% ваших транспортных расходов в зарубежные пункты назначения подлежат вычету, если вы можете доказать, что личный отпуск не учитывался при принятии решения о поездке.

Если 100% ваших транспортных расходов не подлежат вычету в соответствии с каким-либо из приведенных выше правил, бизнес-процент ваших транспортных расходов все равно подлежит вычету — при условии, что поездка в основном связана с деловыми поездками. Чтобы рассчитать процент деловой активности, разделите дни, потраченные в основном на деловую деятельность, на общее количество дней, проведенных за пределами страны, включая дни отъезда и возвращения. Дни в пути считаются рабочими днями, так же как другие типы дней считаются рабочими днями для целей правила одной недели и правила 25%.Вы также можете вычесть наличные расходы, относящиеся к вашим рабочим дням (с учетом правила 50% неучтенных расходов на питание).

Пример:  В четверг вы летите в Париж на встречи с клиентами в пятницу и понедельник. Вы отдыхаете со следующего вторника по пятницу и возвращаетесь домой в субботу. Два дня в пути, два дня встречи и выходные дни между ними считаются рабочими днями. Однако четыре дня отпуска составляют 40% вашего времени, поэтому вы не проходите тест на 25%. Таким образом, вы должны распределить стоимость авиабилетов между деловыми и личными.Вы можете вычесть 60% стоимости авиабилета, а также личные расходы за шесть рабочих дней.

Пример:   То же, что и выше, за исключением того, что на этот раз у вас есть только два дня отпуска (20% от общего числа дней). Помните, что выходные дни между вашими деловыми встречами также считаются рабочими днями. Теперь вы можете вычесть 100% стоимости авиабилетов, потому что вы прошли тест на 25%. Вы также можете вычесть свои наличные расходы за восемь рабочих дней.

Пример:  То же, что и выше, за исключением того, что на этот раз вы возвращаетесь домой в четверг, через три дня после завершения деловых встреч.Теперь считается, что ваша поездка продлится всего неделю (день отъезда не считается). Таким образом, вы можете вычесть 100% стоимости авиабилетов по правилу одной недели. Вы также вычитаете свои наличные расходы за все рабочие дни.

Если целью поездки за пределы Северной Америки является посещение бизнес-конференций, непосредственно связанных с вашей торговлей или бизнесом, вы можете претендовать на вычеты. Тем не менее, вы должны соблюдать все только что обсужденные правила поездок за границу плюс , которые показывают, что проведение встречи за границей было столь же разумным, как и в Северной Америке, и что время, проведенное на деловых встречах или мероприятиях, было значительным по сравнению с которые провели экскурсионные и другие личные мероприятия.В противном случае вы можете вычесть только регистрационные сборы и другие расходы, непосредственно связанные с бизнесом во время вашей поездки. Независимо от местонахождения, вы не можете вычесть дорожные расходы для участия в собраниях и семинарах по инвестиционному или финансовому планированию.

К счастью, более строгие правила для иностранных конвенций во многих случаях неприменимы, поскольку определение «Северной Америки» для этой цели является очень либеральным . В него входят Канада, Мексика, Пуэрто-Рико, Виргинские острова США, Американское Самоа, Северные Марианские острова, Гуам, Маршалловы острова, Микронезия, Палау, Нидерландские Антильские острова, Багамы, Аруба, Антигуа, Барбуда, Барбадос, Бермуды, Коста-Рика, Доминика, Доминиканская Республика, Гренада, Гайана, Гондурас, Ямайка, Сент-Люсия, Тринидад и Тобаго, острова Мидуэй, атолл Пальмира, остров Бейкер, остров Хауленд, остров Джарвис, остров Джонстон, риф Кингман и остров Уэйк.

Вычеты, связанные с конвенциями, непосредственно связанными с вашей торговлей или бизнесом, которые проводятся на борту круизных лайнеров, не превышают 2000 долларов США на человека за календарный год. Кроме того, судно должно быть зарегистрированным в США, и все его порты захода должны находиться в США или в их владениях. Наконец, следующая информация должна быть приложена к вашему возврату в год, когда запрашивается вычет:

1. Подписанное заявление с указанием общего количества дней поездки (исключая поездки на судно и обратно), количество часов, потраченных каждый день. посещение запланированных деловых мероприятий и программу запланированных деловых мероприятий конгресса.

2. Заявление, подписанное должностным лицом спонсирующей организации, которое включает расписание ежедневных деловых мероприятий и количество часов, в течение которых вы посещали эти мероприятия.

Вот и все. Мы надеемся, что это письмо поможет вам спланировать несколько прекрасных поездок, которые также обеспечат вам приятные налоговые льготы. Однако мы понимаем, что описанные здесь правила довольно сложны. Пожалуйста, позвоните нам, если у вас есть вопросы или вы хотите получить дополнительную информацию.

С уважением,
Джоэл И.Леви, CPA, MST, PFS

PS: Поскольку ситуация каждого человека уникальна, а налоговое законодательство постоянно меняется, позвоните мне или проконсультируйтесь со своим специалистом по налогам.

Как рассчитать суточные для командировки

1. Руководство по карьере
2. Развитие карьеры
3. Как рассчитать суточные для командировки

Что такое суточные?

Суточные обычно относятся к сумме денег, которую работодатель предоставляет разъездному работнику для покрытия его расходов в командировке.Обычно суточные связаны с проживанием, питанием и непредвиденными расходами (M&IE). Компании не обязаны выплачивать суточные своим сотрудникам, однако это позволяет компании списывать командировки как расходы, если они выполняются в соответствии с государственными инструкциями.

Для сотрудников суточные могут быть весьма полезны для покрытия расходов на командировки. Некоторые работодатели могут работать с туристической компанией, чтобы определенные расходы, такие как перелеты и отели, оплачивались непосредственно компанией, не требуя процесса возмещения.Другие расходы, такие как питание, могут потребовать, чтобы вы оплатили их заранее, а затем представили для возмещения. Сумма суточных может варьироваться в зависимости от государственных правил и того, как ваша компания решает определить ваши суточные за поездку.

Связанный: Полное руководство по суточных

Типы суточных ставок

Для большинства сотрудников суточные относятся к одной из двух категорий: Airbnb или аналогичная частная аренда для деловой поездки.Краткосрочное проживание в квартире может покрываться за счет суточных, если командировка длится дольше.

Многие компании излагают свою политику командировок в своих справочниках для сотрудников.

Связано: Все, что вам нужно знать о суточных в командировках

Как рассчитать суточные

Благодаря правительственным инструкциям по определению суточных, процесс расчета суточных довольно прост:

1.См. рекомендации IRS

Компания обычно предлагает суточные своим сотрудникам, чтобы они могли списать расходы на их налоги в соответствии с правительственными инструкциями. У Управления общих служб США есть рекомендации относительно того, сколько следует потратить на проживание и M&IE в разных местах, в разное время года или в разных ситуациях. Поскольку большинство компаний следуют этим рекомендациям, вы можете обратиться к ним, чтобы получить представление о том, какие суточные доступны вам в тех или иных местах или ситуациях.

2. Поймите, что исключено

Когда вы готовитесь к командировке и рассчитываете доступные суточные, очень важно знать, какие виды командировочных расходов не покрываются суочными. В первую очередь, это включает в себя транспортные расходы на:

• рейсы

• поезда

• Taxis и Ride-Haieling

• Прокат автомобилей и пробег на свой собственный автомобиль

для этих типов расходов, у вашего работодателя могут быть указания о том, сколько вам разрешено тратить и как покрываются расходы.Авиабилеты могут быть забронированы через туристическую службу вашего работодателя, в то время как такси, возможно, потребуется возместить после поездки.

Прочие расходы, которые могут покрываться за командировочные расходы, но могут не включаться в суточные:

• Плата за Интернет в самолете или в гостинице

• Расходы на печать вне офиса

• Прачечная или химчистка

• Регистрация багажа.

Обсудите с вашими менеджерами, какие расходы разрешены во время вашей поездки, чтобы вы знали, какие расходы будут возмещены, что покроет ваши суточные, а что не будет платить ваш работодатель.

3. Определите, какой метод использовать

По данным правительства, существует два метода расчета суточных. Эти два метода являются стандартным методом и методом высокого-низкого уровня. Каждый из них имеет свои преимущества, и ваш работодатель может решить, какой из них лучше всего подходит для вашей поездки.

При использовании стандартного метода место, в которое вы направляетесь, определяет, сколько вы должны потратить на суточные. Не во всех местах установлены свои суточные, и в этом случае вы должны использовать стандартную сумму в 96 долларов за проживание и 55 долларов за M&IE.Существуют ставки суточных для конкретных мест, которые подпадают под стандартный метод, особенно в штатах с дорогими городскими районами или туристическими направлениями. Они могут варьироваться в зависимости от месяца, но обычно предполагают более высокие суточные, чтобы учесть расходы на пребывание в этом месте.

Другим вариантом является метод «высокий-низкий», при котором работодатели могут выбирать между двумя различными вариантами выбора суточных. Высокая ставка предназначена для районов с высокой стоимостью, а низкая — для областей с более низкой стоимостью.Между ставками не так много различий, но преимущество заключается в том, что проще отслеживать варианты двух суточных. С помощью этого метода вам не нужно будет искать суточные для того места, куда вы путешествуете, но обязательно учтите, какие расходы будут для вашего пункта назначения.

4. Прочтите политику вашего работодателя

Узнайте, есть ли у вашего работодателя четкие правила в отношении того, какой метод следует использовать для определения суточных для сотрудника за поездку, или есть ли указания о том, как выплачиваются суточные. Если ваш работодатель всегда использует метод «высокий-низкий», вы знаете, как определить, является ли место, куда вы собираетесь, дорогим или недорогим.

Кроме того, некоторые работодатели могут выделить вам определенную сумму наличными для расходов на M&IE в день, а все, что останется, вы можете оставить себе. Другим работодателям нужно, чтобы вы сохраняли соответствующие квитанции для возмещения расходов, поэтому суточные покрывают только то, что вы потратили, и ничего более. У большинства работодателей, у которых есть сотрудники, путешествующие, есть определенные правила, которые охватывают все, от бронирования рейса до подачи квитанций на возмещение, поэтому важно ознакомиться с этими правилами.

См. также: Как подготовить отчет о расходах

5. Изучите расходы на поездки

Как только вы узнаете, какой метод вы будете использовать, и какие суточные ставки доступны для места, в которое вы направляетесь, вы сможете оценить расходы на ваше путешествие. Две самые важные цифры, которые следует учитывать при расчете суточных, — это сумма, которую вы можете платить за проживание каждую ночь, и сумма, которую вы получаете за M&IE. Также имейте в виду любые неполные дни в пути, потому что в эти дни ваши суточные представляют собой процент от ставки за полный день.

У некоторых работодателей есть туристические услуги, которые помогают с перелетами и гостиницами. Это может быть полезно, если у вашей компании есть ограничения на то, что вы можете потратить на перелеты, и удерживать расходы на проживание в пределах ваших суточных, поскольку могут быть скидки или корпоративный тариф. Что касается проживания, это также может позволить вам оплатить расходы напрямую через вашего работодателя, а не платить за них самостоятельно и получать возмещение. Что касается затрат на M&IE, узнайте, сколько будет стоить питание в вашем пункте назначения, чтобы заранее знать, как распланировать имеющиеся средства.

Независимо от того, как вы бронируете поездку, вы должны помнить, что превышение доступных суточных для вашей поездки часто приводит к тому, что вы несете ответственность за превышение лимита. Это может быть нормально, особенно если вы намерены пригласить близкого человека или друга присоединиться к вам в поездке или продлить ваше пребывание по личным причинам. В этой ситуации большинство работодателей платят до максимума суточные за это место или метод и просят вас доплачивать.

Расчет командировочных расходов для предприятий

Управление расходами на командировки невероятно важно для успеха компании.Если вы работаете в этой области, то вы находитесь в авангарде управления денежными потоками и наблюдаете за одним из самых больших накладных расходов в бизнесе. Использование этого руководства поможет вам устранить часть стресса, связанного с управлением расходами, и поможет вам построить процесс, который, несомненно, произведет впечатление.

Что такое командировочные расходы?

Командировочные расходы – это расходы, понесенные при поездках в деловых целях. Это может включать стоимость продуктов или услуг, необходимых для поездки, и обычно связана с поездкой вдали от дома на несколько дней или недель.

Какие командировочные расходы могут требовать сотрудники?

Ключевое правило при заявлении любых расходов заключается в том, что они должны быть понесены исключительно и обязательно в связи с выполнением вашей работы, поскольку это связано с бизнес-целями. Это означает, что вы (в отличие от вашего бизнеса) не должны получать личную выгоду от возмещения расходов.

Вот несколько примеров: 

• Фактические расходы на поездку (перелет, билет на поезд, стоимость гостиницы и т. д.)
• Расходы на проживание (ваша еда и напитки, потребляемые во время путешествия) 
• Любые другие расходы, связанные с поездкой например, развлечение.

Что не является законным командировочным расходом

Что вам также необходимо учитывать, так это то, что не включено в «Командировочные расходы». Этот список выглядит так:

• Поездки в офис и обратно 
• Любые поездки в личных целях.

Как насчет вождения? Могу ли я требовать возмещения расходов, если я беру машину напрокат или пользуюсь своей машиной для вождения в деловых целях? Да, конечно. Чтобы точно узнать, на какую сумму вы можете претендовать, ознакомьтесь с нашим Руководством по компенсации миль в Великобритании.

Вы обязаны отчитываться о командировочных расходах для целей налогообложения. Однако по некоторым расходам не требуется сообщать в HMRC. Такие расходы, как услуги автобуса для сотрудников или услуги такси, когда совместное использование недоступно, освобождаются от налоговой отчетности.

Как управлять процессом командировок и расходов

1. Принять решение о способе оплаты труда сотрудников

Существует два основных способа оплаты расходов:

• Попросите сотрудников заплатить им авансом с помощью личной карты/банковского счета/наличными, а затем попросите их подать заявление о возмещении расходов.
• Оплачивайте расходы напрямую с банковского счета компании или с карты компании.

1. Кредитная/расходная карта компании

Хотя это не требуется по закону, представление сотрудниками заявлений о возмещении расходов может потребовать времени; возможно, вы захотите рассмотреть карту расходов компании, которая, по крайней мере, значительно упрощает отслеживание финансов. Есть много компаний, которые предлагают как отслеживание расходов, так и корпоративные кредитные карты, такие как Spendesk или Pleo — это позволит вам отслеживать и контролировать расходы из одного источника.

Если вы решите выбрать карты расходов компании, обязательно проведите некоторое исследование, прежде чем обращаться непосредственно в свой текущий корпоративный банк. У Плео есть хорошее руководство по выбору корпоративной кредитной карты.

2. Оплата личными картами и подача заявлений о расходах

Для многих малых и средних предприятий это более простой вариант. Просить сотрудников оплачивать бизнес-расходы с их личного счета — довольно стандартная практика. Возмещение расходов может занять много времени как у администраторов, так и у персонала.Такие факторы, как запрос налоговых квитанций, только усложняют процесс. Более подробную информацию о налоговых последствиях возмещения расходов можно найти здесь. Если это предпочтительный метод для вашей компании, рекомендуется использовать такое программное обеспечение, как Expensify или Spendesk. Это поможет вам оцифровывать и отслеживать расходы.

2. Установите четкий процесс подачи и возмещения расходов

Независимо от того, используете ли вы формы на бумаге, электронные таблицы или программное обеспечение для учета расходов, очень четкий процесс поможет вам управлять горами электронных писем, а также формировать ожидания для сотрудников, которые могут ожидать возмещения расходов. Заключение соглашений об уровне обслуживания с персоналом поможет вам своевременно получать необходимую информацию, а также предотвратит отправку сотрудниками дополнительных электронных писем с вопросами о статусе претензий.

Вот несколько вариантов процесса, которые вы можете рассмотреть:

• Прогноз расходов перед поездкой — попросите сотрудников составить прогноз до поездки, это заставит их обдумать свои расходы.
• Типы квитанций и счетов-фактур – Обязательно укажите, в каком формате вы ожидаете предоставления доказательств (например,г. налоговая накладная в формате PDF/физическая квитанция) 
• Срок подачи заявлений о расходах – Убедитесь, что все заявления о расходах поданы в течение 5 рабочих дней после завершения командировки.
• Период возмещения расходов – Компания обязуется возместить расходы персоналу в течение 15-30 дней с момента подачи заявления о возмещении расходов, в течение которых компания может запрашивать расходы.

Если вы решили не использовать программное обеспечение для управления расходами, убедитесь, что у вас есть стандартные формы отчетов о расходах, доступные для всех сотрудников.

3. Сообщите политику расходов

Многие компании включают свою политику расходов в свою политику деловых поездок, и почти у всех есть проблемы с соблюдением требований. Независимо от того, какой вариант оплаты выбрала ваша компания, расходование средств за пределами правил компании ставит бизнес в неловкое положение. Если вы дали кому-то кредитную карту компании, и они тратят не по правилам, то деньги уже ушли. Если работник что-то купил на свою личную карту и предъявил требование о расходах не по полису, работодатель сталкивается с неприятным сценарием: либо оплатить счет, либо оставить работника недовольным и недовольным.

Лучший способ избежать этого — убедиться, что каждый сотрудник знает правила. Убедитесь, что вы четко и регулярно сообщаете правила, чтобы у них не было оправдания, кроме как следовать им.

Вот способы достижения этого:

1. Электронные письма для всей компании каждый квартал — Отправляйте электронное письмо с политикой каждый квартал, это может не потребоваться, если вы работаете в небольшой команде.
2.   Говорите об этом на общих собраниях – Ваша работа важна и экономит деньги компании, а люди должны знать правила.На следующей встрече попросите выступить в течение нескольких минут, приведя примеры (не называя имен) хороших и плохих заявлений о возмещении расходов
3. Разместите их во внутренней сети вашей компании . Убедитесь, что это актуальный документ и к нему легко получить доступ. Свяжите его с документом Google или любым другим инструментом, который вы используете, это означает, что обновления не требуют, чтобы вы просили сотрудников удалить или игнорировать предыдущие версии,

По возможности, автоматизируйте расходы для них с помощью такого инструмента, как TravelPerk, который избавляет сотрудников от необходимости сообщить о своих расходах на перелет и проживание.

Если вы обеспокоены тем, что кто-то в вашей компании намеренно не соблюдает правила и выманивает деньги у вашего бизнеса, обязательно прочитайте наше Руководство о том, как распознать и устранить мошенничество с расходами.

Как профессионально рассчитать и отслеживать расходы на командировки

Учитывая, что в среднем компания тратит около 950 долларов на одного сотрудника в год только на поездки внутри страны, вполне вероятно, что администраторов и тех, кто занимается управлением расходами, попросят предоставить отчеты и разбивку расходов компании на поездки.Вот некоторые элементы, которые сделают вашу ежеквартальную или годовую отчетность намного проще, если вы установите эти элементы сейчас.

1. Записывайте все и отмечайте каждый расход

Звучит очевидно, но если вы не используете программное обеспечение, которое сделает это за вас, затраты времени на организацию каждой квитанции, счета-фактуры и отчета о расходах принесут огромные дивиденды, когда вы приступите к анализу расходов. Отчетность о поездках и расходах чрезвычайно важна, поскольку во многих странах эти расходы не облагаются налогом, что означает большую экономию для компаний.

Первое, что нужно сделать, это убедиться, что вы регулярно ведете исчерпывающий учет всех ваших деловых расходов. Лучше всего делать это каждый день, но, по крайней мере, вы должны стремиться делать это два раза в неделю. Все, что вы тратите, должно быть подсчитано! Остерегайтесь наличных платежей, их легко можно пропустить, но они все равно являются бизнес-расходами, и о них нельзя забывать. Лучший способ сделать это — выбрать одно из многих программ для бухгалтерского учета на рынке.Вы можете ознакомиться с нашими рекомендациями по основным игрокам здесь. Рекомендуется пометить расходы, чтобы при необходимости можно было легко извлечь метаинформацию. Чем более детализированы ваши записи, тем лучше. Рассмотрите возможность группировки и маркировки командировочных расходов несколькими способами.

• По типу поездки (существующий клиент, продажи, корпоративное мероприятие)
• По отделу
• По типу расходов

Рекомендуется убедиться, что ваши регулярные расходы настроены в вашей системе учета. Если вы знаете, что будете платить поставщику каждый месяц, настройте эту запись так, чтобы она повторялась в последующие месяцы. Это поможет вам не пропустить его и лучше спланировать будущее.

2. Рассчитать каждую поездку

Лучше всего видеть стоимость всей поездки, а не просто сразу разбивать расходы на дорогу и питание в свои специальные электронные таблицы. Это предоставит вам ценные данные, которые позволят вам оценить, сколько средств нужно выделить на будущие поездки в этот регион/мероприятие, и позволят вам определить поездки или персонал, которые, возможно, кажутся вам более дорогими, чем в среднем.Убедитесь, что учтены все элементы каждой поездки, и проанализируйте поездку в целом.

Это должно включать, но не ограничиваться:

• Стоимость проезда — самолет, поезд, аренда автомобиля, включая бензин, который вы заправляете в машину
• Проживание — Отель, Airbnb или где бы вы ни останавливались
• Еда и напитки
• Развлечения либо для клиентов, либо, если это разрешено политикой 
• Wi-Fi-подключения , или что-то еще, что вам нужно для ведения бизнеса в пути.

3. Классифицируйте свои расходы

Ваше бухгалтерское программное обеспечение будет поставляться с предварительно установленными категориями, готовыми для того, чтобы вы могли начать классифицировать свои расходы. Старайтесь придерживаться этих стандартных категорий настолько, насколько это возможно. Это важно, потому что когда дело доходит до подачи налогов, вы сможете четко видеть, какие области ваших расходов выше или ниже, чем должны быть.

Для небольших и неповторяющихся расходов настройте поле «Прочие» расходы.

Прогнозируйте свои командировочные расходы 

Подсчитав и записав все свои расходы, вы можете просмотреть расходы прошлых лет и определить, сколько вы, вероятно, потратите. Это поможет вам увидеть, где вы тратите слишком много, или заранее купить более дешевые авиабилеты, отели и т. д. Обратите внимание на сезонность, текущие расходы, появление новых сотрудников при открытии нового национального офиса.

Как сократить расходы на командировки

Существует множество способов сократить расходы на деловые поездки, вот шесть из них, которые можно исправить сразу.

1. Ты должен остаться на ночь?

Большинство лоукостеров и даже железнодорожных компаний предлагают услуги раннего утра и поздней ночи. Хотя это может означать немного меньше сна, это также может быть хорошим способом сэкономить деньги, поскольку означает, что вам не нужно платить за ночь в отеле или на Airbnb. Если вы используете инструмент с автоматическими политиками поездок, вам следует подумать о том, чтобы все поездки с ночевкой требовали утверждения.

2. Получите балл(ы)

Авиакомпании, отели, компании по аренде автомобилей и даже альтернативные поставщики жилья имеют программы лояльности, которые потенциально могут сэкономить вашему бизнесу много денег.Ознакомьтесь с различными вариантами, которые они предоставляют, чтобы увидеть, какой из них имеет наибольшую пользу для вас.

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ СОВЕТ. Решения для бронирования деловых поездок, такие как TravelPerk, позволят вам зарегистрировать свой бонусный номер один раз, а затем автоматически накапливать баллы при каждом путешествии.

3. Вырезать такси

Такси, особенно в аэропорты и обратно, часто являются самым дорогим способом добраться до центра города после приземления рейса. Подумайте о том, чтобы сделать обязательным для ваших сотрудников использование поездов, метро, ​​автобусов или маршрутных такси, чтобы сэкономить до 50%, особенно для тех, кто путешествует в одиночку.

4. Получить корпоративные тарифы

Если у вас есть офис в нескольких городах и большая часть ваших поездок приходится на офисы, возможно, стоит договориться о специальном корпоративном тарифе с близлежащими отелями. На самом деле, вы можете делать это всякий раз, когда замечаете, что часто путешествуете в один и тот же город. Отели часто ценят повторные заказы. У TravelPerk есть отличная команда по переговорам о корпоративных тарифах, которая может сделать это за вас.

5. Правильно рассчитывайте суточные

Предоставляете ли вы своим путешественникам суточные на питание и другие непредвиденные расходы? Не забудьте настроить его для каждого города.Например, даже внутри ЕС могут быть большие колебания цен. Помните, что HMRC устанавливает ставки на пособие на питание и то, что вы можете вернуть, поэтому держите суточные близко к этому, чтобы платить меньше.

6. Взыскать налог

Каждый год компаниям не удается возместить налог (НДС) на миллиарды расходов на поездки. Каждая компания, которая делает это, тратит от 5 до 25% больше, чем должна!

Британские компании имеют право на возмещение НДС на деловые поездки внутри страны посредством декларации по НДС в Великобритании.Британские компании также имеют право на возмещение НДС, уплаченного в других странах, но этот НДС возмещается различными способами (некоторые из них онлайн, а некоторые требуют заполнения бумажной формы). Нажмите здесь, чтобы ознакомиться с нашим руководством по подаче заявления об уплате НДС при деловых поездках в Европу.

Конечно, существует некоторая путаница в отношении того, как будет выглядеть восстановление НДС после Brexit. Чтобы получить ответы на все вопросы, узнайте, как Brexit повлияет на возмещение НДС в Великобритании.

Можно ли вычесть командировочные, если они совмещены с отпуском? — Бухгалтер Vero Beach FL

14 мая Можно ли вычесть командировочные, если они совмещены с отпуском?