Документ это по госту определение: ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Содержание

ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Предисловие
  1. Разработан Федеральным бюджетным учреждением "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела" (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства
  2. Внесен Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело"
  3. Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст
  4. В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
  5. Взамен ГОСТ Р 51141-98

Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru)

Введение

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы - курсивом.

Термины-синонимы, нерекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой "Нрк".

Термины-синонимы без пометы "Нрк" приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.

Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.

Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.

Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, - светлым, синонимы - курсивом.

1. Область применения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.

2. Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 1.2-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены

ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения

ГОСТ Р ИСО 704-2010 Терминологическая работа. Принципы и методы

Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю "Национальные стандарты", который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты" за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанием выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3. Термины и определения
3.1 Общие понятия
  1. Делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
  2. Документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
  3. Управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
  4. Архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
  5. Служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.
  6. Архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.
  7. Документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
  8. Официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
  9. Архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
  10. Электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.
  11. Документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.
  12. Носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
  13. Автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.
  14. Юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
  15. Юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.
  16. Аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
  17. Достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
  18. Целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.
  19. Пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.
  20. Подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, Подтверждают достоверность его происхождения.
  21. Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
  22. Дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
  23. Копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
  24. Электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
  25. Заверенная копия документа
    : Копия документа, на которой в соответствии' с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
  26. Выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.
  27. Письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.
  28. Текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
  29. Изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.
  30. Фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений - статичных образов.
  31. Аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.
  32. Видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов.
  33. Кинодокумент
    : Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов.
  34. Фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
  35. Графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.
  36. Реквизит документа: Элемент оформления документа.
  37. Формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.
  38. Хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.
  39. Экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.
  40. Срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.
  41. Постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.
  42. Временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
  43. Доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа.

3.2 Делопроизводство
3. 2.1 Документирование
  1. Документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.
  2. Средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.
  3. Система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.
  4. Вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.
  5. Бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
  6. Унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.
  7. Табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.
  8. Альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.
  9. Оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.
  10. согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.
  11. Лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.
  12. Виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
  13. Гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
  14. Подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
  15. Подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.
  16. Электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
  17. Утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.
  18. Гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.
  19. Гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.
  20. Дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.
  21. Место составления (издания) документа: Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации - автора документа.
  22. Резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.
  23. Текст документа: Основная содержательная часть документа.
  24. Адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа.
  25. Отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).
  26. Отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.
  27. Отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для придания копии правового статуса.
  28. Печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.
  29. Официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.
3.2.2 Организация работы с документами
  1. Документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
  2. Электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).
  3. Объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
  4. Документопоток: Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.
  5. Плотность документопотока: Количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.
  6. Включение документа в СЭД: Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.
  7. Метаданные: Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.
  8. Конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов): Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.
  9. Миграция (электронных документов): Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.
  10. Первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов: Обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.
  11. Предварительное рассмотрение документов: Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.
  12. Регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.
  13. Регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
  14. Регистрационно-учетная форма: Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.
  15. Государственный регистрационный номер документа: Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.
  16. Контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
  17. Типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.
  18. Индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
  19. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело: Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.
  20. Оперативное хранение документов: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.
  21. Документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации.
  22. Номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
  23. Дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
  24. Электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.
  25. Признаки заведения дела: Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.
  26. Формирование дела: Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
  27. Оформление дела: Подготовка дела к передаче на архивное хранение.
  28. Заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.
  29. Внутренняя опись: Документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.
  30. Лист-заверитель дела: Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.
  31. Индекс дела: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.
  32. Опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.
  33. Уничтожение документов: Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.

3.3 Архивное дело
3.3.1 Хранение и учет архивных документов
  1. Государственный архив: Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
  2. Муниципальный архив: Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
  3. Профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.
  4. Архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.
  5. Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.
  6. Объединенный архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи.
  7. Архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.
  8. Архивная коллекция: Совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам.
  9. фондирование документов: Определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда.
  10. Фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.
  11. Обеспечение сохранности документов: Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.
  12. Обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов.
  13. Архивохранилище (Нрк архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.
  14. Режим хранения архивных документов: Совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.
  15. Реставрация архивного документа: Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.
  16. Консервация архивного документа: Система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды.
  17. Старение документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.
  18. Страховая копия архивного документа: Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника.
  19. Страховой фонд архивных документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов.
  20. Фонд пользования (архива): Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа.
  21. Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации: Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
  22. Учет архивных документов: Определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.
  23. Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации на уровне субъекта Российской Федерации и государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.
  24. Единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках.
  25. Единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.
  26. Учетные документы (архива): Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
  27. Список фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.
  28. Лист фонда: Учетный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда.
  29. Архивный шифр: Обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета.
  30. Проверка наличия и состояния архивных документов: Установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции.
  31. Топографический указатель: Документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище.
3.3.2 Комплектование архива
  1. Комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.
  2. Критерии экспертизы ценности документов: Признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов.
  3. Источник комплектования (архива): Организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.
  4. Выборочный прием документов: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.
  5. Перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.
  6. Документ временного срока хранения: Документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.
  7. Документ постоянного срока хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение.
  8. Документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.
  9. Особо ценный документ: Документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.
  10. Уникальный документ: Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.
  11. Упорядочение архивных документов: Комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
  12. Выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.
3.3.3 Информационная деятельность архива
  1. Информационная деятельность архива: Создание архивных справочников и организация использования архивных документов.
  2. Использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
  3. Пользование архивными документами: Ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания.
  4. Организация пользования архивными документами: Деятельность архивных учреждений по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их прочтения, просмотра или прослушивания.
  5. Пользователь архивными документами: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
  6. Владелец архивных документов: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.
  7. Собственник архивных документов: Государство, муниципальное образование либо юридическое или физическое лицо, в полном объеме реализующие права владения, пользования, распоряжения архивными документами.
  8. Ограничение доступа к архивным документам: Временные или иные условия, исключающие свободное пользование архивными документами в соответствии с законодательством или по воле фондообразователя, собственника, владельца документов.
  9. Публикация архивных документов: Подготовка архивных документов к изданию и осуществление их издания в соответствии с общепринятыми научными принципами и нормами.
  10. Документальная выставка: Экспонирование архивных документов или их копий в специальном, приспособленном для этого помещении или на интернет-сайте.
  11. Описание архивных документов: Структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках.
  12. Описательная статья архивного справочника: Совокупность сведений об объекте описания (документе, его части, единице хранения, группе единиц хранения, архивном фонде, группе архивных фондов) в архивном справочнике.
  13. Научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива: Совокупность описаний архивных документов.
  14. Система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива.
  15. Архивный справочник: Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.
  16. Опись дел, документов: Справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.
  17. Архивный путеводитель: Справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.
  18. Архивный каталог: Справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей), расположены в соответствии с выбранной схемой классификации.
  19. Архивный указатель: Справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.
  20. Обзор архивного фонда: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда, дополненные их источниковедческим анализом.
  21. Тематический обзор архивных документов: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных комплексов архивных документов одного или группы архивных фондов по определенной теме, дополненные их источниковедческим анализом.
  22. Историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.
  23. Каталогизация архивных документов: Подготовка, составление и ведение архивных каталогов.
  24. Архивная справка: Документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.
  25. Архивная копия: Дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.
  26. Архивная выписка: Документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело — Термины и определения» Утратил силу

Предисловие

1. Разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.

Внесен Федеральной архивной службой России.

2. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28.

3. Введен впервые

ИПК Издательство стандартов, 1998

Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Госстандарта России.

Введение

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.

Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в круглых скобках после стандартизованного термина и обозначены пометой «Ндп».

Термины-синонимы без пометы «Ндп» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть терминов может быть опущена при использовании термина.

Наличие квадратных скобок в терминологической статье означает, что в нее включены два термина, имеющие общие терминоэлементы.

В алфавитном указателе данные термины приведены отдельно с указанием номера статьи.

Приведенные определения можно при необходимости изменить, вводя в них производные признаки, раскрывая значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, — светлым, а синонимы — курсивом.

1. Область применения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

2. Стандартизованные термины

2.1. Общие понятия.

1) делопроизводство: документационное обеспечение управления: Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

2) архивное дело: Отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов

3) документ: документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее зафиксировать

4) внешние признаки документа: Признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления

5) носитель документированной информации: Материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде

6) изобразительный документ: Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта

7) графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение документа получено посредством линий, штрихов, светотени

8) аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию

9) кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом

10) фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим способом

11) иконографический документ: Документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии

12) фонодокумент: Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи

13) текстовый документ: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи

14) письменный документ: Текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма

15) рукописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят о руки

16) машинописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами

17) документ на машинном носителе: Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной

18) видеограмма документа: Изображение документа на экране электронно-лучевой трубки

19) беловой документ: Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений

20) черновой документ: Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом

21) автор документа: Физическое или юридическое лицо, сделавшее документ

22) документ личного происхождения (Ндп. личный документ): Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей

23) официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке

24) служебный документ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации

25) юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления

26) подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения

27) подлинник (официального) документа: Первый или единичный экземпляр официального

28) дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

29) копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

30) заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

31) дублетный документ: Один из экземпляров копии документа

2.2. Делопроизводство

2.2.1.Документирование

32) документирование: Запись информации на различных носителях по установленным правилам

33) правила документирования: Требования и нормы, устанавливающие порядок документирования

34) система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению

35) унифицированная система документации; УСД: Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности

36) вид письменного документа: Принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения

37) наименование документа: Обозначение вида письменного документа

38) организационно-распорядительный документ: Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц

39) реквизит документа: Обязательный элемент оформления официального документа

40) постоянная часть реквизита документа: Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении

41) переменная часть реквизита документа: Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении

42) формуляр документа: Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности

43) формуляр-образец документа: Модель построенная документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты

44) бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа

45) унифицированная форма документа; УФД: Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации

46) служебное поле унифицированной формы документа: Зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений

47) зона унифицированной формы документа: Часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами

48) табель унифицированных форм документов: Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов

49) оформление документа: Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования

50) подпись: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица

51) гриф ограничения доступа к документу: Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа

52) гриф согласования: Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием

53) гриф утверждения: Реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию

54) дата официального документа: Реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования

55) заголовок официального документа: Реквизит документа, кратко излагающий его содержание

56) виза официального документа: Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа

57) резолюция документа: Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение

58) текст официального документа: информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа

2.2.2 Организация работы с документами

59) организация работы с документами: Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения

60) документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления

61) объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период

62) входящий документ; поступивший документ: Документ, поступивший в учреждение

63) исходящий документ; отправляемый документ: Официальный документ, отправляемый из учреждения

64) внутренний документ: Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации

65) регистрация документа: Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения

66) регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации

67) контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов

68) срок исполнения документа: Срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией

69) типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом

70) индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией

71) дело: Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку

72) формирование дела: Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизаций документов внутри дела

73) оформление дела: Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами

74) заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле

75) номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

76) индекс дела; номер дела: Цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку

2.3. Архивное дело

2.3.1. Организация документов Архивного фонда Российской Федерации

77) архив (Ндп. архивохранилище): Организация или ее структурное подразделение, осуществляющее приме и хранение архивных документов с целью использования

78) архивохранилище (Ндп. архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов

79) профиль архива: Установленный для архива состав для документов, подлежащих хранению

80) архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника

81) архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторических и/или логически связанных между собой

82) Архивный фонд Российской Федерации: Совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации

83) государственная часть Архивного фонда Российской Федерации: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью

84) негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертиза их ценности

85) объединенный архивный фонд (Ндп. групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи

86) архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода

87) архивная коллекция: Совокупность документов, образовавшаяся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам

88) комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством

89) источник комплектования: Юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив

90) документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица

91) фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд

92) фондирование документов: Распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям

93) ценность архивного документа: Свойства архивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение

94) запретная дата документа: Дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат

95) экспертиза ценности документа: Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев

96) перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения

97) выборочный прием документов на постоянное хранение: Прием на постоянно хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных

98) выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению

2.3.2. Обеспечение сохранности документов

99) обеспечение сохранности документов: Обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет

100) обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов

101) режим хранения архивных документов: Совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением

102) реставрация архивного документа: Восстановление первоначальных и близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению

103) старение (архивного) документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов

104) страховая копия (архивного документа): Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала

105) страховой фонд документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных документов

106) фонд пользования: Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов с целью предотвращения их износа

107) хранение архивных документов: Обеспечение рационального размещения и сохранности документов

108) государственное хранение архивных документов: Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев

109) ведомственное хранение архивных документов: Хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами

110) депозитарное хранение документов: Хранение в архиве, музе, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.

111) постоянное хранение документов: Бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке

112) документ постоянного хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение

113) документ временного хранения: Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он полежит уничтожению

114) ограничительный срок секретного хранения архивных документов: Срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну

115) учет архивных документов: Установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах

116) централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе области, края, республики, государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения

117) единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение

118) единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве

119) учетные документы архива: Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета

120) карточка (архивного) фонда (Ндп. фондовая карточка): Учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов Архивного фонда Российской Федерации

121) список (архивных) фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров

122) лист (архивного) фонда: Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике

123) внутренняя опись документов дела: Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов

124) проверка наличия [состояния] дел: Установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции

2.3.3 Научно-информационная деятельность архивов

125) научно-информационная деятельность архива: Создание архивных справочников, организация использования и публикация архивных документов

126) использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан

127) публикация архивных документов: Подготовка документов к изданию в соответствии с установленными правилами

128) система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования

129) историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и научно-справочного аппарата

130) архивный справочник: Справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и/или архивных документах

131) межархивный справочник: Архивный справочник, содержащий сведения о документах нескольких архивов

132) архивная опись: Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания

133) путеводитель по (архивным) фондам архива: Архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием

134) обзор архивных документов: Архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом

135) архивный каталог: Архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации

136) указатель (архивный): Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержаться сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных

137) доступ к архивным документам: Предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов

138) архивная справка: Официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов

139) архивная копия: Официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных

140) архивная выписка: Копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке

Глава 2. ДОКУМЕНТ И ЕГО ФУНКЦИИ

 

2.2. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА В ГОСУДАРСТВЕННОМ СТАНДАРТЕ

Первый Государственный стандарт на термины и определения у нас в стране был утверждён ещё в 1970 г. (ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). В этом Госстандарте документ определялся как “средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека”. Однако уже вскоре это определение подверглось критике, так как, по справедливому утверждению оппонентов, средством закрепления информации является не сам документ, а письмо, звукозапись и т.п.

После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт (ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения), в котором было записано, что “документ – материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве”. Однако и это определение оказалось уязвимым для критики, поскольку акцент здесь был сделан на материальном носителе информации.

Глубокие социально-политические и экономические преобразования в России, начавшиеся в 1990-е годы, а также активное вхождение страны в мировое информационное пространство вновь потребовали переосмысления понятия документа. В результате в его определении произошёл перенос смысловой нагрузки с материального компонента на информационный. В утверждённом в 1998 г. новом ГОСТе определение документа было сформулировано следующим образом: “Документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать26”.

Здесь нашла отражение прежде всего информационная сущность документа, также как и его непосредственная связь с материальным носителем. Иначе говоря, это определение основано на двуединстве информации и материального носителя. Как полагают некоторые авторы (В.А.Копылов, М.В.Ларин), в результате документирования происходит как бы материализация, овеществление информации. Будучи “закреплённой” на материальном носителе или даже “привязанной” к нему, информация тем самым обособляется от её создателя. “Документированная информация… есть объект материальный, а это даёт основание при определённых условиях относить её к категории вещей и распространять на неё институт права вещной собственности27”.

Это определение во многом перекликается с определениями, содержащимися в зарубежной литературе и применяющимися в зарубежной делопроизводственной и архивной практике. Так, в “Словаре архивной терминологии”, изданном в 1988 г. Международным советом по делам архивов, документ (Dokument) рассматривается как “комбинация носителя и записанной на нём или в нём информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность”. В другом случае документ определяется как “записанная информация (dokument), вне зависимости от формы или носителя, созданная, полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых операций28”.

Бурное развитие новых информационных технологий побудило ряд американских специалистов внести предложение о введении в практику правительственных и судебных учреждений США новое определение документа: “Документ – информация, созданная на некотором носителе некоторой техникой, известной в настоящее время или могущей быть изобретённой в будущем29”.

Почему уделяется так много внимания термину “документ” и определению его понятия как в нашей стране, так и за рубежом? Дело в том, что стандартизация терминов и определений обусловлена прежде всего практическими потребностями в сфере документационного обеспечения управления. Неточное употребление того или иного термина может обернуться нежелательными юридическими, экономическими последствиями, поскольку “язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на неё30”. Не случайно стандартизованные термины и определения являются обязательными для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

Вместе с тем ориентация на управленческую, делопроизводственную практику потребовала известного сужения, уточнения границ документа. Поэтому в стандартизованном определении документа в качестве его основы, помимо информации и материального носителя, выделен ещё и третий компонент – возможность идентификации информации через реквизиты. В итоге новое определение существенно ограничило понятие документа, сведя его по существу к служебным, деловым документам, поскольку в том же Госстандарте “реквизит” определяется как “обязательный элемент оформления официального документа”. Иначе говоря, тем самым была проведена чёткая граница между управленческим документом и любой другой зафиксированной на материальном носителе информацией.

Таким образом, стандартизованное определение понятия “документ”, с одной стороны, отражает достигнутый уровень документоведческих исследований. Но, с другой стороны, документоведение, изучающее все виды, формы и жанры документов, не может ограничиваться изучением только официальных документов и оставаться в жёстких рамках государственного стандарта. Это противоречит самому статусу документоведения как научной дисциплины. Именно развитие науки приводит периодически к необходимости уточнения тех или иных терминов и определений, что, в свою очередь, становится важнейшей предпосылкой для очередных пересмотров Государственных стандартов.

Новый терминологический ГОСТ уже действует!

С 1 марта 2014 года старый добрый терминологический ГОСТ Р 51141-98 перестал действовать, и его заменило новое детище ВНИИДАД – ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Прежний стандарт ГОСТ Р 51141-98 содержал 140 терминов, первоначально в проект нового стандарта вошли 233 термина, однако в окончательной редакции их осталось только 174. Итак, посмотрим, что же изменилось в результате пересмотра стандарта отраслевой терминологии 15-летней давности?

Из стандарта исчезли 39 терминов – большинство вполне заслуженно, например, видеограмма документа, дублетный документ. Но исключение некоторых терминов может вызвать у специалистов вопросы, например, входящий документ, исходящий документ, организационно-распорядительный документ, срок исполнения документа, негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

Появилось чуть более 70 терминов, которых не было в старом ГОСТе. Из закона об архивном деле взято 9: владелец архивных документов, временное хранение документов, государственный архив, документ Архивного фонда Российской Федерации, муниципальный архив, особо ценный документ, пользователь архивными документами, уникальный документ, упорядочение архивных документов. При этом уважение к закону проявлено избирательно – есть один его термин, который авторы ГОСТа не сочли нужным добавлять (хотя в первоначальном проекте он был), – это «документы по личному составу».

При этом ряд определений в стандарте существенно расходится с определениями, данными в законе (иногда в лучшую сторону). Примером служит определение «архивного документа». Во избежание проблем в случае судебных разбирательств следовало бы приводить и определения из законодательства (со ссылками на конкретные пункты) параллельно с теми, которые авторы считают более правильными с научно-практической точки зрения. Ведь суд будет опираться на определения, данные в законе, а их надо знать.

Новый терминологический стандарт пополнился (и это здорово!) рядом терминов из очень хорошего стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007: аутентичность (электронного документа), достоверность (электронного документа), доступ к документу, конвертирование (электронных документов) и конвертация (электронных документов), метаданные, миграция (электронных документов), пригодность для использования (электронного документа), целостность (электронного документа). Жаль только, что авторы терминологического ГОСТа не переняли ценную особенность ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007: он технологически нейтрален, т.е. в равной степени применим к электронным и традиционным документам. Такие качества, как аутентичность, достоверность, целостность, пригодность к использованию, есть у любых документов, а не только у электронных! Да и процессы конвертации и миграции вполне могут проходить с участием традиционных документов. Из ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007 можно было бы взять и более современное определение термина «документ», но этого не произошло.

Из прочих новых терминов где-то с десяток можно считать отражающими новые технологии и нормативно-правовую среду (например, официальное опубликование документа, электронная подпись, электронный документ, юридическая значимость документа). При этом среди нововведений куда больше давно привычных нам слов из перечня традиционных типовых реквизитов или же учетных форм (например, адресат, вид документа, отметка о заверении копии, отметка о наличии приложения).

В двух случаях термины, которые старый ГОСТ рассматривал как синонимы, были (на мой взгляд, необоснованно) выделены в отдельные статьи:

  • вместо статьи 1 «делопроизводство; документационное обеспечение управления» появились статьи 1 «делопроизводство» и 2 «документационное обеспечение (управления), ДОУ»;
  • вместо статьи 3 «документ; документированная информация» появились статьи 7 «документ» и 11 «документированная информация».

С моей точки зрения, стандарт проиграл оттого, что на последнем этапе из него был исключен ряд терминов, о которых сейчас достаточно активно спорят и которые было бы неплохо стандартизовать: оригинал документа, электронное сообщение, система управления документами, межведомственный электронный документооборот, система электронного документооборота (СЭД), архив электронных документов, электронный архив.

Определения ряда терминов были отредактированы с учетом изменения технологий и в первую очередь появления электронных документов и носителей информации: бланк документа, графический документ, кинодокумент, официальное опубликование документа, регистрационно-учетная форма, фотодокумент.

Теперь прокомментируем некоторые ключевые определения нового стандарта.

«7 документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Это определение отличается от более качественного, данного в стандарте ISO 15489-1:2001. При переводе в отечественном ГОСТе Р ИСО 15489-1-2007 в него добавили ради согласованности с традиционной формулировкой «материальный носитель» и «идентифицируемость»: «3.3 документ (record): Зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности».

«8 официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке».

Формулировка ВНИИДАД допускает создание официальных документов любыми организациями. А в действующем законодательстве отражена трактовка, согласно которой официальными считаются только документы, созданные органами государственной власти: «Официальные документы – документы, принятые органами законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие обязательный, рекомендательный или информационный характер» (п. 1 ст. 5 Федерального закона от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»). И здесь важно помнить, что Уголовный кодекс РФ содержит статьи, предусматривающие наказания за приобретение или сбыт официальных документов (ст. 324), похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов (ст. 325), внесение в официальные документы заведомо ложных сведений (ст. 292) и др., поэтому определение данного понятия – дело принципиально важное.

«10 электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме».

Возможно, многим данное в новом стандарте определение не понравится, но, на мой взгляд, это самый лучший вариант. Главная идея заключается в том, что электронный документ – это в первую очередь документ, а его «электронность» на самом деле вторична.

«14 юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

15 юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия».

Данные два понятия в последнее время вызывают повышенный интерес, и новый ГОСТ правомерно подтвердил, что любой документ (в смысле ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007) является юридически значимым.

«16 аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному».

Здесь, к сожалению, мы имеем менее удачное определение, чем в ГОСТе Р ИСО 15489-1-2007: «Документ является аутентичным, если он:

a) соответствует установленным правилам;

b) был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это;

c) был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе».

«20 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

21 подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа».

Определение подлинному документу здесь дано традиционное и вполне корректное. Однако авторы ГОСТа не рискнули ответить на заданный им в ходе обсуждения вопрос – являются ли понятия «подлинный» и «аутентичный» синонимами? И если нет, то в чем разница?

А вот у подлинника документа сохранилось ошибочное определение старого стандарта. Ведь некоторые документы создаются в нескольких экземплярах, имеющих равную силу; кроме того, для побитно идентичных электронных документов крайне сложно установить (и, как правило, не нужно!), какой из них был создан первым.

«22 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.

23 копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

24 электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.

25 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

26 выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке».

Раньше копия документа признавалась отдельным документом, не имеющим юридической силы, теперь это «экземпляр документа». Если раньше заверение придавало копии юридическую силу, то теперь – лишь юридическую значимость (это менее сильное качество).

Новый стандарт оставляет двоякое впечатление: видны попытки движения вперед, но из-за их недостаточной энергичности ГОСТ, по моему мнению, все-таки не успевает за стремительными изменениями в отрасли и окружающем нас мире.

СЛУЖЕБНЫЙ ДОКУМЕНТ - это... Что такое СЛУЖЕБНЫЙ ДОКУМЕНТ?

СЛУЖЕБНЫЙ ДОКУМЕНТ
согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. — М.: Флинта : Наука. С. Ю. Кабашов, И. Г. Асфандиярова. 2009.

  • СЛУЖЕБНОЕ ПОЛЕ УНИФИЦИРОВАННОЙ ФОРМЫ ДОКУМЕНТА
  • СЛУЖЕБНЫЙ ПОДЛОГ

Смотреть что такое "СЛУЖЕБНЫЙ ДОКУМЕНТ" в других словарях:

  • служебный документ — Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело …   Справочник технического переводчика

  • служебный документ — 24 служебный документ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • служебный документ — ы.   В делопроизводстве: текстовая информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу …   Учебный словарь стилистических терминов

  • Электронный служебный документ при валовых расчетах — 1.18. Электронный служебно информационный документ (далее ЭСИД) документ, подписанный ЭЦП (или содержащий КА) и обеспечивающий обмен информацией при совершении расчетов по счетам, открытым в подразделениях расчетной сети Банка России и у клиентов …   Официальная терминология

  • Электронный служебный документ — электронный документ, обеспечивающий обмен служебной информацией при совершении операций по корреспондентским (межфилиальному) счетам участников АС МБР (подтверждение дебета, подтверждение кредита, выписка по корреспондентскому счету, реестр… …   Право Белоруссии: Понятия, термины, определения

  • Документ служебный — 24 СЛУЖЕБНЫЙ ДОКУМЕНТ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации... Источник: ГОСТ Р 51141 98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Постановлением …   Официальная терминология

  • ДОКУМЕНТ — (лат. documentum доказательство, основание). Письменное удостоверение; свидетельство, акт; всякая официальная бумага. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. ДОКУМЕНТ 1) всякая бумага, составленная законным …   Словарь иностранных слов русского языка

  • СЛУЖЕБНЫЙ ПОДЛОГ — должностное преступление, предусмотренное ст. 292 УК РФ и представляющее собой внесение должностным лицом, а также государственным служащим или служащим органа местного самоуправления, не являющимся должностным лицом, в официальные документы… …   Словарь-справочник уголовного права

  • Служебный паспорт — официальный документ, удостоверяющий личность владельца, дающий право пересечения ГГ …   Пограничный словарь

  • ДОКУМЕНТ — (англ. document) – 1) письменное свидетельство (доказательство), отображающее определенные данные на информационном носителе (бумаге, фотопленке, магнитном диске), имеющее официальный характер и подлежащее использованию или последующей обработке… …   Финансово-кредитный энциклопедический словарь

"ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28)

Утвержден

Постановлением Госстандарта России

от 27 февраля 1998 г. N 28

Дата введения 01.01.99

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

ГОСТ Р 51141-98

RECORDS MANAGEMENT AND ORGANIZATION OF ARCHIVES.

TERMS AND DEFINITIONS

Предисловие

1. Разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.

Внесен Федеральной архивной службой России.

2. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28.

3. Введен впервые.

Введение

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.

Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в круглых скобках после стандартизованного термина и обозначены пометой "Ндп".

Термины-синонимы без пометы "Ндп" приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина.

Наличие квадратных скобок в терминологической статье означает, что в нее включены два термина, имеющие общие терминоэлементы.

В алфавитном указателе данные термины приведены отдельно с указанием номера статьи.

Приведенные определения можно при необходимости изменить, вводя в них производные признаки, раскрывая значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, - светлым, а синонимы - курсивом.

1. Область применения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

2. Стандартизованные термины с определениями

2.1. Общие понятия

1 <делопроизводство; документационное обеспечение управления:> Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

2 АРХИВНОЕ ДЕЛО: Отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов

3 <документ; документированная информация:> Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

4 ВНЕШНИЕ ПРИЗНАКИ ДОКУМЕНТА: Признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления

5 НОСИТЕЛЬ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ: Материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде

6 ИЗОБРАЗИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ: Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта

7 ГРАФИЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени

8 АУДИОВИЗУАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ: Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию

9 КИНОДОКУМЕНТ: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом

10 ФОТОДОКУМЕНТ: Изобразительный документ, созданный фотографическим способом

11 ИКОНОГРАФИЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ: Документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии

12 ФОНОДОКУМЕНТ: Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи

13 ТЕКСТОВОЙ ДОКУМЕНТ: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи

14 ПИСЬМЕННЫЙ ДОКУМЕНТ: Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма

15 РУКОПИСНЫЙ ДОКУМЕНТ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки

16 МАШИНОПИСНЫЙ ДОКУМЕНТ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами

17 ДОКУМЕНТ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ: Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной

18 ВИДЕОГРАММА ДОКУМЕНТА: Изображение документа на экране электронно-лучевой трубки

19 БЕЛОВОЙ ДОКУМЕНТ: Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений

20 ЧЕРНОВОЙ ДОКУМЕНТ: Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом

21 АВТОР ДОКУМЕНТА: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ

22 ДОКУМЕНТ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ (Ндп. личный документ): Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей

23 ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке

24 СЛУЖЕБНЫЙ ДОКУМЕНТ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации

25 ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления

26 ПОДЛИННЫЙ ДОКУМЕНТ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения

27 ПОДЛИННИК (ОФИЦИАЛЬНОГО) ДОКУМЕНТА: Первый или единичный экземпляр официального документа

28 ДУБЛИКАТ ДОКУМЕНТА: Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

29 КОПИЯ ДОКУМЕНТА: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

30 ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ ДОКУМЕНТА: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

31 ДУБЛЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ: Один из экземпляров копии документа

2.2. Делопроизводство

2.2.1. <Документирование>

32 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ: Запись информации на различных носителях по установленным правилам

33 ПРАВИЛА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ: Требования и нормы, устанавливающие порядок документирования

34 СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению

35 УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ; УСД: Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности

36 ВИД ПИСЬМЕННОГО ДОКУМЕНТА: Принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения

37 НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТА: Обозначение вида письменного документа

38 ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ: Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц

39 РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА: Обязательный элемент оформления официального документа

40 ПОСТОЯННАЯ ЧАСТЬ РЕКВИЗИТА ДОКУМЕНТА: Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении

41 ПЕРЕМЕННАЯ ЧАСТЬ РЕКВИЗИТА ДОКУМЕНТА: Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении

42 ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА: Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности

43 ФОРМУЛЯР - ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА: Модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты

44 БЛАНК ДОКУМЕНТА: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа

45 УНИФИЦИРОВАННАЯ ФОРМА ДОКУМЕНТА; УФД: Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации

46 СЛУЖЕБНОЕ ПОЛЕ УНИФИЦИРОВАННОЙ ФОРМЫ ДОКУМЕНТА: Зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений

47 ЗОНА УНИФИЦИРОВАННОЙ ФОРМЫ ДОКУМЕНТА: Часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами

48 ТАБЕЛЬ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ: Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов

49 ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА: Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования

50 ПОДПИСЬ: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица

51 ГРИФ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТУ: Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа

52 ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ: Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием

53 ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ: реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию

54 ДАТА ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА: Реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования

55 ЗАГОЛОВОК ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА: Реквизит документа, кратко излагающий его содержание

56 ВИЗА ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА: Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа

57 РЕЗОЛЮЦИЯ ДОКУМЕНТА: Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение

58 ТЕКСТ ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА: Информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа

2.2.2. <Организация работы с документами>

59 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ: Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения

60 ДОКУМЕНТООБОРОТ: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления

61 ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период

62 <входящий документ; поступивший документ:> Документ, поступивший в учреждение

63 <исходящий документ; отправляемый документ:> Официальный документ, отправляемый из учреждения

64 ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ: Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации

65 РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТА: Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения

66 <регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа:> Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации

67 КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов

68 СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА: Срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией

69 ТИПОВОЙ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА: Срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом

70 ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией

71 ДЕЛО: Совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку

72 ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА: Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела

73 ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛА: Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами

74 ЗАГОЛОВОК ДЕЛА: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле

75 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

76 <индекс дела; номер дела:> Цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку

2.3. Архивное дело

2.3.1. <Организация документов Архивного фонда Российской Федерации>

77 АРХИВ (Ндп. архивохранилище): Организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования

78 АРХИВОХРАНИЛИЩЕ (Ндп. архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов

79 ПРОФИЛЬ АРХИВА: Установленный для архива состав для документов, подлежащих хранению

80 АРХИВНЫЙ ДОКУМЕНТ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника

81 АРХИВНЫЙ ФОНД: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой

82 АРХИВНЫЙ ФОНД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ: Совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации

83 ГОСУДАРСТВЕННАЯ ЧАСТЬ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью

84 НЕГОСУДАРСТВЕННАЯ ЧАСТЬ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности

85 ОБЪЕДИНЕННЫЙ АРХИВНЫЙ ФОНД (Ндп. групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи

86 АРХИВНЫЙ ФОНД ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ: Архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода

87 АРХИВНАЯ КОЛЛЕКЦИЯ: Совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам

88 КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством

89 ИСТОЧНИК КОМПЛЕКТОВАНИЯ: Юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив

90 ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД: Совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица

91 ФОНДООБРАЗОВАТЕЛЬ: Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд

92 ФОНДИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ: Распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям

93 ЦЕННОСТЬ АРХИВНОГО ДОКУМЕНТА: Свойства архивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение

94 ЗАПРЕТНАЯ ДАТА ДОКУМЕНТА: Дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат

95 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ: Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев

96 ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ СО СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ: Систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения

97 ВЫБОРОЧНЫЙ ПРИЕМ ДОКУМЕНТОВ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных

98 ВЫДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ К УНИЧТОЖЕНИЮ: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению

2.3.2. <Обеспечение сохранности документов>

99 ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ: Обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет

100 ОБЕСПЕЧЕНИЕ ФИЗИКО-ХИМИЧЕСКОЙ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов

101 РЕЖИМ ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ: Совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением

102 РЕСТАВРАЦИЯ АРХИВНОГО ДОКУМЕНТА: Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению

103 СТАРЕНИЕ (АРХИВНОГО) ДОКУМЕНТА: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов

104 СТРАХОВАЯ КОПИЯ (АРХИВНОГО ДОКУМЕНТА): Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала

105 СТРАХОВОЙ ФОНД ДОКУМЕНТОВ: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных документов

106 ФОНД ПОЛЬЗОВАНИЯ: Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов с целью предотвращения их износа

107 ХРАНЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ: Обеспечение рационального размещения и сохранности документов

108 ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ: Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев

109 ВЕДОМСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ: Хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами

110 ДЕПОЗИТАРНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ: Хранение в архиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы

111 ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ: Бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке

112 ДОКУМЕНТ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ: Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение

113 ДОКУМЕНТ ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ: Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению

114 ОГРАНИЧИТЕЛЬНЫЙ СРОК СЕКРЕТНОГО ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ: Срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну

115 УЧЕТ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ: Установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах

116 ЦЕНТРАЛИЗОВАННЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ: Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе области, края, республики, государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения

117 ЕДИНИЦА ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение

118 ЕДИНИЦА УЧЕТА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ: Единица измерения количества документов в архиве

119 УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ АРХИВА: Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета

120 КАРТОЧКА (АРХИВНОГО) ФОНДА (Ндп. фондовая карточка): Учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов Архивного фонда Российской Федерации

121 СПИСОК (АРХИВНЫХ) ФОНДОВ: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров

122 ЛИСТ (АРХИВНОГО) ФОНДА: Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике

123 ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА: Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов

124 ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ (СОСТОЯНИЯ) ДЕЛ: Установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции

2.3.3. Научно-информационная деятельность архивов

125 НАУЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ АРХИВА: Создание архивных справочников, организация использования и публикация архивных документов

126 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан

127 ПУБЛИКАЦИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ: Подготовка документов к изданию в соответствии с установленными правилами

128 СИСТЕМА НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА К ДОКУМЕНТАМ АРХИВА: Комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования

129 ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА К АРХИВНОМУ ФОНДУ: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и научно-справочного аппарата

130 АРХИВНЫЙ СПРАВОЧНИК: Справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и/или архивных документах

131 МЕЖАРХИВНЫЙ СПРАВОЧНИК: Архивный справочник, содержащий сведения о документах нескольких архивов

132 АРХИВНАЯ ОПИСЬ: Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания

133 ПУТЕВОДИТЕЛЬ ПО (АРХИВНЫМ) ФОНДАМ АРХИВА: Архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием

134 ОБЗОР АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ: Архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом

135 АРХИВНЫЙ КАТАЛОГ: Архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации

136 УКАЗАТЕЛЬ (АРХИВНЫЙ): Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных

137 ДОСТУП К АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ: Предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов

138 АРХИВНАЯ СПРАВКА: Официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов

139 АРХИВНАЯ КОПИЯ: Официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных

140 АРХИВНАЯ ВЫПИСКА: Копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке



АЛФАВИТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ ТЕРМИНОВ НА РУССКОМ ЯЗЫКЕ

    АВТОР ДОКУМЕНТА                                        21
    АРХИВ                                                  77
    <архив>                                                78
    АРХИВОХРАНИЛИЩЕ                                        78
    <архивохранилище>                                      77
    БЛАНК ДОКУМЕНТА                                        44
    ВИД ДОКУМЕНТА ПИСЬМЕННОГО                              36
    ВИДЕОГРАММА ДОКУМЕНТА                                  18
    ВИЗА ДОКУМЕНТА ОФИЦИАЛЬНОГО                            56
    ВЫДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ К УНИЧТОЖЕНИЮ                     98
    ВЫПИСКА АРХИВНАЯ                                      140
    ГРИФ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТУ                   51
    ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ                                      52
    ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ                                       53
    ДАТА ДОКУМЕНТА ЗАПРЕТНАЯ                               94
    ДАТА ДОКУМЕНТА ОФИЦИАЛЬНОГО                            54
    ДЕЛО                                                   71
    ДЕЛО АРХИВНОЕ                                           2
    <делопроизводство>                                      1
    ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ АРХИВА НАУЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ             125
    <документ>                                              3
    ДОКУМЕНТ АРХИВНЫЙ                                      80
    ДОКУМЕНТ АУДИОВИЗУАЛЬНЫЙ                                8
    ДОКУМЕНТ БЕЛОВОЙ                                       19
    ДОКУМЕНТ ВНУТРЕННИЙ                                    64
    ДОКУМЕНТ ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ                          113
    <документ входящий>                                    62
    ДОКУМЕНТ ГРАФИЧЕСКИЙ                                    7
    ДОКУМЕНТ ДУБЛЕТНЫЙ                                     31
    ДОКУМЕНТ ИЗОБРАЗИТЕЛЬНЫЙ                                6
    ДОКУМЕНТ ИКОНОГРАФИЧЕСКИЙ                              11
    ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ                                       32
    <документ исходящий>                                   63
    ДОКУМЕНТ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ                         22
    <документ личный>                                      22
    ДОКУМЕНТ МАШИНОПИСНЫЙ                                  16
    ДОКУМЕНТ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ                          17
    ДОКУМЕНТООБОРОТ                                        60
    ДОКУМЕНТ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЙ               38
    <документ отправляемый>                                63
    ДОКУМЕНТ ОФИЦИАЛЬНЫЙ                                   23
    ДОКУМЕНТ ПИСЬМЕННЫЙ                                    14
    ДОКУМЕНТ ПОДЛИННЫЙ                                     26
    ДОКУМЕНТ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ                         112
    <документ поступивший>                                 62
    ДОКУМЕНТ РУКОПИСНЫЙ                                    15
    ДОКУМЕНТ СЛУЖЕБНЫЙ                                     24
    ДОКУМЕНТ ТЕКСТОВОЙ                                     13
    ДОКУМЕНТ ЧЕРНОВОЙ                                      20
    ДОКУМЕНТЫ АРХИВА УЧЕТНЫЕ                              119
    ДОСТУП К АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ                          137
    ДУБЛИКАТ ДОКУМЕНТА                                     28
    ЕДИНИЦА УЧЕТА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ                     118
    ЕДИНИЦА ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ                  117
    ЗАГОЛОВОК ДЕЛА                                         74
    ЗАГОЛОВОК ДОКУМЕНТА ОФИЦИАЛЬНОГО                       55
    ЗОНА ФОРМЫ ДОКУМЕНТА УНИФИЦИРОВАННОЙ                   47
    <индекс дела>                                          76
    <индекс документа регистрационный>                     66
    <информация документирования>                           3
    ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ                     126
    ИСТОЧНИК КОМПЛЕКТОВАНИЯ                                89
    КАРТОЧКА (АРХИВНОГО) ФОНДА                            120
    <карточка фондовая>                                   120
    КАТАЛОГ АРХИВНЫЙ                                      135
    КИНОДОКУМЕНТ                                            9
    КОЛЛЕКЦИЯ АРХИВНАЯ                                     87
    КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА                                  88
    КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ                         67
    КОПИЯ АРХИВНАЯ                                        139
    КОПИЯ АРХИВНОГО ДОКУМЕНТА СТРАХОВАЯ                   104
    КОПИЯ ДОКУМЕНТА                                        29
    КОПИЯ ДОКУМЕНТА ЗАВЕРЕННАЯ                             30
    ЛИСТ (АРХИВНОГО) ФОНДА                                122
    НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТА                                 37
    НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                       75
    <номер дела>                                           76
    <номер документа регистрационный>                      66
    НОСИТЕЛЬ ИНФОРМАЦИИ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ                   5
    ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ                     99
    <обеспечение управления документационное>               1
    ОБЕСПЕЧЕНИЕ ФИЗИКО-ХИМИЧЕСКОЙ СОХРАННОСТИ
    ДОКУМЕНТОВ                                            100
    ОБЗОР АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ                             134
    ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА                                 61
    ОПИСЬ АРХИВНАЯ                                        132
    ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА ВНУТРЕННЯЯ                      123
    ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ                       59
    ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛА                                        73
    ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА                                   49
    ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ СО СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ                96
    ПОДЛИННИК ДОКУМЕНТА ОФИЦИАЛЬНОГО                       27
    ПОДПИСЬ                                                50
    ПОЛЕ УНИФИЦИРОВАННОЙ ФОРМЫ ДОКУМЕНТА
    СЛУЖЕБНОЕ                                              46
    ПРАВИЛА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ                               33
    ПРИЕМ ДОКУМЕНТОВ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ
    ВЫБОРОЧНЫЙ                                             97
    ПРИЗНАКИ ДОКУМЕНТА ВНЕШНИЕ                              4
    ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ ДЕЛ                                  124
    ПРОВЕРКА СОСТОЯНИЯ ДЕЛ                                124
    ПРОФИЛЬ АРХИВА                                         79
    ПУБЛИКАЦИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ                        127
    ПУТЕВОДИТЕЛЬ ПО (АРХИВНЫМ) ФОНДАМ АРХИВА              133
    РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТА                                  65
    РЕЖИМ ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ                    101
    РЕЗОЛЮЦИЯ ДОКУМЕНТА                                    57
    РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА                                     39
    РЕСТАВРАЦИЯ АРХИВНОГО ДОКУМЕНТА                       102
    СИЛА ДОКУМЕНТА ЮРИДИЧЕСКАЯ                             25
    СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ                                   34
    СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ УНИФИЦИРОВАННАЯ                   35
    СИСТЕМА НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА
    К ДОКУМЕНТАМ АРХИВА                                   128
    СПИСОК (АРХИВНЫХ) ФОНДОВ                              121
    СПРАВКА АРХИВНАЯ                                      138
    СПРАВКА К АРХИВНОМУ ФОНДУ ИСТОРИЧЕСКАЯ                129
    СПРАВОЧНИК АРХИВНЫЙ                                   130
    СПРАВОЧНИК МЕЖАРХИВНЫЙ                                131
    СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА                              68
    СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ               70
    СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА ТИПОВОЙ                      69
    СРОК СЕКРЕТНОГО ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
    ОГРАНИЧИТЕЛЬНЫЙ                                       114
    СТАРЕНИЕ АРХИВНОГО ДОКУМЕНТА                          103
    ТАБЕЛЬ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ                 48
    ТЕКСТ ДОКУМЕНТА ОФИЦИАЛЬНОГО                           58
    УКАЗАТЕЛЬ (АРХИВНЫЙ)                                  136
    УСД                                                    35
    УФД                                                    45
    УЧЕТ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ                              115
    УЧЕТ ЦЕНТРАЛИЗОВАННЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ДОКУМЕНТОВ
    АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ                  116
    ФОНД АРХИВНЫЙ                                          81
    <фонд архивный групповой>                              85
    <фонд архивный комплексный>                            85
    ФОНД АРХИВНЫЙ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ                    86
    ФОНД АРХИВНЫЙ ОБЪЕДИНЕННЫЙ                             85
    ФОНД АРХИВНЫЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ                     82
    ФОНДИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ                                92
    ФОНД ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ                                    90
    ФОНД ДОКУМЕНТОВ СТРАХОВОЙ                             105
    ФОНД ПОЛЬЗОВАНИЯ                                      106
    ФОНДООБРАЗОВАТЕЛЬ                                      91
    ФОНОДОКУМЕНТ                                           12
    ФОРМА ДОКУМЕНТА УНИФИЦИРОВАННАЯ                        45
    ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА                                      72
    ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА                                     42
    ФОРМУЛЯР - ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА                           43
    ФОТОДОКУМЕНТ                                           10
    ХРАНЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ                          107
    ХРАНЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ВЕДОМСТВЕННОЕ            107
    ХРАНЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ГОСУДАРСТВЕННОЕ          108
    ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ДЕПОЗИТАРНОЕ                      110
    ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПОСТОЯННОЕ                        111
    ЦЕННОСТЬ ДОКУМЕНТА АРХИВНОГО                           93
    ЧАСТЬ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
    ГОСУДАРСТВЕННАЯ                                        83
    ЧАСТЬ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
    НЕГОСУДАРСТВЕННАЯ                                      84
    ЧАСТЬ РЕКВИЗИТА ДОКУМЕНТА ПЕРЕМЕННАЯ                   41
    ЧАСТЬ РЕКВИЗИТА ДОКУМЕНТА ПОСТОЯННАЯ                   40
    ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ                         95

Судебная практика и законодательство — "ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28)


Постановление ЦИК России от 20.10.2011 N 48/406-6 "О Примерной инструкции по делопроизводству в территориальной (районной, городской и иной) комиссии и избирательной комиссии муниципального образования"

Инструкция разработана на основании Федеральных законов "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", "Об архивном деле в Российской Федерации", "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", законов субъекта Российской Федерации, Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года N 76, постановлений и иных нормативных актов ЦИК России, избирательной комиссии субъекта Российской Федерации, регламента территориальной комиссии, с использованием ГОСТа Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

"Рекомендации по порядку заверения копий документов, прилагаемых к заявлению о регистрации средства массовой информации (внесении изменений в запись о регистрации средства массовой информации)"

Согласно Государственному стандарту Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденному Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 года N 28, копией документа признается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы, в то время как заверенная копия документа - это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (пункты 2.1.29, 2.1.30).

<Письмо> ФНС России от 13.09.2012 N АС-4-2/[email protected] <О налоговых проверках>

Копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (подпункты 29 и 30 пункта 2.1 Государственного стандарта Российской Федерации "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (ГОСТ Р 51141-98), утвержденного Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28).

Приказ Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст "Об утверждении национального стандарта"

1. Утвердить для добровольного применения национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" с датой введения в действие 1 марта 2014 г. взамен ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

Постановление ЦИК России от 15.12.2010 N 231/1514-5 "Об Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации"

Инструкция разработана на основании Федеральных законов "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", "Об архивном деле в Российской Федерации", "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76, Регламента Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Положения об Аппарате ЦИК России, а также иных постановлений и других нормативных актов ЦИК России, с использованием ГОСТа Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

<Письмо> Минкультуры России от 22.07.2013 N 90-01-39/12-ГП "О применении Административных регламентов предоставления государственной услуги по выдаче разрешения и задания на проведение работ по сохранению объекта культурного наследия"

Пунктом 2.1.29 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28, предусмотрено, что копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

"Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003" (утв. Росархивом)

<*> Терминология преимущественно соответствует ГОСТ Р 51141-98. В случаях использования терминов, включенных в иные нормативные правовые акты, или внесения изменений в имеющиеся определения в тексте дается соответствующая ссылка.

"Методические рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения" (согласовано ЦЭПК при Росархиве 17.05.2011)

- ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. - М., 2007.

<Письмо> Роснедвижимости от 29.08.2007 N АМ/[email protected] "Ответы на вопросы"

1. В соответствии с пунктом 2.1.29 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28, копией является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

"ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)

5. ВЗАМЕН ГОСТ Р 51141-98

Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарта", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru)


Опубликован новый ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», часть 2


(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/03/708-2013-1.html )

Потери при работе над проектом

С моей точки зрения, стандарт проиграл от того, что на последнем этапе из него был исключен ряд терминов, о которых сейчас достаточно активно спорят, и которые было бы неплохо стандартизовать:

  • оригинал документа,
  • электронное сообщение,
  • система управления документами,
  • межведомственный электронный документооборот,
  • система электронного документооборота; СЭД,
  • архив электронных документов,
  • электронный архив.
Да, сформулировать хорошие определения бывает трудно (особенно тем, кто пытается делать это келейно, в узком кругу «своих» людей) – но это не повод уклоняться от решения терминологических проблем, которые никуда не исчезнут.

Некоторые ключевые определения

1. «Архив» - В отраслевой литературе и в международной архивной терминологии данный термин используется как минимум в 3-х значениях - а) организация или структурное подразделение б) здание, и в) совокупность архивных документов (это не считая толкования, используемые ИТ-специалистами). Авторы стандарта, однако, пожелание расширить список возможных значений проигнорировали.

Для справки: В многоязычной терминологической базе данных Международного совета архивов в русском разделе для термина "архив" предлагается 5 определений (см. http://www.ciscra.org/mat/termdb/term/2078 ).

2. «Документ» - Кто не идёт вперед, тот стремительно откатывается назад. Как можно упорно тащить бессодержательную традиционную формулировку «Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»? Ведь давно уже существует качественное, используемое во всем мире определение стандарта ISO 15489-1:2001:

3.15 документы (records) - информация, созданная или полученная организацией или отдельным лицом, и сохраняемая в дальнейшем в качестве доказательства и сведений, - для выполнения требований законодательства, или же в интересах деловой деятельности.
(оно, к сожалению, кривовато переведено в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, п. 3.3, где в него «добавили», ради согласованности с традиционной формулировкой, материальный носитель и идентифицируемость).

3. «Официальный документ» - Сколько я ни пыталась в течение последних лет привлечь внимание коллег к тому, что действующее законодательство трактует данный термин не так, как ВНИИДАД, - всё напрасно. Формулировка ВНИИДАД допускает создание официальных документов любыми организациями:

8 официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
В действующем законодательстве отражена трактовка, согласно которой официальными считаются только документы, созданные органами государственной власти:
Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ (ред. от 11.07.2011) "Об обязательном экземпляре документов", п.1 ст.5

официальные документы - документы, принятые органами законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие обязательный, рекомендательный или информационный характер;

Важно помнить, что Уголовный Кодекс содержит статьи, предусматривающие наказания за приобретение или сбыт официальных документов (ст.324), похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов (ст.325), внесение в официальные документы заведомо ложных сведений (ст.292) и др., и, соответственно, определение данного понятия – дело ответственное.

4. «Электронный документ» - Возможно, многим данное в новом стандарте определение не понравится, но, на мой взгляд, это самый лучший вариант:

10 электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.
Главная идея этого определения заключается в том, что электронный документ – это в первую очередь документ, а его «электронность» на самом деле вторична.

5. «Юридическая сила» и «юридическая значимость» - В стандарте, на мой взгляд, даны вполне приличные определения этих понятий, которые в последнее время вызывают повышенный интерес:

14 юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера

15 юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия

Конечно, по сути предложенное определение «юридической значимости» говорит о том, что любой документ (в смысле ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007) является юридически значимым, и, в общем, так оно и есть на самом деле! 🙂

6. «Аутентичность (электронного документа)» - здесь, к сожалению, вместо определения имеем набор слов, смысл которого тёмен (и ещё непонятно зачем данный термин сужен на электронные документы):

16 аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
К тому же уже Остап Бендер знал, что гарантии даёт только страховой полис, да и то не всегда 🙂

Нормальное определение понятия «аутентичность» можно найти в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007:

7.2.2. Аутентичность

Документ является аутентичным, если он:
a) соответствует установленным правилам;
b) был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это;
c) был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе.

или, в более точном переводе с оригинального текста международного стандарта ISO 15489:2001:
7.2.2 Аутентичность

Аутентичным считается документ, в отношении которого может быть доказано:
a) то, что он является именно тем, чем он претендует быть,
b) то, что он был создан или послан именно тем лицом, которое указано в качестве его создателя или отправителя, и
c) то, что он был создан или послан именно в то время, которое в нём указано.

7. «Подлинный документ» - Определение здесь дано традиционное и вполне корректное. Авторы, однако, так и не рискнули ответить на заданный им в ходе обсуждения вопрос – являются ли понятия «подлинный» и «аутентичный» синонимами? И если нет, то в чём разница?

8. «Подлинник документа» - Сохранено ошибочное определение старого стандарта. Сколько ни объясняй некоторым коллегам, что определенные документы создаются в нескольких экземплярах, имеющих равную силу; а также что для побитно идентичных электронных документов крайне сложно установить (и, как правило, не нужно!), какой из них был создан первым, -  они все равно упорно талдычат про «Первый или единственный экземпляр документа» 🙁

9. «Копия документа». – Раньше копия документа признавалась документом (вообще говоря, отдельным):

ГОСТ Р 51141-98 29 Копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Для сравнения: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477), п.4

"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

Теперь это «экземпляр документа» (что, по-моему, крайне спорно), зато убраны активно используемые в судебной практике слова о «всех внешних признаках» и об отсутствии (если нет заверения) юридической силы:
23 копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа
10. «Заверенная копия документа» - Здесь изменилось одно слово, но последствия потенциально могут быть значительными. Если раньше заверение придавало копии юридическую силу, то теперь – лишь юридическую значимость (это менее сильное качество).

11. «Реквизит документа» - Реквизит (наконец-то!) перестал описываться как обязательный элемент оформления документа. Жаль, что он по-прежнему остался «элементом оформления», т.е. чисто бумажным термином. Жаль также, что авторы стандарта так ничего и не сказали о взаимосвязи понятий «метаданные» и «реквизиты», что особенно важно для электронных документов.

Критику можно было бы продолжать и продолжать. Думаю, приведенные примеры достаточно убедительно показывают, что качество стандарта все-таки оставляет желать лучшего даже в части самых важных понятий.

Пересмотр определений – что сделано и что не сделано

1. «Текстовой документ» - Определение не изменилось, а жаль. Все ли знают, что, согласно данному определению, к текстовым документам относятся аудиозаписи? Часто ли в современной жизни мы сталкиваемся с подобной трактовкой?

2. Определения ряда терминов были отредактированы с учетом изменения технологий и, в первую очередь, появления электронных документов и носителей информации. К их числу относятся:

  • бланк документа
  • графический документ
  • кинодокумент
  • официальное опубликование документа
  • регистрационно-учетная форма
  • фотодокумент
К сожалению, аналогичной переработке не подверглась достаточно большая группа терминов, определения которых, с моей точки зрения, уже устарели и не учитывают появление новых технологий:
  • архивный каталог
  • архивный указатель
  • архивный шифр
  • внутренняя опись
  • дело
  • лист-заверитель дела
  • номенклатура дел
  • оперативное хранение документов
  • описание архивных документов
  • опись дел, документов
  • оформление документа
  • печать
  • подписание (документа)
  • подпись
  • регистрация документа
  • реставрация архивного документа
  • старение документа
3. Что есть «носитель»? Некоторые определения ("документирование", "средства документирования") заставляют вернуться к вопросу о том, что считается носителем информации. Я очень хотела бы узнать, рассматривают ли авторы стандарта носителем информационную систему или облако, и если нет, то как тогда быть с размещенными в таких системах электронными документами?

«Чудеса в решете»

Некоторые новые определения являются вполне достойными кандидатами в рубрику «нарочно не придумаешь. Так, в старом стандарте было такое определение:

ГОСТ Р 51141-98: 1 делопроизводство; документационное обеспечение управления: Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами
Наши теоретики сумели – спустя тридцать с лишним лет! – выявить принципиальное различие между «делопроизводством», «документационным обеспечением управления» и «управлением документами»:
1 делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов

2 документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами

3 управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

По мне, так это типичная псевдонаука – бессмысленная игра в слова… Особенно радует слово «целенаправленно» в определении «документационного обеспечения управления» (а почему, интересно, его нет в двух других определениях? Наверное, в этом есть какой-то глубокий смысл! 🙂 ).

При этом в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 есть куда более содержательная формулировка (п.3.19):

«Управление документами (records management): совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.»
Такая же беда случилась с определениями терминов «документ» и «документированная информация», которые раньше считались синонимами:
ГОСТ Р 51141-98 3 документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать
Теперь имеем два определения, одно из которых - традиционное, а второе представляет собой шараду:
7 документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

11 документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе

Если всё это воспринимать всерьёз, то документ, например, может в каких-то случаях не являться документированной информацией (да и вообще не очень ясно, что понимается под «структурированной информацией»)! На практике же от подобных лингвистических «упражнений» не будет ничего, кроме вреда.

Источник: сайт ФГУП «Стандартинформ»
http://www.gostinfo.ru/PRI/Page/GetPage?orderByColumn=PRIKAZ&orderByDirection=A&lpage=87&MaterialID=262186

Упрощенная контентная стратегия

: G.O.S.T. Модель

Несколько недель назад я сравнил процесс создания контентной стратегии с планированием рафтинг-экспедиции от края до края Гранд-Каньона. Конечно, это была веская аналогия, но более глубокие размышления привели к осознанию того, что на самом деле это больше похоже на восхождение на конкретную вершину горы: одна амбициозная, всеобъемлющая цель, лежащая на прочном фундаменте целей, стратегий и тактик.

Когда вы ставите перед собой высокую цель, например, подняться на вершину горы (или, скажем, увеличивая список потенциальных клиентов на 100%), сложно подумать о том, как отслеживать и управлять своей повседневной деятельностью таким образом, чтобы это гарантировало вам продвигаем иглу к цели.К счастью, есть структура, которая поможет упростить процесс… и это не так страшно, как кажется.

G.O.S.T.

Не совсем ясно, кто разработал G.O.S.T. Модель, хотя она, по-видимому, чаще всего используется практиками PR в своих коммуникационных планах. Это просто еще один пример постоянно стирающейся границы между контент-маркетологами и специалистами по связям с общественностью.

  • G: поставил цель. Каким должен быть бизнес-результат? Чего должны достичь ваши коммуникации? Цели должны быть измеримыми.
  • O: установить цели. Подумайте о том, каких измеримых достижений необходимо достичь, чтобы достичь более широкой цели.
  • S: сюжетных стратегий для каждой цели. Стратегии сообщают вам, как достичь своих целей, намечая общий путь, по которому вы их добьетесь.
  • T: разработать тактику. Серии конкретных, более мелких задач называются тактиками, и они являются строительными блоками стратегии.

Подумайте об этом так: применение G.O.S.T. Модель вашей контент-стратегии подобна написанию плана сообщения в блоге или выступления.

  • Название вашей статьи или выступления - это, по сути, цель (буква G в G.O.S.T.), которую вы пытаетесь достичь.
  • Каждый основной заголовок в вашей статье представляет отдельный аспект истории - цель, которую вы надеетесь достичь, занимаясь предметом обсуждения.
  • Подзаголовки приравниваются к стратегиям, поскольку вы должны выполнять каждую из них индивидуально для достижения большей цели.
  • Наконец, предложения, из которых состоят ваши абзацы - «мясо и картошка», если хотите - вашего контента, являются тактикой контентной стратегии.

G.O.S.T. Охота

Some G.O.S.T. теоретики графически представляют эту концепцию в виде перевернутого треугольника, хотя я бы сказал, что вместо этого он должен иметь форму пирамиды. С множеством целей, объединяющих одну цель, и множеством стратегий для достижения целей, основа вашего плана будет построена из множества тактических строительных блоков.

Также читайте: Трехэтапный метод создания убийственной стратегии содержания

Возможно, вы даже захотите встроить планы резервного копирования в свою стратегию содержания и на самом деле спланировать отказ. Как советует Мэтью Гратт из Buzzstream: «Если вы потратили недели или даже месяцы на большой контент, привязать его успех к одному каналу или месту размещения опасно. Вместо этого я бы пригласил вас (или даже бросил вам вызов) наметить кампанию, в которой вы терпите неудачу - много - и все равно добиваетесь успеха ».

Это тоже не быстрый процесс.Это можно сделать за несколько часов, если вы соберете ключевых участников кампании, и они проведут собственный предварительный мозговой штурм. Даже в этом случае легко быстро сгореть мысленно и погрузиться в нисходящую спираль неизмеримых целей и бессвязных стратегий. Лучше заполнять такой документ небольшими, удобоваримыми занятиями в течение нескольких дней.

Как только вы думаете, что закончили, подумайте еще раз. Не высекайте свою стратегию на камне, потому что она будет меняться по мере развития кампании.Это гибкий документ, и это нормально.

И хотя в документе контентной стратегии можно найти множество ценных указаний и информации, он также должен быть достаточно кратким, чтобы поместиться на одной странице. Почему? Потому что бумажная копия должна лежать на столе каждого члена команды, и они должны просматривать ее ежедневно, пока активна кампания.

Зачем все это планирование? Потому что для фактического выполнения плана требуется экспоненциально больше времени, а когда вы работаете с другими опытными планировщиками и составителями графиков (a.к.а. журналисты и СМИ), вы должны иметь возможность нести ответственность за себя (и свою команду).

Наличие заранее написанного сценария означает, что, когда часы тикают, вы не будете тратить драгоценное время на размышления о том, в каком направлении вы движетесь или как вы к нему идете, позволяя вам сосредоточиться на выполнении.

Вашингтонский человек признал себя виновным в афере с призрачным скотом на 244 миллиона долларов | OPA

Мужчина из Вашингтона сегодня признал себя виновным в хищении у Tyson Foods Inc. (Tyson) и другой компании (Company 1) более 244 миллионов долларов, взимая с них по различным соглашениям предполагаемые расходы на покупку и кормление сотен тысяч голов крупного рогатого скота. этого на самом деле не существовало.

Согласно судебным документам, 49-летний Коди Аллен Истердей из Месы использовал свою компанию, Easterday Ranches Inc., для заключения ряда соглашений с Tyson и Company 1, в соответствии с которыми Easterday Ranches соглашались покупать и кормить скот от имени Тайсона. и Компания 1. В соответствии с соглашениями Тайсон и Компания 1 оплатят пасхальные ранчо расходы на покупку и выращивание скота. После того, как скот был забит и продан по рыночной цене, Easterday Ranches возместит авансированные затраты (плюс проценты и некоторые другие затраты), удерживая в качестве прибыли сумму, на которую цена продажи превышает сумму, выплаченную Тайсону и компании 1.

Начиная примерно с 2016 года и продолжаясь до ноября 2020 года, Пасхальный день отправлял и побуждал других предоставлять ложные и поддельные счета-фактуры и другую информацию Тайсону и компании 1. Эти ложные и мошеннические счета требовали и получали от компаний-жертв возмещение предполагаемых затрат на покупку и выращивание сотен тысяч голов крупного рогатого скота, который никогда не покупали ни пасхальные, ни пасхальные ранчо, и который фактически не существовал. В результате этой схемы Тайсон и Компания 1 заплатили пасхальным ранчо более 244 миллионов долларов за предполагаемые расходы на покупку и кормление этого скота-призрака.

Easterday использовал вырученные от мошенничества доходы для своего личного использования и выгоды, а также в пользу Easterday Ranches, в том числе для покрытия убытков от торговли фьючерсными контрактами на сырьевые товары на сумму около 200 миллионов долларов, понесенных Easterday от имени Easterday Ranches. В связи с торговлей товарными фьючерсами Истердей также обманул CME Group Inc. (CME), которая управляет крупнейшей в мире биржей производных финансовых инструментов. В двух отдельных случаях Easterday представила CME фальсифицированные документы, в результате чего CME освободила пасхальные ранчо от других применимых лимитов позиций по фьючерсным контрактам на живой скот.

«В течение многих лет Коди Истердей совершал крупномасштабную схему мошенничества, увеличивая стоимость производства продуктов питания для американских семей», - сказал исполняющий обязанности помощника генерального прокурора Николас Л. Маккуэйд из уголовного отдела Министерства юстиции. «Прокуратура Уголовного управления обязана быстро и тщательно преследовать мошенничество, затрагивающее сельскохозяйственные и другие товарные рынки нашей страны, будь то в центре страны или на Уолл-стрит».

«Я рекомендую агентам Управления Генерального инспектора Федеральной компании по страхованию вкладов и U.S. Postal Inspection Service за их приверженность расследованию этого дела и упорство в выявлении мошенничества, в котором обвиняемый признал себя виновным », - сказал исполняющий обязанности прокурора США Джозеф Х. Харрингтон от Восточного округа Вашингтона.

«Сегодняшнее признание вины возлагает на ответчика ответственность за его обширное и скоординированное мошенничество на протяжении многих лет, в результате которого было получено более 240 миллионов долларов незаконной прибыли», - сказал генеральный инспектор Джей Н. Лернер из Федеральной корпорации по страхованию вкладов - Управление генерального инспектора (FDIC). -OIG).«Ответчик представил ложные и поддельные документы, а затем нагло использовал вырученные средства для покрытия своих убытков и для своей личной выгоды. Эта схема была раскрыта в результате тщательной и кропотливой следственной работы с нашими партнерами из правоохранительных органов, и FDIC-OIG по-прежнему привержена делу сохранения целостности банковского сектора ».

«Производство и предоставление фальшивых счетов-фактур и информации о товарах и услугах, которые никогда не были доставлены, были основным ключом к вымогательству у американской транснациональной компании и выманиванию сотен миллионов долларов», - сказал главный инспектор Делани Де Леон-Колон из США.S. Группа уголовного розыска Службы почтовой инспекции. «Этот случай подчеркивает совместную следственную работу, проведенную Службой почтовой инспекции США и ее партнерами из правоохранительных органов для защиты потребителей и предприятий от двуличной практики. Любой, кто участвует в этой мошеннической и вводящей в заблуждение деятельности, будет привлечен к ответственности ».

Easterday признал себя виновным по одному пункту обвинения в мошенничестве с использованием электронных средств и согласился выплатить 244 031 132 доллара в качестве возмещения. Он должен быть приговорен 4 августа и ему грозит максимальное наказание в виде 20 лет лишения свободы.Судья федерального окружного суда вынесет решение по любому приговору после рассмотрения Руководящих принципов вынесения приговоров в США и других установленных законом факторов.

Управление генерального инспектора Федеральной корпорации по страхованию вкладов и Служба почтовой инспекции США расследуют дело.

Исполняющий обязанности главного помощника главного судьи Ави Перри и судебный поверенный Джон «Фриц» Скэнлон из отдела мошенничества уголовного отдела и помощник прокурора США Рассел Э. Смут из Восточного округа Вашингтона ведут дело.

Отдел по борьбе с мошенничеством играет ключевую роль в борьбе Министерства юстиции с преступностью среди служащих по всей стране и является национальным лидером в преследовании мошенничества и манипуляций на товарных рынках США.

Анализ функционального обогащения списка генов и преобразование пространства имен с помощью gprofiler2

Анализ обогащения

ГОСТ позволяет выполнять функциональное профилирование списков генов. Функция выполняет статистический анализ обогащения, чтобы найти избыточное представление функций из генной онтологии, биологических путей, таких как KEGG и Reactome, аннотаций болезней человека и т. Д.Это делается с помощью гипергеометрического теста с последующей поправкой на множественное тестирование.

Стандартный ввод функции gost - это (именованный) список идентификаторов генов. Список может состоять из идентификаторов смешанных типов (белков, транскриптов, идентификаторов микрочипов и т. Д.), Идентификаторов SNP, хромосомных интервалов или идентификаторов функциональных терминов.

Параметр организм позволяет определить соответствующий исходный организм для списка генов. Названия организмов обычно создаются путем соединения первой буквы имени и фамилии, e.г человека - hsapiens . Если некоторые из идентификаторов входных генов полностью числовые, параметр numeric_ns позволяет определить соответствующее пространство имен. См. Раздел Поддерживаемые организмы и пространства имен идентификаторов для ссылок на поддерживаемые организмы и пространства имен.

Если входные гены упорядочены по убыванию на основе некоторой биологической важности, тогда orders_query = TRUE будет учитывать это. Например, гены можно упорядочить в соответствии со значениями дифференциальной экспрессии или абсолютными значениями экспрессии.В этом случае тестирование с возрастающим обогащением выполняется со все большим количеством генов, начиная с верхней части списка. Обратите внимание, что с этим параметром размер запроса может быть разным для каждого функционального термина.

Параметр значимый = ИСТИНА указывает, следует ли возвращать все или только статистически значимые результаты.

В случае генной онтологии (GO) exclude_iea = TRUE исключает электронные аннотации GO из источника данных перед тестированием.Это термины с кодом свидетельства IEA, указывающие, что эти аннотации назначаются генам с использованием методов in silico curation.

Чтобы измерить недопредставленность вместо избыточного представления, установите measure_underpresentation = TRUE .

По умолчанию user_threshold = 0,05 , который определяет настраиваемый порог значимости p-значения для результатов. Результаты с меньшим значением p помечаются как значимые. Мы не рекомендуем устанавливать его выше 0.05.

Чтобы уменьшить количество ложных срабатываний, к p-значениям обогащения применяется метод коррекции множественного тестирования. По умолчанию используется наш индивидуальный алгоритм g: SCS ( Correction_method = "gSCS" с синонимами g_SCS и аналитический ), но есть также варианты применения поправки Бонферрони ( Correction_method = "bonferroni" ) или FDR ( Correction_method = "fdr" ). Скорректированные значения p представлены в результатах.

Параметр domain_scope определяет способ вычисления статистического размера домена. Это один из параметров гипергеометрической функции вероятности. Если domain_scope = "annotated" , то только гены с хотя бы одной аннотацией считаются частью полного домена. Если domain_scope = "known" , то все гены данного организма считаются частью домена.

В зависимости от вопроса исследования в некоторых случаях рекомендуется ограничить набор домена / фона.Например, можно использовать настраиваемый фон, когда они хотят сравнить список генов с настраиваемым списком экспрессируемых генов. gost предоставляет средства для определения пользовательского фона как (смешанного) списка идентификаторов генов с параметром custom_bg . Если используется этот параметр, то для области домена устанавливается значение domain_scope = "custom" . Также можно установить этот параметр на domain_scope = "custom_annotated" , который будет использовать набор генов, аннотированных в источнике данных, а также включенных в предоставленный пользователем фоновый список.

Параметр источники позволяет выбрать интересующие источники данных. По умолчанию анализируются все источники. Доступные источники данных и их сокращения перечислены в разделе Источники данных. Например, если sources = c ("GO: MF", "REAC") , то возвращаются только результаты из ветви молекулярных функций генной онтологии и пути из Reactome. Можно также загрузить свои собственные аннотационные данные, которые дополнительно описаны в разделе Пользовательские источники данных с upload_GMT_file .

  gostres <- gost (query = c ("X: 1000: 1000000", "rs17396340", "GO: 0005005", "ENSG00000156103", "NLRP1"),
                организм = "hsapiens", заказ_запрос = ЛОЖЬ,
                multi_query = FALSE, значащий = TRUE, exclude_iea = FALSE,
                measure_underpresentation = FALSE, evcodes = FALSE,
                user_threshold = 0,05, Correction_method = "g_SCS",
                domain_scope = "аннотированный", custom_bg = NULL,
                numeric_ns = "", sources = NULL, as_short_link = FALSE)  

Результатом является именованный список , где «результат» - это данные .кадр с результатами анализа обогащения и «мета» , содержащий именованный список со всеми метаданными для запроса.

  имен (гостр)
#> [1] "результат" "мета"  
  голова (gostres $ результат)
#> запросить значимое значение p_value term_size query_size correction_size
#> 1 query_1 TRUE 8.523716e-26 87 20 14
#> 2 query_1 TRUE 2.723732e-18 284 20 14
#> 3 query_1 ИСТИНА 3.009966e-18 286 20 14
#> 4 query_1 TRUE 5.565491e-15 487 20 14
#> 5 query_1 TRUE 1.921218e-14 532 20 14
#> 6 query_1 TRUE 1.330770e-13 611 20 14
#> прецизионный вызов источника term_id
#> 1 0,7 0,16091954 GO: 0048013 GO: BP
#> 2 0,7 0,04929577 GO: 0007411 GO: BP
#> 3 0,7 0,04895105 GO: 0097485 GO: BP
#> 4 0,7 0,02874743 GO: 0007409 GO: BP
#> 5 0.7 0,02631579 GO: 0061564 GO: BP
#> 6 0,7 0,02291326 GO: 0048667 GO: BP
#> term_name эффективный_домен_размер
#> 1 сигнальный путь рецептора эфрина 17916
#> Направление 2 аксонов 17916
#> 3 проекционных указателя нейронов 17916
#> 4 аксоногенез 17916
#> Развитие 5 аксонов 17916
#> Морфогенез 6 клеток, участвующих в дифференцировке нейронов 17916
#> source_order родители
#> 1 14703 GO: 0007169
#> 2 3320 GO: 0007409, GO: 0097485
#> 3 22206 GO: 0006928, GO: 0006935, GO: 0048812
#> 4 3319 GO: 0048667, GO: 0048812, GO: 0061564
#> 5 18524 ​​GO: 0031175
#> 6 15185 GO: 0000904, GO: 0048666  

Результат данных.кадр содержит следующие столбцы:

  • запрос - имя входящего запроса, которое по умолчанию является порядком запроса с префиксом «запрос_». Это можно изменить, используя именованный список , вход .
  • значимо - показатель статистически значимых результатов
  • p_value - гипергеометрическое p-значение после коррекции для многократного тестирования
  • term_size - количество генов, аннотированных для термина
  • query_size - количество генов, которые были включены в запрос.Он может отличаться от размера исходного списка, если:
    1. любые гены были сопоставлены с множественными идентификаторами генов Ensembl
    2. какие-либо гены не удалось сопоставить с идентификаторами генов Ensembl
    3. параметр order_query = TRUE и оптимальное отсечение для термина было найдено до окончания запроса
    4. domain_scope был установлен на «аннотированный» или «пользовательский»
  • correction_size - количество генов во входном запросе, которые аннотированы к соответствующему термину
  • precision - доля генов во входном списке, которые аннотированы для функции (определено как correction_size / query_size)
  • напоминание - доля функционально аннотированных генов, которые восстанавливаются запросом (определяется как correction_size / term_size)
  • term_id - уникальный идентификатор термина (например,г GO: 0005005)
  • источник - аббревиатура источника данных для термина (например, GO: BP)
  • term_name - краткое имя функции
  • effective_domain_size - общее количество генов «во вселенной», использованных для гипергеометрического теста.
  • source_order - порядковый номер термина в его источнике данных (это важно для вывода результатов)
  • родителей - список идентификаторов терминов, которые иерархически расположены непосредственно над термином. Для неиерархических источников данных это указывает на искусственный корневой узел.
  имен (gostres $ meta)
#> [1] "query_metadata" "result_metadata" "genes_metadata" "timestamp"
#> [5] "версия"  

Параметры запроса перечислены в части «query_metadata» объекта метаданных. «result_metadata» включает статистику источников данных, которые используются в тестировании обогащения. Сюда входит «domain_size» , показывающий количество генов, аннотированных для этого домена. «number_of_terms» , указывающее количество терминов, которые g: Profiler имеет в базе данных для этого источника, и номинальное значение «порог» для этого источника. «genes_metadata» показывает особенности генов запроса (неудачные, неоднозначные или повторяющиеся входные данные) и их сопоставления с пространством имен ENSG. Кроме того, в метаданных отображается время запроса и используемая версия данных g: Profiler.

Параметр evcodes = TRUE включает в результаты коды свидетельств. Кроме того, рядом с результатами появится столбец «пересечение» , показывающий идентификаторы входных генов, которые пересекаются с соответствующим функциональным термином.Обратите внимание, что его параметр может снизить производительность и замедлить выполнение запроса.

  gostres2 <- gost (query = c ("X: 1000: 1000000", "rs17396340", "GO: 0005005", "ENSG00000156103", "NLRP1"),
                организм = "hsapiens", заказ_запрос = ЛОЖЬ,
                multi_query = FALSE, значащий = TRUE, exclude_iea = FALSE,
                measure_underpresentation = FALSE, evcodes = TRUE,
                user_threshold = 0,05, Correction_method = "g_SCS",
                domain_scope = "аннотированный", custom_bg = NULL,
                numeric_ns = "", sources = NULL)  
  голова (gostres2 $ результат)
#> запросить значимое значение p_value term_size query_size correction_size
#> 1 query_1 ИСТИНА 8.523716e-26 87 20 14
#> 2 query_1 TRUE 2.723732e-18 284 20 14
#> 3 query_1 TRUE 3.009966e-18 286 20 14
#> 4 query_1 TRUE 5.565491e-15 487 20 14
#> 5 query_1 TRUE 1.921218e-14 532 20 14
#> 6 query_1 TRUE 1.330770e-13 611 20 14
#> прецизионный вызов источника term_id
#> 1 0.7 0.16091954 GO: 0048013 GO: BP
#> 2 0,7 0,04929577 GO: 0007411 GO: BP
#> 3 0,7 0,04895105 GO: 0097485 GO: BP
#> 4 0,7 0,02874743 GO: 0007409 GO: BP
#> 5 0,7 0,02631579 GO: 0061564 GO: BP
#> 6 0,7 0,02291326 GO: 0048667 GO: BP
#> term_name эффективный_домен_размер
#> 1 сигнальный путь рецептора эфрина 17916
#> Направление 2 аксонов 17916
#> 3 проекционных указателя нейронов 17916
#> 4 аксоногенез 17916
#> Развитие 5 аксонов 17916
#> Морфогенез 6 клеток, участвующих в дифференцировке нейронов 17916
#> source_order родители
#> 1 14703 GO: 0007169
#> 2 3320 GO: 0007409, GO: 0097485
#> 3 22206 GO: 0006928, GO: 0006935, GO: 0048812
#> 4 3319 GO: 0048667, GO: 0048812, GO: 0061564
#> 5 18524 ​​GO: 0031175
#> 6 15185 GO: 0000904, GO: 0048666
#> proof_codes
#> 1 IDA TAS IEA, ISS TAS IEA, TAS IEA, IDA IBA TAS, IGI TAS IEA, ISS TAS IEA, IDA TAS IEA, IDA TAS IEA, IGI ISS IBA TAS IEA, ISS TAS IEA, TAS, IDA TAS IEA, ТАС МЭА, ИБА ТАС МЭА
#> 2 IBA, ISS IBA IEA, IBA, IBA IEA, ISS IBA IEA, ISS IEA, IBA IEA, IBA, IBA, ISS IBA IEA, IBA, ISS IEA, IBA, IBA
#> 3 IBA, ISS IBA IEA, IBA, IBA IEA, ISS IBA IEA, ISS IEA, IBA IEA, IBA, IBA, ISS IBA IEA, IBA, ISS IEA, IBA, IBA
#> 4 IBA, ISS IBA IEA, IBA, ISS IBA IEA, ISS IBA IEA, ISS IBA IEA, IBA IEA, IBA, IBA, ISS IBA IEA, IBA, ISS IEA, IBA, IBA
#> 5 ISS IBA, ISS IBA IEA, IBA, ISS IBA IEA, ISS IBA IEA, ISS IBA IEA, IBA IEA, IBA, IBA, ISS IBA IEA, IBA, ISS IEA, IBA, IBA
#> 6 IBA, ISS IBA IEA, IBA, ISS IBA IEA, ISS IBA IEA, ISS IBA IEA, IBA IEA, IBA, IBA, ISS IBA IEA, IBA, ISS IEA, IBA, IBA
#> перекресток
#> 1 ENSG00000044524, ENSG00000070886, ENSG00000080224, ENSG00000108947, ENSG00000116106, ENSG00000133216, ENSG00000135333, ENSG00000142627, ENSG00000143590, ENSG00000142627, ENSG000001435000, ENSG00000S152400000 ENSG60001452400
#> 2 ENSG00000044524, ENSG00000070886, ENSG00000080224, ENSG00000108947, ENSG00000116106, ENSG00000133216, ENSG00000135333, ENSG00000142627, ENSG00000143590, ENSG00000142627, ENSG000001435000, ENSG00000S152400, ENSG000001452400
#> 3 ENSG00000044524, ENSG00000070886, ENSG00000080224, ENSG00000108947, ENSG00000116106, ENSG00000133216, ENSG00000135333, ENSG00000142627, ENSG00000143590, ENSG00000142627, ENSG00000143590, ENSG00000S152400, ENSG000001452400
#> 4 ENSG00000044524, ENSG00000070886, ENSG00000080224, ENSG00000108947, ENSG00000116106, ENSG00000133216, ENSG00000135333, ENSG00000142627, ENSG00000143590, ENSG00000S152400, ENSG000001452400
#> 5 ENSG00000044524, ENSG00000070886, ENSG00000080224, ENSG00000108947, ENSG00000116106, ENSG00000133216, ENSG00000135333, ENSG00000142627, ENSG00000143590, ENSG00000142627, ENSG00000143590, ENSG00000S152400000, ENSG000001452400
#> 6 ENSG00000044524, ENSG00000070886, ENSG00000080224, ENSG00000108947, ENSG00000116106, ENSG00000133216, ENSG00000135333, ENSG00000142627, ENSG000001435000, ENSG00000142627, ENSG000001435000, ENSG00000S152400000, ENSG000001452400
 

Результат данных.кадр будет включать дополнительные столбцы:

  • proof_codes - список всех кодов свидетельств для пересекающихся генов между вводом и термином. Доказательства разделяются запятыми для каждого гена.
  • пересечение - список генов из запроса, разделенных запятыми, которые аннотированы к соответствующему термину

Результаты запроса также можно собрать в виде короткой ссылки на веб-инструмент g: Profiler. Для этого установите параметр как_short_link = TRUE .В этом случае функция gost () возвращает только ссылку веб-инструмента на результаты в виде строки символов. Например, это полезно, когда вы обнаруживаете интересный результат, которым хотите немедленно поделиться с коллегами. Затем вы можете просто программно сгенерировать короткую ссылку и скопировать ее своим коллегам.

  gostres_link <- gost (query = c ("X: 1000: 1000000", "rs17396340", "GO: 0005005", "ENSG00000156103", "NLRP1"),
                as_short_link = TRUE)  

Этот запрос возвращает короткую ссылку в форме https: // biit.cs.ut.ee/gplink/l/HfapQyB5TJ.

Множественные запросы

Функция gost также позволяет выполнять обогащение по множественным входным спискам генов. Множественные запросы автоматически обнаруживаются, если входной запрос представляет собой список векторов с идентификаторами генов, а результаты объединяются в идентичный data.frame , как в случае одиночного запроса.

  multi_gostres1 <- gost (query = list ("chromX" = c ("X: 1000: 1000000", "rs17396340",
                                                 «GO: 0005005», «ENSG00000156103», «NLRP1»),
                             "chromY" = c ("Y: 1: 10000000", "rs17396340",
                                          «GO: 0005005», «ENSG00000156103», «NLRP1»)),
                       multi_query = FALSE)  
  голова (multi_gostres1 $ result)
#> запросить значимое значение p_value term_size query_size correction_size
#> 1 chromX ИСТИНА 8.523716e-26 87 20 14
#> 2 chromX ИСТИНА 2.723732e-18 284 20 14
#> 3 chromX ИСТИНА 3.009966e-18 286 20 14
#> 4 chromX ИСТИНА 5.565491e-15 487 20 14
#> 5 chromX ИСТИНА 1.921218e-14 532 20 14
#> 6 chromX ИСТИНА 1.330770e-13 611 20 14
#> прецизионный вызов источника term_id
#> 1 0.7 0.16091954 GO: 0048013 GO: BP
#> 2 0,7 0,04929577 GO: 0007411 GO: BP
#> 3 0,7 0,04895105 GO: 0097485 GO: BP
#> 4 0,7 0,02874743 GO: 0007409 GO: BP
#> 5 0,7 0,02631579 GO: 0061564 GO: BP
#> 6 0,7 0,02291326 GO: 0048667 GO: BP
#> term_name эффективный_домен_размер
#> 1 сигнальный путь рецептора эфрина 17916
#> Направление 2 аксонов 17916
#> 3 проекционных указателя нейронов 17916
#> 4 аксоногенез 17916
#> Развитие 5 аксонов 17916
#> Морфогенез 6 клеток, участвующих в дифференцировке нейронов 17916
#> source_order родители
#> 1 14703 GO: 0007169
#> 2 3320 GO: 0007409, GO: 0097485
#> 3 22206 GO: 0006928, GO: 0006935, GO: 0048812
#> 4 3319 GO: 0048667, GO: 0048812, GO: 0061564
#> 5 18524 ​​GO: 0031175
#> 6 15185 GO: 0000904, GO: 0048666  

Столбец «запрос» в данных результата .фрейм теперь будет содержать соответствующее имя для запроса. Если имя не указано, то имя запроса определяется как порядок запросов с префиксом «запрос_».

Другой вариант для множественных списков генов - установка параметра multiquery = TRUE . Затем результаты всех входных запросов группируются по идентификаторам терминов для лучшего сравнения.

  multi_gostres2 <- gost (query = list ("chromX" = c ("X: 1000: 1000000", "rs17396340",
                                                 «GO: 0005005», «ENSG00000156103», «NLRP1»),
                             "chromY" = c ("Y: 1: 10000000", "rs17396340",
                                          «GO: 0005005», «ENSG00000156103», «NLRP1»)),
                       multi_query = TRUE)  
  голова (multi_gostres2 $ result)
#> term_id p_values ​​значащий term_size
#> 1 GO: 0005005 7.424527e-42, 6.650128e-40 ИСТИНА, ИСТИНА 14
#> 2 GO: 0005003 8.617686e-38, 7.708898e-36 ИСТИНА, ИСТИНА 19
#> 3 REAC: R-HSA-3928665 2.252548e-28, 9.146398e-28 ИСТИНА, ИСТИНА 49
#> 4 GO: 0004714 3.489490e-28, 3.085471e-26 ИСТИНА, ИСТИНА 64
#> 5 GO: 0019199 1.592800e-26, 1.401848e-24 ИСТИНА, ИСТИНА 82
#> 6 GO: 0048013 8.523716e-26, 1.024496e-21 ИСТИНА, ИСТИНА 87
#> query_sizes correction_sizes источник
#> 1 21, 26 14, 14 GO: MF
#> 2 21, 26 14, 14 GO: MF
#> 3 18, 19 14, 14 REAC
#> 4 21, 26 14, 14 GO: MF
#> 5 21, 26 14, 14 GO: MF
#> 6 20, 32 14, 14 GO: BP
#> term_name эффективный_домен_размер
#> 1 активность трансмембранного рецептора эфрина 18134
#> 2 активность рецептора эфрина 18134
#> 3 Отталкивание клеток, опосредованное EPH-эфрином 10588
#> 4 трансмембранный рецептор протеин тирозинкиназы активность 18134
#> 5 активность трансмембранных рецепторов протеинкиназы 18134
#> 6 Путь передачи сигналов рецептора эфрина 17916
#> source_order родители
#> 1 1549 GO: 0005003
#> 2 1547 GO: 0004714
#> 3736 REAC: R-HSA-2682334
#> 4 1296 GO: 0004713, GO: 0019199
#> 5 4557 GO: 0004672, GO: 0004888
#> 6 14703 GO: 0007169  

Результат данных.кадр содержит следующие столбцы:

  • term_id - уникальный идентификатор термина (например, GO: 0005005)
  • p_values ​​ - гипергеометрические p-значения после корректировки для множественного тестирования в порядке входных запросов
  • значащие - показатели в порядке входных запросов для статистически значимых результатов
  • term_size - количество генов, аннотированных для термина
  • query_sizes - количество генов, которые были включены в запрос в порядке входных запросов
  • correction_sizes - количество генов во входном запросе, которые аннотированы к соответствующему термину в порядке входных запросов
  • источник - аббревиатура источника данных для термина (e.г. GO: BP)
  • term_name - краткое имя функции
  • effective_domain_size - общее количество генов «во вселенной», использованных для гипергеометрического теста.
  • source_order - порядковый номер термина в его источнике данных (это важно для вывода результатов)
  • source_order - порядковый номер термина в его источнике данных (это важно для вывода результатов)
  • родителей - список идентификаторов терминов, которые иерархически расположены непосредственно над термином.Для неиерархических источников данных это указывает на искусственный корневой узел.

Визуализация

Основное обновление в этом пакете предоставляет функциональные возможности для создания визуализаций, аналогичных тем, которые теперь доступны в веб-инструменте.

Результаты обогащения визуализируются с помощью графика, подобного Манхэттену, с использованием функции gostplot и ранее найденных результатов gost gostres :

  gostplot (gostres, capped = TRUE, interactive = TRUE)
#> Предупреждение: `group_by _ ()` устарела с dplyr 0.7.0.
#> Пожалуйста, используйте вместо нее `group_by ()`.
#> См. Виньетку ('программирование') для получения дополнительной помощи.
#> Это предупреждение отображается каждые 8 ​​часов.
#> Вызовите `lifecycle :: last_warnings ()`, чтобы узнать, где было сгенерировано это предупреждение.  

Ось x представляет функциональные термины, которые сгруппированы и имеют цветовую кодировку в соответствии с источниками данных и расположены в соответствии с фиксированным «source_order» . Порядок определяется таким образом, что термины, расположенные ближе друг к другу в исходной иерархии, также находятся рядом друг с другом на графике Манхэттена.Исходные цвета настраиваются с помощью параметра pal , который определяет цветовую карту с именованным списком .

Ось Y показывает скорректированные значения p в отрицательной шкале log10. Каждый круг состоит из одного члена и имеет размер в соответствии с размером термина, то есть у больших членов есть большие круги. Если interactive = TRUE , то интерактивный график возвращается с использованием пакета plotly . При наведении курсора на кружок отображается соответствующая информация.

Параметр capped = TRUE указывает, будет ли -log10 (p-values) ограничено значением 16, если оно больше 16.Это фиксирует масштаб оси Y, чтобы графики Манхэттена из разных запросов были сопоставимы, а также интуитивно понятен, поскольку статистически меньшие p-значения могут быть суммированы как очень значимые.

Если interactive = FALSE , функция возвращает статический объект ggplot .

  p <- gostplot (gostres, capped = FALSE, interactive = FALSE)
п.  

Функция publish_gostplot принимает статический объект графика в качестве входных данных и позволяет выделить ряд интересных терминов из результатов с числами и таблицей результатов.Их можно установить с помощью параметра highlight_terms , перечисляющего идентификаторы терминов в векторе или как data.frame со столбцом «term_id» , например, подмножество результата data.frame .

  стр. <- publish_gostplot (p, highlight_terms = c ("GO: 0048013", "REAC: R-HSA-3928663"),
                       ширина = NA, высота = NA, имя файла = NULL)  

Функция также позволяет сохранить результат в файл изображения в форматах PNG, PDF, JPEG, TIFF или BMP с параметром имя файла .Ширину и высоту графика можно настроить с помощью соответствующих параметров: ширина и высота .

Если требуются дополнительные графические параметры, такие как увеличенное разрешение, объекты графика можно легко сохранить с помощью функции ggsave из пакета ggplot2 .

Результаты gost также могут быть визуализированы в виде таблицы. publish_gosttable создаст красивую таблицу со статистикой результатов для highlight_terms на основе данных результата .рама . highlight_terms может быть вектором идентификаторов терминов или подмножеством результатов.

  publish_gosttable (gostres, highlight_terms = gostres $ result [c (1: 2,10,100: 102,120,124,125),],
                        use_colors = ИСТИНА,
                        show_columns = c («источник», «имя_терма», «размер_термина», «размер_пересечения»),
                        имя файла = NULL)
#> Ввод "highlight_terms" - это data.frame. Будет использован столбец term_id.  

Параметр use_colors = FALSE указывает, что столбец p-значений не должен выделяться цветом фона. show_columns используется для перечисления имен дополнительных столбцов для отображения в таблице в дополнение к «term_id» и «p_value» .

Те же функции работают и в случае результатов множественных запросов, показывающих несколько графиков Манхэттена друг над другом:

  gostplot (multi_gostres2, capped = TRUE, interactive = TRUE)  

Обратите внимание, что если на одном из графиков Манхэттена щелкнуть термин, он также будет выделен на других (если он присутствует), что позволяет сравнить несколько запросов.Незначительные термины выделены более светлым цветом.

  publish_gosttable (multi_gostres1,
                         highlight_terms = multi_gostres1 $ результат [c (1, 24, 82, 176, 204, 234),],
                        use_colors = ИСТИНА,
                        show_columns = c («источник», «имя_терма», «размер_терма»),
                        имя файла = NULL)
#> Ввод "highlight_terms" - это data.frame. Будет использован столбец term_id.  

Пользовательские источники данных с

upload_GMT_file

В дополнение к доступным источникам данных GO, KEGG и т. Д. Пользователи могут загружать свой собственный источник данных, используя формат файла Gene Matrix Transposed (GMT).Формат файла описан здесь. Пользователи могут сами составлять файлы или использовать предварительно скомпилированные наборы генов с доступных специализированных веб-сайтов, таких как база данных молекулярных сигнатур (MSigDB) и т. Д. Файлы GMT для источников g: Profiler по умолчанию (за исключением KEGG и Transfac, поскольку мы ограничены источником данных лицензии) можно загрузить из раздела Источники данных в g: Profiler.

upload_GMT_file позволяет загружать файлы GMT. Входной gmtfile является имя файла GMT вместе с путем к файлу.Входными данными также могут быть несколько файлов GMT, сжатых в ZIP-файл. Расширение файла должно быть .gmt или .zip в случае нескольких файлов GMT. Загруженное имя файла используется для определения имени источника в результатах обогащения.

Например, используя наборы генов BioCarta, загруженные из MSigDB Collections

  download.file (url = "http://software.broadinstitute.org/gsea/resources/msigdb/7.0/c2.cp.biocarta.v7.0.symbols.gmt", destfile = "extdata / biocarta.gmt ")  
  upload_GMT_file (gmtfile = "extdata / biocarta.gmt")  

Результатом является строка, обозначающая уникальный идентификатор загруженного источника данных в базу данных g: Profiler. В этом примере идентификатор - gp__TEXF_hZLM_d18 .

После загрузки этот идентификатор можно использовать в качестве значения для параметра организм в функции gost . Входной запрос должен состоять из идентификаторов, доступных в файле GMT.Обратите внимание, что все гены в файле GMT ​​определяют размер домена, и поэтому недостаточно включить в файл только выборку интересных терминов.

  custom_gostres <- gost (query = c («MAPK3», «PIK3C2G», «HRAS», «PIK3R1», «MAP2K1»,
                                 «RAF1», «PLCG1», «GNAQ», «MAPK1», «PRKCB», «CRK», «BCAR1», «NFKB1»),
                       организм = "gp__TEXF_hZLM_d18")
#> Обнаружен пользовательский запрос источника по Гринвичу
голова (custom_gostres $ результат)
#> запросить значимое значение p_value term_size query_size correction_size
#> 1 query_1 ИСТИНА 5.324995e-26 19 13 13
#> 2 query_1 TRUE 1.6e-12 27 13 9
#> 3 query_1 TRUE 8.094988e-12 19 13 8
#> 4 query_1 TRUE 2.320289e-10 27 13 8
#> 5 query_1 TRUE 3.003286e-10 16 13 7
#> 6 query_1 TRUE 6.197109e-09 39 13 8
#> прецизионный вызов источника term_id
#> 1 1.0000000 0,6842105 BIOCARTA_CXCR4_PATHWAY биокарта
#> 2 0,6923077 0,3333333 BIOCARTA_PYK2_PATHWAY biocarta
#> 3 0,6153846 0,4210526 BIOCARTA_CCR3_PATHWAY biocarta
#> 4 0,6153846 0,2962963 BIOCARTA_GH_PATHWAY biocarta
#> 5 0,5384615 0,4375000 BIOCARTA_CDMAC_PATHWAY biocarta
#> 6 0.6153846 0.2051282 BIOCARTA_FCER1_PATHWAY biocarta
#> term_name
#> 1 http://www.gsea-msigdb.org/gsea/msigdb/cards/BIOCARTA_CXCR4_PATHWAY
#> 2 http: // www.gsea-msigdb.org/gsea/msigdb/cards/BIOCARTA_PYK2_PATHWAY
#> 3 http://www.gsea-msigdb.org/gsea/msigdb/cards/BIOCARTA_CCR3_PATHWAY
#> 4 http://www.gsea-msigdb.org/gsea/msigdb/cards/BIOCARTA_GH_PATHWAY
#> 5 http://www.gsea-msigdb.org/gsea/msigdb/cards/BIOCARTA_CDMAC_PATHWAY
#> 6 http://www.gsea-msigdb.org/gsea/msigdb/cards/BIOCARTA_FCER1_PATHWAY
#> effective_domain_size source_order родители
#> 1 1476 47 NULL
#> 2 1476109 NULL
#> 3 1476 31 NULL
#> 4 1476 78 NULL
#> 5 1476 27 NULL
#> 6 1476 71 NULL  

Нет необходимости повторно загружать одни и те же файлы GMT каждый раз перед анализом обогащения.Его можно загрузить только один раз, а затем идентификатор можно будет использовать в любых дальнейших анализах обогащения, основанных на этом настраиваемом источнике. Тот же идентификатор также можно использовать в веб-инструменте в качестве токена в параметрах Custom GMT. Например, тот же запрос в веб-инструменте доступен по адресу https://biit.cs.ut.ee/gplink/l/jh4HdbUWQZ.


Россия - торговые стандарты

Обзор

Россия имеет уникальную систему стандартов, которая использует комбинацию различных международных стандартов, но в основном полагается на тестирование продукта как ключевой элемент процесса утверждения продукта.Россия не имеет соглашения об ассоциации с ЕС или США и не признает международно признанные сертификаты, такие как знак CE ЕС или сертификаты Управления по санитарному надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов США. Такие сертификаты часто могут быть частью файла заявки, подаваемого в соответствующие государственные органы России, но в России необходимо будет провести дополнительные проверки.

В 2010 году Россия стала частью Таможенного союза России, Казахстана и Беларуси (ТС), который позже был преобразован в Евразийский экономический союз (ЕАЭС) в 2015 году.Этот процесс вынудил страны-участницы начать согласование своих стандартов с другими пятью государствами-членами и создать общие рынки для таких отраслей, как фармацевтика и медицинское оборудование.

Стандарты

Главный российский орган по стандартизации - Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт). В конце 1990-х Агентство отвечало за разработку российских стандартов ГОСТ-Р (государственных стандартов для России), аналогичных стандартам ГОСТ (государственные стандарты) в бывшем Советском Союзе.Нормативный документ, на который подала заявку компания, назывался сертификатом ГОСТ-Р, и в нем указывалось, что продукция соответствует требованиям этих стандартов.

Позже агентство приступило к разработке Российских технических регламентов (ТУ), которые были отраслевыми. Когда был создан Таможенный союз (ТС) Россия-Казахстан-Беларусь, а затем Евразийский экономический союз (ЕАЭС), он постепенно прекратил создание российских технических регламентов. Теперь Евразийская экономическая комиссия (ЕЭК), постоянно действующий наднациональный регулирующий орган ЕАЭС, курирует согласование стандартов и создание новых технических регламентов (ТР) для всех пяти стран-участниц.

В настоящее время в России применяется сочетание 47 технических регламентов России и ЕАЭС. После вступления в силу Технических регламентов ЕАЭС они имеют преимущественную силу перед соответствующими российскими техническими регламентами для тех же продуктов.

Россия является членом Международной организации по стандартизации (ISO), Международной электротехнической комиссии (IEC) и многих других организаций по стандартизации, список которых можно найти на сайте Росстандарта.

Испытания, проверки и сертификация

В прошлом бюрократические несоответствия, дублирование сфер деятельности и применение различных процедур и критериев в процессе аккредитации были обычным явлением в России.В целях совершенствования системы сертификации правительство России издало Указ Президента РФ от 24 января 2011 г. № 86 «О единой национальной системе аккредитации», в соответствии с которым было создано новое разрешительное агентство - Федеральная служба по аккредитации (Росаккредитация). . Это агентство подчиняется Министерству экономического развития и отвечает за создание Единой национальной системы аккредитации. Он контролирует всех юридических лиц и предпринимателей, аккредитованных в качестве испытательных лабораторий, и выдает сертификаты организациям.

Различные федеральные органы исполнительной власти ранее несли ответственность за проведение аккредитации в соответствии с действующим законодательством. Надзор за аккредитацией осуществляли 16 государственных органов, в том числе Росстандарт, Ростехнадзор, Роспотребнадзор и Россвязь. В настоящее время Росаккредитация публикует список органов по сертификации и аккредитованных испытательных лабораторий, а также все выданные декларации и сертификаты соответствия. Росстандарт ранее выполнял эту функцию.

Росаккредитация подписала 16 двусторонних соглашений с партнерскими организациями в Саудовской Аравии, Вьетнаме, Германии, Греции, Индии, Испании, Кыргызстане, Македонии, Молдове, Монголии, Сербии, Китае, Иране, Словакии, Абхазии и Украине. Кроме того, Росаккредитация является членом следующих международных организаций:

• Азиатско-тихоокеанское сотрудничество по аккредитации лабораторий (APLAC)

• Евроазиатский совет по стандартизации, метрологии и сертификации (EASC)

• Международное сотрудничество по аккредитации лабораторий (ILAC)

• Международный форум по аккредитации (IAF)

• Международный форум по аккредитации халяль (IHAF)

В период с 2013 по 2015 год Росаккредитация начала работать с Европейским агентством по аккредитации (EA) над проектом «Сближение российской и европейской систем аккредитации.«Теперь представители Росаккредитации регулярно принимают участие в качестве наблюдателей в заседаниях профильных комитетов и рабочих групп ЕА, а также в ее ежегодных общих собраниях.

Подтверждение соответствия предназначено для подтверждения соответствия товаров законодательным требованиям к качеству и потребительским характеристикам. Подтверждение соответствия в России основывается на российских национальных нормативных актах и ​​законодательстве ЕАЭС. Технические правила ЕАЭС устанавливают единый перечень товаров, подлежащих обязательному подтверждению соответствия в форме (i) сертификации или (ii) декларации о соответствии, а также устанавливают единые формы для (i) сертификата и (ii) ) декларации о соответствии, которые выдаются аккредитованными агентствами и лабораториями государств-членов ЕАЭС и действуют на всей территории ЕАЭС.

В результате образования ЕАЭС эволюционировала система получения сертификационных документов. Сейчас есть два пакета документов, посвященных ТР и Санитарным правилам.

1) Технический регламент (Сертификат соответствия / Декларация соответствия)

Любой экспортер из США, планирующий выйти на российский рынок, должен проверить, включена ли его продукция в «Единый список продуктов и подлежит ли обязательному соответствию и выдаче сертификата соответствия или декларации соответствия».20 февраля 2020 года в этот список были добавлены продукты, содержащие никотин. Подробнее см. Решение (№ 146 от 18 октября 2016 г.). 15 сентября 2017 года в список были внесены изменения.

Производитель может выбирать, запрашивать ли сертификат или декларацию соответствия, а производители также могут выбирать между сертификатами ЕАЭС и России. Сертификаты ЕАЭС позволяют импортировать продукт в любую страну-член ЕАЭС и пересылать / реэкспортировать в другие государства-члены.Подавать заявку на получение этих сертификатов или деклараций могут только российские юридические лица, поэтому производители из США должны сотрудничать с российским дистрибьютором или импортером. После получения сертификаты действительны в течение пяти лет. Только аккредитованные в ЕАЭС испытательные и сертификационные организации могут проводить необходимые испытания и выдавать сертификаты или декларации. Если товар не входит в единый перечень товаров, подлежащих обязательному соответствию, то он должен пройти процедуру подтверждения соответствия национальным стандартам пяти стран ЕАЭС в зависимости от конечного назначения товара.Производители из США также должны проверить аналогичные единые списки для всех пяти стран, чтобы обеспечить полное соблюдение всех правил. Компании могут найти этот список для России на сайте Росстандарта.

2) Санитарный регламент (Свидетельство о государственной регистрации)

После 1 июля 2010 г. Свидетельство о государственной регистрации оформлено на всю продукцию, требующую санитарного сертификата. Продукция, требующая Свидетельства о государственной регистрации, указана в части II «Единого перечня товаров, подлежащих санитарно-эпидемиологическому надзору на таможне и на территории ЕАЭС», утвержденного Решением 299 Комиссии Таможенного союза 28 мая 2010 г. с изменениями, внесенными Решением 146 Евразийской экономической комиссии от 18 сентября 2014 г.

Также существует несколько дополнительных систем обязательной и добровольной сертификации, которые частично находятся в ведении других министерств или ведомств (см. Раздел «Контакты» в этом документе).

Публикация технического регламента

Разработка российского Технического регламента была прекращена в январе 2015 года, и только уже утвержденные ТР России и ЕАЭС можно найти по адресу https://www.gost.ru/portal/gost/home/standarts/technicalregulationses.

Проекты технических регламентов ЕАЭС публикуются на русском языке на сайте ЕЭК не менее 60 дней, после чего направляется уведомление в ВТО. Любая российская или иностранная организация может прокомментировать (на русском языке) контакт, указанный на сайте. Окончательная версия Технического регламента ЕАЭС публикуется на сайте ЕЭК, после чего Россия направляет уведомление о регламенте в ВТО. На практике необходимые уведомления ВТО не всегда предоставлялись государствами-членами ЕАЭС.

В соответствии с Соглашением о технических барьерах в торговле (Соглашение ТБТ)

членов Всемирной торговой организации (ВТО), включая Россию, обязаны уведомлять ВТО о предлагаемых технических регламентах и ​​процедурах оценки соответствия, которые могут повлиять на торговлю.« Уведомить США» (www.nist.gov/notifyus) - это бесплатная веб-служба регистрации по электронной почте, которая собирает и предоставляет для просмотра и комментариев ключевую информацию о проектах нормативных актов стран и процедурах оценки соответствия. Пользователи получают персонализированные оповещения по электронной почте, когда новые уведомления добавляются выбранными странами и отраслевыми секторами, представляющими интерес, а также могут запрашивать полные тексты нормативных актов. Эта служба и связанный с ней веб-сайт управляются и обслуживаются Информационным центром ВТО по вопросам ТБТ при Национальном институте стандартов и технологий, входящем в состав США.S. Министерство торговли.

Контактная информация

Ключевые государственные организации по стандартизации в России:

Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт)
Китайгородский проезд, д. 7, стр. 1
Москва, 109074
Тел: +7 (499) 236 03 00
Факс: 7 (499) 236 62 31
[email protected]

Федеральная служба по надзору в сфере здравоохранения (Росздравнадзор)
Славянская пл. 4, корп. 1
Москва, 109074
Тел.: +7 (495) 698 4538
[email protected]

Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (Роспотребнадзор)
Вадковский переулок, дом 18, строение 5 и 7
Москва, 127994
Тел .: +7 (499) 973 26 90

Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору (Ростехнадзор)
ul. Люкьянова 4, корп.1
Москва, 105066
Тел: +7 (495) 645 33 26;
Факс: +7 (495) 645 89 86
rostehnadzor @ gosnadzor.ru

Федеральное агентство связи (Россвязь)
Николоямский пер. 3 А, корпус 2
Москва, 109289
Кузнецова Марина, начальник отдела соответствия
Тел: +7 (495) 986 30 61
Факс: +7 (495) 986 30 48
[email protected]

Федеральная служба по аккредитации (Росаккредитация)
наб. Пресненская, 10, стр. 2,
Москва, 125093
Тел: +7 (495) 539 26 70
[email protected]

Для получения дополнительной информации о стандартах в аграрном секторе России, пожалуйста, обращайтесь:
U.С. Зарубежная сельскохозяйственная служба, Посольство США, Москва,
, Большой Девятинский переулок, 8, Москва, 121099,
, Тел .: +7 (495) 728-5222,
, Факс: +7 (495) 728-5133,
[email protected]; [email protected]

«Призрачных» сотрудников могут преследовать ваше рабочее место

Содержание страницы

Никто не любит пугаться… особенно работодатель, которого преследуют «призрачные» сотрудники, которые могут обескровить организацию на тысячи или даже миллионы долларов .

Призрачные работники - это сотрудники только на бумаге, они умерли, но все еще получают зарплату, или являются реальными людьми, которые не работают в организации, которая выплачивает им зарплату. Последний из трех типов обычно делит полученную нечестным путем прибыль с кем-то внутри организации, кто совершает мошенничество.

Какую бы форму ни принимал служащий-призрак, это способ украсть деньги у компании, - сказал Л. Берк Файз. Файлы - президент отдела финансовых экспертиз и оценок в Темпе, штат Аризона., и он видел, как сотрудники-призраки материализовались в руках владельцев бизнеса, а также мошенников-бухгалтеров.

По словам Файлов, люди, которые создают учетные записи сотрудников-призраков, обычно создают несколько фальшивых персонажей.

«Любое мошенничество начинается с малого и со временем растет, как сорняк в заброшенном саду», - сказал он.«Вор пытается украсть столько, сколько [он или она] может незаметно ... Мошенничество вызывает аппетит, который невозможно удовлетворить».

Он вспомнил бухгалтера онкологической клиники, который за 18 месяцев украл 260 000 долларов у своего работодателя, создав трех фиктивных сотрудников и семь фиктивных продавцов. Врачи обнаружили кражу, когда советник врачебной практики и небольших больниц задал вопрос. Консультант позвонил Файлу, заметив, что, хотя онкологический кабинет достиг всех своих финансовых целей, у него были необычно высокие расходы.

Когда Файз узнал, что бухгалтер ни разу не брал отпуск за три из пяти лет своей работы, в его голове прозвучали тревожные звонки.

«Она единственная, кто отвечает за книги… она остается там, чтобы никто не узнал о ее мошенничестве», - сказал Файз.

Остерегайтесь этих страшных ситуаций

Кривой бухгалтер - пример того, как один человек, действующий без надзора, может увековечить мошенничество с платежными ведомостями.Он отметил, что зачастую компании сокращают избыточные должности, чтобы сократить расходы, но при этом теряют сам механизм обнаружения мошенничества.

«Мы автоматизируем все больше и больше вещей и в итоге получаем единую точку контроля, которая становится единой точкой риска».

[Набор инструментов только для членов SHRM: Соответствие требованиям записи о занятости ]

Наличие системы сдержек и противовесов является важным средством предотвращения краж, сказал Мейсон Уайлдер, сертифицированный эксперт по мошенничеству и исследователь Ассоциации сертифицированных специалистов. Служба проверки мошенничества (ACFE) в Остине, штат Техас.До ACFE он семь лет работал в сфере корпоративной безопасности и расследований.

«Это просто отличная организационная практика - иметь разделение обязанностей, особенно когда речь идет об отделах, которые обрабатывают деньги и санкционированные платежи. Возможно, вы не захотите, чтобы человек, имеющий доступ к пустым чекам, также был уполномоченным плательщиком. чтобы разделить эти функции как можно больше, - сказал Уайлдер.

Другие факторы могут способствовать мошенничеству.

По словам Скотта Бэйлза, вице-президента по разработке и доставке решений Replicon - компании, занимающейся информационными технологиями и услугами, из Редвуда, Калифорния, легче существовать сотрудникам-призракам, когда бизнес поддерживает персонал в удаленных местах.

«Удаленный характер [добавляет] слой прикрытия для этих типов сотрудников-призраков» с участием третьей стороны, - сказал Бейлз.

Он вспомнил компанию из списка Fortune 500, которая использовала поставщика для управления платежными ведомостями в разных странах. В одном месте продавец выписывал и доставлял чек призрачному сотруднику каждый месяц в течение многих лет, при этом продавец оставлял себе часть выручки.

Красные флаги

По словам Уайлдера из ACFE, трудно дать точное представление о том, насколько широко распространены сотрудники-призраки, потому что многие компании не сообщают властям о мошенничестве, которое происходит внутри организации.Однако, согласно отчету ACFE Report to the Nation s , который представляет собой сборник ответов участников опроса, мошенничество с заработной платой более распространено в США, чем в других регионах.

Согласно ACFE, чаевые - это наиболее распространенный способ, которым работодатели узнают о мошенничестве. Чуть более половины этих советов поступают от сотрудников. Горячие линии по телефону и электронной почте, а также формы подсказок в Интернете являются наиболее популярными механизмами отчетности, которые предоставляют работодатели.

ACFE предлагает работодателям, чтобы защитить себя, обращать внимание на пять категорий красных флажков:

  • Аномалии информации о сотрудниках.Номер социального страхования (SSN) сотрудника не указан, или несколько сотрудников имеют один и тот же SSN; у сотрудника нет никаких вычетов - на налоги или льготы - из зарплаты; или есть несколько изменений адреса в течение года или около того.
  • Аномалии в регистре заработной платы для прямых вкладов. Один и тот же номер банковского счета используется для нескольких сотрудников, что может указывать на то, что зарплата призрачного сотрудника переводится на тот же счет, который использует другой сотрудник. По словам Уайлдера, наличие нескольких банковских счетов для зарплаты одного сотрудника потенциально может указывать на то, что зарплата призрачного сотрудника делится между сообщниками.
    «Есть вероятность совпадения между ними, но они также являются разными тревожными сигналами», - отметил он.
  • Аномалии платежной ведомости. В течение одного платежного периода сотруднику выдается несколько чеков, или изображение чека с заработной платой показывает, что он был подтвержден кем-то, чье имя отличается от имени получателя платежа.
  • Аномалии бонусов или повышения заработной платы. Сотрудник получает премию в другое время, чем обычно в компании, или сотрудник получает многократное повышение заработной платы в течение одного года.
  • Тенденции отпусков сотрудников. Сотрудник не брал оплачиваемого отпуска или отпуска по болезни в течение всего года, или лицо, обрабатывающее платежную ведомость, никогда не берет отпуск. По словам Уайлдера, принудительные отпуска или ротация обязанностей являются эффективным средством контроля.
Но действуйте тихо, исследуя, - предупредил Файлз.

«Когда [мошенничество] обнаружено, нужно вести себя очень тихо и следить за деньгами, чтобы найти преступника. Посторонняя помощь необходима, поэтому человек, крадущий деньги, не знает, что вы их ищете», - сказал он.

Профилактические меры

Чувствуете себя немного напуганным? Не надо. В отсутствие протонного пакета «Охотники за привидениями» Файлс предложил следующие профилактические меры, чтобы избавить ваше рабочее место от злых духов:

  1. Внедрить протокол найма , который включает проверку SSN кандидата и водительских прав.
  2. Периодически запускайте SSN всех сотрудников через веб-сайт Администрации социального обеспечения, особенно тех, кто работает на конфиденциальных должностях, и проверяйте их биографические данные. Другие веб-сайты для проверки личности сотрудников включают E-verify или веб-сайт IRS.
  3. Имейте систему сдержек и противовесов для найма и оплаты.
    «Для мошенничества или ошибки необходимо иметь единую точку контроля», - сказал Файлз.
  4. Используйте платежную систему, которая требует от сотрудников идентифицировать себя. Если это связано с использованием электронной системы считывания, проверьте, последовательно ли одни и те же два человека проводят свои карты примерно в одно и то же время. Это может указывать на то, что кто-то проводит по бейджу второго человека, а второй человек не явился на работу.
  5. Внимательно изучите, насколько стабильны рабочие часы сотрудников. Если часы никогда не меняются, это может быть красный флаг, сигнализирующий о сотруднике-призраке, потому что мошенник хочет «убедиться, что никто не смотрит на этого человека», - сказал Файз.
  6. Относитесь с подозрением, если кто-то запрашивает бумажные чеки вместо автоматических банковских вкладов и если в папке с персоналом содержится скудная информация о так называемом сотруднике.

Уайлдер предлагает работодателям проводить регулярные проверки - например, сравнивать файлы заработной платы с основным файлом сотрудников - даже при отсутствии красных флажков.

«Держись подальше от вещей, - сказал Уайлдер, - вместо того, чтобы реагировать».

Вы были привидениями?

Хотя мысль о сотрудниках-призраках, блуждающих по коридорам, может просто вызвать мурашки по спине, это не единственный способ, которым не дают покоя HR-профессионалы и менеджеры по найму.Иногда новые сотрудники просто не появляются, а надежные сотрудники бесследно исчезают.

CTAN: / tex-archive / biblio / bibtex / contrib / gost

Поддержка BibTEX для библиографий стандарта ГОСТ

ГОСТ - это набор стилей BibTEX для форматирования ссылок в соответствии с Государственными стандартами по информации, библиотечному и издательскому делу (ГОСТ), выпущенными Российской Федерацией и Межгосударственным комитетом стран бывшего СССР.

Текущая версия 1.2л, 2021.02.05.

Выпущено по общественной лицензии LaTeX Project v1.3c или более поздней версии См. Http://www.latex-project.org/lppl.txt

Отправляйте отчеты об ошибках и запросы функций на номер

В систему Госстандартов входят:

ГОСТ 7.80-2000 Библиографическая запись.
                 Заголовок. Общие требования и правила.
ГОСТ 7.83-2001 Электронные издания. Основные виды и отпечаток.
ГОСТ 7.1 -2003 Библиографическая запись.Библиографическое описание.
                 Общие требования и правила.
ГОСТ 7.11 -2004 Библиографическое описание и ссылки.
                 Правила сокращения слов и слов
                 комбинации на иностранных европейских языках.
ГОСТ 7.0.5-2008 Библиографическая ссылка.
                 Общие требования и правила изготовления. 

и т. Д.

В настоящее время ГОСТ содержит 16 стилей BibTeX для форматирования библиографии на английском, русском и украинском языках в соответствии с ГОСТ 7.0.5-2008 и ГОСТ 7.1-2003. И 8-битные, и Unicode (UTF-8) версии каждого стиля BibTeX, в каждом случае предлагая выбор между отсортированными и несортированными.

Все стили в пакете ГОСТ получены из одного мастер-файла gost.dtx путем применения различных наборов параметров, как показано в таблице ниже.

Стиль | utf8 | строгий | eprint | длинный | сортировать | natbib: ————– |: —-: |: ——: |: ——: |: —-: |: —-: |: ——: gost2003 | | + | + | | | gost2003s | | + | + | | + | gost2008 | | | + | | | gost2008n | | | + | | | + gost2008l | | | + | + | | gost2008s | | | + | | + | gost2008ns | | | + | | + | + gost2008ls | | | + | + | + | ugost2003 | + | + | + | | | ugost2003s | + | + | + | | + | ugost2008 | + | | + | | | ugost2008n | + | | + | | | + ugost2008l | + | | + | + | | ugost2008s | + | | + | | + | ugost2008ns | + | | + | | + | + ugost2008ls | + | | + | + | + | Стиль | utf8 | строгий | eprint | длинный | сортировать | натбиб

Gost2008 стиль рекомендуется для большинства приложений.Он соответствует действующему стандарту 7.0.5-2008. Библиотекари должны использовать стиль gost2003 вместо gost2008 , чтобы составить каталог библиотеки в соответствии со Стандартом 7.1-2003. Использование других стилей лучше всего объясняется значением параметров, используемых для компиляции этих стилей из основного источника.

Опция strict обеспечивает соответствие стандарту 7.1-2003. Стили, скомпилированные с этой опцией, носят название gost2003 с возможными суффиксами s , l , n , как объяснено ниже.Эти стили предназначены в первую очередь для библиотекарей, составляющих библиотечный каталог.

Бибстили, скомпилированные без опции strict , соответствуют Стандарту 7.0.5-2008, который можно рассматривать как смягченную версию Стандартов 7.1-2003. Эти нагрудники носят название gost2008 с возможными суффиксами s , l , n .

Если количество авторов превышает 4, современные стили сокращают список авторов до максимум 4 человек, как это предусмотрено Стандартами.Опция long отменяет это правило, чтобы обеспечить обратную совместимость с антивирусом пакетов Станислаба Кручинина. Два стиля, gost2008l и gost2008ls , скомпилированные с опцией long имитируют поведение стилей gost705 и gost705s из пакета disser. Основным эффектом варианта long является то, что список авторов всегда предшествует названию книги или статьи, независимо от его длины. Современные стили составлены без длинных длинных списков авторов за заголовком.Имена стилей, составленные с опцией long , имеют суффикс l . Напомним, что эти стили не соответствуют действующим Стандартам, и их использование не рекомендуется.

Опция eprint позволяет форматировать электронные публикации. В частности, он включает поля eprint , eprinttype , eprintclass и doi для библиографической записи. Стили, созданные без опции eprint , игнорируют эти поля.Начиная с версии 1.2 пакета ГОСТ, все современные стили компилируются с этой опцией, и суффикс e , который обозначал эту опцию в более ранних версиях, больше не добавляется к имени стиля.

Опция natbib обеспечивает совместимость с пакетом natbib . Имена стилей, скомпилированные с опцией natbib , имеют суффикс n . В настоящее время для бета-тестирования доступны 4 стиля с этой опцией.

Опция sort позволяет сортировать библиографические ссылки по именам авторов и названиям ссылок. Имена стилей, скомпилированные с опцией sort , имеют суффикс s .

Наконец, опция utf8 создает библиографические стили в юникоде, а не в 8-битной кодировке. Названия этих стилей имеют префикс и .

Помимо библиографического стиля, пакет ГОСТ содержит файлы CS (кодовая страница и порядок сортировки).

Кодировка CSF Порядок сортировки
cp866 ruscii.csf Сначала кириллица, латиница
cp1251 cp1251.csf Сначала кириллица, латиница
кои8-у koi8u.csf Сначала кириллица, латиница
utf8 utf8cyrillic.csf Сначала кириллица, латиница

Кроме того, в дистрибутиве BibTeX8 есть еще несколько CSF.

Кодировка | CSF | Порядок сортировки —————– | ———————- | ———————– cp866 | cp866rus.csf | Сначала латиница, кириллица

Как использовать

  1. Выберите стиль библиографии, добавив соответствующий \ bibliographystyle

объявление в файл исходного кода { .tex}, например

\ bibliographystyle {gost2008}
\ bibliography {база данных}
 
  1. Добавьте поле language = "ukrainian" или language = "russian" к

библиографические записи на украинском или русском языках в вашей базе данных; Английский язык является языком по умолчанию.Частично поддерживаются немецкий, итальянский и французский языки.

  1. Для составления списка литературы из базы данных используйте bibtex8.exe

, а не bibtex.exe . В зависимости от кодовой страницы вашей библиографической базы данных укажите один из файлов CS, перечисленных выше, в качестве опции для bibtex8.exe . Запустите LaTeX, затем запустите bibTeX8 и снова LaTeX:

latex <имя файла> .tex
bibtex8 -B -c  .csf .вспомогательный
latex <имя файла> .tex 
  1. Подробнее о подготовке библиографической базы данных см. Примеры в

гост * .pdf и угост * .pdf .

  1. угост * стили предназначены в первую очередь для использования

с компиляторами Unicode ( xelatex и lualatex ). Им также следует отдавать предпочтение при использовании 8-битных компиляторов ( latex и pdflatex ), если исходный файл находится в кодировке utf8 .

  1. Ни bibtex.exe , ни bibtex8.exe не предоставляют

правильный порядок сортировки текста в Юникоде. Это означает, что использование ugost2008s или ugost2008ns может дать неожиданный результат для документов в кодировке utf8 .

  1. Bibtex8 не может изменить регистр строки, если она содержит кириллицу

письмо в юникоде. Поэтому стили ugost2008 * не изменяют регистр заголовков и других частей библиографической записи, в то время как 8-битные стили изменяют регистр там, где это необходимо.

  1. Либо bibtex.exe , либо bibtex8.exe не удается сократить кириллические имена до

инициалы. Поэтому стили ugost2008 * не изменяют имена авторов.

  1. Пакет натбиб необходим при выборе стилей с

суффикс n в их названиях.

Настройка

Каждый стиль ГОСТ определяет несколько команд для форматирования некоторых частей справочника. Вы можете переопределить эти команды перед командой \ bibliography {} .Исходные определения перечислены ниже.

\ providecommand * {\ url} [1] {{\ small # 1}}
\ providecommand * {\ BibUrl} [1] {\ url {# 1}}
\ providecommand {\ BibAnnote} [1] {}
\ providecommand * {\ BibEmph} [1] {# 1}
 

По умолчанию стили gost разделяют логические части библиографической записи точкой и cyrdash (. "--- ). Допустимо отбросить это тире, переопределив команду \ BibDash следующим образом

\ providecommand * {\ BibDash} {}
 

По умолчанию \ BibDash эквивалентно сокращению "--- , определенному пакетом babel с опцией russian .Он печатает так называемое тире кириллицы ( \ cyrdash ), которое на 20% короче обычного тире LaTeX ( --- ), и ставит неразрывный пробел перед \ cyrdash , чтобы тире никогда не появлялось в начале линия.

Куда выходить

  1. http://ctan.org/pkg/gost.
  1. http://github.com/kia999/gost

Бег

   для создания стилей .bst.

Бег 
pdllatex.exe gost.dtx makeindex -r -s gind.ist gost makeindex -r -s gglo.ist -o gost.gls gost.glo pdflatex gost.dtx pdflatex gost.dtx
для создания стилей .bst и документации. Чтобы добиться успеха, вам необходимо установить
LH или cm-super шрифты. В качестве альтернативы можно запустить xelatex вместо pdflatex.
Чтобы добиться успеха, вам необходимо установить шрифты cm-unicode.

## История версий

### Версия 1.2l (2021.02.05)

1, Незначительные изменения в документации.

2. gost.tds.zip снова добавлен в раздачу т.к.
   Сопровождающий MikTeX не смог сгенерировать правильные стили bst.

### Версия 1.2k (29.12.2020)

1. Все файлы теперь генерируются из gost.dtx.

2. Добавлена ​​ограниченная поддержка поля `date`.

3. Обновлено форматирование поля `doi`: изменено` http: // dx.doi.org`
по адресу https: // doi.org.

4. Обновление документации и примеров (спасибо Леониду Синеву).

5. Улучшено форматирование @inproceedings и @proceedings.


### Версия 1.2i (2017.01.12)

1. Обновление документации и примеров (спасибо Леониду Синеву).

2. Восстановлен `@ MastersThesis` вместо` @ MasterThesis` (спасибо Леониду Синеву).3. `media =" eresource "` вводится в дополнение к `media =" online "` и
`media =" текст "`; если присутствует, поле `media` больше не игнорируется в
современные bst-стили, скомпилированные без опции strict.

4. Поле «location» вводится как псевдоним поля «address».

5. Запись `@ DSCISTHESIS` переименована в` @ DOCTHESIS`.

6. Поле «school» в «@ THESIS» и подобных записях заменяется на
«заведение» в стиле «библатекс-гост».

7. `specialitycode` добавлен для` @ THESIS` и подобных записей;
   число рассматривается как псевдоним кода специальности.8. Поле `type` в` @ THESIS` и аналогичные записи теперь могут принимать три значения.
   (`mathesis`,` phdthesis`, `docthesis`), которые переводятся на встроенные
   чувствительные к языку строки; любое другое значение воспроизводится буквально.

### Версия 1.2h (2016.08.21)

1. Незначительные изменения в документации.

### Версия 1.2g (25.07.2016)

1. Незначительные изменения в документации.

### Версия 1.2f (2016.07.11)

1. Добавлена ​​поддержка записи `@ патент` (спасибо Станиславу Кручинину).
2. Среднее поле переименовано в медиа-поле.### Версия 1.2e (2016.07.07)

1. Жестко закодированная строка "URL" заменена строкой, зависящей от языка.
   (спасибо Роману Будному).

### Версия 1.2d (2016.02.18)

1. янв, фев, мар и т. Д. исправлены месячные макросы;
2. Новый формат макроса. Мес.
3. \ cyrdash теперь подделывается через \ ProvideTextCommandDefault, если не определен.

### Версия 1.2c (2015.01.10)

1. добавлено поле langid; языковое поле поддерживается для обратной совместимости.
2. добавлено поле eid, оно имеет приоритет над полем страниц;
3. Исправить Gost2003: "--- заменено на \ BibDash;
4.Улучшен интервал вокруг \ BibDash.

### Версия 1.2b (2014.01.19)

1. numpages переименован в pagetotal.

### Версия 1.2a (2012.08.31)

1. \ cyrdash теперь определяется через \ ProvideTextCommand, а не через \ providecommand.

### Версия 1.2 (2012.02.22)

1. Рефакторинг кода. Все стили теперь генерируются из единого исходного файла.
2. Поддержка ГОСТ-7.1-2003. Поле `medium` добавлено для отображения типа
   материала. Для большинства типов записей по умолчанию `medium` используется` text`.
3. Поддержка пакета `natbib`.
4. Все современные стили теперь компилируются с опцией `eprint`.### Версия 1.1 (2012.01.21)

1. Обеспечена поддержка ГОСТ 7.0.5-2008 и ГОСТ 7.1-2003.
2. Добавлена ​​запись @ Online для форматирования ссылки на электронные
   ресурс в Интернете.
3. Добавлена ​​запись @ MastersThesis для форматирования ссылки на магистерскую диссертацию.
   Добавлена ​​запись @ DSciThesis для форматирования обращения к врачу
   диссертация.
4. Добавлены поля Urldate, eprint, eprintclass, eprinttype.

### История более ранних версий

2012.08.31 \ cyrdash теперь определяется через \ ProvideTextCommand.2012.02.22 Поддержка | natbib | упаковка.
2012.02.02 Адаптация к ГОСТ 7.0.5, электронная публикация.
2005.08.12 В CTAN загружена первая версия.
2003.06.06 Первая публичная версия.

### Старые версии

См. `Gost.pdf`.

### Отчеты об ошибках

Пожалуйста, отправляйте запросы функций и отчеты о проблемах через
  [https://github.com/kia999/GOST/issues] (https://github.com/kia999/GOST/issues).

Удачного BibTeXing! 

Уберечь призраков от зарплаты

урнер, специалист по заработной плате для крупного Некоммерческая организация Флориды была больным человеком.Наиболее сотрудники, которые воруют, делают это из жадности, но Тернер имел другой мотив - он был ВИЧ-инфицирован и нуждался в дорогих препараты для борьбы с болезнью. Усложняя дело, он спрятал его болезнь от его работодателя и страховой компании. Над в течение двух лет он присвоил 112 000 долларов, чтобы покрыть свои медицинские расходы. Хотя Тернеру нужны были дополнительные деньги, были альтернативой воровству. Но он не мог заставить себя раскрыть свою болезнь и попросить о помощи.

ВНЕ КОНТРОЛЯ
Обязанности Тернера включены размещение информации о времени и посещаемости на компьютере система и подготовка сводок о выплате заработной платы. Добавление и удаление основных записей сотрудников были отдельными задачами, в исполнении другого сотрудника. В качестве дополнительного гарантия, надзорный орган одобрил все выплаты заработной платы, и компания передала их непосредственно сотрудникам личные банковские счета.

Чтобы обойти систему внутреннего контроля и украсть деньги у некоммерческой организации, но Тернер справился с этой задачей. Во-первых, когда зарегистрированный сотрудник, который добавил и удалил основные записи на систему, Тернер выглянула через ее плечо и заметила ее идентификатор пользователя и пароль.

Это позволило ему добавить поддельные основные записи - для «призрачных» сотрудников - в систему. Поскольку налоговые вычеты были запрограммированы в пределах заданный диапазон номеров сотрудников, каждый раз, когда Тернер добавлял имя фальшивого работника системы, он присвоил ей номер сотрудника выше диапазона.Таким образом, фонд заработной платы сводный отчет - который печатался каждую неделю по возрастанию заказ по номеру сотрудника - в конце отображались фальшивые работники распечатки, где они не были бы выбраны для отчисления.

Затем Тернер ввел ложную заработную плату информация для призрачных рабочих. В то же время он организовал перевод их зарплаты на его собственный банковский счет. Основываясь на прошлых отношениях с его собственными финансовое учреждение, Тернер знал, что банк не подходит имя сотрудника на имя, указанное на счете вкладчика.

Наконец, чтобы преодолеть последний внутренний контроль препятствие - утверждение выплаты заработной платы начальник - Тернер подготовил свою собственную фальшивую ведомость заработной платы для подпись руководителя. Поскольку Тернер считался примерный сотрудник, руководитель не проверял его работу внимательно и не заметили фальшивую документацию был напечатан шрифтом, отличным от шрифта, использованного в реальные отчеты.

Оплата несуществующему сотруднику может быть Дорого

Источник: Профессиональные Мошенничество и злоупотребления, , Джозеф Т. Уэллс, Обсидиан Паблишинг Ко. Инк., 1997 г.

БЕЛЫЙ КАК ПРИЗРАК
Тернеру также пришлось создать фальшивую хранить копии зарплат призраков.Он надеялся, что никто не будет обратите внимание, что бумажные копии официальных чеки сотрудников - напечатанные в бухгалтерии - были желтый, в то время как призраки - напечатанные Тернером - были белыми.

Но кто-то заметил: наблюдательному бухгалтеру повезло. и обнаружил схему Тернера с привидениями и служащими. В течение плановое транзакционное тестирование счета заработной платы CPA фирма Cuthill & Eddy LLP (www.cuthilleddy.ком ), аудитор сразу выделил белую копию зарплата. Он принес его Карсону Л. Эдди, партнеру по обвинение в проведении аудита.

Эдди, CPA более 30 лет, раньше сталкивался с мошенничеством с заработной платой и считал это подозрительно. "Давайте проследим эту выплату через системы и посмотрим, что у нас получится », - проинструктировал он штатный сотрудник. Дополнительное тестирование выявило сотрудника в вопроса не было в ведомости заработной платы.

После более копая, Эдди и его сотрудники обнаружили еще три имени, которые не были в реестре. Их зарплаты все были переводится напрямую на тот же банковский счет - Тернера. «Выглядит как будто у нас есть схема сотрудников-призраков, - сказал Эдди своему аудиторы. Понимая, что важно определить, Тернер был в сговоре с другим сотрудником, Эдди использовал учебник по методам проверки на мошенничество для документирования дефалькация.Сначала аудиторы получили оригинальные копии регистры заработной платы, выписки по зарплатным чекам, прямой депозит записи, файлы персонала, табели учета рабочего времени и банковские документы. В Кроме того, они тщательно опросили бухгалтерию сотрудники и руководители, отвечающие за надзор. Отмечая что Тернер был единственным сотрудником, который получил прибыль от Схема, Эдди и его команда пришли к выводу, что Тернер действовал в одиночку. Их отчет, в котором подробно описывались его хищения, убедил Тернера признать себя виновным, когда некоммерческая организация предъявила обвинения.По соглашению о признании вины он не отбыл тюремного заключения, но был приговорен к 15 годам лишения свободы условно и приговорен к реституция.

КЛЮЧИ ВЕЗДЕ
После этого Эдди сказал: «Как Мошенничество с заработной платой идет, это было не очень изощренно. Как это произошло, мы сначала провели тестирование транзакций, но количество рутинных аудиторских процедур выявило бы это позже.”

Кроме того, с озабоченностью отмечая, что администратор системы расчета заработной платы нечасто менял пароли, Эдди и его команда изучили следующие подсказки.

Каждая запись о сотруднике-призраке содержала мертвого номер социального страхования человека, который Тернер снял из местных записей о смерти, открытых для общественности. Он произвольно придумали свои имена.

Идентификационные номера сотрудников Ghosts были намного выше, чем у законных сотрудников, и разрыв в серия разделила две группы.

Ни у кого из фальшивых сотрудников не было личного дела или удержания налогов и социального обеспечения.

Чистые расходы на заработную плату были ниже, чем фактически выпущенных средств, потому что они не включали выплаченные суммы сотрудникам-призракам.

Сводки по зарплате, подготовленные для руководства одобрение, которое содержало призрачных сотрудников, не входило в тот же шрифт, что и напечатанные системой.

Несколько прямых депозитов были сделаны на один и тот же банковский счет, но под разными именами сотрудников.

Типы Мошенничество с заработной платой
сотрудников Ghost. Этот термин относится к работнику платежной ведомости, который не на самом деле работают на компанию жертвы. Призрак часто недавно ушедший сотрудник, выдуманный человек, друг или родственник мошенник, который может обналичить зарплату, подделав одобрение или наличие соучастника депонирования поступает на его или ее банковский счет.

Фальсифицированные часы работы и заработная плата. Нечестные сотрудники обычно преувеличивать время, которое они работают, чтобы увеличить их компенсация. Более того, какая-то кривая зарплата клерки ищут недостатки внутреннего контроля, которые позволит им корректировать свои собственные зарплаты. Для часть дополнительных денег, руководители иногда утверждать сфальсифицированные часы работы сотрудника.

Комиссионные схемы. Продавцы и другие аналогичные иногда работники могут ложно увеличить свою заработную плату. Эти схемы зависят от того, найдет ли сотрудник способ либо сфальсифицировать объем продаж, либо увеличить комиссию. Адекватный надзор имеет решающее значение для предотвращения такого мошенничества.

Ложные требования компенсации работникам. Некоторые недобросовестные сотрудники подделывают травмы для взыскания пособий по инвалидности. В крайних случаях сотрудники проводили другие полный рабочий день, в то время как их работодатели платили им оставайся дома и поправляйся. Также некоторые кривые врачи заработали миллионы долларов выдача ложных диагнозов заболеваний рабочим которые возвращают часть своих выгод врачи.

КТО ГОВОРИТ, АУДИТОРЫ НЕ МОГУТ ВЫЯВИТЬ МОШЕННИЧЕСТВО?
Карсон Эдди обнаружил количество мошенничества за свою карьеру. «К счастью, большинство из них не были существенными для финансовой отчетности », - сказал он. сказал: "но мошенничества, которые я видел, как правило, начинаются с малого и растут до такой степени, что они могут стать материальными. Несмотря на то аудиторы не несут ответственности за выявление несущественного мошенничества, вы оказываете своему клиенту ценные услуги, обнаруживая эти схемы рано.”Согласно Заявлениям на Стандарты аудита № 82, Мошенничество, и нет. 99, Рассмотрение мошенничества при аудите финансовой отчетности, новый, пересмотренный стандарт мошенничества, аудиторы несет ответственность только за мошенничество, которое может иметь материальный влияние на финансовую отчетность.

Применение процедуры методы аудита могут раскрыть улики мошенничества. Но большинство - важно то, что с ними делает аудитор, - говорит Эдди, который также является сертифицированным экспертом по расследованию мошенничества."Было бы легко чтобы наш аудитор подумал, что белая копия зарплаты была просто аномалия. Но мы обучаем наших аудиторов смотреть активно за мошенничество », - сказал он.

Видение призраков
Большинство случаев мошенничества с использованием сотрудников-призраков с заработной платой персонала. С простым, но эффективным меры, вы можете предотвратить или обнаружить многие из этих схемы.

Обеспечить подготовку заработной платы, функции выплаты и распределения сегрегированный.

Ищите чеки без вычетов для налогов или социального обеспечения. Полностью у фиктивных сотрудников их зачастую нет.

Изучите чеки заработной платы с двойным одобрения.Хотя большинство из них законным, две подписи могут сигнализировать о том, что подделка подписи уволенного работника, который вор также одобряет и вкладывает в его или ее собственный счет.

Используйте прямые депозиты. Этот способ, хотя и не надежен, но может сократить расходы на заработную плату уловки, отказавшись от бумажных зарплат и возможность подделки, подделки и кражи, хотя это не предотвращает неправильное направление вклады на неавторизованные счета.

Проверить ведомость заработной платы для наличие повторяющихся имен, адресов и соц. Номера безопасности.

Иногда доставляйте зарплату вручную сотрудникам и требуют положительной идентификации. Если у вас есть остатки зарплаты, убедитесь, что они принадлежат реальным сотрудникам, а не призракам.

Остерегайтесь изменений бюджета в расходы на заработную плату.Затраты на рабочую силу выше предусмотренных в бюджете может указывать на сотрудников-призраков.

Эдди считает, что это Важно, чтобы аудиторы были настроены скептически. «Деловое мошенничество - это чаще, чем думают большинство аудиторов, - заметил Эдди. «В то, что люди говорят вам, или документацию, которую они вам дают не обязательно является правдой или подлинным. Если вы принимаете все за чистую монету, вы не делаете свою работу как аудитор.Он добавил, что это не менее важно для аудитор должен реагировать на все виды улик, присутствующих во многих случаях мошенничества случаи. "Если что-то, например документ, неверный цвет - выглядит не так, проверьте. Возможно, это просто ошибка. Но могло быть и больше; это было в случае Тернера ».

ДЖОЗЕФ Т. УЭЛЛС, CPA, CFE, является основателем и председатель Ассоциации сертифицированных исследователей мошенничества в Остине, штат Техас, и профессором экспертизы мошенничества в Техасский университет.Мистер Уэллс является автором книги «Так Вот почему это называется пирамидальной схемой »( JofA, Oct.00, page 91), получившей премию Лоулера за лучшая статья JofA в 2000 году, и он был введен в Зал славы бизнеса и промышленности AICPA в 2002 году.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *