Документооборот компании: Как внедрить электронный документооборот в компании?

Содержание

Как внедрить электронный документооборот в компании?

Затраты на приобретение специализированного программного обеспечения, его настройку и адаптацию даже в небольшой компании могут окупиться благодаря оптимизации работы высокооплачиваемых специалистов и ускорению бизнес-процессов

Обычно в компаниях обрабатывается большое количество документов. Некоторые из них должны храниться в бумажном виде. Но для многих документов подобные требования законодательством не установлены. Потому целесообразным может оказаться переход на электронный документооборот (ЭДО), особенно если учесть последние события, связанные с пандемией.

Поначалу использование электронной «первички» кажется сложным процессом. Однако электронный документооборот является эффективным инструментом бизнеса, поскольку помогает уменьшать временные и финансовые затраты. Именно поэтому его давно используют во многих странах мира, и российские организации уже тоже успешно применяют ЭДО.

Как осуществляется электронный документооборот?

Электронный документооборот – такой способ организации работы с документами, когда они формируются в электронном виде, без использования бумажных носителей, и передаются по телекоммуникационным каналам связи. Иными словами, это документооборот с применением информационной системы.

Существует много видов электронного документооборота. Так, его можно разделить на:

  • внешний ЭДО с госорганами – регулируется правилами, принятыми для каждой сферы индивидуально;
  • внешний ЭДО с контрагентами – регулируется соглашением сторон ЭДО;
  • внутренний ЭДО – регулируется внутренними правилами и регламентами компании.

В первых двух случаях процесс выглядит так: документ (doc- или pdf-файл) заверяют электронной подписью и передают другой стороне через систему оператора ЭДО – этот процесс обычно сравнивают с передачей по e-mail.

В функционал оператора входят: передача документов, контроль их формата и заверения электронной подписью, хранение архива. Для минимизации рисков непринятия электронного документа ФНС рекомендуется выбирать одобренных операторов ЭДО, список которых можно найти на сайте www.nalog.ru (налогоплательщики могут направлять жалобы на решения и действия налоговиков с помощью телекоммуникационных каналов связи – читайте об этом в статье «Как подать жалобу в налоговый орган через ТКС?»).

Электронные документы можно хранить на серверах или в электронных архивах с помощью специальных программ. Сроки хранения для них те же, что и для бумажных документов.

Электронная подпись

Чтобы электронному документу придать юридическую значимость, его необходимо подписать электронной подписью.

Электронная подпись (ЭП) – это информация в электронной форме, которая присоединяется к электронному документу и используется для определения подписавшего его лица. Она гарантирует, что это тот самый документ в том виде, в котором его отправили.

Закон устанавливает два вида электронных подписей – простую и усиленную. Вторая может быть квалифицированной (УКЭП) и неквалифицированной.

С помощью УКЭП можно работать с госорганами, сдавать отчетность в контролирующие органы, участвовать в электронных торгах, обмениваться документами с дистанционными работниками, контрагентами (письма, договоры, счета) и др.

УКЭП считается самой надежной. Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях. При этом есть документы формализованные, которые надо обязательно подписать УКЭП. Есть неформализованные документы, которые по соглашению сторон могут быть подписаны простой электронной подписью, и они тоже будут легитимны. Например, вы логинитесь в системе ЭДО и отправляете оттуда неформализованный документ, и это уже является фактом подписания документа простой ЭП.

(В статье «Цифровая или “бумажная” подпись: что надежнее?» читайте о преимуществах и недостатках использования простой, усиленной квалифицированной и неквалифицированной электронных подписей, а также о том, что сервисы бесконтактного электронного документооборота экономят ресурсы и снижают риски, которые несет бизнес в процессе работы с бумажными документами.

В статье «Заключение и изменение трудового договора о дистанционной работе» можно прочитать о том, будет ли договор считаться заключенным, если при его оформлении не использовалась электронная подпись или если сотрудник сначала трудился в офисе, а потом устно договорился о дистанционной работе.)

Внедрение ЭДО

Рассмотрим, как ввести в компании электронный документооборот, который будет осуществляться через оператора ЭДО.

  1. Для начала определите круг контрагентов, которые планируют или уже используют ЭДО. Затем сформулируйте запросы компании, т.е. нужно понять, ради чего вы внедряете ЭДО и какого можно ждать эффекта. Если вы исследовали все эти составляющие и результат вас удовлетворил, переходим ко второму пункту.
  2. Выберите платформу ЭДО, приобретите соответствующий программный продукт и сопутствующее оборудование.
  3. Выберите оператора ЭДО и заключите с ним договор. В данном случае пользователь подключается к сервису и одновременно к сети доверенных операторов и единому регламенту обмена.
  4. Купите сертификат ЭП. Приобрести его можно в удостоверяющих центрах, которые прошли аккредитацию в Минкомсвязи.
  5. Подключите партнеров к ЭДО.
  6. После оплаты услуг оператора и регистрации можно легитимно создавать, подписывать, отправлять и получать счета-фактуры и другие электронные документы.

В зависимости от потребностей компании степень перехода на электронный документооборот может быть разной: одни процессы можно перевести в электронный формат полностью, другие – оставить в гибридной модели.

О внутреннем ЭДО на примере правового подразделения юрлица

В компании все структурные подразделения взаимосвязаны. Ежедневно между ними происходит обмен информацией и документами, и ЭДО помогает оптимизировать этот процесс. Так, почти в каждом бизнесе правовой департамент выполняет две основные функции – согласование договоров и подготовку претензий и исков, что требует взаимодействия с другими подразделениями. Внутренний ЭДО позволит ускорить юридические процессы и тем самым высвободить время сотрудников компании.

Подготовка претензий и исков

Запрос юристам о подготовке претензии, ответа на претензию или искового заявления выглядит как обычная заявка. Но для ее подачи нужны первичные документы, подтверждающие или опровергающие те или иные обстоятельства, которые лягут в основу создаваемого документа.

Программу, обеспечивающую электронный документооборот, можно настроить так, что направить заявку юристу будет невозможно без добавления необходимых документов. Это исключит случаи направления «пустых» запросов и возврата заявок на доработку инициатору. В правилах системы можно предусмотреть направление срочных заявок и др. Подготовительная работа по созданию заявки, сбору документов и получению информации может проходить в сроки, установленные в программе, с фиксацией комментариев согласующих и заинтересованных лиц.

Согласование договоров

В данном процессе обычно принимают участие сотрудники нескольких подразделений –инициатор договора, юристы, бухгалтерия, финансисты. Для правильного толкования условий и порядка исполнения договора привлекают специалистов и из других подразделений. Система ЭДО позволит всем участникам этого процесса проводить параллельное или последовательное согласование. Можно подключиться к ней удаленно и отслеживать версии документа, комментарии и правки каждого согласующего, определять сроки согласования. Так вы получите прозрачный и понятный процесс движения договоров внутри компании.

Плюсы и минусы электронного документооборота

Очевидным плюсом ЭДО является уменьшение временных и финансовых затрат на создание, поиск, отправку и хранение документов. Можно работать с документами удаленно в любое время в удобном месте – нужен только Интернет.

Кстати, электронные документы можно использовать в арбитражном суде в качестве доказательства правомерности тех или иных действий.

Минусом можно назвать возможное отсутствие у контрагентов ЭДО. Но сейчас многие операторы ЭДО предлагают помощь в подключении контрагентов: рассылки, индивидуальные обзвоны, специальные мероприятия, готовые наборы документов и регламентов. Системные интеграторы и ИТ-компании могут помочь в настройке систем участников электронного документооборота, что ускорит переход на ЭДО и обеспечит максимальное число подключенных контрагентов.

Необходимо учесть затраты на разработку или приобретение системы, внедрение и настройку ЭДО, обучение персонала.

Нужно быть готовым к тому, что программу, скорее всего, придется дорабатывать и адаптировать под особенности бизнеса, – это также потребует вложений. Может показаться, что небольшой компании тратиться на специализированное программное обеспечение нецелесообразно, но на начальном этапе ее развития внедрение внутреннего ЭДО может пройти быстрее и при наращивании оборотов в будущем позволит оптимизировать бизнес-процессы.

Читайте также

Эксперимент по электронному ведению кадровых документов

Минтруд проводит эксперимент среди работодателей и работников по использованию электронных документов, связанных с работой, без их дублирования на бумажном носителе  

22 Июля 2020

Мы в «КРОК» используем большой набор инструментов для управления документооборотом и организации бизнес-процессов. В системе электронного документооборота ECM мы храним контент, который появляется в ходе осуществления продаж, тендеров и выполнения проектов. Всем документам присуща версионность, и за каждым закреплена история работы с ним.

Пользователям они становятся доступны исходя из политики прав доступа. Система автоматизации бизнес-процессов BPM обеспечивает согласование документов, заявок и запросов согласно установленным в компании правилам. Причем гибкая система позволяет быстро настроить новые правила согласования или поправить текущие в случае необходимости. У нас есть внутренний корпоративный портал, где размещается нужная сотрудникам информация в виде базы знаний. Также мы используем сервисы ЭДО, которые позволяют обмениваться с контрагентами юридически значимыми документами в электронном виде.

Положительных моментов, связанных с переходом на электронный документооборот в компании, гораздо больше, чем отрицательных нюансов. Затраты на приобретение специализированного ПО, внедрение и техническую поддержку окупаются благодаря оптимизации работы высокооплачиваемых специалистов. Высвободившееся время они могут тратить на решение приоритетных и более сложных задач, что благотворно скажется на развитии бизнеса.

Успешные компании довели документооборот до автоматизма

Даниил Силантьев

Легко можно представить среднюю компанию, которой не требуются сложные системы управления бизнесом. Далеко не всем нужны дорогостоящие программные комплексы для тонкой настройки бизнес-процессов, оптимизации производства или деятельности склада. Но все предприятия с численностью более 50 человек так или иначе работают с документами: приказами, договорами, служебными записками. И вот тут системы электронного документооборота (СЭД) могут оказать неоценимую помощь.

Эксперты
Николай Достовалов
заместитель генерального директора Каменск-Уральского завода обработки цветных металлов (КУЗОЦМ)
Владимир Зверев
начальник отдела АСУ КУЗОЦМ
Игорь Краснов
руководитель проекта компании «ФИНЭКС Качество»
Алексей Лейбман
руководитель департамента программных решений компании «Деком Компьютерные системы»
Алена Супряга
руководитель отдела маркетинга компании «ОЛМИ»
Сергей Шестопалов
руководитель департамента информационных технологий компании «Авто Плюс» (дилер Toyota и Lexus)

Помогла ли система электронного документооборота автодилеру создать внутренний портал?


Как завод с помощью СЭД встал на путь автоматизации бизнеса?
Каким образом поставщик автокомпонентов перешел на проектное управление?

Впрофессиональной среде специалистов по автоматизации бизнеса иногда шутят, что, мол, системы электронного документооборота ставят себе только ленивые. Не хотят больше бегать по этажам с бумажками за печатями и визами, вот и автоматизируются. Трудно сказать, насколько это похоже на правду, но абсолютно точно, что в последнее время автоматизация документооборота стала признаком успешной компании, заинтересованной в повышении эффективности всех своих бизнес-процессов, а не только продаж, склада или производства.

СЭД как инструмент создания портала

Компания «Авто Плюс» («Тойота Центр Екатеринбург Запад», «Центр Авто Плюс Север», «Лексус Екатеринбург») в числе первых среди автодилеров озадачилась автоматизацией своего бизнеса. В 2004 г. она завершила в Екатеринбурге внедрение программного комплекса Incadea (зарекомендовавшая себя система управления компанией в сегменте продажи автомобилей). «После завершения процесса внедрения ERP-системы мы поняли, что она закрывает далеко не все процессы внутри нашей компании, — рассказывает Сергей Шестопалов, руководитель департамента информационных технологий компании «Авто Плюс».Система взяла на себя основные бизнес-процессы, экономические расчеты, но осталось немало документации, которая так и продолжала жить в бумажном виде. Возникали постоянные трудности с обменом информацией между сотрудниками (тем более что компания быстро росла). Согласования документов, договоров становились головной болью. В итоге руководитель заявил, что ему надоели посетители, которые постоянно ломятся в его кабинет. Он попросил найти систему, которая поможет регламентировать и упорядочить этот процесс», — вспоминает г-н Шестопалов. В 2005 г. ИТ-отдел начал искать и затем тестировать различные системы электронного документооборота, которые в тот момент присутствовали на рынке.

В первую очередь отмели все коробочные решения — растущей компании была необходима гибкость, которую они не могли обеспечить. Вслед за ними исключили тяжелые решения, ориентированные на большие заводы и госучреждения, — компания не была готова переплачивать. В итоге выбор пал на систему NauDoc от екатеринбургской компании NAUMEN. Привлекла близость разработчика и веб-ориентированная платформа.

После ряда согласований с разработчиками в компании проанализировали документооборот. На основе экспертных оценок специалисты предложили автоматизировать пять главных типов документов. «Мы не согласились с выводами NAUMEN — предложенные документы оказались не самыми важными для бизнеса, — утверждает Сергей Шестопалов. — Для пилотного проекта я отобрал другие пять типов документов, автоматизация которых позволила бы выявить все возможности системы». Сейчас из них работают только два, но система начала жить и развиваться. В настройках системы сотрудники разбирались вначале с помощью ИТ-отдела, а затем самостоятельно. Свою роль сыграла и доступность платформы. Сейчас к NauDoc подключен каждый компьютер в компании, а руководители проводят в системе до 50% своего рабочего времени.

Одним из первых последствий внедрения системы электронного документооборота стало появление и развитие внутреннего сайта компании. «Система и так ориентирована на веб, поэтому настроить внутренний сайт оказалось просто, — добавляет г-н Шестопалов. — Сейчас на сайте публикуются все основные новости и документы компании, доступ к нему есть даже у автомехаников — для них выложены инструкции и техническая информация».

Появление СЭД положительным образом сказалось на подразделениях компании, которые полностью завязаны на работе с документами (например, юридический отдел). Раньше подразделение было завалено документами, отследить время согласования того или иного договора было практически невозможно, не устраивали сроки обработки документов. Учет вели только на бумаге. После появления NauDoc компания решила, что все документы, направляемые в юрдепартамент, идут только через него. В результате работа отдела стала исчислимой. Появилась возможность отслеживать нагрузку каждого сотрудника и анализировать причины задержки документов. Возросла скорость и точность работы. По тому же принципу в «Авто Плюс» сейчас работают и другие отделы. «Когда мы внедряли систему, толком не понимали, что именно нам надо, но гибкость платформы позволила разобраться во многих вещах самостоятельно. Многие сотрудники сами настраивают для себя свою рабочую область и используют ее в своих целях, иногда очень удивительным и неожиданным образом. Система постоянно развивается, причем без участия разработчика и внешних консультантов», — говорит Сергей Шестопалов. Значительная часть делового общения сотрудников перешла именно в систему документооборота. Они почувствовали ее преимущества перед обычной электронной почтой — всегда видно, на каком этапе находится кажлый электронный документ, кто с ним ознакомлен. Плюс к этому абсолютно все действия в системе архивируются и хранятся. «Главное было начать с малого и сделать систему удобной для людей, тогда они и сами помогут ее развить», — резюмирует г-н Шестопалов.

Документооборот внедряют после наведения порядка

Компания «ОЛМИ» — один из крупнейших на Урале поставщиков автокомпонентов для отечественных автомобилей как оптом, так и в розницу. Компания уже давно и серьезно автоматизирует свой бизнес. Работает собственная система управления, которая содержит большую часть бизнес-процессов. В прошлом году руководство решило перевести бизнес на новый уровень — началось внедрение системы менеджмента качества. «Мы понимали, что автоматизировать хаос незачем — пока люди не привыкнут наводить порядок традиционными методами, в автоматизации нет смысла, — поясняет логику предприятия Алена Супряга, руководитель отдела маркетинга компании «ОЛМИ». — Поэтому выбирать систему начали только после того, как разобрались с бумажным документооборотом». Специально на проект пригласили руководителя, на плечи которого легли поиск и внедрение системы. Главными факторами выбора были гибкость и наличие ряда отраслевых внедрений. Система DIRECTUM (которую установили в сопровождении компании «ФИН­ЭКС Качество») привлекала доступным интерфейсом и наличием конкурентных лицензий*, позволивших минимизировать затраты на ПО. «Вначале мы запустили небольшой пилотный проект — посмотрели, как настраиваются процессы, проиграли несколько сценариев взаимодействия, убедились в том, что нужные кнопки расположены удобно, и уже потом приступили к полноценному внедрению», — рассказывает г-жа Супряга. По словам Игоря Краснова, руководителя проекта со стороны «ФИНЭКС Качество», внедрение в «ОЛМИ» — одно из показательных по скорости и простоте. Компания оказалась практически идеально готова к автоматизации документооборота и быстро перешла на новые стандарты работы.

Сейчас система взаимодействует со вспомогательными процессами в компании — в ней ведется согласование по бюджетированию, принятие и постановка задач, юридическая работа. Благодаря DIRECTUM появилось общее информационное поле — база знаний, в которой содержится вся необходимая информация в упорядоченном виде.

Бонусом системы документооборота для «ОЛМИ» стала интеграция DIRECTUM с системой управления проектами. «Раньше MS Project у нас использовал только отдел маркетинга. А сейчас он стоит практически у всех руководителей — планы и задачи из одной системы легко отследить в другой. Топ-менеджеры получили дополнительный инструмент для работы», — делится находкой Алена Супряга. Говорить об экономическом эффекте системы в «ОЛМИ» пока рано — это тема отдельного исследования, но общее повышение скорости принятия решений и исполнительской дисциплины отмечают по всему предприятию.

СЭД как шаг к автоматизации всего завода

Несколько лет назад Каменск-Уральский завод по обработке цветных металлов столкнулся с тем, что объем и сложность документооборота на предприятии стали зашкаливать. Отслеживать прохождение приказов и их исполнение было трудоемко, а временами почти невозможно. «На первом этапе автоматизации документооборота нам надо было привести делопроизводство к некому единому стандарту, чтобы наладить нормальный обмен данными. В цехах был «свой» порядок — в заводоуправлении один, по заводу в целом другой. Это было нетерпимо», — рассказывает Николай Достовалов, заместитель генерального директора КУЗОЦМ. «В вопросах автоматизации мы тогда походили на слепых котят и двигались на ощупь», — добавляет он.

В итоге завод обратился в компанию «Деком Компьютерные системы» по поводу внедрения СЭД DIRECTUM. По словам Владимира Зверева, начальника отдела АСУ КУЗОЦМ, в 2003 г. российский рынок систем электронного документооборота не изобиловал программными продуктами и тем более готовыми решениями, а ключевых разработчиков можно было пересчитать по пальцам. DIRECTUM выбрали за функциональность и гибкость. Как полагает Алексей Лейбман, руководитель департамента программных решений компании «Деком Компьютерные системы», КУЗОЦМ стал идеальным партнером для внедрения. Заинтересованность руководства и готовность лоббировать интересы проекта сочетались со сложными проблемами документооборота, подходящими для автоматизации, а масштаб внедрения позволял окупить затраты чуть ли не на экономии бумаги.

Сразу же переделывать весь документооборот на предприятии ни руководство, ни внедренцы не рискнули. Необходимо было сочетать вопросы оптимизации и сохранения заводских традиций. Для пилотного проекта приобрели 20 лицензий, по которым в системе могло работать 50 сотрудников. Это позволило полностью автоматизировать процесс регистрации входящей и исходящей корреспонденции, а также согласование приказов по персоналу. Результат признали успешным, и дальнейшим развитием системы заводчане занимались уже самостоятельно. К 2007 г. система документооборота охватывала уже 160 рабочих мест в заводоуправлении и цехах. «Результат не заставил себя ждать. СЭД существенно сократила сроки согласования документации. Уменьшилось хождение по кабинетам, повысились производительность труда и исполнительская дисциплина», — называет плюсы г-н Достовалов. Но главное, по мнению топ-менеджеров предприятия, завод получил работающую систему и представление о том, как в ней работать и как ее развивать.

«Сейчас нам предстоит второй этап внедрения документооборота, поскольку мы уже выросли из старой системы [бумажного документноборота — прим. ред.] и теперь понимаем, что хотим, и способны ставить перед внедренцами грамотное техзадание», — резюмирует Николай Достовалов.

*Конкурентная лицензия (лицензия для параллельной работы) подразумевает ограничение числа одновременно работающих пользователей.

Организация, автоматизация и ведение документооборота

Желаете повысить производительность своей компании? Тогда начните с реорганизации и автоматизации своей системы документооборота. Современная система ведения кадрового делопроизводства на предприятии с привлечением инновационных технологий может значительно повысить производительность Вашей компании. Специалисты ОСГ проанализируют Вашу действующую систему и усовершенствуют ее, что даст Вам конкурентные преимущества.

Автоматизация документооборота на предприятии

Для успешного внедрения автоматизации документооборота в компании, ОСГ проводит комплексные диагностические работы. В ходе работ мы изучаем каналы поступления информации в Вашу компанию, причины и способы создания документации, методы передачи информации внутри компании и за её пределы, нормативные сроки исполнения внутренних предписаний, необходимые элементы обработки документации, а также обеспечиваем хранение документов согласно срокам и нормам, установленным законодательством.

Это исследование помогает выявить ошибки работы с документацией, которые тормозят основные рабочие процессы. Устранив ошибки, мы определим направления дальнейшей работы, гарантирующее успешное управление документами, а значит, и бизнесом. Сделать запрос стоимости сейчас

Организация документооборота на предприятии. Высокотехнологичные решения

Результаты анализа заносятся в специальный отчет, в котором предложены индивидуальные решения к автоматизации Вашего архива. Результатом внедрения этих решений становятся: быстрая обработка документов, гарантированная безопасность данных и устранение ошибок в хранении документов и их обработке. Ваш персонал получает расширенные возможности работы, а эффективное ведение делопроизводства, благодаря автоматизации, способствует повышению производительности.

Новая оптимизация документооборота на предприятии

После утверждения ОСГ составляет график перехода на новую систему. Наши специалисты работают круглосуточно, что обеспечивает плавный своевременный переход. Все это дополняется поддержкой, которую способен предоставить только лидер в своей отрасли.

ОСГ проводит семинары для Ваших сотрудников, чтобы они смогли понять и оценить, как легко и эффективно будет работать новая система. На семинарах мы демонстрируем, как автоматизация документооборота благоприятно сказывается на функционировании всего предприятия, включая административный отдел, отдел кадров, бухгалтерию, отдел по работе с клиентами, отдел продаж и другие.

Электронный документооборот (ЭДО) для нефтегазовых компаний — Диадок

Работа с электронными документами из вашей системы

Диадок интегрируется со всеми учетными системами. В результате интеграции, как и до внедрения ЭДО, сотрудники компании формируют в привычной программе и могут прямо из нее отправить их клиентам.

Отправляйте через Диадок в электронном виде:
  • счета-фактуры;
  • акты;
  • акты сверки взаимных расчетов.

Обменивайтесь документами в привычном виде: Диадок обеспечивает визуальное соответствие электронных документов утвержденным у вас формам.

Проект интеграции занимает в среднем от 2 недель до 6 месяцев, в зависимости от особенностей бизнес-процессов компании и сложности интеграции.

Подключение контрагентов

СКБ Контур — один из крупнейших оператор ЭДО в России. К системе Контур.Диадок подключено более 850 000 юридических лиц. Наверняка среди них найдется немало ваших партнеров и клиентов.

Как мы помогаем подключить к ЭДО ваших контрагентов?

Мы заинтересованы в скорейшем подключении к ЭДО ваших клиентов и реализуем для этого проводим ряд мероприятий:

  1. анализируем вашу клиентскую базу и составляем план подключения контрагентов;
  2. рассылаем приглашения к обмену электронными документами;
  3. распространяем через отделы и структурные подразделения вашей компании информационные буклеты по ЭДО;
  4. проводим информирование через интернет-ресурс Диадока и профильные СМИ;
  5. осуществляем обзвон клиентов силами федерального сall-центра.
  6. при необходимости проводим обучающие семинары для сотрудников вашей компании и контрагентов, желающих подключиться к ЭДО.

Этот комплекс мер позволяет в сжатые сроки достичь высоких результатов в подключении ваших контрагентов к ЭДО.

Стоимость

Тарифицируются только те исходящие, по которым завершен документооборот (если документ не получен или одна из сторон отказывает в подписи документа — он не оплачивается).

Диадок предлагает несколько тарифов, чтобы вы могли выбрать оптимальный.

Зачем компании внедрять электронный документооборот

Соблюдение законодательства

В настоящий момент законом не установлена обязательность ведения документооборота в электронном виде. Но со многими государственными органами уже можно обмениваться электронными документами. Это быстрее, проще и дешевле, чем обмениваться бумажными письмами. Возможность обмена электронными документами с разными органами будет распространяться всё больше и больше.

В 2020 году уже могла быть введена обязательность ЭДО. Россия собиралась внедрять обязательную прослеживаемость для определённого списка товаров c января. Это предполагало, что производители и импортёры товаров из списка (например, холодильное оборудование, автопогрузчики, стиральные машины, проекторы, коляски, металлическая мебель для офисов и т. д.) должны были обязательно использовать ЭДО. Запуск системы прослеживаемости пока перенесли на середину 2021 года.

Избавление от бумаги

Логистика бумаги дорогая. Если получается избавиться от печати и пересылки бумажных документов хотя бы внутри группы компаний, это уже существенно экономит деньги и увеличивает скорость работы.

Например, если бумажный документ нужно нести для согласования, секретарь может потратить на это не один час, накапливая корреспонденцию. При работе с ЭДО каждый документ попадает к нужному сотруднику за несколько кликов.

Снижение финансовых затрат

После перехода на ЭДО значительно меньше средств расходуется на печать и доставку документов. При бумажном документообороте нужно учитывать в бюджете расходы на печать, работу курьеров или почту, а также расходы на хранение.

Контроль и эффективное управление движением документов

Ответственному за документ сотруднику или руководителю важно знать, кто работает надо документов в данный момент. Система ЭДО позволяет видеть, когда и кто открывал и редактировал документ, как он сейчас выглядит, и кто его задерживает. Это позволяет повысить эффективность контроля бизнес-процессов и улучшает дисциплину.

Повышение производительности сотрудников. Унификация процедур формирования и обработки документов

За счёт того, что процессы и маршруты движения документов заранее продумываются и настраиваются в системе, для всех сотрудников есть определённый порядок действий, позволяющий упростить работу. Исключается дублирование поручений, ускоряются процессы согласования документов и принятия решений.

Обычно все редакции документа сохраняются в системе, при необходимости можно вернуться к какой-то версии.

Доступность информации

Поиск, подготовка и отправка документов через ЭДО занимает меньше времени.

Поисковые системы ЭДО позволяют искать документы по разным параметрам. Чтобы найти электронный документ, необязательно знать реквизиты, достаточно представлять, о чём говорится в документе, и ввести несколько ключевых слов.

Можно организовать папки с документами так, как это нужно сотруднику. Например, можно расположить их по очереди, согласно которой их нужно сдавать.

Кроме того, любой документ доступен всем, у кого есть права, с любого устройства и в любое время. Человек может работать над документом, например, находясь в командировке.

Любая важная информация для компании доступна в системе в любой момент, даже если сотрудник увольняется.

Ускорение исполнения договоров

Так как документы отправляются контрагентам мгновенно, есть возможность ускоренного получения оплаты от контрагентов. Это особенно полезно, когда важно получать её в день заключения договора.

Взаимодействие с крупными партнёрами

В настоящее время крупные компании всё активнее используют ЭДО и требуют от своих партнёров того же.

возможности, преимущества, внедрение в компании

  • Владимир Андреев
  • 1 ноября 2020
  • Статьи
 

Обязательный элемент «цифровой» инфраструктуры современного предприятия или организации — это система документооборота. Работу с внешними и внутренними документами относят к наиболее сложноорганизованному, трудоёмкому и «проблемному» участку деятельности предприятий. Электронные решения дают возможность существенно упростить и оптимизировать её.

Использование специализированных систем, в частности внедрение электронного документооборота, актуально как для компаний коммерческого сектора, так и государственных учреждений. Первым они открывают перспективы по повышению прибыльности, отдачи от работы, а для вторых будут эффективным решением задач по оптимизации потоков информации и бумаг, межведомственному взаимодействию и работы с обращениями граждан.

Система электронного документооборота (СЭД) — необходимость, а не опция. Большинство сегодняшних компаний создают офисные бумаги в цифровом виде, но, из-за несовершенства процессов обмена информацией сотрудники вынуждены распечатывать их, передавать в «физическом» виде и терять время и силы на ненужную рутину. Неэффективный формат бывает трудно поменять — для этого необходимо автоматизировать деятельность фирмы комплексно, но результат превысит все ожидания. Грамотно организованная СЭД или ЕСМ-система (система управления контентом организаций), включающая правильно подобранные сервисы электронного документооборота, поможет наладить управление информацией и потоками документов на всех уровнях и стадиях существования.

Общие сведения об элементах и структуре СЭД

Изначально создаваясь как инструмент традиционного делопроизводства и его автоматизации, сегодня СЭД развились в многофункциональные, комплексные продукты. Система электронного документооборота — это решение, которое:

  • обеспечивает процесс создания и перемещения внутрифирменной документации в электронном виде;
  • обрабатывает поступающую корреспонденцию и внешние нормативно-распорядительные документы;
  • упрощает контроль над документопотоками;
  • помогает эффективно управлять отношениями с партнерами, клиентами и так далее.

В компании СЭД обеспечивает работу со всеми документами в электронной форме — любым набором информации, сохраненном или переданном на ПК. Их необходимо сопровождать атрибутами на своеобразных «карточках», которые идентифицируют единицу.

Документооборот в электронной форме — это способ централизованно организовать работу с бумагами, где большинство регистров и операций представлены в электронном виде. Соответственно, система, управляющая им, представляет собой решение с инструментарием – комплексом сервисов электронного документооборота — для осуществления всех процедур по созданию, изменению, поиску документов и поддержке взаимодействия между сотрудниками компании.

Иногда её называют EDMS (Electronic Document Management System) или вышеупомянутой ЕСМ, но эти термины несколько шире, чем СЭД — к последней необходимо добавить средства обеспечения сохранности информации, ввода бумажных документов в цифровую среду, обработки мультимедийного контента и так далее. Система электронного документооборота базируется на потоках работ — Workflow, представляющих собой действия сотрудников в границах выделенного бизнес-процесса.

В процессе собственной эволюции СЭД постепенно «научились» сопровождать и обеспечивать бизнес-логику всего жизненного цикла документа, а потом – автоматизировать сквозные бизнес-процессы, связанные с документооборотом, частично принимая на себя функции BPM-систем (Business Process Management).

С 2017 года развивается концепция CSP (Content Service Platform), для которой характерен отказ от монолитной архитектуры систем прежних поколений в пользу платформы, которая поставляется в виде набора сервисов. Современные СЭД, включая Docsvision, представляют собой CSP-платформы, которые объединяют и поддерживают работу сервисов, необходимых для конкретной компании на данном этапе её жизненного цикла и с учётом специфических задач. При этом платформа оставляет возможность в любой момент добавить новый сервис, обновить или доработать отдельный модуль. Это позволяет одновременно и эксплуатировать систему, и развивать её без необходимости ставить на паузу производственные и бизнес-процессы.

Выбрать оптимальную по набору сервисов редакцию Docsvision, ознакомиться со стоимостью модулей и вариантами лицензирования можно на странице «Стоимость Docsvision и сравнительные характеристики редакций».

Достоинства СЭД

Существующая базовая структура СЭД зарекомендовала себя как действенный, эффективный механизм, который удобен для предприятий и учреждений любого масштаба. Рынок СЭД активно развивается, так как и государственный сектор (активный потребитель), и бизнес-структуры заинтересованы в сервисах электронного документооборота. Также развитию систем способствует расширение сферы применения электронных подписей и увеличенное внимание к вопросам безопасности информации. Эффективно решать их можно при помощи качественных и продуманных программ.

Современная система документооборота имеет множество достоинств — она:

  • обеспечивает прозрачность документопотока и всех бизнес-процессов компании — все действия и перемещения бумаг можно отследить и контролировать;
  • повышает дисциплину труда и исполнения задач — прозрачные системы удобны для фиксации результатов и факта отклика на требование;
  • сокращает временные затраты на каждодневный рутинный труд — не нужно подолгу искать, согласовывать бумаги, оборот их ускоряется;
  • защищает информацию от утечки, обеспечивая безопасность данных и строгое разграничение прав доступа;
  • основана на принципах, оговоренных в стандартах качества ISO;
  • легко внедряется среди сотрудников — при условии грамотно организованной системы обучения персонала;
  • даёт предприятию конкурентные преимущества, помогает поддерживать и развивать внутрикорпоративную культуру и так далее.

Система электронного документооборота (СЭД) включает, в том числе, управление нормативными регистрами. Поэтому её работа должна быть организована в соответствии с требованиями законодательства.

Стандарты и правовая база для СЭД

Конкретных стандартов или законов для электронных бизнес-систем в отечественном правовом поле немного, и при разработке СЭД её создатели ориентируются на разнообразные нормативные документы для «классического» делопроизводства. Среди основных нормативно-регулирующих актов стоит назвать:

  • федеральное законодательство об электронной подписи (63-ФЗ), об информации и её защите (149-ФЗ), о персональных данных (152 и 363-ФЗ) и так далее;
  • отраслевые правила и требования — приказы Росстандарта и Росархива, письма Минюста РФ, Минфина РФ и других государственных органов;
  • постановления федерального и региональных правительств;
  • стандарты и ГОСТы по делопроизводству, архивам, системам распорядительной документации — Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 7.0.97-2016 и другие.

Иногда нормативные акты противоречат друг другу, а правила носят рекомендательный характер, и разработчики стараются делать СЭД компании максимально адаптивной и гибкой. Также нужно учитывать постоянно изменяющиеся требования к работе с электронными подписями, что критически важно для сохранения юридической значимости электронного документооборота. Необходимо, чтобы все официальные электронные бумаги организации были легитимны, достоверность их легко определялась. Всё это нужно предусмотреть при принятии решения, какую систему электронного документооборота внедрять для корпоративного использования.

Функциональные возможности СЭД

Задачи системы электронного документооборота сегодня уже вышли далеко за контур «классического делопроизводства», и это значительно повышает требования даже к базовой функциональности СЭД. Подробно об этом можно прочитать в буклете «Актуальные задачи современной СЭД», а кратко можно сформулировать, что система должна обеспечивать все следующие функции:

  • управление документацией — ввод и регистрация, повседневная работа, контроль потоков;
  • связь с бумажным документооборотом;
  • организованный поиск и получение данных и документов — быстрый, в соответствии с уровнем допуска;
  • отслеживание актуальности документации (особенно, внешней, входящей) и архивирование устаревших документов;
  • поддержка должного уровня информационной безопасности;
  • простой и интуитивно понятный для конечных пользователей интерфейс программы.

Система электронного документооборота должна быть оснащена удобными инструментами настройки, локализации, хорошо масштабироваться. Важно, чтобы разработчик предусмотрел возможности организации единой СЭД в географически удалённых друг от друга подразделениях компании. В системе необходимо организовать упорядоченный электронный обмен информацией между иерархическими уровнями, а также грамотно внедрить её на реальном предприятии.

Внедрение СЭД и оценка её эффективности

Компания Docsvision предлагает качественные и современные сервисы электронного документооборота для решения задач по организации и поддержке электронной работы с документами. Мы обеспечиваем комплексный подход: вместе с самим программным продуктом предоставляем весь спектр поддержки по внедрению решений, обучению персонала и сервисному обслуживанию СЭД.

Скачать буклет бесплатноВнедрение электронного документооборота на предприятии — важный этап, на нём происходит окончательная «шлифовка» системы и настройка её под прикладные задачи заказчика.

Обычно внедрение состоит из следующих этапов:

  • исследования текущей ситуации в компании, создания плана внедрения;
  • перенос спроектированного продукта на реальные мощности компании — система СЭД адаптируется под них;
  • тестирование работоспособности настроенного продукта;
  • обучение руководства и персонала — методом «шоковой терапии» или постепенно;
  • эксплуатация и корректировки в её процессе, масштабирование, решение текущих задач.

Система документооборота должна также быть бизнес-эффективной и окупить вложения в неё. Для такой оценки можно использовать методики расчёта возврата инвестиций в IT-проекты и, в общем смысле, в любые нематериальные активы. Необходимо учитывать, насколько активно к работе привлекались сторонние эксперты, какова отдача от их вмешательства, каковы перспективы относительно дальнейшей прибыльности. Можно столкнуться с ситуацией, когда расчёт эффективности обойдется заказчику дороже, чем сама СЭД, но делать это нужно.

Стоит учесть, что традиционные методики оценки недостаточно точно определяют результат — внимание уделяют затратам на покупку и внедрение, не учитывая оптимизацию работы различных отделов, ускорение обработки документов (и снижение риска штрафов за несоблюдение сроков ответа на запросы), более простое принятие оперативных решений благодаря доступу к любому срезу информации. Примеры оценки бизнес-эффекта внедрения СЭД можно посмотреть в кейсах реализованных проектов наших клиентов. Рассматривать эффективность СЭД необходимо в комплексе, вместе с процессами и бизнес-выгодой от их автоматизации.

Помимо общего функционала платформа Docsvision предлагает готовые прикладные решения для внутреннего и внешнего (с покупателями и поставщиками) документооборота, договорного документооборота, электронного архива и хранения всех видов контента предприятия, кадрового документооборота, делопроизводства, цифрового управления процессами и командой.

Готовые решения СЭД →

Владимир Андреев

Президент компании «ДоксВижн»

Роль документооборота в Компании

Какое значение вы придаете документообороту на вашем предприятии?

Документооборот — один из важнейших компонентов, необходимый для построения системы бизнеса. Выстраивание эффективного документооборота необходимо как для успешной работы бизнеса в целом, так и организации деятельности подразделений бизнеса и взаимодействия между ними.

Например, для организации работы профессионального отдела продаж необходимо до 27 ВИДОВ документов. Причем, не менее половины из них необходимо для того, чтобы отдел хотя бы начал нормально работать. При консалтинге по построению такого отдела продаж мы внедряем и передаем заказчику 61 такой документ. И это — минимум. Для сложных проектов количество документов серьезно возрастает.

Какова роль документооборота как управленческого инструмента?

Опять же проще ответить на конкретных примерах. Возьмем 27 видов документов, необходимых для организации работы профессионального отдела продаж. Часть этих документов используется для выстраивания работы с клиентами. Сюда входят стандарты работы менеджера по продажам: как звонить, как встречаться, как отвечать на каверзные вопросы клиента. Вторая часть используется для самоорганизации работы менеджера по продажам. Сюда относятся, например, «рабочий журнал» и «Анкета Клиента». Третья часть документов используется для выстраивания управления отделом продаж. Это, прежде всего, «Статистика коммерческой работы», «Прогноз продаж» и Приказ по оплате труда менеджеров по продажам.

Проведите экспресс-аудит отдела продаж самостоятельно по 23 критериям и определите точки роста продаж!

Основных целей, которые достигаются благодаря использованию этого документооборота, три:

  • А) обеспечение уровня ведения переговоров с клиентами не ниже заданного, приемлемого для компании;
  • Б) обеспечение высокой интенсивности работы менеджеров по продажам при минимизации времени на управление продажами;
  • В) обеспечение принципа, что клиент должен быть собственностью компании, а не менеджера по продажам, который с ним работал. Из этого следует принцип абсолютной стандартизации документооборота. И запрещение записей контактов на клиентов куда либо, кроме стандартных форм. Все контакты должны записываться в стандартизованные «длинные списки», «рабочие журналы», «Анкеты Клиента», «Досье Клиента» и в компьютерную базу Клиентов (CRM). А записывать контакты клиента в личные записные книжки и ежедневники ЗАПРЕЩЕНО (is forbidden).

Как любой нормальный коммерсант, я ненавижу рутину и бумажки. И именно по указанным выше причинам я постоянно разрабатываю и использую технологии и стандарты продаж, контрольные и отчетные формы. Я постоянно занимаюсь этим последние 14 лет. И тоже самое делают мои руководители.

Используете ли государственные делопроизводственные стандарты и методические разработки в сфере документоведения?

Не используем.

Какую роль в оптимизации управления играет электронный документооборот?

Электронный документооборот важен, но полностью на него полагаться нельзя. Компьютеры, бумаги и тем более люди не являются ни 100%, ни даже 50% надежными.

Какие критерии выбора систем электронного документооборота вы используете?

Как можно проще, как можно надежнее, и только самое необходимое. Мы исповедуем принцип: «Все, что нужно — просто. А все, что сложно — то не нужно».

Должен ли документооборот на предприятии в перспективе целиком стать безбумажным?

Ни в коем случае. Это никогда не будет достаточно надежно. Учтите еще риски, связанные с неожиданным наездом проверяющих органов. Кстати, копии компьютерных баз данных и ключевых документов имеет смысл хранить все офиса.

Какие типичные ошибки в организации документооборота и делопроизводства совершают руководители?

Их много. Назову две типовые, достаточно серьезные и «попадущие» ошибки:

А) руководитель заставляет подчиненных заполнять формы, которые сроду не заполнял сам.
Б) переусложнение отчетных форм. Нужно уметь разработать отчетную форму, а потом максимально упростить ее. Отсечь все лишнее, как делал Микеланджело с глыбой мрамора.

© Константин Бакшт, генеральный директор «Baksht Consulting Group».

Лучший способ быстро освоить и внедрить технологию построения отдела продаж — посетить тренинг К. Бакшта по управлению продажами «Система продаж».

Проведите экспресс-аудит отдела продаж самостоятельно по 23 критериям и определите точки роста продаж.

Твитнуть

Поделиться

Поделиться

Отправить

Вам будет интересно

12 вещей, которые нужно знать о документообороте

У всех предприятий есть рабочие процессы. Вы должны продавать то, что продаете, доставлять по полученным заказам и собирать наличные в счет доставки. Каждый из них включает рабочий процесс, определяемый как последовательность действий, которые следуют определенным шаблонам. Критически взглянув на существующие рабочие процессы, вы сможете найти способы сделать их более эффективными и результативными, уменьшив при этом объем прилагаемых усилий.

  1. Рабочий процесс — это графическое представление процессов и последовательностей, задействованных при выполнении работы.Процессами могут быть потребление ресурсов, физическая трансформация, информационный поток или действия человека. Работа предназначена для достижения определенной цели и может выполняться одним человеком, группой или всей организацией.
  2. Представления рабочего процесса помогают нам понять связанные с ними проблемы и взаимосвязи таким образом, чтобы их было легко понять. Это четкое понимание помогает выявлять проблемы и недостатки, что приводит к моделированию возможных улучшений.
  3. Рабочий процесс отличается от процесса тем, что он более общий и обычно охватывает несколько процессов.У процесса есть определенный ввод, алгоритм обработки и вывод. Рабочий процесс может охватывать весь земной шар, тогда как процессы выполняются в одном месте.
  4. Хорошо продуманный информационный поток может помочь повысить эффективность и результативность рабочих процессов. Например, методы повышения производительности, такие как своевременный заказ, сильно зависят от информации о требованиях к материалам в ближайшем будущем и текущей доступности материалов.
  5. В контексте управления документами рабочий процесс означает поток документов между людьми или группами людей.Бизнес-процессы обычно включают такое распространение с разными лицами, ответственными за создание, обновление, проверку и утверждение документов. Распространение документов также может быть необходимо для предоставления информации для поддержки принятия решений до начала действий.
  6. Компьютерное программное обеспечение может улучшить рабочие процессы за счет автоматизации маршрутизации и обработки документов. Это также может помочь, предоставляя интерфейсы между различными приложениями, интегрируя рабочий процесс.
  7. Современные практики, такие как реинжиниринг бизнес-процессов, бережливое производство, полное управление качеством и шесть сигм, позволили добиться зачастую значительных улучшений в рабочих процессах.
  8. Кампании по улучшению рабочего процесса начинаются с четкого понимания бизнеса, задействованных процессов и людей, которые участвуют в рабочем процессе. Возможные улучшения в организации зависят от подготовки и уровня квалификации сотрудников.
  9. Вовлеките участников рабочего процесса в кампанию по улучшению. Наблюдайте за их взаимодействием с системами. Получите их идеи по поводу возможных улучшений. Разработайте блок-схему, с которой они согласны, и протестируйте новый дизайн.
  10. Повысьте энтузиазм участников, внося улучшения, упрощающие их задачи. Например, с помощью новой технологии существующая задача может быть разработана таким образом, чтобы требовать минимальных действий. Имейте в виду, что новый дизайн обычно включает в себя новые способы работы и упрощает процесс обучения, делая его максимально интуитивно понятным.
  11. Не пренебрегайте задачей подробного документирования дизайна. Это часто отвлекает, но может оказаться разницей между успешной реализацией и катастрофой, если непредвиденные проблемы возникнут позже.
  12. Отслеживайте и устраняйте неполадки в новом дизайне, наблюдая за участниками и получая их отзывы. Работайте над сбоями и проблемами, пока новые рабочие процессы не покажут себя стоящими. Часто на этом этапе документация оказывается бесценной.

Современные системы управления документами обычно имеют возможность прикреплять документы к рабочим процессам. Можно определить стандартные рабочие процессы, и к ним можно прикрепить документы. Вы также можете создать рабочий процесс, отвечающий некоторым уникальным требованиям.В любом случае вы обнаружите, что это упражнение может повысить эффективность вашего документооборота и бизнес-процессов.

Научитесь документировать процессы

По мере роста вашего бизнеса растет и его сложность. Есть больше шагов, больше людей и больше вещей, которые не всегда могут быть организованы наиболее эффективным образом.

Переосмысление того, как работает ваш бизнес, может показаться сложной задачей, но это обязательно приведет к значительному повышению эффективности. Документация процесса — первый шаг к этому!

Это простое руководство по документации процесса поможет вам сделать это правильно.

Читайте дальше, чтобы найти;

Что такое технологическая документация?

Документация

Process предоставляет подробное описание того, как выполнять бизнес-процесс.

Он включает все типы документов, поддерживающих процесс, например

  • полисы
  • контрольные списки
  • учебные пособия
  • форм
  • скриншоты
  • ссылки на другие приложения
  • карты процессов

Он используется в качестве руководства, чтобы помочь сотрудникам на всех уровнях, включая лиц, принимающих решения, и заинтересованных лиц, быстро понять процессы компании.

Зачем это нужно? : Важность технологической документации

Документирование процесса поможет вам достичь 5 ключевых вещей:

1) Помогает улучшить процессы. Выявление узких мест и неэффективности путем документирования точных процессов. Вы быстро увидите, какие процессы нужно улучшить или от которых нужно избавиться.

2) Помогает обучать сотрудников. Вы можете использовать документы процесса, чтобы помочь новым сотрудникам понять свои должностные обязанности и ознакомиться с процессами, в которых они будут участвовать.Даже опытные сотрудники могут обращаться к этим документам всякий раз, когда хотят убедиться в правильности выполнения процесса.

3) Помогает сохранить знания компании. Вести записи о процессах, известных лишь немногим специалистам в их выполнении. Таким образом, даже когда они уходят, новички могут легко возобновить работу.

4) Помогает снизить риски и поддерживать последовательность операций .

5) Подробная технологическая документация также является важной частью патентов и коммерческих секретов .

Кто участвует в технологической документации

В документации по процессу есть 3 ключевые роли владельца. В некоторых случаях один и тот же человек может играть все три роли.

Как документировать процессы

Использование пошагового метода документирования процесса поможет вам выполнить его быстро.

Шаг 1. Определите процесс и назовите его

Выясните, какой процесс вы собираетесь задокументировать в первую очередь. Определите его цель (почему и как процесс принесет пользу организации) и дайте краткое описание процесса.

Шаг 2: Определите объем процесса

Дайте краткое описание того, что включено в процесс, а что выходит за рамки процесса или что не входит в него.

Шаг 3. Объясните границы процесса

Где начинается и заканчивается процесс? Что заставляет его запускаться? И как узнать, когда это будет сделано? Четко определите эти границы.

Шаг 4: Определите выходы процесса

Определите, что будет произведено в процессе или какой результат будет достигнут после его завершения.

Шаг 5: Определите входы процесса

Перечислите, какие ресурсы необходимы для выполнения каждого из этапов процесса.

Шаг 6: мозговой штурм шагов процесса

Соберите всю информацию о шагах процесса от начала до конца. Либо начните с того, что запускает процесс, либо начните в конце процесса и проследите шаги до начальной точки.

В сеансе мозгового штурма должны участвовать те, кто непосредственно отвечает за задачи процесса, или кто-то с обширными знаниями о них, поскольку они могут предоставить точные данные.

Шаг 7. Последовательная организация шагов

Возьмите список шагов, которые вы придумали, и разместите их в последовательном порядке, чтобы создать последовательность операций.

Сведите количество шагов к минимуму, и если шаг включает более одной задачи, перечислите их под основным шагом.

Шаг 8: Опишите, кто участвует

Определите каждого человека, который будет отвечать за задачи процесса . Определите их роли. Не забывайте упоминать название должности, а не имя.

Также обратите внимание на тех, кто ссылается на документ . Напишите его так, чтобы любой сотрудник, обладающий достаточными знаниями, мог его прочитать и понять.

Шаг 9: Визуализируйте процесс

Это сделано для повышения ясности и удобочитаемости вашей документации. Используя блок-схему процесса, аккуратно визуализируйте этапы процесса, которые вы определили ранее.

Шаг 10: Запишите исключения из нормального технологического процесса

Бизнес-процесс не всегда может следовать одному и тому же потоку по разным причинам.Укажите эти исключения и шаги, которые будут предприняты для их устранения.

Шаг 11: Добавьте контрольные точки и измерения

Определите, где могут возникнуть риски в процессе, и добавьте контрольные точки, чтобы помочь владельцу процесса при мониторинге процесса.

Установите измерения, чтобы определить эффективность процесса и помочь улучшить его.

Шаг 12. Просмотрите и протестируйте процесс

Соберите всех участников и ознакомьтесь с составленной вами блок-схемой процесса.Есть ли пропущенные шаги? Все в порядке? После этого протестируйте процесс и посмотрите, не пропустили ли вы что-нибудь.

Советы и приемы: передовые методы документирования процессов

  • Сохраняйте документ простым и кратким . В то время как должен быть технически точным , он должен быть легко отслеживаемым .
  • Имейте надлежащий план для обновления документов , когда / если процесс изменится. Обязательно просматривайте не реже одного раза в год .
  • Или назначьте владельца процесса , который может проводить регулярные проверки и уведомлять других об изменениях.
  • Храните отдельную документацию для каждого процесса, чтобы избежать путаницы.
  • При первом документировании процессов избегайте одновременного охвата всей организации. Начните с одного процесса в отделе или с основного процесса, общего для всей организации.
  • Храните документы в таком месте, где легко получить доступ для всех, кто их ищет.
  • Убедитесь, что легко можно изменить. при необходимости, а новую версию можно легко распространить всем участникам.
  • Храните документы онлайн в центральном хранилище с помощью инструмента документирования процесса. Это автоматически поможет с двумя вышеупомянутыми передовыми практиками.
  • Используйте соответствующие примеры , графику, цветовую кодировку, снимки экрана, несколько платформ и т. Д.как необходимо.
  • Убедитесь, что документация по процессу соответствует существующим стандартам вашей организации.
  • Если вы выделяете поток процесса в устном формате, всегда уравновешивает его графикой — блок-схема процесса.
  • Добавьте дорожки к блок-схемам бизнес-процессов , чтобы различать различные роли процессов, сроки и т. Д.
  • Создайте руководство по документации процесса , которое каждый может использовать как стандартный шаблон для документирования процесса.
  • Используйте существующие документальные материалы , записи, интервью, тематические исследования, полевые дневники персонала проекта и знания сотрудников для сбора информации для документации процесса.

Что вам нужно: преимущества технологической документации

  • Помогите собрать всех на одной странице, предоставив общий вид этапов процесса . Общий вид необходим для согласованности .
  • Помогает определить идеальные условия для эффективного сотрудничества и производительности .
  • Помогает определять узкие места и неэффективность в процессах (даже в тех «хорошо отлаженных» процедурах), которые в противном случае могут остаться незамеченными.
  • Четко задокументированный процесс экономит время и предотвращает ошибки , устраняя путаницу и предоставляя четкие инструкции.
  • Снижает затраты и ненужное расходование ресурсов .
  • Помогает улучшить общее качество процессов и качество результатов.
  • Помогает повысить продуктивность и удовлетворенность сотрудников .
  • Поскольку четко прописано, как должны выполняться процессы, упрощает передачу работы на аутсорсинг.
  • Документация процессов также помогает легко автоматизировать процессы при необходимости.

Шаблоны документации для Easy Starter

В основном , отображение процесса помогает представить документированную информацию, такую ​​как шаги процесса, роли процесса, входы и выходы, в в виде упрощенного изображения .

Ниже приведены шаблоны блок-схем процессов / шаблоны отображения процессов, которые вы можете быстро редактировать в режиме онлайн, добавляя информацию о ваших организационных процессах. Щелкните шаблон, чтобы открыть его в редакторе Creately.

Шаблон 1

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Шаблон 2

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Шаблон 3

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Шаблон 4

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Отзыв о Easy Guide to Process Documentation

Это руководство по документации процесса охватывает все, что вам нужно знать для правильного документирования процесса.Следуйте этапам документирования процесса, которые мы обсудили выше, и используйте шаблоны блок-схем процесса, чтобы обеспечить качественный процесс документирования.

В нашем Сообществе вы можете найти больше шаблонов блок-схем процессов.

В нашем следующем руководстве мы обсудим методы улучшения процессов, которые помогут вам легко оптимизировать свои бизнес-процессы.

Присоединяйтесь к более чем тысячам организаций, которые используют Creately для мозгового штурма, планирования, анализа и успешного выполнения своих проектов.

Начните здесь

Документооборот. Документируйте рабочие процессы жизненного цикла.

Документооборот
Цифровое управление рабочим процессом


Что такое документооборот?

Управление документооборотом — это система, используемая для сбора, создания, отслеживания, редактирования, утверждения, хранения, извлечения, сохранения и уничтожения документов, связанных с бизнес-процессами. Рабочий процесс цифрового документооборота помогает организациям часто сокращать объемы бумажной работы, которая замедляет повседневные операции.Заказы на покупку, счета-фактуры, запросы на отпуск, подтверждение доставки, отгрузку, платежную ведомость, документы на автомобиль, информацию о цепочке поставок, формы претензий, страховки и многое другое. Большинство предприятий связано с большим количеством документов, и то, как они управляются, влияет на текущие расходы, производительность персонала, прибыльность и удовлетворенность клиентов. Документы передаются из одного отдела в другой, требуя утверждения или изменения на каждой остановке.

Документооборот для четких бизнес-процессов на основе правил

Управление документооборотом позволяет вам проанализировать свои бизнес-процессы и убедиться, что они работают эффективно для бизнеса, а также подходят для пользователей.

Типичные рабочие процессы документооборота управляют тем, как информация с момента ее поступления в ваш бизнес, предписывает, как она направляется, с контрольными точками для комментариев и утверждений до оперативных действий, отчетности и архивирования.

Одним из больших преимуществ цифрового документооборота является то, что статус задач всегда ясен, а для аудитов имеется исчерпывающий отчет о деятельности.

Документооборот может применяться к основным бизнес-функциям — например, учетным записям и процессам управления персоналом — или к производственным процессам, цепочке поставок и производственным рабочим процессам.Надежный рабочий процесс цифрового документооборота позволяет пользователям системы сосредоточиться на своей роли и защищает бизнес от ошибок пользователей.

Чего добивается Document Workflow?

Система документооборота:

  • Автоматизирует повторяющиеся процессы
  • Автоматически предупреждает пользователей о незавершенных задачах
  • предоставляет общую картину документооборота с показателями производительности
Document Manager дает вам все преимущества цифрового документооборота

Создание шагов рабочего процесса документов, подходящих для бизнеса и пользователей

Рабочий процесс документооборота должен соответствовать тому, что является правильным для бизнеса, а логика рабочего процесса должна быть очевидна для пользователей.Владельцы процессов должны провести прямую линию с ключевыми этапами рабочего процесса, которые требуют ввода, утверждения или отказа.

Облачная технология документооборота

Выбор облачного документооборота часто является правильным шагом. Пользователи могут просматривать и утверждать действия, а также получать доступ к данным и отчетам из любого места в любое время. Облачное программное обеспечение для рабочих процессов также устраняет необходимость в предварительных затратах на программное обеспечение и инфраструктуру.

Модификации отчетности и документооборота

Вы можете обнаружить, что ваш новый документооборот преподносит сюрпризы.Важно, чтобы вы управляли своей системой рабочего процесса, и чтобы она диктовала пользователям и препятствовала их работе. С помощью цифрового документооборота вы можете добавлять и изменять этапы процесса.

Document Система документооборота Logistix, Document Manager, дает вам важные преимущества. Отчеты Document Manager на основе KPI позволяют вам видеть и анализировать узкие места рабочего процесса, чтобы вы знали, на чем сосредоточить свое внимание. Document Manager Dynamic Workflow Designer также позволяет вам перетаскивать изменения рабочего процесса и выполнять откат без каких-либо навыков программирования.Визуализируйте, проектируйте и внедряйте ориентированные на документы рабочие процессы

Перетащите новый рабочий процесс с документами, чтобы реализовать автоматизированные процессы на основе правил, от простых рабочих процессов с документами закупок до сложных рабочих процессов с документами цепочки поставок

Индикаторы статуса рабочего процесса SLA

С помощью Document Manager вы сможете просматривать несколько процессов, чтобы вы могли видеть, какие задачи выполняются, а какие требуют внимания. Панель управления Document Manager предупреждает вас о наиболее важных рабочих процессах.

Предупреждения о рабочем процессе для привлечения пользователей

Люди отказываются от платформ рабочего процесса, если им не напоминают вернуться, когда они понадобятся. Document Manager отправляет оповещения по электронной почте или push-уведомления на мобильные устройства, чтобы пользователи системы выполняли задачи, требующие внимания.

Параллельные операции документооборота

Рабочие процессы являются последовательными, но у некоторых рабочих процессов есть цепочки, которые происходят одновременно. Например, для возмещения командировок обычно требуется одобрение менеджера, но вместо того, чтобы создавать разные рабочие процессы для каждого отдела, вы можете создать один рабочий процесс, который будет следовать треку в зависимости от того, какой отдел выбирает запрашивающий.

Управление доступом на основе ролей

Рабочие процессы часто содержат конфиденциальную информацию, которой нельзя поделиться со всеми. С помощью Document Manager вы можете настроить то, что каждый отдельный пользователь может видеть и редактировать.

Интеграция рабочего процесса с другими бизнес-системами

Документооборот не работает независимо от других процессов. Документы, отчеты о продажах, денежные потоки и календари — важные элементы, которые необходимо включить в рабочий процесс. Document Manager позволяет интегрировать с ведущими бизнес-системами .

Лицензирование системы гибкого рабочего процесса

Document Logistix — прогрессивная инновационная компания, владеющая своей интеллектуальной собственностью в области документооборота. Мы ценим потребность клиента в справедливости и ценности, поэтому лицензируем наши продукты, чтобы отражать фактические потребности пользователей, от администратора до случайного пользователя.

Порядок в документах, или как управлять документооборотом в компании | by IC Project

Сколько раз заказчик писал вам электронное письмо с просьбой прислать копии некоторых документов или ваш начальник просил окончательный вариант соглашения, подписанного несколько месяцев назад? В идеальном мире эти документы в цифровой форме находятся в CRM, где группа выбранных сотрудников имеет к ним доступ, которые могут в любой момент загрузить, распечатать или отправить их любому человеку.В реальном мире уже не все так хорошо. Папки и шкафы, переполненные документами, содержащими тонны бумаг, все еще правят во многих компаниях. Почему стоит задуматься о решениях для управления документооборотом в наших компаниях? Постараемся ответить на этот вопрос.

Управление документами — способ упростить нашу жизнь

Управление документооборотом в компании — способ упростить управление всем бизнесом. Это не пустые слова.Просто взгляните на статистику.

В 2012 году IDC провела всемирный опрос сотрудников ИТ-отдела. Оказалось, что такие проблемы, как отсутствие возможности открывать вложения с документами, поиск необходимых документов, несовместимость документов и другие мелкие проблемы в потоке и получении документации, приводят к снижению продуктивности сотрудников на 21%.

Harris Interactive провела опросы среди 1000 сотрудников, которые используют компьютеры и ежедневно отправляют файлы с документами клиентам.Это была группа людей, которые каждый день отправляли сотни документов своим клиентам и субподрядчикам, формируя их учетные записи электронной почты. Из-за редактирования одних и тех же писем у них часто возникали проблемы с поиском отправленных или полученных документов. Однако исследование было направлено на изучение другого показателя. Оказывается, 92% белых воротничков, независимо от места работы (частный или государственный сектор), ежедневно имеют дело с документами, отправляемыми в бумажном или электронном виде.

Тот же опрос показал, что 83% сотрудников имеют проблемы с версиями сохраненных документов.Дело в том, что если сотрудник X вносит изменения в файл и пересылает его, и не все получатели прочитают свое сообщение, они все равно будут работать со старой версией.

Отчет M-Files ECM сообщает, что специалист теряет около 18 минут на поиск нужных документов и тратит 50% своего рабочего времени на создание ненужных версий документов.

Цифровизация кажется решением проблемы

Читая руководства по методологии Lean, иногда можно найти примеры компаний, которые прекратили разбазаривать средства, используя эту методологию.Американское предприятие, благодаря изменениям, внесенным в поток и архивирование документов, сэкономило около 40 часов работы подразделения, занимающегося сортировкой документов еженедельно. Все это благодаря созданию ситуации, в которой документы не разделялись, а затем доставлялись сотрудникам в здании, а просто сканировались и помещались в облако, а затем соответствующие отделы получали информацию о том, какие документы появились и кому они адресованы. Вдобавок ко всему, у всего режима была четкая система именования, основанная на цветах, категориях и числах.

Все больше и больше компаний задумываются о цифровизации. Это так, поскольку дает возможность обновлять документы, легко их описывать и назначать доступ соответствующим людям. Поэтому, принимая решение об установке CRM-решений в компании, стоит выбрать такие, которые позволяют легко управлять электронными документами и автоматически обновлять версию после ее изменения. Таким образом, каждый заинтересованный сотрудник будет иметь доступ к самым последним.

Цифровые подписи и редактирование PDF-файлов

Цифровые подписи — это решение, облегчающее работу с документами.45% компаний заявляют, что обработка подписи в соглашении или другом документе занимает больше или меньше недели. Это потому, что он должен проходить все уровни в компании. Это приводит к потере 100 злотых на каждом из них. Однако это время сократится на 80%, если исключить бумагу и ручку из всего процесса. Цифровая подпись — вот решение.

Еще одна проблема — редактирование цифровых документов. Кажется, что PDF стал форматом, который уже достаточно распространен, чтобы его редактирование не создавало проблем для любой компании.К сожалению, такое мышление неверно. 75% крупных компаний не имеют программного обеспечения, позволяющего вносить изменения в PDF-файлы. Это неправильное направление действий. Редактирование PDF-документов, в частности внутри организации, практически обязательно. Все потому, что большое количество программ экспортируют файлы в этот формат. Часто это счета-фактуры, исправления, соглашения, документы, требующие комментариев и предложений. Если их нужно распечатать или преобразовать в другие форматы, это пустая трата денег и времени.

Какие инструменты будут полезны?

Если у нас нет собственной CRM, то стоит использовать доступные на рынке инструменты, которые позволяют группе сотрудников легко обмениваться документами и добавлять их в задачи. Самым простым из них является Google Docs, который, возможно, не предоставляет нам все необходимые параметры, но, что наиболее важно, позволяет нам создавать документы с разными уровнями доступа. Другие доступные решения — это, например, Trello, который позволяет назначать документы задачам и сотрудникам.Однако в крупных компаниях таких решений может оказаться недостаточно. Стоит поискать специальные инструменты или инструменты подписки. В Польше есть несколько компаний, которые, например, предоставляют услуги в зависимости от количества сотрудников. Тем не менее, необходимо понимать, что специализированные решения недешевы, но они предоставляют множество возможностей, которых нет в бесплатных инструментах.

Анализ документооборота в компании позволяет сделать много интересных выводов. Может оказаться, что процедуры и пути слишком сложны или ненужны.Таким образом, мы можем сэкономить не только время сотрудников, но и деньги. Стоит выбрать цифровое распространение документов, чтобы отказаться от бумажных, где это возможно, и, что наиболее важно, привести к ситуации, когда простая система архивирования позволит быстро и легко найти нужные нам документы.

10 простых шагов, чтобы сделать все правильно

Использование хорошо написанной документации по бизнес-процессам позволяет быстро масштабироваться в будущем. В то же время, если ваши бизнес-процессы точно задокументированы, члены вашей команды будут точно знать, как предоставлять услуги внутренним и внешним клиентам.

Если вам интересно, как начать проектировать и документировать бизнес-процесс, но вы не знаете, с чего начать, мы составили контрольный список из 10 шагов.

Что такое документация бизнес-процесса?

Документация бизнес-процесса — это полное описание бизнес-процесса с использованием слов, изображений и символов для точного обозначения того, как процесс должен функционировать в идеальной среде. Документация должна включать, какие данные требуются для завершения процесса, каков рабочий процесс и любые решения, которые необходимо принять.

Чтобы бизнес-процессы были полезными и эффективными, они должны быть тщательно спроектированы, структурированы и задокументированы. Получив как можно больше подробностей о бизнес-процессе, вы сможете достичь желаемых результатов.

Хотя вы можете предположить, что документация процесса — это всего лишь бюрократический и непродуктивный аспект, на самом деле это невероятно полезно для обеспечения успеха бизнес-процесса.

Вы можете обратиться к этому документу для улучшения процесса, поскольку он сможет предоставить вам согласованную и надежную основу для понимания необходимых улучшений, которые необходимо сделать для оптимизации общей производительности.

Шаги по созданию успешной документации бизнес-процесса

Шаг 1: Имя процесса

Чтобы начать работу, выберите имя процесса и запишите его описание вместе с основной целью.

Шаг 2: Границы процесса

Определите начальную и конечную точки бизнес-процесса. Вы должны знать, что запускает процесс и как он завершается, прежде чем вы сможете начать добавлять другие более мелкие детали.

Шаг 3: Выходные данные процесса

Вы должны выбрать выходы процесса или окончательный результат, который вы получите, когда процесс будет завершен.

Шаг 4: Входные данные процесса

Выберите данные, необходимые для выполнения процесса. Вы также должны определить, откуда поступают входные данные.

Шаг 5: Действия процесса

Перечислите все действия или шаги, которые необходимо выполнить, чтобы продвинуть процесс от начала до конечной точки.

Шаг 6: Организация процесса

Возьмите все действия, перечисленные на шаге выше, и упорядочите их в соответствии с потоком бизнес-процессов.На этом этапе важно определить все ключевые моменты принятия решений в вашем процессе.

Шаг 7: Обзор процесса

Проверьте последовательность действий, созданную на последнем шаге, чтобы убедиться, что она совпадает с границами процесса, созданными на втором шаге.

Шаг 8: Роли процесса

Теперь, когда весь процесс намечен, вам нужно выбрать различные роли (или членов команды), которые будут выполнять различные действия в процессе.

Шаг 9: Создайте блок-схему

Спланировав все, создайте четкую блок-схему процесса, чтобы сделать его легко понятным для всех участников.

Шаг 10: Окончательная проверка

Последний шаг — обсудить поток процесса со всеми заинтересованными сторонами и получить необходимые разрешения для запуска процесса.

Составление документации для бизнес-процесса поможет вам увидеть, как все это сочетается, когда процесс выполняется в организации.

Например, вот как будет документироваться процесс расчета заработной платы

  • Имя процесса : Расчет заработной платы
  • Границы процессов : Ежемесячная оплата сотрудникам осуществляется автоматическим банковским переводом
  • Выходные данные процесса : Расчет заработной платы и ежемесячные отчеты о заработной плате
  • Входные данные процесса : табели учета рабочего времени сотрудников, отчеты об отпусках и реквизиты банковского счета
  • Операции процесса : Проверка табелей учета рабочего времени сотрудников, проверка заявлений об отпуске, добавление реквизитов банковского счета, перевод ежемесячной заработной платы на соответствующие счета и создание отчетов о заработной плате
  • Роли процесса : Сотрудник, менеджер и отдел кадров

Как Kissflow может помочь документировать ваш процесс

Kissflow — это инструмент управления бизнес-процессами, который может превращать рабочие процессы в автоматизированные задачи и может помочь вам в создании автоматизированной документации бизнес-процессов.

Вместо того, чтобы отображать бизнес-процессы в отдельном инструменте документации, вы можете документировать, проектировать, автоматизировать и управлять процессами непосредственно в Kissflow.

Начните работу с Kissflow Process сегодня и узнайте, как вы можете претворить в жизнь свои документированные процессы!

Связанные ресурсы

Документооборот как один из основных аспектов оптимизации бизнес-процессов

Бизнес-процессы: постоянно меняются

Некоторое количество объектов и субъектов, взаимодействующих друг с другом под воздействием управленческих действий (инструкций, правил, приказов, законов и т. Д.)) может принимать участие в бизнес-процессах.

Это означает, что формализованные и отлаженные бизнес-процессы могут быть определены в деятельности любой компании.

Однако жизнь продолжается. И чтобы не сбиться с курса, компания должна постоянно развиваться. Даже идеально сформированный бизнес-процесс со временем требует реорганизации. Со временем количество участников растет, меняются внутренние условия, меняется внешняя среда. В результате растет количество нерегулируемой кооперации и неконтролируемых факторов, снижается прибыль.Этот процесс не может быть оптимальным, он требует доработки.

Оптимизация бизнес-процессов позволяет:

  • для снижения временных затрат;
  • для снижения операционных расходов;
  • для повышения управляемости компании;
  • для повышения качества обслуживания клиентов;
  • для достижения целевых показателей производительности.

Этот процесс приводит к:

  • снижение себестоимости продукции и услуг;
  • повышение привлекательности для покупателей;
  • быстрое реагирование на изменения;
  • конкурентоспособность и устойчивость компании.

Когда следует принимать решение об оптимизации бизнес-процессов?

Оптимизация должна производиться при возникновении проблем и недовольства: когда количество дефектов велико, рост затрат на энергоснабжение приводит к увеличению себестоимости, теряются документы, клиенты уходят к конкурентам из-за длительного рассмотрения заявок. Следовательно, причинами оптимизации бизнес-процессов являются:

  • рекламаций клиентов;
  • недовольство высшего руководства;
  • жалоб исполнителей.

Проект оптимизации включает следующие этапы:

  • инициализация проекта;
  • проектная организация и обучение;
  • анализ и планирование проекта;
  • описание процесса «как есть»;
  • Разработка моделей бизнес-процессов «как должно быть»;
  • Тестирование разработанных бизнес-процессов.

Важно отметить, что поддержка и личное участие высшего руководства играет ключевую роль в любом проекте.Чем крупнее проект, тем он важнее, потому что только главный менеджер может принять управленческое решение об изменении ключевых бизнес-процессов. К сожалению, очень часто оптимизацию бизнес-процессов обеспечивают менеджеры процессов (обычно менеджеры среднего звена), у которых нет достаточных административных ресурсов и квалификации для внесения столь важных изменений в бизнес.

10 лучших инструментов документирования бизнес-процессов

По мере роста вашего бизнеса наличие процессов становится все более важным.Подумайте обо всех различных частях вашего бизнеса, которые имеют определенные внутренние процессы, которым необходимо следовать:

  • Наем новых сотрудников
  • Завершение контрактов
  • Привлечение новых поставщиков
  • Утверждение бюджетов

И этот список можно продолжить. К сожалению, когда дело доходит до процессов, многие компании попадают в одну из двух категорий:

  1. У них нет никаких процессов
  2. У них нет нигде документированных процессов, поэтому у каждого есть свои варианты процессов

В любом случае конечным результатом является недопонимание, трудности с отслеживанием хода выполнения определенных задач и дезорганизация.

К счастью, с правильными инструментами документирования бизнес-процессов вы можете разместить всю свою компанию на одной странице и выполнять задачи быстрее, поскольку все этапы каждого процесса будут четко описаны и доступны для всей компании.

Итак, вот 10 инструментов документирования бизнес-процессов, которые сделают вашу компанию организованной и сплоченной.

Trello — это инструмент управления проектами, использующий структуру Канбан. Вы можете прочитать о Канбан здесь, но, по сути, это система, которая позволяет вам настраивать процессы и перемещать проекты по указанным этапам, пока они не будут завершены.

Вы можете использовать Trello в качестве инструмента для документирования бизнес-процессов, создав доски для всех различных процессов вашего бизнеса. Например, доска для новых сотрудников, подобная этой.

Для практически любого процесса, о котором вы только можете подумать, вы можете создать доску Trello, чтобы управлять им. Самое лучшее в Trello — это то, что вы можете организовывать свои доски по командам, поэтому у каждого отдела есть собственный набор досок, на которых они могут описывать свои процессы.

Plus, вы можете отслеживать прогресс любых задач, которые в настоящее время проходят через процесс, чтобы вы знали, где все находится.

Podio — еще один инструмент для управления проектами, но он не совсем похож на Trello. Это более гибкая система, которую ваша компания может использовать для документирования бизнес-процессов и многого другого. Это в первую очередь для крупных компаний, управляющих несколькими процессами и проектами.

Если ваши потребности более сложны, чем просто необходимо описать процессы, Podio может быть хорошим решением. Просто имейте в виду, что вам, вероятно, понадобится менеджер проекта для настройки и обслуживания вашей системы, чтобы обеспечить выполнение задач и их выполнение в системе.

Confluence стал довольно популярным инструментом (особенно среди технологических компаний) для создания внутренних вики. С помощью confluence вы можете планировать проекты, сообщать о последних обновлениях компании и иметь общий «центр» для всей информации о вашей компании.

Если вам не нужно что-то столь же динамичное, как доски Trello Kanban, а скорее центр для хранения документов бизнес-процессов, Confluence может быть хорошим выбором. Вы можете создавать документы, в которых описываются процессы каждого отдела, и они будут доступны для поиска в вашем хабе.

Plus, Confluence производится Atlassian, той же компанией, которая владеет Trello, поэтому инструменты хорошо работают вместе. Просто имейте в виду, что кривая обучения немного крута из-за всех различных функций программного обеспечения.

Еще одним популярным среди технологических компаний инструментом документирования бизнес-процессов является Basecamp. Самый простой способ описать Basecamp — это инструмент внутренней коммуникации. Несмотря на то, что в нем есть несколько различных функций, которые помогут документировать ваши бизнес-процессы, одна из основных, которые выделяются, — это списки дел.

С помощью списков дел вы можете обрисовать в общих чертах любые процессы, которые необходимо завершить, и назначить их разным членам вашей команды. Процессы можно скопировать, чтобы вы могли повторно использовать их по мере необходимости.

Это особенно полезно, если в ваших бизнес-процессах задействовано несколько членов команды. Например, если процесс привлечения новых поставщиков включает получение одобрения от главы вашего отдела, рассмотрение контракта юридическим лицом, а затем оплату его финансовыми средствами, вы можете поручить каждую задачу соответствующему лицу.

Wrike — это решение для управления работой, которое позволяет группам легко сотрудничать. Он обладает некоторыми функциями некоторых других инструментов из нашего списка, что делает его хорошим вариантом для компаний, которым требуется нечто большее, чем просто инструмент для создания документации по процессам и управления ею.

Wrike особенно полезен для компаний с удаленными сотрудниками, поскольку каждый может получить доступ к любой информации из любого места (в том числе с мобильных устройств). К тому же, если в вашей компании нет задокументированных бизнес-процессов, это отличный инструмент для совместной работы над их созданием.

Кроме того, у каждого сотрудника есть своя личная панель, поэтому они могут видеть все, что нужно сделать с их стороны, и замедляют ли они какие-либо процессы, которые необходимо выполнить.

Один процесс, с которым приходится работать каждому отделу любого бизнеса, — это оформление документов. Отправка и получение подписанных документов может быть проблемой, особенно если вам нужно, чтобы они были подписаны несколькими людьми.

Eversign упрощает этот процесс, предлагая полное управление документооборотом. От создания шаблонов до отправки их по электронной почте и обеспечения того, чтобы все подписали их, eversign упрощает рабочий процесс с документами.

Самое приятное то, что вы можете создавать шаблоны для всех различных документов, которые необходимо подписывать на регулярной основе. Таким образом, каждый знает, какие документы отправлять, и может настроить их в соответствии со своими потребностями.

Если ваши бизнес-процессы включают получение данных из нескольких источников и содержат несколько этапов, которые можно (и нужно) автоматизировать, Integrify — это инструмент для документирования бизнес-процессов, который стоит изучить. Он позволяет вам создавать процессы из панели инструментов с возможностью перетаскивания, поэтому вы можете легко установить шаги, необходимые для любого процесса, и автоматизировать его.

Преимущество Integrify по сравнению с другими инструментами заключается в автоматизации. После создания процесса вам не нужно вручную переходить от одного шага к другому. Например, на изображении ниже вы можете увидеть последовательность операций для отправки запроса на отпуск / свободное время.

После того, как сотрудник отправляет свою форму, начинается остальная часть процесса, и все соответствующие заинтересованные стороны получают уведомление, когда их шаг необходимо выполнить. Это избавляет сотрудника от необходимости уточнять у своего менеджера, отдела кадров и других отделов, каков статус их запроса.

Если вы хотите создать и автоматизировать бизнес-процессы для финансового, маркетингового, коммерческого или любого другого отдела, у Integrify есть инструменты, позволяющие избавиться от ручной работы.

Если вам нужен бесплатный инструмент, который можно использовать просто для документирования всех бизнес-процессов, нет ничего проще, чем Google Диск. Бесплатную платформу, которая позволяет хранить файлы и создавать документы, легко превратить в инструмент документирования бизнес-процессов.

Один из способов — создать папки для всех ваших отделов.Затем в каждой папке есть документы, в которых описываются все различные процессы, от того, как подавать запросы о кредиторской задолженности в службу поддержки ИТ, до любого другого процесса.

Поскольку Google Диск предназначен для совместной работы, вы можете создавать Документы Google с помощью процессов, и если что-то изменится, вы сможете легко обновлять документацию в режиме реального времени. Обратной стороной использования Диска в качестве инструмента документирования бизнес-процессов является отсутствие излишеств, присущих некоторым другим инструментам из нашего списка. Но простое бесплатное решение сложно превзойти.Особенно для малых предприятий с небольшим количеством сотрудников.

Большинство компаний не рассматривают Evernote как инструмент документирования бизнес-процессов. Однако это гораздо больше, чем просто удобный способ делать заметки в Интернете. С их бизнес-планом у вас есть доступ к некоторым из их более продвинутых функций, таким как Spaces, который действует как «центр» для вашей команды, подобно Confluence.

Spaces действует как интрасеть для вашей команды, где вы можете документировать все свои различные процессы, а также хранить заметки, идеи, информационные панели и многое другое.

Еще одна особенность, которой вы можете воспользоваться, — это их библиотека шаблонов. У них есть шаблоны документов для всего, от собеседований с сотрудниками до планирования проектов и многого другого.

Один из способов, которым это может пригодиться: если ваш процесс приема на работу включает в себя собеседование в качестве шага, вы можете добавить ссылку на шаблон, который ваша команда должна использовать для «оценки» интервьюируемых. Поскольку все в одном месте, его легко найти и удобно для всей вашей команды.

Если вы уже используете Evernote, подумайте о том, чтобы попробовать его в качестве инструмента документирования бизнес-процессов.

Есть ли в вашей команде визуальные люди, которые просто хотят увидеть, как выглядят ваши процессы? Visio может быть хорошим выбором. Программное обеспечение для создания блок-схем позволяет вам создать визуальное представление всех ваших бизнес-процессов.

Даже если вы не планируете использовать его в качестве официального инструмента для всей компании, он может быть полезен для процесса фактического планирования ваших процессов. Например, если у вас в настоящее время нет процесса утверждения бюджетов, используйте Visio, чтобы создать блок-схему того, каким должен быть этот процесс.

Иногда визуальное представление шагов позволяет выявить потенциальные проблемы, которые вы бы не заметили, просто выписав их.

Мы предоставили вам 10 различных инструментов для улучшения документирования бизнес-процессов. Многие из них выполняют разные задачи, поэтому вы можете комбинировать несколько из них, чтобы создать идеальное решение.

Просто помните, чем раньше вы начнете документировать свои бизнес-процессы, тем менее запутанным будет это по мере роста вашей компании.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *