Edi электронный документооборот это: Что такое EDI и как работает

Содержание

что это такое — система электронного документооборота, программа для обмена данными, информацией, сообщениями (electronic data interchange), расшифровка, виды

Стандарты EDI-технологий разработаны в одном из Американских национальных институтов (ANSI). Их применение обеспечивает комфортные условия для ведения и развития бизнеса. На этой почве популярность технологий проявилась и в других отраслях экономики, а также в социальной сфере. Что же это такое — система электронного обмена данными EDI (еди ай) или Electronic Data Interchange.

Про платформу

Контрагенты пользуются ей для обмена информационными данными в интернет-формате. Здесь доступна отправка и принятие финансовых, коммерческих и логистических сведений. Круг посылаемых и принимаемых документов не ограничен. Это могут быть также каталоги и любая сопроводительная документация к заказам. Пользователь моментально обрабатывает заявки, отправляет документы поставщикам или торговым сетям. Усилий на это тратится минимальное количество, и взаимодействие происходит чрезвычайно быстро.

Плюсом является и то, что сервис способен проводить проверки на наличие ошибок. Формировать данные разрешается даже для госсистем, контролирующих производство, сбыт и сертификацию продукции на территории России, например, ЕГАИС.

Кроме того, платформа предлагает хранение созданной документации. Таким образом, можно по опознавательным признакам найти нужную бумагу, хранящуюся в защищенном архиве. Доступна и опция по формированию отчетности. Этому способствует внедренный сюда аналитический Business intelligence инструмент.

Фактически предлагаемая система не нова. Расшифровка EDI-технологии — это Electronic Data Interchange. Она является новшеством в сознании российских предпринимателей, медленно принимающих прогрессивные идеи для облегчения их работы. Тем не менее опыт использования показал, что обсуждаемая здесь технология помогает оптимизировать деятельность и в целом развивать свой бизнес гораздо эффективнее. Она позволяет отправлять заявки, обрабатывать информацию по тысячам заказов ежемесячно.

Хотя такой объем необязателен. EDI становится частью электронного документооборота, который присутствует повсеместно на большинстве предприятий.

Если, к примеру, ваша компания работает с маркировкой определенных видов товаров (обувь, табак, одежда, алкоголь и др.), то ведение ЭДО для вас обязательно. А облегчить и оптимизировать этот процесс вам поможет ПО, предлагаемое компанией «Клеверенс».

Стандарты и способы передачи данных

Для EDI-обмена можно использовать широчайший массив международных нормативов для удовлетворения всевозможных запросов. Но в первую очередь необходимо понимать значение представленных далее двух стандартных идентификаторов.

GTIN-код

В расшифровке это Global Trade Item Number или уникальный цифровой штрихкод товара. Он заменил американский UPC и европейский EAN. Присваивается национальными регистраторами и зашифровывается в геометрическом формате. В него включаются циферный ряд, состоящий из разного количества цифр: 8, 12, 13, 14. Сведения о нем заносятся в единую информационную базу, действующую по всему миру. Такой штрих-код для товарных категорий получают производители, владельцы брендов, импортеры. Его разработкой и принципом присвоения занималась международная организация GS1.

GLN-код

Полное значение — Global Location Number. Уникализированный код из 13-ти чисел. Нужен для идентифицирования пользователя в системе, то есть для обозначения всех участвующих в поставке лиц. Его расположение — зачастую под штрихкодом. Кроме национального префикса, здесь содержится информация про фигуранта сделки: его адрес для почтовых отправлений, категория объекта, регион размещения, телефонный и факсовый номера, реквизиты банка, требования и ограничения по доставке, а также указание представителя фирмы для связи.

Чтобы организации-поставщику создавать партнерские отношения с торговыми объединениями, ему приходится получить GLN.

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Узнать больше Показать все решения по автоматизации

Области применения

Наиболее актуален следующий перечень:

розничная и оптовая торговля;
дистрибьюторская организация сбыта товара;
логистические сети и сфера услуг транспортировки;
финансово-экономический сектор;
промышленность и топливно-энергетический комплекс;
телекоммуникации.

Функционал EDI-технологий обширен, поэтому полный список не ограничивается указанными пунктами.

Как работает платформа электронного документооборота и система заказов EDI

EDI-система разрабатывалась для стандартизации и автоматизации обмена коммерческими цифровыми сведениями. Это возможно за счет взаимодействия EDI-платформ, установленных на различных компьютерах. Специфика документообмена зависит от того, совпадают ли эти программные установки или нет. Стандартно каждое сотрудничество подразумевает наличие трех участвующих лиц: провайдер, грузопоставщик и покупатель. Либо первый имеется у каждой стороны фактической сделки.

Здесь хранится информация о хоздеятельности компании: по закупкам, объему запасов, выставленным и полученным счетам, логистикой и прочим действиям. Эти информационные сведения используются при создании того или иного документа. Они автоматом располагается в нужном месте листа.

EDI-система позволяет стандартизировать деятельность организации.

Например, путем отправки однотипных сообщений сразу нескольким адресатам (не только первичных каталогов).

При этом отправляемые и получаемые данные могут разниться по формату изложения в зависимости от учетной специфики обеих сторон взаимодействия. Файлы преобразуются исходя из особенностей информационной системы получателя.

Как начать обмениваться документацией

Необходимо сделать следующее:

Получить собственный GLN-номер.
Определить для себя требования торгующей сети по вопросу штрихкодирования.
Внедриться в платформу понравившегося EDI-провайдера.
Подключить электронный документооборот (ЭДО) для обмена заверенными по правовым нормам документами.
Начать работу.

Разбирая что это — провайдер EDI Electronic Data Interchange, стоит отметить его функциональные возможности:

настраивает информационный обмен, даже при различиях в «учетках» сторон;
обеспечивает наличие опции по конвертации документов;
контролирует достоверность передачи сведений;
и прочее.

Функции разнообразны и не ограничиваются этим списком.

В чем заключаются преимущества системы

Основным положительным качеством выступает стандартизация взаимодействия и обмена данными, что упрощает рабочий процесс, сокращает трудозатраты. Это уникальный продукт электронной коммерции. Сейчас используемые здесь EDI-шлюзы интегрируются во многие известные программные разработки, предназначенные для оптимизации управления предприятием. Кроме того, EDI предлагает безопасный интерфейс, что было доказано на протяжении десятков лет применения этих технологий.

Важные плюсы:

гарантия точности информации;
скорость совершения сделок за счет быстрого обменивания сообщениями;

сокращение финансовых затрат (в том числе экономия на почтовых расходах), временных и трудозатрат;
отсутствие необходимости пользоваться бумажными документами.

Платформа значительно отличается от обычных программа работы. Например, при помощи связи по эл.почте, в мессенджерах и т.д. Здесь предлагается четкий и структурированный формат взаимодействия.

Отличия между EDI документооборотом и ЭДО

Разные ли это технологии? Ответ отрицателен. Скорее дополняющие одна другую. Рассматриваемая в статье Electronic data interchange предназначена главным образом для обменивания информацией между сотрудничающими контрагентами. При этом ведение документации и ее оборот на каждом предприятии может осуществляться как вручную, так и в электронном виде. Во втором случае подразумевается совокупность автоматизированных процедур в работе без использования бумажных носителей. То есть EDI это хороший вариант для осуществления принципов хранения и передачи документов, работающих в ЭДО. Последняя также помогает осуществлять взаимодействие со сторонними лицами, госучреждениями и банками за счет придания документам юридической силы.

Формы и правовая значимость

Electronic data interchange повышает эффективность рабочих процессов, т. к. позволяет отсылать и получать сведения в разнообразном виде и в кратчайшие сроки. Поскольку у большинства таковых отсутствуют унифицированные по законодательству формуляры, то контрагенты сами разрабатывают удобные для сотрудничества и внутренней работы бланки. А формат из изложения еще и подстраивается под принимающую систему.

Но также здесь допускается пересылка в госорганы и между контрагентами значимых в юридическом плане документов, оформляемых по установленным в законе нормам. Это реализуется за счет подключения ЭДО и при обладании сертифицированной электронной подписью. Она придает документам юрсилу, равную бумажным экземплярам.

Конвертация документальных файлов

Конвертирование таких сообщений доступно в этой EDI-системе. Для этого имеется много разнообразных форматов. Актуально это при несовпадении системной учетной специфики у разных контрагентов, которые обмениваются информацией. То есть можно получить отправленный в одном виде документ, преобразованный впоследствии под другой (удобный и работающий у принимающей стороны).

Типы сообщений и документов в электронной системе EDI

Чтобы пересылать и принимать коммерческие запросы и предложения, надо подключиться к рассматриваемой EDI-платформе. Здесь предполагаемые фигуранты сделки смогут отсылать и получать заказы с необходимой сопровождающей документацией. Необязательно при этом использовать все разновидности EDI-документов. Использование тех или других зависит от норм, приемлемых для конкретного юридического лица. Например, некоторые не пользуются каталогами и счет-фактурами, а документ возврата — наименее востребованный из всех. Для других юрлиц принципиально применение всех указанных формуляров. Далее расписан минимальный типовой документальный набор.

Принципы пользования сообщениями:

конфиденциальность;
аутентификация;
достоверность;
невозможность отрицать факт получение писем.

Последнее объясняется тем, что получатель «расписывается» на оповещении о месторасположении док-та, отсылает его назад и поэтому не вправе заявить о неполучении. Рассмотрим подробнее, какие формы для общения здесь имеются.

PRICAT-сообщение

Что это за документы и сообщения в программе EDI? Это список товаров в каталоговом формате, где представлены все характеристики, техданные и стоимость. Информация обновляется здесь без человеческого участия, поэтому сведения всегда действительны. Можно отправлять их любым сторонам товарно-денежных отношений.

ORDERS-сообщение

Это заказ поставки с перечнем выкупаемых товарных категорий, количеством, расценками и датами. Он формируется в личном кабинете на платформе и автоматом выгружается в учетную систему поставляющего лица. Также сюда включаются данные по адресной точке для доставки. Совершение ошибочных действий минимизировано, а время для обработки поступившего запроса сокращено. Документ разрешено использовать любым участникам торгово-денежных отношений: склады, перевозчики, доставляющие товар юридического лица, производители и пр.

ORDRSP-сообщение

Это, в свою очередь, ответ на принятое здесь письмо от контрагента с заказом товарных единиц. Кроме того, чтобы подтвердить или отказать деловому партнеру ответным сообщением, поставщик вправе вносить в форму дополнительную информацию. К примеру, предлагать аналогичные каталожные вариации, если заказываемые на текущий момент отсутствуют. Эти сообщения-документы создаются также в персональных кабинетах. Актуальны при взаимодействии поставляющих лиц с производителем.

DESADV-сообщение

Это уведомительное письмо, информирующее об отгрузке ТМЦ со склада. Является электронным подобием торгово-транспортной накладной, куда входит справка о товаре и сторонах сделки: грузополучатель и грузоотправитель. Такая форма требуется для планирования и организации приемки доставляемого груза.

ALCRPT-сообщение

Такой документ-сообщение отправляется вместе с предыдущим и информирует о поставке алкоголя. Сюда включены все сведения для заполнения алкогольных деклараций. То есть при наличии у торгующей сети «учётки» в сервисе EDI информация в них загружается автоматом.

RECADV-сообщение

Это уведомительное сообщение о факте приемке. После корректного формирования фактурного счета поставляющая торгово-материальные ценности сторона немедленно узнает о завершении доставки. На основании формы можно составлять счёта на оплату или проводить корректировку бухгалтерской документальной «первички».

INVOIC-сообщение

Так именуется счет-фактура, предназначенная для оплаты заказанных товарно-материальных ценностей. В системе содержится информационные сведения для автоматического создания нужного документа по нормативам ФНС. Его разрешается пересылать в Налоговую службу после специального цифрового подписания.

RETANN-сообщение

Это уведомление о возврате, которое не пользуется широким спросом, как отмечалось ранее. При создании этого сообщения-документа приходится вписывать и пояснение о возвращении товара вместе со сроками действия. По нему требуется реакция от поставляющей стороны в ответном письме.

Схема для обмена EDI-данными

Стандарта по электронному обмену информацией в виде сообщений EDI не существует. Специфика сотрудничества бывает различной при применении и разных системных документов-сообщений. Это определяется особенностями деятельности тех или иных сетевых магазинов. Отдельные стадии (из перечисленных далее) могут отсутствовать либо добавляться другие, поскольку весь перечень документов обширен.

Схематичное взаимодействие:

Поставщик создает каталог с товарами и отправляет его заказчикам в PRICAT-сообщении.
Один из них формирует запрос товарных единиц, и отсылает ответ об этом в сообщении ORDERS.
Поставляющая сторона принимает его и собирает заказанные ТМЦ, о чем уведомляет в стандартной форме ORDRSP.
А далее направляет клиенту заказ на доставку, что отражается в DESADV.
Организация-заказчик осуществляет прием и посылает об этом уведомление в формате RECADV.
Грузоотправитель по итогу высылает здесь счет-фактуру для учета расходов и просчета НДС в виде INVOIC-сообщения.
Через RETANN грузополучатель вправе сообщить о желании вернуть товар.

Готовые решения для всех направлений

Узнать больше

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Узнать больше Показать все решения по автоматизации

Внедрение EDI

Внедрить рассматриваемую EDI-систему информобмена от СКБ Контур можно в следующем порядке:

Оставить заявку на подключение и дождаться звонка специалиста либо связаться напрямую.
С помощью менеджера или самостоятельно выбирается тариф, проверяется наличие возможности подключиться.
Участнику будет присвоен номер GLN — уникальный идентифицирующий цифровой код, и другая информация для входа.
После будет осуществлена окончательная настройка.

Мы рассмотрели, что это за система для электронного документооборота и обмена данными EDI. Внедрять ее в практику отечественного бизнеса приходится с учетом его специфики. Ценность рассматриваемых технологий увеличивается постепенно, но они уже доказали свою результативность на примере их использования многими торговыми сетями. В развитии этого рынка в России сегодня заинтересовано большое количество заказчиков.

Количество показов: 5177

EDI система TOPBY Что такое EDI

EDI (Electronic Data Interchange, Электронный обмен данными) — технология, позволяющая обмениваться коммерческой информацией между организациями в структурированном цифровом виде, основанном на регламентированных форматах и стандартах сообщений.

Преимущества от внедрения электронного обмена данными

Внедрение EDI (электронного обмена данными) стало большим шагом к повышению качества взаимного сотрудничества, упрощению и увеличению скорости работы с поставщиками. EDI значительно отличается от обычной электронной почты, при использовании которой информация передается в неструктурированном формате. Cтруктурированный же формат EDI гарантирует понимание полученных электронных документов всеми участниками процесса обмена. Программное обеспечение EDI сначала обрабатывает информацию, затем переводит её в «читабельный формат», после чего импортирует данные непосредственно в Вашу программу.

Основные преимущества внедрения технологии EDI:

исключить необходимость в использовании для передачи документов – e-mail, факс, телефонную связь;
на 80% сократить время на обработку каждого документа на всей цепочке «заказ-поставка»;
исключить/уменьшить количество ошибок во всем документообороте вследствие практически полного исключения ручного ввода данных на всей цепочке процесса «заказ-поставка»;
полностью контролировать документооборот на всей цепочке «заказ-поставка»;
контроль статусов документов (отправлен, прочитан, не прочитан) позволяет контролировать выполнение заказа;
исключение возможности потери документов – гарантирует, что все документы (Заказы и т.д.) будут доставлены поставщику в срок;
снижение затрат, связанных с бумажным документооборотом: чел./часы, расходные материалы, оргтехника и т.д. ;
повышение эффективности работы всей цепочки поставок, в том числе за счет внедрения стандартов «GS1 International». Внедрение стандартов делает каждый товар исключительным, понятным и однозначно идентифицируемым для всех информационных систем, что позволяет работать с единым каталогом продукции с разными поставщиками.

Подробный список преимуществ для каждой из взаимодействующих сторон (для поставщика и покупателя) можно просмотреть в разделах Преимущества для поставщика и Преимущества для покупателя.

Для внедрения EDI необходимо, чтобы все предприятия-участники торговли имели международный идентификационный номер – GLN, а каждый товар должен иметь глобальный номер GTIN в международной системе EAN (GS1).

GLN (Global Location Number) — обеспечивает технологическое решение для глобальной цепи поставки по идентификации физических мест нахождения и юридических лиц, а также их структурных единиц – офисов/ магазинов/ складов отгрузки/ распределительных центров и т. д. (более подробную информацию см. в разделе Получение GLN номера).

GTIN (Global Trade Item Number, раньше EAN) — международный код (штрихкод) маркировки и учёта товара, например, товар, упаковка, оригинальная паллета.

Типы документов (EDI-сообщения)

ORDERS (ЗАКАЗ НА ПОСТАВКУ ТОВАРА) — электронное сообщение, которое является аналогом заказа на поставку продукции. Формируется и отправляется покупателем поставщику.

ORDRSP (ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ЗАКАЗА) — электронное сообщение, в котором поставщик подтверждает, корректирует или отклоняет поставку по каждой товарной позиции. Отправляется поставщиком покупателю.

DESADV (УВЕДОМЛЕНИЕ ОБ ОТГРУЗКЕ) — электронное сообщение, которое является аналогом накладной. Данное сообщение формируется в момент (или до) отправки товара поставщиком. В данном сообщении указывается фактическое (отгруженное) количество и ассортимент товара поставляемого покупателю.

RECADV (УВЕДОМЛЕНИЕ О ДОСТАВКЕ) — электронное сообщение, в котором содержится информация о фактически принятом товаре, так же в нем может содержаться информация о причинах не приемки товара. Данное сообщение формируется на момент (или после) приемки товара покупателем.

INVOIC (СЧЕТ-ФАКТУРА) — электронное сообщение, которое является аналогом бумажной счет-фактуры.

PRICAT (КАТАЛОГ ТОВАРОВ) — электронное сообщение, которое содержит информацию о товарах и их ценовых характеристиках. Данное сообщение формируется поставщиком при изменении цены, ассортимента.

PROINQ (ЗАПРОС ПРАЙС-ЛИСТА) — электронное сообщение, которое содержит информацию о поставщике и/или товарах, по которым необходимо получить информацию (прайс-лист). Отправляется покупателем по мере необходимости получения информации о товарах.

COACSU (АКТ СВЕРКИ ВЗАИМОРАСЧЕТОВ) — электронное сообщение, которое является аналогом бухгалтерского документа «Акт сверки взаимных расчетов».

COMDIS (КОММЕРЧЕСКАЯ ДИСКУССИЯ) — электронное сообщение, которое содержит информацию о несоответствии количества, цен, ставок НДС. Отправляется покупателем при обнаружении в счёт-фактуре (INVOIC) несоответствий.

SLSRPT (ОТЧЕТ О ПРОДАЖАХ) — электронное сообщение, которое содержит информацию о проданных товарах. Отправляется покупателем по мере необходимости получения информации о проданных товарах.

INVRPT (ОТЧЕТ ОБ ОСТАТКАХ) — электронное сообщение, которое содержит информацию об остатках товара у покупателя. Отправляется покупателем при необходимости получения информации об остатках товара.

Что такое электронная цифровая подпись?

ЭЦП (Электронная цифровая подпись) — реквизит электронного документа, позволяющий установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Подписывая документы в электронном виде электронной цифровой подписью, используя средство ЭЦП, Вы получаете подлинный электронный документ, который имеет одинаковую юридическую силу с документом на бумажном носителе, подписанным собственноручно и заверенным печатью.

Использование цифровой подписи позволяет осуществить:

контроль целостности передаваемого документа,
защиту от изменений (подделки) документа,
невозможность отказа от авторства,
доказательное подтверждение авторства документа.

EDI | Типы документов. Основы взаимодействия

Ежедневно торговые сети, дистрибьюторы, логистические компании, промышленные предприятия обмениваются большим количеством информации, сопровождающей поставки. Подготовка, пересылка, получение, обработка и хранение всего это массива данных отнимает значительные ресурсы предприятий, что приводит к дополнительным операционным расходам и рискам совершить ошибки.

Однако, EDI-технологии позволяют автоматизировать передачу информации и перевести весь процесс обмена документами в цепочках поставок в электронный вид. Для каждого бизнес-процесса существует отдельный вид EDI-сообщений. Их можно внедрять на предприятии как комплексно, так и в отдельности.

Каталог товаров (PRODCAT) – поставщик отправляет покупателю каталог товаров с указанием цен. В таком документе содержится самая оперативная и актуальная информация. Благодаря интеграции учётной системой с EDI платформой, отдел закупок компании-покупателя получает доступ к данным об изменениях ассортимента и цен на товары. Для приобретения очередной партии товара будет достаточно лишь отправить поставщику электронный заказ, выбрав нужные позиции в своей учётной системе.

Каталог цен (PRICAT) – используется для передачи деловым партнёрам коммерческой информации о товарах, в первую очередь, об актуальных ценах. При интеграции учётной системы с платформой электронного документооборота Edisoft цены автоматически будут синхронизироваться и проверяться на актуальность, что снизит количество ошибочных заказов.

Заказ на поставку товара (ORDERS) – компания-покупатель отправляет поставщику сообщение с перечнем товара, который она планирует приобрести. В нём содержатся: дата и время поставки, адрес, ссылки на договор, цены, количество товара и другая необходимая информация. Покупатель избавляет себя от рутинных процессов. Количество ошибок снижается, а последующие процессы в цепях поставок ускоряются. Поставщик, в свою очередь, гарантированно получает документы от многих клиентов в единой форме и оптимизирует процессы обработки заявок.

Подтверждение заказа (ORDRSP) – поставщик отправляет покупателю ответ на его заказ, отмечая своё согласие на сделку и указывая, насколько точно может быть выполнен заказ. Здесь также может указываться изменение цен на выбранный покупателем товар. Покупатель заранее получает подтверждение цен и количества товара от поставщика, может планировать состояние своего товарного запаса. Поставщик в это время бронирует на своём складе товар под поставку.

Уведомление об отгрузке (DESADV) – одновременно с отгрузкой поставщик отправляет покупателю уведомление. Оно помогает упростить и ускорить процесс приёмки товара, поскольку содержит детальную информацию о грузе – номера контейнеров, иерархию упаковок с указанием их типов, штрих-кодов и содержимого, а также физическими характеристиками товара. Компания-покупатель может использовать при приёмке RFID-сканеры и порядковые номера транспортной упаковки (SSCC), что ускорит саму приёмку и избавит от ошибок.

Уведомление об отгрузке алкогольной продукции (ALCDES) – специальный вид уведомлений для поставщиков алкоголя, позволяющий упростить и автоматизировать процесс декларирования. Поставщик высылает сообщение об отгрузке продукции совместно с сообщением DESADV, либо спустя определённый интервал. Использование ALCDES даёт возможность:

Обеспечить контроль заполнения обязательных полей в документах поставщиков алкоголя и не задерживать отправку DESADV.
Разграничить ответственных лиц за подготовку и отправку DESADV и ALCDES на стороне поставщика.
Разделить очереди обработки документов на стороне торговой сети.

Уведомление о приёмке (RECADV) – когда покупатель производит приёмку товара от поставщика, он отправляет ему ответное уведомление о фактически полученном и доставленном товаре. Например, быстрое уведомление поставщика позволяет ему скорее сформировать новые счета-фактуры, если при приёмке произошло расхождение, что ускорит оплату.

Уведомление о возврате (RETANN) – отправляется покупателем при возврате товара поставщику по какой-либо причине. Сообщение содержит в себе характеристики товара, планируемого к возврату, а также сроки и причину – брак, некондиция, просрочка, пересортица.

Уведомления об отгрузке и приёмке возврата товара (RETDES и RETREC) – этими сообщениями покупатель и продавец обмениваются в случае отправки и получения товара, предназначенного для возврата.

Данные сообщения, переданные через платформу Edisoft, позволяют оперативно получить информацию о «проблемной» продукции, подлежащей возврату, а также быстро отправить подтверждение или отклонение возврата, минуя телефонные переговоры и переписку. Это ускоряет процесс сверки бухгалтерских балансов и минимизирует риски потерь товара.

Сообщение «Счёт-фактура» (INVOIC) – содержит в себе данные для автоматического формирования электронного счёта-фактуры в формате ФНС, который будет обладать юридической значимостью при использовании электронной подписи. Поставщик высылает счёт-фактуру покупателю в качестве требования к оплате продукции на заранее согласованных условиях.

Акт сверки взаиморасчётов (COACSU) – обмен EDI-сообщениями между бухгалтериями поставщика и покупателя, которые содержат расчёты организаций за определённый срок.

Отчёт по продажам (SPSRPT) – содержит информацию о продажах в определённой торговой точке.

Отчёт по инвентаризации (INVRPT) – в нём находится информация по проведённой инвентаризации – изменения в качестве, списания и т. д.

Информация о контрагенте (PARTIN) – сообщение содержит в себе данные о местах доставки товара и о самой компании. Как правило,отправляется одним участником электронного обмена данными другому для информирования об изменениях в составе точек доставки, реквизитов организации и т. п.

Инструкция по отгрузке (INSDES) – передаётся поставщиком или покупателем другой стороне, либо логистической компании в качестве руководства по осуществлению процесса отгрузки или получения товара на определённых условиях.

График поставок (DELFOR) – отсылается покупателем в адрес поставщика для согласования потребности в определённой продукции. Сообщение передаёт план поставок в двух основных разрезах – по товару и по месту его доставки.

Консолидированный заказ на короткий период (DELJIT) – документ, который широко используется в машиностроении. Необходим для случаев, если заказ делается сразу на неделю или на месяц с уточнением точного количества товара и времени доставки.

План заказов на длительный период (DELFOR) – используется для планирования поставок на длительный срок, чтобы производители (например, комплектующих для автомобилей) могли заранее адаптировать свои мощности и ресурсы под будущие заказы, доставить продукцию без срывов сроков и в необходимом количестве.

Отчёт о доставке и получении контейнеров (CODECO) – подтверждает факты отгрузки и приёмки грузовых контейнеров в логистических цепочках. В сообщении присутствуют данные от терминалов, обработанные в едином формате. Отчёт, как правило, поступает напрямую в учётную систему ком-
пании, что экономит время, операционные расходы и защищает от возможных ошибок.

Каталог точек доставки (DELCAT) – используется для информирования поставщиков об актуальных адресах покупателя – магазинах, складах, распределительных центрах. Чаще всего этот вид EDI-сообщений передаётся торговыми сетями своим контрагентам.
Каталог постоянно обновляется прямо на платформе электронного документооборота Edisoft, что удобно для автоматической подстановки добавочных данных. Например, поставщик, выбирает точку доставки на
платформе по адресу или коду, а платформа добавляет всю сопутствующую информацию – почтовый адрес, код региона и т. д. Это даёт возможность минимизировать ручной труд и упростить интеграцию, поскольку поставщики не всегда ведут учёт всех полей в ERP.

Каталог партнёров/контрагентов (LOCCAT) – используется компаниями, которым необходимо реализовать какие-либо бизнес-процессы по отношению к своим контрагентам. Это может быть разграничение работы пользователей в веб-интерфейсе платформы Edisoft по группам контрагентов, или же инструмент для подстановки мастер-данных по поставщикам.

Запрос информации о товаре (PRODAT) – с помощью этого сообщения можно обратиться к общей базе данных с товарами и получить информацию по какому-либо критерию.

Система электронного документооборота EDI: цены и преимущества внедрения

БОЛЕЕ 54 ТИПОВ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Возможность подключить обмен электронными документами в любой отрасли под любые потребности бизнеса.

НОВЫЙ ФОРМАТ УПД С ПОЛЯМИ ДЛЯ МАРКИРОВКИ

LERADATA позволяет работать с системой маркировки (ЦРПТ) с помощью нового формата УПД.

АВТОПОДПИСАНИЕ УПД

Массовое автоподписание квитанций по прохождению УПД избавит сотрудника от монотонной работы.

ОТЛОЖЕННАЯ ОТПРАВКА

Отложенная отправка документов позволит автоматически отправлять электронные документы в выходные и по завершении рабочего дня.

БЕЗОПАСНОСТЬ

Электронные документы передаются по зашифрованному каналу, исключающему перехват или подмену данных.

SLA

В любой момент времени гарантируем высокий уровень доступности нашего сервиса и круглосуточную техническую поддержку.

Электронный документооборот в ритейле предоставляет компаниям массу преимуществ и избавляет от ряда проблем, которые раньше возникали из-за работы с бумажной документацией.

Электронный документооборот в логистике предполагает замену множества стандартных бумажных документов, которые сопровождают отгрузку товаров, на их электронные образцы, имеющие ту же юридическую ценность, что и бумажные варианты.

Структурированная система хранения и лёгкий поиск по архиву делает ЭДО для фармацевтических компаний исключительно полезным. Найти нужные файлы теперь не составит труда.

Территориальная отдаленность и курьерская доставка бумаг больше не играют значимой роли, все процессы обмена документами происходят в электронном виде. ЭДО для IT компаний позволяет сократить расходы и организовать более эффективное взаимодействие.

Электронный документооборот автопроизводителей помогает повысить эффективность работы и ускорить множество процессов, связанных с бумажными документами. Ежедневно компании проводят сделки по продаже автомобилей и автозапчастей, которые сопровождаются составлением документации, отправляемой по всей территории страны.

Электронный документооборот для строительной компании напрямую влияет на её производительность. От своевременного и надёжного обмена документами зависят сроки поставок от производителей, а также сделки между застройщиками и арендаторами.

EDI документооборот

EDI документооборот — это современное решение, предназначенное для обмена информацией между деловыми партнерами. Логистические, финансовые, коммерческие и другие данные передаются в формате упорядоченных электронных сообщений. Подобная система необходима во многих сферах деятельности.

Благодаря подобной системе удалось сократить число ошибок в процессе документооборота и улучшить контроль. Платформа LERADATA предназначена для пересылки не только стандартных сообщений, но и файлов с юридической ценностью.

Преимущества EDI систем электронного документооборота

Возможности сервиса:

пользователи подключаются в электронному обмену документами;
данные доходят до получателя вовремя и в целостности;
сервис гарантирует надежность и безопасность;
техническая поддержка и клиентский отдел функционируют на высоком уровне.

EDI документооборот позволяет полностью исключить бумажную деятельность, которая имеет значительный ряд недостатков. Теперь компаниям доступен полный контроль всей цепочки обмена данными. Процесс ускоряется почти на 75%, за счет своевременной отправки и обработки информации. Благодаря автоматизации процесса процент ошибок по вине человеческого фактора снижается.

Время оплаты значительно сокращается, за счет чего возврат НДС ускоряется. Все покупки и поставки товаров становятся прозрачнее, что упрощает работу с партнерами и минимизирует риски при судебных разбирательствах.

Ускорение всей логистической цепочки происходит благодаря мгновенной отправке и приему сообщений. Все данные в ЭДО сохраняются и архивируются, что облегчает поиск и доступ к информации, когда в этом появляется необходимость.

Система электронного документооборота в Москве — LERADATA

При разработке платформы учитывались все нюансы работы с бумажной документацией. На основе результатов анализа были сформированы механизмы, занимающиеся синхронизацией и проверкой данных. Наладить электронный документооборот самостоятельно почти невозможно, поэтому существует LERADATA, обеспечивающая бесперебойную работу системы.

Передаваемая информация должна быть достоверной и правильной. Так, для получения юридической значимости для документа потребуется выполнить несколько условий:

Документ должен иметь электронную подпись, которая действительна на данный момент времени.
Формат должен соответствовать официальным установленным нормам.
Обмен документами должен осуществляться согласно регламенту законодательства и исключительно между зарегистрированными участниками, которые подписали соответствующий договор.

Типы сообщений

EDI документооборот автоматизирует обмен документами, поэтому для каждого бизнес-процесса представлен отдельный вид сообщений. Использовать их можно как по отдельности, так и совмещая различные типы.

PRICAT – каталог цен (используется для передачи информации о товарах партнерам)
DELFOR – план поставок по 2 параметрам: товару и месту доставки;
PARTIN – информация о местах доставки и торговых партнерах компании
ORDERS – заказ (запрос на поставку товара)
RETORD — обратный документ на поставку продукции;
ALCDES — включает в себя данные, содержащиеся в накладной на алкогольную продукцию;
RECADV – уведомление о получении (уведомление о фактической приемке товара)
RETANN – извещение о возврате (с указанием причины)
ORDERSP – ответ на заказ (подтверждение поставщиков заказа)
DESADV – уведомление об отгрузке (аналог товарно-транспортной накладной)
INVRPT – инвентаризационный отчет
SLSRPT – отчет по продажам товара в данной торговой точке
COMDIS – коммерческий диспут
INDES — инструкция с параметрами поставки;
DESSCC — данные об отгрузке для компаний, использующих кросс-докинг с РЦ;
COACSU – акт сверки взаиморасчетов
ACT — акт о проделанных работах;
ACTSET — взаимоотчет между контрагентами;
IFTMIN – инструкция по транспортировке товара
APERAK – оповещение партнера о статусе получения документа в учетной системе получателя
INVOIC – счет-фактура, в том числе и корректировочный счет-фактура

Заказать ЭДО в Москве и других регионах можно недорого на нашей платформе LERADATA. Цена на услуги указана на сайте.

Компания ДМС — Электронный документооборот

Между участниками ЭДО третьим, незаинтересованным лицом, которое всегда сможет подтвердить факт передачи любого документа, выступает Оператор ЭДО.

Оператор электронного документооборота — это коммерческие компании, которые на конкурентной основе предоставляют бизнесу возможность обмениваться электронными документами.

Мы работаем с провайдерами, входящими в сеть доверенных операторов электронного документооборота ФНС России

Об использовании электронных документов для автоматизации работы с заказами клиентов в компании ДМС задумались еще в 2012 г. На тот момент уже была внедрена и успешно использовалась электронная отчетность в госорганы.

В условиях работы с большим количеством контрагентов приоритетной задачей оптимизации бизнес-процессов стала обработка в минимальные сроки сотен документов, подтверждающих бизнес-операции.

Решение

При ознакомлении с техническими решениями и предложениями рынка в качестве технической платформы для обмена документами в электронном виде был выбран «СБК Контур».

В качестве технологии взаимодействия с провайдером при EDI решено было создать интеграцию для системы L&SIS (учетная система компании).

Реализация

Компания ДМС внедрила EDI в июне 2013 г. с компанией «Холидей». Примерный срок подготовки на реализацию проекта составил полгода.

Затем (в январе 2014 г.) был запущен юридически значимый ЭДО с компанией Мария-Ра. Срок подготовки – один квартал.

Основные этапы подготовки: техническая реализация, тестирование, создание руководства пользователя, регламента операционной процедуры, подготовка и обучение персонала, юридическая основа, маркетинговая активность.

Для реализации проекта EDI было разработано собственное ПО — «Рабочий стол EDI» для интеграции системы L&SIS с провайдером. Чтобы загружать файлы с платформы провайдера в систему L&SIS было создано фоновое задание.

Интеграция позволила повысить скорость обработки заказа за счёт автоматического создания стандартной цепочки документов в системе. И дало возможность автоматического формирования и отправки на платформу документов в формате EDI.

После удачного завершения проекта EDI следующим шагом было введение юридически значимого ЭДО. Были приобретены ЭЦП для всех предприятий компании, которым требовалось подписывать электронные документы. Для хранения сертификатов ЭЦП выделен отдельный терминальный сервер с единой лицензией для всех сотрудников.

Для работы с юридически значимыми электронными документами выбрана программа «Диадок» компании СБК Контур.

В целях подготовки персонала (менеджеров по продажам, специалистов отдела логистики, бухгалтерии), было проведено обучение для всех филиалов перед внедрением каждого очередного этапа по разработанному и протестированному функционалу.

Кроме того, с контрагентами было заключено Соглашение об использовании электронных документов, определяющее условия работы с электронными документами.

Для привлечения контрагентов к EDI проведена разъяснительная работа по преимуществам, реализации проекта, организованы семинары, вебинары, телефонные консультации для клиентов и т.п.

Результаты

Сегодня компания ДМС приняла более 50 000 заказов от своих контрагентов.

Запуск процесса EDI дал компании экономию времени при обработки заказа от 66%.

Запуск юридически значимого ЭДО дал экономию времени обработки заказа от 43%.

Что такое электронный документооборот — Диадок

Электронный документооборот — это обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) оператора ЭДО.

Что такое ЭДО? Электронный документооборот между организациями. Как это работает?

Сначала поясним понятие «электронный документ». Электронный документ — это файл, заверенный электронной подписью. Его не нужно распечатывать, так как юридически значимым оригиналом он является именно в электронном виде.

Электронный документооборот (ЭДО) происходит через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС РФ. Одна организация отправляет другой файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК. Процесс можно сравнить с электронной почтой. При передаче документа оператор автоматически проверяет легитимность электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства.

Если документ требует двусторонней подписи, получатель также подписывает его электронной подписью или отказывает в подписи и запрашивает корректировку. Движение документа отправитель может отследить благодаря статусам: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».

Внедрение ЭДО позволит удобно и просто представлять электронные документы через интернет по требованию налоговых органов. ЭДО подходит как малому и среднему бизнесу, так и крупным предприятиям и холдингам.

Для чего нужен электронный документооборот компаниям:

уменьшить количество бумажных документов в офисе;
сократить финансовые и трудозатраты на содержание архива;
снизить расходы на печать, канцтовары, отправку документов;
уменьшить трудозатраты за счет исключения ручных действий и автоматизации процесса;
избавиться от потерь документов и необходимости выставлять их заново.

Электронный документооборот — самый быстрый способ доставить документы

Хочу попробовать

Что такое EDI?

Автор статьи

Вера Харитончик

Специалист по электронному документообороту

Содержание:

— Особенности и преимущества электронного обмена данными — Как работает EDI?

Система EDI (или электронный обмен данными) выполняет автоматизированный обмен стандартными электронными документами между компьютерами нескольких организаций через безопасное стандартизированное соединение.

В РБ цифровой обмен EDI сообщениями наиболее широко используется при взаимодействии торговой сети и поставщика.

Технология EDI используется с 1960-х годов, однако, сегодня система электронного обмена данными EDI модернизировалась, позволяя автоматизировать цепочки поставок, многие рабочие и бизнес-процессы, осуществлять цифровое преобразование данных.

Электронный обмен данными:

Ускоряет и упрощает взаимодействие между торговыми партнерами.
Помогает организациям выполнять больше задач за счет автоматизации обмена данными.
Сокращает сроки логистики и устраняет ошибки, возникающие в результате человеческого фактора.

Платформа EDI выгодна крупному и малому бизнесу и находит свое применение на каждом этапе предпринимательской деятельности.

Особенности и преимущества электронного обмена данными

Основные преимущества подключения EDI:

EDI система документооборота ускоряет бизнес-циклы на 70%. Технология позволяет проводить обмен документами между компаниями за считанные минуты.
Автоматизация документооборота экономит время сотрудников, которые могут уделить внимание решению новых стратегических задач. Тем самым повышая свою эффективность.
Быстрая обработка деловых документов приводит к меньшему минимизирует количество необработанных заказов, складских запасов и отмен.
Автоматизация обмена данными в цепочке поставок обеспечивает своевременную отправку и отслеживание критически важных показателей.
Услуги EDI исключают затраты на бумагу, печать, хранение, почтовые расходы и поиск документов, что позволяет сократить расходную часть до 35%.
Заказы через EDI сводят к нулю дорогостоящие для бизнеса ошибки из-за неразборчивых факсов, потерянных сообщений или неправильно интерпретированных телефонных звонков.
EDI может сократить время цикла обработки заказа примерно на 50%, улучшая скорость обмена данными и уровень качество сотрудничества с деловыми партнерами.
Сервис позволяет отследить статус доставки в режиме реального времени. Благодаря этому эффективность принятых решений возрастает.

Важно!

Конечно, все эти преимущества будут доступны, только если за дело берутся профессионалы. Хотите повысить скорость, точность, эффективность и улучшить сервис поставок? Тогда выбирайте сервис №1 в РБ. Это сервис ЭДиН!

Как работает EDI?

Процесс отправки документов EDI состоит из следующих этапов:

1. Торговая сеть формирует заказ (Orders) и направляет его в адрес поставщика через EDI провайдера ЭДиН.

2. Далее поставщик получает данный заказ в своей учетной системе.

3. После получения заказа поставщик формирует сообщением ответ на заказ (Ordrsp) и направляет торговой сети.

4. После отгрузки поставщик отправляет сообщением уведомления об отгрузке (Desavd).

Более подробно про EDI — здесь.

Хотите увидеть, как работает система EDI на практике?

Каждый четверг в 10-00 проходят бесплатная онлайн-демонстрация работы сервиса электронного документооборота ЭДиН.

Дайте бизнесу больше возможностей — присоединяйтесь!

Заказать услугу

Поделиться статьей

Что такое EDI: электронный обмен данными?

Некоторым предприятиям может быть сложно внедрить EDI. Одной из причин является необходимость идти в ногу с меняющимися государственными постановлениями, стандартами и обновлениями. Он также по своей сути сложен, поскольку он должен учитывать сложности глобальных потребностей бизнеса. Например, каждый торговый партнер в сети B2B может предъявлять индивидуальные требования. Даже если два партнера могут договориться о том, какой документ EDI использовать, каждый из них может иметь уникальные требования к форматированию, которые необходимо поддерживать. Эти и другие факторы побудили многие организации передать свои решения EDI на аутсорсинг.

Независимо от того, работаете ли вы внутри компании или на аутсорсинге, существуют некоторые базовые условия, возможности и ресурсы, необходимые для эффективного внедрения EDI. В дополнение к таким факторам, как соглашение о типах документов, безопасных методах передачи и необходимом аппаратном и программном обеспечении, эффективная реализация EDI должна учитывать:

Программное обеспечение для перевода или отображения

Этот тип программного обеспечения для преобразования берет такие поля, как имена, адреса, суммы в валюте, номера деталей и количество, и сопоставит их из форматов бизнес-приложений в стандартизированные документы и наоборот.

Возможности пакетного конвертирования или распаковки

Эти возможности поддерживают большие пакеты сообщений EDI, позволяя отправителям и получателям упаковывать и распаковывать транзакции. Затем транзакции могут быть сгруппированы или разделены на несколько подразделений или областей бизнеса торгового партнера.

Механизмы маршрутизации сообщений

После распаковки сообщения требуются механизмы маршрутизации для сортировки сообщений по разным группам и доставки их соответствующим адресатам.Преобразование сообщения также может потребоваться, чтобы преобразовать сообщение в правильный формат для пункта назначения.

Соглашения о торговом партнерстве (ДТС)

TPA разъясняет условия, устанавливает стандарты для деловых документов и определяет коммуникации и деловые протоколы между торговыми партнерами.

Что такое EDI (электронный обмен данными)?

Компьютер-компьютер

Электронный обмен данными между компьютерами заменяет обычную почту, факс и электронную почту.Хотя электронная почта также является электронным подходом, документы, которыми обмениваются по электронной почте, по-прежнему должны обрабатываться людьми, а не компьютерами. Привлечение людей замедляет обработку документов, а также приводит к ошибкам. Вместо этого документы EDI могут направляться прямо в соответствующее приложение на компьютере получателя (например, в систему управления заказами), и их обработка может начинаться немедленно. Типичный ручной процесс выглядит так, с большим количеством бумаги и участием людей:

Процесс EDI выглядит так — без бумаги, без участия людей:

Деловые документы

Это любые документы, которыми обычно обмениваются предприятия.Наиболее распространенными документами, которыми обмениваются через EDI, являются заказы на покупку, счета-фактуры и предварительные уведомления об отгрузке. Но есть много, много других, таких как коносамент, таможенные документы, инвентарные документы, документы о статусе отгрузки и платежные документы

Стандартный формат

Поскольку документы EDI должны обрабатываться компьютерами, а не людьми, необходимо использовать стандартный формат, чтобы компьютер мог читать и понимать документы. Стандартный формат описывает, что представляет собой каждая часть информации и в каком формате (т.г., целое число, десятичное число, ммддгг). Без стандартного формата каждая компания отправляла бы документы, используя формат, характерный для компании, и подобно тому, как англоговорящий человек, вероятно, не понимает японский, компьютерная система получателя не понимает формат отправителя, характерный для компании.

В настоящее время используется несколько стандартов EDI, включая ANSI, EDIFACT, TRADACOMS и ebXML. И для каждого стандарта существует множество различных версий, например, ANSI 5010 или EDIFACT, версия D12, выпуск A.Когда два предприятия решают обменяться документами ЭОД, они должны согласовать конкретный стандарт и версию ЭОД.
Предприятия обычно используют транслятор EDI — либо в виде собственного программного обеспечения, либо через поставщика услуг EDI для перевода формата EDI, чтобы данные могли использоваться их внутренними приложениями и, таким образом, обеспечивалась сквозная обработка документов.

Деловые партнеры

Обмен документами EDI обычно происходит между двумя разными компаниями, называемыми деловыми партнерами или торговыми партнерами.Например, компания A может покупать товары у компании B. Компания A отправляет заказы компании B. Компания A и компания B являются деловыми партнерами.

Что такое электронный обмен данными?

Электронный обмен данными (EDI) — это электронный обмен деловой информацией с использованием стандартизированного формата; процесс, который позволяет одной компании отправлять информацию другой компании в электронном виде, а не на бумаге. Субъекты бизнеса, ведущие бизнес в электронной форме, называются торговыми партнерами.

С помощью EDI можно обмениваться многими деловыми документами, но наиболее распространенными являются заказы на покупку и счета-фактуры. Как минимум, EDI заменяет подготовку и обработку почты, связанные с традиционным деловым общением. Однако реальная сила EDI заключается в том, что он стандартизирует информацию, передаваемую в деловых документах, что делает возможным «безбумажный» обмен.

Традиционный счет-фактура иллюстрирует, что это может означать. Большинство компаний создают счета с помощью компьютерной системы, распечатывают бумажную копию счета и отправляют ее клиенту по почте.После получения клиент часто делает пометки в счете и вводит его в свою собственную компьютерную систему. Весь процесс представляет собой не что иное, как передачу информации с компьютера продавца на компьютер покупателя. EDI позволяет свести к минимуму или даже исключить ручные операции, связанные с этой передачей.

Усовершенствования процессов, предлагаемые EDI, значительны и могут быть значительными. Например, рассмотрим разницу между традиционным бумажным заказом на поставку и его электронным аналогом:

Традиционный документальный обмен заказа на поставку	Документальный обмен ЭОД по заказу на поставку от трех до пяти дней.	Этот процесс обычно происходит ночью и может занять менее часа.
Покупатель принимает решение о покупке, создает заказ на покупку и распечатывает его. Покупатель отправляет заказ поставщику по почте. Поставщик получает заказ на поставку и вводит его в систему ввода заказов. Покупатель звонит поставщику, чтобы узнать, был ли получен заказ на поставку, или поставщик отправляет покупателю подтверждение получения заказа.	Покупатель принимает решение о покупке, создает заказ на покупку, но не распечатывает его. Программное обеспечение EDI создает электронную версию заказа на поставку и автоматически передает ее поставщику. Система ввода заказов поставщика получает заказ на поставку и обновляет систему сразу после получения. Система ввода заказов поставщика создает подтверждение и передает его обратно для подтверждения получения.

Заказ на покупку и счета через ORISS

Система Transentric для быстрого выставления счетов и поставки в режиме онлайн (ORISS) для поставщиков, не соответствующих требованиям EDI, позволяет этим поставщикам получать заказы на поставку и отправлять счета через веб-браузер.

Почему DMS отвергла электронный обмен данными

В 2000-х годах электронный обмен данными, или EDI, был популярной платформой с открытым исходным кодом для обмена данными с одного компьютера на другой. В наши дни системы управления документами намного превзошли по безопасности и функциональности EDI. Узнайте об определении EDI, его истории и упадке, а также узнайте, почему системы управления документами теперь являются стандартом для безопасного обмена данными между отраслями.

ЭОД: основы

По сути, ЭОД позволял компьютерам обмениваться информацией в стандартном электронном формате.Изначально он во многом отвечал за переход компаний на безбумажный офис. Когда он был впервые внедрен, преимущества EDI по сравнению с другими вариантами включали:

Предоставление компаниям возможности перейти на безбумажный офис, тем самым значительно сократив расходы
Увеличенная скорость обработки
Меньшее количество ошибок сотрудники

EDI: особенности

Для многих компаний EDI был первым доступным вариантом, который позволил им сократить использование факса, обычной почты и электронной почты. Обратите внимание, что хотя электронная почта технически является электронным вариантом, она по-прежнему обрабатывается людьми, а не компьютерами. Всякий раз, когда в процесс вовлечены люди, увеличивается время обработки и количество ошибок. Электронный обмен данными предоставил автоматизированную систему для передачи документов прямо с компьютера отправителя получателю.

Наиболее распространенные документы для обработки с помощью EDI

Многие компании использовали системы EDI для самых разных целей. Некоторые из самых распространенных документов, которые были обменены с этим методом, включают в себя:

Покупка Orders
Advance Ultics
Batts of Daming
Завесные документы
Платежные документы
Счета
Таможенные документы
Доставка Документы

Преимущества стандартного формата

Еще одним огромным преимуществом EDI было то, что он позволял использовать стандартный формат. На самом деле это было необходимо, потому что документы обрабатывали компьютеры, а не люди. Без этого стандартного форматирования каждая компания отправляла бы документы в своем собственном формате. Подумайте об этом так: без этого формата это было бы похоже на разговор англоязычного человека с немецкоязычным — компьютер, получающий информацию, просто не понял бы ее.

Препятствия для внедрения ЭОД

Несмотря на преимущества использования системы ЭОД, существовали и значительные препятствия.Во-первых, многие компании просто привыкли иметь дело с бумагой, и хотя они, возможно, знали, что безбумажный офис имеет много преимуществ, они сопротивлялись внесению изменений. На любой существенный пересмотр методов ведения бизнеса компании тратятся время и деньги. Наконец, многие компании обеспокоены тем, что EDI не обеспечивает достаточной безопасности. С платформой обмена файлами EDI возникают проблемы, связанные с безопасностью, которые мы вскоре рассмотрим. Для многих компаний преимущества электронного обмена файлами не стоили риска.

Переход к программному обеспечению для управления документами

Хотя EDI был важной частью перехода к безбумажному офису, программное обеспечение для цифрового управления (DMS) неизбежно стало лучшим выбором. Давайте начнем с рассмотрения трех препятствий для внедрения EDI и сравним их с опытом компании, когда она выбирает DMS.

Простота использования

Это правда, что внедрение программного обеспечения для управления документами требует от компании значительных изменений в используемых ими процессах.Тем не менее, эти системы интуитивно понятны, просты для понимания и могут использоваться любым человеком, обладающим даже самым элементарным компьютерным знанием. С другой стороны, EDI может быть сложно освоить, и часто его не стоит внедрять, если многие люди в компании не смогут его использовать.

Стоимость изменений

Несмотря на то, что внедрение программного обеспечения для управления документооборотом сопряжено с первоначальными затратами, любой офис, который хочет серьезно конкурировать и сократить расходы в долгосрочной перспективе, должен быть безбумажным офисом. Эти затраты на внедрение DMS окупятся за счет снижения накладных расходов, а также потому, что теперь этот формат понимается как формат, который никуда не денется; расход необходимый.

Безопасность при обмене файлами

Программное обеспечение для управления документами обеспечивает более высокий уровень безопасности по сравнению с EDI. Одна из основных проблем с EDI заключается в том, что это платформа с открытым исходным кодом. Поскольку доступны бесплатные копии, доступ к ее исходным кодам также открыт, а это означает, что любой, у кого есть ноу-хау, может переписать программу.Это система, которой слишком легко манипулировать и извлекать из нее выгоду.

SecureDrawer — современный ответ на систему EDI

На рынке существует множество программных систем управления документами, которые позволяют компаниям напрямую обмениваться информацией с другими компаниями через документы стандартного формата. Тем не менее, SecureDrawer показал себя лидером по ряду причин:

Он прост в освоении и удобен в использовании.
Интегрируется с широким спектром программ, включая eFileCabinet.
Это быстро и очень безопасно.
Непревзойденное значение.
Пользователи получают невероятную безопасность и регулярное резервное копирование своих данных.
Можно использовать цифровые подписи, что позволяет пользователям по-настоящему работать в офисе без бумаги.

Безопасный обмен файлами сильно изменился за последнее десятилетие, и SecureDrawer является доминирующим вариантом на рынке. Мы не только располагаем лучшими в отрасли системами безопасности, но и постоянно смотрим в будущее, чтобы обновлять их возможности, чтобы они оставались актуальными.

Что такое ЭОД? (Электронный обмен данными): Полное руководство по ЭОД

EDI или электронный обмен данными — это технология, которая помогает торговым партнерам и организациям получать сделать больше, сократить сроки логистики и устранить ручные ошибки за счет автоматизации межкорпоративных операций. (B2B) коммуникации. EDI помогает многим организациям, которые производят, отгружают, покупают и продают товары или оказывают помощь, от от розничных продавцов и производителей до логистических фирм, авиакомпаний, поставщиков медицинских услуг, страховых компаний и т. д.

Хотя EDI используется с 1960-х годов, сегодня он находит новое применение, обеспечивая автоматизацию цепочки поставок, цифровой трансформации и даже в качестве ключевой части автоматизации рабочих процессов и бизнес-процессов. В этом изложении мы даем вы хорошо разбираетесь в EDI и быстро познакомите вас со всеми основами EDI, включая:

Эта страница также служит центром ресурсов EDI со ссылками на дополнительные ресурсы по типам EDI, стандартам, транзакции и интеграция — все, что вам нужно знать об EDI, в одном удобном месте.

Что такое ЭОД?

Электронный обмен данными (EDI) — это автоматизированный обмен между компьютерами стандартными электронными деловыми документами между деловыми партнерами по безопасному стандартному соединению.

Давайте разберем это определение EDI по частям, чтобы дать вам полное представление о том, что такое EDI и что он означает.

Компьютер-компьютер

EDI заменяет ручную связь B2B, такую как почта, факс и электронная почта.
Документы поступают непосредственно из компьютерного приложения отправителя (например,г. логистическая система) в компьютерное приложение получателя (например, систему управления заказами).

Традиционный ручной процесс

Автоматизированный процесс ЭОД

Деловые документы

1000 стандартных документов бизнес-транзакций могут быть отправлены автоматически с помощью EDI.
Некоторые распространенные примеры включают: заказы на покупку, счета-фактуры, статусы доставки, таможенную информацию, инвентарные документы и подтверждения оплаты.

Стандартный формат ЭОД

Документы EDI обрабатываются компьютерами и используют стандартные, удобные для компьютеров форматы.
описывают каждую часть данных и их формат (например, тип документа, вовлеченные стороны, действия, которые необходимо предпринять, ммддгг).
устраняют различия между компаниями, позволяя компьютерной системе каждого делового партнера говорить на одном языке.
Существует множество стандартов EDI для разных отраслей, регионов и вариантов использования, каждый из которых имеет разные версии, поэтому партнеры EDI должны использовать один и тот же стандарт и версию
К популярным стандартам относятся: ANSI X12 в США.S., UN/EDIFACT в глобальном масштабе и отраслевые стандарты, такие как HIPAA

См. краткое изложение всех основных стандартов EDI и случаев их использования

Деловые партнеры

Обмен документами EDI обычно происходит между двумя разными организациями, называемыми деловыми партнерами или торговыми партнерами.
Пример: компания А может покупать товары у компании Б. Компания А отправляет заказы на покупку компании Б, которая отправляет счета-фактуры и уведомления об отгрузке компании А.

Безопасное стандартное соединение

EDI использует ряд безопасных протоколов для облегчения безопасного обмена документами EDI.
Партнеры должны использовать один и тот же согласованный протокол для обмена файлами EDI или работать с посредником, который может облегчить обмен, если партнеры используют разные протоколы.
Некоторые протоколы требуют большей технологической инфраструктуры EDI, чем другие, но программное обеспечение EDI, такое как ArcESB, теперь упрощает обмен данными с минимальными вложениями.
Протоколы варьируются от давно зарекомендовавших себя технологий, таких как FTP, до EDI через Интернет через AS2, систем на основе API, таких как AS4, и других вариантов, таких как мобильный EDI.

См. наше краткое изложение всех основных протоколов EDI

Автоматика

Сообщения EDI могут отправляться автоматически с использованием предварительно настроенных рабочих процессов.
Предприятия обычно используют переводчики EDI — либо в виде программного обеспечения, либо через поставщика услуг EDI — для перевода документов EDI для использования во внутренних приложениях, обеспечивая автоматическую обработку.
Процессы могут быть расширены для работы с интеграцией данных и рабочими процессами внутри организации.
Пример: как только компания получает заказ на покупку EDI, система логистики создает задачу для складского персонала по перемещению товаров из запасов в отгрузку.

EDI по сравнению с традиционной бумажной или электронной связью

Чтобы проиллюстрировать значение EDI, или электронного обмена данными, давайте сравним, как будет проходить типичная транзакция покупки между двумя торговыми партнерами, использующими традиционные бумажные или электронные сообщения, по сравнению с обычным обменом данными.с помощью ЭДО.

Традиционные методы:

Покупатель либо получает в своей системе уведомление о размещении заказа, либо после запроса инвентаря решает, что ему необходимо разместить заказ.
Покупатель вводит данные на экран системы закупок для создания заказа на покупку, распечатывает и отправляет его по почте или по электронной почте поставщику.
Поставщик получает заказ на покупку через несколько дней или по электронной почте (вместе с длинным списком других сообщений) и вручную вводит его в систему заказов на продажу.
Поставщик распечатывает счет-фактуру и прикладывает его к отгрузке и/или отправляет отдельно по почте или электронной почте.
Покупатель вручную вводит счет в систему кредиторской задолженности.

В этом примере бумажная система может добавить к процессу неделю времени доставки туда и обратно. Как электронная почта, так и бумага подвержены ошибкам при ручном вводе данных, что увеличивает время выполнения заказа.

Процесс ЭОД:

Система закупок покупателя, использующая EDI, автоматически генерирует и отправляет заказ на покупку в формате EDI, когда запасы достигают заранее заданного уровня.
Через несколько минут система заказов поставщика с помощью программного обеспечения EDI получает заказ на покупку EDI.
Система поставщика автоматически уведомляет свой отдел доставки об отправке товара.
После того, как товары упакованы и готовы к отправке, система доставки генерирует предварительные уведомления об отправке (ASN) для отправки в отдел получения покупателя
Система ERP поставщика затем генерирует счет EDI для передачи в систему кредиторской задолженности покупателя

Весь процесс ЭОД можно завершить за час.

Варианты использования EDI: кто может использовать EDI?

Ни одно определение EDI не является полным без применимости в реальных условиях. Электронный обмен данными полезен для широкого круга функций, охватывающих многие тысячи конкретных обменов информацией. Вот лишь некоторые из наиболее распространенных сценариев использования EDI. полезной среди многих тысяч типов транзакций, которые EDI обрабатывает каждый день.

Цепочка поставок (розничная торговля, производство, автомобилестроение)

Закупки
Выполнение заказа
Подтверждение отправки
Международные заказы
Выполнение заказов на запчасти

Здравоохранение

Обмен медицинской информацией о пациентах
Оформление медицинского страхования
Обмен информацией о рецептах

Логистика

Планирование поставок
Отслеживание товаров

Бухгалтерия

Создание счетов-фактур
Предоставление журналов аудита

Авиация

Обмен полетной информацией
Записи имен пассажиров (PNR)
Международное соответствие и стандартизация

Преимущества ЭОД

EDI помогает предприятиям повысить скорость, точность, эффективность и затраты цепочки поставок, и некоторые из самых больших преимуществ EDI приходятся на стратегический бизнес-уровень . Здесь мы рассмотрим, что на практике означает EDI для бизнеса.

Более быстрая обработка

EDI может ускорить бизнес-циклы на 61 процент
EDI позволяет проводить транзакции за считанные минуты вместо дней или недель, затрачиваемых на почтовые отправления или обмен сообщениями по электронной почте
Автоматизация бумажных задач освобождает ваших сотрудников для выполнения более важных задач и предоставляет им инструменты для повышения производительности
Быстрая обработка точных деловых документов приводит к меньшему количеству переработанных заказов, дефицита и отмен
Автоматизация обмена данными приложений в цепочке поставок обеспечивает своевременную отправку важных данных и их отслеживание в режиме реального времени
Сокращение обработки и доставки заказов помогает организациям сократить запасы

Снижение затрат

ЭОД снижает транзакционные издержки на бумагу, печать, размножение, хранение, архивацию, почтовые расходы и поиск документов, экономя предприятиям более 35 процентов на транзакционных издержках
Для покупателей, которые обрабатывают множество транзакций, использование EDI также может привести к годовой экономии в миллионы долларов за счет скидок за досрочную оплату
В некоторых случаях EDI составляет всего 1/20 стоимости ручной обработки заказов, что сокращает затраты в 20 раз
EDI также устраняет дорогостоящие ошибки из-за неразборчивых факсов, потерянных заказов или неправильно принятых заказов по телефону

Больше точности, меньше ошибок

EDI снижает число ошибочных транзакций на 30-40 процентов
EDI устраняет человеческие ошибки, такие как неразборчивый почерк, потерянная почта и ошибки при вводе

Улучшение отношений

Продавцы получают выгоду от улучшения денежного потока и сокращения цикла «от заказа до оплаты»
Фактически, EDI может сократить время цикла от заказа до оплаты более чем на 20%, улучшая транзакции и отношения с деловыми партнерами
Сокращение количества ошибок также экономит время партнеров и избавляет их от разочарований при разрешении споров о данных

Стратегические преимущества

Электронный обмен данными обеспечивает видимость состояния транзакций в режиме реального времени, что позволяет быстрее принимать решения и лучше реагировать на требования клиентов и рынка, помогая предприятиям применять подход, ориентированный на спрос
Усовершенствования продукта и доставка сокращаются во времени
Упрощает процесс выхода на новые территории, поскольку EDI обеспечивает общий деловой язык во всем мире

Экологические преимущества

EDI способствует устойчивому развитию и сокращает выбросы CO2 за счет замены бумажных процессов электронными альтернативами
EDI повышает эффективность работы, что приводит к меньшему количеству ошибок и снижению потерь энергии

Как работает ЭОД

Процесс отправки документов EDI состоит из трех этапов: подготовить документы, перевести их в формат EDI. и передать их партнеру.

Одним из распространенных процессов, автоматизированных с помощью EDI, является обмен заказами на поставку (PO) и счетами-фактурами. Чтобы дать вам хороший пример того, как работает EDI, мы проиллюстрируем процесс EDI для заказов на покупку и счетов.

1. Подготовка документов

На примере заказа на покупку и счета покупатель подготавливает заказ в системе закупок.

Покупатель собирает и систематизирует данные, чтобы они работали с EDI
Например, вместо печати заказа на покупку система создает электронный файл с необходимой информацией для построения документа ЭОД

Так как же правильно подготовить документы? Существует несколько подходов, в том числе:

Экспорт компьютерных данных из электронных таблиц или баз данных
Электронные отчеты переформатированы в файлы данных
Улучшение приложений для создания выходных файлов, готовых к стандартному переводу EDI
Приобретение программного обеспечения EDI, которое может преобразовывать документы из ваших систем в файлы EDI
Ввод данных человека

В идеале вы хотели бы, чтобы ваша система исключала как можно больше ввода данных вручную, чтобы сэкономить время и повысить точность.

2: Перевод документов ЭОД

Следующим шагом является передача вашего документа через программное обеспечение перевода EDI для преобразования вашего внутреннего формата данных в стандартный формат EDI с использованием соответствующих сегментов и элементов данных. Кроме того, вы можете отправить свои данные поставщику услуг EDI, который выполняет перевод в формат EDI и из него от вашего имени.

В нашем примере заказ на покупку преобразуется в документ заказа на поставку EDI 850.

3: подключение и передача документов EDI

После перевода заказа на покупку в формат заказа на поставку EDI 850 он готов к передаче поставщику.Существует несколько способов подключения к партнеру через EDI. Наиболее распространенные из включают:

Прямое двухточечное EDI-соединение через защищенный интернет-протокол, например AS2
Подключение к поставщику сети EDI, также называемому поставщиком сети с добавленной стоимостью (VAN)
Комбинация прямого EDI и VAN, в зависимости от вовлеченных партнеров и объема транзакции

В случае поставщика сети EDI или сети с добавленной стоимостью (VAN) покупатель использует предпочитаемый протокол связи, обеспечивая надежную и безопасную передачу EDI. Затем сетевой провайдер подключается к поставщику, используя предпочтительный протокол связи поставщика, гарантируя, что поставщик получит заказ. В некоторых случаях сети VAN могут сократить расходы на установку и обслуживание, но во многих случаях они обходятся дороже, чем интеграция «точка-точка», поскольку они взимают плату за каждую транзакцию или даже позицию.

Безопасность и контроль данных поддерживаются на протяжении всего процесса передачи с использованием паролей, идентификации пользователя и шифрования.Приложения EDI покупателя и поставщика автоматически редактируют и проверяют документы на точность.

В нашем полном руководстве по типам протоколов EDI мы раскрываем различные варианты передачи файлов EDI и технологии, которые они используют, чтобы помочь вам выбрать правильный протокол(ы) для вашей организации.

См. Типы протоколов EDI

Документы ЭОД

Чтобы дать вам лучшее представление о том, что такое EDI, давайте рассмотрим ключевые части того, что входит в EDI. Документ EDI состоит из трех основных частей: конвертов, сегментов и элементов данных, отформатированных в соответствии с определенным стандартом EDI.

Документы EDI

, такие как заказ на поставку 850, должны соответствовать строгим правилам форматирования, которые точно определяют, где и как размещается каждая часть данных в документе, чтобы транслятор EDI на принимающем компьютере мог мгновенно найти все ключевые данные, такие как данные покупателя. название компании, номер заказа, купленные товары и цена. Затем данные будут переданы в систему ввода заказов поставщика в надлежащем внутреннем формате без необходимости ручного ввода.

Конверты EDI для передачи

При передаче документов EDI используется система из трех конвертов для размещения наборов транзакций:

Конверт сообщения
Групповой конверт
Обменный конверт

Сегменты

Сегмент в наборе транзакций EDI представляет собой группу одинаковых элементов данных.

Элементы данных

Элементы данных в наборе транзакций EDI — это отдельные данные в документе, такие как приобретаемый товар, количество приобретенных товаров и т. д.

Внедрение EDI: контрольный список настройки и соответствия

Достижение соответствия EDI в конечном счете означает три вещи:

Настройка инфраструктуры EDI
Согласование вашей настройки EDI с системами EDI ваших торговых партнеров
Сертифицированное соответствие общим стандартам

Инфраструктура электронного обмена данными

Чтобы начать работу с EDI, вам необходимо приобрести, настроить или передать на аутсорсинг следующие ключевые компоненты:

Программное обеспечение EDI для связи, почтового ящика для транзакций EDI, сопоставления EDI и перевода EDI
Интернет-связь, ВАН и др.по требованию различных партнеров
Аппаратное обеспечение: сервер или ПК, устройства связи и периферийные устройства
Охраняемые офисные помещения и контролируемая безопасность
Резервное копирование данных и резервное питание для надежности
Программное обеспечение для любой интеграции транзакций EDI с системами бэк-офиса
Обмен картами для каждого типа документа EDI с каждым партнером для преобразования записей EDI в пригодные для использования бизнес-документы

Кроме того, вам необходимо обучить свою команду использованию программного обеспечения EDI и коммуникационных устройств или выбрать партнера по интеграции EDI, который настроит все это и обучит вашу команду.

Согласование с вашими партнерами

Ценность вашего EDI зависит от вашей интеграции с системами ваших партнеров. Большие ключи включают:

Определение протоколов EDI, которые вы будете использовать для отправки и получения документов EDI (например, AS2, SFTP и т. д.) — см. наше руководство по типам протоколов EDI
Выбор и реализация обменов для правильных документов или транзакций EDI (например, 850 заказов на поставку) — см. нашу исчерпывающую библиотеку транзакций EDI
Определение вариантов использования при отправке и получении каждого документа EDI
Привязка EDI к другим вашим операционным, логистическим или 3PL-системам, системам бухгалтерского учета и выполнения заказов — вам могут понадобиться решения, помогающие реализовать более широкие процессы
Надлежащая интеграция отображения, перевода и тестирования EDI с вашими партнерами

В зависимости от вашей настройки это может включать совместный выбор решений EDI и поставщиков интеграции EDI. В конечном счете, вам потребуются правильные решения, которые помогут вам максимизировать ваше партнерство. Чем проще настройка (с наиболее универсальными инструментами), тем быстрее вы сможете внедрить EDI и начать экономить время и деньги, развивая отношения с вашим партнером.

Сертификация по общим стандартам

Общепринятые сертифицированные стандарты — это связующее звено, скрепляющее EDI. Ключевые органы по сертификации регулируют эти стандарты и могут помочь вам оценить различные решения.

Американский национальный институт стандартов (ANSI) — сертифицирует стандарт X12 EDI, используемый в США.С.
UN/CEFACT — сертифицирует популярный международный стандарт EDIFACT
GS1 — сертифицирует несколько отраслевых международных стандартов EDI (на основе EDIFACT)
Драммонд — сертифицирует программное обеспечение EDI посредством тщательного тестирования совместимости, гарантируя, что различные инструменты EDI могут успешно взаимодействовать друг с другом

Руководство по интеграции

Если вы только начинаете проект интеграции, мы настоятельно рекомендуем ознакомиться с нашим руководством по интеграции EDI. Это поможет вам приступить к работе с EDI благодаря структурированному подходу.

См. полное руководство по интеграции EDI

ArcESB EDI

ArcESB — это комплексное решение EDI для интеграции EDI B2B. Он обеспечивает преобразование, передачу и отображение EDI, а также мощную интеграцию данных для прямого подключения EDI к вашим процессам. Мы также работаем с обширной сетью партнеров по интеграции EDI, которые могут помочь вам во внедрении. И мы предлагаем поддержку мирового уровня как с облачными вариантами SaaS, так и с локальными вариантами.

Система электронного документооборота Определение

Относится к

Система электронного документооборота

Электронный документ означает информацию, которая создается, генерируется, отправляется, передается, принимается или хранится с помощью электронных средств.

Система управления базами данных или «СУБД» означает систему ручных процедур и компьютерных программ, используемых для создания, хранения и обновления данных, необходимых для обеспечения выборочной маршрутизации и/или автоматической идентификации местоположения для систем 911.

Электронная платежная система означает платежную систему, которая обеспечивает любой перевод средств, кроме транзакции, инициированной наличными, чеком или аналогичным бумажным инструментом, которая инициируется через электронный терминал, телефон, мобильный телефон, компьютер или магнитный ленту с целью приказа, указания или разрешения финансовому учреждению дебетовать или кредитовать счет. Этот термин включает дебетовые карты, электронные переводы, переводы через банкоматы и терминалы торговых точек.

Соглашение об электронном отслеживании означает Соглашение об электронном отслеживании между Покупателем, Продавцом, MERS и MERSCORP, Inc., в той мере, в какой оно может время от времени изменяться.

Электронный рецепт означает письменный рецепт, который формируется на основе электронного приложения и передается в аптеку в виде электронного файла данных; Предписания Списка II-V должны передаваться в соответствии с 21 C. F.R. Часть 1300.

Электронное устройство означает устройство, которое обеспечивает доступ или использование службы электронной связи, службы удаленных вычислений или службы информации о местоположении.

Электронный инструмент имеет то же значение, что и этот термин в Законе о передаче земли 2017 г. , Syndtrak и любой другой сайт в Интернете или экстрасети, независимо от того, принадлежит ли такая электронная система, управляется или размещается Административным агентом и Банком-эмитентом и любой из его соответствующих Связанных сторон или любым другим Лицом, обеспечивающий доступ к данным, защищенным кодами доступа. или другая система безопасности.

Что такое EDI: программное обеспечение, интеграция и принцип работы?

Время чтения: 7 минут

Каждое десятилетие имеет свои модные словечки. По мере того, как мы постепенно оставляем 2010-е годы позади, мы прощаемся с безглютеновыми , вирусными и взломами роста , кричащими нам из заголовков. Трудовой коллектив 80-х должен помнить одну из модных фраз того времени — безбумажный офис . Когда в офисах стали появляться компьютеры с видеодисплеями, люди охотно восприняли цифровую документацию — чтобы сэкономить время, деньги и просто место.Появилось множество новых способов электронной связи.

Среди них была ЭОД. Электронный обмен данными передал задачу обмена корпоративными документами от людей к машинам. Строгий, универсальный и подверженный ошибкам EDI был внедрен в транспортном секторе, а затем принят во всех отраслях, имеющих дело с сотнями документов и квитанций.

Что такое ЭОД и как он работает

Электронный обмен данными или EDI — это метод обмена строго отформатированными цифровыми сообщениями между компьютерами.Это часто называют «на шаг впереди бумаги». Да, в эпоху разблокировки смартфонов лицом мы все еще используем технологию, которая еще 30 лет назад считалась инновацией. Однако до замены далеко. EDI настолько удобен и универсален, что системы EDI являются обязательными в большинстве организаций здравоохранения, университетов, торговых марок и строительных организаций в США.

Теперь давайте разберем определение и посмотрим, что оно на самом деле означает.

Обмен – по частному, согласованному каналу связи.

Строго форматированный – перевод внутренних документов в стандартные форматы.

Между компьютерами – без участия человека.

Например, вы занимаетесь грузоперевозками. Вам необходимо предоставить клиентам – транспортным компаниям – статус их отправления. Этот документ обычно включает адрес, откуда прибывает груз, его пункт назначения, предполагаемую дату и время доставки, а также подтверждение доставки с информацией о том, где он был доставлен и кто подписался на доставку.Также может применяться другая информация, такая как вес, размеры и количество посылки.

Обычно вы отправляете им документ по электронной почте (или даже обычной почтой), который, скорее всего, будет выглядеть иначе, чем тот же документ из другой транспортной компании. Кто-то должен был бы проверить свою почту, открыть и подтвердить правильность данных, а затем передать все данные вручную в систему бэк-офиса.

EDI делает все это автоматически и в фоновом режиме. В этой статье мы объясним, как именно и что вам потребуется для использования EDI-коммуникаций.

Упрощенное представление данных, передаваемых через EDI

Программное обеспечение электронного обмена данными

Если вы не используете EDI только потому, что этого требует ваш партнер и предпочел бы оставаться верным традиционным электронным таблицам, вам, скорее всего, потребуется программное обеспечение EDI, которое будет отвечать за плавный и автоматизированный перенос данных. Вы можете использовать как облачные, так и локальные решения. Разница заключается в ИТ-усилиях, которые вы готовы предоставить, и проблемах масштабируемости — облачные инструменты будут автоматически расти вместе с вами, в то время как вам придется поддерживать большие объемы с помощью оборудования и дополнительных усилий по обслуживанию.

Типовое программное обеспечение EDI состоит из:

Программное обеспечение для перевода
Картографическое программное обеспечение
Интеграция с коммуникационным ПО

Вот две основные вещи, которые вы должны знать при поиске программного обеспечения EDI:

Интеграция с вашим внутренним программным обеспечением. Убедитесь, что доступ к данным EDI возможен непосредственно из вашей ERP-системы или программного обеспечения для управления логистикой. Некоторые ERP-системы, такие как SAP или Infor, уже имеют готовые функции EDI, а некоторые (например, Epicor) предоставляют их по запросу.Но в большинстве случаев вам придется интегрировать отдельное программное обеспечение для перевода и EDI самостоятельно, и такая возможность должна быть у провайдера. Если бесшовной интеграции нет, и вам все равно приходится обращаться к EDI вручную, вы теряете часть желаемой автоматизации.

Поддержка различных коммуникаций. Существует множество протоколов для передачи данных EDI, которые могут потребоваться вашему торговому партнеру. Вы должны иметь доступ к большинству из них без дополнительных интеграций. Сюда входят VAN, AS2, FTP, SFTP, FTPS, OFTS и т. д.Мы объясним разницу далее.

Понимание форматов файлов

Поскольку EDI используется, чтобы помочь компьютерам, а не людям, общаться, вы не можете подготовить свои данные в формате EDI с самого начала. Документ, содержащий информацию в формате EDI, называется набором транзакций (T-Set) или сообщением. Например, если мы вернемся к нашему примеру с грузоперевозками, то T-Set, который вы ищете, — это 214 Статус отгрузки транспортным перевозчиком , как определено в формате ANSI X12. Используйте наборы транзакций X12 и каталоги UN/EDIFACT для определения правил и кодов всех ваших документов.

Существует два основных формата файлов, с которыми вы столкнетесь при работе с EDI:

ANSI X12 — основной формат EDI, используемый в Северной Америке.

EDIFACT — основной формат EDI за пределами Северной Америки.

Ваш партнер сообщит вам, какой формат он принимает, но для транспортной компании, работающей в США, вы можете быть уверены, что это ANSI.

Как видите, оба перевода читабельны, но неудобны для человека

Источник: EDIbasics

Программное обеспечение для картирования EDI

Документы должны иметь форматы файлов и установленные наборы транзакций, чтобы другой компьютер мог легко их проверить. Мало понимать данные в нем, система еще должна знать, где эти данные принадлежат. Это управляется процессом, называемым отображением EDI.

Сопоставление EDI — это процесс настройки того, как каждый файл будет переведен и отправлен. Это означает, что вам нужно настроить все детали для каждого конкретного файла один раз, и система будет знать, как выполнять этот процесс в будущем. Для нашего сообщения о статусе доставки вам нужно будет найти документ в своей ERP, связать отношения между данными и выбрать пункт назначения.Когда вы находитесь на принимающей стороне, на карте уже должны быть все ссылки на вашу ERP. Картирование данных — это сложный процесс, для выполнения которого требуется специалист по картированию.

Пример карты в программе перевода EDI

Источник: SelectHub

Методы связи: VAN, AS2 и FTP/SFTP/FTPS

Первоначально EDI был разработан для передачи независимо от обычных технологий связи. Давайте быстро сравним, что сегодня предпочитают организации.

Сеть с добавленной стоимостью (VAN)

Эта безопасная частная сеть существовала до Интернета и остается предпочтительным способом для компаний обмениваться сообщениями с несколькими партнерами. Это работает аналогично электронной почте — вы настраиваете виртуальный почтовый ящик, VAN передает сообщения через прямой набор, и они ждут вас там, пока вы не проверите свой почтовый ящик. Поставщик VAN управляет поддержкой и обслуживанием, а иногда предоставляет дополнительные услуги, такие как резервное копирование данных или даже сопоставление данных. Сегодня многие методы EDI могут показаться более удобными, но с партнерами, поддерживающими VAN, у вас может не быть выбора.

VAN является посредником, который управляет связью со всеми партнерами на своей стороне

Прямое/одноранговое/точка-точка

Этот метод использует совершенно другую стратегию. Здесь вы создаете индивидуальное соединение с каждым партнером и имеете право выбрать для них разные протоколы. Если у вас много партнеров, установление прямой связи с ними может оказаться невозможным, поэтому вам придется использовать другой метод связи.

Для прямой связи вам необходимо поддерживать все протоколы, которые требуются вашим партнерам

Итак, какие протоколы существуют и в чем разница?

FTP был первым протоколом, который стал доступен через VAN, и остается самым известным. FTP-сервер можно установить на любую операционную систему, но ему не хватает безопасности — вам нужно будет включить собственное шифрование для передачи финансовых данных. Вот почему большинство организаций используют виртуальную частную сеть (VPN) поверх нее.

FTPS был создан для решения проблем безопасности FTP, поэтому он имеет шифрование SSL/TLS (Secure Sockets Layer или Transport Layer Security) и цифровые сертификаты.

SFTP аналогично использует метод шифрования для FTP, на этот раз — SSH (Secure Shell).

OFTP или Odette позволяет предоставить квитанцию с цифровой подписью о доставке документа. Это распространено в Европе, а AS2 — еще один протокол с аналогичной функциональностью — является стандартом для США.Он заслуживает отдельного раздела.

АС2

Заявление о применимости 2 или AS2 является основной альтернативой VAN, хотя по принципу работы напоминает прямую связь. Он работает по протоколу HTTPS, что обеспечивает его безопасность, и к нему можно получить доступ в Интернете. Кроме того, он отправляет квитанции при доставке, о которых мы упоминали выше.

Для использования AS2 необходимо постоянное подключение к Интернету и готовность к приему сообщений, поэтому торговые партнеры используют программное обеспечение, поддерживающее этот канал открытым на всех типах.При выборе программного обеспечения EDI убедитесь, что оно поддерживает связь AS2. Когда Walmart объявил AS2 своим основным протоколом EDI, принятие AS2 резко возросло, и теперь его можно найти практически в любой организации.

Как внедрить EDI шаг за шагом

1. Соберите команду EDI

Как и любое структурное изменение в организации, внедрение EDI требует контроля и разделения ответственности. Назначьте выбранным сотрудникам должности для управления внедрением EDI со стороны ИТ, начните обучение сотрудников и т. д.

2. Проанализируйте свои текущие процедуры

Посмотрите, как ваши партнеры управляют EDI, какие протоколы они используют. Определите, как сотрудники вашей компании в настоящее время управляют документами, чтобы подготовить для них новый рабочий процесс.

3. Сформулируйте потребности и требования для вашего решения EDI

Определите размер вашей будущей инфраструктуры EDI, количество подключений и их типы, вашу готовность выделять ИТ-ресурсы, а также объем настройки и интеграции, которые потребуются вашим системам.

4. Выберите свою модель связи

Планируете ли вы подключиться напрямую, использовать VAN, AS2 или гибридный подход? Соответственно выберите оператора связи.

5. Выберите программное обеспечение EDI в соответствии с вашими потребностями

а. Проверьте, интегрирован ли в вашу ERP-систему EDI и поддерживает ли провайдер добавление функций EDI по запросу. Если да, изучите, какие протоколы поддерживает ваше программное обеспечение, и проверьте, не отсутствуют ли у вас те, которые требуются вашим партнерам.

б.Если у вашего провайдера нет доступных интеграций, найдите подходящее решение на рейтинговых сайтах, таких как Capterra, G2 Crowd и других. Выберите поставщика в зависимости от того, можно ли его интегрировать в ваш бэк-офис, облако или локально, количество поддерживаемых протоколов, сторонние интеграции. Если ни один не кажется подходящим, рассмотрите возможность разработки специального программного обеспечения или пригласите ИТ-консультанта для помощи с интеграцией в ERP.

6. Начать сопоставление EDI

Используйте программное обеспечение сопоставления EDI, чтобы настроить пути для прохождения всех файлов. Подумайте о том, чтобы нанять специалиста по отображению данных, чтобы создать правильные ссылки и избежать ошибок в будущем.

7. Протестируйте свою систему EDI

Выберите небольшую группу партнеров, чтобы протестировать свой первый опыт EDI. Подтвердите, что данные были переданы безопасно и правильно сопоставлены. Он справился с трафиком? Как ваши сотрудники восприняли новый рабочий процесс?

8. Представьте ЭОД своим торговым партнерам

Следите за работой системы и собирайте отзывы от сотрудников и партнеров.Медленно интегрируйте больше функций и типов связи. Создать команду экспертов для поддержки и развития программы.

(9. Рассмотрите дополнительные способы подключения)

Ищите другие способы связи, доступные для транспортных компаний. Рассмотрите подключение API и e-AWB как современные способы обмена данными с выбранными поставщиками логистических услуг. Прочитайте связанную статью для обзора возможностей и сравните их с EDI.