График работы как оформить: Как оформить гибкий график работы? — Оператор фискальных данных Первый ОФД

включает такие задачи, как ответы на электронные письма, планирование и посещение собраний, организация документов, заказ расходных материалов и т. Д. Важно рассчитать, сколько времени уходит на выполнение этих задач, чтобы вы могли выделить для них время каждый день.

Физические упражнения, общение и игры

Чтобы предотвратить выгорание, вам нужно выделять время каждый день, чтобы вы могли расслабиться, провести время с друзьями и семьей и поиграть. Игра означает выполнение всех видов деятельности, которые вам нравятся, от буквально игры до просмотра фильмов или чтения книги.

График Да Винчи немного отличается от метода GTD, поскольку он охватывает весь день и позволяет создавать распорядок дня. Однако этот метод не позволяет детально организовать задачи в течение рабочего дня, в отличие от GTD.Таким образом, объединив эти два метода, вы сможете создать систему более сбалансированной организации всего дня, в которой вы будете делать дела в то время, которое отведено для работы, и расслабляйтесь в утренней рутине и играх, чтобы убедиться, что вы ничего не делаете. т выгореть.

5 простых советов по организации рабочего дня

Если вам не нравятся два метода, вот несколько советов о том, как организовать рабочие задачи.

Найдите 5-10 минут в конце рабочего дня, чтобы написать в дневнике и оценить день.В наших головах происходит так много всего, что практически невозможно обрабатывать и собирать мысли без какой-либо формы выхода. В конце рабочего дня большинство людей хотят бежать в горы — и тем самым приносить домой свою работу и связанные с ней стрессы. Исследование, проведенное психологами Калифорнийского университета в Лос-Анджелесе, показало, что вербализация своих чувств — независимо от того, разговариваете ли вы с кем-то или записываете их — поможет снизить интенсивность любых связанных с ними негативных эмоций. Поэтому вместо того, чтобы приносить с собой гнев или стресс, оставьте их в своем блокноте.

Вдобавок к этому, записывая конкретные проблемы, с которыми вы сталкиваетесь, ваше подсознание будет работать над придумыванием корректирующих решений, пока вы спите ночью, чтобы вы могли проснуться свежим и мотивированным, чтобы заняться днем.

Теперь, когда вы освободились от гнева и разочарования, вы можете спланировать день вперед, чтобы повысить вероятность того, что он пройдет гладко. Возьмите еще один блокнот и запишите свои задачи на завтра в порядке важности и покиньте офис, зная, что ваше подсознание позаботится обо всем остальном и обеспечит, чтобы вы были впереди себя, когда завтра придете на работу.

Если вы полагаетесь на свой компьютер, чтобы оставаться организованным, вы можете начать этап планирования с помощью шаблона ежедневного бесплатного планировщика. Просто настройте его в соответствии со своими потребностями и сэкономьте несколько часов, чтобы потратить их на другие задачи.

Проблемы и отвлекающие факторы будут возникать всегда, поэтому реалистично подходите к своим целям, а если вы их не достигли, не ругайте себя. Просто не забудьте поставить его на первое место в завтрашнем списке.

Загроможденное рабочее место = загроможденный разум.Если на вашем столе беспорядок, как вы можете рассчитывать, что ваш рабочий день будет протекать без нежелательных отвлекающих факторов? Организуйте свой рабочий стол так же, как вы хотели бы организовать свой разум: свободный от беспорядка и отвлекающих факторов.

То же самое и для вашего рабочего стола. Не перегружайте свой рабочий стол, чтобы вам было проще выполнять свои задачи, включая электронную почту.

Согласно исследованию Калифорнийского университета в Ирвине, чтобы вернуться к задаче, требуется в среднем 23 минуты 15 секунд, если вы отвлеклись от нее.Итак, когда вы приступаете к выполнению задания, не забудьте освободиться от всех отвлекающих факторов. Это означает отсутствие социальных сетей, электронной почты, Интернета и т. Д. До тех пор, пока задача не будет завершена или пока не пройдет отведенное для нее время. Используйте таймер и начните с одного часа непрерывной работы. Если окружающий шум слишком сильный, включите музыку, чтобы отвлечься и сосредоточиться. Расскажите своим коллегам, что вы делаете, и попросите их не беспокоить вас, если это не подождет.

Большая часть того, что мы делаем, не так уж и важно, но поскольку это проще и может дать нам мгновенный выброс дофамина, мы склонны тратить слишком много времени на простые задачи, откладывая выполнение более сложных и важных.Это создает ненужную борьбу. Если в первую очередь заняться более важными делами, то когда дело доходит до выполнения других, менее значимых задач, вы сможете делать это с большим чувством выполненного долга и удовлетворенности.

Электронная почта — грязный бизнес, и, как и многие другие задачи, редко бывает срочным. Найдите время, чтобы организовать свое, чтобы, когда вы действительно туда войдете, все работало эффективно и организовано с точки зрения важности. Почтовые клиенты для настольных компьютеров, такие как Mailbird (Windows) или Airmail (Mac), являются отличными инструментами для этого и пригодятся, особенно для людей, которым приходится управлять несколькими учетными записями электронной почты.

Заключение

Применяя эти простые советы, чтобы лучше организовать свой рабочий день, вы получите ряд преимуществ, которые помогут вам оставить работу на работе, выйти вовремя и спать по ночам. Если задачи не имеют первостепенной важности, не берите с собой работу домой. Время расслабиться, повеселиться и заняться любимым делом так же важно, как и время, необходимое для оплаты счетов. Скорее всего, вы столкнетесь с сопротивлением с самого начала, но если вы будете придерживаться этого правила, со временем вы увидите, что ваша продуктивность и качество работы вырастут, а также качество вашей жизни.Беспроигрышный вариант для всех.

Вам понравился этот пост? Ознакомьтесь со второй частью «7 советов, как уменьшить стресс» и, пожалуйста, поделитесь ею со своими (находящимися в стрессовом состоянии) друзьями.

Об авторе:

Ники Каллен — писатель и тренер по тревоге. Страдая от беспокойства, панических атак и депрессии в течение десяти лет: он использует свой опыт, чтобы научить своих клиентов решениям, которым он хотел бы, чтобы кто-то научил его 15 лет назад. Вы можете узнать больше, нажав здесь.

Лучший способ организовать свой день — это записать все свои задачи, составить план действий для каждой задачи и постоянно обновлять свой планировщик.Обязательно отсортируйте задачи по приоритету и укажите сроки выполнения, чтобы не пропустить крайний срок или важную встречу.

Лучший способ организовать свой день дома — это заранее спланировать работу, составить список дел и отсортировать задачи по приоритету. Составьте план действий по каждому пункту вашего списка. Кроме того, не забудьте включить в свой ежедневный план время для отдыха, чтобы предотвратить выгорание.

Чтобы ваш распорядок дня был организован, вам необходимо сделать следующее:

1.Планируйте свои дни и повседневные задачи заранее.
2. Распределите задачи по приоритету и сложности.
3. Немедленно выполняйте задачи, которые требуют менее 2 минут.
4. Используйте планировщик или приложение, чтобы быть в курсе своего расписания.
5. С умом используйте свое время и с утра первым делом беритесь за большие дела.
6. Немедленно записывайте планы и встречи.
7. Попробуйте GTD и расписание да Винчи, чтобы повысить свои организаторские способности.

Вот как эффективно распланировать свой день и извлечь из него максимальную пользу:

— Начните свой день с утреннего ритуала вместо того, чтобы спать.
— Планируйте свой день и задачи на будущее.
— Запишите все свои задачи и отсортируйте их по приоритету.
— Используйте планировщик или приложение, чтобы быть в курсе своего расписания.
— Попробуйте применить правило 52-17, чтобы повысить свою продуктивность.
— Используйте свое время с умом и с утра решайте большие задачи.
— Выделите время для отдыха в конце дня.

У вас много на тарелке? Вот как организовать свой график

Недавно у меня была одна из тех недель, когда у меня было много дел.Мой бизнес быстро растет и привлекает к себе много внимания. Это круто, но я понимаю, что мне нужна помощь в составлении расписания в это напряженное время. Если вы тоже сталкиваетесь с этим в своей жизни, вероятно, вам понадобятся советы, чтобы составить свой график.

Когда ваш бизнес процветает, а вы очень заняты, стресс, который вы испытываете, на самом деле является хорошей проблемой. Как говорит Грант Кардоне, вам нужны новые проблемы, возникающие при повышении уровня, а не те же самые.

Одна из таких проблем — когда у вас столько всего на тарелке, что вам нужна помощь. Еще одна хорошая проблема — это когда вам нужно начать отказываться от вещей, потому что вы слишком заняты. И еще одна хорошая проблема — это когда у вас действительно загруженная неделя, которая, хотя и может быть утомительной, заканчивается хорошими результатами для вашего бизнеса.

По сути, проблемы — не обязательно плохо. Это раздражает, но не калечит. Если мы сможем сосредоточиться на этом, то сможем найти решения, например, как лучше организовать ваше расписание.Вот несколько моих советов, основанных на нескольких неделях безумия.

Поместите все в свой календарь.

Первое, с чего нужно начать составлять свое расписание, — это использовать календарь. Как я часто шучу, если чего-то нет в моем календаре, значит, нет. Это урок, который я недавно усвоил на собственном горьком опыте, когда случайно забронировал тройной, потому что не видел событий в календаре.

Вместо того, чтобы отменять или переносить сроки, я нашел способ выполнить все свои обязательства в тот день.Несмотря на то, что это сработало, это было грубо. Я могу избежать этого в будущем, всегда следя за тем, чтобы моя команда или я заблаговременно вносили все в свой календарь.

Расширьте свои собственные ограничения.

В предыдущем абзаце объясняется, как я нашел способ выполнить все свои обязательства, когда я обманул свой календарь. Это упражнение по расширению моих собственных ограничений.

Итак, почему я поднимаю этот вопрос?

Мы живем в обществе, которое уделяет много внимания балансу и заботе о себе.Хотя эти вещи важны, мы слишком много им уделяем внимания. На самом деле за 24 часа мы, вероятно, сможем сделать больше, чем думаем. Я знаю, что лично я использовал баланс как предлог, чтобы ничего не делать. Просто говорю.

При этом, как это помогает вам организовать свой календарь? В моем случае это похоже на планирование нескольких дел на несколько недель вперед. Например, я поставил перед собой задачу завершить выпуски подкастов до конца года до июля. Это означает, что я буду работать немного усерднее, но я знаю, что справлюсь.В результате мне нужно найти, где это занести в свой календарь. Я выбрал понедельник, и я также провожу около трех приглашенных собеседований в понедельник, чтобы достичь своих целей.

Объедините задачи.

Следующим шагом на пути к организации вашего расписания в течение загруженной недели является объединение задач. Например, я каждую неделю занимаюсь продажами.

Ну, кто сказал, что продажи должны выглядеть определенным образом? Правда в том, что возможности продаж появляются постоянно.

Например, я недавно брал интервью у кого-то для своего подкаста, и после этого мы начали говорить о том, где она боролась в своем бизнесе.Теперь она мой клиент-консультант.

Или у меня было выступление. Я решил использовать это как возможность продаж, убедившись, что я заказываю консультации. Кроме того, я получил информацию для отдела по связям с общественностью о том, где проводится мероприятие, чтобы я мог предложить их представителям бренда.

Наконец, я брал интервью у кого-то для статьи для клиента и решил спросить у него что-то несвязанное, когда закончил вопросы. Это потому, что я знал, что они могут ответить что-то по поводу моего беспокойства, и я уже говорил с ними по телефону.

Как видите, я все время совмещаю разные вещи. Если я вижу возможность, я просто хватаюсь за нее. Дошло до того, что это совершенно вторая натура.

Хотите верьте, хотите нет, но я вижу много людей, которые даже не думают об этом. Вместо этого они сворачивают процесс продаж и в результате свой график. Обычно потому, что они плохо себя чувствуют или думают, что это неуместно.

Ну, вы просто зря теряете деньги и время. Я верю в возможность использовать возможности, когда они появляются, а это не всегда соответствует вашим ожиданиям.В моей книге лучший способ организовать свой график — это эффективно зарабатывать деньги.

Обратитесь за помощью.

Признаюсь, когда я пережил сумасшедшую неделю, к ее концу я разбился. Я ронял мяч и терял сон, что было полной противоположностью возможности организовать свой график.

Поскольку я предвидел это, я назначил собеседование с влиятельным агентом, который занимается управлением бизнесом. Идея состоит в том, что она придет, чтобы помочь оптимизировать процессы, а также будет заниматься продажами для влиятельных лиц.

Это будет для меня огромным подспорьем, потому что сейчас я единственный продавец по таким контрактам. Я лучше оставлю это кому-то, чья единственная цель — обеспечить эти контракты, чтобы я мог сосредоточиться на продуктах , которые у меня лучше продаются.

Итак, следующий шаг в составлении расписания — это поиск помощи. Так много индивидуальных предпринимателей просто не делают этого, и поэтому они остаются маленькими. Вот почему они перегорают.

Начни говорить «нет».

Самый быстрый способ организовать свое расписание — это в первую очередь отказаться от чрезмерных усилий.Я знаю, что это звучит противоречиво, учитывая, что я говорю о расширении ваших пределов в другом разделе. Позволь мне объяснить. Когда я расширяю свои лимиты, я делаю это ради того, что, как я знаю, приведет к получению денег в банке. Я не буду заниматься вещами, которые не приводят к деньгам, если у меня действительно не будет свободного времени.

Я говорю о том, чтобы все время говорить «нет», но это потому, что я искренне верю, что это лучший способ организовать свой график. На той же неделе, когда у меня были все эти обязательства по книгам, меня пригласили пообщаться в чате в социальных сетях.

Зная, насколько я забронирован, я не собирался изо всех сил делать это, если за это не будут платить хорошие деньги. Поэтому я ответил на запрос, сказав, что это квалифицируется как представитель бренда, и приложил свои ставки.

Они сказали, что не заплатили, поэтому я отклонил приглашение. Одной проблемой для меня меньше. И я тоже поступил хорошо, потому что в тот же день, когда я должен был это сделать, мне позвонили из огромной радиостанции Нью-Йорка. Я нашел время для этого, потому что это было много заметного и важного средства массовой информации для моего бизнеса.

Последние мысли

Умение организовать свой график в сумасшедшие времена имеет первостепенное значение. В заключение хочу сказать, что иногда вам нужно просто подойти к тарелке. Не позволяй подавлению овладеть тобой, как и я.

Планирование персонала: как составить график работы сотрудников

Составление графика работы сотрудников — это бесконечная задача для менеджеров и владельцев бизнеса. Даже при нормальных обстоятельствах может быть трудно точно предвидеть кадровые потребности и максимизировать производительность, оставаясь справедливым по отношению к сотрудникам.

Из-за COVID-19 графики ваших сотрудников и бизнес-потребности, вероятно, меняются. Теперь вам необходимо учитывать требования к здоровью и безопасности, такие как дезинфекция и тестирование, а также ограничения вместимости вашего помещения. Согласно исследованию TSheets, до пандемии более 50 процентов владельцев бизнеса заявляли, что тратили не менее двух часов в неделю на составление расписания своей команды. Все эти факторы подчеркивают важность выработки стратегии и согласованности с расписанием вашего персонала.

Используя сочетание программного обеспечения для составления расписания сотрудников и стратегического планирования, вы можете дать своей команде необходимую гибкость и обеспечить бесперебойную работу вашего бизнеса.

Управление командой

Универсальное решение для управления персоналом, которое поможет вам легко управлять своей командой и сэкономить на затратах на рабочую силу.

Как создать график работы сотрудника

Ниже приведены девять методов планирования сотрудников, которые помогут вам честно распределять сотрудников и удовлетворять потребности вашего бизнеса.

Подумайте о своих потребностях в планировании заранее

При составлении расписания для ваших сотрудников заблаговременное планирование является ключевым моментом.

Проверьте исторические данные о продажах в своей POS-системе, чтобы убедиться, что у вас есть адекватный персонал в самые загруженные и тихие времена. Используйте эту информацию, чтобы подумать, понадобится ли вам больше сотрудников на выходные, поздние вечера или в праздничные дни.

Оцените уровень и доступность персонала

Чтобы составить график работы сотрудников, вам понадобится информация о доступности персонала.Анализ данных о времени и посещаемости может показать вам, когда ваша команда обычно работает в определенный период.

Вы также хотите знать, когда ваша команда предпочитает быть запланированной. Один из подходов — позволить сотрудникам выбирать свои обычные смены или подавать заявки на открытые через приложение для составления расписания. В зависимости от ситуации ваши сотрудники могут предпочесть работать рано днем, ночью, в будние дни или в выходные. Иногда сотрудники не могут быть доступны из-за личных обязательств вне работы, например, увеличения обязанностей по уходу за детьми.Если вы используете Square для своей торговой точки, функции планирования смен в Square Team Management позволяют вашей команде обновлять свою доступность непосредственно в приложении Square Team.

Заблаговременное наличие этой информации также означает избежание двух основных ошибок. Слишком мало сотрудников неизбежно сказывается на обслуживании клиентов. Слишком много сотрудников на работе, когда вы не заняты, влияет на чистую прибыль.

Хотя важно знать, кто недоступен, также важно иметь систему отслеживания того, кто доступен для дополнительной работы.Если вы знаете, кто доступен, вы можете заполнить пробелы всякий раз, когда есть какие-либо изменения в расписании в последнюю минуту.

Некоторые из ваших сотрудников оценят возможность заработать дополнительные деньги, особенно если многие семьи пострадали от увольнений, увольнений и безработицы. Расстановка приоритетов в расписании вашей команды означает, что сотрудники будут довольны и лучше удерживают свои позиции.

Создайте и ведите список этих сотрудников и их доступности, чтобы вы могли предлагать им дополнительные смены, когда есть возможность работать.Это также позволяет легко узнать, кому позвонить, если ваш запланированный график внезапно изменится из-за болезни или чрезвычайной ситуации.

Соблюдайте местные правила и нормы

Перед тем, как составить окончательное расписание, убедитесь, что вы знаете все местные законы или постановления, которые влияют на то, как вы можете составить расписание для персонала. Существуют федеральные законы, законы штата и местные законы для персонала, регулирующие обязательные перерывы, график сверхурочной работы, оплату сверхурочной работы и праздники. Например, в некоторых юрисдикциях вы должны платить сотрудникам двойное время, если они работают больше определенного количества часов в день.

Еще одна проблема, на которую следует обратить внимание, — это правила прогнозного планирования. Это законы, которые требуют от работодателей заблаговременно уведомлять об ожидаемых часах работы и взимают дополнительную плату за поздние изменения расписания. Они также охватывают смены и перерывы и требуют более подробных записей расписания сотрудников.

Опубликуйте расписание пораньше

Законы о прогнозном планировании также требуют, чтобы вы планировали заранее. Например, вы должны сообщить сотрудникам за 7–14 дней, какими будут их ожидаемые смены.

Хотя ситуации постоянно меняются, лучше всего заранее публиковать свое расписание, чтобы все знали, даже если что-то изменится позже. Приложение для планирования — это эффективный способ поддерживать эту информацию в актуальном состоянии и быть доступной для всех. Это также избавляет вас от необходимости вручную распечатывать, публиковать или отправлять расписания по электронной почте, что может увеличить вероятность того, что сотрудник не увидит его. Если вы используете Square для планирования смен, сотрудники автоматически уведомляются через приложение Square Team и по электронной почте, когда расписания публикуются и изменяются.

Эффективно сообщайте вашим сотрудникам обоснование расписания работы

Если вы хотите, чтобы ваши сотрудники были довольны, информируйте их о своем обосновании. Сообщите им, когда вы планируете дополнительный персонал из-за ожидаемого всплеска продаж — например, на праздники — или когда вы сокращаете, потому что знаете, что продажи упадут.

И если вы даете существующим сотрудникам право первоочередного отказа от новых смен (что ожидается в соответствии с некоторыми правилами прогнозного планирования), ваша команда тоже должна знать об этом.Такой подход позволяет избежать путаницы и позволяет честно и прозрачно распределять сотрудников. Кроме того, у многих посменных рабочих есть несколько работ, чтобы сводить концы с концами, а это значит, что они также жонглируют несколькими графиками. Информирование их о том, как распределяются смены, может помочь снизить уровень стресса.

Будьте готовы к изменениям

Если последние мировые события нам что-то показали, так это то, что все может измениться за секунды. Это верно как для вашего бизнеса, так и для сотрудников.Если член семьи заболел, сломалась машина или требуется срочный ремонт дома, сотрудникам может потребоваться срочно переключить передачи.

Обеспечьте еще большую гибкость для сотрудников, которым внезапно необходимо справиться с изменениями, связанными с пандемией, такими как смещение школьного расписания или домашнее обучение. Важно знать, что вам, возможно, придется изменить свое расписание без особого уведомления, поэтому создайте процесс, который позволит вам и вашей команде быстро найти резервную копию.

Упростите для сотрудников доступ и изменение расписаний

Когда вы думаете о том, как составить расписание для сотрудников, для всех будет намного меньше стресса, если сотрудники смогут легко получить доступ к своему расписанию и изменить его.

Как работодатель, вам не нужно так сильно беспокоиться о том, покрываются ли смены, или о проблемах обслуживания клиентов, которые возникают, когда они не покрываются. И больше не будет путаницы в том, кто и когда работает.

Дайте сотрудникам возможность изменять свое расписание, конечно, с некоторыми основными правилами. Например, вам может потребоваться 24-часовое уведомление об изменениях графика, не связанных с чрезвычайными обстоятельствами, например, когда сотрудники хотят поменяться сменами. В экстренной ситуации вы можете вернуться к списку сотрудников, которым нужны дополнительные смены.

При таком подходе каждый чувствует, что контролирует свое время, и вам не нужно беспокоиться о поздних изменениях. Кроме того, некоторые приложения для составления расписаний позволяют сотрудникам вносить свои собственные изменения, так что менеджерам становится одним поводом для беспокойства меньше. Например, вы можете разрешить своей команде инициировать сменные сделки друг с другом в ожидании вашего одобрения с помощью функции «Планирование смены» Square.

Регулярно пересматривайте свое расписание сотрудников

При создании расписания персонала может возникнуть соблазн скопировать расписание с предыдущей недели, но это предполагает, что ничего не изменилось.Ваш бизнес постоянно меняется, поэтому регулярно пересматривайте свой график, чтобы убедиться, что он отражает самую свежую информацию о вашей работе и потребностях ваших сотрудников.

Например, если ваши часы работы сокращены из-за пандемии или они продлены из-за большой праздничной акции, вам нужно будет учесть это в расписании.

Когда дело доходит до оптимизации расписания вашего персонала, соблюдайте баланс между справедливостью, согласованностью и гибкостью. В условиях такой большой неопределенности практически во всех сферах жизни эффективное планирование как никогда важно для повышения эффективности вашей команды и снижения стресса.

Square может помочь вам составить график, отслеживать и платить вашей команде из одного места. Узнайте больше о новых функциях планирования смен в Square Team Management и избавьтесь от лишних хлопот по управлению своей командой.

12 способов продуктивно структурировать свой рабочий день

Если вы устали от повседневной рутины и хотите немного его встряхнуть, у меня для вас хорошие новости: существует множество различных способов настроить себя на успех каждый день. Независимо от того, занимаетесь ли вы списком дел с ручкой и бумагой или занимаетесь поэтапным расписанием, у вас есть множество вариантов, чтобы переключить его и посмотреть, что еще работает для вас.

Вот 12 различных способов структурировать свой рабочий день и сделать его интересным.

1. Наиболее распространенные стратегии успеха включают структурирование дня по времени. То есть выяснить, какое время для работы наиболее продуктивно: утро, день или вечер, и придерживаться его. (TeamGantt)

2. Вы также можете смоделировать свой день, посмотрев на то, что делают успешные люди, и увидев, что вам лучше всего подходит для подражания. (Forbes)

3. Если вам нужна более подробная структура для выполнения задачи, ознакомьтесь с этим почасовым планом для идеального рабочего дня. (кварцевый)

4. Хотите более продуктивное утро? Откажитесь от электронных писем и сначала займитесь чем-нибудь интересным для себя. (AllBusiness)

5. Другой способ мотивировать себя на выполнение работы — это визуализировать свои задачи вместо того, чтобы писать (или печатать) их. (Zapier)

6. Окончательный распорядок дня не прекращается только в часы работы в офисе — он отвечает за питание, упражнения и достаточный отдых. (The Huffington Post)

7. Вы также можете взглянуть на то, как живут богатые, хотя Рамзи в Blog Tyrant объясняет, почему это не лучшая цель, к которой нужно стремиться. (Blog Tyrant)

8. Вы тот, кому нужна творческая энергия для выполнения работы? Вот как составить график задач для достижения максимальной творческой эффективности. (Fast Company)

9. Если выполнение вашей должности, наряду с продуктивностью, — это то, что вам нужно, попробуйте уловки, такие как ежедневная единственная цель, чтобы стимулировать вашу мотивацию. (Выберите мозг)

10. И не пытайтесь переключить все сразу — вам лучше внести простые изменения. (Союз фрилансеров)

11. Вы фрилансер, который сам устанавливает свое время? Ознакомьтесь с этими расписаниями других фрилансеров, чтобы понять, как вы можете проводить свое время. (Site Point)

12. Не готовы полностью отказаться от своей обычной рутины? Без проблем. Вместо этого вы можете начать с малого, иначе составив список дел, чтобы увидеть, что лучше всего подходит для вас. (The Daily Muse)

7 советов по управлению расписанием, как у профессионалов

Мнения, высказанные предпринимателями, участников являются их собственными.

Что-то, что однажды сказал Лу Герстнер, бывший генеральный директор IBM, застряло в моей голове: «Никогда не позволяйте никому владеть вашим графиком». Это просто и очевидно, но гениально.

Андрей Попов | Getty Images

На протяжении многих лет, когда я не следовал этому совету, я испытывал стресс и был непродуктивным.Постепенно я понял, что планирование и следование распорядку имеют огромное значение для того, как я себя чувствую и что я делаю. Вот некоторые из вещей, которые помогают мне управлять своим расписанием, которые могут быть вам полезны:

1. Создайте рутину

Независимо от того, над чем вы работаете, создайте рутину. Блокируйте время для определенных занятий и придерживайтесь плана. Превратите свой календарь в кучу блоков и поместите в эти блоки действия. Вы не делаете того, что не запланировано. Если хотите свободного времени, планируйте его.

Ваш распорядок дня может меняться в течение года, но в любой момент лучше иметь план. Например, если вы работаете над запуском компании и вам нужно найти, кодировать и нанимать клиентов, тогда расставьте приоритеты и заблокируйте определенное время для каждого действия. Приложение-календарь — очень полезный инструмент.

Вот образец календаря, который я сделал, который иллюстрирует некоторые концепции и идеи из этого поста.

Связано: 101 Советы по управлению временем для повышения производительности каждый день

2.Групповые собрания и звонки в блоки

Например, если вам нужно проводить внешние собрания, выделите для них два с половиной дня в неделю и выходите на внешние собрания только в это время. Сделайте то же самое для встреч в офисе. Таким образом, вы не только выделяете отрезок времени для собраний, но и создаете другие отрезки времени, в которых вы сможете заниматься важной работой. Сделайте то же самое со звонками и закажите их все подряд.

3. Оптимизируйте время для различных типов встреч

Лично я теперь большой поклонник 30-минутных встреч и 10-минутных звонков.Я думаю, что 10-минутные звонки — отличный способ сначала связаться с кем-то или дать кому-то быстрый совет. Вы можете устроить видеовстречу в Google или Skype, если предпочитаете видеть человека, а не просто слышать его. Причина, по которой 10-минутные звонки работают, заключается в том, что люди пропускают BS и переходят к сути. Попытайся. Если вы сосредоточитесь, десять минут — это действительно много времени. Я предпочитаю звонить по пятницам, когда обычно работаю дома.

Я не большой поклонник ознакомительных встреч за кофе, обедов и ужинов.Я большой поклонник кофе и еды с людьми, которых я уже знаю. Эти встречи обычно продуктивны и увлекательны, но в первый раз, когда вы встречаетесь с кем-то, более продуктивно позвонить или провести 30-минутную встречу в офисе.

Вот типы встреч, которые вы можете заказать:

• 30-минутная встреча в офисе, чтобы познакомиться с кем-то или наверстать упущенное.
• 45-минутная встреча вне офиса. Отведите 15 минут на поездку.
• 10-минутный звонок, чтобы помочь кому-то, кому нужен совет
• 15-минутная ежедневная встреча — отлично подходит для стартапов и инженерных команд
• 30-минутное еженедельное собрание персонала

Какие бы встречи вы ни проводили, группируйте их в блоки в зависимости от вашего конкретный график.Если вы чувствуете, что для определенного типа встречи требуется больше или меньше времени, настройте блок соответствующим образом.

4. Используйте слоты для встреч

В Календаре Google есть замечательная функция, которая называется Слоты для встреч. Это позволяет вам зарезервировать отрезок времени, а затем разбить его на части. Например, я могу зарезервировать три часа внешних собраний, а затем разделить их на три собрания — по одному часу каждое. Или я могу заказать один час звонков и разделить его на шесть звонков по 10 минут каждый. Есть также набор специальных инструментов, таких как каракули, которые тоже делают это.

Следующим шагом является создание bit.ly ссылок для разных периодов времени. У вас может быть ссылка для внешних встреч, еще одна ссылка для 30-минутных внутренних встреч и еще одна для 10-минутных звонков. Затем вы делитесь этими ссылками, и они могут забронировать для вас время. Я проделал это с компаниями-кандидатами в Techstars, и это было потрясающе эффективно. Это свело к минимуму пересылку по электронной почте и сэкономило массу времени мне и компаниям.

Связано: Как использовать технологии для повышения производительности, а не отвлекать вас

Это не сработает со всеми, потому что некоторым это может показаться грубым.В любом случае, если вам неудобно отправлять кому-то ссылку, вы можете использовать свои собственные интервалы для встреч, предложить несколько вариантов времени для встреч, а затем забронировать конкретный интервал самостоятельно.

Если вы просите кого-то о встрече, всегда предлагайте несколько альтернативных вариантов времени, например, вторник в 16:30. или 17:00 в среду. Дэвид Тиш выступил с отличным докладом, в котором рассказывается о планировании встреч и многих других основах общения.

5. Время блокировки электронной почты

Это самый важный совет во всем сообщении.Электронная почта будет владеть вами, если она вам не принадлежит. Чтобы владеть электронной почтой, вы должны избегать этого постоянно. Для этого вам нужно запланировать время для отправки электронной почты. Это абсолютно необходимо. На самом деле это настолько важно, что я написал целый пост об управлении электронной почтой.

6. Планируйте физические упражнения и время с семьей

Если вы не внесете это в календарь, это не будет выполнено. Что ж, это относится к вашим упражнениям и времени с семьей. Идете ли вы утром, днем ​​или вечером, делаете это три раза в неделю или каждый день, отметьте время тренировки в календаре.Моя подруга и наставница Николь Гларос ясно дает понять, что ее утро, до 10 часов утра, принадлежит ей. Она бьет по тротуару или спортзалу, в зависимости от погоды, и редко отклоняется от своего распорядка.

То же самое относится к планированию времени с семьей и близкими людьми. Если вы такой же трудоголик, как я, вы в конечном итоге украдете время у своей семьи, если не забронируете его заранее и не научитесь быстро отключаться. Многие люди в этой индустрии говорили о планировании семейного времени.Мне больше всего нравится Брэд Фельд, который много об этом говорит.

7. На самом деле управляйте своим временем

Я много думаю о своем времени. Я думаю о том, куда это денется. Я думаю о том, где мне взять еще и как это оптимизировать. Когда я работал с GetGlue, у меня был помощник, который управлял моим временем. Она была потрясающей. Но когда я присоединился к Techstars, я решил, что буду сам управлять своим календарем. Должен признаться, что я рад этому решению.

Я думаю о том, что делаю, с кем встречаюсь и почему многое другое.Каждую неделю я встречаюсь со многими людьми. Мой график особенно сумасшедший во время процесса отбора. Тем не менее, поскольку я управляю своим календарем, следую распорядку, планирую встречи блоками и использую интервалы для встреч, я чувствую себя менее перегруженным и менее напряженным.

Принятие во владение своего календаря и планирование дней и недель сделало меня более счастливым и продуктивным человеком. Надеюсь, этот пост тоже поможет вам в этом.

Я хотел бы услышать ваши советы по продуктивности. Как вы распоряжаетесь своим временем? Как вы ведете свой календарь? Какие инструменты ты используешь? Пожалуйста, поделитесь в разделе комментариев ниже.

Эта статья написана членом сети авторов AlleyNYC. AlleyNYC — один из крупнейших в мире центров инноваций, помогающий стимулировать рост стартапов в своем флагманском месте в Нью-Йорке. Entrepreneur Media — партнер и инвестор AlleyNYC.