Хранение технической документации: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях

Содержание

Сроки хранения и условия уничтожения документов. Архивное хранение

Порядок хранения и уничтожения документов в нашей стране регламентируют следующие законы и нормативные акты:

  • Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000.
  • Основные правила работы архивов организации от 06.02.2002.

Сроки хранения

Согласно выше перечисленным законам и нормативным актам сроки хранения для различных бумаг делятся на кратковременные (до 10 лет) и долговременные (свыше 10 лет). При этом при определении сроков действуют следующие правила:

  • архивное хранение документов может осуществляться постоянно, до замены новым и до исчезновения надобности;
  • исчисление срока хранения осуществляется с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства данного документа.

Конкретные сроки хранения для отдельных видов документов определены непосредственно в Перечне. Например, акты проверок кассы и гарантийные письма хранятся 3 года, акты проверок финансово-хозяйственной деятельности — 5 лет, личные дела — 75 лет минус возраст сотрудника и т.д; информация, связанная с финансированием (отчеты, сметы, инвестиционные планы и т.д.) — хранятся постоянно.

Федеральный закон, в свою очередь, определяет сроки хранения для отдельных видов документов, которые отсутствуют в Перечне. Например, согласно №125-ФЗ, проектная документация хранится 20 лет, научная — 15 лет, фотоматериалы — 5 лет.

Условия уничтожения

В первую очередь, следует отметить, что уничтожению подлежат только те документы, срок действия которых уже истек. Ликвидация информации раньше времени влечет за собой административную, а в отдельных случаях — и уголовную ответственность.

Для уничтожения документов создается экспертная комиссия, в состав которой входят как члены самой компании, так и архивного учреждения.

Комиссия проводит экспертизу ценности бумаг, отбирает документацию, подлежащую уничтожению, и составляет соответствующий акт.

В большинстве случаев документы, указанные в акте, утилизируются без с согласования с органами Росархива. Однако если имеется соответствующее указание органов исполнительной власти, бумаги направляются на рассмотрение в данную организацию.

По факту уничтожения документов также составляется акт, подтверждающий, что бумаги были утилизированы в полном объеме и с соблюдением правил безопасности и конфиденциальности.

Государственный архив научно-технической и специальной документации Свердловской области ГАНТСДСО — Список статей — Главная — Официальный сайт Управление архивами Свердловской области

 Государственное казенное учреждение Свердловской области

«Государственный архив научно-технической и специальной документации Свердловской области» (ГКУСО «ГАНТСДСО»)

Адрес:

623418, Свердловская область, г.  Каменск-Уральский, ул. Карла Маркса, 39

 

Тел./факс

(83439) 34-15-33

e-mail

[email protected]

Web-site

http://gantsdso.ru

Проезд

Проезд автобусами и маршрутными такси № 16, № 6 в сторону п.Ленинский, остановка «Ул.Прокопьева»

Время работы

Пн., вт., ср., четв., пятн. — с 8.30 до 17.30

перерыв — с 12.30 до 13.30

Время работы читального зала: Пн., вт., ср., четв., пятн. — с 8.30 до 17.30

Перерыв — с 12-30 до 13-30

Директор

Елена Геннадьевна Селюнина, тел. (83439) 34-15-33, e-mail: [email protected]

Зам. директора по основной деятельности

Наталья Викторовна Константинова,

тел. (83439) 34-15-33, e-mail: [email protected]

Заместитель директора по общим вопросам

Ваулина Татьяна Геннадьевна, тел. (83439) 34-15-33,

e-mail: [email protected]

Главный бухгалтер

Татьяна Михайловна Завада, тел./факс (83439) 34-32-75,

e-mail: [email protected]

Главный хранитель фондов

Тихановская Татьяна Михайловна, тел. (83439) 34-15-33

Начальник отдела комплектования архивными документами

Марина Сергеевна Калистратова, тел. (83439) 34-15-33,

e-mail: [email protected]

Начальник отдела использования архивных документов и научно-справочного аппарата

Лилия Александровна Зорина, тел. (83439) 34-15-33,

e-mail: [email protected]

Краткий справочник по фондам Государственного казенного учреждения Свердловской области «Государственный архив научно-технической и специальной документации Свердловской области». DOC

 

Устав Государственного архива научно-технической и специальной документации Свердловской области

 

 

Филиал ГКУСО «ГАНТСДСО».

Адрес:

620017, г. Екатеринбург, ул.Артинская, 4

 

Тел. /факс

тел./факс (8343) 216-96-75

Проезд

Гор. транспортом: до ост. «Завод Калинина» трол. 3,5,12,17

Трам. 2,5,7,8,12,14,16,22,25, авт. 33 ост «Пр. Космонавтов»

Метро станция «Машиностроителей»

Время работы

Пн., вт., ср., четв., пятн. — с 8.30 до 17.30

перерыв — с 12.30 до 13.30

Директор филиала

Логвиненко Евгений Александрович,

тел./факс (8343) 216-96-75

И.о. начальника отдела создания страхового фонда и фонда пользования

Валерий Ходыевич Азизов, тел. (8343) 216-96-75

 

 

История архива

2008 — Государственный архив научно-технической и специальной документации Свердловской области.

Архив образован на основании Указа губернатора Свердловской области № 401-УГ от 07.05.2007. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица от 05.02.2008 и является единственным в Свердловской области специализированным архивом.

На основании Постановления Правительства Свердловской области от 14.09.2011 № 1223-ПП произошло изменение типа учреждения — с 1 ноября 2011 года официальное название архива — Государственное казенное учреждение Свердловской области «Государственный архив научно-технической и специальной документации».

Характеристика фондов.

По состоянию на 01.01.2012 г. — 34 фонда, 56595 ед. хр. (1928-2009 гг.), в т.ч. управленческой документации 15139 ед.хр; научно-технической документации 40897 ед.хр.; дел по личному составу 559 ед.

хр.

Документы фондов содержат материалы научно-исследовательских институтов здравоохранения (Свердловский областной научно-исследовательский институт гигиены труда и профзаболеваний; Свердловский научно-исследовательский институт травматологии и ортопедии;Всесоюзный научно-исследовательский институт охраны труда), машиностроения (Научно-исследовательский институт экономики и планирования тяжелого и транспортного машиностроения), химической (Уральский научно-исследовательский химический институт с опытным заводом) и металлургической промышленности, проектно-конструкторских учреждений (Свердловское проектно-конструкторское бюро автоматизированных систем управления), управления лесной промышленности и лесного хозяйства, уральского территориального геологического и планово-экономического управлений, Уральского лесотехнического и Уральского политехнического институтов.

Научно-исследовательская и научно-техническая документация содержит отчеты по темам, диссертации, обзоры, доклады, статьи, сборники научных трудов, отчеты о научных исследованиях, картографические материалы и чертежи, материалы промышленных испытаний и проектную документацию.

 

Об архиве

Главной задачей архива научно-технической документации является планомерное пополнение Архивного фонда Российской Федерации научно-техническими документами в соответствии с профилем архива для формирования разнообразной по характеру и содержанию источниковой базы, позволяющей проследить развитие научно-технической мысли. Архив призван сохранить завоевания в науке и технике и обеспечить дальнейшее использование базовых решений научно-технического прогресса.

В списке источников комплектования архива научно-технической документации на 01.01.2012 г. состоит 22 организаций, из них 12 — организации негосударственной формы собственности.

Архив научно-технической документации оказывает методическую помощь организациям по обеспечению сохранности, учету, упорядочению и подготовке на постоянное хранение документации; осуществляет контроль за соблюдением архивного законодательства; ведет государственный учет научно-технической документации Архивного фонда РФ, находящейся на временном хранении в организациях.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 18.01.1995 г. № 65 «О создании единого российского страхового фонда документации» было предусмотрено создание единого российского страхового фонда документации и территориальных страховых фондов документации в субъектах Российской Федерации.

В связи с этим при создании государственного архива научно-технической и специальной документации была предусмотрена также работа по созданию страховых фондов документации на объекты повышенного риска, систем обеспечения жизнедеятельности населения.

Таким образом, в перспективе будет формироваться областной территориальный страховой фонд документации как резервной части государственных информационных ресурсов Свердловской области.

Для создания страховых копий и копий фонда пользования на территории города Екатеринбурга был образован филиал, являющийся составной частью ГАНТСДСО.

Лаборатория филиала оснащена современным программно-аппаратным комплексом, включающим в себя различные типы сканеров, читальные аппараты, COM-систему для изготовления микрофиш, а также оборудование для контроля качества.

Хранение научно-технической документации имеет не только историческую ценность, показывающую вехи развития науки и техники. Любая наука, любое научно-техническое решение служит основой для дальнейших свершений, а потому хранение научно-технической документации имеет дальнейшее практическое применение для развития в области науки и техники. При использовании документной информации, хранящейся в архиве НТД, возможна значительная экономия денежных средств.

 

Услуги

Читальный зал:

В архиве работает читальный зал, где пользователи могут получить доступ к архивному фонду, а также с справочно-информационному и библиотечному фондам архива.

Время работы:

Пн., вт., ср., четв., пятн. — с 8.30 до 17.30

Перерыв — с 12-30 до 13-30

Суббота — воскресенье: выходной

Исследователи допускаются в читальный зална основании соответствующих документов (паспорт).

 

Исполнение запросов:

Архив осуществляет исполнение социально-правовых и тематических запросов граждан в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и законом Свердловской области от 25 марта 2005 г.  № 5-ОЗ «Об архивном деле в Свердловской области».

Время приема запросов:

Пн., вт., ср., четв., пятн. — с 8.30 до 17.30

Перерыв — с 12-30 до 13-30

Суббота — воскресенье: выходной

Так же заявку на исполнение запроса Вы можете отправить по электронной почте — e-mail: [email protected], [email protected] или по факсу — (83439) 34-15-33.

Для этого Вам необходимо заполнить анкету-заявление (DOC 1 , DOC 2).

На сайте архива http://www.gantsdso.ru размещены формы он-лайн заявок на исполнение запросов.

Срок исполнения и выдача запроса осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Научно справочный аппарат: по фондам ГУСО «ГАНТСДСО» издан краткий справочник. Имеются описи к фондам архива и исторические справки.

На сайте архива http://www.gantsdso.ru размещены сведения о составе и объеме фондов, даны исторические справки. Ведется работа с он-лайн заявками.

Также архив готов оказать платные услуги: составление и утверждение номенклатуры дел организации и описей документов; упорядочение, научно-техническая обработка и хранение документов; изготовление страхового фонда (на микрофишах) и фонда пользования (на электронном носителе) для обеспечения оперативного поиска нужных документов; проведение обучающих семинаров по архивному делу; подготовка тематических подборок документов по запрашиваемой теме.

 

Архивы технической документации « Все об электронных архивах на ЭлАрхиво.РУ

При работе с большим количеством оборудования, независимо от области его применения, неизбежно возникает необходимость хранить огромное количество сопутствующей технической документации, такой как руководства пользователя, технические характеристики, инструкции по эксплуатации. Если компания занимается продажей оборудования, то кроме всего прочего необходимо обеспечить оперативный доступ ваших клиентов к этой документации.

 

Стоимость бумажного ведения дел

  • Потеря производительности в связи с поиском документов.
  • Отправка документов по факсу и e-mail клиентам и сотрудникам.
  • Копирование и хранение документов с целью архивирования.
  • Дорогое физическое пространство для хранения документов.
  • Совокупное влияние на общую стоимость и качество сервиса, предоставляемое вашим клиентам.

 

С электронным архивом технической документации

  • Авторизированный доступ клиентов к базе документов
  • Эффективный поиск документов позволяет восполнить потерю в производительности.
  • Быстрая и экономичная рассылка документов посредством CD, web и e-mail.
  • Простое и безопасное цифровое архивирование.
  • Уменьшение необходимости в физическом пространстве хранения документов за счет использования цифровых хранилищ.
  • Совокупный полезный результат уменьшения стоимости и более эффективное обслуживание клиентов.

 

Что позволяет электронный архив технической документации

Электронный архив — это система управления электронным архивом документов, которая поможет перевести документацию в электронный вид простым сканированием бумажных документов и сохранением их в архиве. Электронный Архив управляет образами документов легко, предоставляя функции индексирования документов, быстрого поиска и безопасного доступа к ним. Документы предоставляются по требованию по локальной сети предприятия, на CD или через Интернет. Документы хранятся в цифровом архиве, предотвращая потерю данных.

 

Реальный мировой опыт показывает впечатляющее сокращение затрат на рассылку бумажных документов и физические пространства хранения при более высокой сохранности и доступности документов.

 

Электронный архив  и техническая документация

Ваши сотрудники используют высокоскоростные сканеры для того, чтобы ввести новые инструкции, схемы и руководства, другими словами, все документы, сопровождающие поставку оборудования — все рабочие и архивные записи в единую базу данных Электронного Архива. Вы можете подключить в электронный архив технической документации систему распознавания текста и форм, внести таблицы и другие электронные документы. Распознавание документов позволит производить полнотекстовые поиски по полному содержимому документов.

 

Затем авторизованный персонал может производить поиск и извлечение документов непосредственно в электронном архиве, используя мощный поисковый инструмент системы. Пользователи могут просматривать, распечатывать документы, а также отправлять их по e-mail прямо со своего рабочего места. Документы могут быть архивированы на CD или опубликованы в Интранет или Интернет свободно без утомительного HTML кодирования.

 

Комплексные возможности по защите документов предотвратят от неавторизированного доступа к ним. Система безопасности электронного архива постоянно отслеживает доступы и действия пользователей. Техническая документация, сохраненная на CD или опубликованная в Интернет или Интранет доступна только на чтение, но не на изменение. Регулярно создаваемые резервные копии архива формируются отдельно, предотвращая потери данных.

 

На примере работы с бумажными документами определим стоимость обработки запроса клиентом необходимого ему документа, к примеру руководства по эксплуатации некоего оборудования:

  1. Как много времени теряется на поиск нужных клиенту документов по кабинетам и полкам стеллажей?
  2. Какова стоимость вашего труда и труда вашего персонала?
  3. Как долго клиент ждет ответа?
  4. Как много других клиентов ожидает обслуживания во время работы с первым клиентом?

 

Теперь представьте себе обработку того же самого запроса клиента с помощью Электронного Архива:

Клиент самостоятельно заходит на Интернет портал компании, вводит свои регистрационные данные и получает авторизованный доступ только к тем документам, которые ему открыты для просмотра администратором системы.

 

Электронный архив: преимущества для работы с технической документацией

Простое и эффективное управление документами

Электронный Архив управляет большим количеством документов эффективно и просто. Сокращение или полное устранение потери документов, использование низкозатратных методов копирования и распространения позволяет снижать общие накладные расходы. Электронный Архив технической документации — простой в обучении и использовании. Интуитивный пользовательский интерфейс основан на базовых навыках работы вашего персонала на персональных компьютерах и уменьшает нежелание персонала пользоваться новой системой.

 

Управление всем репозиторием документов со своего рабочего места.
  • Имитирование бумажной системы посредством привычной древовидной структуры документов.
  • Уменьшение канцелярского труда и ошибок рутинной работы с помощью мощной системы поиска.

 

Уменьшение затрат на хранение, освобождение офисного пространства

Динамически развивающийся бизнес приводит к увеличению шкафов и стеллажей для хранения документов. С помощью электронного архива вы храните точные электронные копии этих документов на электронных носителях, требующих только малую часть того пространства, что занимает бумажный архив технической документации . Вы можете вернуть себе офисное пространство, занимаемое бумагой, сократить затраты на собственные и сторонние хранилища и обслуживать клиентов без долгосрочной аренды дорогостоящих помещений.

  • Возвращение офисного пространства для более доходного использования последнего.
  • Выбор из огромного числа вариантов цифровых хранилищ с целью уменьшения требуемых помещений под хранилище
  • Уничтожение или перемещение оригинальных бумажных документов.

 

Быстрое и экономично распространение документов

Специалисты по эксплуатации, сервисные отделы и филиалы компании нуждаются в постоянном доступе к новейшей информации. Клиенты ожидают постоянный доступ к документам через Интернет. Электронный архив предоставляет мгновенную, экономичную доставку документа через e-mail, Интранет или Интернет для удовлетворения своих нужд для ведения бизнеса. Клиенты получают то, что они хотят, персонал получает то, что ему требуется и каждый получает дополнительную выгоду от снижения затрат и труда на копирование и рассылку документов.

  • Документы постоянно доступны авторизированному персоналу в сети предприятия
  • Распространение документов на CD в филиалы, руководителям и независимым третьим лицам
  • Экономичный и безопасный доступ к документам через web-интерфейс электронного архива

 

Восстановление потерянной производительности

Поисковый механизм электронного архива позволяет незамедлительно находить документы используя атрибутивный или полнотекстовый поиск. Используя систему создания атрибутов вы можете организовать данные по имени клиента, номеру документа, дате и другим полям, необходимым для систематизации и идентификации технической документации . Ваш персонал теряет часы продуктивного труда в поисках документов в то время как вы пытаетесь найти время на использование этой информации. Ваши документы остаются постоянно доступными пока они вам необходимы.

  • Получение документа по запросу с использованием поискового механизма электронного архива.
  • Предоставление полных текстов документов для полнотекстовых поисков.
  • Комбинирование различных поисков для точного поиска релевантных документов.
  • Переключение труда сотрудников на более продуктивную деятельность.

 

Цифровое архивирование обеспечивает долговременную защиту

Бумага — достаточно уязвимый материал для архивирования. Пожар, наводнение и воровство угрожают целостности бумажного архива. Дублирование бумажных документов для создания резервного архива вне стен компании также достаточно дорого и отнимает много времени.

  • Цифровое архивирование с помощью Электронного Архива упрощает восстановление архива технической документации после аварии и гарантирует долговременную защиту критически важной информации
  • Хранение полных репозиторий документов на надежных носителя (CD, ленточные носители или рейд-массивы).
  • Открытый TIFF или PDF формат файлов гарантирует доступ к документу в будущем.

 

Открытая структура создает возможность простой интеграции и расширения функциональных возможностей

Электронный архив технической документации — устойчивое проверенное решение, которое позволит интегрировать его с уже используемыми системами. Комбинация расширяемости и простой интеграции позволит сберечь существующие IT инвестиции и в то же время гарантировать долгосрочную выгодность вашего решения с Электронным Архивом.

 

Полностью масштабируемое решение расширяющееся вместе с вашим нуждами.

Открытая архитектура позволяет произвести простую интеграцию с системами управления людскими ресурсами (HR), системами управления веб-сайтом и другими уже существующими на предприятии.

 

Кто нуждается в таком решении?

  1. Сервисный отдел;
  2. Отдел занимающийся поставкой и установкой оборудования;
  3. Отдел по работе с клиентами

 

 

Как ОМК создавала электронный архив технической документации

Интеграция Документооборот | Поделиться

Создание электронного архива технической документации на базе «ЭЛАР Контекст» позволило «Объединенной металлургической компании» снизить риски хищения документов, сократить время доступа к ним с 8 ч до 5 мин, а трудозатраты по хранению, учету, поиску и подбору – на 30%. Подробности проекта – в этой статье.

Дорогие документы – емкий термин. Под ним могут подразумеваться одновременно и трудности документационного обеспечения подразделений при работе с бумажными документами, и высокая стоимость их хранения. Существенная часть документооборота производственного предприятия – это техническая документация. Многие документы эксплуатируются и сдаются в архив на бумаге. Поэтому для предприятий все более актуальными становятся вопросы оптимизации хранения и учета архивного фонда.

«Основными задачами для всех без исключения дивизионов мы видим дальнейшее повышение конкурентоспособности через оптимизацию производственного цикла, создание новых продуктов и, конечно, сокращение издержек», — отмечает заместитель председателя совета директоров «Объединенной металлургической компании» (ОМК) Владимир Маркин. К издержкам производства относятся и затраты на содержание архивов подразделений. Расходы предприятия, как и площади таких архивов, постоянно растут. Усугубляет ситуацию отсутствие централизации и автоматизированного учета. Падает скорость доступа к информации, усложняется ее хранение и использование. Все это заставляет руководство задумываться о способах снижения издержек и повышения эффективности документационных процессов. В «Объединенной металлургической компании», одном из крупнейших отечественных производителей металлопродукции, такой способ нашли.

Задачи проекта

«ОМК – это крупный холдинг, львиную долю общего документооборота которого составляет техническая документация с длительным сроком хранения. Ранее все оригиналы хранились в подразделениях, что сильно затрудняло поиск и доступ к документам, – рассказывает начальник управления делами ОМК Татьяна Филимонова. – С целью оптимизации этого процесса мы провели исследование, которое показало, что порядок хранения документов в компании не систематизирован: в подразделениях не соблюдаются сроки хранения, отсутствует должный учет и реестры хранимой документации, не определены ответственные исполнители. Было принято решение передать оригиналы технической документации на хранение в центральный архив предприятия, а процесс пользования документами автоматизировать».

Документы на предприятии являются крайне востребованными, поэтому очень важно не просто гарантировать их сохранность, но и повысить удобство работы. Наиболее простой задачей проекта была централизация хранения оригиналов – она решалась созданием единого архива. Значительно сложнее было систематизировать учет и автоматизировать процессы принятия документов на хранение. При этом очень важно обеспечить архивной службе возможность оперативно предоставлять проектно-сметные, конструкторские и эксплуатационные документы всем заинтересованным пользователям вне зависимости от того, в каком территориальном подразделении холдинга они находятся.

У ОМК уже был успешный опыт автоматизации общего центра обслуживания (ОЦО) финансового учета. Благодаря реструктуризации бухгалтерского подразделения и внедрению современных технологий удалось существенно сократить издержки и повысить эффективность работы бухгалтерии. На данный момент документы поступают в единую бухгалтерию со всех производственных площадок компании в уже отсканированном виде, бумага сразу отправляется в архив. Принятие к учету в ERP-системе производится на основе скан-копий, которые складываются в специализированную систему электронного архива. Электронный архив обеспечивает надежное хранение и быстрый доступ ко всей финансовой документации как специалистов предприятия, так и контролирующих органов. Причем поиск и просмотр документов может осуществляться напрямую из ERP-систем, с которыми электронное хранилище интегрировано. На данный момент система электронного архива бухгалтерии ОМК охватывает 5 регионов, более 7 тыс. пользователей и 30 юридических лиц, в ней хранится порядка 30 млн. документов.

Особенности технического документооборота

В ОМК решили пойти по схожему пути и внедрить систему электронного архива технической документации, которая помимо хранения и доступа к электронным документам позволит автоматизировать процессы передачи документов в архив как в бумажном, так и в электронном виде. Безусловно, просто взять и скопировать работающую в бухгалтерии систему было нельзя – необходимо было построить совершенно другой бизнес-процесс, учитывающий особенности работы с технической документацией, ее классификацию и структуру. Поскольку документы из такого архива чрезвычайно востребованы, необходимо было оптимизировать структуру хранения, создать удобную систему поиска и разработать специфичную ролевую модель доступа к информационным объектам для специалистов разного уровня.

Конструкторская и проектная документация, как правило, внимательно просматривается пользователем, поэтому система должна поддерживать отображение различных форматов файлов, интерфейс для работы с электронными копиями должен быть удобным и понятным. Много внимания следует уделить безопасности информации, защите данных и их версионности, а также вопросам долговременного хранения. Следует не забывать об интеграции и синхронизации со справочной информацией из внешних информационных систем. В идеале нужно внедрить такое решение, которое позволит не думать о бумаге, а работать только с электронными ресурсами, тем самым обеспечив сохранность оригиналов.

Таким образом, стало понятно, что для решения всех поставленных задач потребуется не коробочное, а совершенно новое, индивидуально решение. Поскольку ОМК уже использовала в своей работе электронный архив от ЭЛАР, при внедрении электронного архива технической документации было принято решение о продолжении сотрудничества именно с этим разработчиком.

Выбор решения

Электронный архив технической документации ОМК построен на отечественной ECM-платформе «ЭЛАР Контекст», которая входит в реестр отечественного ПО и отвечает всем необходимым требованиям по безопасности и производительности.

Как будут дальше развиваться ВКС-решения

Рынок видеоконференцсвязи

Первый этап внедрения начался с установки системы на одном из предприятий ОМК –Выксунском металлургическом заводе. В сжатые сроки было произведено развертывание электронного архива и его залповое наполнение востребованной частью ретрофонда. После чего система планомерно дорабатывалась и расширялась. «Методика быстрого старта и гибкость самой платформы позволяют нам разбивать внедрение на несколько этапов и в самые короткие сроки обеспечивать заказчика работоспособной и наполненной системой, – рассказывает руководитель направления по работе с промышленностью корпорации «ЭЛАР» Максим Иваненко. – На первом этапе разворачивается базовая конфигурация и наполняется документами. Пользователи имеют возможность работать в системе на всех этапах внедрения. К моменту сдачи проекта, когда реализован весь необходимый функционал, заказчик получает «живую» и эксплуатируемую систему. Немаловажно, что за это время к ней привыкают пользователи, и такую систему гораздо проще развивать и поддерживать».

В электронном архиве реализованы функции версионности, быстрый поиск и удобный просмотр документов. Внедрена рубрикация для поиска документов по классификаторам оборудования и выпускаемой продукции, которые были перенесены из системы SAP TOPO и MDM.

Поиск по рубрикатору

Синхронизированы справочники сотрудников и подразделений, хранящиеся в SAP HR. Произведена интеграция с системой электронного документооборота WSS Docs в части миграции справочников и поиска хранящихся в электронном архиве документов из интерфейса СЭД.

Архивисты решили свои проблемы: автоматизировали регистрацию и учет технической документации. Теперь в архиве полный порядок, все документы принимаются по описи, которая заводится в системе электронного архива и для электронных, и для бумажных документов. Бумажные документы сканируются. Реквизиты и электронные копии документов попадают в систему, а бумага – на стеллажи. Таким образом реализовано и текущее наполнение электронного архива. «Электронный архив позволил снизить риски хищения документов и на 30% сократить трудозатраты по хранению, учету, поиску и подбору документации, – рассказывает Татьяна Филимонова. – Наряду с этим, за счет высвобождения площадей, снижения расходов на аренду, покупку бумаги и картриджей, экономии на обслуживании техники, существенно сократились финансовые издержки на содержание бумажного архива».

10 простых шагов: как эффективно внедрить ИИ в бизнес

Искусственный интеллект

Стоит отметить, что консолидированный электронный архив – это и повышение эффективности производственных процессов. Непосредственно на производственных площадках специалисты получают оперативный доступ к документации в электронном виде. Они обеспечены возможностью коллективной работы с документами и подбора информации прямо на рабочем месте. Канули в лету долгие запросы на предоставление бумажных документов – все необходимое есть в системе.

Интерфейс системы электронного архива

«Время доступа к документации сократилось на 99% – с 8 рабочих часов до 5 минут. Достигнут самый главный эффект – повысилась доступность информации», – рассказывает Татьяна Филимонова.  По ее словам, сегодня ОМК заинтересована в дальнейшем развитии системы, в частности, тиражировании на остальные предприятия.

Проект по внедрению электронного архива технической документации ОМК достиг поставленных целей. Многие российские предприятия промышленности также заинтересованы в решении подобных задач. Конечно, автоматизация работы с технической документацией – это многогранный вопрос. У каждой компании свое видение и уникальные потребности. Проект внедрения электронного архива на отдельно взятом предприятии не будет похож на другие подобные решения. Но все-таки концепция удешевления бумажных документов с помощью электронного архива выглядит наиболее эффективной.

Наталья Рудычева

как провести оцифровку технической документации

Удобство создания единого электронного архива технической документации на крупном промышленном предприятии сложно переоценить, ведь документы в бумажном виде можно потерять или испортить из-за частого использования. Но как создается электронный архив, как оцифровать архивы, которые накапливались годами, и что обязательно нужно учитывать — об этом и многом другом рассказал руководитель направления по работе с ТЭК и промышленностью корпорации ЭЛАР Иваненко Максим Анатольевич.


ЖГИ Максим Анатольевич, расскажите, пожалуйста, что представляет собой электронный архив технической документации?

Максим Иваненко В прежние времена электронный архив воспринимался как некий набор данных, к которым редко кто обращается. Но сегодня это понятие приобрело расширенное значение: это «живая» система, в которой можно найти всю необходимую информацию (документ, скан-образ, CAD-файл и пр.).

Сейчас каждая компания обладает производственными системами, многие проекты и документы создаются в электронном виде, ведь гораздо удобнее работать и хранить большие массивы данных в таком формате. Но не все документы являются электронными. И практически ни в одной из компаний документы и данные не собираются в централизованный ресурс.

Именно электронный архив — это та система, которая объединяет технические документы всех типов и видов, привязанные к производственным системам и системам документооборота. Интерес собственников крупных промышленных предприятиях в том, что с помощью архива можно сделать прозрачными и эффективными все процессы производства, строительства и обслуживания объектов.

ЖГИ А какие преимущества электронных технических архивов?

Максим Иваненко Во-первых, бумажные документы — это риск утери информации, подверженность воздействию воды и огня. Известно много случаев, когда из-за пожара предприятие теряло научное наследие и эксплуатационную документацию. Электронные архивы защищают от подобных инцидентов.

Во-вторых, в крупных компаниях часто технические архивы расположены не в одном месте, а в разных помещениях на гигантских площадях предприятий. Разумеется, в данном случае неудобно работать. Также бывают ситуации, когда часть документов находится у определенных лиц — инженеров или руководителей групп, и если эти сотрудники решают сменить место работы, такие документы могут быть утеряны. Благодаря электронным архивам документы всегда остаются и хранятся в компании с защитой и контролем — кто и когда к ним обращался.

А в итоге мы приходим к главной задаче электронного архива — консолидации всей информации, от первого приказа и до последнего документа, в едином хранилище, и организации доступа из всех производственных систем в соответствии с правами сотрудников.

ЖГИ Как хранятся данные из электронных архивов и как их обезопасить?

Максим Иваненко Ничего необычного — как правило, архив разворачивается на серверах с дублированием и бэкапированием. Если же говорить про длительную сохранность, то современные технологии позволяют хранить такую информацию на оптических дисках. Это практически вечный вид носителей, не зависящий от электроснабжения. Мы его используем в том случае, если заказчику понадобился не только стандартный порядок хранения документации, но и альтернативный — специальные оптические стойки часто располагают в удаленных филиалах как страховую копию.

ЖГИ Крупное предприятие — это десятки и сотни тысяч страниц документов. Как проходит процесс оцифровки таких массивных архивов?

Максим Иваненко При необходимости мы со своим промышленным оборудованием выезжаем на предприятие, либо же по желанию заказчика изымаем документы и сканируем в своих производственных центрах.

Перед началом проекта всегда проводится экспертиза, чтобы определить, какие нужны трудозатраты, какое количество людей и сканеров потребуется. На этом этапе определяется техническое задание для сканирования и индексирования. Именно благодаря индексированию (извлечению данных) мы создаем базу, по которой впоследствии документы можно искать. Индексирование проходит в наших центрах с использованием программ извлечения данных и операторов, отвечающих за рукописный и плохо читаемый текст. И последний этап — это сдача проекта и возвращение архивных документов в том виде, в котором они были получены. Кстати, именно оцифровка порой помогает заказчику навести порядок в своих архивах — часто при сканировании мы одновременно упорядочиваем документы и проводим архивную обработку.

И еще, у нас в штате более 350 профессиональных сканеров и 5000 операторов индексирования, так что можем выполнять оцифровку технических архивов любого масштаба.

Бумажные архивы не вписываются в современные стандарты работы предприятий, не обеспечивают оперативность и удобство доступа к информации

ЖГИ Насколько российские предприниматели понимают необходимость создания электронных архивов и готовы ли вкладывать инвестиции в них?

Максим Иваненко Все преимущества, которые мы обсудили, и все риски можно экономически обосновать, в денежном эквиваленте. И когда заказчики видят разумный срок окупаемости, они начинают внедрять данный процесс. Мы, естественно, как эксперты, предоставляем свои рекомендации — к примеру, каким образом просчитать окупаемость. Однако финальный расчет ROI и решение всегда остаются за клиентами.

ЖГИ Нельзя не обсудить тему импортозамещения. Отдают ли заказчики приоритет российскому программному обеспечению? Какие функции и интеграции критически важны для таких проектов?

Максим Иваненко Данный вопрос сугубо индивидуален. Скажем, если заказчиком является государственное предприятие — предпочтение отдается отечественному софту. Коммерческие компании больше сосредоточены на финансовой составляющей.

Если у компании отсутствует «зависимость» от определенного поставщика или группы продуктов, тогда в большинстве случаев выбираются отечественные системы, ведь их стоимость гораздо ниже при аналогичном наборе функций. Когда мы говорим про электронные архивы, то это, естественно, системы класса ECM.

Интеграции — важнейший момент. Как я уже сказал вначале, электронный архив собирает воедино документы из разных прикладных систем, параллельно освобождая их от тяжелого массива файлов, тормозящего работу. Чтобы избежать дублирования (сохранения файлов и в системе, и в архиве) — необходима интеграция, благодаря которой документ автоматически попадает в электронный архив, сохранив все признаки из соответствующей системы. Она же (интеграция) позволяет просматривать документ из интерфейса прикладных систем.

Число связей зависит от количества систем, поставляющих документы. Безусловно, идеальный электронный архив — это интеграция каждой системы, которая участвует в техническом и электронном документообороте. Тогда все данные связаны, и, скажем, из письма в СЭД с упоминанием строения можно тут же получить доступ к архиву документов по этому объекту. Но некоторые клиенты делают одну-две интеграции, загружая остальные документы вручную.

ЖГИ Максим Анатольевич, скажите, пожалуйста, какие документы чаще всего оцифровывают?

Максим Иваненко Заказчики оцифровывают то, что больше всего востребовано, к чему обращаются сотрудники или подрядчики, — конструкторскую, проектно-сметную, эксплуатационную, геологическую документацию. Также, как правило, сканируют документы, которые могут быть повреждены или утеряны вследствие постоянного использования. Многие эти документы пылятся в архивах «мертвым грузом», поскольку у заказчика порой не хватает времени и сил провести архивную обработку и рассортировку. Такие архивы разумно оцифровать и структурировать электронные копии. Зачастую это дешевле, чем привести в порядок бумажные документы.

ЖГИ В какие сроки выполняется процесс создания электронного архива?

Максим Иваненко Если речь идет только об оцифровке, то сроки зависят исключительно от количества документов. Все оборудование и штат у нас в наличии — не надо ничего докупать и тратить время на обучение.

Участок сканирования больших технических архивов может включать до 100 широкоформатных и планетарных сканеров.

Если же подразумевается система — внедрение может занять от полугода, зависит от количества интеграций и размеров организационной структуры. Чем «старше» и масштабнее компания, тем длительнее срок этих работ, поскольку создание консолидированной системы для всего предприятия подразумевает не только организационные изменения в компании, но и разные работы, которые раньше не планировались — например, наведение порядка в структуре хранения бумаг и создание регламента пользования электронным архивом. Необходимо переписывать регламент сдачи документа в архив, его штрихкодирования, а это занимает какое-то время. К тому же внедрение электронной системы оптимизирует штат, поскольку нужно меньше архивных работников.

ЖГИ В каких регионах работает ЭЛАР и есть ли гарантия на ваши проекты?

Максим Иваненко ЭЛАР работает по всей территории России. У нас есть стационарные центры в нескольких регионах, а также мобильные бригады, готовые приехать в любую точку на карте — например, на месторождения, расположенные вдалеке от городов. Мы предоставляем год гарантии на свои проекты и в течение этого времени исправляем все возможные ошибки, которые могут возникнуть в процессе эксплуатации системы и электронного ресурса.

ЖГИ С какими трудностями приходится сталкиваться при внедрении?

Максим Иваненко Иногда людям бывает сложно настроиться на использование чего-то нового, поэтому всегда нужно проводить обучение пользователей и администраторов, чтобы они могли самостоятельно настраивать систему. Если мы параллельно поставляли сканеры и создавали участки текущего сканирования — обучаем клиентов работе с техникой. Обучение проводится централизованно — как стационарно, так и в дистанционном формате.

ЖГИ Приходилось ли ЭЛАР работать с секретными документами? Если да, то каковы особенности ведения таких работ?

Максим Иваненко Эти задачи возникают часто. Для таких случаев существуют определенные регламенты: во-первых, оформляются допуски на сотрудников, во-вторых — нужны лицензии ФСБ и ФСТЭК, в-третьих — соблюдается комплекс жестких организационных правил. А чтобы заказчик был уверен в безопасности информации при транспортировке и индексировании, применяем уникальный метод — разделяем изображение на маленькие фрагменты с единичной информацией. Целые документы и данные можно увидеть только на территории заказчика. Естественно, система, где это все будет храниться, сертифицируется. Такой опыт имеется.

ЖГИ Расскажите вкратце о примерах работ вашей компании?

Максим Иваненко За 26 лет выполненных проектов по техническим архивам множество — «Газпром», «Лукойл-ГУГР», «Транснефтьстрой», ВТЗ, «Русгидро», «Росатом», Курчатовский институт и т. д.

Один из последних примеров — работа с Объединенной металлургической компанией (ОМК). На этом предприятии мы в 2017 году закончили первый этап внедрения системы электронного архива технических документов на нашей собственной ECM-платформе ЭЛАР «Контекст». Реализовано хранение больших объемов технической документации в соответствии со структурой изделий и связями объектов. Также реализован прием и учет архивных документов по описи — в электронном и отсканированном виде, в бумажном — с автоматизацией оцифровки.

Один из базовых интерфейсов электронного архива ТД ОМК на базе российской ECM-платформы ЭЛАР «Контекст» — быстрый поиск и навигация по структуре изделий

В результате внедрения проекта на предприятии начали централизованно сдавать документы в единый технический архив, а пользователи, в свою очередь, получили возможность просмотра и копирования любого архивного документа с рабочих мест.

ВАЖНО!
Корпорация ЭЛАР реализует проекты по созданию электронных архивов предприятий, финансовых организаций, органов власти и их структурных подразделений, с учетом специфики деятельности и документооборота. Данное решение позволяет отказаться от объемных бумажных архивов, сэкономить время сотрудников при работе с документами, открыть оперативный доступ всем уполномоченным лицам и группам лиц в соответствии с их правами, автоматизировать контроль исполнения и учета документов. При этом гарантируется сохранность электронных копий документов, хранящихся в архиве. Следовательно, у организации появляется возможность эффективно управлять документацией на всех стадиях ее жизненного цикла.


ОКАЗАНИЕ УСЛУГ ПО ХРАНЕНИЮ ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Цена договора и требования к обеспечению

Предмет договора

ОКАЗАНИЕ УСЛУГ ПО ХРАНЕНИЮ ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Начальная цена

2 478 415,39

Размер обеспечения заявки (в рублях)

Не установлен

Условия договора

Количество поставляемого товара/объем выполняемых работ/оказываемых услуг

Согласно закупочной документации

Место поставки товаров/выполнения работ/оказания услуг

Согласно закупочной документацииРассчитать логистику >

Условия оплаты и поставки товаров/выполнения работ/оказания услуг

Согласно закупочной документации

Заказчики

Адрес местонахождения

188480, Российская Федерация, Ленинградская область, Кингисепп, Воровского, 18А

199106, Российская Федерация, Санкт-Петербург, Шкиперский проток, дом 12, корпус 2, строение 1

Перечень товаров, работ, услуг

«Позиция 1»

«Хранение архивного короба»

Кол-во: 1

«Позиция 2»

«Архивный короб с крышкой»

Кол-во: 1

«Позиция 3»

«Дополнительная крышка к архивному коробу»

Кол-во: 1

«Позиция 4»

«Штрих-код на короб»

Кол-во: 1

«Позиция 5»

«Сборка архивного короба»

Кол-во: 1

«Позиция 6»

«Систематизация документов»

Кол-во: 1

«Позиция 7»

«Составление описи»

Кол-во: 1

«Позиция 8»

«Упаковка/переупаковка документов в короба»

Кол-во: 1

«Позиция 9»

«Обработка новых коробов/папок, поступивших на хранение (регистрация в эл.
системе, размещение на стеллажах)»

Кол-во: 1

«Позиция 10»

«Загрузка описи в личный кабинет для возможности постоянного доступа Заказчика к описи»

Кол-во: 1

«Позиция 11»

«Предоставление доступа в личный кабинет для возможности размещения заявок на оказание необходимых услуг и постоянного доступа к описи»

Кол-во: 1

«Позиция 12»

«Поиск короба/папки по заявке»

Кол-во: 1

«Позиция 13»

«Изъятие переданных на хранение архивных папок и/или архивных коробов с последующим возвратом на место хранения»

Кол-во: 1

«Позиция 14»

«Безвозвратное изъятие архивных папок/ коробов»

Кол-во: 1

«Позиция 15»

«Уничтожение документации»

Кол-во: 1

«Позиция 16»

«Вывоз коробов с территории Заказчика, включая погрузо-разгрузочные работы»

Кол-во: 1

«Позиция 17»

«Доставка коробов с территории Исполнителя на территорию Заказчика, включая погрузо-разгрузочные работы»

Кол-во: 1

«Позиция 18»

«Транспортировка коробов (из офиса/в офис Заказчика)»

Кол-во: 1

«Позиция 19»

«Доставка расходных материалов Заказчику, включая погрузо-разгрузочные работы»

Кол-во: 1

Форма акта-описи о передаче научно-технической документации на хранение в службу научно-технической документации

Форма акта-описи о передаче научно-технической документации на хранение в службу научно-технической документации

Приложение 1 к п. 3.2 Основных правил работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях

Форма акта-описи о передаче научно-технической документации на хранение в СНТД

Наименование ведомства
Наименование организации

АКТ-ОПИСЬ
_____________ N ________
(дата)

о передаче научно-технической
документации на хранении в СНТД

Отдел (сектор) ___________________________________________________
(полное и сокращенное наименование)

передал на хранение в СНТД документы по объему (изделию НИР, ОКР)
__________________________________________________________________
(наименование, обозначение, стадия (этап), на какой
__________________________________________________________________
основе документы)

—-T————————T————————T———-¬
¦ N ¦ Графический документ ¦ Текстовой документ ¦Примечание¦
¦п/п¦ (кол-во листов ¦ (кол-во листов ¦ ¦
¦ ¦ по форматам) ¦ по форматам) ¦ ¦
¦ +—T—T—T—T—T—T—+—T—T—T—T—T—T—+ ¦
¦ ¦5 ¦11¦12¦22 ¦24 ¦28 ¦44 ¦5 ¦11¦12¦22 ¦24 ¦28 ¦44 ¦ ¦
+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+———-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+———-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+———-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+—+————

Всего _____________________________ нормальных (остовских) листов.

Сдал ________________________________ Подпись
(должность, инициалы, фамилия)

Принял _________________________________ Подпись
(должность, инициалы, фамилия)

Формат А4 (210 x 297)

5 шагов для создания технической документации, которая (на самом деле) полезна Он участвует в Inc., Fast Company, Quartz и других компаниях.

15 ноября 2018 г. · 11 мин чтения

🎁 Бонусный материал: Шаблон технической документации



Пока у нас есть инструменты, в использовании которых нам нужна помощь (и язык для общения друг с другом), мы у меня была техническая документация.(Не верите? Первый пример технического письма на английском языке восходит к Средним векам, когда Чосер написал руководство по астролябии — устройству, используемому для измерения расстояния до звезд).

Написать свой собственный? Вот бесплатный шаблон и контрольный список!

Мы подготовили бесплатный шаблон, который поможет вам написать собственную техническую документацию. Загрузите его и следуйте по статье.

Техническая документация — это любой документ, объясняющий использование, функциональные возможности, создание или архитектуру продукта.Думайте об этом как о подробных инструкциях для ваших пользователей, новых сотрудников, администраторов и всех, кому нужно знать, как работает ваш продукт.

Но хотя это звучит довольно просто, результаты редко бывают такими.

Техническая документация может быстро перейти от «вот как это использовать, если вы незнакомы и имеете ограниченный опыт» до «вот неотредактированная стенограмма всего, что наш разработчик рассказал нам об этом малоизвестном приложении нашего API». Один заставит вас использовать продукт сразу, а другой заставит вас косить глаза.

Техническая документация предназначена не только для сбора информации. Речь идет о том, чтобы представить его таким образом, чтобы он был легко читаемым, удобным для использования и действительно полезным для вашей аудитории. Итак, если вы не знаете, с чего начать, вот наше краткое руководство по созданию действительно полезной технической документации.

Но сначала краткий обзор этой статьи:

Когда, почему и как правильно использовать техническую документацию

Техническая документация помогает целевой аудитории использовать ваш продукт, понимать ваши процессы и выходить из тупика.Не имеет большого значения, является ли эта аудитория конечными пользователями, администраторами, коллегами или техническими специалистами. Важно то, что он понятен, доступен для поиска и полезен для них .

Отличная техническая документация расширяет возможности ваших пользователей, а не расстраивает их. Это неотъемлемая часть не только поддержки клиентов, но и создания бренда и доверия. Пользователи ищут его, когда они больше всего в этом нуждаются. И если его там нет, они начнут искать альтернативу.

Вот несколько примеров того, где и как вы можете использовать техническую документацию:

  • Поддержка конечных пользователей: помогает пользователям использовать ваш продукт.
  • Маркетинговая поддержка: Все, что ориентировано на продукт и используется для продвижения вашей компании (например, пояснительные видеоролики, презентации или технические целевые страницы)
  • Поддержка разработки: Это могут быть функциональные и технические спецификации, руководства по разработке программного обеспечения или просто процедуры и инструменты, помогающие вашим разработчикам выполнять свою работу.
  • Организационная поддержка: Информация о вашей компании, структуре, процедурах, рабочих процессах, политиках и все остальное, что нужно знать коллегам для выполнения своей работы.

Если раньше большинство этих документов представляли собой физические руководства для пользователей, то сегодня большая часть технической документации должна быть доступна на вашем веб-сайте или на страницах справки (что также отлично подходит для SEO).

Как планировать, писать и предоставлять техническую документацию, которая работает

Так как же создавать эти четкие, лаконичные и удивительно полезные документы?

Написать свой собственный? Вот бесплатный шаблон и контрольный список!

Мы подготовили бесплатный шаблон, который поможет вам написать собственную техническую документацию.Загрузите его и следуйте по статье.

Во-первых, вам нужно решить, кто будет за них отвечать. Техническая документация обычно пишется экспертом в предметной области (т. е. кем-то, кто знает, о чем говорит), или техническим писателем, обученным переводить сложные знания о продукте в контент, более понятный конечным пользователям.

После того, как вы собрали свою команду, написание технических документов сводится к нескольким простым шагам.

Шаг 1. Проведите исследование и создайте «План документации»

Как говорится в старой поговорке: «Пиши то, что знаешь».

Каждый проект технического письма начинается с исследования. Это может показаться очевидным, но знание цели и объема вашей технической документации заранее сэкономит вам массу времени и энергии (и головной боли).

Если вы не являетесь экспертом в предметной области, это может означать проведение некоторых внутренних интервью и налаживание отношений с технической командой, чтобы лучше понять материал (и избежать того, что старший технический писатель Уилл Келли называет «Миссия невыполнима»). написание проектов).Или это может быть так же просто, как просмотреть существующие ресурсы и руководства и провести краткий аудит того, что у вас есть и чего не хватает.

Вся эта информация содержится в так называемом плане документации — кратком плане, который поможет вам в реализации проекта. Вот что вы должны включить:

  • Цели: Проще говоря, что вы хотите, чтобы люди могли делать? Это использование вашего продукта? Найти справочные документы быстро и легко? Узнать, как использовать определенные аспекты вашего инструмента? Разрешить товарищам по команде запрашивать ресурсы или выполнять заказы? Наличие и знание четкой цели имеет важное значение для написания хорошей технической документации и поможет информировать обо всем, что вы делаете.
  • Существующие ресурсы: Что сейчас доступно? Вы обновляете или объединяете текущие ресурсы или начинаете с нуля? Есть ли старые, устаревшие версии, которые нужно убить? Проведите быстрый аудит и найдите все, что поможет вам написать или запутает вашу аудиторию, если они это найдут.
  • Руководства по стилю: В некоторых отраслях требуется, чтобы вы писали техническую документацию особым образом (например, руководство на простом языке для государственных сайтов или упрощенный технический английский для аэрокосмических, авиационных или оборонных компаний). В других случаях у вашей компании может быть руководство по стилю, в котором объясняется, какой язык использовать, как общаться с пользователями и даже грамматические стили.
  • Список тем: Какие темы и подтемы вы будете освещать в своей технической документации? Думайте об этом как о содержании и постарайтесь перечислить все основные разделы и подразделы, которые, по вашему мнению, вам понадобятся.
  • Инструменты и управление: Какое программное обеспечение, инструменты или веб-сайты будут использоваться для создания документации и управления ею? Ссылка на соответствующие руководства по стилю.
  • Крайний срок и окончательные результаты: Когда это должно произойти и в каком формате? Техническая документация касается не только содержания, но и структуры и доставки. И знание того, как контент будет представлен до того, как вы начнете, подскажет вам, что вам нужно и куда приложить свои усилия.

Этап 2: Структура и дизайн

Цель любой технической документации состоит в том, чтобы ее можно было использовать. И огромная часть этого делает его структурно логичным и простым в навигации.Прежде чем приступить к созданию контента, вам нужно подумать о том, как этот контент будет представлен.

Это означает, что нужно подумать как о на дизайне страницы (как выглядят отдельные технические документы, что в них включено и иерархия информации), так и о навигационной структуре вашего документа (в каком порядке представлена ​​информация, как пользователи перемещаются и перемещаются, какие документы связаны и т. д.)

Вот несколько кратких советов по каждому из них:

Используйте шаблоны или «схемы» для единообразного дизайна на странице

Вы когда-нибудь пролистали руководство пользователя или открыли справку и мгновенно поняли, что это плохо?

Скорее всего, это было не из-за отсутствия информации, а из-за плохой структуры.В человеческом мозгу есть вещь, называемая когнитивной беглостью , которая относится к тому, насколько легко мы можем понять информацию, размещенную перед нами. Если его трудно читать (из-за плохого дизайна и макета), мы воспринимаем контент как трудный или менее полезный.

Вот почему техническая документация является структурированным контентом. Чтобы быть полезным, он должен быть представлен таким образом, чтобы его можно было легко разобрать и быстро найти то, что вам нужно.

В большинстве случаев это означает использование какого-либо шаблона или схемы (схемы построения ваших данных).Например, ваш шаблон технической документации может выглядеть примерно так:

  • Заголовок: Что это?
  • субтитры: Дополнительная информация
  • Обзор
  • : Что вы узнаете
  • Содержание: Внутренняя навигация
  • Особенности
  • Каждый раздел документа
  • Читать дальше: помочь пользователю

Вот пример использования вики Planio:

В этом шаблоне пользователь точно знает, что он читает, получает краткий обзор того, что охватывает документ, а затем имеет оглавление с изложением каждого шаг, чтобы они могли сразу перейти к наиболее актуальному.

Подобная организация не только поможет вашим пользователям быстрее находить информацию, но и даст вам знать, есть ли у вас вся информация, необходимая для обеспечения согласованности вашего контента.

Создайте простую, логичную структуру навигации

Ваш проект в целом также должен быть организован таким образом, чтобы он имел смысл и мог быть быстро проанализирован. Каковы основные темы, которые люди будут искать? По каждому из них, какие конкретные вопросы или документы они будут искать?

Иерархия здесь невероятно важна, поэтому вики Planio позволяет вам определять собственную структуру и создавать отношения родитель-потомок.Вот как это может выглядеть:

Обратите внимание, что каждая основная категория имеет соответствующие подкатегории, а затем конкретные вопросы? Таким образом, найти нужную информацию будет легко и быстро. Больше никаких бесцельных щелчков и поиска.

Шаг 3: Создайте контент

Хорошо! Имея план документации и структуру , пришло время серьезно заняться созданием технической документации.

Как и в любом письменном проекте, самый простой способ создать техническую документацию — выполнить несколько шагов, а не пытаться сразу же погрузиться и начать писать.Вот самый простой способ убедиться, что то, что вы создаете, полезно, ценно и ясно:

Начните с черновика

Используя информацию в вашем плане документации, вы можете начать набрасывать общий план для каждого из темы, которые вы будете освещать. Это отличное место, чтобы найти пробелы в вашем планировании и исследованиях, поскольку они станут до боли очевидными, когда вы начнете создавать план.

После того, как вы закончите план, соберите остальную часть конкретного контента, который вам понадобится для каждой темы, и любые вспомогательные изображения.Если вы застряли на этом пути, оставьте заполнитель или внутреннюю заметку, чтобы вернуться и заполнить ее.

Кроме того, если вы пишете «как сделать» или справочное руководство, вы должны следить за ним и делать самопроверку, чтобы убедиться, что все, что вы пишете, может быть сделано. Всегда помните, что ваша техническая документация имеет номер для пользователя . Если они не могут легко перемещаться, читать и использовать то, что вы создаете, это бесполезно.

Несколько простых советов по грамотному письму:

Писать дается не каждому.Особенно, когда тема плотная, техническая или сложная. Но поскольку вашей конечной целью является ясность, вы должны следовать нескольким простым правилам:

  1. Пишите как человек : По возможности используйте простой и понятный язык. Мы все читали эти документы, которые звучат так, как будто Google Translate пошло не так. Если вы обнаружите, что скатываетесь к неуклюжим предложениям или сложному языку, отойдите на несколько минут. Иногда возвращение к тексту после небольшого перерыва — это все, что нужно, чтобы освежить свой разум.
  2. Помните, ваши читатели — это не вы: Золотая заповедь технического письма — не бери на себя . Вы можете подумать, что говорите откровенно, но вы должны четко осознавать уровень знаний вашей аудитории. Не думайте, что они знают хотя бы половину того, что знаете вы.
    Золотая заповедь технической письменной речи – «не умышляй». Вам может показаться, что вы говорите очевидно, но вы должны знать, на каком уровне знаний находится ваша аудитория.
  3. Пишите столько, сколько нужно, чтобы быть полезным, и ни слова больше: Короткое письмо — это хорошо.Используйте форматирование, чтобы разбить большие куски текста и сохранить четкость в центре. Как пишет технический писатель Amazon Том Джонсон: «Хороший технический писатель сокращает количество слов до нужной краткости, не будучи непонятным».
  4. Помните о силе изображений: Это еще одно клише, но изображения действительно говорят тысячу слов. По возможности визуализируйте то, что вы говорите, а не пытайтесь объяснить это.

Используйте правило 30/90, чтобы получить обратную связь

Попутно вы захотите получить обратную связь по своим техническим документам, как для внутренней проверки, чтобы убедиться, что вы не слишком усложняете, так и для обеспечения вы правильно объясняете.

Если вы не являетесь экспертом в теме, о которой пишете, рекомендуется пригласить профильного эксперта (SME) после первого и окончательного черновика для проверки. Предоставление обратной связи — это навык сам по себе. А когда дело доходит до технической документации, один из лучших способов оформить ее — это то, что Джейсон Фридман называет «обратной связью 30/90».

При 30% готовности (ваш первый черновик или набросок) вы не просите подробного отзыва или рецензирования или опечаток и грамматики, а скорее, чтобы рецензент участвовал в более широком наброске, потоке и структуре документа. документ.В то время как на 90% выполнен (ваш окончательный черновик), вы просите их тщательно изучить документацию и придираться к любым проблемам.

Построение постоянного графика проверок гарантирует, что у вас не будет неприятных сюрпризов, когда вы будете отправлять окончательную документацию.

Получите рецензирование и внесите исправления

В промежутках между рецензированием от SME вы также захотите организовать сеансы рецензирования, чтобы убедиться, что контент доступен и может использоваться вашей целевой аудиторией. Попросите заинтересованного лица проекта или кого-то вне проекта просмотреть ваши документы и найти все, что в них потеряно или запутано.

Бывает неприятно слышать, что кто-то не понимает, что вы написали. Но всегда помните, что держит пользователя в уме . Если кто-то из вашей компании заблудился, следуя вашим указаниям, у аутсайдера нет шансов.

Редактировать, редактировать и еще раз редактировать

Хорошее письмо сводится к редактированию. Имея свои отзывы и исправления, разверните свои руководства по стилю и либо отредактируйте документацию самостоятельно, либо отдайте ее техническому редактору, который может убедиться, что язык имеет логическую последовательность и непротиворечив во всем.Когда это возможно, вы должны попытаться получить второй взгляд на свой контент.

Вики Planio особенно эффективны для редактирования благодаря контролю версий, истории, ролям и разрешениям, чтобы вы и ваша команда всегда были в курсе того, кто что написал и отредактировал.

Вики Planio особенно эффективны для редактирования благодаря контролю версий, истории, ролям и разрешениям, чтобы вы и ваша команда всегда были в курсе того, кто что написал и отредактировал.

Шаг 4. Доставка и тестирование

После того, как ваша документация будет собрана и введена в эксплуатацию, пришло время получить отзывы о ней из реальной жизни.К сожалению, этот шаг часто пропускается при разработке технической документации (поскольку у большинства компаний нет времени и ресурсов или они считают, что это того не стоит). Но, как мы уже неоднократно говорили в этом руководстве, вся техническая документация касается пользователя. Если это не работает для них, это провал.

Начните с простой проверки безопасности . Это означает просмотр любых документов, указаний или вариантов использования, которые потенциально могут нанести вред чьему-либо компьютеру, если они будут выполнены неправильно.Это может означать разглашение личных данных, удаление важной информации и т.  д. Вы узнаете лучше, основываясь на своем продукте.

В рамках проверки безопасности обязательно повторите разделы, посвященные основным функциям и разъяснениям терминов, поскольку они составляют основу ваших документов и должны быть точными.

Далее выполните аудит навигации . Помните, что структура вашего документа является ключевой. Если пользователи не могут легко их обойти, они так же бесполезны. Проверьте наличие неработающих ссылок и убедитесь, что элементы навигации работают и очевидны (если у вас их нет, вы, вероятно, захотите их добавить).

И, наконец, проверка удобства использования/UX . Пользователи теряются или путаются? Получают ли они ответы, которые искали (или думали, что получают, основываясь на заголовках или навигации?). Опыт пользователя сводится к большему, чем просто то, что вы написали. Потратьте время на работу со сторонними тестировщиками, чтобы убедиться, что когда реальные пользователи приходят к вашим документам, они уходят довольными.

Шаг 5. Создайте график обслуживания и обновления

Теперь вы готовы представить свою документацию миру.Но если вы думаете, что ваша работа закончена, подумайте еще раз.

Техническая документация — это живой контент, который необходимо пересматривать и обновлять с помощью новых выпусков продуктов или обновлений. В рамках вашей работы вам необходимо составить график регулярного обслуживания (снова пройти этапы тестирования) и обновлений.

Техническая документация — это живой контент, который необходимо пересматривать и обновлять с помощью новых выпусков продуктов или обновлений.

4 дополнительных качества отличной технической документации

Если это еще не ясно, единственное, чем должна обладать ваша техническая документация , — это ясность.Простота использования — ваш главный приоритет. Но это не ваш единственный. При составлении технической документации стремитесь к этим 4 другим качествам:

  1. Эффективность разработки и использования: Дублированный контент, неорганизованные структуры и нечеткие процессы могут убить техническую документацию. Используйте такой инструмент, как Planio wiki , чтобы поддерживать упорядоченность и эффективность контента.
  2. Актуальная информация: Нет смысла давать пользователям неверную информацию или показывать им устаревшие скриншоты, которые не похожи на то, с чем они имеют дело.Держите свою техническую документацию в актуальном состоянии.
  3. Последовательный дизайн и структура: Каждый раз, когда вы вступаете в контакт со своими пользователями, это время для создания вашего бренда. Придерживайтесь своего дизайна, стиля и тона во всей онлайн-документации.
  4. Доступно везде : Мобильные устройства захватывают мир. Ваша техническая документация, как и остальная часть вашего веб-сайта или приложения, должна быть адаптивной и обеспечивать удобство работы пользователей на всех устройствах.

Техническая документация может помочь или разочаровать — выбор за вами

Легко преуменьшить роль технической документации в успехе вашей компании. Но правда в том, что чем проще пользователю найти информацию, необходимую ему для использования вашего продукта, тем больше он получит от него удовольствие, останется верным вашему бренду и порекомендует вас другим людям.

Техническая документация — это больше, чем просто еще одна задача, которую нужно вычеркнуть из списка.Это важная часть поддержки людей, которые поддерживают вас. Так что найдите время, чтобы следовать этому руководству, создать четкую и точную структуру и написать контент, который превратит ваших пользователей в супергероев продукта.

Напишите свою собственную техническую документацию, используя наш шаблон!

Мы подготовили бесплатный шаблон, который поможет вам написать собственную техническую документацию. Загрузите его сейчас, чтобы начать писать самостоятельно.

Технический писатель — Документация — StorPool Storage

Вы ищете новый вызов? Почему бы не стать частью истории успеха StorPool — мирового технологического лидера на рынке хранения данных, основанного в Болгарии?

Мы считаем, что ведущая компания — это продукт выдающихся людей. Для развития бизнеса мы ищем технического писателя, который будет создавать высококачественную документацию, которая будет способствовать общему успеху нашего продукта. Вы присоединитесь к команде талантливых инженеров и будете работать вместе с разработчиками, инженерами по качеству, менеджерами по продуктам и экспертами по удобству использования, чтобы сделать наши продукты более удобными в использовании.

Ваши обязанности:

  • Работа с внутренними командами для получения глубокого понимания продукта и требований к документации;
  • Создание высококачественной документации, подходящей для целевой технической аудитории;
  • Помощь в написании простого для понимания текста пользовательского интерфейса и руководств для разработчиков;
  • Создание руководств, помогающих конечным пользователям использовать программное обеспечение и устранять неполадки;
  • Анализ и уточнение существующего контента;
  • Создание и поддержка структуры документации.

Требования:

  • Подтвержденный опыт работы в технической документации программного обеспечения;
  • Умение предоставлять высококачественную документацию с вниманием к деталям;
  • Способность схватывать сложные технические концепции и делать их легко понятными в тексте и изображениях;
  • Отличные письменные навыки английского языка.

Дополнительный кредит:

  • Формальное образование в области компьютерных наук или его эквивалент;
  • Опыт использования интерфейсов командной строки;
  • Опыт работы с git и реструктурированным текстом является большим плюсом.

Почему стоит присоединиться к нам:

  • Присоединяйтесь к одной из немногих болгарских ИТ-компаний, которые создают свой продукт и зарекомендовали себя на мировом рынке;
  • Интересная и сложная работа;
  • Исключительный потенциал для роста и личного развития;
  • Дружелюбная рабочая среда;
  • Никакой бюрократии и корпоративной политики;
  • Гибкий график работы;
  • Корпоративный ноутбук;
  • Дополнительное медицинское страхование с стоматологическим покрытием;
  • Мультиспортивная карта;
  • Спонсируемые компанией инициативы по профессиональному/личному развитию;
  • Программа направления сотрудников.

 

О StorPool:

StorPool — компания, основанная в Болгарии, которая меняет глобальный рынок корпоративных систем хранения данных. Компании, создающие общедоступные/частные облака, сегодня используют устаревшие технологии хранения для хранения своих данных. Мы считаем, что хранение данных должно быть проще и эффективнее. Наша миссия — сделать хранение данных лучше, разработав новое программное обеспечение для хранения данных и развернув его в облачных компаниях по всему миру.

Вы можете принять вызов, подав заявку на [email protected] .

Все кандидаты пройдут тест. Только кандидаты, прошедшие тест, будут приглашены на собеседование.

Юридическая информация. Предоставленная личная информация не будет передана третьим лицам и будет использоваться только в целях найма StorPool Storage.

Системы хранения документов: изменение парадигмы документирования

Одной из наиболее важных особенностей любой DMS, используемой в медицинских учреждениях, является то, что она соответствует требованиям HIPAA в каждой точке взаимодействия

Медицинские записи стали более доступными и доступны в большем количестве форматов, чем когда-либо прежде, от приложений для смартфонов до PDF-файлов, автоматически доставляемых пациентам. Кажется, что мы слышим о смене парадигмы в здравоохранении каждую неделю, но это описание едва затрагивает поверхность информационных технологий, происходящих в кабинетах врачей.

Стремясь сделать работу с пациентами более приятной и добиться лучших результатов — все чаще государственные платежи за услуги привязываются к доказанной медицинской эффективности — врачи и больницы внедряют программное обеспечение для автоматизации и управления документами. Это создает удобную электронную медицинскую карту (EMR), которая может сопровождать пациентов на каждом приеме и предотвращать многие распространенные ошибки или опасности в медицинском обслуживании.

Что такое смена медицинской парадигмы?

Смена парадигмы имеет особое значение, когда речь идет о лечении. Сегодня изменение парадигмы в моделях здравоохранения, в частности, означает, что старые практики и методы систематически заменяются в большинстве случаев медицинского обслуживания.

Технологии находятся в авангарде этого сдвига, потому что врачи, медсестры и другие практикующие врачи могут использовать новые диагностические инструменты для обычных посещений и специализированных диагнозов.Новые инструменты выводят свои результаты в цифровом формате и могут взаимодействовать друг с другом с помощью цифровых технологий, помогая врачам предотвращать пугающие ситуации, такие как назначение лекарств, которые могут нанести вред существующему рецепту.

Повышение безопасности и доступности

Сегодняшняя смена парадигмы медицины касается моделей здравоохранения, основанных на новых информационных технологиях, таких как программное обеспечение для управления документами и традиционное офисное программное обеспечение.

Распространенные платформы, такие как Microsoft Outlook, выходят за пределы стойки регистрации и проникают прямо в офис или кабинет для экзаменов.Например, врачи используют это и другое программное обеспечение для быстрой записи на прием к специалистам по мере необходимости.

Информационные технологии здравоохранения (HIT)

теперь должны работать с традиционными ИТ, а новые услуги обеспечивают значительную поддержку с точки зрения безопасности и доступности. Лучшие предложения HIT даже поддерживают операции перетаскивания между службами отслеживания ухода и традиционным программным обеспечением для встреч или напоминаний.

Работа с известными платформами поможет пациенту почувствовать больше контакта со своим врачом и избавит его от страха перед приемом.Он также может улучшить работу персонала, медсестер и врачей за счет сокращения количества новых услуг и платформ, которые им приходится осваивать по мере изменения моделей здравоохранения.

Изменения

HIT также помогут врачам принять многие вещи, которые хотят пациенты. Сюда входят новые модели ухода, как описано в новом отчете PwC, где:

• 42 процента врачей говорят, что им удобно полагаться на тестирование на дому для некоторых рецептов.
• 50 % опрошенных говорят, что телемедицинские визиты могут заменить некоторые визиты в офис.
• 65 % клиницистов готовы выписывать приложения, помогающие лечить хронические заболевания.
• 79 % считают, что использование мобильных устройств может улучшить качество обслуживания.
• 50 % пациентов говорят, что мобильные устройства и приложения могут улучшить их лечение.

Здравоохранению нужен живой документ

Стареющему населению Америки требуется больше медицинской помощи в большем количестве сценариев ухода, чем раньше, и живые документы могут помочь решить эту проблему.

Живой документ в эпоху цифровых технологий — это документ, который должен расти по мере роста проблем пациентов, лекарств и успехов.Когда пожилой человек переезжает из дома в центр престарелых, он чаще оказывается под присмотром новых медсестер и врачей. Это означает, что больше людей обеспечивают уход и больше людей, которые могут заметить, что работает, а что нет. Модель здравоохранения, которую они используют, растет, и их EMR тоже должна расти.

При каждом посещении врача, приеме лекарств или медицинском осмотре в палате требуется оформление документов — много документов. Дублирование материалов, упущенная информация и то, что кто-то записывает описание своих услуг в конце долгого дня, — все это может привести к ошибкам.Оцифровка этого процесса может помочь решить все эти проблемы.

Программное обеспечение для управления документооборотом (DMS)

позволяет каждому предприятию обмениваться самым последним набором информации и сократить потребность в создании большого количества документов. Устранение беспорядка облегчает работу практикующего врача, а использование DMS, которое выделяет сценарии лечения или изменения, может улучшить медицинское обслуживание пациента. Врачи не только получают все необходимые им файлы, как только они им нужны, но и уход за ними легче отслеживать даже в ситуациях, когда пациент не может отстаивать свои интересы.

Одной из наиболее важных особенностей любой DMS, используемой в медицинских учреждениях, является то, что она соответствует требованиям HIPAA в каждой точке взаимодействия. Это означает использование системы, которая управляет уходом за пациентами, завещаниями, DNR, записями о лекарствах, счетами, заметками персонала и многим другим в безопасной среде. Модели здравоохранения включают новых врачей и цифровые услуги, такие как отслеживание диеты, поэтому соблюдение требований HIPAA становится все более сложным и важным.

Выберите услугу, которая не только улучшит уход за пациентами и их опыт, но и гарантирует, что вы сделаете это законно, безопасно и экономично.

Джесси Вуд — генеральный директор поставщика программного обеспечения для управления документами eFileCabinet.

3 Преимущества технической документации для бизнеса

Преимущества технической документации от Эндрю Сусаи

Сколько раз вам требовалась жизненно важная техническая информация для решения проблемы только для того, чтобы обнаружить, что эксперт, обладающий знаниями, с тех пор перешел в другую организацию? Или, возможно, вы планируете сложный интеграционный проект. Предложение требует согласия руководства, а также понимания всех частей и того, как их соединить вместе. Техническая документация жизненно важна в таких ситуациях.

Многие организации обладают внушительным объемом знаний, хранящихся в мозгах дюжины или около того специалистов. Без чего-либо на бумаге трудно собрать все воедино и применить эти знания на практике.

Подробная техническая документация обеспечивает существенные преимущества для бизнеса на нескольких уровнях.Четкая картина среды упрощает решение проблем. Он также позволяет руководителям принимать важные бизнес-решения и предоставляет карту для текущих и будущих проектов.

Эффективное разрешение проблем

В любой технической среде время от времени возникают проблемы. Полная техническая документация предлагает несколько преимуществ, помогающих ускорить решение проблемы. Например:

  • Пошаговые процедуры, предпринятые для решения аналогичных проблем в прошлом, позволяют новым членам команды решать проблемы, используя знания предыдущего опыта.
  • Часто задаваемые вопросы и документы по устранению неполадок содержат ответы на распространенные вопросы и способы обхода известных проблем.
  • Планы тестирования измеряют эффективность решений и выделяют множество ошибок до взаимодействия с пользователем.
  • Карта точек интеграции между подключенными системами позволяет техническим специалистам быстро выявлять проблемные области.

Благодаря доступной эффективной документации конечные пользователи могут самостоятельно выполнять первоначальное устранение неполадок. Для более сложных вопросов доступ к подробным спецификациям и процедурам означает, что технические специалисты больше не зависят от наличия одного эксперта.

Лучшие решения

Для принятия обоснованных стратегических решений администрации необходима подробная картина текущей среды и способов передачи информации внутри организации. Например, миграция в облако может быть болезненной без надлежащего планирования. Какие элементы следует перенести в облако, а какие оставить локальными? Сколько данных задействовано? Где он находится в настоящее время?

Техническая документация

содержит карту потока данных в текущей среде, а также предлагаемую миграцию.Обладая этой информацией, руководители могут принимать ключевые решения о финансировании и порядке миграции. Они знают, какие вопросы задавать, и могут предвидеть проблемные моменты, которые необходимо решить.

После завершения проекта сводная документация по проекту может включать приоритетный список дополнительных проектов, включая необходимые обновления. Это помогает информировать прогнозы бюджета.

Экономьте время и деньги на проектах

В дополнение к карте технической среды документация проектов от начала до конца предоставляет организации дорожную карту для будущих проектов.Воспоминания исчезают, а ключевые игроки приходят и уходят. Подробная документация процесса значительно снижает необходимость изобретать велосипед для каждого нового проекта.

Например, представьте округ, который добавляет отделение полиции в систему электронной почты округа в Office 365 . Документация по этой процедуре и любым решенным проблемам облегчит переход другого отдела на Office 365 в будущем. Организация экономит время и деньги.

Используйте преимущества технической документации

Потратьте время на разработку подробной документации по вашей технической среде.Знайте, какие у вас системы и как они интегрируются друг с другом и с внешними объектами. Разработайте пошаговые процедуры и подробные политики безопасности. Держите базу данных решенных проблем.

Время, затрачиваемое на создание и поддержку технической документации, сокращает будущие простои за счет ускорения решения проблем. Он предоставляет руководителям информацию, необходимую для принятия финансово обоснованных оперативных решений. Кроме того, подробная документация по процессу упрощает обслуживание и расширение системы в будущем.

Независимо от того, планируете ли вы повысить производительность бизнеса с помощью облачных служб для бизнеса или вам необходимо обновить систему безопасности бизнес-системы для защиты от кибератак, техническая документация станет важным первым шагом.

Эндрю Соосай помогает бизнес-клиентам в Messaging Architects (ранее Netmail, а теперь является подразделением eMazzanti Technologies) в течение последних девяти лет. В качестве старшего технического консультанта он в основном работает в группах реализации проектов.Ему нравится работать в различных средах, и ему нравится помогать клиентам пользоваться преимуществами перехода на новые, более применимые системы.

Скачать статью в формате PDF

Модуль управления складом (WMS) — Техническая документация

https://docs.erp.net/tech/modules/logistics/wms/index.html

Модуль управления складом следует концепциям систем управления складом (WMS). Основной целью внедрения WMS является оптимизация эффективности складских операций на управляемых складах .

Управляемые склады  являются физическими складами. которым удалось управлять. Они существуют вне существующих определений Store. Концепция «Магазины» используется для управления уровнями запасов и записями главной книги (бухгалтерского учета). Управляемые склады — это подуровень, который используется для управления всеми складскими операциями, включая:

  • Комплектование
  • Размещение
  • Подсчет
  • Упаковка/распаковка
  • Проверка
  • Взаимодействие роботов 3 и т. д.

Один управляемый склад может инкапсулировать хранение и операции нескольких юридических лиц (корпоративных компаний). В то время как существующая концепция «Магазин» строго привязана к предприятию, на складе могут размещаться товары нескольких организаций. Его можно использовать даже для хранения товаров сторонних компаний.

Наиболее важной частью достижения операционной эффективности является правильная организация расположения складов. Оптимизация макета выходит за рамки этого документа.

Управляемые склады организованы с использованием Зон и Местоположений . Зоны являются подразделением склада.

Зоны используются для удовлетворения различных потребностей в хранении, таких как различные температурные требования или скорость оборота продуктов.

Зоны далее делятся на Места . У мест есть название (например, #1-8-20), которое используется для их уникальной идентификации.

Используйте Управление складом для повышения эффективности за счет автоматизации маршрутизации склада и определения мест хранения ваших продуктов.

Двумя основными документами WMS являются:

  • Складские заявки (W.R.) 
    Они содержат внешний запрос на складскую операцию (обычно входящий/исходящий).
  • Складские заказы (W.O.)
    Они представляют собой внутренний план выполнения W.R. Они содержат маршруты, местоположения, работников и т. д.

Основной поток операций WMS следующий:

Шаги, отмеченные скобками на схеме, следующие:

  1. Внешний модуль/отдел создает W.Р. исходя из своих потребностей.
  2. Внутри WMS команда разрабатывает план выполнения и сохраняет его как W.O. В лучшем случае создание WO полностью автоматизировано.
  3. Рабочие используют свои портативные устройства для выполнения заказа. Каждый шаг записывается и как Складская транзакция, и как Выполнение складского заказа.
  4. После полного выполнения заказа на поставку обновляется выполнение складской заявки.
  5. После полного выполнения WR внешний модуль/отдел обновляет свое состояние выполнения.

Как правило, управляемые складские операции выполняются с использованием портативных устройств, которые используются для сканирования штрих-кодов, тегов NFC и т. д.

Выбор системы управления документами

  • Программное обеспечение для управления документами помогает систематизировать ваши цифровые записи и позволяет командам вносить изменения на лету.
  • Разрешения пользователей позволяют определенным пользователям просматривать или редактировать документы в зависимости от их роли в вашей организации.
  • Программное обеспечение для управления документами поставляется в локальных и облачных системах; вы можете выбрать ту реализацию, которая подходит для вашего бизнеса.
  • Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, которые хотят упорядочить свои цифровые документы для быстрого доступа и редактирования.

Времена хранения бумаги прошли. Хорошая система управления документами необходима любому малому бизнесу. Вы можете настроить свой бизнес на успех, храня важную документацию в цифровом виде и надежно.

Но с чего начать при выборе системы управления документами? В конце концов, это многолюдное поле с множеством разных продавцов.Это руководство поможет вам понять основы систем управления документами и предоставит дорожную карту для процесса закупок. Если вам нужен надежный окончательный список, вы всегда можете ознакомиться с лучшим выбором Business News Daily для программного обеспечения для управления документами.

Что такое система управления документами?

Системы управления документами представляют собой электронные картотеки, которые ваша организация может использовать в качестве основы для систематизации всех цифровых и бумажных документов.Любые печатные копии документов можно просто загрузить прямо в систему управления документами с помощью сканера. Часто системы управления документами позволяют пользователям вводить метаданные и теги, которые можно использовать для организации всех сохраненных файлов.

Большинство программных систем управления документами имеют встроенную поисковую систему, которая позволяет пользователям быстро перемещаться даже по самым обширным библиотекам документов для доступа к соответствующему файлу. Храните конфиденциальные документы? Не беспокойтесь — в большинстве систем управления документами есть настройки разрешений, гарантирующие, что только соответствующий персонал может получить доступ к привилегированной информации.

Выбор правильной системы управления документами начинается с точной оценки потребностей вашей организации. Основной выбор, который вам придется сделать сразу же, — выбрать локальное или облачное решение. Каждый тип системы предлагает одинаковую функциональность, но есть несколько ключевых отличий в способах обслуживания и хранения данных.

 

Примечание редактора: Ищете систему управления документами для своего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы получить дополнительную информацию от наших партнеров-поставщиков:

Типы систем управления документами

При выборе системы управления документами у вас будет выбор между локальным и облачным программным обеспечением.Итак, что выбрать?

Локальные системы управления документами

Локальное решение требует от вас использования собственных серверов и хранилища, а это означает, что вам необходимо самостоятельно выполнять техническое обслуживание. Вы также будете нести ответственность за безопасность всех своих данных, поэтому важно сделать их резервную копию. Этот вариант обычно имеет смысл для крупных компаний с выделенными ИТ-ресурсами из-за более высоких технических требований, но он также дает вам прямой контроль над вашей собственной системой. Техническая поддержка и обновления программного обеспечения от поставщика обычно зависят от того, постоянно ли вы продлеваете годовой пакет подписки.

  • Плюсы: Самым большим преимуществом автономной системы управления документами является то, что вы всегда контролируете свою систему и не полагаетесь ни на кого другого, чтобы поддерживать ее в рабочем состоянии. Вы также не зависите от Интернета. Если ваше интернет-соединение прервется, у вас все еще будет доступ ко всем вашим документам.
  • Минусы: Недостатком являются большие первоначальные затраты, а также дополнительные ежегодные расходы на обновления программного обеспечения.Кроме того, вы должны убедиться, что у вас есть надлежащая система резервного копирования, поскольку ваши файлы не сохраняются автоматически в облаке. Еще один возможный недостаток заключается в том, что не все автономные системы работают как с компьютерами Windows, так и с Mac; многие совместимы только с одним или другим.

Облачные системы управления документами

Облачное программное обеспечение размещается у вашего провайдера и доступно для вашей организации через Интернет. Как правило, облачные решения взимают ежемесячную или ежегодную плату, которая включает в себя все обслуживание и обновления программного обеспечения.В зависимости от выбранной вами системы и требуемых функций цены на облачные системы могут варьироваться от нескольких долларов до более чем 100 долларов США на пользователя в месяц.

  • Плюсы: Самые большие преимущества заключаются в том, что вам не нужна ИТ-команда для установки программного обеспечения и обеспечения его правильной работы, а также отсутствуют какие-либо большие первоначальные затраты. Вы также можете подключиться к этим системам из любого места, где есть доступ в Интернет, и вам не нужно создавать резервные копии ваших файлов, поскольку они автоматически сохраняются в облаке.
  • Минусы: Вы зависите от своего провайдера, который должен поддерживать работоспособность системы. Если у вашего провайдера есть проблема с его центром обработки данных, он может помешать вам получить доступ к вашим файлам, пока ситуация не будет решена. Кроме того, если ваше подключение к Интернету прервется, вы не сможете получить доступ к своим файлам. Облачные решения также обычно имеют ограничения на объем хранилища.

Возможности системы управления документами

Вот некоторые из наиболее важных функций управления документами:

  • Хранение документов: Самая основная и важная функция системы управления документами — надежное хранение документов вашей компании в удобном для поиска месте. способ.
  • Поиск по ключевому слову: Хорошая система управления документами имеет возможность широкого поиска по ключевым словам, поэтому вы можете легко получить доступ к любому документу на основе определенных ключевых слов. Некоторые системы включают метаданные и теги, облегчающие поиск документа или группы документов. Например, пометка всех ваших счетов-фактур как «счет-фактура» упрощает просмотр всех документов этого типа с помощью простого поиска.
  • Разрешенный доступ к определенным документам: Создавая многоуровневые разрешения, вы можете предоставить определенным сотрудникам доступ к определенным документам и запретить всем остальным просматривать или редактировать их.
  • Инструменты контроля доступа к документам: Эти инструменты позволяют отслеживать, кто в вашей компании получает доступ к каким документам. Это важная функция безопасности для владельцев малого бизнеса, позволяющая обеспечить безопасность их конфиденциальных документов.
  • История редактирования и восстановления документов: Система управления документами должна иметь историю редактирования и параметры восстановления, чтобы вы могли видеть, кто редактирует документы. Управление версиями позволяет вызывать старые версии документов, которые были отредактированы, и точно видеть, какие изменения были внесены в какое время и какими пользователями.
  • Автоматическое удаление устаревших документов: Системы управления документами поставляются с регуляторами для автоматического сохранения и удаления, чтобы освободить место для хранения.
  • Доступ с мобильного устройства: Вы должны иметь доступ к документации вашей компании через мобильное устройство. Возможности мобильного управления документами должны включать просмотр, редактирование и совместное использование документов.

Преимущества использования системы управления документами

Существует несколько преимуществ использования системы управления документами.В целом, он должен быть простым и эффективным, позволять вам более эффективно вести свой бизнес и облегчать вашу жизнь.

  • Сэкономленное время: Используя систему управления документами, вы можете посвятить время, которое вы раньше тратили на организацию и управление документами, более важным частям вашего бизнеса.
  • Безопасность: Кибербезопасность сейчас важнее, чем когда-либо. Создавая резервные копии документов в зашифрованном облаке или на безопасном локальном сервере, вы можете защитить важную и конфиденциальную информацию и протоколы компании.
  • Масштабирование: По мере роста вашего бизнеса увеличивается и объем хранилища и функций для управления документами. Одним из основных преимуществ программного обеспечения для управления документами является его способность увеличивать и уменьшать масштаб в соответствии с постоянно меняющимися потребностями вашего бизнеса.
  • Простое управление документами: Поиск по ключевым словам позволяет быстро и легко находить важную информацию о вашей компании. Прошли те времена, когда нужно было рыться в картотеках в поисках нужной информации; Системы управления документами позволяют более эффективно получать доступ к любому документу.
  • Сотрудничество: Работа в команде — основа любого успешного бизнеса. Программное обеспечение для управления документами может улучшить совместную работу, позволяя нескольким людям работать над одним и тем же файлом одновременно, отслеживая, кто какие изменения вносит, и сохраняя ваш доступ к более старым версиям документа.

Стоимость системы управления документами

Цены на системы управления документами во многом зависят от того, с какой компанией вы работаете и на какой тип услуги вы подписываетесь.Двумя основными типами программного обеспечения системы управления документами являются облачное и локальное хранилище.

Локальное хранилище значительно дороже облачного хранилища. Структура ценообразования обычно представляет собой единовременную плату за установку, а затем абонентскую плату за услуги. Эти сборы обычно в среднем составляют около 1000 долларов за пользователя. Годовая абонентская плата обычно составляет 20% от первоначальной стоимости установки.

Облачные системы управления имеют более привычную структуру тарифов на подписку. Вы платите абонентскую плату в размере от 30 до 250 долларов в месяц, в зависимости от типа услуг, на которые вы подписываетесь.

На что обращать внимание в системе управления документами

При выборе системы управления документами следует обращать внимание на несколько ключевых функций. Подробно обсудите свои потребности с торговыми представителями, с которыми вы свяжетесь, и обязательно получите технические спецификации и цены в письменном виде. Мы рекомендуем убедиться, что любая система управления документами, которую вы рассматриваете, имеет следующее:

  • Простая файловая структура: Система должна иметь удобную в использовании файловую структуру, которая имеет смысл для пользователей, например, подход «шкаф-ящик-папка». .
  • Поиск: Вам нужен широкий набор опций для быстрого поиска файлов. Вы должны иметь возможность искать не только по имени файла, но и по содержимому, дате последнего изменения, типу файла и т. д.
  • Простота использования: Система должна быть проста в использовании для сотрудников. Если это слишком сложно, вы не получите полной поддержки со стороны своих сотрудников, что нарушит вашу повседневную деятельность и приведет к путанице.
  • Мобильный доступ: Вам нужна система управления документами, всегда доступная через смартфоны и планшеты, позволяющая просматривать, редактировать и обмениваться файлами из любого места.
  • Интеграция: Система должна легко интегрироваться с программами, которые вы уже используете, такими как ваш почтовый клиент и программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами. Спросите об открытых API (которые позволяют добавлять собственные интеграции) при обсуждении любого решения с торговым представителем.
  • Сканирование: Решение должно быть совместимо с широким спектром сканеров.
  • Безопасность: Система должна позволять вам ограничивать доступ к определенным папкам и файлам. Вы должны иметь возможность устанавливать права доступа для каждого сотрудника.

Часто задаваемые вопросы по системе управления документами

Системы управления документами могут быть разросшимися и сложными. Если вы все еще не знаете, с чего начать, рассмотрите эти ответы на часто задаваемые вопросы.

Являются ли системы управления документами ценными только для крупных организаций, или они могут принести пользу и малым предприятиям?

Несмотря на то, что у них может не быть такого большого количества файлов, как у крупных организаций, малые предприятия все же могут извлечь выгоду из систем управления документами, особенно тех, которые имеют дело с большим количеством документов или создают много контента.

Я часто вижу ссылки на системы управления документами, программное обеспечение для управления документами и решения для управления документами. Каковы различия?

Несмотря на разные названия, все они выполняют одни и те же задачи. Термины могут использоваться взаимозаменяемо для описания одних и тех же платформ.

В чем разница между облачным хранилищем и облачными системами управления документами?

Облачное хранилище служит просто местом для хранения документов в облаке. Облачные системы управления документами — это гораздо более надежные решения, помогающие предприятиям управлять своими важными документами.

Как вы храните документы в системе?

Существует несколько способов добавления файлов. Вы можете загружать их со своего компьютера, импортировать из интегрированного решения или сканировать бумажные документы прямо в систему.

Как найти документы в системе после того, как они подшиты?

Эти системы предлагают множество способов быстрого поиска документов, включая поиск по названию файла, имени автора и времени его добавления в систему. Многие из этих решений также позволяют выполнять поиск содержимого в каждом файле или по типу файла.Точно так же вы можете добавлять метаданные и теги к каждому документу, чтобы облегчить поиск.

Работают ли системы управления документами с другими программами, которые я уже использую?

Большинство систем имеют интеграцию с Microsoft Office, Salesforce, DocuSign, QuickBooks и некоторыми другими популярными программами. Некоторые из них также включают в себя интерфейс прикладного программирования (API), который позволяет осуществлять индивидуальную интеграцию.

Помимо повышения организованности, могут ли системы управления документами помочь вам выполнять работу другими способами?

Да, и один из способов — это инструменты рабочего процесса, которые помогают предприятиям отслеживать выполнение заданий и проектов и включены в некоторые системы.Эти инструменты уведомляют сотрудников, когда им пора работать над определенными заданиями, и помогают гарантировать, что задачи никогда не потеряются в папке «Входящие» сотрудника. Кроме того, инструменты управления версиями позволяют пользователям просматривать изменения и совместно работать над ними в режиме реального времени, как и в Документах Google. Функция управления версиями отслеживает изменения с течением времени и позволяет пользователям при необходимости вызывать более старые версии документов.

Имеют ли системы управления документами доступ ко всем файлам для всех пользователей?

Большинство систем управления документами имеют ограничения безопасности, которые могут контролировать, какие сотрудники имеют доступ к тем или иным файлам.Это гарантирует, что сотрудники видят только те документы, которые им нужны. Например, вы можете настроить контракты с персоналом так, чтобы они были доступны только для сотрудников отдела кадров, а не для всех сотрудников организации.

Что произойдет, если в моем бизнесе произойдет бедствие? Файлы и документы, хранящиеся в системе, потеряны навсегда?

Большим преимуществом облачных решений является то, что ваши данные безопасно хранятся вне офиса. Однако локальные решения часто полагаются на ваши собственные серверы и хранилище, поэтому важно создавать резервные копии всех ваших данных при использовании локального сервера.

Мэтт Д’Анджело внес свой вклад в исследование, отчетность и написание этой статьи.

Готовы выбрать систему управления документами? Вот разбивка нашего полного охвата:

Примечание редактора: Ищете систему управления документами для вашего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы получить дополнительную информацию от наших партнеров-поставщиков:

 

Как стандартизировать проектную документацию в SharePoint

6 ключевых проектных документов

В зависимости от характера вашего проекта и местных рекомендаций существует множество типов проектная документация для рассмотрения.Ниже приведен рекомендуемый список необходимых документов для вашего проекта.

 

1. Экономическое обоснование

Этот документ является частью этапа инициации и используется для утверждения проекта.

 

2. Устав проекта

Устав проекта — самый важный документ для любого руководителя проекта. Этот документ является источником официального одобрения проекта и поддерживает ваши полномочия как менеджера проекта. Проще говоря, без него проект существовать не может!

 

3.Заявление о проекте

Созданное на этапе планирования описание проекта или техническое задание объясняет, как ваша команда будет выполнять требования, изложенные в уставе проекта.

Определяя, что входит в проект, а что нет, отчет является важным способом управления содержанием проекта.

 

4. План коммуникаций проекта

В плане коммуникаций объясняется, кто, какую информацию должен получать, когда и в каком формате, например, еженедельная встреча со спонсором проекта.

 

5. Реестр рисков

Этот документ должен содержать сведения о владельцах рисков и задач.

 

6. Извлеченные уроки

Во время вскрытия и закрытия проекта документируйте извлеченные уроки, чтобы помочь улучшить внутренние процессы и будущие проекты.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.