Как написать на сотрудника докладную: Образцы докладной записки. Докладная записка на сотрудника

Докладная записка 2021: образец и пример написания

Докладная записка — это документально зафиксированная информация о том, что сотрудник не выполнил или выполнил не так, как нужно, свои должностные обязанности. Также в записке обычно предлагаются меры, которые необходимо применить руководству по отношению к нерадивому работнику.

Итак, вы руководитель среднего звена на опять-таки среднем производственном предприятии — скажем, начальник цеха. В вашем подчинении 40 работников цеха. В меру профессиональных, но каждый со своими бедами, проблемами и интересами. Когда и в каких случаях вам нужно писать на них докладные записки? Сейчас разберемся!

Как пишется докладная записка на сотрудника: образец

Докладная записка: образец (незаполненный) выглядит так:

Как написать докладную о нарушении трудовой дисциплины

Как известно, каждый, кто устраивается на работу, читает и подписывает должностную инструкцию. Если в процессе работы он не выполняет указанные в инструкции функции либо выполняет их не так, как надо, то это повод наказать его. Это может быть все что угодно: регулярные опоздания, прогул, неправильно оформленные документы…

Любые действия, которые влекут за собой убытки, — наказуемы. Вы, как непосредственный руководитель, можете решить эти проблемы путем предупреждений или бесед. Но если разговоры не действуют, то сотрудника нужно наказывать. Главное, делать это по закону.

Как утверждают многие, докладная записка о нарушении трудовой дисциплины может служить лучшим средством для борьбы с опозданиями.

Но как? Ведь все решения о дисциплинарных взысканиях в компании принимает только ее высшее руководство. Именно для того, чтобы уведомить начальство о проступке сотрудника, и пишется докладная записка, адресованная, допустим, генеральному директору фирмы.

Кстати, докладную может написать не только вышестоящее лицо, но и любой сотрудник. Однако внутренние документы ряда фирм предусматривают строгий порядок подачи жалоб. Согласно ему, рядовой сотрудник обязан не писать докладную, а пожаловаться непосредственному начальству.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

Как пишется докладная? Специального формата этого документа в российском Трудовом кодексе нет. Однако в каждой организации могут быть внутренние документы, среди которых имеются и утвержденные шаблоны докладных. Писать ее можно и на компьютере, и от руки. Общие же правила составления официальных документов диктуют следующую форму написания. Докладная на сотрудника, вернее, ее схема, выглядит так.

1. Правый верхний угол: кому адресовано письмо (должность и Ф.И.О.).
2. Ниже: от кого (должность и Ф.И.О.).
3. Ниже по центру (с соблюдением отступа): название — докладная записка.
4. Далее — основной текст послания. Здесь заявитель перечисляет перечень тех обязанностей сотрудника (со ссылкой на внутренние документы, к примеру правила внутреннего распорядка или должностную), которые он не выполнил.
5. Далее указывается, к чему привели действия сотрудника, какие последствия повлекли за собой его проступки.
6. Завершается основной текст записки предложением о дисциплинарных мерах, которые, по мнению непосредственного руководителя, необходимо применить к проштрафившемуся сотруднику, чтобы ситуацию исправить.
7. Внизу слева ставится дата написания документа.
8. Внизу справа — подпись.

При необходимости к докладной можно приложить некие доказательства вины работника, скажем фотографию рабочего стола, если он целый день не работает, а сидит в интернете. Ссылки на такие приложения делаются в основном тексте записки.

Докладная: пример написания

Например, ваш сотрудник неправильно оформил накладную на товар. В результате этого машину с продукцией, которая проехала какое-то количество километров и спалила какое-то количество бензина, представители заказчика отказались разгружать. Исправленную версию заказчик отказался принимать в электронном виде, требуя оригинал. Вам пришлось срочно переоформлять документы и отправлять курьера на легковой машине на склад заказчика.

Докладная записка: пример

---

Директору ООО «Веселушка» Иванову С.П.

от начальника производственного цеха ООО «Веселушка» Петрова И.П.

докладная записка.

Довожу до Вашего сведения, что работник производственного цеха Сидоров Л.Е. неправильно оформил накладную на поставку товара (5 тонн) для компании «Потребитель нашей продукции». В результате неправильного оформления накладной заказчик отказался выгружать товар. Чтобы исправить ситуацию, пришлось задействовать автомобиль «Жигули» для передачи исправленной накладной заказчику.

Последствиями такого халатного отношения сотрудника, выписывавшего накладную, стали простой автомобиля на складе; использование легкового автомобиля; повышенный расход ГСМ; испорченная репутация поставщика.

За халатное отношение к работе прошу объявить Сидорову Л.Е. выговор.

Дата

Подпись

---

Все, докладная готова! Что дальше? Если во внутренних документах фирмы есть указание на порядок согласования подобных документов, например их должны сначала рассмотреть и поставить резолюцию, допустим, директор по производству или служба безопасности, значит, вы, следуя указанной нормативом навигации, передаете документ в соответствующие подразделения.

Докладная записка (образец по ГОСТУ) при плохом поведении

Если указания на порядок согласования нет, то идете с этой бумагой в приемную и отдаете секретарю, при этом он отмечает документ в списке входящих и присваивает ему номер.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей (образец)

И что делать дальше? Ничего! Только ждать последствий (а они обязательно будут, ведь на официальную бумагу, которой является докладная записка, обязательно должен быть официальный же ответ). Дисциплинарные меры воздействия обозначаются в приказе по организации. Но бывает и так, что изложенные факты потребуется проверить. Тогда приказ содержит информацию о мероприятиях, которые необходимы, чтобы подтвердить или опровергнуть указанные вами факты.

Докладная: образец о хамстве коллеге или клиенту

Об авторе статьи

Александр Борисович Букашка

Разрешите представиться: Букашка, Александр Борисович.
Коренной петербуржец.
Умею отстаивать свои права и разбираться в документообороте.

Последние публикации автора

comments powered by HyperComments

Образец докладной записки | Делопроизводство

Как составляется докладная записка? Образец вы найдете в этой статье и всю необходимую информацию по этому вопросу. Ведь на практике не редко возникает необходимость написать докладную записку.

Итак, докладная записка адресуется руководству по выбранному вопросу с изложением выводов и предложений (коммуникация по вертикали). Обычно целью ее написания является желание побудить руководителя принять некое решение. Данное решение оформляется в виде резолюции руководителя. Но иногда докладная записка может быть просто информационного характера.

Данный документ довольно близок по назначению к служебной записке и так же, как правило, является внутренним. В адрес вышестоящей организации обычно направляют служебное письмо на официальном бланке организации.

В начале докладной записки сообщают причины или факты по интересующему вопросу. Далее может последовать анализ (допускается пропустить эту часть). Завершают текст докладной записки изложением выводов и предложений.

Если докладная записка представляется руководителю организации (или его заместителю), то подписывает документ начальник структурного подразделения. На имя начальника отдела докладную записку подписывает сотрудник этого одела.

Данный документ должен включать определенный состав необходимых реквизитов. Для понимания будет проще не перечислять их здесь по ходу текста, а ознакомиться с конкретным примером докладной записки.

Образец докладной записки – пример о командировании работников на семинар

ОТДЕЛ ЭКСПЛУАТАЦИИ                                                            Директору ОАО «Кувырком»
ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ                                                     К.П. Егорькину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

16.11.2014 № 08-18/93

О командировании специалистов
на семинар

В связи с предстоящим внедрением программного комплекса «Калинда» и приглашением посетить проводимый ООО «Штепсель» семинар по эффективному использованию данного комплекса прошу командировать на семинар специалистов отдела Комарикова И.Д. и Таранда Ю.Б. в г. Воронеж с 24.11.2014 по 27.11.2014.

Начальник отдела                                                                                   О.Л. Барабанко

 

 

Докладная записка на сотрудника – образец оформления о нарушении трудовой дисциплины
ОТДЕЛ ИНФОРМАЦИОННЫХ                                                             Генеральному директору
ТЕХНОЛОГИЙ                                                                                  ООО «Беседа»

                                                                                                      И.Т. Избушкину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

09.12.2014 № 10-23/158

О нарушении трудовой дисциплины

Ставлю Вас в известность, что вчера 08.12.2014 в течение 2-х часов с 16-00 и до конца рабочего дня специалист отдела информационных технологий Фрегатов Роман Викторович отсутствовал на рабочем месте.

Оправдательных документов, свидетельствующих об уважительности причины отсутствия, Фрегатовым Р.В. не представлено.

В связи с допущенным нарушением, учитывая его повторный характер, предлагаю Фрегатову Р.В. объявить выговор.

Начальник отдела                                                                                       Е.С. Любимчикова

На основании приведенных образцов докладных записок легко теперь составить собственные примеры.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 668 комментариев

Как написать докладную записку

Докладная записка — внутренний документ, предназначенный для информирования руководства о чем-либо и побуждения к принятию решения. Как и в каких случаях составляют докладную, рассмотрим в нашей статье.

Когда пишут докладную записку

Написать докладную может любой сотрудник, не соблюдая принципа субординации. Например, руководители звеньев могут вести свою игру, о которой «высшее» начальство не знает. Поэтому даже работник низшего звена вправе доложить директору предприятия о произволе начальника отдела.

Докладную записку используют, когда нужно:

• сообщить о возникшей проблеме производственного или хозяйственного характера или чрезвычайном происшествии;
• пожаловаться на коллег;
• выразить мнение;
• предложить способы улучшения деятельности;
• отчитаться о проделанной работе;
• получить разрешение руководства.

Записка может быть не только внутренней, но и внешней. Например, если нужно поблагодарить работника сторонней фирмы.

Не стоит путать докладную записку со служебной или объяснительной. Докладная передает информацию «по вертикали» — от нижестоящего персонала к руководящему составу. Служебную используют для распространения информации между отделами, а объяснительную — для изложения работником причин нарушения правил внутреннего распорядка.

Как составить докладную записку

Форма докладной не закреплена законодательством, но важно соблюдать структуру документа. Она состоит из 3 частей:

• описание проблемы,
• мнение автора,
• возможные последствия, рекомендации и предложения.

Документ можно оформить вручную или напечатать на листе формата А4 с указанием следующих реквизитов:

• название подразделения, адресующего записку;
• Ф. И. О. получателя, его должность;
• дата составления;
• описание проблемы, ситуации;
• предложение автора;
• подпись.

Если же докладная пишется в другую организацию, это считается исходящим документом. Ему следует присвоить номер, а оформлять на фирменном бланке организации. Дополнительно указываются город и сведения об отправителе.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Узнайте, обязан ли работодатель по требованию работника выдать докладную или служебную записку о нарушении трудовой дисциплины (читать подробнее…).

Образец докладной при нарушении дисциплины

Документ будет официальным подтверждением проступка, на основании которого работника накажут.

Образец докладной о нарушении дисциплины Скачать

Образец докладной при невыполнении должностных обязанностей

Записка донесет до руководства информацию о том, что сотрудник не выполнил работу и это может привести к последствиям со стороны контрагентов или контролирующих органов.

Образец докладной о невыполнении должностных обязанностей Скачать

Образец докладной при некорректном поведении работника

Докладная сообщит о недопустимом поведении сотрудника. Можно требовать не только наказания, но и обязательства не допускать такого проступка впредь.

Образец докладной о некорректном поведении сотрудника Скачать

Что дальше?

Получив докладную, руководитель принимает решение. Свою волю он выражает резолюцией на этой же записке. Документ имеет юридическую силу и является основанием для выполнения дальнейших действий.

После того как вопрос решен, записку подшивают для хранения на 3-5 лет в книгу с приказами, заявлениями, справками, служебками или к документам, которые составлены на основании этой докладной, например, в дело о служебном расследовании.

Подводим итоги

• Докладную записку используют, когда нужно сообщить руководству о чем-либо: это может быть жалоба, информирование, предложение и др.
• Записка хранится в течение 3-5 лет в качестве основания для принятых решений.

Докладная записка об оскорблении на рабочем месте образцы

Главная > Записки > Как жаловаться на оскорблении на работе – примеры докладных записок в 2021 году

В статье разобран процесс написания докладной записки об оскорблении на рабочем месте и хамском поведении сотрудника. Предлагаем воспользоваться несколькими образцами оформления докладной о недостойном поведении персонала, примеры записок можно найти ниже.

Любимая работа – это прекрасное дополнение счастливой жизни, но не каждый день получается отработать с наслаждением, если рядом находится человек с минимальными знаниями этикета, и не важно кто это – сослуживец, начальник или клиент.

Чтобы пресечь злостного грубияна необходимо жаловаться начальству  на допущенные оскорбления и хамское поведение. На предприятии принято обращаться к руководству с предложениями, жалобами, сообщениями в письменной форме посредством докладной записки.

Зачем нужна докладная записка

Это письменный документ согласно установленной форме, излагающий суть дела и побуждающий начальство к реагированию.

Докладная Записка может составляться в несколько видов:

• Информационная – излагает суть дела, вводит руководителя в курс происходящего;
• Отчетная – предоставляется в форме отчета по итогам выполнения задания;
• Инициативная – именно она чаще всего используется для жалобы на сотрудника, после указание на факт обиды, пишется предложение о мерах наказания правонарушителя.

Докладная записка в целом может быть, как положительного характера в случае предложения отметить заслуги кого-то из работников, так и негативного с просьбой наказать виновника обиды или происшествия, сопровождавшегося оскорблениями, рукоприкладством, хамским поведением.

Также данные записки делятся на внутренние – предполагаются к подаче руководству предприятия и внешние – жалоба в вышестоящие инстанции или органы.

В роли составителя может быть кто угодно из работающих на предприятии людей и его руководства.

Особенность докладной записки в том, что она всегда предназначается вышестоящему лицу.

Оснований для составления документа может быть много, начиная от жалоб и заканчивая отчетностью, но в данном случае в роли основания выступает оскорбление на работе, хамское поведение, на чем и стоит делать акцент при составлении.

Еще образцы докладных записок:

Как составить докладную записку об оскорблении на рабочем месте

Докладная записка составляется на листе формата А4 или на заготовленном по определенной форме бланке.

Согласно понятиям делопроизводства она состоит из нескольких частей:

• Основания, подтолкнувшие к докладу, в данном случае, это хамское поведение работника;
• Анализ произошедшего оскорбления;
• Выводы;
• Предложения по разрешению ситуации.

Иногда последняя часть отсутствует, а вместо нее – требования о принятии мер.

Также записка, как и любой документ должна иметь реквизиты.

Если это внутренний документ, то необходимо указать в докладной:

• Наименование структурного подразделения, из которого был совершен доклад;
• Наименование самого документа;
• Дата формирования;
• Данные заявителя – ФИО, должность;
• Далее идет текст и заголовок «О хамстве (хамском поведении) на рабочем месте» или “Об оскорблении на работе”, в тексте необходимо конкретизировать действия обидчика и указать почему они воспринялись как обида;
• Подпись с расшифровкой.

В случае подачи бланка докладной в вышестоящие органы необходимо:

• Указать наименование организации получателя;
• Регистрационный номер;
• Населенный пункт и место составления.

Важно: при составлении документа для внешней подачи необходимо использовать специальный бланк.

Пример записки о хамском поведении:

Отдел статистического учета

Директору ООО «Алмаз»

И. И. Антонец

Докладная записка 2.09.2017 No22

Об оскорблении на рабочем месте

Обращаю ваше внимание на то, что начальник отдела Гаврилюк Л. Б. 02 сентября 2017 года нецензурно выражалась на рабочем месте, унижала фиксированием внимания на принадлежность к разным социальным слоям, что имело оскорбительный характер, и прямо угрожала.

Прошу привлечь начальника отдела Гаврилюк Л. Б. к ответственности.

Статист отдела статистики Антонец И. И.

Еще образцы докладной об оскорблениях смотрите ниже:

Особенности составления докладной о хамском поведении и оскорблении

Записка с докладом удостоверяется подписью составителя, если она подается на рассмотрение непосредственному его начальнику, если же она предназначена на голову выше, то визировать и ставить подпись на документе должен непосредственный начальник заявителя.

Важно: составлять бланка лучше на компьютере, но допустимо и от руки с соблюдением всех тонкостей.

Если документ невозможно составить на одном листе, то все страницы необходимо нумеровать согласно общепринятым правилам в правом верхнем углу посредством арабских цифр.

Если она располагает какими-либо документальными доказательствами в виде приложений, в самом тексте записки необходимо указать их перечень.

В остальном виды и правила составления докладной записки имеют одинаковые формы и правила указания реквизитов.

Важно: если в бланке при составлении были какие-либо нарушения общих правил, то она лишается юридической силы и не имеет оснований для требования принятия мер со стороны руководства.

Оскорбленный всегда должен помнить о том, что при отсутствии реакции со стороны руководства на жалобу о хамском поведении на работе необходимо идти в прокуратуру согласно ст. 28.4 КоАП, в которой сказано, что дела по ст. 5.61 КоАП являются ведением прокурора, к данному представителю закона следует обращаться изначально, если заведомо ясно, что руководитель пустит все на самотек.

Скачать пример о хамстве на работе

Образец докладной записки об оскорблении на рабочем месте – скачать.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Как написать докладную записку на сотрудника?

Иметь представление о юридическом значении докладной записки, знать о разновидностях докладных записок и уметь правильно составить этот документ необходимо любому офисному работнику, чтобы он мог полноценно выполнять свои обязанности.

 

Определение докладной записки

Докладная записка представляет собой написанный официально-деловым стилем документ информационного характера, который обладает соответствующей установленному шаблону структурой и имеет юридическую силу.

Содержание докладной записки должно состоять из описания неких сложившихся в рабочем процессе ситуаций и, возможно, изложения выводов, сделанных автором записки из этих ситуаций, а также предложений, связанных с этими ситуациями.

Бывают докладные записки исключительно информационного характера, которые не содержат в себя каких-либо выводов и предложений.

[box type=»download»] В Общероссийском Классификаторе Управленческой Документации докладная записка имеет код 0286041. [/box]

Данный документ должен быть подписан его автором.

В качестве адресата этого документа выступает лицо, которое является начальником или старшим партнером автора записки, или представителем высшей инстанции по отношению к компании, где работает автор этой записки.

Возможен и еще один вариант: адресат записки является заказчиком некой работы, а автор этой записки является исполнителем этой работы.

Этот вариант можно рассматривать как некое видоизменение докладной записки подчиненного своему начальнику.

[box type=»download»] Исполнитель работы является зависимым от своего заказчика в рамках исполнения заказа, так что, их отношения являются аналогичными отношениям начальника и подчиненного. [/box]

Формально-юридические аспекты отношений заказчика и исполнителя и отношений начальника и подчиненного также являются сходными.

Образцы докладных записок

Образцы докладных записок вы можете скачать ниже.

Служебная записка о нарушении трудовой дисциплины

Чтобы подтвердить какой-то дисциплинарный проступок работника пишется докладная записка, направленная руководителю организации. Докладная записка дает повод для дисциплинарного выговора. В ней находится информация о проступке. Плохие проступки такого характера: прогул, опоздание, состояние алкогольного опьянения.

[box type=»info»] Скачать Образец докладной записки о нарушении трудовой дисциплины.doc [/box]

Записка о вознаграждении работника

Для приказа о премировании сотрудника предлогом служит докладная записка о вознаграждении.

Структура докладной записки:

1. Описание служебных достоинств сотрудника, его положительные личностные качества;
2. Полное объяснение заслуг сотрудника на рабочем месте;
3. Предложение о премировании.

[box type=»info»] Скачаnm  Образец докладной записки о премировании.doc [/box]

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

Этот вариант записки о поведении некорректного характера на рабочем месте, например, об оскорблениях, о нелицеприятных высказываниях в адрес своих коллег или повышении тона на клиента. Руководитель должен принять меры предосторожности, чтобы сотрудник в дальнейшем не повторял такого хамского поведения.

[box type=»info»] Скачать Докладная записка на сотрудника о некорректном поведении.doc  [/box]

Служебная записка об игнорировании работником дожностных обязанностей

Этим документом до начальника доносятся сведения о том, что работник не выполняет своих прямых обязательств. Такая докладная необходима для применения к сотруднику каких-либо дисциплинарных взысканий, например, выговора.

[box type=»info»]Скачать Докладная записка о невыполнении обязанностей.doc  [/box]

Как написать докладную записку?

И в аспекте содержания, и в формально-стилистическом  аспекте докладная записка имеет много общего со служебной запиской. Структура записки состоит из восьми частей.

Ниже они будут перечислены и описаны:

1. Первая часть содержит в себе реквизиты вышестоящего структурного подразделения или вышестоящей инстанции, где работает адресат записки.
2. Вторая часть содержит в себе название документа, то есть, слова «докладная записка».
3. В третьей части указаны дата написания докладной записки и ее регистрационный номер.
4. Четвертая часть записки содержит в себе город регистрации компании и учреждения, где работает автор записки, (указание этого сведения является необходимым только при составлении докладной записки в вышестоящие инстанции).
5. В пятой части записки содержатся необходимые сведения об адресате записки. Порядок их указания таков: вначале пишется должность адресата, после указывается его фамилия, а затем ставятся его инициалы.
6. В шестой части докладной записки необходимо указать заголовок непосредственно текста докладной записки. Начинается этот заголовок со слов «о», «касательно», «на счет» и.т.д.
7. Седьмая часть записки содержит в себе текст этого документа, собственно, и составляющий содержание данной записки.
8. Заключительная восьмая часть докладной записки является подписью ее автора.

 

Сам текст докладной записки делится на три части.

Первая из них, констатирующая часть, должна содержать факты, побудившие автора записки написать ее. Изложение фактов должно быть кратким и последовательным.

Во второй части текста записки, которую еще называют аналитической части, указываются следствия из изложенных в записке фактов. При указании этих следствий необходимо не забыть описать степень их влияния на процесс работы компании (учреждения), а также продолжительность их действия.

Третья часть докладной записки называется рекомендательной частью. В ней автор записки делится своим мотивированным мнением на счет того, какими должны быть ответные меры со стороны руководства на факты, изложенные в этой записке.

 

Если у Вас остались вопросы, получите бесплатную консультацию прямо сейчас:

Докладная записка о прогуле. Образец

Докладная записка о прогуле – информационный документ передающий сведения о нарушении сотрудником трудовой дисциплины.

Докладная записка является документом, носящим только информационный характер. Она оформляется и предоставляется либо работником вышестоящему руководству, либо руководителем филиала организации выше по инстанции. В случае нарушения сотрудником правил трудовой дисциплины, невыполнения своих непосредственных обязанностей его прямой руководитель может сообщить об этом своему начальству докладной запиской.

[adinserter block=”13″]

В случае оскорбления другого лица на рабочем месте тоже может составляться докладная записка об оскорблении. О случаях прогула или отсутствия сотрудника на рабочем месте в течение продолжительного времени составляет докладная записка о неявке на работу.

Докладная записка о прогуле. Пример

[adinserter block=”1″]

Как возможный повод для подготовки докладной может выступить оскорбление на рабочем месте. Если сотрудника нет на работе в течение продолжительного времени, то это может стать оформление докладной, так как прогул относится к официально прописанным нарушениям дисциплины труда.

Как правильно оформить докладную записку о прогуле?

Общие правила оформления докладной можно посмотреть в следующей статье: “Правила написания докладной“. В случае не выхода на работу сотрудника и если не имеется каких-то объяснений по этому поводу, на сотрудника можно написать докладную записку. Необходимо также оформить акт об отсутствии на рабочем месте.

Данные документы отправляются на рассмотрение руководству. И руководство принимает решение о дальнейших действиях.Если глава организации принимает решение о возможном дисциплинарном высказывании, то это фиксируется в приказе. Более подробно пример оформления приказа рассмотрен в статье: “Пример приказа о дисциплинарном взыскании за прогул.”

После возвращения сотрудника на работу, он должен предоставить объяснительную, в которой прописывает причины своего отсутствия. Ее прикрепляют к ранее написанными документам (объяснительным).

Примеры оформления объяснительных записок сотрудника

Что должно быть в докладной записке?

Рассмотрим основные пункты в докладной:

• Название подразделения, к которому относится сотрудник (отсутствующий на работе).
• ФИО руководителя и его должность.
• Заголовок (об отсутствии на рабочем месте).

Документ должен содержать следующую последовательность:

• Описание ситуации, кто не пришел на работу, когда это случилось (ФИО, дата и срок отсутствия)
• Просьба рассмотреть инцидент и принять какие-то меры (дисциплинарное взыскание, выговор и т.д.)
• ФИО человека, написавшего докладную и его должность.

На рисунке ниже представлен пример заполнения документа.

Скачать докладную записку о прогуле работника

[adinserter block=”9″]

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

образец формы и пример заполнение бланка

Здоровая трудовая атмосфера в рабочем коллективе возможна только тогда, когда каждый его член с ответственностью относится к собственным должностным обязанностям и соблюдает нормы трудовой дисциплины. Иначе, снижается результативность всей команды, что в отдельных случаях может сказаться на заработной плате, да и на судьбе всего предприятия.

Для таких ситуаций и предусмотрена докладная записка, которая позволяет сообщить руководству в официальной форме о несоблюдении должностной инструкции нарушителем. Рассмотрим, как правильно написать докладную записку на сотрудника, и какие образцы документов предусмотрены для различных ситуаций.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону
+7 (804) 333-20-57
 
Это быстро и бесплатно!

Виды и содержание докладных

Докладная записка – это документ, содержащий какую-либо информацию для руководителя или вышестоящей инстанции, и призванный побудить адресата к действию или решению.

Существует некая классификация подобных документов по адресату:

• Внутренние. Предназначены администрации, дирекции или иным руководящим лицам.
• Внешние. Адресованы вышестоящим инстанциям, контролирующим работу предприятия.

Также, записки классифицируются по содержанию:

• Информативные. Имеют периодический характер, так как составляются с целью информирования о рабочем процессе, его деталях и методах.
• Инициирующие. Бывают жалобными и рекомендательными, создаются с целью инициации премирования отличившихся сотрудников или наказаниями провинившихся.
• Отчетная. Создается в виде отчета, информирующего руководителей об итогах работы, результатах выполненных приказов.

Выделяют также служебные и объяснительные докладные записки.

Служебная записка носит информативный характер. Она широко применяется в различных организациях на любых управленческих уровнях в разнообразных ситуациях.

Этот документ может содержать информацию о перемещениях персонала между отделами, запрашивать инструкции, докладывать об изменениях в характере работы предприятия или объявлять о проведении собрания.

Положения служебной записки призваны упорядочить и ускорить коммуникацию внутри предприятия. Законодательных требований к форме служебного документа не существует.

Объяснительная – записка, которая принимается как причина совершения какого-либо происшествия на предприятии. Сюда можно отнести факты прогулов, опозданий, игнорирования должностных обязанностей или иные нарушения. Нарушителем может выступать как отдельный сотрудник, так и целое подразделение.

По закону, подобное сообщение в форме объяснительной обязан запросить руководитель организации, до принятия дисциплинарных мер к сотруднику или подразделению.

Структура документа

Вне зависимости от содержания записки, ее структура содержит следующие основные части:

1. Первая – описывает основные события или указывает причины, которые побудили к написанию докладной.
2. Вторая – содержит анализ данных, указанных в первой части, с указанием вариантов решения ситуации.
3. Третья – заключительная, где подводятся итоги первых двух частей.

Записка в некоторых случаях может послужить доказательством правомерности совершенных действий или невиновности.

Порядок составления

Определенный порядок составления записки все же рекомендуется соблюдать независимо от отсутствия соответствующего документа в законодательстве: чтобы работники не допускали ошибок и не испытывали трудностей при составлении подобных документов, рекомендуется создать шаблонную форму докладной записки.

Образец оформления бланка должен находиться на видном месте – информационном стенде или в папке шаблонов.

Рекомендуется применить следующий порядок в шаблоне:

1. Левый верхний угол – адресант (ФИО написавшего записку, его должность, отдел). Если документ внешний, то необходимо указать наименование и почтовые реквизиты организации, город составления.
2. Правый верхний угол – адресат, те же данные, что и в предыдущем пункте.
3. Центр страницы – заголовок с заглавной буквы.
4. Ниже заголовка, ближе к левому краю, указывается дата составления документа и его регистрационный номер.
5. Далее необходимо сдержанно, но доступно изложить общую суть докладной. Описать события, сделать вывод, внести предложения.
6. Заключительная часть – фамилия и инициалы написавшего документ с указанием должности, дата и подпись. Рекомендуется все уместить на одной строке.

Если жалоба или иного рода доклад создается не по образцу, он признается действительным.

Пример

Для наглядности, стоит рассмотреть шаблон записки на примере. Как писать докладную на имя директора, если сотрудник нарушает дисциплину – опаздывает, не появляется на рабочем месте или не выполняет свои функциональные обязанности?

Применяется структура документа, приведенная выше: сначала описывают ситуацию, указывая факт одного или нескольких нарушений, затем просят руководителя принять меры или выдвигают варианты дисциплинарного наказания.

Директору ПАО АКБ «БАНК» Верещагину О.А.
Руководитель отдела продаж Краснов И.И.

Докладная записка (образец)

31.03.2016, № 254/4545

Довожу до вашего сведения, что 31.03.2016 клиентский менеджер Крылова Е.О. отсутствовала на рабочем месте с 9-00 до 14-00, что превышает допустимый порог в 4 часа и признается прогулом. Сотрудник не предоставила объяснений и не имеет документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия. В связи с этим, предлагаю применить к сотруднику Крыловой Е.О. дисциплинарное взыскание в виде увольнения.

Руководитель отдела продаж Краснов И.И. (подпись)
31.03.2016

Не существует законодательных требований относительно структуры докладной записки.

Также можно скачать бланк докладной записки в формате word здесь.

Регистрация

В своей инструкции делопроизводственная служба организации обязана принять не только образец докладной записки, но также способы и порядок ее регистрации.

Так как докладная записка содержит в себе информацию, а также требует письменного ответа, их необходимо регистрировать, присваивая документу персональный номер. Сегодня в делопроизводстве применяется три способа регистрации документов:

• Журнальная. Для ее применения заводится специальный журнал, в котором каждому новому документу присваивают номер по хронологическому порядку. Такой способ признается не самым удобным, так как при необходимости поиска объяснительной или докладной по номеру, нередко приходится перелистывать множество страниц.
• Автоматическая. Классификация документов по исходящему номеру при помощи программного обеспечения. В базу данных заносится карточка с регистрационным индексом, присвоенным служебному сообщению или жалобе.
• Карточная. Принцип тот же, что и у автоматической базы данных, но без использования информационных технологий. После присвоения исходящего номера документу, создается карточка, на которой записывается дата и индекс докладной. Карточка помещается в классификатор.

Преимущество карточного способа по сравнению с журнальным – упорядоченность, простота поиска, возможность одновременного использования несколькими сотрудниками.

Как написать меморандум [Шаблон и примеры]

Меморандум (также известный как меморандум или «напоминание») используется для внутренней коммуникации, касающейся процедур или официальных дел внутри организации.

В отличие от электронной почты, памятка — это сообщение, которое вы отправляете большой группе сотрудников, например всему вашему отделу или всем сотрудникам компании. Возможно, вам потребуется написать памятку, чтобы проинформировать персонал о предстоящих событиях или сообщить о внутренних изменениях.

Если вам нужно проинформировать своих сотрудников об официальных внутренних делах, вот простой шаблон деловой заметки, а также примеры для дальнейшего руководства.

Шаблон бизнес-памятки

МЕМОРАНДУМ

Кому:

ОТ:

ДАТА:

ТЕМА:

Пишу, чтобы сообщить вам, что [причина написания служебной записки].

Поскольку наша компания продолжает расти… [свидетельство или причина в поддержку вашего начального абзаца].

Дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы. А пока я буду признателен за ваше сотрудничество, поскольку [официальная деловая информация] имеет место.

Заголовок:

В заголовке вы захотите четко обозначить свой контент «Меморандум», чтобы ваши читатели точно знали, что они получают. Затем вы захотите включить «TO», «FROM», «DATE» и «SUBJECT». Эта информация имеет отношение к предоставлению контента, например, к кому вы обращаетесь и почему.

Абзац первый:

В первом абзаце вам нужно быстро и четко указать цель своей памятки. Вы можете начать свое предложение с фразы «Я пишу, чтобы сообщить вам…» или «Я пишу по запросу»… «. Памятка должна быть короткой, ясной и по существу. Вам нужно заранее сообщить наиболее важную информацию, а затем использовать последующие абзацы как возможность для более подробного изучения.

Абзац второй:

Во втором абзаце вы захотите предоставить контекст или подтверждающие доказательства. Например, предположим, что ваша служебная записка информирует компанию о внутренней реорганизации. Если это так, во втором абзаце должно быть сказано что-то вроде: «Поскольку наша компания продолжает расти, мы решили, что имеет смысл отделить нашу команду по производству видео от нашей команды по контенту.Таким образом, эти команды могут больше сосредоточиться на своих индивидуальных целях ».

Абзац третий:

В третьем абзаце вы захотите включить свой конкретный запрос каждого сотрудника — если вы планируете командную прогулку, это место, которое вы должны включить: «Пожалуйста, ответьте на диетические ограничения» или «Пожалуйста, напишите меня с вопросами «.

Напротив, если вы информируете персонал о предстоящем строительстве здания, вы можете сказать: «Буду признателен за ваше сотрудничество в это время.«Даже если от сотрудников не ожидается каких-либо конкретных действий, полезно указать, как вы надеетесь, что они отреагируют на новости и ожидаете ли вы от них каких-либо действий в ответ на записку.

Загружаемый шаблон памятки

Хотите увидеть указанный выше формат памятки в окончательном виде? Загрузите бесплатные шаблоны бизнес-заметок HubSpot, показанные ниже. Документ дает вам структуру, которая сортирует ваш меморандум по подтемам, чтобы помочь сотрудникам лучше усвоить информацию и понять, что от них ожидается после ее прочтения.

Загрузить этот шаблон

Примеры заметок

Руководство по составлению меморандумов с советами и примерами

Меморандум или меморандум — это письменный документ, который компании используют для передачи объявления или уведомления. Если когда-то записки были основной формой письменного внутреннего общения в компании, теперь они обычно отправляются в форме электронной почты.

Из этой статьи вы узнаете больше о том, как написать заметку с советами, которые помогут сделать ваши заметки четкими, краткими и эффективными.

Что такое памятка?

Памятка — это короткое сообщение, которое обычно используется для сообщения официальных бизнес-политик и процедур внутри компании. Записки обычно предназначены для массовой коммуникации для всех членов организации, а не для личного сообщения один на один.

Когда следует писать памятку

По большей части цель написания памятки — информировать. Однако записки могут иногда включать призыв к действию или убедительный элемент.

Вот несколько примеров того, когда памятка может быть полезной:

• Информирование сотрудников о политике компании или изменениях процессов
• Предоставление обновленной информации о ключевых проектах или целях
• При объявлении о компании, например о повышении по службе или новый найм
• Чтобы напомнить сотрудникам о задаче, которую необходимо выполнить
• Сделать запрос всем сотрудникам
• Когда вы передаете сообщение, на которое сотрудники будут ссылаться более одного раза, например, подробное предложение или рекомендация

Заметки также являются эффективным способом передачи кратких, но важных сообщений широкой аудитории в рамках бизнеса.Это может включать изменения продукта, расписания встреч, изменения процедур, дополнения к политике, краткое изложение условий соглашения и напоминания. Кроме того, вы можете отправить памятку, если хотите, чтобы ваша аудитория распечатала или сохранила информацию, содержащуюся в сообщении, для дальнейшего использования.

Типы заметок

Есть несколько основных типов заметок, которые вы можете написать в зависимости от ваших потребностей и содержания вашего сообщения. Ниже приведены некоторые из наиболее распространенных типов заметок.

• Памятка к отчету: Обычно отправляется для обновления или отчета о проделанной работе.
• Памятка для запроса: Отправляется как запрос определенному человеку или группе. Убедительный язык хорошо работает в записках запроса.
• Подтверждающая записка: Написана для подтверждения соглашения, заключенного между двумя сторонами.
• Полезная записка: Обычно отправляется руководством с просьбой предоставить сотрудникам информацию о том, как решить определенную проблему.

Как написать заметку

Хотя каждая заметка должна быть написана с учетом ее уникальных потребностей, есть несколько шагов, которые вы можете выполнить, чтобы создать четкий, легко читаемый документ.Как и многие другие профессиональные деловые документы, служебные записки будут включать введение, основной текст и заключение.

1. Начните с заголовка , который четко указывает, что сообщение является меморандумом, предполагаемыми получателями, отправителем, датой и темой.

2. Напишите введение , в котором декларативное предложение используется для объявления основной темы памятки.

3. Включите основной абзац с темами для обсуждения, которые уточняют или перечисляют основные идеи, связанные с темой памятки.Чтобы вашу заметку было легче читать, пишите короткие абзацы и разбивайте информацию на более мелкие, более управляемые части. Поскольку получатели, скорее всего, будут сканировать заметку, вам также следует по возможности использовать подзаголовки и маркированные списки.

4. Завершите записку , указав всю оставшуюся информацию после основного абзаца. Это краткое изложение памятки, которое должно четко информировать читателя о любых необходимых действиях.

5. Закройте , указав свое имя, адрес электронной почты и номер телефона на случай, если кому-то понадобится с вами связаться.

Если предполагаемым получателям потребуется обратиться к другой информации, например к графику, изображению или диаграмме, вы можете включить ее в качестве вложения под концом заметки.

Советы по написанию эффективных заметок

Вот несколько советов, которые следует учитывать, чтобы улучшить свои заметки:

• При написании заметки всегда учитывайте свою аудиторию. Хотя аббревиатура или аббревиатура обычно используются в отделе маркетинга, они могут быть неизвестны ИТ-отделу.Если вы пишете памятку для всей компании, используйте понятный и лаконичный язык, доступный каждому.

• Используйте профессиональный язык и тональность. Отправляя сообщение в масштабе компании, вы говорите от имени организации. Используйте формальный деловой язык с понятными словами и понятиями.

• Напишите тему прямо и ясно. Например, если вам нужно отправить памятку, объявляющую о соблюдении праздника, укажите название и дату праздника в строке темы.Отправьте памятку как минимум за неделю до мероприятия или срока, чтобы у людей было время соответствующим образом скорректировать свои планы.

Шаблон памятки

Ниже приводится образец памятки, которую вы можете использовать в качестве руководства для следующего документа:

Меморандум

Кому: Имена предполагаемых получателей
От: Ваше имя , Заголовок
Дата: Месяц День, Год

Тема: Тема служебной записки

Начните записку с предложения, описывающего причину, по которой вы пишете.Он должен быть очень коротким — около одного или двух предложений. Во введении следует четко указать цель памятки, чтобы читатель сразу понял, о чем она. Если напоминание предназначено для ответа или продолжения по определенной теме или ситуации, включите это в первый абзац.

• Маркер для перечисления важной информации.
• Маркер для перечисления важной информации.
• Маркер для перечисления важной информации.

Используйте несколько последних предложений, чтобы завершить записку.Убедитесь, что вы включили запрос на любые действия, которые вам нужно предпринять после прочтения заметки.

Спасибо,
[Ваше имя]
[Ваш адрес электронной почты]
[Ваш номер телефона]

Приложение: Вложение изображения, графика или диаграммы, которые могут понадобиться вашим предполагаемым получателям.

Заметки — важная форма общения внутри компании. Теперь, когда вы понимаете определение меморандума и у вас есть несколько четких советов о том, как написать памятку, вы можете создавать памятки, которые будут эффективно сообщать то, что вам нужно, чтобы люди знали.

Как адресовать памятку своим сотрудникам | Малый бизнес

Барбара Бин-Меллингер Обновлено 21 июля 2020 г.

Может показаться, что служебная записка — сокращение от «меморандум» — это документ, который можно быстро отбросить, не задумываясь о нем. Но хотя записки по своей природе краткие (не более двух страниц), вы можете и должны уложить много на эту страницу или две, чтобы ее стоило прочитать. Это также зависит от того, кому адресована записка; в служебной записке президенту или сотрудникам писатель может сфокусироваться не только на своей команде.Независимо от того, передаете ли вы информацию или запрашиваете ответы, следование проверенному формату гарантирует, что вы предоставите всю информацию, которая нужна вашим получателям.

Начните с того, кому адресована заметка

Заголовок стоит первым в заметке, и это важно, потому что он сообщает получателям, о чем эта заметка и кто еще получает; Другими словами, кому адресована служебная записка — например, отправляет ли автор служебную записку сотрудникам в целом или только своей команде — и почему они должны ее прочитать.Согласно Lexico, образец заголовка должен включать:

• Кому: Имя и должность физического лица
• Копия: Все остальные получатели
• ОТ: Ваше имя и должность
• ДАТА: Месяц, день, год без сокращений
• ТЕМА: Конкретный тема служебной записки

Онлайн-лаборатория письма (OWL) Университета Пердью подчеркивает, что, хотя записки не являются самым формальным средством общения, вы все равно должны называть получателей их полными именами, даже если их псевдонимы используются в масштабах всей компании.Поэтому к сотрудникам, которых все называют «Рыбками» или «Красными», следует обращаться по их настоящим именам в адресной строке.

Понимание важности темы

Можно надеяться, что записка президента компании, генерального директора или собственного менеджера сотрудника будет полностью прочитана всеми получателями. Но многие читатели заметок автоматически смотрят на строку темы, чтобы быстро рассказать им, о чем эта заметка. Они хотят оценить, насколько на самом деле важна для них записка и нужно ли им ее читать.Тема письма также дает читателям ориентир, позволяющий отвлечь их внимание от того, что они делали ранее.

Согласно Purdue’s OWL, тема письма должна точно соответствовать реальному содержанию заметки. Да, он должен быть кратким, но четко указывать, что находится в служебной записке. Чтение примеров недостаточно конкретных тем и способов их улучшения может помочь вам понять разницу и улучшить свои темы, чтобы привлечь больше читателей:

1. ТЕМА: Безопасность ИЗМЕНЕНИЕ: Защитите свои личные вещи от кражи в офисе.
2. ТЕМА: Канцелярские товары ИЗМЕНЕНИЕ: Новый метод заказа канцелярских товаров.
3. ТЕМА: Недавние выпускники ИЗМЕНЕНИЕ: Недавние выпускники отправятся в турне на следующей неделе.

Сначала сформулируйте свою главную мысль

Заметки — это простые формы общения, а не дразнилки, которые доводят до сути. После прочтения строки темы большинство читателей сразу же переходят к первому предложению, чтобы увидеть основную мысль заметки, поэтому поместите основную мысль в начало, желательно в первую строку.В статье о написании деловых заметок на веб-сайте Центра письма Университета Джорджа Мейсона говорится, что наиболее важным моментом при написании заметок является начало заметки с вашей основной мысли. Это позволяет читателю сразу узнать, о чем идет речь в памятке.

Если ваша тема — «Защитите свои личные вещи от офисной кражи», первая строка вашей служебной записки может быть такой: «В последнее время было несколько сообщений о краже личных вещей в офисе». Теперь вы привлекли их внимание.Тема письма была не просто предложением; в вашем офисе действительно произошли кражи. Затем добавьте дополнительные предложения, содержащие информацию, например: «Мы не смогли установить, кто несет ответственность за эти кражи, и из-за большого количества посетителей в наших офисах решение этой проблемы может занять некоторое время. Поэтому мы просим, ​​чтобы вы либо запираете личные вещи на столе, либо берете их с собой каждый раз, когда покидаете свое место «.

Если читатели захотят получить дополнительную информацию, они будут продолжать читать ваши вспомогательные статьи.Но если вы предоставите самую важную информацию заранее, больше читателей узнают, о чем эта памятка, даже если они не будут читать дальше. Ваши сотрудники заняты своей работой и в течение дня могут получать сотни электронных писем и служебных записок, которые они не могут прочитать полностью. Однако, если они знают, о чем ваша записка, они, скорее всего, не забудут вернуться к ней после срочных встреч, телефонных звонков с клиентами и крайних сроков.

Используйте подзаголовки для направления читателей

Некоторые читатели любят просматривать документы, включая заметки, для поиска основных моментов, согласно Университету Джорджа Мейсона.Чтобы помочь им в этом, используйте информативные подзаголовки по всей заметке, чтобы, если все, что они прочитают, — это строка темы и подзаголовки, они ушли, понимая суть заметки. Убедитесь, что ваши подзаголовки сильны и понятны, как и тема. Здесь не место быть умным и загадочным.

Продолжая свою памятку о офисных кражах, вы можете написать подзаголовок для каждой резервной точки, которую хотите сделать, и выделить их жирным шрифтом, например:

• Кражи произошли за последние две недели
• Есть другие объяснения исключено
• Действия, которые вы должны предпринять сейчас

Разверните каждый подзаголовок в абзаце под ним.В первом подзаголовке о сроках краж укажите фактические даты совершения краж или соответствующую информацию, например, что все они произошли по пятницам. По второму предмету объясните, что возможность того, что предметы были просто потеряны, обсуждалась, но исключалась, поскольку произошло слишком много инцидентов, расположенных слишком близко друг к другу.

Рассмотрите возможность добавления резюме

После написания основной части вашей заметки, если она занимает целых две страницы и содержит много информации, вы можете добавить краткое изложение — иногда называемое исполнительным резюме — которое читатели могут отсканировать, чтобы получить необходимую им информацию.Это необязательное резюме идет в начале заметки, поэтому вы фактически даете читателям предварительный просмотр того, что охватывает заметка, хотя, согласно Purdue OWL, оно написано как краткое изложение.

Начните с основного пункта памятки, затем следуйте пунктам, поддерживающим вашу основную идею, в том порядке, в котором они освещены в памятке. Затем четко укажите, какие действия вы хотите, чтобы читатели предприняли. Некоторые читатели предпочитают записки с резюме, потому что они могут прочитать заголовок и тему, а затем резюме и точно знать, что освещено в заметке, не читая целые две страницы.Однако, если ваша заметка составляет одну страницу или меньше, вам не нужно добавлять резюме.

Открывайте, закрывайте и форматируйте правильно

Мэри Каллен, тренер по написанию руководящих кадров и основатель Instructional Solutions, отмечает, что служебные записки являются внутренними документами, а деловые письма — внешними, а электронные письма — и тем и другим. Однако иногда, если вы тесно работали с клиентом над проектом, при общении с ним могут использоваться памятки. Записки не начинаются с приветствия и не заканчиваются заключительной подписью.

Purdue OWL объясняет, что, поскольку служебные записки являются деловыми документами, абзацы должны соответствовать деловому формату и быть выровнены по левому краю, а не с отступом, как в академическом письме. Строки должны иметь одинарный интервал, с двойным интервалом между абзацами. В заключение Каллен предлагает закончить записку сильным призывом к действию. Скажите читателям, что вы хотите, чтобы они сделали дальше, будь то изменить способ выполнения процедуры, дать отзыв о теме памятки или просто запомнить информацию, когда она им понадобится.

Каков формат памятки?

По мере роста вашего малого бизнеса или организации, велика вероятность, что вам придется писать много коротких и прямых сообщений своим сотрудникам, а это значит, что вам нужно будет знать формат памятки.

Меморандум или меморандум — одна из наиболее распространенных форм делового общения. Хотя существует множество форматов деловых писем, формат памятки — совершенно другое дело. Приветствие и подпись больше не нужны, потому что цель состоит в том, чтобы передать необходимую информацию или передать призыв к действию как можно быстрее и эффективнее.

Хорошо написанное деловое письмо состоит из семи основных частей, которые при необходимости могут включать строку вложения. Формат памятки намного проще. Вы пишете «Меморандум» или «Меморандум» вверху, за которым следуют строка «Кому», строка «От», строка даты, строка темы, а затем фактическое тело сообщения.

Обычно вы распечатываете памятку и раздаете ее соответствующим сторонам внутри вашего малого бизнеса. Сегодня, даже если вы решите отправить памятку в виде сообщения электронной почты, использование некоторых советов в этой статье позволит вам передать важную информацию коллегам таким образом, чтобы продемонстрировать ваш профессионализм и навыки делового общения.

Как написать записку?

Так же, как существует множество нюансов и правил написания делового письма, существуют и правила, которым вы должны стараться следовать при написании служебной записки.

Лучше всего писать очень четким, точным и деловым тоном. Заметки часто используются для внутренней коммуникации компании. Не стоит тратить время коллег на приятные мелочи или слишком много разговоров. Избегайте эмоциональных выражений, например: «Я был бы счастлив, если бы все по очереди мыли микроволновую печь в комнате отдыха», потому что вы можете потереть людей неправильно.То же самое касается написания ВСЕМИ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ или использования восклицательных знаков, особенно если меморандум сообщает новости, которые могут расстроить людей.

Всегда лучше быть прямолинейным и делиться информацией как можно быстрее.

Сообщение меморандума должно начинаться с декларации цели: «Я пишу, чтобы сообщить вам…». «Цель этой записки -…» Затем обобщите информацию, имеющую отношение к рассматриваемому вопросу. Вы можете закрыть заметку с призывом к действию, повторив просьбу, которую вы сделали в начале заметки.

Обязательно проверьте грамматику и правописание в памятке. Вы же не хотите превращать офис в импровизированный класс английского языка в средней школе. Также выбирайте удобные для чтения шрифты, такие как Times New Roman или Arial.

Для чего написана памятка?

Хотя формат памятки обычно должен оставаться неизменным, тон и содержание могут меняться в зависимости от аудитории. Например, меморандум об организации летнего пикника для персонала будет иметь гораздо более веселый тон, чем меморандум, информирующий всех о том, что компания вынуждена не повышать ставки из-за спада в бизнесе.

Написание памятки сравнимо с подпрыгиванием на столе в офисе, чтобы сказать всем, что им нужно что-то сделать, поэтому всегда пишите памятку, предполагая, что в конечном итоге любой может ее прочитать. Тема может варьироваться от напоминания о том, чтобы отчеты о расходах были сданы к концу месяца, до необходимости совершить окончательный толчок продаж до конца квартала. Записка также может быть отправлена ​​внешней группе, например клиентам, если она сообщает о рутинном вопросе, требующем действий, например о наступлении срока оплаты счетов.

Записка не должна быть отчетом обо всем, что вы делаете. Ограничьте тему служебной записки конкретным вопросом, над которым вам нужно действовать (например, «Эта памятка — напоминание о том, что отчеты о расходах должны быть представлены к концу дня в пятницу». «Я пишу эта памятка, чтобы проинформировать вас, что до конца месяца нам нужно приложить дополнительные усилия для достижения наших целей по продажам »)

Какой длины должна быть записка?

Самое важное правило при составлении памятки — лучше меньше, да лучше.Вы же не хотите, чтобы ваши сотрудники или коллеги тратили все свое время на чтение ваших длинных меморандумов (или, что еще хуже, игнорировали их). Быстро переходите к делу, чтобы они могли предпринять требуемые вами действия.

У вас наверняка возникнут проблемы, если ваша заметка будет длиннее страницы. Если он занимает больше одной страницы, лучше всего разделить заметку, используя заголовки, чтобы сделать ее более удобоваримой. Еще лучше спросите себя, не становится ли объем памятки слишком широким, и действуйте соответственно.

Что такое образец памятки?

Вот пример того, как может выглядеть записка:

МЕМОРАНДУМ

Кому: Все сотрудники

От: Таня Смит, генеральный директор

Дата: 18 июля 2018 г.

Тема: Проблемы программного обеспечения NewTech

Я обратил внимание на то, что у многих сотрудников возникают проблемы с использованием недавно приобретенного программного обеспечения для управления продажами NewTech, поскольку оно в настоящее время создает дублирующиеся записи о клиентах. Некоторые из вас вообще перестали пользоваться системой.Мы хотим, чтобы это программное обеспечение помогало вам лучше выполнять вашу работу, а не занимало больше времени. Таким образом, можно не использовать его до тех пор, пока мы не решим технические проблемы с персоналом NewTech.

Как получить шаблон памятки в Word?

Microsoft Word включает более дюжины популярных шаблонов заметок, которые вы можете использовать. Вы просто просматриваете шаблоны и щелкаете, чтобы загрузить тот, который хотите использовать.

Если вы решите, что вам не нравится стиль или тема, пока вы работаете над заметкой, вы все равно можете изменить весь документ, применив новый набор стилей или тему:

• В Word 2016 и Word 2013 варианты выбора находятся на вкладке «Дизайн».
• В Word 2010 и Word 2007 выберите «Макет страницы»> «Темы».

Помните, что цель любой деловой переписки — побудить ваших коллег к каким-либо действиям. Понимание формата памятки и правильного стиля написания поможет убедиться, что ваше сообщение — и вы — воспримут серьезно.

Как владелец малого бизнеса, вы тоже являетесь экспертом. Мы хотим узнать, как вы относитесь к деловым письмам. Сообщите нам — и вашим коллегам по бизнесу — об этом, поделившись комментарием ниже.

Как написать памятку, которую сотрудники будут читать (+ шаблон)

Легко использовать неправильный метод для обмена важной деловой информацией.

Коммуникационные технологии сделали почти легким общение с большой группой людей. Однако для поддержания чувства профессионализма важно помнить, что определенные темы лучше всего обсуждать, используя определенные каналы связи.

При обращении к большой группе на работе может возникнуть соблазн отправить простое электронное письмо и покончить с ним, но есть некоторые темы, которые следует решить с помощью памятки.

Что такое памятка?

Меморандум или меморандум — это деловое сообщение, отправляемое сотрудникам организации. Цель памятки — проинформировать всю группу об изменении, которое может повлиять на них, и потенциально попросить их предпринять определенные действия.

Думайте о служебной записке как о массовом внутреннем сообщении. Один человек отправляет одно сообщение большой группе людей. Просто все они работают в одном месте.

Итак, одно дело написать и распространить деловую записку, а другое — сделать ее интересной для вашей аудитории.Давайте поговорим о том, как оформить привлекательную памятку и о некоторых других качествах, которые следует учитывать при ее создании.

Советы по коммуникации для любого канала

На рабочем месте существует множество различных способов общения, но независимо от того, какой из них вы используете, используйте эти советы по этикету, чтобы вас услышали — без оскорбления.

Формат памятки

Формат вашей заметки либо привлечет, либо отпугнет ваших читателей. Ниже приведен простой, но эффективный формат, которому нужно следовать при создании памятки для распространения.

МЕМОРАНДУМ Кому: Кому отправляется служебная записка? CC: Следует ли добавить кого-нибудь еще, но не напрямую? ОТ: Кто отправляет записку? ДАТА: Какая сегодня дата? ТЕМА: В двух словах изложите основную идею памятки. BODY: Здесь идет сообщение. ПАРАГРАФ 1: Первый абзац должен изложить основную идею передаваемой информации в простой, ясной и сжатой форме. ПАРАГРАФ 2: Второй абзац памятки должен содержать некоторую справочную информацию о том, почему эта информация необходима. Если в служебной записке обсуждается изменение политики, объясните, почему это происходит. ПАРАГРАФ 3: Последний полный абзац памятки должен сообщать сотрудникам, нужно ли им действовать. Если нет, не игнорируйте последний абзац. Четко укажите, нужно ли сотрудникам что-либо делать.После заявления о действии закончите положительной нотой с благодарностью за внимание и сотрудничество.

И с этим у вас есть надежная записка.

Хотите сохранить свою копию? Не стесняйтесь скачать шаблон памятки, который описывает все, что вам нужно включить.

Советы по написанию памяток

Разработка формата — хороший первый шаг в изучении того, как писать заметку, но не менее важно сосредоточиться на ее содержании.Если ваша памятка скучна или загружена ненужными деталями, вы можете рассчитывать на то, что сотрудники проигнорируют ее и упустят важную информацию.

Вот несколько советов по написанию памяток, которые помогут донести ваше сообщение.

Учитывайте свою аудиторию

При написании чего-либо нужно помнить о своей аудитории. Что касается меморандумов, ваша аудитория состоит из людей, с которыми вы работаете.

При написании памятки помните о культуре вашей компании. Если общение в вашем офисе обычно носит непринужденный и непринужденный характер, используйте правильный тон и соответствующие слова.С другой стороны, если вы ведете разговоры в офисе на профессиональном уровне, используйте этот подход.

Памятка считается элементом внутреннего маркетинга, поэтому важно представить сообщение таким образом, чтобы оно соответствовало корпоративной культуре, ценностям и миссии вашего бизнеса. Внутренние коммуникационные сообщения, несовместимые с тем, что представляет собой компания, могут привести к путанице в отношении целей и задач компании.

Будьте краткими и простыми

Весь смысл памятки — отправить быстрое сообщение.Вы хотите, чтобы читатели постоянно проводили свой день.

Сделайте заметку краткой и по существу, а ваш язык — простым. Войдите, изложите свою точку зрения и уходите.

При необходимости приложить документы

Всегда будет больше информации, чтобы развить тему, которой вы рассказываете, но, возможно, не всей этой информации найдется место в вашей заметке. Если есть дополнительная информация, которая заинтересует даже нескольких людей, прикрепите дополнительные документы или ссылки на веб-сайты, чтобы они могли их изучить.

Сделать памятку

Хотите поделиться информацией с офисом? Сделайте это памяткой. Научиться писать записки — отличный навык для любого, кто несет ответственность за обмен деловой информацией внутри компании. Кто угодно может отправить сообщение, но потребуется немного больше времени и усилий и, возможно, шаблон, чтобы сделать его достаточно интересным для чтения.

Связь на рабочем месте может быть сложной задачей. Ознакомьтесь с нашим ресурсом о том, как создать план внутренней коммуникации, который поможет держать ваш персонал в курсе, формировать корпоративную культуру и повышать вовлеченность сотрудников.

7 шагов для написания впечатляющих заметок на деловом английском

Есть прекрасные романтические стихи.

Увлекательная научно-фантастическая литература.

Остроумный театр-диалог.

А потом… есть служебные записки.

Memos — не самая сексуальная форма английского письма. Они привыкли общаться на рабочем месте, поэтому часто бывают сухими и прямыми.

Но это не значит, что вы должны игнорировать их при изучении делового английского.

На самом деле, написание четких заметок в правильном формате имеет важное значение для эффективного общения с вашим начальником и коллегами. Хорошие памятки могут помочь вам эффективно планировать, решать проблемы, поддерживать прозрачность на рабочем месте и продвигать вашу карьеру.

В этой статье мы дадим вам все инструменты, необходимые для написания заметок на деловом английском, которые впечатлят всех в вашем офисе.

Загрузить: Это сообщение в блоге доступно в виде удобного переносимого PDF-файла, который вы можете можно взять куда угодно.Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

Так что же такое памятка?

Записка (сокращение от «меморандум») — это записка или документ, обычно отправляемый одним человеком одному или нескольким людям в одной компании.

Это может быть записка, оставленная на вашем столе, бюллетень на доске объявлений компании или электронное письмо, отправленное всем сотрудникам. В служебной записке можно записать подробности собрания персонала, изменения политики или даже результатов работы сотрудника.

Записки могут иметь разные формы, но всегда записываются в определенном формате и в формальном стиле (о чем мы поговорим ниже).Еще одна вещь, которую следует помнить: заметки можно отправлять по электронной почте, но не каждое электронное письмо является заметкой.

У вас проблемы с английским во время деловых встреч?

Что, если бы вы могли свободно говорить по-английски во время звонков и комфортно общаться со своими клиентами, коллегами и руководителями?

Представьте себе … вы можете с нетерпением ждать этих звонков, а не беспокоиться о них.

Что эта вновь обретенная уверенность может сделать для вашей карьеры?

Знаете ли вы, что есть курс, который может вам в этом помочь?

Это называется Creativa.

Creativa предлагает увлекательные высококачественные видеокурсы, которые помогут вам показать себя на английском языке.

Creativa имеет профессиональных актеров и глубоко разбирается в языке тела и интонации.

Creativa показывает вам, как именно это сделать, с реалистичными реконструкциями.

Изучив курс Business Video Calls от Creativa, вы научитесь превосходно управлять встречами.

Не упустите возможность улучшить свой английский и карьеру — начните с Creativa сегодня.

Что нужно сделать перед тем, как начать писать памятку

Посмотрите, прежде чем прыгать.

Вы когда-нибудь слышали эту пословицу? Это означает, что вы должны спланировать, прежде чем действовать, и это верно как для жизни, так и для составления памяток.

Первый шаг, который вы должны сделать перед тем, как начать писать, — это выучить соответствующий деловой словарный запас, и лучший способ сделать это — использовать FluentU . Видео

FluentU включает интерактивных субтитров и карточки , которые предоставят вам всю необходимую информацию о любом деловом слове, которое вы, возможно, изучаете.Попробуйте бесплатно, и написание памятки станет для вас второй натурой.

Затем неплохо было бы сесть с ручкой и листом бумаги (да, по старинке) и выполнить следующие шаги планирования:

1. Напишите черновик: Сначала сделайте черновик своей памятки, перечислив все возможные моменты, которые вы можете придумать.

2. Определите цель памятки: Определите основную цель или «вывод» памятки. Другими словами, по какой причине вы это написали? Это будет ваша тема и вступительное предложение.

3. Определите аудиторию записки: Спросите себя, действительно ли вам нужно рассылать ее всем сотрудникам определенного отдела или только руководителям?

4. Отредактируйте черновик: Теперь вернитесь к своему первому черновику. Сузьте круг вопросов до самых важных и важных.

Что можно и чего нельзя делать при написании памяток

На всякий случай держите эти правила в голове, когда будете писать записку.

• Не используйте неформальный / эмоциональный язык: Держите его строго формальным.Никаких сленговых слов или разговорной речи.

Даже если вы пишете о неадекватной работе сотрудника, не ругайте и не используйте резкие слова. Критикуйте отстраненно, но вежливо.

• Сделайте используйте маркеры: Если у вас есть несколько проблем, которые нужно решить в теле, разбейте его, используя маркеры. Благодаря этому заметку будет легко читать и быстро понимать.

• Будьте краткими: Не включайте ненужные детали и не используйте множество прилагательных.Спросите себя: «Могу ли я написать это предложение более ясно или прямо?»

• Не забудьте проверить : Даже если вы торопитесь, обязательно внимательно просмотрите и исправьте заметку перед ее отправкой. Мы дадим более подробные инструкции по вычитке позже в этом посте.

Теперь, когда правила понятны, приступим.

1. Знать формат

По сути, памятка состоит всего из двух частей: заголовка (который мы объясним ниже) и тела (текста заметки).Предполагая, что вы печатаете это, убедитесь, что ваши абзацы выровнены по левому краю.

Чтобы увидеть, как это выглядит, если все сделано правильно, ознакомьтесь с этими примерами заметок:

• Образец заметки с онлайн-ресурса Purdue OWL

2. Наклейте на заметку

Дайте понять, что это служебная записка, а не уведомление или какой-либо другой официальный документ. Просто напишите «Меморандум» или «Меморандум» вверху страницы.

3. Создайте заголовок

Обычно схема выглядит так:

Кому: (людям, которым вы его отправляете — используйте полные имена и должности)

От кого: (ваше имя и должность)

Тема: (причина, по которой вы пишете записку)

Дата: (включая день, месяц и год)

Пример заголовка памятки будет выглядеть так:

Кому: Алиса Арора, помощник по маркетинговым исследованиям
От: Аджай Дугар, менеджер по продажам
Тема: Ежеквартальное стимулирование продаж
Дата: 15 октября 2017 г.

Не забывайте использовать только официальные имена (без псевдонимов или сокращенных форм), а тему — как можно более конкретную и прямую.

4. Напишите краткое введение

В отличие от большинства электронных писем и писем, напоминания не требуют приветственного приветствия. Вместо этого просто сразу погрузитесь в тему, не заморачиваясь «Дорогая мисс Джонс…»

Не тратьте время на то, чтобы представиться или подробно рассказать о проблеме. Фактически, первое предложение должно резюмировать причину написания меморандума.

Например, вот образец открытия:

«Я заметил, что квартальные продажи книг упали на 10%, поэтому было бы разумно подумать о различных маркетинговых стратегиях для продвижения нашей новой линии авторов.”

Это говорит нам о том, что записка будет посвящена падению продаж и способам противодействия этому. Скорее всего, он закончится призывом к действию — предложением / указанием читателю сделать что-то конкретное для улучшения ситуации.

Вы можете потратить две-три строчки на обсуждение вопроса более подробно, указав факты и цифры или даты и имена, чтобы подчеркнуть срочность и важность. Думайте о введении как о начале тезиса, за которым следуют примеры, иллюстрирующие его.

5. Напишите меморандум

После краткого вступительного абзаца вы можете использовать тело заметки для добавления дополнительной информации. Вы можете выделить действия, которые необходимо предпринять, или проблемы, о которых идет речь.

Опять же, будьте как можно более конкретными, но в зависимости от предмета вы можете разделить текст на более мелкие разделы с подзаголовками.

Например, если меморандум по сути является объявлением об изменении политики, его тело может состоять из одного абзаца, описывающего изменение и его последствия для сотрудников.

Однако было бы лучше разбить заметку на более короткие основные абзацы или маркеры, если вы выполняете одно из следующих действий:

• Изучение потенциальных решений сложной проблемы компании

• Перечисление различных тем, затронутых на недавней встрече

• Выделение трех или более проблем

6. Закончим заключением

Теперь вы можете закончить свою записку, написав заключение. Заключение должно состоять из одного или двух предложений (хотя это зависит от темы памятки).Вы можете описать проблему в позитивном ключе или включить в нее позитивный призыв к действию.

Некоторые фразы и предложения, которые вы можете использовать, включают:

• Надеюсь на вашу поддержку в этом вопросе.

• Мы надеемся, что это новое изменение политики принесет больше пользы нашим сотрудникам.

• Мы уверены, что эти стратегии приведут к увеличению наших продаж.

• Я рад обсудить ваше мнение на следующей встрече.

• Заранее благодарим вас за постоянную поддержку.

Если вы его распечатываете, вы можете подписать или проштамповать памятку, но в подписи нет необходимости.

7. Корректура

Закончив писать, поищите ошибки в заметке.

Прочтите памятку не менее двух или трех раз, обращая внимание на опечатки и грамматические ошибки. Затем прочтите еще раз, чтобы убедиться, что вы охватили все, что хотели. Вы также можете следить за ненужными деталями, которые можно обрезать.

Когда дело доходит до корректуры, вы не совсем один! Включите проверку орфографии или, что еще лучше, запустите заметку с помощью интеллектуального инструмента редактирования, такого как Grammarly.

Grammarly похож на более умную и мощную программу проверки орфографии. Он ищет орфографические и грамматические ошибки в контексте вашего письма (например, он замечает правильно написанные слова, которые используются неправильно). Он предоставляет объяснения всех обнаруженных ошибок и даже отслеживает ваши успехи, чтобы вы стали лучше писать на деловом английском с каждой запиской, письмом и электронным письмом.

Практика ведет к совершенству! Вы можете улучшить свои навыки написания памяток, выбрав случайную тему или проблему на рабочем месте, написав на нее краткую памятку, а затем попросив коллегу или друга по учебной работе оценить ее.

Просмотрите памятки, написанные другими людьми, особенно теми, кто занимает более высокое положение в компании. Конечно, ваша первая памятка не будет идеальной, но если вы будете следовать инструкциям, вы обязательно получите довольно приличную. И даже если вы ошибаетесь, не волнуйтесь, но учитесь на своих ошибках.

И еще кое-что …

Если вам нравится изучать английский язык с помощью фильмов и онлайн-СМИ, вам также стоит зайти на FluentU. FluentU позволяет учить английский по популярным ток-шоу, запоминающимся музыкальным клипам и забавным рекламным роликам, как вы можете видеть здесь:

Если вы хотите его посмотреть, возможно, он есть в приложении FluentU.

Приложение и веб-сайт FluentU позволяют очень легко смотреть видео на английском языке. Есть интерактивные подписи. Это означает, что вы можете нажать на любое слово, чтобы увидеть изображение, определение и полезные примеры.

FluentU позволяет изучать увлекательный контент со всемирно известными знаменитостями.

Например, нажав на слово «поиск», вы увидите следующее:

FluentU позволяет нажать, чтобы найти любое слово.

Выучите словарный запас из любого видео с помощью викторин. Проведите пальцем влево или вправо, чтобы увидеть больше примеров для слова, которое вы изучаете.

FluentU поможет вам быстро учиться с помощью полезных вопросов и множества примеров. Учить больше.

Лучшая часть? FluentU запоминает словарный запас, который вы изучаете.Он рекомендует вам примеры и видео на основе уже выученных вами слов. У вас будет действительно индивидуальный опыт.

Начните использовать FluentU на веб-сайте со своего компьютера или планшета или, что еще лучше, загрузите приложение FluentU из iTunes или из магазина Google Play.

Загрузить: Это сообщение в блоге доступно в виде удобного переносимого PDF-файла, который вы можете можно взять куда угодно. Щелкните здесь, чтобы получить копию.(Скачать)

---

Арчита Миттра — писатель-фрилансер, художник, педагог и говорящий по-итальянски самоучка. Не стесняйтесь обращаться к ней через LinkedIn по вопросам фриланса.

Если вам понравился этот пост, что-то подсказывает мне, что вам понравится FluentU, лучший способ выучить английский с помощью реальных видео.

Испытайте погружение в английский онлайн!

меморандумов и писем | Техническое письмо

Цели обучения

1. Обсудите цель и формат памятки.
2. Разберитесь в эффективных стратегиях создания служебных записок.
3. Опишите пятнадцать частей стандартного делового письма.
4. Получите доступ к образцам деловых писем и напишите образец делового письма.

Заметки

Меморандум (или меморандум, что означает «напоминание») обычно используется для информирования о политиках, процедурах или связанных официальных делах внутри организации. Это часто написано с точки зрения общедоступности (как массовые коммуникации), транслируя сообщение аудитории, а не индивидуальное межличностное общение.Его также можно использовать для информирования группы о деятельности по данному проекту или для информирования определенной группы в компании о событии, действии или соблюдении.

Назначение памятки

Целью памятки часто является информирование, но иногда она включает элемент убеждения или призыв к действию. Все организации имеют неформальные и формальные сети связи. Неофициальную, неформальную коммуникационную сеть внутри организации часто называют «виноградной лозой», и она часто характеризуется слухами, сплетнями и намёками.На виноградной лозе один человек может услышать, что кого-то уволят, и начать распространять новости. Слухи меняются и трансформируются по мере того, как они передаются от человека к человеку, и, прежде чем вы это узнаете, говорят, что они закрывают весь ваш отдел.

Один из эффективных способов борьбы с неформальными, неофициальными предположениями — это четко разъяснить всем сотрудникам, что происходит с конкретной проблемой. Если сокращение бюджета вызывает беспокойство, то, возможно, будет разумно отправить меморандум с объяснением неизбежных изменений.Если компания хочет, чтобы сотрудники приняли меры, они также могут выпустить меморандум. Например, 13 февраля 2009 года высшее руководство Panasonic Corporation опубликовало заявление о том, что все сотрудники должны покупать продукты Panasonic на сумму не менее 1600 долларов. Президент компании отметил, что если все будут поддерживать компанию покупками, от этого выиграют все. ^[1]

Хотя записки обычно не содержат призывов к действию, требующим личных затрат, они часто представляют интересы бизнеса или организации.Они также могут включать утверждения, которые согласовывают интересы бизнеса и сотрудников и подчеркивают общие принципы и выгоду.

Формат памятки

У заметки есть заголовок, в котором четко указано, кто ее отправил и кто предполагаемые получатели. Обратите особое внимание на титул человека (лиц) в этом разделе. Также присутствуют строки даты и темы, за которыми следует сообщение, содержащее объявление, обсуждение и резюме.

В стандартном формате письма мы могли бы ожидать увидеть введение, текст и заключение.Все это присутствует в памятке, и каждая часть имеет четкую цель. Объявление в открытии использует декларативное предложение, чтобы объявить основную тему. В обсуждении уточняются или перечисляются основные моменты, связанные с темой, а заключение служит резюме.

Давайте рассмотрим образец служебной записки.

Рисунок 9.3

Пять советов по созданию эффективных деловых заметок

Ориентация на аудиторию

Всегда учитывайте аудиторию и ее потребности при составлении памятки.Акроним или аббревиатура, известные руководству, могут быть известны не всем сотрудникам организации, и если памятка должна быть размещена и распространена внутри организации, целью является четкое и краткое сообщение на всех уровнях без неопределенности.

Professional, формальный тон

Записки часто являются объявлениями, и лицо, отправляющее записку, говорит от имени части или всей организации. Хотя в нем может содержаться запрос на обратную связь, само объявление является линейным, от организации до сотрудников.Памятка может иметь юридическую силу, поскольку она часто отражает политики или процедуры и может, например, содержать ссылку на существующую или новую политику в руководстве для сотрудников.

Предметный акцент

Тема обычно указывается в строке темы и должна быть ясной и лаконичной. Например, если в памятке объявляется о соблюдении праздника, в строке темы следует указать конкретный праздник — например, используйте «График выходных дней на День благодарения», а не «соблюдение праздников».

Прямой формат

Некоторые письменные деловые сообщения позволяют выбирать между прямым и косвенным форматом, но меморандумы всегда прямые.Цель четко объявлена.

Письма

Письма — это короткие сообщения, отправляемые получателям, которые часто находятся за пределами организации. ^[2] Они часто печатаются на фирменных бланках и представляют компанию или организацию на одной или двух страницах. Более короткие сообщения могут включать электронные письма или памятки, бумажные или электронные, в то время как отчеты, как правило, состоят из трех или более страниц.

В то время как электронная почта и текстовые сообщения могут использоваться сегодня более часто, эффективное деловое письмо остается распространенной формой письменного общения.Он может служить для знакомства с потенциальным работодателем, объявления о продукте или услуге или даже для передачи чувств и эмоций. Мы рассмотрим основной план письма, а затем сосредоточимся на конкретных продуктах или письменных заданиях.

Все письменные задания связаны с языком и форматом. Аудитория или читатель могут иметь собственное представление о том, что представляет собой конкретный тип письма, и ваша организация может иметь свой собственный формат и требования. В этой главе описаны общие элементы букв, и следует обратить внимание на ожидания, связанные с вашим конкретным письменным заданием.Есть много типов букв и множество вариантов их формы и содержания, но в этой главе мы обсудим пятнадцать элементов традиционного блочного письма.

Письма

могут служить для ознакомления потенциальных работодателей с вашими навыками и квалификацией, для предоставления важной или конкретной информации или для документирования события или решения. Независимо от типа письма, которое вам нужно написать, оно может содержать до пятнадцати элементов в пяти областях. Хотя вы не можете использовать все элементы в каждом случае или контексте, они перечислены в таблице 9.1 «Элементы делового письма».

Таблица 9.1 Элементы делового письма

Содержание	Указания
1. Обратный адрес	Это ваш адрес, по которому кто-нибудь может отправить ответ. Если ваше письмо включает бланк с этой информацией, либо в верхнем колонтитуле (вверху страницы), либо в нижнем колонтитуле (внизу страницы), вам не нужно включать его до даты.
2. Дата	Дата должна быть размещена вверху с выравниванием по правому или левому краю, в пяти строках от верха страницы или логотипа фирменного бланка.
3. Ссылка (Re 🙂	Как и в строке темы электронного письма, здесь вы указываете, на что ссылается письмо, на тему или цель документа.
4. Поставка (необязательно)	Иногда нужно указать на самом письме, как оно было доставлено.Это может дать понять третьей стороне, что письмо было доставлено определенным способом, например заказным письмом (юридическое требование для некоторых типов документов).
5. Примечание получателя (необязательно)	Здесь вы можете указать, является ли письмо личным или конфиденциальным.
6. Приветствие	Обычным приветствием может быть «Уважаемый господин (полное имя)». Но если вы не уверены в названиях (т.д., миссис, мисс, доктор), вы можете просто написать имя получателя (например, «Уважаемый Кэмерон Рай»), а затем поставить двоеточие. Запятая после приветствия подходит для личных писем, но в бизнесе следует использовать двоеточие. Приветствие «Для кого это может касаться» подходит для рекомендательных писем или других писем, которые предназначены для чтения любым и всеми людьми. Если это не относится к вашему письму, но вы не знаете, как обратиться к получателю, приложите все усилия, чтобы выяснить, кому конкретно следует адресовать письмо.Для многих нет более сладкого звука, чем их имя, и неправильное написание этого слова чревато риском оттолкнуть читателя еще до того, как ваше письмо будет прочитано. Избегайте использования безличных приветствий, таких как «Уважаемый потенциальный клиент», поскольку отсутствие персонализации может оттолкнуть будущего клиента.
7. Введение	Это ваш вводный абзац, и он может включать в себя заявление о внимании, ссылку на цель документа или введение человека или темы в зависимости от типа письма.Эмфатическое начало предполагает использование наиболее значимого или важного элемента письма во введении. Читатели склонны обращать внимание на вступления, и имеет смысл заранее обрисовать ожидания читателя. Так же, как вы предварительно просматриваете свою тему в речи, четкое вступление во вступление устанавливает контекст и облегчает понимание.
8. Корпус	Если у вас есть список моментов, ряд фактов или ряд вопросов, они должны быть включены в текст вашего письма.Вы можете выбрать организационные устройства, чтобы привлечь внимание, например маркированный список, или просто пронумеровать их. Читатели могут пропустить информацию в тексте вашего письма, поэтому убедитесь, что вы четко подчеркнули ключевые моменты. Это ваш основной контент, в котором вы можете выделить и поддержать несколько ключевых моментов. Краткость важна, но не менее важна и явная поддержка основных моментов. Конкретная значимая информация должна быть ясной, краткой и точной.
9. Заключение	Решительное завершение отражает ваше вступление с добавленным элементом, объединяющим основные моменты вместе, ясно демонстрируя их взаимосвязь.Заключение может служить напоминанием читателю, но не должно вводить новую информацию. Четкое итоговое предложение укрепит ваше письмо и повысит вашу эффективность. Если ваше письмо требует или подразумевает действие, в заключении должно быть четко указано, чего вы ожидаете. Обычно вежливо в заключение поблагодарить получателя за внимание и предложить ему связаться с вами, если вы можете помочь или у него есть вопросы. В этом абзаце повторяются основные моменты и их взаимосвязь друг с другом, усиливая основную мысль или цель.
10. Закрыть	«С уважением» или «Сердечно» — это стандартные заявления о завершении бизнеса. («С любовью», «Искренне Ваш» и «Лучшая подруга» — это заключительные утверждения, подходящие для личной переписки, но не для бизнеса.) Заключительные заявления обычно помещаются на одну или две строки под заключением и включают в себя запятую, как в выражении «С уважением,
11. Подпись	Через пять строк после закрытия вы должны ввести свое имя (обязательно) и в строке под ним ваш заголовок (необязательно).
12. Линия подготовки	Если письмо было подготовлено или обработано кем-то другим, кроме подписавшего (вы), то включение инициалов является обычным явлением, как в MJD или abc.
13. Корпуса и принадлежности	Подобно электронному письму с вложением, письмо иногда содержит дополнительные документы, которые доставляются вместе с ним. Эта строка указывает, что читатель может искать в документах, включенных в письмо, таких как брошюры, отчеты или связанные бизнес-документы.
14. Любезно предоставленные копии или «CC»	Аббревиатура «CC» когда-то обозначала точные копии, но теперь относится к любезно предоставленным копиям. Так же, как опция «Копия» в электронном письме, она указывает соответствующие стороны, которые также получат копию документа.
15. Логотип / контактная информация	Официальное деловое письмо обычно включает логотип или контактную информацию организации в заголовке (вверху страницы) или нижнем колонтитуле (внизу страницы).

Стратегии эффективных писем

Помните, что у буквы есть пять основных областей:

1. Заголовок, определяющий отправителя, часто включающий адрес и дату
2. Введение, устанавливающее цель
3. Тело, в котором формулируется сообщение
4. Заключение, которое повторяет основную мысль и может включать призыв к действию
5. Строка подписи, иногда включающая контактную информацию

Образец письма показан на рисунке 9.5 «Образец делового письма».

Рисунок 9.5 Образец делового письма

Всегда помните, что буквы представляют вас и вашу компанию в ваше отсутствие. Для эффективного общения и создания положительного имиджа,

• быть ясным, кратким, конкретным и уважительным;
• каждое слово должно способствовать достижению вашей цели;
• каждый абзац должен фокусироваться на одной идее;
• части письма должны образовывать законченное сообщение;
• письмо не должно содержать ошибок.

Основные выводы

• Заметки — это краткие деловые документы, обычно используемые внутри компании для информирования или убеждения сотрудников относительно деловых решений относительно политики, процедуры или действий.
• Письма — это короткие печатные сообщения, которые часто используются извне для информирования или убеждения клиентов, поставщиков или общественности.
• Письмо состоит из пятнадцати частей, каждая из которых выполняет определенную функцию.

Упражнения

1. Найдите памятку по работе или бизнесу или одолжите ее у кого-нибудь из своих знакомых.Поделитесь им с одноклассниками, соблюдая конфиденциальность, заблокировав идентифицирующие данные, такие как имя отправителя, получателя и компании. Сравнивать и противопоставлять.
2. Создайте черновик письма, представляющего продукт или услугу новому клиенту. Публикуйте и делитесь с одноклассниками.