Как написать объяснительную на работе за невыполнение работы образец: Пример объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей

Содержание

Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей: образцы

Когда сотрудник игнорирует или по иным причинам не справляется со своими обязанностями, прописанными в трудовом договоре, то, прежде чем назначить взыскание в виде штрафа, выговора или даже увольнения, начальство первым делом потребует предоставить объяснительную записку. В документе должны быть подробно указаны уважительные причины невыполнения служебных обязанностей или допущенных ошибок во время работы. Обязанности, которые должен выполнять нанятый сотрудник, прописываются либо при заключении договора при приеме на работу, либо в должностной инструкции. Новичка обязаны ознакомить с перечнем должностных обязанностей, в свое время сотрудник обязан подтвердить то, что ознакомлен с ними и обязан исполнять в надлежащем виде.

Правила составления объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей

При написании объяснительной на имя начальника, необходимо учитывать несколько негласных правил:

  • не пытайтесь обмануть начальство, приукрашивая действительность или описывая события, которых не было на самом деле – руководство может все проверить, в итоге ложь станет отягчающим обстоятельством;

  • в записке не стоит винить в произошедшем коллег и тем более начальство, такие действия могут только ужесточить вероятное дисциплинарное взыскание;

  • не надо писать о том, что вы якобы чего-то не знали, такое признание только подтвердит вашу некомпетентность как работника, а также укажет на то, то должностную инструкции вы не изучали;

  • не стоит прибегать к резким выражениям и угрозам, такой прием лишь настроит ваше руководство против вас.

Старайтесь писать объяснительную записку таким образом, чтобы у начальства сложилось о вас хорошее мнение. Честность и искреннее раскаяние будут только плюсом, этот факт непременно следует учесть.

Пишите текст правдиво и простыми словами, указывая, что именно вы не выполнили и по какой причине это случилось. Особенно подробно стоит расписать причину невыполнения ваших обязанностей или ошибок во время их исполнения. Можно сослаться, например, на плохое самочувствие, которое мешало адекватно выполнить требования начальства в силу сильного недомогания.

Также допускается указать, что вы неправильно поняли задание начальства. Еще один оправдательный вариант – слишком большая загруженность, из-за которой вы не успели выполнить задание или совершили ошибку, например, из-за большого наплыва клиентов.

Важное условие: честно и спокойно признавайте свой промах и не вините в нем других. Не лишним будет приписать в конце записки, что впредь вы постараетесь не допускать подобных ошибок.

Как оформляется объяснительная:

  • в верхнем углу справа пишется ФИО и должность адресата, а также полное название компании;

  • ниже стоит указать ФИО и должность сотрудника, автора объяснительной записки;

  • еще ниже в центре листа указывается название самого документа;

  • текст объяснительной;

  • в конце классически ставятся инициалы, подпись и дата написания.

Подобная форма оформления – это стандартный вариант для большинства документов такого рода: объяснительных, жалоб, претензий и прочих форм.

Объяснительная, написанная сотрудником, вместе с докладной запиской от начальника отправляется к вышестоящему руководству, которым и будет принято решение по поводу дисциплинарного взыскания.

Работник имеет полное право не писать никаких объяснений, однако в таком случае он должен знать, что отсутствие объяснительной не влияет на дисциплинарные взыскания. Вместо объяснительной в таком случае вместе с докладной запиской отсылается акт об отказе.

Образец 1

Директору ОАО «Каравелла» Гущиной А.Е.

От старшего продавца Мироновой Н.И.

Объяснительная записка

Я, Миронова Наталья Ивановна, работаю в должности старшего продавца с августа 2015 года, с должностными обязанностями и внутренними распоряжении компании ознакомлена. По поводу жалобы на меня со стороны клиентки прилагаю пояснительную записку. Моя рабочая смена занимает период с 9:00 до 18:00, как и рабочий график магазина по будням с 9:00 до 18:00. Я не обслужила покупательницу 12.09.16 в 18:05 по причине того, что касса уже была снята, а время работы магазина закончено, отдел закрыт. Виноватой себя не считаю.

16.09.2016 Миронова Н.И (подпись)

 

Образец 2

Директору ООО «Замтехстрой» Захарову Д.Б.

От начальника отдела программного обеспечения Михальченко О.И.

Объяснительная записка

Я, Михальченко Олег Иванович, занимаю должность начальника отдела программного обеспечения на предприятии с сентября 2013 года.

Со своими должностными обязанностями, а также внутренними распоряжениями фирмы, ознакомлен и выполняю неукоснительно. Сбой в работе отдела произошел 11.11.2016 в 14:25 по причине перебоя передачи электричества. Мной были приняты все необходимые меры по устранению неполадок в электросети. В ходе обращения в соответствующие инстанции, было выяснено, что произошла авария по причинам, по причинам, не зависящим от меня и остальных сотрудников фирмы. Прошу принять данные к сведению. Прилагаю к записке квитанцию от электрика, удостоверяющую проведение ремонтных работ.

14 ноября 2016 год Михальченко О.И. (подпись)

Добавить комментарий

Объяснительная записка об отсутствии на работу — образец и смешные примеры из сети

…диких животных:

Я опоздал на работу 20.11.2013 на 55 минут, так как ночью в моей квартире была обнаружена летучая мышь, что меня сильно напугало, пришлось ждать рассвета в ванной, я приложил максимум усилий, чтобы усыпить ее, но, к сожалению, удалось выйти из ванной только в 9:25 (по московскому времени).


…вмешательства сил, неподвластных человеческому разуму:

Я, Шереметьев Виталий Олегович, опоздал на работу 21.08. Причины этого неблаговидного поступка весьма загадочны и коренятся скорее в области иррационального, посему я не в силах дать случившемуся сколь-нибудь приемлемое объяснение. Как человек тонкой душевной организации, не могу не чувствовать всю глубину своего падения, однако та же причина впредь едва ли позволит мне даже помыслить о возможном рецидиве.

Предлагаю рассматривать случившееся как недоразумение;
отнестись ко мне снисходительно, тем более что свою порцию душевных терзаний (см. выше) я уже получил.

А тут почти булгаковский сюжет:

Опоздал на три часа, так как после вчерашнего корпоратива (в вашу честь, между прочим) я пришел в себя на лавочке в парке в г.Твери. Как я туда попал — не знаю.


. ..недостатка мотивации:

Я, Старинова Оксана, 28.02 опоздала на работу на восемь минут, потому что не хотела приходить.

Я не выходил на работу 12.08.2013, 14.08.2013, 28.08.2013 по собственному желанию.

К сожалению, все тексты найдены в открытых источниках в сети и о дальнейшей судьбе авторов этих объяснительных нам ничего не известно. Надеемся, что у их руководства было хорошее чувство юмора. И предлагаем разобраться, как же дать объяснение дисциплинарному проступку, если шутить с начальством не хочется.

Как написать объяснительную на работе в 2020 году

Ни один человек не застрахован от случайностей, в том числе и на работе. Нарушение дисциплины труда наказуемо, если отсутствует уважительная причина.

Как в 2020 году оформить объяснительную на работе? Несоблюдение трудовой дисциплины грозит работнику мерами дисциплинарного взыскания.

В некоторых случаях нарушение может стать причиной увольнения. При этом работник может повлиять на решение руководства, приведя уважительные причины допущенного нарушения. Как правильно в 2020 году написать объяснительную на работе?

Основные моменты

С любым работником может приключиться ситуация, когда он опоздает на работу, не сможет выполнить свои обязанности должным образом или будет вынужден прогулять рабочее время.

С позиции трудового права это будет признаваться нарушением трудовой дисциплины. Но при этом причины могут иметь как уважительный, так и неуважительный характер.

Исходя из объяснений сотрудника руководство примет решение относительно необходимости наказания работника.

Объяснить сложившуюся ситуацию работник должен в письменной форме. По общепринятым правилам составляется объяснительная записка.

Таковая может быть оправдательной или пояснительной. Объяснительная записка является официальным документом, и оформляться она должна надлежащим образом.

Основным назначением записки становится объяснение причин нарушения и возможность оправдания работника. Но изложить информацию нужно грамотно.

Что это такое

В законодательстве нет понятия «объяснительная записка». Однако упоминается «требование объяснений в письменном виде».

Речь идет о ситуациях, когда сотрудником совершены неправомерные действия либо по его вине нарушен производственный процесс.

Понятно, что сотрудник попытается пояснить обстоятельства в устной формы. Но такие пояснения в документообороте не применишь.

Таким образом, объяснительная записка это документ, в котором работник в письменной форме излагает причины, обусловившие нарушение трудовых норм.

То есть в ней просто излагается произошедший случай. Работник не делает никаких заявлений в объяснительной. Он не просит разобраться в сложившейся ситуации.

Этот факт отличает данную записку от прочих служебных документов, например, докладной или заявления. Объяснительная записка относится к документации информационного или справочного характера.

Согласно нормам ТК РФ работодатель перед вынесением решения о привлечении работника к дисциплинарной ответственности и наложением дисциплинарного взыскания обязан затребовать объяснение проступка в письменной форме.

Содержание объяснительной записки можно представить следующим образом:

  1. Описание обстоятельств нарушения.
  2. Оценка ситуации самим работником (прогул, опоздание, нарушение должностных обязанностей).
  3. Причина допущения проступка.

Зачем это нужно

Потребоваться объяснительная записка может в разных ситуациях. Основанием для ее составления обычно становится распоряжение вышестоящего должностного лица.

Если сотрудник знает о свершенном нарушении, то инициировать подачу объяснительной он может и самостоятельно.

Главная задача документа – выяснить объективные обстоятельства допущенного нарушения в целях их оценки. Бланк объяснительной записки можно скачать здесь.

Исходя из содержания объяснительной, причина нарушения признается уважительной или неуважительной. И от этого зависит решение руководства и последующие действия в отношении нарушителя.

Важно! Работник вправе отказаться от составления объяснительной записки. Правовых последствий такой отказ не предусматривает, но может повлиять на решение руководителя.

Если сотрудник отказывается от объяснения, составляется соответствующий акт, с описанием ситуации и указанием на отказ и/или обоснование отказа.

На написание объяснительной записки работнику дается два дня с момента затребования руководством письменных объяснения.

После этого выносится решение о применении мер дисциплинарного воздействия, на основании записки или акта об отказе от письменного объяснения.

Правовая база

В соответствии со ст.193 ТК РФ предоставить объяснительную записку работник должен до применения по отношению к нему мер дисциплинарного воздействия.

В течение двух дней с момента свершения/обнаружения нарушения работник дает объяснения или отказывается от предоставления объяснений.

При этом отсутствие объяснения не является основанием для того, чтобы избежать ответственности. В некоторых случаях предоставление объяснительной записки обязательно.

Например, об этом упоминается в ст.247 ТК РФ. Здесь указывается на необходимость письменного объяснения причины со стороны работника об образовавшемся ущербе для организации.

В основном же написание объяснительной записки это право, а не обязанность работника.

Согласно ст.193 и ст.246 ТК РФ отказ работника оформляется посредством акта. Для работника отказ становится отягчающим обстоятельством при принятии решения о наказании.

Как правильно написать объяснительную на работе

Для составления объяснительной записки используется лист формата А4. При этом стиль изложения должен быть приближен к деловому.

То есть четко излагается основная суть обстоятельств и приводятся исключительно обоснованные аргументы.

Никакие домыслы и предположения для данного документа неприемлемы. Только «сухое» изложение фактов.

К числу рекомендаций, полезных при оформлении объяснительной записки, можно отнести следующие советы:

Детали обстоятельств Ставших причиной совершения правонарушения, излагаются подробно и последовательно
Работник должен оценить свои действия С точки зрения их правомерности
Необходимо отметить признание Или отрицание собственной вины
Желательно указать обстоятельства Которые способствовали свершению нарушения
Рекомендуется выразить мнение Относительно последствий проступка и согласие/несогласие с привлечением к ответственности

Спорным является пункт о необходимости оценки своих действий. Но если работник признает виновность деяния, то на это нужно указать. Можно одновременно с этим уточнить, что в будущем такого нарушения допущено не будет.

Почему возникает такая необходимость

Основанием для написания объяснительной записки становятся любые причины нарушения трудового законодательства.

При этом в одних случаях работодатель имеет право потребовать объяснений, а в других обязан получить объяснение или отказ от такового.

Обстоятельства, выступающие основанием для составления записки, могут отличаться, но сводятся они к таким нарушениям дисциплины, как:

Опоздание на работу При этом в законе не указано, какие причины считаются уважительными. Решение принимается руководством
Неисполнение работником непосредственных трудовых обязанностей Либо ненадлежащее исполнение, ставшее причиной негативных последствий для производственной деятельности предприятия
Отсутствие на рабочем месте В рабочее время без уважительной причины и предварительного согласования с руководством
Получение сотрудником травмы на производстве Обусловленное несоблюдением техники безопасности
Невыполнение работником поручения Данного руководителем, если исполнение такого задания не относится к прямым обязанностям по должности
Присутствие на рабочем месте в состоянии алкогольного, токсического или наркотического опьянения Причем факт опьянения должен быть подтвержден медицинским заключением
Не предоставление непосредственному начальнику Достоверной информации о состоянии вверенного оборудования

При этом существует два вида объяснительных записок:

  • объясняющие поведение иных лиц;
  • оправдывающие собственное поведение.

В отношении третьих лиц объяснения дается, если причиной нарушения стали действия посторонних лиц. В документе такого плана описывается ситуация, в которой субъект не участвовал.

Второй вариант записки предусмотрен для изложения обстоятельств нарушения трудовой дисциплины, допущенного по вине самого работника.

Видео: объяснительная

Нужно уточнить, что до разбора случившейся ситуации работник не может быть признан виновным, поскольку для российского законодательства характерна презумпция невиновности.

Поэтому объяснительную записку нужно составить так, чтобы адресат мог понять причину нарушения и суть ситуации, от чего зависит окончательный вердикт.

Как грамотно составить

Утвержденного образца для объяснительной записки не предусмотрено. Также отсутствуют единые требования к заполнению и содержанию. Но все же следует придерживаться общепринятых правил.

В частности примерная схема объяснительной записки выглядит так:

  1. Кому адресована – должность и Ф.И.О. должностного лица.
  2. От чьего имени полается документ – должность и Ф.И.О. работника.
  3. Наименование акта – «Объяснительная записка».
  4. Прилагаемые документы (при необходимости), подтверждающие указанные причины.
  5. Подпись работника, дата составления документа.
  6. Основное содержание
  • суть обстоятельств нарушения
  • последствия свершенного деяния
  • причины, повлекшие проступок
  • оценка работником своих действий
  • признание/непризнание вины
Если нет вины

В случае отсутствия вины работника в свершенном нарушении должны указываться причины, которые позволяют доказать невиновность.

Например, сотрудник не смог выполнить свои обязанности надлежащим образом вследствие невозможности исполнения.

Здесь излагаются обстоятельства, ставшие причиной неисполнения:

  • неисполнение обязанностей иными лицами;
  • неисправность оборудования;
  • ненадлежащее оснащение рабочего места и т. д.

В констатирующей части записки работник указывает, что виновным себя не признает, поскольку сложившиеся обстоятельства не давали возможности предотвратить нарушение.

Руководитель оценивает объективность указанных причин и оценивает, действительно ли вина работника отсутствовала.

За невыполнение работы

Аналогичным образом объясняется причина невыполнения работы. Указываются причины свершенного нарушения, но при этом работник может признать свою частичную или полную вину.

Например, сотрудник имел возможность выполнить работу, но не воспользовался ею. В любом случае следует детально изложить обстоятельства:

  • суть неисполненной работы;
  • причину невыполнения;
  • обстоятельства, способствовавшие невыполнению;
  • степень своей виновности в случившемся;
  • оценку последствий с собственной точки зрения.

Если работник сможет доказать, что выполнить работу он не мог по вполне объективным причинам, то он сможет избежать мер дисциплинарного взыскания.

Но если виноват сотрудник, то он имеет возможность частично оправдаться в объяснительной записке.

За ошибку

Иногда нарушение, допущенное в работе, становится следствием невнимательности работника. К примеру, сотрудник проигнорировал ряд обязательных действий, указанных в должностной инструкции.

Или же работник неправильно оценил возможные последствия своих действий. В объяснительной записке отображаются не только причины нарушения, но и предпосылки, повлекшие наступление ситуации.

Также указываются обстоятельства, способствовавшие возникновению невнимательности к деталям работы. Как написать объяснительную по поводу ошибок в работе?

Перекладывать свою ответственность на коллег не рекомендуется, однако и признавать отсутствующую вину не следует.

Как пример, работник допустил ошибку при работе на новом оборудовании. Можно сослаться, конечно, на ненадлежащий инструктаж. Но лучше сослаться на отсутствие должного опыта.

За отгул

Не следует путать понятия «отгула» и «прогула». Отгул предоставляется руководством по просьбе работника или в качестве поощрительной меры.

Кроме того отличается прогул от временного отсутствия на рабочем месте. Определение «прогул» разъясняется в пп. «а» п.6 ст.81 ТК РФ.

Это отсутствие на работе в течение всего рабочего дня или более четырех часов подряд в течение одной рабочей смены.

Прогул без уважительной причины может стать поводом для расторжения трудового договора. Потому работник крайне заинтересован в том, чтобы подробно рассказать о невыходе на работу.

Уважительными, как правило, считаются:

  • болезнь самого работника или близких родственников, подтвержденная медицинской справкой;
  • смерть члена семьи;
  • несчастный случай;
  • авария;
  • стихийное бедствие.

В любом случае уважительной причина признается только при наличии документального подтверждения.

За опоздание

В случае опоздания объяснительная записка потребуется, если ее запросит непосредственный руководитель. При разовом опоздании факт нарушения можно урегулировать устно, объяснив причину.

Но если работник опаздывает не впервые, следует знать, что систематические опоздания являются весомым поводом для расторжения трудового договора.

В объяснительной записке нужно указать, что факт опоздания действительно имел место, но поводом послужило уважительное обстоятельство. Если есть возможность, желательно представить подтверждающий документ.

Но в основном причины опоздания становятся случайностью, которая подтверждается только объяснением работника или свидетельским показаниями.

Потому решение полностью зависит от лояльности руководителя. Как правильно написать объяснительную на работе? 

Фото: объяснительная записка

Объяснительная записка подлежит регистрации в специальном журнале. Причем в соответствии с Постановлением № 587, такие документы хранятся в течение трех лет.

Если впоследствии вновь возникнут вопросы по поводу свершенного нарушения, записка работника подтвердит наличие или отсутствие его вины.

Объяснительная записка об ошибке в работе: образец

Бывают случаи, когда работник на предприятии по своей вине или по каким-либо независящим от него причинам совершает профессиональную ошибку. В этой ситуации его начальник не имеет права тут же применить наказание. Он обязан дать своему сотруднику возможность объяснить, что повлекло за собой данный проступок. Чаще всего для этого используют объяснительную записку об ошибке в работе (образец – в нашей консультации). Её предоставляют начальству не позднее, чем через 2-е суток после требования оформить этот документ. Важно знать, что объяснительная не имеет установленной законом формы. Опираясь на нее, работник может рассказать о случившемся.

Действия начальника в случае ошибки подчинённого

При первых подозрениях о нарушении со стороны сотрудника работодатель должен зафиксировать это:

  • актом;
  • решением комиссии;
  • или докладной.

Причем каждый из этих документов используют в соответствии с видом нарушения работника. Так, свои особенности имеет и объяснительная бухгалтера об ошибке.

Пожалуй, самый распространенный метод фиксации – акт. Его оформляют, например, в случае отказа подчиненного пройти медицинское освидетельствование.

Решение комиссии приходит на помощь в том случае, когда ошибочные действия сотрудника повлекли за собой материальный ущерб, нанесенный компании или ИП.

Что касается докладной от руководителя отдела, её пишут в тех ситуациях, когда работник не выполнил полагающийся план и т. п.

После того, как нарушение будет зафиксировано, работодатель вправе потребовать у своего подчиненного написать объяснительную (пример объяснительной записки об ошибке в работе представлен далее в статье). Причём такое требование можно предъявить как устно, так и письменно. Первый вариант используют тогда, когда сотрудник сам намерен объясниться и описать произошедшее. Но бывают и конфликтные ситуации, когда работник не хочет ничего рассказывать и просить прощения. Тогда выдвигают уже письменное требование, которое оформляют в свободной форме.

Иногда сотрудник и после письменного требования отказывается писать объяснительную. Это следует заверить соответствующим актом и отправить его начальству. На основании акта об отказе работника писать объяснительную руководство выбирает меру наказания для такого упрямого сотрудника и уведомляет его об этом.

В течение 3-х суток, каждые из которых нарушитель присутствовал на рабочем месте, приказ предъявляют ему под роспись. В случае если подчиненный не намерен изучить приказ и поставить свою роспись, руководству необходимо составить акт и об этом.

На практике существуют различные примеры объяснительных записок об ошибке. Какой-либо единой формы нет.

Внешний вид объяснительной по факту нарушения

Как было сказано, единой формы объяснительной, которая была бы зафиксирована законодательно, в Российской Федерации нет. Также нет каких-либо конкретных требований и к ее внутреннему содержанию. Однако на основании информации, которая будет изложена в образце объяснительной записки об ошибке в работе, нетрудно сделать вывод о том, что же сотрудник должен в ней указать в обязательном порядке.

Итак, объяснительная записка вне зависимости от подробностей нарушения, включает следующие данные:

  • Ф.И.О. сотрудника, допустившего нарушение, его должность на предприятии;
  • точная дата на момент составления объяснительной;
  • суть нарушения;
  • сопутствующие нарушению обстоятельства;
  • причины совершения проступка.

Объяснительная записка заполняется от лица работника. Её подают соответствующему начальнику в одном экземпляре.

Поскольку содержание это документа работник составляет собственноручно, то начальство в данный процесс не вмешивается. Оно не имеет права диктовать текст записки или требовать включить в нее какие-либо подробности случившегося. Поэтому вопрос о том, как написать объяснительную на работе за ошибку, отпадает сам собой.

Далее показан образец объяснительной бухгалтера об ошибке:



Генеральному директору ООО «Гуру»
В. В. Краснову
от бухгалтера по расчётам с поставщиками
Е.А. Широковой

Объяснительная записка
об ошибке в заполнении документов

25 августа 2017 года мною были неправильно указаны расценки на продукцию в товарной накладной № 123 и счете-фактуре № 89: они были завышены на 15%. Покупатель, увидев завышенные цены, отказался принимать товар, в связи с чем он вернулся на склад ООО «Гуру».

Данная ошибка вызвана высокой загруженностью в день подготовки этих документов. 25 августа 2017 года я одна работала за всю бухгалтерию по причине болезни коллег. Документы были готовы в конце рабочего дня, когда сильная загруженность вызвала невнимательность при выполнении работы.

Свою ошибку признаю. Постараюсь в будущем относиться более внимательно к работе и заполнению документов.

28.08.2017____________Широкова____________/Е.А. Широкова/

Выявление сути нарушения

Для того чтобы выявить – действительно ли имело место нарушение со стороны сотрудника – необходимо провести анализ ситуации. В первую очередь, надо определить, были ли нарушены работником его трудовые обязанности. Если в ходе проверки окажется, что они действительно нарушены, то следующим шагом будет выявление наличия вины сотрудника в этом.

Совершенно необходимо, чтобы и работник, и его начальство понимали рамки своих полномочий и обязанностей. Для этого в начале трудового пути на данном предприятии с каждым сотрудником заключают трудовой договор, в котором четко описаны все права и обязанности сторон. До подписания этого документа следует внимательно изучить все его пункты.

Если профессия или должность включает какие-либо специфические особенности, то это должно быть прописано в индивидуальных инструкциях работников.

Также см. «Типовой трудовой договор: кто, для чего и когда может его заключать».

Виды мер наказания

После получения на руки объяснительной записки от работника и с учётом мнения руководителя начальство вправе применить к подчиненному одну из 3-х мер наказания:

  • замечание;
  • выговор;
  • увольнение.

Также см. «Приказ на дисциплинарное взыскание и виде выговора: пример».

Конечно, по последствиям первый вариант – самый легкий. Тогда как увольнению подвергают:

  • только тех работников, вина которых неоспорима;
  • ущерб предприятию нанесен существенный.

Более подробно условия увольнения описаны статье 192 ТК РФ.

Также см. «Невыполнение должностных обязанностей и увольнение по статье».

Пример объяснительной записки о невыполнении задания. Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей: как написать по образцу

составляется работником по требованию руководителя. Этот документ представляет собой бумагу, в которой отражаются причины неисполнения обязанностей, возложенных на сотрудника, и обстоятельства, которые этому способствовали. Как правильно составить объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей, вы узнаете из статьи.

Когда работник подписывает трудовой контракт, сотрудник отдела кадров или непосредственный руководитель должны ознакомить его с должностной инструкцией и определить круг обязанностей. Предполагается, что служащий должен исполнять эти обязанности в строгом соответствии с требованиями нормативных и локальных актов. Однако в трудовом процессе может произойти всякое, в том числе когда ситуация не зависит от действий работника; но он должен предпринять все возможные меры, чтобы предотвратить негативные последствия.

При обнаружении факта невыполнения должностных обязанностей конкретным сотрудником его руководитель составляет докладную записку на имя лица, уполномоченного рассматривать эти вопросы. Как правило, после ознакомления с запиской принимаются меры по проведению расследования в рамках рабочего процесса с целью установления виновных лиц. До окончания всех проверок с работника должны быть затребованы объяснения.

ВАЖНО! Если работник не ставил свою подпись на документах, в которых описываются его должностные обязанности, значит, он о них не знает, и соответственно, привлечь его к ответственности за их невыполнение невозможно.

Объяснительная должна быть составлена на имя непосредственного руководителя работника. Нарушение субординации и назначение адресатом документа иного начальника недопустимы.

Как составить объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей

ТК РФ предусматривает, что документ составляется в письменной форме. Однако ни примерную форму, ни образец записки законодатель не устанавливает. То есть образец может быть разработан на предприятии и утвержден локальным актом, или же объяснительная пишется работником в произвольной форме.

  1. Ф. И. О. адресата с указанием его должности и подразделения.
  2. Дату и номер документа (при регистрации в специальном журнале исходящей документации отдела).
  3. В тексте необходимо как можно более подробно описать все обстоятельства случившегося с указанием на участвующих лиц. Безусловно, не стоит перекладывать всю ответственность на коллег, но если обстоятельства сложились таким образом, что вины работника в наступивших последствиях нет, свою вину признавать не стоит.
  4. Подпись, ее расшифровку и должность автора записки.

ВАЖНО! Объяснительную лучше всего передавать лицу, которое осуществит регистрацию документа, — так вы сможете доказать, что записка была отдана вовремя.

Рекомендуем отразить в тексте записки фразу о том, что подобные действия больше не повторятся, если налицо вина работника. Не стоит употреблять при составлении документа резких высказываний, угроз или излагать ложные сведения, так как после прочтения уполномоченным лицом объяснительной у него должно сложиться положительное мнение о сотруднике. Безусловно, честное описание всего процесса поднимет вас в глазах руководства, однако если вы решили обвинить коллегу в произошедшем, подумайте о том, сможете ли доказать его проступок, повлекший негативные последствия.

Таким образом, объяснительная записка, являясь документом информационного характера, должна помочь руководителю составить картину произошедшего и выяснить, чья вина в том, что произошли определенные события. Излагать всю ситуацию в документе необходимо предельно ясно и четко, так как от этого может зависеть исход дисциплинарного расследования происшествия и в последующем наложение наказания на работника.

Рад снова встретиться с вами в блоге, друзья! Недавно обратилась ко мне сестра за советом: она допустила ошибку на работе, и начальство сказало, что ей придется дать пояснения. Понятно, она надеялась избежать штрафов и других наказаний, да и портить отношения с руководством не хотелось. Ведь кто иногда не совершает промахов? Поэтому мы разобрались, как должна быть составлена объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей . На следующий день сестра отнесла документ секретарю — и в результате избежала наказания! Если вы тоже столкнулись с похожими сложностями, давайте вместе выясним, на какие нюансы обратить внимание.

Зачем нужна объяснительная о невыполнении обязанностей и убережет ли она от наказания

Любой человек рано или поздно допускает промах в работе. Если не исправить его вовремя, то возникнет вопрос о дисциплинарном взыскании. Его определяют в зависимости от того, насколько уважительна причина невыполнения обязанностей. Разобраться в ситуации поможет документ, в котором сотрудник указывает, почему допустил промах, или доказывает правильность своих действий.

Может ли объяснительная записка о нарушении ваших должностных обязанностей избавить от наказания? Да! Если она составлена согласно образцу, а перечисленные в тексте факты подкрепляют вашу позицию, дисциплинарного наказания не последует.

На каких основаниях и кто пишет объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей

Согласно законодательству, руководитель вправе потребовать пояснительную записку в следующих случаях:

  • сотрудник допустил промах , который может повлечь за собой дисциплинарное наказание;
  • имуществу предприятия был нанесен ущерб , поэтому необходимо выяснить подробности случившегося и определить виновников.

Обычно на написание объяснительной записки дается 2 дня. Чаще всего ее требуют от сотрудников в связи со следующими промахами:

  • опозданием или неявкой на работу;
  • самовольным уходом раньше положенного времени;
  • невыполнением части обязанностей;
  • ошибками в работе;
  • нарушениями трудовой дисциплины;
  • ненадлежащим выполнением обязанностей, обнаруженным комиссией или проверкой.

Объяснительная записка отличается от докладной , которую также подают руководству. Последняя бумага составляется, когда вы получили задание, но не можете его выполнить ввиду возникших сложностей. В этих случаях вы обращаетесь к руководству, чтобы оно помогло в решении проблем. Если же вы не информировали вышестоящее лицо, а позже совершили ошибку, то пишется объяснительная. В отличие от докладной, вы подаете ее по требованию начальства, а не по своей инициативе.

Стоит ли писать объяснительную о невыполнении должностных обязанностей

Ситуацию, когда работник отказывается писать объяснительную записку, не назвать редкой. Возникли проблемы при выполнении обязанностей, но вы не хотите изложить свою позицию на бумаге? Принимая подобное решение, вы совершаете ошибку.

Объяснительную записку, составленную согласно образцам, требуют, когда вопрос о дисциплинарном наказании еще рассматривается. По сути она является шансом изложить события так, чтобы их можно было трактовать в вашу пользу. Но сотрудники думают, будто, соглашаясь составить документ, они признают вину. На самом деле отсутствие объяснительной сыграет против вас — руководство составит акт об отказе, и вас с большей вероятностью накажут.

Написать объяснительную записку — это право, а не обязанность. Оно было закреплено в 1971 г.: с тех пор закон оговаривает, что сотрудника нельзя наказать за промах, не предоставив ему возможность оправдаться. Правило перекочевало и в Трудовой кодекс, и, если работодатель вас оштрафовал или уволил, не затребовав эту бумагу, вы оспорите решение в суде.

Виды объяснительных о невыполнении должностных обязанностей: разберитесь в тонкостях

Задаетесь вопросом, как написать объяснительную, чтобы вас не наказали? Для начала разберитесь в видах документа:

  • оправдательный вариант составляется, когда его запрашивают по поводу допущенного промаха;
  • разъяснительная записка подается, если вы предоставляете информацию по внешним обстоятельствам (например, вашей вины нет, но вы присутствовали при ЧП на производстве, и ваша точка зрения нужна для выяснения обстоятельств).

В последнем случае важно лишь написать текст по общепринятым образцам, и проблем не возникнет.

Как написать объяснительную записку, чтобы вас не наказали

Если вы не выполнили должностные обязанности в полном объеме, правильно составьте документ с пояснениями. Учитывайте следующие правила:

  • стиль — официальный , деловой;
  • в тексте изложены лишь факты , имеющие отношение к делу;
  • в документе нет просторечной лексики и эмоций;
  • изложенная информация достоверна ;
  • бумага содержит подпись и дату .

Важно, чтобы причины невыполнения обязанностей, перечисленные в тексте, были уважительными. К ним относятся непредвиденное посещение врача, вызов на судебное заседание или привлечение работника в качестве свидетеля. В подобных случаях потребуется приложить подтверждающие документы.

Перечень причин, считающихся уважительными, не приводится в законодательстве. Вопрос будет решаться по усмотрению работодателя. Четко аргументировать позицию вам помогут примеры объяснительных, составленных по общепринятому образцу.


Правила написания бумаги о невыполнении должностных обязанностей: что учесть

Хотя строгого шаблона не существует, придерживайтесь следующей структуры:

  1. В шапке указывают адресата , которому дают объяснения: «Директору ООО «Рассвет» Петрову Петру Петровичу».
  2. С новой строки — ФИО и должность сотрудника («от старшего продавца Ивановой Марии Сергеевны»).
  3. В центре указывается название бумаги: «Объяснительная» . Точку после заголовка не ставят.
  4. В новой строке переходите к основной части . Примером послужит следующий образец: «02.09.2018 я отсутствовал на рабочем месте в связи с попаданием в ДТП по дороге. Подтверждающие документы прилагаю».
  5. В заключение ставят дату и подпись .

По необходимости вы скачаете и заполните его согласно примеру. После документ поступит на рассмотрение руководству, которое примет решение по вопросу.

Пример объяснительной при невыполнении работы

Если вы не выполнили часть должностных обязанностей, не указывайте, что забыли инструкцию или не были с ней ознакомлены в полном объеме . Также не пишите ложные факты, которые несложно проверить. Если нет возможности оправдаться, признайте оплошность, но не старайтесь обвинить других работников или руководство.

Пример объяснительной записки при допущенных ошибках: пишите по образцу

При допущении ошибок обрисуйте ситуацию максимально полно: укажите суть промаха и его причины; по необходимости упомяните, что приняли все возможное для устранения последствий. Разработайте и план действий для предотвращения оплошностей при выполнении должностных обязанностей, но не перегибайте палку с извинениями. Составить убедительный текст вам поможет образец:

Пример объяснительной записки при прогуле или отсутствии на рабочем месте

Пропуск рабочего дня и последовавшее невыполнение должностных обязанностей грозят увольнением. По этой причине сотрудник заинтересован в том, чтобы объяснительная была правдоподобной. Важно обосновать и отсутствие на рабочем месте: если вас не было больше 4 часов, оно приравнивается к прогулу.

Стараетесь придумать убедительную причину? Вы можете сослаться на визит к врачу из-за острой зубной боли, семейные обстоятельства, проблемы с ребенком в школе или в детском саду. Но в любом случае решение руководства скорее зависит от того, на каком вы счету, чем от текста записки.

Пример объяснительной записки при опоздании: скачать образец

Как правильно написать объяснительную на работе, чтобы вас не наказали за опоздание? Если оно произошло из-за поломки общественного транспорта, попросите у водителя документальное подтверждение. Оно дается в письменном виде, причем вы можете сами составить текст на бумаге: останется лишь подписать. Но учитывайте, что информацию несложно проверить, позвонив диспетчеру.

Не попали на работу вовремя из-за отмены пригородной электрички? Просите соответствующую справку в кассе на станции.

На многих предприятиях существует система электронных пропусков: время прихода на работу отмечается автоматически. Без письменных объяснений в подобных случаях не обойтись, но вы исправите ситуацию, если по согласованию с руководством задержитесь после смены или в обеденный перерыв.

Объяснительная записка о невыполнении обязанностей из-за опоздания: чего писать не надо

Бывает, сотрудники, опоздав, пишут следующее: «Хотя я не явился вовремя, хочу напомнить, что я 2 раза за месяц задерживался до 23.00». Этот аргумент — серьезная ошибка, поскольку сверхурочные оформляются заявлением и приказом руководства. По сути вы указываете на еще одно нарушение, о котором не рекомендуется упоминать в официальном документе.

Пример пояснительной записки при недостаче товара или излишках

Если в кассе магазина или на складе выявлена недостача товара или денежных средств, объяснительную пишет ответственное лицо. Соответствующую информацию заносят в бухгалтерию предприятия, а поданный документ прилагают к отчетности. В тексте необходимо указать, что вы являетесь ответственным лицом и обязуетесь возместить недостачу из зарплаты.

Бывает, что в нехватке товара винят всю смену (например, в супермаркете). В этом случае укажите, что не имеете отношения к возникновению недостачи, а обязанности выполняли в полном объеме.

При обнаружении излишков или пересортицы ответственное лицо должно подать пояснительный документ. Излишки же приходуют согласно правилам бухгалтерского учета.

Написание объяснительной записки по жалобе клиента

Клиенты могут пожаловаться на невыполнение обязанностей определенным сотрудником или на работу коллектива в целом. Руководство в обоих случаях имеет право запросить объяснительную. Но, если в исходной жалобе не указывается конкретное должностное лицо, то при привлечении вас к ответственности вы вправе обжаловать решение .

Пример объяснительной записки о невыполнении рабочего плана: скачать образец

Должностная инструкция некоторых работников предусматривает выполнение плана продаж. Если вы регулярно не справляетесь, это может стать поводом для взысканий или увольнения. Но для начала у вас попросят объяснительную, где вы укажете следующее:

  • причины невыполнения плана;
  • признание или непризнание вины;
  • рекомендации по устранению причин.

Справиться с задачей вам поможет образец, который можно скачать

Невыполнение рабочего плана связано с внешними факторами, на которые вы неоднократно указывали? Перечислите номера поданных докладных записок. Сложность заключается в том, что об устных уведомлениях работодатель наверняка «забудет».

Какие причины указывать в объяснительных

Хотите грамотно составить объяснительную записку? Тогда учитывайте, как работодатели относятся к причинам опоздания или отсутствия на месте:

  1. Рассказ о дорожных пробках редко впечатляет начальство (исключением считается ситуация, когда затор был вызван ДТП).
  2. Недомогание ребенка или проблемы в детском саду считаются уважительными поводами, если вы ими не злоупотребляете. А работающая мать малыша, которому не исполнилось 1,5 года, имеет право периодически отсутствовать на рабочем месте. Согласно ТК РФ, ей обязаны предоставить дополнительные перерывы для кормления. Важное условие: время отсутствия на месте не должно превышать 30 мин. Также работающая мать обязана предварительно написать заявление. Льготы есть и у родителей несовершеннолетнего инвалида: они могут рассчитывать на 4 дополнительных выходных ежемесячно.
  3. Плохое самочувствие должно подтверждаться медицинскими справками или вызовом «Скорой».
  4. Отсутствие на рабочем месте, связанное с участием в судебном заседании , также считается уважительной причиной. Но в подобных случаях у вас на руках должна быть повестка в суд.
  5. Коммунальная авария по месту жительства сотрудника станет достаточным поводом для отсутствия.

Уважительными причинами считаются и те, которые закон определяет как обстоятельства непреодолимой силы. К ним относят стихийные бедствия, аварии на дороге, военные действия и т. д. Если вы не явились на работу в связи с независящими от вас факторами, и вопрос дошел до увольнения, закон дает вам 30 дней для оспаривания решения в суде.

Уточнить нюансы по подаче объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей можно с помощью видео:

Сроки хранения документа

Если вы работаете на государственном предприятии, то объяснительные о невыполнении должностных обязанностей будут подшиваться к личному делу. Вместе с ним документы хранятся 75 лет. В частных фирмах руководство самостоятельно определяет, в течение какого срока держать у себя бумагу.

Заключение

Правильное составление объяснительной записки о неисполнении служебных обязанностей избавит от наказания. При ее написании вы получаете шанс аргументировать вашу позицию и указать, что сделали для решения спорной ситуации. Отказываясь писать объяснительную, вы совершаете ошибку и показываете нежелание сотрудничать.

При приеме на службу абсолютно всем работникам, вне зависимости от должности, которую они в дальнейшем станут занимать, выдается на руки образец официальной инструкции. В данном важном документе точно отмечено, какую деятельность будет обязан выполнять трудящийся. Соглашение с условиями служебной инструкции выражается подписанием трудового контракта или, как его еще привыкли называть, договором.

Уж такова жизнь: ни один начальник не застрахован от ситуации, когда подчиненный может внезапно отступиться от исполнения предоставленного ему поручения. В случае если запросы руководителя правомерны и установленный вид работы прописан в официальной инструкции работника, то за управляющим закрепляется возможность оповестить вышестоящее начальство о сформировавшейся ситуации и потребовать применения к труженику мер дисциплинарного взыскания. Но перед этим должна быть составлена объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей.

Что собой представляет объяснительная

Данной пояснительной запиской о невыполнении официальных прямых обязанностей именуют акт, предназначение которого заключается в передаче данных от низшего ранга к высшему согласно должностной вертикали.

Она носит высокоинформативную направленность и оформляется как по письменному либо лично произнесенному предписанию управляющего, так и согласно инициативе самих сотрудников (к примеру, в вариантах, когда с целью урегулирования какого-либо производственного или хозяйственного вопроса зарождается потребность изъяснить сведения в письменной форме вышестоящему начальству).

Дополнительные возможности

Кроме того, благодаря такому важному документу позволяется внести предложение об усовершенствовании промышленной стороны производственных дел, высказать протест, касающийся нового постановления, установленного вышестоящим управляющим, а еще изложить собственную точку зрения при возникновении каких-либо разногласий или конфликтов с сотрудниками-коллегами. Вследствие этого, при подготовке докладной (объяснительной) записки, ее автору сначала нужно открыто выразить собственную позицию по возникшей проблеме, а уже потом в доказательство привести аргументы в ее пользу.

Как писать пояснительную записку

Итак, объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей может сопровождать важнейшие документы и тем самым представлять объяснения перед руководством согласно отдельным моментам, которые прямо причисляются к специальным бумагам. Объяснительные записки могут быть составлены точно по поводу какого-нибудь возникшего в организации спорного случая. Нужно отметить, что данный вид записки оформляется весьма часто. Пишутся похожие документы согласно требованиям вышестоящего руководства и затрагивают преимущественно дискуссионные взаимоотношения, которые рождаются в ходе рабочего процесса в какой-то компании.

В основном, в пояснительной записке рассматриваются такие нюансы, как:

  • Непунктуальность (опоздание).
  • Неявка на рабочее место.
  • Воровство.
  • Нарушение или несоблюдение нормативных законов и актов фирмы.
  • Появление на рабочем месте в пьяном состоянии.
  • Аморальные поступки, перечащие установленным нормам служебной этики.

Обычно объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей предоставляется шефу производства либо фирмы в том случае, если в период рабочей деятельности возникают какие-либо чрезвычайные случаи либо различные остроконфликтные ситуации. Более того, такой акт наниматель должен потребовать с работника с целью его привлечения к дисциплинарной ответственности.

Как оформить пояснительную записку

Если наниматель рассчитывает скреплять пояснительную записку с главными бумагами, то провинившемуся работнику нужно будет составить ее в печатном формате на ПК, естественно, не без помощи специальной программы. Если же руководитель намеревается использовать предоставленную ему пояснительную записку в своих целях, то тогда провинившемуся работнику в обязательном порядке придется оформить данный акт в письменном виде.

Основные части, из которых состоит документ

Кроме всего прочего, пояснительная докладная должна содержать в себе несколько главных частей:

  • Фактическую — тут принципиально обозначить данные, которые стали предлогом для написания этого важного документа.
  • Этиологическую — здесь следует прописать причинно-следственные взаимосвязи. Практическая деятельность использования пояснительных записок применяется в учебных процессах при нарушениях, содеянных учениками в учебных заведениях.

В данной статье мы также подробно разберем пример объяснительной записки о невыполнении обязанностей, и то, как ее можно грамотно написать шефу, ведь об этом обязан знать абсолютно любой человек, осуществляющий рабочую деятельность на предприятиях и в организациях. Помимо этого, рекомендовано иметь представление о том, что подлежит обозначению в этом важном документе. Таким образом, в структуре пояснительной записки должны быть отмечены дополнительные, но не менее важные моменты.

Какие данные необходимо внести в объяснительную

  • Реквизиты (конкретные данные) адресата.
  • Название важного документа и подтверждение его вида.
  • Заголовок к тексту.
  • Собственно, сам текст объяснительного документа. К примеру: «Довожу до Вашего сведения, что я, шофер-перевозчик Иванов Иван Ивановвич, не предоставил свой автомобиль (зафиксированный за ним гос. номер М 123 АХ 123) для проведения планового тех. досмотра, чем допустил незаконное нарушение положения официальной инструкции и полностью раскаиваюсь в содеянном».
  • Конкретное время и дату написания объяснительной.
  • Собственную роспись.

Конкретный пример того, как должна выглядеть объяснительная, представлен ниже.

Кроме данных пунктов, объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей должна в исчерпывающем объеме характеризовать определенные сведения о чрезвычайных событиях. Главный документ должен содержать в себе и отражать конкретные объяснения работников либо одного работника, которые(ый) оказались(ся) в сложной ситуации. В случае если автор объяснительной (он же виновник) раскается и полностью подтвердит собственную вину, то в подобной бумаге он обязан представить собственные гарантии, что такое обстоятельство с его стороны больше не повторится.

Чего не стоит писать в объяснительной

В случае если работник не считает себя виноватым, тогда в данном важном документе необходимо сообщить собственную позицию и представить конкретные аргументы по поводу случившегося происшествия. Кроме того, объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей, образец составления которой необходимо четко соблюдать, должна содержать требуемые подтверждения, которые будут доказывать непричастность работника к той или иной ситуации. Но не забывайте, что писать в таком документе следует только истину. В противном случае, если вскроются фальшивые сведения, результаты такого опыта стопроцентно неблагоприятно отразятся на вашей службе в дальнейшем.

Еще одно существенное правило, которое содержит грамотная форма и бразец объяснительной записки: никогда в жизни не сваливайте вину на своих коллег или сотрудников, занимающих высшую должность. В случае задействования многих людей наниматель (начальник) имеет полное право затребовать пояснительные у каждого из них, а они уже расскажут собственное видение сложившейся ситуации. Итогом станет обнаружение несогласий и, вероятно, еще большее усложнение проблемы. Да и вы сами в дополнение ко всему приобретете неприятелей в лице коллег, что совсем вам не на руку.

Еще хотелось бы отметить, что объяснительная по невыполнению должностных обязанностей не должна содержать в себе подобные фразы: «мне не подсказали», «меня не научили» и т. п. Ведь при оформлении договора на службу вы собственноручно расписываетесь в официальной инструкции, где указан список требуемых познаний и умений для занимаемой должности. При этом следует, чтобы заполняемый объяснительный документ соответствовал одновременно нескольким условиям, это:

  • Правдивость и точность.
  • Объективность.
  • Следование логике.
  • Обоснованность.
  • Сжатость.
  • Понятность.
  • Однозначность.

При составлении акта необходимо использовать преимущественно деловой слог, ведь это объяснительная записка. Образец, как написать данную записку, должен иметь установленную структуру и при этом отображать все нужные сведения. После написания этого важного документа следует его зарегистрировать. О чем как раз пойдет речь далее.

Подробнее о регистрации документа

Регистрация — достаточно серьезный этап. Она должна быть проведена в соответствии с постановлением управляющего. После того как начальник исследовал и полностью ознакомился со всеми причинами нарушения, а также принял решение о последующих действиях, ставится его роспись.

Подводя итог, можно отметить, что объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей, пример составления которой был описан выше, в некотором смысле способна защитить и как бы обезопасить работника от разных остроконфликтных ситуаций, которые могут сложиться в ходе трудового процесса. Объяснения в данной записке, несомненно, помогут шефу дать объективную оценку ситуации, и в случае надобности установить и утвердить для провинившегося работника верную и самую подходящую норму наказания.

Докладная с разъяснениями не была предоставлена вовремя: правомочия руководителя

Если по истечении определенного времени работник не соизволил подать руководству такую пояснительную записку, то, в соответствии с действующим законодательством, наниматель имеет полное право составить особый документ при участии нескольких персон, которые в данной бумаге поставят собственные подписи и оставят определенные сведения и мнения по возникшей ситуации.

Вполне вероятно, что в результате собрания и совещания опытных работников, провинившийся сотрудник по общему коллегиальному решению будет уволен.

Служебные задания входят в должностные обязанности каждого сотрудника. Если они не выполняются, налицо нарушение должностной инструкции. Начальство вправе знать причины такого нарушения, поэтому оно может затребовать написание объяснительной записки.

Иногда в невыполнении задания действительно есть вина сотрудника. В таком случае, в записке ее следует признать, объяснить причины и просить о снисхождении.

В других ситуациях невыполнение задания может не зависеть от самого работника. Такое может произойти вследствие внешних факторов, форс-мажора или же вины других лиц. Это тоже нужно обосновать в объяснительной записке.

Иногда сотрудник отказывается выполнить поручение сознательно, поскольку оно не входит в его должностные обязанности. В записке надо аргументировать это утверждение, сославшись на должностную инструкцию.

ФАЙЛЫ 1 файл

Оформление документа происходит по обычной форме делопроизводства: обязательны ФИО и должности адресата и автора записки, дата и подпись. В содержании выделяют:

  • фактическую часть — изложение обстоятельств невыполнения задания;
  • причинную часть — объяснение причин.

Пример объяснительной записки о невыполнении поручения

Генеральному директору
ООО «Лира»
Семихвостову Е. А.
инспектора отдела кадров
Васильковой Л.А.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
О невыполнении поручения

Я, Василькова Лариса Анатольевна, инспектор отдела кадров ООО «Лира», не выполнила срочное поручение относительно оформления приказа на увольнение завхоза Лариной Е.А., а также части другой документации (перечисление в приложении). Причина невыполнения — авария на линии электропередач, вследствие чего в офисе 16.09.2017 года отсутствовала электроэнергия в течение более 6 часов — с 12:30 до конца рабочего дня.

Мною были неоднократно сделаны звонки в РЭС, оповещен начальник отдела кадров. Вместе с другими сотрудниками отдела кадров мы сделали все возможное для продолжения работы без использования компьютера, однако, значительная часть поручений осталась невыполненной.

Своей вины в задержке с оформлением приказа не усматриваю. Прошу принять во внимание факторы, которые не зависели в данной ситуации от меня. Обязуюсь оформить необходимую документацию в ближайшее время.

К записке прилагаю перечень документов, которые не успела оформить вследствие данного форс-мажора.

17.09.2017 г.
Инспектор отдела кадров
ООО «Лира» /Василькова/ Л.А. Василькова

Всё об объяснительной записке и другие примеры — .

Образец объяснительной записки об опоздании на работу 2021

Причин для опоздания на работу много — от дорожных пробок до потопа в квартире. Статья будет интересна работникам, чтобы убедительно оправдаться перед начальством и избежать наказания за очевидное нарушение трудового распорядка. И работодателям, чтобы знать, как проверить уважительность предложенной версии и, в случае неубедительного оправдания, законно наказать последнего.

Опоздание: понятие и основные причины

Опозданием считается явка на работу позже установленного времени. Интервал: от одной минуты до 4 часов подряд, после этого уже прогул.

Объяснительная — вид служебного документа, который хоть и оформляется в произвольной форме, но все же следует придерживаться делового стиля. Рекомендация условна. Конечно, юрист, журналист или другой словоохотливый специалист легко и красиво опишут веские причины своего поступка. Но вряд ли стоит ожидать подобных словесных излияний от плотника, токаря или водителя. А опаздывают все.

Задержка может остаться незамеченной, тогда объясняться не придется. Но если сотрудник бюджетной организации попался, для оправданий есть два рабочих дня. Именно такой срок установлен ст. 193 ТК РФ.

Из практики можно выделить основные причины, по которым люди задерживаются:

  • пробки на дорогах;
  • проблемы со здоровьем;
  • прорыв водопроводной трубы;
  • поломка автомобиля;
  • сломался дверной замок;
  • остановили «гаишники»;
  • не сработал будильник;
  • задержали в школе или детском саду.

Понятно, что сотрудники могут и соврать, поэтому кроме изложения причины работодатель вправе потребовать документальное подтверждение произошедшего.

Что считать доказательством

Главный вопрос — как доказать, что причина уважительная.

Если заклинило замок, то дверь наверняка пришлось «вскрывать», прибегнув к помощи специалиста. В этом случае сотрудник может предоставить квитанцию об оплате услуг и справку с указанием времени выполнения работ.

Проблемы со здоровьем доказываются выпиской из медицинской карты.

Прорыв трубы — справкой коммунальной службы.

Оформление штрафа сотрудниками ГИБДД — копией протокола.

Среди опаздывающих на работу жителей крупных городов лидирует такая объяснительная: опоздание на работу из-за пробок. И тут возникают вопросы: у работника — как доказать, а у работодателя — стоит ли принимать такой аргумент. Подтвердить факт пробки можно с помощью технических средств: скрины компьютерных программ, фиксирующих дорожные проблемы, сойдет даже запись эфира радиоведущего, который сообщил о том, что «на 5 км. Варшавского шоссе с семи утра затор». Чуть ниже приведен пример объяснительной записки об опоздании на работу именно по такой причине.

Поверить или нет

Трудовой кодекс не содержит исчерпывающего перечня уважительных оснований, не раскрываются в нем критерии когда верить, а когда не верить работнику. Поэтому «нахождение в пробках», действительно, может помешать человеку вовремя явиться на службу, но не снимает с него ответственности за нарушение трудовой дисциплины. То есть его можно привлечь к дисциплинарной ответственности за опоздание.

Напомним, что, согласно ст. 192 ТК РФ, в качестве дисциплинарного взыскания к работнику можно применить замечание, выговор или увольнение. За первое опоздание обычно применяют замечание, затем по нарастающей — выговор, а для особо непунктуальных — увольнение. Последняя мера будет не за опоздание как таковое, а за системность подобного поведения.

Как составить объяснительную

Объяснение оформляется письменно на имя руководителя или специалиста кадровой службы. Условно можно выделить четыре элемента:

  • шапка, в которой указан адресат и автор;
  • название документа;
  • содержательная часть;
  • дата и подпись.

К бумаге необходимо приложить доказательства.

Образец объяснительной записки об опоздании на работу

Скачать

Что еще следует знать

Хорошо, если явка работников бюджетной организации фиксируется автоматически — по электронным пропускам. Но технические устройства есть не везде, поэтому чаще время несвоевременной явки фиксируется актом. Если работник отрицает очевидное, такой акт послужит единственным доказательством нарушения. Важно оформлять его правильно, чтобы потом не возникло оснований для отмены примененного дисциплинарного взыскания.

Еще необходимо иметь в виду, что работник имеет право отказаться от дачи объяснений. Чтобы в таком случае привлечь его к дисциплинарной ответственности, необходимо вручить ему письменное Распоряжение о даче объяснений. С момента его вручения начинает исчисляться двухдневный срок.

Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей


Если работник не выполняет свои должностные обязанности или выполняет их не должным образом, то работодатель вправе применить к работнику дисциплинарное взыскание, но сделать он это сможет только при наличии письменного объяснения сотрудника. 

Сотруднику следует написать объяснительную записку с указанием причин невыполнения должностных обязанностей должным образом. Обязанность сотрудника выполнять определенные обязанности на рабочем месте прописывается в трудовом договоре, список этих обязанностей отражается в должностной инструкцией, с которой работник должен обязательно ознакомиться под роспись. Если работник ознакомлен не будет, то и требовать с него будет не возможно исполнения обязанностей.

Поэтому работодателю следует не упустить этот момент при приеме нового работника, предоставить ему для чтения должностную инструкцию и потребовать проставления ознакомительной подписи на документе. Только при наличии этой подписи можно что-то требовать от сотрудника.

Если прописанные обязательства работник исполнять не хочет, либо исполняет их не так, как от него требуется, допускает систематические ошибки в работе, то работодатель вправе потребовать от работника объяснительную записку.

Работнику следует внимательно отнестись к составлению данного документа, продумать его содержимое, ведь именно по объяснениям работника руководитель будет принимать решение о возможности наказания.

Также предлагаем скачать образец объяснительной записки об ошибке в работе.

Другие образцы объяснительной:

Как написать объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей?

Если обязанности работником не выполнены должным образом, то работнику следует подумать, почему это произошло. В объяснительной желательно указывать объективные причины, которые вызвали невыполнение должностных обязанностей. Можно, конечно, обвинить в случившемся других людей, но не всегда это будет положительно воспринято руководством.

Лучше признать свою вину (тем более, если она действительно была), объяснить свои ошибки, например, своей болезнью, сослаться на то, что было плохое самочувствие. Или, например, невнимательность была вызвана срочностью работы, большей загруженностью или иными причинами. Хорошо, если эту причину подтвердит документ, например, справка из медицинского учреждения.

Главное, выдерживать при написании деловой стиль повествования, не высказывать лишних эмоцией, не писать длинные сочинения. Пишется объяснительная кратко, емко и по делу. Порой, лишняя информация может вызвать дополнительный поток вопросов у руководства.

Обязательно следует указать, что именно произошло, когда, какие имело последствия. В конце записки нужно выразить свое глубокое сожалению случившимся, осознать свою ошибку и пообещать впредь исполнять свои должностные обязанности в соответствии с установленными требованиями.

Объяснительная записка пишется на имя руководителя, внизу ставится дата и подпись работника. После чего объяснительная прикладывается ко всем прочим документам и передается по месту назначения.

Пример объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей:

Директору ООО «Звезда»

Буркову И.А.

От оператора отдела продаж

Ивановой А.А

16.04.3015

Отдел продаж

Объяснительная записка

О невыполнении должностных обязанностей

 

16.04.2015 мною были допущены ошибки в оформлении товарной накладной, счета-фактуры и счета на оплату для клиента ООО «Антей», вследствие чего клиент оплатил неправильную сумму по документам.

Данная ошибка была совершена мной по невнимательности и вследствие умственной усталости от большого потока клиентов в этот день. Впредь постараюсь быть более внимательной и сосредоточенной и избегать подобных ошибок в своей работе.

Оператор отдела продаж                          _____подпись_____                А.А. Иванова

Порядок увольнения за неоднократное неисполнение должностных обязанностей прописан здесь.

Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей образец — скачать.

Как написать оправдательное письмо за отсутствие на работе (с примерами) — Zippia

Иногда вам нужно пропустить работу из-за визита к врачу, по болезни или по личным причинам. Вам не следует беспокоиться о том, что вам нужно время от времени брать выходной, но важно сообщить об этом своему боссу.

Хотя у каждой компании разные правила в отношении больничных дней, отпусков и других отпусков, вам определенно нужно сообщить своему руководителю, что вас не будет.Есть много способов сделать это, но один из лучших и наиболее профессиональных способов — написать официальное оправдательное письмо.

В этих письмах вы можете объяснить, когда вас не будет и на какое время ваш босс и ваша команда будут готовы к вашему отсутствию. Перед тем, как писать письмо, вам необходимо дважды проверить правила или политику компании. Как правило, компании принимают короткое официальное письмо с извинениями, прежде чем вы планируете отсутствовать.

Эти письма легко написать, и вам потребуется не более 30 минут, чтобы донести информацию до них.Мы дадим вам несколько советов по написанию писем, шаги по написанию профессионального оправдательного письма и дадим вам несколько примеров полностью написанных шаблонов оправдательных писем

Советы по написанию отсутствующего оправдательного письма

Как и в любом профессиональном письме, вы можете следовать шаблону и делать содержание кратким и понятным. Работодателям не нужно писать целое эссе о том, почему вы должны пропускать работу, но им нужны основы. Эти письма предназначены только для того, чтобы сообщить вашему начальнику, когда и почему вы отсутствуете.Вот несколько советов, как написать хорошее письмо с оправданием отсутствия на работе.

  • См. Инструкции для сотрудников. Обычно компании определяют процессы для HR-задач, например, нерабочее время. Проконсультируйтесь со своим справочником для сотрудников или дважды проверьте с кем-нибудь, что происходит в процессе, прежде чем составлять письмо. Ваша компания должна указать, какая информация им нужна в оправдательном письме или кому доставить ваше письмо.

  • Соблюдайте формат делового письма. В качестве профессионального письма вам нужно будет написать оправдательное письмо, как и любое другое профессиональное письмо. Если вам понадобится помощь, мы предоставим вам шаблон и образцы деловых писем в конце этой статьи.

  • Ознакомьтесь с политикой вашей компании в отношении отпусков. Некоторые компании проводят различие между отсутствием по уважительной причине и отсутствием без уважительной причины. Убедитесь, что при отправке письма об отсутствии вы уходите с работы по утвержденной причине. Это зависит от вашей компании, но обычно заранее запланированные мероприятия, такие как прием к врачу, религиозные праздники, присяжные заседатели или помощь ближайшим родственникам, могут считаться отсутствием извинения.

  • Не злоупотребляйте отпуском. Конечно, некоторым сотрудникам нужно брать отпуск, но это не значит, что вы должны отправлять письмо с оправданием отсутствия один раз в неделю или продлевать свое отсутствие за пределами необходимого периода. Вам следует подумать о причине вашего отъезда, прежде чем писать и отправлять оправдательное письмо. Чем больше отпусков вы возьмете, тем больше вероятность того, что вы закончите разговор со своим начальником, если вы все время уйдете.

  • Поговорите со своими товарищами по команде. Перед составлением письма вам следует согласовать свои действия со своей командой, чтобы иметь представление о том, кто может покрыть вашу работу, если есть что-то, что нужно сделать, пока вас не будет. Так вы не только будете хорошо выглядеть как активный сотрудник, но и почувствуете себя лучше, пока не будете знать, кто выполняет ваши задачи.

  • Оставайтесь профессионалом. Вам не нужно сообщать все подробности о том, где вы будете или что вы будете делать, пока вас нет в офисе.Лучше быть кратким и лаконичным, поскольку эти письма часто отправляются в файл для использования в будущем.

  • Подумайте, сможете ли вы работать удаленно. В современном мире удаленная работа или работа на дому проще, чем когда-либо. Если вы планируете свое отсутствие из-за того, что физически не можете добраться до офиса из-за того, что не можете работать, подумайте о том, чтобы попросить вас поработать из дома (или где бы вы ни находились) вместо того, чтобы взять отпуск. Часто вы можете сэкономить отведенное время, попросив временно поработать удаленно.

  • Найдите время, чтобы ваши коллеги могли связаться с вами. Даже если вас нет в офисе, это не означает, что ваша компания перестает работать. Вы должны предоставить вашим товарищам по команде способ (например, телефон, электронную почту или текстовое сообщение), чтобы они могли связаться с вами, а также общие часы работы, когда вы ответите. Скорее всего, вашим коллегам не нужно будет с вами связываться, но все равно хорошо подготовиться и предложить это.

  • Получите ваше письмо как можно скорее. Чем больше вы уведомите кого-либо о своем отсутствии, тем лучше.У них будет больше времени, чтобы согласовать с вами и вашими коллегами, что нужно сделать до, во время и после вашего отсутствия.

  • Предложите свою помощь. Когда вы пишете письмо, не забудьте указать, как вы можете помочь своей команде, пока вас нет, или предложите провести мозговой штурм. Ваш босс и ваши товарищи по команде поблагодарят вас за гибкость и помощь, прежде чем вы покинете

    .
  • Прикрывайте свои базы и на случай непредвиденных отсутствий. В основном мы говорим о том, как написать оправдательное письмо о запланированном отсутствии. Но если что-то случится и вы пропустите работу, вам все равно следует отправить сообщение как можно скорее. Вам будет хорошо, если вы завершите неожиданный отпуск официальным письмом, в котором объясните, почему вы отсутствовали, и как вы восполните пропущенную работу.

    Сначала свяжитесь с кем-нибудь в своем офисе, чтобы сообщить, что вы не придете, а затем отправьте дополнительное письмо с официальным оправданием отсутствия в течение следующих 24–48 часов.В отношении этих писем вы можете следовать нашим общим советам и приносить извинения за пропущенную работу без предварительного уведомления.

Два образца официальных оправдательных писем

Вот два примера того, как вы можете написать официальное письмо с оправданием отсутствия на работе. Хотя вы можете отсутствовать на работе по разным причинам, мы приводим вам примеры наиболее распространенных случаев отсутствия на работе — присяжных и медицинских процедур.

При написании письма обязательно следуйте формату бизнес-заголовков и всем применимым правилам компании.Прежде всего, постарайтесь сделать письмо коротким, чтобы вашему начальнику (или тому, кому вы его адресовали) не пришлось часами пытаться понять, когда и почему вы уходите.

Вам нужно всего три абзаца, чтобы передать всю вашу информацию. Начните с первого абзаца и скажите, что это письмо с извинениями за отсутствие в будущем. В первом разделе вы должны указать причину и даты вашего отсутствия на работе.

Затем опишите подробнее об отсутствии, например, кто будет покрывать ваши обязанности или как вы будете доступны, чтобы ваши товарищи по команде могли связаться с вами.Если кто-то согласился помочь вам с вашими проектами, обязательно укажите их имена. Иногда полезно включить информацию и ваших коллег, если они вас прикрывают.

Наконец, в конце поблагодарите человека, которому вы пишете, за понимание, включите любую дополнительную информацию и предложите помочь ему спланировать ваше отсутствие. С помощью этих трех простых шагов вы получите совершенно профессиональное оправдательное письмо для вашего начальника.

Отпуск для присяжных заседателей

Джейн Доу
Менеджер по работе с клиентами
ABC Company
123 Main St
City, State 12345

20 октября 2020

Карен Смит
Директор по персоналу
ABC Company
100 Street Rd
City, State 12345

Уважаемая госпожаСмит,

Обращаюсь к вам, чтобы сообщить о своем намерении отсутствовать на работе с понедельника 2 ноября до среды 4 ноября. Меня вызвали в суд присяжных, поэтому я не смогу находиться в офисе или работать удаленно.

Я буду проверять свою электронную почту и планировать телефонные звонки утром и вечером, в нерабочее время присяжных, пока меня нет. Я ожидаю, что буду доступен с 7:00 до 9:00, а также с 17:00 до 20:00 по работе. Я поручил своему коллеге, Рону Миллеру, вести за меня любое общение за пределами компании.

Пожалуйста, дайте мне знать, если я могу вам еще чем-нибудь помочь или помочь организовать дополнительную поддержку, пока меня нет. Спасибо за понимание.

С уважением,
(подпись)
Джейн Доу

Отпуск на лечение

Джон Смит
Сотрудник по продажам
Компания номер 1
123 Main St
City, State 12345

21 октября 2020 г.

Мэри Уильямс
Директор по продажам
Компания номер 1
100 Company Rd
Город, штат 12345

Уважаемая госпожаУильямс,

Пожалуйста, примите это письмо как официальное оправдание моего отсутствия на работе. Как я уже упоминал ранее, в пятницу, 30 октября, мне нужно будет сделать небольшую операцию. Ниже я приложил для справки справку своего врача. Я ожидаю, что меня не будет в офисе в пятницу, 30 октября, и в понедельник, 2 ноября.

Я разговаривал со своей командой, и Джоан Андерсон согласилась освещать еженедельные отчеты, за составление которых я отвечаю. Билл Доу свяжется со мной и пришлет все срочные дела, которые мне нужно решить, в конце каждого дня.

Спасибо за понимание. Пожалуйста, дайте мне знать, могу ли я помочь организовать что-нибудь еще, пока меня нет в офисе. Я был бы рад помочь вам чем угодно.

С уважением,
(подпись)
Джон Смит

Никогда не упускайте возможность, которая подходит именно вам.
Начать

Как составить пояснительное письмо по поводу опоздания на работу (с примерами)

Опоздание на работу — это то, с чем сталкиваются многие люди, но иногда вам нужно будет написать объяснительное письмо своему руководителю.Это объяснительное письмо может быть неформальным и отправлено по электронной почте, или оно может быть официальным и отправлено по почте. Написание объяснительного письма может уменьшить возможные трения между вами и вашим руководителем и показать, что вы готовы взять на себя ответственность и исправить проблему. В этой статье мы описываем шаги по написанию объяснительного письма и показываем два образца объяснительных писем в случае опоздания на работу.

Почему полезно написать письмо с объяснением опозданий на работу?

Полезно написать объяснительное письмо по поводу опоздания на работу, особенно если вы ранее опаздывали несколько раз или когда вы очень опаздывали, чтобы ваш работодатель знал, что вы знаете, что это неприемлемо на постоянной основе.Если вы опоздали всего на пять или 10 минут и уже говорили об этом со своим руководителем, чтобы извиниться лично, письмо может не понадобиться. Однако, если вы опаздываете уже в четвертый раз за столько месяцев или опаздываете на час или более, письмо может быть эффективным методом извинения.

Письмо с объяснением опоздания показывает вашему руководителю, что вы знаете, что это неприемлемо, и что у вас есть план, как восполнить то, что вы пропустили. Вы также можете использовать письмо, чтобы объяснить свой план, как избежать подобных проблем в будущем.Ваше письмо должно оставаться профессиональным и кратким.

Связано: 4 возможных оправдания опоздания на работу

Как написать письмо с извинениями за опоздание на работу

Написание эффективного письма с извинениями за опоздание на работу состоит из нескольких компонентов, в том числе :

1. Начните с извинений

Самое первое предложение в вашем письме с извинениями должно включать ваши настоящие извинения. Вы также должны быть как можно более конкретными в том, за что извиняетесь.Это показывает вашему руководителю, что вы полностью осознаете, в чем проблема, и что вы думали о том, что пошло не так. Это делает более правдоподобным то, что вы скажете позже в своем письме о том, как избежать этой проблемы в будущем.

Например, вы можете сказать: «Прошу прощения за то, что вчера опоздал более чем на час, из-за чего я пропустил важную встречу с Джонсом и Джейкобсом».

Связано: Как сказать своему менеджеру, что вы опаздываете на работу

2.Покажите, что вы знаете о последствиях

После прямого извинения укажите, как вы осознаёте последствия своего опоздания. Это показывает вашему руководителю, что вы знаете, что опоздание сказывается на бизнесе. Это особенно важно, если вы пропустили важную встречу или взаимодействие с клиентом или клиентом, которое может повлиять на финансовые аспекты бизнеса. Однако также полезно понять, как ваше опоздание повлияло на ваших товарищей по команде и коллег.

Например, вы можете сказать: «Я понимаю, что мое опоздание означает, что нам нужно перенести встречу с Джонсом и Джейкобсом, и это отрицательно сказывается как на наших клиентах, так и на моих коллегах.»

3. Возьмите на себя ответственность

Извинения особенно эффективны, когда вы берете на себя ответственность за то, что произошло. Возможно, вы не полностью виноваты в таких вещах, как задержки на дорогах, проблемы с общественным транспортом, чрезвычайные ситуации со здоровьем или аналогичные ситуации, но вы все равно можете взять на себя ответственность за отсутствие плана на случай подобных событий. Ваш работодатель хочет знать, что вы знаете, что есть и другие альтернативы опозданию и упущению чего-то важного.

Например, вы можете сказать: «У меня не было плана, чтобы избежать этой ситуации, и за это я искренне извиняюсь».

4. Объясните причину

Вы не обязательно хотите оправдываться, но объясните своему руководителю, что случилось, из-за чего вы опоздали. Не нужно вдаваться в подробности, но постарайтесь дать четкую и краткую информацию о конкретной ситуации. Это включает в себя признание того, что вы не подготовились к этой ситуации.

Например, можно сказать: «Я сел на поезд позже, чем планировал, и во время поездки были задержки из-за некоторых проблем с пассажирами.Если бы я успел успеть на нужный поезд, я бы, вероятно, прибыл вовремя ».

5. Заверьте своего менеджера, что этого больше не повторится

Вы должны четко представлять себе, как вы это обеспечите больше не повторится, будь то планы по поиску других способов добраться до работы или управление любыми чрезвычайными ситуациями в будущем, чтобы не пропустить работу. Это должно быть обещание, которое вы можете сдержать, поэтому не слишком увлекайтесь этим. Например, если задержки, которые вы не можете контролировать, часто влияют на вашу поездку на работу, вы можете не обещать никогда больше не опаздывать, а вместо этого вы уйдете из дома раньше в те дни, когда у вас есть встречи.

Например, можно сказать, «Я не учел возможность задержек и поэтому не вышел из дома достаточно рано, чтобы успеть на работу вовремя. В будущем я уйду слишком рано в те дни, когда у меня будет встречу, чтобы я мог быть уверен, что буду доступен, когда это необходимо «.

6. Покажите сожаление

Вам не нужно тратить много времени на эту часть письма, но вы, вероятно, захотите показать, что сожалеете о сложившейся ситуации. Вы можете указать в своем заявлении о сожалении, что вы знаете о негативных последствиях, которые ваш работодатель испытал из-за вашего опоздания.

Например, можно сказать: «Я подвел вас и испортил наши отношения с нашими клиентами Джонсом и Джейкобсом, и я очень сожалею об этом».

7. Объясните, как вы это исправите

Этот шаг не о том, как вы избежите опозданий в будущем, а о том, как вы решите проблемы, вызванные опозданием именно в этот конкретный момент. Вы можете упомянуть, как вы сделаете это перед клиентом или как вы возместите бизнес, потерянный из-за того, что вы не присутствуете на встрече.Если вам нужно компенсировать отсутствие возможности помочь своей команде с рабочей нагрузкой, вы можете предложить задержаться допоздна или помочь команде другим способом.

Например, вы можете сказать: «Я планирую немедленно связаться с Джонсом и Джейкобсом, с вашего разрешения, чтобы извиниться за задержку и убедиться, что они знают, что я готов присутствовать на нашей следующей встрече».

Связано: Как написать оправдательное письмо за отсутствие

Образец письма с объяснением опоздания на работу

Вот два образца письма с объяснением опоздания на работу:

Неофициальный

Это образец более неформального письма, которое вы можете отправить, если у вас случайное рабочее место или хорошие отношения со своим менеджером:

«Дорогой Майк,

Мне очень жаль, что я опоздал на 20 минут. сегодня утром в третий раз за квартал, из-за чего команду завалили большим количеством звонков, чем обычно.Я знаю, что моим коллегам нужно, чтобы я был здесь вовремя, чтобы обработать свою долю вызовов в очереди, тем более, что более длительное время ожидания может быть довольно неприятным для наших клиентов.

Мне нужно больше знать о потенциальных проблемах с дорожным движением на моем пути на работу, и я не смог уехать раньше, чтобы прийти на работу на всякий случай. Как это, к сожалению, часто бывает на I-78, я застрял в пробке из-за аварии и не мог выйти, чтобы выбрать другой маршрут. Думаю, если бы я уехал раньше, я бы приехал раньше, потому что вообще избежал аварии или, по крайней мере, вовремя.

С этого момента я выйду на работу раньше, чем раньше, чтобы всегда быть здесь вовремя, независимо от дорожной ситуации. Мне очень жаль, что я подвел вас и нашу команду, а также негативно повлиял на наших клиентов, не приехав вовремя. Если вам нужна дополнительная помощь в телефонных звонках или вы хотите, чтобы я взял на себя дополнительную работу, чтобы уменьшить нагрузку на моих коллег, я буду рад это сделать.

Благодарим вас за терпение и понимание,

Mikaela «

Официально

Это пример более официального письма, которое вы можете отправить, если ваша компания более официальная или нет. хорошо знай своего менеджера:

«Уважаемая госпожа.Fallon,

Я прошу прощения за то, что опоздал сегодня утром более чем на час и не смог провести свою презентацию перед Quin Group, как планировалось. Я знаю, что Quin Group — наш очень важный клиент, и что никто другой не мог присутствовать на моем месте, из-за чего нам пришлось перенести встречу в последний момент. Это негативно сказывается на моих коллегах, на нашем клиенте и на вас самих, что недопустимо.

Я был не готов к ситуации, в которой оказался, и беру на себя ответственность.Мой блок за ночь потерял питание, и я не знал об этом, поэтому мой будильник не сработал, когда должен был. На моем телефоне не был установлен резервный будильник, что является моей ошибкой, поэтому я не проснулся вовремя, чтобы добраться до офиса на нашу встречу. Этого больше не повторится, так как с этого момента я куплю будильник с резервным аккумулятором и буду ставить будильник на мобильный телефон всякий раз, когда у меня будет важная встреча.

Я разочаровал вас, подвел моих коллег и оставил отрицательное впечатление на Quin Group, о чем я очень сожалею.С вашего разрешения, я хотел бы немедленно обратиться к нашим контактам в Quin Group, чтобы выразить мои сожаления и показать, насколько мы заинтересованы в продолжении наших деловых отношений, перенеся встречу.

С уважением,
Люси Брукс «

Как написать письмо с извинениями за совершенную ошибку на работе

Совершение ошибок — часть человеческой натуры, но некоторые ошибки на рабочем месте могут нанести ущерб вашей репутации и, более того, вашей работе.

Вместо того, чтобы пытаться замести следы и скрыть свои ошибки под ковром или тратить слишком много времени на размышления о своих промахах, вы всегда должны идти честным путем, сначала признавая, а затем извиняясь за свою ошибку суждения.

Если вы не знаете, как признаться, просто следуйте этому пошаговому руководству о том, как извиниться за допущенную на работе ошибку — мы даже включили образцы писем, за которыми вы можете следовать, чтобы снова все исправить!

Ad

Какова ваша идеальная карьера?

Используйте нашу интеллектуальную и точную платформу для тестирования, чтобы найти подходящие варианты карьеры.

ТОЛЬКО ПОЛНЫЙ ДОСТУП 29,99 $

300 000 тестируемых, и это не предел!

300 000 тестируемых, и это не предел!

ТОЛЬКО ПОЛНЫЙ ДОСТУП 29,99 $

test.careeraddict.com

Шаги для подражания

Планируете ли вы устное объяснение или письменное извинение, вам следует выполнить перечисленные ниже шаги, чтобы убедиться, что вы принимаете правильные меры.

1. Признайте свою ошибку

Первое, что вам нужно сделать, это взять на себя ответственность за свою ошибку и признать, что вы были неправы.

2. Извиниться

Как только вы признали свою неправоту, вам нужно извиниться за свою ошибку, но будьте честны, когда извиняетесь! Не просто извиняйтесь, потому что это правильно!

3. Принять ответственность

Теперь, когда вы извинились, вы должны принять ответственность за свои проступки.Здесь вы объясните, что произошло, и определите неправильные действия, которые вы предприняли, которые привели к вашей ошибке.

4. Предложите объяснение

Вы можете предложить объяснение и понимание своего мыслительного процесса, но убедитесь, что это не просто груда неубедительных отговорок. Обдумайте ситуацию и объясните, в чем, по вашему мнению, что-то пошло не так, и как вы могли бы отреагировать по-другому.

5. Принять меры

Теперь, когда вы приняли свои ошибки, объясните, как вы будете действовать, чтобы не повторять их.Например, если вы кричали на коллегу, скажите, что вы начали практиковать осознанность, чтобы вам было спокойнее.

6. Выразите сожаление

Еще раз выразите свои сожаления и попросите прощения. Это показывает, что вы серьезно относитесь к своему положению и хотите сделать все возможное, чтобы совершенствоваться и расти как профессионал.

7. Обещай, что этого больше не повторится

В конце письма пообещайте, что больше не совершите ту же ошибку. Одно дело — извиниться за ошибку, но демонстрация того, что вы намерены извлечь из нее уроки, помогает менеджеру восстановить свое доверие к вам.

Как составить письмо с извинениями

Как и в случае с любым другим официальным письмом на рабочем месте, вам необходимо соблюдать основные правила форматирования, чтобы ваше письмо было надежным.

Ниже приводится обзор структуры вашего письма.

  • Адрес отправителя : Если вы пишете официальное письмо с извинениями, вам следует начать с вашего адреса, указанного в правом верхнем углу страницы.
  • Дата : Дата должна быть указана под адресом фирменного бланка, но если вы пишете электронное письмо, пропустите этот шаг.
  • Subject : Не нужно вдаваться в подробности; такая простая вещь, как «Письмо с извинениями», может помочь.
  • Уведомление о прибытии (необязательно) : Если вы хотите, чтобы письмо не попало в чужие руки, вы можете указать, что это личное письмо. Если да, убедитесь, что это написано заглавными буквами, например: «ЛИЧНО» или «КОНФИДЕНЦИАЛЬНО».
  • Приветствие : Поскольку это официальное письмо, вам необходимо правильно обратиться к читателю.Так что, даже если вы называетесь по имени со своим коллегой или менеджером по персоналу, это правильный этикет — начинать письмо словами «Дорогая Бекки» или «Дорогая мисс Беннетт».
  • Вступительный абзац : Начните письмо с извинений за свою ошибку.
  • Тело : В теле расскажите о событиях и отметьте, где вы пошли не так, и посоветуйте, что вы могли бы сделать иначе. Например, если вы рассердились на покупателя и сказали что-то, чего вам не следует говорить, здесь есть место, чтобы упомянуть об этом.
  • Последний абзац : Объясните, что вы делаете, чтобы исправить свою ошибку, и убедитесь, что вы больше не повторяете ее. Например, вы можете сказать, что прочитали руководство для сотрудников компании и записались на курс обслуживания клиентов, чтобы научиться справляться с трудными ситуациями.
  • Закрытие : Принесите вторые извинения перед тем, как подписать контракт, и попросите о любой помощи, которая может вам понадобиться.
  • Ваше имя и подпись : Как и в любом официальном письме или электронном письме, подпишите свое имя, собственноручную подпись (для письменных писем) и контактную информацию.

Образцы писем

Ознакомьтесь с приведенными ниже примерами букв для вдохновения при написании собственного.

Образец письма от сотрудника

Образец письма от менеджера

Образец письма клиенту

Что нужно помнить

При написании письма помните о следующих моментах.

1. Будьте искренними

Нет смысла извиняться, если ты не серьезно.На самом деле, приносить ложные извинения еще более неуважительно. Если вы не будете честны и искренни в своей речи, вы можете оказаться в худшем положении, чем были вначале.

2. Будьте чуткими

Хотя вам может казаться, что вы не полностью виноваты, вы должны с пониманием относиться к чувствам других людей. Поставьте себя на место коллеги или менеджера и постарайтесь увидеть, как ваши действия повлияли на них как на профессиональном, так и на личном уровне. Это поможет вам искренне извиниться и убедиться, что вы больше не ошибетесь в будущем.

3. Не оправдывайся

Легко избежать обвинений и придумывать оправдания своим действиям, но оправдания не оправдывают наши действия. Например, вместо того, чтобы говорить, что ваша собака съела вашу домашнюю работу, приведите правдивую причину, например: «Я не сделал домашнее задание, потому что не понял его».

Хотя это, конечно, не подтверждает ошибку, но полезно для объяснения вашего ответа. Тем не менее, есть тонкая грань между оправданием и отговорками, поэтому, если вы не уверены, возможно, лучше вообще не объяснять причину.

4. Учитесь на этом и двигайтесь дальше

Мы все в какой-то момент ошибаемся; это часть процесса обучения. Но вместо того, чтобы зацикливаться на том, что вы сделали, и позволять этому поколебать вашу уверенность, вам просто нужно извлечь из этого уроки и двигаться дальше. Естественно, вы будете более осведомлены и внимательны к своим действиям и влиянию, которое они могут оказать.

[Prodcut # 69]

После того, как вы сдадите письмо, вам остается только подождать, пока ваш босс не решит, как действовать в ситуации.Вы предприняли все правильные шаги, чтобы дать им понять, как много для вас значит ваша работа, и они учтут ваше объяснение, решая, что делать дальше.

Вы когда-нибудь писали письмо с извинениями за ошибку, которую совершили на работе? Как ты с этим справился? Дайте нам знать в комментариях ниже.

Эта статья представляет собой обновленную версию более ранней статьи, первоначально опубликованной 31 августа 2015 года.

Написание рабочих документов — Профессиональные коммуникации

По завершении этой главы вы сможете

  • описать назначение документов рабочего места, идентифицированных в модуле;
  • предоставив образец документа рабочего места, определите, правильно ли применено форматирование, и, если нет, исправьте его;
  • , учитывая сценарий, напишите образец документа рабочего места, применяя правильное форматирование и следуя аббревиатуре FAST для письма;

Введение

Письменное деловое общение требует навыков и опыта.От писем до отчетов важно то, как вы используете письменное слово. Письменные документы содержат запись переписки, что является ключевым моментом в ситуациях, когда могут возникнуть юридические проблемы. В подобных случаях важно иметь возможность продемонстрировать, что сообщение было отправлено и получено, и определить, в какие даты это произошло.

Письменное сообщение, которое вы создаете, представляет вас и вашу компанию, поэтому ваша цель всегда состоит в том, чтобы сделать его ясным, кратким и профессиональным, независимо от типа сообщения, которое вы отправляете.

В этой главе представлены пять основных типов письменных деловых документов, с которыми вы столкнетесь в своей профессиональной жизни. Это электронная почта , служебные записки, письма, титульные листы по факсу, и короткие отчеты . Вы также узнаете об аббревиатуре FAST , которая поможет вам не забывать о соответствующем формате, аудитории, стиле и тональности вашего документа.

Вспомните, что вы узнали в модуле «Основы» о цели общения.Вы можете вспомнить, что сообщение обычно имеет одно из трех намерений: сообщить, убедить или развлечь. Когда вы пишете документы на рабочем месте, вы обычно сосредотачиваетесь на первых двух намерениях: информировать и убеждать, хотя вы можете развлечься, когда у вас есть беззаботное сообщение, например, приглашение по электронной почте на праздничную вечеринку в офисе.

Чаще всего информационные сообщения, титульные листы факса и короткие отчеты. Они имеют дело только с фактами, и их сообщения обычно нейтральны — они вряд ли вызовут эмоциональную реакцию, положительную или отрицательную.

Электронные письма и письма могут быть чисто информационными или в некотором роде убедительными. Например, вы можете написать электронное письмо, чтобы попросить коллегу принять участие в мероприятии, которое спонсирует компания. Вам нужно будет убедить собеседника отказаться от субботнего обеда, чтобы помочь компании, но, возможно, вы сможете убедить его, сообщив, что после этого босс приглашает всех на обед!

Каким бы ни было ваше сообщение, помните, что разные типы рабочих документов могут соответствовать разным целям.Вы будете использовать то, что узнали об аудитории и каналах коммуникации, чтобы выбрать подходящий. полагайтесь на свои навыки письма, грамматики и пунктуации простым языком, чтобы составить четкое сообщение; затем используйте навыки, которые вы разовьете в этой главе, чтобы правильно отформатировать документ.

Написание абзацев

Прежде чем мы углубимся в типы документов и их использование, нам нужно рассмотреть важную часть написания, из которой состоят ваши документы: абзац.

Строгий абзац состоит из трех отдельных компонентов:

  1. Тематическое предложение. Тематическое предложение — это основная идея абзаца.

  2. Кузов . Тело состоит из вспомогательных предложений, которые развивают основную мысль.

  3. Заключение . Заключение — это последнее предложение, в котором резюмируется основная мысль.

Основой хорошего абзаца является тематическое предложение, которое выражает основную идею абзаца.Это направляет читателя, указывая, о чем идет речь. Все предложения в оставшейся части абзаца должны относиться к тематическому предложению.

Разработка тематического предложения

Возьмите любую газету или журнал и прочтите первое предложение статьи. Достаточно ли вы уверены, что знаете, о чем остальная часть статьи? Если да, то вы, вероятно, прочитали тематическое предложение. Эффективное тематическое предложение сочетает в себе основную идею с личным отношением или мнением автора; это называется контрольной идеей.Он ориентирует читателя и дает представление о том, что будет следовать в оставшейся части абзаца. Прочтите следующий пример.

Пример:

Создание национального набора стандартов для обучения математике и английскому языку улучшит обучение учащихся во многих провинциях.

Это тематическое предложение объявляет благоприятную позицию для стандартизации математического и английского образования. Прочитав это предложение, читатель может с полным основанием ожидать, что автор предоставит подтверждающие детали и факты о том, почему стандартизация математики и английского образования может улучшить обучение учащихся во многих провинциях.Если цель эссе на самом деле состоит в том, чтобы оценить уровень образования только в одной конкретной провинции или конкретно обсудить математику или английский язык, то тематическое предложение вводит в заблуждение.

Хорошее тематическое предложение определяется пятью характеристиками:

  1. Дает точное представление о том, что будет следовать в оставшейся части абзаца.

  2. Содержит тему и позицию автора по ней.

  3. Понятно и легко понять.

  4. Не включает дополнительных подробностей.

  5. Привлекает читателя интересной лексикой.

При создании рабочего документа используйте подход «сверху вниз» — оставляйте тематическое предложение в начале каждого абзаца, чтобы читатели сразу поняли суть сообщения. Этот метод экономит драгоценное время и усилия занятых коллег, пытающихся выяснить основные моменты и важные детали.

Заголовки — еще один полезный инструмент.В текстовом документе разбейте каждый абзац отдельными заголовками. Они служат в качестве полезных средств навигации, позволяя коллегам бегло просматривать документ и находить релевантные для них абзацы.

Обозначение частей абзаца

Эффективный абзац состоит из трех основных частей: тематического предложения, основного текста и заключительного предложения. Тематическое предложение часто является первым предложением абзаца. Он выражает главную идею в сочетании с отношением писателя к предмету.Обычно следует основной текст абзаца, содержащий вспомогательные детали. Вспомогательные предложения помогают объяснить, доказать или усилить тематическое предложение. Заключительное предложение — последнее предложение в абзаце. Он напоминает читателю о главном, перефразируя его другими словами.

Прочтите следующий абзац. Тематическое предложение подчеркнуто для вас.

Пример:

После прочтения нового телегида на этой неделе у меня возникла только одна мысль — почему нас до сих пор засыпают реалити-шоу? В этом сезоне чума реалити-шоу продолжает омрачать наши радиоволны.Вместе с возвращением фаворитов зрителей нас ждет еще одно бездумное творение. Заключенный рассказывает о повседневной жизни восьми домохозяек из пригорода, которых посадили в тюрьму для целей этого фальшивого психологического эксперимента. В превью к первой серии показаны обычные слезы и истерики, связанные с реалити-шоу. Боюсь представить, что предложат продюсеры в следующем сезоне, но если кто-то из них читает этот блог — прекратите! У нас было достаточно реалити-шоу, чтобы прослужить нам всю жизнь!

Первое предложение этого абзаца — тематическое предложение.Он сообщает читателю, что абзац будет о реалити-шоу, и выражает отвращение сценариста к этим шоу с помощью слова «засыпано».

Каждое из следующих предложений в абзаце поддерживает тематическое предложение, предоставляя дополнительную информацию о конкретном реалити-шоу. Последнее предложение — заключительное предложение. Он повторяет главную мысль о том, что зрителям надоедают реалити-шоу с использованием слов, отличных от тематического предложения.

Абзацы, начинающиеся с тематического предложения, переходят от общего к частному. Они открываются общим заявлением о предмете (реалити-шоу), а затем обсуждают конкретные примеры (реалити-шоу «Заключенный»).

Теперь взгляните на следующий абзац. Тематическое предложение подчеркнуто для вас.

Пример:

В прошлом году кошка преодолела 130 миль, чтобы добраться до своей семьи, которая переехала в другой штат и бросила своего питомца. Несмотря на то, что кошка никогда не была в их новом доме, она смогла выследить своих бывших хозяев.Собака в моем районе может предсказать, когда у ее хозяина вот-вот случится припадок. Он следит за тем, чтобы он не поранился во время эпилептического припадка. По сравнению со многими животными наши чувства почти притуплены.

Последнее предложение этого абзаца — тематическое предложение. Он опирается на конкретные примеры (кошка, которая выследила своих владельцев, и собака, которая может предсказать приступы), а затем делает общее заявление, в котором делается вывод из этих примеров (чувства животных лучше, чем у людей).В этом случае вспомогательные предложения помещаются перед тематическим предложением, а заключительное предложение совпадает с тематическим предложением.

Этот прием часто используется в убедительном письме. Автор приводит подробные примеры в качестве доказательства, подтверждающего свою точку зрения, подготавливая читателя к принятию заключительного тематического предложения как истины.

Иногда тематическое предложение появляется в середине абзаца. Прочтите следующий пример. Тематическое предложение подчеркнуто для вас.

Пример:

В течение многих лет я мучился от сильного беспокойства каждый раз, когда сдавал экзамен. За несколько часов до экзамена мое сердце начинало колотиться, ноги дрожали, а иногда я становился физически неспособным двигаться. В прошлом году меня направили к специалисту, и я наконец нашел способ справиться со своим беспокойством — дыхательные упражнения. Это кажется таким простым, но, выполняя всего несколько дыхательных упражнений за пару часов до экзамена, я постепенно взял под контроль свое беспокойство. Эти упражнения помогают снизить частоту сердечных сокращений и уменьшить беспокойство.А еще лучше, они не требуют таблеток, оборудования и очень мало времени. Удивительно, как правильное дыхание помогло мне научиться справляться с симптомами тревоги.

В этом абзаце подчеркнутое предложение является тематическим предложением. В нем выражена основная идея: дыхательные упражнения помогают контролировать тревогу. Предыдущие предложения позволяют писателю подойти к своей основной мысли (дыхательные упражнения могут помочь контролировать тревогу), используя личный анекдот (как он раньше страдал от тревоги).Затем во вспомогательных предложениях раскрывается, как дыхательные упражнения помогают писателю, предоставляя дополнительную информацию. Последнее предложение является заключительным и повторяет, как дыхание может помочь справиться с тревогой.

Предложения по предполагаемой теме

Некоторые хорошо организованные абзацы вообще не содержат тематических предложений. Основная идея не прямо формулируется, а подразумевается в содержании абзаца. Прочтите следующий пример:

Пример:

Поднявшись по лестнице, Луэлле пришлось несколько раз задерживать дыхание.Она хрипела, тяжело усаживаясь в деревянное кресло-качалку. Тао осторожно подошел к ней, как будто она могла рассыпаться при малейшем прикосновении. Он изучал ее лицо, как пергамент; растянулся по костям так тонко, что он почти мог видеть сквозь кожу разлагающуюся мышцу под ней. Луэлла беззубо улыбнулась.

Сопровождающие предложения

Если вы думаете о абзаце как о гамбургере, вспомогательные предложения — это мясо внутри булочки. Они составляют основную часть абзаца, объясняя, доказывая или усиливая контрольную идею в тематическом предложении.Большинство абзацев содержат от трех до шести вспомогательных предложений в зависимости от аудитории и цели. Вспомогательное предложение обычно предлагает одно из следующего:

Причина

Приговор: Отказ поколения бэби-бума уйти на пенсию усугубляет текущую нехватку доступных рабочих мест.

Факт

Приговор: Многие семьи теперь полагаются на старших родственников в плане финансовой поддержки.

Статистика

Приговор: Около 10 процентов взрослого населения США в настоящее время не имеют работы.

Предложение

Приговор: «Мы не позволим этой ситуации продолжаться», — заявил сенатор Джонс.

Пример

Приговор: В прошлом году Билла попросили уйти на пенсию в возрасте 55 лет.

Тип поддерживающего предложения, который вы выберете, будет зависеть от того, что вы пишете и почему пишете. Например, если вы пытаетесь убедить свою аудиторию занять определенную позицию, вам следует полагаться на факты, статистику и конкретные примеры, а не на личное мнение.Прочтите следующий пример:

Пример:

У владения гибридным автомобилем есть множество преимуществ. (Тематическое предложение)

Во-первых, они получают на 20–35 процентов больше миль на галлон, чем автомобиль с экономичным газом. (Дополнительное предложение 1: статистика)

Во-вторых, они производят очень мало выбросов при езде по городу на низкой скорости. (Дополнительное предложение 2: факт)

Поскольку для них не требуется бензин, гибридные автомобили снижают зависимость от ископаемого топлива, что помогает снизить цены на заправке. (Дополнительное предложение 3: причина)

Алекс купил гибридный автомобиль два года назад и был очень впечатлен его характеристиками. (Дополнительное предложение 4: пример)

«Это самая дешевая машина, которая у меня когда-либо была», — сказала она. «Эксплуатационные расходы намного ниже, чем у моих предыдущих бензиновых автомобилей». (Дополнительное предложение 5: цитата)

Учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем. (Заключительное предложение)

Чтобы найти информацию для своих поддерживающих предложений, вы можете рассмотреть возможность использования одного из следующих источников:

  • Справочник
  • Энциклопедия
  • Сайт
  • Биография / автобиография
  • Карта
  • Словарь
  • Газета / журнал
  • Интервью
  • Предыдущий опыт
  • Персональные исследования

Заключительные приговоры

Эффективное заключительное предложение объединяет все идеи, которые вы высказали в своем абзаце.Он напоминает читателям о главном — о тематическом предложении — без повторения его точно такими же словами. В примере с гамбургером верхняя булочка (тематическое предложение) и нижняя булочка (заключительное предложение) очень похожи. Они обрамляют «мясо» или основную часть абзаца. Сравните тематическое предложение и заключительное предложение из предыдущего примера:

Пример:

Тематическое предложение: Владение гибридным автомобилем дает множество преимуществ.

Заключительное предложение: Учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем.

Обратите внимание на преимущества и преимущества использования синонимов. В заключительном предложении повторяется идея о том, что владение гибридом выгодно без использования одних и тех же слов. Он также резюмирует два примера преимуществ, описанных во вспомогательных предложениях: низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества.

Вам следует избегать внесения каких-либо новых идей в ваше заключительное предложение. Заключение призвано дать читателю ощущение завершенности. Введение предмета, не охваченного в абзаце, запутает читателя и ослабит ваше письмо.

Заключительное предложение может иметь одно из следующего:

Пример:

Цель: Переформулировать основную идею.
Образец : Детское ожирение — растущая проблема в Соединенных Штатах.

Цель: Обобщить ключевые моменты абзаца.

Пример: Отсутствие здорового образа жизни, плохое воспитание и пристрастие к видеоиграм — это одни из многих факторов, способствующих детскому ожирению.

Цель: Сделать вывод на основании информации в абзаце.

Образец: Эти статистические данные показывают, что, если мы не примем меры, уровень детского ожирения будет продолжать расти.

Цель: Сделайте предположение, предложение или рекомендацию относительно информации в абзаце.

Образец : Согласно этому исследованию, более 60 процентов детей в Соединенных Штатах будут страдать от патологического ожирения к 2030 году, если мы не примем меры уклонения.

Цель : Предложите дополнительное замечание о контрольной идее.

Образец: Детское ожирение — трагедия, которую можно полностью предотвратить.

переходов

Сильный абзац плавно переходит от тематического предложения к вспомогательным предложениям и к заключительному предложению. Чтобы помочь организовать абзац и обеспечить логическую связь идей друг с другом, авторы используют переходные слова и фразы. Переход — это связующее слово, описывающее отношения между идеями.

Пример:

У владения гибридным автомобилем есть множество преимуществ.Во-первых, они получают на 20–35 процентов больше миль на галлон, чем экономичный автомобиль, работающий на газе. Во-вторых, они производят очень мало выбросов при езде по городу на низкой скорости. Поскольку им не нужен газ, гибридные автомобили снижают зависимость от ископаемого топлива, что помогает снизить цены на заправке. Алекс купил гибридный автомобиль два года назад и был очень впечатлен его ходовыми качествами. «Это самая дешевая машина, которая у меня когда-либо была», — сказала она. «Эксплуатационные расходы намного ниже, чем у моих предыдущих автомобилей с бензиновым двигателем.«Учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вполне вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем.

Каждое из подчеркнутых слов является словом перехода. Такие слова, как первое и второе, являются словами перехода, которые показывают последовательность или уточняют порядок. Они помогают систематизировать идеи автора, показывая, что у него или нее есть еще один аргумент в поддержку тематического предложения. Другие слова перехода, которые показывают порядок, включают в себя третье, а также сначала и затем.

Слово перехода, потому что это слово следствия перехода, которое продолжает линию мысли. Это означает, что автор предоставит объяснение результата. В этом предложении автор объясняет, почему гибридные автомобили уменьшат зависимость от ископаемого топлива (потому что они не требуют газа). Другие переходные слова следствия включают в себя как результат, так что, поскольку, таким образом и по этой причине.

Чтобы включить резюмирующий переход в свое заключительное предложение, автор может переписать последнее предложение следующим образом:

Пример:

В заключение, учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем.

В следующей таблице приведены некоторые полезные слова-переходы для соединения вспомогательных и заключительных предложений.

Для дополнительных приговоров
прежде всего но например в частности кроме впоследствии
также наоборот далее позже тем не менее следовательно
кроме соответственно однако аналогично с одной стороны для начала
одновременно например дополнительно между тем наоборот
Для заключительных предложений
все-таки с учетом всех обстоятельств вкратце итого в целом подвести итог
всего наконец в заключение на балансе , таким образом, в конечном итоге

Переходные слова и фразы — полезные инструменты для включения в рабочие документы.Они используются внутри абзацев, чтобы связать одно предложение с другим, а также находятся в начале и конце каждого абзаца, так что каждое из них легко соединяется с другим. Они проводят читателя по документу, разъясняя отношения между предложениями и абзацами, чтобы читатель понял, почему они были написаны именно в таком порядке.

Например, когда вы пишете памятку с инструкциями, может быть полезно рассмотреть следующие переходные слова и фразы: прежде, чем вы начнете, сначала, затем, затем, наконец, после того, как вы закончите.Использование этих переходов в качестве шаблона для написания заметки предоставит читателям четкие логические инструкции о конкретном процессе и порядке, в котором шаги должны быть выполнены.

Когда вы садитесь писать документ на работе, вам нужно подумать о том, кто является аудиторией и какова цель вашего сообщения (информировать, убеждать или развлекать). Имея эту информацию, вы можете решить, какой тип документа (канал) использовать.

Хороший подход — сначала очертить документ, отметив, где каждый элемент принадлежит.Например, если вы решили написать письмо, вы можете сначала определить местонахождение каждого адреса, дату, приветствие, подпись и так далее. Это поможет вам создать структуру вашего документа и значительно упростит процесс написания (и, в дальнейшем, процесс редактирования).

Когда вы пишете рабочий документ, вы выбираете, подходить ли к вашей теме прямо или косвенно. Прямое сообщение сразу переходит к сути документа, тогда как косвенное сообщение помещает ключевой момент (часто плохие новости) между другой информацией (положительной или нейтральной), чтобы «смягчить удар» нежелательного сообщения.

Эл. Почта

Электронная почта, обычно называемая электронной почтой, вероятно, вам знакома. Его можно использовать аналогично обмену текстовыми сообщениями или синхронному чату или как более быстрый способ получения и отправки информации, которая традиционно записывалась бы в письме. Его можно доставить на мобильное устройство. В бизнесе он в значительной степени заменил печатные письма для внешней (вне компании) корреспонденции, а также заменил служебные записки для внутренней (внутри компании) коммуникации (Guffey, 2008).Электронная почта лучше всего подходит для довольно коротких сообщений.

Многие компании используют автоматические электронные письма для подтверждения сообщений от общественности или для напоминания людям о том, что отчеты или платежи подлежат оплате. Ваша работа может потребовать от вас заполнить форму электронной почты, в которой используются стандартные абзацы, но вы выбираете из ряда предложений, например, чтобы формулировка подходила для конкретного сценария.

Электронные письма

часто бывают неформальными, когда используются для личного общения, но деловое общение требует внимания к деталям, осознания того, что ваша электронная почта отражает вас и вашу компанию, и профессионального тона, чтобы при необходимости его можно было переслать любой третьей стороне.Электронная почта часто служит для обмена информацией внутри организаций. Хотя электронная почта может показаться неформальной, помните, что при использовании в бизнесе она должна демонстрировать профессионализм и уважение. Никогда не пишите и не отправляйте то, что вы не хотели бы читать публично или перед президентом вашей компании.

Советы по созданию эффективных деловых писем

  • Правильное приветствие должно демонстрировать уважение и избегать путаницы в случае, если сообщение случайно отправлено не тому получателю. Например, используйте приветствие типа «Дорогая мисс.X »(внешний) или« Привет, Барри »(внутренний).
  • Тема письма должна быть ясной, краткой и конкретной. Это помогает получателю понять суть сообщения. Например, «Коммерческое предложение ABC прилагается».
  • Закрыть с подписью. Идентифицируйте себя, создав блок подписи, который автоматически содержит ваше имя и контактную информацию.
  • Избегайте сокращений. Электронное письмо — это не текстовое сообщение, и аудитория может не найти в вашем остроумие повода ROTFL (катание по полу от смеха).
  • Будьте краткими.
  • Форматировать чисто. Делайте разрывы строк между абзацами для удобства чтения.
  • Сделайте трехэтапную проверку (включая структурное редактирование, редактирование копирования и корректуру) перед тем, как нажать кнопку «Отправить». На устранение проблем, вызванных поспешным и плохо написанным электронным письмом, уйдет больше времени и усилий, чем на то, чтобы исправить это с первого раза.
  • Ответить незамедлительно. Следите за эмоциональным откликом — никогда не отвечайте в гневе — но возьмите за привычку отвечать на электронные письма в течение 24 часов, даже если только для того, чтобы сказать, что вы предоставите запрошенную информацию в течение 48 часов.
  • Экономно используйте функцию «Ответить всем». Не отправляйте свой ответ всем, кто получил первоначальное письмо, за исключением случаев, когда ваше сообщение абсолютно необходимо для прочтения всей группой.
  • Избегайте использования заглавных букв. Заглавные буквы используются в Интернете для обозначения криков и считаются грубыми.
  • Тестовые ссылки.
  • Отправьте электронное письмо заранее, если вы собираетесь прикреплять большие файлы (аудио- и визуальные файлы часто бывают довольно большими), чтобы предотвратить превышение лимита почтового ящика получателя или срабатывание спам-фильтра.
  • Оставьте отзыв или ответьте на вопрос. Если вы не получите ответ в течение 24 часов, напишите по электронной почте или позвоните. Спам-фильтры могли перехватить ваше сообщение, поэтому получатель, возможно, никогда его не получил.

Давайте рассмотрим два примера деловой электронной почты. Первый — это форма электронной почты, а второй — это настраиваемое сообщение, написанное специально для ситуации и аудитории.

Пример формы электронной почты:

Тема: Добро пожаловать в магазин [наше имя].

Уважаемый [имя клиента],
Спасибо за регистрацию в магазине [наше имя].
Вы можете управлять своей личной информацией из раздела «Моя учетная запись» на веб-сайте, когда вы входите в Магазин [наше имя].
Здесь вы можете изменить свои контактные данные и пароль, отслеживать недавние заказы, добавлять альтернативные адреса доставки и управлять своими предпочтениями и профилем — все в одном удобном месте.

Благодарим вас за интерес к магазину [наше имя]!
Мы с нетерпением ждем вашего следующего визита.

Пример настраиваемого адреса электронной почты:

Кому: Шону Карлсону, менеджеру физического завода, XYZ Corporation
От: Майлзу Никелю, менеджеру строительной площадки, McCrady Construction
Отправлено: понедельник, 5 марта 2015 г., 2:47 с.м.
Тема: Перебои в строительстве

Шон,

Я знаю, что сотрудники XYZ Corporation с нетерпением ждут переезда в новое здание на улице ABC в июне, но недавно группы сотрудников, у которых здесь нет бизнеса, прогуливались по зданию. Эти посещения создают угрозу безопасности, мешают строителям и могут поставить под угрозу дату вашего прибытия.

Пожалуйста, проинструктируйте своих сотрудников, которые еще не переехали на ABC Street, держаться подальше от здания.Если им нужно встретиться с кем-то, кто уже переехал, им следует заняться своими делами и незамедлительно уйти по ближайшей лестнице.

Нам нужно избегать дальнейших перерывов в работе, чтобы наши строители могли подготовить здание к заселению в срок. Если у Вас возникнут вопросы, позвоните мне.

Спасибо,

миль

Майлз Никель, менеджер строительной площадки, McCrady Construction
1234 Main Street
Big City, B.C. P8C 9D9
(555) 123-4567 x222
mnickel @ mccradycon.ca
www.mccradycon.ca

Проверьте свое понимание

Заметки

Меморандум (или меморандум, что означает «напоминание») обычно используется для сообщения политик, процедур или связанных официальных дел внутри организации. Он часто написан с точки зрения общедоступности, транслируя сообщение аудитории, а не в межличностном общении один на один. Его можно использовать для информирования группы о деятельности по данному проекту или для информирования определенной группы в компании о событии, действии или наблюдении.

Назначение памятки

Целью памятки часто является информирование, но иногда она может включать элемент убеждения или призыв к действию. Все организации имеют неформальные и формальные сети связи. Неофициальная, неформальная коммуникационная сеть внутри организации часто упоминается как grapevine и характеризуется слухами, сплетнями и инсинуациями. На виноградной лозе один человек может услышать, что кого-то уволят, и начать распространять новости.Слухи меняются и трансформируются по мере того, как они передаются от человека к человеку, и, прежде чем вы это узнаете, говорят, что они закрывают весь ваш отдел!

Один из эффективных способов борьбы с неофициальными предположениями — это четко разъяснить всем сотрудникам, что происходит с конкретной проблемой. Если сокращение бюджета вызывает беспокойство, вы можете отправить памятку с объяснением неизбежных изменений. Если компания хочет, чтобы сотрудники приняли меры, они могут выпустить служебную записку. Например, 13 февраля 2009 года высшее руководство Panasonic Corporation опубликовало заявление о том, что все сотрудники должны покупать продукты Panasonic на сумму не менее 1600 долларов.Президент компании отметил, что если все будут поддерживать компанию покупками, от этого выиграют все (Lewis, 2009). Хотя записки обычно не содержат призывов к действию, требующих личных затрат, они обычно представляют интересы организации. Они также могут включать утверждения, которые согласовывают интересы бизнеса и сотрудников.

Формат памятки

У заметки есть заголовок, в котором указано, кто ее отправил и кто предполагаемые получатели. Обратите особое внимание на титул человека (лиц) в этом разделе.Также присутствуют строки даты и темы, за которыми следует сообщение, содержащее объявление, обсуждение и резюме.

В стандартном формате записи мы могли бы ожидать увидеть введение, текст и заключение. Все это присутствует в памятке, и у каждой части есть цель. Введение во вступлении использует декларативное предложение, чтобы объявить основную тему. В теле уточняются или перечисляются основные моменты, связанные с темой, а заключение служит резюме.Давайте рассмотрим образец памятки.

Пример памятки:

Кому: всем сотрудникам

От кого: Майя Джеймс, президент Провинциального университета

Дата: 21 сентября 2015 г.

Тема: Руководство по будущим расходам

После тщательного обсуждения я решил, что необходимо начать начальные шаги программы финансового управления, которая проведет провинциальный университет через двухлетний цикл серьезного провинциального дефицита доходов и последующих необходимых законодательных сокращений бюджета.

Начиная с 24 сентября 2015 г., для Общего фонда, Вспомогательного фонда и Фонда капиталовложений реализуются следующие меры для решения проблемы прогнозируемого сокращения нашей провинциальной помощи на оставшуюся часть этого года, 2015/2016, и на следующий год. год, 2016/2017.

  1. Следует делать только покупки, необходимые для работы университета, чтобы мы могли начать экономить, чтобы уменьшить влияние сокращения бюджета на 2016/2017 гг.

  2. Запросы на выезд за пределы провинции потребуют одобрения Исполнительного комитета, чтобы обеспечить выполнение только необходимых служебных поездок.

  3. Для покупки, включая поездки в провинцию и переводы бюджета, потребуется одобрение соответствующего вице-президента.

Пожалуйста, поймите, что мы предпринимаем эти осмотрительные шаги для создания экономии, которая позволит ProvU уменьшить влияние прогнозируемых сокращений в рамках ожидаемых законодательных сокращений на 2016/2017 гг. Спасибо за сотрудничество. По всем вопросам обращайтесь в мой офис.

Пять советов по созданию эффективных деловых заметок

Ориентация на аудиторию

Всегда учитывайте аудиторию и ее потребности при составлении служебной записки.Акроним или аббревиатура, которые известны руководству, могут быть известны не всем сотрудникам организации, поэтому, если меморандум должен быть размещен и распространен внутри организации, ваша цель должна быть четкой и краткой коммуникацией на всех уровнях без двусмысленности. .

Professional, формальный тон

Записки часто являются объявлениями, и лицо, отправляющее записку, говорит от лица или всей организации. Хотя в нем может содержаться запрос на обратную связь, само объявление является линейным, от организации до сотрудников.Меморандум может иметь юридический статус, поскольку он часто отражает политику или процедуры.

Предметный акцент

Тема обычно указывается в строке темы и должна быть ясной и лаконичной. Например, если в памятке объявляется о соблюдении праздника, в строке темы следует указать конкретный праздник — например, используйте «График выходных дней на День благодарения», а не «соблюдение праздников».

Прямой формат

Заметки всегда прямые, то есть они быстро переходят к сути, а цель четко объявляется.

Объективность

Записки — это место только для фактов и должны иметь объективный тон, без личных предубеждений, предпочтений или проявлений интереса. Избегайте субъективности.

Проверьте свое понимание

Деловые письма

Письма — это короткие сообщения, отправляемые получателям, которые обычно находятся за пределами организации. Они часто печатаются на фирменных бланках и обычно занимают одну или две страницы.

Хотя сегодня электронная почта может использоваться все чаще, деловое письмо остается распространенной формой письменного общения.Он может служить для того, чтобы познакомить вас с потенциальным работодателем, объявить о продукте или услуге или даже передать эмоции. Мы исследуем основной контур письма, а затем сосредоточимся на конкретных типах.

У вашей организации может быть собственный формат письма, но в этой главе описаны общие элементы деловых писем. Есть много типов писем, и в этой главе мы рассмотрим две основные цели — хорошие новости и плохие новости. Сначала мы обсудим элементы блочного письма.

Письма

могут служить для ознакомления потенциальных работодателей с вашими навыками и квалификацией, для предоставления важной или конкретной информации или для документирования события или решения.Они могут передавать информацию в позитивном, негативном или нейтральном тоне. Независимо от типа письма, которое вам нужно написать, оно может содержать до 16 элементов в пяти областях. Хотя вы не можете использовать все элементы в каждом случае, они перечислены в следующей таблице.

У письма пять основных областей:

  1. Заголовок, устанавливающий отправителя, включая адрес и дату
  2. Введение, устанавливающее цель
  3. Тело, в котором формулируется сообщение
  4. Заключение, которое повторяет основную мысль и может включать призыв к действию
  5. Строка подписи, иногда включающая контактную информацию

При форматировании полноблочного делового письма соблюдайте следующие правила:

  • Нанесите одинарный интервал по всему
  • Используйте поля от 1 до 1 ½ дюйма
  • Выровнять все содержимое по левому краю

Образец письма показан ниже с указаниями, выделенными жирным шрифтом.Вместо того, чтобы размещать обратный адрес вверху страницы, вы можете вместо этого использовать фирменный бланк с логотипом и адресом компании.

Пример письма (Руководство)

Обратный адрес (если не на фирменном бланке) :

123 Кокберн-роуд

Anytown, МБ A1M 2P3

Дата: 14 сентября 2015 г.

Примечание получателя (необязательно): КОНФИДЕНЦИАЛЬНО

Внутренний адрес:

г-жаЗои Мейв

123 Арбутнот Драйв

Anytown, AB T1A 2B3

Приветствие : Уважаемая г-жа Мейв:

Subject Line (необязательно): миф о безбумажном офисе

Введение : Это письмо информирует вас о том, что миф о безбумажном офисе, когда вам не нужно будет печатать бумажные копии писем на фирменных бланках компании, является всего лишь мифом.

Body : Хотя электронная почта в значительной степени заменила написание писем для многих приложений, остается несколько причин для создания бумажной копии письма.Во-первых, многие работодатели по-прежнему создают письма как обычную часть делового общения. Далее, мы должны учитывать, что продажи бумажных документов в бизнесе увеличились за последнее десятилетие, не показывая признаков снижения, которое мы бы связали с переходом на безбумажный офис. Наконец, деловые письма могут выполнять множество функций, и ваше мастерство в их составлении будет способствовать нашему личному и профессиональному успеху.

Заключение : Написание писем — это навык, который будет по-прежнему востребован в деловой среде сегодня и завтра.

Закрыть: С уважением,

Мюррей Моман

Подпись: Мюррей Моман

Справочные инициалы (необязательно): ARJ

Обозначение корпуса (опционально, при необходимости)

Копия обозначения (необязательно): Копия: Бет Ллойд

Почтовое уведомление (необязательно)

Помните, что буквы представляют вас и вашу компанию в ваше отсутствие.Чтобы эффективно общаться и создавать положительный имидж, вам необходимо:

  • быть ясным, кратким, конкретным и уважительным
  • Убедитесь, что каждое слово способствует достижению вашей цели
  • убедитесь, что каждый абзац фокусируется только на одной идее
  • сформировать полное сообщение
  • Избегайте ошибок при написании

Хорошие новости или нейтральная информация в деловом письме

Написать письмо, содержащее хорошие или нейтральные новости, довольно просто.Ваше намерение состоит в том, чтобы донести новости быстро и четко, убедившись, что у читателя есть положительный имидж вас и вашей компании. Вы можете сделать это, выполнив следующие действия:

  1. Сообщайте новости просто и прямо.
  2. Назовите причины / подробности.
  3. Закрытие с помощью отчета о гудвилле . *

Плохие новости в деловом письме

Сказать «нет» сложнее, чем сказать «да»! Это верно для всех видов общения, но в профессиональном контексте это может быть непросто, потому что вы можете не знать получателя вашего сообщения лично или не быть в состоянии предсказать, как они отреагируют.При написании письма, содержащего плохие новости, например, когда вам нужно сообщить клиенту, что он не получит возмещение, ваша задача — отправить негативное сообщение, сохранив при этом позитивные отношения между вашей компанией и получателем. Плохие новости могут вызвать у получателя ряд эмоций, от разочарования до раздражения, гнева и замешательства. Вы можете свести к минимуму эти негативные эффекты, структурировав свое письмо определенным образом.

Когда вы пишете письмо с плохими новостями, ваша цель —

.
  • сделать новости понятными,
  • сообщить получателю, что статус не изменится (и избежать дальнейшего общения),
  • оставит у получателя положительное впечатление о вашей компании.

Прямой и косвенный подходы к написанию деловых писем

Есть два разных способа сообщить плохие новости в письме: прямой и косвенный. Вы сами решаете, какой подход использовать, в зависимости от типа новостей, которые вы доставляете.

При использовании прямого захода на посадку выполните следующие действия:

  1. Сообщите плохие новости просто и прямо.
  2. Назовите причины.
  3. По возможности дайте альтернативу.
  4. Закрытие с заявлением гудвилла.*

* Что такое гудвил? Это напористое, но профессиональное заявление, демонстрирующее заботу о постоянных позитивных отношениях.

В следующем письме используется прямой подход.

Пример письма (прямой доступ):

Уважаемый мистер Мур:

Ссылка, которую вы ищете, похоже, не принадлежит нашей компании. Просматривая нашу запись корпоративных выступлений о влиянии свободной торговли на сельское хозяйство, мы не встретили ничего похожего на упомянутые вами замечания.Когда я спросил г-на Локхарта, он не припомнил, чтобы кто-либо в компании проводил подобную аналогию.

Мы провели быстрый поиск в Интернете и нашли ряд сайтов, которые вполне могут предоставить вам информацию, которую вы ищете. Веб-сайт Agriculture and Agri-Food Canada по адресу www.agr.gc.ca, вероятно, станет хорошей отправной точкой для поиска.

Мы надеемся, что эта информация окажется для вас полезной.

При использовании непрямого подхода выполните следующие действия:

  1. Начните с оператора буфера.*
  2. Обсудите обстоятельства, приведшие к плохим новостям.
  3. Сообщите о плохих новостях как можно более позитивно.
  4. Дайте полезное предложение или альтернативу.
  5. Закрытие с заявлением гудвилла.

* Что такое буферная инструкция? Это мягкое, но профессиональное заявление задает тон вашему письму.

Выбор подхода

Обычно вы используете прямой подход во всех деловых письмах, кроме

  • Вы сообщаете плохие новости, и это неожиданно;
  • , вы не очень хорошо знаете читателя, и скорее всего возникнет негативная эмоциональная реакция.

В таких ситуациях косвенный подход является лучшим выбором.

В подобных ситуациях причины, которые вы указываете в прямом обращении (на шаге 2), могут рассматриваться как оправдания, поэтому лучше их не приводить. Вместо этого вы должны поместить плохие новости в среднюю часть письма, предоставив перед ними объяснение и завершив их позитивным или нейтральным языком, как при косвенном подходе. Важно избегать консервативного, неискреннего, неуместного или корыстного закрытия любого письма, особенно если вы используете косвенный подход.

В письме, основанном на косвенном подходе, есть три ключевых момента:

  1. Предоставьте доказательства, которые убеждают читателя принять плохие новости.
  2. Сообщите плохие новости.
  3. Дайте варианты для будущего успеха.

В следующем письме используется косвенный подход.

Пример письма (косвенный подход):

Дорогой Джеймс:

Клерки в нашем офисе должны быть готовы обслуживать клиентов к 9:00.м. Согласно политике компании своевременное прибытие на работу является обязательным элементом вашей работы здесь.

В этом месяце вы четыре раза опаздывали на работу. Допускается только два опоздания, прежде чем руководство должно вмешаться. Поскольку вы превысили эти пределы, мне необходимо сделать вам письменное предупреждение и назначить вам испытательный срок.

Если вы будете приходить каждый день в течение следующих 90 дней, я удалю это из вашей трудовой книжки. После этого вы сможете работать над продвижением по службе и повышением зарплаты.Я буду рад обсудить это с вами в удобное для вас время.

При использовании непрямого подхода вы должны следовать этим рекомендациям:

  • Не вводите читателя в заблуждение слишком позитивным открытием.
  • Старайтесь, чтобы причины были как можно короче.
  • Сделайте , убедитесь, что читатель понимает плохие новости.
  • Не избегайте отрицательных слов и фраз.
  • Не заканчивать искусственным заявлением.

Когда вы пишете письмо, содержащее хорошие новости или нейтральную информацию, вам следует использовать прямой подход.

Проверьте свое понимание

Инструкции. Просмотрите приведенное ниже деловое письмо и затем ответьте на следующие вопросы с несколькими вариантами ответов.


14 ноября 2015

Дороти Аллен
12345 Stream Ave.
St. Augustine, FL 34567

Уважаемый ________ (# 1):

По мере приближения курортного сезона нам напоминают о благословениях, дарованных нам в течение года.В Aspen Country Lodge удовольствия, которые мы из года в год разделяем с нашими клиентами Legacy, являются одними из наших самых заветных благословений.

Итак, поскольку наши сотрудники с нетерпением ждут возможности провести время с друзьями и семьей, мы также думаем о таких особых друзьях, как вы, и надеемся, что вы наслаждаетесь крепким здоровьем и хорошим настроением. Мы гордимся тем, что являемся вашим домом вдали от дома, и оставляем в наших сердцах особое место для воспоминаний, которыми мы с вами поделились.

Спасибо за то, что сделали Aspen Country Lodge частью своих ежегодных традиций.Счастливого Рождества и мирного, радостного и благополучного Нового года.

______________ (№2),

Теодор П. Хайд, владелец / менеджер


Aspen Country Lodge • 402 Aspen Way • Cold Bluff, CA 98765 • (303) 346-7889

Титульный лист факса

Вы можете подумать, что электронная почта наверняка заменила факс, но это не так в деловом мире, по крайней мере, пока! Вы заметите, что факсы по-прежнему являются обычным явлением, когда требуется подпись или когда передается юридически обязательный документ (например, контракт).Некоторые отрасли (например, медицинская и юридическая) по-прежнему полагаются на факсы, потому что их передачу невозможно перехватить. Когда конфиденциальность важна, факс может быть вашим форматом документа.

В вашей организации может быть шаблон титульного листа факса, который используют все сотрудники, поэтому ищите его, прежде чем отправлять свой первый факс, поскольку он значительно ускорит процесс. Как правило, титульные листы факса обычно частично или полностью содержат следующее:

  • Название или логотип компании
  • Дата
  • Имя и факс получателя
  • Имя, факс и телефон отправителя
  • Количество страниц
  • Тема *
  • Сообщение *
  • Уведомление о конфиденциальности

* Они не всегда включены.Используйте их, если у вас есть дополнительная информация, не включенная в содержание факса.

Пример титульного листа факса:

ФАКС Smith & Sons. ООО

Кому: Джеймс Милфорд От : Леонард Смит Факс: (555) 212-0988 Факс: (555) 313-0122 Дата: 08.09.2015 Телефон: (555) 401 -9876

КОНФИДЕНЦИАЛЬНО Страницы : 5

Тема: Трудовой договор

Сообщение:

Джеймс,

Пожалуйста, подпишите и верните прилагаемый договор при первой возможности.
Если у вас есть вопросы или проблемы, обращайтесь в мой офис.

С уважением,

Леонард.

Краткий отчет Отчеты

предназначены для записи и передачи информации читателю и могут использоваться как внутри компании, так и за ее пределами. Отчеты служат для документирования новой информации для определенных аудиторий, целей или функций. Тип отчета часто определяется его основной целью, например, отчет об аварии, лабораторный отчет или отчет о продажах.Отчеты часто носят аналитический характер или предполагают рациональный анализ информации. Иногда они сообщают факты без всякого анализа. Другие отчеты суммируют прошлые события, представляют текущие данные и прогнозируют будущие тенденции. В этом разделе вы познакомитесь с основами написания отчетов.

Типы отчетов

Отчеты бывают всех размеров, но обычно длиннее страницы и несколько короче книги. В этой главе мы сосредоточимся на коротких отчетах, обычно до четырех страниц.Тип отчета зависит от его функции, и в разных отраслях есть отчеты, специфичные для них. Например, научные исследователи составляют отчеты лабораторий, в то время как отчеты об инцидентах являются обычным явлением в среде, связанной с охраной здоровья и безопасности.

Отчеты различаются по функциям, стилю и традициям. В вашей организации вам может потребоваться оправдать определенные ожидания. В этом разделе отчеты обсуждаются в общих чертах, с акцентом на общие элементы и отличия. Ссылка на аналогичные документы на вашем рабочем месте может пригодиться вам при составлении собственного отчета.Существует много типов отчетов, но в этом разделе мы сосредоточимся на трех типах, общих для рабочего места. Иногда их можно объединить в один более длинный отчет.

Тип Функция
Отчет о проделанной работе Мониторинг и контроль производства, продаж, доставки, обслуживания или связанных бизнес-процессов.
Отчет о рекомендациях Давать рекомендации руководству и предоставлять инструменты для решения проблем или принятия решений.
Сводный отчет Представьте краткое изложение имеющейся информации по данной теме.

Отчет о ходе работ

Отчет о ходе выполнения используется для информирования руководства о статусе проекта. Он генерируется через определенные промежутки времени (например, один раз в месяц) или по завершении ключевых этапов. Он фиксирует достижения на сегодняшний день и выявляет любые проблемы или проблемы. Обычно он пишется руководителем проекта и занимает одну-две страницы.

Когда вы пишете отчет о проделанной работе, начните с объяснения, почему вы пишете отчет:

  • Определите, чего вы достигли
  • Перечислите все проблемы, с которыми вы столкнулись
  • Обозначьте, какие работы еще остались

В заключение предоставьте обзор статуса проекта и того, что следует делать дальше.

Отчет о рекомендациях

Отчет с рекомендациями используется, чтобы помочь руководству принимать решения. Цель этого отчета — найти решение проблемы или предложить курс действий.В нем автор может предложить принять или отклонить процедуру, оценить неудовлетворительную ситуацию или убедить лиц, принимающих решения, внести изменение, которое принесет пользу организации. Например, в отчете могут быть предложены способы повышения качества продукта, увеличения прибыли, снижения затрат или улучшения условий на рабочем месте. Цель отчета с рекомендациями не в том, чтобы обвинять или быть чрезмерно критичными, а в том, чтобы предложить улучшения в позитивной манере. Если вы пишете отчет с рекомендациями, возможно, будет полезно узнать мнение ваших коллег.

Сводный отчет

Сводный отчет используется для предоставления управленческой информации. Например, если вы работаете в отделе маркетинга, ваш начальник может попросить вас узнать об активности ваших конкурентов в Интернете, чтобы ваша компания могла эффективно конкурировать с ними. Для этого вы должны исследовать веб-сайты своих конкурентов, профили в социальных сетях, цифровые рекламные кампании и т. Д. Затем вы разделите то, что вы обнаружите, до ключевых моментов, чтобы ваш начальник мог получить важную информацию за короткое время, а затем решите, как с этим действовать.В отличие от отчета с рекомендациями, сводный отчет фокусируется на фактах, оставляя на усмотрение руководства выбор дальнейших действий.

Как организованы отчеты? Отчеты

различаются по размеру, формату и функциям. Вы должны быть гибкими и адаптировать свой отчет к потребностям аудитории. Отчеты обычно состоят из шести основных элементов:

  1. О ком идет отчет и / или подготовлен для
  2. Что было сделано, какие проблемы решались и результаты, включая выводы и / или рекомендации
  3. Место изучаемого предмета
  4. Когда изучаемый предмет произошел
  5. Почему отчет был составлен (функция), в том числе в рамках какого органа, по какой причине или по чьему запросу
  6. Как субъект действовал, функционировал или использовался

Обращайте внимание на эти важные элементы при рассмотрении ваших заинтересованных сторон.Это может включать человека (лиц), о котором идет речь, для кого он предназначен, а также более широкую аудиторию организации. Спросите себя, кто принимает ключевые решения, кто будут экспертами и как можно интерпретировать ваши слова и образы. Хотя универсального формата для отчета не существует, существует единый порядок представления информации. Каждый элемент поддерживает основную цель или функцию, играя важную роль в передаче информации.

Десять общих элементов отчета

Страница Элемент Функция
1.Крышка Название и изображение Подобно обложке книги, иногда для ознакомления читателя с данной темой используется изображение, изображение или логотип.
2. Название Fly Только заголовок Дополнительно
3. Титульная страница Ярлык, отчет, название, автор, место работы, дата, а иногда и то, для кого был подготовлен отчет
4. Содержание Список основных разделов и соответствующие им номера страниц
5.Аннотация
  • Информационная аннотация: выделите тему, методы, данные и результаты
  • Описательная аннотация: (Все вышеперечисленное без выводов и рекомендаций)
6. Введение Представляет тему отчета
7. Кузов Ключевые элементы кузова включают:
  • Фон
  • Методология
  • Результаты
  • Анализ и рекомендации
8.Заключение Краткое изложение результатов Обозначает основные результаты и их отношение к рекомендуемым действиям или результатам
9. Список литературы Библиография или цитируемые работы Список цитирований
10. Приложение Сопутствующие вспомогательные материалы Может включать карты, анализ образцов почвы, полевые отчеты и т. Д.

Вот контрольный список для проверки того, что отчет соответствует своим целям:

  1. Отчет учитывает потребности аудитории
  2. Форма соответствует функции отчета
  3. Формат отражает институциональные нормы и ожидания
  4. Информация является точной, полной и задокументированной
  5. Информация легко читается
  6. Термины четко определены
  7. Рисунки, таблицы и иллюстрации поддерживают письменный контент
  8. Рисунки, таблицы и рисунки четкие и правильно обозначены
  9. Рисунки, таблицы и рисунки легко понять без поддержки текста
  10. Слова легко читаются (шрифт, расположение, организация)
  11. Результаты четкие и лаконичные
  12. Рекомендации разумны и хорошо обоснованы
  13. Отчет
  14. представляет ваши лучшие усилия
  15. Отчет
  16. говорит сам за себя без ваших разъяснений или объяснений

Форматирование отчета

Сделайте так, чтобы вашему читателю было легче понять информацию в вашем отчете, аккуратно отформатировав ваш документ.Вот несколько рекомендаций:

  • Использовать шрифт 12pt стандартным шрифтом
  • Используйте поля от 1 ½ до 2 дюймов
  • Используйте заголовки и подзаголовки, чтобы разделить контент на четкие разделы
  • Разделить абзацы пробелами
  • Используйте наглядные пособия (диаграммы, графики, диаграммы и т. Д.), Где они помогут в объяснении чисел или другой информации, которую будет трудно понять в текстовой форме.

Проверьте свое понимание

FAST: формат, аудитория, стиль, тон

Формат

При составлении деловых документов вы сначала должны решить, какой формат лучше всего подходит для ваших целей.В модуле «Основы» мы узнали, что среда — это сообщение. Точно так же и в этом случае формат, который вы выбираете для своего бизнес-документа, также должен соответствовать цели вашего сообщения. Например, электронное письмо может считаться полуформальным в зависимости от аудитории и цели; деловое письмо обычно считается достаточно формальным, как и служебные записки, факсы и короткие отчеты. Зная, что вы недавно узнали об общих типах деловых документов, вы должны помнить о том, что выбранный вами формат сообщает аудитории кое-что об информации, которую они будут получать, и о том, насколько важно или серьезно для них обращать на нее внимание.

После того, как вы выбрали подходящий формат для своего сообщения, также важно убедиться, что форматирование правильное. Например, если вы собираетесь отправить памятку, она не должна выглядеть как неформальное электронное письмо или деловое письмо; он должен содержать все соответствующие элементы памятки, о которых вы узнали в предыдущем разделе. Читателю должно быть ясно, какой формат вы используете, и вы можете сделать это очевидным, обеспечив соответствующее форматирование вашего документа.

Аудитория

В модуле «Основы» вы узнали, как важно знать свою аудиторию для создания эффективных коммуникаций.Это как никогда верно при написании деловых документов. Кому вы пишете, может быть один или несколько человек. Выбранный вами формат может упростить доступ к вашему документу для других людей (например, по электронной почте) и включать вторичную и скрытую аудитории. Но в деловой переписке, конечно, ваша основная аудитория остается центральной для ваших сообщений. Полезный подход, который используют некоторые коммуникаторы, — это попытаться поставить себя на место основной аудитории и спросить: что это для меня? или Почему я должен волноваться? или и что? Определение аудитории и осведомленность об их потребностях поможет вам составить документ, который с большей вероятностью вызовет их интерес.

Стиль

Стиль и тон часто считаются взаимозаменяемыми, и между ними есть некоторые нечеткие различия. Но для наших целей стиль относится к таким элементам, как активное и пассивное письмо, различная длина предложений, последовательность, разнообразие употребления слов и варианты пунктуации. Стиль придает вашему письму индивидуальность в сочетании с тоном. Как и в случае с аудиторией и форматом, важно, чтобы выбранный вами стиль соответствовал предполагаемой цели вашего сообщения.

Тон

В некотором смысле похожий на стиль, тон относится к ощущению, которое ваша аудитория испытает, когда расшифрует ваш документ. Здесь вы спросите себя, является ли ваш тон формальным, неформальным, позитивным, негативным, вежливым, прямым или косвенным. Цель того, чтобы задать себе этот вопрос, — определить, подходит ли этот тон цели вашего предполагаемого сообщения или иным образом усиливает его.

Акроним FAST не только помогает понять важность выбора правильного формата, запоминания вашей аудитории и обеспечения соответствующего стиля и тона, но также помогает вам помнить, что в деловой переписке важно быстро перейти к делу!

Вот удобный инструмент, который вы можете использовать во время написания, чтобы не забывать использовать и включать принципы FAST.

Заключение

Эта глава, посвященная написанию рабочих документов, началась с обзора написания твердых абзацев, включающих такие элементы, как хорошее тематическое предложение, текст и заключение. Затем вы узнали, как подготовить рабочий документ, начиная с плана и решая, какой рабочий документ использовать. Вы узнали и видели примеры электронных писем, служебных записок, деловых писем, титульных листов факсов и коротких отчетов. Наконец, вы познакомились с аббревиатурой FAST как с инструментом, позволяющим не забывать о выборе вашего документа и содержимого в отношении формата, аудитории, стиля и тона.

С этими новыми знаниями вы должны быть на пути к оттачиванию своих навыков письма на рабочем месте, которые будут дополнительно улучшены в следующем разделе, посвященном редактированию документов на рабочем месте.

Элементы пунктов

  • тематическое предложение
  • кузов
  • выводы

Документы рабочего места

  • Электронная почта — это электронный носитель, который часто используется для отправки писем, служебных записок или менее формального письменного общения.
  • Письма обычно представляют собой довольно формальные короткие печатные сообщения, часто используемые для информирования или убеждения клиентов, поставщиков или общественности.
  • Записки
  • — это краткие документы, используемые внутри компании для информирования или убеждения сотрудников в принятии бизнес-решений относительно политики, процедур или действий.
  • Титульные листы факса всегда должны содержать полную информацию о содержании, отправителе, получателе и количестве страниц. Отправка факсов важна как безопасный способ передачи конфиденциальных документов.
  • Краткие отчеты могут сообщать о прогрессе, резюмировать информацию или рекомендовать. Они состоят из 10 общих элементов и занимают не более четырех страниц.

Проверьте свое понимание

Гаффи, М. (2008). Основы делового общения (7-е изд.). Мейсон, Огайо: Томсон / Уодсворт.

Льюис, Л. (13 февраля 2009 г.). Panasonic приказывает персоналу покупать товары на 1000 фунтов стерлингов. Получено с http://business.timesonline.co.uk/tol/business/markets/japan/article5723942.ece

.

Заявление об авторстве (написание рабочих документов)

Эта глава представляет собой ремикс, содержащий контент из различных источников, опубликованный под различными открытыми лицензиями, включая следующие:

Содержание раздела

Проверьте свое понимание

MLA Примечания и сноски // Purdue Writing Lab

Примечания и сноски к MLA

Резюме:

Стиль

MLA (Ассоциация современного языка) чаще всего используется для написания статей и цитирования источников в области гуманитарных и гуманитарных наук.Этот ресурс, обновленный для отражения Справочника MLA (9 th ed.), Предлагает примеры для общего формата исследовательских работ MLA, цитат в тексте, примечаний / сносок и страницы цитируемых работ.

Поскольку длинные пояснительные примечания могут отвлекать читателей, большинство руководств по академическому стилю (включая MLA и APA, Американская психологическая ассоциация) рекомендуют ограниченное использование примечаний / сносок. Однако некоторые издатели поощряют или требуют ссылки на заметки вместо ссылок в скобках.

Библиографические примечания

MLA не рекомендует широко использовать пояснительные или отступающие примечания. Однако стиль MLA позволяет вам использовать концевые сноски или сноски для библиографических примечаний , которые относятся к другим публикациям, с которыми ваши читатели могут ознакомиться. Ниже приведены некоторые примеры:

1. См. Blackmur, особенно главы 3 и 4, для глубокого анализа этой тенденции.

2. О проблемах, связанных с восстановлением репрессированной памяти, см. Wollens 120-35; для противоположной точки зрения см. Пайл 43; Джонсон, Халл, Снайдер 21–35; Krieg 78-91.

3. К такому же выводу пришли несколько других исследований. См. Johnson and Hull 45-79, Kather 23-31, Krieg 50-57.

Библиографические примечания могут помочь читателям сосредоточиться, убирая беспорядок в тексте. Некоторые распространенные виды использования библиографических примечаний:

Для цитирования длинной цепочки источников.

¹См. Саид, Культура и империализм и Ориентализм ; Серрес, Природный договор ; Фуко, Читатель Фуко , особенно. Часть II.

² Для получения дополнительных материалов о постколониальных исследованиях и технологиях см. McClintock, Imperial Leather ; Де Ланда, Война в эпоху интеллектуальных машин.

Чтобы объяснить необычную практику документации.

³ Выделенные курсивом слова обозначают переводы, для которых нет четких эквивалентов в китайском оригинале.

Для отметки использованных изданий и переводов. Издания и переводы обычно требуют примечания только в том случае, если цитируется более одного издания или перевода.Это можно сделать, поместив пометку в тексте, где впервые упоминается произведение. В качестве альтернативы можно создать начальную и ненумерованную заметку.

⁴Цитаты из The Odyssey относятся к переведенной версии Эмили Уилсон, если не указано иное.

⁵Перевод предоставлен Эмили Уилсон, если не указано иное.

Примечания к содержанию

Вы также можете использовать концевые сноски / сноски для случайных пояснительных примечаний (также известных как примечания к содержанию), которые относятся к краткой дополнительной информации, которая может быть слишком отвлеченной для основного текста:

4.В интервью 1998 года она повторила этот момент еще сильнее: «Я художник, а не политик!» (Веллер 124). Примечания к содержанию можно использовать:

Для усиления. Авторы могут посчитать, что расширение определенных разделов их содержания позволит читателям лучше понять контекст, который повлиял / влияет на следующие обстоятельства.

¹Кудзё и Янаги часто сбивают с толку их неправильное толкование слов, действий и взаимодействия друг с другом.

²Beach считает, что Readicide необходимо прочитать всем новым студентам-преподавателям, включая его в словах, рекомендованных для всех своих учеников.

³Куллер поясняет, что «Литература» — это «институциональный ярлык, который дает нам основание ожидать, что результаты наших усилий по чтению будут« того стоить »» (28).

Для объяснения выбора слов.

⁴Она относится к отрасли физиологических исследований.

⁵Он решил перевести глагол (впервые переведенный Ян как «чувствовать») как «понимать», чтобы указать на развитие характера.

Для обоснования объема вашего исследования. Обоснование объема вашего исследования может помочь читателям лучше понять, чего ожидать от чтения вашей работы, путем конкретного указания на то, что будет или не будет изучаться и почему.

: Оправдан ли Беовульф как персонаж в своих действиях, не имеет отношения к моему мнению.

⁷ Усилия по деколонизации выходят за рамки моего эссе, но я указываю читателям на работу Гарви.

Чтобы предоставить больше примеров.

⁸Читатели могут подумать о включении Этвуд насекомых в ее литературное произведение

⁹Эта же идея применима к квир-молодежи, как и в обращении Челси Монхейм «Принятые социальные нормы и принятие трансгендерных студентов в туалетах с гендерной принадлежностью».

Для контрпримеров.

¹⁰Банкфельд (99-102) призывает к альтернативному призыву к действию.

К тождеству комментария на намеки.

¹¹ Упоминание «Вестворда» в «Железном человеке 3» напоминает фильм 1973 года « Westworld, » с Юлом Бриннером в главной роли в роли киборга-убийцы.

Чтобы указать область будущих исследований.

¹²По этой теме еще предстоит провести более обширные исследования.

Для идентификации авторов, имена которых указаны как et al. в документации.

¹³ Соавторами Обучающая литература для подростков являются Дебора Эпплман, Боб Фечо и Роб Саймон.

Подтвердить.

¹⁴ Анна Тернер из местной ветеринарной клиники обратила мое внимание на различия в уходе за мелкими и крупными животными.

Нумерация концевых и сносок в теле документа
Примечания

MLA могут быть оформлены как сноски или концевые сноски.Концевые и сноски в формате MLA обозначаются в тексте надстрочными арабскими цифрами после пунктуации фразы или предложения, к которому относится примечание:

Некоторые утверждали, что такое расследование будет бесплодным. 6

Ученые годами утверждали, что это утверждение не имеет под собой оснований, 7 , поэтому мы поступим правильно, если проигнорируем его.

Обратите внимание, что когда в тексте появляется длинное тире, номер сноски / концевой сноски появляется перед тире:

В течение многих лет ученые не могли ответить на этот вопрос 8 — факт, который указывает на их трусость больше, чем на их беспечность.

Не используйте звездочки (*), угловые скобки (>) или другие символы для ссылок на примечания. Список примечаний и сносок (любой из которых для статей, представленных для публикации, должен быть указан на отдельной странице, как указано ниже) должен соответствовать ссылкам на примечания в тексте. Не используйте аббревиатуру там же. в примечании, чтобы отсылать читателей к информации, содержащейся в примечании прямо над ним.

Размещение примечаний в тексте

Используйте круглые скобки вокруг номеров страниц, когда номера страниц прерывают предложение или даются в конце предложения.Как и цитаты в скобках в тексте, цитаты в примечаниях обычно помещаются в конце предложения. В качестве альтернативы цитаты в скобках могут быть помещены в середине предложения.

¹ Как утверждают Дэйнс (45) и Гилмор (151), напитки с кофеином играют жизненно важную роль в американской деловой среде.

²Гилмор рассматривает взаимосвязь между кофеином, продуктивностью и успехом (151).

Не используйте круглые скобки вокруг номеров страниц, если примечание используется для направления читателей к местонахождению информации.Например:

³ См. Гилмор 151.

Примечания в формате MLA обычно обозначаются в тексте надстрочными арабскими цифрами (1, 2, 3,…) после знака препинания фразы или пункта, к которому относится примечание. По возможности помещайте цифры в верхнем индексе в конце предложений. Имейте в виду, что программы обработки текстов, скорее всего, будут стилизовать номера заметок в разделе текста и заметок как надстрочный индекс по умолчанию .

Члены аудитории в целом положительно отозвались о расовом представлении в мюзикле.¹

Маркиз де Лафайет использует стереотипный белый американский акцент, чтобы сказать слово «анархия». ²

Аарон Берр советует молодому Александру Гамильтону «меньше говорить, больше улыбаться» (16) .³

Обратите внимание, что когда в тексте появляется тире, номер заметки появляется перед тире.

Узнав о страсти своей дочери к музыке, Чо — удивленная, впечатленная и немного сбитая с толку — купила пианино и разрешила дочери брать уроки.

Если номер примечания должен быть помещен где-нибудь, кроме конца предложения, или предложение требует более одного примечания, номер примечания должен быть помещен в наименее отвлекающее однозначное место. Например:

Помещение примечания в середине предложения для ясности цитат.

Несмотря на осознание своих прошлых ошибок, Бритни «сделала это снова» и, таким образом, продолжала сталкиваться с последствиями своих действий (203).

Размещение более чем одной записи в предложении.

Любовь Кристалла к фермерским рынкам — особенно к тем, которые расположены в их родном городе (которые они поддерживают, «вставая в 7 утра каждую субботу, чтобы пойти на» [Webb 21] ⁶) — стала очевидной даже в социальных сетях ».

Форматирование концевых и сносок

Сноски Страница

MLA рекомендует перечислять все примечания на отдельной странице, озаглавленной «Примечания» (по центру). Заголовок страницы Заметка, если есть только одна заметка. Страница примечаний должна появиться перед страницей цитируемых работ.Это особенно важно для статей, отправляемых в печать.

Сами примечания должны быть разделены двойным интервалом и перечислены последовательными арабскими цифрами, соответствующими обозначениям в тексте. Первая строка каждой концевой сноски имеет отступ в пять пробелов, а последующие строки находятся на одном уровне с левым полем. Поставьте точку и пробел после каждого номера сноски, а затем сделайте соответствующее примечание после пробела.

Сноски (под текстом)

В девятом издании Руководства по ВПП говорится, что примечания могут быть оформлены как сноски или концевые сноски.См. Центр стилей MLA для получения дополнительных указаний по этой теме и следуйте предпочтениям преподавателя или редактора.

Как грамотно написать пояснительную. Пример пояснительной записки опоздавшего на работу

В каждом случае случаются «проколы» по работе — поздние, свободные или непроизвольные нарушения дисциплины и т. Д. Так чего же в этих случаях ожидать от работодателя?

Статья 193 Трудового кодекса гласит, что применению работодателем мер дисциплинарного взыскания к работнику в случае нарушений должно предшествовать письменное объяснение последнего.То есть с него нужно взять пояснительную записку. Что это? Как написать пояснительную? Столкнувшись с этим впервые, они часто проигрывают и начинают паниковать. Между тем все не так страшно.

Пояснительная записка — это документ, содержащий официальную версию сотрудника с его подписью и датой, которая произошла от имени «страты». Отсутствие у подчиненного необходимых объяснений не является основанием для наложения штрафа. Но в этом случае (при отсутствии пояснительного документа в течение двух рабочих дней) необходимо составить соответствующий акт.

Кто может потребовать ее?

Отсюда вывод — объяснительная вправе требовать, чтобы работодатель был, а не все (например, у представителя проверяющих органов такого закона нет). А другое — пояснительное, все же лучше написать, чтобы максимально прояснить ситуацию и исправить документально подтвержденные действительные причины нарушений.

В случае дальнейших разногласий с властями пояснительная — официально принятый документ, который может работать в вашу пользу.Его отсутствие дает право трактовать свои действия по своему усмотрению.

Не лги!

Существуют правила написания пояснений, которые необходимо соблюдать, чтобы избежать еще больших неприятностей. Прежде всего, никогда не пишите объяснительную ложь. Вероятность запуска в недоступность очень велика, а вы ложью еще больше портите репутацию.

Не пытайтесь перекладывать вину на моих коллег, так как в этом случае с них будут запрошены пояснения.Каждый представит свою версию, и неизвестно, какие детали могут появиться одновременно. И враги точны.

«Не знал …»

Не пишите, что вы что-то не объясняли и не учили. Есть инструкция по работе, которую вы подписали при приеме на работу. Обычно все ваши обязанности, зона ответственности и большинство форс-мажорных ситуаций должны быть четко прописаны. Лучше, прежде чем писать пояснительную, еще раз пройтись по ее положениям, чтобы точно знать, что писать не нужно.

Если вы будете упорствовать в нашем собственном невежестве, работодатель потребует объяснений у вашего непосредственного начальника, который при вашем поступлении обязан все рассказать и показать. И это не лучше, чем объяснения коллег.

Инструкция — наше все

Как написать пояснительную ко всем правилам? Для придания веса документу лучше его составить, ориентируясь на пункты служебной инструкции. Явные промахи могут быть применены как неправильная интерпретация.И если вы так захотите кого-то обвинить, без лишних эмоций, они допустят недоразумение на основе различной интерпретации этих самых пунктов. Или, в крайнем случае, отношение отношения.

Маленькая хитрость: чтобы свести к минимуму чувство собственной вины и придать ситуации деловой характер, озаглавьте документ не «пояснительная», а «пояснительная записка».

Если ваше нарушение слишком явное и нет смысла отказываться от него, лучше всего сослаться на болезнь, плохое самочувствие, перегрузку на работе.В этом случае в конце обязательно укажите, что вы распознали ошибку и продолжаете предпринимать аналогичную.

Форма записи

Как правильно писать пояснительную? Все пояснения написаны по определенному шаблону, который включает, прежде всего, инструкции организации, должности и фотографии того человека, которому они адресованы. Затем — от кого (тоже с указанием поста) и название «пояснительная (или пояснительная) записка».

Текст, как правило, начинается со слов «относительно»… «или» относительно … «, с последующим прямым описанием ситуации. Оно должно быть информативным, но без незначительных деталей, и написано строго по существу.

В конце пояснительной указывается фамилия составителя, ставится его подпись и текущая дата.

Когда требуется

В каких случаях пишется объяснительная на работе? Список возможных ситуаций приведен в Трудовом кодексе. Давайте рассмотрим их подробнее.

Чаще всего пояснительные люди пишут в случаях нарушения трудовой дисциплины.К ним относятся: опоздание, отсутствие на рабочем месте в течение 4 и более часов, появление на работе в нетрезвом виде. Кстати, в последнем случае вас могут сразу уволить.

Проверяющий верификатор

Еще один, не менее частый вариант — проверки и доработки. По их результатам составляется акт с перечислением всех выявленных нарушений и несоответствий. Такой акт обязательно должен содержать ссылку на нарушенную вами инструкцию.

Бывает, что проверяя форму акта по предыдущим проверкам (нарушения, как правило, однотипные), не удосужившись проверить актуальность законов и инструкций.В этом случае возможны ссылки на уже отмененные положения.

Как написать пояснительную в этом случае? В своих интересах вы должны сравнивать нарушения, которые вы нарушили, с предметами. В некоторых случаях может оказаться, что нарушения не было. Укажите это в оправдательном документе. Если акты составлены не по форме или не содержат ссылок на нормативные положения, доказать нарушение будет сложно, если это вообще возможно.

Ох уж эти коллеги…

Другой вариант встречается, когда служебная записка на вас «выкатилась» из соседнего отдела или структурного подразделения. Для этого может быть много причин. Как отреагировать? Если претензии предъявляет вышестоящая инстанция, лучше сообщать подробно, чтобы избежать недоразумений.

Когда коллеги одного с вами тоже возведут, не будет лишним узнать, как сделать свою версию происходящего и предсказанного. Как написать пояснительную в этой ситуации? Вопрос непростой, многое зависит от налаженных отношений и атмосферы в коллективе.

Что писать в случаях, когда объяснение неизбежно?

Если вы опоздали

Итак, подумайте об опоздании на работу (распространенный вариант). Строго говоря, в нынешнем ТК нет понятия «поздно». В законе действует термин «рабочее время» и говорится об «отсутствии рабочего места без уважительных причин». То есть работодатель вправе применить санкции, если вы не были на работе в любое время рабочего дня.

Какие санкции? Если из-за вашего отсутствия производство не остановлено и повреждений не произошло, максимальный штраф — выговор или замечание.Но понятие «опоздание» обычно регулируется собственными (внутренними) нормативными положениями организации, на которую вы подписались на работу.

Не потеряй

Пример пояснительной записки об опоздании на работу достаточно сложный — каждый случай индивидуален. Но общие принципы его написания, конечно, существуют. Этот документ, как и другие, написан от имени руководителя и объясняет ситуацию и причины опоздания. Обязательно указывается дата составления и, конечно же, личная подпись.

Если вы планируете и дальше оспаривать угрожающие последствия в последнее время, постарайтесь написать этот документ в двух экземплярах. Первый пойдет в офис, второй с отметкой об усыновлении останется вам.

Хороший пример пояснительной записки с опозданием на работу — когда после указания причин нарушения указывается его отношение к ситуации, например, «на основании обозначенной причины считаю уважительным» .

При наличии документов, обосновывающих ваше отсутствие на работе (справка о посещении поликлиники, судебная повестка и т. Д.)), они должны быть приложены к пояснительной.

Ты на прогулке

В случае абстракции, то, что Трудовой кодекс считает отсутствием на рабочем месте в течение 4 и более часов, причиной чаще всего является неуважительное. Исключением может быть форс-мажорная ситуация — например, курьер организации при исполнении служебных обязанностей был задержан сотрудниками полиции и доставлен в отдел для выяснения личности. Более того, не было возможности связаться с его ведомством и прояснить ситуацию.В обоснование необходимо предоставить копию протокола.

Если сотрудник «потерялся» на работе надолго (возможна ситуация, например, на большом предприятии с множеством цехов и большим количеством персонала), то причины этого могут быть самые разные. Например, резкая зубная боль и срочный поход к стоматологу. Бывает, что человек не успевает или не имеет возможности предотвратить необходимость срочно уйти с работы. Затем вам необходимо завести справку из поликлиники с указанием даты и времени нахождения на приеме.

Если вы получили травму в семье

Никакие пояснения к руководству не относятся. Иногда это необходимо в обстоятельствах, не зависящих от вас. Например, при бытовых травмах. Если вы получили травму, чтобы получить травму, что фиксируется больничным листом, на работе придется описать обстоятельства произошедшего в письменной форме. Это необходимо для оплаты вашего листка нетрудоспособности.

В этом случае объяснительная травма предоставляется Комиссии социального страхования Организации.Образец можно взять у председателя упомянутой комиссии. В записке должно быть описание несчастного случая с указанием медицинского учреждения, выдавшего лист нетрудоспособности, и последнего срока.

Толковая в школе

Помимо разъяснительной на работе, у всех родителей время от времени должен быть аналогичный документ для школы, где учится ребенок. Как правило, необходимо указать причины зачисления студентов. Форма такого пояснения может быть произвольной, но все же лучше придерживаться определенной структуры.

Как написать объяснительную в школу?

В заголовке документа должны быть номер и название учебного заведения, а также имя человека, на чье имя он записан (обычно это директор) в повинном случае. Заголовок «Пояснительная записка» отображается без кавычек.

Текст после указания факта пропуска (с точной датой), на самом деле вызывает причины этого факта. Чаще всего это болезнь или плохое самочувствие, участие в соревнованиях или семейные обстоятельства (например, поездка куда-нибудь).

На объяснительной должны быть дата ее составления и подпись.

Написание эффективного описания вакансии | Управление персоналом

Описание должности должно точно отражать обязанности и ответственность должности. Когда он хорошо написан, он создает реалистичную картину работы и отвечает на вопрос: «Чем на самом деле занимается человек в этой роли?»

Должностная инструкция не только описывает обязанности должности, но и закладывает основу для найма, развития и удержания талантов, а также закладывает основу для оптимального выполнения работы, разъясняя обязанности, ожидаемые результаты и оценку производительности.Это также важный компонент для поддержания справедливой системы компенсации и обеспечения соблюдения законодательства. Документ следует пересматривать и обновлять в соответствии с годовым циклом оценки эффективности.

Описание должности содержит достаточно информации, чтобы описать основные обязанности и основные функции в их нынешнем виде. Они предоставляют информацию, необходимую для классификации должности, а не человека; таким образом, они являются «нейтральными» и не основаны на каких-либо конкретных качествах действующего президента (например, знания, навыки, способности, производительность, преданность делу, лояльность, годы службы или степень).Документ не должен включать в себя все подробности о том, как и какие работы выполняются, чтобы он оставался полезным даже при незначительных изменениях. Должностные инструкции могут быть написаны совместными усилиями руководителя и сотрудника, но руководитель должен их одобрить.

Описание должности содержит следующие компоненты: название должности, цель работы, должностные обязанности и ответственность, требуемая квалификация, предпочтительная квалификация и условия работы.

Должность
Должность — это краткое описание (1-4 слова) должности, которое отражает содержание, цель и объем работы и согласуется с другими названиями должностей аналогичных ролей в Государственном университете Райта (Университет ).

Примеры включают в себя: архивариуса, заместителя директора службы поддержки людей с ограниченными возможностями, младшего регистратора, директора службы здравоохранения студентов, планировщика помещений, бухгалтера по грантам, бюджетного аналитика, конструктора инструкций, службы рабочего стола менеджера и службы попечения руководителей.

Цель работы
Цель работы обеспечивает общий обзор роли, уровня и объема ответственности, состоящий из трех или четырех предложений, обеспечивающих базовое понимание роли, «взгляд с высоты птичьего полета».Краткое изложение «Почему существует работа?»

Должностные обязанности и ответственность
В этом разделе содержится описание обязанностей и ответственности , закрепленных за работой; также называемые основными функциями. Они описывают фундаментальный характер работы, на которую у сотрудника отводится значительная часть времени. Некоторые элементы для рассмотрения:

  • Включите пояснительные фразы, объясняющие, почему, как, где и как часто выполняются задачи и обязанности.
  • Ориентируйтесь на результат поставленных задач.
  • Контрольные области принятия решений, на которые можно повлиять или повлиять.
  • Укажите области прямой или косвенной ответственности.
  • Опишите уровень и тип бюджетных или финансовых обязательств.
  • Опишите характер контакта, людей, с которыми контактировал, и степень, в которой действующий президент будет взаимодействовать с другими людьми в университете и за его пределами.
  • Перечислите должностные обязанности, которые отражают требования к должности, и убедитесь, что они не основаны на способностях какого-либо одного человека.

Если применимо, также укажите тип надзорной ответственности , который ожидается от этой роли. Подробно опишите, насколько полномочны сотрудники нанимать, дисциплинировать, увольнять, назначать работу, обучать и оценивать работу подчиненных. Это может быть либо отдельная должностная обязанность, либо указана в других должностных обязанностях, если это необходимо. Ниже перечислены различные уровни надзора:

  • Давать указания другим лицам.
  • Наблюдает, нанимает, обучает, обеспечивает руководство работой и помощь в решении проблем для студентов-рабочих.Также контролирует повседневные операции других сотрудников.
  • Наблюдает за персоналом, включая прием на работу, составление расписания и распределение работы, анализ эффективности и рекомендует повышение заработной платы, продвижение по службе, переводы, понижения в должности или увольнения.
  • Управляет другими через подчиненных руководителей.

Должностные обязанности должны быть перечислены в соответствии с их важностью и / или частотой , с которыми они выполняются. Обычно они представлены в маркированном или пронумерованном формате, состоящем из примерно 4-7 отдельных обязанностей, каждой из которых назначается «процент времени» (с добавлением 100%), который отражает расчетное время, которое сотрудник потратит в течение года.Обязанности, требующие менее 5 процентов времени, следует объединить с другими обязанностями или исключить из должностной инструкции. Следующая таблица поможет вам оценить процент времени:

Процент Неделя Год

5 процентов 2 часа 2 ½ недели
10 процентов 4 часа 5 недель
15 процентов 6 часов 1 ½ месяца
20 процентов 8 часов 2 ½ месяца
25 процентов 10 часов 3 месяца

Требуемая квалификация
В этом разделе перечислен требуемый уровень профессиональных знаний (например, образование, опыт, знания, навыки и умения), необходимый для выполнения работы.В этом разделе основное внимание уделяется «минимальному» уровню квалификации для того, чтобы человек был продуктивным и успешным в этой роли.

ПРИМЕЧАНИЕ. Для классифицированных вакансий требуемая квалификация будет идентична квалификационным требованиям, указанным в спецификации вакансии, которую можно найти по адресу http://www.wright.edu/human-resources/compensation/job-titles-and-specifications/. секретная-переговорная-единица

Образование
Определите образовательную квалификацию, которой должен обладать сотрудник для удовлетворительного выполнения должностных обязанностей и ответственности.Укажите образовательную квалификацию с точки зрения областей обучения и / или типа степени или концентрации, которые предоставят знания, необходимые для поступления на эту должность.

Опыт работы
Определите минимальное количество стажировок, требуемых на полную ставку, с точки зрения лет и типа опыта работы, который необходим сотруднику, чтобы иметь квалификацию для работы. Если стажировки, опыт работы в бакалавриате и стажировка в аспирантуре будут приемлемыми уровнями опыта; об этом нужно будет отдельно указать.

Знания, навыки и способности
Указывая требуемые знания, укажите уровень или глубину знаний, необходимых для вступления в должность. Следующие определения могут оказаться полезными:

  • Практические знания : достаточное знакомство с предметом, чтобы знать основные принципы и терминологию, а также понимать и решать простые проблемы.
  • Общие знания : знание области, достаточное для выполнения большинства работ в обычных ситуациях.Работа требует понимания стандартных ситуаций и включает знание большинства существенных аспектов предмета.
  • Глубокие знания : углубленные знания предмета. Работа требует достаточного понимания предметной области, чтобы решать необычные, а также общие рабочие проблемы, иметь возможность консультировать по техническим вопросам и служить источником информации по этой теме для других в организации.
  • Всесторонние знания : требует полного владения и понимания предмета.Этот термин следует использовать умеренно и только для необычно требовательных или ответственных должностей, необходимых для создания гипотез, концепций или подходов.

Перечислите конкретные навыки и / или способности, необходимые сотруднику для успешного выполнения этой роли; включая обозначение любых необходимых лицензий или сертификатов. Некоторые соображения: аналитика, влияние бюджета, внутренняя или внешняя коммуникация, компьютер, творческое мышление, обслуживание клиентов, принятие решений, разнообразие, логическое мышление, многозадачность, переговоры, решение проблем, управление проектами, надзор, командная работа и т. Д.

Предпочтительная квалификация
Расширенный список требуемых квалификаций, который можно использовать для дальнейшего определения способности человека быть продуктивным и успешным на этой работе. Эти предпочтительные квалификации «приятно иметь», но они не являются необходимыми для выполнения повседневных функций на работе. Если они включены, предпочтительные квалификации могут быть сосредоточены на одном или всех из следующих аспектов: образование, опыт, знания, навыки и способности.

ПРИМЕЧАНИЕ: Для классифицированных вакансий университет не перечисляет предпочтительные квалификации.

Условия труда
Определите условия труда и физические требования, которые напрямую связаны с основными должностными обязанностями и обязанностями, которые должны соответствовать Закону об американцах с ограниченными возможностями. Опишите тип, интенсивность (сколько), частоту (как часто) и продолжительность (как долго) требуемых физических или умственных способностей. Рассмотрим следующее:

  • Окружающая среда, например офис или на открытом воздухе.
  • Обнаруженные воздействия, такие как опасные материалы, громкий шум или сильная жара / холод.
  • Основные физические требования, такие как лазание, стояние, наклоны или печатание.
  • Физическое усилие / подъем, например сидячий — до 10 фунтов; легкий — до 20 фунтов; средний — до 50 фунтов; тяжелый — более 50 фунтов.
  • Укажите, требуется ли работа по выходным, по ночам или по вызову в качестве постоянной части работы.
  • Путевые расходы.
  • Обозначения аварийного персонала.

Подсказки по написанию должностных инструкций
Должностные инструкции должны быть подготовлены таким образом, чтобы все компоненты были точно указаны, чтобы создать четкое понимание роли.Вот несколько советов, которые помогут вам в этом процессе:

  • Пишите кратко и прямо.
  • Всегда используйте более простые слова, а не сложные; максимально упрощать структуру предложения. Это сократит многословие, сократит ваше описание и улучшит понимание.
  • Используйте описательные глаголы действия в настоящем времени (например: пишет, действует или выполняет).
  • Избегайте сокращений и акронимов. Другие люди, читающие описание должности, могут быть с ними не знакомы.Если аббревиатуры и акронимы необходимы, определите их при первом использовании.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *