Как писать протокол совещания: Протокол совещания. Образец 2021 года

Содержание

Как вести протокол. Пошаговая инструкция.

Когда я была секретарем, то дрожала как осиновый лист, когда ожидалось очередное совещание. Потому что там нужно вести протокол. Если вставал вопрос, кто это будет делать, то «только не я, только не я».

Хорошо, что в нашей организации был сотрудник, ответственный за подготовку и оформление результатов совещания. У него был диктофон, какие-то листы, записи. Несколько дней после совещания его никто не трогал, потому что он «оформлял протокол». Мне его работа казалась очень сложной. Записывать, расшифровывать, составлять протокол, рассылать, контролировать исполнение — это было за пределами моего понимания.

Поэтому я решила создать пошаговую инструкцию по составлению протокола. Надеюсь, она поможет секретарям чувствовать себя увереннее во время выполнения этой важной миссии.

Поехали!

Протокол — это оформление коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.

Протокол относится к организационно-распорядительной группе документов, так как принятые на совещании решения носят распорядительный характер.

Решение о составлении протокола принимает руководитель.

Протокол фиксирует факт проведения заседания, ход обсуждения, принятые решения и сроки их выполнения.

Подготовка к ведению протокола:

Подготовьте к совещанию повестку дня, регламент. В них есть важная для вас информация: время, вопросы, выступающие.
Распечатайте или попросите экземпляр докладов участников. В них уже сформулированы тезисы выступлений и в конце есть предлагаемые решения. Иногда тезисы выступлений выделяют в отдельный документ, что тоже удобно.
Сделайте список регистрации (ФИО, должность, прибыл/отсутствует). Он также понадобится для оформления протокола.
Подготовьте чистые листы бумаги, канцтовары, диктофон.
Набросайте черновой вариант протокола на основании материалов к совещанию, а после совещания внесите изменения, добавления.

Образец протокола совещания>>

Что делать на совещании:

Включите диктофон.
Запишите основные моменты: СЛУШАЛИ (докладчик), ВЫСТУПИЛИ (задающий вопрос), РЕШИЛИ (принятые решения).
Отмечайте с указанием фамилий: кто задавал вопросы, кто дополнял, кто отвечал помимо основного докладчика, кого пригласили во время совещания.
Фиксируйте итоги и решения, подведенные руководством.

Образец протокола экспертной комиссии>>

Оформление протокола

Протоколы оперативных совещаний оформляются 1–2 дня. Полные протоколы заседания не более 3–5 дней.
Если у вас готов черновик, будет намного проще. Нужно будет только внести изменения и дополнения.
Составьте документ на основе материалов к совещанию и своих записей.
Прослушайте запись диктофона и внесите изменения, дополнения.
Отдайте документ на визирование и внесите корректировки.
Отдайте протокол на подпись руководителю.
Зарегистрируйте протокол датой проведения заседания.
Разошлите протокол на ознакомление участникам совещания, решения по протоколу на исполнение, выписки из протокола для приглашенных из сторонних организаций.

Контролируйте сроки исполнения принятых решений. Это просто сделать в СЭД. Там исполнителям и создателям поручения приходят напоминания. В бумажном виде придется делать себе записи со сроками или периодически «поднимать» протокол и обзванивать исполнителей.

Подробнее о правилах оформления протокола>>

Протокол совещания: образец и бланк документа

Образец

Если требуется провести оперативное совещание

Совещание также может иметь и оперативный характер, так как иной раз требуется экстренное решение вопросов, например, если требуется решить вопросы по текущей производственной деятельности, что обеспечит качественное выполнение планов.

У такого мероприятия существуют свои особенности. К таковым относятся:

Периодичность проведения собраний, например, каждый день или раз в неделю.
Состав присутствующих должен быть изначально определен и зависим от того, кто задействован в технологическом цикле.
Тематика совещаний примерно одна и та же.
Выступающие все, кто приходит на совещание.
Продолжительность поведения оперативки небольшая.
Протокол создается примерно такой же, как и для обычного собрания. Стоит лишь отметить то, что секретарь должен перед совещанием ознакомить всех участников с регламентом проведения работы. Информация по совещанию протоколируется заранее, а после проведения планерки протокол необходимо подписать председателем, как правило, им является руководитель объекта.

Справка

Краткая форма

Данный вид протоколирования содержит информацию о рассмотренных вопросах и принятых решениях. Также в кратком протоколе указываются фамилии выступивших и ответственных за принятые решения лиц. Краткая форма не фиксирует полных ход события, а лишь дает информацию о принятии решений по определенным вопросам.

Краткий протокол образец

Справка

Полная форма

Данная форма протокола содержит более подробную информацию о ходе мероприятия. Можно сказать, что в данном случае в документе отображается в хронологической последовательности все событие. Кроме того, полное протоколирование подразумевает и подробное изложение докладов и выступлений участников, их позицию, прозвучавшие мнения и вопросы.

Полный протокол образец

Справка

Стенографическая форма

Представленный образец протокола заполняется на основании стенограммы мероприятия либо диктофонной записи. Объем данного документа значительно превышает вышеуказанные формы, так как дословно описывает мероприятие. Проще говоря, все высказывания, доклады и вопросы, озвученные в ходе мероприятия, фиксируются в данной форме.

Порядок проведения совещания

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

Оформление

Нередко можно встретить упоминания о том, что протоколы должны вестись на специальных бланках. Так происходит, если подобные встречи проходят в государственных ведомствах, например, в муниципальных органах власти.

В обычных организациях редко вводятся специальные формы для протоколирования. Исключение составляют особые виды совещаний, например, работа совета директоров акционерного общества.

Протокол совещания должен содержать следующие сведения:

Обязательные реквизиты:

дату и номер;
наименование организации;
вид документа с указанием мероприятия;
место проведения собрания.

Также каждый лист нумеруется, чтобы можно было точно проследить ход совещания;

Список присутствующих и их роли. Необходимо указать Ф.И.О. и должность специалиста, ведущего протокол, начальника, ведущего совещания, иных участников совещания. Вместо него может быть использован явочный лист, где расписываются пришедшие работники;
Если на мероприятии были лица, представляющие другие организации, то их указывают с пометкой «Приглашённые»;
Основная часть протокола состоит из 3-х последовательных блоков:

Слушали. Указывается Ф.И.О. и должность докладчика, основная тема выступления, краткое изложение сведений выступления;
Выступили. Фиксируется Ф.И.О. и должность лица, которое задавало вопросы или давало комментарии по существу выступления;
Решили. По результату доклада руководитель даёт поручения или накладывает резолюцию. Решение записывается секретарём подробно, так как оно имеет обязательную силу для сотрудников. Указываются сроки выполнения заданий.

Обратите внимание! Если по решению проводится голосование, то следует записать количество голосов «за», «против» и воздержавшихся без указания фамилий.

В конце протокола ставятся подписи секретаря и руководителя совещания. Печать не требуется.

Окончательный вариант документа готовится некоторое время после проведения заседания. Это может занять несколько часов или несколько дней, в зависимости от объёма информации. Далее он подаётся для подписи начальнику, который руководил мероприятием.

После этого протокол рассылается заинтересованным лицам, либо из него делаются официальные выписки с поручениями для конкретных исполнителей.

3 случая, когда прибегают к протоколированию

Подготовка протокола совещания – не такая простая задача, как может показаться на первый взгляд. Это связано с тем, что в данном документе необходимо указать очень большой объем информации, который чаще всего не ограничивается парой страниц текста. Для того чтобы акт был составлен корректно и никакие детали не были упущены, лучше приступить к его подготовке заранее, сделав определенный проект протокола совещания

Но прежде важно определиться, какого типа мероприятие необходимо будет в нем зафиксировать и как должен быть оформлен сам документ. Далее обсудим, какие именно собрания важно протоколировать и как это делать правильно.

Совещание
Данный тип мероприятий может проводиться согласно годовому плану предприятия, а также срочно или вне очереди.
Если оно запланированное, то для секретаря это существенно облегчает ход работы. Можно заранее составить шаблон протокола и наметить основные вопросы, которые будут обсуждаться. Это сократит время на заполнение документа во время совещания.
В данном случае в протоколе указываются вопросы, которые планово решаются из года в год, текущие задачи и цели фирмы. Помимо этого, уточняют список лиц, ответственных за принятие решений, а также основные выводы и предложения.
Заседание
Данное мероприятие имеет несколько разновидностей. Выделяют заседания органов управления, учредителей, экспертной комиссии. Обычно на такого рода переговорах обсуждают не текущие задачи, а более глобальные цели деятельности компании. Поэтому заседания чаще всего бывают довольно затяжными.
Например, на них рассматривают, насколько эффективно фирма работала в последние годы, и определяют на основании этого направления дальнейшего развития. То есть, если совещание проводят для решения текущих задач, то заседание – для обсуждения стратегических вопросов.
Протокол хода заседания также должен фиксировать все обсуждаемые на нем темы. При этом могут отсутствовать конкретно принятые решения, но все основные события переговоров должны быть отображены в данном документе.
Читайте нашу статью «Стратегия голубого океана: что это и как применить в своём бизнесе».
Отличительной особенностью заседания экспертной комиссии является то, что оно должно проводиться ежегодно, а вопросы, обсуждаемые на нем, обычно не меняются из раза в раз. Например, на таком собрании утверждают номенклатуру дел, перечень документов, подлежащих уничтожению и т. п. Если будут ликвидированы бумаги без официально оформленного протокола, то это может быть расценено как незаконная процедура. При этом сама форма документа может дублироваться.
Собрание
Собрание и заседание – схожие мероприятия, поэтому протоколы для них оформляются практически одинаково. Разница в том, что на заседании обычно присутствует ограниченный круг лиц, в то время как в собрании может участвовать весь трудовой коллектив. Поэтому и количество участников собрания, и сроки его проведения могут быть в разы больше. Бывает довольно проблематично заполнять протокол в ходе самого мероприятия, гораздо удобнее воспользоваться записывающими устройствами, а документально оформить все после его завершения.
Используя аудио или видеозаписи, можно без труда заполнить бланк протокола. При этом не обязательно подробно записывать предложения каждого выступающего.
Обычно, чтобы принять решение на собрании, прибегают к методу голосования. Поэтому в протоколе фиксируются лишь обсуждаемые вопросы, количество присутствующих, проголосовавших «за», «против» и воздержавшихся.

Правила написания и оформления документа

Протокол собрания учредителей не имеет строго установленного, унифицированного образца, писать его можно в свободном виде. Как правило, на предприятиях имеется шаблон документа, по которому он и оформляется. Основное условие: протокол должен содержать сведения

о компании,
дате составления,
участниках собрания,
теме (если их несколько, они указываются отдельными пунктами)
и решении.

Документ можно писать как от руки, так и печатать на компьютер, большой разницы здесь нет, главное, чтобы он обязательно содержал оригинальные подписи всех собравшихся учредителей. Заверять печатью его не нужно – во-первых, он относится к внутренним документам предприятия, во-вторых, с 2016 года юридические лица на законном основании освобождены от обязательства удостоверять свои бумаги оттисками печатей и штампов.

Писать протокол можно как на фирменном бланке организации, так и на стандартном листе А4 формата в том количестве экземплярах, в котором это необходимо.

После проведения собрания, в течение десяти дней каждого его участника следует обеспечить своим экземпляром протокола, а одну копию, заверенную по всем правилам, передать на хранение в архив организации, где она должна содержаться ровно столько, сколько полагается по закону для подобного рода документов.

Основной раздел

Рассматривая вопрос, как вести протокол совещания образец и примеры, следует уделить особое внимание основой части протокола. В данном разделе следует создать несколько полей, в каждом из которых будут рассмотрены решения вопросов, указанных в повестке дня

При составлении полной формы бланка, в каждом поле создается три графы, где отображаются процесс рассмотрения вопроса и различные нюансы, возникшие в ходе принятия решения.

Название каждой из частей следует указывать прописью, выделяя под каждую графу отдельное поле. В графе «Слушали» указывается фамилия докладчика, который освещает производственный вопрос. Указывать фамилию следует только в именительном падеже. После указания фамилии приводится краткое (или полное) изложение доклада. В том случае, когда изложить информацию невозможно, то полный текст доклада следует приложить в отдельном документе, который выступит в роли приложения к самому акту. При этом, в разделе «слушали» необходимо сделать отметку, что текст выступления развернуто описан в приложении.

После этого следует перейти к заполнению графы «Выступили». В этом поле указываются высказывания прочих участников собрания, которые рассматривали вопрос, лежащий на повестке дня. Здесь также следует указать фамилию и инициалы каждого члена коллегии, выступившего с речью. После указания инициалов следует изложить текст самого выступления.

В графе «Решили» следует зафиксировать решение членов собрания, касаемо вопроса, лежащего на повестке дня. Согласно установленному регламенту, в данном поле необходимо указать полную информацию, вне зависимости от того, какая форма заполнения протокола используется. Если вопрос был решен методом голосования, следует привести общее количество голосов, а также указать, кто из участников собрания проголосовал «против» или «за».

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения

Ведение протокола совещаний, излагающего суть поставленных вопросов в сжатой форме, требует правильного подхода к заполнению бланка. В этой ситуации, следует приводить только базовую часть информации в графах «Слушали» и «Выступили». После того как документ будет подписан руководителем совещания и секретарем, этот акт вступает в свою юридическую силу. Все установленные решения касаемо вопросов, поднятых на собрании, следует довести до лиц, которые были назначены исполнителями. Для этого исполнительному лицу может быть вручена как копия самого акта, так и выписка с подписью секретаря.

В каких случаях требуется протоколирование

Многие сотрудники секретариата не понаслышке знают, что оформление и составление протокола является долгим и утомительным занятием. Связано это с тем, что данный документ содержит в себе огромное количество информации, объем которой не ограничивается одной-двумя страницами. Кроме того, чтобы оформление образца протокола было наиболее корректным, а сам документ более информативным, необходимо приступить к данному процессу как можно раньше.

Совещание

Известно, что совещание является одним из важнейших событий в жизнедеятельности любой организации. Оно может быть как плановым, организуемым через определенные временные промежутки, так и носить срочный характер. В любом случае ход данного события должен быть зафиксирован в протоколе совещания.

В данном случае важно понимать, что в ходе совещания всегда рассматриваются текущие вопросы и задачи, требующие решения. Именно это и является основой протокола, а точнее, рассмотренные вопросы, принятые решения, ответственные лица и т.д

Заседание

Существуют различные виды данного мероприятия: заседание коллегиальных органов, акционеров, экспертной комиссии и т.д. При этом в данном случае абсолютно необязательно наличие каких-либо текущих вопросов, требующих решения. Напротив, как правило, заседание носит более пространный и долгосрочный характер.

К примеру, в ходе данного мероприятия могут определяться направление деятельности организации на ближайшие года, подведение итогов эффективности предприятия и т.д. Проще говоря, совещание решает текущие вопросы, а на заседании рассматриваются общие вопросы, касающиеся политики организации и ее деятельности.

Отметим, что заседание экспертной комиссии должно проводиться регулярно (раз в год) с целью рассмотрения ежегодно возникающих вопросов. К примеру, заседание о рассмотрении новой номенклатуры дел, описи личных дел, документов, выделенных к уничтожению и т.д. В данном случае каждое принятое решение ЭК должно фиксироваться в протоколе, в противном случае та же процедура уничтожения документов может стать незаконной при отсутствии основополагающего документа (в данном случае протокола). При этом форма протокола заседания комиссии может практически не меняться из года в год.

Образец протокола заседания

Собрание

Бланк протокола собрания очень схож с документированием заседания. Главное отличие документов состоит в самом мероприятии: если в заседании принимают участие ответственные лица, то собрание может происходить среди всех работников организации. По этой причине количество участников события может в разы превышать аудиторию заседания, как и продолжительность мероприятия.

Пример протокола собрания

В каждой организации регулярно проводятся совещания. Этот вид мероприятий помогает разрешить многие острые проблемы, своевременно принять решение по сложным задачам, создать стратегию развития фирмы. Часто совещания не фиксируют протоколом, что считается нормой. Руководство может самостоятельно определить список мероприятий, в процессе которых ведется запись. Им же устанавливается, где это делать необязательно.

Основным назначением протокола считается фиксация в письменной форме всех вопросов, задач и мнений, звучащих на заседании, а также совместное принятие решений. Лучшей формой считается детализированный протокол. Обычно такой документ используется на мероприятиях, которые повлияют на будущее развитие фирмы.

Для чего нужен протокол проведения совещания

Специальный документ, который составляется с целью фиксирования всех основных вопросов, обсуждаемых на собраниях трудового коллектива, в деловой практике называется протоколом совещания. Законодательство не требует обязательного ведения таких протоколов, чаще всего порядок их оформления закреплен во внутреннем документообороте организации. Тем не менее иногда это бывает просто необходимо.

Независимо от того, в какой сфере действует фирма, каковы масштабы ее деятельности и численность персонала, периодически везде проводятся собрания коллег с целью обсуждения тактических и стратегических целей функционирования предприятия. Это нужно для того, чтобы вовремя определить пути развития бизнеса и способы решения текущих задач.

Не все подобные собрания фиксируются протоколами, и это вполне нормально. Руководство предприятия может самостоятельно решать, какие совещания должны быть запротоколированы, а какие нет.

Главная цель ведения подобных актов – фиксация всех основных вопросов, обсуждаемых на собрании, предложений, выдвинутых сотрудниками, и принятых решений.

Лучше, когда протоколы ведутся подробно, и вся информация прописывается особенно тщательно.

Чаще всего данный документ составляется в обязательном порядке, когда на собраниях обсуждаются стратегически важные для организации вопросы или в них участвуют представители фирм-партнеров, государственных органов, иных служб.

Основными функциями ведения протоколов совещания являются:

Закрепление на бумажном носителе информации о количестве сотрудников, присутствующих на собрании, а также имен выступавших коллег.
Фиксирование ключевых вопросов, обсуждаемых на совещании.
Документальное отображение решений, принятых в процессе коллегиального обсуждения основных проблем фирмы.

Другими словами, протокол рабочего совещания призван регистрировать все решения, которые были приняты к исполнению в результате совместного обсуждения трудовым коллективом целей и задач деятельности предприятия.

Скачать образец документа

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

_________________________________________________________________

(полное наименование акционерного общества)

ПРОТОКОЛ

заседания коллегиального исполнительного органа акционерного общества

(правления, дирекции)

г. _________________ “___”__________ ____ г.

Место проведения заседания: ____________.

Время проведения заседания: __ час. __ мин.

На заседании присутствуют __ из __ членов коллегиального исполнительного органа акционерного общества (правления, дирекции) АО “_______”: ____________, __________, ____________, ___________, __________.

Коллегиальный исполнительный орган акционерного общества (правление, дирекция) в соответствии с абз. 1 пункта 2 статьи 70 Федерального закона “Об акционерных обществах” вправе принимать решение по вопросу повестки дня.

    На заседании присутствуют приглашенные: ______________________________.

                                        (фамилия, имя, отчество, должность)

Повестка дня:

1. Решение вопросов управления оперативной (текущей) деятельностью Общества;

2. Обеспечение реализации решений общего собрания акционеров;

3. Осуществление хозяйственной политики Общества в целях повышения прибыльности и конкурентоспособности;

4. Утверждение корпоративных актов управления;

5. Разработка организационной, управленческой и производственно-хозяйственной структуры Общества;

6. Рассмотрение иных вопросов, переданных Генеральным директором.

    Слушали   по   первому   (второму   и   т.д.)   вопросу  повестки  дня:

____________________________ с предложением ______________________________.

    (фамилия, инициалы)                                 (тезисы)

Голосовали:

“За” – ________.

“Против” – ____.

“Воздержались” – ___.

    (если решение принято) Постановили:

    ______________________________________________________________________.

                           (содержание решения)

Председатель коллегиального исполнительного органа акционерного общества (правления, дирекции): _____________/____________/

Секретарь: ______________/___________/

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

Протокол: образцы (Полный перечень документов)
Поиск по фразе «Протокол» по всему сайту
«Протокол заседания коллегиального исполнительного органа акционерного общества (правления, дирекции)».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

Протокол заседания ревизионной комиссии общества с ограниченной ответственностью по вопросу о созыве внеочередного общего собрания участников общества
Протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества с ограниченной ответственностью по вопросу о созыве внеочередного общего собрания участников общества
Протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества с ограниченной ответственностью по вопросу о проведении годового/внеочередного общего собрания участников общества
Протокол заседания ликвидационной комиссии общества с ограниченной ответственностью о распределении между участниками общества оставшегося после расчетов с кредиторами имущества ликвидируемого общества с ограниченной ответственностью
Протокол заседания комиссии по социальному страхованию по вопросу обращения в ФСС в целях выделения ассигнований на детские оздоровительные путевки
Протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) акционерного общества по вопросу определения цены (денежной оценки) имущества (или цены размещения, цены выкупа эмиссионных ценных бумаг общества)
Протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) акционерного общества по вопросу определения цены отчуждаемого или приобретаемого имущества (услуг) по крупной сделке
Протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) акционерного общества о вынесении вопроса об одобрении крупной сделки на общее собрание акционеров
Протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) акционерного общества об одобрении крупной сделки
Протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) акционерного общества об одобрении сделки, в совершении которой имеется заинтересованность

Как организовать совещание и вести протокол

У личного помощника руководителя много обязанностей и задач. Одной из основных является его способность организовать деловое совещание или заседание.

Ведение протокола — это задание также предназначено не для простого секретаря, а для ассистента начальника или для особой, категории административных специалистов.

А чтобы совещание прошло максимально эффективно, любому ответственному специалисту следует заранее к нему подготовиться и изучить необходимые материалы. Например, ведение протокола.

Для чего нужен протокол в делопроизводстве?

В ежедневной работе личный помощник сталкивается в огромным количеством документации. Протокол — один из них

Что же это? Специальная форма документа, в котором секретарь отражает ход делового совещания, обсуждения или встречи и есть протокол, где кратко или детально фиксируется тематика с обсуждениями сторон и конечные результаты. Важно! Протокол нужный и важный документ, который становится основой для вынесения постановления или какого-либо решения руководителя относительно бизнеса или работников компании. Ведется протокол во время деловой встречи, заседания или совещания.

Как правильно подготовиться и организовать совещание?

Если на мероприятии планируется участие более трех человек, то к организации стоит подходить более тщательно.Качественная подготовка поможет с пользой потратить время на встрече и быстрее прийти к какому-либо решению по ее итогам.

Важно! Все документы, возникающие в период подготовки к совещанию в дальнейшем становятся приложением к протоколу.К таким документам, например, относится повестка, составленная по указанию руководителя и рассылаемая всем участникам встречи.

В этом документе отражены:

вопросы и темы обсуждения;
ФИО участников;
место встречи;
дата;
время.

В некоторых компаниях перестали практиковать рассылку повестки совещания или заседания, ограничиваются только устным информированием или отправкой сообщений на электронную почту участникам.

Важно! Если на совещании планируется обсуждение каких-либо вопросов, связанных с проектами, то задача помощника сделать достаточное количество копий данных документов и раздать в начале мероприятия всем присутствующим. Копия документа также становится приложением к протоколу.

Как вести протокол совещания

1. Оформление. Заголовок – содержит наименование компании, реквизиты, вид документа и его номер, а также дату проведения и место составления документа. Необходимо указать председателя и секретаря встречи. Председатель в данном случае — это тот, кто возглавляет собрание. Секретарем на встречах не всегда является лицо в этой должности. Секретарь совещания — это иная деятельность, за которую часто отвечает личный помощник руководителя.

2. Участники: присутствующие и приглашенные. Первые лица, это те что были заранее оповещены о совещании рассылкой. А вторые могут быть приглашены в последний момент. И тех и других фиксируют в проколе.

3. Повестка встречи. Это вопросы по которым проводится совещание.

4. Детализация хода обсуждения. Не все деловые мероприятия требуют детальной записи переговоров, достаточно кратко записать основные тезисы и мнения собравшихся.

5. Принятое решение. После того, как участники выразили свою позицию по обсуждаемым вопросам и пришли к определенному консенсусу, в протоколе вносится запись о «решении».Они формулируются в виде: «Проинформировать», «Подготовить» и т. д.

6. Регистрация протокола. Составленный документ сначала подписывает секретарь, а затем председатель встречи. Далее протокол регистрируется в реестре или журнале регистрации и учета протоколов.

Больше о организации совещаний и не только, правильном ведении и оформлении протоколаВы узнаете на наших курсах.

Оставьте заявку на обучение уже сегодня иполучайте престижные профессии будущего!

Выводы о ведении протокола совещания

Подведем итоги относительно оформления и хранения протоколов совещания:

Форму данного документа утверждает руководство организации или его структурного подразделения.
Протокол заполняется прямо во время совещания. Для этого назначается ответственный сотрудник, чаще всего это делопроизводитель, которые исполняет обязанность секретаря заседания.
Как написать протокол совещания? Чтобы данные в нем были максимально корректными, допускается фиксирование событий совещания с помощью специальных устройств. Аудио или видеозаписи прикладываются к протоколу. Стенограммы выступлений используются для того, чтобы точно отображать содержание докладов, вопросы и решения, принятые по ним.
Обычно протокол составляется в одном экземпляре. Большее количество оригиналов данного документа может понадобиться в том случае, если в заседании принимают участие представители сторонних организаций, например, на этапе ведения переговоров о сотрудничестве.
Копии документа можно составлять в неограниченном количестве. Их используют, например, для того, чтобы довести принятые на собрании решения до всех структурных подразделений предприятия. В таком случае каждая копия оформляется личной подписью и печатью руководителя.

Для более достоверного отображения информации используют аудио и видеоматериалы, которые позволяют точно воспроизвести содержание докладов выступающих, вопросы и решения по каждой проблеме, обсуждаемой на совещании.

Руководство компании должно придерживаться следующих правил, чтобы сделать собрания трудового коллектива более эффективными:

Тему совещания нужно определить заранее

Также важно понимать, какие итоги вы хотите получить от данных переговоров.

Повестка дня также должна быть разработана заблаговременно. Важно правильно составить перечень вопросов, переходя от простых к более сложным.

До совещания всех участников необходимо ознакомить с повесткой дня.

Важно заранее определить круг лиц, присутствие которых на собрании желательно, и своевременно оповестить их об этом

Если кто-то не может посетить собрание, необходимо подготовить для него копию протокола.

Заранее необходимо определить, где будет проходить заседание. Продуктивность и эффективность переговоров во многом зависит от деловой обстановки.

В результате протокол совещания оформляют в одном экземпляре, а при необходимости делают нужное количество копий.

Данный документ подписывается секретарем, руководителем и членами заседания.

Составляют протокол на белом листе бумаги формата А4 либо на фирменном бланке организации. Законодательно данный вопрос никак не регламентируется, поэтому каждая фирма может решать самостоятельно, как именно оформлять протокол – от руки или в печатном виде. Необязательно заверять документ печатью предприятия, так как с 2016 года юридические лица могут не использовать штампы для внутренней документации.

Когда протокол совещания заполнен, оформлен соответствующими подписями и печатями, его помещают на хранение с другими документами, фиксирующими собрания в организации. По прошествии определенного срока эти документы отправляются на хранение в архив, где они должны находиться не менее трех лет (согласно законодательству) или более длительный срок, если это регламентировано внутренними распоряжениями фирмы. Далее архивированные протоколы уничтожаются в порядке, установленном законодательством РФ.

Читайте нашу статью «Номинальный директор: административная, уголовная и налоговая ответственность».

Итак, в любой организации с определенной периодичностью проводятся совещания трудовых коллективов. Они необходимы для решения как текущих, так и стратегических задач фирмы, обсуждения острых вопросов, путей развития и антикризисного управления. Не все собрания оформляются протоколами, это допустимо. Руководство организации может самостоятельно решать, какие мероприятия необходимо оформлять документально, а какие можно проводить без протокола.

ПРИНЯТЬ РЕШЕНИЕ ЖИТЬ ПО-ДРУГОМУ! | Разбор с Петром Осиповым. Бизнес Молодость

Как вести протокол совещания образец

Автор статьи: Судаков А.П.

Функционирование субъекта предпринимательской деятельности, имеющего статус юридического лица, предполагает необходимость принятия управленческих, организационных и производственных решений. Тематика вопросов часто находится в компетенции руководителей структурных подразделений, акционеров, учредителей, а также деловых партнеров. Они выносятся на общее собрание для обсуждения и принятия наиболее выгодного вердикта. Для фиксирования факта проведения мероприятия, рассмотрения актуальных проблем и принятия по ним определенных решений, оформляется протокол общего собрания. Что это за документ, какая информация в нем отображена и какие правила его оформления?

Голосование

Какие вопросы решаются на заседании

На общем собрании рассматриваются те вопросы, решение которых определено таким образом уставной документацией.

Не созывается заседание для вынесения на повестку дня проблем, решаемых специалистами организации и руководителем предприятия посредством ведения переговоров, документального их фиксирования и утверждения внутренней распорядительной документацией, имеющей форму приказов, распоряжений и положений. Итогом заседания уполномоченных лиц является документальное оформление процедуры.

Ведение протокола совещания, а также его учет и хранение, вменены в обязанности секретаря, избираемого отдельным документом, с которым выражают свое согласие все участники операции. Бумага является неотъемлемой частью деятельности компании. С ее помощью, руководители регламентируют изменения в сфере ее функционирования. В ней отображаются корректировки в составе акционеров или учредителей, реорганизация или ликвидация предприятия, а также проведение эмиссии акций.

Параметры общих собраний

Документ оформляется в проблемных ситуациях, требующих коллективного обсуждения и решения. Образец протокола общего собрания с любой повесткой дня, имеет единый шаблон для конкретного предприятия, что упрощает процедуру его оформления. Он отображает параметры хозяйственной деятельности предприятия и является важной юридической бумагой. Ее форма, содержание и порядок заполнения регламентированы в положениях нормативно-правовых источников. Их нарушение может быть выявлено при проверке контролирующими органами, что наверняка станет причиной признания недействительности отраженного в документе решения.

Законодательные требования к оформлению

В правовых актах регламентирован не только порядок проведения процедуры заседания, но и приведен пример оформления протокола совещания. В нем должна содержаться информация:

дата и место проведения мероприятия;
участники события;
количество голосов, которыми владеют присутствующие участники;
общее число голосов с учетом их отсутствующих владельцев;
сведения, идентифицирующие личность председателя;
состав президиума;
вопросы, являющиеся повесткой дня.

Документ составляется в двух экземплярах не позднее 15 дней со дня его проведения. Нарушение сроков оформления бумаги и невключение в нее основных положений, расценивается как нарушение и является основанием считать отраженную в ней информацию неактуальной.

Цель оформления документа

В протоколе заседаний документально отражен ход вынесения коллегиального решения, фиксирующего достигнутые договоренности и определяющего дальнейшее направление деятельности компании.

Руководство любого субъекта предприятия, созданного более чем одним учредителем, должно использовать схему протоколирования своих решений, что определяет их юридическую защищенность. При принятии директором или основателем организации единоличного решения в сфере ведения и управления хозяйственной деятельности, обязателен созыв лиц, имеющих отношение к поднимаемому вопросу, на совещательное собрание, фиксируемого в протоколе, оформленном в соответствии с общими правилами.

Образец протокола общего собрания

Как составить протокол заседаний

Оформление документа, фиксирующего решение руководства, осуществляется в несколько этапов. Изначально проводятся подготовительные мероприятия, направленные на определение повестки дня. В соответствии с ней ответственные лица подготавливают необходимые документы, подтверждающие или обосновывающие определенные события, факты и предположения. После завершения подготовительного этапа деятельности, оформляются приглашения всех участников на мероприятие. Каждому из них рассылаются информационные данные, в которых отображены вопросы, находящиеся в компетенции получателя.

Перед проведением заседания, его секретарь регистрирует всех явившихся участников. Для упрощения процедуры, заранее составляется общий список приглашенных лиц, количество которых должно соответствовать числу голосов, необходимых для признания решения юридически законным.

Документирование хода собрания, рассмотренных вопросов и вынесенных решений проводится при помощи аудио — или видеозаписи, используемых впоследствии для обработки информации с целью достоверного оформления документации и подтверждения определенных фактов. Одновременно с записями, секретарю следует делать письменные черновые наброски об обсуждаемых темах, чтобы впоследствии проще было структурировать документ и отображать в нем информацию. Последним этапом события является отображение в протоколе списка используемой документации, сведения из которой были использованы для докладов, для аргументации точек зрения и для принятия решения.

Как оформить

Бланк протокола рабочей встречи должен быть разработан на каждом предприятии. При его составлении разработчику необходимо учитывать нормы действующего законодательства, а также требования положений делопроизводства в сфере внесения реквизитов.

Документ может быть оформлен в кратком или развернутом виде, идентификация которого зависит от полноты изложения проведенного собрания. В его полную форму включаются все подробности выступлений. В кратком виде отображаются только сведения о выступающих участниках и о поднятой ими теме. Решение о том, в какой форме составлять документ, принимается коллегиально или единолично председателем.

Реквизиты

Шаблон протокола совещания должен содержать сведения о наименовании компании, а также принятую аббревиатуру для конкретной организационно-правовой формы собственности, и ее расшифровку.

Его форма едина для всех типов субъекта. В документе фиксируется юридический адрес местонахождения организации. Если он не совпадает с фактическим параметром, то о нем следует также упомянуть. Все вносимые сведения должны соответствовать информации, отображенной в Уставе субъекта и, соответственно, внесенной в Единый государственный реестр.

Данные о собрании

После отображения всех реквизитов предприятия, по вопросам которого организовано совещание, следует отобразить его характеристики. Они подразумевают время и формат его проведения. Мероприятие может быть плановым, внеочередным, годовым, квартальным или месячным. Законом определено, что оно не может быть проведено реже, чем раз в год.

Формы собраний

Для общего собрания характерна реализация по нескольким схемам. Члены мероприятия могут принимать в нем непосредственное личное участие. Законом допускается его проведение в заочной форме. Ее принцип заключается в сборе документации, отправленной ранее для ознакомления и принятия решения об отдаче своего голоса. Для этого используются современные возможности всемирных сетей, позволяющих передавать и получать информацию по электронной почте, через мессенджеры и по скайпу.

Основная часть протокола

Решение единственного участника

В основной части протокола должны быть отображены вопросы, интерпретируемые как повестка дня. Их перечень определен законом только для собрания, проводимого по итогам года. В остальных ситуациях, он определяется коллегиально или инициатором мероприятия самостоятельно.

В документе следует отобразить временные параметры относительно начала и окончания регистрации участников. Не допускается регистрировать лиц, не обладающих правом на участие в обсуждении. С целью недопущения таких нарушений, секретарю вменяется дополнительная обязанность по установлению личности членов собрания. Их перечень отображается в разделе документа «Присутствовали», в котором следует указать сведения об участнике, идентифицирующие его личность, занимаемую им должность и количество принадлежащих ему голосов.

В протоколах, составленных представителями акционерных обществ, принято дополнительно указывать данные удостоверения личности или оформленной доверенности действовать от имени акционера. В этой же части документа фиксируются временные параметры всех этапов мероприятия и итоги голосования, определяемые по подсчетам.

Рассмотрение каждого вопроса с повестки дня должно сопровождаться записями о количестве голосов лиц, имеющих право на принятие участие в голосовании и непосредственно принявших в нем участие.

Отдельно указывается количество воздержавшихся голосов, что по умолчанию интерпретируется как сомнение участника, и при подсчете не учитывается.Принятые решения фиксируются в соответствии с формулировкой докладчика выступления, а также с указанием его личных данных. Информация подается в виде тезисов, выраженных в виде краткого содержания выступления.

Заключительная часть

В заключительной части документа должны быть отражены подписи и их расшифровки, учредителей, акционеров, других участников, председателя и секретаря. Обязательно указание даты составления документа. Она может не совпадать с днем проведения собрания. Печать на протоколе ставить не нужно.

Особые протоколы и собрания

Протокол

Отдельно стоит рассмотреть, как вести протокол совещания, образец которого можно найти в свободном доступе сети интернет, если его участники являются собственниками многоквартирного дома или садоводческого общества. На таком собрании, все его члены обладают равными правами. При отсутствии большего количества лиц, решения будут приниматься на основании голосов присутствующих на мероприятии участников. Заключение, отображенное в протоколе, обязательно к исполнению всеми членами жилищного фонда или садоводческого общества. При этом не учитывается, были ли они на собрании или нет.

При составлении документа, необходимо отобразить состав комиссии, ответственной за подсчет голосов. Председателем и секретарем могут быть уполномоченные лица или представители структуры, выбранные посредством голосования из присутствующих членов. На мероприятии определяется способ управления субъектом.

Документ должен быть оформлен в соответствии с законодательно предусмотренными правилами. К процедуре следует отнестись ответственно и доверить ее лицу, компетентному в сфере документооборота, поскольку протокол является единственным документальным отображением принятых решений коллегиального собрания. Он является юридическим документом, предоставляемым контролирующим органам во время аудиторских проверок.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

Ведение протокола встречи. Проведение собраний и совещаний

Протоколы заседаний — Студенческий совет — Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики»

2021

ПРОТОКОЛ No 20210319 ЗАСЕДАНИЯ СТУДЕНЧЕСКОГО СОВЕТА от 19.03.2021 (PDF, 206 Кб)

ПРОТОКОЛ No 20210217 ЗАСЕДАНИЯ СТУДЕНЧЕСКОГО СОВЕТА от 17.02.2021 (PDF, 217 Кб)

ПРОТОКОЛ No 20210120 ЗАСЕДАНИЯ СТУДЕНЧЕСКОГО СОВЕТА от 20.01.2021 (PDF, 211 Кб)

2020

Протокол № 81 заседания от 17 января 2019

2019

Протокол № 80 заседания от 17 октября 2019

Протокол №79 заседания от 10 сентября 2019

Протокол №78 заседания от 24 мая 2019

Протокол №77 заседания от 14 мая 2019

Протокол №76 заседания от 9 апреля 2019

2017

Протокол № 60 заседания от 23 ноября 2017.docx

2016

Протокол №31 заседания от 30 декабря 2016 (PDF, 123 Кб)

Выписка из протокола №29 заседания от 22 декабря 2016 (PDF, 109 Кб)

Протокол №28 заседания от 11 декабря 2016 (PDF, 130 Кб)

Протокол №27 заседания от 9 декабря 2016 (PDF, 130 Кб)

Протокол №25 заседания от 11 ноября 2016 (PDF, 114 Кб)

Протокол №24 заседания от 29 октября 2016 (PDF, 118 Кб)

Протокол №23 заседания от 17 октября 2016 (PDF, 102 Кб)

Протокол №22 заседания от 13 сентября 2016 (PDF, 265 Кб)

Протокол №21 заседания от 9 сентября 2016 (PDF, 191 Кб)

Протокол №20 заседания от 4 сентября 2016 (PDF, 200 Кб)

Протокол №19 заседания от 3 августа 2016 (PDF, 190 Кб)

Протокол №18 заседания от 9 июля 2016 (PDF, 193 Кб)

Протокол №17 заседания от 4 июля 2016 (PDF, 199 Кб)

Протокол №16 заседания от 2 июля 2016 (PDF, 189 Кб)

Протокол №15 заседания от 23 июня 2016 (PDF, 192 Кб)

Протокол №14 заседания от 22 июня 2016 (PDF, 190 Кб)

Протокол №13 заседания от 15 июня 2016 (PDF, 378 Кб)

Приложение 1. Отчёт о работе за январь-июнь 2016 (PDF, 505 Кб)

Приложение 2. План работы на июль-декабрь 2016 (PDF, 157 Кб)

Протокол №12 заседания от 5 июня 2016 (PDF, 203 Кб)

Протокол №11 заседания от 2 июня 2016 (PDF, 192 Кб)

Протокол №10 заседания от 24 мая 2016 (PDF, 358 Кб)

Приложение. Концепция информационной политики Студенческого совета ФСН (PDF, 188 Кб)

Протокол №9 заседания от 13 апреля 2016 (PDF, 343 Кб)

Протокол №8 заседания от 27 марта 2016 (PDF, 201 Кб)

Приложение (PDF, 124 Кб)

Протокол №7 заседания от 16 марта 2016 (PDF, 363 Кб)

Приложение 1. Регламент работы студсовета ФСН (PDF, 305 Кб)

Приложение 2. Заключение Правового комитета Студсовета НИУ ВШЭ (PDF, 104 Кб)

Протокол №6 заседания от 17 февраля 2016 (PDF, 236 Кб)

Протокол №5 совместного заседания с администрацией от 10 февраля 2016 (PDF, 359 Кб)

Протокол №4 заседания от 29 января 2016 (PDF, 245 Кб)

2015

Протокол №3 заседания от 26 декабря 2015 (PDF, 279 Кб)

Протокол №2 заседания от 15 декабря 2015 (PDF, 141 Кб)

Протокол №1 заседания от 9 декабря 2015 (PDF, 270 Кб)

Образец протокола заседания комиссии | Делопроизводство

Рассмотрим образец полного протокола заседания комиссии. Правила оформления протоколов одинаковы и не зависят от вида заседания (аттестационной комиссии, экспертной комиссии, комиссии по проведению чего-либо или заседания совета, рабочей группы, комитета и т.п.), если это специально не регламентировано в соответствующем нормативном акте.

Прокол обычно составляется согласно произведенным записям во время заседания или на основании переданных секретарю материалов к заседанию. Оформляется на общем бланке, закрепленном инструкцией по делопроизводству, или на стандартном листе формата А4. Необходимые реквизиты и их расположение приведены ниже в образце протокола заседания комиссии.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «МАЛЕНЬКИЙ БУБЛИК»
(ОАО «Маленький бублик»)

ПРОТОКОЛ
заседания (его вид)

«_____» __________ 20___ г. № _________

г. Омск

Председательствующий – И.М. Загорулько
Секретарь – М.П. Ягодкина
Присутствовали: 16 человек (список прилагается)
                         или перечислить их в алфавитном порядке

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. СЛУШАЛИ:
Вольскую М.С. – текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:
Андреянко И.О. – подчеркнула важность…

Вопрос: экономия средств по статье …?
Ответ: да, 3%.

Кузюкина К.У. – текст выступления прилагается

РЕШИЛИ:
1.1.
1.2.

2. СЛУШАЛИ:
Залихватсткого Р.Ю – проинформировал о начале работы …

РЕШИЛИ:
2.1. Принять к сведению и использованию в работе …

2.2. Юридическому отделу (Кукушкин А.П.) доработать проект регламента. Срок – 21.11.2014.

2.3. Завершить … к 30.11.2014. Ответственный – начальник хозяйственного отдела Балалайка С.Р.

Председательствующий И.М. Загорулько

Секретарь М.П. Ягодкина

Как можно еще составить протокол посмотрите на конкретном примере протокола заседания экспертной комиссии. Приведенный в данной статье образец оформления протокола доступен к скачиванию в формате doc.

Теперь несколько пояснений. Датой протокола (указывается словесно-цифровым способом) всегда является дата заседания, даже если оформление документа проводилось позднее. Регистрируются протоколы по каждому виду отдельно и присваивание номеров начинают с начала каждого года. К номеру протокола могут добавляться буквенные индексы. Для совместных заседаний указывают составные номера (через дробь).

Если присутствующих более 15 человек, то их в форме протокола не перечисляют. Оформляется ссылка на список, который будет неотъемлемой частью протокола. Если в заседании участвовали представители различных организаций, то требуется указать их должности и место работы.

Вопросы повестки нумеруются и всегда начинаются с предлога «О…» или «Об…».

Схема каждого рассматриваемого вопроса строится стандартно: «СЛУШАЛИ» – «ВЫСТУПИЛИ» (если не было обсуждения или задано вопросов, то эту часть можно пропустить) – «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ».

После фамилии (внимание на падеж – «слушали» кого? и «выступили» кто?) включается в текст протокола основное содержание выступлений (излагается в прошедшем времени от третьего лица ед. числа – «ознакомил», «отметил», «предложил» и т.д.) или оформляется в виде отдельных приложений к протоколу.

Принятое решение формулируется по форме, принятой в распорядительных документах («утвердить положение», «подготовить программу» и т.д.). Если даются поручения, то требуется указать ответственного исполнителя и срок. Итоги голосования при необходимости приводятся в постановляющей части: «за» – 5 голосов, «против» – нет, «воздержалось» – 2 голоса, решение принято 5 голосами.

Протокол подписывают только председательствующий и секретарь (не требуется другим членам комиссии). Некоторые виды протоколов должны быть утверждены руководителем организации, например, протокол заседания экспертной комиссии. В этом случае добавляем гриф утверждения.

Я надеюсь, что с помощью приведенных образцов вам теперь легко удастся составить любой протокол заседания.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 31 комментарий

как вести протокол совещания

Мы уже рассмотрели разницу между конспектированием устных сообщений и печатных текстов, поэтому в этой статье давайте более подробно остановимся на отдельном виде конспектирования устной речи, а именно ведении протокола совещания.

Протокол совещания – это запись всего, о чем говорится на совещании. Задача составления протокола совещания заключается в том, чтобы обеспечить наличие документа, в котором последовательно зафиксированы все вопросы, рассмотренные на совещании.

Шаг 1 — Решите, кто будет вести протокол

Если в вашей компании кто-то постоянно берет на себя эту обязанность, тогда можете пропустить этот шаг. Если такого человека нет, решите, кто будет вести протокол, либо до начала совещания, либо в самом его начале. Это сэкономит время для всех остальных участников совещания и позволит им сосредоточиться на ходе обсуждения, а не на конспектировании.

Шаг 2 — Выберите способ ведения протокола (печатный или рукописный)

Ведение протокола на компьютере является эффективным способом выполнения этой задачи, потому что позже вам не нужно будет приводить протокол к печатной форме, а кроме того, вы сможете добавлять в него информацию по ходу составления. Но будьте осторожны: в некоторых компаниях и организациях требуется, чтобы все присутствующие подписывали протокол в подтверждение его подлинности. Если это ваш случай, составьте протокол от руки или быстро распечатайте его в конце совещания, чтобы все участники могли расписаться.

Шаг 3 — Фиксируйте

Первоочередная информация, которую вам необходимо зафиксировать, – это время, дата и место проведения собрания. Это указать несложно и можно сделать заранее, чтобы не тратить время на совещании. Далее, вам нужно будет составить список всех присутствующих на совещании. Его также можно подготовить заранее, если вы знаете, кто придет. Если нет, вносите фамилии участников в список по мере их прибывания, с тем чтобы никого не упустить.

В ходе совещания фиксируйте все его ключевые моменты, и отмечайте, кто с чем выступил. Не пытайтесь записывать предложения полностью, иначе вам будет трудно поспевать за ходом дискуссии.

К примеру, вместо: “Simon said that we should try advertising in different magazines.”

Напишите: “Simon – try advertising in different magazines.”

Когда решение принято, запишите, о чем договорились участники, и отметьте, поставлены ли для них какие-нибудь задачи, обязательные для исполнения. Перечислите задачи, если они имеются, а также укажите ответственных лиц и сроки исполнения. Вы можете оформить эту главу протокола как список, озаглавленный ‘Action points.’

Если у вас запланировано другое совещание, подготовьте список в конце составления протокола. Это поможет сотрудникам планировать свой рабочий график заблаговременно.

На данном этапе попросите присутствующих подписать протокол, если этого требуют правила организации.

Шаг 4 — Форматируйте

После совещания вы можете отредактировать или, в случае необходимости, напечатать протокол на компьютере, чтобы представить его в четкой и ясной форме. Для улучшения читабельности используйте маркированный список и выделяйте основные положения жирным шрифтом.

Если потребуется, можно расширить текст протокола, чтобы дополнить сокращенные предложения и тем самым сделать его более понятным. Прибегая к этому, убедитесь, что вы не добавляете ничего, что могло бы изменить смысл написанного вами ранее.

Последний совет:

По завершении форматирования и вычитывания текста протокола как можно скорее разошлите его адресатам, чтобы участники совещания могли использовать его для решения поставленных задач.

Как писать протокол собрания

Существует так много информации о том, как составлять эффективные протоколы встреч, что это сбивает с толку. Из-за такого притока информации, которая не всегда прямолинейна, написание заметок может показаться обременительным. Это позор, потому что верно обратное: заметки о встречах являются мощным ресурсом для команд и важным средством обмена и распространения информации в вашей организации.

Поскольку написание протоколов встреч так важно, Fellow создал лучший пример протоколов встреч в игре.Мы подошли к делу и исключили всякую ерунду, чтобы вы могли раз и навсегда понять, что такое протокол собрания, какова его цель, и посмотреть на некоторые конкретные примеры официальных и неофициальных протоколов заседаний (вместе с полезными шаблонами ). Мы также включили список из 7 важных вещей, которые нужно учитывать при написании протокола встречи, чтобы не упустить ни одной детали. Заметки о встречах не должны быть сложными, поэтому давайте посмотрим, как их делать правильно.

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это письменный отчет о разговоре и решениях, принятых в ходе собрания.Протоколы заседаний применимы к любому типу группы внутри компании, в том числе к заседанию совета директоров, в котором участвуют члены совета директоров.

Этот тип заметок о собраниях может быть написан для любого собрания, для которого требуется официальный протокол. Затем эту письменную запись можно использовать либо для информирования членов команды, которые не смогли присутствовать на том, что произошло, либо для отслеживания решений и действий, которые можно пересмотреть. Таким образом, протоколы предыдущих встреч можно использовать для принятия будущих организационных решений.

Для чего нужен протокол собрания?

Так что же такое шумиха вокруг протоколов заседаний? Для начала они предоставляют исторический отчет о краткосрочном и долгосрочном планировании компании. У участников есть возможность использовать протокол собрания в качестве записи для дальнейшего использования, чтобы понять, какие виды прогресса имели место.

Протокол также обеспечивает юридическую защиту организации. Часто комплексная проверка фиксируется в протоколах собраний компаний, которые затем могут быть оформлены и задокументированы для подтверждения этической и добросовестной практики организации.Записи о встречах также служат доказательством того, почему и как компания пришла к определенным решениям. Это поможет ответить на любые вопросы, возникающие в связи с принятыми решениями.

В недавней статье о том, как использовать лучшие минуты, Business Training Works подчеркивает важность протоколов встреч:

Они представляют собой записи о решениях и действиях группы
Они напоминают о том, кому были даны задания
Они свидетельствуют о сроках
Они являются преимуществом для людей, которые отсутствуют при принятии решений сделаны

Протоколы заседаний Примеры

1 Пример протокола официального собрания

Официальные протоколы собраний используются для документирования важных или официальных решений, которые часто требуют утверждения.Эти протоколы собраний составлены на формальном языке и составлены таким образом, чтобы впоследствии их можно было передать всем участникам собрания.

Официальные протоколы собраний обычно используются некоммерческими организациями, правительством, школами и государственными компаниями. Фактически, большинство профсоюзов, школ, городских и окружных властей составляют протоколы своих собраний на основе Правил Роберта.

Если вы составляете протокол официальной встречи, важно задокументировать как можно больше информации и поддерживать единообразие формата встречи от встречи к встрече.

Разумно использовать шаблон встречи для более формального разговора, чтобы придать им необходимую структуру. Организация заметок является ключевым моментом, так как впоследствии вы будете делиться заметками со всеми.

Протокол официального собрания [Пример]

Название компании + отдела

Дата

1. Звоните для заказа

[Координатор собрания] вызвал для объявления очередного собрания [Организации] в [время] [дата] в [месте].

2. Перекличка

[Секретарь] провел перекличку. Присутствовали следующие лица:

[Список участников]

3. Утверждение протокола последнего заседания

[Секретарь] зачитал протокол последнего заседания. Протокол утвержден.

4. Открытые выпуски

Открытый выпуск + Сводка обсуждения
Открытый выпуск + Сводка обсуждения

5. Новый бизнес

Новый бизнес + Краткое содержание обсуждения
Новый бизнес + Краткое описание обсуждения

6.Отсрочка

[Координатор собрания] закрыл собрание в [время окончания собрания].

Протокол предоставил: [Имя]

Протокол утвердил: [Имя]

2 Протокол неформальной встречи Пример

Протоколы неофициальных встреч служат в качестве краткого справочника по важным темам, которые были затронуты на вашей встрече, таким как цели, препятствия, сроки или появившиеся идеи.

Если ваша организация не требует от вас использования определенного шаблона протокола собрания, вы можете использовать и настроить более простой шаблон.В отличие от формального шаблона протокола собрания, никто не должен утверждать протокол для этого типа собрания, и он служит только для документирования ключевых моментов и следующих шагов.

Вот шаблон неформального протокола собрания, который вы можете использовать для записи решений на собраниях вашей команды:

Протокол неофициальной встречи [Пример]

Участники встречи

Дата

1. Достижение цели

Назовите цель вашей встречи: чего вы планируете достичь?

2.Очки для обсуждения

Новая тема для разговора
Новая тема для разговора

3. Действия

Новый элемент действия, срок выполнения и исполнитель
Новый элемент действия, срок выполнения и исполнитель

7 вещей, которые следует учитывать при составлении протокола собрания

1 Дата и время проведения

Прежде чем вы начнете писать протокол собрания, запишите дату и время встречи.Кажется очевидным, но об этом стоит упомянуть, поскольку очень важно иметь возможность вернуться к предыдущим встречам и понять, когда они произошли, что было достигнуто, а что еще не сделано.

2 Имена участников

Следующим шагом является документирование имен всех участников и всех людей, которые не смогли присутствовать. Обычно в начале собрания есть время, посвященное принятию или изменению протокола предыдущего собрания, чтобы вы могли посмотреть, кто присутствовал в последний раз, и получить черновой вариант списка участников.А еще лучше использовать приглашение в календаре, чтобы проверять имена, когда участники присоединяются или входят в комнату.

Если вы используете Fellow для составления повестки дня собрания и написания протокола собрания, дата, время и участники собрания будут отображаться автоматически! (A.K.A: одним поводом для беспокойства меньше) .

3 Цель собрания

Очень важно, чтобы «почему», стоящее за этой встречей, было задокументировано и стало очевидным. В этой части протокола собрания постарайтесь подробно объяснить, почему это собрание было созвано и чего оно пытается достичь.Это будет особенно полезно для тех, кто не смог присутствовать на собрании, и для всех, кто использует результаты этого собрания для принятия решений.

4 Обсужденные пункты повестки дня и темы

Попробуйте использовать повестку дня собрания как общий план для заметок собрания и используйте каждый пункт повестки дня как раздел для записи заметок, включая любые результаты или важные решения, которые были приняты.

Рекомендуется заранее разослать повестку дня встречи, чтобы каждый мог внести свои предложения и внести свой вклад.Это также означает, что никто не входит в комнату, не замечая того, что будет обсуждаться.

Использование шаблона протокола собрания, который вы можете использовать на регулярной основе, также сэкономит вам много времени и энергии, а также поможет вам познакомиться. В недавней статье Стивена Рогельберга в Harvard Business Review он подчеркивает, почему повестка дня так важна:

«Важна не сама повестка дня, а актуальность и важность того, что в ней, и то, как руководитель способствует обсуждению пунктов повестки дня.”

Составление повестки дня не стоит вашего времени, если вы не собираетесь обсуждать наиболее актуальные и актуальные темы в увлекательной манере. Определенно пища для размышлений.

Продуктивные встречи начинаются с повестки дня

Встречи заказываются без цели или совершенно не по теме? Коллективный подход Fellow превращает встречи в продуктивные рабочие встречи, которые вам захочется посетить.

5 Действия

Результатом продуктивных встреч является распределение действий между участниками.Записывайте любые решения или действия, как только они происходят, чтобы вы могли записать их с точностью.

Захватить все будет невозможно, поэтому вместо этого прислушивайтесь к действиям, которые необходимо предпринять в отношении основных решений, рекомендаций, проблем или решений, которые были определены.

Запись действий на собрании позволит вам как группе нести ответственность друг перед другом за свои обязанности и поддерживать друг друга в выполнении задач, которые приближают вас к достижению ваших более крупных организационных целей.

6 Дата и место следующей встречи

Если вы ведете официальный протокол встречи, для участников встречи важно знать, когда следует объявить о следующей встрече в связи с этим проектом или темой обсуждения. Это дает вам общий график того, как долго вы должны выполнять возложенные на вас обязанности.

Понимание того, когда у вас следующая встреча, поможет вам правильно распорядиться своим временем и правильно расставить приоритеты для всех ваших задач.Не менее важно знать место встречи, будь то онлайн или лично.

Убедитесь, что у вас загружено соответствующее программное обеспечение или, если это личная встреча, вы подсчитали, как долго вы собираетесь сидеть на шоссе — , и в этом случае вам, вероятно, следует загрузить подкаст и подготовить его к работе. идти!

7 Документы для включения в отчет

Последнее, что нужно включить, — это дополнительные документы, которые вы должны разослать вместе со своим протоколом в отчете о собрании.Подумайте, использовались ли на собрании какие-либо документы или упоминались ли они, которые могут быть полезны для включения членов вашей команды. Это может включать журнал действий или проблем, ключевые показатели эффективности, обновления или изменения проекта. В статье, опубликованной G2, подчеркивается важность отправки протокола собрания как можно скорее:

«По окончании встречи пора привести в порядок свои записи и передать их своей команде. Лучшее время для этого — сразу после встречи, пока все в вашей голове свежо.Это снижает вероятность ошибок и позволяет вам связаться с участниками встречи, если у вас возникнут вопросы ».

Даже несмотря на то, что вы отправляете этот отчет как можно быстрее, убедитесь, что вы правильно пишете протоколы, уделяя особое внимание качеству, поскольку это служит минутной записью, на которую будут ссылаться в будущем.

Сводка

Написание протокола встречи не должно вызывать стресса. Фактически, вся их цель — сделать вашу жизнь менее стрессовой, имея возможность вернуться и сослаться на то, что обсуждалось, и каковы были ключевые результаты.В этой статье Fellow рассказал, что такое протокол собрания и почему он так важен. Мы предоставили формальные и неформальные шаблоны протоколов встреч, чтобы вы могли протестировать их и посмотреть, подходят ли они вам. Наконец, мы перечислили 7 вещей, которые необходимо учитывать при написании протокола собрания:

Дата и время встречи
Имена участников
Цель встречи
Пункты повестки дня и темы для обсуждения
Действия
Дата и место следующей встречи
Документы для включения в отчет о встрече

Возвращайтесь к этому руководству всякий раз, когда вам нужно руководство по составлению эффективных протоколов встречи — и не забудьте попробовать один из наших шаблонов встреч, чтобы вы могли поддерживать единообразие и никогда не пропускать необходимые детали.До скорого!

Подробное руководство по встречам команд

Узнайте, как лучшие компании мира проводят эффективные командные встречи — используя идеи из Figma, Buffer, Close, Webflow, Shopify и других!

Как сделать полезные протоколы встреч + шаблоны и примеры

Встречи популярны для продвижения вперед в организациях. Но они также печально известны своей неэффективностью: согласно отчету о состоянии заседаний Doodle за 2019 год, стоимость плохо организованных встреч в 2019 году в США достигнет 399 миллиардов долларов.S исключительно.

Вот почему умение составлять эффективные протоколы собраний жизненно важно для использования всех усилий, затрачиваемых на собраниях, и обеспечения процветания вашей команды или компании.

Мы составили пошаговое руководство, чтобы вы могли улучшить свои навыки ведения заметок и проводить более продуктивные встречи.

‍

Что такое протокол собрания?

Это официальный протокол встречи для ее участников и источник информации для товарищей по команде, которые не смогли приехать.Они предназначены для постоянного хранения в письменном виде для будущих ссылок на принятые решения. Ни одна встреча не должна заканчиваться без заметок, это правило Slite.

Несмотря на название, протоколы собрания не обязательно должны записывать каждую «минуту». Напротив, очень важно научиться преодолевать шум и вносить в документ наиболее важную информацию.

‍

Что нужно включить при составлении протокола собрания?

Чтобы написать действующий протокол собрания, вы должны указать:

Название и место собрания
Дата и время собрания
Список участников собрания
Цель собрания
По каждому пункту повестки дня: решения, пункты действий, и последующие шаги
Дата и место следующей встречи
Документы, которые будут включены в отчет о встрече

Эффективность и советы:

Введите непосредственно на своем ноутбуке, , чтобы вам не приходилось набирать все заново позже .
Если что-то неясно, говорите и сразу же попросите разъяснений, чтобы вам не пришлось ковыряться после встречи. Не допускайте двусмысленности.
Захватывайте только важные точки. Кратко запишите основные решения и действия, чтобы не пропустить ни одного. У вас всегда будет время вернуться к нему по завершении встречи, если вы захотите добавить еще несколько деталей.
8 советов по организации эффективных командных встреч: мы написали специальное руководство, которое поможет вам проводить отличные командные встречи.
Используйте Draft by Slite , чтобы начать делать заметки прямо из новой вкладки в вашем браузере (Firefox или Chrome)

‍

Как подготовиться к встрече?

Хорошая встреча начинается еще до того, как вы начнете писать протокол.

Чтобы обеспечить максимальную эффективность, вы всегда должны разъяснять, что ожидается от вас как от ведущего, особенно если вы новичок в этом.

Также важно уточнить у владельца собрания, что повестка собрания установлена заранее.Это не только путь к проведению эффективных встреч команды, но и отличный способ быть более эффективным:

используйте пункты повестки дня, чтобы подготовить схему для вашего документа и предварительно заполнить список участников встречи
При необходимости включите ссылку на элементы предыдущего собрания, о которых должны знать участники.
И последнее, но не менее важное: если вы используете программное обеспечение для создания заметок (например, Slite), вы можете настроить встречу. шаблоны протоколов для разных встреч и предварительно приложить к заметке соответствующие документы (презентация встречи, отчет для обсуждения…)

Таким образом, когда вы действительно придете на встречу, вы будете готовы записать важные вещи.

Связанное содержимое : узнайте, как проводить эффективные встречи с помощью Slite

‍

Примеры шаблона протокола собрания

В зависимости от типа встречи вы захотите по-разному структурировать протоколы встречи.
Ниже приведен пример протокола неформальной встречи. Вы также можете найти полностью настраиваемые шаблоны заметок о собраниях.

‍

Завершение протоколов встречи

Вы должны завершить свои заметки сразу после встречи, пока они еще свежи в памяти:

Заполните свои заметки о встрече и при необходимости уточните вопросы
Еще раз проверьте, чтобы решения и действия были точно отмечены.
Делайте вещи как можно более краткими и удобоваримыми.
Корректируйте с осторожностью. В настоящее время вы можете использовать автоматизированные средства проверки грамматики, такие как Grammarly, чтобы помочь вам работать быстрее.
При необходимости отправьте черновик руководителю собрания, прежде чем поделиться с другими участниками.(Особенно для большинства официальных встреч, таких как «совет директоров» или заседания комитета.)

‍

Обмен протоколами собрания

Вы сделали это! Этот последний шаг имеет решающее значение: обязательно поделитесь протоколом встречи со всеми участниками встречи и соответствующими заинтересованными сторонами.
Кроме того, вы можете вести протокол собрания в таком инструменте для совместной работы, как Slite, чтобы каждый мог легко получить к нему доступ.

Узнайте больше о , как Slite может помочь вам проводить отличные встречи с вашей командой или попробуйте бесплатно и начните создавать свои первые заметки.

‍

Проведение продуктивных встреч команды с помощью Slite

Продуктивные и эффективные встречи команды — это не только хорошие минуты встречи: вам нужно убедиться, что нужные люди имеют доступ к нужным знаниям до, во время и после вашего встреч и может легко сотрудничать на нем.

Slite поможет вам улучшить ваши командные встречи:

Сэкономьте время на подготовке командных встреч. Подготовьте собственные шаблоны встреч и начните делать красивые заметки за секунды.
Сотрудничайте в режиме реального времени. Каждый член вашей команды или внешние участники могут редактировать или комментировать один и тот же документ, автоматически синхронизируются в режиме реального времени.
Делитесь документами за секунды. Решите, кто может получить к ним доступ, поделиться им по электронной почте, в Slack или прикрепить к календарному событию на лету
Организуйте и централизовайте документацию по собраниям вашей команды . Slite предоставляет мощное, но простое рабочее пространство, которое может служить единым источником правды для вашей команды.

‍

Как писать протоколы встреч

Часто на встречах компании обсуждается много важных деталей и действий.Когда посетители уходят или отсутствуют какие-либо сотрудники, им может потребоваться напоминание о любых принятых решениях и предпринятых действиях. Вот почему полезно, чтобы сотрудник вел протокол собрания, чтобы задокументировать важные для своих сотрудников вопросы.

В этой статье мы объясняем, что такое протокол собрания, как составлять протокол собрания, а также приводим советы о том, как составлять эффективный протокол собрания.

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это заметка, в которой указывается, что произошло во время собрания компании.Обычно во время встречи сотрудник делает заметки, пока обсуждаются важные вопросы. После того, как записи будут заполнены, они внесут их в официальный протокол собрания, получат одобрение от кого-то из руководства, а затем отправят протокол нужным сотрудникам.

Протокол собрания часто служит записью того, какие действия были предприняты во время собрания, включая назначенные проекты, кому эти проекты были назначены, и другие важные решения на рабочем месте. Это помогает сотрудникам, присутствовавшим на встрече, запомнить, что обсуждалось.Это также помогает сотрудникам, которые не смогли присутствовать на собрании, узнать, о чем говорилось, и не упустить важную информацию.

Что включать в протокол собрания

При документировании протокола собрания вы должны включить определенные детали, которые могут быть полезны для сотрудников, которым потребуется ссылаться на них в будущем. Вот элементы, которые необходимо включить при составлении протокола собрания:

Почему было проведено собрание
Имя и фамилия участников
Дата и время проведения собрания
Назначенные проекты, кому они были назначены и сроки
Решения, принятые сотрудниками и руководством во время собрания
Любые исправления в протоколе предыдущего собрания
Движения, которые были приняты или отклонены
Дата и время следующего собрания, если применимо

Как писать протокол собрания

В приведенных ниже шагах описано, как составлять протоколы собраний и как их распространять среди сотрудников.

Подготовьте шаблон до начала собрания.
Делайте заметки о важных действиях, решениях, назначенных проектах и обсуждениях.
Соберите копии любых отчетов или презентаций.
Просмотрите свои записи и задайте заключительные вопросы.
Печатайте заметки о встрече в легко понятных абзацах.
Запросить одобрение у руководства.
Отправьте протокол своему списку сотрудников.

1. Подготовьте шаблон до начала собрания

Чтобы убедиться, что вы готовы к встрече, вы можете создать шаблон с необходимой информацией, заполненной либо до собрания, либо сразу после того, как вы сядете на него. зона для встреч.Вы можете заранее создать шаблон, в котором есть заполнители для конкретных элементов собрания и информации.

Возможно, будет проще создать этот шаблон, если вы обсудите, какая информация важна для вас, чтобы включить ее в протокол, с руководителем собрания. Вы также можете попросить просмотреть прошлые собрания, чтобы узнать предыдущее форматирование, чтобы лучше понять, что включить. Когда вы знаете, что включать в протокол, вы можете создать свой шаблон и начать заполнять пробелы.

Вот общие заполнители в шаблоне, который вы можете использовать:

Название организации
Цель встречи
Время начала и окончания
Дата и место
Список участников и отсутствующих, если необходимо
Место для важных информация, такая как принятые ходатайства или предоставленные крайние сроки
Место для вашей подписи и подписи руководителя собрания
Повестка дня, если руководитель собрания предоставил вам один

Возможно, будет легче прийти на собрание раньше, чтобы заполнить как можно больше шаблон по возможности до начала встречи.

2. Делайте заметки о важных действиях, решениях, назначенных проектах и обсуждениях

После начала встречи вы можете начать делать заметки о важных встречах. Может быть проще отмечать только важные факторы встречи, чем пытаться задокументировать все, что упоминают участники. Если участники пытаются передать какие-либо движения, задокументируйте это, написав, кто просил передать движение, каким было движение и было ли это движение принято. Вы также должны задокументировать каждый раз, когда проводится голосование.

Запишите любые имена или важные моменты людей, выступающих с докладами или презентациями. Вы также можете отметить любые обновления назначений или новые назначения, которые менеджер дал сотруднику. Обратите внимание на имя, важные детали задания и точную дату сдачи. Менеджеры и руководство редко требуют, чтобы вы записывали обсуждения или разговоры. Если да, вам следует записать их объективно и постараться избегать прилагательных для описания людей, их действий или вашего личного мнения.

3.Соберите копии любых отчетов или презентаций.

Если какие-либо отчеты или презентации были сделаны во время собрания, вы должны запросить эти документы у докладчика после собрания. Если они не могут предоставить вам физическую копию, вы можете попросить их отправить ее вам по электронной почте. Когда вы отправляете протокол нужным сотрудникам, вы можете прикрепить эти отчеты или презентации к документу. Это помогает освежить воспоминания о посетителях встречи. Это также поможет отсутствующим лучше понять важную информацию, которую они пропустили на встрече.

4. Просмотрите свои записи и задайте любые заключительные вопросы

После завершения собрания отметьте время его закрытия. Быстро просматривайте свои заметки, чтобы увидеть, не была ли упущена какая-либо важная информация, пока вы делали заметки. Если человек, от которого вам нужна дополнительная информация, все еще присутствует в комнате, вы можете запросить эту информацию, если он не занят.

Если вы не можете получить дополнительную информацию от кого-то лично, вы можете отправить профессиональное электронное письмо с просьбой предоставить эти данные вскоре после встречи.

5. Напечатайте заметки о встрече в легко понятных абзацах.

Как только вы закончите писать заметки и собрание отложено, вы должны ввести протокол встречи, пока он еще свеж в вашей голове. Запишите каждое важное решение или действие с необходимыми подробностями в отдельных абзацах. Сохраняйте протокол собрания в одном и том же настоящем времени на протяжении всего документа. Убедитесь, что набор слов объективен и понятен участникам.Вы хотите сосредоточиться на том, что было сделано на собрании.

После того, как вы напечатали свои минуты, вы можете пронумеровать страницы, если их несколько. Приложите все важные подтверждающие документы и вычитайте их на предмет ясности, орфографии и грамматики.

6. Запросить одобрение у руководства

После того, как вы напечатали свои заметки, вы можете отправить этот документ руководителю собрания для утверждения. Спросите их, нужно ли кому-нибудь еще просмотреть и утвердить этот документ.Отправьте протокол собрания всем необходимым людям и получите их одобрительную подпись. Если они читают протокол и запрашивают какие-либо исправления, быстро примените их и отметьте в протоколе, что они были исправлены и утверждены, прежде чем отправлять их.

7. Отправьте протоколы своему списку сотрудников

Когда вы будете готовы поделиться своим протоколом, спросите ведущего собрания, как следует распространять этот документ. Обычно основным способом отправки протокола собрания может быть электронная почта.Изучите метод, который предпочитает руководство, и отправьте его с приложенными всеми необходимыми документами.

Убедитесь, что вы отправили этот документ всем необходимым участникам и отсутствующим из вашего списка. Вам также следует сверить этот список с руководителем собрания и спросить, не хотят ли они, чтобы вы отправили протокол собрания каким-либо дополнительным сотрудникам.

Связанный: Написание дополнительного электронного письма: советы, шаблон и пример

Советы по написанию протокола собрания

Необходимо тщательно составить протокол собрания, чтобы обеспечить включение всей необходимой информации для справка сотрудников.Вы можете следовать приведенным ниже советам, чтобы научиться правильно составлять протокол собрания.

При необходимости раздайте ведомость учета рабочего времени.
Записывайте только важные события встречи.
Используйте стенографию, чтобы писать быстрее.
При желании возьмите записывающее устройство.
Найдите готовый шаблон.

Раздайте лист посещаемости, если необходимо.

Поскольку вам часто требуется знать участников каждого собрания, чтобы послать им документ позже, вы должны знать каждого участника собрания.Если вы не знаете всех присутствующих и не знаете их контактную информацию, вы можете передать лист посещаемости после начала встречи. Здесь будут собраны их имена и контактная информация, чтобы вы могли легко отправить документ нужным сотрудникам.

Записывайте только важные вопросы встречи

Многие менеджеры или руководители встреч редко требуют, чтобы вы документировали все, что было сказано или сделано на встрече. Вы можете заранее проверить, какие предметы они хотели бы записать.Как только вы знаете, что нужно задокументировать, вы можете писать только важные элементы встречи, такие как предпринятые действия или принятые решения. Это избавит вас от чрезмерного напряжения при ведении заметок и позволит вам подготовиться, когда вам нужно задокументировать важные действия.

Используйте стенографию, чтобы помочь вам писать быстрее

Если сразу сказать много важных вещей, может быть трудно все быстро записать. Поэтому вы можете разработать стенографию, которая поможет вам эффективно документировать информацию.Вы можете использовать такие методы, как написание инициалов участников собрания вместо полных имен или создание сокращений, которые вы легко понимаете, для обозначения общих фраз, регулярно используемых во время собраний. Это поможет вам не отставать от встречи.

Связано: Как делать заметки

При желании принесите записывающее устройство

Чтобы лучше записать встречу, особенно если руководитель встречи запрашивает больше информации, чем обычно, вы можете принести записывающее устройство.Вы можете обратиться к этому устройству позже, когда будете набирать протокол собрания, чтобы убедиться, что ничего важного не было упущено. Убедитесь, что это одобрено вашим руководителем собрания, и сообщите участникам собрания, что они будут записаны, и при необходимости получите их согласие.

Найдите готовый шаблон

Если вы никогда раньше не брали протокол собрания и не можете получить протокол предыдущего собрания, вы можете найти готовый шаблон в Интернете для работы. Вы можете найти его в Интернете, сохранить и отредактировать, чтобы он соответствовал желаемому формату.Создав шаблон протокола собрания, вы можете регулярно использовать его для каждого собрания, чтобы оставаться последовательным и помогать участникам легко извлекать информацию о каждом собрании.

Как эффективно составлять протокол собрания (с примерами)

Протокол — это письменный отчет совета директоров, компании или организационного собрания. Протоколы заседаний считаются юридическим документом, поэтому при их написании стремитесь к ясности и последовательности тона.

Поскольку протоколы собрания являются постоянным документом, обязательно вычитайте их перед отправкой.Рекомендуется проводить их под руководством супервайзера или опытного посетителя, чтобы убедиться, что утверждения и информация точно фиксируются.

Лучшие составители протоколов собрания — внимательные слушатели, быстро набирают текст и хорошо знакомы с темами собрания и участниками. Ведущий должен иметь достаточно твердое представление о предмете, чтобы иметь возможность отделить важные моменты от шума в том, что может быть долгим, затяжным обсуждением. Также, что важно, ведущий не должен одновременно вести и делать заметки.(Если вас когда-либо попросят об этом, откажитесь.)

Ниже приведены несколько пошаговых советов по эффективному составлению протокола собрания.

1. Составьте повестку дня

Совместно с председателем или президентом Совета разработайте подробную повестку дня.

Встречи происходят по какой-то причине, и проблемы, которые необходимо решить и решить, должны быть перечислены, чтобы предупредить участников. Работайте с организатором, чтобы составить повестку дня, в которой будет определено время для каждой темы, чтобы собрание продолжалось и чтобы у группы было достаточно времени для рассмотрения всех вопросов.

Повестка дня будет вашим планом для протокола собрания. Заголовки протоколов должны соответствовать темам повестки дня для непрерывности.

2. Следуйте шаблону из предыдущих протоколов

Если вы новичок в Правлении или организации и впервые пишете протокол, попросите показать протоколы прошедшего собрания, чтобы сохранить тот же формат.

Обычно название организации или название группы, на которой проводится собрание, идет вверху: «Заседание совета директоров XYZ», с датой в следующей строке.После даты укажите время, когда встреча подошла к порядку, и время ее окончания. Например:

Совет директоров Super Company, Inc.

Протокол собрания

Дата: 20 мая 2019 г.

Время: с 10:00 до 12:30

Большинство групп, которые встречаются, проводят регулярные встречи с определенными пунктами повестки дня на каждой встрече. Некоторые группы включают заголовок «Дальнейшие действия» в конце протокола, в котором перечисляются проекты, над которыми нужно работать, и распределяются обязанности.

Шаблон с предыдущего собрания также поможет определить, записывает ли группа, соблюден ли кворум, и другие элементы, относящиеся к протоколу собрания организации.

3. Запись посещаемости

На большинстве советов секретарь совета является лицом, ответственным за ведение протокола собрания. На организационных встречах ведением протокола может быть координатор проекта или помощник менеджера или генерального директора. Она или он должны прибыть за несколько минут до начала собрания и передать лист посещаемости с именами всех членов и контактной информацией.

Посетителям собрания нужно будет отметить свои имена и отредактировать любые изменения в своей информации. Это поможет как в качестве резервного документа участников, так и в обеспечении того, чтобы информация поступала на самые актуальные адреса электронной почты.

Имена всех участников должны быть указаны непосредственно под названием и датой собрания под подзаголовком «Присутствует». Перечислите имена и фамилии всех участников, а также название или принадлежность, разделенные запятой или точкой с запятой. Например:

Присутствуют: Джон Доу, президент; Джейн Смит, вице-президент; Джек Уильямс, секретарь

Если член Правления не смог присутствовать на собрании, укажите его или ее имя после фразы: «Copied To:» В списке участников могут быть другие обозначения.Например, если несколько участников собрания являются членами персонала, а все остальные — добровольцами, вы можете написать (Персонал) после каждого сотрудника.

Как правило, участники перечислены в алфавитном порядке по их фамилиям. Однако в некоторых организациях рекомендуется сначала указывать руководство Совета. В этом случае сначала будут указаны президент или сопрезиденты, затем — вице-президент, затем — секретарь, а затем — казначей.Затем все остальные имена участников будут в алфавитном порядке по фамилии.

Также принято отмечать, присоединился ли участник к собранию через конференц-связь. Это можно указать, написав «По телефону» и перечислив участников, которые звонили.

4. Соглашение об именах

Как правило, когда кто-то впервые выступает на собрании, будет указано его или ее имя и часто титул.

Например, «Президент Совета XYZ Роджер Макгоуэн объявил собрание по порядку.Однако в следующий раз, когда Роджер Макгоуэн заговорит, вы можете просто называть его «Роджер». Если на собрании присутствуют двое Роджеров, используйте инициалы в их фамилиях, чтобы разделить их: «Роджер М. призвал к голосованию. Роджер Т. воздержался ».

5. Что (и чего не включать)

В зависимости от характера встречи она может длиться от одного до нескольких часов. Участников попросят просмотреть, а затем утвердить протокол собрания. Следовательно, вы не хотите, чтобы минуты превращались в длинный документ.

Дословное фиксирование всего, что говорят люди, не только не нужно, но и раздражает рецензентов.

По каждому пункту повестки дня вы в конечном итоге хотите резюмировать только важные моменты обсуждения вместе с любыми принятыми решениями. После встречи просмотрите свои заметки, не забудьте отредактировать циркулярные или повторяющиеся аргументы, и оставьте только соответствующие высказанные замечания.

6. Поддерживайте нейтральный тон

Минуты являются юридическим документом. Они используются для установления исторических данных о деятельности организации.Важно поддерживать ровный профессиональный тон. Никогда не добавляйте подстрекательский язык в протокол, даже если язык встречи становится горячим.

Вы хотите объективно зафиксировать суть обсуждения, что означает упоминание затронутых ключевых моментов без обвинения. Например: «Сотрудники ответили на вопросы членов совета директоров относительно профессионализма продавца».

Представьте, как через десять лет юрист читает протоколы в поисках доказательств возможного правонарушения.Вы бы не хотели, чтобы приукрашивание в виде красочного наречия или шутки затуманивало любой отчет о том, что произошло.

7. Запись голосов

Основная цель протоколов — записывать все голоса, полученные правлением или организацией. Твердое ведение записей требует упоминания того, какой участник делает движение, что дословно обозначает движение и какой участник секундант делает это движение.

Например, «Вице-президент Синди Якобсен предложила выделить 50 процентов, или 50 000 долларов США, выручки от пожертвования ZZZ Foundation в стипендиальный фонд CCC.Президент Роджер Макгоуэн поддержал это предложение ».

Этот подсчет голосов также должен быть выражен нейтральным языком: «Правление единогласно проголосовало за внесение поправок в устав следующим образом» или «Решение выделить 1000 долларов на посадку деревьев принято 4 к 1 президентом Правления. Макгоуэн против ».

Большинство советов директоров пытаются добиться единогласного голосования. Иногда, чтобы помочь Правлению достичь более согласованного результата, член Правления может воздержаться от голосования: «Предложение было принято 17 голосами против 1 при одном воздержавшемся.

8. Сделайте заметки после встречи

После встречи прочтите свои заметки, пока все обсуждения остаются свежими в вашей памяти, и внесите необходимые исправления. Затем сократите протокол собрания до самого существенного, представив краткий отчет о дискуссии, в котором резюмируются аргументы, выдвинутые за и против решения.

Люди часто говорят в просторечии или используют идиомы, например: «Это даже не так» или «Ты начинаешь звучать как заезженная пластинка.«Хотя у вас может возникнуть соблазн сохранить точный язык в минутах, чтобы добавить цвета, сопротивляйтесь.

Кроме того, если какие-либо презентации являются частью собрания, не включайте информацию из Powerpoint в протокол. Однако вы захотите записать ключевые моменты обсуждения после презентации.

9. Внимательно вычитайте корректуру

Убедитесь, что вы правильно написали все имена, указали правильную дату встречи и что ваш протокол читается четко.

Назовите аббревиатуры при первом использовании.Помните, что примечания могут быть просмотрены другими людьми, которым аббревиатуры незнакомы. Сохраняйте единообразие в заголовках, пунктуации и форматировании. Протокол должен быть отточенным и профессиональным.

10. Широкое распространение

После утверждения отправьте протокол по электронной почте всем участникам, а не только участникам, для просмотра. Ваши протоколы помогут держать отсутствующих в курсе важных действий и решений.

В начале следующего собрания попросите утвердить протокол.Обратите внимание на любые изменения. Постарайтесь выработать согласованные изменения на собрании, чтобы не тратить уйму времени на исправления.

Попросить ходатайство об утверждении протокола с согласованными изменениями. Как только участник предлагает движение, попросите другого человека на собрании «поддержать» предложение. Они говорят: «Все одобрено». Всегда спрашивайте, есть ли кто-нибудь, кто не одобряет. Если нет, то скажите: «Протокол нашего последнего собрания утверждается после внесения согласованных изменений.”

11. Тщательно подайте документы

Поскольку протоколы являются юридическим документом, будьте осторожны при их хранении. Убедитесь, что имя файла документа соответствует именам файлов ранее поданных минут.

Иногда члены организации могут захотеть просмотреть прошедшие протоколы. Знайте, где хранятся протоколы!

Одно предостережение

В наши дни и в век высоких технологий вы можете спросить себя: не было бы проще записать встречу? Это зависит от протоколов организации, но, вероятно, нет.

Обязательно спросите, каковы правила в организации, где вы ведете протокол. Помните, что протокол — это запись того, что было сделано на собрании, а не того, что было сказано на собрании.

Протокол отражает решения, а не обсуждения. Несмотря на свое название, «протоколы» — это не поминутная расшифровка стенограммы.

Bottom Line

Чтобы стать экспертом в области протоколирования, требуется острый слух, готовность учиться и некоторая практика, но, следуя этим советам, вы скоро станете профессионалом.

Дополнительные советы по продуктивным встречам

Фото: [email protected] через unsplash.com

9 шагов, чтобы научиться писать протоколы собрания и делиться ими

Перед встречей:

Шаг 1 : Уточните цель встречи. Определите нужных людей, которым действительно нужно принять участие в этой встрече. Для эффективной встречи не нужно слишком много людей.

Шаг 2 : Вам необходимо подготовить различные темы для обсуждения во время собрания, сколько времени будет потрачено на каждую тему и какова цель каждого пункта.Обратите внимание на то, что вы знаете о них, чтобы сэкономить время и иметь возможность сосредоточиться на важных темах во время встречи.

Шаг 3 : Поделитесь им со всеми участниками перед встречей. Сообщите также, чего вы ожидаете от участников, чтобы они знали, к чему готовиться.

С четко определенной повесткой дня каждый знает цели и задачи. Ваша повестка дня также поможет вам не сбиться с пути и придерживаться назначенного времени встречи.

Во время встречи:

Начало встречи

Во-первых, всегда начинайте вовремя: это уважает тех, кто приходит вовремя, и напоминает опоздавшим, что расписание серьезно.Не забудьте поприветствовать участников и поблагодарить их за уделенное время.
Начните с обзора повестки дня: это хороший способ дать участникам возможность понять все заранее определенные темы, их цели и желаемые результаты.
Уточните тип желаемого участия и взаимодействия.
Назначьте делопроизводителя, если это не вы.

Проведение собрания

Эффективные протоколы собрания — огромный вклад в успешное проведение собраний. Но их нужно правильно писать и вовремя распространять.Основная проблема с заметками заключается в том, что они долго записываются должным образом и их нужно быстро отправлять после собраний, чтобы все знали, что делать дальше.

Вы должны строить свои заметки по мере продвижения встречи. : хороший способ организовать заметки — это отличать действия от замечаний, а также отмечать различные действия для каждого человека с установленным сроком. Периодически суммирует ключевые моменты и запрашивает согласие, чтобы гарантировать, что план действий понятен всем участникам.В противном случае вы можете оказаться в стороне от встречи и слишком заняты заметками.
Управляйте временем встречи: самая большая трудность на встрече — это сохранить время, отведенное для встречи. Найдите время, чтобы рассказать и послушать истории, и спросите разные точки зрения, но держите фокус на идеях и целях , чтобы не отставать от графика. Следуйте своей повестке дня, не теряя цели, поставленной для каждой темы.

Завершение встречи

Завершите, суммируя достижения группы, действия и решения, а также план следующего шага.
Искренне благодарим членов группы за их участие и вклад. Вы также можете попросить оставить отзыв.

После встречи: Протокол встречи

Напечатайте вашу заметку логически, а не в хронологическом порядке: действия, решения, основные моменты и документация по темам. Кроме того, добавление краткого резюме, организованного для каждого человека и для каждого проекта в начале протокола, поможет вашим коллегам с первого взгляда определить действия, которые им необходимо выполнить для следующей встречи.

Поделитесь протоколом собрания , чтобы обобщить решение и план действий для всех участников.

Как писать лучшие заметки о встрече за 5 шагов (с помощью бесплатного шаблона заметок о встрече!)

Джори Маккей

Джори — писатель, контент-стратег и отмеченный наградами редактор книги Unsplash. Он вносит свой вклад в Inc., Fast Company, Quartz и другие.

6 августа 2020 г. · 11 мин чтения

🎁 Бонусный материал: шаблон бесплатных заметок

Просидите достаточно встреч, и вы начнете думать, что их единственная цель — заказать еще одну встречу .

Хотя ваша основная обязанность — всегда следить за тем, чтобы вы планировали (и посещали) эффективные встречи, важно то, что вы делаете после встречи. Но не всегда понятно, что это такое. Без четкого процесса для ведения заметок о встречах и отслеживания действий, встречи сливаются друг с другом без какого-либо реального прогресса.

Перейти к разделу

Завершить проекты в срок и в установленный бюджет. С Планио.

Если вы когда-нибудь пытались делать заметки о встрече, вы знаете, в чем проблема.Вы входите в желание записать и анализировать сказанное, но в итоге получаете расплывчатые каракули и стрелки, которые в то время имели смысл, но теперь чувствуете, что разбираете какой-то древний язык.

Либо так, либо вы проводите всю встречу, пытаясь все записать, только для того, чтобы понять, что вы не поняли ничего из этого. В любом случае результат один и тот же: потраченное впустую время и еще одна встреча для реального продвижения проекта вперед.

Но так быть не должно.

В этом руководстве мы познакомим вас с простым процессом подготовки, написания и обмена заметками к собранию, которые на самом деле позволяют добиться желаемых результатов.

Получите бесплатный шаблон и структурируйте свои заметки о встрече, как профессионал.

Мы разработали простой в использовании шаблон, который вы можете использовать бесплатно.

Заметки о совещании

— это не протоколов совещания (но они могут включать много одинаковой информации!)

В целом совещания получают плохую репутацию. Большинство людей считают их пустой тратой времени. Однако правда в том, что одно из лучших действий, которое вы можете сделать, — это собрать кучу умных людей в одной комнате, чтобы обменивались информацией.

Однако именно здесь большинство людей ошибаются. Недостаточно собрать людей в одной комнате, нужно знать, что делать дальше.

Есть два инструмента для сбора информации о собрании: протоколы и заметки. И хотя в некоторых отношениях они похожи, они служат разным целям для разных людей. Давайте начнем с выяснения этого.

Откажитесь от электронных таблиц и начните действовать с помощью управления проектами.

Заметки о встрече — это ваши личные рекомендации с встречи, включая идеи, цели, сроки, данные, следующие шаги и все остальное, что вы сочли интересным и полезным .

Каждый человек ведет свои собственные записи встречи, и их сила заключается в синтезе вашего собственного контекста и знаний с тем, что обсуждается на встрече.

С другой стороны, собрание минут является официальным документом о том, что произошло во время собрания и включает:

Полный список участников и пропавших без вести
Время начала и окончания собрания
Ключевые темы, которые были охвачено
Любые действия или решения, принятые во время собрания, и кто за них отвечает

Разница с протоколами собрания состоит в том, что за их выполнение отвечает один человек, и они следуют очень структурированному процессу.(Протоколы собраний являются юридическими документами и должны быть составлены очень специфическим образом).

В протоколе встречи не хватает , вашего контекста . Хотя вы можете получить базовую информацию о встрече за считанные минуты, они не отражают тех мгновенных идей и достижений, которые продвигают проект.

Как делать заметки о встречах, которые действительно работают? Сделайте ваши встречи более значимыми за 5 шагов.

Итак, , как делать заметки о встречах, которые действительно работают?

Это тот же процесс, что заставляет встречу работать: планирование, структура и выполнение.

Хотя заметки на собраниях не так структурированы, как протоколы, вам все же нужно установить некоторые ограждения. Самый простой способ сделать это — использовать шаблон заметок — документ с простым форматированием, который поможет вам в процессе создания заметок.

Лучшие заметки о встречах начинаются с лучших встреч.

Здесь мы собрали загружаемый шаблон для использования на следующей встрече.

Попади в ♥ с Project Management. Попробуйте Planio.

Но сначала давайте поговорим о том, что вы на самом деле будете делать заметки, и о том, как наилучшим образом использовать шаблон заметок к собранию:

1.Отработайте свой план встречи

В нашем Руководстве по организации эффективной встречи мы нарушили правило номер один для встреч, которые не тратят время зря:

«Не просто назначайте встречу и надейтесь, что дела пойдут дальше. их. Вам нужно управлять кораблем. Это начинается с точного понимания того, что вы хотите получить от встречи. Если нет четкой цели, никто не узнает, чего от них ждут ».

Эта четкая цель приходит в виде повестки дня. Повестка дня встречи не только объединяет всех, но и является идеальным планом для заметок о встрече.

Вместо того, чтобы отчаянно нацарапывать ключевые моменты, настройте шаблон заметок заранее из повестки дня. Запишите каждый пункт и оставьте место для записи краткого изложения и любых результатов, идей и заметок. Ограничьте каждый ключевой момент несколькими предложениями.

Однако не у каждой встречи есть повестка дня (особенно неформальные или импровизированные, для которых больше всего нужны записи о встрече!). В этом случае оставьте поле пустым в шаблоне и заполняйте его по мере продвижения.

2. Сосредоточьтесь на форматировании

Даже с повесткой дня собрания редко проходят точно так, как планировалось.Однако вы можете восполнить это отсутствие структуры с помощью четко отформатированного шаблона заметок к собранию.

Вот несколько пунктов, которые вы должны указать.

Имя, дата и время встречи (или ссылка на видеочат, который вы используете)
Какова цель встречи?
Кто там должен быть? (Вы можете обновить это, если ключевые люди отсутствуют и вам необходимо связаться с ними)
Ключевые моменты из вашей повестки дня
Ваши вопросы, на которые необходимо ответить
Принятые решения
Пункты действий, включая правопреемника, срок выполнения и следующие шаги

Станьте боссом рок-звезды, преуспев в управлении проектами.

Правильный формат заметок о встрече гарантирует, что они будут действенными, удобными и контекстными. Более того, это дает вам пространство и структуру, чтобы продумать встречу до того, как вы даже посетите . Это все равно что превратить чистый холст в раскраску по номерам. Все, что вам нужно сделать, это оставаться в рамках.

3. Убедитесь, что у вас есть четкие элементы действий (например, организовать действия).

Цель встречи — создать действие. Вы задаете вопросы и предлагаете решения (или, по крайней мере, идей, , что делать дальше).

С деловой точки зрения это называется действий , и они являются важной частью ваших заметок на встрече.

Легко пообещать на встрече, а затем выйти и сказать : «Что я должен был делать снова?»

Элемент действия — это дискретная задача, которая отвечает на три вопроса:

Кто? Дело не только в том, кто отвечает за задачу (то есть вы). Но также и того, с кем вы будете работать или других людей, от которых вы зависите для выполнения этой задачи.
Что? Это краткое описание задачи. Сосредоточьтесь на одном или двух предложениях и сосредоточьтесь на глаголах действий (например, « Просмотрите бэклог продукта и подготовьте идеи для встречи по определению приоритетов функций». )
Когда? Это когда элемент действия необходимо выполнить или продолжить. Используйте конкретную дату и время, чтобы нести ответственность.

Действия — это то, что делает заметки о собрании значимыми и гарантирует, что вы действительно получите рентабельность инвестиций во время собрания.Убедитесь, что вы точно знаете , , чего от вас ждут дальше.

4. Оставьте место для идей и творческих мыслей

Заметки о встрече — это не только фиксация фактов (для этого и нужны протоколы вашей встречи!)

Никогда не пропустите еще один крайний срок. Попробуйте Planio.

Вы должны использовать свои записи как возможность зафиксировать все идеи и мысли, которые возникают у вас в голове на протяжении всей встречи. Вы можете отформатировать это в заметках к собранию двумя способами:

Оставьте специальное место внизу для идей. Это позволяет быстро записывать мысли по мере их появления и знать, где их искать позже. Обратной стороной этого является то, что иногда вы теряете контекст относительно , почему вы подумали, что это была хорошая идея.
Разделите шаблон заметок на две части. Проведите линию посередине документа шаблона (или немного сбоку). Левая часть предназначена для ваших более официальных заметок. Хотя право на идеи, которые возникают. Это дает вам контекст и помогает держать идеи ближе к их ключевым моментам.Однако это также может сделать ваш шаблон заметок к собранию немного беспорядочным.

Не существует «правильного» способа фиксировать идеи в записях собрания. Попробуйте оба метода и посмотрите, какой из них вам больше подходит.

5. Относитесь к записям встречи как к управлению знаниями (включите протокол встречи, если таковой имеется)

Заметки к встрече являются частью знаний вашей команды. Чем больше вы сможете делиться ими с другими, тем лучше будет вам всем.

Убедитесь, что вы используете систему, чтобы хранить заметки о встрече в открытом доступе и делиться ими с заинтересованными сторонами или другими соответствующими людьми в вашей команде, которые пропустили встречу.

Лучший способ поделиться заметками о встрече, убедиться, что у вас всегда есть чистый и структурированный шаблон, готовый к работе, и превратить свои идеи и решения в элементы действий, — это использовать инструмент управления проектами, такой как Planio.

Освободите свое время от напряженной работы и будьте организованы.

Planio — это место, где вы храните все, что вы будете обсуждать во время встречи, включая проблемы, задачи, невыполненные проекты, планирование спринтов и многое другое. Это делает его идеальным местом для хранения заметок о встрече, так как вы сможете ссылаться на предыдущие проблемы и ссылаться на них, добавлять контекст и даже назначать и отслеживать элементы действий.

Давайте кратко рассмотрим несколько способов использования Planio для создания заметок о собраниях.

Во-первых, Planio Wikis — идеальное место для хранения заметок о встречах.

Вики-сайты полностью настраиваются с помощью расширенного текста и форматирования, внутри-вики-ссылок (а также ссылок на задачи, проекты, файлы репозитория и т. Д.), Поддержки изображений и многого другого.

Это отличное место для отслеживания хода выполнения ваших действий. Каждый элемент действия из заметок к собранию можно переместить в отдельную задачу, назначить товарищу по команде и установить крайний срок.Вы даже можете ссылаться на заметки о встрече, чтобы добавить контекст к задаче.

Наконец, все эти заметки собраны в безопасном и организованном пространстве с полной историей версий и разрешениями. Это означает, что если вам когда-нибудь понадобится вернуться и посмотреть, что было решено на собрании, оно ждет вас там.

Бесплатный шаблон заметок для собраний, чтобы вы были организованы

В этом посте мы много говорили о важности использования шаблона для заметок.И хорошая новость в том, что вам не нужно создавать его с нуля!

Загрузите эту удобную для уценки версию нашего шаблона заметок о собраниях, чтобы использовать в Planio или просто как есть.

10 лучших практик для написания заметок о встречах, которые побуждают к действию

Лучшие заметки о встречах начинаются с лучших встреч. И раньше мы подробно писали о том, как правильно сплотить вашу команду. Однако, как только вы разберетесь с основами (и подготовите шаблон заметок к собранию), вам следует знать несколько вещей.

Получите всех на одной странице. С Планио.

1. Начните с ручки и бумаги (но сразу переведите на цифровой инструмент)

Есть наука о том, как делать заметки лучше. И хотя мы считаем, что ваши заметки о встречах всегда должны попадать в такой инструмент управления проектами, как Planio, они не обязательно должны начинаться там.

Напротив, исследования показывают, что лучший инструмент для заметок — это простая ручка и бумага. Это имеет смысл по нескольким причинам.

Ведение заметок на собраниях вручную заставляет вас быть экономным.Вы должны целенаправленно подходить к тому, что записываете, и сосредотачиваться только на том, что важно.

Во-первых, когда мы печатаем заметки, есть тенденция попытаться уловить все дословно. Но либо вы не можете набирать достаточно быстро и теряете ход мыслей. Или вы можете идти в ногу со временем, но на самом деле не участвуете в собрании. (Не говоря уже о всех отвлекающих факторах, таких как электронная почта и чат, которые ждут вас на вашем компьютере).

Написание от руки заставляет вас экономно делать заметки.Вы должны целенаправленно подходить к тому, что записываете, и сосредотачиваться только на том, что важно. Кроме того, это значительно упрощает перенос заметок в такой инструмент, как Planio.

Если ваша цель — запечатлеть все в минуты встречи, переходите на цифровой формат. Если ваша цель — быть активным на собрании и делать заметки, которые действительно вдохновят на действия и будут иметь смысл, используйте аналог.

2. Выберите правильный метод для правильной встречи

Итак, как сделать так, чтобы ваши рукописные заметки имели смысл? Вам нужно выбрать правильный способ делать заметки в данный момент.

Во-первых, вам следует отразить приведенный выше шаблон заметок к собранию, чтобы убедиться, что вы охватываете все свои базы. Затем выберите простой метод, который позволит вам оставаться на связи с тем, что на самом деле происходит на встрече. Вот парочка, которую стоит попробовать:

Корнельский метод

Корнельская система ведения заметок включает в себя разделение страницы на основные заметки справа и ключевые моменты и выводы слева. Нижняя часть страницы зарезервирована для краткого обзора ваших заметок.

Не отвлекайтесь, приведите свои проекты в соответствие.

Сведения о встрече: Имя, дата, время и цель	Примечания
Ключевой момент 1:
Ключевой момент 2:
Ключевой момент 3:		Ключевой момент 4:
Сводка заметок Принятые решения Действия

Это простая структура, которая отражает наш шаблон, но ее быстро и легко записывать на собраниях, где вы нет повестки дня.

Квадранты

Метод Квадрантов — еще более простой способ делать заметки от руки (и его используют такие люди, как Билл Гейтс).

Возьмите лист бумаги и разделите его на четыре части:

Вопросы: Все, что возникает во время собрания и на которое вы получите ответ.
Примечания: Возникающие мысли, идеи и темы для обсуждения.
Предметы личного действия: За что вы отвечаете.
Назначьте другим: Что нужно делать другим или информацию, которую нужно передать заинтересованным сторонам.

Это немного сложнее и сложнее уместить в приведенный выше шаблон, но он все же позволяет быстро собирать важную информацию. Используйте его, когда вас втянули на встречу, и у вас нет времени на подготовку.

Есть наука о том, чтобы делать заметки лучше. Убедитесь, что вы используете лучший для вас метод.

3. Не пытайтесь все записать!

Если есть одна передовая практика, которую вы можете извлечь из всего этого, это должна быть , пусть ваши заметки о встрече будут короткими.

Нет смысла записывать каждое слово. Сосредоточьтесь на ключевых моментах, выводах, вопросах и идеях, а все остальное оставьте на рассмотрение протокола собрания.

Управляйте проектами как профессионалы. Попробуйте Planio.

В конце концов, краткость — лучший друг для записных книжек.

4. Сделайте свои заметки доступными для сканирования.

Структура и форматирование — вот что превращает заметки на собраниях из плотных в восхитительные.

Убедитесь, что в заметках к собранию используются четкие заголовки и структура, чтобы вы могли быстро найти то, что вам нужно.Как минимум используйте заголовки в шаблоне выше. Однако для более интенсивных стратегических встреч или встреч с большим количеством ключевых моментов вы можете использовать подзаголовки или другие способы разбить свои категории.

Например:

Ключевой момент: Планирование функций на 2020 год	Примечания
Q1: — Ключевой момент 1: — Ключевой момент 2:	— — —
Q2: — Ключевой момент 1: — Ключевой момент 2:	— — —
Q3: — Ключевой момент 1: — Ключевой момент 2:	— — —
Q4: — Ключевой момент 1: — Ключевой момент 2:	— — —

5.Используйте коды для выделения важных моментов.

Записывая заметки о встрече на бумаге, вам нужно будет быстро отметить, что является наиболее важным. Вместо того, чтобы вносить путаницу в свои записи, попробуйте использовать несколько кодов:

Добавьте «⭐» перед ключевыми темами или проблемами, которые привлекают много внимания
Пронумеруйте три основных обязанности в порядке важности
Используйте « ❓ »перед вопросами, на которые вам все еще нужен ответ
Сократите как можно больше (не теряя смысла)

6.Контекст имеет значение (но используйте его экономно)

В какой-то момент своей жизни вы, вероятно, оглядывались на сделанные заметки и не имели представления, о чем вы думаете. Контекст помогает нам понять, почему было принято решение и как мы к нему пришли. И хотя ваши заметки о встрече могут извлечь выгоду из контекста, слишком большая его часть их утомляет.

Программное обеспечение для управления проектами понравится каждому в вашей команде.

Используйте верхнюю часть вашего шаблона заметок о собрании — цель и цель — чтобы дать немного контекста, чтобы вы знали, о чем вы думали, собираясь на собрание.Сведите максимум к одному или двум предложениям.

Например:

Планирование второго квартала по контент-маркетингу

Цели и цель: После того, как мы увидели успех нашего плана по содержанию в прошлом квартале, на этом собрании мы обсудим, как мы можем продолжать расти и внедрять инновации в наш текущий контент. календарь. Ключевыми темами будут расписание публикаций, стратегия в социальных сетях и работа с влиятельными лицами.

7. Ответьте на несколько простых вопросов

до встречи

Многие встречи, вероятно, можно было бы заменить электронной почтой (или более эффективным управлением задачами) всего с несколькими вопросами (в основном «В чем смысл этой встречи?»)

Когда дело доходит до эффективных заметок о встрече, стоит задать некоторые из этих вопросов заранее.Взгляните на свою повестку дня и уделите несколько минут каждому ключевому моменту. Какие у вас есть вопросы? Как подготовиться к тому, чтобы встреча проходила быстрее?

8. Сосредоточьтесь на том, что будет дальше

В то время как заметки фиксируют прошлое, ваши мысли должны быть сосредоточены на будущем.

Ничего страшного, если вы пропустите заметки по некоторым вопросам для обсуждения. Ничего страшного, если вы пропустите задание или срок выполнения. Убедитесь, что вы записываете вопросы по мере их появления, а затем потратьте несколько минут после встречи, суммируя свои обязанности собственным голосом.

Это поможет закрепить их в вашей памяти, а также поможет другим заметить, если у вас что-то не так.

9. Принимайте решения и выполняйте сверхчеткие действия

Что касается всего, что требует вашего действия, вы должны быть уверены, что записываете это как можно яснее. Если вы не можете этого сделать, это довольно четкий сигнал, что вам нужно обсудить это со своей командой.

Завершайте проекты в срок и в установленный бюджет. С Планио.

При составлении элементов действий вы хотите убедиться, что вы следуете 3C:

Clear: Сразу становится ясно, что нужно делать? Вы отвечаете, кто, что и когда?
Краткий: Это одно или два предложения? Если нет, достаточно ли вы его понимаете, чтобы сделать его короче?
Согласовано: Используете ли вы один и тот же формат, чтобы можно было легко сканировать заметки?

(Подробнее о том, как писать полезные статьи и заметки в нашем Руководстве по написанию статей базы знаний!)

10.Делитесь заметками о собраниях с заинтересованными сторонами

Заметки о собраниях отлично подходят для вас. Но они даже лучше для людей, которые не смогли прийти на встречу, но все еще должны знать, что происходит.

Если у вас есть план коммуникации по проекту, обратитесь к нему, чтобы узнать, кто должен знать о результатах встречи. Затем отправьте им ссылку на свои заметки о встрече в Planio или назначьте им задачу с их элементами действий.

Если вы использовали наш шаблон и храните заметки о встрече в Wiki, у них будет доступ ко всему, что необходимо для продолжения проекта.

Сделайте ваши встречи значимыми с помощью более качественных заметок

Эффективное ведение заметок на собраниях — недооцененный навык. Но как только вы овладеете основами и начнете использовать шаблон заметок о встрече, вы станете более организованным и продуктивным. Более того, чем активнее вы станете, тем меньше встреч вам придется посещать!

Как записывать протокол встречи: 5 Step Guide

Протокол собрания имеет значение. Как еще вы могли бы фиксировать жизненно важные детали для использования в будущем или гарантировать надежные записи для сотрудников, которые не могут присутствовать? Даже в условиях современного бизнеса вы просто не сможете побить надежный письменный рекорд по точности и эффективности расшифровки стенограмм.

Проблема в том, что даже сейчас здесь нет стандартизированного подхода. Метод минут, который работает для кого-то другого, может совершенно не соответствовать вашим потребностям. Это может оставить вас в недоумении о том, как писать минуты, отражающие хорошее. Плохая новость в том, что это может быть долгий процесс. К счастью, есть способы упростить, и здесь мы рассмотрим пять из них.

# 1 — Всегда готовить

Слишком часто счетчики минут совершают ошибку, приходя на встречу с немногим более ручкой, блокнотом и серьезным случаем неуместного оптимизма.Даже если вы умеете писать как ветер, этот тусклый подход гарантированно заставит вас изо всех сил оставаться на высоте. Вы даже можете обнаружить, что так увлеклись происходящим, что вообще забываете делать заметки!

Для сравнения: протоколист, у которого было достаточно времени, чтобы подготовиться к встрече, гарантированно окажется в лучшем положении, когда дела начнутся. Простые вещи, такие как предварительная проверка повестки дня встречи, — все, что нужно для совершенствования этого подготовительного этапа. Таким образом, у вас будет хорошее представление о ключевых действиях, которых следует ожидать, прежде чем события ускользнут от вас.

Вы даже можете потратить это время на то, чтобы составить список участников и их адреса электронной почты, где это необходимо, чтобы вы могли сосредоточиться исключительно на точной записи, когда собрание уже началось. Вы даже можете выделить момент, чтобы поговорить со своим менеджером о ключевых моментах, которые он намерен рассмотреть в течение всего времени, чтобы вы могли составить контрольный список, чтобы держать вас в курсе, когда дела ускоряются во время самой встречи.

# 2 — Выбирайте формат с умом

Пока мы говорим о подготовке, вам также следует с умом выбирать формат, чтобы у вас были наилучшие шансы записать встречу так, как вы намереваетесь.А именно, вам следует подумать о самом быстром варианте, чтобы не отставать от происходящего, при этом уделяя достаточно минут.

Часто записные книжки обнаруживают, что рукописная запись занимает слишком много времени, чтобы справиться с быстрым темпом встречи. Для сравнения, короткие минуты могут фиксировать множество деталей, сохраняя при этом ваше время и помогая фиксировать все, что происходит.

Точно так же формат может относиться к тому, как вы в первую очередь фиксируете минуты.Хотя здесь мы используем слово «писать» в качестве обобщающего термина, вам не обязательно писать от руки, если это не лучший вариант. Многие пользователи минут обнаруживают, что запись минут на компьютере и быстрее, и проще для общего доступа к бизнесу.

Буквальная запись собраний также имеет свои преимущества, особенно в плане расшифровки и дословного составления протоколов. Это также имеет то преимущество, что позволяет вам сохранять в памяти точные моменты дольше, чем это когда-либо могло бы сделать возможно неточное письменное описание.

# 3 — Знайте, что вам нужно для захвата

После того, как вы определились с форматом, обратите внимание на то, что вы собираетесь снимать. Очевидно, это не такая большая проблема с записанными протоколами, но любой, кто собирается писать / печатать, должен точно знать, что им следует отметить.

Не заблуждайтесь, думая, что получить все лучше, потому что это редко бывает. Посмотрим правде в глаза — ваши минуты не должны улавливать болтовню между повестками дня.Хотя этот метод может оказаться необходимым, если вы позже приступите к полной дословной транскрипции, он может привести к тому, что вы упустите важную информацию, когда попытаетесь зафиксировать все до последнего.

Вместо этого вы, вероятно, захотите расставить приоритеты для достижения максимально точных минут. Часто для правильного понимания лучше всего подходит контрольный список, включающий:

Дата / время
Имя участников
Предлагаемые действия
Предпринятые действия
Итоги голосования
Новый бизнес

Обратите внимание, что перед принятием решения здесь следует помнить о намерениях в отношении стенограммы в будущем.Как уже упоминалось, варианты полной дословной записи буквально требуют, чтобы вы фиксировали каждую идиосинкразию, в то время как более распространенные стенограммы, такие как подробные заметки, все равно редактируют ненужные дополнения.

# 4 — Используйте шаблон, чтобы облегчить жизнь

Пустая страница — не друг писателя, и минуты не являются исключением из этого правила. Независимо от того, новичок вы в мелком письме или нет, может быть невероятно сложно понять, с чего начать с нуля. Вы можете обнаружить, что ваши минуты заканчиваются повсюду, что значительно усложняет транскрипцию и оставляет ключевые моменты и моменты потерянными в неразберихе.

Вот почему всегда стоит использовать шаблон протокола встречи. Сейчас в Интернете есть бесконечные бесплатные варианты, и каждый из них может помочь вам как структурировать, так и сосредоточить свой процесс написания минут на каждой встрече. Хотя вам, возможно, придется немного подправить их, чтобы они точно соответствовали потребностям вашего бизнеса, вы сможете начать работу с минимальными усилиями и, как следствие, гораздо меньшим давлением.

Лучше всего то, что шаблона одной минуты может быть достаточно, чтобы увидеть вас на каждой встрече, если вы найдете подходящий вариант.Просто не забудьте сохранить отредактированный документ где-нибудь, чтобы вы могли легко получить к нему доступ при необходимости. Так просто, у вас будет гораздо больше возможностей составлять протоколы встреч, которыми ваш босс наверняка будет гордиться.

# 5 — Рассмотреть преобразование

В конечном счете, протоколы собраний, которые вы пишете, хороши ровно настолько, насколько хороши преобразования, превращающие их в единый документ. Хотя вы можете с первого раза мечтать о написании качественных минут, это просто нереально.Чаще всего протоколы по мере их написания имеют тенденцию быть прерывистыми, изобилующими ошибками и, как правило, трудно переваривать. Это так, независимо от того, являетесь ли вы профессионалом или нет, но это не должно быть проблемой, если вы приступите к конверсии правильным путем.

Компании по транскрипции всегда готовы помочь вам за несколько минут с профессиональной точки зрения, но вы должны написать минуты, в которых они могут работать. По большей части, вы должны сосредоточиться на использовании одного и того же времени в своих заметках и опускать при этом личные мнения.Как мы уже упоминали, запись вашей встречи и отправка ее во внешнюю службу транскрипции для создания протокола встречи также является жизнеспособным вариантом. Сделайте это правильно, и сторонняя компания вскоре сможет предоставить готовый документ, который будет полезен для всего бизнеса.

Как вести протокол. Пошаговая инструкция.

Подготовка к ведению протокола:

Что делать на совещании:

Оформление протокола

Протокол совещания: образец и бланк документа

Образец

Краткая форма

Полная форма

Стенографическая форма

Порядок проведения совещания

Оформление

3 случая, когда прибегают к протоколированию

Правила написания и оформления документа

Основной раздел

В каких случаях требуется протоколирование

Совещание

Заседание

Собрание

Для чего нужен протокол проведения совещания

Скачать образец документа

Как организовать совещание и вести протокол

Для чего нужен протокол в делопроизводстве?

Как правильно подготовиться и организовать совещание?

Как вести протокол совещания

Выводы о ведении протокола совещания

Как вести протокол совещания образец

Какие вопросы решаются на заседании

Законодательные требования к оформлению

Цель оформления документа

Как составить протокол заседаний

Как оформить

Реквизиты

Данные о собрании

Формы собраний

Основная часть протокола

Заключительная часть

Особые протоколы и собрания

Ведение протокола встречи. Проведение собраний и совещаний

Читайте также

Ведение рассылки

Ведение переговоров

Ведение переговоров

Ведение переговоров

5. Ведение тем на тематических веб-форумах

Составление протокола

Составление протокола

8. Ведение переговоров с профсоюзами

Глава 2 Ведение переговоров

Ведение коучинговой группы

Глава 2. Ведение сообщества

Ведение личной страницы

Протоколы заседаний — Студенческий совет — Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики»

2021

2020

2019

2017

2016

2015

Образец протокола заседания комиссии | Делопроизводство

как вести протокол совещания

Шаг 1 — Решите, кто будет вести протокол

Шаг 2 — Выберите способ ведения протокола (печатный или рукописный)

Шаг 3 — Фиксируйте

Шаг 4 — Форматируйте

Последний совет:

Как писать протокол собрания

Протокол официального собрания [Пример]

1. Звоните для заказа

2. Перекличка

3. Утверждение протокола последнего заседания

4. Открытые выпуски

5. Новый бизнес

6.Отсрочка

Протокол неофициальной встречи [Пример]

1. Достижение цели

2.Очки для обсуждения

3. Действия

Продуктивные встречи начинаются с повестки дня

Подробное руководство по встречам команд

Как сделать полезные протоколы встреч + шаблоны и примеры

2. Делайте заметки о важных действиях, решениях, назначенных проектах и обсуждениях