Как правильно хранить дома документы: Как правильно организовать хранение документов дома, популярные способы и идеи

Хранение документов дома: как хранить в порядке и где, в чем удобнее — на столе, в файлах для бумаг, идеи организации с фото, способы удобно и правильно систематизировать и организовать

1. Почему порядок так важен
2. Как организовать хранение документов дома
3. Наводим порядок – осуществляем сортировку
4. Систематизация
5. Системы хранения документов дома
6. Ящики для бумаг
7. Папки для документов
8. Коробки
9. Органайзеры
10. Сейфы
11. Удобное хранение домашних документов в электронном виде: идеи
12. Другие способы организации хранения документов дома: идеи с фото
13. Как лучше хранить документы дома: фото и видео
14. Заключение

Со временем у нас накапливается все больше бумаг, деловых и личных, и рано или поздно, но возникает вопрос о том, где же их держать. Поэтому ниже мы всесторонне рассмотрим хранение документов дома: как его организовать, что при этом использовать, чему отдать предпочтение и так далее.

Почему порядок так важен

Даже сегодня, в век всеобщей компьютеризации, далеко не все данные содержатся в электронном виде. Паспорт – наиболее яркий пример физического носителя информации, а ведь есть еще заверенные подписями контракты, дарственные, сертификаты, завещания.

Для вышеперечисленного нужно найти место, причем максимально подходящее. Зачем? Сразу по нескольким причинам:

• Чтобы бумаги не торчали из каждого ящика многострадального комода и, уж тем более, не захламляли комнату, в которой и так зачастую не хватает свободного пространства.

• Чтобы точно знать, где что лежит, и не тратить драгоценное время на поиски понадобившегося файла.

• Чтобы защитить договоры со свидетельствами от порчи, ведь восстановление столь важных вещей либо долго длится, либо вовсе невозможно.

• Чтобы уберечь информацию от любопытных взглядов (чтобы посторонний человек не мог случайно или намеренно ознакомиться с содержанием проекта или личного письма).

• Чтобы успеть быстро забрать бумаги вместе с другими ценностями при экстренном покидании жилья, допустим, в случае утечки газа или пожара.

Причин хватает, и они весомые, но порядок не возникнет сам по себе, только из-за желания его создать, поэтому рассмотрим, как же его добиться.

Как организовать хранение документов дома

Есть сразу несколько эффективных решений: так, можно расставить папки по полкам, сложить их во вместительные короба или спрятать в запираемых на замки ящиках. Но в первую очередь следует разобраться, а все ли из накопившегося вам так уж необходимо, то есть:

1. Тщательно перебрать архив.

2. Без особенных сожалений выбросить то, что уже стало неактуальным.

3. Каталогизировать то, что осталось.

Вот увидите, уже после второго шага вы серьезно облегчите себе задачу. Потому что обнаружите, как то, что имело важное значение 10 лет назад, к сегодняшнему дню превратилось, грубо говоря, в мусор.

Обычно, при организации хранения документов дома, можно смело отправлять в корзину:

• Чеки на те покупки, срок возврата которых уже давно истек.

• Квитанции «старше» 3 лет – это их предельный возраст.

• Уведомления от налоговых органов, сообщающие, что пора предоставлять отчетность.

• Потерявшие актуальность инструкции или гарантийные талоны.

Хотя такие вещи, как контракты, могут сохранять свою юридическую силу на протяжении лет или послужить доказательством правоты в будущем, как письмо от приставов, с подтверждением неуплаты алиментов. Так что важно подойти к вопросу со всей ответственностью и внимательно просмотреть то, от чего собрались избавляться.

Наводим порядок – осуществляем сортировку

Она действительно необходима, чтобы обеспечить удобное хранение документов дома, способы ее выполнения могут быть разными, но все они основываются на выявлении и выбрасывании ненужного.

Эта процедура будет особенно полезна для излишне запасливых людей – для тех, кто когда-то взял за привычку откладывать буквально каждый чек, оказавшийся в их руках, не говоря уже о чем-то более серьезном. И в итоге накопил такой архив, что на поиск чего-то действительно важного, например, договора с провайдером или справки из ЖКХ, потребуются даже не минуты, а часы времени. Помните, бережливость не должна граничить с абсурдом.

Итак, что же делать? Выше мы уже определились, что нужно просмотреть все имеющиеся бумаги, буквально по одной, и безжалостно выбросить те из них, которые уже неактуальны. С другой стороны, необходимы идеи хранения документов, не имеющих срока давности, а есть и такие:

• Свидетельства о рождении или вступлении в брак, завещания и прочее, связанное с семейными делами.

• Подтверждения права владения машиной или недвижимостью.

• Дипломы и аттестаты об образовании, трудовые книжки, пенсионные удостоверения.

• Выписки и справки из больницы, заключения об обследовании; сюда же можно добавить и квитанции из частных медучреждений, но учтите, что их используют для оформления страховых выплат лишь в течение 2 лет с момента их получения.

• Все, что заверено нотариально и имеет юридическую силу.

Гарантийные талоны даже на самые дорогие покупки обычно действительны 12 месяцев (если в них не указан более долгий срок), после чего от них стоит смело избавляться. С чеками на коммунальные услуги, а также помощь врача, адвоката, преподавателя немного другая история: они актуальны от 3 до 5 лет, но по истечении этого времени все равно должны отправляться в корзину.

Систематизация

Основа для хранения бумаг дома, согласно которой все документы нужно упорядочить, то есть разделить по категориям. И вот тут есть 3 подхода.

1. Сортировка осуществляется по сфере применения. То есть паспорт и права держат в одной папке, медицинские справки – в другой, квитанции – в третьей. Это просто и эффективно, уже не запутаешься.

2. У каждого члена семьи есть свой персональный ящик, в который человек может сложить все необходимое. Здесь каталогизация обычно выполняется для родителей, детей и даже домашних животных. Опять же, упрощает жизнь, но стоит учитывать, что в таком варианте у мамы с папой со временем может накопиться гораздо больше свидетельств и справок, чем у Шарика.

3. Проводится классификация бумаг по частоте их использования. Они делятся на архивные «вечные» (фото, техпаспорт на квартиру), базовые, необходимость в которых возникает периодически (водительское удостоверение, медкарта, диплом), и текущие активные, воспользоваться ими придется в ближайшее время (квитанции, чеки).

Все перечисленные способы хранения документов могут подвергаться индивидуальным «доработкам» – в зависимости от конкретной ситуации. Но даже в своем базовом виде каждый из них полезен, так как существенно экономит время на поиск срочно понадобившейся справки или не дает свидетельству о рождении затеряться на антресолях.

Какому бы методу вы ни отдали предпочтение, необходимо помнить, что рабочие и личные бумаги стоит держать отдельно или как-то разделять между собой. В принципе, чем больше параметров сортировки, тем лучше, но в разумных пределах – важно не переборщить и рационально использовать имеющееся место, чтобы не было так, что в большом ящике лежит всего лишь одна маленькая выписка.

Системы хранения документов дома

Определяясь, куда сложить все необходимое, люди обычно выбирают банальные варианты: один человек остановится на верхних полках шкафа, другой – на выдвижном отделении комода.

Есть и более оригинальные решения вроде отцовского чемодана-дипломата, антресоли или бабушкиной коробки из-под обуви.

И все они недостаточно хороши, ведь нет никакой классификации: медкарта соседствует с фотографиями детских лет, листы многостраничного договора смешиваются с личными письмами, и даже паспорт легко теряется под ворохом деловых заметок. В итоге, когда что-то понадобится, придется потратить минимум несколько драгоценных минут на поиски.

Путаница недопустима, поэтому мы расскажем, в чем хранить документы так, чтобы они не портились, так, чтобы это было действительно удобно. Популярных вариантов 5, и мы не только их перечислим, но и рассмотрим особенности, преимущества, недостатки каждого.

Ящики для бумаг

Существует огромное их разнообразие, и классифицируются они по целому ряду параметров:

• По расположению – отдельностоящие и встроенные в мебель.

• По исполнению – открытые или с крышкой, выдвижные, запираемые на замок.

• По материалу изготовления – из металла, дерева, пластика, картона.

И это не считая богатства размеров – встречаются как миниатюрные, так и очень габаритные модели, – и даже широты дизайна.

По сути, это универсальная и даже классическая идея, как хранить документы, которую можно дополнить и улучшить. Ее плюс в том, что не составит труда подобрать вариант под любой бюджет. При этом листы, корешки, файлы будут неплохо защищены от внешних воздействий. Также можно установить в боксе разделители и не бояться того, что договоры смешаются с проектами, а водительское удостоверение попадет к снимкам прошлых лет. Минус в том, что пространство не всегда используется с максимальной рациональностью, ведь и сам ящик тоже нужно где-то размещать – либо встраивать в шкаф или стеллаж, либо складировать в личном кабинете, спальне или другом подходящем помещении.

Папки для документов

Это ответ на вопрос о том, как хранить файлы: для бумаги предусмотрены максимально простые варианты. И они же самые дешевые и, внимание, удобные с точки зрения каталогизации – сразу по нескольким причинам:

• Занимают мало места сами по себе.

• Бывают самых разных цветов, что дополнительно упрощает сортировку.

• Без труда прячутся в бюро и шкафы, в кейсы и боксы.

• Не дают листам мяться и растрепываться.

Есть сравнительно объемные их варианты, с твердыми обложками и солидным дизайном, и даже похожие на портфели модели. Выбор широк, но минус в том, что степень защиты от внешних воздействий у папок минимальная, да и любая из них все равно проигрывает ящику или другим конкурентам по вместительности.

Коробки

Вот еще один способ того, как удобно хранить документы дома в порядке: идеи в данном случае сводятся к тому, из какого материала бокс купить — из пластика или картона. Первый дороже стоит и тяжелее, но гораздо долговечнее и выдерживает больший вес, поэтому мы советуем остановиться именно на нем.

Дизайн может быть самым разным – как с уже предусмотренными разделителями, разбивающими свободное пространство на несколько отделов, так и без них (чтобы вы потом могли размещать их там, где хотите).

После этого можно будет рассортировать папки по выбранным коробкам, причем их нужно будет именно ставить, а не класть – сразу по двум причинам:

• Вертикально их войдет больше (полезный объем используется рациональнее).

• Стопка не очень практична, потому что верхние ее предметы будут давить на нижние.

Органайзеры

А вот ответ на вопрос о том, как систематизировать документы дома, по крайней мере, те из них, которыми вы будете пользоваться регулярно, допустим, работая вечерами в своем кабинете.

Популярных вариантов его исполнения сразу несколько:

• Доска, с ящичками, ячейками, кармашками, крючками – удобная для стикеров, чеков, снимков и вообще для множества разных мелочей. Сама она может быть магнитной (что делает ее еще практичнее, но дороже) или обычной пробковой. Единственный недостаток – может занимать много места на стене.

• Подвесная модель типа корзины, снабженная несколькими отделениями: в первое вы сможете вставить папки с архивными делами, во втором – оставить тот договор, над которым трудитесь прямо сейчас, в третьем – сертификаты и так далее. Хороша с точки зрения сортировки, но компактность является ее относительным минусом.

• Ящик, но уже декоративно оформленный и уже имеющий несколько встроенных разделителей – делает возможным хранение документов на столе, естественно, не всех, а только тех, что у вас в работе. Степлеры, печати и другие небольшие предметы в нем вы тоже расположите без труда, но размеры такого вместилища серьезно ограничены – это вариант для самого нужного.

Какой бы модели вы ни отдали предпочтение, на первое место всегда выйдет комфорт. Это решение для регулярно используемых деловых бумаг, которые важно не смешивать между собой. При правильном подходе найти любую из них на доске, в подвесной корзине или боксе можно будет за считаные секунды, быстрее всего. Правда, при этом они сравнительно плохо защищены от внешних воздействий и посторонних взглядов.

Сейфы

А это уже ответ на то, как правильно хранить документы дома, если они обладают практической ценностью или являются предметами коммерческой тайны. Несгораемые ящики или шкафы с хорошими замками будут самыми надежными решениями. Их преимущества очевидны – они:

• Уберегают файлы от огня или влаги.

• Не дают злоумышленникам завладеть дорогим (или просто важным) имуществом.

• Позволяют спрятать проекты и контракты от любопытных глаз.

При этом они традиционно объемны – в них не проблема уместить большое количество папок или даже портфелей. Минусом же является их большой вес и дороговизна, хотя последний недостаток относительный: за годы использования любой отличный сейф стократ себя окупит – хотя бы тем спокойствием, которое он подарит своему владельцу.

Удобное хранение домашних документов в электронном виде: идеи

Отсканируйте паспорта всех членов семьи, а также свидетельства о рождении или о вступлении в брак. Тогда, в случае утери или порчи чего-то из этого списка, потерю можно будет сравнительно быстро восстановить по существующей копии. А после добавьте их в облачное хранилище Гугла или Яндекса и отдельно сбросьте на флешку – чтобы у вас было сразу два источника для восстановления.

Сложите в один из органайзеров гарантийные талоны и инструкции ко всей бытовой технике. Если какими-то из них вы не пользуетесь, отсканируйте их, спрячьте физические носители подальше и смело выбрасывайте, когда пройдет 12 месяцев с момента их выдачи.

А как вы храните документы дома? Наверняка некоторые из них можно перевести в электронный вид, и это будет сразу в нескольких смыслах практичное решение:

• Какие угодно брошюры и листы достаточно комфортно читать с монитора, тем более что их в любой момент можно увеличить или уменьшить по желанию;

• Маленький файл MS Word или Excel успешно заменяет собой целый ворох каталогов с теми же строительными или декоративными материалами, и необходимую информацию в нем вы найдете гораздо быстрее.

Кстати, большинство инструкций на все модели бытовой техники и так уже лежат в интернете – на сайтах ее производителей – остается лишь скачать нужную, даже сканировать ничего не потребуется.

Другие способы организации хранения документов дома: идеи с фото

Помимо уже рассмотренных вариантов, для упорядочивания бумаг можно приобрести:

• Сортер.

• Канцелярские конверты.

• Вертикальные лотки.

• Стойки.

• Портфели.

• Запираемые на замки кейсы.

Для своего же комфорта стоит соблюдать следующие правила:

1. Чем реже пользуетесь бумагами, тем дальше их ставьте.

2. Основные группы должны быть собраны по самым крупным папкам (боксам и так далее).

3. Помните о размерах и экономии пространства – мелкие вещи держите вместе по несколько штук.

4. Чем больше файлов переведете в электронный вид, тем лучше.

5. Регулярно проводите ревизию своего архива и убирайте оттуда то, что потеряло актуальность.

Как лучше хранить документы дома: фото и видео

Надеемся, что запечатленные на снимках решения и познавательные тематические ролики помогут вам определиться.

Заключение

Деловые и личные бумаги имеют свойство накапливаться: кажется, что нужна каждая из них, выбрасывать жалко, вот их количество и растет. Поэтому рано или поздно их потребуется упорядочить и начать содержать в подходящих для этого условиях – так, чтобы они не портились, и на поиски срочно понадобившегося паспорта, контракта, дела уходило минимум времени и сил. Предлагаем сделать это сейчас, и уже постарались облегчить вам сортировку.

Мы подробно рассказали, как и где можно хранить домашние документы, а теперь предлагаем самые надежные решения для них – сейфы. Огромный выбор несгораемых шкафов и ящиков – современных, надежных, вместительных – вы найдете в каталоге Хардсейф, обращайтесь.

Хранение документов

С помощью интернета мы можем решать множество проблем: записаться на прием к врачу, оплатить штраф, отправить документы в госучреждение. Но вместе с тем, бумажные документы – это важная и необходимая часть жизни. Начиная с рождения, каждый человек обрастает «бумажками», подтверждающими его личность и права. Поэтому вопрос – как хранить документы дома, всегда будет актуален.

Какие документы бывают у каждого из нас?

Семья: паспорта, свидетельства, завещания.

Недвижимость и транспорт: документы на квартиру, телефон, электричество, дом, дачу, машину.

Образование: аттестаты, дипломы, сертификаты.

Работа: контракты, пенсионные накопления, договора, трудовые книжки.

Медицина: полисы, выписки, обследования, страховки.

Бытовые приборы, техника, мебель: гарантийные талоны, чеки, инструкции.

Квитанции на коммунальные платежи

Прочее: договора на оказание услуг, страховые случаи.

Как долго хранить документы?

Есть важные документы, которые нам нужно хранить всю жизнь, а есть бумаги, которые можно выбросить через пару месяцев за ненадобностью.

Документы, которые нужно хранить всегда – свидетельство о браке и другие семейные документы, свидетельство о рождении, дипломы, сертификаты, свидетельства и аттестаты, документы об обследованиях, выписки из больницы, завещания, нотариально заверенные бумаги, документы о пенсии.

Документы на недвижимость, машину, особо важные и дорогие покупки; все документы, касающиеся работы до момента выхода на пенсию – это те документы, которые нужно хранить, пока вы владелец или пока они актуальны.

Чеки и квитанции всех более или менее крупных покупок нужно хранить в течение 12 месяцев. Если гарантия на некоторые вещи больше одного года, сохраняйте подтверждения оплаты соответственно сроку, определенному в гарантийном талоне.

Чеки об оплате услуг адвоката, врача, педагога и пр. необходимо сохранять на протяжении трех лет. В случае судебных разбирательств и необходимости предоставления оригинала сделайте ксерокопии чеков и оставьте их у себя. Чеки, подтверждающие оплату лечения, могут пригодиться для оформления возврата НДФЛ.

В обязательном порядке сохраняйте договора подключения всех коммунальных служб: электричество, газ, вода, телефон, домофон, Интернет, кабельное ТВ и др. Все коммунальные платежи (квитанции и корешки) нужно хранить в течение минимум 3 лет, максимум – 5. По истечении этого срока от них можно избавиться.

Держите медицинские карты всех членов семьи в доступном месте. Если вы отдаете предпочтение частным клиникам, храните корешки их квитанций не менее двух лет. Они могут понадобиться во время различных разбирательств и страховых выплат. Карту с указанием группы крови, наличия аллергии к антибиотикам и хронических заболеваний диабет нужно всегда иметь при себе. Пусть она лежит в бумажнике или правах. Карточка с вышеперечисленной информацией может спасти вам жизнь, если в результате несчастного случая вы попадете в больницу.

Избавляйтесь от ненужного сразу

По мнению Мари Кондо существует ряд документов, от которых следуют сразу избавиться по мере того, как они исполнили свою функцию:

учебный материал, который ни разу не пригодился после посещения семинара или тренинга;

инструкции по эксплуатации, если вы уже давно и хорошо разобрались как работает та или иная техника;

выписки по кредитным картам, чековые книжки, расчетные листы.

Мари Кондо рекомендует выбрасывать все, что не подпадает под три категории: используемые в настоящие время, необходимые в течение ограниченного периода времени и те, которые необходимо хранить неограниченно долго.

Термин «документы», между прочим, не включает бумажные документы, обладающие сентиментальной ценностью, например старые любовные письма или дневники.

Чтобы не было ненужных документов, система Флай Леди предлагает продумать, с какой периодичность разбирать и сортировать документы: 1 раз в день, в неделю или в месяц.

О внедрении подобного принципа в свою жизнь делится моя коллега Алёна:

«Во время обучения системе Флай Леди, я избавилась от огромного количества ненужного, неактуального. Объем документов уменьшился в 3 раза! Теперь по понедельникам у меня день «бумажной работы». Я собираю документы, которые использовала или которые появились в течение недели, и за несколько минут решаю их судьбу – положить в папку на хранение, оставить пока в работе или выкинуть. Благодаря этой привычке они перестали нарастать огромным бумажным комом».

От себя бы добавила, что не стоит накапливать чеки из продуктовых магазинов или лишний раз распечатывать чек в банкомате с информацией о балансе карты. Это можно узнать и электронно.

Как хранить и сортировать?

Сколько хозяек – столько и систем хранения. В основном, в каждой семье хранится по 2-3 папки для документов. В одной – личные документы, в другой – квитанции и гарантийные талоны.

Для каждой категории можно сделать свой отдельный органайзер для удобства хранения и быстрого поиска нужного документа. И вот примеры моих коллег и знакомых, как они хранят документы в своих домах.

Папки на кольцах с файлами подходят для хранения большого количества бумаг, для каждого вида документов – своего цвета.

Елена: «В одной папке сложены инструкции к бытовой технике, чек, гарантийный талон, по каждому прибору в отдельном файле. В другой – квитанции за коммунальные услуги, кредитные договора с чеками, «письма счастья» из налоговой и их оплата, там же трудовые договора мои и мужа, справки по зарплате, договора на недвижимость. Остальные документы храню в папках в ящике письменного стола»

Кстати, Елена всегда держит дома файл с копиями почти всех документов в нескольких экземплярах, что очень удобно и экономит время на случай того, если срочно понадобилась ксерокопия.

Пластиковые конверты на кнопках – самое популярное место хранения бумаг. А если выделить для каждой категории документов свою папку и подписать, как у Айгуль, можно сократить уйму времени на поиски конкретной бумаги.

Личные документы каждого члена семьи удобнее хранить в пластиковых кармашках с застежкой ziplock. Так делает моя сестра Регина. Квитанции – в файлах. Для того, чтобы они не деформировались, храните их в органайзере/папке или у их основания проделайте отверстия с помощью дырокола и вложите их в папку на кольцах.

 

Пластиковая папка с прикрепленными внутри файлами. В них может быть от 10 до 100 файлов. В них удобно хранить квитанции по месяцам и годам. Такой способ использует моя коллега Наталья. А другие документы хранит просто в коробке из-под обуви.

В сумке для ноутбука хранит все свои документы другая моя коллега Алёна. В ней несколько «отсеков» и карманов. В одном отсеке лежат медицинские документы, в другом – оригиналы документов, разложенные по видам в файлы, в третьем – ксерокопии. Загранпаспорта, медицинские книжки, аттестаты в одном из кармашков. В кладовке есть еще бумажный пакет с инструкциями к бытовой технике.

Вот еще несколько идей, как хранить документы:

В коробках и пластиковых контейнерах, сделанных в виде картотеки, с разделителями, без труда находится нужный документ. 

  

Часто документы нужно возить с собой (водительские права, ПТС, страховка автограждской отвественности и т.п.). Возможные решения:

 

авто-органайзер для хранения документов

органайзер в сумку для женщин

Фотоальбомы и конверты – прекрасное место для хранения квитанций и чеков.

 

Различные подставки для бумаг будут отлично смотреться в вашем семейном архиве! Вариантов много. Выбирайте, что пришлось по душе!

 

Где хранить?

Для того, чтобы важные документы всегда были целы и невредимы, их нужно хранить в сухом и чистом месте, как делают  члены команды «Всё на местах». Алёна хранит в платяном шкафу, Елена – на полке и в ящике письменного стола.

 

Отмечу, что в спальне и в кабинете – самое удачное место для хранения документов, но выбирая подходящую полку или шкафчик, подумайте:

Во-первых, удобно ли вам будет доставать все ваши документы. Совет: предупредите своих членов семьи, где лежит папка с самыми важными документами, на случай непредвиденных ситуаций, чтобы они брали ее в первую очередь;

Во-вторых, проверьте, не находятся ли ваши документы в доступном для маленьких детей и домашних животных месте. Совет: храните всё, что для вас ценно на верхних полках или там, где их можно запереть на замок.

После многочисленных попыток сына добраться до наших важных бумаг, я убрала всё на верхнюю полку шкафа в спальне. В трех папках храню – личные документы каждого члена семьи, документы на недвижимость и транспорт, квитанции и ксерокопии. Гарантийные талоны, без инструкций к эсплуатации, держу в файле в ящике письменного стола.

Я предпочитаю хранить вертикальным способом, всё под рукой и на виду. Один минус – если папка не жесткая, то она и лежащие в ней бумаги могут деформироваться. Поэтому если выбираете такой метод хранения, то присмотритесь к подобным подставкам.

Одно но: Регина, владелица документов с предыдущего фото, хранит органайзер с документами в спальне, на полке книжного стола. Повторюсь, этот вариант не подходит тем, у кого есть маленькие дети. И лучше держать документы подальше от прямых солнечных лучей, т.к. это может привести к высвечиванию и раннему старению бумаги.

Одно из решений для того, чтобы хранить документы – это хранить бумаги в коробках. Однако, так может появиться соблазн свалить в них все документы без разбора. Для удобства разложите всё по файлам или зафиксируйте стопки скрепками, как делает это Наташа.

Непредвиденные ситуации

Самые важные документы лучше хранить в специальном огнеупорном ящике или в сейфе. Среди опрошенных мною хозяек сейф есть у двоих. У одной моей коллеги сейф не подходит для постоянного хранения документов (из-за размеров). Но когда они с семьей уезжают больше, чем на несколько дней, то она перекладывает папку с самыми важными документами в сейф. У другой хозяйки, напротив, сейф вместительный, но она не хранит там документы, которые используют чаще всего (личные документы, медицинские карты и т.д.). В нем хранятся бумаги на недвижимость и транспорт, аттестаты и дипломы.

Считается, что самое надежное место, в котором следует хранить важные документы, семейные архивы и ценности – это банковская ячейка или депозитарий, особенно если вы снимаете квартиру или живете в общежитии. Но думаю мало, кто так делает. Конечно, можно по старинке сделать ксерокопии и отдать их на хранение ближайшим родственникам. Но если вы предпочитаете идти в ногу со временем, то лучше выбирайте облачные хранилища данных, вроде Google Drive, Dropbox, iCloud, Evernote, ЯндексДиск, Облако @mail.ru. Естественно, речь идет о скан-копиях. Кроме того, этот способ идеален для хранения чеков, от банковских до магазинных, которые имеют тенденцию со временем выцветать.

Надеюсь, что предложенные варианты хранения документов окажутся вам полезными. Поделитесь в комментариях, как вы храните документы дома в наших группах ВКонтакте, на Фейсбук и в Инстаграм!

Выкинуть хлам из дома: Система хранения важных документов

Как говорится: Без бумажки — ты букашка. Поэтому у каждого дома хранится масса самых разнообразных документов — от квитанций за оплату услуг до свидетельств, подтверждающих права собственности. В этой статье я попыталась разобраться, как хранить важные бумаги без ущерба для своего пространства.

Как бы мы ни старались избавляться от ненужных документов вовремя, все равно постоянно приходят какие-то выписки, гарантийные талоны, чеки, извещения, и без определенного порядка количество бумаги зашкаливало бы. Следовательно, нужна система хранения документов, которая позволит:

• Хранить важные документы удобно
• Избавиться от гор ненужных бумаг
• Исключить их утерю.

Хранение важных документов по видам

Для того, чтобы понять, как и что нам лучше хранить и упорядочивать, рассмотрим несколько классификаций документов, с которыми мы можем работать. Одна из таких классификаций делит все документы тематически.

• Семья (паспорта, свидетельства, завещания)
• Недвижимость и транспорт (документы на квартиру, телефон, электричество, дом, дачу, машину)
• Образование (аттестаты, дипломы, сертификаты)
• Работа (контракты, пенсионные накопления, договора, трудовые книжки)
• Медицина (выписки, обследования, страховки)
• Гарантийные талоны и чеки
• Прочее (договора на оказание услуг, страховые случаи).

Каждую папку можно разделить по жильцам квартиры, если документов действительно много и так будет удобней.

Документы по долгосрочности хранения

Есть важные документы, которые нам нужно хранить всю жизнь, а есть бумаги, которые можно выбросить через пару месяцев за ненадобностью. В зависимости от этого, определенные папки приходится чаще перебирать, чтобы избавиться от лишнего.

• Документы, которые нужно хранить всегда (свидетельство о браке и другие семейные документы, свидетельство о рождении, дипломы, сертификаты, свидетельства и аттестаты, документы об обследованиях, выписки из больницы, завещания, нотариально заверенные бумаги, документы о пенсии).
• Документы, которые нужно хранить, пока вы владелец или пока они актуальны (документы на недвижимость, машину, особо важные и дорогие покупки; все документы, касающиеся работы должны храниться до момента выхода на пенсию)

Счета на покупку ценных вещей лучше хранить пока вы являетесь их владельцем. В случае кражи, несчастного случая или капризов природы эти документы послужат вам доказательством для получения компенсации. Рекомендуется также особо ценные предметы сфотографировать и хранить их снимок.

• Документы, которые нужно хранить более года (некоторые гарантийники, справки, чеки, медицинские документы, выписки)
• Документы, которые можно хранить до года (гарантийники, справки, чеки, некоторые договора).

 

Система хранения документов по частоте использования

Документы, которыми вы крайне редко пользуетесь можно сложить отдельно и убрать в другое место, чтобы они не попадались под руку.

• Бумаги, которые нужны от 2 до 5 раз в год (медицинские документы, страховка)
• Документы, которые нужны реже 1 раза в год (гарантийники, договора)
• Документы, которые всегда должны быть под рукой (паспорта, документы на машину).

Наводим порядок в документах: Сохранить vs. выбросить

Таким образом можно завести где-то 4 папки и в каждую положить по 2 другие для документов, которые будут храниться свыше года и для краткосрочного хранения. Папки для краткосрочного хранения можно перебирать пару раз в год и выбрасывать все лишнее.

Перестрахуйтесь

Конечно, самые важные документы, такие, как права на собственность, свидетельства о рождении и паспорта лучше хранить в специальном огнеупорном ящике. Если такого нет и завести его не представляется необходимым, можно просто хранить важные документы в сухом чистом месте недоступном для тех, кто может что-то с ними сделать.

Подсказка: Отсканируйте или сфотографируйте все важные бумаги и храните их копии в облаке на всякий случай.

Храните документы стильно

Если вы храните документы в открытом месте, можно приобрести для них стильные папки, мягкие или жесткие. Мы семья молодая, поэтому бумаг у нас пока не так много. Одно время мы хранили их в деревянных лотках, потом купили жесткие картонные в IKEA. Так нам проще добраться до необходимых бумаг и такая система хранения документов не вредит дизайну нашей квартиры.

Для хранения всех бумаг нам понадобилось 4 лотка. В каждом стоит еще 2-3 папки.

1. Текущие документы, которые должны быть под рукой (договора на ближайшее время, паспорта, извещения)
2. Документы на недвижимость и бумаги, связанные с образованием.
3. Медицинские документы, страховки.
4. Гарантийники и договора.

Все остальное успешно хранится в электронном виде.

Также, чтобы упорядочить хранение документов, можно приобрести в магазине канцелярских товаров пластиковую папку с прикрепленными внутри файлами. В них может быть от 10 до 100 файлов. Если документов много, папок может быть несколько.

Не накапливайте и очищайте

Раз в год следует пересматривать папки с документами и выбрасывать всё, что не актуально. Если вы беспокоитесь о том, что бумаги, которые вы хотите выбросить все-таки могут пригодиться, сложите их в одну папку и отправьте в подвал.

Надеюсь советы оказались полезными. Совсем скоро моя любимая тема: что делать с вещами, к которым есть эмоциональная привязанность.

А у вас есть особая система хранения важных семейных документов?

С наилучшими,

the A

Images: HOMEY oh my!

Тут еще много интересного:

Как хранить документы дома?

Очевидно, что любые ценные бумаги требуют крайне бережного и внимательного отношения. Ведь их случайная порча или утрата чреваты далеко не радужными последствиями. Изнурительная беготня по инстанциям с целью восстановления заветных свидетельств и удостоверений способна не только отнять у человека уйму времени, но также изрядно потрепать нервы. В данной статье мы расскажем, как хранить документы дома.

Выбор подходящего места

При поиске оптимального тайника для бумаг необходимо в первую очередь руководствоваться принципом безопасности. Важно позаботиться о том, чтобы документы не подвергались повреждениям и были скрыты от глаз посторонних людей, будь то наемные работники или воры. Если в доме есть маленькие дети, бумаги, помещенные в нижний ящик стола, могут оказаться разрисованными или разорванными юными непоседами. Поэтому в данном случае для тайника следует выбирать максимально недоступное место. Сейф, антресоль или верхняя полка книжного шкафа вполне подойдут.

Уместно сказать, что рабочий стол будет не самым безопасным местом для хранения документов. Случайно пролитый кофе или неожиданно налетевший сквозняк с высокой вероятностью приведут к порче ценных бумаг. Кроме того, расположенная на видном месте документация является отличной находкой для нагрянувшего домушника. Исключение составляют лишь ящики с ключом или с потайным дном. Впрочем, при желании извлечь их содержимое тоже не составит особого труда. Именно поэтому хозяину квартиры следует основательно поразмышлять над вопросом, где хранить документы дома.

Однако не стоит слишком изощряться при обустройстве подходящего «пристанища» для бумаг. Ведь выбранное место должно быть не только безопасным, но и доступным для хозяина. Согласитесь, что ситуации бывают разные и порой ценные документы могут понадобиться в самый неожиданный момент. В случае пожара, землетрясения или любого другого чрезвычайного происшествия на счету будет буквально каждая секунда. Поиск компромисса между безопасностью и доступностью является хоть и достаточно сложной, но вполне разрешимой задачей. Здесь на помощь особо предусмотрительным людям приходят современные функциональные предметы интерьера, оборудованные специальными тайниками. К их разряду можно отнести полки с выдвижными ящиками, книги-сейфы, розетки-муляжи и прочие хитрые приспособления (фото).

к содержанию ↑

Способы хранения документов

Стоит ли говорить, что бумаги необходимо содержать в порядке. В противном случае поиск того или иного документа будет отнимать у человека уйму драгоценного времени. Многие из нас ежемесячно перебирают кипы однотипных листов, силясь обнаружить свежую квитанцию среди уже давно оплаченных счетов. Справиться с этой проблемой помогает детальный подход к распределению бумаг. В качестве примера приведем наиболее удачные идеи и способы хранения документов.

В папках

Оптимальным решением станет приобретение изделия на кольцах, в которое помещается внушительное количество файлов с бумагами (фото). Большая часть подобных папок имеет формат А 4, что как нельзя лучше подходит для хранения справок, свидетельств, договоров, документов на недвижимость и т. д. При желании стоит обзавестись несколькими тонкими канцелярскими приспособлениями, предназначенными для каждой сферы деятельности. Приклеив на папки пометки с надписями «работа», «семья», «жилье», «банк», можно значительно облегчить себе задачу поиска требуемой бумаги. Нелишним будет также вложить в первый файл полный перечень документов с указанием страниц их нахождения. Квитанции и чеки перед помещением в папку рекомендуется наклеивать на листы формата А 4. Фиксировать при этом следует лишь левый верхний уголок во избежание порчи документов.

Достойной альтернативой объемной папке выступает специальный портфель с множеством отделений, который можно приобрести в любом канцелярском магазине. Подобные приспособления представлены в самых разнообразных исполнениях, начиная со строгих классических и заканчивая изящными женственными. Подобрать вариант по душе не составит особого труда. Единственный минус папки-портфеля кроется в невозможности перелистывания страниц и свободного просмотра документов. Поэтому для обеспечения собственного удобства хозяину «хранилища ценных бумаг» придется позаботиться о соответствующих надписях и пометках. Наглядный пример размещения документов внутри папки-портфеля представлен в видеоматериале:

В фотоальбомах

Как бы это ни было удивительно, но подобные аксессуары с магнитными листами способны выполнять и другие функции помимо хранения памятных снимков. К примеру, в них можно помещать квитанции по оплате, для закрепления которых не придется прибегать к помощи клея. Кроме того, на каждом листе есть место для надписей и пометок, что также очень удобно.

В конвертах

Бумажные «кармашки» оптимально подходят для хранения старых квитанций, чеков и прочих бумаг, которые пора отправить в архив. Такие документы пригождаются крайне редко, но выбрасывать их многие все же не рискуют. Нанеся соответствующую пометку на конверт, можно смело поместить его в дальний угол ящика или полки.

В коробках

В них можно хранить практически все, и документы отнюдь не являются исключением. Однако беспорядочное складирование бумаг внутрь картонной емкости приведет к проблемам, связанным с их последующим поиском. Поэтому прежде чем помещать документы в коробку, нелишним будет распределить их по отдельным папкам или мультифорам в зависимости от назначения. Что же касается паспортов, дипломов и прочих нестандартных бумаг в твердых обложках, для них лучше завести отдельный плотный конверт. К слову сказать, на сегодняшний день существуют очень удобные аксессуары, выполненные в виде картотеки с разделителями (фото). Некоторые из них могут закрываться на ключ и использоваться в качестве сейфа.

к содержанию ↑

Полезные советы и рекомендации

• Во избежание порчи или выцветания документов необходимо хранить их подальше от воды и солнечных лучей.
• Нелишним будет завести папку с ксерокопиями всех важных бумаг, после чего передать ее живущим отдельно родственникам или поместить в банковскую ячейку. Более современным решением станет перенесение сведений на специально приобретенную флеш-карту. Это поможет человеку быстро восстановить оригиналы, утраченные в результате чрезвычайного происшествия (пожара, наводнения, кражи и т. д.).
• Не стоит держать дома амбулаторную карту, ведь это является нарушением законодательства РФ. Являясь юридическим документом, она должна храниться в регистратуре, а не на руках у пациента.
• Поскольку бумажные чеки имеют склонность к выцветанию, при совершении крупных покупок рекомендуется делать их ксерокопии.
• Начинать сортировку бумаг стоит прямо с почтового ящика. Не нужно складировать дома бесполезные рекламные листовки, газеты бесплатных объявлений и визитные карточки – лучше сразу отправлять их в ведро. В случае отсутствия свободного времени полезные бумаги следует положить поверх коробки или папки с документами, пообещав себе выделить пару минут в течение дня на их сортировку. Получив по почте приглашение на какое-либо мероприятие или извещение о посылке, рекомендуется сделать соответствующую заметку-напоминание в ежедневнике.
• Для упорядочивания документов необходимо хотя бы раз в год проводить их ревизию. При этом оценивать каждую бумагу следует только один раз, либо оставляя ее на хранение, либо сразу выбрасывая.

Таким образом, ответ на вопрос, как хранить документы дома, зависит от вкусов и предпочтений человека. Если одни люди ограничиваются обычными картонными коробками, то другие приобретают дорогостоящие сейфы или даже оборудуют в квартире хитрые тайники. Так или иначе, важные бумаги должны находиться в доступном и удобном для хозяина месте. Не стоит также забывать и о поддержании порядка в документах. Рациональное распределение бумаг в зависимости от их назначения и регулярное проведение ревизий позволят избежать проблем, связанных с затяжным поиском необходимых сведений.

Где хранить документы на квартиру — Rodden.ru

Как организовать хранение домашних документов

Здравствуйте, мои дорогие читатели и гости блога! Сегодня мне хотелось бы рассказать вам, как навести порядок в домашних документах и организовать удобное их хранение. Бывает так, что срочно понадобиться справка, придешь домой и не знаешь куда сунуться, чтобы найти свидетельство или другой документ в горе бумаг. И чтобы таких случаев с вами никогда не случалось, давайте разберем пошаговый план, который в конечном итоге обеспечит вам порядок в домашнем архиве.

Все домашние документы всегда должны быть в порядке даже не из-за того, чтобы вы могли в любой момент найти нужную вам бумагу, в первую очередь это безопасность. Ценные бумаги должны храниться вдали от посторонних глаз, а их порча или утеря обещают вам беготню по государственным учреждениям и инстанциям. Восстановление может занимать длительное и неопределённое время, а вот нервов вы потратите больше чем денег на штрафы.

Еще бывают очень опасные случаи, например, пожары, наводнения и другие ЧП, когда срочно необходимо покинуть дом. В таких ситуациях обычно люди в первую очередь из всего имущества хватают документы и деньги. Ну а если они будут валиться неизвестно где, то и можно вообще оставаться без них. Поэтому давайте раздеремся в этом вопросе подробнее.

Хранение документов в доме

В первую очередь вам необходимо оценить ситуацию – в какой степени запущенности у вас домашний офис. Бывают хозяйки, которые складируют буквально каждую бумажку, чеки на продукты и справки. Но у каждого документа есть свой срок давности – от 2 – х недели и до бесконечности.

Когда я попыталась разобраться в данном вопросе, то столкнулась с противоречивой информацией, касающейся выписок, справок, деклараций. Поэтому не потрудитесь и уточняйте срок хранения документов у тех, кто непосредственно их выдает.

Но конечно, документы на квартиру, удостоверения, ИНН, паспорта должны быть в сохранности постоянно. Кстати, иногда на справках и бумагах пишется срок, в течение которого они будут иметь правовую или юридическую силу.

Что касается чеков на приобретаемую бытовую технику, тут все проще. Они будут действовать только в период гарантийного обслуживания. Но специалисты в этой области все же рекомендую беречь их все время, до тех пор, пока вы не выкинете ее. Это касается в первую очередь крупной техники, например, дорогих телевизоров, холодильников, станков и так далее.

Квитанции об оплате я лично по совету юриста храню 3 года, хотя мне кажется и этого многовато. Но куда деваться, в жизни всякое бывает. В общем, что хочу сказать. Позаботьтесь о целостности и безопасности ваших документов и подойдите к этому с умом.

Как навести порядок в документах?

Шаг 1. Соберите все бумаги в кучку. Оцените сложность всей ситуации. Лично у меня все домашние документы занимают среднего размера коробку. Ничего лишнего нет.

Шаг 2. Рассортирует бумаги по категориям. Я предлагаю таким образом:

• документы на квартиру
• медицинские док-ты
• налоговые
• кредитные
• квитанции об оплате
• чеки и гарантийные талоны и так далее

Можно распределить их относительно принадлежности к членам семьи (документы мамы, папы, детей и так далее). Общие также сориентировать, как в предыдущем примере.

Главное, чтобы вам было удобно и в любой момент могли найти ту бумагу, которая понадобиться. Сортировку следует совместить с размусориванием и выкидывание того, что уже не нужно. Что-что, а вот рекламные листовки, брошюры стоит немедленно отправить в мусорное ведро.

Если у вас на этот счет есть сомнения, отложите в сторонку бумаги. При первой возможности узнайте их срок хранения. Что касается визиток, то они могут быть помещены в специальный органайзер или небольшую коробочку.

Шаг 3. Выбор способа хранения. Как правило, чаще всего для хранения документов в доме используют папки с файлами. Они могут вставляться отдельно или уже быть едиными с обложкой. Такой способ организации бумаг очень удобен. Вы можете купить несколько подобных папок и каждую из них присудить одной из категорий (налоговые, медицинские документы и так далее).

Не хуже справиться с данной задачей способны папки-портфели. В них удобно не только хранить документы, но и брать с собой.

Как правило, на таких органайзерах есть небольшое место, где существует возможность сделать подпись. Тогда вы точно не перепутаете ее с другими категориями. А еще лучше каждому типу бумаг присвоить свой цвет. Например, документы на дом находиться в красной папке, медицинские справки, карты и так далее в зеленой, налоговые бумаги – в голубой.

Еще один способ организовать хранение документов в доме – картотеки с перегородками. Бумаги в этом случае в основном могут находиться в файлах или тонких папках – скоросшивателях. При этом сортировщиком выступают специальные пластины с выступами, где можно подписывать типы документов. Такие приспособления стоят недешево. Но их можно и сделать своими руками. Например, в качестве разделителей взять плотный цветной картон и вырезать выступ. Таким образом, вы не только организуете хранение своих домашних бумаг, но и сэкономите деньги.

Ну и последний вариант, который мне хочется вам предложить – это коробки. В принципе можно те же папки и файлы складывать в них, то есть совместить несколько способов хранения. Но я сейчас говорю немного о другом. К примеру, письма, квитанции об оплате имеют не совсем стандартный формат, когда не особо они вписываются в размер папки, особенно при их большом количестве. Тогда на помощь придут простые небольшие коробочки. В них очень удобно складывать небольшие документы.

Шаг 4. Пришло время подумать о месте для ваших ценных бумаг. В первую очередь оно должно быть недоступным для чужих людей и гостей. То есть скрытое от посторонних глаз. Это может быть антресоль, верхняя полка над рабочим столом, сейф или выдвижной ящик, желательно закрывающийся на ключ. Для тех, у кого есть дети, стоит также задуматься, не смогут ли малыши добраться до ценных бумаг. Ведь они – любопытный народ, и везде могут применить свои ручонки.

Не стоит также выбирать солнечные места, хоть и недоступные детям. От влаги и солнца бумаги могут выцвести и испортится.

И еще один нюанс, о котором я забыла упомянуть. Заведите папку, где будут храниться все ксерокопии самых важных документов, например, паспорта, страхового полиса, пенсионного удостоверения, документов на квартиру и так далее. Если вам срочно понадобятся копии, а под рукой не окажется ксерокса, времени будет в обрез, то вас спасет эта хитрость.

Ну и последнее, не тяните с той кучкой бумаг, которая вызвала у вас сомнения относительно срока хранения. Как только вы разберетесь с эти делом, тут же разложите их по местам. Ведь теперь у вас хранение документов дома организованно на высшем уровне!

А как вы скрадываете бумаги? Делитесь своими секретами! Оставляйте комментарии! До новых встреч!

Таким вопросом задается каждый, когда видит их огромную стопку на столе или в шкафу. Даже не знаешь, как подойти к такой горке и с какого листика начать, чтобы его разгребать. Думаю, если бы мы с самого начала позаботились о своих документах, проблем бы ни каких сейчас не возникало. А так, созданная стопка бумаг, действует нам на нервы и раздражает каждый раз, когда хотим что-либо найти в ней. Разобрать всё же придется и сразу же следует позаботиться о том, где и как теперь хранить документы.

Для начала следует представить, какие правила должно выполнять место хранение: оно должно быть безопасным, то есть не быть на виду, легко доступным, при любой ситуации и удобным. Разберем каждый пункт по порядку.

Безопасное место хранение документов

Этот пункт можно рассматривать с двух сторон: во-первых, безопасность от повреждения. В домашних условиях любые документы не хранятся так бережно, как на пример в офисе на работе. В квартире совсем другая обстановка, поэтому мы или люди, которые Вас окружают, могут немного небрежно относиться к вещам, будь-то документы или газета на неделю. Они делают это не специально, их вины, впрочем, как и Вашей, в этом нет.

К примеру, если оставить важный документ небрежно на столе, дети могут порисовать его, любимый человек поставить сверху кружку с чаем. Всё это делается не специально. И вот чтобы подобных, неприятных, ситуаций не случалось, Вам следует хранить документы подальше от «случайностей». Для этого вполне подойдет шкаф, сервант, книжная полка, даже шифоньер с антресолями, главное, чтобы документы нужно было доставать, а не брать с открытого места. Место хранение должно быть «мало посещаемым» семьей. Бумаги лучше хранить в папке, барсетке или портфеле, чтобы они случайным образом не помялись или растерялись.

Второй стороной безопасности, является безопасность от кражи. Можно купить небольшого размера сейф домой или заказать монтаж систем контроля доступа, чтобы документы всегда были в надежном месте, но если у Вас нет желания тратить на это деньги можете просто получше спрятать документы. Некоторые считают, что документы можно разделить на несколько частей и хранить их в разных местах, мол, если вор найдет одну часть, он подумает, что это все документы и дальше «рыть» не станет. У такого хранения, есть свои минусы и плюсы, кому как удобнее. Другие же, дают совет – важные и ценные документы хранить в банковских ячейках, а остальные можно даже не прятать, так как ворам они не понадобятся. Третьи, советуют делать двойное дно в полках, шкафах и прочей мебели. В общем, методов хранения – много, каждый выберет наиболее удобный.

Удобный доступ к документам

Кроме важного пункта «безопасность», существует ещё один немаловажный момент – «удобный доступ». Как не странно, но он может в некоторых случаях быть, куда важнее. Речь идет, например, о пожаре, взрыве в доме, или о любом другом событии, который заставит нас быстро выйти из дома, а, как известно, первое из вещей, что мы должны взять с собой – это документы. И тут наступает самое интересное: долго Вы будете бегать по квартире собирать части документов? Или взламывать двойное дно? Или искать ключи от сейфа, которые также спрятаны? Правда, сложные варианты?! А ведь в такие моменты, каждая секунда на счету!

Решать естественно только Вам, но мое мнение следующее – дом или квартира это уже давно не крепость, а значит и не место для хранения ценных и важных бумаг. Существует различные банковские хранилища, которые действительно позаботятся о Ваших документах или ценных бумагах. Что же касается обычных документов, типа паспорта или военного билета, то Вам достаточно иметь ксерокс, на случай кражи.

Поверьте, если Вас захотят обокрасть, никакие хитрости не пройдут, а значит, нет смысла выдумывать и создавать себе ещё дополнительные проблемы!

Как хранить важные документы и семейные архивы

Эксперты утверждают, что при правильном хранении документы смогут не только выручить вас в случае судебного разбирательства, но и буквально спасти вашу жизнь. О том, где, сколько и для каких целей хранить важную документацию и семейные архивы.

Как хранить документы: общие советы

Ежедневно мы сталкиваемся с большим количеством документов: чеками, медицинскими справками и картами, выписками, доверенностями и прочей бюрократической макулатурой, которую и выкинуть нельзя, и разобрать некогда. Как правильно хранить документы? Существует один простой совет: будьте последовательными. Не пытайтесь сразу упорядочить все бумаги. Разделите этот процесс на несколько этапов и разбирайте документы по мере их появления.

Цифры из разных платежек рекомендуется сразу записывать в журнал учета для ведения семейной бухгалтерии (до 10 минут в день). Следуйте этому совету и в конце месяца вам не нужно будет складывать длинные столбики цифр, копаясь в куче чеков. Это поможет избежать накопления ненужного мусора.

Купите в магазине канцтоваров папки и скоросшиватели. В них удобно раскладывать документацию, разбитую на разные категории. Не сваливайте все в одну папку. Забудьте про коробки, так как, глядя на коробку, у вас останется соблазн свалить в них все документы без разбора.

Старайтесь держать все бумаги в одном месте, чтобы они не потерялись и были всегда под рукой. К примеру, можно завести отдельный ящик, который закрывается на ключ. Хорошо, если поблизости будут лежать карандаш, ручка, ластик, скотч, дырокол, конверты, скрепки, степлер и калькулятор.

Как хранить жилищную документацию

Все документы, относящиеся к жилищным вопросам, положите в непромокаемую пластиковую папку. С особым вниманием отнеситесь к актам купли-продажи, подтверждающим право собственности на квартиру или дом. К ним также относится договор аренды, в том случае если вы снимаете помещение. В эту же папку можно положить справки о приватизации жилья и домовую книгу.

Как хранить чеки и квитанции

Общее правило: чеки и квитанции всех более или менее крупных покупок нужно хранить в течение 12 месяцев. Если гарантия на некоторые вещи больше одного год, сохраняйте подтверждения оплаты соответственно сроку, определенному в гарантийном талоне. Чеки об оплате услуг адвоката, врача, педагога и пр. необходимо сохранять на протяжении трех лет. В случае судебных разбирательств и необходимости предоставления оригинала сделайте ксерокопии чеков и оставьте их у себя.

Как хранить коммунальные документы

В обязательном порядке сохраняйте договоры подключения всех коммунальных служб: электричество, газ, вода, телефон, домофон, Интернет, кабельное ТВ и др. Все коммунальные платежи (квитанции и корешки) нужно хранить в течение 5 лет. По истечении этого срока от них можно избавиться.

Как хранить медицинские документы

Держите медицинские карты всех членов семьи в доступном месте. Если вы отдаете предпочтение частным клиникам, храните корешки их квитанций не менее двух лет. Они могут понадобиться во время различных разбирательств и страховых выплат. Карту с указанием группы крови, наличия аллергии к антибиотикам и хронических заболеваний диабет нужно всегда иметь при себе. Пусть она лежит в бумажнике или правах. Карточка с вышеперечисленной информацией может спасти вам жизнь, если в результате несчастного случая вы попадете в больницу.

Как хранить паспорт, права и свидетельство о рождении

Сделайте ксерокопии загранпаспорта, внутреннего паспорта, техпаспорта на автомобиль, водительских прав и свидетельств о рождении. Они вам пригодятся в случае кражи или утери оригиналов. По закону оригинал техпаспорта нужно иметь при себе во время вождения автомобиля и предъявлять по требованию дорожного инспектора. Совет: не оставляйте права и технический паспорт в машине в свое отсутствие. В случае угона или уничтожения автомобиля, это отодвинет сроки выплаты страховки.

Где хранить семейные архивы и прочие ценности

Большинство людей хранят важные документы, ценности и семейные архивы дома. Кто-то для этих целей держит сейф, но многие просто складывают бумаги в одно место, забывая о том, что ни железная дверь, ни сигнализация не смогут гарантировать сохранность ценных бумаг в случае кражи, пожара, затопления и пр. На восстановление бумаг может уйти уйма времени, а некоторые семейные архивы реставрации вообще не подлежат.

Самое надежное место, в котором следует хранить важные документы, семейные архивы и ценности, – это банковская ячейка или депозитарий. Эту услугу, которую предоставляют многие банки. Если вас устраивают условия аренды ячейки, а сам банк находится неподалеку, не раздумывайте. Банковская ячейка – удобный и, главное, безопасный способ позаботиться о документах, особенно если вы снимаете квартиру или живете в общежитии.

Где хранить документы на квартиру

С помощью интернета мы можем решать множество проблем: записаться на прием к врачу, оплатить штраф, отправить документы в госучреждение. Но вместе с тем, бумажные документы – это важная и необходимая часть жизни. Начиная с рождения, каждый человек обрастает «бумажками», подтверждающими его личность и права. Поэтому вопрос – как хранить документы дома, всегда будет актуален.

Какие документы бывают у каждого из нас?

Семья: паспорта, свидетельства, завещания.

Недвижимость и транспорт: документы на квартиру, телефон, электричество, дом, дачу, машину.

Образование: аттестаты, дипломы, сертификаты.

Работа: контракты, пенсионные накопления, договора, трудовые книжки.

Медицина: полисы, выписки, обследования, страховки.

Бытовые приборы, техника, мебель: гарантийные талоны, чеки, инструкции.

Квитанции на коммунальные платежи

Прочее: договора на оказание услуг, страховые случаи.

Как долго хранить документы?

Есть важные документы, которые нам нужно хранить всю жизнь, а есть бумаги, которые можно выбросить через пару месяцев за ненадобностью.

Документы, которые нужно хранить всегда – свидетельство о браке и другие семейные документы, свидетельство о рождении, дипломы, сертификаты, свидетельства и аттестаты, документы об обследованиях, выписки из больницы, завещания, нотариально заверенные бумаги, документы о пенсии.

Документы на недвижимость, машину, особо важные и дорогие покупки; все документы, касающиеся работы до момента выхода на пенсию – это те документы, которые нужно хранить, пока вы владелец или пока они актуальны.

Чеки и квитанции всех более или менее крупных покупок нужно хранить в течение 12 месяцев. Если гарантия на некоторые вещи больше одного года, сохраняйте подтверждения оплаты соответственно сроку, определенному в гарантийном талоне.

Чеки об оплате услуг адвоката, врача, педагога и пр. необходимо сохранять на протяжении трех лет. В случае судебных разбирательств и необходимости предоставления оригинала сделайте ксерокопии чеков и оставьте их у себя. Чеки, подтверждающие оплату лечения, могут пригодиться для оформления возврата НДФЛ.

В обязательном порядке сохраняйте договора подключения всех коммунальных служб: электричество, газ, вода, телефон, домофон, Интернет, кабельное ТВ и др. Все коммунальные платежи (квитанции и корешки) нужно хранить в течение минимум 3 лет, максимум – 5. По истечении этого срока от них можно избавиться.

Держите медицинские карты всех членов семьи в доступном месте. Если вы отдаете предпочтение частным клиникам, храните корешки их квитанций не менее двух лет. Они могут понадобиться во время различных разбирательств и страховых выплат. Карту с указанием группы крови, наличия аллергии к антибиотикам и хронических заболеваний диабет нужно всегда иметь при себе. Пусть она лежит в бумажнике или правах. Карточка с вышеперечисленной информацией может спасти вам жизнь, если в результате несчастного случая вы попадете в больницу.

Избавляйтесь от ненужного сразу

По мнению Мари Кондо существует ряд документов, от которых следуют сразу избавиться по мере того, как они исполнили свою функцию:

учебный материал, который ни разу не пригодился после посещения семинара или тренинга;

инструкции по эксплуатации, если вы уже давно и хорошо разобрались как работает та или иная техника;

выписки по кредитным картам, чековые книжки, расчетные листы.

Мари Кондо рекомендует выбрасывать все, что не подпадает под три категории: используемые в настоящие время, необходимые в течение ограниченного периода времени и те, которые необходимо хранить неограниченно долго.

Термин «документы», между прочим, не включает бумажные документы, обладающие сентиментальной ценностью, например старые любовные письма или дневники.

Чтобы не было ненужных документов, система Флай Леди предлагает продумать, с какой периодичность разбирать и сортировать документы: 1 раз в день, в неделю или в месяц.

О внедрении подобного принципа в свою жизнь делится моя коллега Алёна:

«Во время обучения системе Флай Леди, я избавилась от огромного количества ненужного, неактуального. Объем документов уменьшился в 3 раза! Теперь по понедельникам у меня день «бумажной работы». Я собираю документы, которые использовала или которые появились в течение недели, и за несколько минут решаю их судьбу – положить в папку на хранение, оставить пока в работе или выкинуть. Благодаря этой привычке они перестали нарастать огромным бумажным комом».

От себя бы добавила, что не стоит накапливать чеки из продуктовых магазинов или лишний раз распечатывать чек в банкомате с информацией о балансе карты. Это можно узнать и электронно.

Как хранить и сортировать?

Сколько хозяек – столько и систем хранения. В основном, в каждой семье хранится по 2-3 папки для документов. В одной – личные документы, в другой – квитанции и гарантийные талоны.

Для каждой категории можно сделать свой отдельный органайзер для удобства хранения и быстрого поиска нужного документа. И вот примеры моих коллег и знакомых, как они хранят документы в своих домах.

Папки на кольцах с файлами подходят для хранения большого количества бумаг, для каждого вида документов – своего цвета.

Елена: «В одной папке сложены инструкции к бытовой технике, чек, гарантийный талон, по каждому прибору в отдельном файле. В другой – квитанции за коммунальные услуги, кредитные договора с чеками, «письма счастья» из налоговой и их оплата, там же трудовые договора мои и мужа, справки по зарплате, договора на недвижимость. Остальные документы храню в папках в ящике письменного стола»

Кстати, Елена всегда держит дома файл с копиями почти всех документов в нескольких экземплярах, что очень удобно и экономит время на случай того, если срочно понадобилась ксерокопия.

Пластиковые конверты на кнопках – самое популярное место хранения бумаг. А если выделить для каждой категории документов свою папку и подписать, как у Айгуль, можно сократить уйму времени на поиски конкретной бумаги.

Личные документы каждого члена семьи удобнее хранить в пластиковых кармашках с застежкой ziplock. Так делает моя сестра Регина. Квитанции – в файлах. Для того, чтобы они не деформировались, храните их в органайзере/папке или у их основания проделайте отверстия с помощью дырокола и вложите их в папку на кольцах.

Пластиковая папка с прикрепленными внутри файлами. В них может быть от 10 до 100 файлов. В них удобно хранить квитанции по месяцам и годам. Такой способ использует моя коллега Наталья. А другие документы хранит просто в коробке из-под обуви.

В сумке для ноутбука хранит все свои документы другая моя коллега Алёна. В ней несколько «отсеков» и карманов. В одном отсеке лежат медицинские документы, в другом – оригиналы документов, разложенные по видам в файлы, в третьем – ксерокопии. Загранпаспорта, медицинские книжки, аттестаты в одном из кармашков. В кладовке есть еще бумажный пакет с инструкциями к бытовой технике.

Вот еще несколько идей, как хранить документы:

В коробках и пластиковых контейнерах, сделанных в виде картотеки, с разделителями, без труда находится нужный документ.

Часто документы нужно возить с собой (водительские права, ПТС, страховка автограждской отвественности и т.п.). Возможные решения:

Фотоальбомы и конверты – прекрасное место для хранения квитанций и чеков.

Различные подставки для бумаг будут отлично смотреться в вашем семейном архиве! Вариантов много. Выбирайте, что пришлось по душе!

Где хранить?

Для того, чтобы важные документы всегда были целы и невредимы, их нужно хранить в сухом и чистом месте, как делают члены команды «Всё на местах». Алёна хранит в платяном шкафу, Елена – на полке и в ящике письменного стола.

Отмечу, что в спальне и в кабинете – самое удачное место для хранения документов, но выбирая подходящую полку или шкафчик, подумайте:

Во-первых, удобно ли вам будет доставать все ваши документы. Совет: предупредите своих членов семьи, где лежит папка с самыми важными документами, на случай непредвиденных ситуаций, чтобы они брали ее в первую очередь;

Во-вторых, проверьте, не находятся ли ваши документы в доступном для маленьких детей и домашних животных месте. Совет: храните всё, что для вас ценно на верхних полках или там, где их можно запереть на замок.

После многочисленных попыток сына добраться до наших важных бумаг, я убрала всё на верхнюю полку шкафа в спальне. В трех папках храню – личные документы каждого члена семьи, документы на недвижимость и транспорт, квитанции и ксерокопии. Гарантийные талоны, без инструкций к эсплуатации, держу в файле в ящике письменного стола.

Я предпочитаю хранить вертикальным способом, всё под рукой и на виду. Один минус – если папка не жесткая, то она и лежащие в ней бумаги могут деформироваться. Поэтому если выбираете такой метод хранения, то присмотритесь к подобным подставкам.

Одно но: Регина, владелица документов с предыдущего фото, хранит органайзер с документами в спальне, на полке книжного стола. Повторюсь, этот вариант не подходит тем, у кого есть маленькие дети. И лучше держать документы подальше от прямых солнечных лучей, т.к. это может привести к высвечиванию и раннему старению бумаги.

Одно из решений для того, чтобы хранить документы – это хранить бумаги в коробках. Однако, так может появиться соблазн свалить в них все документы без разбора. Для удобства разложите всё по файлам или зафиксируйте стопки скрепками, как делает это Наташа.

Непредвиденные ситуации

Самые важные документы лучше хранить в специальном огнеупорном ящике или в сейфе. Среди опрошенных мною хозяек сейф есть у двоих. У одной моей коллеги сейф не подходит для постоянного хранения документов (из-за размеров). Но когда они с семьей уезжают больше, чем на несколько дней, то она перекладывает папку с самыми важными документами в сейф. У другой хозяйки, напротив, сейф вместительный, но она не хранит там документы, которые используют чаще всего (личные документы, медицинские карты и т.д.). В нем хранятся бумаги на недвижимость и транспорт, аттестаты и дипломы.

Считается, что самое надежное место, в котором следует хранить важные документы, семейные архивы и ценности – это банковская ячейка или депозитарий, особенно если вы снимаете квартиру или живете в общежитии. Но думаю мало, кто так делает. Конечно, можно по старинке сделать ксерокопии и отдать их на хранение ближайшим родственникам. Но если вы предпочитаете идти в ногу со временем, то лучше выбирайте облачные хранилища данных, вроде Google Drive, Dropbox, iCloud, Evernote, ЯндексДиск, Облако @mail.ru. Естественно, речь идет о скан-копиях. Кроме того, этот способ идеален для хранения чеков, от банковских до магазинных, которые имеют тенденцию со временем выцветать.

Надеюсь, что предложенные варианты хранения документов окажутся вам полезными. Поделитесь в комментариях, как вы храните документы дома в наших группах ВКонтакте , на Фейсбук и в Инстаграм!

Как хранить документы дома?

Очевидно, что любые ценные бумаги требуют крайне бережного и внимательного отношения. Ведь их случайная порча или утрата чреваты далеко не радужными последствиями. Изнурительная беготня по инстанциям с целью восстановления заветных свидетельств и удостоверений способна не только отнять у человека уйму времени, но также изрядно потрепать нервы. В данной статье мы расскажем, как хранить документы дома.

Выбор подходящего места

При поиске оптимального тайника для бумаг необходимо в первую очередь руководствоваться принципом безопасности. Важно позаботиться о том, чтобы документы не подвергались повреждениям и были скрыты от глаз посторонних людей, будь то наемные работники или воры. Если в доме есть маленькие дети, бумаги, помещенные в нижний ящик стола, могут оказаться разрисованными или разорванными юными непоседами. Поэтому в данном случае для тайника следует выбирать максимально недоступное место. Сейф, антресоль или верхняя полка книжного шкафа вполне подойдут.

Уместно сказать, что рабочий стол будет не самым безопасным местом для хранения документов. Случайно пролитый кофе или неожиданно налетевший сквозняк с высокой вероятностью приведут к порче ценных бумаг. Кроме того, расположенная на видном месте документация является отличной находкой для нагрянувшего домушника. Исключение составляют лишь ящики с ключом или с потайным дном. Впрочем, при желании извлечь их содержимое тоже не составит особого труда. Именно поэтому хозяину квартиры следует основательно поразмышлять над вопросом, где хранить документы дома.

Однако не стоит слишком изощряться при обустройстве подходящего «пристанища» для бумаг. Ведь выбранное место должно быть не только безопасным, но и доступным для хозяина. Согласитесь, что ситуации бывают разные и порой ценные документы могут понадобиться в самый неожиданный момент. В случае пожара, землетрясения или любого другого чрезвычайного происшествия на счету будет буквально каждая секунда. Поиск компромисса между безопасностью и доступностью является хоть и достаточно сложной, но вполне разрешимой задачей. Здесь на помощь особо предусмотрительным людям приходят современные функциональные предметы интерьера, оборудованные специальными тайниками. К их разряду можно отнести полки с выдвижными ящиками, книги-сейфы, розетки-муляжи и прочие хитрые приспособления (фото).

Способы хранения документов

Стоит ли говорить, что бумаги необходимо содержать в порядке. В противном случае поиск того или иного документа будет отнимать у человека уйму драгоценного времени. Многие из нас ежемесячно перебирают кипы однотипных листов, силясь обнаружить свежую квитанцию среди уже давно оплаченных счетов. Справиться с этой проблемой помогает детальный подход к распределению бумаг. В качестве примера приведем наиболее удачные идеи и способы хранения документов.

Оптимальным решением станет приобретение изделия на кольцах, в которое помещается внушительное количество файлов с бумагами (фото). Большая часть подобных папок имеет формат А 4, что как нельзя лучше подходит для хранения справок, свидетельств, договоров, документов на недвижимость и т. д. При желании стоит обзавестись несколькими тонкими канцелярскими приспособлениями, предназначенными для каждой сферы деятельности. Приклеив на папки пометки с надписями «работа», «семья», «жилье», «банк», можно значительно облегчить себе задачу поиска требуемой бумаги. Нелишним будет также вложить в первый файл полный перечень документов с указанием страниц их нахождения. Квитанции и чеки перед помещением в папку рекомендуется наклеивать на листы формата А 4. Фиксировать при этом следует лишь левый верхний уголок во избежание порчи документов.

Достойной альтернативой объемной папке выступает специальный портфель с множеством отделений, который можно приобрести в любом канцелярском магазине. Подобные приспособления представлены в самых разнообразных исполнениях, начиная со строгих классических и заканчивая изящными женственными. Подобрать вариант по душе не составит особого труда. Единственный минус папки-портфеля кроется в невозможности перелистывания страниц и свободного просмотра документов. Поэтому для обеспечения собственного удобства хозяину «хранилища ценных бумаг» придется позаботиться о соответствующих надписях и пометках. Наглядный пример размещения документов внутри папки-портфеля представлен в видеоматериале:

Как бы это ни было удивительно, но подобные аксессуары с магнитными листами способны выполнять и другие функции помимо хранения памятных снимков. К примеру, в них можно помещать квитанции по оплате, для закрепления которых не придется прибегать к помощи клея. Кроме того, на каждом листе есть место для надписей и пометок, что также очень удобно.

Бумажные «кармашки» оптимально подходят для хранения старых квитанций, чеков и прочих бумаг, которые пора отправить в архив. Такие документы пригождаются крайне редко, но выбрасывать их многие все же не рискуют. Нанеся соответствующую пометку на конверт, можно смело поместить его в дальний угол ящика или полки.

В них можно хранить практически все, и документы отнюдь не являются исключением. Однако беспорядочное складирование бумаг внутрь картонной емкости приведет к проблемам, связанным с их последующим поиском. Поэтому прежде чем помещать документы в коробку, нелишним будет распределить их по отдельным папкам или мультифорам в зависимости от назначения. Что же касается паспортов, дипломов и прочих нестандартных бумаг в твердых обложках, для них лучше завести отдельный плотный конверт. К слову сказать, на сегодняшний день существуют очень удобные аксессуары, выполненные в виде картотеки с разделителями (фото). Некоторые из них могут закрываться на ключ и использоваться в качестве сейфа.

Полезные советы и рекомендации

• Во избежание порчи или выцветания документов необходимо хранить их подальше от воды и солнечных лучей.
• Нелишним будет завести папку с ксерокопиями всех важных бумаг, после чего передать ее живущим отдельно родственникам или поместить в банковскую ячейку. Более современным решением станет перенесение сведений на специально приобретенную флеш-карту. Это поможет человеку быстро восстановить оригиналы, утраченные в результате чрезвычайного происшествия (пожара, наводнения, кражи и т. д.).
• Не стоит держать дома амбулаторную карту, ведь это является нарушением законодательства РФ. Являясь юридическим документом, она должна храниться в регистратуре, а не на руках у пациента.
• Поскольку бумажные чеки имеют склонность к выцветанию, при совершении крупных покупок рекомендуется делать их ксерокопии.
• Начинать сортировку бумаг стоит прямо с почтового ящика. Не нужно складировать дома бесполезные рекламные листовки, газеты бесплатных объявлений и визитные карточки – лучше сразу отправлять их в ведро. В случае отсутствия свободного времени полезные бумаги следует положить поверх коробки или папки с документами, пообещав себе выделить пару минут в течение дня на их сортировку. Получив по почте приглашение на какое-либо мероприятие или извещение о посылке, рекомендуется сделать соответствующую заметку-напоминание в ежедневнике.
• Для упорядочивания документов необходимо хотя бы раз в год проводить их ревизию. При этом оценивать каждую бумагу следует только один раз, либо оставляя ее на хранение, либо сразу выбрасывая.

Таким образом, ответ на вопрос, как хранить документы дома, зависит от вкусов и предпочтений человека. Если одни люди ограничиваются обычными картонными коробками, то другие приобретают дорогостоящие сейфы или даже оборудуют в квартире хитрые тайники. Так или иначе, важные бумаги должны находиться в доступном и удобном для хозяина месте. Не стоит также забывать и о поддержании порядка в документах. Рациональное распределение бумаг в зависимости от их назначения и регулярное проведение ревизий позволят избежать проблем, связанных с затяжным поиском необходимых сведений.

Система хранения документов дома ·

Наверно у каждого человека складывались такие обстоятельства, при которых нужно было срочно найти дома какой-то документ. Было и у вас наверно такое? И как вы справлялись с этим? Поиск занимал всего несколько минут? Или целый день и всей семьей :wacko: ? Если второе, то вам пора задуматься об организации хранения документов. Звучит сухо, «по-казенному». Но что поделать… Реалии таковы, что «без бумажки ты букашка». Система хранения документов дома – это просто.

Завести отдельные папки-регистраторы для отдельных групп документов.

Здоровье или Медицина

В папке-регистраторе в отдельных папках для файлов хранить документацию на каждого члена семьи.

Медицинские документы желательно все копировать, т.к. в поликлиниках часто теряют карточки. Еще очень важно делать копии документов после обследования, т.к. чернила со временем блекнут, и разобрать напечатанное бывает очень трудно, а порой невозможно. У нас такое было с результатами обследования зрения у сына. Распечатка после компьютерного обследования была просто нечитаемая.

Коммунальные платежи

В папках для файлов складывать документацию по видам оплаты. Например, «Водоканал», «Теплосеть», «Телефон» и т.д. Количество и названия папок у вас будет свое.

В папках для файлов в отдельных файлах будет находиться договор с организацией предоставляющей услуги, квитанции на оплату подключения услуги, пломбирования счетчиков, установки оборудования. Так же в отдельном файле квитанции об оплате за текущий год.

Обязательно уточните, сколько хранить квитанции. Обычно это срок 3 года, т.е. по истечении этого срока квитанции можно выкидывать. Но… Дело в том, что бывали случаи, когда старые квитанции помогали в решении спорных вопросов в суде. Так что решать вам, сколько хранить квитанции.

Банк

Здесь хранится вся информация по счетам в банках, по кредитным картам (можно чеки из банкоматов). Разделение возможно по различным банкам.

Работа

Для каждого работающего члена семьи отдельная папка для файлов, в которой хранятся договора, разные «бумажки» о зарплате, возможно резюме.

Авто или Транспорт (если имеются)

Если машин несколько, то ведется папка для каждой из них. Здесь необходимо хранить всю документацию и информацию, касающуюся машин.

Недвижимость

В этой папке хранятся все правоустанавливающие документы на квартиры, дома, гаражи, дачные домики и т.д. По отдельной папочке на единицу недвижимости.

Если коммунальные платежи приходят одной квитанцией, то можно не заводить отдельную папку «Коммунальные платежи», а добавить файл к этой папке.

Техника

В отдельном файле хранить инструкцию, квитанции, гарантийный талон.

Сверху файла можно наклеить малярный скотч (на нем легко писать и потом легко удалить за ненадобностью), на котором написать, когда истекает гарантия.

Личные документы

Для каждого члена семьи отдельная папка. В ней хранятся основные документы – свидетельство о рождении, паспорт, дипломы, различные свидетельства и т.д.

Возможно, добавить одну общую папку для общих документов – свидетельство о браке, разводе.

Папок у вас может быть сколько угодно, и названия вы можете придумать свои. Но главное принцип остается один. Группировать подобные документы в одну папку-регистратор, вести документацию по каждому человеку, предприятию, или услуге отдельно. Это позволит найти быстро нужный документ в любое время.

И еще несколько советов

• Обязательно сделайте бумажные копии (ксерокопии) каждого документа. Хранить копии удобнее всего вместе с оригиналом. По мере расхода копий, обязательно пополняйте их.
• Отсканировать все важные документы и хранить их на компьютере, на диске и на флешке.
• Все важные документы дома (если нет специального сейфа) можно хранить в минисейфе. Один небольшой нюанс – в таких сейфах документы, деньги хранить нужно без пластиковых папок, без резинок. В случае пожара документы пластик от высоких температур расплавится быстрее, чем бумага.
• Компьютер очень может помочь в ведении домашней бухгалтерии и документооборота. Можно сделать себе напоминалки в органайзере. Например, снять показания счетчиков каждого 1 числа месяца. Занести в календарь дату окончания гарантийного срока для всех приборов и техники. После этой даты можно спокойно избавляться от упаковки, гарантийных талонов. А еще можно уменьшить объем инструкций, удалив инструкции на иностранном языке.
• Еще рекомендую завести отдельную коробочку, в которой будут храниться подписанные дубликаты ключей :good: .

А как вы храните свои документы? Поделитесь в комментариях своими советами, рекомендациями.

Похожие статьи:

Понравилась статья?
Помоги другим узнать об этой статье, кликни на кнопку социальных сетей!

Как и где хранить документы дома: правила, идеи и приспособления

Существует множество ситуаций, в которых мы используем страховые полисы, справки, грамоты. Поэтому, чтобы необходимые бумаги находились под рукой, люди вынуждены хранить документы дома. Но как правильно это делать, чтобы ничего не потерялось и не испортилось?

Какие документы нужно хранить?

Любой современный человек имеет массу бумажек на все случаи жизни. Но далеко не каждую из них стоит хранить.

Перечислим документы, иметь которые дома нужно обязательно:

• Список открывают паспорта и другие семейные документы. Например, завещания, свидетельства.
• Справки, доверенности, расписки и прочее, связанное с недвижимостью и транспортом.
• Грамоты, дипломы, аттестаты, сертификаты, подтверждающие наличие образования.
• Бумаги, связанные с профессиональной деятельностью: трудовые книжки, договоры, контракты.
• Результаты обследований, медицинские полисы и карточки.
• Гарантийные талоны, чеки к бытовым приборам и мебели.
• Связанные с налогами бумаги.

Отдельно можно выделить электронные документы или просто данные в цифровом формате. Как правило, они соответствуют одному из указанных выше пунктов и тоже подлежат хранению.

Как долго следует хранить бумаги?

Документы можно разделить по времени хранения. Оно зависит от срока действия каждой конкретной корочки.

• Перманентные. Такие бумаги должны находиться под рукой всегда. Это свидетельства о браке, рождении, дипломы, подтверждающие образование, медицинские данные, заверенные нотариусом сведения, завещания, пенсионные свидетельства.
• Долгосрочные. Документы на недвижимость, автомобиль и дорогие вещи. Также к ним относятся профессиональные бумаги. Сюда же можно определить чеки, квитанции. Это то, что хранится достаточно долго и остается актуальным на протяжении определенного периода времени.
• Краткосрочные. Справки об услугах врачей, юристов, учителей рекомендуется сохранять в течение трех лет. Коммунальные договоры и выписки предполагают тот же срок.
• Бесполезные. Сразу можно выбросить ненужные учебные, информационные материалы, инструкции к досконально изученным вещам, расчетные листы и прочее.

Отдельно можно отметить необязательные документы, которые, однако, имеют большое значение для их владельца. К ним относятся личные дневники, записи, фотографии и иные памятные предметы. Обычно такие вещи также хранятся долго.

Следовательно, выбросить желательно все, что не используется в текущий момент и не может пригодиться в будущем. Чтобы поддерживать порядок, требуется регулярно чистить свои «закрома» и избавляться от накопившегося мусора, одновременно разбирая действительно важные документы.

Советы по хранению необходимых бумаг

Как правило, в большинстве домов бумаги хранятся стандартно.

1. Сначала документы сортируются по направлениям: домашние, рабочие, медицинские и другие.
2. Затем они размещаются в подписанных папках, которые точно не дадут запутаться в бумагах.
3. Получившиеся наборы кладутся в отдельный ящик или сумку. Кстати, для удобства внутри «тары» часто делаются перегородки, не позволяющие папкам смешаться. При этом надо убедиться, что место хранения недоступно для детей и животных, но расположено удобно для пользования.

Хорошей идеей будет хранить часто используемые личные документы отдельно. Паспорт, медицинская карта, ИНН и пенсионное свидетельство уютно устроятся в пластиковых пакетах, закрываемых на бегунок. Такие упаковки герметичны и сохранят содержимое в полном порядке, не дав ему, допустим, промокнуть. При этом документы, связанные со здоровьем, должны храниться максимально доступно – чтобы не терять время, если они срочно понадобятся.

Правильно всегда иметь дома ксерокопии важных бумаг. Случаи бывают всякие, и такой запас может выручить в непредвиденной ситуации.

Особо важные документы можно поместить в сейф. Современный рынок предлагает большой выбор хранилищ, так что любой покупатель сможет подобрать себе что-нибудь подходящее. Только документы в сейфе лучше держать не в пластиковых папках – при пожаре составляющий их материал плавится быстрее бумаги.

Нетривиальные способы хранения документов

Описанное кажется скучным? Не беда! Есть более интересные, удобные способы хранения бумаг.

• • Доска-органайзер. Существует много вариантов такого приспособления. В простейшем виде она представляет собой панель, к которой кнопками прикрепляются бумаги. В более сложных версиях доска может иметь небольшие ящички и подвесные крепления.

• • Мини-комод. Он абсолютно такой же, как и обычный комод, но гораздо меньше. В нем очень удобно хранить документы. Будучи отсортированными в разные отсеки, они никогда не потеряются! Ящики в комоде могут иметь разный размер: маленькие – для мелких бумажек, большие – для чертежей.

• • Подвесной ящик. Просто небольшая коробка или корзина, прикрепленная к стене на манер почтового ящика. В такой штуке, размещенной в прихожей, удобно хранить приносимые письма и квитанции.

• • Карман-конверт. Аналогичен предыдущему варианту, но представляет собой не коробку, а конверт. Прикрепить его можно к столу, холодильнику, шкафу. Позволяет хранить временно необходимые документы, не занимая ценное пространство.

• • Корзина для бумаг. Нет, не мусорная – специальная, для хранения. Ставится на стол или в шкаф, может иметь несколько отсеков. Простой, недорогой, но эффективный способ хранить документы.

• • Часто используемые бумаги можно держать в папке-портфеле. Она имеет ручку для переноски. Сконструирована так, чтобы документы в ней не помялись. Обычно рассчитана на бумаги формата А4. При необходимости, чтобы не тратить время на поиски нужных корочек, можно просто схватить папку-портфель и побежать по делам.

Используем цифровые технологии

Инструкции к лекарствам, приборам и оргтехнике занимают много места. Гораздо проще хранить их в электронном виде. Для этого нужно найти те же сведения в интернете и сверить их с имеющимися на материальном источнике, что убедиться в идентичности. Можно просто сфотографировать инструкции и сохранить их в папке на компьютере. Только выделить последнюю нужно так, чтобы точно ненароком не удалить. Еще одну копию получившихся файлов лучше записать на внешний носитель, например карту памяти, или отправить в облачное хранилище.

На всякий случай можно отсканировать и остальные документы. Но тогда стоит озаботиться безопасностью электронной системы от возможной хакерской атаки. Никому не понравится утечка личных данных в интернет.

Кстати, использование компьютера или мобильного телефона удобно для отслеживания сроков действия бумаг. Достаточно просто ввести нужные даты в «календарь», чтобы электронное устройство оповестило об окончании периода актуальности конкретной корочки. Затем останется лишь избавиться от ненужной бумаги.

Пожалуй, главное правило хранения документов дома звучит просто: тщательность и регулярность работы с домашними бумагами – залог того, что нужный документ не потеряется в самый важный момент.

Не все документы стоит хранить. Но существует много бумаг, которые каждый из нас должен иметь при себе. Держать их нужно в безопасных и укромных, но достаточно легкодоступных местах. Можно сделать электронные и обычные копии документов – вероятно, они пригодятся. В любом случае аккуратное хранение и тщательная сортировка бумаг помогут сохранить их в целости.

4 удобных места для хранения важных документов

Важные документы — они нам нужны, но мы не всегда можем понять, где лучше всего их хранить. Папки могут потеряться при перемешивании, а хранить бумаги в коробках в дальних нишах туалета — это не только боль, которую нужно раскопать, но и небезопасно в случае пожара. Так что ты можешь сделать?

Когда вы выясняете, где хранить ваши документы, такие как свидетельства о рождении, карту социального страхования или даже документы на дом, попробуйте эти 4 места!

Сейф — Хорошее место для начала, когда дело доходит до хранения ваших важных оригиналов документов, — это банковский сейф.Храните копии дома, если вам нужно к ним обратиться, и подумайте о том, чтобы отдать дополнительную копию (и ключ от коробки) надежному другу или родственнику.

Огнестойкий сейф — Если вам удобнее держать все в своем доме, купите огнестойкий сейф. Он не обязательно должен быть большим или дорогим — даже маленький, который поместится под вашей кроватью, отлично подойдет! Просто убедитесь, что у вашего сейфа есть как минимум одночасовая огнестойкость, чтобы в случае пожара ваши документы были в большей безопасности в течение длительного времени.

Папка-гармошка — Более дешевый, но все же эффективный метод защиты ваших документов — это их хранение в простой папке-гармошке. Затем вы можете сохранить эту папку в своих картотеках. Поместите свои документы в ярко окрашенную папку «гармошка», чтобы вы могли быстро найти ее и забрать все в случае возникновения чрезвычайной ситуации.

Somewhere Dry — Выбирая идеальное место для хранения документов, убедитесь, что вы выбрали абсолютно сухое место, не подверженное каким-либо наводнениям.Если вы живете недалеко от побережья или, например, во время сильного дождя случаются наводнения, вам следует держаться подальше от подвала. Вместо этого храните свои документы в одном из перечисленных выше устройств наверху или даже на чердаке!

После того, как вы сохранили свои важные документы в безопасном месте, убедитесь, что кто-то, кто находится очень близко к вам, знает, где они находятся, на случай, если вы не сможете получить к ним доступ, когда они вам действительно нужны. Таким образом, вы все равно будете защищены!

Надеемся, что этот список будет вам полезен! Если вам когда-либо понадобится помощь с другими важными факторами в вашей жизни, такими как страховые полисы (эй, это тоже важные документы!), Обращайтесь к нам в Madison Mutual Insurance Company или позвоните своему агенту по телефону 1-800-766-MMIC. !

Хранение важных документов — SafeHome.org

Жизнь станет намного проще, если вы будете держать под рукой важные документы, такие как паспорт, свидетельство о рождении и записи о вакцинации, но не существует единственного «правильного» способа их хранения. Вы лучше всего знаете свои потребности и жизненные обстоятельства, поэтому используйте «почему» хранения, чтобы сообщить «как». Примеры возможных причин:

• Универсальное решение для хранения
• Легко хватать и уходить в зоне высокого риска бедствия
• Электронный накопитель на бумагу урезать
• Защита от огня и воды
• Защита от кражи
• Для судебных процессов после вашей смерти
• Сохранение старых семейных документов и фотографий для будущих поколений

Лучшие практики сочетают физическое хранилище (сейф, сейф и т. Д.)), облако и флэш-накопитель / внешний жесткий диск. В этом руководстве объясняется, какие документы следует хранить, и представлены различные варианты хранения.

Содержание

Хранение документов

Основные документы, которые ваша семья должна хранить, особенно если вы спасаетесь от бедствия, включают в себя:

• Водительские права
• Свидетельства о рождении
• Списки принимаемых вами лекарств, имеющихся у вас заболеваний и медицинского оборудования, которое вы используете.
• Записи о вакцинации
• Карты социального страхования
• Паспорта
• Документы об усыновлении
• Документы о гражданстве
• Документы о браке, разводе и опеке над детьми
• Военный билет и документы об увольнении из армии
• Список всех видов страхового покрытия, номер полиса и контактные данные
• Опись домашнего имущества

Некоторые из них можно оцифровать, но сохранить оригинал свидетельства о рождении или заверенную копию.Действительно, приложите оригинал к любому документу, удостоверяющему вашу личность (паспорт, водительские права, военный билет, карточка социального страхования и т. Д.). Оригиналы документов также помогают доказать ваш правовой статус или родство с другим лицом (документы об усыновлении, документы об опеке над детьми и т. Д.).

Если у вас есть домашние животные, укажите их вакцинационные / медицинские записи, номера идентификационных чипов и обновленные фотографии.

В остальном важные документы можно разделить на шесть категорий. Конкретное число немного увеличивается или уменьшается, в зависимости от того, кого вы спрашиваете.

1. Идентификационные данные и записи актов гражданского состояния

   • Свидетельства о рождении
   • Паспорта
   • Документы об усыновлении
   • Карты социального страхования
   • Документы о гражданстве (грин-карта, документы о натурализации и т. Д.)
   • Водительское удостоверение
   • Военный билет

2. Налог (часто за последние три-семь лет)

   • Налоговые декларации
   • W-2s и 1099 форм
   • Квитанции, записи и другие налоговые формы

   На веб-сайте IRS объясняется, что для многих людей достаточно хранить налоговые документы за последние три года.Однако агентство советует людям хранить соответствующие документы на неопределенный срок, если они не подадут декларацию или если они подадут фальшивую декларацию. Люди, подающие иск о возмещении убытков от обесценения ценных бумаг или вычета безнадежных долгов, должны хранить свои записи в течение семи лет. ¹

3. 
   

   Медицинский

   • Записи о вакцинации / иммунизации
   • Личный анамнез, в том числе лекарства, которые вы принимаете
   • Любые планы личной гигиены, такие как план действий по лечению астмы или пищевой аллергии и анафилаксии ²
   • Полисы медицинского страхования (как минимум список каждого типа покрытия, номер полиса и контактные данные)
   • Завещания, завещания, доверенности, распоряжения о погребении
   • Медицинские счета

   Ваша личная история болезни (также называемая личной историей болезни) дает представление о ваших заболеваниях, лечении, которое вы получаете от них, и о том, насколько эффективно они контролируются.В нем также содержится важная информация, такая как прошлые госпитализации, операции и несчастные случаи. Johns Hopkins Medicine также предлагает сохранить семейный анамнез, отчеты о посещениях врача, результаты анализов и формы страхования, среди прочего. ³

4. Планировка недвижимости

   • Брачные договоры
   • Завещания
   • Трастов
   • Похороны / инструкция по погребению
   • Доверенности
   • Имена и телефоны поверенных

   Категории «Медицина» и «Планировка недвижимости» могут частично совпадать.Это нормально. Главное, чтобы документы о планировании недвижимости были доступны нужным людям.

   Один из способов — создать список, где хранятся важные документы. У AARP есть пример, который вы можете адаптировать к своим потребностям. Поскольку в этом списке содержится много конфиденциальной информации, его также необходимо надежно хранить. Домашний сейф — один из вариантов. Кроме того, вы можете оцифровать список и сохранить его на флэш-накопителе. Просто убедитесь, что кто-то еще знает об этом и может получить к нему доступ в случае необходимости.

5. Объект

   • Договоры аренды или аренды
   • Ипотечные выписки, векселя, договоры купли-продажи
   • Двухстраничный отчет о расчетах от титульной компании с указанием стоимости дома и расходов на покупку
   • Регистрация и право собственности на автомобиль, лодку или жилой дом
   • Страховые полисы
   • Список домашнего инвентаря (при необходимости включите видео и фотографии)

6. Финансовый

   • Список каждого финансового счета (сберегательный, чековый, компакт-диск, кредитная карта, пенсионный счет и т. Д.)), номера счетов и учреждения. Вы можете указать имена пользователей и пароли учетной записи
   • Корешки для оплаты
   • Аннулированные чеки
   • Справка об инвалидности или безработице
   • Записи о выходе на пенсию / пенсионном плане
   • Инвестиционная отчетность

   Многие из них уже являются цифровыми, что сокращает объем бумажной работы, с которой приходится иметь дело.

   В некоторых ситуациях вы можете хранить только документацию за предыдущий год, например квитанции о заработной плате за год, аннулированные чеки и ежемесячные отчеты о пенсиях / инвестициях.Получив годовой отчет об инвестициях, избавьтесь от ежемесячных отчетов. Храните годовые отчеты до тех пор, пока у вас есть счет плюс семь лет.

   Храните все, что относится к налогам, включая аннулированные чеки и записи о безработице, не менее трех лет. Сделайте семь лет, если сомневаетесь, достаточно ли трех лет.

7. Юридические / Личные / Семейные / Другое

   • Список мест хранения документов
   • Юридические документы, не указанные выше
   • Логины и пароли для онлайн-аккаунтов
   • Ценные или сентиментальные фотографии и письма
   • Отпечатки пальцев и стоматологические карты

   В этой категории много свободы действий.Например, вы можете не захотеть хранить отпечатки пальцев и стоматологические записи — это нормально. Точно так же семейные фотографии могут вас не интересовать. Перечисленные пять пунктов являются лишь примерами.

Не кладите все яйца (оригиналы и копии) в одну корзину. Иначе рискуете потерять все сразу.

Сценарий: Джон использует флэш-накопитель для копирования важных документов. Он хранит оригиналы и флешку в своем огнестойком и водонепроницаемом домашнем сейфе.

Проблема: В результате особенно сильного пожара содержимое сейфа было уничтожено. Джон теряет оригинала и копии.

Две альтернативы: Облачное хранилище в дополнение к хранилищу флэш-памяти; хранение флэш-накопителя в отдельном месте, например, в банковском сейфе

Действуйте осторожно, если вы делаете (или получаете) копии документов, удостоверяющих личность, таких как свидетельство о рождении и карточка социального страхования.

• Вероятность кражи личных данных высока, если эти документы попадут в чужие руки.По возможности избегайте копирования, особенно цифровых.
• Иметь заверенную копию свидетельства о рождении — это нормально, особенно если есть разумная вероятность, что вы скоро ею воспользуетесь. В противном случае нет необходимости хранить оригинал и несколько копий.

Физическая память

Вот несколько вариантов физического хранилища. Они включают в себя огнестойкие сейфы, сейфы и шкафы для документов.

Сейф огнестойкий, водостойкий (переносной)

Хорошее универсальное решение для хранения данных

• Обеспечивает защиту от пожаров, наводнений и протечек воды
• Хорошее решение для общего хранения документов
• В некоторых сейфах есть место для подвешивания папок с файлами
• Хорошо скрывается
• Обеспечивает некоторую защиту от посторонних глаз и кражи

Как объясняет Ник Гай из Wirecutter, «сейфы для документов предназначены для защиты от огня, воды и, в некоторой степени, кражи для людей, которые хотят хранить важные вещи в безопасности в офисе или дома.Они лучше всего подходят для важных документов, таких как паспорта или свидетельства о рождении, или небольших предметов, таких как жесткие диски или USB-накопители. Большинство людей могут найти хорошее применение огнестойкому сейфу, независимо от того, хотят ли они быть готовы к поездке или крупным финансовым операциям или просто хотят добавить дополнительный уровень безопасности для поездки, полной ценных фотографий ». ⁴

Идя дальше, Ларри МакКенна из Управления пожарной безопасности США советует: «Получите лучший [сейф], который вы можете себе позволить».

• Honeywell 1104 отлично работает и стоит около 125 долларов.Он должен сохранять ваши документы в неприкосновенности до часа при температуре до 1700 ° F. Он также не пропускает воду в течение 24 часов (что важно, поскольку вода используется для тушения огня). Этот сейф размером с мини-холодильник и весит 56 фунтов. Он не использует цифровую клавиатуру, вместо этого требуется физический ключ. В случае утери или повреждения оригинального ключа компания Honeywell предоставляет запасные ключи.
• Если у вас много документов или вы расставляете приоритеты в организации, другой вариант — Honeywell 1108.Он вмещает висящие папки с файлами, но при весе 80 фунтов это медведь. Он также стоит дороже — 160 долларов.
• Некоторые сейфы, такие как First Alert 2037F и First Alert 2602DF, рассчитаны на защиту ваших документов всего на 30 минут при пожаре до 1550 ° F. Они стоят примерно на 50-60 долларов меньше, чем их аналоги от Honeywell, но занимают меньше места. Выбирайте более высокие рейтинги UL, если только деньги и пространство не являются огромными факторами.
• По возможности поставьте сейф в подвал, чтобы он не провалился через пол во время пожара.

У вас есть несколько вариантов повышения уровня защиты документов. Один из них — использовать пластиковые листы для страниц для защиты от износа, проливания жидкостей или солнечного света (в основном, когда документы находятся вне сейфа). Вы даже можете поместить эти документы в папку с тремя кольцами для более быстрого побега в случае бедствия — подробнее об этом скоро.

Другой вариант — хранить документы в огнестойких и водонепроницаемых пакетах внутри сейфа. Сами пакеты обеспечивают защиту от огня и воды, но не настолько, насколько безопасны.Тем не менее, в сочетании они обеспечивают еще один уровень защиты. Их также легко схватить для быстрого выхода, прежде чем случится катастрофа.

Огнестойкие водонепроницаемые мешки

Если вы часто ездите с документами в автомобиле; когда высока вероятность предстоящих чрезвычайных ситуаций или стихийных бедствий; в сочетании с сейфом или сейфом в качестве еще одного уровня защиты от огня и воды

• Исключительная портативность в случае бедствий
• Хорошо при транспортировке документов
• Можно комбинировать с другими вариантами хранения, такими как сейф
• Некоторая защита от огня и воды, особенно от автомобильных пожаров
• Незначительная защита от кражи и посторонних глаз
• Само по себе не самое безопасное долгосрочное решение, особенно от пожаров в доме

Мы уже касались огнестойких и водонепроницаемых пакетов, поэтому повторяться не будем.Стоит сказать, что банки, перевозящие наличные деньги и конфиденциальные документы, кладут их в такие сумки. В противном случае лакомства могут загореться, если произойдет огненная авария.

Огнестойкие пакеты не обеспечивают такой же уровень защиты, как огнестойкие сейфы, поэтому по возможности комбинируйте их с другим способом хранения.

Некоторые сумки довольно маленькие, а другие больше. Одна из более крупных сумок (торговая марка BLOKKD) обеспечивает огнестойкость в течение 30 минут при температуре до 1300 ° F и оснащена замками-молниями, чтобы не подпускать детей. ⁵

Папка с тремя кольцами и пластиковыми рукавами

Мобильность во время чрезвычайных ситуаций или стихийных бедствий

• Исключительная портативность в случае бедствий
• Можно комбинировать с другими вариантами хранения, такими как сейф
• Удобство организации
• Нет защиты от кражи и посторонних глаз
• Не самое безопасное долгосрочное решение

Переплетчики легко помещаются в сумки для переноски (также называемые сумками для переноски или сумками для переноски).Если ваша местность, вероятно, скоро будет эвакуирована, например, из-за урагана, пожара или землетрясения, вложите свои самые важные документы в переплет. Они готовы спешить.

Вам неудобно хранить документы в сумке? Совместите скоросшиватель с сейфом, чтобы легко перенести его в дорожную сумку.

Сейф

Может быть частью общей стратегии хранения; если вас не беспокоит своевременная оплата аренды; если домашняя безопасность или стихийные бедствия являются проблемой

• Вне офиса, чтобы не беспокоиться о безопасности вашего дома
• Подходит для документов, которым не нужен регулярный доступ к
• НЕ используйте для хранения паспортов, завещания о проживании, долговременной доверенности или доверенности на медицинское обслуживание или оригинала вашего завещания
• Доступно только в часы работы банка
• Доступ после вашей смерти может быть затруднен, если вы не предпримете определенных действий.
• Не обеспечивает 100% защиту от масштабного наводнения
• Стоимость варьируется от 40 до нескольких сотен долларов в год
• Нет страховки FDIC
• Банки могут неправильно обработать или выбросить предметы

К сожалению, сейфы не так безопасны, как вы думаете.Фактически, Джерри Плюард, президент чикагской компании, которая занимается страхованием депозитных ящиков, оценивает, что около 33 000 ящиков в год страдают от несчастных случаев, стихийных бедствий и краж. ⁶

Тем не менее, шансы, что ваши предметы останутся нетронутыми, в вашу пользу. (Не забудьте вовремя вносить арендную плату!) Сейфы остаются относительно хорошим вариантом для хранения многих типов важных документов, в том числе следующих:

• Акты и титулы
• Оригиналы свидетельств о рождении и браке
• Документы о разводе
• Документы об усыновлении
• Документы о гражданстве
• Справки об увольнении из военнослужащих
• Опись домашнего имущества
• U.S. сберегательные облигации и сертификаты акций и облигаций
• Жесткие диски и флешки
• Копии завещаний и доверенностей (не оригиналы)

Используйте домашний сейф или другой доступный способ хранения паспортов. Сделайте это, даже если вы не часто выезжаете из страны. Зачем отказываться от сиюминутной поездки только из-за банковских часов?

Сейфы

не обеспечивают 100% защиты в случае сильного наводнения, поэтому храните документы в водонепроницаемых пакетах (также называемых огнестойкими пакетами) или полиэтиленовых пакетах на молнии.Если вы также храните ювелирные изделия и ценные вещи, имейте в виду, что страхование FDIC не действует. Получите страховку домовладельцев или страхование полиса, чтобы покрыть эти предметы.

Сообщите своему адвокату и / или наследникам о сейфе, чтобы они знали, как получить к нему доступ в случае вашей смерти. К счастью, у вас может быть со-подписывающий с теми же полномочиями, которые вы сохраняете, но общее отсутствие доступа является причиной того, что вам не следует хранить завещание, долговременную доверенность или доверенность на медицинское обслуживание, или ваше оригинальное завещание в сейфе. коробка.Эти документы бесполезны, если к ним никто не может добраться.

Шкаф для хранения документов

Подходит для многих типов финансовых и юридических документов

• Замки обеспечивают некоторую защиту от кражи
• Много места для больших документов, включая финансовые
• Большинство шкафов для хранения документов не обладают водо- и огнестойкостью, но некоторые из них —

Физические файловые системы действуют как еще один уровень в хранении документов, особенно финансовых и юридических документов.Они предлагают больше места и организации, но в долгосрочной перспективе вы можете предпочесть внешний жесткий диск и / или облако. Меньше шансов кражи и меньше бумажной волокиты.

Однако, если что-то связано с налогами, по возможности сохраняйте оригиналы (копии можно делать нормально). Например, оригинальные квитанции за газ более авторитетны, чем цифровые фотографии квитанций.

Многие шкафы для документов не являются огнестойкими и водонепроницаемыми. Однако некоторые из них — вы просто должны сделать ставку, чтобы их купить.(Не ожидайте, что первый шкаф, который вы увидите в местном магазине канцелярских товаров, будет огнестойким.) Проверьте рейтинг UL и рейтинг электронных носителей ETL.

Соблюдайте осторожность при использовании этих решений

Следующие ниже решения не обязательно являются передовыми, но они достаточно распространены. В некоторых ситуациях они даже имеют смысл. Просто знайте, во что вы потенциально можете попасть.

Кабинет адвоката

• Юридические документы более доступны дома
• Документы могут потеряться, если в адвокатской конторе произойдут изменения.
• Полезно, если у вас есть проблемы с безопасностью или конфиденциальностью дома
• Документы вряд ли будут уничтожены
• Может ускорить завещание

Благодаря появлению домашних сейфов в наши дни стало реже поручить юристу хранить ваши документы по планированию недвижимости, оригиналы завещания и другие юридические документы.Такие фирмы, как Gudorf Law в Огайо, рекомендуют клиентам использовать домашний сейф или огнестойкую коробку для хранения этих документов. Фирма сканирует и делает копии, которые доступны через онлайн-портал для клиентов. ⁷

Главный недостаток хранения документов в офисе вашего юриста: они могут провалиться, если ваш юрист (или даже кто-то другой в этой практике) уйдет на пенсию, умрет или уйдет иным образом.

Однако у вас могут быть причины хранить документы в офисе вашего юриста.Возможно, вы не доверяете своей семье или в ваш дом несколько раз взламывали. Поговорите со своим юристом о том, как будут храниться документы и существует ли письменная политика в отношении хранения и утилизации. Не забудьте сообщить своему исполнителю, где хранится завещание.

В некоторых штатах, например в Огайо, вы можете хранить оригинал завещания (и трастовые документы) в офисе судьи суда по наследственным делам.

Поддельная, полая книга

• Не рассчитывайте на водо- и огнестойкость
• Основное внимание может быть уделено оформлению, а не безопасности
• Чрезвычайно универсальный и портативный

Некоторые поддельные книги полые, без запорного механизма.У других есть замки, которые можно использовать в качестве сейфов. Любой из этих типов позволяет хранить важные документы на виду, будь то фальшивая книга в вашей спальне, офисе или комнате общежития колледжа.

Поддельные книги очень портативны, но не ожидайте, что они защитят ваши документы от пожара или наводнения. Грабители тоже могут их легко обнаружить.

Огнестойкий, водостойкий домашний сейф (непереносной)

• Фокус противоугонный, с дополнительным хранилищем документов
• Большой, установка затруднительна
• Потенциальный избыток только для хранения документов
• Обеспечивает защиту от пожаров, наводнений и протечек воды

Многие непереносные сейфы, такие как стенные сейфы, скрытые сейфы и сейфы с фиксатором, обладают огнестойкостью и водонепроницаемостью, но проверьте их рейтинг UL (Underwriters Laboratories).Вам нужна защита минимум 30 минут при пожаре до 1550 ° F.

Итак, в непереносных сейфах, как таковых, нет ничего плохого. В них просто нет необходимости, если вы ищете решение для хранения документов. Переносной вариант — больше универсальности и меньше хлопот.

Другое дело: многие непереносные сейфы могут быть вынесены из дома определенными грабителями. Они не так безопасны, как вы думаете. Старайтесь хранить документы отдельно от ценных вещей.

Внутренние шкафы самообслуживания

• Сомнительная устойчивость к огню, воде и вредителям
• Требуется оплата
• Доступ может быть доступен только в рабочее время
• Может работать для некоторых типов хранилищ бизнес-документов
• Много места для семейных документов, фотографий и книг
• Хранение с контролируемым климатом — опция

Самостоятельное хранение может иметь смысл, если у вас есть большое количество деловых документов или семейных фотографий и документов.Найдите кондиционер и сделайте резервные цифровые копии всего, что вы не хотите потерять.

Электронная память

Хранение электронных документов означает портативность и доступность. Например, вы можете сделать несколько копий важных документов для доступа из любого места (и уменьшить количество бумаги, которую вы храните).

Электронная почта

ОК краткосрочно при чрезвычайных ситуациях или стихийных бедствиях; Подходит для семейных фотографий и других документов, не требующих защиты

Электронная почта, пожалуй, самый простой способ электронного хранения, но не слишком безопасный.Отсканируйте документ или сфотографируйте его и отправьте файл себе по электронной почте. ⁸

Убедитесь, что файлы фотографий чистые.

Защитите свои устройства и учетную запись электронной почты. Любой, кто войдет в вашу учетную запись, потенциально может получить доступ к вашему номеру водительских прав, номеру социального страхования и другой информации.

Старайтесь не использовать электронную почту для длительного хранения документов. Есть слишком много причин, по которым что-то может пойти не так, но электронная почта может пригодиться в экстренных случаях. Устанавливайте надежные уникальные замки / пароли и не стесняйтесь использовать менеджер паролей.

Флеш-накопители и внешние жесткие диски

Хорошо как часть общей стратегии хранения; уменьшение количества бумаги; во время чрезвычайных ситуаций или стихийных бедствий

Флэш-накопители и внешние жесткие диски уменьшают беспорядок с бумагой и не требуют отправки важных документов по электронной почте самому себе. Просто отсканируйте документ и сохраните его на диске (или сохраните его с веб-сайта на диск).

Храните диски отдельно от оригиналов документов, особенно если вы не используете облачное хранилище.В противном случае вы рискуете потерять все в случае пожара или кражи.

• Защитите свои файлы с помощью шифрования и защиты паролем.
• Слишком много повторных попыток взлома диска могут привести к удалению файлов (в качестве меры безопасности), поэтому будьте осторожны с использованием внешнего диска для хранения единственной копии.
• Храните внешние диски в надежном месте, например, в сейфе или сейфе. Даже запертый ящик домашнего офиса лучше, чем незапертый ящик.

Память устройства (на телефоне, компьютере или планшете)

OK для чрезвычайных ситуаций или стихийных бедствий

Хранение устройств — это, пожалуй, самое простое цифровое решение из всех, может быть, лучше даже электронной почты.Используйте свой телефон или планшет, чтобы сфотографировать документ и сохранить копию прямо на устройстве.

Этот метод может понадобиться во время стихийных бедствий, но не используйте его в качестве долгосрочного решения. Ваши файлы и фотографии могут легко попасть в чужие руки в результате кражи, потери, взлома или даже просто любопытного знакомства. Всегда защищайте свой смартфон как можно лучше.

• Если вы уроните телефон или ноутбук, ваши копии могут испортиться.
• Есть вероятность, что ваши файлы синхронизируются или копируются (без вашего ведома) в облачную службу, которая недостаточно безопасна.
• Возможно, ваши файлы хранятся на карте памяти, а не на устройстве. Карта может быть не защищена паролем, особенно если вы не знали, что на ней хранится конфиденциальная информация.

Хранение устройства не так опасно, если речь идет о вашем компьютере, который остается на месте. Никогда не гаснет; он никогда не выходит из дома. Однако сбой жесткого диска может привести к повреждению ваших документов. В любом случае, защитите свои папки паролем и используйте программу шифрования для защиты от вредоносных программ.

Облачное хранилище

Подходит для некоторых важных или сентиментальных документов; уменьшение количества бумаги

В первую очередь в первую очередь: не используйте облачное хранилище для хранения цифровых копий свидетельства о рождении, карты социального страхования и другой идентифицирующей информации. (Если вам нужны цифровые копии, используйте флэш-накопители или внешние жесткие диски.)

Тем не менее, облачное хранилище — это разумное решение для многих типов документов, особенно если вы ведете бизнес.Вы уменьшаете количество хранимой бумаги и получаете доступ к облачным файлам из любого места, если у вас есть подключение к Интернету. Пожар, вода, кража и тому подобное не вызывают беспокойства, но необходимо использовать соответствующие протоколы кибербезопасности.

Облачное хранилище — хороший выбор для документов, которые важны, потому что они сентиментальны. Например, у вас может быть слишком много вырезок из старых газет, аттестатов об окончании средней школы и семейных фотографий, чтобы хранить их дома. Распространенным вариантом является использование мобильного приложения для сканирования для сканирования и загрузки в облако (плюс внешний жесткий диск).Поместите физические оригиналы на хранение, отдайте их кому-нибудь, кому они нужны, или даже избавьтесь от них. ⁹

Утилизация важных документов

Хорошее место для хранения документов — хорошая утилизация. Ведь любой документ, лежащий в мусорном ведре, подвергается риску. Уничтожьте документы, которые вы выбрасываете, будь то квитанции банкоматов, выписки из банка, копии свидетельства о рождении, счета по кредитным картам, юридические документы, сделки с недвижимостью, медицинские записи, списки паролей или счета за коммунальные услуги.Если у вас нет шредера (или даже если он у вас есть), во многих сообществах дни уничтожения документов проводятся одновременно с днями возврата наркотиков. Многие офисные магазины также предлагают измельчение документов.

Если вы продаете, отдаете, перерабатываете или дарите компьютер, произведите очистку жесткого диска. Сброс к заводским настройкам недостаточно безопасен.

Аналогичным образом служба поддержки Apple объясняет, что нужно делать перед тем, как отдать, продать или обменять свое устройство. У вас также есть несколько вариантов для устройств Android (читайте советы от Google).

Хранение важных документов

Обычно вы не получаете сразу все важные документы. Скорее, они приходят тонкими струйками, с одним или двумя документами то тут, то там за годы. Вам также может понадобиться хранить документы ваших детей (а также супругов и домашних животных). Легко потерять все эти предметы и их местонахождение. Общий список с указанием этих местоположений помогает, но не забудьте также сохранить этот список в надежном месте.

Лучшие практики включают физическое хранилище в дополнение к флэш-накопителю / внешнему жесткому диску и облаку.Возможно, вам придется хранить самые важные документы в портативном месте на случай, если вы быстро уйдете из дома.

Ссылки и сноски

1. Как долго я должен хранить записи? (Обновлено 28 мая 2020 г.). Служба внутренних доходов. Получено 4 августа 2020 г. с сайта https://www.irs.gov/busshops/small-busshops-self-employed/how-long-should-i-keep-records
.
2. Личное здоровье: оформление документов. (2020, 13 апреля). Центры по контролю и профилактике заболеваний. Получено 4 августа 2020 г. с https: // www.cdc.gov/cpr/prepareyourhealth/Paperwork.htm
3. Медицинские записи: как организовать. (нет данных). Медицина Джона Хопкинса. Получено 4 августа 2020 г. с сайта https://www.hopkinsmedicine.org/health/wellness-and-prevention/medical-records-getting-organized
.
4. Лучший огнестойкий сейф для документов. (Обновлено 3 января 2020 г.). Кусачки. Получено 4 августа 2020 г. с https://www.nytimes.com/wirecutter/reviews/best-fireproof-document-safe/
.
5. Продукты для защиты ваших самых ценных вещей.(нет данных). Популярная наука. Получено 4 августа 2020 г. с https://www.popsci.com/security-products-safes-for-documents-valuables/
.
6. Коули, С. (19 июля 2019 г.). Сейфы небезопасны. Нью-Йорк Таймс. Получено 4 августа 2020 г. с https://www.nytimes.com/2019/07/19/business/safe-deposit-box-theft.html
.
7. Следует ли хранить завещание в офисе адвоката? (2019, 10 мая). Получено 4 августа 2020 г. с сайта https://www.daytonestateplanninglaw.com/keep-will-at-lawyers-office/
.
8. Ходж, Р.(2020, 28 июля). Помогите себе восстановить утерянные документы после стихийного бедствия. CNET. Получено 4 августа 2020 г. с https://www.cnet.com/how-to/help-yourself-recover-missing-documents-after-a-disaster/
.
9. Biersdorfer, J.D. (01 апреля 2020 г.). Как оцифровать самые важные документы. Нью-Йорк Таймс. Получено 5 августа 2020 г. с https://www.nytimes.com/2020/04/01/technology/personaltech/digitizing-important-documents.html
.

Как лучше всего хранить важные документы?

(Обратите внимание, что эта страница может содержать партнерские ссылки, и мы можем получать комиссию за соответствующие покупки без каких-либо дополнительных затрат для вас.Эти доходы помогают нам компенсировать стоимость работы этого сайта. Прочтите наше раскрытие информации и отказ от ответственности для получения дополнительной информации.)

Вне зависимости от того, поженились ли вы недавно, родили ребенка, купили машину, взяли студенческую ссуду, купили дом или арендуемую недвижимость — у вас растет стопка важных документов.

Когда вы наконец найдете время, чтобы просмотреть свой картотечный шкаф или коробки с документами, вам нужно решить, что оставить, у вас возникнет другой вопрос.

Как вы храните важные документы?

Если подумать, управление домашними финансами действительно похоже на ведение малого бизнеса.

Деньги приходят и уходят. У вас есть отчеты о прибылях и убытках, предметы для покупки, счета к оплате и налоги, которые нужно учитывать.

Малый бизнес наверняка столкнулся бы с трудностями, если бы владелец (-и) не разработал план. и вы тоже можете бороться в какой-то момент.

Создание системы для организации и хранения важных финансовых документов и связанных с ними важных документов. Это может свести к минимуму ваш стресс и максимизировать ваше время и прибыль.

Но это больше, чем просто складывание вещей в помеченные файлы в ящик.Может быть, именно так вы и начинаете, но это не лучший долгосрочный план, чтобы сохранить ваши самые важные документы в безопасности.

Домашняя система хранения важных документов

Важные документы и документы, к которым вам нужно часто обращаться, а те, которые нетрудно или дорого заменить, обычно можно поместить в вашу домашнюю файловую систему.

Даже если доступ к информации нужен только время от времени, необходимость идти в сейф может стать проблемой для того, что не важно хранить вдали от дома.

Если у вас есть картотечный шкаф или картонный ящик для хранения, вы можете маркировать и создавать папки для этого типа документов. Сюда могут входить квитанции об оплате, выписки по банковскому счету и кредитной карте.

Вы также можете хранить квитанции о покупках, копии счетов за коммунальные услуги и налоги, а также документы, включая страховые полисы и медицинские записи, в своей домашней файловой системе.

Для быстрого и легкого доступа к этой информации в файлах полезно обновлять бюджет и отслеживать расходы.

Если вы оплачиваете счета онлайн, пользуетесь интернет-банком или имеете электронные выписки, вы также можете сохранять их на своем компьютере.

Было бы важно подумать, как вы хотите сохранить эти файлы в безопасности, и сделать их резервные копии на флэш-накопителе или другом запоминающем устройстве или с помощью веб-службы хранения.

Очень часто люди хранят как цифровые, так и бумажные записи.

Домашний шкаф для безопасного или надежного хранения

Некоторые важные личные документы трудно (а иногда и дорого) заменить.

Сюда входят подлинники свидетельств о рождении, браке и смерти, паспорта, карточки социального страхования, указы о разводе, завещания и документы, такие как права собственности на автомобиль.

Записи о вашей собственности, связанные с покупкой домов или сдачей внаем, также могут храниться в вашем доме.

Некоторые люди кладут эти документы в сейф в банке, но это может затруднить доступ к ним ночью и в выходные дни, если они вам понадобятся дома.

Некоторые предпочитают покупать домашний сейф или надежный шкаф для хранения этих документов.Другие просто хранят записи в своей домашней файловой системе.

Если вы решите приобрести домашний сейф или шкаф для хранения вещей, подумайте о том, чтобы приобрести водонепроницаемые, огнестойкие и защищенные от взлома.

Также рекомендуется хранить домашний инвентарь и видео ваших вещей в сейфе вместе со списком всех ваших важных финансовых счетов.

Основные документы для хранения вдали от дома

Вы можете хранить вдали от дома документы, к которым вам часто не нужен доступ, и те, которые очень дороги или трудно заменить.

Многие документы, которые вы положили бы в домашний сейф, также можно положить в сейф в банке или на почте.

Но вы не должны класть туда документы по имущественному планированию, если у близкого человека (у которого также может быть доверенность на вас) есть доступ к ящику.

Вы также можете подумать о том, чтобы поставить сейф на имя вашего живого фонда.

Ваш адвокат может также хранить подписанные копии всех ваших документов по имущественному планированию. Просто убедитесь, что кто-то из членов вашей семьи знает, кто ваш адвокат, и что у него есть копии ваших важных документов.

Создание аварийной сумки «Бери и уходи»

В дополнение к типичным важным документам, которые вы носите с собой в кошельке или сумочке (водительские права, карты медицинского страхования, медицинская информация, кредитные и банковские карты), подумайте о создании отдельной сумки или коробки, которые вы можете взять с собой на случай. аварийной ситуации.

Обеспечение безопасности вас и вашей семьи является высшим приоритетом в чрезвычайной ситуации.

Но если у вас есть свободное время до эвакуации из дома, сумка «хватай и уходи» со всей вашей важной информацией может сэкономить вам много времени и избавить от стресса, если вам понадобится информация, когда вам нужно быть вдали от дома.

Если вы создали папку «На случай чрезвычайной ситуации» для своих близких, подумайте о том, чтобы сохранить ее копию в сумке «на всякий случай». Он уже будет содержать большую часть важной информации о вас и вашей семье.

Вам также предлагается:

• Держите в сумке деньги на топливо, еду, жилье и предметы первой необходимости в течение как минимум нескольких дней.
• Положите в сумку несколько закусок и пару бутылок воды.
• Держите в сумке дополнительное зарядное устройство для телефона, набор ключей от дома, автомобиля, а также от сейфа или сейфа.

Хранение важных документов

Когда вы, наконец, приведете свои документы в порядок и надежно храните их, вы почувствуете облегчение. Вы также будете гордиться тем, что выполнили свою работу. Для многих из нас, кто отложил эту работу, это действительно было похоже на работу!

Потратив время и силы на сортировку стопок важных бумаг, решив, что оставить, и правильно их храня, вы сэкономите много времени и избавитесь от головной боли в будущем.

Помните, ваша система не должна быть сложной — она ​​просто должна работать на вас.

При принятии решения о покупке домашнего сейфа или защищенного шкафа стоит подумать.

• Какой сейф вы бы купили?
• Насколько большим он должен быть?
• Или есть смысл получить сейф и положить туда «действительно» важные документы и ценные вещи?

Только вы можете решить, где хранить ваши документы. Самое главное, чтобы вы составили план и выполнили его.

Множество людей желают этого, когда что-то действительно происходит, и они не могут найти или легко получить копию необходимых документов.

Написано соучредителями Women Who Money Вики Кук и Эми Блэклок.

Вики и Эми являются авторами «Планирование недвижимости 101», «От избежания завещания и оценки активов до установления директив и понимания налогов», «Ваш основной учебник по планированию недвижимости» от Adams Media.

Как упорядочить важные документы просто и надежно

Сроки подачи налоговой декларации вдохновляют многих из нас на то, что мы наконец-то собираемся систематизировать свои документы.

Начните с понимания того, что нужно хранить, в каком формате и как долго.Затем настройте систему для организации ваших записей. Он не обязательно должен быть всеобъемлющим или совершенным — просто начните с того места, где находитесь.

Организация не только упростит следующий налоговый сезон, но и поможет вам или кому-либо, кому вы доверяете, получить доступ к документам в случае необходимости.

Начните со сбора документов, которые вы должны хранить вечно:

Далее следуют документы, которые могут вам понадобиться в течение многих лет:

Затем подумайте о налоговых документах, которые вам нужно сохранить в течение трех лет после подачи.Сертифицированный бухгалтер Джон Мэдисон из Ашленда, штат Вирджиния, говорит, что следующие документы являются началом:

В этом налоговом году есть некоторые изюминки: есть благотворительный вычет в размере 300 долларов на налогоплательщика в пакете помощи от коронавируса, принятый в конце марта, даже если вы не не перечисляю. А если во время пандемии вы получаете пособие по безработице или работаете в другом штате, сохраните документы, относящиеся к этим ситуациям.

Наконец, подумайте о таких элементах, как гарантии, другие квитанции и финансовые отчеты.

Во-первых, плохие новости: бросать все в коробку из-под обуви — это не организационная система.

«Коробка из-под обуви ни на кого не годится», — говорит Линнетт Халфани-Кокс, автор «Денежного тренера» и бывший журналист, освещавший финансовые темы. Халфани-Кокс признает, что она тоже это сделала. Она говорит, что обувная коробка — это «способ для людей« вести »записи, не прибегая к инфраструктуре и начальному упорному труду по организации».

По словам Халфани-Кокса, установка системы хранения документов может сэкономить время и деньги в долгосрочной перспективе.Вы сможете найти подтверждающую информацию, например, или квитанции, требующие гарантии или защиты цен.

Решите, будете ли вы организовывать по теме или по году. Вам может понадобиться физический картотечный шкаф, заполненный папками, или цифровая версия для хранения электронных или сканированных копий. Вы можете начать оцифровку некоторых записей, выбрав безбумажный биллинг и электронную доставку выписок. Затем загрузите эти отчеты в виде PDF-файлов и поместите их в свою цифровую файловую систему.

Нет единого решения, подходящего для всех; Лучшая система для вас — это та, с которой вы привыкли и будете придерживаться, и та, которая помогает вам эффективно находить документы.

Халфани-Кокс говорит, что временно бросать вещи в ящик или файл, виртуальный или физический, нормально, если вы просматриваете его периодически — идеальным вариантом будет раз в месяц.

Франсин Липман, профессор налогового права Университета Невады, Лас-Вегас, рекомендует прочитать заявления перед подачей. Это может помочь вам полюбить банковские сборы или забытые бесплатные пробные предложения, которые превратились в регулярные платежи.

Она также рекомендует сканировать документы, которые могут выцветать, например квитанции, а затем распечатать их.

Поскольку эти документы содержат так много личных данных — номеров счетов, страховки или информации об инвестициях, — они являются золотой жилой для похитителей личных данных.

Бумажные документы следует хранить в закрытом месте. Важнейшие предметы, такие как свидетельства о рождении и браке, титулы, завещания, страховые полисы, являются кандидатами на использование сейфа или несгораемого сейфа. По словам Мэдисон, храните сейф «где-нибудь, не очевидным в случае взлома», и храните цифровые копии его содержимого.

Когда пришло время избавиться от документов, измельчите их — это простой способ.

Сделав цифровые копии документов в своем сейфе, вы можете почувствовать себя достаточно комфортно, чтобы переключиться с бумажных документов на электронные. Это экономит место и избавляет от необходимости измельчать.

Цифровые файлы должны быть заблокированы и / или защищены паролем или храниться на съемном диске. Или вы можете хранить их в облаке для доступа к ним с нескольких устройств. Мэдисон говорит, что документы также должны быть зашифрованы, а программное обеспечение, которое вы используете для шифрования, должно быть актуальным.

Наконец, расскажите кому-нибудь, кому вы доверяете, как получить доступ к вашим файлам в экстренной ситуации.

Эта статья была написана NerdWallet и первоначально опубликована Associated Press.

Как систематизировать документы и легко хранить их

Если вы хотите добиться успеха в жизни, важно быть организованным, особенно когда дело касается бумажной работы. Чтобы жить хорошо, необходимо научиться правильно получать, отслеживать, хранить и даже уничтожать очень важные или конфиденциальные документы. Но если ваши документы в хаосе, вы, скорее всего, пропустите или потеряете важные документы.Первый шаг к тому, чтобы стать ответственным за бумажную работу, — это научиться организовывать документы.

На самом деле мы опробовали довольно много методологий и стратегий: Мари Кондо, тиклерные файлы, картотечные шкафы, подвесные папки, бумажные корзины и так далее. Наконец-то мы нашли отличную стратегию, которая оптимизирует ваше время и пространство. Читайте наши советы.

Как организовать документы дома

В качестве первого шага мы возьмем пример Мари Кондо. При организации чего-либо одним из первых шагов, которые она рекомендует, является сбор всех ваших вещей вместе.В данном случае это означает сбор всех ваших документов, где бы они ни находились. Подойдите к своему письменному столу, обеденному столу, журнальному столику у входной двери, да, даже к тем, что стоит на холодильнике, и тому, что вы храните сейчас.

Затем настройте промежуточную зону. Где вы хотите поселиться и пройти через все это? Выберите удобное и хорошо освещенное место. Вы можете выбрать свое место, прежде чем собирать свои бумаги, но это немного рискованно, так как вы можете не предусмотреть должным образом все необходимое пространство.Сделайте это приятным. Возьмите напиток, зажгите свечу (подальше от бумаг!) И поставьте хорошую музыку.

В-третьих, начните сортировать бумаги или папки следующим образом. (Если что-то уже отсортировано, вам не нужно будет вытаскивать отдельные листы, просто потяните и переместите листы в группах или папках, в которых они уже есть.)

Важные документы — это документы, которые необходимо хранить в течение 7 лет или более. Итак, ваши свидетельства о рождении, старые налоговые записи, юридические документы, гарантии и т. Д.

Годовые документы — Есть бумаги, которые вам нужно использовать в наступающем году в какой-то момент или нужно хранить около года, прежде чем выбросить или перейти на более длительный срок. Это могут быть налоговые документы этого года, школьная информация для ваших детей и т. Д.

Ссылка шт. Поместите сюда все, что вам нужно проверить или использовать в неопределенное время. Для меня это руководства, журналы, купоны, квитанции и персонализированная информация, такая как результаты анализов, медицинские записи и т. Д.

Сентиментальный . Это предметы, которые вы храните только потому, что они имеют для вас какое-то личное значение. Так что сюда вы можете положить свои открытки, письма, детские рисунки и т. Д.

Исключить . Если вы следуете Мари Кондо, ее практическое правило — «выбросить все». Конечно, если бы вы это уже сделали, вы бы сейчас не читали это здесь. Все это, чтобы сказать, стоит быть агрессивным, когда вы отказываетесь от беспорядка. Имейте в виду, что большинство руководств и многие другие документы можно найти или перепечатать при необходимости.

Теперь, когда мы взялись за большую стопку, неплохо было бы рассматривать каждую категорию статей по-разному. Наши предложения о том, что делать с каждой группой, приведены ниже.

Как систематизировать важные документы

Этот пост содержит партнерские ссылки. Мы зарабатываем комиссионные для поддержки нуждающейся молодежи, если вы делаете покупки по ссылкам на этой странице. Ознакомьтесь с полным раскрытием нашей партнерской информации здесь.

Даже если вы собрали все документы, которые у вас есть, это не значит, что у вас есть все необходимые документы.Важные документы — единственная категория, которую мы рекомендуем добавлять по ходу дела.

Важные документы

У вас есть все необходимые документы и вы знаете, как их хранить? Что необходимо? Мы считаем, что следующие документы являются наиболее важными.

Идентификационные документы

1. Заверенная копия свидетельства о рождении
2. Карточка социального обеспечения
3. Информация о медицинском страховании
4. Медицинская документация
5. Паспорт, если у вас есть одно
6. Водительское удостоверение или удостоверение личности государственного образца *

Дополнительные личные документы

1. Учетные записи об образовании
2. Записи об иммунизации / аллергии
3. Документы о регистрации автомобиля / владении
4. Подтверждение страхования транспортного средства
5. Кредитные отчеты — даже если у них нет кредитной истории, рекомендуется создавать кредитные отчеты, чтобы уверен, что их личность не украли.Почему нет? Это бесплатно.

Загрузите наше руководство на Etsy, которое поможет вам разобраться с вашими конкретными документами и навсегда упорядочить их! Это всего лишь 2,99 доллара США, но за посещение нашего сайта сегодня вы можете получить половину скидки с кодом купона = SUCCESS50. Верно, всего 1,50 доллара. Более того, вся выручка от продаж идет на благотворительность!

Документы, необходимые для воспитания молодежи

Здесь, в finally Family Homes, мы обслуживаем молодых людей, пожилых вне приемных семей. Слишком много молодежи не имеют необходимых документов для достижения успеха.Чтобы получить доступ ко всем доступным им ресурсам после опеки, приемным детям важно получить дополнительные документы.

Если это вы, читайте дальше. У вас есть право на свои записи. Американская ассоциация адвокатов рекомендует предоставить молодому человеку, выходящему из системы, следующую дополнительную документацию:

1. Письмо с указанием дат, когда молодой человек находился под юрисдикцией суда
2. Письмо с заявлением о том, что молодой человек находился в приемной семье в соответствии с требованиями к документации о финансовой помощи
3. Документация о медицинском страховании подростка или Medicaid
4. Документация медицинская доверенность для молодежи
5. Доказательство гражданства или законного проживания подростка
6. Четкие и соответствующие возрасту письменные инструкции по подаче ходатайства о повторном обращении подростка, включая заполненный образец ходатайства
7. Четкое и соответствующее возрасту письменное инструкции по процессу регистрации для доступа к их материалам дела
8. Свидетельства о смерти родителей подростка ИЛИ приказы о прекращении родительских прав

Кроме того, Американская ассоциация юристов рекомендует при необходимости получить через постановление суда:

1. Все документы об образовании молодежи
2. Все записи о здоровье и психическом здоровье молодежи

Если у вас отсутствуют важные документы или у вас возникли проблемы с их отслеживанием , на веб-сайте омбудсмена Калифорнии по патронатным семьям есть список ссылок чтобы помочь вам их выследить.

Как хранить важные документы

После того, как вы определили и собрали важные документы, самое время организовать их так, чтобы их было легко найти, но безопасно.

Safewise рекомендует помещать каждый важный документ в пластиковый чехол, чтобы защитить его от разлива. Затем они рекомендуют поместить их в сейф, домашний сейф (например, в Walmart) или запертый картотечный шкаф.

Также важно быть готовым к неожиданностям, особенно если вы находитесь в зоне, подверженной стихийным бедствиям — землетрясениям, наводнениям, пожарам и т. Д.Вам нужна резервная копия. Вы можете перейти на цифровой формат или создать «go-файл». Чтобы сделать «файл на ходу», сделайте копии самых важных документов и поместите их в безопасный, но удобный для переноски контейнер. Я предпочитаю пластиковые, которые защищают от воды.

Если вы предпочитаете цифровое хранилище или онлайн-хранилище , существуют разные риски, но вы получаете преимущество доступа к своим документам, когда вы находитесь вдали от дома. У Leavitt Group есть несколько отличных идей о том, как оцифровать ваши личные документы.

Как избавиться от конфиденциальной информации

Вы можете найти важные документы, которые не хотите хранить. Не выбрасывайте их просто в мусор или переработку. Любые документы, содержащие конфиденциальную информацию, требуют надлежащей утилизации .

Автор Safewise Хиллари Джонстон рекомендует использовать измельчитель . «По крайней мере, один раз в месяц уничтожает ваших квитанций, предложений по кредитным картам, выписок из банка, просроченных кредитных карт и коммунальных платежей, которые вам больше не нужны.

Никогда не выбрасывайте квитанцию, полученную в результате транзакции, для которой вы использовали свою кредитную карту, так как ваш номер и / или имя, вероятно, там, и преступники могут использовать это в своих интересах ».

Все, что не является деликатным, из вашей стопки для мусора почти всегда можно отправить в корзину, которую мы рекомендуем держать под рукой рядом с шредером, когда вы будете разбирать свои бумаги.

Как организовать документы без картотеки

Шкафы для документов большие, громоздкие и редко бывают именно того размера, который вам нужен.Вот почему мы считаем, что для остальных документов, которые вы планируете хранить, лучше использовать корзины. Они могут быть пластиковыми, тканевыми или какими угодно. Просто выберите что-нибудь, что легко транспортировать, и вы можете увеличивать или уменьшать размер по мере необходимости.

Хотя вы можете использовать одни и те же подборки стилей для каждой категории, мы обнаружили, что некоторые подборки лучше подходят для определенных типов документов.

Как хранить годовые газеты

Напоминаем, что ваши годовые бумаги — это бумаги, которые вы либо выбрасываете, либо вкладываете в важные документы примерно раз в год.Например, вы можете хранить все наши налоговые документы там, пока не придет время уплаты налогов. После того, как вы оплатите налоги, переместите их в корзину для важных документов.

Чтобы сделать жизнь еще проще, не забудьте пометить внешнюю часть корзины с категорией бумаги в ней.

Хранение справочных материалов

Поскольку вы, вероятно, будете получать доступ к своим справочным материалам чаще, чем к любой другой категории, вы можете захотеть хранить их по-другому.Вы хотите, чтобы к ним было легко получить доступ. Вы можете положить их в декоративную папку или корзину, чтобы они смотрелись лучше, сидя на прилавке или на книжной полке. Или вы можете оставить его в шкафу в такой же корзине. На самом деле все дело в предпочтениях.

Еженедельные статьи

Подождите, еженедельно? Я знаю, мы об этом не упоминали. Тем не менее, мы рекомендуем приобрести коробку. Эта категория раньше не появлялась, потому что туда почти ничего не должно входить. По сути, это будет ваш почтовый ящик, который вы, как вы догадались, просматриваете еженедельно.Мы рекомендуем класть их прямо в коробку без папок. Вы хотите, чтобы бумаги было легко бросать и убирать. (Свою храним в шкафу у входной двери).

A Модификация
Если вам действительно нужно, вы можете попробовать использовать две папки. Один для купонов и один для высокоприоритетных товаров.

Поскольку срок действия купонов истекает быстрее всего, вы можете захотеть, чтобы в эту еженедельную папку помещалась папка с купонами. Это поможет напомнить вам, что они у вас есть, и проверить срок их действия.

Элементы с высоким приоритетом должны быть немедленно отфильтрованы. Если вы получили что-то очень важное, например, счет, мы рекомендуем бросить его прямо в красную папку, чтобы он оставался отделенным и легко распознавался как важный.

Как подавать детские бумаги и другие сентиментальные предметы

Сентиментальные статьи под руководством Мари Кондо относятся к сентиментальным статьям, а не к бумажной работе, и мы с ней согласны. Вряд ли любая другая категория бумаг так сильно затронет ваши эмоции.

Что касается их фильтрации или выяснения того, что выбросить, мы рекомендуем использовать ее руководство, изложенное в книге «Магия уборки, изменяющая жизнь». И мы не рекомендуем делать это в день сортировки бумаги.

А пока, а то и позже, наверное, выберете большую защитную урну. Крупные, потому что сентиментальные предметы, особенно детские художественные проекты, редко бывают стандартного размера.

Мы используем этот прозрачный пластиковый контейнер объемом 64 литра с защелкивающейся крышкой. Он обеспечивает безопасность и прозрачность наших сувениров — позволяет легко идентифицировать содержимое коробки.Мы по-прежнему используем мел сбоку, для максимальной ясности.

Несколько заключительных мыслей о систематизации документов

Реорганизация документов может быть непосильной задачей, поэтому либо выкладывайте много времени, чтобы по-настоящему все это изучить, либо делайте это небольшими порциями. Но если вы решите «разложить по частям», составьте график и будьте последовательны, иначе вы рискуете позволить стопке «для систематизации» стать слишком большой.

Получите наше удобное руководство на Etsy! Получите скидку 50% с кодом купона = SUCCESS50.

Одна из целей этого блога — помочь молодежи стать успешными и независимыми взрослыми. Миссия finally Family Homes — предоставить эту поддержку тем приемным подросткам, у которых нет семьи или дома, чтобы они могли успешно перейти во взрослую жизнь .

Если вам нужны дополнительные советы по организации и успеху, обращайтесь:

Как организовать свой дом

Как разумно распоряжаться своим временем

Как добиться успеха в жизни — 10 эффективных ключей

Как организовать важные документы дома

Если вам нужны рекомендации по , как организовать важные документы дома, вы попали в нужное место.Мы понимаем, что борьба реальна, независимо от того, нужен ли вам просто совет о том, как хранить важные документы дома, или вы переезжаете на большие расстояния и хотите отслеживать документы, связанные с переездом. Мы собрали важные советы по системам классификации и хранения, которые помогут вам хранить ваши записи в порядке и чистоте.

Что такое важные записи и как долго их следует хранить

Важные записи — это предметы, которые вам нужно хранить для особых случаев.В основном они вам понадобятся в таких ситуациях, как переезд на новое место, покупка дома, составление завещания или рождение ребенка. Эти события случаются редко, но крайне важно хранить эти файлы в таком месте, где их можно легко найти. Чтобы не загромождать дом и ящики для хранения вещей, вам следует ежемесячно просматривать свои записи и выбрасывать излишки. Давайте посмотрим примеров ваших ценных бумаг и сколько времени вы должны их хранить. :

• Документация, которую вы должны хранить в течение трех месяцев : счета за коммунальные услуги, квитанции и квитанции для внесения и снятия средств с кредитной карты
• Документация, которую вы должны хранить в течение года : квитанции о зарплате, ипотечные выписки, бухгалтерские книги чековых книжек и просроченные страховые записи
• Документация, которую вы должны хранить до семи лет : банковские выписки, формы W-2 и 1099, медицинские счета, записи об инвалидности, квитанции о безработице и аннулированные чеки
• Документация, которую вы должны хранить бессрочно : личные, медицинские, образовательные и пенсионные записи; годовые налоговые декларации, документы, выписка по ипотеке, юридические контракты, завещания, квитанции о ремонте жилья, свидетельства о недвижимости, страховые полисы, доверенность, названия транспортных средств и инструкции по захоронению.

Убедитесь, что вы знаете, как долго вам следует хранить соответствующую документацию.

Соберите все свои документы в одном месте

Первый шаг сборки и классификации ваших файлов — собрать их все вместе в одном месте.Большинство ваших файлов можно найти в таких очевидных местах, как шкафы для документов, ящики стола и стопки почты. Однако лучше всего проверить и гостиную, потому что мы склонны складывать там разные документы и счета. Не забывайте также обыскивать свои сумки и кухонные уголки. Когда вы соберете все, , вы внимательно посмотрите, какие из них вы собираетесь хранить, перерабатывать или измельчать . Вы можете сделать это на кухонном столе или на рабочем столе, если он достаточно большой.

Во-первых, вы должны объединить каждый файл и каждую запись для категоризации.

Как правильно систематизировать важные документы

Когда вы поместите всю документацию в одно место, вы можете начать категоризацию. Помимо того, что это часть хорошо организованной жизни в целом, упорядоченная документация также имеет решающее значение для организации переезда — вот почему те, кто переезжает, также найдут эту статью полезной.Для начала, вы можете использовать разные картонные коробки для разных типов записей . Теперь давайте посмотрим, как организовать документы по категориям.

Создайте отдельный файл действий для организации важных документов

Вам следует создать файл действий, в котором вы можете хранить документы, которые необходимо обработать, когда вы их получите. .К ним относятся входящая почта, счета, напоминания о встречах, приглашения на предстоящие мероприятия, квитанции на недавно приобретенные товары или те, которые вы ожидаете доставки. Вскоре вы переработаете или измельчите большую часть из них, но некоторые, например медицинские счета, придется хранить в течение более длительного периода. Такие файлы вы можете поместить в отдельную папку. В идеале файл действия должен быть как можно меньше.

Настроить отдельные архивные файлы

Ваши архивные файлы должны включать ваших личных записей .Они доказывают, что вы и члены вашей семьи существуете, платите налоги, имеете жилую площадь, окончили колледж и путешествуете по паспорту или визе. Если у вас есть несколько объектов недвижимости или бизнес, у вас, естественно, будет больше файлов. Ваша папка архива должна содержать:

• Свидетельства о рождении
• Паспорта
• Налоговые декларации
• Аренда
• Медицинские бумаги
• Академическая успеваемость
• Трудовой договор
• Досье на пенсию
• Документы по страхованию жизни.

Вы можете хранить все это в алфавитном порядке, с пометками и в несгораемых папках. Тем не менее, убедитесь, что хранит наиболее часто используемые вами документы, например, паспорта и свидетельства о рождении, в передней части папки .

Настройте подшивку для домашних файлов

Домашние папки должны содержать файлов, которые не требуют вашего немедленного внимания , но также не входят в состав архивных контейнеров.К ним относятся ваучеры, купоны, подарочные карты, карты лояльности, налоговые квитанции и страховые полисы. Отличный способ сохранить их в порядке — создать подшивку и распределить их по разным разделам.

Отбросьте документы, которые больше не нужны

Последний шаг в сортировке важных документов — это измельчение просроченной документации .Ваши брошенные файлы попадут на завод по переработке или на свалку, но может легко случиться так, что ветер выбросит ваши счета или важную документацию. Кто-нибудь может забрать его и доставить вам массу неприятностей с кражей личных данных. Вот почему вам следует уничтожить все документы, в которых есть конфиденциальная информация о вас.

Защитите информацию о себе и членах своей семьи, уничтожив документы с истекшим сроком действия.

Организованная документация, связанная с переездом

Как мы уже отмечали, эта статья пригодится всем, кто планирует переехать на новое место. Если это ваш случай, имейте в виду, что документация , связанная с переездом, должна быть организована до того, как вы заказываете услуги по упаковке и переезду.Также имейте в виду, что некоторые из ваших файлов и документации, возможно, придется провести некоторое время в хранилище, пока вы не найдете для них подходящее место в новом доме. Среди ваших отсортированных файлов обязательно держите список домашнего инвентаря под рукой. Если вы путешествуете с кошками или любым другим домашним животным, обязательно храните записи ветеринара в одном месте. В число необходимых документов для переезда должны входить паспорт, необходимый для выезда за границу, водительские права, карточка социального страхования, свидетельство о рождении, страховые полисы и записи о регистрации транспортных средств.

Если вы не пользуетесь услугами службы доставки автомобилей при переезде на большие расстояния, эти файлы должны путешествовать с вами в вашем автомобиле.

Храните свой паспорт и другие документы, связанные с переездом, при переезде.

Сделайте копии своего бумажника. Документация

Существует множество важных документов, которые нам нужны каждый день, поэтому мы обычно храним их в наших кошельках. К сожалению, это не совсем безопасно, поскольку всегда существует риск потери или кражи этой документации.Когда это происходит, наша личная информация оказывается под угрозой — не говоря уже о денежных потерях, которые мы страдаем, и о проблемах , которые мы должны пройти, чтобы получить новые документы .

Неплохо сделать копии своей карты медицинского страхования, членских карт, карт программ лояльности, водительских прав, библиотечных карт и кредитных / дебетовых карт (копии лицевой и оборотной сторон). Вы должны хранить эти копии вместе с другой соответствующей бумажной документацией.

Сделайте копии документации кошелька на всякий случай.

идей о том, как систематизировать важные документы дома

Хотите знать, где хранить важные документы? Мы собрали несколько идей, чтобы упростить доступ к вашей статье и другой документации.

Получите лоток для писем для организации рабочего места

Любые важные документы, скопившиеся у вас на столе, можно легко разобрать. Вы можете приобрести лоток для бумаги, который будет использоваться для хранения всех файлов на столе.Благодаря плавному перемещению уровней, вы сможете легко получить доступ ко всему, что вам может понадобиться, в любой момент.

Легко отслеживать файлы с помощью разделителей лотков

Если у вас скопились документы в ящиках стола, подумайте о приобретении разделителей для лотков.Этой цели могут служить противни на четверть листа. Вы можете получить несколько меньших и выбрать каждый для определенной цели.

Рассмотрите возможность использования ящика для файлов формата Letter в Snap-N-Store

Этот тип ящика предназначен для хранения подвесных папок .Каждая папка должна быть отнесена к разным категориям. Поэтому, когда вам нужно подготовить конкретные документы, вы легко найдете тот, который ищете. Эти коробки бывают разных размеров, и вы можете выбрать тот, который соответствует масштабу вашей документации. Боковые стороны такой коробки можно расстегнуть и сложить, когда вы ею не пользуетесь. Крышка контейнера достаточно глубокая, чтобы вместить ярлыки и ярлыки.

Цветные подвесные папки — отличный способ отслеживать ваши файлы

Упорядочивайте важные документы с помощью цветных папок.Они сэкономят вам время и сэкономят нервы. Этот тип системы хранения позволяет идентифицировать файлы по категориям визуально. Выберите от четырех до шести категорий документов и назначьте для каждой разные цвета. Затем определите, как вы будете маркировать свои папки. Кто-то предпочитает писать прямо на ярлычке, а кто-то предпочитает самоклеющиеся этикетки. Поиск файлов с помощью этого метода — отличный способ сохранить все в порядке и быстрее просматривать файлы.

Найдите складные держатели для журналов

Держатели журналов довольно универсальны и предлагают возможности для вертикальных систем хранения.Вы можете разместить пару из них в коридоре и распределить их по категориям. Например, у вас могут быть отдельные для почты, счетов, детских домашних заданий, офисных документов и т. Д. Любые документы, поступающие в дом, могут быть помещены в эти держатели журналов. В них хорошо то, что они не громоздкие, но могут легко хранить много вещей . Когда вы заметите, что предметы накапливаются, вы поймете, что пора их просмотреть. В идеале вы должны делать это один раз в месяц.

Лучший способ сэкономить место: настенный органайзер

Если вы живете в небольшом доме, рассмотрите возможность использования настенных органайзеров .Ваши важные документы и другие файлы будут храниться у вас на стене, и вы сможете легко получить к ним доступ. Настенные органайзеры очень неброские и функциональные. Они бывают разных размеров, и карманов будет достаточно для разных категорий файлов. Однако, если вы хотите сэкономить и насладиться поделками своими руками, вы можете сделать настенный органайзер самостоятельно.

Следуйте стилю подвесных буферов обмена

Установите несколько подвесных планшетов на кухне или на стене гостиной для напоминаний.Подвесные планшеты для планшетов очень рентабельны и могут быть легко изготовлены. Вы можете использовать его для прикрепления важных счетов, которые еще предстоит оплатить, а также других заметок и напоминаний о бумажной работе.

Уменьшите количество бумажной почты и создайте учетную запись в Интернете в Evernote

Нам всем нужны идеи о том, как хранить важные документы, но большая часть ваших записей может быть в электронной форме.Делайте выписки и счета без бумаги. То же самое и с подпиской на ваш журнал и каталоги. Переключитесь на цифровые формы, и у вас дома будет больше места для хранения. Вы также можете открыть учетную запись на таких платформах, как Evernote, приложение, предназначенное для организации, архивирования и создания заметок.

Создайте встроенное решение в своем доме

Если вы хотите, чтобы документация и файлы не попадали в поле зрения, подумайте об установке встроенных полок или ящиков.Их можно установить на кухне, в гостиной или в офисе — выбор за вами. С таким решением вы получите одновременно функциональное пространство и элегантный интерьер. Встроенные ящики могут особенно пригодиться, если вы переезжаете в дом меньшего размера.

Встроенные ящики — лучший способ хранить ваши записи и файлы в порядке.

Мы уверены, что после этих советов сортировка документов стала намного проще

Нетрудно понять, почему так много людей боятся организовывать документы. Тем не менее, мы надеемся, что после ознакомления с советами и приемами, приведенными в этой статье, вы теперь знаете, как хранить важные документы, и получать от этого удовольствие.

Как хранить важные документы в Интернете и дома

Торт ценит целостность и прозрачность. Мы следуем строгой редакционной процедуре, чтобы предоставить вам наилучший возможный контент. Мы также можем получать комиссию за покупки, сделанные по партнерским ссылкам. Как партнер Amazon, мы зарабатываем на соответствующих покупках.Узнайте больше в нашем партнерском раскрытии.

Если вы чем-то похожи на обычного человека, скорее всего, у вас есть стопки документов, сложенные (или сложенные) повсюду вокруг вашего дома. Некоторые из них важны, а другие можно выбросить.

Перейти к этим разделам:

Вам может быть интересно, что произойдет, если вам понадобится срочно получить важный документ. Сможете ли вы найти его быстро и легко?

Лучший способ найти важные личные и домашние документы — это создать надежную систему.Ниже мы подробно рассмотрим, как хранить важные документы как в печатном виде, так и в Интернете.

На всякий случай поделитесь своими последними пожеланиями.

Создайте бесплатный профиль для планирования конца жизни Cake и мгновенно поделитесь своим здоровьем, юридическими, похоронными и прежними решениями с любимым человеком.

Шаг 1. Соберите документы

Первый шаг — выяснить, какие документы необходимы, и отследить их. Легче сказать, чем сделать. Дайте себе достаточно времени, чтобы выполнить этот шаг, поскольку вам, возможно, придется тщательно искать несколько ключевых элементов.

Если вы потеряли какой-либо из необходимых документов, вы обычно можете запросить новый. Однако этот процесс может занять много времени, и вам нужно начать как можно скорее.

Итак, какие самые важные документы нужно иметь дома и безопасно хранить в сети?

Вот простой список, который поможет вам собрать все необходимое:

• Личные и семейные документы: Свидетельства о рождении и документы об усыновлении, карты социального страхования, удостоверения личности и водительские права, паспорта или грин-карты, документы о натурализации, завещания, свидетельства о браке, документы о разводе, доверенности и расширенные директивы, а также свидетельства о смерти
• Документация на автомобиль: Регистрация транспортного средства и подтверждение права собственности, договоры аренды и платежи по автокредиту
• Жилищная документация: Выписка об ипотеке или доверительные акты и договоры аренды
• Доход: квитанции о заработной плате и государственные пособия (включая социальное обеспечение, поддержку ветеранов и т. Д.)
• Здравоохранение: Карточка медицинского страхования, выписки со счетов медицинских сбережений и последние медицинские записи
• Активы и сбережения: Профессиональная оценка собственности, выписки с пенсионных счетов, выписки с инвестиционных счетов, а также выписки из банков и кредитных союзов
• Долги и обязательства: Выплаты по студенческому кредиту, алименты и алименты
• Налоги: Налоговые декларации за последние три года, декларации по налогу на имущество и декларации по налогу на имущество физических лиц

Шаг 2. Выберите платформу онлайн-хранилища

Хранение важных документов в Интернете может показаться находкой.Однако вы должны быть осторожны с тем, как вы выбираете и используете платформу онлайн-хранилища.

Взлом данных становится все более распространенным явлением, поскольку крупные компании проникают через свои головы и перерастают свои возможности безопасного хранения. Кроме того, многие сайты хранения данных просто не соответствуют требованиям HIPAA, что означает, что ваша личная медицинская информация может оказаться под угрозой.

С помощью Cake вы можете составить план завершения жизни, чтобы поделиться им с семьей, включая похоронные пожелания, завещания и доверенности.Платформа Cake также позволяет хранить важные документы и фотографии, чтобы у всех, с кем вы ими делитесь, был доступ, если и когда он им понадобится.

В дополнение к резервному копированию ваших документов с помощью надежной платформы хранения данных мы рекомендуем также хранить большую часть ваших документов на бумаге. Это позволяет вам легко получить к ним доступ, не беспокоясь о доступе в Интернет и паролях. Вы можете связаться с ними так быстро, как вам нужно.

Шаг 3. Отсканируйте документы и загрузите

Так как же сделать резервную копию всех этих документов в Интернете? Во-первых, важно признать, что процесс резервного копирования документов на онлайн-сервер может быть расширенным.

Это может занять несколько часов, и вам может понадобиться помощь в этом процессе. Продолжительность этого шага зависит от того, сколько документов у вас есть и вы хотите загрузить.

Получить доступ к сканеру

Для начала вам понадобится сканер с доступом в Интернет или компьютер. Многие люди больше не владеют принтерами и сканерами, и приложение для сканирования iPhone, вероятно, не подойдет для этого проекта.

Если вам нужно отсканировать и загрузить много страниц, вы можете нанять службу сканирования, которая сделает это за вас.Многие центры доставки и канцелярские товары предлагают услуги сканирования на месте. Вы можете платить поминутно за использование сканера самостоятельно или можете платить за страницу, чтобы кто-то сделал это за вас.

Сделай сам или заплати за услугу сканирования

Если вы работаете с личными документами, которые содержат личную информацию, например номер социального страхования, безопаснее сканировать документы самостоятельно.

Офисный сканер в FedEx, Staples или другом надежном месте позволит вам сканировать больше страниц быстрее, чем домашний одностраничный сканер.

Большинство из этих мест позволяет сканировать документы на компакт-диски или флэш-накопители, которые можно взять с собой. Вам нужно будет найти тот, который подходит.

Загрузите свои документы

Когда у вас есть все важные документы на компакт-диске или флэш-накопителе, вы можете загрузить эти файлы в систему хранения данных по вашему выбору.

Также неплохо хранить флэш-накопитель или компакт-диск в защищенном месте, где их можно легко найти.

Вы можете даже сделать копию, скопировав файлы на другой компакт-диск или флэш-накопитель, на всякий случай.

Шаг 4. Поместите копии в безопасный контейнер

Организовать все в цифровом виде — это здорово. Но вам все равно нужно хранить бумажные копии многих из ваших самых важных документов. Если вы сделали резервные копии компакт-дисков или флэш-накопителей, их тоже нужно будет хранить в надежном месте.

Для безопасного хранения документов у вас есть два варианта: безопасное хранение документов дома или сейф (или и то, и другое).

Сейф для хранения документов

Многие люди хранят копии своих самых важных бумажных документов или цифровых запоминающих устройств в сейфовых ячейках.

Вы можете использовать этот метод для хранения вашего завещания и любых других документов, к которым вам не нужно часто обращаться.

Чтобы приобрести сейф, обратитесь в свой банк или несколько банков в вашем районе. Вам нужно будет платить ежемесячную арендную плату, чтобы поддерживать коробку в хорошем состоянии.

Если вы пойдете этим путем, важно сделать дополнительный шаг, чтобы сообщить близкому человеку о вашей сейфовой ячейке и о том, как получить к ней доступ.

Если у вас есть ключ от ящика, храните ключ в надежном месте дома, где кто-нибудь сможет его найти в случае необходимости.Включите также информацию о местонахождении ключа или код доступа к сейфовой ячейке в свое цифровое резервное хранилище. Вся эта информация может быть частью вашего инструктивного письма.

Хранение документов дома

Независимо от того, снимете вы сейф или нет, вам также нужно будет установить домашнюю систему хранения. Многие документы должны быть доступны вам в любое время на тот случай, если вам потребуется обратиться к ним за важной информацией.

Сюда входят квитанции о заработной плате, налоговая информация и данные о ваших активах и долгах.Кроме того, вы часто добавляете новые документы и выбрасываете старые, поскольку они вам больше не нужны (см. Как долго хранить документы ниже).

Вот несколько советов по настройке домашней системы хранения данных:

• Закупка контейнеров. Когда вы настраиваете домашнее хранилище, выбирайте ящики для файлов, которые являются водонепроницаемыми и огнестойкими. Для таких документов, как квитанции о заработной плате, высокий уровень безопасности может не потребоваться. Однако такую ​​информацию, как ваша карточка социального страхования и свидетельство о рождении, рекомендуется хранить в закрытом, герметичном и водонепроницаемом / пожаробезопасном контейнере.
• Выбор места. Храните ящики для документов в прохладном и сухом месте. Даже если ваши ящики для файлов огнестойкие и водонепроницаемые, изменения температуры и влажности могут повлиять на наиболее важные документы.
• Ламинирование основных документов. Если вы хотите сделать дополнительный шаг, вы можете ламинировать любые документы, которые, как вы знаете, вам понадобятся на долгие годы.
• Обеспечение доступа. Как и в случае с вашей сейфовой ячейкой, не забудьте включить информацию о том, как получить доступ к вашим хранилищам — и местоположению любых ключей — в онлайн-хранилище резервных копий или другом безопасном месте.

Шаг 5: Как заменить важные документы

Аварии случаются. Люди переезжают, все выбрасывается в мусорное ведро, а иногда документы просто исчезают. Нередко можно потерять из виду важные документы, такие как налоговые декларации или даже свидетельство о рождении и карточку социального страхования.

К счастью, есть способы заменить эти документы и перевернуть новую страницу, сохранив их в безопасности. Вот что делать, если вы потеряли важные личные или домашние документы:

• Записи актов гражданского состояния: Если вы потеряете свидетельство о рождении или карточку социального страхования, вам необходимо обратиться в Департамент записи актов гражданского состояния вашего штата.
• ID-карта: Если вы потеряете водительские права, обратитесь в DMV по месту жительства.
• Паспорт: Немедленно сообщите в Государственный департамент, что вы потеряли свой паспорт или что он был украден. Затем запросите новый.
• Карта постоянного жителя (грин-карта): Если вы потеряете грин-карту, подайте заявление на замену в Службе гражданства и иммиграции США.
• Налоговая запись: Если вам нужна копия вашей W-2 или документации о доходах, обратитесь к своему работодателю.Если это тот же налоговый год, они могут предоставить копию. Если вам нужна налоговая декларация за прошлый год, вы можете ее получить.

Упрощение хранения документов

Поначалу начало работы с хранением важных документов может показаться сложной задачей. Но как только вы приведете все в порядок, вы сможете вздохнуть с облегчением.

Все ваши важные документы будут там, где вы их легко найдете. И, что лучше всего, вам не придется перебирать груды нежелательной почты и квитанции о зарплате 10-летней давности, чтобы найти то, что вы ищете.

Совет после планирования: Если вы являетесь исполнителем умершего любимого человека, трудно справиться как с эмоциональными, так и с техническими аспектами их незавершенного дела, не имея способа организовать ваш процесс. У нас есть контрольный список после потери, который поможет вам позаботиться о семье, имуществе и других делах вашего близкого.

---

---

Источники

1. «Контрольный список важных юридических документов и финансовой отчетности».