Как правильно написать деловое письмо образец: Как правильно написать деловое письмо (примеры)

Содержание

Деловое письмо | Образец — бланк — форма

Деловое письмо это ваш официальный представитель. Помимо содержание очень важно правильно оформить деловое письмо, как известно «встречают по одежке». Рассмотрим порядок оформления делового письма.

Бланк

Деловое письмо (Business letter) должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:

  • название организации;
  • физический адрес организации;
  • телефон и факс;
  • web-сайт и e-mail.

Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.

Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

Поля

Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

Регистрационный номер

Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.

Пример:

Исх. №546 от 28.07.2008 на вх. №321 от 25.07.2008

Шапка письма

Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма.

Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.

Пример:

Генеральному директору
ООО «Рассвет»
Милославскому П.Н.

Уважаемый Павел Николаевич!

Шрифт

Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма.

К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.

Нумерация листов

Нумерация листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. При проставлении нумерации листов в текстовом редакторе Microsoft Word мы рекомендуем Вам пользоваться функцией «Колонтитулы» — «Вставить автотекст» — «Стр. № из всего». Это позволит адресату правильно оценить общий объем письма и не перепутать последовательность его страниц.

Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.

Информация об исполнителе

Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.

Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему контрагенту будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты.

Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.

Приложения

Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью.

Пример:

К данному письму прилагается 2 документа на 3-х листах:
1. акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах;
2. счёт-фактуры.

С уважением, Главный бухгалтер мебельной фабрики «Большевичка» Васильева Н.К.

Информационное письмо: образец, задачи, виды и правила написания

Формат информационного письма используется не только в деловом общении, но и в email маркетинге. В этой статье мы рассмотрим образцы информационных писем, их виды и задачи.

Что такое информационное письмо

Информационное письмо — это письмо делового характера, в котором сообщаются официальные сведения. Например, о деятельности компании, изменениях в реквизитах, расширении ассортимента или внедрении новых услуг.

Образец информационного письма:

Информационное письмо — образец документа

В email маркетинге такими письмами являются сообщения, которые как привлекают новых клиентов, так и удерживают постоянных. Это может быть полезный и познавательный контент, подборка статей или вебинаров, информация о товарах или услугах, свежие новости о событиях из жизни компании.

Пример информационной рассылки — уведомление о свежих статьях в блоге, предстоящем мероприятии и вебинаре, а также анонс конференции и нового материала на портале про технологии для бизнеса.

Вариант информационной рассылки

Зачем нужны информационные письма

Цель информационного письма в корпоративной среде — донести важную информацию конкретному лицу.

Задачи:

  • Уведомить сотрудника или партнера об изменениях в бизнес-процессах.
  • Напомнить о встрече, мероприятии или о том, что нужно сделать сотруднику.
  • Утвердить решения.
  • Высказать свое мнение по какому-либо вопросу.
  • Обсудить ассортимент или ценовую политику.

Цель информационного письма в email маркетинге — это не прямая, а косвенная продажа продукта. Оно служит для поддержания общения с подписчиками, информирования аудитории и привлечения потенциальных клиентов.

Задачи рассылки:

  • Удерживать внимание клиентов, подписчиков, сотрудников или партнеров.
  • Подтверждать экспертность.
  • Напоминать о событии, мероприятии, продукте.
  • Привлекать трафик на сайт.
  • Уведомления об оплате, статусе заказа или подтверждения регистрации.

В информационных рассылках могут быть призывы совершить целевое действие, но это не является обязательным пунктом.

Автоматизация email рассылок

Отправляйте цепочки триггерных сообщений приветствия, брошенной корзины, реактивации, совмещая внутри одной цепочки email, SMS и web push.

Настроить триггерные рассылки

Разновидности

В этом разделе рассмотрим разновидности писем на примерах.

Письмо-уведомление

Этот формат уведомляет адресата о событиях, изменениях, нововведениях или фактах, которые представляют взаимный интерес.

Ниже показан пример письма с уведомлением — адресата ожидает посылка в месте вручения. Человек может выбрать, как ее удобнее забрать: прийти самостоятельно или заказать доставку.

Пример письма с уведомлением

А здесь показано официальное письмо с уведомлением в виде документа, который может быть отправлен по отделам института или с помощью онлайн-рассылки.

Официальное письмо с уведомлением. Источник

Письмо-напоминание

В этом письме адресату напоминают о том, что ему следует сделать. Например, ответить на предыдущее извещение, выполнить обязательства или прийти на запланированную встречу.

Ниже пример рассылки с напоминанием о том, на какое время намечено начало мастер-класса.

Пример рассылки с напоминанием

А здесь представлен образец письма с напоминанием в корпоративной среде:

Информационное письмо — пример сообщения с напоминанием. Источник

Письмо-подтверждение

Сообщение, которое закрепляет ранее оговоренные между собеседниками договоренности. Например, проведение оплаты или согласование предложений.

Ниже показан пример письма, которое подтверждает сотрудничество между компаниями.

Образец письма с подтверждением. Источник

А здесь — письмо от службы доставки, которая подтверждает получение заказа от клиента.

Пример письма с подтверждением от службы доставки

Письмо-заявление

Сообщение, в котором адресант объясняет изменения в условиях договоренности.

Пример письма заявления, где сообщается об отказе от участия в семинаре по причине отсутствия сотрудника, который занимается данным вопросом.

Пример письма с заявлением

Рекламно-информационное письмо

Этот формат похож на коммерческие предложения, но при этом он носит скорее ознакомительный или рекомендательный характер. В подобных письмах можно увидеть информацию о товарах или услугах, расширении ассортимента, изменении ценовой политики.

Пример рассылки рекламного характера, в которой компания рассказывает об изменениях в своем сервисе и сообщает о новых инструментах для ведения процессов при удаленной работе.

Пример рассылки рекламного характера

Скриншот письма, в котором адресант предлагает ознакомиться с услугами и возможностями компании.

Пример рекламно-информационного письма. Источник

Как написать информационное письмо

Информационные письма в корпоративном документообороте оформляются в произвольной форме. Главное — придерживаться основ деловой переписки:

  • Отсутствие орфографических и пунктуационных ошибок.
  • Текст логично структурирован.
  • Отсутствие воды.
  • Выравнивание текста по ширине.
  • Нумерация страниц — в случае, если содержимое письма предполагает большой объем информации.
  • Классические шрифты для деловой переписки — Times New Roman, Arial.
  • Одинаковые отступы в шапке и теле письма.
  • Отсутствие эмоционально окрашенных фраз и просторечных выражений.

В email маркетинге такое письмо тоже оформляют в свободной форме, но рассылку нужно сделать релевантной и интересной, чтобы подписчик захотел его прочесть, а не удалить.

Информационное письмо легко создать и отправить бесплатно в сервисе SendPulse. Зарегистрируйтесь на главной странице и выберите «Создать рассылку».

Как быстро создать рассылку в кабинете SendPulse

Далее выбираете шаблон, настраиваете шапку и тело письма.

Ниже показаны примеры готовых бесплатных шаблонов и удобный конструктор писем в SendPulse, в котором вы можете поменять все оформление под свои цели или создать шаблон с нуля:

Пример, как можно создать рассылку в SendPulse

После нажимаете «Сохранить и продолжить» и настраиваете рассылку:

Настройка рассылки

Проверяете корректность письма, выставляете время рассылки:

Настройка времени отправки

Рекомендуем к прочтению! Узнайте больше об email маркетинге:

Образцы информационных писем от интернет-магазинов

В этом разделе мы собрали примеры информационных писем от интернет-магазинов.

Adidas. Компания не так давно разработала коллекцию одежды из переработанного пластика. В своей рассылке бренд рассказывает, как любой человек может помочь избавиться от пластиковых отходов, приняв участие в челлендже, который начался в 2017 году.

Рассылка от интернет-магазина одежды

Samsung. Компания периодически присылает полезные рассылки, в которых рассказывает о нововведениях, о товарах, сравнивает продукты, предлагает варианты решения бытовых проблем.

Рассылка от интернет-магазина бытовой техники

Ubisoft Store. Компания уведомляет клиента о том, что безопасность личного кабинета пользователя усилена за счет двухэтапной аутентификации.

Пример письма от магазина онлайн-игр

Заключение

В данной статье мы рассмотрели информационное письмо и варианты рассылок, познакомились с видами писем и разобрали образцы их оформления.

  • Регулярная информационная рассылка укрепляет отношения с клиентом.
  • Создавайте релевантные и привлекательные письма.
  • Поиграйте с форматами рассылок и их наполнением — размещение заголовков, картинок и видео.
  • Чередуйте промо и информационные письма.
  • Адаптируйте рассылки под все виды устройств.
  • Перед отправкой письма проанализируйте его назначение — какое действие должен совершить человек: прочитать материал, перейти на сайт, написать ответное письмо и тому подобное.

В SendPulse вы можете настроить не только отправку email, но и подключить SMS, WhatsApp и Viber рассылки, push уведомления, использовать CRM и конструктор лендингов, а также чат-ботов в мессенджерах Facebook Messenger, ВКонтакте, WhatsApp и Telegram!

Деловое письмо на английском: образец, примеры с переводом

Доброго времени суток, друзья.

Когда-то ведя переписку со своим будущим партнёром из Ирландии, один мой знакомый употреблял слова и фразы типа hereby и acknowledge receipt of в своих посланиях. Он порядком смутился, когда они встретились в России, и Джон (так звали его партнёра) подшутил (очень деликатно) над его излишним официозом. Дальнейшее их общение привело к тому, что деловой стиль моего знакомого стал более естественным, а Джон стал с его помощью понимать разные смысловые оттенки русской нецензурной лексики…:)

Сегодня я с удовольствием расскажу вам о том, как правильно составить деловое письмо на английском языке. Вы познакомитесь как с основными принципами и правилами деловой переписки, так и с некоторыми её нюансами. Разберём основные виды писем, общую для всех структуру, а также часто употребляемые в них типовые фразы. Может быть, прочитав эту статью, вы и не станете асом в составлении деловых посланий, но свой уровень повысите точно.


Cодержание:

  1. Основные типы деловых писем
  2. Общие принципы написания
  3. Составные части письма
  4. Стандартные выражения
  5. Электронные письма

В наше время правильное оформление, грамотное построение и хорошо подобранный стиль делового письма имеют весьма важное значение. По тому, как вы ведёте деловую переписку, у вашего партнёра создаётся первое impression о вашем профессионализме и о солидности компании, которую вы представляете.
Давайте ознакомимся с некоторыми особенностями подготовки таких посланий.

Основные типы деловых писем

  • Поздравление – Congratulation Letter
  • Предложение – Commercial Offer – отправляется вашему потенциальному деловому партнёру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.
  • О приёме на работу — Acceptance–уведомляет вас, что вы приняты на работу.
  • Заявление – Application– содержит ваше резюме и предложение себя в качестве работника.
  • Отказ — Refusal letter – деловой «от-ворот-поворот» на ваше заявление или предложение.
  • Жалоба – Complaint Letter – содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.
  • Письмо–извинение – Apology Letter — это ответ на письмо-жалобу.
  • Письмо-запрос – Enquiry Letter –отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре.
  • Письмо-ответ на запрос – Reply Quotation– в нём, собственно и содержится запрашиваемая информация.
  • Письмо-благодарность — Thank-you letter – тут, кажется, всё понятно.

Существует ещё огромное количество видов и подвидов бизнес-посланий (Order, Response to Order, Invoice, Statement etc.), и потребуется не одна статья, чтобы большинству уделить внимание.

Рекомендую

 

Kind regards — отличное и серьезное пособие от зарубежного автора, специалиста по коммуникациям, которая собрала в данной книге свой и чужой опыт ведения деловой переписки на английском языке. Там вы найдете множество живых примеров и советов. Эта книга станет вашим помощником и надежным партнером на долгое время.

 

 

 

 

Для тех, кто хочет прокачаться в деловом и бизнес английском более основательно и с упором на самостоятельность, необходимо пройти хороший Деловой курс. Сделать это можно онлайн, например, на сайте Puzzle English. Интерактивный курс состоит из ряда видео уроков с носителем, перед прохождением каждого из которых вы знакомитесь с необходимыми словами и выражениями, во время просмотра — можете использовать субтитры, а после усвоения — закреплять новый материал с помощью домашнего задания. Для приобретения этого курса вам нужно перейти на страницу покупок и выбрать из списка предложений «Деловой курс».

 

Если вам необходим индивидуальный подход, то специально для таких целей небезызвестная онлайн школа EnglishDom разработала курс Бизнес Английский, где вы поэтапно пройдете 30 уроков один на один с квалифицированным преподавателем — по Скайп. А на выходе сможете уверенно вести не только переписку, но и деловые переговоры. Подробнее о программе курса — на странице с описанием. Там же вы можете оставить заявку на бесплатный пробный урок.

 

Общие принципы

Графическое оформление должно соответствовать следующему:

  1. Все предложения начинаются от одной вертикальной линии.
  2. Текст разделяется на абзацы без красных строк.
  3. Для упрощения восприятия, написанный текст разбиваем на примерно равные по размеру смысловые блоки.
  4. Белое пространство должно равномерно окружать текст. Не помещайте одну-две строчки текста вверху листа, если письмо небольшое. Не печатайте до нижнего края листа и не сужайте поля, если послание многословно – лучше использовать вторую страницу.

По стилю:

  1. Не применяйте в переписке разговорные сокращения – пишем You are вместо You’re и т.д.
  2. Не решайте в одном письме две проблемы одновременно – предпочтительнее написать два письма.
  3. Определитесь, какой тон будет более подходящим – официальный или раскованный.
  4. Необходимо учитывать те правила, которые отсутствуют у нас, но имеют конкретное значение у них, национальные и территориальные особенности.

Составные части

А сейчас мы разберём, так называемый, скелет делового письма, его структуру и расположение элементов:

  • Заголовок (шапка):
    А) Адрес отправителя — в верхнем левом углу. Если бланк фирменный, то адрес уже проставлен.
    Б) Адрес получателя — слева, ниже адреса отправителя. Формат: от меньшего к большему (Имя, №дома, улица, город, индекс, страна).
    В) Дата — три строки ниже адреса получателя или в правом верхнем углу. Формат: день/месяц/год. Запятые не используются.
  • Приветствие (обращение), или как начать письмо.
  • Главная мысль (основной текст послания) – в центральной части письма.
  • Заключительная фраза (выражение благодарности и дальнейших намерений).
  • Заключительная формула вежливости; Подпись; Имя, Фамилия и должность отправителя.
  • Вложение – говорит о том, что в письмо вложены дополнительные материалы (рекламный буклет или брошюра).
  • Может содержать постскриптум, инициалы исполнителя.

 

Вот образец делового письма-запроса с переводом на русский язык:

John Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin

 

Lemann & Sons
3597 43rd Street
New York, NY 12008

 

 

May24, 2015

 

Dear Sirs,

 

With reference to your advertisement in Business Weekly Journal could you please send me more detailed description of your monitors.
I would also like to know about discounts that you provide.

 

Yours faithfully,

 

(Signature)

John Stewart

 

Sales Manager

 

Перевод:

От: Джона Стюарта, 1304 Шерман Авеню, Мэдисон, штат Висконсин
Кому: Компании «Леманн и сыновья», 3597, 43-я улица, Нью-Йорк, штат Нью-Йорк 12008
24 мая, 2015

Уважаемые господа,

Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике
не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших мониторов.
Я также хотел бы знать о скидках, которые вы предоставляете.

С уважением,
Джон Стюарт
Менеджер по продажам

 

Теперь подробнее остановимся на элементах

Обращение или приветствие должно выглядеть так:
Dear Sirs, Dear Sir or Madam — если вам не известно имя получателя
Mr/Mrs/Miss/Ms [фамилия] — если вам известно имя адресата
Dear Frank, — если человек вам знаком
Dear sale manager – если известна только должность (в данном случае менеджер по продажам)

Формула вежливости перед подписью имеет такой вид:

Kind regards, — С уважением…

Yours faithfully, — Искренне Ваш (если имя адресата вам не известно)

Yours sincerely, — Искренне Ваш (если имя вам известно)

Теперь вы имеете общее представление о том, как писать послания деловым партнёрам и различным компаниям.

Стандартные выражения

Вот для примера некоторые типовые фразы:

It is very kind of you to — очень любезно с вашей стороны

We apologize for — Мы приносим свои извинения за

Please let me know — Пожалуйста, сообщите мне

According to – В соответствии с

In case – В случае

As you requested – По вашей просьбе

Until now – До сих пор

With reference to your… – Относительно вашего…

Unfortunately – К сожалению

We enclose – Мы прилагаем

We are sorry – Мы сожалеем

Как закончить деловое письмо? Еще немного фраз вежливости:

Thank you for responding to my offer — Спасибо, что откликнулись на мое предложение

We look forward to hearing from you soon — Надеемся получить ваш ответ в ближайшем будущем

И в конце перед подписью:

With best regards — С наилучшими пожеланиями

With respect – С уважением

With thanks for your cooperation – С благодарностью за сотрудничество

With best wishes — С наилучшими пожеланиями

 

Еще не устали от теории? Тогда немного практики!

На этот раз письмо-отказ (такое письмо обязательно должно быть выдержано в корректном и деликатном стиле):

Mr Robert Brown
General Manager
KLM Co Ltd
32 Wood Lane
London
Great Britain WC37TР

 

John Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin

 

 

24 September, 2015

 

Dear Mr Stewart

 

Thank you for sending us your resume.
We are sorry to inform you that your candidature does not suit us.
Kind regards,

 

RobertBrown

 

General Manager

 

Перевод (адрес и дату переведите самостоятельно):

Уважаемый Г-Н Стюарт

Спасибо за отправку нам резюме.
Мы с сожалением сообщаем вам, что ваша кандидатура нам не подходит.

С уважением,

Роберт Браун

Генеральный Директор

Рекомендую:

Кто еще не знаком с EnglishDom, рекомендую записаться на пробное бесплатное занятие! Там вам подберут идеального для вас преподавателя — такого, который бы соответствовал вашим личным предпочтениям, целям в изучении языка и вашему стилю жизни.

Вы начнете понимать  деловой английский, говорить на нем и писать прекрасные деловые письма, которые сразят наповал всех ваших партнеров и коллег.

Вы же об этом мечтаете, правда?

А для моих гостей и читателей есть особое предложение — 2 урока в подарок при оплате 10 уроков. Для получения подарка, нужно ввести специальный промокод Partner2 при оплате.

 

Электронные письма

Любимые всеми  e-mail сообщения составляют около 80% делового оборота. От обычной переписки она отличается большей конкретикой и краткостью. Излишне длинных фраз там стараются avoid, кроме того, применяют aкронимы (фразы,сформированные по первым буквам словосочетания), как ИМХО. Для электронной переписки характерны не только личные сообщения, но и рассылки (при этом используют поле BCC, когда требуется сохранять конфиденциальность). Ну и основное отличие – это то, что от передачи конфиденциальной информации по электронной почте большинство предпочитает воздерживаться.

Конечно, в эпоху «OK, Google!» можно не искать трудных путей и просто вставлять набранный текст в он-лайн переводчик. Вас, скорее всего, поймут, но благоприятного впечатления вы добьётесь вряд ли. Помните, качество вашей деловой переписки  является показателем качества работы вашей компании.

Спасибо, что дочитали мою статью до конца. Советуйте друзьям почитать её в социальных сетяx! Кто знает, может эта информация нужна кому-то здесь и сейчас!

Подписывайтесь на новые порции английского.
Всем пока! Берегите себя!

образцы писем при поиске работы

Знание цифрового этикета и навыки деловой переписки необходимы для практически любой профессии.

При поиске работы, нужно понимать, что работодатель оценивает вас со всех сторон: и ваше резюме, и то как вы ведете себя на собеседовании, и то как вы ведете деловую переписку.

Почему важны правила деловой переписки по электронной почте?

Любой сотрудник компании является ее представителем. Для имиджа компаний важно, чтобы сотрудники умели правильно писать и отвечать на официальные письма, потому что невежество в этом вопросе может привести к PR скандалу.

Этикет деловой переписки не сводится к подписи письма «с уважением…». Он про взаимоуважение и понятную коммуникацию.

В этой статье мы коснемся основ деловой переписки, рассмотрим типичные примеры деловых писем, которые встречаются при поиске работы, и приведем несколько образцов фраз деловой переписки для ответов на письма.

Проверьте правильно ли вы ведете деловую переписку, когда ищете работу.

Отправка резюме на вакансию

У вас есть резюме, есть вакансия, есть сопроводительное письмо — как все это связать?

Прежде всего, внимательно прочитайте описание вакансии. Как правило, работодатели указывают, как именно и в каком формате кандидатам отправлять заявки.

Если вакансия размещена на сайте с базой вакансий, то логичным будет отправить свое резюме через систему, если другого не указано в описании работы. В этом случае система сайта подскажет вам где и что писать.

Мы же детально рассмотрим случай, когда работодатель просит присылать заявки по почте.

Вот несколько правил, о которых стоить помнить.

Будьте профессиональны. Тот факт, что вы отправляете сообщение по электронной почте, не означает, что вы можете вести себя небрежно. Оформление и содержание письма должны быть безупречны. Ваши формулировки должны быть четкими, а информация восприниматься однозначно.

Включите сопроводительное письмо. При отправке резюме важно включить краткое сопроводительное письмо. Можете прикрепить отдельный документ. А можете написать сопроводительный текст в теле вашего электронного письма. В любом случае качественное письмо поможет привлечь внимание менеджера по найму к вашему заявлению.

Выберите один из наших шаблонов сопроводительного письма, чтобы быстро создать эффективное письмо в важный момент. Заполните поля, сохраните и экспортируйте в нужном вам формате! Посмотреть шаблоны 🔎

Вычитайте и проверьте свое сообщение. Также важно составлять переписку так же тщательно и точно, как печатное письмо. Выровняйте свое электронное письмо и отправьте себе тест, чтобы убедиться, что форматирование соответствует требованиям.

Как написать деловое письмо отправляя резюме: примеры и фразы

Ваше электронное письмо с резюме, должно быть кратким. Лучше со старта уважать время HR-менеджеров, соблюдая правила деловой переписки. Если есть необходимость написать большой сопроводительный текст, то выделите его в отдельный документ на ряду с вашим резюме.

Ваше письмо должно в общем покрывать следующие темы:

  • Почему вы пишете
  • На какую работу вы претендуете
  • Какая у вас квалификация для работы
  • Что вы можете предложить компании
  • Как получатель может с вами связаться

Как оформлять письмо предлагая свою кандидатуру на вакансию

Вот несколько советов, как составить деловое письмо.

Тема письма. Поскольку менеджеры по найму получают много писем, упростите им фильтрацию писем от приложений. Включите свое имя и должность, на которую вы претендуете, в строке темы сообщения. Например:

Тема: Маргарита Шумская — заявка на вакансию помощника SEO-специалиста SweetCV

Приветствие. Если возможно, адресуйте свою электронную почту конкретному человеку. Иногда вы можете определить это, просмотрев веб-сайт компании или позвонив в их офис, чтобы узнать, кто управляет их поиском работы. Если имя недоступно, вы можете начать с «Уважаемый менеджер по найму».

Первый абзац. В первом абзаце вашего письма важно объяснить, почему вы пишете. Укажите, где вы видели заявление о приеме на работу, дату, когда оно было опубликовано, и как вы нашли это объявление (например, представленное на веб-сайте компании, размещенное на доске поиска работы и т. д.).

Совет

Если вас порекомендовал друг или коллега, укажите это в начале письма.

Основная часть. В этом разделе письма вы можете коротко представить свою кандидатуру. Почему вы подходите для этой работы? Что вы можете предложить компании? Выделите свои наиболее важные должности и обязанности, а также свои достижения. Не копируйте свое резюме напрямую. 1-3 предложения будет достаточно.

Последний абзац: используйте это место, чтобы поблагодарить получателя за то, что он прочитал ваше письмо, и упомяните, что ваше резюме прилагается. Это также место, где можно поблагодарить получателей за рассмотрение вашей заявки. Проявите инициативу и подтвердите свою заинтересованность в работе в их компании, попросив время поговорить по телефону или провести собеседование, чтобы обсудить, как вы можете быть активом для их бизнеса.

Завершение. Используйте вежливое закрытие, например «С уважением», чтобы подписать письмо, затем введите свое полное имя.

Подпись электронной почты: вы также можете включить свою подпись электронной почты, что является простым способом предоставления контактной информации получателям. Укажите свое имя, номер телефона, адрес электронной почты и URL-адрес профиля LinkedIn, если он у вас есть. Например:

Маргарита Шумская
[email protected]
+1 000 800 00 00
linkedin. com/in/margaret

Прикрепите свое резюме: Не забывайте о своем резюме. Прикрепите его к электронному письму в формате, запрошенном работодателем. Если определенный формат не требуется, отправьте его как документ PDF.

Образец делового письма: заявка на вакансию

Для вдохновения, посмотрите на следующий хороший пример деловой переписки:

Тема: Маргарита Шумская — заявка на вакансию помощника редактора SweetCV

Уважаемый менеджер по найму:

Ваше объявление о вакансии помощника редактора вызвало у меня интерес. Ваше описание рабочих обязанностей на должности помощника директора близко соответствует моему опыту, поэтому я рада представить вам свое резюме на ваше рассмотрение.

В моей должности помощника директора по связям с общественностью компании ABC я писала статьи для веб-сайта компании, редактировала и публиковала статьи, а также писала и рассылала подписчикам еженедельные информационные бюллетени по электронной почте. Я также внедрила автоматизированный инструмент электронной почты, благодаря которому база подписчиков компании выросла на 40% за шесть месяцев.

Мое резюме прилагается. Если я могу предоставить вам дополнительную информацию о моем прошлом и квалификации, пожалуйста, дайте мне знать.

С нетерпением жду Вашего ответа. Спасибо за внимание.

Искренне, Маргарита.

Маргарита Шумская
[email protected]
+1 000 800 00 00
linkedin.com/in/margaret

Четкая структура — залог успеха деловой переписки. Позаботьтесь о том, чтобы вашему собеседнику было просто понять суть письма и ваши намерения.

Как и зачем писать follow-up письмо после собеседования

Follow-up письма — это хорошая возможность еще раз проявить себя и поблагодарить рекрутера за потраченное время.

В конце собеседования спросите менеджера по найму, когда вы можете ожидать от него ответа о следующих шагах. Эта дата поможет вам определить, когда лучше всего двигаться дальше.

Через день после собеседования вы можете отправить свое первое сообщение. Отправьте быстрое электронное письмо с благодарностью менеджеру по найму за потраченное время. Сделайте это коротким и приятным. Назовите одну конкретную вещь об интервью или, что вы узнали об их организации. Наконец, упомяните, как много вы ждете от них ответа. Благодарственная записка не дает возможности добавить больше информации к вашему собеседованию. Это просто шанс продемонстрировать свое воодушевление и признательность.

Уважаемый менеджер по найму:

Большое спасибо за то, что уделили мне время вчера и дали мне возможность поделиться своим интересом и квалификацией к [работе]. Мне особенно понравилось узнать о том, как в вашей компании есть программа обучения для новых сотрудников, которая дает им представление о различных подразделениях и возможностях карьерного роста.

С нетерпением жду Вашего ответа.

Если вы не получили ответ от менеджера по найму к тому времени, когда он сказал, что собирается сделать предложение, не отправляйте сообщение сразу. Возможно, вы не были первым кандидатом на эту работу, но вы все еще можете ее получить. Они могут сделать предложение кому-то другому, и этот человек может не согласиться на работу. Дайте им немного времени, чтобы поработать.

Сделайте заметку в своем календаре, чтобы продолжить через неделю после этой даты, если вы все еще не получили ответа. Когда наступит этот день, отправьте небольшую заметку — не более трех абзацев — менеджеру по найму, с которым вы имели дело. Содержание должно быть похоже на то, что вы написали в благодарственной записке. Выразите свой интерес и восторг по поводу роли. Скажите что-нибудь положительное об организации и спросите, можете ли вы предоставить какую-либо дополнительную информацию, которая будет полезна и добавьте что ждете ответа в ближайшее время.

Уважаемый менеджер по найму:

Я хотел продолжить свое интервью [дата] на [должность]. Мне было интересно, есть ли у вас новости о должности. Мне понравилось наше обсуждение. Из компаний, с которыми я работал во время поиска работы, меня особенно впечатлила ваша приверженность обучению и развитию. Я чувствовал, что эта установка на рост хорошо подходит для моих карьерных целей.

Пожалуйста, дайте мне знать, если я могу предоставить дополнительную информацию. Я очень рад возможности работать с вами в [компании].

Если вы чувствуете, что собеседование прошло успешно, но вам не предложили работу, вы можете отправить еще одну записку, чтобы попросить отзыв о собеседовании. Опять, вы хотите быть краткими. Еще раз поблагодарите интервьюера за уделенное время. Скажите, что вам понравился процесс собеседования, и вы хотели бы получить конструктивный отзыв, что вы можете сделать лучше в будущем, чтобы повысить свои шансы на получение работы.

Не все рекрутеры найдут время, чтобы дать вам эту обратную связь, но часто вы можете получить конкретный совет, который может улучшить ваши шансы в следующем раунде — и кто знает, это может привести к другому предложению о работе в будущем.

Уважаемый менеджер по найму:

Я был разочарован, узнав, что после собеседования [дата] мне не поступило предложение. Мне понравился наш разговор, и я впечатлен той работой, которую выполняет [компания]. Поскольку я новичок в поиске работы, я надеялся, что вы дадите мне несколько отзывов о моем собеседовании. Хочу быть уверенным, что в будущем я буду максимально эффективно преподносить себя. Будем признательны за любые предложения, которые вы могли бы мне дать.

Актуальная статья

Как использовать сильные слова в резюме

Что такое «сильные слова» в резюме? Разбираем на примерах, какие слова сделают ваше резюме успешным

Как написать письмо о принятии предложений

Считайте радостью писать письма о принятии должности.

Устное принятие подходит для первоначального принятия позиции; однако письмо о принятии важно по нескольким причинам. Письмо официально подтверждает ваше согласие с занимаемой должностью.

В этом письме у вас есть возможность повторно указать дату начала и зарплату в письме с предложением. Это также ваша возможность сообщить вашему новому работодателю, как связаться с вами в преддверии вашего первого рабочего дня, и сообщить ему, если вы будете недоступны в какой-либо момент.

Вот пример того, как ответить работодателю на приглашение на работу, то есть ответ на письмо с оффером:

Мария, добрый день!

Я с радостью принимаю предложение присоединиться к вашей команде в роли редактора. Как мы обсуждали вчера в телефонном разговоре, я приступлю к работе 1 декабря.

Искренне,
Маргарита Шумская.

Этот вариант подходит, если все условия оффера вы уже обсудили с работодателем и достигли соглашения. Если у вас остались нерешенные вопросы, то стоит об этом спросить в ответе на предложение.

Письмо-отказ: как написать письмо об отклонении предложений

Необходимость отклонить предложение о работе может возникнуть по разным причинам. Однако работодателю, возможно, не нужно точно знать, почему вы решили не соглашаться на эту должность. Ваше письмо должно быть адресовано человеку, который отправил вам письмо с предложением. Начните с выражения благодарности за то, что вам предложили эту должность, а затем четко заявите, что вы не принимаете ее. В ваших интересах поддерживать позитивный тон, поскольку с этим работодателем вы можете столкнуться в будущем.

Образец письма с отклонением оффера:

Мария, добрый день!

Большое спасибо за то, что вы предложили мне должность редактора у вашей команде.

Внимательно рассмотрев эту возможность, я приняла трудное решение не принимать ваше предложение. Мне предложили другую должность, которая больше соответствует моим карьерным интересам и целям.

Было приятно познакомиться с вами и вашими сотрудниками. Я ценю время и внимание, которое вы мне уделили.

Искренне,
Маргарита Шумская.

Подводим итоги: ключевые правила ведения деловой переписки

Простые рекомендации, которым следует следовать при написании профессиональных или деловых писем:

  • Отправьте электронное письмо с подходящего адреса. Помните, что ваш адрес электронной почты — это ваше прямое отражение. То есть [email protected] подходит, а [email protected] com — нет. Ваш адрес электронной почты не должен быть длинным.
  • Не используйте смайлики! Как профессионал вы должны обладать письменными навыками, которые позволят вам выражать себя без емоджи.
  • Используйте правильную пунктуацию, заглавные буквы и грамматику. Опять, электронная почта — еще одно свидетельство ваших навыков письма.
  • Тема сообщения должна быть информативной и краткой.
  • Включите вашу контактную информацию.
  • Подумайте, как получатель услышит ваше электронное письмо. Изобразит ли он тот тон, который вы намеревались сделать?
  • Не бойтесь сохранить черновик и вернуться к нему позже.
  • Вышеуказанные принципы применимы к большинству видов деловой переписки.
Создайте свое сопроводительное или рекомендационное письмо, используя шаблоны в онлайн конструкторе SweetCV! Быстрая регистрация 🔥

Автор:

Юрий Шумак

Как написать личное деловое письмо, чтобы достичь своих целей и продемонстрировать свой опыт

1. Что такое личное деловое письмо?
2. Чем отличаются личные деловые письма от деловых писем?
3. Основные причины написать личное деловое письмо
4. Какая информация должна быть включена в личное деловое письмо?
5. Пошаговое руководство: как написать и структурировать личное деловое письмо.
6. Основы оформления личного делового письма.
7. Распространенные ошибки при написании личных деловых писем.
8. Советы по написанию убедительного личного делового письма.
9. Как отправить личное деловое письмо по электронной почте
10. 5 лучших образцов на все случаи жизни.

Полезные инструменты:
1. Newoldstamp — Электронный маркетинг с подписями
2. Отправитель — создатель электронной почты и отправитель.
3. Reply.io — личная переписка по электронной почте, звонки и задачи
4. RocketLink — ваш фирменный короткий линкер.
5. Canva — онлайн-инструмент для создания дизайнов.

В центре любых отношений — общение. Это верно и для деловых отношений: они зависят от постоянных встреч, звонков и письменной переписки.

К счастью, все технологии значительно упрощают взаимодействие с другими людьми и сокращают время. Больше нет необходимости физически присутствовать на встрече, а отправка писем стала мгновенным действием благодаря электронной почте. И все же время от времени ожидается, что вы напишете деловое письмо на бумаге и отправите его по почте.

Почему так? Во-первых, это более профессионально. Во-вторых, это жест, который показывает, что вы потратили больше времени на то, чтобы связаться с конкретным человеком или организацией.

Если вам сложно писать настоящие буквы, не бойтесь: эта статья для вас. В нем мы рассмотрим все основные аспекты написания личных деловых писем и рассмотрим следующее:

  • Как написать личное деловое письмо
  • В чем разница между личным деловым письмом и деловым письмом?
  • Как оформить личное деловое письмо
  • Советы и рекомендации по написанию личных деловых писем
  • Какие универсальные образцы можно использовать при написании личных деловых писем

Начнем сначала с основ.

Что такое личное деловое письмо?

Обычно личное деловое письмо — это письмо, которое вы пишете как физическое лицо компании или другим лицам в рамках определенного бизнеса. Обычно пишется на машинке. Хотя причины и поводы для написания могут быть разными, ваша основная цель обычно носит личный характер, а ваши отношения носят деловой характер. Важно помнить, что личные деловые письма немного отличаются от деловых писем.

Изображение предоставлено Sampletemplates

Чем отличаются личные деловые письма от деловых писем?

Основная цель личных деловых писем — налаживание отношений и установление контакта . Впрочем, это верно и для деловых писем. Принципиальная разница между ними заключается в том, что вы пишете личный от своего имени. Здесь не подходят ни маркетинговые, ни коммерческие письма.

А вот причины для написания личного делового письма могут быть разными. Давайте рассмотрим некоторые из распространенных ситуаций в следующем абзаце.

Основные причины написать личное деловое письмо
  • Чтобы запросить информацию или действие

Самый распространенный пример — это письмо государственным служащим или представителю вашего банка. Например, вы хотите получить справку о социальном обеспечении или запросить кредитный рейтинг. Еще один популярный вариант использования — это письмо с заявлением о приеме на работу.

Поводов для этого много: день рождения, рождение ребенка, годовщина работы, продвижение по службе или, например, когда компания, за которой вы наблюдаете, получает внушительное финансирование.

  • Сказать «спасибо»

За все можно быть благодарным. Вы можете написать письмо, чтобы поблагодарить кого-то за встречу или собеседование, за наставничество или за то, что поделился с вами некоторой полезной информацией.

  • Чтобы следить за случаем

Для этого тоже есть множество возможных поводов. Вы можете связаться с вашим менеджером по найму, проводником мастерской, вашим страховым агентом или деловым партнером. Последующие действия — отличный способ напомнить людям о себе.

  • Рассказать о своем решении

Например, при разрыве контракта с поставщиком услуг или принятии предложения о работе вы можете использовать формат личного делового письма, чтобы сделать его более профессиональным.

  • Чтобы извиниться

Если вы не можете присутствовать на мероприятии или каком-либо мероприятии, возможно, будет более вежливым написать письмо, в котором вы извинитесь за изменение планов. Его также можно использовать, когда вы выражаете сожаление, когда произошло что-то плохое.

  • Пригласить на мероприятие

Хотя приглашения, как и поздравительные записки, обычно отправляются с открытками, вы также можете использовать личное деловое письмо. Все зависит от уровня формальности.

  • Приветствовать нового делового партнера

Если у вас появился новый деловой партнер, вы можете отправить письмо как от компании, которую вы представляете, так и от вашего имени. В последнем случае правильным выбором будет личное деловое письмо.

Изображение предоставлено Freepik

Какая информация должна быть включена в личное деловое письмо?

Давайте теперь посмотрим, каковы основные части личного делового письма . Практически в любом случае статья должна состоять из следующего:

  • Информация об отправителе
  • Дата
  • Информация о получателе
  • Приветствие
  • Тело
  • Закрытие
  • Ваша подпись

В зависимости от цели вашей переписки могут присутствовать и другие элементы. Например, логотип вашей компании (если вы пишете как представитель своей компании) или дополнительное примечание со списком вложений, если они у вас есть.

Давайте рассмотрим компоненты более подробно.

Пошаговое руководство: Как написать и структурировать личное деловое письмо

Ниже вы найдете ваше основное руководство, как написать личное деловое письмо на любой случай. Просто составьте список этих элементов, прежде чем приступить к написанию сообщения. Мы советуем вам сделать шаблон и сохранить его, чтобы в случае необходимости вы могли просто заполнить необходимые данные.

Примечание. Эта инструкция соответствует стилю форматирования блока. Подробнее об этом мы поговорим ниже.

1. Информация об отправителе

Начните со своего адреса вверху страницы. Помните, что для международной корреспонденции вам просто нужно указать название улицы, номер дома, квартиру или апартаменты (если применимо), почтовый индекс, город и страну. Не указывайте здесь свое имя, оно будет указано внизу страницы. Также не забывайте избегать любых сокращений. Например, напишите «Улица» вместо «Улица».

2. Дата

Через одну пустую строку после адреса отправителя укажите дату написания письма. Убедитесь, что вы используете правильный формат даты в зависимости от вашей страны. Например, в США это будет выглядеть так:

6 марта 2018 г.

и так в Великобритании и Европе:

6 марта 2018 г.

3. Информация о получателе

Теперь снова оставьте одну пустую строку после даты и напишите имя и адрес адресата. Используйте соответствующий заголовок, если ваши отношения с получателем носят формальный характер. Не забывайте об ученых званиях, если человек имеет ученую степень. Для адреса следуйте тем же правилам, что и на шаге 1 (информация об отправителе).

4. Приветствие

Через одну пустую строку после предыдущего блока обратитесь к человеку, которому вы пишете. Начните с «Уважаемый» и используйте соответствующий заголовок. Помните: если ваш адресат — женщина, и вы не знаете, предпочитает ли она мисс, миссис или мисс, используйте нейтральную мисс. Если вы хорошо знаете человека, вы можете использовать только его имя. После приветствия поставьте двоеточие и оставьте пустую строку.

5. Тело

Начните текст сообщения с заглавной буквы. Не забывайте о кратком представлении, если человек не знает (или не помнит), кто вы. Затем укажите цель вашего письма и предоставьте необходимые детали. Если у вас более одного абзаца, отделите их друг от друга пустой строкой. В конце текста кратко изложите сказанное и призовите к действию.

6. Закрытие

Используйте формальное закрытие, которое вам удобно и работает в данной конкретной ситуации. Безопасный путь — «С уважением» или что-то в этом роде. «Спасибо» или «Искренне» в некоторых случаях также подойдет.

7. Подпись

Блок подписи состоит из:

  • Ваша собственноручная подпись
  • Ваше имя
  • (Необязательно: название вашей компании)
  • Ваш адрес и контактная информация (или ваши корпоративные контактные данные, если вы пишете от имени компании)

Начните этот блок с четырех пустых строк после закрытия. Вы будете использовать это место для своей подписи. Напишите свое имя, адрес, номер телефона и адрес электронной почты — любые контактные данные, которые подойдут вам. Если вы пишете как представитель компании, используйте название и адрес компании.

8. Необязательные элементы

В пустых строках после вашего адреса и номера телефона вы можете указать все документы, которые вы приложили и отправляете вместе с текущим письмом. Вы можете указать количество корпусов или перечислить их все.

Основы форматирования личного делового письма

Изображение любезно предоставлено Stocksnap

Вы должны помнить, что личные деловые письма требуют официального стиля и форматирования. В этом разделе мы подробнее поговорим о том, как правильно написать личное деловое письмо , чтобы оно выглядело профессионально.

  • Использовать форматирование блока

Когда мы писали об элементах, мы имели в виду блочный формат личного делового письма . Он характеризуется тем, что между определенными блоками и абзацами остается определенное количество пустых строк. Основные правила:

  • Выровняйте весь текст по левому краю, включая основной текст и другие блоки (адреса, дату, приветствие, завершение и подпись).
  • Используйте поле размером 2 дюйма от верха страницы.
  • Используйте поля в 1 дюйм как с левой, так и с правой стороны.
  • Выделите текст одним пробелом.
  • Оставьте 1 пустую строку после: информация об отправителе, дата, информация о получателе, приветствие и каждый абзац основного текста.
  • Оставьте после него 4 пустые строки: закрытие и свою подпись.
  • Не делайте отступы в абзацах.
  • Выберите подходящий стиль шрифта

Выберите подходящий тип и стиль шрифта. Убедитесь, что вы используете только один шрифт. Используйте стандартные шрифты, например Times New Roman или Arial. Если ваш получатель менее консервативен, вы можете использовать другие удобочитаемые шрифты, которые широко распространены и используются для деловой переписки. Правильный размер шрифта — 12.

  • Выделите важные части текста

Чтобы обеспечить лучшую читаемость, вы можете выделить определенные части текста, которые считаете важными. В зависимости от вашей аудитории вы можете сделать это с помощью полужирного и курсивного форматирования или с помощью цвета. Тем не менее, не делайте письмо слишком ярким, так как это ухудшает читаемость документа и считается непрофессиональным.

  • Используйте шаблоны компании

Хотя формат личного делового письма не требует использования фирменных бланков, вы все равно можете это сделать. Если вы пишете как представитель вашей компании или от имени компании, обязательно используйте специальные корпоративные шаблоны. Обычно они включают логотип и адрес компании. В случае необходимости, вы можете также использовать корпоративный штамп. Тем не менее, будьте осторожны: если вы действуете как частное лицо, вам не следует использовать какую-либо корпоративную символику.

Распространенные ошибки при написании личных деловых писем

Изображение предоставлено Freepik

Прежде чем вы начнете писать свое письмо, мы хотели бы указать на самые распространенные ошибки, которые часто допускают люди. Поэтому постарайтесь избегать следующего:

  • Быть слишком неформальным
  • Быть слишком формальным и недружелюбным
  • Написание огромного количества текста
  • Использование неправильного названия при обращении к человеку
  • Забываете представиться, когда не слишком знакомы с получателем
  • Невозможность вычитать ваше письмо перед его отправкой

Помните, что ваше личное деловое письмо — это стандартный текст, который должен соответствовать определенным правилам стиля. С другой стороны, также важно помнить, что получатель — живой человек. Так что держите свое письмо профессиональным и вежливым.

Советы по написанию сильного личного делового письма

Большинство советов по написанию личного делового письма такие же, как и советы по созданию любой другой части деловой переписки, от благодарственных писем и сообщений автоответчика до электронных писем . Вот почему вам могут быть знакомы некоторые из следующих передовых методов. И все же повторить их не помешает.

  • Избегайте излишней фамильярности

Прежде всего, не забывайте сохранять немного большее расстояние между собой и получателем, когда речь идет о деловой переписке. Часто бывает, что вы не знаете человека, которому пишете. У вас двоих могут быть совершенно разные социальные статусы, фоны или даже разные представления о том, что можно считать забавным или уместным.

  • Будьте лаконичны и придерживайтесь сути

Помните, что у вашего личного делового письма всегда есть цель. Эта цель должна быть понятна получателю с самого начала. Избегайте обобщений, метафор, фигур речи и всего того, что ваш адресат может неправильно истолковать. Держите свое сообщение по существу и не выходите за рамки этого.

  • Избегайте орфографических и грамматических ошибок

Независимо от того, насколько хорошо вы изложили свою точку зрения и отформатировали письмо, орфографические или грамматические ошибки могут привести к серьезным последствиям. Гораздо лучше вообще не писать сообщение, чем отправлять его с ошибками. Потратьте дополнительное время на то, чтобы несколько раз проверить свое письмо перед его отправкой. Если вы не уверены в своей грамматичности, используйте Grammarly (или другое приложение) или покажите свой текст тому, кто умеет корректировать.

  • Будьте вежливы и профессиональны

Когда дело касается деловой переписки, важно оставаться профессионалом. Однако самое главное помнить, что вы пишете другому человеку. Иногда этот человек может читать десятки подобных писем каждый день. Так что сделайте это стоящим своего времени, оставаясь вежливым и дружелюбным.

  • Используйте призыв к действию

Чего вы ожидаете от получателя, читая письмо? Вы хотите, чтобы они вам написали или перезвонили? Или вы хотите, чтобы они отправили вам какую-то информацию или, может быть, для решения проблемы? Это нужно указать в конце письма. Дайте человеку четкий призыв к действию, чтобы он знал, что делать дальше.

  • Вычитайте и отредактируйте свое письмо

Мы уже упоминали о важности правильной грамматики в вашей переписке выше. Помните, что оставлять ошибки без внимания — худшее, что вы можете сделать. Это не из-за самих ошибок, из-за которых вы можете выглядеть не таким умным, а скорее потому, что это может создать впечатление, что вы недостаточно заботитесь о том, чтобы вычитать свое письмо.

  • Используйте активный голос

Изображение любезно предоставлено Atomicreach

Хотя в использовании пассивного залога нет ничего плохого, постарайтесь его избегать. Это сместит акцент с субъекта на объект, а в некоторых случаях это также означает снятие ответственности. Сказать «была обнаружена проблема» — это не то же самое, что сказать «Я заметил проблему», хотя эти два слова выглядят синонимами. Ваши предложения звучат сильнее с активным голосом.

Как отправить личное деловое письмо по электронной почте

В некоторых случаях вам не нужно отправлять личное деловое письмо по почте — электронная почта может быть лучшим вариантом. Это особенно верно, если бумажное письмо доходит до получателя слишком долго или если последний указывает, что лучше связаться с ним по электронной почте.

В таких случаях вы можете сделать одно из двух:

А) Напишите стандартное личное деловое письмо и прикрепите его к своей электронной почте.

Б) Напишите текст личного письма в теле письма

Если вы выберете вариант B), вам не нужно уделять так много внимания форматированию текста. Вы также можете не указывать почтовый адрес получателя независимо от варианта, особенно если вы его не знаете.

Более того, в случае электронных писем вы можете заменить свою личную подпись своей электронной подписью или подписью в электронной почте . Ознакомьтесь с соответствующими требованиями, чтобы понять, какого из них здесь будет достаточно.

Нажмите здесь, чтобы еще больше персонализировать деловое письмо, создав профессиональные подписи для электронной почты.

5 лучших образцов на все случаи жизни

Прежде чем подвести итоги этой статьи, приведем несколько образцов личного делового письма . Они более-менее универсальны, и вы можете взять любой из них и приспособиться к вашему конкретному случаю. Не забудьте изменить имена и личные данные как вас, так и получателя.

Пример №1: личное деловое благодарственное письмо

ООО «Ун-Конф»

Хай-стрит, 123

Лондон [ПОЧТОВЫЙ ИНДЕКС]

6 марта 2018 г.

Брайан Питерс

ООО «Госпиталь-лы»

Лоу-лейн 47

Лондон [ПОЧТОВЫЙ ИНДЕКС]

Дорогой Брайан:

Я хотел бы поблагодарить вас за вашу помощь в организации «Tech Un-Conference» в Лондоне в начале этого месяца. Без вашей поддержки моя компания не смогла бы разместить докладчиков, что могло бы привести к тому, что большинство из них не смогли бы участвовать.

В качестве благодарности я хотел бы пригласить вас и ваших сотрудников на серию онлайн-семинаров по кодированию, которые вы можете посетить в любое удобное для вас время.

Я прошу вас выбрать технологию или язык, которые наиболее интересны каждому из вас, и вернуться ко мне к концу следующей недели. Затем я пришлю вам ваши личные регистрационные коды. Вы можете связаться со мной по адресу [email protected] или по номеру телефона +440000000000.

Если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна дополнительная информация о доступных семинарах, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.

С уважением,

Анжела Маркович

ООО «Ун-Конф»

Хай-стрит, 123

Лондон [ПОЧТОВЫЙ ИНДЕКС]

В приложении: Брошюра о семинарах Un-Conf.

Образец №2: письмо местному продавцу о задержке доставки.

[Почтовый адрес отправителя]

[Город, почтовый индекс / почтовый индекс]

[ДАТА]

[Имя получателя]

[Почтовый адрес получателя]

[Город, почтовый индекс / почтовый индекс]

Уважаемый [Имя получателя]:

12 января 2018 г. я заказал пару кроссовок в вашем интернет-магазине (номер заказа 100997634). Согласно информации на вашей странице Отправка и доставка, я должен был ожидать доставки до 26 января 2018 года. Однако с предполагаемой даты доставки прошло больше месяца, а я все еще не получил свой заказ. Я хотел бы, чтобы вы рассмотрели возможные причины, по которым мой заказ мог быть запоздалым.

Я считаю, что при обработке заказа произошла простая ошибка. Я хотел бы делать покупки в вашем магазине в будущем и надеюсь, что эту текущую проблему можно будет решить в течение нескольких дней. Если вам нужна дополнительная информация о моем заказе, вы можете связаться со мной по телефону 444-444-3333 или [email protected]

Заранее спасибо!

[Имя отправителя]

[Адрес отправителя]

Образец № 3: Письмо с извинениями

[Почтовый адрес отправителя]

[Город, почтовый индекс / почтовый индекс]

[ДАТА]

[Имя получателя]

[Почтовый адрес получателя]

[Город, почтовый индекс / почтовый индекс]

Уважаемый [Имя],

Я хотел бы извиниться за отмену нашей встречи на прошлой неделе. Я понимаю, что мой звонок в последнюю минуту, должно быть, помешал вашим планам на тот день. Если бы это не было чрезвычайной ситуацией, я бы этого не сделал.

Я хочу, чтобы вы знали, что наши хорошие отношения очень важны для меня. Поэтому я хотел бы наверстать упущенное и пригласить вас на обед. Пожалуйста, выберите время и дату, когда вы будете доступны, и я обязательно буду там. Конечно, обед за меня.

Вы можете связаться со мной в любое время по электронной почте [email protected] или по телефону 444 444 3333.

Жду вашего ответа.

Искренне,

[Имя отправителя]

[Адрес отправителя]

Образец №4: Письмо сотруднику

[Название компании отправителя]

[Адрес компании]

[Город, почтовый индекс / почтовый индекс]

[ДАТА]

[Имя получателя]

[Почтовый адрес получателя]

[Город, почтовый индекс / почтовый индекс]

Дорогой Марвин,

Мои самые искренние поздравления с избранием сотрудником года! Чтобы показать вам, как вся компания ценит вашу выдающуюся работу, я хотел бы наградить вас премией в конце этого месяца.

Я также хочу поблагодарить вас лично за вашу приверженность. Благодаря вашим навыкам и опыту наша компания за год выросла из стартапа, в котором работают десять человек, до хорошо налаженного международного бизнеса. Вы бесценный актив для нашей компании и образец для подражания для других в команде. Я не могу тебя отблагодарить.

Искренне,

Джанет Делия

Технический директор, [название компании]

Образец №5: Пригласительное письмо

ООО «Ун-Конф»

Хай-стрит, 123

Лондон [ПОЧТОВЫЙ ИНДЕКС]

6 марта 2018 г.

Брайан Питерс

ООО «Госпиталь-лы»

Лоу-лейн 47

Лондон [ПОЧТОВЫЙ ИНДЕКС]

Дорогой Брайан:

Хочу пригласить вас и вашу команду на следующие мастер-классы:

  • Основы UX-дизайна (начало: 6 мая 2018 г.)
  • Создание приложений с помощью React Native (начало: 14 июня 2018 г.)
  • Структуры данных (начало: 15 июня 2018 г.)

Пожалуйста, найдите в приложении личные коды и программы курсов.

Надеюсь, вам понравятся семинары так же, как Лорен, Пол и Аниш понравилось их проектировать. Если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна дополнительная информация о доступных семинарах, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне. Как всегда, вы можете связаться со мной по адресу [email protected] или +440000000000.

С уважением,

Анжела Маркович

ООО «Ун-Конф»

Хай-стрит, 123

Лондон [ПОЧТОВЫЙ ИНДЕКС]

В комплекте:

  • Основы UX-дизайна: регистрационный код x 7, программа x 7
  • Создание приложений с помощью React Native: регистрационный код x 5, программа x 5
  • Структуры данных: регистрационный код x 3, программа x 3

Заключение

Написание личных деловых писем не так уж и сложно, если вы знаете, из каких элементов они состоят и как их форматировать. После того, как вы напишете такое письмо один раз, вас накроют. Тем не менее, вам нужно убедиться, что вы не совершаете серьезных ошибок, например, не вычитываете его перед отправкой или не добавляете в него слишком много деталей, или не слишком роботизировали в своем письме.

Просто помните, что, независимо от причины, по которой вы написали личное письмо, вы всегда должны оставаться вежливыми, профессиональными и точными. А если у вас есть сомнения, вы всегда можете обратиться к одному из наших образцов.

Деловое письмо на английском языке

Блочная структура с открытой пунктуацией

В настоящее время для всей деловой документации характерно использование блочной структуры. Считается, что это в наибольшей степени соответствует современному деловому стилю. Такой стиль позволяет, во-первых, сэкономить время, а во-вторых, поддерживать единообразную форму для всей деловой документации.

Блочная структура означает, что письмо можно разбить на отдельные блоки — Дата, Адрес, Заголовок, Приветствие, Концовка и т.д. Четко определенная блочная структура позволяет легко составить письмо, а единообразная форма — быстро ориентироваться в потоке деловой корреспонденции.

Яркой характеристикой этого делового стиля является также открытая пунктуация, т. е. отсутствие ненужных точек и запятых. Это делает структуру письма более четкой и прозрачной.

Образец делового письма на английском языке

15 October 2008

Mr James Hilton
General Manager
JMK Co Ltd
34 Wood Lane
London
Great Britain WC2 5TР

Dear James

2009 BUSINESS CONFERENCE, 10/11 DECEMBER 2009

I have pleasure in inviting you to attend our special conference to be held at Sheraton Hotel, London on Thursday/Friday 10/11 December 2009.

This intensive, practical conference for businessmen aims to:

  • increase your business productivity
  • enable networking with business partners

The seminar is power-packed with a distinguished panel of professional speakers who will give expert advice on many useful topics.

If you would like to join us please complete the enclosed registration form and return it to me before 30 August with your fee of ₤50 per person.

I look forward to seeing you again at this exciting conference.

Yours sincerely

John Smith
Conference Secretary

Составные части делового письма

Дата

Дата должна быть приведена полностью. Для Великобритании характерен следующий формат даты: день/месяц/год. Запятые не используются.

Пример

12 June 2005

В некоторых других странах используется следующий формат даты: месяц/день/год, причем после дня часто ставится запятая.

Пример

June 12, 2005

Адрес

Имя и адрес получателя должны находиться на разных строках. Имя получателя нужно указывать в точности так, как он подписывает свои письма. Например, если получатель подписывается Douglas Parson, именно так и нужно писать его имя, добавляя перед ним Mr. Писать Mr D Parson не следует.

Пример

Mr Douglas Parson
General Manager
Parsons Co Ltd
14 Bracken Hill
Manchester

Great Britain M50 8FD

Специальные пометки

Если письмо имеет конфиденциальный характер, это обычно указывается в отдельной строке над адресом. Эту пометку можно делать с помощью символов верхнего регистра или подчеркивания.

Пример

CONFIDENTIAL

Mr Douglas Parson
General Manager
Parsons Co Ltd
14 Bracken Hill
Manchester
Great Britain M50 8FD

Приветствие

Если в адресе письма вы указали имя получателя (а не просто название компании), то необходимо начать письмо с личного приветствия.

Пример

Dear Mr Smith
Dear James
Dear Miss Hastings
Dear Margareth

Если письмо адресовано организации, а не конкретному человеку, то следует использовать более формальное приветствие Dear Sirs.

Пример

Dear Sirs

Если письмо адресовано руководителю отдела или организации, чье имя вам неизвестно, то следует использовать следующую форму приветствия.

Пример

Dear Sir or Madam

Заголовок

Заголовок кратко сообщает о содержании письма. Обычно он находится через одну строку после приветствия. Как правило, для заголовка используются символы верхнего регистра, но можно использовать также первые прописные буквы и подчеркивание всего заголовка.

Пример

Dear Mr Jackson

INTERNATIONAL CONFERENCE — 23 September 2006

Концовка

Обычно письмо заканчивают, используя вежливую концовку. Самые распространенные варианты концовок: Yours faithfully (используется только в сочетании с обращением Dear Sir/Sirs/Sir or Madam) и Yours sincerely (используется в сочетании с личными обращениями).

Примеры
Dear Sir
Dear Sirs
Dear Madam
Dear Sir or Madam
Yours faithfully
Dear Mr Jackson
Dear Mrs Tang
Dear Jane
Dear Tom
Yours sincerely

Имя отправителя и должность

После концовки нужно пропустить 4-5 строк, чтобы оставить место для подписи. Имя отправителя можно написать как угодно — целиком прописными буквами (т.е. с помощью верхнего регистра) или использовать верхний регистр только для первых букв. Должность отправителя (или название отдела) должна быть указана непосредственно в следующей строке под именем. Обратите внимание, что в приведенных ниже примерах

Mr не используется, если автор письма — мужчина. Но если автор — женщина, что обычно в скобках добавляют (Mrs).

Пример
Yours faithfully

PATRICK CLARK
Director

Yours sincerely

CAROLINE JAFFERSON (Mrs)
General Manager

Если письмо за отправителя должен подписать кто-то другой, то обычно перед именем отправителя пишут for или pp. PP — это сокращенно per procurationem, что означает «от имени» кого-либо.

Пример

Yours faithfully

Martha Jason

for PATRICK CLARK
Chairman

Вложения

Самый распространенный способ указать на то, что в письме есть вложения, — это написать Enc или Encs внизу письма, пропустив одну строку после должности отправителя.

Пример

Yours sincerely

JINA TOMPSON (Mrs)
Sales Manager

for PATRICK CLARK
Chairman

Enc

Копии

Если нужно отправить копию письма третьему лицу (обычно из организации отправителя), на это можно указать с помощью аббревиатуры cc. Если нужно отправить копию письма третьему лицу (обычно из организации отправителя), на это можно указать с помощью аббревиатуры cc (copy circulated или courtesy copy) или слова Copy, за которым следует имя и должность получателя копии. Если копии нужно отправить двум или более получателям, то обычно их перечисляют в алфавитном порядке.

Пример

Copy Edgar Mason, Managing Director
Joanna Yung, secretary
Andrew Wilson, Accountant

Если автор письма не хочет, чтобы получатель письма знал, что данное письмо получит также третье лицо, то используйте аббревиатуру bcc (blind courtesy copy). Конечно, это не следует указывать на оригинале письма, а только на копиях.

Пример

bcc Mr Jeffrey Dowson, CEO

Сопроводительное письмо: полезные советы и нюансы

Муртазина Татьяна

Сопроводительное письмо при отклике на вакансию желательно писать всегда, но в некоторых случаях это просто необходимо.

В каких случаях наличие сопроводительного письма обязательно?

— Если в требованиях к вакансии работодатель пишет о необходимости сопроводительного письма при отклике на вакансию. Некоторые рекрутеры идут на различные ухищрения. Например, иногда они хотят убедиться, что соискатель внимательно прочитал требования к вакансии. В этом случае они могут попросить написать в сопроводительном письме определенное кодовое слово или фразу.

  • Если вы откликаетесь на вакансию иностранной компании.
  • В случае если вы хотите изменить сферу деятельности.

Сопроводительное письмо должно отражать:

  • вашу мотивацию;
  • релевантный опыт работы;
  • навыки и личностные качества, необходимые для успешной работы на данной позиции;
  • другие ваши преимущества как кандидата.

Четких рекомендаций, касающихся размера сопроводительного письма, не существует. Оно может быть как коротким, так и длинным. Главное, чтобы оно содержало конкретную информацию, совпадающую с требованиями к вакансии.

В подавляющем большинстве случаев сопроводительное письмо должно быть написано в официально-деловом стиле. Отступления от правил возможны, если вы претендуете на творческую работу. В этом случае юмор и креатив будут вполне уместны. Но и здесь необходимо чувство меры.

Перво-наперво нужно запомнить, что универсального шаблона для написания сопроводительного письма не существует. Любое сопроводительное письмо требует индивидуального подхода. Поэтому его создание отчасти можно назвать творческим процессом.

Перед написанием сопроводительного письма внимательно прочитайте текст вакансии и попытайтесь представить идеального кандидата для работы на данной позиции. Сопоставьте требования вакансии со своим опытом и сделайте акцент на релевантных компетенциях в письме.

Чтобы облегчить восприятие текста, сопроводительное письмо должно иметь четкую структуру.

Структура сопроводительного письма может быть следующей:

  1. Поприветствуйте рекрутера.
  2. Напишите, на какую вакансию вы претендуете.
  3. Объясните, почему вас заинтересовала эта вакансия.
  4. Опишите релевантный опыт, а в случае его отсутствия расскажите о навыках и личностных качествах, необходимых для успешной работы на данной позиции. Укажите другую информацию, которая может заинтересовать работодателя и убедить его остановить свой выбор на вас. Обоснуйте, почему ваш опыт и компетенции позволят вам успешно работать.
  5. Поблагодарите за уделенное внимание.
  6. Оставьте подпись и укажите контактные данные, по которым с вами можно связаться.
  7. Если в требованиях вакансии работодатель пишет о необходимости портфолио, дополните сопроводительное письмо примечанием со ссылками на ваши работы.

Вот, например, как может выглядеть сопроводительное письмо на вакансию PR-менеджера:
«Добрый день!
Меня заинтересовала позиция PR-менеджера, т. к. хочу заниматься любимым делом в интересной и перспективной компании.
Я хорошо знакома с вашей компанией. С удовольствием слушаю ваши выступления и кейсы на конференциях, читаю соцсети, формат которых нахожу необычным и интересным. Хотела бы стать частью вашей команды, чтобы генерировать PR-идеи, работать со СМИ и создавать качественные тексты.
Имею высшее образование в сфере маркетинга и PR, а также успешный опыт работы на должности маркетолога. Занималась написанием и редактированием статей, а также рекламой, продвижением, общением с клиентами, подготовкой мероприятий и презентаций. Привыкла решать сложные задачи и быстро понимать, что от меня требуется.
Владею английским языком (уровень intermediate), в настоящее время продолжаю его изучение.
С более детальной информацией о моей профессиональной деятельности вы сможете ознакомиться в резюме. Благодарю за время, уделенное моей кандидатуре.
С уважением, Алиса. Тел. …, e-mail …»*.

Пример короткого сопроводительного письма на должность торгового представителя:
«Здравствуйте!
Очень заинтересовала вакансия вашей компании „Торговый представитель“. Я активный, мобильный, умею налаживать связи, вожу автомобиль и хорошо знаю город. Имею большой опыт работы в ретейле, в том числе мерчандайзером и торговым представителем, при этом всегда эффективно выполняю план и поставленные передо мной задачи.
Мой контактный телефон ….
С уважением, Максим».

Если релевантный опыт отсутствует, подумайте, какие навыки и личностные качества могут показать вас с максимально выигрышной стороны и убедить рекрутера в том, что вы подходите для работы на этой должности.

Пример:
«Надеюсь, что мои творческие навыки, умение налаживать контакты и ответственность позволят принести значительную пользу вашей компании».

Или:
«Здравствуйте! Очень хотел бы пройти стажировку в вашем интернет-издании. Я студент 5-го курса факультета Рекламы и связей с общественностью такого-то университета. Обладаю аналитическим складом ума и креативным мышлением. Участвовал в организации студенческого фестиваля, занимался подготовкой рекламных материалов. Также проходил летнюю практику в газете.
Связаться со мной можно по телефону…
С уважением, Илья».

Итак, мы разобрались с необходимыми составляющими сопроводительного письма. Теперь рассмотрим другие важные моменты.

  • Не дублируйте в сопроводительном письме резюме или его части. При этом сопроводительное письмо должно дополнять ваше резюме и не противоречить ему.
  • Перед написанием сопроводительного письма почитайте о компании, в которой хотите работать.
  • Не рассказывайте свою биографию.
  • Не задавайте вопросы, например об уровне заработной платы и рабочем графике. Подобные вещи стоит обсуждать на интервью.
  • Избегайте формальностей и избитых штампов, например: «Добрый день! Высылаю свое резюме на вакансию менеджера по продажам. С уважением, Михаил». Или: «Здравствуйте! Ознакомьтесь, пожалуйста, с моим резюме. Татьяна». Или: «Я ответственна, дисциплинирована и стрессоустойчива. Стремлюсь к развитию и умею работать в команде».
  • Не пишите о качествах, которые не соответствуют вакансии, нерелевантном опыте или, хуже того, о том, что вакансию, на которую вы откликаетесь, рассматриваете как запасной аэродром. Большой ошибкой, например, будет прислать сопроводительное письмо при отклике на вакансию маркетолога следующего содержания:
    «Добрый вечер! Я не могу найти работу преподавателем немецкого языка, поэтому рассматриваю другие предложения, так или иначе связанные или совсем не связанные с немецким языком.
    Интересуюсь всем новым. Легко обучаем. В процессе своей трудовой деятельности я получил опыт работы в продажах. У меня также есть опыт руководящей работы. Еще я очень много работал с деньгами.
    У меня есть превосходные навыки презентации продукта в качестве менеджера.
    Я думаю, что мне подойдет должность менеджера или высокая руководящая должность. Сейчас я ищу постоянную работу и готов рассмотреть любые варианты работы. Проживаю недалеко от вашей компании.
    С уважением, Иван».
  • Не создавайте имитацию сопроводительного письма. Нередки случаи, когда соискатели в поле для сопроводительного письма ставят точки, восклицательные знаки или просто пишут «Добрый день».
  • Будьте честными!
  • Продемонстрируйте знание делового этикета. Не пытайтесь быть остроумным, заигрывать с работодателем и писать сопроводительное письмо в духе: «Здрасьте! Не знаю, что здесь написать, поэтому напишу без лишней скромности: я хороший. Жду ответа, Вася». Деловой стиль не допускает фамильярности и панибратства.
  • Не давите на жалость. Сопроводительное письмо должно быть позитивным и убедительным.
  • Будьте внимательны! Всегда проверяйте орфографию и пунктуацию. Если не уверены в своих знаниях — используйте программы проверки орфографии и пунктуации или попросите своих родных или друзей проверить ваше письмо. Нет ничего хуже неграмотного текста!

* Здесь и далее: все примеры и имена в примерах вымышлены, любое сходство с реальными ситуациями случайно.

Больше советов про поиск работы

Как написать деловое письмо, которое не проигнорируют

В наши дни написание письма может показаться совершенно архаичным. Я имею в виду, люди вообще отправляют почту? Или они общаются только через электронную почту и обмен сообщениями?

Однако в деловом мире письма по-прежнему имеют решающее значение для совместной работы. Чтобы убедить кого-то предложить вам работу, вам нужно написать убедительное сопроводительное письмо. А чтобы убедить кого-то выступить на мероприятии вашей компании, вам нужно написать захватывающий питч.

Многие профессионалы недооценивают важность написания качественных деловых писем, потому что они кажутся устаревшими. В результате, большинство людей на самом деле не знают, как его написать.

К счастью, если вы находитесь в одной лодке, мы вас прикроем. Ниже мы научим вас, как составить убедительное деловое письмо для любой цели и ситуации.

Как отформатировать деловое письмо

  1. Напишите дату и имя получателя, компанию и адрес.
  2. Выберите профессиональное приветствие, например «Дорогой».
  3. Создайте привлекательное введение.
  4. Укажите свое намерение в основном тексте письма.
  5. Завершите письмо сильным призывом к действию.
  6. Выберите профессиональное завершение, например «С уважением».
  7. Физически подпишите письмо своей подписью.
  8. Введите свое имя, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.

Чтобы научить вас, как написать деловое письмо более подробно, чем приведенный выше фрагмент, давайте взглянем на письмо, которое я написал Дхармешу Шаху, техническому директору HubSpot, когда я был студентом колледжа с широко раскрытыми глазами, пытаясь убедить его выступить на моя школа.

Я проанализирую самые важные части моего письма — введение, основной текст и призыв к действию — и объясню, как и почему они могут усилить ваши деловые письма.

Пример делового письма

1 октября 2016 г.

 

Дхармеш Шах

HubSpot

25 Первая улица,

Кембридж, Массачусетс 02141

 

Уважаемый г-н Шах,

Когда закончился мой первый год обучения в колледже, мне посчастливилось работать стажером по цифровому маркетингу в стартапе SlideBatch. Они представляли на рынке новый инструмент контент-маркетинга, и моя работа заключалась в том, чтобы применить этот инструмент к маркетинговым кампаниям их клиентов в социальных сетях и доказать, что SlideBatch является эффективным маркетинговым решением. Я был так взволнован, чтобы приступить к работе, но у меня была одна небольшая проблема. Я не знал, что такое контент-маркетинг. Итак, я провел небольшое исследование в Интернете и обнаружил маркетинговый блог HubSpot.

Перенесемся на полтора года вперед, а я все еще читаю маркетинговый блог HubSpot и использую его идеи на своей третьей стажировке по цифровому маркетингу.Чтение ваших блогов изменило мою жизнь. Я поступил в колледж, веря, что финансовое консультирование – это мое предназначение. Но после того, как я узнал о философии входящего маркетинга HubSpot — о том, что помощь людям — это лучший способ повысить доверие к бренду и его вовлеченность, — я попался на крючок. Вскоре после того, как моя стажировка в SlideBatch закончилась, я решил заняться цифровым маркетингом вместо финансового консультирования. С тех пор я не оглядывался назад.

Влияние HubSpot на мою жизнь — вот причина, по которой я пишу вам сегодня. Я уверен, что если бы вы рассказали в моей школе, Университете ДеПау, о своей жизни, HubSpot и философии входящего маркетинга, сотни сомневающихся студентов начали бы заниматься цифровым маркетингом.Я знаю это, потому что серия динамиков McDermond от DePauw — одна из лучших платформ для бизнес-лидеров, чтобы продемонстрировать свою страсть к своей отрасли, компании и работе. Брэд Стивенс из Boston Celtics, Энджи Хикс из Angie’s List и Билл Расмуссен из ESPN успешно использовали серию динамиков McDermond, чтобы вдохновить следующее поколение мировых бизнес-лидеров, и я знаю, что вы тоже можете это сделать.

Для нас было бы честью, если бы вы выступили в нашей школе. Спасибо за ваше время и внимание, и мы с нетерпением ждем вашего ответа!

С уважением,

 

Клиффорд Чи

313 Южная Саранча ул.

Гринкасл, IN 46136

555-555-5555

[email protected] com

Введение (первый и второй абзацы)

Чтобы мгновенно привлечь внимание Дхармеша и побудить его прочитать остальную часть моего письма, вы заметите, что я не начал со стандартного вступления «Я пишу вам сегодня, потому что…». Вместо этого я увлек его историей. о том, как я открыл для себя HubSpot и как его компания изменила мою жизнь Я думал, что это сильно найдет отклик у него, потому что я предполагал, что как соучредитель HubSpot он хотел бы увидеть, как работа его жизни принесла пользу другим.

В ваших собственных деловых письмах вам не обязательно рассказывать историю, чтобы сразу зацепить читателя и убедить его читать дальше. Но вы обязательно должны описать, как она повлияла на вашу жизнь. Это то, что действительно привлечет и удержит ее внимание.

Основной текст (третий абзац)

После моего представления я быстро перешел к тому, почему я пишу Дхармешу — чтобы попросить его выступить в моей школе. Личные анекдоты — эффективный способ привлечь читателей, но я потерял бы внимание Дхармеша, если бы не перешел к делу.

Как только я изложил цель своего письма, я быстро рассказал о преимуществах выступлений в моей школе и укрепил репутацию серии выступлений моей школы. Подчеркнув, как выступления в моей школе могут вдохновить сотни студентов заниматься цифровым маркетингом, и выделив группу впечатляющих спикеров, к которым мог бы присоединиться Дхармеш, я сосредоточился на дивидендах, которые он получит, став спикером McDermond Series, а не на том, какую пользу получит моя школа. его появление в гостях.

Итак, пытаетесь ли вы убедить кого-то нанять вас или выступить в вашей школе, вы должны сначала убедить своего читателя, что выполнение того, о чем вы его просите, в конечном итоге принесет ему пользу и будет в его интересах.

Призыв к действию (четвертый абзац)

В последнем абзаце я вежливо прошу Дхармеша снова выступить в моей школе. Несмотря на то, что я уже спрашивал его об этом ранее, важно, чтобы я закончил свое письмо четким следующим шагом. Это наносит больше удара и кристаллизует желаемое действие в его уме.

Сильный призыв к действию — важнейший элемент убедительного делового письма. Потому что, если вы не скажете своему читателю, что делать дальше, вы могли бы вообще никогда не писать свое письмо.

Как написать официальное деловое письмо (с форматом и примерами) — Zippia

Хотя написание писем может кому-то показаться немного старомодным, оно по-прежнему находит широкое применение в профессиональном мире. Написание официального письма — один из самых простых способов передать важную информацию или выразить точку зрения. Официальные письма профессионально доносят суть, не отнимая при этом слишком много времени у читателя.

Существует множество различных писем, которые вы могли бы написать в этом формате. Сопроводительные письма являются отличным примером, так как любой соискатель знает, что он должен следовать правильному форматированию и правилам написания писем, чтобы войти в дверь.

На противоположном конце спектра вы можете написать заявление об увольнении или официальную жалобу, и то, и другое будет иметь этот официальный формат. В этих случаях важно написать официальное письмо, чтобы убедиться, что все соответствующие стороны осведомлены о важных деталях и подчеркнуть серьезность ситуации (в вежливой форме).

И есть еще много примеров роли писем в профессиональном мире — от рекомендательных или рекомендательных писем до профессиональных благодарственных писем и писем о заинтересованности — все они требуют одинакового базового формата.

В этой статье вы узнаете, как написать официальное письмо с некоторыми правилами и советами. Затем с помощью нашего шаблона и примера ниже мы покажем вам, как эти советы выглядят в действии.

Что такое официальное письмо?

Официальное письмо — это официальная корреспонденция, отправленная в профессиональном контексте.Официальное письмо можно использовать для связи с другим бизнесом, укрепления отношений с клиентом или подачи строгой жалобы.

Официальные письма также постоянно используются соискателями в виде сопроводительных писем, писем о заинтересованности и рекомендательных писем.

Что объединяет все официальные письма, так это тон формальности и прямота языка. Официальные письма не беспокоятся о том, что они будут слишком теплыми — они доходят до самых важных моментов дела максимально просто и прямолинейно.

Кроме того, официальные письма, как правило, имеют довольно однородную структуру (подробно описанную ниже), независимо от причины, по которой вы их написали.

Разделы официального письма

Профессиональное письмо всегда начинается с выбора соответствующего формата и стиля. Вы хотите, чтобы макет был очень простым и чистым, чтобы улучшить читаемость и убедиться, что содержание вашего письма понятно.

Оставьте стандартные поля в один дюйм со всех сторон и выберите простой шрифт, например Arial или Times New Roman.Что касается разделов, которые вам понадобятся, включите все следующее по порядку:

  1. Заголовок. В заголовке вашего письма необходимо указать, кто вы, кому собираетесь отправить письмо, а также дату, когда письмо было отправлено. Это служит для того, чтобы кратко представить, кто вы, и уберечь от возможной путаницы при отправке письма (например, оно приходит с опозданием, его открывает не тот человек и т. д.)

    Ваш заголовок должен быть структурирован примерно следующим образом.В самом верху вы укажете свое полное имя, адрес и дополнительную контактную информацию, такую ​​как номер телефона и/или адрес электронной почты.

    Под этим вы поставите дату дня отправки письма. Затем вы разместите контактную информацию человека, получившего письмо. Это включает их полное имя, их должность, их компанию и адрес их компании.

  2. Приветствие. После заголовка вам нужно включить приветствие или приветствие, чтобы открыть письмо.Хотя электронные письма иногда могут быть другой историей, в этикете написания писем считается невежливым начинать содержание вашего письма без формального приветствия.

    Ваше приветствие почти всегда будет начинаться с «Дорогой» и заканчиваться именем получателя и запятой.

    Если у вас есть официальные отношения с получателем или у вас нет отношений с ним ранее, используйте уважительное обращение, например «Мисс/Мистер/Микс/Доктор». затем их фамилия. Если у вас менее формальные отношения с этим человеком, вы можете использовать его имя.

    Старайтесь не адресовать свое письмо «кому оно может касаться», так как это может показаться несколько небрежным (если вы действительно понятия не имеете, кому вы пишете это письмо, может быть довольно сложно убедить получателя заботиться о нем). содержание).

  3. Элементы корпуса. Основные абзацы составят содержание вашего письма. В то время как другие разделы важны для официальных целей, именно в этом разделе вступает в игру причина, по которой вы написали письмо.

    В официальном письме у вас будет около трех абзацев, но в некоторых случаях может быть уместно иметь два абзаца или четыре абзаца меньшего размера. Вот общая разбивка функций каждого абзаца тела:

    • Первый абзац. В любой переписке нужно сразу переходить к делу. Немедленно скажите получателю, почему вы пишете, и представьтесь, если вы незнакомец. У людей короткая продолжительность концентрации внимания, и они предпочитают четкие инструкции — помогите сделать ваше письмо более читабельным, предоставив им то, что они хотят и ожидают.

    • Средний абзац(ы). Основная часть абзацев основного текста, это то место, где вы вникаете в особенности вашего письма. Если получателю нужна определенная информация для выполнения вашего запроса, убедитесь, что вся она включена в эти абзацы.

      Если у вас много плотной информации, лучше разбить ее на пункты, а не на абзацы. Хорошее эмпирическое правило заключается в том, что абзац не должен превышать 6 строк, иначе глаза вашего читателя могут начать затуманиваться.

    • Заключительный абзац. Закончите четким призывом к действию и благодарностью за то, что читатель нашел время рассмотреть ваш запрос. Если требуется дальнейшая переписка, вы также должны указать, когда и как это сделать. Позвольте получателю точно знать, о чем его просят.

  4. Закрытие и подпись. После того, как вы написали основную часть письма, вы должны включить в него краткое выражение благодарности получателю.Обычно это короткое предложение с благодарностью читателю за потраченное время и, возможно, призыв к действию, если вы делаете запрос или спрашиваете о чем-то.

    Завершите свое письмо соответствующим заключительным приветствием. Что-то вроде «С наилучшими пожеланиями», «С уважением» или «С уважением» должно помочь. Наконец, напишите свое полное имя внизу письма.

Если вы включаете другие документы вместе с этим письмом, не забудьте включить заявление о вложении после вашей подписи.Просто введите «enclosure» или «encl». с последующим прилагаемым документом(ами).

Как только вы поймете основы, написание отличного бизнеса станет простой задачей.

Как написать основную часть письма (что включить)

Основные абзацы являются основными пунктами вашего письма, и они имеют свободную структуру, которой следует следовать.

Вступительный абзац должен быть коротким и по существу. Четко и кратко укажите, почему вы пишете в первом предложении.Не забудьте также дать краткое представление о себе в первом абзаце, и если вы никогда раньше не встречались и не разговаривали с этим человеком, вы также можете указать, кто предоставил вам эту информацию или как вы ее нашли.

В следующем абзаце или абзацах более подробно изложите основную мысль первого абзаца. Помогите читателю понять вашу цель и/или приведите примеры, подтверждающие вашу точку зрения. Дайте столько подробностей, сколько считаете нужным, но делайте это максимально кратким, чтобы не утомить читателя.

Если ваша цель написания письма состоит в том, чтобы каким-то образом убедить читателя или побудить его к какому-либо действию, обязательно используйте основные абзацы, чтобы создать сильное убедительное доказательство.

Заключительный абзац должен в последний раз резюмировать основную мысль и, при необходимости, включать призыв к действию или указание на следующие шаги.

Советы по написанию профессионального письма

Вот несколько советов по написанию профессионального письма:

  • Откорректируйте свое письмо. Убедитесь, что ваша мысль понятна и что в ней нет орфографических или грамматических ошибок. Даже такие мелочи, как отсутствие пробела между абзацами, могут сделать ваше письмо очень непрофессиональным.

  • Будьте лаконичны. Уважайте время вашего читателя, включая только актуальную и необходимую информацию.

  • Используйте одинарные пробелы с пробелом после каждого абзаца. Этот формат письма является стандартным и, как правило, наиболее простым для чтения.

  • Печать черными чернилами на белой бумаге. Напечатайте свое письмо на стандартной белой высокосортной бумаге, а не на цветной бумаге или канцелярских принадлежностях.

  • Выровняйте текст по левому краю. Иначе это выглядит неправильно. Люди ожидают, что их письма (особенно официальные) будут выровнены по левому краю.

  • Используйте обычный шрифт. 10 или 12 пунктов — стандартный размер шрифта. Такие шрифты, как Arial, Calibri и Times New Roman, распространены и в целом популярны.

Что не следует включать в профессиональное письмо

Официальные письма должны быть в профессиональном тоне, иначе их не воспримут всерьез или не поймут. По этим причинам вам следует избегать всего следующего:

  • Неполные предложения или повторяющиеся предложения.

  • Абзацы слишком многословны или слишком кратки.

  • «Мисс» в качестве почетного звания.

  • Изображения или графика (кроме логотипов)

  • Смайлики.

  • Неформальный язык.

  • Язык слишком формальный и выглядит жестким.

  • Неофициальные канцелярские принадлежности (например, открытки).

  • Все, что вы не хотели бы сохранять в письменном виде в официальном документе.

Шаблон делового письма

Вот примерный шаблон с заполнением полей, в котором используются все эти советы и требования:

[Ваше полное имя]
[Ваш адрес]
[Ваш город, штат и почтовый индекс]
[ваш номер телефона]
[ваш адрес электронной почты]

[Сегодняшняя дата]

[ФИО получателя]
[Должность получателя]
[Компания получателя]
[Адрес компании]
[Город компании, штат и почтовый индекс]

Уважаемая госпожа/Мистер/Микс/Доктор. [Имя получателя],

[Первый абзац – представьте себя и изложите цель вашего письма]

[Второй абзац – более подробное изложение вашего вопроса с указанием причин или примеров]

[Последний абзац — завершите письмо, выразите благодарность и укажите следующие шаги]

[Заключительное приветствие],
[Ваше полное имя]

Приложение: [приложенный(е) документ(ы)]

Пример делового письма

Вот пример, следующий шаблону выше:

Джейн Смит
8761 Канал Драйв
Колумбус, Огайо 43034
(777)-765-4321
[email protected] ком

23 сентября 2020 г.

Lisa Murphy
Manager
Программное обеспечение XYZ
1234 Cedar Street
Columbus, Ohio 43035

Уважаемая мисс Мерфи,

Я пишу, чтобы официально уведомить вас о своем решении уйти с поста старшего графического дизайнера в XYZ Software. Мой последний рабочий день будет 7 октября 2020 года.

Я ценю возможность работать с такой невероятной командой в XYZ Software. Было очень полезно создавать инновационную графику и помогать укреплять эстетику визуального дизайна XYZ Software.Я так много узнал о профессиональном дизайне, и я глубоко благодарен за личный рост, которому способствовала эта должность.

Дайте мне знать в ближайшие недели, как я могу лучше всего помочь в этот переходный период. Я приложил график завершения моих текущих проектов, и я буду рад обучить любых членов команды тому, как взять на себя мои обязанности, если это необходимо. Желаю вам и команде XYZ Software всего наилучшего и надеюсь, что мы продолжим поддерживать связь.

Спасибо за уделенное время.

С уважением,
Джейн Смит

Прилагается:
График завершения проекта

Дополнительные примеры форматов официальных писем

Никогда не упускайте подходящую для вас возможность.
Начать

Как написать деловое письмо – с образцами

Являетесь ли вы владельцем бизнеса, общающимся с клиентами или сотрудниками, сотрудником, общающимся от имени бизнеса, или клиентом, который пишет письмо бизнесу, важно следовать некоторым базовым правилам форматирования и правила стиля при написании делового письма.В этой статье мы опишем, как написать деловое письмо, различные части делового письма, дадим вам несколько советов по написанию успешного письма и предоставим краткий образец письма.


Части делового письма

Адрес отправителя: укажите адрес, город, штат и почтовый индекс. Поскольку ваше имя, должность и название компании (если применимо) будут включены в закрытие, вам не нужно указывать их здесь. Примечание. Если вы используете готовый фирменный бланк, содержащий эту информацию, повторять ее не нужно.


Дата

Укажите месяц, день и год, когда ваше письмо будет отправлено.


Внутренний адрес

Укажите имя, название компании, почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс лица, которому вы отправляете письмо. Хотя лучше всего по возможности адресовать свое письмо конкретному человеку, если у вас нет имени конкретного человека, вы можете просто указать название и адрес компании.


Приветствие

Большинство приветствий начинаются со слова «Уважаемый», за которым следует имя человека, которому вы пишете.Если вы пишете официальное письмо, вы должны использовать уважительное обращение человека (например, мисс, миссис, мистер или доктор) и его фамилию. Если вы не уверены в поле человека, просто используйте его имя и фамилию. Если вы знаете, что это женщина, но не знаете, замужем ли она, используйте «госпожа» вместо «госпожа». Участники».


Тело

В теле письма начните с краткого изложения того, почему вы пишете.Затем используйте простые и четкие формулировки, чтобы передать свои идеи, описать проблему, с которой вы столкнулись, или представить любую другую информацию, которую должен знать ваш читатель. Если вы пишете о проблеме, было бы неплохо поделиться своими идеями или предложениями относительно возможных решений. Не забудьте использовать профессиональный, формальный тон вместо неформального, болтливого тона. Убедитесь, что ваш текст четкий, лаконичный и вежливый. Кроме того, не забудьте сгруппировать связанные идеи в абзацы и убедитесь, что ваша информация изложена логично.


Закрытие

Сообщите читателю, какие действия вы предпримете дальше, и подведите итог любых действий, которые вы ожидаете от него или нее. В отдельной строке используйте формальное завершение, например, «С уважением» или «С уважением», после которого следует запятая. Оставьте три или четыре строки пустыми, затем введите свое имя, должность и название компании, если это применимо.


Форматирование деловых писем

В большинстве деловых писем используется блочный формат, что означает, что все абзацы и другие элементы письма располагаются по левому краю, а не с отступом.Обычно для делового письма можно использовать обычные поля страницы. За исключением пробела между официальным завершением и вашим именем, вставьте одну пустую строку между всеми буквенными элементами и между каждым абзацем в теле. Между официальным завершением и вашим именем вставьте примерно 3 строки, чтобы у вас было место для подписи (обратите внимание, что если вы отправляете цифровую версию, не требующую подписи, вы можете вставить одну или две строки). Перед отправкой письма не забудьте проверить его, чтобы не допустить ошибок.


Образец письма

123 Main St.

123 Main St.
Miami, FL 33101
USA

Mr. John Q. Smith

Мистер Джон Q. Смит
Mega-Retailer
456 Park Ave.
New York, NY 10001
США

Уважаемый г-н Смит,

Я пишу, чтобы выразить свою озабоченность по поводу вашей политики возврата. Я купил тостер 1 апреля 2016 года в вашем магазине в Майами, штат Флорида, но он не работал. Я попытался вернуть его в магазин, но, поскольку у меня не было чека, мне не удалось получить возмещение.Я считаю, что, поскольку тостер был неисправен, я должен был получить полный возврат средств. Я прошу вас пересмотреть вашу политику возврата и попросить вашу компанию выслать мне чек на сумму покупки (19,99 долларов США).

Я ценю ваше внимание к этому вопросу.

С уважением,

Джейн Доу


Ресурсы

Экспертная корректура онлайн

Услуги корректора

Услуги копирайтинга

Как написать профессиональное деловое письмо

Написание профессионального делового письма

Полезные советы:

  • Пишите с точки зрения читателя.
  • Будьте конкретны в высказываниях и не говорите много лишнего.
  • Никогда не используйте сарказм.
  • Будьте уважительны, скромны и вежливы.

Чтобы научиться писать эффективные деловые письма, может потребоваться некоторая практика, но не пройдет много времени, прежде чем вы начнете писать профессионально звучащие письма.

Вот основные шаги при написании делового письма:

1. Определите, чего вы хотите добиться, когда пишете письмо. Подумайте также о потребностях вашего читателя.

2. Составьте список тем, которые вы хотите затронуть в письме.

3. Напишите первый черновик.

4. Сделайте перерыв и позвольте себе «очистить голову».

5. Перечитайте первый черновик и вносите изменения, пока не почувствуете, что он хорош.

6. Вычитка несколько раз, проверка на орфографические и грамматические ошибки.Не полагайтесь исключительно на программу проверки орфографии вашего компьютера. Компьютеры не понимают контекст или омофоны.

Несмотря на то, что для разных типов деловых писем могут потребоваться разные форматы, описанные выше действия помогут вам написать хорошо продуманное и структурированное деловое письмо. При написании письма важно помнить, что деловые письма должны быть профессиональными, а не случайными. Это не означает, что письмо должно звучать как скучный правительственный документ с большими, юридически звучащими словами.Это просто означает, что вы будете воздерживаться от использования некоторых более случайных слов, которые вы могли бы использовать, когда пишете записку другу. Например:

Изменение: Это здорово! Я и подумать не мог, что продажи так подскочат!

Кому: Новые цифры продаж впечатляют и даже превышают мои ожидания.

Определение тона вашего делового письма

В письменной речи тон — это общее отношение писателя к читателю и предмету.В деловых письмах тон всегда должен быть профессиональным; однако в различных ситуациях вашему письму также может потребоваться дополнительный тон, например:

.

· сочувствующий;

· извиняющийся;

· убедительный.

Как правило, деловое письмо пишется конкретному лицу. Важно помнить, знаете ли вы человека или нет, что вы пишете человеку, а не компании. Помните, деловое письмо — это не отчет; это личное, но профессиональное сообщение.Ваши слова должны звучать естественно, а не натянуто. Деловое письмо должно быть написано в профессиональном, разговорном стиле. Когда вы пишете, поставьте себя на место читателя. Спросите себя: «Как бы я себя чувствовал, если бы получил это письмо?» Убедитесь, что ничего не является оскорбительным, безличным или недружественным. Помните, когда вы пишете деловое письмо, вы представляете не только себя, но и свою компанию. Ваши письма всегда должны выражать задумчивость и искренность.

Вот пример:

Сдача: Мы не можем вернуть вам деньги, если вы не приложите квитанцию.

Кому: Чтобы мы могли быстро вернуть вам деньги, пожалуйста, приложите квитанцию.

Написание эффективного делового письма также означает, что на первое место должны быть поставлены потребности вашего читателя. Это означает использование слов «вы» и «ваш» чаще, чем «я», «мой», «мы» и «мое». Вы всегда должны стараться подчеркивать интересы и выгоды читателя. Обратите внимание на исправленный пример выше, что выгода для читателя, возврат денег, помещается в начало предложения, а не в конец.

При сообщении плохих новостей следует использовать обратную технику. Вы должны внимательно следить за тем, чтобы сначала дать положительное объяснение, прежде чем сообщать плохие новости. Это называется «буфер». Затем, в заключение, вы должны предложить несколько дополнительных положительных слов в качестве жеста «доброй воли». Например:

До: Ваша заявка на должность менеджера по розничной торговле отклонена. Мы решили нанять более квалифицированного кандидата.

После:
(буфер): Спасибо, что нашли время подать заявку на вакансию нашего менеджера по розничной торговле.

(плохие новости): Поскольку мы ищем человека с опытом работы как в сфере управления, так и в розничных продажах, мы выбрали кандидата с более чем пятилетним опытом работы в обеих областях.

(доброжелательность): Я уверен, что с вашим опытом работы в сфере розничных продаж вы скоро найдете работу в другой компании.

В общем, хорошие новости нужно сообщать так:

1. Хорошие новости

2. Пояснение

3. Деловая репутация

Плохие новости нужно доставлять так:

1. Буфер

2. Плохие новости

3. Деловая репутация

Части делового письма:

1. Товарная позиция

2. Дата

3. Внутренний адрес

4. Приветствие

5. Корпус

6. Бесплатное закрытие

7. Подпись

8. Типовое имя

9. Титул

Рубрика

Содержит название компании и полный адрес компании, включая улицу, город, штат и почтовый индекс. Также стандартно включать любое из следующего: номер телефона, номер факса, адрес веб-сайта и адрес электронной почты. Как правило, деловые письма печатаются на фирменном бланке компании, который, скорее всего, уже содержит всю информацию о заголовке.Заголовок должен располагаться либо по центру, либо по центральной линии.

Дата

Это дата, когда ваше письмо было завершено и готово к отправке. Он должен быть выровнен с левым полем. Дата должна стоять не менее чем на три пробела под заголовком.

Внутренний адрес

Полное имя и адрес получателя. Вы должны начинать внутренний адрес двумя пробелами ниже даты. Если вы пишете деловому партнеру, вы также должны указать его должность и название компании.

Пример:

Г-жа Джанет Ресса

Директор по исследованиям

Биодвигатель

446 Дорожный прибор

Тандл, Коннектикут 06615

Приветствие

Здесь вы впервые устанавливаете личный контакт со своим читателем. Приветствие должно быть на два пробела ниже внутреннего адреса и также выровнено по левому полю. В деловых письмах приветствие всегда должно содержать титул вежливости получателя (Mr., г-жа, доктор и т. д.) и фамилию, после которых ставится двоеточие, а не запятая.

Важно помнить:

· Обращайтесь к женщинам без профессионального звания «мисс», а не «миссис». или «мисс», если только она не выразила вам свое предпочтение.

· Если вы не знаете имени получателя, допустимо адресовать письмо «Уважаемый господин или госпожа», адресовать его в соответствующий отдел или вместо этого использовать строку темы. Однако использовать их следует в крайнем случае.Имя контакта очень желательно.

Пример 1:

Внимание: отдел кадров

Я хотел бы попросить…..

Пример 2:

Тема: Потеряна посылка для P.O. № 22365

Согласно последнему отслеживанию…….

Корпус

Тело начинается на один пробел ниже приветствия и содержит сообщение вашего письма. Двумя наиболее важными частями тела делового письма являются вступительная и заключительная части.Вступление должно идентифицировать вашу тему, чтобы быстро заинтересовать читателя. Закрытие должно дать читателю понять, каким будет следующий шаг, вызвать доброжелательность или и то, и другое.

Бесплатное закрытие

Стандартные окончания для деловых писем:

· С уважением,

· С уважением,

· С уважением,

· С уважением,

· Со всем уважением (иногда сокращенно V/R в менее официальных сообщениях).

Заглавной является только начальная буква закрытия, а за выражением следует запятая. После приветственного закрытия следует авторское:

.

· Подпись

· Печатное название

· Наименование

Вот пример типичного делового письма:

Дополнительные страницы:

Если ваше письмо состоит из двух или более страниц, всегда переносите на следующую страницу не менее двух строк текста.Последующие страницы можно распечатать на бланке компании или на обычной бумаге. Каждая последующая страница должна иметь заголовок с именем получателя, номером страницы и датой. Текст должен начинаться как минимум на три пробела ниже заголовка.

Пример:

Как написать письмо с деловым предложением (+ Шаблон)

Письмо с деловым предложением — это одностраничный документ, который служит убедительным резюме или сопроводительным письмом к всеобъемлющему деловому предложению. Его цель — кратко осветить наиболее важные аспекты вашего полного предложения.Хотя это и не обязательно, его полезно использовать, если вы хотите передать более высокий уровень профессионализма, завоевать доверие или авторитет, предоставить дополнительный контекст или если вы хотите сделать короткую презентацию. Затем вы можете отправить его по электронной почте или в виде физической копии.

Как работают письма с деловыми предложениями

Хорошее письмо с предложением форматируется как одна страница, содержащая 3-4 абзаца и менее 400 слов, с пятью ключевыми элементами. Во-первых, для официальных писем с предложениями включите бизнес-заголовок с вашей контактной информацией и контактной информацией потенциального клиента.Затем кратко представьте свою компанию, прежде чем указать цель вашего предложения, которая включает в себя проблему, решение и основные преимущества. Завершите сильным призывом к действию и аутро-подписью.

После того, как вы набросаете письмо с деловым предложением, отправьте его своему потенциальному клиенту или основному контактному лицу вместе с вашим полным деловым предложением. Для этого вы можете отправить печатную копию своему потенциальному клиенту с письмом вверху и предложением внизу. Чаще всего вы можете отправить его по электронной почте. Если ваше контактное лицо принимает решения, вставьте письмо в тело электронного письма и прикрепите предложение.Если ваш контакт может переслать вашу электронную почту другим, также поместите письмо на первую страницу вашего прилагаемого коммерческого предложения.

Помните, что, как и ваше полное деловое предложение, ваше письмо с предложением должно быть адаптировано для вашего уникального потенциального клиента. Он также должен точно обобщать и дразнить ваше деловое предложение, поэтому убедитесь, что информация между двумя документами согласована и дополняет друг друга. Для получения информации о написании полноценного коммерческого предложения и о том, как оно связано с вашим письмом с предложением, прочитайте нашу статью о том, как создать коммерческое предложение.

В некоторых случаях люди используют термины «письмо с деловым предложением» и «деловое предложение» как синонимы. В частности, это относится к одностраничному бизнес-предложению. Предприятия, продающие небольшие проекты или разрабатывающие предложения компаниям, с которыми у них хорошие отношения, часто используют одностраничное предложение, содержащее как письмо, так и детали.

Бесплатный шаблон письма с деловым предложением

Мы создали бесплатный шаблон письма с деловым предложением , который включает в себя основные элементы, перечисленные выше, а также примеры того, что нужно написать для каждого из них.Персонализируйте его в соответствии с вашей конкретной ситуацией с продажами, просто заменив слова в круглых скобках (или поля) своими собственными словами. Мы покажем вам, как это сделать на протяжении всей статьи, включая скриншоты каждого раздела.

Скачать бесплатный шаблон письма с деловым предложением

Стандартный формат письма с деловым предложением

Ознакомьтесь с каждым из основных компонентов эффективного письма с деловым предложением ниже, начиная с бизнес-заголовков. Затем следуйте нашим пошаговым инструкциям, чтобы создать собственное письмо с деловым предложением.

Заголовки

Введение

Заявление о цели

Призыв к действию

Итог

Деловые заголовки придают формальный оттенок вашему письму с деловым предложением и включают контактную информацию о вашем бизнесе, а также о получателях, такую ​​как название компании, адрес и контактные данные. Для более неформальных писем с деловыми предложениями или писем с предложениями, которые вы отправляете по электронной почте, вы можете исключить эту часть своего письма.

Ваше представление — это возможность еще раз представиться и напомнить вашему потенциальному клиенту, потенциальному клиенту или получателю, почему вы отправляете соответствующее предложение. Это также дает вам возможность предоставить любое соответствующее социальное доказательство, чтобы заинтересовать их, прежде чем читать ваше полное предложение, а также подразнить общую цель.

Это действует как краткое изложение наиболее важного содержания вашего коммерческого предложения: их проблема, ваше решение и выгоды, которые получит потенциальный клиент. Это дает вам возможность выделить наиболее важные моменты вашего предложения и точно передать вашу презентацию или УТП для сканирующего читателя.Не превышайте 175 слов и используйте маркеры, когда это уместно, для облегчения чтения.

Завершите предложением, которое говорит читателю, что делать дальше. Как правило, следующим шагом будет чтение вашего прилагаемого предложения, но также может быть запрос на звонок или встречу для совместного рассмотрения предложения или для того, чтобы задать и ответить на любые вопросы, которые могут возникнуть после рассмотрения. Если это так, используйте конкретный язык с конкретным запросом, например, «используйте мою ссылку Calendly, чтобы забронировать время для подключения на этой неделе.»

Закончите вежливой концовкой, говорящей о том, как вы взволнованы возможностью работать вместе. Затем подпишите документ, если это физическая копия, или используйте профессиональную подпись электронной почты, если вы отправляете его по электронной почте.

Как написать письмо с деловым предложением

Чтобы написать письмо, которое эффективно представляет и резюмирует предложение, набросайте каждый из пяти элементов по порядку. Будьте кратки и по существу, включайте только самую важную информацию и используйте ясный, простой язык, чтобы помочь читателю оставаться вовлеченным.Персонализируйте письмо, чтобы потенциальный клиент почувствовал, что вы выслушали и действительно поняли его конкретные потребности — это может вдохновить его работать с вами, а не с вашими конкурентами.

1. Заполните заголовки вашего бизнеса

Добавьте бизнес-заголовки в верхнюю левую часть вашего письма, перечислив стандартную информацию как о вашем бизнесе, так и о ваших потенциальных клиентах. Укажите полные имена, должности, компании, адреса и контактную информацию, как показано ниже. Это помогает читателю понять, что это письмо для него и от какой компании оно, что может быть полезно, если они оценивают нескольких поставщиков.

Пример бизнес-заголовков шаблона

Некоторые бизнес-предложения также включают дату вверху, над бизнес-заголовками. Некоторые размещают информацию о своей компании в заголовке вверху страницы и вставляют туда свой логотип. Делайте то, что, по вашему мнению, выглядит лучше всего, и при необходимости объединяйте ряды, чтобы сэкономить место. Этот элемент по существу является формальностью. Пока это выглядит организованно и профессионально, это не повлияет на успех вашего предложения. Если он выглядит неряшливо, это может причинить ему боль.

2. Создайте убедительное введение

Элемент введения — это начало основной части письма с предложением, начинающееся с приветствия, например «Уважаемый» (наиболее профессионально), и заканчивающееся переходом к изложению цели. Персонализируйте знакомство с уникальной ситуацией потенциальных клиентов, чтобы они чувствовали себя понятыми; сделайте это, начав с исходной информации, которую вы обнаружили в ходе разговоров с ними, например, с согласованного ценностного предложения. Держите это под 100 словами, если возможный.

Давайте пройдемся по выделенным жирным шрифтом полям в нашем шаблоне, используя скриншот ниже. Включите имена физических и юридических лиц, а также следующее:

  • Имя или фамилия:  Выберете ли вы Фрэнка или мистера Андервуда, зависит от ваших отношений с потенциальным клиентом. Если вы не уверены, лучше придерживаться формальных форм «мистер/миссис». Также имейте в виду, что они могут обозначаться другими местоимениями или уважительными обращениями, такими как Mx.
  • Дата последнего разговора:  В последний раз, когда вы разговаривали с ними, они должны были попросить сделать предложение или проявить интерес к переходу на следующий этап.Верните эту встречу в их память, включив дату, когда она произошла. Это делает его личным.
  • Согласованное ценностное предложение:  На предыдущей встрече вы и потенциальный клиент должны были согласовать ценностное предложение: почему потенциальный клиент должен выбрать именно ваше решение. Напишите это здесь, отражая то, как они сказали это вслух или в своем электронном письме, чтобы они легко запомнили это.
  • Количество лет в отрасли:  Напишите, как долго вы обслуживаете таких клиентов, как они.Это безобидное хвастовство укрепляет доверие к вам как к эксперту.
  • Тип их бизнеса:  Тип бизнеса может быть «корпоративные маркетинговые бренды», «фрилансеры» или «компании по управлению недвижимостью, управляющие более чем 1000 единиц». Скажите им, что вы обслуживали такие же компании, как и они.
  • Привлекательное преимущество:  Прежде чем перейти к изложению цели, упомяните еще одно преимущество вашего решения. В идеале, это то, о чем они выражали волнение на ваших прошлых встречах.
Введение в шаблон пример

3. Четко укажите цель вашего предложения

Теперь пришло время написать элемент заявления о цели вашего письма с деловым предложением. Это, пожалуй, самая важная часть письма, поэтому она имеет наибольшую длину: около 175 слов. В нем обобщается то, что потенциальный клиент узнает из прилагаемого предложения, и цель предложения: показать им, как вы поможете им решить проблему или достичь цели.Этот элемент также должен подчеркивать некоторые ключевые преимущества или ваше уникальное торговое предложение (УТП), чтобы повысить их любопытство.

Ниже приведены поля заявления о назначении и способы их заполнения: 

  • Основная проблема потенциального клиента:  Это привлекает их внимание, поскольку это то, что они хотят решить. Кроме того, включите любые сопутствующие расходы, вызванные проблемой. Посвятите этому 1-2 предложения.
  • Ваш продукт или услуга:  Объясните решение, которое вы предлагаете.В одном предложении опишите свое решение и как оно работает.
  • Список преимуществ:  Перечислите три преимущества, которые они получат от вашего решения. Это приводит их в восторг от предложения. Подумайте о том, чтобы сделать преимущество 3 ключевым отличием (также известным как уникальное торговое предложение), которое отделяет вас от конкурентов и превосходит их.
  • Любые другие важные элементы предложения, которые вы хотите упомянуть:  Ваше предложение часто включает в себя больше, чем просто три поля выше.Перечислите через запятую, что еще они найдут внутри, будь то тематические исследования или полный анализ их ситуации.
Образец заявления о цели пример

Вам может быть интересно, следует ли в письме указать стоимость. Как правило, рекомендуется исключить стоимость. Есть причина, по которой цена указывается в конце полного предложения — к тому времени потенциальный клиент полностью поймет ценность, которую вы предлагаете, что делает стоимость более приемлемой. Единственный раз, когда вы включили бы свою стоимость, — это если бы она была основным аргументом в пользу продажи (возможно, ваша стоимость намного ниже, чем у конкурентов), и в этом случае вы бы включили ее в абзац после маркированного списка.

4. Сделайте свой призыв к действию

В вашем призыве к действию (CTA) вы говорите потенциальному клиенту, что вы хотите, чтобы он сделал дальше. Обычно это делается для того, чтобы открыть и прочитать прилагаемое коммерческое предложение. Вы также можете попросить их позвонить или написать вам по электронной почте, когда они закончат чтение или возникнут вопросы, или назначить встречу заранее, чтобы они закончили читать ее к тому времени, когда вы снова подключитесь.

Вот четыре возможных CTA: 

  • «Вы можете найти предложение ниже, прикрепленное к этому письму.Пожалуйста, прочтите его и не стесняйтесь звонить нам по телефону ( Ваш номер телефона ), если возникнут какие-либо вопросы».
  • «Пожалуйста, забронируйте встречу, используя мою ссылку Calendly, если вы хотите подробно обсудить деловое предложение.»
  • «Пожалуйста, прочитайте предложение ниже и позвоните нам или отправьте нам электронное письмо, когда вы закончите, чтобы назначить время, чтобы обсудить предложение, ответить на любые ваши вопросы и обсудить возможность совместной работы».
  • «Пожалуйста, прочитайте предложение ниже.Чтобы убедиться, что у вас есть вся необходимая информация, давайте выделим в календаре время, чтобы я мог ответить на любые вопросы и услышать ваши мысли. Вы доступны на следующей неделе по телефону (, три варианта даты/времени, )?»

Как видите, каждый CTA говорит получателю прочитать предложение, но последние два CTA излагают следующие шаги, которые потенциальный клиент должен сделать после того, как он закончит чтение. Эта тактика более эффективна, потому что она закрепляет следующие шаги. Мы рекомендуем использовать вариант, который вежливо подталкивает потенциального клиента к будущей встрече, во время которой вы можете обсудить предложение и завершить продажу.Это увеличивает скорость цикла продаж.

Если вы предпочитаете более мягкий подход, используйте CTA в нашем шаблоне:

Шаблон CTA пример

5. Завершите дружелюбной концовкой и подписью

Ваше завершение должно состоять из 1-2 предложений, выражающих уверенность в вашем предложении, а также благодарность потенциальному покупателю за то, что он рассматривает вас в качестве потенциального партнера, поставщика или поставщика. Это заканчивает письмо на дружеской ноте, а также дает последнюю причину, почему чтение предложения будет полезным.Под последней строкой тела подпишитесь, используя «С уважением» и свое полное имя или подпись электронной почты, показанную здесь:

Завершение шаблона и подпись

Рукописная подпись добавляет индивидуальности. Если у вас еще нет подписи, вы можете легко включить ее, подписав лист бумаги, сделав фотографию, а затем вставив это изображение в документ Word, Google Docs или PDF вашего письма.

В дополнение к шаблону, который мы дали вам выше, есть также несколько реальных примеров писем-предложений, на которых можно учиться.

Три лучших примера и образцы писем с деловыми предложениями

Взгляните на эти три примера писем с деловыми предложениями, которые мы нашли в Интернете, прокручивая влево и вправо ниже. Вы можете изучить новые техники, форматы и фразировку от каждого из них. Чем больше вы изучаете письма с предложениями других компаний, тем лучше вы будете составлять свои собственные.

Преимущества письма с деловым предложением

Письмо с деловым предложением не требуется при отправке полного предложения.Тем не менее, у него есть много преимуществ, и вы должны серьезно задуматься об этом. Продавцы пишут письма с деловыми предложениями по следующим причинам:

  • Завоевать доверие:  Профессионализм по-прежнему играет ключевую роль в большинстве деловых операций. Потенциальные клиенты доверяют тем, кто прилагает дополнительные усилия в процессе продажи.
  • Hook the Prospect:  Письмо пробуждает любопытство у читателей и мотивирует их прочитать полное предложение, излагая полезную информацию, которую они найдут внутри.
  • Укажите контекст вашего потенциального клиента:  В письме излагается содержание предложения, которое может улучшить показатели понимания прочитанного, сообщая читателю, на что обращать внимание.
  • Общение с другими читателями: Часто ваше деловое предложение распространяется внутри компании. Если это так, используйте свое письмо, чтобы сообщить о своих преимуществах другим читателям.

В целом, используйте письма с предложениями в каждом конкретном случае, а не пробуйте универсальное решение.

Итог: Письмо с деловым предложением

 Ваше письмо с коммерческим предложением — это эффективный инструмент для привлечения потенциальных клиентов и первое впечатление о вашем коммерческом предложении. Это задает тон тому, что будет дальше, и побуждает потенциальных клиентов читать ваш план, чтобы помочь им реализовать свои желания и цели. Чтобы сделать это эффективно, он должен в первую очередь сосредоточиться на перспективе. Если оставить в стороне почести и награды, ваш бизнес должен отойти на второй план. Используйте эту единственную страницу, чтобы показать потенциальным клиентам, что вы точно знаете, как им помочь.

эффективных деловых писем — Эмили Пост

Приветствие

Ваше приветствие — это ваше приветствие. В большинстве случаев это просто «Уважаемый господин / госпожа / госпожа / доктор _____:», за которым следует двоеточие. Это стандарт приветствовать человека в деловом письме с той же формой имени, которую вы используете лично; поэтому используйте имя человека только , когда вы хорошо знаете адресата или согласились переписываться на основе имени. Если вы сомневаетесь, начните с официального адреса и подождите, пока вам не предложат использовать имя.

Что писать, если вы обращаетесь к компании, а не к определенному лицу? Старомодные «джентльмены» явно неприемлемы, если в организации нет женщин. «Сэр и мадам» и «Дамы и господа» звучат неестественно. «Кого это может касаться» приемлемо, но довольно формально и шаблонно. Лучшим решением, вероятно, будет обратиться к компании («Уважаемый Blue Sky Investments») или отделу («Уважаемый отдел по связям с инвесторами») или направить приветствие конкретной должности («Уважаемый директор по персоналу», «Уважаемый торговый представитель»).

Корпус

Независимо от того, состоит ли ваше письмо из одного абзаца или из нескольких, главное правило здесь — краткость. Деловые письма никогда не должны выходить за пределы одной страницы, если в этом нет крайней необходимости. Хитрость заключается в том, чтобы быть кратким и по существу, тщательно освещая тему.

Окончание

Заканчивая сообщение, будьте дружелюбны и кратки. Если вы знаете получателя, можно закончить личным сообщением: «Мне было приятно видеть вас на выставке, и я надеюсь, что ваша поездка домой была приятной.» Даже если вы не знаете этого человека, ваше завершение может быть дружелюбным и полезным: «Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами в ближайшее время» или «Пожалуйста, позвоните мне по телефону 555-1212, если вам нужны дополнительные копии отчета. Всегда вежливо сказать спасибо за услугу или внимание. Однако не стоит благодарить кого-то за то, чего он еще не сделал: «Заранее спасибо» самонадеянно.

Бесплатное закрытие

В большинстве писем используется дополнительное закрытие, которое печатается за две строки до последней строки вашего сообщения и обычно располагается заподлицо слева на странице.В большинстве деловых писем желательно заканчивать дружеской, но не слишком фамильярной нотой. Используйте варианты «истинно» («Искренне ваш», «Искренне ваш», «Искренне ваш») или «искренне ваш» («Искренне искренне», «Искренне искренне», «Искренне ваш», «Искренне ваш»). «Сердечно» и его вариации являются правильным окончанием для обычных деловых писем, особенно когда пишущий и получатель знают друг друга. Если вы обращаетесь к адресату по имени, уместно неформальное завершение («Как всегда», «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями»).Такие окончания, как «С уважением» и «С уважением к вам», указывают не только на уважение, но и на подчинение; они в основном используются в дипломатических и церковных письмах, а не в деловых письмах.

Подпись

Ваша рукописная подпись появится ниже приветственного закрытия, а затем напечатанная подпись. Может потребоваться название вашей компании и название компании, но не повторяйте информацию, которая уже содержится в корпоративном бланке. Ваше имя печатается так же, как в вашей собственноручной подписи.Можно добавить любезный титул «мисс», «миссис» и, реже, «мисс», чтобы указать на предпочтения автора. Ученые степени (Ph.D., LL.D.) и профессиональные рейтинги (CPA) также могут быть включены в машинописную подпись. Если письмо подписывается несколькими авторами, написанные и напечатанные блоки подписи можно расположить рядом или сложить вертикально.

Окончательные обозначения

Если ваше письмо напечатано кем-то другим, инициалы машинистки могут быть включены двумя строками ниже блока подписи.Некогда стандартное использование инициалов в деловых письмах теперь является вопросом корпоративного стиля.

При вложении материалов к письму под подписью набирается пометка «Приложение», «Прил.» или «Прил.», иногда с указанием количества вложенных мест — «Приложений (2)». блокировать. Пометка «Отдельная рассылка» или «Под отдельной обложкой» с указанием названия части или частей («Отдельная рассылка: Годовой отчет за 2004 г.») ставится при отправке материалов отдельно.

любезных экземпляра — с пометкой «cc:» или «copies to» — указывают, что ваше письмо должно быть распространено среди других людей. Имена этих получателей перечислены в алфавитном порядке, и вы также можете указать их адреса, если это будет полезно вашему получателю.

Постскриптум, или P.S., может быть добавлен под последней записью и должен быть подписан автором письма. Постскриптумы — обычная тактика в современной прямой почтовой рекламе, как если бы у автора была последняя блестящая причина для вас купить продукт.Однако при обработке текста постскриптумы редко нужны и могут сигнализировать читателю, что вы плохо организовали свои мысли, если упустили важную информацию из основного текста письма.

Для получения информации о программах делового этикета Emily Post обращайтесь к Дэниелу Посту Сеннингу по электронной почте [email protected] или по телефону 802-860-1814.

Что такое деловое письмо и как его написать?

Написать профессиональное, безупречное деловое письмо или деловую электронную почту легко, если знать основы.Большинство деловых писем написаны в простом формате, который легко адаптируется к потребностям любой компании, и деловая электронная почта следует такому же простому формату. Читайте дальше, чтобы узнать больше о том, как сделать так, чтобы ваша деловая переписка выглядела наилучшим образом.

Как написать деловое письмо: основы

Деловое письмо всегда содержит несколько стандартных частей:

  • Дата
  • Информация об отправителе и получателе
  • Приветствие
  • Основная часть, состоящая из нескольких кратких абзацев
  • Закрытие
  • Подпись отправителя
  • Имя, должность и контактная информация отправителя
  • Перечень вложений, при необходимости

Адрес компании:

Если у вашей компании есть фирменный бланк, вы можете использовать его вместо того, чтобы печатать информацию.В противном случае адрес вашей компании должен быть выровнен по правому или левому краю вверху страницы. Выписывайте каждое слово в адресе, а не используйте аббревиатуры. Например:

ABC, Inc.
400 Leafy Lane
Лос-Анджелес, Калифорния


Дата:

Записывайте дату, а не сокращайте только цифрами. Например, «1 марта 2015 г.» или «1 марта 2015 г.». Дата должна быть выровнена по левому краю и должна располагаться на две или три строки выше адреса получателя.

Имя и адрес получателя:

Добавьте имя получателя, его должность, если она известна, и адрес. Выпишите каждое слово в адресе получателя. Эту информацию следует оставить по ширине несколькими строками над приветствием. Например:

Г-н Джек Ричер
Менеджер по мерчандайзингу
Craft Supply Provider, Inc.
602 Spinner’s Road
Лос-Анджелес, Калифорния

Приветствие:

Выберите свое приветствие в зависимости от того, знаете ли вы человека, которому вы пишете, насколько хорошо вы его знаете, если да, и уровня формальности отношений.Приветствие — это больше, чем простое приветствие; это показатель уважения. Есть несколько вариантов использования в зависимости от ситуации:

  • Кому это может быть важно: Используйте это общее приветствие, только если вы не знаете, к кому конкретно обращаетесь.
  • Уважаемый господин / госпожа: Это еще одно общее приветствие, которое следует использовать только в том случае, если вы не знаете, кто будет читать ваше письмо.
  • Должность и фамилия получателя: Это широко распространенный метод включения приветствия в деловую переписку.Примеры включают: «Уважаемый доктор Джемисон» или «Уважаемый профессор Уильямс». Приветствия «Уважаемый мистер Смит», «Уважаемая миссис Кеннеди» и «Уважаемая миссис Роллинз» являются дополнительными примерами такого рода приветствия.
  • Имя получателя: Используйте это только в том случае, если вы и получатель уже поддерживаете неформальные отношения. Пример: «Дорогая Мария».
  • Полное имя получателя: Если у получателя нет титула и вы не уверены в его поле, приветствуйте его, используя полное имя.Например: «Дорогой Пэт Браун».

Всегда добавляйте запятую после приветствия, если только вы не используете фразу «Для кого это может касаться», в этом случае двоеточие уместно.

Корпус:

Основная часть вашего делового письма должна содержать несколько кратких абзацев, которые четко передают ваше сообщение. Выберите правильный тон, избегая длинных, извилистых предложений и переходя прямо к делу. Если вы не знаете, с чего начать, попробуйте использовать «Я пишу вам по поводу…» в качестве вводной фразы.

Лучшее впечатление у читателя произойдёт, когда смысл будет кристально ясен. Вы должны объяснить свою позицию, используя как можно меньше слов. В то же время не стесняйтесь вести разговор, если это уместно. Деловая переписка должна быть дружелюбной и полезной, если это возможно.

Четко изложите свои мысли в последнем абзаце и изложите свои ожидания или запланированный план действий. Это подходящее место, чтобы упомянуть, что получатель может связаться с вами с проблемами или вопросами.Обязательно поблагодарите получателя за внимание к письму или к обсуждаемому вопросу.

Закрытие:

Как и приветствие, завершение делового письма является показателем уважения, которое должно отражать формальность ваших отношений.

  • Официальное закрытие: Закрытие, такое как «Искренне ваш», «Искренне ваш», «С уважением», «Искренне ваш», «С уважением» и «Сердечно», подходит для всех видов деловой переписки.
  • Неформальное завершение: Менее формальные окончания, такие как «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями», «Спасибо» и «Всего наилучшего», по-прежнему носят профессиональный характер, но лучше всего подходят для писем людям с с кем вам нравятся постоянные дружеские деловые отношения.

Используйте запятую после закрытия, независимо от того, что вы выберете. Слева обосновать закрытие.

Подпись:

Оставьте примерно четыре строки текста пустыми, чтобы у вас было место для подписи. Используйте синие или черные чернила для чистого, профессионального вида.

Имя и контактная информация отправителя:

Введите свое имя, затем добавьте название в следующей строке. Пропустите строку, затем введите свой номер телефона. В следующей строке введите свой адрес электронной почты. Например:

Терри Браун
Вице-президент ABC, Inc.

223-555-1212
[email protected]
Эта информация должна быть обоснована.

Корпуса (если применимо):

Если вы планируете приложить что-либо к своему деловому письму, введите слово «Приложения», а затем двоеточие и сделайте пометку, сообщающую получателю, что еще искать в конверте. Например:

Приложения (2): брошюра, листовка
Приложения: две брошюры

Эта информация должна быть выровнена по левому краю и должна быть расположена на несколько строк ниже вашей контактной информации.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.