Как правильно заполнять больничный: Как заполнить больничный лист в 2021 году

Содержание

Как заполнить больничный лист в 2021 году

В сентябре 2020 года Минздрав утвердил новый порядок заполнения больничных листов. Рассказываем, как заполнять бумажные и электронные больничные листы в 2021 году, можно ли оформлять больничный при дистанционном приёме врачом и как проверить подлинность больничного листа.

Варианты заполнения больничного листа: бумажный и электронный

С 2017 года в России можно использовать два способа составления больничных листов: традиционный бумажный и электронный.

Бумажный больничный лист — это бланк специальной формы. Врач заполняет свою часть документа и отдаёт работнику. После выздоровления работник сдаёт больничный лист в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет документ, заполняет раздел с данными о компании и расчётами, а затем передаёт больничный в ФСС для оплаты. Также на основании больничного листа в установленных законом случаях работодатель сам перечисляет работнику пособие за первые три дня болезни.

Читайте также: Прямые выплаты пособий из ФСС: ответы на часто задаваемые вопросы

Электронный больничный лист — это запись в базе данных ФСС. Работник должен дать письменное согласие на использование электронного документа. В этом случае врач заносит информацию в базу фонда со своего компьютера и отдаёт сотруднику талон с номером больничного. Далее сотрудник передаёт талон работодателю, и бухгалтер также заполняет свою часть документа, но в электронном виде.

Использовать электронный больничный лист намного удобнее, чем бумажный. Его нельзя потерять или испортить и практически невозможно подделать. Кроме того, информация сразу попадает в базу фонда, что ускоряет процесс начисления и снижает вероятность ошибок. А рассчитывать больничные в несколько кликов можно в интернет-бухгалтерии «Моё дело».

Как проверить больничный лист перед заполнением 

Получив больничный лист на бумаге, работодатель должен проверить три параметра.

1. Номер бланкав базе ФСС. Но здесь нужно иметь в виду, что перечень похищенных и утерянных бланков больничных фонд обновляет в среднем раз в месяц. Поэтому полной гарантии от подделки эта проверка не даёт.

2. Подлинность бланка по внешним признакам:

  • цвет должен быть голубым, по краям темнее, а в центре светлее;
  • бумага должна быть плотной и напоминать по фактуре денежную купюру;
  • на просвет должны быть видны водяные знаки — логотип ФСС;
  • номер бланка должен быть выпуклым на ощупь;
  • линия подчеркивания под подписями врача, руководителя и главбуха должна состоять из микротекста «листок нетрудоспособности», который можно различить с помощью лупы.

3. Достоверность информации, заполненной врачом. В частности, название медицинского учреждения должно быть таким же, как на печати, ФИО работника должно соответствовать его паспортным данным. А вот в названии предприятия могут быть опечатки, так как врач заносит эти сведения со слов сотрудника. В этом случае заменять больничный не нужно, работодателю достаточно без ошибок внести название компании и регистрационный номер в своём разделе (письмо Московского регионального отделения ФСС РФ от 14.07.2020 № 14-15/7710-1110-ЛНК).

Если у работодателя после всех проверок остались сомнения, он может направить запрос в свое отделение ФСС, приложив оригинал спорного больничного (письмо ФСС РФ от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575). При оформлении электронного больничного листа, работодателю достаточно проверить его номер. Если в базе ФСС есть этот больничный, значит документ настоящий.

Как заполнить бумажный больничный лист

Правила заполнения больничных листов приведены в разделе IX Порядка, утвержденного приказом Минздрава РФ от 01.09.2020 № 925н.

1. Записи нужно делать заглавными печатными буквами с использованием печатающих устройств или с помощью гелевой, капиллярной, либо перьевой ручки с чернилами чёрного цвета. Пользоваться шариковой ручкой нельзя.

2. Допускается комбинированный вариант, когда часть информации в больничный внесена с помощью печатающего устройства, а часть — вписана авторучкой (письмо ФСС РФ от 23.10.2014 № 17-03-09/06-3841П).

3. Все записи должны начинаться с первой ячейки и не выходить за границы полей.

4. Печати медицинской организации и работодателя могут выходить за границы отведённых мест, но не должны перекрывать поля с информацией.

5. Если работодатель допустит ошибку при заполнении больничного листа, то её можно исправить без замены бланка (п. 72 приказа № 925н). Для этого следует:

  • зачеркнуть ошибочную запись;
  • внести правильную запись на оборотной стороне бланка;
  • заверить правильную запись подписью работодателя и печатью.

 При исправлении нельзя использовать корректор и другие аналогичные средства.

Работодатель заносит в раздел больничного листа «ЗАПОЛНЯЕТСЯ СТРАХОВАТЕЛЕМ» следующие данные.

1. Сведения о месте работы:

  • наименование — здесь лучше указывать краткое, так как для полного может не хватить ячеек;
  • статус места работы для сотрудника — основное или совместительство. Это важно, так как совместитель оформляет больничные для каждого места работы;
  • регистрационный номер работодателя в ФСС;
  • код подчинённости — номер отделения ФСС, где зарегистрирован работодатель.

2. Идентификационные коды работника: ИНН и СНИЛС.

3. Специальные условия расчёта больничного:

  • коды различных особых условий, при которых больничный рассчитывается по отдельным правилам. Например, инвалиды, пострадавшие от радиации и т.п.;
  • дата составления акта по форме Н-1, если больничный выдан по причине производственной травмы.

Если ни одного из перечисленных особых условий нет, все эти поля нужно оставить пустыми.

4. Сведения для начисления пособия:

  • страховой стаж;
  • нестраховые периоды, которые вычитаются из страхового стажа;
  • период, за который нужно считать пособие — даты открытия и закрытия больничного листа;
  • средний заработок за два предыдущих года и за день;
  • сумма пособия за счет работодателя;
  • сумма пособия за счет средств ФСС;
  • итого начислено.

При оплате пособия напрямую через ФСС две последние строки заполнять не нужно (п. 73 приказа № 925н).

Работодатель заверяет больничный подписью руководителя и главного бухгалтера, а также печатью, если она имеется.

Как заполнить электронный больничный лист

Для того, чтобы работать с электронным больничным листом, медицинское учреждение и работодатель должны быть подключены к информационной системе ФСС. Также для обмена информацией с фондом нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Работодатель вносит в электронный больничный лист те же сведения, что и в бумажный бланк. Информацию нужно передать в базу ФСС через личный кабинет работодателя. После того, как данные внесены, их в общем случае следует заверить УКЭП руководителя и главного бухгалтера, либо индивидуального предпринимателя.

Работодатель может передать полномочия по заверению больничных листов специалисту, который занимается их оформлением. Для этого нужно издать приказ и оформить доверенность. Тогда для заверения электронных больничных листов необходимо будет использовать УКЭП уполномоченного лица (п. 74 приказа № 925н).

Если данные электронного больничного заполнены работодателем неверно, то ошибку можно исправить. Для этого нужно повторно заполнить сведения и передать их в ФСС с указанием причин исправления. Исправленные данные следует заверить УКЭП руководителя и главного бухгалтера (п. 72 приказа № 925н).

Особые случаи: декретные выплаты и карантин

В период эпидемии допускается оформление больничного листа в рамках дистанционного приёма с использованием телемедицинских технологий. Это относится, в том числе, и к начислению пособий по беременности и родам (п. 50 приказа № 925н). Таким образом снижаются риски распространения опасных заболеваний.

Также для уменьшения количества контактов между врачами и пациентами, в условиях эпидемии предусмотрено особое правило заполнения больничных при карантине.  В этом случае врач должен оформить больничный лист сразу на весь период изоляции пациента (п. 48 приказа № 925н).

В остальном порядок заполнения работодателем больничных листов при беременности или в случае карантина не отличается от описанного выше.

 

Образец заполнения больничного листа в 2021 году работодателем

07 апреля 2021

Ваш сотрудник заболел? Здоровья ему, конечно, но и вам головной боли добавилось — надо заполнять больничный лист. И при этом — не забыть об изменениях, которые вступили в силу с 14 декабря 2020 года. Мы уже подробно рассказывали о том, как грамотно составлять больничные листы, а теперь остановимся на нововведениях.

Главная перемена — отныне больничный заполняется в электронном виде и будет размещаться в базе ФСС, заявление от сотрудника не потребуется. Эти изменения вступят в силу с 1 января 2022 года. А 2021 год будет считаться переходным: будут учитываться как электронные, так и бумажные больничные.

Нововведения в 2021 году

Если обобщать, то можно выделить два главных изменения этого года:

Во-первых, в случае обсервации или карантина сотруднику выдают лист нетрудоспособности на весь период ограничений. Это правило распространяется и на больничные по уходу за детьми до 7 лет в случае, если в детском саду ввели карантин.

Во-вторых, все документы создаются отныне в единой базе и доступны и работодателю, и работнику. Для размещения в базе данных для осуществления выплат отводится 3 дня.

Как правильно заполнять больничный лист

1. Зарегистрироваться на портале госуслуг и активировать личный кабинет страхователя. Авторизуйтесь в системе “Соцстрах” и введите данные организации.

2. Внести номер листка нетрудоспособности и найти его в системе. Документ состоит из 2 частей. Первую заполняет лечащий врач, вторую — работодатель. После того, как врач заполнил свою часть, он заверяет ее ЭЦП.

3. Бухгалтерия организации рассчитывает размер пособия, работодатель заполняет документ со своей стороны, также заверяет ЭЦП (можно использовать подпись для отчетности).

4. ФСС выплачивает помощь заболевшему.

Напоминаем, что на протяжении 2021 года в ходу как электронные больничные листы, так и бумажные. Но, какой бы лист вы ни готовили, важно заполнить его правильно, чтобы сотрудник мог гарантированно получить выплату.

Какие данные вносит медучреждение

В Приказе минздрава № 925Н прописан порядок заполнения листка нетрудоспособности. Именно с медучреждения начинается заполнение больничного.

Первым свою часть документа заполняет врач:

— вносит информацию о том, первичный документ или дубликат;

— заполняет данные медучреждения: название, его адрес и ОГРН:

— заносит данные пациента: ФИО, дату рождения, место работы, основное это место работы или по совместительству. В последнем случае можно оформить сразу несколько больничных листов, для каждого из работодателей.

— в случае, если больничный выдается по уходу за родственником, врач указывает степень родства,

— обозначает период, на который сотрудник освобождается от работы,

— ставит ФИО лечащего врача, подпись и печать.

Какие данные заполняет работодатель

Эта часть заполняется после того, как сотрудник выздоровел. Листок нетрудоспособности с заполненными данными от медучреждения. После возвращения к трудовой деятельности работник передает документ по месту работы: руководителю, в отдел персонала или в бухгалтерию для дальнейшего заполнения. Работодатель вписывает следующую информацию:

— название организации по одной букве в каждую клетку с пропуском по одной клетке между словами,

— указание, является ли основным данное место работы основным или дополнительным. Если человек работает по совместительству, то нужно отметить этот пункт в документе галкой.

— регистрационный код ФСС (присваивается при регистрации в территориальном ФСС) и код подчиненности (указывает на то, к какому отделению ФСС принадлежит организация),

— СНИЛС и ИНН сотрудника,

— в некоторых случаях начисление пособия отличается от привычной схемы. Для таких особых случаев предусмотрены специальные цифровые коды:

43 — используют при радиационном облучении

44 — используют работники Крайнего Севера

45 — для людей, имеющих инвалидность

46 — стаж работы пациента менее полугода

47 — в случае, когда больничный лист выдан в течение 3 дней после увольнения

48 —

пациент нарушил условия лечения, но по важной причине

49 — человек с инвалидностью болел более 4 месяцев к ряду

50 — человек с инвалидностью болел более 5 месяцев за год

51 — используется для тех, кто работает неполный день

— в случае, если больничный связан с травмой, составляют акт Н-1. Сведения о его наличии (если таковой имеется) вносят в больничный лист,

— даты, с которой сотрудник приступает к работе. Если срок выхода на работу нарушен, то работодатель может уволить такого работника, но пособие выплачивают в полном объеме,

— страховой стаж. К нему относится весь период работы, в том числе, если сотрудник служил на гражданской службе или во внутренних органах. Но в расчет нельзя брать военную службу, за период с 1.01.2007г.

— дату открытия и закрытия больничного листа — это период начисления пособия по нетрудоспособности,

— средний заработок за последние 2 года, которые берутся в расчет при оформлении больничного,

— средний заработок в день: заработок за 2 года разделить на количество дней (730 дней),

— пособие, которое выплачивает работодатель: общий заработок за 3 дня, исходя из расчета среднедневного,

— пособие, которое выплачивает ФСС: среднедневной заработок умножается на количество дней больничного за вычетом трех дней, которые оплачивает работодатель,

— общую сумму пособия: то, что выплатит работодатель и ФСС,

— ФИО руководителя предприятия с его подписью,

— ФИО главного бухгалтера с подписью.

Привычные процессы движутся в сторону автоматизации и скоро мы не будем подбирать ручку, которой можно заполнить поля бумажного больничного.

А тем временем, привыкаем к новым правилам.

Образец и пример заполнения больничного листа в 2021 году работодателем

Новые правила выдачи и оформления больничных листов в 2021 году

Минздрав России опубликовал приказ от 01.09.2020 № 925н «Об утверждении порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности, включая порядок формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа» (зарегистрирован в Минюсте России 14.09.2020 № 59812). Документ вступил в силу с 14.12.2020.

Чиновники упростили выдачу больничных листов в условиях угрозы распространения опасных заболеваний, в частности эпидемии гриппа или COVID-19. Они узаконили дистанционное оформление электронных листков временной нетрудоспособности с применением технологий телемедицины. Это значит, что врач и больной смогут пообщаться в чате мессенджера или по телефону или провести видеоконференцию для установления диагноза и нетрудоспособности пациента. При дистанционном обращении разрешено выдавать даже длительные декретные больничные по беременности и родам.

Практически все больничные листы врачей обязали оформлять в виде электронного файла. В случае необходимости их разрешено дублировать на бумаге. В перспективе Минтруд России планирует полностью отказаться от бумажных больничных. Но в виде исключения их сохранят для:

  • безработных, которым необходимо подтвердить уважительную причину очередной неявки в службу занятости в назначенное время;
  • беременных женщин, утративших статус ИП, адвоката или нотариуса, а также уволенных в связи с ликвидацией организации-работодателя.

Появилась возможность оформления больничного листа родителям детей, посещающих детский сад, на весь период объявленного карантина, без необходимости промежуточных обращений к врачу. Для родителей школьников такая возможность не предусмотрена.

Бумажный бланк и электронный документ

Официальный документ, подтверждающий, что трудящийся гражданин отсутствовал на своем рабочем месте из-за болезни, травмы или по иным основаниям (беременность, роды), называется листком нетрудоспособности (больничным — в разговорном варианте).

Такой документ вправе выдать только лечебное учреждение, в которое обратился заболевший.

Чиновники утвердили унифицированный бланк листа нетрудоспособности еще в 2011 году. Первоначально законодательство предусматривало оформление листков нетрудоспособности исключительно в бумажном виде, но в июле 2017 года законодатели внесли изменения в действующее законодательство. Определено, что унифицированный бланк теперь допускается не только оформить в бумажном виде, но и в электронном формате.

Бумажную форму планируют полностью отменить в 2021 году. Минтруд разместил законопроект с поправками на едином портале regulation.gov.ru. Когда изменения вступят в силу, отсутствие у работодателя технической возможности обработать электронный документ перестанет считаться уважительной причиной. Правила оформления и обработки электронных больничных листов и сроки передачи информации в ФСС останутся прежними.

Бумажный бланк листков нетрудоспособности отнесен к формам строгой отчетности. Каждый документ имеет несколько ступеней защиты, чтобы избежать подделок, поскольку является основанием для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности.

Каждому бланку присвоен уникальный номер и штрихкод, который располагается в верхнем правом углу и дублируется ниже, под линией отрыва на корешке. 12-значный шифр и штрихкод формируются в произвольном порядке, что позволяет добиться максимальной защиты от мошенников. На оборотной стороне документ имеет водяной знак в виде логотипа Фонда социального страхования.

Бланк ЛН имеет голубой цвет и поля для внесения информации бледно-желтого оттенка. Лицевая сторона отводится под данные, которые вносят в листок нетрудоспособности врач и работодатель, а на обороте содержится важная информация по внесению данных.

Правила заполнения электронных больничных листов

Бумажные листки нетрудоспособности оформляются все реже, так как теперь пациент вправе выбрать электронный документ. Это удобно, если работник находится на карантине, на удаленном режиме работы, заболел в командировке или проходит лечение в другом городе.

Данные обо всех электронных листках нетрудоспособности вносятся в специальный реестр. Для работы с ним была разработана единая информационная система, оператором которой выступает ФСС. Работодатель может получить информацию в любое время, для этого потребуется войти в личный кабинет. Для этого необходима квалифицированная электронная подпись. В реестре ФСС хранится информация обо всех больничных, которые оформлены на работников этой компании.

Для получения доступа в систему необходима компьютерная техника, отвечающая минимальным требованиям. Если у нанимателя такой техники нет (отсутствует техническая возможность получить данные), то больничный дублируют на бумаге.

Как заполнить реестр для электронного больничного листа для ФСС, если нет 2-НДФЛ работника за предыдущие годы? В этом случае работодатель запрашивает у работника справку в формате 182н. Этот документ является основанием для начисления пособий, если в предшествующие два года сотрудник трудился в другом месте. Справка 2-НДФЛ не нужна, так как не содержит информации, необходимой для расчета и назначения пособий ВНиМ.

Общий порядок заполнения бумажного больничного

Документ необходимо составить корректно, как правильно заполнить больничный лист работодателю в 2021 году, установлено в нормативных актах Минтруда и ФСС России. Правильность заполнения бланка важна для его обработки: электронный сканер, который считывает информацию с листка нетрудоспособности, должен распознать все внесенные данные. Неточности помешают сканированию, и незначительная помарка или описка станут причиной отказа в выплате пособия.

Определим ключевые правила оформления бумажного больничного листа:

  1. Информацию допускается вписывать в бланк от руки или использовать для этого печатные устройства.
  2. Если данные регистрируются вручную, используйте только черные чернила. Шариковую ручку использовать нельзя! Вписывайте сведения гелевой, перьевой или капиллярной ручкой.
  3. Одна ячейка предназначена только для одного символа — буквы, цифры, знака.
  4. Вписанный символ не соприкасается с краями ячейки и не выходит за ее рамки.
  5. Вносите сведения заглавными печатными буквами.
  6. Для обозначения пробела между словами оставляется одна пустая ячейка.

Названия организаций указывают в сокращенном виде, если оно предусмотрено учредительными документами. В противном случае вписывайте название полностью, а если места недостаточно, не дописывайте его. Втискивать слова в отведенное поле нельзя, сканер не сможет распознать информацию.

Как листок временной нетрудоспособности заполняет врач

Первый раздел бланка заполняется лечащим врачом или иным ответственным работником медицинской организации. Укажем особые моменты, как заполняется больничный лист медработником.

Первый этап: врач делает отметку о том, какой документ выдается — первичный или дубликат. Напомним, что если врач допустил ошибку и нарушил порядок заполнения больничного, то взамен бланка с ошибкой следует оформить новый документ, то есть дубликат.

После этого медработник вносит следующую информацию:

  1. Сведения о первичном листке нетрудоспособности, если ЛН продлевается.
  2. Наименование лечебного учреждения (краткое при наличии), адрес местонахождения и ОГРН.
  3. Дату выдачи документа больному.
  4. Ф.И.О. пациента и дату его рождения. Отчество указывается при наличии.
  5. Название организации, в которой трудится больной (записывается с его слов).
  6. Вид трудоустройства: по основному месту работы или по совместительству.
  7. Особые сведения о случае нетрудоспособности (при наличии).
  8. Информацию о продолжительности болезни, Ф.И.О. и должность врача, его подпись.
  9. Дату, с которой пациенту необходимо приступить к выполнению своих трудовых обязанностей.

Правильно оформленный больничный лист заверяется печатью лечебного учреждения и только потом выдается больному. Бумажный документ передают нанимателю через работника. Так выглядит больничный лист в 2021 году с печатями, фото из интернета:

Пошаговая инструкция: как оформить больничный лист в 2021 году

Если ошибку при составлении документа допустит работодатель, то придется исправлять неточности по установленным правилам. Чтобы избежать помарок, правильно заполняем больничный лист в разделе для работодателя.

Шаг № 1. Указываем наименование работодателя

В отведенных ячейках заглавными печатными буквами вписываем сокращенное наименование организации. Если сокращенного наименования нет, вписывайте полное. Прервитесь, когда ячейки поля закончатся. Кавычки ставить не нужно. Пробел между словами — одна пустая клетка.

Шаг № 2. Указываем вид трудоустройства

Определяем, по какому месту работы трудоустроен сотрудник: по основному или по совместительству. Поставьте галочку в соответствующей клетке заполненного бланка больничного листа.

Специалисты, работающие по совместительству сразу в нескольких компаниях, вправе предоставить листок нетрудоспособности каждому из нанимателей. В таком случае в медицинском учреждении оформляют сразу несколько листов нетрудоспособности — по одному для каждой организации.

Шаг № 3. Указываем код регистрации в ФСС и код подчиненности

В этом поле необходимо указать код, присвоенный компании при регистрации в территориальном отделении Фонда социального страхования. Напомним, что представители ФСС регистрируют страхователей самостоятельно. Процедура внесения организации в информационные базы Соцстраха проводится на основании сведений, которые рассылает Федеральная налоговая служба при постановке налогоплательщика на учет.

Код подчиненности идентифицирует филиал ФСС, к которому прикреплен наниматель. Указываем четырехзначный код филиала. Если компания прикреплена к головному офису фонда (не к филиалу), то код состоит из 5 символов.

Шаг № 4. Указываем ИНН и СНИЛС работника

Указываем номер страхового свидетельства болевшего работника, выданный ПФР. ИНН указывается только при его наличии. Если у работника нет ИНН либо сведения о коде отсутствуют, то оставьте поле пустым.

Шаг № 5. Определяем особые условия для расчета пособия

В некоторых случаях начисление пособия по болезни отличается от общепринятых норм. Для каждой исключительной ситуации предусмотрен уникальный код. Все виды особых условий исчисления перечислены на оборотной стороне бланка (коды с 43 по 51).

Шаг № 6. Указываем данные о производственной травме

Если листок нетрудоспособности выписан из-за того, что работник получил травму на производстве, то необходимо заполнить специальное поле в бланке. Это дата, когда оформили акт по форме Н-1. Если болезнь сотрудника не связана с травмами на производстве (см. образец оформления больничного листа работодателем), это поле не заполняют.

Шаг № 7. Указываем дату начала работы

В большинстве случаев это поле в больничном листе работодатель оставляет пустым. Его придется заполнить, если работник нарушил сроки, в которые он должен был приступить к работе. Такое нарушение становится основанием для аннулирования трудового договора. Если договор был расторгнут, то в графе «Дата начала работы» в больничном листе что ставить в 2020 году? В этом поле укажите дату начала работы по трудовому соглашению.

Шаг № 8. Определяем страховые и нестраховые периоды

Страховой стаж — это все периоды трудовой деятельности работника, в которые он был застрахован, а наниматель платил за него страховые взносы ВНиМ. Обычно это периоды работы по трудовым договорам, но в общий страховой стаж придется включить и периоды службы в органах внутренних дел, периоды военной и гражданской службы.

В нестраховые периоды включите сроки прохождения военной службы начиная с 01.01.2007. Если несение службы началось до указанной даты, то укажите в графе период с 01.01.2007 до фактической даты окончания.

В лист нетрудоспособности работодатель вносит длительность периодов в годах и полных месяцах. Нестраховые периоды обязательно включаются в общий страховой стаж.

Шаг № 9. Указываем периоды для исчисления пособий

Эти графы листка нетрудоспособности заполняются датами начала и окончания болезни. Формат внесения сведений: ДД.ММ.ГГГГ.

Шаг № 10. Считаем средний заработок

Чтобы рассчитать пособие по болезни, потребуется вычислить несколько расчетных показателей. Средний заработок для исчисления пособия — один из них. Он определяется в совокупности за два календарных года, предшествующих году болезни. Включайте только те суммы, с которых были начислены взносы в части ВНиМ.

Шаг № 11. Рассчитываем заработок в день

Чтобы подсчитать величину среднедневного заработка, сумму среднего заработка делят на количество отработанных дней. Два полностью отработанных года делим на 730 дней. Отметим, что этот алгоритм неприменим к расчету пособий по беременности и родам. Порядок расчета и оформления больничного по беременности и родам в 2021 году — в статье «Как рассчитать больничный по беременности и родам».

Шаг № 12. Рассчитываем суммы пособий

По общим правилам, пособие по болезни выплачивается из двух источников:

  1. Первые три дня оплачивает наниматель.
  2. Оставшиеся дни болезни — Фонд социального страхования.

Расчет производим с учетом стажевого коэффициента. При стаже от 6 месяцев до 5 лет оплачивайте пособие в размере 60% от среднего заработка, с 5 лет до 8 — 80%, свыше 8 лет — 100%.

Если общий страховой стаж составляет менее полугода, пособие исчисляется исходя из МРОТ.

О том, как заполнить больничный лист из МРОТ в 2021 году, подробнее — в статье «Зачем нужен МРОТ для больничного листа».

Вписывайте информацию в бланк больничного листа в следующем порядке: в графах заполняйте соответствующие суммы за счет нанимателя и за счет средств ФСС. Затем подведите итог (общая сумма выплат за счет обоих источников).

Шаг № 13. Указываем ответственных лиц

Правила оформления больничного листа работодателем в 2021 году предусматривают, что бланк подписывается работодателем и главным бухгалтером предприятия. Обратите внимание, что инициалы руководителя и главного бухгалтера указываются без точек.

Если в штате организации не предусмотрена должность главного бухгалтера, то руководитель подписывает расчет дважды. То есть Ф.И.О. и подпись начальника в заполненном работодателем больничном листе дублируются.

Готовый расчет в больничном листе следует заверить круглой печатью, но только при ее наличии у нанимателя. Проконтролируйте, чтобы оттиск не попал на заполненные ячейки. В противном случае возникнут проблемы при считывании.

Актуальный пример заполнения больничного листа работодателем в 2021 году

Особые правила оформления больничных работодателем

Повторим, что заполнять листок нетрудоспособности разрешено только черной пастой, гелевой, перьевой или капиллярной ручкой. Если заполнить документ шариковой ручкой, то вероятны проблемы с контролерами. Но даже при заполнении сведений синей пастой и шариковой ручкой ФСС не вправе отказать в оплате такого документа. Такое мнение выразил Верховный суд (определение № 304-КГ14-6897 от 17. 02.2015): если листок заполнили шариковой ручкой или ручкой синего цвета, то такое нарушение расценивается как технический недочет, и отказ в выплате средств за счет ФСС неправомерен.

Исправляем ошибки

Перечислим особенности исправления ошибок в готовом документе.

Рекомендации для бухгалтера, как правильно оформить исправления в больничном листе или внесение корректировок в расчет:

  1. Корректирующие средства использовать нельзя.
  2. Ошибку аккуратно зачеркните одной тонкой линией.
  3. Верные сведения впишите на оборотной части бланка.
  4. Заверьте исправления, поставив Ф.И.О., должность и подпись руководителя организации.
  5. Поставьте рядом круглую печать организации (при наличии).

Пример записи об исправлении ошибок в больничном, сделанных работодателем

Кадровик или бухгалтер — кто заполняет документ

Чтобы больничные листы заполнялись в организации без ошибок, определите ответственного работника. Закрепите эти обязанности в должностной инструкции специалиста, ознакомьте его с ними под подпись.

Кого назначить на эту должность, решает руководитель. Допустимо доверить составление кадровику. Сотрудник отдела кадров сможет внести только название фирмы, ОГРН, регистрационные данные компании (ОГНР) и сотрудника (ИНН, СНИЛС), даты. Подсчитать размер пособия сможет только бухгалтер, который знает, как заполнить больничный лист работодателю с учетом последних требований законодательства о начислении пособий по временной нетрудоспособности. Учитывайте это при назначении ответственного.

Независимо от того, на какого специалиста были возложены обязанности по заполнению, ответственность все равно лежит на руководителе компании.

Как правильно заполнить листок временной нетрудоспособности

«Итак, работник принес листок временной нетрудоспособности. До того как заполнить больничный лист, работодателю в первую очередь нужно убедиться, что он подлинный. Правильность оформления и подлинность больничного листа будет, конечно же, проверяться в ФСС. Однако и работодателю во избежание конфликтов с фондом будет полезно знать, как проверить подлинность бланка. Бланк больничного является защищенной полиграфической продукцией со степенью защиты уровня «»В»». В целях защиты от подделки бланк имеет:
— водяные знаки;
— вставки микротекста;
— номером документа служит случайная комбинация определенного количества цифр, а не порядковый числовой ряд.
Теперь рассмотрим, как должен быть заполнен листок нетрудоспособности по всем правилам.
Записи в больничном листе выполняются на русском языке, печатными заглавными буквами чернилами черного цвета. Заполнять больничный лист можно только гелевой, капиллярной или перьевой ручками. Использовать шариковую ручку нельзя, поскольку такие чернила сделают его немашиночитаемым. Также бланк можно заполнить с применением печатающих устройств.
По общему правилу пробелы между словами обязательны. Выход за границы отведенного поля не допускается: закончилась строка — запись наименования прекращается.
При получении от работника больничного листа необходимо обратить внимание на часть медицинского документа, заполняемую медучреждением.
В больничном никаких исправлений не допускается: в случае ошибочных данных врач обязан выдать новый больничный лист, но ни в коем случае не вносить каких-либо исправлений. Если сотрудник предоставил больничный лист с исправлениями, его следует вернуть работнику, который произведет замену документа в медицинском учреждении.
Основными нормативными документами регулирующими оформление листка нетрудоспособности являются приказ Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 № 347н., приказ Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н, глава IX, которая разъясняет, как правильно заполнить лист нетрудоспособности.
Много споров было по поводу правильности заполнения строки «»фамилия, инициалы врача»» – оставлять ли между ними пробелы? Соцстрах прекратил эти споры, указав в Письме, что инициалы врача отделяются от его фамилии одной ячейкой, сами же инициалы пишутся в двух соседних ячейках, например: «»ПЕТРОВ ПС»». Однако в том же Письме ФСС указал, что если между инициалами врача также проставлен пробел, это не повод переоформлять больничный.
Диагноз в больничном листе не указывается. При заполнении больничного листа в строке «»Причина нетрудоспособности»» в соответствующие ячейки вписывается двузначный код, соответствующий основанию выдачи больничного, например: 01 – заболевание, 02 – травма, 03 – карантин. Такой порядок, помимо технического удобства, гарантирует соблюдение врачебной тайны.
С той же целью законодательство разрешает при заполнении больничных листов в некоторых медицинских организациях проставлять печати и штампы без указания профиля организации – как исключение из общего правила. Это могут быть, например, психиатрические, наркологические организации, центры по профилактике и борьбе со СПИДом и т.п.
Нередко больничный оформляют и выдают на руки уже при первом обращении к врачу. При условии, что бланк больничного нельзя мять и складывать, такую практику нельзя признать удачной.
Больничный лист может быть выдан как в день обращения в медицинскую организацию, так и в день его закрытия, по желанию пациента.
Чтобы не тратить время на оформление дубликата больничного после обнаружения в нём ошибок, советуем работникам внимательно проверять правильность написания собственных данных и наименования организации работодателя в бланке больничного. Имеет смысл запомнить как полное, так и сокращенное наименование фирмы, чтобы при необходимости сообщить его врачу.
Ответственный за оформление больничных листков в организации должен убедиться, что содержание листка нетрудоспособности заполнено верно:
1. В разделе первичный документ или дубликат должна стоять только одна галочка.
2. В строку «»Наименование медицинской организации»» вносится полное или сокращенное наименование учреждения (п. 57, приказа 624н), выдавшего больничный лист.
В названии компании можно указывать кавычки, точки, запятые, тире, а также допускается произвольное сокращение, если название полное, либо сокращенное превышает 29 ячеек.
3. В строке «»Адрес медицинской организации»» указывают адрес медицинской организации, имеющей лицензию, по которому фактически был выдан листок нетрудоспособности.
Обратите внимание! Если адрес указан без соблюдения обычной последовательности – это не является ошибкой, ведь медицинскую организацию можно идентифицировать по ОГРН.
4. Строка «»Место работы — наименование организации»» – может быть не заполнена, тогда Вам самостоятельно необходимо ввести название компании (полное либо сокращенное в соответствии с учредительными документами).
Если работодателем является физическое лицо, то сначала указать нужно его фамилию, затем пропускается одна ячейка, и вносятся инициалы.
5. В разделе «Основное», «По совместительству» должна стоять только одна галочка.
6. В графе «Должность врача» указывают должность, например врач-терапевт, хирург, если указано иное, например «лечащий врач» или просто «врач», то лист нетрудоспособности принять к расчету.
Подпись врача ставится внизу раздела, справа также должен быть оттиск печати (треугольной, круглой или специальной «для листков нетрудоспособности»). В оттиске печати должно ясно читаться наименование медицинского учреждения – это важно для программной идентификации организации, выдавшей больничный.
Вам, как работодателю, необходимо заполнить только раздел «»Заполняется работодателем»», поэтому сотрудник предоставляет листок нетрудоспособности своему работодателю без каких-либо записей в данном разделе.
Рассмотрим по- порядку, как заполняется нижняя часть больничного листа:
1)Наименование организации пишем в сокращенном или полном варианте, существенной разницы на заполнение больничного листа работодателем это не оказывает. Нельзя выходить за рамки (29 ячеек), лучше остановиться на полуслове, чем закончить начатое на свободном (без ячеек) пространстве.
2)В соответствующей ячейке делается отметка о том, что место работы – основное или по совместительству. Стоит заметить, что у работника есть право предоставлять каждому работодателю для оплаты листы нетрудоспособности.
3)Регистрационный номер – присвоенный ФСС РФ данной компании номер при регистрации в фонде, код подчиненности – эти данные можно взять с любого отчета формы №4-ФСС (ежеквартальный расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам).
4) Поле «Идентификационный код работника», если больничный лист по беременности и родам и у работника нет ИНН.
5) В больничном работодатель указывает номер страхового свидетельства работника, который ему выдал Пенсионный фонд Российской федерации. В листе нетрудоспособности эта графа указана как «СНИЛС».
6) Графу «Условия исчисления» работодатель заполняет специальным кодом: от 43 до 51. При необходимости может быть указан не один код, а несколько, в таком случае их необходимо указать через тире.
7) В графе «Страховой стаж» периоды. Работодатель указывает количество полных лет и месяцев трудового стажа работника, за который производились отчисления в Фонд социального страхования, а также указывается продолжительность нестраховых периодов (если такие имеются). Под нестраховыми периодами понимается время, когда работник проходил военную или иную службу.
8) В графе «Причитается пособие за период» нужно проставить число, месяц и год того дня, в который работник заболел, и того дня, в который окончательно выздоровел.
9) В графе «Средний заработок для исчисления пособия и средний дневной заработок» в ячейках, начиная с первой (чтобы нельзя было дописать иные цифры), указывается сумма среднего заработка. Заполнение больничного листа по МРОТ производится почти также, как и в общих случаях, за исключением некоторых нюансов. Лист расчета сумм, на основе которых формируются выплаты, должен быть приложен к больничному листу. Форма оформления этого листа свободная. При выполнении расчетов выплат по МРОТ нужно учитывать количество дней в том месяце, когда сотрудник уходит на больничный. МРОТ при этом делится на количество дней в месяце и умножается на число дней больничного листа. Если период временной нетрудоспособности захватывает, например, два или больше месяцев, то отдельно нужно определять предельную величину пособия для каждого месяца.
10) В графе «Сумма пособия» указываются отдельно суммы выплат: за счет средств работодателя (за первые три дня больничного) и за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации (за остальные дни). Если же больничный лист выдан по беременности и родам или по уходу за больным родственником, то вся сумма выплачивается Фондом.
Самые нижние строчки – расшифровка фамилий и инициалов руководителя, главного бухгалтера компании. Обязательно больничный визируется гербовой круглой печатью организации.
К заполнению больничного листа следует относиться очень внимательно, не допускать ошибок. В случае, если вы все-таки допустили ошибку при заполнении листа нетрудоспособности, что делать?
Приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 №624н установлена последовательность действий при устранении ошибки:
— неправильная запись зачеркивается ручкой с черными чернилами;
— на оборот листа заносится верная запись, заверяемая надписью «Исправленному верить», подписью руководителя и печатью предприятия.
Каковы последствия?
Последствия неправильного заполнения документа одинаково неприятны, как для работника, так и для предприятия, ведь назначенные пособия выплачиваются за счет бюджетных средств ФСС РФ, который жестко контролирует документальное оформление первичных учетных документов, какими и являются листы нетрудоспособности.
Для предприятия важно принимать к учету только должным образом оформленные или исправленные листы, не дожидаясь, когда ФСС, заметив ошибку, откажет в возмещении выплат. Суммы выплаченных пособий по неправильно оформленным листам исключаются из состава подтвержденных расходов и даже, исправив ошибку, зачесть их, можно будет только с разрешения суда.
»

Услуги Правовой защиты

С 1997 года мы помогаем нашим клиентам в сфере охраны труда и кадрового делопроизводства. Оказываем услуги по всей России. Удаленно, в короткие сроки, наши специалисты помогут решить любой вопрос.

Ниже вы можете выбрать интересующую вас услугу.

Информационная рассылка

Полезная информация раз в месяц

Как работодателю заполнить больничный лист в 2020 году

Порядок внесения сведений и исправления ошибок

Форма больничного листа, выдаваемого медицинскими учреждениями работнику, содержит раздел «Заполняется работодателем». Какие сведения необходимо отразить в листке нетрудоспособности?

Порядок заполнения больничного листа

Медорганизация может оформить листок временной нетрудоспособности как в электронном, так и в бумажном формате – они имеют одинаковую юридическую силу. Работодателю в обоих вариантах нужно внести в документ сведения об организации, сотруднике, сумме среднего заработка и т.д.

Если больничный оформляется на бумаге, данные можно внести от руки, с помощью компьютера или комбинированным способом. Нельзя использовать шариковую ручку – только гелевую, капиллярную или перьевую с чернилами черного цвета. Сведения вносятся печатными заглавными буквами, не выходя за пределы ячеек. Прочерки в пустых ячейках не ставятся.

При оформлении электронного больничного некоторые поля заполняются автоматически после авторизации в системе (например, наименование работодателя), для других показатели можно выбрать из всплывающего меню и календаря. Электронный больничный заверяется УКЭП.

Образец заполнения больничного работодателем

Раздел «Заполняется работодателем» включает следующие данные:

  • полное и сокращенное название компании. Если работник трудоустроен в обособленном подразделении, которое зарегистрировано в качестве страхователя в ФСС, то указывается его название. Если страхователь – физлицо, указывается его ФИО.
  • место работы: основное или по совместительству.
  • «Регистрационный номер» страхователя и «Код подчиненности» (номер отделения ФСС, в котором страхователь состоит на учете)
  • ИНН (при наличии) и СНИЛС нетрудоспособного.
  • в строку «Условия исчисления» вписывается один или несколько двузначных кодов (расшифровка приведена в Порядке выдачи больничного). Например, если работник имеет инвалидность, то надо проставить код «45».
  • «Акт формы Н-1» заполняется, если причиной нетрудоспособности стал несчастный случай на производстве. Указываются реквизиты соответствующего акта.
  • дата начала работы указывается, если трудовой договор был аннулирован и при этом работник заболел в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования. Поле остается пустым, если сотрудник работает в организации.
  • «Страховой стаж» – количество полных лет и месяцев деятельности трудящегося, которые учитываются при расчете размера больничного пособия. Если стажа нет, в ячейках прописываются нули. Отдельно указываются нестраховые периоды (например, военная служба).
  • в поле «Причитается пособие за период» вносятся даты начала и окончания больничного, за который нужно назначить и выплатить пособие.
  • средний заработок за два предыдущих календарных года для исчисления пособия по временной нетрудоспособности.
  • средний дневной заработок работника. Порядок расчета показателя зависит от вида пособия – по временной нетрудоспособности или по беременности и родам.
  • сумма пособия за счет средств работодателя и ФСС отражается в полном объеме без вычета НДФЛ. Компания оплачивает первые три дня больничного, остальные дни – ФСС. В некоторых случаях весь период оплачивается за счет ФСС, тогда строка «за счет средств работодателя» остается пустой.
  • в строке «Итого начислено» указывается общая сумма начисленного застрахованному лицу пособия.
  • фамилия, инициалы и подпись руководителя фирмы (или обособленного подразделения) и бухгалтера.

Если в разделе «Заполняется врачом медицинской организации» в поле «Причина нетрудоспособности» указаны коды «01» или «11», необходимо рассчитать сумму больничного на отдельном листке (в справке-расчете) и приложить его к больничному листу. При указании врачом кода «11» (заболевание туберкулезом) в причине нетрудоспособности, страхователь не проставляет коды «46», «49», «50» в строке «Условия исчисления».

Для внешних совместителей порядок заполнения больничного аналогичный, только ставится отметка «V» в строке «По совместительству».


Правовой сборник «Кадровое делопроизводство» содержит инструкции по оформлению кадровых процедур (больничный, отпуск, командировка), образцы заполнения документов, разъяснения об электронных больничных, электронных трудовых книжках и многое другое. Станьте клиентом М-СТАЙЛ и получите сборник бесплатно!

Как исправить ошибку в больничном листе

Для исправления ошибки на бумажном больничном необходимо:

  • аккуратно зачеркнуть неверные данные. Использовать корректирующие средства запрещается;
  • записать правильные сведения на оборотной стороне листа.
  • заверить запись фразой «исправленному верить», подписью и печатью.

Если заполнено поле, которое должно быть пустым, некорректные сведения следует зачеркнуть, а на обратной стороне листа оставить заметку (например, «строку Акт формы Н-1 считать незаполненной»).

Отметим, что технические недочеты, которые не нарушают читабельность записей, не являются основанием для переоформления больничного листа. Например, если название организации написано неверно, работодателя можно идентифицировать по регистрационному номеру – такая ошибка не требует переоформления документа и не влияет на величину пособия. Но если в строке указано наименование совсем другой компании, то листок нетрудоспособности считается недействительным. В таком случае его нельзя принимать к расчету и оплате, а требуется заменить.

Работодатель должен обращать внимание на правильность заполнения больничного листа врачом медучреждения. Если допущена ошибка в сведениях, то бланк считается испорченным, нужно оформить его дубликат. ФСС может не возместить расходы работодателя, который принял к выплате пособия неверно заполненный врачом листок нетрудоспособности.

Напомним, что с 14 декабря 2020 года вступают в силу новые правила выдачи и оформления больничных листов.


Медицинское законодательство

Закажите бесплатный демодоступ к системе КонсультантПлюс «Законодательство для медицинских организаций» и получите возможность пользоваться материалами о важнейших изменениях в здравоохранении. Здесь вы найдете приказы Минздрава, ГОСТы, регламенты, должностные инструкции, обзоры правовых изменений в сфере и т.д.

Как заполнять больничный лист работодателю: образец 2020 года

Правильное заполнение бумажного листка временной нетрудоспособности – это обязанность, которая лежит не только на медицинском учреждении, но и нанимателе сотрудника. О том, как заполнять больничный лист работодателю (с образцом 2020 года и комментариями), расскажем в этом материале. Правила на этот счет регламентированы приказами Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 № 347н и от 29.06.2011 № 624н. Их соблюдение позволяет выплатить сотруднику денежную компенсацию на период нетрудоспособности из Фонда соц. страхования и не нажить проблем с этим органом.

Также см:

Инструкция по заполнению больничных листов на 2020 год: особенности

Главные нюансы, которые нужно запомнить уполномоченным лицам работодателя в отношении оформления листков временной нетрудоспособности, сводятся к следующему:

  • какой именно сотрудник может и должен заполнять этот документ;
  • какими чернилами позволено это делать;
  • какими буквами вписывать нужные данные;
  • как при необходимости сделать исправления в уже готовом документе.

Остановимся на каждом из этих моментов подробнее.

Какой ручкой заполнять больничный лист

В пункте 65 порядка (приказ № 624н) указано, что использовать для заполнения больничного разрешено ручки исключительно следующих типов:

  • гелевую;
  • перьевую;
  • капиллярную.

Важно отметить следующий момент: правильное заполнение больничного листа в 2020 году не предполагает для этих целей применение шариковой ручки.

В Письме ФСС № 17-03-09/06-3841П от 23.10.2014 года сказано, что возможно и комбинированное заполнение. То есть, часть данных вносят от руки, а другая – на компьютере. Использование для этих целей только возможностей компьютерной техники – еще один вариант, не противоречащий существующим правилам.

Какими чернилами заполнять больничный лист

Цвет чернил имеет значение, как и тип используемой ручки. Правилами установлено, что чернила могут быть исключительно черными. Другие цвета недопустимы.

Какими должны быть буквы

Применять при заполнении документа можно исключительно заглавные печатные буквы русского алфавита. Одновременно это правило заполнения больничного листа в 2020 году содержит еще один немаловажный аспект. Если название компании содержит, например, на латинице – слова, их сочетания и аббревиатуры (Ltd, International/Int. и пр.), то их таковое написание не запрещено установленными нормами. Таким образом, транскрибировать название на русский язык не нужно.

Кто заполняет больничный лист: бухгалтер или кадровик?

Четких ограничений или регламентирующих этот момент правил существующими правилами не предусмотрено. Каждый руководитель организации решает этот вопрос в индивидуальном порядке. То есть, на каждом предприятии процесс заполнения листков временной нетрудоспособности сотрудников выполняет либо инспектор по кадрам, либо бухгалтер. Глава организации или подразделения делегирует эту обязанность определенному сотруднику или отделу.

Заполняем больничный лист 2020: ячейки

Для записи информации о человеке и компании, в которой он трудится, на бланке листка, выдаваемого по причине временной нетрудоспособности, размещены соответствующие ячейки. Начинать вносить данные рекомендуем с первой из них. За поля этих ячеек выходить запрещено. Буквы должны быть одного размера, аккуратные и четкие.

Также см. «Больничный и табель учета рабочего времени».

Как правильно заполнять больничный лист нового образца: печати

Закон об акционерных обществах № 208-ФЗ (п. 7 ст. 2) и Закон об ООО № 14-ФЗ (п. 5 ст. 2) допускают наличие оттиска печати компании на документе, подтверждающем временную нетрудоспособность работника. Но проставляют его только при наличии самой печати. Закрывать собой информацию в ячейках рядом печать не должна. При этом выходить за отведенные границы при ее постановке разрешено.

Больничный лист: заполнение работодателем и образец 2020 года

Какие данные прописывает в листке временной нетрудоспособности сотрудник работодателя, которому делегировано данное полномочие?

В левом верхнем углу – наименование компании, а правее – единственное это место работы человека или же он занимает здесь должность по совместительству.

Далее указывают код подчиненности и регистрационный номер. Ниже – сведения о сотруднике: ИНН и СНИЛС. Затем указывают выработанный подчиненным стаж, а также даты, в течение которых он недомогал.

Образец заполнения работодателем продолжения больничного листа предполагает и указание суммы среднего заработка – для расчета пособия, а также дневной величины. Ниже прописывают сумму к выплате. Указывают, сколько средств идет работнику от нанимателя, а сколько – от ФСС. Затем приводят и итоговую сумму к оплате. Пример заполнения больничного листа, приведенный ниже, отражает все сказанное наглядно.

В заключение указывают фамилии и инициалы главы компании и того сотрудника, которому делегировано заполнение бланка (бухгалтера или сотрудника кадровой службы). Эти специалисты также подписывают документ. Место для печати располагается справа.

Пилотный проект ФСС: заполнение больничного листа

Вопрос о заполнении листка временной нетрудоспособности по принятому в некоторых регионах пилотному проекту ФСС волнует многих кадровых специалистов и бухгалтеров. Однако нужно отметить, что пилотный проект на правила оформления больничного совершенно не влияет.

Суть его состоит в том, что денежную сумму, положенную сотруднику с четвертого дня периода его нетрудоспособности, выплачивает ФСС. Образец заполнения больничного листа работодателем при этом остается прежним.

Также см. «Пилотный проект ФСС и заполнение больничного листа».

Исправление ошибок и неточностей

Пункт 65 правил, утвержденных приказом № 624н, гласит, что использование корректирующих средств для замазывания допущенных при оформлении листка временной нетрудоспособности сотрудника ошибок строго запрещено. Вместо этого нужно перевернуть документ и указать на его обороте правильные данные.

Кроме того, наниматель должен просмотреть записи, сделанные в медицинском учреждении. Для этого следует знать, как должен быть заполнен больничный лист доктором. Так, работодатель определяет и степень критичности допущенных ошибок.

Если в документе информация записана прописными буквами, переоформлять его не обязательно. Если же имя или инициалы сотрудника, которому был выдан больничный, указаны с ошибкой, то нужно будет запросить дубликат с правильным написанием. В противном случае ФСС получает основание не выплачивать работнику компании денежную компенсацию за долгое недомогание.

Также см. «100% больничный: когда оплачивается в полном размере».

Фото правильно заполненного больничного листа найти, к примеру, в интернете практически невозможно. Ведь он содержит много личных сведений о конкретном человеке. Но если следовать правилам заполнения больничного листа, которые рассмотрены в этой статье, это гарантирует сотруднику выплату причитающейся ему денежной компенсации и избавит компанию от проблем с ФСС. Именно поэтому так важно не наделать ошибок.

Заполнение больничного листа – правильное оформление, какими чернилами заполнять

Нетрудоспособность работающих граждан фиксируется при помощи специальных бланков, которые впоследствии дают гражданину право на получение больничного пособия за время, проведенное вне работы, по причине болезни.

Оформление больничного листа производится по строго установленным правилам, которые прописаны в законодательных актах РФ.

Для правильного оформления больничного важна каждая деталь. Ответственные лица, которыми заполняются формы, должны знать:

  1. Как правильно оформить больничный?
  2. Какую информацию можно вносить, а какую нельзя в бланки строгой отчетности.
  3. Коды заболеваний.

И даже то, какими чернилами заполнять больничный лист.

Ошибки, допущенные при заполнении больничного листа, могут не позволить пациенту получить компенсацию и обосновать свое отсутствие на работе. В некоторых случаях неправильно оформленный больничный может даже повлечь его аннуляцию и стать причиной выдачи нового бланка. Точность действий при внесении сведений в медицинский документ позволяет сохранить и время, и деньги.

Что представляет собой листок временной нетрудоспособности?

Болезни, травмы, операционные периоды – все это причины, которые не позволяют работающему человеку продолжать трудиться в прежнем режиме и требуют отдыха для восстановления функций организма. От таких неприятностей не застрахован никто и поэтому одной из важнейших социальных гарантий для наемных лиц была и остается возможность получить бюллетень. Открытый больничный позволяет работающим гражданам на время лечения прервать выполнение своих профессиональных обязанностей. По закону на время болезни работника, при наличии выданного бюллетеня, за ним сохраняется его рабочее место. А полученная в больничном листе отметка о его закрытии дает возможность получить компенсационный расчет за дни болезни. Период нетрудоспособности коварен не только потерянным здоровьем, но и недополучением средств за время отсутствия. Страховое пособие призвано сократить этот ущерб до минимума.

Оформить больничный лист можно в следующих случаях:

  1. Травмы, болезни, увечья, случились в жизни самого работающего.
  2. Болеют несовершеннолетние дети.
  3. Требуется уход за больным членом семьи.

Каждый случай имеет свои ограничения по предоставляемой продолжительности бюллетеня и способу оплаты. Оформление больничного листа производится как при лечении в стационаре, то есть при постоянном нахождении в больнице, так и при амбулаторном, то есть домашнем нахождении.

Листок временной нетрудоспособности – это официальный документ, позволяющий подтвердить время болезни. Сами бюллетени являются бланками строгой отчетности и изготавливаются Госсзнаком.

Каждый бланк бюллетеня нового образца имеет:

  1. Индивидуальный штрихкод.
  2. Уникальный номер.
  3. Матричный код защиты.
  4. Скрытые волокна, распределенные по всей поверхности листа, видные только на просвет. Они выполнены в трех цветах.
  5. Водяные знаки с изображением герба России и надписью «ФСС России».
  6. Бумага по качеству напоминает денежные купюры.
  7. Цвет бланка неравномерный. Основной фон голубой, а ячейки бледно-желтые.

Бюллетень состоит из двух частей. Верхняя, большая часть, выдается на руки пациенту, а нижняя остается у врача. На оборотной стороне бланке указаны правила заполнения больничного листа.

Кем заполняется бланк?

Первое с чего следует начать, это определиться с тем, кем заполняются те или иные графы. Оформление больничных листов в большей части ложится на медицинские учреждения, в части расчета пособия на работодателя, чаще всего это кадровик или бухгалтер, но не на самого пациента.

Заполнение больничного листа медицинским учреждением ложится на лечащего врача. Каждый доктор, который принимает больных и назначает им лечение, получает под подпись определенное количество пронумерованных бланком. Он несет за них полную ответственность. Врач обязан не только производить правильное заполнение больничного листа, но и отчитаться о каждом выданном документе. Если в силу допущенных ошибок бланк был испорчен и заменен дубликатом, то порченый документ подкрепляется специальным актом и сдается в ФСС. ФСС ведет строгий учет выданным, испорченным и даже утерянным бюллетеням.

Открыть больничный лист могут далеко не все медицинские учреждения. Бюллетени выдаются только тем медицинским организациям, которые имеют лицензию на лечение больных.

Больничный лист не оформляется:

  1. Станциями переливания крови.
  2. Приемными отделениями.
  3. Врачами скорой помощи.

Так как сами бланки невозможно приобрести в свободной продаже, то факт наличия документа говорит о лицензировании поликлиники или больницы.

Лечащим врачом оформляется львиная доля документа. После того как бланк закрыт, продолжение заполнения больничного листа осуществляется работодателем. Со стороны нанимателя вносятся сведения о среднем заработке и сумме, рассчитанной к уплате компенсации.

Инструкция по заполнению больничного листа должна соблюдаться обеими сторонами.

Требования к заполнению бланка

Порядок оформления больничного листа различен для двух сторон заполнения.

Первое что следует уяснить врачу и работодателю это то, какой ручкой заполнять больничный. Такой, казалось бы, незначительный момент играет решающую роль в этом случае. Для внесения сведений нужны черные чернила. Оформлять документ синей ручкой нельзя, так как защитные волокна имеют, в том числе синий цвет и будут сливаться с надписью, не позволяя проверить подлинность выданной бумаги. Информация заполняется печатными буквами. Каждая буква ставится в ячейку с сохранением ее границ. Наслоение одного символа на другой недопустимо. Подтирать, корректировать и заклеивать неправильно внесенные данные нельзя.

Правила оформления больничного листа с врачебной стороны

Врачу принадлежит право открыть больничный лист. Открытие больничного листа не медицинскими организациями невозможно и считается незаконным.

Медработник вносит следующую информацию в бюллетень:

  1. Отметка о первичности документа.
  2. Наименование медучреждения, адрес его расположения и ОГРН клиники.
  3. Дата выдачи бланка.
  4. ФИО пациента.
  5. Дата рождения больного.
  6. Место работы (вписывается со слов пациента, поэтому за правильность предоставленных сведений врач ответственности не несет).
  7. Пометка об условии трудоустройства – основное или по совмещению.
  8. Сведения о родственнике, за которым осуществляется уход. Эта графа заполняется тогда, когда нетрудоспособность оформляется на члена семьи.
  9. Пометки о выдаче по беременности и родам или по инвалидности.
  10. В таблицу вносится информация о том с какого по какое число болел гражданин. При амбулаторном лечении здесь же проставляются промежуточные даты, являющиеся днями посещений врача.
  11. Каждая дата закрепляется подписью врача и указанием его должности и именных данных.

При закрытии бланка нетрудоспособности вписывается дата начала работы и печать медорганизации. Затем бюллетень самим пациентом передается в организацию-работодатель, где и производится дальнейшее заполнение.

Как заполнять больничный лист работодателю

Порядок заполнения больничного листа нанимателем следующий:

  1. Вносятся корректные сведения о наименовании организации. Лучше вписывать сокращенные названия, если сокращение отсутствует, то выходить за пределы строки не следует, а стоит оборвать написание в последней ячейке.
  2. Галочка в ячейку о статусе работы – основное/совместительство.
  3. Номер ФСС, который выдан организации для произведения зачислений страховых взносов.
  4. Код подчиненности.
  5. Если у работника имеется индивидуальный налоговый номер, то он вносится в соответствующую строку.
  6. Номерной знак СНИЛС.
  7. При наличии особых условий, которые следует учесть при начислении пособия, проставляется особый код. Соотношения условий и кодов можно найти на оборотной стороне бюллетеня.
  8. Размер имеющегося страхового стажа.
  9. Время нестраховых периодов, которые входят в общий страховой стаж.
  10. Даты начала и окончания нетрудоспособности, за которые производится начисление.
  11. Средний дневной заработок работника. Среднедневной показатель дохода рассчитывается исходя из сведений, взятых за последние два года.
  12. Сумма, которая компенсируется из средств нанимателя, обычно это первые три дня болезни. Трое суток умножается на средний дневной заработок и получается нужная сумма.
  13. Пособие из средств ФСС, высчитывается путем умножения среднедневного дохода на оставшееся количество дней.
  14. Общая сумма начисления.
  15. ФИО директора организации без точек и его подпись.
  16. ФИО главбуха и подпись.

Расчеты и подписи заверяются печатью предприятия. Пример правильного заполнения можно посмотреть на прикрепленном файле.

Допускаются ли ошибки при оформлении?

Правила о том, как оформляется больничный лист, напечатаны на каждом бланке нетрудоспособности с обратной стороны, однако это не исключает возможность ошибок.

Количество ошибок на больничном листке, которые могут быть допущены при оформлении, различаются в зависимости от того, кто их допускает.

Так медицинский работник может допустить не более двух ошибок, а в случае превышения этой цифры речь идет уже о замене бланка на дубликат. А вот работодатель может допустить и большее количество помарок и при этом заменять документ не потребуется. Исходя из этого, следует определить, какие моменты считаются ошибками, а какие будут просто не замечены.

Не потребуют корректировки следующие недочеты:

  1. В бланке использованы римские цифры, вместо общепринятых для заполнения арабских.
  2. Одна из промежуточных дат посещений врача не подтверждена написанием его должности.
  3. Неверно указан код заболевания.
  4. Есть разночтения в названии медучреждения и информации на оттиске печати.
  5. Лишние пробелы между словами.
  6. Использование прописных букв.
  7. Нет прочерков в пустых графах.
  8. Изменение последовательности при написании наименований организаций.
  9. Лишние точки, запятые и галочки.

Остальные ошибки должны быть исправлены путем аккуратного зачеркивания неправильно указанной информации и внесения правильных сведений. Замена заверяется фамилией, должностью, подписью ответственного лица, внесшего изменения и заверяется печатью клиники. Исправлять имеют право только те учреждения, которые допустили помарки.

Образцы документов

Приложение

Как заполнять форму 941 (версия 2 кв.2021 г.)

Если у вас есть сотрудники, вам, вероятно, придется заполнять и подавать форму 941 каждый квартал. Форма 941 забита различными разделами и расчетами, что оставляет место для ошибок. Чтобы избежать серьезных ошибок, узнайте, как заполнять форму 941 построчно.

Форма 941, резюме

Форма 941 IRS, Ежеквартальная федеральная налоговая декларация работодателя, сообщает IRS о налогах на заработную плату и заработной плате сотрудников. Форма 941 сообщает о федеральных доходах и налогах FICA каждый квартал.

Вы должны заполнить форму 941, если вы:

  • Подали окончательную декларацию
  • Сезонный работодатель
  • Наем домашнего работника (например, няни)
  • Иметь работников фермы (например, форма 943)
  • IRS просит заполнить форму 944 вместо
  • .

Информация, которую вы указываете в форме 941, включает заработную плату, выплаченную сотрудникам, сообщаемые чаевые, удержанные федеральные подоходные налоги, налоги на социальное обеспечение и медицинскую помощь (как часть сотрудников, так и работодателей), а также удержанные дополнительные налоги.Вы также должны внести корректировки в налоги на социальное обеспечение и медицинскую помощь, выплаты по болезни, чаевые и групповое страхование жизни.

Из-за COVID-19 Налоговое управление США изменило версии Формы 941 на 2020 и 2021 годы, включив в них налоговые льготы по найму и информацию о налоговых льготах, связанных с коронавирусом. Согласно IRS, не использует более раннюю версию формы 941 (например, формы от 2020 года) для сообщения налоговой информации за 2021 год.

Если вам нужно отчитаться по налогам за 1 квартал, используйте форму 941 от марта 2021 года.Чтобы сообщить о налогах за 2 квартал, используйте форму за июнь 2021 года.

IRS также ожидает, что версия от июня 2021 года будет использоваться в 3 и 4 кварталах 2021 года. Однако, если в законы внесены поправки, форму, возможно, придется пересмотреть еще раз.

Как заполнять форму 941 2021

Если от вас требуется заполнить форму 941, вы попали в нужное место. Узнайте, как заполнить форму 941, выполнив следующие действия.

1. Собрать информацию по форме 941

Прежде чем вы сможете начать заполнять форму 941, вы должны собрать некоторую информацию.

Соберите следующие документы для заполнения формы 941:

  • Основная бизнес-информация, такая как название, адрес и идентификационный номер работодателя (EIN)
  • Количество сотрудников, получивших компенсацию в течение квартала
  • Общая сумма заработной платы, выплаченной вами сотрудникам за квартал
  • Налогооблагаемая заработная плата соцобеспечения и медицинской помощи за квартал
  • Общие федеральные подоходные налоги, налоги на социальное обеспечение и медицинское обслуживание, удержанные из заработной платы сотрудников в течение квартала
  • Депозиты по налогу на трудоустройство, которые вы уже сделали за квартал
  • Информация о заработной плате, относящаяся к налоговым кредитам, связанным с коронавирусом, если применимо (Форма 941 2021)
  • Информация об оплачиваемом отпуске по болезни или семейном отпуске, если применимо (Форма 941 2021)
  • Информация о кредите на премиальную помощь COBRA, если применимо (форма 941 2021 г.)

2.Заполните бизнес-информацию

В верхней части формы 941 введите свой EIN, название компании, торговое наименование (если применимо) и юридический адрес.

Справа отметьте, для какого квартала предназначена информация. Например, если форма предназначена для второго квартала, поставьте «X» в поле рядом с «апрель, май, июнь».

3. Заполните необходимые разделы формы

Ниже приведена разбивка по ячейкам, которая поможет вам заполнить оставшуюся часть формы.

Форма 941 разбита на пять частей, каждая со своими разделами. В зависимости от вашего бизнеса и сотрудников вам может не понадобиться заполнять все разделы.

Часть 1: Вопросы по кварталу

Часть 1 состоит из 15 строк. Некоторые строки состоят из нескольких частей (например, 11a, 11b и т. Д.). Вот подробности о каждой из этих строк и о том, какую информацию вы должны предоставить.

Строка 1

Укажите количество сотрудников, которым вы заплатили в течение квартала. Сюда входят все сотрудники, получившие заработную плату, чаевые и другие компенсации.

Согласно IRS, включайте только общее количество тех, кто работал в эти даты или в периоды выплаты заработной платы, которые включают эти даты: 12 марта (Q1), 12 июня (Q2), 12 сентября (Q3) и 12 декабря (Q4). . Не включать следующее:

  • Домашние работники
  • Работники в статусе неплатежей за период оплаты
  • Работники фермы
  • Пенсионеры
  • Действительный член Вооруженных сил США

Допустим, в сентябре у вас работает 11 сотрудников.Только 10 сотрудников работают в период оплаты труда с 01.09 по 13.09. Поскольку только 10 сотрудников работали до 12 сентября или до этого, вы должны указать только «10» в строке 1.

Если вы укажете более 250 сотрудников в строке 1, вы должны заполнить форму 941 в электронном виде.

Строка 2

Сообщите общую сумму вознаграждения, которую вы выплатили соответствующим сотрудникам в течение квартала. Включите всю заработную плату, чаевые и другие компенсации. Сюда также входят «обычные» выплаты по болезни (например, оплата за неквалифицированный отпуск по болезни).

Строка 3

Укажите федеральный подоходный налог, удерживаемый из заработной платы сотрудников, чаевых и других компенсаций. Сюда входят:

  • Квалифицированная заработная плата за отпуск по болезни
  • Квалифицированная заработная плата за отпуск по семейным обстоятельствам
  • Квалифицированная заработная плата по кредиту удержания сотрудников
  • подсказки
  • Налогооблагаемые дополнительные льготы
  • Дополнительное пособие по безработице

Не включайте подоходный налог, удержанный сторонним плательщиком по болезни, если применимо.И не включайте квалифицированные расходы по плану медицинского страхования.

Строка 4

Если никакая компенсация сотрудников не облагается налогами на социальное обеспечение и медицинскую помощь, отметьте «X» рядом с «Отметьте и перейдите к строке 6» в строке 4. Если вы отметите это поле, вы можете пропустить строки 5a, 5a (i), 5a (ii), 5b, 5c, 5d, 5e и 5f.

Если у сотрудников есть компенсация, облагаемая налогами на социальное обеспечение и медицинскую помощь, заполните следующие строки 5a-5f.

Строки 5a-5d

Самые запутанные строки в форме 941 — это 5a-5d.Чтобы правильно рассчитать итоговые значения для этих строк, разбейте заработную плату по типам (например, обычная заработная плата или чаевые).

Строки 5a-5d — это итоговые суммы налогов на социальное обеспечение и медицинское обслуживание, удерживаемых из заработной платы работника, как для работника, так и для работодателя.

В строках 5a и 5b вы должны умножить налогооблагаемую заработную плату социального обеспечения (5a) и налогооблагаемые чаевые социального обеспечения (5b) на 0,124.

Десятичная дробь представляет собой ставку налога на социальное обеспечение по налогооблагаемой заработной плате. И вы, и ваш сотрудник должны внести свой вклад 6.2% от каждой зарплаты для социального обеспечения. В сумме вы и ваш сотрудник вносите 12,4%, то есть сумму, которую вы умножаете на строки 5a и 5b (0,124).

Для версии Формы 941 от 2021 года умножьте заработную плату за квалифицированный отпуск по болезни (5a (i)) и за квалифицированный отпуск по семейным обстоятельствам (5a (ii)) на 0,062 для налога на социальное обеспечение. Поскольку оплата квалифицированного отпуска по болезни и отпуска по семейным обстоятельствам не облагается налогом на социальное обеспечение, оплачиваемым работодателем, вам нужно умножить эту заработную плату только на 6,2% (0,062). Квалифицированный отпуск по болезни и заработная плата за отпуск по семейным обстоятельствам требуется в применимых ситуациях в соответствии с FFCRA.

На 2021 год базовая заработная плата социального обеспечения составляет 142 800 долларов. Годовой доход работника больше не облагается налогом на социальное обеспечение после того, как он зарабатывает больше базовой заработной платы. Не включайте заработную плату сверх базовой заработной платы в строках 5a-5d (включая строки 5a (i) и 5a (ii)).

В строке 5c умножьте налогооблагаемую заработную плату и чаевые Medicare на 0,029. Вы и ваш сотрудник должны вносить 1,45% от каждой зарплаты в счет налогов на Medicare. В сумме вы и ваш сотрудник платите 2,9%, что составляет 0,029.

В налоге на Медикэр нет заработной платы.Однако вы должны удержать дополнительные 0,9% налога на Medicare, если сотрудник соответствует одному из следующих пороговых значений:

  • Не замужем с годовым доходом 200 000 долларов США и более
  • Регистрация в браке совместно с годовым доходом в размере 250 000 долларов США и более
  • Женат, подает раздельно с годовым доходом 125 000 долларов США и более

Если применимо, учтите дополнительные 0,9% в строке 5d, умножив налогооблагаемую заработную плату и чаевые, подлежащие дополнительному удержанию в рамках программы Medicare, на 0.009.

Давайте посмотрим на пример расчета итогов по строкам 5a-5d для сотрудника. Допустим, ваш сотрудник за квартал получает 30 000 долларов в виде обычной заработной платы и 2 000 долларов в виде чаевых. Вам не нужно было выплачивать работнику отпуск по болезни или зарплату в связи с отпуском по семейным обстоятельствам.

Строка 5a : Облагаемая налогом заработная плата социального обеспечения * x 0,124
Строка 5a (i) : Квалифицированная заработная плата за отпуск по болезни * x 0,062
Строка 5a (ii) : Квалифицированная заработная плата за отпуск по семейным обстоятельствам * x 0,062
Строка 5b : Советы по налогообложению социального обеспечения x 0.124
Строка 5c : налогооблагаемая заработная плата и чаевые по программе Medicare x 0,029
Строка 5d : оставьте поле пустым, если заработок сотрудника не превышает применимый порог Medicare

* Включите налогооблагаемую квалифицированную заработную плату за отпуск по болезни и по семейным обстоятельствам за отпуск, взятый после 31 марта 2021 г., в строку 5a. Используйте строки 5a (i) и 5a (ii) только для заработной платы, выплачиваемой после 31 марта 2020 г., для отпуска, взятого до 1 апреля 2021 г.

Строка 5a: 30 000 долл. США x 0,124 = 3720,00 долл. США
Строка 5a (i): 0 долл. США x 0,062 долл. США = 0,00 долл. США
Строка 5a (ii): 0 долл. США x 0 долл. США.062 = 0,00 USD
Строка 5b: 2000 USD x 0,124 = 248,00 USD
Строка 5c: 32000 USD x 0,029 = 928,00 USD
Строка 5d: Оставьте пустым

Заполните столбцы 1 и 2 правильными итогами, основанными на вашей заработной плате и расчетах. Обязательно разделите суммы в долларах и центах на форме. Например:

Строка 5e

Сложите итоги из колонки 2 для 5a, 5a (i), 5a (ii), 5b, 5c и 5d вместе, чтобы заполнить итоговую сумму в строке 5e. Используя те же данные, что и выше, вы должны ввести 4896 долларов.00 в строке 5e (3720 долларов США + 248 долларов США + 928 долларов США).

Линия 5f

Строка 5f предназначена специально для документирования налогов, подлежащих уплате с неучтенных чаевых.

IRS может выдавать работодателям уведомление и требование по разделу 3121 (q). Это уведомление сообщает вам о количестве чаевых, полученных сотрудниками, о которых не было сообщено (например, сотрудник не сообщил о чаевых или заниженных чаевых своему работодателю).

Если вы получили уведомление, укажите сумму, указанную в списке уведомлений в строке 5f. Не заполняйте строку 5f, если вы не получили уведомление от IRS.

Строка 6

Чтобы получить сумму для строки 6, сложите суммы из строк 3, 5e и 5f (если применимо). Строка 6 — это общая сумма налогов, которые вы должны до внесения каких-либо корректировок.

Строка 7

Заполните строку 7, чтобы указать доли центов в строках 5a-5d. В какой-то момент, когда вы завершите свои расчеты, у вас, вероятно, будет доля копейки. Корректировка доли относится к удерживаемой доле работника в налогах на социальное обеспечение и медицинскую помощь.

Доля сотрудников налогов на социальное обеспечение и медицинскую помощь из строк 5a-5d может отличаться от сумм, которые вы фактически удержали из заработной платы сотрудников в связи с округлением.

Например, предположим, что у вашего сотрудника было налоговое обязательство в размере 2 225 212 долларов США. Вы не можете отправить 21,2 пенни в IRS. Вместо этого вы округлите сумму до 21 цента.

Строка 7 предназначена для того, чтобы вы сообщали об этих типах несоответствий в пенни. Допустим, вы заплатили 5 500 долларов 14. В вашей форме указано, что вы должны были заплатить 5 500,16 долларов США. Вы должны поставить -.02 в строке 7, чтобы показать расхождение в пенни.

Доли корректировки центов могут быть положительными или отрицательными. Обязательно используйте отрицательный знак (не круглые скобки), чтобы показать уменьшение.

Строка 8

Заполните строку 8, если у вас есть сторонний плательщик по болезни, например страховая компания, которая передает вам ответственность за долю работодателя в налогах SS и Medicare. Рассчитайте стороннее пособие по болезни за квартал и введите сумму в строке 8 как отрицательное значение (например, — 130 долларов).

Строка 9

Строка 9 предназначена для учета корректировок чаевых и группового страхования жизни.

В строке 9 введите отрицательную сумму для:

  • Любая невыплаченная доля налога на социальное обеспечение и медицинское обслуживание с работника по чаевым
  • Неуплаченная доля работника в налогах на социальное обеспечение и медицинскую помощь в отношении взносов по групповому страхованию жизни, уплаченных бывшим сотрудникам

Не заполняйте строку 9, если у вас нет невыплаченных налогов на чаевые (налоги на социальное обеспечение и медицинское обслуживание) или групповое страхование жизни (доля налоговых выплат сотрудникам).

Строка 10

В строке 10 укажите общую сумму налогов после корректировок (если применимо) из строк 6–9. Сложите итоги из строк 6-9 и впишите сумму в строку 10.

Линия 11а

Строка 11a предназначена специально для налоговой льготы на фонд заработной платы для увеличения исследовательской деятельности. Если этот кредит относится к вам, введите сумму кредита из формы 8974, строка 12.

Вы также должны приложить к форме 941 форму 8974 «Налоговый кредит для квалифицированного малого бизнеса для увеличения исследовательской деятельности».

Не заполняйте строку 11a, если этот кредит не относится к вашему бизнесу.

Строка 11б

В строке 11b введите невозмещаемую часть кредита для оплаты квалифицированного отпуска по болезни и семейного отпуска из Рабочего листа 1, шаг 2, строка 2j (если применимо) для отпуска, взятого до 1 апреля 2021 года. Не заполняйте эту строку, если кредит не распространяется на вас.

Строка 11c

В строке 11c введите невозмещаемую часть кредита для удержания сотрудников (ERC) из рабочего листа 2, шаг 2, строка 2h (если применимо).ERC — это 70% квалифицированной заработной платы, которую вы выплачиваете своим сотрудникам за квартал.

Не заполняйте строку 11c, если ERC не относится к вашему бизнесу.

Строка 11d

Строка 11d — это общая невозмещаемая часть кредита на оплату квалифицированного отпуска по болезни и семейного отпуска за отпуск, взятый после 31 марта 2021 года. Введите невозмещаемую часть кредита на оплату квалифицированного отпуска по болезни и семейного отпуска из Рабочего листа 3, шаг 2, строка 2р.

Строка 11e

В строке 11e введите премиальную помощь COBRA, которую вы предоставили за квартал, если применимо.Вы можете получить общую сумму невозмещаемого кредита помощи премиум-класса COBRA из Рабочего листа 5, шаг 2, строка 2g.

Не заполняйте эту строку, если она к вам не относится.

Линия 11f

Укажите в поле количество людей, которым вы оказывали премиальную помощь КОБРЫ в течение квартала. Подсчитайте каждого правомочного человека, получившего помощь, как одного.

Линия 11г

Сложите строки 11a, 11b, 11c, 11d и 11e вместе и введите сумму в строку 11g.

Строка 12

Запишите общую сумму налогов после корректировок и невозмещаемых кредитов в строке 12.Вычтите строку 11g из строки 10 и введите сумму в строке 12. Введенная сумма не может быть меньше нуля.

Согласно IRS, вы можете либо оплатить свою сумму с помощью формы 941, либо внести сумму, если выполняются оба следующих условия:

  • Строка 12 меньше 2500 долларов или строка 12 вашего предыдущего квартального дохода была меньше 2500 долларов
  • В текущем квартале у вас не было обязательств по депозиту на следующий день в размере 100 000 долларов

Вы должны соблюдать график депозита, если к вам применимы оба следующих условия:

  • Если строка 12 составляет 2500 долларов или больше, а строка 12 вашего предыдущего квартального дохода была 2500 долларов или больше
  • Вы приняли обязательство по депозиту на следующий день в размере 100 000 долларов США в текущем квартале
Строка 13а

Укажите общую сумму вкладов за квартал в строке 13a.Если у вас были переплаты за предыдущие кварталы, которые вы подаете на возврат, включите сумму переплаты в свою общую сумму в строке 13a.

Также включите любую переплату, о которой вы заявили при заполнении формы 941-X или 944-X в текущем квартале.

Строка 13б

Строка 13b зарезервирована для использования в будущем. Оставьте эту строку пустой.

Строка 13c

Строка 13c предназначена для возмещаемой части кредита на оплату квалифицированного отпуска по болезни и семейного отпуска за отпуск, взятый до 1 апреля 2021 года.Соберите информацию из рабочего листа 1, шаг 2, строка 2k.

Строка 13d

В строке 13d введите возвращаемую часть кредита для удержания сотрудников:

  • Кредит на заработную плату, выплаченную после 31 марта 2021 года и до 1 июля 2021 года (второй квартал): используйте Рабочий лист 2, этап 2, строка 2i
  • Кредит на заработную плату, выплаченную после 30 июня 2021 года и до 1 января 2022 года (третий и четвертый кварталы): используйте Рабочий лист 4, шаг 2, строка 2i
Строка 13e

Строка 13e — это возвращаемая часть кредита на оплату квалифицированного отпуска по болезни и семейного отпуска за отпуск, взятый после 31 марта 2021 года из Рабочего листа 3, шаг 2, строка 2s.

Линия 13f

В строке 13f введите возвращаемую часть кредита помощи на премию COBRA из Рабочего листа 5, шаг 2, строка 2h. Возмещаемая часть кредита разрешается после того, как доля работодателя в налоге на Medicare снижается до нуля за счет невозмещаемых кредитов, применяемых к доле работодателя в налоге на Medicare.

Линия 13г

Введите общую сумму депозитов и возвращаемых кредитов в строке 13g, сложив строки 13a, 13c, 13d, 13e и 13f.

Линия 13ч

Введите общую сумму авансов, полученных из формы (форм) 7200 за квартал.Если вы подали форму 7200 за квартал, но не получили аванс до подачи формы 941, не указывайте запрашиваемую сумму аванса в строке 13h.

Линия 13i

Вычтите строку 13h из строки 13g и введите сумму в строку 13i.

Строка 14

Если в строке 12 больше, чем в строке 13i, введите разницу в строке 14. Вам не нужно платить, если сумма в строке 14 на меньше одного доллара.

Не заполнять строку 14, если строка 12 меньше строки 13i.Перейти к строке 15.

Строка 15

Если строка 13i на больше, чем строка 12, введите разницу в строке 15.

Не заполняйте обе строки 14 и 15. Заполните только одну из этих строк.

Отметьте, хотите ли вы, чтобы сумма была применена к вашему следующему возврату или если вы хотите, чтобы IRS отправило вам возмещение. Если строка 15 меньше одного доллара, IRS отправит возмещение. Или IRS может применить его к вашему следующему возврату, если вы попросите их сделать это в письменной форме.

Часть 2: График вкладов и налоговые обязательства за квартал

В Части 2 укажите информацию о том, делаете ли вы вклады раз в неделю или раз в месяц.Если вы не уверены, к какому типу вкладчиков вы относитесь, проверьте Публикацию 15 IRS, раздел 11.

Рядом со строкой 16 вы увидите три поля.

Отметьте «X» рядом с первым квадратом, если:

  • Строка 12 вашей формы 941 была меньше 2500 долларов или строка 12 вашего предыдущего квартального дохода была меньше 2500 долларов
  • В текущем квартале у вас не было обязательств по депозиту на следующий день в размере 100 000 долларов.

Если вы были ежемесячным вкладчиком в течение всего квартала, поставьте «X» рядом со вторым квадратом и заполните свои налоговые обязательства за 1, 2 и 3 месяц.Общая сумма ваших обязательств за квартал должна равняться строке 12 в вашей форме.

Если вы делали вклады раз в две недели в течение любой части квартала, отметьте «X» рядом с третьим квадратом. Вы также должны заполнить Приложение B «Отчет о налоговых обязательствах для вкладчиков, работающих на полунедельной основе», и приложить его к форме 941, если вы были вкладчиком на полунедельный срок.

Часть 3: О вашем бизнесе

Над разделом для Части 3 введите название своей компании и EIN еще раз.

Часть 3 включает строки 17-28 и задает вам определенные вопросы о вашем бизнесе.Если вопрос не относится к вашему бизнесу, оставьте поле пустым .

Строка 17

Часть 3, строка 17 спрашивает, закрылось ли ваше предприятие или перестало выплачивать заработную плату в течение квартала. Если вы закрыли свой бизнес или перестали выплачивать заработную плату за квартал, поставьте «X» рядом с полем «Отметьте здесь». Затем введите дату последней выплаты заработной платы. Также приложите заявление к окончательной декларации.

Линия 18а

Если вы являетесь сезонным работодателем и не должны подавать форму 941 каждый квартал, поставьте «X» рядом с «Проверить здесь» в строке 18a.

Строка 18б

Только для третьего и четвертого кварталов 2021 года отметьте поле в строке 18b, если вы соответствуете требованиям ERC исключительно потому, что ваш бизнес — это запуск восстановления. Не ставьте для второго квартала 2021 года.

Строка 19

В строке 19 введите соответствующие расходы плана медицинского страхования, относящиеся к оплате квалифицированного отпуска по болезни за отпуск, взятый до 1 апреля 2021 г. Вы также можете найти это на Рабочем листе 1, шаг 2, строка 2b.

Строка 20

Введите соответствующие расходы по плану медицинского страхования, относящиеся к заработной плате за квалифицированный отпуск по семейным обстоятельствам за отпуск, взятый до 1 апреля 2021 г., из рабочего листа 1, шаг 2, строка 2f.

Строка 21

Введите соответствующую зарплату для ERC (за исключением суммы любых квалифицированных расходов по плану медицинского страхования). Для второго квартала 2021 года введите эту сумму на Рабочем листе 2, шаг 2, строка 2a. Для 3-го и 4-го кварталов 2021 года введите эту сумму на Рабочем листе 4, шаг 2, строка 2a.

Сумма, которую вы указываете в строке 21, не может превышать 10 000 долларов на сотрудника в квартал.

Строка 22

В строке 22 введите соответствующие расходы плана медицинского страхования для кредита на удержание сотрудников.Для второго квартала 2021 года введите сумму на Рабочем листе 2, шаг 2, строка 2b. Для 3-го и 4-го кварталов 2021 года введите эту сумму на Рабочем листе 4, Шаг 2, строка 2b.

Строка 23

Укажите в строке 23 квалифицированную заработную плату за отпуск по болезни, которую вы выплачивали своим сотрудникам за отпуск, взятый после 31 марта 2021 года. Включите любую квалифицированную заработную плату за отпуск по болезни, исключенную из определения занятости согласно разделам 3121 (b) (1) — (22). И введите сумму на листе 3, шаг 2, строка 2a.

Строка 24

В строке 24 укажите соответствующие расходы по плану медицинского страхования, относящиеся к оплате квалифицированных отпусков по болезни за отпуск, взятый после 31 марта 2021 г.Введите эту сумму на Рабочем листе 3, Шаг 2, строка 2b.

Строка 25

Введите коллективно согласованные взносы в пенсионный план с установленными выплатами и взносы в рамках программы профессионального обучения, относящиеся к квалифицированной заработной плате в связи с отпуском по болезни за отпуск, взятый после 31 марта 2021 года. Введите эту сумму в Рабочий лист 3, шаг 2, строка 2c.

Строка 26

Укажите соответствующую квалификационную заработную плату за отпуск по семейным обстоятельствам, выплачиваемую вашим сотрудникам за отпуск, взятый после 31 марта 2021 года. Включите квалифицированную заработную плату за отпуск по семейным обстоятельствам, исключенную из определения занятости согласно разделам 3121 (b) (1) — (22).Также введите эту информацию на Рабочем листе 3, Шаг 2, строка 2g.

Строка 27

В строке 27 введите соответствующие расходы по плану медицинского страхования, относящиеся к заработной плате за квалифицированный отпуск по семейным обстоятельствам. Также введите эту сумму на Рабочем листе 3, Шаг 2, строка 2h.

Строка 28

Укажите взносы в пенсионный план с установленными выплатами, заключенные в рамках коллективных договоров, и взносы в рамках программы профессионального обучения, относящиеся к соответствующей заработной плате за отпуск по семейным обстоятельствам за отпуск, взятый после 31 марта 2021 года.Введите эту сумму на Рабочем листе 3, Шаг 2, строка 2i.

Часть 4: Сторонний представитель

Часть 4 запрашивает разрешение у IRS поговорить с вашим сторонним представителем. Назначенное вами стороннее лицо — это физическое лицо (например, сотрудник или составитель налоговой декларации), которое подготовило форму 941 и обычно отвечает за подготовку налога на заработную плату.

Если вы хотите, чтобы ваше стороннее лицо могло обсудить ваше возвращение с IRS, отметьте «X» рядом с полем «Да». Затем введите имя и номер телефона представителя.Вы также должны выбрать пятизначный PIN-код, который будет использоваться при разговоре с IRS (например, 12345).

Если вы не хотите, чтобы другой человек мог обсудить возвращение с IRS, отметьте поле рядом с «Нет» и переходите к Части 5.

В приведенном ниже примере показано, как это будет выглядеть, если вы выберете «Да».

Часть 5: Подпись

После того, как вы заполните все вышеперечисленные разделы, подпишите свою форму в соответствии с Частью 5.

Форму 941 могут подписать следующие люди:

  • Индивидуальное предприятие: Физическое лицо, владеющее компанией
  • Corporation или LLC, рассматриваемая как корпорация: президент, вице-президент или другое главное должностное лицо
  • Товарищество или ООО, рассматриваемое как партнерство: партнер, член или должностное лицо
  • ООО с одним участником: владелец ООО или главное должностное лицо
  • Доверительный фонд или имущество: Доверительный фонд

Один из уполномоченных подписывающих лиц сверху должен подписать форму 941 в поле рядом с надписью «Подпишите здесь свое имя».Подписывающая сторона также должна напечатать свое имя и должность (например, президент), а также указать дату и свой номер телефона.

Если у вас есть кто-то другой, готовящий форму 941 от имени вашей компании, составитель должен заполнить раздел «Только для платного подготовки». Этот раздел включает в себя имя составителя, подпись, название фирмы, адрес, номер телефона, EIN и дату. Ваш составитель также должен отметить, являются ли они самозанятыми.

После того, как вы заполните все три страницы 941 и подпишете его, вы готовы отправить форму в IRS.

4. Отправить форму 941

Где вы подаете форму 941, зависит от вашего штата и от того, вносите ли вы залог вместе с вашей регистрацией. Чтобы узнать, куда отправить форму 941 по почте, посетите веб-сайт IRS. Вы также можете заполнить форму 941 в электронном виде, в зависимости от вашего бизнеса и штата.

Каждый квартал заполняйте новую форму 941 в IRS. Поскольку форма 941 является ежеквартальной, у нее несколько сроков выполнения:

  • 30 апреля за 1 квартал (1 января — 31 марта)
  • 31 июля за 2 квартал (1 апреля — 30 июня)
  • 31 октября за 3 квартал (1 июля — 30 сентября)
  • 31 января за 4 квартал (1 октября — 31 декабря)

Дополнительные сведения о заполнении формы 941 и отправке ее в IRS см. В инструкциях IRS для формы 941.

Как компания Patriot применяет новую форму 2021 941

Клиенты программы

Patriot Basic Payroll получат предварительно заполненную версию формы 941 со всей информацией, которую мы получили от них. Клиент обязан просмотреть и подать форму 941 в IRS. Клиенты Full Service Payroll также получат предварительно заполненную форму 941, которую Patriot отправит в IRS от имени клиента. Клиенты Full Service Payroll могут просматривать свою форму 941 в налоговых пакетах своей компании.

Готовы оптимизировать процесс расчета заработной платы? Программа расчета заработной платы Patriot проста в использовании и позволяет быстро выполнять расчет заработной платы с помощью трехэтапного процесса.Чего же ты ждешь? Начните бесплатную пробную версию сегодня!

Нравится то, что вы читаете? Давай подключимся, друг! Поставьте нам лайк на Facebook и давай поговорим.

Эта статья была обновлена ​​с момента ее первоначальной публикации 24 июня 2019 г.

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Как мне настроить учет отпусков по болезни в соответствии с новым законом штата Вашингтон об отпусках по болезни? 1 час заработка за каждые 40 отработанных часов.

Привет, Кай.

Я помог вам настроить сотрудника на комиссию в QuickBooks.

Шаги, описанные выше моим коллегой Джеймсполом, подходят для QuickBooks Online. Если вы используете QuickBooks Desktop, я расскажу, как выполнить этот процесс.

Вам нужно будет установить элемент комиссии, а затем добавить его в записи ваших сотрудников. Таким образом, товар будет использован для оплаты вашего сотрудника.

Чтобы настроить позицию комиссии:

  1. Щелкните Список вверху и выберите Списки статей расчета .
  2. В левом нижнем углу отчета Заработная плата Элемент Список нажмите кнопку раскрывающегося списка Плательщик oll Элемент и выберите Новый .
  3. Выберите Custom Setup и нажмите Next .
  4. В Вид позиции расчета выберите Заработная плата .Щелкните Далее .
  5. Из списка Заработная плата выберите Комиссия . Щелкните Далее .
  6. Введите Имя позиции , которое печатается на платежных чеках и отчетах. Щелкните Далее .
  7. Введите счет расходов . Щелкните Далее .
  8. Если вы хотите установить ставку, в окне Ставка по умолчанию введите сумму или процент для расчета этой комиссии. Чтобы ввести процент, введите знак процента (%) после числа.Вы можете изменить эту цифру всякий раз, когда используете комиссию.
  9. Выбрать Отделка .

После этого добавьте элемент в запись о сотрудниках:

  1. В меню QuickBooks Desktop вверху щелкните Сотрудники , затем Центр сотрудников .
  2. Дважды щелкните имя сотрудника.
  3. Щелкните вкладку Расчет заработной платы .
  4. Добавьте элемент в Прибыль , щелкнув белое поле под названием элемента и выбрав элемент из раскрывающегося списка.
  5. Введите ставку в столбец ставок.

Чтобы узнать больше об этом процессе вместе с просмотром отчетов с позициями комиссионных, вы всегда можете обратиться к этой статье: Настройка позиции заработной платы комиссии и отчетов.

Однако, если вы используете QuickBooks Online, вы можете выбрать Только комиссия в качестве типа заработной платы сотрудника.

Вот как это сделать:

  1. Перейдите в меню Заработная плата , затем выберите Сотрудников .
  2. Выберите имя сотрудника.
  3. Выберите значок редактирования ✎ рядом с Pay.
  4. В разделе «Сколько вы платите сотруднику » щелкните маленькую стрелку и выберите Только комиссия .
  5. Выбрать Готово .

Чтобы получить полную информацию об управлении комиссионными для ваших сотрудников, ознакомьтесь с этой ссылкой: Узнайте, как настроить и выплачивать комиссию сотруднику.

Дайте мне знать, как все обстоит.Я буду здесь, чтобы оказать дополнительную помощь, если вам еще что-нибудь понадобится. Всего хорошего!

10 самых распространенных проблем, с которыми работодатели сталкиваются с отпуском по болезни

Между гриппом и COVID-19 есть вероятность, что у вас недавно были больные сотрудники или они заболеют в какой-то момент в ближайшие месяцы. Учитывая все недавние изменения в законах об отпусках по болезни, вы можете быть ошеломлены тем, как обрабатывать запросы по мере их поступления.

В Complete Payroll Solutions мы обеспечиваем внештатную кадровую поддержку, помогая клиентам на Северо-Востоке понять, как соблюдать трудовое законодательство и нормативные акты.В последнее время нам часто задают вопрос, что делать с больным.

Здесь мы расскажем вам о больничном и расскажем о наиболее распространенных проблемах, с которыми вы, вероятно, столкнетесь. Прочитав это, вы поймете свои обязанности и то, что вам нужно сделать, чтобы избежать штрафов за несоблюдение в вашем штате.

Что такое больничный?

Отпуск по болезни — это либо оплачиваемое, либо неоплачиваемое пособие работнику, которое позволяет работнику брать отпуск с работы, чтобы позаботиться о своем здоровье.Идея состоит в том, что, предоставив вашим работникам перерыв для восстановления, вы поможете сохранить работоспособность и продуктивность остальной части рабочего места. Помимо отпуска по болезни для решения проблем со здоровьем работника, в некоторых штатах законы также позволяют работникам брать время по болезни для ухода за членом семьи.

Поскольку существует множество различных правил, регулирующих отпуск по болезни, ниже мы ответим на некоторые из наиболее распространенных вопросов, которые мы получаем от клиентов по этой теме.

10 самых распространенных проблем с отпуском по болезни

1.Требуется ли в моем штате отпуск по болезни?

За исключением государственных подрядчиков и закона о временном оплачиваемом отпуске в связи с COVID-19 в соответствии с Законом о реагировании на коронавирус в первую очередь для семей (FFCRA), в настоящее время нет федеральных требований, обязывающих вас предоставлять отпуск по болезни.

Однако некоторые законы штата и местные законы требуют, чтобы работодатели предоставляли отпуск по болезни. Эти законы распространены на Северо-Востоке и существуют в следующих штатах:

907 50+ сотрудников;
сотрудник должен работать в среднем 10 или более часов, чтобы иметь право на участие.

Макс. = 40 часов в год

Штат Соответствующие критериям работодатели Использование оплачиваемого отпуска по болезни Ставка начисления и крышка Период ожидания 37 Правила переноса

Сотрудник, супруга или ребенок:

• Болезнь, травма или состояние здоровья
• Медицинский диагноз или профилактическая медицинская помощь
• Уход или лечение физического или психического болезнь
• Жертва, бытовое насилие или сексуальное посягательство

1 час оплачиваемого отпуска по болезни за каждые 40 отработанных часов

Макс. = 40 часов
в год

После отработки 680 часов Макс. = 40 часов
После 120 дней работы Еще не определено
Массачусетс Все работодатели с 11 или более работникам необходимо предоставить оплачиваемый отпуск.
Работодатели с менее чем 11 сотрудниками должны предоставлять отпуск, но он не должен оплачиваться.
Исключения — Правительство США. рабочие и студенты, участвующие в программе обучения в колледже.

Сотруднику, ребенку, супругу, родителю или родителю супруга:

• Уход за физическим или психическим заболеванием, травмой или состоянием здоровья
• Профессиональная медицинская диагностика или уход
• Профилактическое медицинское обслуживание или обычные приложения.
• Служба после домашнего насилия
• Поездка в подходящее приложение и обратно.

1 час на каждые
30 отработанных часов

Макс. = 40

90 дней Макс. = 40 часов, если отпуск по болезни не предоставляется единовременно в начале года
Нью-Джерси Всем работодателям, независимо от их размера
Сотруднику или члену семьи (в широком смысле):

• Диагностика, уход, лечение или восстановление после психического или физического заболевания
• Травма или другое неблагоприятное состояние здоровья
• Профилактическая медицинская помощь
• Обращение за помощью после домашнего или сексуального насилия
• Закрытие рабочего места или детской школы в связи с чрезвычайным положением в государстве
• Время, необходимое для посещения школьной конференции, мероприятия и т. Д.

1 час на каждые
30 отработанных часов

Макс. = 40 часов в год

120 дней Макс. = 40 часов
Нью-Йорк — начисление может начаться 30.09.20 Все частные работодатели сектора Сотрудник или член семьи (в широком смысле):

• Психическое или физическое заболевание, травма или состояние здоровья
• Диагностика, уход и лечение психического или физического заболевания, травмы или состояния здоровья
• Работа с быть жертвой домашнего насилия, семейного правонарушения, сексуального преступления, преследования или торговли людьми


1 час из 30 отработанных часов

Максимальный размер начисления зависит от количества сотрудников:

• Менее пяти сотрудников и сеть доход, превышающий 1 миллион долларов США в предыдущем налоговом году = 40 часов
• 5-99 сотрудников = 40 часов
• 100 или более сотрудников = 56 часов

Менее 5 сотрудников и чистая прибыль в размере 1 миллиона долларов США или меньше в p предыдущий год = 40 часов неоплачиваемого отпуска по болезни

1 января 2021 г.

Дальнейшие правила относительно периодов ожидания еще не объявлены

Все заработанные, но неиспользованные оплачиваемые отпуска по болезни

Предел переходящего периода еще не объявлен

Род-Айленд Работодатели с 18 и более сотрудниками должны предлагать оплачиваемый отпуск по болезни.
Работодатели с менее чем 18 сотрудниками должны предоставлять неоплачиваемый отпуск по болезни.

Сотруднику или члену семьи:

• Оставаться дома, когда они слишком больны, чтобы работать
• Обратиться за помощью в случае травмы
• Посещать обычный медицинский прием
• Справляться с последствиями домашнего насилия, сексуального посягательства или преследования

1 час на каждые 35 отработанных часов

Макс. = 40 часов

90 дней Все начисленные, но неиспользованные оплачиваемые часы по болезни

Работодатель может выбрать выплату

Вермонт Все работодатели

Освобождены:

• Государственные служащие
• Сотрудники, работающие в среднем менее 18 часов в неделю


Сотруднику или члену семьи:

• Получение медицинской помощи
• Поездка на прием, связанный с долгосрочным уходом
• Устранение последствий домашнего насилия , сексуальное насилие или преследование
• Решение проблемы закрытия рабочих мест по соображениям общественного здравоохранения

1 час на каждые 52 часа работы

Макс. = 40 часов

90 716
Можно использовать по мере накопления или установить период ожидания до 1 года Макс. = 40 часов

Если предоставляется единовременная выплата, переход не требуется

Для получения информации о законах за пределами Северо-Востока, мы подготовили краткое изложение правил во всех штатах, где действуют законы об оплачиваемых отпусках по болезни.

Кроме того, в некоторых штатах, включая Нью-Йорк и Нью-Джерси, в дополнение к законам штата действуют правила округов и городов.

2. Нужно ли платить за больничный?

На федеральном уровне, поскольку от вас не требуется предоставления отпуска по болезни, также не существует требования о том, чтобы предоставляемый вами отпуск по болезни был оплачен. Опять же, есть исключение для федеральных подрядчиков.

Когда дело доходит до отдельных состояний, могут быть разные требования.Правила в каждом штате могут требовать отпуск по болезни, а также включать положения об оплачиваемом отпуске в зависимости от количества ваших сотрудников.

Например:

  • Вермонт требует, чтобы работодатели с более чем пятью сотрудниками предоставляли оплачиваемый отпуск. предоставить больничный; однако его необязательно оплачивать, если у вас не более 10 сотрудников

3.Кто имеет право на отпуск по болезни?

В штатах, где это требуется, большинство сотрудников имеют право на получение отпуска по болезни. К ним относятся:

  • Работники, работающие неполный рабочий день
  • Сезонные сотрудники
  • Временные сотрудники

В некоторых штатах есть несколько исключений из права на участие, которые мы обозначили в таблице выше.

4. Что считается отпуском по болезни?

Допустимые варианты использования больничного листа варьируются в зависимости от штата, но обычно включают:

  • Физическое или психическое заболевание, травма или состояние здоровья
  • Регулярный / профилактический уход
  • Работа с последствиями домашнего насилия, сексуального посягательства или преследования

В некоторых случаях только сотрудники имеют право на отпуск по болезни.Однако во многих штатах работникам разрешается брать отпуск по болезни и для ухода за членом семьи. Определение «члена семьи» широко варьируется в соответствии с законами штата.

Например, правила, принятые ранее, такие как в Коннектикуте и Массачусетсе, включают узкие определения «члена семьи», в то время как более свежие правила, такие как Нью-Йорк, предоставляют значительно более широкое определение.

5. Как COVID-19 влияет на отпуск по болезни?

Даже если вы не обязаны предлагать отпуск по болезни в вашем штате, Закон о реагировании на коронавирус в первую очередь для семей (FFCRA) является федеральным постановлением, которое может применяться к вам.

FFCRA обязывает некоторых государственных работодателей и частных работодателей с менее чем 500 сотрудниками предоставлять сотрудникам оплачиваемый отпуск по болезни или расширенный семейный отпуск и отпуск по болезни по причинам, связанным с COVID-19.

Как правило, FFCRA предусматривает, что работодатели со штатом менее 500 человек должны предоставить всем сотрудникам:

  • 2 недели (до 80 часов) оплачиваемого отпуска по болезни в соответствии с обычной ставкой заработной платы сотрудника, когда:
    • Сотрудник не может работать из-за карантина (в соответствии с постановлением федерального, государственного или местного правительства или советом поставщик медицинских услуг) и / или
    • Испытываете симптомы COVID-19 и обращаетесь за медицинским диагнозом
  • 2 недели (до 80 часов) оплачиваемого отпуска по болезни при двух третях обычной ставки оплаты труда сотрудника, потому что:
    • Сотрудник не может работать из-за добросовестной необходимости заботиться о человеке, находящемся на карантине (в соответствии с распоряжением федерального, государственного или местного правительства или советом поставщика медицинских услуг), или
    • Уход за ребенком (до 18 лет) возраста), чья школа или детский сад закрыты или недоступны по причинам, связанным с COVID-19, и / или
    • . Сотрудник находится в практически аналогичном состоянии, указанном министром здравоохранения и социальных служб после консультации с секретарем этарии казначейства и труда.

Для работников, проработавших не менее 30 дней, покрытые работодатели должны предоставить:

  • До дополнительных 10 недель оплачиваемого расширенного семейного отпуска и отпуска по болезни в размере двух третей обычной ставки заработной платы работника, когда работник не может работать из-за реальной необходимости в отпуске по уходу за ребенком, чья школа или учреждение по уходу за детьми закрыт или недоступен по причинам, связанным с COVID-19.

Отпуск FFCRA должен быть оплачен квалифицированным сотрудникам, прежде чем они потребуют от сотрудников использовать любой оплачиваемый отпуск, накопленный в соответствии с законодательством штата или местным законодательством.Работник может выбрать замену оплачиваемого отпуска на первые две недели частично оплачиваемого отпуска.

Срок действия этих положений FFCRA истекает 31 декабря 2020 года.

6. Может ли работодатель отказать в больничном?

Если у сотрудника нет уважительной причины для запроса отпуска по болезни, вы можете отклонить запрос, но при этом необходимо убедиться, что ваши действия не рассматриваются как дискриминационные или ответные.

Если сотрудник запрашивает отпуск по болезни по причине, подпадающей под действие применимого законодательства об отпусках, вы, как правило, не можете отклонить запрос даже без предварительного уведомления, поскольку многие нормативные акты ограничивают объем уведомления, которое вы можете потребовать.

Точно так же отдельные штаты могут ограничить, когда вы можете запросить медицинскую документацию для обоснования отпуска сотрудника. Многие законы позволяют запрашивать документацию только в том случае, если сотрудник отсутствовал на больничном в течение трех рабочих дней подряд. Однако, если ваш сотрудник обязан предоставить запрошенные материалы, но не предоставляет их, у вас могут быть определенные права. Например, в Массачусетсе работодатели имеют право забрать пособие по болезни.

7. Что произойдет, если сотрудник злоупотребит отпуском по болезни?

Злоупотребление отпуском по болезни может привести к потере производительности и прибыли, поэтому важно распознать это как можно раньше и принять меры до того, как ситуация обострится.Первым шагом является наличие четко сформулированной политики, определяющей ожидания и рекомендации по использованию отпуска по болезни. И не забудьте обеспечить справедливое и последовательное соблюдение политики с помощью соответствующих действий.

Вам или руководителю сотрудника также следует поговорить с ним, чтобы определить причину злоупотребления. Если у сотрудника проблемы со здоровьем, это может вызвать защиту в соответствии с Федеральным законом о семейных и медицинских отпусках (FMLA) или аналогичным законом штата. Если они решают личные проблемы, вам следует направить их в программу помощи сотрудникам вашей организации, если она у вас есть.

Если злоупотребление отпуском по болезни не исчезнет, ​​возможно, вам придется начать дисциплинарный процесс. Если это так, не забудьте задокументировать, задокументировать, задокументировать!

8. Должны ли работодатели выплачивать неиспользованное накопленное время по болезни?

Законодательство нескольких штатов требует, чтобы вы выплачивали начисленный отпуск после увольнения. Мэн, Массачусетс, Нью-Гэмпшир, Нью-Йорк и Род-Айленд входят в число этих штатов.

В противном случае, если от вас не требуется трудовой договор, коллективный договор или иное юридически обязательное соглашение, вы не обязаны оплачивать сотрудникам накопленное, но неиспользованное больничное или личное время.

Важно отметить, что многие компании перешли на политику оплачиваемого свободного времени (PTO), которая объединяет отпуск, больничный и личное время. Оставшийся отгул после увольнения сотрудника, как правило, рассматривается по закону как выходные. В штатах, где требуется оплата накопленного неиспользованного отпускного времени, это означает, что PTO также подлежит оплате при увольнении сотрудника.

9. Как законы об отпусках города и округа соотносятся с законами об отпусках штата?

Многие города и округа, в которых действуют правила отпуска по болезни, расположены в штатах, в которых также действуют правила отпуска по болезни.Эти местные законы и законы штата могут иметь разные правила, такие как максимальные пределы начисления, а также то, к каким работодателям применяется этот закон.

Если ваша компания находится в городе, где действуют как городские, так и государственные законы об оплачиваемых отпусках, вам нужно будет придерживаться того из них, которое будет наиболее щедрым по отношению к сотруднику.

10. Если я не нахожусь в юрисдикции, которая требует отпуска по болезни, могу ли я расслабиться?

Не обязательно. В зависимости от размера вашей компании вам может потребоваться неоплачиваемый отпуск .

В соответствии с Законом об отпусках по семейным и медицинским причинам (FMLA) работодатели, имеющие более 50 сотрудников в радиусе 75 миль, должны предоставлять своим сотрудникам до 12 недель неоплачиваемого отпуска в год по квалификационным причинам. В некоторых штатах также есть законы об отпусках по болезни и по уходу за ребенком, которые могут содержать более щедрые положения, чем Закон FMLA.

Как соблюдать законы об отпусках по болезни

Между законами FFCRA и FMLA, а также законами штата нужно многое учитывать при работе с запросами на отпуск по болезни.Мы знаем, что это может сбить с толку, если вы правильно обрабатываете эти запросы и не отказываетесь незаконно в отпуске.

Первый шаг — убедиться, что требования законодательства вашего штата отражены в вашей кадровой политике и справочнике для сотрудников. Вы также можете приобрести автоматизированную систему учета рабочего времени, которая поможет вам правильно отслеживать отпуск по болезни.

Дополнительные инструкции Complete Payroll Solutions могут помочь вам разобраться в нюансах соблюдения нормативных требований. Откройте для себя наши инструменты и поддержку, которые помогут вам сосредоточиться на своем бизнесе.

Все, что вам нужно знать об отпуске сотрудника

Заявки на отпуск сотрудника могут усложняться. А в свете COVID-19 для сотрудников открылось больше возможностей, когда дело доходит до оплачиваемого отпуска. Однако соблюдение правил отпуска может помочь вашему бизнесу в будущем справиться с проблемами несоблюдения.

Как правило, частная компания с более чем 50 сотрудниками и все государственные организации должны предоставлять неоплачиваемый отпуск в соответствии с Законом о семейных и медицинских отпусках (FMLA).

Хотя идеальным вариантом является наличие политики компании, федерального правительства или штата в отношении отпусков, подробно описанных в вашем справочнике для сотрудников, вам, возможно, придется время от времени пересматривать квалификацию.

Подпишитесь, чтобы получать своевременные новости о современных тенденциях на рабочем месте от наших отраслевых экспертов

Что такое отпуск?

В отличие от оплачиваемого свободного времени, которое включает отпуск и больничные, отпуск предоставляется сотрудникам, столкнувшимся с необычными обстоятельствами, такими как серьезная неотложная медицинская помощь или появление нового ребенка.

Отпуск может быть обязательным или добровольным, оплачиваемым или неоплачиваемым. Федеральное правительство и правительства штатов регулируют обязательные отпуска посредством Закона о семейных и медицинских отпусках, Закона об инвалидах США, а теперь и Закона о неотложных семейных и медицинских отпусках (EFMLA). Эти законы гарантируют, что вашему сотруднику будет обеспечена защита работы во время отпуска.

Существует множество причин, по которым работник может запросить отпуск в соответствии с законом FMLA. Сюда входят:

  • Рождение ребенка, усыновление или попечение в приемной семье
  • Тяжелое состояние здоровья
  • Уход за членом семьи
  • Военные причины

В то время как обязательные отпуска требуются по закону, добровольные неоплачиваемые отпуска полностью зависят от работодателя и не обеспечивают защиту рабочих мест для их сотрудников.Работодатели часто предоставляют добровольные отпуска при особых обстоятельствах, если сотрудник не имеет права на обязательный отпуск или уже исчерпал все свои больничные дни.

В то время как обязательные отпуска требуются по закону, добровольные неоплачиваемые отпуска полностью зависят от работодателя и не обеспечивают защиту рабочих мест для их сотрудников.

Сотрудник, запрашивающий отпуск по законам FMLA или EFMLA, не будет использовать свои больничные или выходные дни. Как правило, все PTO следует использовать до того, как сотрудник запросит неоплачиваемый отпуск в соответствии с FMLA.

Закон FMLA также не требует, чтобы работодатели платили своим работникам во время их отпуска, хотя они могут это делать.

Когда сотрудники могут брать отпуск по личным причинам?

Иногда сотруднику нужен отпуск, который не покрывается законом FMLA. Обычно они связаны с жизненными вехами, такими как брак, выпускной, похороны или неожиданное семейное происшествие. Тем не менее, некоторые сотрудники могут стремиться использовать личный отпуск для поездок, учебы или реализации увлеченного проекта.Поскольку эти ситуации подпадают под действие PTO или даже неоплачиваемого отпуска, работодатели имеют полное право решать, принимать ли запрос или нет.

При оценке запроса на отпуск по личным причинам, даже если он неоплачиваемый, важно учитывать преимущества, которые сотрудник может вернуть на работу из своего отпуска, а также стоимость их замены. Такие события, как свадьба и похороны, могут привести к уединению и сосредоточению вашего сотрудника после того, как он вернется на работу, а увольнения, связанные с поездками или личными проектами, могут превратиться в новые навыки, которые ваш сотрудник может использовать на работе.

В целом, было бы лучше, если бы сотрудники использовали свои выходные дни или отпускные дни для таких мероприятий, если это возможно, вместо того, чтобы брать неоплачиваемый отпуск.

На какой срок можно взять отпуск?

Согласно EFMLA, сотрудники могут взять отпуск, чтобы вылечиться от COVID-19 или позаботиться о члене семьи, у которого есть вирус.

Согласно FMLA, ваши сотрудники могут взять отпуск до 12 недель в течение 12-месячного периода, если они уже отработали 1250 часов. Согласно EFMLA, ваш сотрудник должен проработать всего 30 дней, прежде чем он получит право на участие.

Согласно EFMLA, сотрудники могут взять отпуск, чтобы вылечиться от COVID-19 или позаботиться о члене семьи, у которого есть вирус. Если на вашего сотрудника не распространяется действие FMLA или EFMLA или он планирует взять отпуск по собственному желанию, то время, в течение которого сотрудник может уйти, зависит от работодателя.

Как создать политику запроса отпуска?

Сотрудникам необходимо будет отправить форму от Министерства труда США своему работодателю, чтобы запросить отпуск по закону FMLA.После того, как сотрудник отправит свой официальный запрос, вы должны сохранить копию его письма в его личном деле, чтобы обеспечить соблюдение требований. Если они планируют подать запрос в соответствии с FMLA, в идеале сотрудники должны уведомить своих работодателей за 30 дней, если только причина их отпуска не была неожиданной.

Чтобы помочь сотрудникам правильно запросить отпуск, вы должны добавить свои правила в отношении отпусков в свой справочник сотрудника.

Совет для профессионалов: Zenefits предлагает комплексное решение для управления запросами на отпуск.Попробуйте Zenefits бесплатно.

Даже если ваш сотрудник не намерен брать отпуск по FMLA, он все равно должен уведомить вас об этом в письменной форме с помощью следующего письма:

  • Заявка на отпуск
  • Ожидаемая дата отъезда
  • Дата планируемого возврата
  • Предложение о помощи
  • Спасибо за внимание

После того, как сотрудник отправит свой официальный запрос, вы должны поместить копию его письма в его личное дело, чтобы обеспечить соблюдение требований.Если они планируют подать запрос в соответствии с FMLA, в идеале сотрудники должны уведомить своих работодателей за 30 дней, если только причина их отпуска не была неожиданной.

Закладка ( 1 )

Войдите, чтобы добавить закладку

Еще нет учетной записи? Зарегистрировать

Об авторе

Келси Банерджи

Келси Рэй Банерджи — внештатный писатель по финансам и бизнесу.Всегда любопытная к людям, ее первой работой был сбор средств для своего колледжа, где она разговаривала с профессионалами из всех слоев общества. Когда она не пишет, она изучает блокчейн и дизайн.

Новый кредитный фонд работодателей для оплачиваемых отпусков, связанных с коронавирусом

FS-2020-06, май 2020

Закон о реагировании на коронавирус в первую очередь для семей предоставляет налоговые льготы для возмещения работодателям затрат на предоставление оплачиваемого отпуска по болезни, оплачиваемого семейного и медицинского отпуска работникам, которые не могут работать из-за коронавируса (COVID-19).Эти кредиты подлежат возврату. Это означает, что если сумма кредита превышает сумму причитающегося налога, остаток возвращается бизнесу или организации.

Закон направлен на то, чтобы позволить работодателям удерживать сотрудников в своих платежных ведомостях, в то же время обеспечивая, чтобы сотрудники не были вынуждены выбирать между своей зарплатой и мерами общественного здравоохранения, необходимыми для борьбы с COVID-19.

Эти кредиты доступны для правомочных работодателей с 1 апреля 2020 г. для квалификационного отпуска, который они предоставляют в период с 1 апреля 2020 г. по 31 декабря 2020 г.

Охваченные работодатели

Приемлемые работодатели — это предприятия и освобожденные от налогов организации с менее чем 500 штатными или частичными сотрудниками в Соединенных Штатах или на любой территории или владении США, которые должны соответствовать требованиям работодателя по оплачиваемому отпуску. В вопросах и ответах, а также в нормативных актах, изданных Министерством труда США, содержится дополнительная информация о пороговом количестве сотрудников в 500 человек и требованиях к оплачиваемому отпуску.

Закон разрешает эквивалентные кредиты самозанятым лицам при аналогичных обстоятельствах.Для получения дополнительной информации см. Конкретные положения, касающиеся самозанятых лиц, в разделе часто задаваемых вопросов о налоговых льготах, связанных с COVID-19 для обязательного оплачиваемого отпуска, предоставляемых малым и средним бизнесом.

Требование оплачиваемого отпуска по болезни и кредит

Сотрудники правомочных работодателей, которые не могут работать или удаленно работать из-за того, что находятся в карантине или испытывают симптомы COVID-19 и обращаются за медицинским диагнозом, могут получить до 80 часов оплачиваемого отпуска по болезни. Эта заработная плата устанавливается в соответствии с их обычной ставкой заработной платы или, если она выше, применимой минимальной заработной платой, до 511 долларов в день и 5110 долларов в целом.

Сотрудники могут получить до 80 часов оплачиваемого отпуска по болезни за 2/3 своей обычной заработной платы или, если она выше, применимой минимальной заработной платы, до 200 долларов в день и 2000 долларов в целом. Сотрудники могут получить это пособие при необходимости ухода:

  • физическое лицо, подлежащее карантину,
  • ребенок, школа или место опеки которого закрыты, или
  • ребенок, у которого нет присмотра за детьми,

из-за COVID-19 или потому, что они находятся в аналогичных условиях, указанных в U.S. Департамент здравоохранения и социальных служб.

Работник имеет право на оплачиваемый отпуск по болезни независимо от стажа работы.

Правомочный работодатель имеет право на полностью возвращаемый налоговый кредит, равный требуемой заработной плате за оплачиваемый отпуск по болезни. Правомочные работодатели также могут получить дополнительный кредит на долю работодателя в налоге на Medicare, взимаемом с соответствующей заработной платы в связи с отпуском по болезни, и расходов на поддержание медицинского страхования для работника в период отпуска по болезни.Работодатель не облагается налогом на социальное страхование, выплачиваемым работодателем, с этой заработной платы.

Оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам и отпуск по болезни и кредит

В дополнение к оплачиваемому отпуску по болезни, сотрудник, который не может работать или работать удаленно из-за необходимости заботиться о ребенке, чья школа или место ухода закрыты или чей поставщик услуг по уходу за детьми недоступен из-за COVID-19, имеет право на оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам и отпуск по болезни, равный 2/3 обычной заработной платы работника, до 200 долларов в день и в общей сложности 10 000 долларов.В кредит оплачиваемого отпуска по семейным обстоятельствам можно засчитать до 10 недель соответствующего отпуска.

Сотрудник имеет право на оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам и отпуск по болезни, если он находился на заработной плате работодателя в течение 30 или более календарных дней.

Правомочный работодатель имеет право на полностью возвращаемый налоговый кредит, равный требуемой заработной плате за отпуск по семейным обстоятельствам. Соответствующие критериям работодатели также могут получить дополнительный кредит на долю работодателя в налоге на Medicare, взимаемом с этой заработной платы, и его стоимости поддержания медицинского страхования для работника в период отпуска по семейным обстоятельствам.Приемлемый работодатель не облагается налогом на социальное обеспечение, взимаемым работодателем с этой заработной платы.

Пример. Поставщик услуг по уходу за детьми сотрудника недоступен на неопределенный срок из-за вспышки COVID-19, в результате чего сотрудник не может работать или работать удаленно из-за необходимости заботиться о своем ребенке. В течение первых 80 часов любого периода отпуска по уходу за ребенком работник имеет право на получение квалифицированного отпуска по болезни в размере до 200 долларов в день и 2000 долларов в целом. После этого работник имеет право на получение квалифицированного семейного отпуска продолжительностью до 10 недель необходимого дополнительного отпуска, до 200 долларов в день и в общей сложности 10 000 долларов.

Как получить кредиты

Работодатели, отвечающие критериям, сообщают о своей общей соответствующей отпускной заработной плате и соответствующих кредитах за каждый квартал в своей федеральной налоговой декларации, обычно в форме 941, КВАРТАЛЬНОЙ федеральной налоговой декларации работодателя. Они могут получить льготы, уменьшив свои депозиты по федеральному налогу на трудоустройство за этот квартал на сумму соответствующей отпускной заработной платы, распределяемых квалифицированных расходов по плану медицинского страхования и доли работодателя в налоге на Medicare в заработной плате.Они учтут сокращение депозитов из-за отпускных кредитов в форме 941, которую они подают в конце квартала. IRS недавно опубликовало часто задаваемые вопросы о возможности как уменьшить депозиты для кредитов, так и отложить депозит всей части налога на социальное обеспечение, уплачиваемой работодателем до 1 января 2021 года, в соответствии с отдельным положением в документах Coronavirus Aid, Relief и Закон об экономической безопасности (CARES).

Если у работодателей недостаточно федеральных налогов на трудоустройство для покрытия суммы кредитов, после того, как они отложили депозиты налогов работодателя на социальное обеспечение в соответствии с Законом о CARES, как описано в разделе «Часто задаваемые вопросы», они могут запросить авансовую выплату кредитов. от IRS, заполнив форму 7200 «Авансовый платеж по кредитам работодателя в связи с COVID-19».Они могут отправить заполненные формы по факсу на номер 855-248-0552.

Примеры: Правомочный работодатель имеет право на получение кредита в размере 5000 долларов США на выплату квалифицированной заработной платы в связи с отпуском по болезни и квалифицированной заработной платы в связи с отпуском по семейным обстоятельствам (и распределяемых расходов по плану здравоохранения), а также должен внести 8000 долларов США в виде федеральных налогов на трудоустройство, удерживаемых со всех его сотрудников. для выплат заработной платы, произведенных в течение того же квартала, что и 5 000 долларов США в связи с отпуском по установленным критериям. Работодатель может удержать до 5000 долларов из 8000 долларов налогов, которые он собирался внести, и он не будет должен платить штрафной PDF за удержание 5000 долларов.Правомочный работодатель потребует кредит и отразит уменьшенное обязательство по сумме 5000 долларов при заполнении формы 941.

Правомочный работодатель имеет право на получение кредита в размере 10 000 долларов для выплаты заработной платы за квалифицированный отпуск (и распределяемых квалифицированных расходов по плану медицинского страхования), а в противном случае от него требуется внести 8 000 долларов в виде федеральных налогов на трудоустройство, удерживаемых со всех его сотрудников при выплате заработной платы, произведенной в течение того же квартала. Работодатель может оставить себе все 8000 долларов налогов, которые он должен был внести без штрафных санкций, в качестве части кредитов, которые он имеет право требовать по форме 941.Работодатель может подать запрос на получение авансового кредита на оставшиеся 2000 долларов, заполнив форму 7200.

Вести записи для обоснования претензий

Правомочные работодатели, претендующие на кредиты, должны вести записи и документацию, подтверждающую отпуск каждого сотрудника. В разделе часто задаваемых вопросов о налоговых льготах, связанных с COVID-19 для обязательного оплачиваемого отпуска, предоставляемом малым и средним бизнесом, содержится дополнительная информация о документах, необходимых для подтверждения отпуска работника и кредита работодателя.

Работодатель должен хранить всю налоговую отчетность по найму не менее четырех лет.

В вопросах и ответах Министерства труда США содержится дополнительная информация о требованиях к отпуску.

Дополнительная информация:

Зачем нужна политика в отношении больничного для наемных сотрудников

Большинство компаний предлагают больничный лист штатным сотрудникам, поскольку почти 80% штатных сотрудников получают какое-либо пособие по болезни. Если ваша компания этого не делает, есть несколько причин, по которым вы можете подумать о том, чтобы составить политику времени по болезни для своих наемных сотрудников.

Во-первых, это упрощает рассмотрение законности удержаний из заработной платы сотрудников, освобожденных от уплаты налогов. Во-вторых, офис становится здоровее, когда больные люди не приходят в офис и не заражают всех остальных. Это может показаться нелогичным, но плата сотруднику за то, чтобы он оставался дома, когда он заболел, приносит большую пользу вашим сотрудникам и вашей компании.

На сайте

Timesheets.com есть бесплатный инструмент для расчета количества отгулов, который вы можете использовать.

Преимущества полиса по болезни

  • Сотрудникам не нужно беспокоиться о потере заработной платы, когда произойдет неизбежное.И более счастливые сотрудники работают лучше.
  • Повышает удержание сотрудников.
  • Позволяет удерживать из заработной платы освобожденных сотрудников, злоупотребляющих привилегией.
  • Больные сотрудники могут заразить рабочую силу.
  • Больные сотрудники могут заразить население на определенных видах работ.

Стандартные пособия по болезни для сотрудников, занятых полный рабочий день

По данным Бюро статистики труда, около 73 процентов рабочих в частных отраслях имеют оплачиваемые отпуска по болезни.Пособия по отпуску по болезни немного более щедры в более крупных компаниях и зависят от стажа работы сотрудника. В среднем штатные сотрудники получают 7 больничных дней в год за первый год работы. В компаниях, где работает более 100 человек, этим сотрудникам дается 7-8 дней. Количество оплачиваемых больничных дней также немного увеличивается с увеличением стажа работы.

Преимущества отправки домой больных сотрудников

Принуждение больного сотрудника к работе приносит больше вреда, чем пользы. Даже когда огромные проекты требуют внимания, больные люди не работают.Кроме того, больные люди делают других больными, а это еще больше снижает производительность.

Наличие политики больничного времени побуждает людей оставаться дома и отдыхать, чтобы они могли быстрее поправиться и не допускать попадания микробов в офис. Сотрудникам нужно получать зарплату. Если у вас нет больничных часов, сотрудники все равно пойдут на работу. Их работа будет плохой, они могут ошибаться, и они принесут ошибку в офис. Помимо того, что вы предлагаете время по болезни, вы можете сделать ставку на то, чтобы помочь сотрудникам вести более здоровый образ жизни, чтобы они реже болели.

Больной наемной работы Злоупотребление рабочим временем

Некоторые сотрудники придумывают, как злоупотреблять отсутствием политики больничного. Когда наемные сотрудники слишком много времени проводят по болезни, а в вашей компании нет фиксированной политики, ваши руки связаны. Вы мало что можете сделать, кроме как сидеть сложа руки и смотреть, как ваши сотрудники звонят больным, когда они хотят. Если у вас нет политики. Причина этого в том, что наемные работники в большинстве случаев защищены от удержаний из заработной платы.

Есть две ситуации, в которых могут возникнуть проблемы:

Отсутствие отпуска по болезни: В то время как большинство штатных сотрудников имеют пособия по болезни, многие из них нет.Это потому, что это не предусмотрено федеральным законом, а санкционировано лишь несколькими штатами и городами. Кроме того, многие работодатели считают, что платить сотрудникам за время, которое они не работают, слишком дорого.

Но наемные сотрудники, не получающие пособий по болезни, в любом случае могут брать больничный. Поскольку существуют правила, касающиеся удержаний из заработной платы наемного работника, что вы делаете с наемным работником, который заболевает и не получает никакой выгоды? Во многих случаях они получают выгоду по умолчанию.Сотрудники, которые знают это, иногда злоупотребляют этим.

Политика неограниченных отпусков: Кроме того, компании, предлагающие неограниченное время по болезни, не имеют законного способа делать вычеты из заработной платы освобожденного сотрудника, который берет «слишком много» больничного. Согласно недавнему исследованию Общества управления человеческими ресурсами, 3% компаний предлагают неограниченное количество оплачиваемых больничных. Это потенциально может стать проблемой для большой части рабочих.

Вот почему удержания из заработной платы могут быть такими сложными для наемного сотрудника:

Идея зарплаты

Причина, по которой вы, как правило, не можете вычесть зарплату наемного работника, заключается в том, что освобожденные от налогообложения сотрудники не работают сверхурочно — они освобождаются от сверхурочных.Предполагается, что они работают более 40 часов в неделю в зависимости от выполняемой ими работы. Таким образом, их общее количество часов в неделю может быть немного уступчивым. Поскольку они не получают сверхурочных в течение недель, в течение которых они работают более 40 часов, вы не можете заставить их платить за недели, в течение которых они работают менее 40 часов.

Разрешенные вычеты

Работодатель может вычитать из заработной платы наемного работника при определенных обстоятельствах.

  1. Наемным работникам не нужно оплачивать полные рабочие недели, в течение которых они не работают.
  2. Неполные дни отсутствия могут быть вычтены только из «банка» сотрудников по болезни или отпускам. Когда он исчерпан, неполные дневные отсутствия не могут быть вычтены из заработной платы освобожденного сотрудника.
  3. Отсутствие на работе в течение полного рабочего дня по личным причинам может быть вычтено из заработной платы освобожденного сотрудника, если в его «банке» нерабочих дней нет отпуска.
  4. Если работник пропускает полный рабочий день из-за болезни, работодатель может удержать зарплату после того, как отпуск по болезни будет исчерпан. Но это возможно только при наличии политики фиксированного отпуска по болезни.

Пример двух невозможных сценариев

  1. Если работник берет больничный и не действует политика, то из-за характера наемного работника работодатель не может вычесть день из заработной платы работника. Даже если это случается часто, сотрудник защищен.
  2. Точно так же, если у работника есть неограниченное время по болезни, работодатель не может вычесть его из заработной платы работника, потому что было бы неисчерпаемое количество дней по болезни, которые можно было бы выделить в связи с отсутствием.Даже если работник часто берет отпуск, работодатель никогда не сможет вычесть его из заработной платы работника.

Установите политику больничного времени с помощью Timesheets.com

Отслеживать время болезни легко с учетной записью Timesheets.com. У каждого сотрудника есть свои настройки отгула. Менеджер выбирает, какую ставку использовать и сколько свободного времени должны получить сотрудники. Затем все, что нужно сделать сотрудникам, — это сделать запросы на отгул, исходя из имеющихся у них остатков средств.

Посмотрите, как легко можно отслеживать время болезни.

Как отслеживать отпуск и время болезни | Small Business

Если вы предлагаете своим сотрудникам отпуск или отпуск по болезни, вам следует разработать письменную политику компании, чтобы гарантировать, что время используется по назначению. Руководящие принципы должны включать в себя порядок начисления отпуска и больничного, нормы начисления и требования к участникам. Вам также нужна система отслеживания, которая позволит вам или вашим менеджерам правильно планировать отгулы сотрудников.

Используйте электронную таблицу

Использование электронной таблицы для отслеживания отпусков и больничного обходится недорого.Это может занять много времени, так как он основан на ручном вводе, но если у вас мало сотрудников, эта альтернатива должна работать нормально. Чтобы создать шаблон, создайте строки для дат начала и окончания периода оплаты вверху страницы. Затем напишите заголовки столбцов «Начальный баланс», «Использованный» и «Конечный баланс». Ниже создайте заголовок столбца «Имя сотрудника». В той же строке в разделах «Начальный баланс», «Использованный» и «Конечный баланс» напишите отдельные подзаголовки для «Отпуск» и «Заболевание». Введите начальный баланс каждого сотрудника в соответствующие столбцы.Каждый платежный период введите свое время в соответствующем столбце «Использовано». Введите соответствующие формулы, чтобы таблица могла отслеживать изменение остатков.

Система расчета заработной платы и управления персоналом

Вы также можете отслеживать отпуск и время болезни с помощью программного обеспечения для расчета заработной платы и управления персоналом. Этот метод эффективен, если вы обрабатываете платежную ведомость или управляете своими кадровыми ресурсами внутри компании, вместо того, чтобы отдавать эти обязанности на аутсорсинг. В этом случае вам понадобится программное обеспечение, которое позволяет выполнять функции учета рабочего времени и посещаемости, расчета заработной платы и управления персоналом.После обработки и закрытия платежной ведомости для каждого платежного периода система обновляет данные об отпусках и больничных. Вы также можете создавать и распечатывать индивидуальные отчеты.

Программное обеспечение для учета рабочего времени

Если вам не нужно покупать программное обеспечение для расчета заработной платы или управления персоналом, вы можете рассмотреть возможность приобретения программы учета рабочего времени. Это автономная система, которая позволяет отслеживать время отпуска и болезни, а также создавать и распечатывать индивидуальные отчеты. Некоторые системы отпусков имеют портал самообслуживания, где сотрудники могут быстро отправлять запросы на отпуск или отпуск по болезни своим руководителям для утверждения.Дополнительные функции могут включать каталог компании, чтобы сотрудники могли находить друг друга, и приложение, которое позволяет менеджерам видеть ожидающие и утвержденные запросы на отпуск.

Track to Save Headache

Неправильное отслеживание может привести к тому, что сотрудники будут иметь отрицательный баланс и получать оплату за отгул, которого у них нет. Это также может привести к тому, что менеджеры неправильно планируют отгулы, что может нарушить рабочий процесс их отдела. В зависимости от законодательства штата или политики компании вам может потребоваться выплатить неиспользованный отпуск при увольнении сотрудника.Чтобы обеспечить правильную выплату, вам нужна надежная система отслеживания.

Источники

Биография писателя

Грейс Фергюсон профессионально пишет с 2009 года. Имея 10-летний опыт работы в области вознаграждений сотрудникам и администрирования заработной платы, Фергюсон много писал по темам, связанным с трудоустройством и финансами.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.