Как вести учет рабочего времени сотрудников: Как и зачем вести учет рабочего времени сотрудников: гайд для бизнеса

Содержание

Ведение табеля учета рабочего времени

    Каждый руководитель обязан вести учет рабочего времени, который оформляется в виде табеля. Обычно ответственным лицом за табель рабочего времени назначают сотрудника отдела кадров согласно приказа №01-06/166 от 15.03.2013 г. «О порядке ведения табеля учета рабочего времени».

   В этом документе нужно указывать по факту отработанное каждым сотрудником время. Для ведения документа применяются специальные формы (№Т-12 и №Т-13). Обработка данных проводится в автоматическом режиме.

Для работы в модуле необходимо в личном кабинете перейти на вкладку «Мой кабинет» и выбрать иконку «Документооборот».

В открывшемся окне выбрать папку «Табель». После выбора данной папки у пользователя откроется экран, содержащий следующий набор иконок:

  • Заполнение табеля УРВ – функционал предоставляющий возможность создания и заполнения табеля УРВ по структурным подразделениям доступным пользователю;
  • Печать табеля УРВ – получение печатной формы табеля УРВ.

Далее по инструкции

.

Для чего нужен табель учета рабочего времени?

На основании табеля учета рабочего времени  в организации начисляется заработная плата. Основные задачи табеля: контроль над соблюдением установленных правил и графика; контроль над эффективностью использования рабочего времени; сведения об отработанном каждым сотрудником времени; начисление заработной платы в соответствии с предоставленными данными.

Как заполнять документ?

Графы заполняются на протяжении всего месяца, затем, по завершению этого периода в документе подводятся итоги по тому количеству часов, которое было фактически отработано каждым сотрудником. Следует отмечать также результаты промежуточные, время работы и в первой и во второй половинах учетного месяца.

Все выходы или невыходы сотрудника к своему месту работы, должны фиксироваться методом сплошной регистрации. Такая фиксация подразумевает, что против каждого числа месяца, в бланке документа, должны быть заполнены соответствующие графы, в которых посредством определенного символа (кода), буквенного или цифрового, отражаются – все действия работника в отношении его рабочего времени.Четвертая и шестая графы бланка формата Т-12 имеют две строки. В верхней строке фиксируется буквенное обозначение видов затрат времени по каждому дню месяца (явка, командировка, больничный, отпуск). В графу расположенную ниже, вносится количество часов по ним. К примеру, вышедший на работу 15 мая сотрудник и полностью отработал положенное время (день), то в майском документе в ячейке с числом 15 напротив фамилии работника проставляется буквенное обозначение «Я» и 8 рабочих часов.

Если же работник в этот день находился в командировке в другом городе, то необходимо проставить  код «К». В нижнюю строку вы должны отметку «ноль», потому как в тот день сотрудник трудился в другой организации. Дни выходные и праздничные также обозначаются соответствующими символами. В верхнюю строку формы ставится буквенный код «В», а в нижнюю – цифра «0».

Стоит помнить: все проставленные коды должны иметь документальное подтверждение. К примеру, свое отсутствие по причине болезни, сотрудник должен подтвердить наличием листка временной нетрудоспособнос

ти. Если же для проставления соответствующего кода вы не располагаете подтверждающими причину отсутствия работника документом, то ставите отметку («НН») неявка по невыясненным причинам.

Табель учета рабочего времени составляется в одном экземпляре, два раза в месяц: за первую половину календарного месяца и отдельно итоговый табель за весь календарный месяц, подписывается табельщиком, руководителем структурного подразделения и работником кадровой службы, ответственным за ведение кадровой документации по указанному структурному подразделению.

Заполненный и подписанный табель учета рабочего времени передается табельщиком в бухгалтерию для расчета оплаты труда:

- за первую половину месяца - не позднее 12 числа текущего месяца;

- за весь календарный месяц - не позднее 25 числа текущего месяца.

Какие кодовые символы используются в табеле учета. При заполнении ведомости, фиксирующей отработанное время, используются определенные символы (буквы или цифры). Эти символы указаны на титульной странице формы №Т-12.

Самые распространенные обозначения:

Я – дневные часы;

НН – отсутствие на рабочее место по невыясненным причинам;

В – выходные и праздничные дни;

Н – ночные часы;

РВ – работа в праздничные и выходные дни;

С – сверхурочные часы;

Б – дни временной нетрудоспособности;

К – командировочные дни;

ОТ – ежегодный основной оплаченный отпуск;

ОЗ – неоплачиваемый отпуск;

У – отпуск на период обучения.

Учет рабочего времени — Контур.Персонал — СКБ Контур

Согласно ст. 91 ТК РФ, работодатель обязан вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником. При этом под рабочим временем понимается время, в течение которого работник должен исполнять трудовые обязанности.

Виды рабочего времени:

1. Нормальная продолжительность рабочего времени

Согласно ТК РФ, нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю и является нормой рабочего времени для всех работников РФ.

2. Сокращенная продолжительность рабочего времени

Сокращенная продолжительность рабочего времени устанавливается для определенных групп работников:

  1. в возрасте до 16 лет — не более 24 часов в неделю;
  2. в возрасте от 16 до 18 лет — не более 35 часов в неделю;
  3. для инвалидов I или II группы — не более 35 часов в неделю;
  4. для занятых на вредных или опасных работах — не более 36 часов в неделю и т д.

3. Неполное рабочее время

Неполное рабочее время может устанавливаться по соглашению между работодателем и работником (например, с беременной женщиной или с сотрудником, находящимся в отпуске по уходу за ребенком).

4. Суммированный учет рабочего времени

Если специфика работы организации не позволяет соблюсти установленную продолжительность рабочего времени, допустимо введение суммированного учета рабочего времени с учетным периодом не более одного года (ст. 104 ТК РФ). Обычно суммированный учет применяется при сменной работе или режиме гибкого рабочего времени. При введении суммированного учета работодатель организует рабочий процесс так, чтобы норма рабочего времени была отработана сотрудником за учетный период, например, за месяц.

Табель учета рабочего времени. Формы Т-12, Т-13

Для ведения учета рабочего времени предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени: Т-12 и Т-13.

Форма Т-13 рекомендуется для использования в организациях, имеющих электронную проходную.

Форма Т-12 — для всех остальных организаций.

Для бюджетных организаций Министерством Финансов утверждена отдельная форма табеля (код формы по ОКУД — 0504421).

Рабочее время может отображаться в табеле двумя способами:

  1. Методом сплошной регистрации явок и неявок на работу.
  2. Путем регистрации отклонений (неявок, сверхурочных часов и т д.).

При суммированном учете следует применять метод сплошной регистрации. Форма табеля для бюджетников предполагает метод регистрации отклонений.

Тематические статьи

виды учета времени на предприятии

Трудовой кодекс Российской Федерации однозначно обязывает работодателя вести учет рабочего времени нанятых им сотрудников, а потому каждое предприятие должно организовать его хотя бы в минимальной форме. Однако современные учетные системы позволяют выйти на новый уровень, и вместо привычного бухгалтерского табеля, отражающего только количество отработанного времени, отслеживать еще и качество работы персонала. Устойчивость бизнеса зависит от эффективности работы каждого члена команды, а потому повышение мотивации сотрудников и анализ их загрузки положительно скажутся на конкурентоспособности фирмы. Существующие системы мониторинга действий за ПК включают разнообразные продукты с интересным функционалом, среди которых любой работодатель сможет выбрать для себя оптимальный инструмент и незамедлительно начать улучшать показатели компании.

Рабочее временя — что это такое?

Статья 91 ТК РФ регламентирует понятие рабочего времени, его виды и способы учета. Согласно ей, учет рабочего времени в отношении сотрудников, трудящихся на предприятии — это отслеживание и фиксация рабочей деятельности персонала в соответствии с принятым распорядком труда.

Данный мониторинг необходим как работодателю, так и подчиненным, являясь гарантом соблюдения трудовых договоренностей, ведь злоупотребления возможны с обеих сторон: предприятие заинтересовано в повышении объема работ с минимизацией издержек на оплату труда, а сотрудники рады снизить свою нагрузку и не потерять в зарплате. Учет рабочего времени уравновешивает обе стороны, обязывая работодателя оплачивать переработки или компенсировать их дополнительными днями отдыха, а сотрудника — качественно и вовлеченно трудиться в отведенное для работы время.

Минимальный вариант такого учета — это составление табелей рабочего времени персонала, которые ранее велись вручную (по форме Т-12), а теперь автоматически формируются в современных бухгалтерских программах (преимущественно по форме Т-13). Форма табеля, принятая в организации, может отличаться от предложенных Т-12 и Т-13, описанных в приказе Госкомстата №1 от 05.01.2004 г. (первая — для ручного, вторая — для автозаполнения). Главное, чтобы карточка для учета рабочего и нерабочего времени отражала график каждого сотрудника, количество фактически отработанных часов, отпуска, больничные, невыходы на работу, сверхурочную занятость (при ее наличии).


Табель для учета и фиксации использования рабочего времени на производстве — основополагающий документ, на котором строятся договорные отношения нанимателя и трудящегося:

Поэтому корректно вести табель учета рабочего времени крайне важно — ошибки могут стать поводом для взысканий.
Табель учета рабочего времени составляется с учетом официального государственного Производственного календаря, который публикуется на предстоящий год. Время, выпадающее на даты, которые в Производственном календаре числятся праздничными, подлежит оплате в двойном размере.

Категории причин отсутствия сотрудника на рабочем месте довольно разнообразны (табель Т-12 приводит на титульном листе их расшифровку). В сложных случаях указать верный код помогает опыт и информация консультационно-правовых системах.

Учет рабочего времени на предприятии решает следующие задачи:

Рабочее время для персонала на любом предприятии — это важный ресурс, который нужно учитывать и оптимизировать.

Кто ведет табель учета рабочего времени в организации?

Обязанность вести и хранить в печатной форме табель учета рабочего времени законодательство возлагает на главного представителя организации — ее руководителя. Именно он является ответственным за учет и адекватную оплату рабочего времени в соответствии с Трудовым кодексом РФ, а также несет материальную и административную ответственность за допущенные нарушения.

Конечно, начальник предприятия в большинстве случаев не заполняет табель самостоятельно, делегируя эти обязанности кадровикам или руководителям подразделений, которые фактически осуществляют учет рабочего времени — ручной или электронный. На основе предоставленных табельных данных ведется начисление заработной платы со стороны бухгалтерии.

Таким образом, организация табельного учета на практике — это процесс, в который вовлечены начальники отделов или старшие смен, кадровые специалисты компании, расчетный отдел и управленческое звено.
В зависимости от степени автоматизации он может быть довольно трудоемким и времязатратным. Однако, как мы увидим ниже, существуют программные решения, которые готовы взять всю работу на себя, отслеживая рабочее время автоматически, предоставляя на выходе удобные и наглядные отчеты.

Основные определения рабочего времени

При приеме сотрудника на работу в трудовом договоре закрепляются график и режим его труда, которые являются основополагающими факторами для последующего учета рабочего времени и начисления зарплаты на основе реальной выработки. Организация своего рабочего времени на соответствие трудовому распорядку — это обязанность соискателя, в то время как работодатель обязан обеспечить комфортный и безопасный рабочий процесс.

Режим работы сотрудника может быть различным в зависимости от задач, которые ему предстоит решать. Существуют следующие варианты режимов (графиков) трудовой деятельности:

 

В зависимости от категории сотрудника и его договоренности с руководством может различаться и продолжительность рабочего дня:

 

Какие виды учета рабочего времени существуют?

Учитывать отработанное время можно различными способами в зависимости от характера труда сотрудников и особенностей деятельности предприятия. Ведение учета рабочего времени может осуществляться по одной из представленных ниже методик (ни одна из которых не предписывается ТК РФ как единственно обязательная, а потому выбор остается за организацией):

 

Суммированный учет рабочего времени также подразумевает ежедневную фиксацию количества отработанных часов, отличаясь от иных видов учета лишь тем, что подсчет переработок ведется только по окончании выбранного периода. Оплату сотрудники получают не по завершении периода учета, а ежемесячно по зафиксированной в трудовом договоре ставке, но после его истечения могут рассчитывать на доплату за сверхурочные.

Единицей учета рабочего времени в организации может быть не только рабочий день, но и час. Почасовой учет применяется для совместителей, удаленных сотрудников, фрилансеров. Если такой человек не присутствует непосредственно в организации, а трудится дистанционно, то встает отдельный вопрос о достоверном учете отработанных часов, в чем может помочь программное обеспечение для автоматизации учета, о котором пойдет речь ниже. Для того, чтобы точно вести почасовой (или даже посекундный) учет рабочего времени за ПК для специалиста на удаленке, без подобных решений не обойтись.

Вид учета отработанного времени, применяемый в отношении конкретного работника организации, как и график (режим) его труда, обязательно должны быть зафиксированы в его трудовом договоре. В противном случае проверка корректности ведения учета рабочего времени со стороны Трудовой инспекции может привести к наложению штрафов.

Методы учета рабочего времени: что выбрать?

Законодательно предприятию предписывается в обязательном порядке учитывать отработанное время, но какой метод оно для этого выберет, как именно будет вести учет, “сверху” не указывается. Регламент ведения учета рабочего и нерабочего времени определяет сама компания, закрепляя его в своих нормативных актах.

Правила учета рабочего времени в каждой организации могут быть свои, главное — соблюдение прав сотрудника на количество дней отдыха в соответствии с производственным календарем и обязательная фиксация отработанных часов в табеле. Порядок учета рабочего времени способен включать в себя разные комбинации средств автоматизации и ручных операций.

Рассмотрим варианты ведения учета, которые бывают на практике и могут подойти различным организациям в зависимости от их потребностей и размеров.

Таким образом, виды и способы учета рабочего времени бывают ручными, автоматическими и смешанными, а также могут основываться на программных решениях, физических средствах контроля доступа и устройствах для наблюдения и трекинга. Информативный учет и оценка рабочего времени на производстве часто достигаются комбинацией таких методов. Так, система для контроля времени прихода и ухода сотрудников (аппаратная или программная) может дать ответы на вопросы о возможных недоработках, чего невозможно добиться при использовании одной только бухгалтерской системы.

Хороший вариант — табель для печати, сформированный в корпоративной бухгалтерской или кадровой системе на основе первичных данных, а в дополнение к нему — детальные сведения о реальной занятости на основе мониторинга с применением специализированного ПО.

Лучшие программы для учета и анализа рабочего времени

Рассмотрим варианты тайм-трекеров и систем мониторинга, наиболее интересных с точки зрения предлагаемого функционала.
Автоматизированный непрерывный учет и посекундный контроль рабочего времени с помощью таких решений поможет:

Использование подобных инструментов пойдет на благо организации рабочего процесса и поможет мотивировать персонал трудиться лучше.

Bitcop

Полноценная система мониторинга и учета отработанного времени. Автоматизация контроля времени на базе Bitcop подходит для предприятий любых масштабов и видов деятельности. С Bitcop расходование рабочих часов всегда прозрачно для руководителя и поддается простой оценке через построение наглядных отчетов.

Основные возможности программы:

Bitcop предлагается для использования в виде облачной или коробочной версии (опция кейлоггера доступна только в последнем варианте). Поддерживает все современные браузеры и операционные системы. Возможна индивидуальная доработка функционала под потребности предприятия, а также взаимодействие с любыми бизнес-приложениями через открытый API-интерфейс.

Попробовать бесплатно

Harvest

Сервис для подсчета рабочего времени, создания и контроля расписаний, автоматического выставления счетов контрагентам.
Подходит для удаленных исполнителей или небольших команд, выполняющих заказы на аутсорсинге. Позволяет повысить самоконтроль, сделать занятость прозрачной для руководителя и заказчика, автоматизировать ведение проектов.

Пока программа доступна только на английском языке.

Основные возможности программы:

Предусмотрен бесплатный тариф на одного человека, для большего количества пользователей существует несколько вариантов тарификации.

Hubstaff

Система для онлайн-мониторинга рабочего времени с функциями автоматического начисления заработной платы и поддержкой GPS-мониторинга. Подходит для фрилансеров, удаленных команд исполнителей, фрилансеров, малого бизнеса.

Основные возможности программы:

Бесплатный пробный период: 14 дней. Безвозмездное использование программы для одного человека, далее тарификация от количества пользователей с разделением на обычную и премиум-подписку (последняя включает в себя дополнительные опции по мониторингу запущенных приложений и посещенных сайтов, по автоматическому начислению оплаты, по интеграции со сторонним ПО).

Системный подход к учету рабочего времени

Учет рабочего времени и норм ежедневной выработки на любом предприятии — это законодательно закрепленная за руководителем обязанность, но выбор методов, видов и форм учета является его прерогативой.

Для различных категорий сотрудников можно подобрать разные способы контроля отработанного времени, в зависимости от характера их служебных задач и степени использования ПК в ежедневной деятельности. Существуют современные программы, которые облегчают учет и определяют показатели качества работы, которые невозможно измерить вручную.

 

Как правильно вести учет рабочего времени сотрудников

Можно ли доверять учет рабочего времени самим сотрудникам? 95% руководителей без колебаний отвечают «нет».

- Я пробовал сделать так, чтобы сотрудники сами отмечали, чем и сколько они занимались в рабочее время, - рассказывает владелец интернет-магазина Кирилл Власов. - Ничего хорошего не вышло. Люди «приписывали» себе более ранний приход на работу или то, чего они вообще не делали. Одна из менеджеров по два часа говорила с подругой по «Скайпу» за счет компании, при этом в отчете она писала ,что все эти два часа обзванивала клиентов. Добросовестных же работников задело то, что им пришлось доказывать свою добросовестность. В результате от них я получал «дневники» примерно такого вида:

  • «10.00 — 10.30 — говорил с клиентом Ю.
  • 10.30 — 11.00 — говорил с клиентом Я.
  • 11.05 -11.10 — ушел в туалет, чтобы не отвлекали коллеги. Смотрел на стену и много думал о сделке с клиентом Д.
  • 12.00 — ходил курить, смотрел на стену и считал ,сколько рабочего времени занимает ежедневное составление отчетов о том, куда ушло рабочее время...»

Естественно, читать это было невозможно. Примерно через месяц я отказался от этой идеи и решил поискать нормальные средства учета рабочего времени, которые давали бы непредвзятую картину.

Объективные решения

Все устройства для учета рабочего времени делятся на две группы. Первая — это  терминалы, которые отмечают явку и неявку сотрудников, время ухода с предприятия. Их можно установить на входе в организацию, на двери в кабинет, непосредственно на рабочем столе.

Часть терминалов работает по пропускному принципу: прикладываешь проксимити-карту или ключ-таблетку, проходишь, система отмечает время. Правда, через пару месяцев все сотрудники узнают массу способов обмануть электронную дверь. Самый простой —  передать свою карту или ключ тому, кто позже тебя уходит или раньше приходит.

Биометрические терминалы надежнее пропускных. Они «запоминают» не карточку сотрудника, а отпечатки его пальцев. Обмануть такую систему можно, только «перепрошив» ее изнутри. Но работники обычного офиса вряд ли смогут это сделать.

Биометрический терминал не просто хранит данные о том, кто во сколько пришел. Он может передавать информацию по сети, выводить ее в виде отчетов или графиков, импортировать в различные программы, например, в 1С. Такому «кадровику» будут рады в любой фирме Что может быть удобнее, чем отправить данные из терминала в бухгалтерию, рассчитать на их основе зарплату, а потом сразу подготовить документы для налоговой? И все это займет несколько часов вместо нескольких дней.

ПО редкостной хитрости

Как бороться с «скайпами» и «одноклассниками» в рабочее время? Нужно установить на компьютер сотрудника специальные программы. Они отмечают, какие приложения и как долго он использовал, делают скриншоты экрана, сохраняют информацию с веб- и видеокамер.  Данные сразу передаются по сети в центральную базу данных и фиксируется именно там. А на самом компьютере грамотно настроенная программа может и не подавать «признаков жизни».
После получения сведений программа их анализирует. Она может  делать отчеты по рабочему времени всех сотрудников вместе или одного отдельно взятого, вывести стандартный табель или рассчитать заработную плату на основе собранной информации. Все это поступит к руководителю по локальной сети или электронной почте.

Выигрышный ход

Удобнее всего — совместить  биометрический терминал и специальные программы. Они закроют «дырки» в системе контроля, соберут точную информацию всех типов и обработают. Заплатить за них необходимо разово, при покупке и установке. Техподдержку почти все производители предоставляют бесплатно.

Как вести учет рабочего времени в 1С?

Учёт рабочего времени в «1С:Документооборот»

В «1С:Документооборот» работа сотрудников контролируется с помощью фиксирования времени, затраченного на выполнение задач. Работники должны заполнять свои ежедневные отчёты, описывать выполненные задачи и сколько времени было затрачено на каждую. Так же поддерживаются индивидуальные рабочие графики и посменный учёт.

Так же «1С:Документооборот» позволяет формировать отчёты о рабочем времени сотрудников, при этом есть возможность использовать различные группировки: по отдельным сотрудникам, по подразделениям, видам выполняемых задач, срокам исполнения, просроченным или выполненным своевременно.

Учёт рабочего времени в «1С:ERP Управление предприятием 2.0»

Сам по себе «1С:ERP Управление предприятием 2.0» не имеет функции по учёту рабочего времени, но модуль «1С-КПД: Учёт рабочего времени» добавляет необходимый функционал. Модуль позволяет вести учет рабочего времени, основываясь на информации сотрудников. После установки расширения, у пользователей появляется специальная форма, куда они заносят информацию о выполненных задачах и затраченном на их выполнение времени. Кроме того, система поддерживает ведение учёта в трёх режимах: в количественном показателе, во временном показателе и комбинированный режим. В режиме количественного показателя модуль учитывает, к примеру, сколько было проведено определённых типов документов. В режиме временнóго показателя модуль учитывает сколько времени пользователь провёл в документах определённого типа. Комбинированный режим показывает информацию сразу двух режимов и перекрёстно анализирует полученные данные

При работе с модулем «1С-КПД: Учет рабочего времени» доступны следующие варианты построения отчетов:

1. Отчет для операционного контроля и руководителей
В отчете для операционного контроля и руководителей содержится информация по заполненным и согласованным трудозатратам сотрудников. Отчет представлен в виде списка сотрудников с трудозатратами за отчетный период.

2. Отчёт по листам учёта рабочего времени (ЛУРВ) на согласовании у руководителей
В отчете содержится информация по ЛУРВам сотрудников, которые были отправлены на согласование руководителям. Отчет представлен в виде списка руководителей и сотрудников с ЛУРВ. Руководитель структурного подразделения может проверить и согласовать данный отчёт.

3. Отчет по отклоненным трудозатратам
В отчете содержится информация по отклоненным трудозатратам сотрудников. Отчет представлен в виде списка пользователей и отклонённых трудозатрат.

4. Отчет пользователей с незаполненными трудозатратами
В отчете содержится информация по сотрудникам, у которых не указаны трудозатраты за период. Отчет представлен в виде списка пользователей и даты, на которую не введены трудозатраты.

5. Отчет трудозатраты сотрудников по операциям

В отчете содержится информация по трудозатратам сотрудников в разрезе работ. Отчет представлен в виде списка пользователей и наименований работ.


Как заполнить табель учёта рабочего времени — Эльба

Табель нужен, чтобы вести учёт рабочего времени сотрудников. А делать это должны все работодатели без исключения. По табелю можно понять, кто и сколько часов отработал в каждом месяце. Это важно для контролирующих органов и расчёта зарплаты. ФСС может запросить табель, чтобы проверить, правильно ли вы рассчитали пособие сотруднику, трудинспекция — не ущемляете ли вы его права, а налоговая — не завысили ли вы свои расходы на зарплату.

Какие формы бывают

Обычно используют унифицированные формы табеля Т-12 или Т-13. Выберите одну из этих форм или разработайте свой более простой бланк табеля с обязательными реквизитами.

Табель составляют ежемесячно, а выглядит он как таблица: по вертикали список сотрудников, по горизонтали дни месяца. В клеточках показывают, когда и сколько сотрудник трудился, отдыхал или болел. Это делают с помощью буквенных и цифровых обозначений, которые перечислены на титульном листе формы № Т-12. Чаще всего вы встретитесь с такими:

— «Я» или «01» — работа в дневное время.

— «В» или «26» — выходные дни и нерабочие праздничные дни.

— «ДО» или «16» — отпуск без сохранения заработной платы.

— «ОТ» или «09» — ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

— «Б» или «19» — временная нетрудоспособность с назначением пособия.

А если используете собственную форму табеля, то сами решаете, какими в нем будут условные обозначения. Можно выработать свои или использовать обозначения из унифицированных форм табелей.

Пример

В понедельник бухгалтер Даша отработала 6 часов, а на 2 часа отпросилась с работы, потому что плохо себя чувствовала. Во вторник она поправилась и остальные дни недели отработала полностью. В табеле учета рабочего времени эта неделя у Даши будет выглядеть так:

Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

Эльба — бухгалтерия, с которой справится любой. Сервис подготовит платёжки на зарплату, налоги и взносы — а потом сам сформирует отчётность.

Как график влияет на табель

Самый понятный и распространенный метод ведения табеля — метод сплошной регистрации явок и неявок на работу, где каждая клетка заполняется своим кодом. При нормальном 8-ми часовом рабочем дне ставят «Я» или «01», а ниже 8.

Гибкий график работы

В табеле ставят код «Я» или «01» и указывают фактически отработанное время. При этом нужно следить за тем, чтобы за учетный период фактическая продолжительность рабочего времени сотрудника не превысила норму. Например, по общему правилу нормальная продолжительность рабочей недели — 40 часов.

Сменная работа

Сменная работа вводится, когда в день нужно поработать больше 8 часов.

В табеле также отмечают фактически отработанные часы. Работа в дневную смену — код «Я» или «01». Если смена сотрудника приходится и на дневное, и на ночное время, поставьте его рабочее время через дробь или отведите отдельную строку. Код для работы в ночное время — «Н» или «02».

Пример

Трудяга Ваня работает с 10 утра до 10 утра следующего дня по сменному графику «сутки через трое». Его рабочее время переходит на следующий день, а значит:

— в первый день Ваня отработал 12 дневных часов: с 10:00 до 22:00 и 2 ночных: с 22:00 по 00:00;

— во второй день 6 ночных: с 00:00 по 06:00 и 4 дневных с 06:00 по 10:00, поэтому табель заполняем так:

Ненормированный рабочий день

Некоторым работникам не получается соблюдать нормы труда, поэтому им устанавливают ненормируемый рабочий день.

Работа сверх нормы для таких сотрудников дополнительно не оплачивается, но отмечать в табеле часы переработки сверх графика нужно: исключений  тут трудовой кодекс не предусматривает.

Как учитывать время переработки таких сотрудников — решайте сами. Универсальный способ: добавить в табель условное обозначение специально для учета рабочих часов, отработанных сверх графика. Например, буквенного кода «НР». Тогда под кодом «Я» в табеле будете вести учет рабочих часов по графику, а под дополнительным кодом — учёт часов сверх графика.

Как быть в особых случаях

Внешний совместитель

В табеле показывайте время, которое по факту отработал совместитель, но не забывайте про ограничения трудового законодательства.

Сотрудник не может работать больше 4 часов по совместительству, если весь день работал по основному месту. Больше четырех часов совместитель работает только в те дни, когда он не занят по основному месту работы.

Не запрещено указывать и дробные числа. Например, если совместитель ежедневно работает по 4 часа 15 минут, то в табеле проставляйте дробное число — 4,25 часа (4 ч + 15 мин: 60 мин/ч).

Внутренний совместитель заболел

Поставьте в табеле код «Б» или  «19». Такие же коды укажите в строке, где учитывается его рабочее время по основной должности. При оплате больничного учитывают общий заработок сотрудника — как основной, так и по совместительству.

Сотрудник отработал полный день, а вечером его отправили на больничный

По факту сотрудник отработал день полностью и не важно, что этим же вечером ему оформили больничный лист. Поэтому в табеле поставьте код «Я» или «01» с полными рабочими часами.

Выходной в командировке

Для командировки используют код «К» или  «06». Для выходных дней — код «В» или «26». Поэтому, если у сотрудника выходной в командировке, используйте двойной код: «К/В» или «06/26». Он покажет, что это командировка и сотруднику нужно начислить суточные, а код «В» — что сохранять средний заработок за этот выходной день не нужно.

Если сотрудник в свой выходной в командировке работает, используйте код «К/РВ» или «06/03». Ведь ему полагаются не только суточные, но и оплата в повышенном размере или отгул. «РВ» или «03» — это коды для работы в выходные и нерабочие праздничные дни.

Как вести табель учёта в Эльбе

Эльба ежемесячно готовит табель учёта рабочего времени по форме №Т-13 в задаче по выплате зарплаты и НДФЛ: шаг Расчёт зарплаты → Распечатать. Эльба умеет готовить табель только для нормального режима работы: 5-ти дневная 40 часовая неделя. Если у сотрудника другой график работы, то табель можно скачать в exсel и подправить вручную.

Как вести учет рабочего времени: лайфхаки для бизнеса

Учёт рабочего времени сотрудников – обязательная функция на большинстве предприятий. Осуществлять его можно вручную или при помощи специализированного программного обеспечения. В статье мы расскажем, как вести учет рабочего времени сотрудников и максимально оптимизировать данный процесс.

Содержание:

В современном мире самым важным ресурсом становится время, и его неэффективное использование способно отрицательно повлиять на работу предприятия. Но так ли необходим контроль сотрудников или без него можно обойтись?

Во-первых, заполнять табель учёта рабочего времени организации обязывает государство. Кажущаяся формальность способна оградить компанию от неприятностей. Например, в случае судебной тяжбы с сотрудником.

Во-вторых, отлаженная система контроля позволяет выявить недобросовестных или старательных работников, чтобы наказать первых и премировать вторых.

В-третьих, учёт рабочего времени помогает поддерживать дисциплину, снижая таким образом вероятность возникновения внештатных ситуаций, которые приведут к убыткам.

Кроме того, контроль деятельности сотрудников может повысить уровень общей и информационной безопасности, а автоматизация процесса – увеличить прибыль.

Как вести учёт рабочего времени сотрудников: 5 способов

Итак, мы убедились в необходимости контроля. Теперь встаёт вопрос: как вести учёт рабочего времени. Вот несколько способов:

  • Excel или Google таблицы. Плюсы: дешевизна и простота. Минусы: невозможность автоматизации, подходит только для маленьких компаний, не отражает ситуацию на предприятии.

  • Бухгалтерские программы. Плюсы: подходит для бухгалтерии и hr-службы, формируются готовые табели, есть возможность добавления служебных документов. К минусам можно отнести всю ту же невозможность отследить насколько эффективно используется рабочее время.

  • Система видеонаблюдения. Плюсы: фиксируют время пребывания сотрудника на рабочем месте, помогают выяснить, чем занимался работник. Минусы: контроль только за офисными сотрудниками, невозможность интеграции с бухгалтерскими системами.

  • Программы автоматической слежки. Плюсы: отслеживание всех осуществляемых действий. Минусы: необходимость спрашивать письменное согласие.

  • CRM-системы. Плюсы: помогает проанализировать качество затраченного времени, автоматически фиксирует время начала и окончания работы, возможность интеграции с другими программами. Минусы: необходима настройка.

В CRM-системе «Битрикс24», в отличие от некоторых других, функция учёта рабочего времени интегрирована с документооборотом. Руководитель может не просто посмотреть сколько времени отработал тот или иной сотрудник, но и сколько времени он затратил на выполнение задач. Отчёты формируются в режиме реального времени, что дает возможность вовремя отреагировать на изменения. Обмен данными с решениями «1С» позволяет автоматизировать бизнес-процессы. Отсутствие жёсткого контроля благотворно влияет на взаимоотношения в коллективе. Об этой системе расскажем подробнее ниже в статье.

Как вести учет рабочего времени дистанционных сотрудников и на удаленке

Эффективность работы удалённых сотрудников зависит от правильной постановки задачи. Она должна быть конкретной и короткой. Перед тем как вести учет рабочего времени на удаленке, убедитесь в соблюдении несложных правил:

  1. Разграничение общих требований и технического задания. Сотрудник должен иметь доступ к памятке, содержащей общие рекомендации по работе, ответы на вопросы и объясняющей нюансы.

  2. Понятное техническое задание, в котором отсутствуют лишние речевые обороты.

  3. Одна задача – одно задание. Старайтесь разбивать задачу, таким образом вы сможете контролировать ход выполнения работ.

  4. Обратная связь на каждом этапе. Убедитесь, что задание было понято правильно до того, как работник выполнит основную часть.

  5. Создание единого шаблона для однотипных задач. Он может включать в себя памятку, ссылки на инструкции, примеры. Данная мера поможет оптимизировать работу.

Удаленный сотрудник не нуждается в постоянном контроле: достаточно оговорить продолжительность рабочего дня и график работы. Способы учета рабочего времени могут быть различными: по дням или неделям. Второй больше подходит для специалистов с ненормированным рабочим днём.

Многие компании предпочитают осуществлять коммуникацию с удалёнными сотрудниками при помощи социальных сетей или мессенджеров. Однако этот способ взаимодействия имеет ряд минусов: невозможно проследить за ходом выполнения работ, отчёты приходится заполнять вручную, часто не сохраняется история переписки. Решением могли бы стать программы автоматической слежки. Но далеко не каждый согласится установить на персональный компьютер приложение-шпион, который будет передавать работодателю все данные.

Как вести учет рабочего времени при ненормированном рабочем дне

Ненормированный рабочий день устанавливается, если того требует специфика работы. Вне зависимости находится ли сотрудник в офисе или работает удалённо график должен быть отражён в соглашении. Если переход на новый режим произошёл уже после трудоустройства, то следует заключить дополнительное соглашение.

Внесение изменений в договор возможно только после того, как работник ознакомится с локальным актом предприятия. В нём должен быть указан перечень специальностей с ненормированным рабочим днём, порядок предоставления денежной компенсации, условия труда и отдыха.

В случае необходимости компания может изменить график работы в одностороннем порядке. Однако сотрудник имеет право не согласиться с новыми условиями и подать на работодателя в суд. В этом случае предприятию придётся доказывать обоснованность введённых изменений.

При ненормированном рабочем дне сложность возникает не столько с контролем за деятельностью сотрудника, сколько в учёте отработанного времени. Вручную сделать это сложно. На помощь приходит автоматизация процесса. Например, CRM «Битрикс24» позволяет не только следить за количеством часов, но и на основе сформированных отчётов рассчитать сумму вознаграждения с учётом переработки.

Оптимизация бизнес-процессов

Автоматизация рутинных процессов, создание шаблонов типовых задач, интеграция CRM-систем с программами для бухгалтерского и кадрового учёта помогают оптимизировать работу персонала, сокращая таким образом расходы. Компания Profi Soft помогает клиентам:

  • Повысить качество контроля;

  • Увеличить скорость бизнес-процессов;

  • Наладить электронный документооборот;

  • Уменьшить затраты;

  • Сократить влияние человеческого фактора до минимума;

  • Улучшить качество обслуживания клиентов.

Оптимизация начинается с комплексного анализа бизнес-процессов: выявления ресурсов, определения роли каждого сотрудника, поиска уязвимостей и дублирующих функций. На данном этапе одна из важнейших задач - определение и ликвидация процессов, тормозящих развитие компании. Следующий шаг – автоматизация рабочих процессов. Она осуществляется постепенно, затрагивая в первую очередь затратные операции.

Постепенная интеграция программных продуктов помогает использовать рабочее время с пользой. Отпадает необходимость переключения приложений: все сервисы находятся в одном месте. Отчёты формируются по одному клику. Вероятность появления ошибок в документах стремится к нулю. Качество обслуживания клиентов повышается вследствие устранения программ-посредников.

Современные CRM-системы успешно справляются с задачей по оптимизации бизнес-процессов. Мы в Profi Soft предлагаем несколько решений:

Упомянутые продукты имеют свои плюсы и минусы, так как первоначально разрабатывались для различных целей. Универсальным решением, подходящим для любого бизнеса, является «Битрикс24».

Организация работы компании в «Битрикс24»

Система «Битрикс24» представляет собой набор инструментов для эффективной работы предприятия. История сделок, производственный график, договоры, внутренние распоряжения и контакты персонала находятся в одном месте. Все отчёты формируются в пару кликов. Рассылки, выставления счетов и другие рутинные операции автоматизируются, что влияет на рост доходов предприятия.

При этом базовая версия не требует внедрения, а сотрудники осваивают систему за один рабочий день. Основные функции доступны в любой версии «Битрикс24»:

  1. Создание проектов, делегирование задач и контроль их выполнения;

  2. Учёт рабочего времени сотрудников;

  3. Телефонные звонки;

  4. Рабочий чат;

  5. Интеграция с почтовым сервером;

  6. Оптимизация продаж;

  7. Электронный документооброт.

Интеграция с другими решениями позволит оптимизировать работу сотрудников компании. Загрузка контрагентов и товаров из 1С позволит вести клиентскую базу непосредственно в системе. Контролировать цены, наличие остатков и оплаты, формировать отчёты о продажах станет проще. Возможность отвечать на сообщения из социальных сетей, онлайн-консультанта и мессенджера повысит качество обслуживания клиентов.

«Битрикс24» - подходящее решение для руководителей компаний, идущих в ногу со временем. Мобильность системы позволяет осуществлять контроль с любого устройства. Точная настройка на бизнес-процессы фирмы и подключение главных функций – оптимизировать расходы, повысить производительность труда.

Компания Profi Soft настроит «Битрикс24» в соответствии с потребностями вашего бизнеса. Все нюансы будут учтены. Программисты осуществят интеграцию CRM с 1С и интернет-магазином, настроит телефонию. Клиент получит возможность управлять задачами, наладить взаимодействие между подразделениями и отдельными сотрудниками, вести проекты и осуществлять продажи. Ещё сомневаетесь? Свяжитесь с менеджером и получите подробную консультацию!

6 лучших способов учета рабочего времени сотрудников в 2021 году

В наш век интеллектуальной работы предприятия меньше внимания уделяют учету рабочего времени сотрудников.

Особенно для предприятий, которые состоят в основном из наемных сотрудников, тщательный учет рабочего времени сотрудников часто уходит в прошлое.

Тем не менее, довольно многим компаниям все еще требуется способ управления отслеживанием рабочего времени сотрудников. Например, компаниям с почасовой оплатой труда необходимо отслеживать часы работы сотрудников для получения точных данных о заработной плате.А для предприятий, которые выставляют счета клиентам или проектам, иногда необходимо учитывать отработанные часы с точностью до минуты.

И даже для сотрудников, которые не придерживаются строгих правил времени прихода и ухода, отслеживание того, как они проводят время на работе, все еще может быть полезным. Зная, сколько часов они тратят на выполнение определенных задач, сотрудники могут принимать более разумные и эффективные решения о том, как они используют свое время.

Если вам нужно отслеживать время, проведенное на рабочем месте или в смену, или вы хотите измерить, как ваши интеллектуальные работники проводят время в сети, доступны несколько методов для отслеживания рабочего времени сотрудников.Читайте дальше, чтобы узнать, как лучше всего отслеживать часы работы сотрудников для вашего бизнеса.

Кратко: как отслеживать отработанные часы сотрудников
  • Ручка и бумага
  • Настольные часы или часы в киоске
  • Мобильные приложения
  • Геозоны и GPS-отслеживание
  • Входные биометрические часы
  • Плагины браузера и URL отслеживание

Следует ли мне отслеживать часы работы сотрудников?

Для предприятий с почасовой оплатой учет рабочего времени является обязательным.

Если вы этого не сделаете, невозможно узнать, сколько вы должны платить своим сотрудникам за их отработанное время. Однако даже предприятия с наемными сотрудниками могут найти полезным учет рабочего времени сотрудников.

Знание того, как сотрудники, наемные или почасовые, проводят свое время, может помочь вам принимать более эффективные решения по укомплектованию персоналом и планированию, более точно отслеживать затраты на рабочую силу и повышать производительность труда. Но он также предлагает несколько других практических преимуществ, о которых я расскажу ниже.

Создание точных номеров заработной платы

Для предприятий с почасовой оплатой учет рабочего времени помогает правильно рассчитать заработную плату.Такие инструменты, как программное обеспечение для измерения времени, могут отслеживать время сотрудников с точностью до минуты. Такой способ отслеживания времени гарантирует, что вашим сотрудникам будут платить за проделанную работу, и что вы выплачиваете правильную сумму за каждый период оплаты.

Убедитесь, что вы соблюдаете трудовое законодательство и политику в отношении отпусков.

Отслеживая рабочее время сотрудников - с помощью ручки и бумаги или программного обеспечения - вы можете записывать, когда и как долго ваши сотрудники работали. Используя эти цифры, вы можете убедиться, что ваши сотрудники, не освобожденные от уплаты налогов, работают отведенное им количество часов, правильно оплачивают сверхурочные или что они берут отпуск, если и когда им это нужно.

Получите лучшее представление о том, куда уходит время сотрудников

Зная, когда и как долго ваши сотрудники проработали, вы лучше поймете свои потребности в рабочей силе. Например, владельцы ресторанов могут сравнивать показатели продаж с затратами на рабочую силу в течение любой смены. Эти сравнения могут помочь им понять, когда они, возможно, занижают или завышают расписание своих команд.

Или, если вашему бизнесу необходимо отслеживать время по проектам или клиентам, вы можете увидеть, как затраты на рабочую силу и часы работы складываются с вашими показателями доходов. Увидев, какие клиенты или какие типы проектов более прибыльны или требуют больше времени, вы сможете принимать более обоснованные бизнес-решения в долгосрочной перспективе.


Как отслеживать часы работы сотрудников

Если вы готовы ощутить преимущества отслеживания рабочего времени сотрудников, ознакомьтесь с несколькими из этих методов учета рабочего времени, чтобы выбрать тот, который лучше всего подходит для вашего бизнеса.


1. Ручка и бумага

Если вы придерживаетесь старой школы или работаете где-то с плохим подключением к Интернету или неоднородным доступом к технологиям, вы можете использовать старую добрую ручку и бумагу, чтобы начать отслеживать часы работы сотрудников.

Попросите сотрудников записать дату их смен, время начала и окончания, и все готово.

Этот аналоговый инструмент, возможно, не является предпочтительным методом для каждого бизнеса, но это простое решение, требующее небольшого обучения сотрудников.

Совет для профессионалов: Даже если сотрудники записывают время ручкой и бумагой, вкладывайте их в инструмент для работы с электронными таблицами, например Excel или Google Sheets. Отслеживание рабочего времени в Excel поможет вам рассчитать отработанные часы и экспортировать цифры в систему расчета заработной платы, чтобы вам не приходилось делать это вручную.


2. Настольные или киосковые часы

Многие типы программного обеспечения для работы с часами, например Time Doctor или When I Work, предлагают множество способов для сотрудников приходить и уходить. Одним из таких методов часто является настольное или киоск-приложение.

Используя такое приложение, вы можете настроить специальную станцию ​​регистрации времени, на которой сотрудники могут записывать свое время. Назначив определенные места для учета рабочего времени сотрудниками, вы можете упростить процесс отслеживания рабочего времени сотрудников.

Установить этот тип часов обычно так же просто, как загрузить приложение и назначить сотрудникам идентификационные номера или PIN-коды, чтобы они могли приходить или уходить. Эти системы также обычно позволяют экспортировать данные о времени сотрудников в ваше решение для расчета заработной платы, чтобы обеспечить бесперебойную выплату сотрудникам.

Совет от профессионала: Для настройки рабочего стола или киоска в качестве станции времени требуется оборудование. Обязательно учитывайте стоимость настольного компьютера, планшета или киоска в своем бюджете при рассмотрении этого типа часов.


3. Мобильные приложения

Вы можете использовать мобильные приложения для отслеживания времени прихода и ухода для почасовых сотрудников, а также для отслеживания времени по задачам для наемных или контрактных сотрудников.Мобильное приложение - еще один распространенный вариант, предлагаемый большинством программ для планирования.

С помощью мобильного приложения сотрудники могут получить доступ к часам или таймеру через свои смартфоны. Если ваши сотрудники установили сменные часы, приложение может предложить им приходить и уходить или даже делать перерыв во время смены.

Если ваши сотрудники отслеживают время, отработанное проектом или клиентом, они могут отслеживать отработанные часы и относить их к соответствующему потоку доходов на своем мобильном устройстве.

Совет для профессионалов: Прежде чем выбрать мобильное приложение в качестве основного метода учета рабочего времени сотрудников, убедитесь, что у всех ваших сотрудников есть доступ к смартфону.Если они этого не делают, установите метод резервного копирования, который эти сотрудники могут использовать для регистрации своего времени.


4. Геозоны и GPS-слежение

Простого мобильного приложения может быть достаточно для ваших мобильных сотрудников или тех, кто путешествует между разными местами работы. Однако, если вам нужна большая точность, вы можете выбрать GPS-отслеживание или геозону.

Некоторые программы для измерения времени, например ClockShark, могут отслеживать местоположение сотрудников на работе через GPS. Источник: программа ClockShark.

С помощью GPS-отслеживания вы можете установить геозону вокруг любого из ваших рабочих участков.Когда сотрудник прибывает на место работы, его мобильное приложение часов отправляет ему уведомление, чтобы он пришел. А если они покидают место работы, им будет предложено выйти.

Вы также можете использовать GPS-слежение, чтобы узнать, где находятся ваши сотрудники в течение дня, и проверить их время на месте и в пути.

Совет для профессионалов: Как и в случае с мобильным приложением, вам необходимо убедиться, что у ваших сотрудников есть доступ к мобильному устройству определенного типа, чтобы эффективно использовать GPS-слежение или геозону. И хотя многие инструменты часов предлагают в качестве опции синхронизацию на основе GPS, обычно это доступно только при покупке обновленной версии программного обеспечения.Взвесьте затраты и преимущества этого типа инструмента, прежде чем выбирать его как лучший вариант учета рабочего времени.


5. Биометрические часы

Биометрическая идентификация использует биологические особенности, такие как отпечатки пальцев или черты лица, для проверки личности человека. Использование биометрических данных, позволяющих сотрудникам отсчитывать время, помогает предотвратить удары напарника, когда один сотрудник выполняет синхронизацию с другим. Как только сотрудник регистрируется с помощью биометрической функции, ваша система часов будет отслеживать его часы, пока он не выйдет.

Совет для профессионалов: Биометрическая идентификация по-прежнему является довольно новой функцией на рынке программного обеспечения для часов, поэтому не все инструменты будут предлагать ее в качестве опции регистрации времени. Кроме того, использование биометрии требует приобретения другого оборудования, например сканеров отпечатков пальцев. Таким образом, если вам действительно не нужно проверять личность ваших сотрудников, биометрические данные могут оказаться слишком дорогостоящими в качестве опции для отслеживания рабочего времени сотрудников.


6. Плагины браузера и отслеживание URL-адресов

Если ваши сотрудники в основном работают на компьютерах, и вы хотите лучше понять, как они используют свое время, вы можете использовать инструмент таймера, который отслеживает URL-адреса сотрудников или предлагает таймер как плагин для браузера.

Таймеры особенно полезны, если вашим сотрудникам необходимо регистрировать время, потраченное на проект или клиент. Одним нажатием кнопки сотрудники могут запускать и останавливать таймер, чтобы записывать то, над чем они работают, и отправлять часы в свои табели учета рабочего времени в режиме реального времени.

Чтобы проверить, как ваши сотрудники проводят свое время, вы также можете разрешить инструменту таймера отслеживать URL-адреса, которые они посещают. Это позволит разделить время, потраченное на рабочие инструменты, по сравнению с личными сайтами, такими как Facebook. Когда вы знаете, как сотрудники проводят свое время, вы можете лучше определить, как они могут работать более эффективно.

Отчеты о производительности, подобные этому от TimeCamp, показывают, как сотрудники проводят свое время в рабочее время. Источник: программное обеспечение TimeCamp.

Совет для профессионалов: Если вы отслеживаете URL-адреса или даже делаете скриншоты экранов сотрудников в рабочее время, вы должны сообщить сотрудникам, что их действия отслеживаются. Многие инструменты, отслеживающие этот тип информации, также предлагают возможность отправлять отчеты о рабочем времени вашим сотрудникам. Предоставление им этих отчетов поможет им самостоятельно принимать более разумные решения о том, как они используют свое рабочее время.


Следует ли мне использовать часы для учета рабочего времени сотрудников?

Помимо использования ручки и бумаги, а также такого инструмента, как Excel, для отслеживания рабочего времени сотрудников, большинство этих инструментов доступны через некоторые типы программного обеспечения для измерения времени. В то время как более аналоговые методы эффективны для отслеживания рабочего времени сотрудников, часы более точны и требуют гораздо меньшего обслуживания с вашей стороны.

Эти инструменты часто интегрируются с инструментами расчета заработной платы или позволяют экспортировать их, и вы можете быть уверены, что вашим сотрудникам будут платить вовремя за те часы, которые они регистрируют.Говоря о деньгах, вложения в программное обеспечение для измерения времени имеют для вас финансовые преимущества.

Точные часы работы сотрудников, регистрируемые в режиме реального времени, позволяют лучше и точнее анализировать затраты на рабочую силу и эффективность сотрудников. Эти идеи позволят вам принимать рентабельные решения по планированию, которые со временем могут снизить затраты.


Начните отслеживать часы работы сотрудников

В конечном итоге вам следует использовать тот тип инструмента, который лучше всего подходит для вас и ваших сотрудников. Независимо от того, какой инструмент вы выберете, отслеживание рабочего времени сотрудников предоставит вам полезные данные о затратах на рабочую силу и производительности.

Если вас интересует программное обеспечение для часов, которое предлагает некоторые из инструментов отслеживания часов, которые я обсуждал выше, вот список некоторых систем с самым высоким рейтингом:

  • Homebase предлагает мобильное или настольное приложение для часов и часы на основе GPS -в.
  • TimeCamp позволяет отслеживать использование компьютера сотрудниками и предлагает онлайн-таймер для сотрудников, чтобы регистрировать время по проекту или клиенту.
  • Replicon - это сверхмощные часы и система расписания, предлагающая биометрические параметры входа, такие как Face ID, в дополнение к мобильным приложениям и инструментам времени на основе GPS.

4 СПОСОБА УЧЕТА ЧАСОВ СОТРУДНИКА | by EmpMonitor

Когда дело доходит до ведения успешного бизнеса, учет сотрудников времени является одним из важнейших аспектов, который нельзя игнорировать. Существует множество причин для отслеживания рабочего времени сотрудников, например:

  • Расчет заработной платы
  • Соблюдение трудовых норм
  • Расчет общего количества человеко-часов, затраченных на проект
  • Обработка работы, связанной с персоналом

Многие компании приняли разные способы чтобы отслеживать часы работы своих сотрудников, и все они, кажется, подходят им, когда они привыкают к этому.

ПОЧЕМУ ОТСЛЕЖИВАТЬ ЧАСЫ СОТРУДНИКА?

Вы можете заключать со своими сотрудниками разные виды договоров, будь то в форме постоянных сотрудников или внешних консультантов. Учет рабочего времени штатных сотрудников важен для отслеживания прогресса текущего проекта, на основании которого менеджер может рассчитать, сколько еще времени потребуется для его завершения.

Если проект отстает из-за меньшего количества часов, уделяемых сотрудниками на работе, менеджер может добавить больше ресурсов в проект или предпринять другие необходимые шаги, чтобы сотрудники тратили больше часов.

В то время как для внешнего консультанта, помимо , отслеживающего прогресс проекта , также необходимо рассчитать размер заработной платы, которую ему будут выплачивать, исходя из количества часов, которые они проводят на работе. А поскольку внешние консультанты являются более дорогостоящими ресурсами, часы, потраченные ими на проект, помогают менеджерам также рассчитать общий бюджет проектов, на основании которых они назначают / переназначают больше или меньше ресурсов для своих проектов.

ОБЫЧНОЕ ВРЕМЯ ПРОТИВ ПЕРЕРАБОТКИ

Согласно федеральному закону во многих странах сотрудники должны работать не более 40 часов в неделю.Следовательно, часы, которые они проводят на работе, необходимо очень точно отслеживать, чтобы, если они работают сверхурочно, они должны получить за это денежную компенсацию.

Каждый раз, когда сотрудники заявляют, что им выплачивают дополнительную плату за сверхурочную работу, работодатели должны иметь надежный механизм учета рабочего времени сотрудников, чтобы их заявления могли быть перепроверены. Основываясь на этом механизме, они могут легко узнать, сколько сверхурочных было потрачено сотрудниками и, следовательно, сколько дополнительной суммы им должна компания.

ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ ОТСЛЕЖИВАНИЯ ЧАСОВ СОТРУДНИКОВ

Чтобы узнать, , как вести учет часов сотрудников , существуют как традиционные, так и более продвинутые методы, которым обычно следуют компании по всему миру. Они использовали разные методы для отслеживания рабочего времени сотрудников в зависимости от их потребностей и удобства. Некоторые из наиболее часто используемых методов могут быть перечислены ниже:

ШАБЛОНЫ РАСПИСАНИЯ

Сотрудники могут вводить свои часы в недельном расписании, специально разработанном для ручного входа и выхода.Могут быть строки для повседневной жизни с столбцами, в которых указывается время начала, время окончания, время обеда, отпуска / отпуска, а также сверхурочные.

Сотрудники могут неукоснительно регистрировать свое рабочее время в этой ведомости и передавать ее своим работодателям в конце каждой недели. Затем работодатели могут преобразовывать эти данные в ежемесячные записи и использовать их для различных целей, как я упоминал выше.

Бесплатные онлайн-табели учета рабочего времени можно загрузить из Интернета, и они легко доступны. Пример расписания может выглядеть следующим образом:

ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ВРЕМЕНИ СОТРУДНИКОВ В EXCEL

Другой метод, который также относится к ручному отслеживанию рабочего времени сотрудников, - это ввод данных в таблицу Excel.Обычный лист Excel можно хранить на локальном сервере, к которому каждый может получить доступ через свои компьютеры, подключенные к локальной сети.

Формулы можно вставить в столбец общего количества часов, который будет рассчитывать общее количество часов входа в систему на основе времени входа и выхода, введенного сотрудниками. Все еженедельные расписания могут храниться в одном месте на сервере, и их могут просматривать менеджеры своих команд.

Этот метод регистрации времени был бы более точным, когда дело доходит до расчета общего количества часов из-за использования встроенных формул на листах Excel, по сравнению с их вычислением вручную в предыдущем методе, упомянутом выше.

Типичный и простой счетчик рабочего времени в Excel будет выглядеть так:

КАЛЬКУЛЯТОР РАСПИСАНИЯ

В Интернете есть множество калькуляторов расписания, которые можно бесплатно найти. Эти простые в использовании калькуляторы оснащены встроенными функциями, специально разработанными для определения общего количества часов, проведенных вашими сотрудниками.

Все, что вам нужно сделать, это просто установить их на компьютеры каждого сотрудника, а также на свой собственный, и они предоставят вам конкретные данные для всех на вашей установленной версии.Нет необходимости подсчитывать общее время входа в систему, так как это будет сделано на основе данных, введенных сотрудниками.

Однако тот факт, что они также зависят от ручного ввода данных сотрудниками, по-прежнему подвержен ошибкам и не является полностью надежным.

ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АВТОМАТИЧЕСКОГО УЧЕТА ВРЕМЕНИ СОТРУДНИКА

Последний вариант - универсальное решение для всех проблем, связанных с отслеживанием времени . Хотя в Интернете доступно множество программ для учета рабочего времени, нет более простого, легкого и всеобъемлющего программного обеспечения, чем EmpMonitor , предназначенного для выполнения этой работы с максимальной точностью.

Самым большим преимуществом использования EmpMonitor является то, что это полностью автоматизированное программное обеспечение, предназначенное для отслеживания общего времени, в течение которого ваши сотрудники находятся в системе, на основе фактических часов, которые они проводят на своем компьютере.

Давайте рассмотрим некоторые из его основных функций:

АВТОМАТИЧЕСКИЙ РАСЧЕТ ЧАСОВ ВХОДА:

Программное обеспечение позволит вам узнать точное время входа в систему на основе полностью автоматизированных функций, при которых сотрудникам не нужно вводить логин и журнал. вне часов вручную. Он автоматически определяет активность сотрудников на их компьютерах и продолжает рассчитывать общее количество часов входа в систему на основе этого.

В конце каждого временного интервала он покажет вам общее время, в течение которого ваш сотрудник был в сети, в виде чисел, а также впечатляющих диаграмм и графиков.

СПЕЦИАЛЬНО РАЗРАБОТАНО ДЛЯ РАСПРЕДЕЛЕННОЙ СЕТИ:

В отличие от предыдущих методов, упомянутых в этом блоге, он специально разработан для отслеживания часов сотрудников, которые также работают удаленно. Все, что вам нужно сделать, это установить это программное обеспечение на компьютер ваших сотрудников, и оно будет работать в фоновом режиме, вычисляя все необходимые данные, чтобы вы могли их просмотреть позже.

Сгруппируйте своих сотрудников:

Вы можете распределить своих сотрудников по разным группам в зависимости от их местоположения или отделов, и это также покажет вам продуктивные часы для всей группы. Таким образом, с помощью EmpMonitor вы можете буквально использовать механизм отслеживания времени на другом уровне, где вы можете узнать общее количество человеко-часов, в течение которых выполняется вход, прямо от сотрудников до целых отделов или разных мест, где находится ваша команда.

ВРЕМЯ НА КАЖДОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ:

Вы можете не только узнать, сколько времени ваши сотрудники проводят за своим компьютером

, но и EmpMonitor может копнуть гораздо больше.Он может точно рассчитать, сколько времени тратится на каждое приложение, что даст вам более реалистичную картину производительности сотрудников.

ОБЛАЧНАЯ РАБОТА:

Вам больше не нужно зависеть от локальной сети, чтобы отслеживать своих сотрудников, как в вариантах, упомянутых выше. Поскольку EmpMonitor основан на облаке, вы можете отслеживать продуктивность своих сотрудников из любого места, то есть в тех случаях, когда они работают из дома.

STEALTH MODE:

Если вы не хотите, чтобы ваши сотрудники знали об этом программном обеспечении, запущенном на их компьютерах, вы также можете запустить его в скрытом режиме. Он будет работать в фоновом режиме, и у ваших сотрудников не будет ни малейшего намека на это. Его нет в списке запущенных программ, и они даже не могут остановить его работу на своем компьютере.

Также прочтите-

8 Простые стратегии повышения производительности сотрудников на рабочем месте

Как увеличить потенциал команды с помощью аналитики производительности труда?

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Добавление времени с помощью таблицы Excel, расписания или калькулятора расписания может быть самым дешевым из доступных вариантов, но они могут помочь вам достичь вашей цели только в определенной степени.Они требуют большого количества документов, ручной работы, решения проблем, связанных с хранением, и даже с теми, которые вы не можете полностью полагаться на данные, которые вы получаете от них.

Вместо этого использование программного обеспечения для отслеживания сотрудников , такого как EmpMonitor, дает вам особый импульс в этой деятельности, а поскольку все автоматизировано, вы можете полностью полагаться на данные, которые вам предоставляются. Многие работодатели предпочитают переходить на автоматизированные инструменты для большинства своих задач, и EmpMonitor приобрел достаточную известность в своей нише специально для целей, о которых был написан этот блог.

Так что не ждите, чтобы присоединиться к победе над автоматизацией вашей системы учета рабочего времени в вашей организации, и получите бесплатную пробную версию EmpMonitor сегодня, чтобы познакомиться со многими другими ее функциями самостоятельно.

Первоначально опубликовано: EmpMonitor

Лучшие способы отслеживания рабочего времени сотрудников

Автор: Angelmarie Kendall | 15 минут на чтение

Как работодатель, у вас много дел; отслеживание рабочего времени сотрудников - одна из них. Это обязанность, которая подвержена ошибкам в расчетах и ​​может стоить вам буквально. Подумайте об этом: если средний рабочий работает 2000 часов в год, а вы перерасчитываете на пару часов, эти часы складываются.

Есть несколько вариантов на выбор, которые могут упростить процесс отслеживания часов и избежать ошибок в расчетах.

Как лучше всего отслеживать время сотрудника?

В зависимости от того, сколько у вас сотрудников, может быть сложно эффективно отслеживать часы работы сотрудников, избегая ошибок. Существует множество методов и услуг, которые помогут вам отслеживать часы работы.

1. Ручка и бумага

Да, мы сказали это: ручка и бумага. Вы можете подумать, что это устаревший метод, но на самом деле многие компании все еще используют его, особенно малые предприятия (25% малых предприятий). Так почему же компании до сих пор используют технику ручки и бумаги?

Использование этого метода для отслеживания рабочего времени сотрудников не требует обучения программному обеспечению, это самый простой метод. Ручка и бумага также стоят совсем недорого. Некоторые программные сервисы требуют, чтобы вы платили за ежемесячную пробную версию.

Однако, используя технику ручки и бумаги, можно легко потерять бумагу и испортить табели учета рабочего времени. Когда дело доходит до суммирования всех часов сотрудников, также может быть утомительно вручную вводить каждое число. Также сложнее отправить изменения сотрудникам. Если это произойдет, что вы будете делать? Распечатать несколько копий и отправить их снова? Это требует больше бумаги. Отправить электронное письмо, информирующее сотрудников об изменении? Это просто добавляет больше к вашей тарелке. Использование этого метода учета рабочего времени сотрудников имеет свои плюсы и минусы.

2. Электронные таблицы

Электронные таблицы, такие как Google Таблицы и Excel, являются дополнительными ресурсами, которые компании используют для учета отработанных часов. Работодатели могут легко поделиться этим со своими сотрудниками, чтобы они могли вручную записывать свои часы. Суммирование часов сотрудников занимает менее трех щелчков мышью.

В предыдущей статье мы писали об использовании Excel для учета рабочего времени сотрудников. В этой статье мы предлагаем читателям бесплатно загружаемый шаблон расписания.

3. Часы

Вероятно, все мы использовали часы, чтобы приходить и уходить с работы. Часы - это устройство, которое записывает часы работы сотрудников с использованием журнала рабочего времени, пароля и / или отпечатка руки. Некоторые даже используют распознавание лиц! Вот несколько надежных часов, которые вы можете заказать онлайн:

Выбирая, какие часы использовать, убедитесь, что они просты в использовании и понятны для вас и ваших сотрудников. Найдите время, чтобы изучить сотни часов на рынке.

Начните менее чем за минуту без кредитной карты

Спасибо! Ваше сообщение получено!

Ой! Что-то пошло не так при отправке формы.

Есть ли приложение для отслеживания рабочего времени сотрудников?

Существуют сотни приложений, которые были созданы для учета рабочего времени сотрудников. Мы выбрали 4 приложения, которые, по нашему мнению, лучше всего подходят для вашего бизнеса.

1. ClockShark

ClockShark - это ведущая программа SaaS для учета рабочего времени и планирования для строительных и сервисных компаний.С мобильными часами сотрудники могут легко приходить и уходить с помощью своих интеллектуальных устройств.

ClockShark также имеет такие интеграции, как QuickBooks и ADP, чтобы сделать расчет заработной платы проще простого. Попрощайтесь с долгими часами, потраченными на табели учета рабочего времени, и неправильно рассчитанными часами. Эта программа экономит ваше время и деньги!

2. Harvest

Harvest - это приложение, которое отслеживает время, составляет отчеты и выставляет счета. Есть таймер, который сотрудники могут запускать и останавливать во время выполнения своих задач.Эти часы суммируются, чтобы получить точное количество часов, отработанных за день.

Например, Джон, организатор мероприятий, может использовать Harvest на своем компьютере или смартфоне, чтобы отслеживать, сколько времени он тратит на работу над одним мероприятием. Harvest не позволяет работодателям «угадывать», сколько времени они потратили на проект.

3. Everhour

Everhour обеспечивает точное отслеживание времени для управления проектами, выставления счетов и расчета заработной платы. Они позволяют сотрудникам и командам отслеживать свое время с помощью таймера.В каждом проекте сотрудники используют таймер, чтобы не отставать от своего дня.

У них также есть интеграции, такие как Asana, где сотрудники могут взять задачу и запустить таймер. Когда они выполнили задачу, они могут остановить таймер. Если время указано неточно, программа позволяет вам редактировать часы, отработанные над проектом.

4. Toggl

При бесплатном базовом плане Toggl - это программа учета рабочего времени, которая помогает вашим работодателям добиваться результатов. В нем есть таймер в один клик, чтобы отслеживать время, которое сотрудники тратят на проекты.Это простой в использовании счетчик рабочего времени сотрудников.

Toggl напомнит рабочим, если они забыли щелкнуть таймер при запуске проекта. Это также будет предупреждать рабочих, когда они забыли остановить таймер после выполнения задачи.

Зачем использовать приложение для отслеживания рабочего времени сотрудников?

The Huffington Post обнаружила, что люди переоценивают свое рабочее время на 5–10 процентов в неделю. Это может стоить вам тысячи долларов в год.

Использование приложения для отслеживания рабочего времени сотрудников поможет вам получать точные часы работы ваших сотрудников.Установление точного времени работы не позволяет вам оплачивать сотрудникам часы, которые они не выполняли. Использование приложения в конечном итоге сэкономит вам тысячи долларов. Так почему бы не найти тот, который лучше всего подходит для вашей компании?

В заключение…

Есть несколько способов отслеживать часы работы ваших сотрудников. Чтобы выбрать метод, который лучше всего использовать для вашего бизнеса, необходимо провести некоторое исследование. Будь то ручка и бумага, часы или приложение, важно помнить, что некоторые методы будут лучше, чем другие, в зависимости от вашей компании.Расскажите в комментариях, что вы делаете для учета рабочего времени сотрудников?

Angelmarie Kendall

Angelmarie - стажер по маркетингу в ClockShark. В настоящее время она посещает CSU Chico, изучает маркетинг и международный бизнес. Здесь, в ClockShark, она создает контент для онлайн-зрителей и помогает команде маркетинга.

https://www.twitter.com/amj_kendall

3 способа для малого бизнеса отслеживать часы работы сотрудников

Что касается бэк-офиса, то иногда можно упустить из виду отслеживание рабочего времени сотрудников.Это особенно актуально для многих новых предприятий с небольшими командами. Но проблема кражи времени, независимо от того, насколько велик ваш бизнес, совсем не мала.

Даже один час заполнения табеля рабочего времени каждого сотрудника в месяц может стоить предприятию тысячи долларов в год.

Когда сотрудники ненадлежащим образом документируют свое рабочее время, намеренно или нет, это может привести к проблемам с расчетом заработной платы и налоговой отчетности и даже вызвать юридические проблемы для вашей компании.

Отслеживание рабочего времени сотрудников сокращает время кражи

Помимо чистой прибыли, кража времени также может подорвать уверенность и моральный дух коллег и создать для всех негативную атмосферу.

Традиционно владельцы бизнеса использовали один из трех способов учета рабочего времени сотрудников:

  1. Аналоговое решение, например ручка и бумага или общая электронная таблица
  2. Часы и пробивные машины
  3. Программа учета рабочего времени

Какой метод учета рабочего времени и посещаемости обеспечивает максимальную защиту от кражи времени? Давайте посмотрим на три.

Является ли кража времени проблемой для вашего малого бизнеса? Пройдите наш интерактивный тест на кражу времени, чтобы проверить свои знания о краже времени и изучить ключевые отраслевые данные, связанные с ее истинными затратами.

Пройдите викторину по кражам времени

Три способа учета рабочего времени сотрудников малого бизнеса

Отслеживание рабочего времени сотрудников с помощью ручки и бумаги

  1. Отслеживание рабочего времени сотрудников с помощью ручки и бумаги кажется устаревшим подходом, но многие компании по-прежнему полагаются на него. В конце концов, эти компании могут решить перейти на общую электронную таблицу как способ продвижения вперед.

Простота этого подхода, наряду с тем фактом, что он не требует дополнительных затрат, поначалу может показаться привлекательной.И теоретически все должно работать гладко: в конце периода расчета заработной платы работодателю просто нужно позвонить своему поставщику платежной ведомости и сообщить часы работы своих сотрудников. Но по мере роста малого бизнеса ограничения этого метода быстро становятся очевидными:

  • Работодатели могут начать подозревать, что сотрудники неправильно отслеживают свое время.
  • Почерк сотрудника может быть трудночитаемым, и сотрудник может не получать зарплату за свое рабочее время.
  • Ручная отчетность увеличивает количество ошибок, а получение долга может занять у руководства много времени.
  • Наконец, без электронного учета рабочего времени и учета споры о заработной плате с сотрудниками могут создать юридические проблемы даже для самых щепетильных предприятий.

Использование часов для отслеживания рабочего времени сотрудников

  1. Аппаратные таймеры могут помочь исключить возможность создания отчетов о времени, подверженных ошибкам. Они являются превосходным решением для создания отчетов вручную, но также имеют недостатки.
  • Часы различаются по уровню сложности и стоимости. Компаниям может быть сложно решить, сколько им нужно, по сравнению ссколько это слишком много.
  • Простые перфораторы относительно недороги, но могут быть трудными в обслуживании и подвергаться злоупотреблениям со стороны сотрудников.
  • Ввод PIN-кода
  • , считывание карт, биометрия отпечатков пальцев, ручные сканеры и телефонные часы обеспечивают большую точность, но могут быстро стать дорогостоящими, особенно когда бизнесу требуются такие сканеры в нескольких местах.
  • Наконец, оборудование сложно обновить или отремонтировать, и оно может быстро устареть.

Отслеживание рабочего времени сотрудников с помощью ПО для учета рабочего времени и учета рабочего времени

  1. Программное обеспечение учета рабочего времени предлагает решения нового поколения, разработанные почти для любого бизнеса, такие как stratus time from nettime
  • Лучшие на сегодняшний день решения для учета рабочего времени сотрудников доступны из веб-браузера и легко интегрируются с системами розничных точек продаж (POS) и платежными ведомостями.
  • Большинство облачных решений будет часто обновляться, чтобы пользователи могли соответствовать изменениям в законах штата и федеральных законах о заработной плате и труде.
  • Модели ценообразования
  • различаются, но большинство услуг по подписке помогают снизить ежемесячные расходы, пока ваш бизнес небольшой, а затем масштабироваться по мере роста с дополнительными опциями, помогающими отслеживать рост вашей рабочей силы.
  • Такие функции, как планирование, начисление оплачиваемого рабочего времени, отслеживание и запросы, прогнозирование затрат на рабочую силу и функции соответствия требованиям ACA, доступны по мере расширения вашего бизнеса.
  • И мобильные функции прекрасно синхронизируются с потребностями ваших удаленных сотрудников.

Ваш отдел расчета заработной платы устал расшифровывать рукописные заметки? Ваш бизнес перерос ваши часы? Пусть stratus раз поработают на вас. Мы можем помочь вам попрощаться с достаточно хорошим.

stratus time - это гибкое решение для учета рабочего времени и посещаемости, которое хорошо сочетается со многими решениями для внутреннего офиса. Поговорите с одним из наших профессионалов сегодня о том, как stratus time может помочь вам решить ваши потребности в времени и посещаемости.

Свяжитесь с нами сегодня

Как отслеживать часы работы сотрудников?

5 мин. Читать

Чтобы отслеживать часы работы сотрудников, вы можете записывать их рабочие часы каждый день вручную, записывать их с помощью таймера или использовать программное обеспечение для отслеживания времени, чтобы проверять, когда ваши сотрудники приходят и уходят.

Хотя учет рабочего времени сотрудников является обязательным для предприятий, которые выставляют счета своим клиентам на почасовой основе, он также дает полезную информацию о производительности и эффективности сотрудников для компаний с другой бизнес-моделью.Согласно Harvard Business Review, неотслеживаемое рабочее время может обходиться экономике в 7,4 миллиарда долларов в день. Отслеживание рабочего времени сотрудников может иметь огромное влияние на бизнес.

О чем идет речь в этой статье:

Как отслеживать часы работы сотрудников?

Как отслеживать ежедневную активность сотрудников?

Как отслеживать часы работы сотрудников?

Федеральный закон о трудовых стандартах гласит, что компании должны отслеживать часы работы сотрудников и размер заработной платы, которую они получают. Хотя нет спецификации, как отслеживать часы работы сотрудников, данные должны включать время и день начала рабочей недели сотрудника, часы, отработанные каждый день, и общее количество часов, отработанных каждую неделю.

Лучшие методы отслеживания рабочего времени сотрудников

Когда дело доходит до учета времени, работодатели могут выбирать из множества вариантов.

Таблицы учета рабочего времени на бумаге

Эта система предполагает ручной ввод часов в электронную таблицу и записную книжку. Это кажется устаревшим подходом к отслеживанию рабочего времени сотрудников, но он все еще широко используется малыми предприятиями из-за своей простоты и экономической эффективности.

К сожалению, эта система чревата ошибками и может потребовать очень много времени для управления.Одна из распространенных проблем с ручными журналами - это читаемость. Если записи в этих журналах трудно читать, возможно, сотруднику не заплатят вовремя. В некоторых случаях сотрудник может подделать данные или записать их неправильно.

Отсутствие электронных журналов рабочего времени также может затруднить разрешение споров по оплате труда с сотрудниками.

Часы

Хотя они могут превосходить ручные отчеты, часы различаются по уровню сложности и точности.Хотя простые перфораторы недороги, они также склонны к неправильному использованию и их гораздо сложнее обслуживать и обновлять оборудование.

С другой стороны, настенные считыватели карт, биометрические сканеры и ввод PIN-кода обеспечивают значительно большую изощренность и точность. Эти системы обычно настроены для отправки и получения данных во встроенную программную систему.

Малые предприятия, планирующие использовать эти системы, должны учитывать стоимость оборудования и программного обеспечения, обучение персонала, текущее обслуживание и устранение неисправностей.

Программа для отслеживания времени

Независимо от того, являетесь ли вы малым предприятием с несколькими сотрудниками или крупной организацией, облачное программное обеспечение для учета рабочего времени предоставляет простые решения для ввода часов и быстрой маршрутизации времени для согласований. Большинство этих решений также легко интегрируются с приложениями для расчета заработной платы и экономят часы ручного ввода данных.

не только прост в настройке и использовании, но и предлагает сотрудникам гибкость, позволяющую подключаться и выходить с различных устройств, таких как компьютеры, настенные планшеты и даже телефоны.Эта система исключает ошибки, вызванные ручными расчетами, поскольку табели учета рабочего времени рассчитываются автоматически и отправляются в расчет заработной платы.

Это также идеальный вариант для фрилансеров и сотрудников, которые работают из дома или не ограничены одним зданием или офисом для работы.

Несмотря на то, что ни одна из этих систем не является идеальной, программное обеспечение для учета рабочего времени является лучшим методом отслеживания рабочего времени сотрудников, поскольку оно выходит за рамки простого отслеживания времени прибытия и ухода сотрудников.

Программное обеспечение

для учета рабочего времени дает владельцам бизнеса обзор всего бизнеса и того, как сотрудники проводят свое время.Это полезно, когда дело доходит до оптимизации, реорганизации проектов, назначения задач и т. Д. Если вы выставляете счет клиентам почасово, программа гарантирует, что клиентам выставлен счет на правильную сумму.

Как отслеживать повседневную деятельность сотрудников?

Ежедневную деятельность сотрудников можно отслеживать с помощью журналов активности и контрольных списков.

Программное обеспечение

для учета рабочего времени надежно работает в фоновом режиме на ваших устройствах и позволяет отслеживать часы, которые сотрудники проводят в приложениях и на веб-сайтах, тем самым давая вам точную картину дня.Вы также можете создавать отчеты и данные на основе этого действия.

Некоторые приложения также позволяют отслеживать время вручную. Вы можете запустить таймер, когда начинаете задание, и остановить его, когда закончите.

Компании также отслеживают активность сотрудников, чтобы отслеживать производительность, снижать эффективность и поддерживать их репутацию.

Использование Интернета

Многие компании отслеживают активность сотрудников в Интернете, например, время, потраченное сотрудниками на просмотр сайтов онлайн-покупок. Они также могут запрещать сотрудникам посещать веб-сайты с явно неприемлемым содержанием и другие сомнительные сайты.

Телефон

Телефонные звонки с клиентами, потенциальными клиентами, пользователями и поставщиками могут быть записаны для предоставления статистики поддержки клиентов. Однако большинство компаний ограничиваются отслеживанием того, по каким номерам звонят сотрудники и сколько времени они проводят за телефоном, чтобы избежать злоупотреблений.

Электронная почта

Мониторинг сообщений электронной почты помогает компаниям предвидеть проблемы до того, как они возникнут, а также помогает в разрешении споров.

GPS и отслеживание местоположения

Для предприятий, которые предоставляют услуги на местах, принято использовать GPS в транспортных средствах и датчики в телефонах для отслеживания местонахождения сотрудников.

Другие способы, которыми сотрудники следят за общением сотрудников, - это запись с экрана компьютера и аудио / видеонаблюдение.

Хотя отслеживание рабочего времени сотрудников действительно предлагает множество преимуществ, таких как большая прозрачность, лучшее делегирование и лучшее понимание производительности и производительности сотрудников, оно может повлиять на моральный дух сотрудников из-за предполагаемого отсутствия конфиденциальности и высокого стресса.

Для предприятий важно быть прозрачными в отношении своих политик мониторинга и уважать конфиденциальность сотрудников, чтобы избежать конфликтов на рабочем месте и выполнять более продуктивную работу.

Как вести учет рабочего времени сотрудников

Многие компании хотят знать, как вести учет рабочего времени сотрудников, не сходя с ума. Есть так много вещей, за которыми нужно следить, и с учетом того, что каждый день в отрасли происходит все больше нормативных актов, неудивительно, что персонал по расчетам заработной платы и человеческие ресурсы перегружены. Отсутствия сотрудников и случайные сверхурочные часы - самая большая головная боль для тех, кто отвечает за соблюдение расписания.

Какие способы отслеживания у вас есть?

Когда дело доходит до ведения журнала отработанных часов сотрудников, работодателям предоставляется множество вариантов.Давайте посмотрим на некоторые из этих вариантов.

Ручка и бумага

Вы можете пойти старомодным путем - все записывать. Имейте в виду, что вручную вести точный журнал, охватывающий каждого сотрудника, может оказаться непростой задачей. С этой системой вы также должны подумать, кто будет записывать время. Будет ли сотрудникам доверять вход и выход? Само собой разумеется, что система «чести» полна лазеек и удобных возможностей для белой лжи на благо сотрудников.

Другая проблема, связанная с занесением часов вручную в электронную таблицу или записную книжку, - это удобочитаемость. В зависимости от автора, иногда люди могут даже столкнуться с трудностями при чтении собственного сочинения, когда возвращаются к нему, не говоря уже о чужой кошачьей царапине.

Смахивание значка сотрудника

Популярным методом, используемым крупными компаниями и корпорациями, является использование значка идентификатора сотрудника, будь то технология RF-ID или считываемый штрих-код - даже биометрические данные, такие как как отпечатки пальцев и сканирование сетчатки глаза можно использовать для учета рабочего времени сотрудников.В большинстве случаев эти сложные системы настроены на отправку и получение данных во встроенную программную систему.

Но, глядя на расходы даже на самую простую систему, такую ​​как описанная, вы должны учитывать стоимость оборудования и программного обеспечения, не говоря уже о обучении персонала, текущем обслуживании и устранении неисправностей. Шутки в сторону. Кто может позволить себе такую ​​установку в наши дни? На самом деле, если вы не очень крупный бизнес, это не вариант для большинства владельцев бизнеса.

Упрощенное планирование сотрудников и учет рабочего времени

Все планы имеют 14-дневную пробную версию.Кредитные карты не требуются.

Откройте для себя мастер часов времени прямо сейчас!

Автоматизированная система хронометража

Неудивительно, что все передовые технологические решения действительно могут использовать онлайн-часы, чтобы позволить работникам приходить и уходить и вести онлайн-запись времени. Time Clock Wizard - это сложное веб-приложение, которое не только ведет онлайн-запись времени, но также имеет возможность создавать отчеты о заработной плате и имеет надежное онлайн-расписание.

Мастер часов времени: как отслеживать часы работы сотрудников

Использование бесплатного веб-приложения, такого как Мастер часов времени, - самый недорогой и практичный способ начать лучше отслеживать часы и знать, что вы платите каждому сотруднику правильно .Хотя записывать часы в журнал может показаться легким делом, вы настраиваете себя на потенциальную потерю денег из-за переплаты и неточностей. Воспользуйтесь легким выходом, подписавшись на эту бесплатную онлайн-систему часов сегодня.

Упрощенное планирование сотрудников и учет рабочего времени

Все планы имеют 14-дневную пробную версию. Кредитные карты не требуются.

Откройте для себя мастер часов времени прямо сейчас!

5 способов отслеживать часы работы сотрудников

Бригам Тимпсон | 9 апреля 2015 г.

Точное отслеживание рабочего времени сотрудников - непростая задача.Человеческая ошибка и плохое общение - это проблемы, с которыми сталкиваются сотрудники по заработной плате и персоналу, например, сотрудники опаздывают, рано уходят и забывают приходить на работу в течение дня. Как гласит пословица, закон Мерфи: «Если что-то пойдет не так, то так и будет». Этот пессимистический взгляд может найти отклик у некоторых сотрудников по расчету заработной платы и отдела кадров в вашем бизнесе, когда им приходится иметь дело со временем сотрудников для расчета заработной платы. Но наличие эффективного программного обеспечения для учета рабочего времени сотрудников может помочь уменьшить эти проблемы. Существует так много способов отслеживать часы работы ваших сотрудников, давайте рассмотрим некоторые из них.Вот 5 способов отслеживать время сотрудников на вашем предприятии.

1. Бумажные табло рабочего времени

Бумажные табло рабочего времени - самый традиционный способ учета рабочего времени ваших сотрудников. Сотрудники отслеживают собственное время и отправляют его обработчику заработной платы в конце периода оплаты. Этот ручной процесс состоит из выделения времени и персонала для ввода табелей учета рабочего времени для расчета заработной платы, что неэффективно, требует много времени и подвержено человеческим ошибкам. Будут ли сотрудники следовать кодексу чести, чтобы точно рассчитывать время прихода и ухода? Будут ли сотрудники сокращать время на каждый проект? Со временем своевременное округление может ежегодно приводить к большим расходам для компаний.Kentucky CPA Journal сообщает, что кража рабочего времени сотрудников ежегодно обходится предприятиям в 400 миллиардов долларов.

2. Биометрический сканер

Биометрический сканер отпечатков пальцев - это устройство идентификации и авторизации. Этот сканер использует авторизацию по отпечатку пальца, чтобы устранить проблему прихода и ухода сотрудников для других коллег. Сотрудникам платят поминутно, и им не нужно беспокоиться о потере табелей учета рабочего времени. Кроме того, данные тайм-карт являются цифровыми, что значительно упрощает работу обработчика платежных ведомостей.

3. Мобильная система хронометража

Большинство населения Америки использует смартфон в качестве основного средства цифровой связи, а с помощью мобильного приложения для отслеживания времени, такого как busybusy, сотрудники могут приходить и уходить с помощью этого же устройства.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *