Какие должны быть в организации кадровые документы: Перечень кадровых документов, обязательных для организации

Обязательные кадровые документы

I. Документация по личному составу работников
1. Распорядительные документы
Приказ (распоряжение) о приеме работника(ов) на работу (Формы Т-1, Т-1а)
Приказ (распоряжение) о переводе работника(ов) на другую работу (Формы Т-5, Т-5а)
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении)  (Формы Т-8, Т-8а)
Приказ (распоряжение) о поощрении работника(ов) (Формы Т-11, Т-11а)
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику(ам) (Формы Т-6, Т-6а)
Приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку  (Формы Т-9, Т-9а)
2. Документы, подтверждающие трудовую деятельность
Трудовые книжки
Трудовые договоры и соглашения к ним
3. Информационно-расчетные документы
Личная карточка работника (Форма Т-2)
Табель учета рабочего времени (Форма Т-13)
Штатное расписание (Форма Т-3)
График отпусков (Форма Т-7)
Расчетная ведомость (Форма Т-51) и Платежная ведомость (Форма Т-53) или Расчетно-платежная ведомость (Форма Т-49)
Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (Форма Т-60)
Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-61)
Расчетные листки на выплату заработной платы работникам
Листки о временной нетрудоспособности
Письменные уведомления работодателем работников о времени начала отпуска
Уведомления работников (об истечении срока трудового договора, о прекращении трудового договора в течение испытательного срока, о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией или сокращением штата и др. ) и подтверждения о получении таких уведомлений
Командировочные документы: — командировочные удостоверения работников (Форма Т-10) — служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении  (Форма Т-11)
4. Внутренняя служебная переписка
Это личные заявления работников о предоставлении отпуска, о перенесении времени отпуска, об увольнении, о приеме на работу, другие виды заявлений и иной переписки с работниками, которые принимаются в расчет при кадровом делопроизводстве.
II. Внутренние нормативные акты по труду
Правила внутреннего трудового распорядка
Положение об оплате труда
Положение о премировании
Положение о защите персональных данных работников
Должностные инструкции работников
Договоры о полной материальной ответственности
Положение о коммерческой тайне
Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну
III. Журналы и книги учета и регистрации кадровых документов
Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним
Книга учета листков временной нетрудоспособности
Журналы ознакомления работников с внутренними локальными нормативными актами
Книга регистрации трудовых договоров
Книга регистрация кадровых приказов
Книга регистрации командировочных удостоверений
Книга регистрации служебных заданий для направления в командировку и отчетов об их выполнении
Журнал регистрации проверок контролирующих органов

Кадровые документы организации, минимальный набор необходимый работодателю

Какие кадровые документы может требовать при проверке налоговая инспекция, трудовая инспекция, МВД, Пенсионный фонд или ФСС?

Согласно трудовому законодательству, каждый работодатель должен сформировать и иметь в наличии локальные нормативные акты – документы, содержащие нормы трудового права, применяемые Работодателем в пределах своей компетенции.

Большинство таких кадровых документов необходимы не только организациям, но и ИП.Полный состав кадровой документации, которая должна быть у организации или ИП (при наличии у ИП сотрудников), определить достаточно сложно. Окончательный перечень зависит от сферы деятельности, условий труда и даже от желания самого работодателя.

Минимальный набор обязательных кадровых документов включает:

1. Правила внутреннего трудового распорядка (ч.4 ст.189 ТК РФ)

   Необходимы для регулирования:
   • порядка приема и увольнения Работников;
   • основных прав, обязанностей и ответственности Работника и Работодателя;
   • режима работы, время отдыха, мер поощрения и взыскания;
   • при отсутствии в организации отдельного локального нормативного акта, регулирующего вопросы установления системы оплаты труда, порядка и сроков выплаты заработной платы, порядка индексации заработной платы –
     указанные положения должны быть включены в Правила внутреннего трудового распорядка иных вопросов.
   •  

2. Штатное расписание (ч. 2, ст. 57 ТК РФ)

   Содержит:
   • перечень структурных подразделений;
   • перечень должностей;
   • сведения о количестве штатных единиц;
   • должностные оклады;
   • надбавки и месячный фонд заработной платы.
   Утверждается штатное расписание приказом работодателя или уполномоченного им лица.
3.  

3. График отпусков (ч.1, ст.123 ТК РФ):

   • определяет очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков;
   • утверждается не позднее, чем за 2 недели до наступления нового календарного года;
   • обязателен как для работодателя, так и для работника.
   •  

4. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также сами трудовые книжки работников, оформленных по основному месту работы

5.  

5. Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним

   (доп. соглашения заключаются, если условия труда в период работы сотрудников изменялись, например, при изменении оклада, переводе на другую должность и пр.)
6.  

6. Личные карточки сотрудников

7.  

7. Приказы по личному составу

   (прием, увольнение, перевод, отпуска и т.п.)
8.  

8. Заявления работников

   (например, о переводе на другую должность, увольнении, предоставлении отпуска за свой счет) – рекомендуем принимать от работников собственноручно написанные, а не напечатанные на компьютере заявления
9.  

9. Положение о персональных данных

10.  

10. Правила и инструкции по охране труда

11.  

11. Документы о проведении специальной оценки условий труда на рабочих местах

    (кроме дистанционных и надомных работников, а также работников работодателей – физических лиц, не являющихся ИП) Предельный срок для того, для того чтобы тянуть с проведением СОУТ – 31. 12.18 г.
12.  

12. Обязательные документы в отдельных случаях (при наличии определенных условий труда) :

    • договоры о полной материальной ответственности;
    • графики сменности;
    • документ (локальный акт), устанавливающий порядок проведения аттестации – если аттестация проводится в организации;
    • документ (локальный акт), устанавливающий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днём – если имеются такие работники;
    • документ (локальный акт), устанавливающий порядок возмещения расходов работникам с разъездным характером работы и перечень таких должностей таких работников – если имеются такие работники;
    • документ (локальный акт), устанавливающий порядок направления работников в служебные командировки – если работники направляются в командировки;
    • документ (локальный акт), устанавливающий порядок и условия премирования работников – если выплата премий производится в организации;
    • документ (локальный акт), устанавливающий порядок работы со сведениями, составляющими коммерческую тайну организации – при необходимости;
    • иные – исходя из особенностей конкретной организации.

Если у Вас остаются вопросы или нужна помощь в составлении подобных документов, Вы всегда можете обратится к нашим специалистам. Мы ведем кадровый учет многих организаций различных типов правовой собственности и ИП.

Перечень кадровых документов в организации

№	Документы	Обоснование	Ссылки на обосновывающие нормативные акты
Обязательные документы по кадрам
1	Трудовые договоры с сотрудниками	По закону трудовые отношения между работодателем и сотрудником строятся на основании трудового договора	ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ
2	Трудовые книжки сотрудников	Работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, если такая работа является для сотрудника основной	ч. 3 ст.  66 ТК РФ
3	Личные карточки сотрудников	Работодатели обязаны вести личные карточки на всех своих сотрудников	п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1
			п. 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225
4	Документы, которыми оформляют прием на работу руководителя организации	Руководитель коммерческой организации имеет двойственный статус – он является и сотрудником, и единоличным органом управления организации. Поэтому для его найма необходимо соблюдение определенных процедур	ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ
5	Табель учета рабочего времени	Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником	ст. 91 ТК РФ
6	Штатное расписание (условно обязательный документ)	Штатное расписание применяют для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. С одной стороны, в Трудовом кодексе РФ не сказано, что штатное расписание должно быть в каждой организации. С другой стороны, есть веские аргументы в пользу его оформления:	ст. 15, 57 ТК РФ
		·         штатное расписание позволяет определиться с количеством сотрудников, необходимых организации, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации;	раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1
		·         штатное расписание может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции, работ, услуг, затрат
7	Документы, которыми оформляют предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков	Для предоставления ежегодных отпусков в организации оформляют:	ст. 123 ТК РФ
		·         график отпусков;
		·         приказ о предоставлении отпуска;
		·         записку-расчет о предоставлении отпуска
8	Правила трудового распорядка	Правила трудового распорядка являются обязательным для работодателя документом, поскольку Трудовой кодекс РФ требует фиксировать отдельные вопросы трудовых отношений именно в этом документе.	ст. 15, 189, 190, ч. 2 ст. 191,309.2 ТК РФ
		Если организация или ИП, которые относятся к микро предприятиям заключат с сотрудниками трудовые договоры по типовой форме, то они могут отказаться от оформления Правил трудового распорядка
9	Положение о работе с персональными данными сотрудников	Порядок получения, обработки, передачи и хранения персональных данных сотрудников должен быть установлен в отдельном локальном акте организации	ст. 87 ТК РФ
10	Расчетный листок и локальный акт, утвердивший такую форму	Работодатель обязан в письменной форме известить каждого сотрудника о сумме, причитающейся ему за соответствующий период. Для этого сотрудникам выдают расчетные листки	ст. 136 ТК РФ
11	Документы воинского учета	Все организации обязаны вести воинский учет своих сотрудников	подп.  6 п. 1 ст. 8 Закона от 31 мая 1996 г. № 61-ФЗ
			п. 7 ст. 8 Закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ
			Положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719
			Методические рекомендации Генштаба Вооруженных сил РФ от 11 апреля 2008 г.
12	Документы, которыми оформляют проведение специальной оценки условий труда	Для обеспечения сотрудникам безопасных условий труда работодатель должен проводить мероприятия по улучшению условий и охраны их труда. К таким мероприятиям относится и специальная оценка условий труда	ст. 212, ч. 3 ст. 226 ТК РФ
			п. 1 Перечня, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 1 марта 2012 г. № 181н
13	Документы, которыми оформляют обучение сотрудников охране труда, а также проверку их знаний в этой области	Работодатель обязан организовывать и своевременно проводить обучение сотрудников безопасным методам работы и проверку их знаний в области охраны труда	абз.  7 ч. 2 ст. 212 ТК РФ
			п. 1.7 Порядка, утвержденного постановлением от 13 января 2003 г. Минтруда России № 1 и Минобразования России № 29
14	Номенклатура дел	Номенклатура дел – один из основных документов, который должен быть разработан в организации. В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться	п. 3.2.5 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33
15	Документы, которыми оформляют уничтожение устаревших документов организации	Архивные документы организации с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению	п. 2.3.2, 2.4.1, 2.4.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Документы по кадрам, необходимые при определенных обстоятельствах
1	Документы, которыми оформляют изменение условий трудовых договоров	По общему правилу изменение условий трудового договора производят только по письменному соглашению сторон путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору.	гл. 12 ТК РФ
		В то же время законом предусмотрены отдельные случаи изменения трудовых договоров, требующие выполнения ряда процедур и оформления ряда документов, например, при изменении организационных или технологических условий труда, при поручении сотруднику дополнительной работы и т. д.
2	Документы, которыми оформляют увольнение сотрудников	В зависимости от того, по какому основанию прекращают трудовой договор, работодателю нужно оформить соответствующий пакет документов	гл. 13 ТК РФ
3	Документы, которыми оформляют привлечение сотрудника к дисциплинарной ответственности	Наложение дисциплинарного взыскания должно быть задокументировано в установленном законом порядке	ст. 193 ТК РФ
4	Договоры о полной материальной ответственности	Договоры о полной материальной ответственности можно заключать лишь с определенными категориями сотрудников	ст.  244 ТК РФ
			постановление Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85
5	Ученические договоры	При необходимости организация может заключать ученические договоры как со штатными сотрудниками, так и с соискателями	ст. 198 ТК РФ
6	Документы, которыми оформляют учебные отпуска	Закон предоставляет право на учебный отпуск сотрудникам, совмещающим работу с обучением. В зависимости от вида получаемого образования учебный отпуск может быть оплачиваемым или неоплачиваемым	гл. 26 ТК РФ
7	Положение об аттестации сотрудников	Данный локальный акт принимают, если нужно провести аттестацию сотрудников в целях определения их деловых качеств, оценки результатов их труда и проверки их соответствия занимаемым должностям	ч. 2 ст. 81 ТК РФ
8	Документы, которыми оформляют присвоение сотрудникам квалификационных разрядов	Квалификационный разряд является величиной, отражающей уровень профессиональной подготовки сотрудника. При необходимости работодатель может присвоить, а также повысить или понизить разряд сотрудника	ст. 143 ТК РФ
			Общие положения, утвержденные постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 31 января 1985 г. № 31/3-30
			Единый тарифно-квалификационный справочник
9	Положение о профессиональной подготовке, переподготовке кадров	Если возникла необходимость в профессиональном обучении или переобучении сотрудников, то работодатель может установить в отдельном локальном акте формы профподготовки и переподготовки сотрудников, а также перечень необходимых профессий и специальностей	ч. 3 ст. 196 ТК РФ
10	Документы, которыми оформляют деление и продление ежегодного отпуска	Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части, одна из которых не должна быть меньше 14 дней.	ч.  1 ст. 125 ТК РФ
		Работодатель обязан продлить ежегодный отпуск в случаях, предусмотренных законом или локальными актами организации	ч. 1 ст. 120 ТК РФ
			ч. 1 ст. 124 ТК РФ
11	Документы, которыми оформляют отзыв сотрудника из ежегодного отпуска	Работодатель может с согласия сотрудника отозвать его из ежегодного оплачиваемого отпуска	ч. 1 и 2 ст. 125 ТК РФ
12	Документы, которыми оформляют замену ежегодного отпуска компенсацией	По общему правилу заменить денежной компенсацией можно только ту часть ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Такое превышение возможно, если сотруднику положен удлиненный или дополнительный отпуск	ст. 126 ТК РФ
13	Документы, которыми оформляют предоставление неоплачиваемого отпуска	Законом предусмотрены случаи, когда работодатель обязан или может предоставить сотруднику отпуск без сохранения зарплаты	ч.  1 и 2 ст. 128 ТК РФ
14	Документы, которыми оформляют предоставление дополнительных дней отдыха для ухода за ребенком-инвалидом	Сотруднику, имеющему ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, положено четыре дополнительных выходных дня в течение календарного месяца	ст. 262 ТК РФ
			Порядок, утвержденный совместным постановлением от 4 апреля 2000 г. Минтруда России № 26 и ФСС России № 34
15	Документы, которыми оформляют декретный отпуск и выплату декретного пособия	По заявлению женщины ей предоставляют отпуск по беременности и родам с выплатой пособия по государственному социальному страхованию	ст. 255 ТК РФ
16	Документы, которыми оформляют выплату пособия при рождении ребенка	При рождении ребенка одному из его родителей или заменяющему лицу, например усыновителю, выплачивают пособие	ст.  11 Закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ
			Порядок, утвержденный приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н
17	Документы, которыми оформляют отпуск по уходу за ребенком и выплату соответствующих пособий	Право на отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет имеют мать, отец, бабушка, дед, а также другой родственник или опекун ребенка. В период этого отпуска сотруднику выплачивают:	ст. 256 ТК РФ
		·         пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет и	ч. 1 ст. 14 Закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ
		·         компенсационную выплату до достижения ребенком трех лет	п. 11 Порядка, утвержденного постановлением Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. № 1206
18	Документы, которыми оформляют работу сотрудника во время отпуска по уходу за ребенком	Во время отпуска по уходу за ребенком сотрудник может работать на условиях неполного рабочего времени или на дому	ч.  3 ст. 256 ТК РФ
19	Документы, которыми оформляют прекращение отпуска по уходу за ребенком	Сотрудник может выйти из отпуска по уходу за ребенком:	ст. 256 ТК РФ
		·         по окончании такого отпуска, то есть когда ребенку исполнится три года, или
		·         досрочно, то есть до исполнения ребенку трех лет
20	Положение о коммерческой тайне	Данный локальный акт необходим, если:	ст. 57, ч. 3 ст. 68, подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ
		·         работодатель хочет обеспечить охрану своей конфиденциальной информации и/или	Закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ
		·         в трудовом договоре сотрудника есть условие о работе с конфиденциальной информацией.
		Если такого сотрудника не ознакомить с порядком работы с конфиденциальной информацией, то работодателю будет сложно доказать, что сотрудник разгласил охраняемую законом тайну, и уволить его по соответствующему основанию
21	Положение об оплате труда;	Если в Правилах трудового распорядка организации не прописана система оплаты труда, в том числе система премирования, то соответствующие условия могут быть отражены в иных локальных актах организации, например в Положении об оплате труда, Положении о премировании. Если организация или ИП, которые относятся к микро предприятиям, заключат с сотрудниками трудовые договоры по типовой форме, то они могут отказаться от оформления Положения об оплате труда, а также Положения о премировании	ч. 2 ст. 135, 309.2 ТК РФ
	Положение о премировании
22	Локальный акт о порядке выплаты надбавки за вахтовый метод работы	Сотрудникам-вахтовикам нужно выплачивать надбавку за вахтовый метод работы. Коммерческие организации могут установить размер и порядок выплаты надбавки в своих внутренних документах	ст. 302 ТК РФ
23	Локальный акт о порядке компенсации расходов на переезд в «северные» районы	Сотрудникам, у которых необходимость в переезде связана с работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, полагается компенсация расходов на переезд по основному месту работы	ч. 5 ст. 326 ТК РФ
24	Локальный акт о компенсации расходов «северян» на проезд к месту использования отпуска и обратно	Организации, расположенные в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, должны оплатить сотрудникам проезд и провоз багажа к месту использования ежегодного оплачиваемого отпуска и обратно	ст.  321, 325 ТК РФ
25	Документы, которыми оформляют удержания из зарплаты	Удержания из зарплаты сотрудника можно производить:	ст. 12, 98 Закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ
		·         на основании исполнительных листов;	ст. 137, 238, 240 ТК РФ
		·         по инициативе работодателя;	ч. 4 ст. 15 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ
		·         по инициативе сотрудника	Письмо Роструда от 16 сентября 2012 г. № ПР/7156-6-1
26	Положение о ненормированном рабочем дне	При необходимости привлечения сотрудников к работе в ненормированном режиме работодатель должен утвердить перечень должностей с ненормированным рабочим днем. Такой перечень может быть закреплен в отдельном локальном акте	ст. 101 ТК РФ
27	Положение о разделении рабочего дня на части	На тех работах, где это необходимо вследствие особого характера труда, а также при производстве работ, интенсивность которых в течение рабочего дня неодинакова, работодатель может разделить рабочий день на части так, чтобы общая продолжительность рабочего времени не превышала установленной продолжительности ежедневной работы	ст.  105 ТК РФ
28	Документы, которыми оформляют сменный режим работы	Сменная работа, то есть работа в две, три или четыре смены, вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг	ст. 103 ТК РФ
29	Документы, которыми оформляют установление режима неполного рабочего времени	Режим неполного рабочего времени может быть установлен сотруднику как по соглашению сторон, так и по инициативе работодателя. А отдельным категориям сотрудников организация обязана установить неполное рабочее время	ст. 93, ч. 5 ст. 74 ТК РФ
30	Документы, которыми оформляют установление гибкого режима рабочего времени	При работе в режиме гибкого рабочего времени стороны по взаимному соглашению определяют начало, окончание или общую продолжительность рабочего дня или смены	ст.  102 ТК РФ
31	Документы, которыми оформляют вахтовый метод работы	В организации вводят вахтовый метод работы при наличии определенных условий, например при сильной удаленности места работы от места постоянного проживания сотрудника или местонахождения работодателя	гл. 47 ТК РФ
32	Документы, которыми оформляют привлечение к сверхурочной работе	Организация может при необходимости привлечь сотрудника к сверхурочной работе, то есть работе за пределами установленной сотруднику продолжительности рабочего времени	ст. 99 ТК РФ
33	Документы, которыми оформляют привлечение к работе в выходной или праздничный день	В установленных законом случаях организация может привлечь сотрудника к работе в выходной или праздничный день	ст. 113 ТК РФ
34	Документы, которыми оформляют привлечение к работе в ночное время	С учетом установленных законом ограничений организация может привлекать сотрудников к работе в ночное время	ст.  96 ТК РФ
35	Документы, которыми оформляют создание в организации службы охраны труда	Служба охраны труда должна быть создана в организации, занимающейся производственной деятельностью и имеющей более 50 сотрудников.	ч. 1 ст. 217 ТК РФ
		Если численность персонала не превышает указанного предела, то руководитель организации принимает решение о создании службы по своему усмотрению
36	Документы, которыми оформляют обучение и аттестацию сотрудников опасных производственных объектов	Организация, использующая опасный производственный объект, должна осуществлять ряд мероприятий, направленных на обеспечение безопасности использования таких объектов	ст. 9 Закона от 21 июля 1997 г. № 116-ФЗ
37	Документы, которыми оформляют обязательные медицинские осмотры сотрудников	Отдельные категории сотрудников, которые выполняют определенные виды работ, должны проходить обязательные медосмотры за счет работодателя	ст.  213, 330.3, 328,69, 266, 348.3 ТК РФ
			ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ
			ст. 6 Закона от 14 апреля 1999 г. № 77–ФЗ
			ст. 24 Закона от 21 ноября 2011 г. № 323-ФЗ
38	Документы, которыми оформляют расследование несчастного случая на производстве	Если произошел несчастный случай на производстве, то работодатель обязан принять все меры для его надлежащего и своевременного расследования	ст. 227–231 ТК РФ
39	Документы, которыми оформляют расследование обстоятельств и причин возникновения профзаболеваний	Если у лиц, привлеченных к трудовой деятельности, возникли профзаболевания, то организация обязана обеспечить расследование обстоятельств и причин их возникновения	абз. 16 ч. 2 ст. 212 ТК РФ
			п. 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 декабря 2000 г. № 967
40	Документы, которыми оформляют обеспечение охраны труда инвалидов	Закон гарантирует особую охрану труда инвалидов. Такие трудовые льготы необходимы для безопасной организации рабочего процесса людей с ограниченными возможностями и их реабилитации	Закон от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ
			абз. 6 п. 2 ст. 5 Закона от 19 апреля 1991 г. № 1032-1
			ст. 224 ТК РФ
41	Документы, которыми оформляют учет мнения профсоюза	Если в организации есть профсоюз, то при решении некоторых вопросов необходимо учитывать его мнение, например при сокращении персонала	ст. 371–373 ТК РФ
42	Документы, которыми оформляют восстановление сотрудника на работе	При незаконном увольнении или переводе сотрудника он может быть восстановлен на работе по решению суда или во внесудебном порядке, например по предписанию трудовой инспекции	абз.  6 ч. 1 ст. 357, ст. 391 ТК РФ
			п. 2, 60 постановления Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2
Рекомендованные документы по кадрам
1	Личные дела сотрудников	Обязательность ведения личных дел сотрудников установлена только для учреждений государственной гражданской службы. Другие организации могут самостоятельно решать вопрос о необходимости ведения личных дел сотрудников		п. 3 ст. 42, подп. 5 п. 1 ст. 44 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ
2	Коллективный договор	Коллективный договор не является обязательным документом. Организация и ее сотрудники могут заключить коллективный договор на добровольной основе		ст. 24, 25, 27 ТК РФ
3	Должностные инструкции	Закон обязывает оформлять должностные инструкции лишь для гражданских служащих. Поэтому другие организации оформляют их по мере необходимости		ст. 47 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ
				Письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0
4	Положение о поощрении (стимулировании) сотрудников	Организация может в своем локальном акте установить другие виды поощрений, помимо предусмотренных законом. Кроме того, организация может прописать в локальном акте процедуру оформления поощрений		ст. 191 ТК РФ
5	Положение о командировках	Организация может прописать в Положении о командировках общие правила направления сотрудников в служебные поездки и документального оформления командировок, а также порядок и размеры возмещения командировочных расходов		ст. 167 ТК РФ
6	Положение о производственном совете	Производственный совет – особый совещательный орган, в состав которого на добровольной основе входят сотрудники организации, имеющие значительные достижения в трудовой деятельности.		абз. 9 ч. 1 ст. 22 ТК РФ
		Создание производственного совета является правом, а не обязанностью работодателя
7	Документы для установления улучшенных норм выдачи СИЗ	Работодатель может по своему усмотрению установить улучшенные нормы выдачи средств индивидуальной защиты своим сотрудникам		п. 6 Межотраслевых правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н
8	Инструкция по кадровому делопроизводству	Законодательство не обязывает работодателя составлять Инструкцию по кадровому делопроизводству. Но на практике многие организации и ведомства используют этот документ в своей деятельности, например Ростехнадзор, ФАС России, ОАО «РЖД» и т. д.		Инструкция, утвержденная приказом Ростехнадзора от 30 мая 2008 г. № 372
				Инструкция, утвержденная приказом ФАС России от 26 мая 2014 г. № 365/14
				Инструкция, утвержденная распоряжением ОАО «РЖД» от 30 июня 2006 № 1335р
9	Документы, которыми оформляют передачу документов в архив	Коммерческие организации могут разработать собственный порядок передачи документов на архивное хранение		Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ
				Правила, утвержденные приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526

Кадровые документы: необходимо и достаточно

Современное законодательство требует оформления большого количества документов, которые фиксируют различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя. И практически любой из них может быть затребован при проведении проверки Рострудинспекцией. Разрабатывать и оформлять основной массив таких документов приходится кадровой службе предприятия.

В последующих статьях нашей рубрики мы подробно обсудим порядок составления и оформления кадровых документов или, как их называют, документов по личному составу. Каждому документу будет посвящен отдельный материал. А пока приводим список и краткую характеристику основных кадровых документов, которые регламентируют трудовые отношения.

 

В последующих статьях нашей рубрики мы подробно обсудим порядок составления и оформления кадровых документов или, как их называют, документов по личному составу. Каждому документу будет посвящен отдельный материал. А пока приводим список и краткую характеристику основных кадровых документов, которые регламентируют трудовые отношения.

 

Документальное закрепление структуры и штата предприятия
Название документа	Содержание (наполнение)
Структура и штатная численность	Документ, в котором закрепляется список структурных подразделений в порядке их важности для жизнедеятельности предприятия. Внутри структурных подразделений приводится список должностей в порядке субординации с указанием в отдельной графе количества штатных единиц по каждой должности. Служит основанием для составления штатного расписания
Штатное расписание (форма Т-3 в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты)	Документ, в котором закрепляется перечень структурных подразделений, должностей (в указанном выше порядке), а также количество штатных единиц по каждой должности, должностной оклад, надбавка, месячный фонд заработной платы, как по отдельным должностям, так и по организации в целом.
Замещение должностей или штатная расстановка (на практике могут использоваться и другие названия)	Рабочая форма штатного расписания, в которую внесены инициалы и фамилии работников, занимающих должности, предусмотренные штатным расписанием.

 

Как сказано в статье 8 Трудового кодекса РФ, «работодатель принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции, в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями».

 

Внутренние локальные нормативные акты
Название документа	Содержание (наполнение)
Положения о структурных подразделениях	Локальный нормативный акт, в котором регламентируются основные задачи и функции, права и обязанности, ответственность структурного подразделения. Работа отдела кадров регламентируется положением об отделе кадров предприятия.
Должностные инструкции работников	Внутренний локальный нормативный акт, которым регламентируются основные задачи и функции, права и обязанности, ответственность работника в соответствии с занимаемой им должностью. Основанием для составления и оформления должностных инструкций служит «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37.
Правила внутреннего трудового распорядка.	Порядок их составления и оформления регламентирован частью 2 статьи 189 ТК РФ: «Правила внутреннего трудового распорядка организации — локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации».
Положение об обработке персональных данных работника	Локальный нормативный акт, в котором в соответствии с главой14 Трудового кодекса РФ «Защита персональных данных работника» (ст. 85-90) регламентированы требования при обработке персональных данных работника, гарантии их защиты, хранение и использование персональных данных. Права работника по защите персональных данных и ответственность работодателя за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника*.

*Определение персональных данных работника дано в части перовой статьи 85 Трудового кодекса РФ: «Персональные данные работника — информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника».

 

Документы, оформляющие прием, перевод, увольнение работника
Название документа	Содержание (наполнение)
Трудовой договор	Трудовой договор — это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по определенной трудовой функции. В тексте договора указываются также другие обязанности работодателя: обеспечение условий труда, выплата зарплаты и т.д. Работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56 ТК РФ). Содержание трудового договора, его срок, особенности заключения срочного трудового договора, форму трудового договора можно найти в Постановлении Министерства труда Российской Федерации от 14.07.93 г. № 135 «Об утверждении рекомендаций по заключению трудового договора (контракта) в письменной форме и примерной формы трудового договора (контракта)».
Изменения к трудовому договору.	В большинстве случаев оформляются при изменении существенных условий трудового договора. Например, при переводе работника на другую постоянную работу (ст.72 ТК РФ). Согласно ст.57 ТК РФ условия трудового договора могут быть изменены в письменной форме только по соглашению сторон.
Приказ (распоряжение) о приеме работника (ов) на работу (форма Т-1, Т-1а в соответствии с Постановлением Госкомстата от 06.04.2001 № 26).	Оформляется при приеме на работу работника по трудовому договору и издается на основании трудового договора. Содержание приказа должно

Комплект кадровых документов, разработанный специально для средств размещения «Кадры в гостиницах»

№	Наименование документа
1.	Обязательная документация по личному составу работников организации
1.1.	Распорядительные документы
1.1.1.	Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу. (Форма Т-1 или по форме, утверждённой в организации)
1.1.2.	Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу. (Форма Т-5 или по форме, утверждённой в организации)
1.1.3.	Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). (Форма Т-8 или по форме, утверждённой в организации)
1.1.4.	Приказы (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику. (Форма Т-6 или по форме, утверждённой в организации)
1.1.5.	Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку/ (Формы Т-9 или по форме, утверждённой в организации)
1.1.6.	Приказ (распоряжение) о поощрении работника (Формы Т-11 или по форме, утверждённой в организации)
1. 2.	Документы, подтверждающие трудовую деятельность
1.2.1.	Трудовые книжки
1.2.1.1.	Образец 1. Оформления титульного листа Трудовой книжки
1.2.1.2.	Образец 2. Оформления титульного листа дубликата Трудовой книжки
1.2.1.3.	Образец 3. Запись в Трудовую книжку о приёме на работу
1.2.1.4.	Образец 4. Запись в Трудовую книжку о работе по совместительству
1.2.1.5.	Образец 5. Запись в Трудовую книжку о переименование организации
1.2.1.6.	Образец 6. Запись в Трудовую книжку при переводе работника внутри организации
1.2.1.7.	Образец 7. Запись в Трудовую книжку при переводе работника в другую организацию
1.2.1.8.	Образец 8. Запись в Трудовую книжку о признании записи недействительной
1.2.1.9.	Образец 9. Запись в Трудовую книжку при необходимости сделать запись задним числом
1.2.1.10.	Образец 10. Запись в Трудовую книжку об изменении сведений об образовании
1.2.1.11.	Образец 11. Запись в Трудовую книжку при смене фамилии при регистрации брака
1.2.1.12.	Образец 12. Запись в Трудовую книжку при увольнении работника по собственному желанию
1.2.1.13.	Образец 13. Записи в Трудовую книжку при увольнении с ликвидации организации
1.2.1.14.	Образцы формулировок записей в Трудовой книжке об увольнении по общим основаниям
1.2.1.15.	Формулировки записей в Трудовую книжку об увольнении по инициативе работодателя
1.2.1.16.	Формулировки записей об увольнении по обстоятельствам, не зависящим по воли сторон
1.2.2.	Трудовые договоры
1.2.2.1.	Трудовой договор с Генеральным директором
1.2.2.2.	Трудовой договор с Работником (по основному месту работы)
1.2.2.3.	Срочный Трудовой договор с Работником (по основному месту работы)
1.2.2.4.	Трудовой договор при работе работника по совместительству
1.2.2.5.	Трудовой договор при дистанционной работе.
1.3.	Информационно-расчётные документы
1.3.1.	Личная карточка работника (Форма Т-2)
1.3.2.	Табель учета рабочего времени (Форма Т-13)
1.3.3.	Штатное расписание (Форма Т-3)
1.3.4.	График отпусков (Форма Т-7)
1.3.5.	Расчетный листок на выплату заработной платы (по форме, утверждённой в организации)
1.3.6.	Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (Форма Т-60)
1.3.7.	Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-61)
1.3.8.	Листок о временной нетрудоспособности.
1.3.9.	Уведомление Работника о времени начала отпуска
1.3.10.	Уведомление работника об истечении срока трудового договора.
1.3.11.	Уведомление об увольнении о непрохождении испытательного срока
1.3.12.	Уведомление работника о прекращении трудового договора в связи с ликвидацией организации
1.3.13.	Уведомление работника о прекращении трудового договора в связи с сокращением штата.
1.3.14.	Командировочные удостоверения работников (Форма Т-10)
1.3.15.	Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. (Форма Т-11)
1.4.	Внутренняя служебная переписка
1.4.1.	Заявление о приеме на работу
1.4.2.	Заявление об увольнении по собственному желанию
1.4.3.	Заявление об увольнении по соглашению сторон
1.4.4.	Заявление об увольнении по состоянию здоровья
1.4.5.	Заявление о переводе на другую работу
1.4.6.	Заявление о переносе отпуска
1.4.7.	Заявление о продлении отпуска
1.4.8.	Заявление о предоставлении дополнительного дня отдыха (отгула)
1.4.9.	Заявление на отпуск по беременности и родам
1.4.10.	Заявление на отпуск по уходу за ребенком
1.4.11.	Заявление о перечислении заработной платы на карту
1.4.12.	Заявление на выдачу трудовой книжки
1.4.13.	Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (регистрация брака)
1.4.14.	Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (рождение ребёнка)
2.	Внутренние нормативные акты по труду
2.1.	Правила внутреннего трудового распорядка
2.2.	Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании)
2.3.	Положение о защите персональных данных работников
2.4.	Должностные инструкции работников
2.4.1.	Должностная инструкция Генерального директора гостиницы
2.4.2.	Должностная инструкция главного бухгалтера
2.4.3.	Должностная инструкция бухгалтера
2.4.4.	Должностная инструкция начальника службы гостиничного фонда
2.4.5.	Должностная инструкция старшей горничной
2.4.6.	Должностная инструкция горничной
2.4.7.	Должностная инструкция начальника службы приема и размещения
2.4.8.	Должностная инструкция менеджера службы приема и размещения
2.5.1.	Договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
2.6.	Положение о коммерческой тайне
2.7.	Инструкция по технике безопасности на рабочем месте
3.	Журналы и книги учёта и регистрации кадровых документов
3.1.	Книга учета движения трудовых книжек (вкладышей к ним)
3.2.	Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек (вкладышей)
3.3.	Журналы ознакомления работников с внутренними локальными нормативными актами
3.4.	Книга учета листков временной нетрудоспособности
3.5.	Книга регистрации трудовых договоров
3.6.	Журнал учёта командировочных удостоверений
3.7.	Журнал регистрация приказов по личному составу
3.8.	Журнал регистрации проверок контролирующих органов

Список кадровых документов 2020 | nkpay.ru

Предупреждён — значит вооружён: к любым изменениям законодательства нужно готовиться заранее. Сегодня поговорим о том, что изменится во взаимоотношениях работодателя и сотрудников в грядущем м. Некоторые из этих изменений уже утверждены, другие находятся в стадии законопроектов, но — с огромной степенью вероятности — все они будут приняты. Напомним, что работавшему весь месяц сотруднику работодатель не имеет права заплатить меньше МРОТ — хотя, факт именно работы вполне можно установить с помощью Kickidler, но это отдельная тема для разговора. Пока отметим, что вместе с МРОТ вырастут и связанные выплаты: социальные пособия, командировочные, отпускные и т. Кроме того, учтите, что регионы могут устанавливать собственную планку МРОТ — выше федеральной, её тоже придётся учитывать.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Электронное кадровое делопроизводство. Перспективы-2020

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Все изменения по ЕНВД в 2020 году

В небольших организациях бухгалтер часто еще и кадровик. При двойной нагрузке даже самый старательный бухгалтер ведет кадровый учет поверхностно, невольно ошибаясь. Если это Ваш случай — в программе БухСофт реализована защита от кадровых ошибок. Рассмотрим самые распространённые ошибки, которые нередко приводят к проверкам ГИТ. На примере программы БухСофт покажем, как бухгалтер может их не допустить. Программа БухСофт последовательно напоминает бухгалтеру о том, что необходимо сделать на каждом этапе оформления работника.

Например, в самом начале БухСофт напомнит, что надо распечатать и дать на подпись работнику согласие на обработку персональных данных, заключить трудовой договор, подготовить приказ и сделать запись в трудовой книжке:. С 24 сентября ужесточили правила по работе с персональными данными сотрудников. Теперь нужно получить от них согласие на обработку телефонов и e-mail адресов. В программе БухСофт все локальные документы подготовлены с учетом последних правок.

Если принимаете в штат иностранного работника, не забудьте уведомить об этом МВД. В сентябре поменялись формы уведомления. Любая проверка начинается с запроса локальных нормативных актов. Чаще всего инспекторам интересны Правила внутреннего трудового распорядка, Инструкция по охране труда, Положение о работе с персональными данными, Положение об оплате труда. Проверяющие могут поинтересоваться, ознакомлены ли сотрудники с этими документами.

Поэтому важно вести Журнал ознакомления с ЛНА. В Минтруд назвал опасные даты выплаты зарплаты — разработчики программы БухСофт сразу внесли преднастроенные даты, которые подходят под требования инспекторов. Все формулировки регулярно обновляются и согласовываются с представителями контролирующих ведомств. Все печатные формы сгруппированы в единый список. Их не придется долго искать, когда они понадобятся. Некоторые бухгалтеры оформляют прием нового сотрудника не задумываясь, есть ли в штатном расписании должность и есть ли свободные ставки.

Если нет, то нужно обязательно оформить новое штатное расписание или доработать прежнее. Выпускать новую редакцию штатного расписания более безопасно, чем корректировать старое. При наличии большого количества вакансий организация обязана сообщать об этом в службу занятости, что скорее всего не успеет сделать бухгалтер-кадровик. В программе БухСофт всегда можно подготовить штатное расписание по фактически занятым должностям. Это удобно, если организация небольшая. При наступлении даты оформления нового сотрудника просто начинает действовать новая редакция штатного расписания.

У работника нужно взять ряд заявлений. Например, заявления на вычеты по НДФЛ, если у него есть дети, заявление о получении расчетного листка в электронном виде и другие. Кроме того, новый сотрудник должен расписаться в Личной карточке работника в день оформления. Если сотрудники отказываются получать расчетные листки на электронную почту и требуют их выдачи на бумаге, бухгалтер может делегировать выдачу листков на непосредственных руководителей этих работников.

В программе БухСофт реализована рассылка расчетных листков руководителям. На электронную почту листки приходят отдельными файлами. Также руководитель получает на почту Журнал учета выдачи расчетных листков, в котором должен расписаться сотрудник. В программе БухСофт для каждого работника подготовлены отдельные кадровые документы. Они хранятся в его Личном деле и их легко найти и при необходимости распечатать.

Все документы заполняются автоматически. Шаблоны разработаны под последние требования чиновников. В день увольнения работнику нужно выдать трудовую книжку. При внести записи в документ следует в строго установленных формулировках. Запись придется исправлять. На любой случай увольнения программа автоматически предложит правильную формулировку.

Москва, Новодмитровская ул. Политика обработки персональных данных. Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе! Вся первичка в реестре Учета покупок без ручного ввода! Новости Программы БухСофт. Как бухгалтеру работать без кадровика: БухСофт защитит от ошибок в кадровом учете. Неправильный прием сотрудника на работу Программа БухСофт последовательно напоминает бухгалтеру о том, что необходимо сделать на каждом этапе оформления работника.

Ошибка 2 Не все необходимые документы есть в кадровом документообороте Любая проверка начинается с запроса локальных нормативных актов. Внесение изменений в штатное расписание Некоторые бухгалтеры оформляют прием нового сотрудника не задумываясь, есть ли в штатном расписании должность и есть ли свободные ставки. Не взяли с работника заявления на вычеты и другие документы У работника нужно взять ряд заявлений.

Неправильное заполнение трудовой книжки В день увольнения работнику нужно выдать трудовую книжку. Вход в программы. Персональные скидки, подарки и бесплатные сервисы при заказе обратного звонка. Электронная отчетность Возможности Тарифы. Возможности Тарифы. Новое в году. Бухгалтерские и налоговые изменения Изменения для бухгалтера с года. Изменения по НДС с года. Производственный календарь Изменения в трудовом законодательстве Новшества для малого бизнеса Как подтвердить основной вид деятельности.

Текущий отчетный период. Сроки сдачи РСВ в году. Форма 4-ФСС за 4 квартал года и срок ее сдачи. Календарь бухгалтера на январь года: сроки сдачи отчетности таблица. СЗВ-М за декабрь года: срок сдачи, бланк и форма. Сроки уплаты налога на прибыль за 4 квартал года. Единая упрощенная налоговая декларация за год: форма, образец заполнения, срок сдачи.

Срок сдачи 6-НДФЛ за 4 квартал года. Декларация по НДС за 4 квартал года. Расчет по страховым взносам за 4 квартал года: образец заполнения. Декларация по налогу на прибыль за 9 месяцев года. Сроки уплаты налога на прибыль за 3 квартал года. Новая форма расчета авансов по налогу на имущество за 3 квартал года. Сроки сдачи отчетности по ЕНВД за 3 квартал года. Форма 4-ФСС за 9 месяцев года: образец заполнения и срок сдачи. Сроки сдачи отчетности за 3 квартал года: таблица.

Авансовый платеж по УСН за 3 квартал года: срок уплаты. Авансы по налогу на имущество за 3 квартал года: срок сдачи и уплаты. Авансовые платежи по налогу на прибыль за 3 квартал года. Программа для отправки отчетности через интернет. Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Опрос недели. Нужен ли вам как бухгалтеру финансовый анализ? Нет, это лишняя головная боль. Да, это часть работы бухгалтера.

Новости по теме. Женщинам с маленькими детьми установят сокращенный рабочий день. БухСофт с Николаем Валуевым покорили бухгалтеров Петербурга. Роструд рассказал, как сделать 31 декабря выходным днем. Оформляем больничный: образец заполнения в программе БухСофт. Статьи по теме.

Изменения в Трудовом Кодексе в 2020 году

В году появились новые КБК по уплате налоговых и административных штрафов. Чтобы вам было удобно, мы собрали все КБК — коды бюджетной классификации на год — в таблицы по видам платежей. Указывайте новые КБК в платежках с 1 января года. Налог на прибыль, который начисляют в федеральный бюджет кроме консолидированных групп налогоплательщиков.

Все организации обязаны обеспечить надлежащее хранение кадровых документов. При этом важно соблюдать установленные сроки хранения кадровой документации в организации.

Руководитель любой организации или предприятия обязан обеспечить сохранность документов, в которых содержатся личные данные членов коллектива. Сроки хранения кадровых документов определяются законом. Оглавление: 1. Классификация кадровой документации 2. С какой целью хранится кадровая документация 3.

Хранение кадровых документов в организации 2019

Но данная формулировка достаточно узка, поскольку к основным документам, содержащим правила поведения, можно отнести, например, Правила внутреннего трудового распорядка или инструкции по охране труда. Понятие локального нормативного акта несколько шире. Для его определения лучше воспользоваться положениями ст. Создают их, как правило, специалисты разных сфер деятельности — экономисты, правоведы, кадровики и т. Многие часто путают внутренние нормативы организации с кадровой документацией. Однако, между ними существует значительное различие. Например, табель учета рабочего времени сотрудников или регистрационные журналы не являются локальными нормативными документами. Этот документ обязателен в случае наличия в организации работников, которым установлен ненормированный рабочий день, при условии, что данные сведения не отражены в коллективном договоре или другом локальном акте, например в правилах внутреннего распорядка ст. Трудовым кодексом также установлена ответственность за неправильное документирование трудовых отношений. Так, лица, виновные в нарушении трудового законодательства, в том числе и при ведении кадрового документооборота, могут быть привлечены к материальной, дисциплинарной, а также к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности ст.

Как оформить пять кадровых документов по новой Методичке Росархива

Ожидаются ли изменения в порядке применения режима ЕНВД в году? Ответ на этот вопрос — в нашем материале. Для применения режима ЕНВД год последний. Следует ли ожидать новшеств в правилах применения режима, завершающего свое существование?

Микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство, а остальные организации обязаны вести кадровый документооборот в полном объеме.

Сколько кадровых документов должно быть в компании? Какие бумаги необходимо вести в обязательном порядке, а какие имеют рекомендательный характер? Перечень обязательных документов по делопроизводству Обязательные кадровые документы, перечень Каким документом регламентируется Правила внутреннего трудового распорядка ПВТР При приеме на работу до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись.

Документы в кадрах обязательные

Компенсации приобретателям жилья г. Выплаты на детей до 3 лет с года 3. Льготы на имущество для многодетных семей в г. Повышение пенсий сверх прожиточного минимума с года 5.

Отправить заявку. Подача документов — до 01 декабря Приказ Минобрнауки. Форма трудового договора. Концепция реализации единого контракта НПР.

Производственный календарь на 2020 в Крыму

Патентная система налогообложения подразумевает оплату налога не с фактического, а с потенциального дохода, который определяется отдельно по каждому субъекту РФ и отдельно по разным видам деятельности. Стоимость патента — или патентный налог — прописывается в документе, выдаваемом налоговиками. Узнать стоимость патента в году можно на онлайн калькуляторе. Удобней всего вести патент в программе БухСофт. Программа заполняет книгу патентов в автоматическом режиме.

 · Право применения патентной системы налогообложения зависит от вида деятельности, который ведет ИП. Стоимость патента (налоговая нагрузка) также зависит от деятельности и от региона.

Срок хранения кадровых документов установлен законодательно: одни бумаги можно уничтожить через пару лет, а другие придется хранить постоянно. О нюансах определения срока хранения кадровых документов вы узнаете из данной статьи. Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения. Трудовой договор и список сотрудников, занятых на вредном производстве.

Список обязательных документов

Приказ о хранении документов в организации является одним из основных локальных правовых актов , регламентирующих сохранность бумаг различного содержания внутри каждого предприятия и компании. В статье будут рассмотрены основные элементы этого документа, выделены основные цели его создания, а также приведён образец. Оглавление: 1. Нормативное регулирование хранения документов в организации, кем и как оно осуществляется 2.

Кадровые документы, которые должны быть в организации

В небольших организациях бухгалтер часто еще и кадровик. При двойной нагрузке даже самый старательный бухгалтер ведет кадровый учет поверхностно, невольно ошибаясь. Если это Ваш случай — в программе БухСофт реализована защита от кадровых ошибок.

Опись документов — это список бумаг, подтверждающий их виды и количество.

Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения. Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника. При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

КБК на 2020 год

Кадровые документы — которые должны быть в организации, имеющей наемных сотрудников, — включают большой перечень различных наименований, регламентированных Трудовым кодексом РФ: начиная с документа, свидетельствующего о приеме на работу, и заканчивая общими распорядительными предписаниями, касающимися деятельности всей компании. Отсутствие их может иметь для фирмы негативные последствия. Обязательные кадровые документы индивидуального характера. Обязательные кадровые документы в организации общего назначения. Ответственность за отсутствие и ненадлежащее хранение кадровых документов. Существование документов кадрового учета обусловлено нормами Трудового кодекса РФ.

Перечень Обязательных Документов Отдела Кадров 2020

Авторский семинар-практикум Инны Ивановой. Аудит кадровых документов своими силами. Развеиваем мифы о проверках. Новые подходы ГИТ и судов по давно отработанным вопросам.

Кадровые документы — хранение, уничтожение, архив

Кадровая документация, за исключением бумаг о трудовых отношениях с работниками, входит в число ценных бумаг компании, и подразумевает под собой оценку их ценности и сдачу в архивное хранилище. В архивных компаниях достаточно часто хранят кадровые документы, и этому есть ряд причин.

Ключевой нормативный акт в этой области – Федеральный закон от 22.10.2004 года №125-ФЗ. В нем прописаны все необходимые сроки хранения и уничтожения кадровых документов.

После того, как Архивный Фонд РФ признает значимость кадровых документов, принадлежащих коммерческой организации, их утилизация запрещена до истечения срока. Документы, не включенные в Архивный Фонд РФ, и те, чей срок хранения истек, могут продолжать храниться в архиве или могут быть уничтожены после экспертизы.

Хранение кадровых документов

Как гласит приказ, кадровые документы должны храниться 1 (минимум), 3, 5, 10 лет. Для каждого случая срок подбирается индивидуально.

Прежде чем поместить личные дела (ЛД) сотрудников в архив, нужно знать:

• ЛД а в бумажном виде желательно хранить в пронумерованных и прошитых папках;
• обложки ЛД нумеруются порядковым номером;
• в отделе кадров компании должны храниться только ЛР работников;
• ЛД уволенных работников отправляются в архив и хранятся в алфавитном порядке.

Если вы отдаете кадровую документацию на хранение в нашу архивную компанию, вы гарантированно получаете:

• защищенность от их несанкционированного изъятия, пожара и влажности;
• конфиденциальность;
• анализ и систематизирование всех документов;
• скан или отправку необходимого документа по запросу.

Наши хранилища надежно защищены от пожара и несанкционированного проникновения. Доступ к кадровым документам имеют только назначенные вами люди. Вам не придется снимать отдельное помещение для архива и нанимать для этого обученных людей. Все заботы лягут на нас. Мы проследим за сроком действия всех документов и сообщим, когда их можно будет утилизировать.

Хранение документов во «Вневедомственном архиве» избавит вас от лишних хлопот.

Своевременное уничтожение кадровой документации

Если вы решили утилизировать кадровые бумаги по истечению их срока действия, наша архивная компания поможет сделать это безопасно и правильно. Неправильное избавление от документации может привлечь ряд проблем в будущем, особенно если они попадут в руки третьим лицам.

Весь процесс уничтожения кадровых бумаг строго задокументирован. Создается специальный акт с перечнем всей ликвидируемой документации. Для коммерческих компаний форма акта не утверждена, поэтому составить вы ее можете самостоятельно.

В процессе уничтожения бумаг участвует собранная комиссия экспертов. В эту комиссию могут входить: начальник, директора, руководители отделов кадров и другие представители организации. Она проверяет ценность всех документов и следит, чтобы вся содержащаяся в бумагах информация оставалась тайной.

После завершения уничтожения недействующих кадровых документов, все присутствующие расписываются в акте. Все ненужные кадровые документы сжигаются и измельчаются. Советуем не уничтожать любые документы, связанные с судебными разбирательствами, даже если их срок истек.

В Сургуте уничтожение документов вы можете доверить компании «Вневедомственный архив».

Помимо архивации кадровых документов в Сургуте, наша компания предоставляет услуги хранения и уничтожения бухгалтерских документов. Мы знаем, как обращаться с ценными бумагами, поэтому нам вы можете доверять! Если по каким-то обстоятельствам кадровые документы, которые вы нам доверили, будут утеряны, мы возместим полную стоимость причиненного ущерба.

К списку статей

Ведение учета 101: Советы по организации учетных записей сотрудников

Как владелец малого бизнеса, вы не привыкать к длинным спискам дел. Это особенно верно, если вы начали прием на работу, а это требует большого количества документов для сотрудников.

Но если вы похожи на большинство стартапов, в бюджете нет места для помощника по административным вопросам, не говоря уже о специалисте по персоналу. Как решить эту проблему, когда вы главный? Как лучше всего вести учет сотрудников по мере роста вашего бизнеса и сотрудников?

Вот несколько рекомендаций по созданию эффективной и соответствующей требованиям системы ведения документации для вашего бизнеса.

Бумажный или электронный?

Многие предприятия начинают с системы ведения документации на бумажных носителях. Это может иметь смысл, если у вас всего пара сотрудников, но со временем это может стать громоздким. Для большинства растущих предприятий электронные документы проще и дешевле поддерживать, систематизировать и хранить. Кроме того, когда записи хранятся «в облаке» (онлайн), вы можете получить к ним доступ в любом месте, в любое время, когда у вас есть доступ в Интернет.

Независимо от того, используете ли вы бумажные, электронные файлы или и то, и другое, последовательность является ключом к эффективному ведению документации.Например, если ваши записи о приеме на работу отсортированы по имени сотрудника, организуйте записи о заработной плате таким же образом. Используйте одну и ту же систему для всех типов записей и убедитесь, что ваши папки с файлами имеют точные, единообразные имена.

Создайте учетную запись основного сотрудника

В большинстве случаев вам потребуется вести записи о сотрудниках трех типов: кадровые, платежные и медицинские.

Кадровые файлы

включают историю занятости и должны включать документы о приеме на работу, контактную информацию о сотрудниках и на случай чрезвычайных ситуаций, а также подписанную справку для сотрудников вашей компании.Со временем вы можете добавлять обзоры производительности, дисциплинарные формы, награды сотрудников, записи об обучении и увольнительные письма.

Не храните формы I-9 (используемые для подтверждения права на работу в США) в личном деле. Храните эти формы все вместе в отдельном файле. Если ваша компания выбрана для иммиграционного аудита или расследования, следователь попросит изучить эти формы. Хранение этих записей отдельно помогает защитить конфиденциальность ваших сотрудников и снижает риск подвергнуть ваш бизнес дополнительным расследованиям при приеме на работу.

Документы, относящиеся к заработной плате, льготам и финансовым премиям, следует подавать в ведомости заработной платы. Примеры включают табели учета рабочего времени, информацию о прямом депозите и формы W-4 и W-2.

Медицинская карта должна включать бланки заявлений на медицинское страхование, страхование жизни и другие льготы работникам, если вы их предлагаете. Другие возможные медицинские записи включают запросы на разумное приспособление в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями (ADA), отчеты о травмах, требуемые Управлением по охране труда (OSHA), и документы, касающиеся отпуска сотрудника в соответствии с Законом о семейных и медицинских отпусках (FMLA), если эти законы применить к вашему бизнесу.

Знайте, что хранить и как долго

Федеральное трудовое законодательство определяет, как долго вы должны хранить определенные записи о сотрудниках. Важно придерживаться этих сроков, чтобы избежать штрафов. В то же время не рекомендуется хранить документы дольше, чем необходимо (вместо того, чтобы их отбрасывать), поскольку любые сохраненные записи могут быть использованы против вас в случае судебного иска.

Ниже приведен список необходимых документов сотрудников и сроков хранения, предусмотренных федеральным законом:

• Резюме, заявления о приеме на работу и тесты при приеме на работу — 1 год (незапрашиваемые резюме не требуются)
• Форма I-9 — 3 года с даты найма или 1 год после увольнения (в зависимости от того, что наступит позже)
• Документация по заработной плате, включая информацию о заработной плате и продвижении по службе и хронометраж — 3-4 года для большей части документации
• W-4s — 4 года после уплаты налогов
• Эксплуатационные характеристики — 2 года
• Результаты медицинского осмотра — 1 год после принятия мер на основании медицинского осмотра
• Результаты проверки на наркотики — Отчет за последний год за год
• Запрос на разумное приспособление — 1 год после принятия мер или создания документа, в зависимости от того, что наступит позже
• Льготные планы — 1 год после прекращения действия плана
• Документация FMLA — 3 года после окончания отпуска
• Записи о прекращении действия — 1 год с даты прекращения

Поддержание эффективной системы ведения документации является сложной задачей, если у вас нет специального административного персонала в штате.Но при правильном планировании и выполнении вы можете организовать и выполнить требования закона.

Соответствие требованиям трудовой книжки

Содержание страницы

Требования к ведению документации могут сбивать с толку, учитывая, что существует множество нормативных актов, регулирующих некоторые аспекты ведения и хранения документации работодателем.

Не только различные федеральные агентства имеют свои собственные требования к ведению документации, но также необходимо учитывать индивидуальные государственные и местные законы и правила.Некоторые положения применимы ко всем работодателям, тогда как другие применяются в первую очередь к государственным подрядчикам и субподрядчикам. Кроме того, многие из этих обязательств зависят от количества сотрудников в компании. См. Федеральное законодательство о труде по количеству сотрудников.

Роль HR

HR-отделы создают и получают значительный объем документации, и для специалистов по персоналу важно представить убедительное экономическое обоснование для внедрения комплексной программы управления записями.Основные причины включают:

• Контроль создания, роста и доступности документации компании.
• Снижение эксплуатационных расходов и затрат на хранение.
• Повышение эффективности и производительности, а также внешнего вида офиса.
• Помощь в соблюдении нормативных требований и снижение судебных рисков.
• Защита конфиденциальной информации о сотрудниках.
• Обеспечение легкого доступа к записям при необходимости.

Отдел кадров в организации обычно несет основную ответственность за ведение документации и хранение / удаление записей, связанных с занятостью.Применимые законы часто предусматривают гражданские денежные штрафы, а в некоторых случаях предусмотрены как индивидуальная, так и уголовная ответственность. Кроме того, ведение трудовой книжки имеет решающее значение для защиты от судебных тяжб, связанных с наймом. Фактически, работодатель может быть привлечен к ответственности за неправомерное уничтожение записей о занятости в соответствии с теорией хищения доказательств. Очень важно, чтобы специалисты по персоналу обеспечивали наличие в своих отделах эффективных процедур для создания и ведения необходимых записей. См. Отображение ваших данных для обеспечения безопасности ваших электронных записей.

Руководящие принципы разработки политики

Эффективная политика ведения документации на рабочем месте — это образец соответствия федеральным законам и законам и постановлениям штата, а также практическое руководство по последовательному и эффективному управлению и хранению документации. При разработке, внедрении и поддержании политики учета рабочего места следует учитывать несколько ключевых элементов.

Определение «запись». Четко определите, что подразумевается под «записью», чтобы соответствующие документы регулировались политикой. Как правило, записи не включают проекты или документы, которые находятся в стадии разработки, а только окончательные версии документов.

График хранения. Определите срок хранения для каждой категории документов. Некоторые записи могут регулироваться более чем одним законом; однако периоды хранения часто различаются, поэтому обычно рекомендуется хранить информацию в течение самого длительного необходимого периода.Записи, относящиеся к незавершенным искам или судебным разбирательствам, должны храниться до полного разрешения вопроса. Краткое изложение федеральных требований к хранению документации можно найти в онлайн-ресурсах SHRM.

Доступ. Ограничьте доступ только тем, у кого есть законные деловые потребности. Такие законы, как Закон о переносимости и подотчетности в медицинском страховании (HIPAA) и положения о конфиденциальности данных, содержат конкретные положения о том, кто может получать доступ к информации и как ее можно использовать. Кроме того, определите права нынешних и бывших сотрудников на просмотр и / или копирование информации в их личном деле.

Хранение и форматирование. Укажите конкретное место, куда записи будут отправляться на хранение, а также формат, в котором они будут храниться.

Безопасность и конфиденциальность. Обеспечьте физическую безопасность записей, хранящихся в бумажном или электронном виде, чтобы защитить конфиденциальность записей сотрудников и конфиденциальность содержащейся в них информации. См. Политику конфиденциальности записей сотрудников .

Уничтожение документов. Определите, как записи будут удалены после выполнения требований к хранению.Записи, содержащие конфиденциальную, личную или финансовую информацию, должны быть измельчены или сожжены для защиты конфиденциальности сотрудников и соблюдения применимого законодательства.

Последовательная реализация политики и периодические проверки. Для обеспечения соответствия правила и процедуры хранения записей должны применяться последовательно. Периодически проверяйте политику и практику, чтобы убедиться, что внутренние требования актуальны и соблюдаются правильно. См. Политика ведения документации: ведение, хранение и уничтожение документации.

Сохранение записей о найме

Файл найма включает документы и действия, предпринятые для найма каждой должности. Сюда входят объявления о вакансиях, резюме, заявления о приеме на работу, заказы на вакансии, поданные в любое агентство, оценки собеседований, проверки рекомендаций, результаты физических осмотров, результаты тестов при приеме на работу, кредитные отчеты, документация о действительности тестов, использованных в процессе отбора, данные кандидатов для кандидатов, не нанятый, и сопутствующая информация.Эти записи должны вестись как для нанятых, так и для неприемлемых кандидатов. См. EEOC: Информация о невыбранных кандидатах также должна быть сохранена и каковы федеральные правила хранения документации для заявлений и резюме кандидатов, которых мы не выбираем?

Федеральные подрядчики, в отношении которых действуют требования о позитивных действиях, должны вести записи, относящиеся к их найму и выбору, включая рекламу; объявления о вакансиях; Приложения; резюме; записи интервью; просьбы о разумных приспособлениях; тесты и результаты тестов; личные дела; ставки заработной платы и других компенсаций; отбор для обучения или ученичества; и другая информация о найме, переводе, продвижении по службе, увольнениях и увольнениях.В рамках своих обязательств по хранению записей федеральные подрядчики должны хранить записи, относящиеся ко всем лицам, которые соответствуют критериям «Интернет-заявителя», наряду с другими записями о занятости.

Единое руководство по процедурам отбора сотрудников (UGESP) используется судами для определения того, была ли незаконная практика найма основанием для иска о дискриминации. Хотя это и не требуется по закону, отслеживание кандидатов рекомендуется этими руководящими принципами для всех работодателей, подпадающих под действие Раздела VII, и может проводиться до приема на работу, если это является частью решения работодателя следовать руководящим принципам.Приверженность этим руководящим принципам убедительно свидетельствует о том, что работодатель свободен от незаконной дискриминационной практики найма.

See Сегодняшние решения ATS выходят далеко за рамки хранилища резюме

Ведение файлов сотрудников

Файлы сотрудников следует хранить в безопасном месте и хранить в строгой конфиденциальности.Доступ должен быть ограничен для тех, у кого есть законная потребность знать или в соответствии с требованиями закона. В соответствии с конкретными требованиями необходимо вести несколько категорий записей. См. Что следует и не следует включать в личное дело?

Учетные записи сотрудников должны храниться в личном деле

Определенные записи, относящиеся к сотрудникам и их истории занятости, должны храниться в личном деле сотрудника . Эти записи включают:

Документы перед приемом на работу. К ним относятся должностные инструкции; заявления о приеме на работу или резюме; предлагать письма; подписанные квитанции о получении и согласие со справочником для сотрудников компании, кодексом поведения и другими ключевыми политиками; и формы уведомления о чрезвычайных ситуациях, среди прочего.

Трудовая документация. К ним относятся записи, относящиеся к выполнению работы, продвижению по службе и переводам, компенсации, служебные аттестации, награды или награды за отличную работу, записи посещаемости и завершения программ обучения, предупреждения и любые формальные дисциплины, заметки о посещаемости или опозданиях, а также любые контракты или письменные соглашение между работником и работодателем.

Разделение документов о трудоустройстве. К ним относятся собеседования при увольнении, контрольные списки для прекращения службы, заметки о причинах увольнения, заявления об увольнении, документы о безработице, соглашения о прекращении службы, переписка и справочные документы. См. Должен ли работодатель объединять файлы сотрудников после увольнения с работы?

Записи должны храниться отдельно от кадрового дела

Определенные записи сотрудников должны храниться отдельно от кадрового файла для защиты прав сотрудников на неприкосновенность частной жизни и оградить работодателей от ответственности.Сюда входят следующие типы записей:

Медицинские. Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) требует, чтобы медицинские записи сотрудников велись конфиденциально и отдельно от общего личного дела сотрудника. Это включает в себя медицинские осмотры сотрудников, формы заявлений о пособиях по инвалидности , записки врачей, запросы на отпуск по семейным обстоятельствам и отпуску по болезни (FMLA), запросы на размещение ADA, историю компенсаций работника, требования и сопутствующие документы, результаты пригодности к работе оценка функциональных возможностей, направления к специалистам, касающиеся участия сотрудника в программе помощи сотрудникам компании, результаты тестов на наркотики / алкоголь, запросы на возмещение медицинских расходов, информация о здоровье членов семьи сотрудника, а также любая документация о прошлом или настоящем состоянии здоровья, состоянии здоровья , или инвалидность.Этот файл также будет содержать регистрацию в медицинском страховании, формы продолжения и уведомления КОБРЫ.

Кредитная информация. Кредитная информация потребителей, кредитные отчеты, а также личные или финансовые данные должны храниться конфиденциально в соответствии с Законом о справедливой кредитной отчетности (FCRA) 1969 года.

Иммиграционные формы. Форма I-9 и подтверждающие документы, подтверждающие право на трудоустройство, хранятся отдельно для конфиденциальности и для облегчения проверки в случае проведения государственного аудита.

Документы по жалобам и расследованиям. К ним относятся внутренние претензии, претензии государственных органов и документы, связанные с судебными исками, которые должны храниться в файлах до полного разрешения претензии или другого судебного разбирательства.

Электронный учет

Работодатели часто предпочитают вести записи в электронном виде, а не на бумаге. Это избавляет от необходимости иметь физическое место для хранения данных о занятости на протяжении многих лет, что может сэкономить деньги и время.Кроме того, электронное хранилище облегчает поиск информации и обеспечивает эффективный доступ к документам. Организации также могут отказаться от бумажного документооборота в рамках своей приверженности делу устойчивого развития.

У работодателей есть варианты при создании стратегии электронного учета, и доступны многочисленные поставщики и программные платформы. Облачный подход или подход «программное обеспечение как услуга» (SAAS) позволяет компаниям быстрее внедрять новые процессы, с большей легкостью обновлять программное обеспечение и снимать бремя технической поддержки с HR.С другой стороны, некоторые профессионалы считают, что частные локальные системы предлагают больший контроль при определении того, как использовать, хранить и находить данные. См .:

6 советов по поиску правильного HRMS

Какие факторы мы должны учитывать при преобразовании файлов персонала из бумажного в электронный формат?

Риски соответствия программного обеспечения I-9

Руководство по соответствию предоставляется для определенных типов записей, таких как формы I-9 и правила OFCCP для федеральных подрядчиков.Для обзора конкретных требований по типу записи, см .:

OFCCP: Сохранение данных о занятости и персонале в электронном формате

Правило безопасности HIPAA

Советы по сохранению и хранению новой формы I-9

Заключительные правила, касающиеся на использование электронных коммуникаций и технологий ведения учета в планах пенсионного обеспечения и социального обеспечения сотрудников

Доступ к кадровым файлам

Законы многих штатов требуют, чтобы работодатели разрешали нынешним и / или бывшим сотрудникам доступ к содержимому их личного дела.Работодатели должны понимать требования закона в штате (ах), где работают их сотрудники, и определять внутри компании, какой доступ разрешен в штатах, где нет нормативных требований. Некоторые соображения включают:

• Будет ли доступ предоставлен как нынешним, так и бывшим сотрудникам?
• Будет ли сотрудникам разрешено делать ксерокопии предметов из своих файлов?
• Какие процедуры используются сотрудниками для оспаривания информации, которую они считают неверной?
• Существуют ли ограничения на конфиденциальную информацию, такую ​​как проверка рекомендаций бывшего работодателя и конфиденциальные расследования?
• Следует ли организации ограничивать частоту доступа сотрудника к его или ее личному делу, например, количество раз в год или другие временные рамки?

Работодателю из нескольких штатов нужна гибкая политика, поэтому она применима ко всем сотрудникам.Например, уместно такое утверждение, как «Доступ к личным файлам будет предоставлен в соответствии с законодательством штата».

См. :

Должны ли работодатели показывать работникам свои личные дела?

Политика доступа к кадровому файлу сотрудников

Безопасность трудовой книжки

Работодатели должны применять меры предосторожности для защиты личной информации сотрудников.Кража личных данных стала главной проблемой мошенничества потребителей, и Федеральная торговая комиссия (FTC) сообщает, что кража личных данных возглавляет список жалоб потребителей, о которых сообщается каждый год. Каждый работодатель ведет записи, которые могут быть украдены или использованы не по назначению; поэтому работодатели должны разработать процессы, которые защищают эту конфиденциальную информацию о сотрудниках.

См .:

Как предотвратить утечку данных

Что делать при компрометации медицинских данных сотрудников

Политика ведения учета: защита номеров социального страхования

Защита личной информации: руководство для бизнеса

Сохранение записей

Существует множество федеральных законов и законов штата, которые регулируют сохранение трудовых книжек.Работодатели должны обеспечить ведение всех записей на бумажном носителе или в электронном виде в течение минимально необходимого периода времени. Часто работодатели используют правило семи лет для очистки файлов уволенных сотрудников, поскольку это обычно распространяется на государственные и федеральные сроки давности; хотя для некоторых записей, таких как формы I-9, может быть достаточно более коротких периодов хранения, а для других записей, таких как записи о воздействии OSHA, могут применяться более длительные периоды. У SHRM есть таблица федеральных требований к хранению документации, которая помогает определить законодательные требования.

См .:

Как соблюдать требования к ведению учета заработной платы

Знать требования OSHA по созданию и хранению документов

Как долго должны храниться письменные предупреждения или консультативные заключения?

Что мы делаем с записями компании и сотрудников после закрытия компании?

Хотя большинство требований к хранению записей продиктовано федеральными законами или законами штата, бывают ситуации, когда срок не установлен. Закон о единообразном хранении записей частного бизнеса (UPPBRA) устанавливает трехлетний срок для записей без установленного законом срока хранения.Этот единый закон был принят рядом штатов и содержит общие руководящие принципы для других, хотя работодатели должны проконсультироваться с юрисконсультом, чтобы определить свои индивидуальные обязательства по соблюдению и рекомендовать передовой опыт.

Уничтожение документов

После того, как работодатель выполнил требования по сохранению трудовой книжки, необходимо соблюдать эффективный план выбытия.Простое выбрасывание трудовых книжек в корзину создает значительный риск кражи или неправомерного использования информации о сотрудниках, что может привести к расследованию регулирующих органов, штрафам, потенциальным гражданским искам, плохой рекламе и нанесению ущерба бренду работодателя.

Если записи о занятости содержат личную информацию (PII), такую ​​как имя, адрес, номер социального страхования и т. Д., Работодатели должны безопасно распорядиться этой информацией.

Федеральная торговая комиссия (FTC) рекомендует следующие методы утилизации:

• Уничтожение или стирание электронных файлов, чтобы информация о потребителях не могла быть прочитана или восстановлена.
• Измельчение, сжигание или иное уничтожение бумажных документов, чтобы информация о потребителях не могла быть прочитана или восстановлена.
• Наем сертифицированного подрядчика, специализирующегося на уничтожении документов, после проведения комплексной проверки операций и политик безопасности компании.

См. Политику ведения документации — ведение, хранение и уничтожение документации

Лучшие практики для файлов персонала

Для работодателя рекомендуется вести личное дело каждого сотрудника.Документация по трудовому стажу, записи о вкладе и достижениях, дисциплинарные уведомления, продвижения по службе, планы повышения эффективности и многое другое должны быть в личном деле. Ответственные и осторожные работодатели также хранят более одного файла персонала, поскольку каждый тип файла имеет контент, соответствующий их цели.

У работодателя есть веские причины хранить несколько кадровых досье — некоторые юридические, а некоторые — в целях наилучшей практики найма. Документация необходима, чтобы работодатель имел точное представление об истории занятости сотрудника.Документация поддерживает решения работодателя и может защитить работодателя в судебном процессе — сохранена правильно.

Различные инструкции связаны с разными типами файлов персонала

Поскольку рекомендуется несколько типов файлов персонала, с каждым типом файлов персонала связаны разные правила и инструкции, определяющие, где они хранятся и у кого есть доступ.

Например, в большинстве организаций менеджер сотрудника не разрешает доступ к общему кадровому файлу.Они ожидают, что менеджеры будут хранить соответствующую документацию в своем личном деле сотрудников руководства, которое не является официальным кадровым файлом.

• У каждого типа файла персонала есть своя причина для существования и различное содержание, основанное на этой причине.
• Каждый тип файла персонала хранится по-разному.
• Доступ к личному делу в большинстве организаций разрешен только определенным сотрудникам. Многие организации ограничивают доступ к кадровым файлам только сотрудникам отдела кадров.Различные типы файлов персонала также имеют разные правила доступа.
• Доступ сотрудника к его или ее кадровому файлу разрешен, но большинство работодателей устанавливают правила доступа сотрудников с политикой доступа к кадровым файлам в справочнике для сотрудников. (В разных штатах и ​​юрисдикциях действуют разные правила, поэтому будьте в курсе требований для вашего местоположения.)
• Отдел кадров владеет личными делами сотрудников и отвечает за них.

Рекомендуемые кадровые файлы

Вот рекомендуемые типы файлов персонала и то, что вам нужно знать о работе с ними.

Досье сотрудников

Это основное кадровое дело, которое работодатель ведет для каждого сотрудника. В кадровом файле хранится история занятости каждого сотрудника. Это то, что вам нужно знать о личном деле сотрудника.

Медицинское дело

В медицинской карте сотрудника есть серьезные юридические ограничения, которые работодатель должен знать и учитывать. Вот что вам нужно знать о конфиденциальности и содержании медицинской карты сотрудника.

Расчетная ведомость

Доступ сотрудников к файлу расчета заработной платы менее ограничен, чем доступ к медицинскому или кадровому файлу. Файл расчета заработной платы содержит информацию о зарплате, выборе льгот, изменениях ставок заработной платы, украшениях и другую юридическую документацию, которая влияет на размер зарплаты сотрудника. Различные сотрудники бухгалтерского учета и отдела кадров имеют доступ к информации в файле расчета заработной платы.

Формы I-9 для сотрудников

Из-за прав доступа различных государственных учреждений, вы следуете передовой практике, ведя отдельный файл для всех форм I-9 сотрудников.Вы же не хотите, чтобы государственные учреждения копались в вашем основном личном деле сотрудников. Узнайте больше о хранении форм I-9.

Политика доступа сотрудников к кадровым файлам

Вы хотите, чтобы каждый сотрудник знал, что находится в его или ее личном деле, но вам необходимо контролировать целостность, полноту и полноту файла. Конфиденциальность и ограниченный доступ сотрудников и работодателей обеспечивается политикой доступа к кадровым файлам.

Чего не следует включать в личное дело сотрудников

Ищете рекомендации по содержанию, которое никогда не следует включать в личное дело сотрудников? Вот мои лучшие рекомендации относительно контента, который вы хотите хранить в отдельном неофициальном месте или вообще не хранить.Сохранение ненужной и чисто самоуверенной документации может навредить вам.

Документация

Вы знаете, что такое документация? Слово «документация» часто встречается в мире занятости и людских ресурсов. Но смысл документации и то, почему вы можете захотеть документировать определенные события занятости, подробно рассматриваются в этой статье «Важность документации в человеческих ресурсах». Обратите внимание, потому что надлежащая документация важна для точных файлов занятости.

Заявление об отказе от ответственности: Обратите внимание, что предоставленная информация, хотя и является достоверной, не гарантирует ее точность и законность. Сайт читают люди со всего мира, а законы и правила в сфере занятости варьируются от штата к штату и от страны к стране. Обратитесь за юридической помощью или помощью в государственные, федеральные или международные правительственные ресурсы, чтобы убедиться, что ваше юридическое толкование и решения верны для вашего местоположения. Эта информация предназначена для руководства, идей и помощи.

Как следует организовать файлы сотрудников?

Любой опытный владелец бизнеса или менеджер по персоналу знает, как важно систематизировать файлы сотрудников. Но знание того, что они должны быть организованы, ничего не говорит о том, как они должны быть организованы. Вот несколько рекомендаций по организации файлов ваших сотрудников, как это обычно рекомендуется сертифицированными специалистами по персоналу.

Во-первых, важно, чтобы вы поддерживали несколько отдельных файлов, которые будут содержать различные типы информации о сотрудниках.Ниже описана организационная система, которую многие специалисты по персоналу рекомендуют в качестве краткого справочника «что и где происходит». Каждый описанный ниже раздел должен храниться отдельно для каждого отдельного сотрудника.

Файл I-9

Храните все формы I-9 в отдельном мастер-файле или папке с тремя кольцами.

Медицинское дело

Этот файл должен содержать все, что связано с историей болезни сотрудника, включая формы регистрации на медицинское страхование. Важно разделить этот файл, потому что вы не можете юридически основывать кадровые решения, например, кто получит повышение, а кто нет, на истории болезни человека.Кроме того, различные законы о конфиденциальности и Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) требуют, чтобы вы хранили конфиденциальные медицинские записи сотрудников отдельно от основных кадровых файлов. Срок хранения будет зависеть от типа записи.

Личное дело

Этот файл должен содержать элементы, которые были фактором при найме и трудоустройстве сотрудника, в дополнение к элементам, которые будут иметь какое-либо влияние на их работу в будущем. Сюда входят обзоры производительности и записи о корректирующих действиях.

Файл учета заработной платы

Этот файл должен содержать W-4 сотрудника и любые другие документы, относящиеся к заработной плате, содержащие SSN сотрудника или другую защищенную информацию, включая украшения.

Дело о травме

Сохраняйте досье на любого сотрудника, получившего травму на работе. Этот файл должен содержать записи о компенсации работникам и отчеты о травмах, а также любые дополнительные медицинские записи, относящиеся к травме. Запустить этот файл можно только в том случае, если сотрудник получил травму на работе.

Эти файлы должны храниться в безопасном месте, доступном только сотрудникам отдела кадров или имеющим законную потребность просмотреть информацию — например, в закрытых шкафах в закрытом офисе отдела кадров. Эта информация может храниться в электронном виде, если это имеет больший смысл для вашего бизнеса. Просто убедитесь, что у него есть резервная копия, чтобы предотвратить потерю данных, и что она хорошо защищена.

Существуют особые требования к электронному хранению I-9, которые, вероятно, являются хорошими стандартами для любого вида электронного хранения данных.Если вам нужна дополнительная информация об этом, узнайте больше о нашей программной платформе HR, разработанной для малого бизнеса.

Что хранить в файлах персонала

Файлы персонала — одни из самых важных файлов в любой организации. Очень важно убедиться, что у вас есть все необходимое, чтобы доказать, что сотрудникам разрешено работать по закону, и убедиться, что вы принимаете надлежащие меры, когда речь идет о таких вещах, как налоги и требования к страхованию. Если вы решите уволить сотрудника, также может оказаться важным показать документацию, подтверждающую поведенческие проблемы или проблемы с производительностью.

Однако с другой стороны уравнения также важно ограничить объем данных, хранящихся в файлах сотрудников. Чем больше данных вы храните в файлах сотрудников, тем больший объем конфиденциальной информации может быть скомпрометирован. Может быть полезно иметь руководство относительно того, что следует и не следует хранить в личном деле сотрудников.

Что хранить в файлах сотрудников

Папки с файлами сотрудников можно разделить на несколько разделов: файл персонала, конфиденциальный, льготы и платежные ведомости.В зависимости от сотрудника могут потребоваться дополнительные категории. Разделение документов в картотеке сотрудника по разным папкам может помочь избежать случайного раскрытия конфиденциальной информации. Важно различать личное дело и документы, которые не должны храниться в личном деле.

Кадровое дело сотрудника

Кадровое дело сотрудника может включать такие документы, как:

• Документы по набору / проверке:
  • Заявление
  • Резюме / CV
  • Стенограммы
• Описание должности
• Любые записи, связанные с :
  • Предложения о работе
  • Повышение или понижение в должности
  • Переводы
  • Увольнения
• Справочник сотрудника / признательность за политику
• Записи об обучении и обучении
• Информация о вознаграждении и оплате
• Награды и благодарственные письма
• Оценка результатов работы
• Неконкурентоспособность / конфиденциальность / другие соглашения
• Предупреждения / дисциплинарные уведомления
• Уведомление об увольнении
• Документация об увольнении с собеседования

Конфиденциальное дело

Конфиденциальное дело сотрудника должно включать документы, содержащие отправленные Ситуационная или конфиденциальная информация.Хранение такой документации в отдельном файле или папке поможет вам избежать случайного раскрытия содержащейся в ней информации. Эти документы могут включать:

• Ссылки
• Результаты проверки биографических данных
• Формы EEO и позитивных действий
• Результаты проверки на наркотики
• Судебные / юридические документы
• Алименты на ребенка или выплаты заработной платы
• Записи обследований на рабочем месте
• Занятость / заработная плата запросы на подтверждение

Файл преимуществ

Информация о преимуществах и формы должны храниться в отдельной папке с файлами.Регистрация в программе Benefits проводится ежегодно, поэтому рекомендуется хранить всю необходимую информацию в отдельной папке. Эти формы пособий могут включать:

• Формы регистрации на пособия
• Формы назначенных получателей

Файл расчета заработной платы

Файл расчета заработной платы должен включать все записи, связанные с расчетом заработной платы, в том числе:

• Разрешение на выплату зарплаты
• Формы W-4
• Расписания и записи посещаемости
• Формы W-2
• Повышение заработной платы
• Вычеты из заработной платы
• Возмещения
• Предварительные запросы на оплату
• Награды и бонусы

Дополнительные файлы

Формы, такие как I-9, сообщения об опасности У третьих лиц может потребоваться доступ к журналам обучения, медицинским записям, заявлениям о компенсации работникам, отчетам о расследованиях и отчетам об изъятиях.Привязка этих документов к личным файлам сотрудников может позволить получить доступ к конфиденциальной информации. Их отдельное хранение обеспечивает безопасность этой информации, позволяя соответствующим сторонам получать доступ к определенным данным.

Медицинская карта

Отдельная медицинская папка может использоваться для хранения любых файлов, относящихся к медицинским картам сотрудников. ADA фактически запрещает работодателям хранить медицинские файлы в общих папках сотрудников. Эти медицинские формы могут включать:

• Медицинские анкеты
• Заявления о выплате пособий
• Записи об отпуске по болезни
• Запросы FMLA
• Записки врача
• Заявления о компенсации работникам
• Запросы на размещение
• Контакты для экстренных случаев

Формы I-9

Иммиграционные формы I-9 не следует хранить в общей папке с личными делами сотрудников.Если эта форма хранится у работодателя, ее необходимо хранить отдельно от других записей сотрудника.

Чего не хранить

Информация о личной жизни сотрудников не должна храниться в их файлах. Некоторая не относящаяся к делу информация, которая была найдена в файлах сотрудников, включает хобби, политическую принадлежность, религию и количество детей. С добавлением анализа социальных сетей к некоторым стратегиям найма, адреса социальных сетей сотрудников — это еще одна вещь, которую следует удалить из файлов сотрудников, если они были сохранены.

Несмотря на то, что записи о производительности должны храниться в файлах, работодатели должны придерживаться фактов. Сотрудники могут запросить просмотр своих файлов, и файлы могут быть рассмотрены юрисконсультом или присяжными, если подан иск. Написание заметок, которые можно было бы считать дискриминационными или неуместными, в таких ситуациях могло нанести вред работодателю.

Как долго следует хранить файлы сотрудников?

По закону компании обязаны вести учет сотрудников в течение определенного периода времени, даже если они больше не работают в вашей компании.Точный срок зависит от того, где находится ваша компания. Период времени может варьироваться в зависимости от штата, поэтому важно изучить все законодательные акты, касающиеся ведения документации. Может быть хорошей идеей постоянно хранить файлы сотрудников на случай, если они понадобятся, например, для подтверждения занятости.

Следует ли хранить файлы в цифровом виде?

Бумажные файлы ушли в прошлое. Современное программное обеспечение HR позволяет хранить все документы в цифровом виде. Даже если вы решите хранить бумажные резервные копии, все файлы также следует хранить в цифровом виде.Это упрощает поиск и сортировку записей о сотрудниках. Специалистам по персоналу намного проще управлять картотекой сотрудников и получать к ней доступ, когда это делается в цифровом виде.

Очистка файлов сотрудников и обеспечение хранения только самой актуальной и актуальной информации может повысить безопасность и защитить работодателей. Использование HRIS может упростить правильное и безопасное хранение информации о сотрудниках. Если вам нужна помощь в поиске HRIS, подходящего для вашей компании, посетите нашу страницу поиска поставщиков, чтобы начать работу.

Создание записей о сотрудниках и кадровых файлов

В процессе найма работодатель накапливает довольно много информации о новом сотруднике, в том числе предусмотренной законом. Некоторая информация, которую вы собрали, должна храниться в файле, и вы можете обнаружить, что это информация, которую вы добровольно решили сохранить. По закону от вас может потребоваться хранить определенную информацию о сотрудниках отдельно.

Учет сотрудников, которые работодатель должен вести

Нет закона, который требует от вас вести личное дело каждого сотрудника. Особые записи о сотрудниках — это то, что вы должны хранить в соответствии с федеральными законами.

Информация, которую вы храните, зависит от того, что это за информация и какой закон регулирует хранение этой конкретной информации. Законы также могут предписывать, что определенная информация должна храниться, но не может храниться вместе с другой персональной информацией по соображениям конфиденциальности и конфиденциальности.

Технически вам даже не нужен «напильник». Если у вас есть лучшая система для хранения всей информации прямо, используйте ее! Многие выбирают компьютерные файлы.Тем не менее, вы должны сохранить определенную информацию, которую сотрудник или кандидат должен заполнить и подписать, например, форму W-4, форму I-9 и заявление о приеме на работу, и они могут храниться в компьютерном файле, если они отсканированы в С практической точки зрения, досье персонала — это самый простой способ отслеживать информацию о сотрудниках в соответствии с этими требованиями и отслеживать информацию для собственных деловых целей.

В любом случае вы должны хранить определенную информацию в соответствии с федеральными законами.Большая часть этой информации является базовой и может храниться в форме (за исключением ведомостей заработной платы) в файле или на компьютере. Для минимального соответствия включите:

• полное наименование
• номер сотрудника (если вы его используете)
Домашний адрес
• , включая почтовый индекс
• дата рождения
• пол
• должность
• базовых ведомостей заработной платы

Требования, связанные с работой. Информация, собираемая о сотрудниках и сохраняемая в личных делах, должна быть строго связанной с работой .Вы можете рассмотреть возможность хранения некоторых записей, требуемых по закону, в файлах отдельно от файла персонала и ограничить файл персонала информацией, которая относится только к отдельному сотруднику (например, резюме, оценки производительности и история работы). Если необходимые файлы хранятся в отдельных файлах, их можно легко создать для подтверждения соответствия государственным органам без предоставления всей другой информации о персонале, не имеющей отношения к правительственному расследованию.

Rocky Quarry, владелец Big Boulders, хранит все формы I-9, необходимые для его сотрудников в соответствии с Законом об иммиграционной реформе и контроле, в одном центральном файле, который содержит только формы I-9, вместо того, чтобы хранить форму в личном деле каждого человека. работник.Если Рокки попросят предоставить записи I-9 для правительственной инспекции, он не только сможет быстро подчиниться, но и без проблем предоставит только запрошенную информацию без предоставления агенту доступа к другой информации о персонале.

Федеральные законы и законы штата могут требовать от вас сохранения информации о сотрудниках. Вам также может потребоваться вести учет определенных сотрудников для деловых целей.

Федеральное правительство требует, чтобы вы хранили массив информации в соответствии с различными законами.Изучая таблицу требований к хранению записей, знайте, какие законы влияют на ваш бизнес, чтобы вам было легче их соблюдать.

Информация	Требования к хранению	Закон
Имя сотрудника и любой идентификационный номер, используемый вместо имени, используемого в любых трудовых записях	4 года с даты уплаты налогов или уплаты налога, в зависимости от того, что наступит позже	Закон о социальном обеспечении
Номер социального страхования	4 года с даты уплаты налогов или уплаты налога, в зависимости от того, что наступит позже	Закон о социальном обеспечении
Домашний адрес сотрудника, включая почтовый индекс	4 года с даты уплаты налогов или уплаты налога, в зависимости от того, что наступит позже	Закон о социальном обеспечении
Дата рождения, если сотрудник моложе 19 лет	3 года	FLSA Закон о равной оплате труда
Дата рождения всех сотрудников	3 года	ADEA
Пол сотрудника	3 года	FLSA Закон о равной оплате труда
Род занятий сотрудника	3 года	FLSA Закон о равной оплате труда ADEA
Возрастные рекорды	Срок не установлен законом	ERISA
Служебная запись, определяющая, проработал ли сотрудник 1000 часов или имел перерыв в работе	Срок не установлен законом	ERISA
Запись о семейном положении	Срок не установлен законом	ERISA
Форма I-9	3 года после приема на работу или с даты приема на работу или направления (если направлено агентством по трудоустройству) или, после увольнения, в течение одного года или трех лет после приема на работу, в зависимости от того, что наступит позже	Закон об иммиграционной реформе и контроле 1986 года
Заполнить заявление о приеме на работу	1 год	Раздел VII ADA
Резюме или другие формы запроса о приеме на работу	1 год	ADEA
Прочие материалы по найму	1 год	Раздел VII ADA
Заказы на работу, поданные работодателем в агентство по трудоустройству	1 год	ADEA
Контрольные работы для позиции, если контрольная бумага раскрывает результат проверки	1 год	ADEA
Результаты медицинского осмотра, учитываемого работодателем в связи с действиями персонала	1 год	ADA
Объявления о вакансиях	1 год	ADEA
Записи о перемещении должностей (повышение, понижение в должности, переводы)	1 год	Раздел VII ADA ADEA
Материалы по увольнениям	1 год	Раздел VII ADA ADEA
Материалы, относящиеся к прекращению	1 год Записи о принудительно уволенных сотрудниках должны храниться в течение одного года с даты увольнения.	Титул VII ADA
Отбор для обучения или ученичества	1 год	Раздел VII ADA ADEA
Запросы на предоставление физического жилья для работы	1 год	ADA

Федеральные законы регулируют продолжительность хранения определенных записей о сотрудниках, но не продолжительность хранения всего личного дела.Законы некоторых штатов требуют, чтобы личные дела хранились в течение определенного периода времени после увольнения сотрудника. Сроки хранения варьируются от 60 дней до трех лет после прекращения действия договора.

Лучшей практикой было бы хранить необходимые записи и личное дело в течение семи лет после увольнения любого сотрудника. Среди причин этой рекомендации можно выделить то, что вашему бизнесу могут потребоваться предоставить рекомендацию о приеме на работу для сотрудника в будущем или может быть втянут в спор о причине увольнения.

Другие записи о занятости, которые обычно ведутся работодателями, но не указаны конкретно в федеральных требованиях, включают:

• история работы
• оценки производительности
• Дисциплинарные записи
• личные благодарности
• больничных
• отпускных дня
• зачисления на льготы
• Обозначения получателя
• Выписки из заработной платы
• акты рекомендательных проверок
• Информация о компенсации работникам
• медицинские карты
• Информация о тесте на детекторе лжи

Так же, как нет федерального закона о ведении личного дела, нет и федеральных законов о том, кто имеет к нему доступ, хотя информация, которую вы собираете о сотрудниках, является конфиденциальной, и немногие люди должны иметь возможность ее просматривать.

Однако ряд штатов принял законы, которые ограничивают или иным образом регулируют доступ сотрудников к личному делу. Следовательно, ограничения, которые вы можете наложить на доступ, вполне могут регулироваться законодательством штата.

Однако имейте в виду, что, несмотря на технические проблемы с правом собственности, личное дело содержит информацию о сотруднике, которая может повлиять на его или ее будущее. Этот сотрудник часто хочет знать информацию, содержащуюся в файле, правильность информации и кому она будет показана.Мы рекомендуем, независимо от того, находится ли ваш бизнес в юрисдикции, требующей доступа сотрудников, вы разрешили разумный доступ к файлам персонала в рамках политики справедливого отношения к сотрудникам.

Обратитесь к нашей карте штата для получения информации о доступе вашего штата к файлам персонала.

Если вы решите разрешить доступ к файлам персонала, вы можете рассмотреть следующие ограничения:

• Ограничьте частоту доступа указанным числом раз в год или «разумной» частотой доступа.
• Требовать предварительный запрос на доступ, чтобы у вас было время просмотреть файл или перенести файл из компьютерного файла в бумажный.
• Укажите время или место просмотра файла, чтобы он как можно меньше влиял на рабочее время как сотрудника, так и работодателя.
• Требовать, чтобы личное дело просматривалось только в вашем присутствии или в присутствии кого-то, кого вы назначили, в целях защиты целостности и содержимого файла.

Можете ли вы ограничить информацию, которую могут видеть сотрудники? Закон штата может разрешить вашей компании ограничить информацию, к которой сотрудник должен иметь доступ. Однако вы можете предоставить доступ к большему количеству информации, чем того требует штат. Обычно сотрудникам должен быть предоставлен доступ к информации, используемой вами для определения квалификации сотрудников для приема на работу, продвижения по службе и дополнительной компенсации, а также информации о дисциплине и увольнениях.

В некоторых штатах разрешено скрывать определенные типы информации от доступа сотрудников, включая определенные медицинские записи и информацию о других сотрудниках. Если в вашем штате проблема не решена, вы можете решить ее так, как считаете, что лучше всего послужит интересам вашего бизнеса.

Может ли сотрудник скопировать файл? Как правило, сотрудник может сделать копию или запросить копию всей или части информации, содержащейся в личном деле сотрудника.В некоторых штатах разрешается взимать с сотрудника плату за изготовление копий. Вы также можете указать, может ли сотрудник делать копии или он может запрашивать копию только у вас.

Что делать, если сотрудник не согласен с информацией в файле? Законы нескольких штатов регулируют вопрос о процедуре, которой вы должны следовать. В каком бы состоянии ни находилась ваша компания, вы должны установить политику, которой следует придерживаться в таком случае.

Обычно, когда сотрудник не согласен с информацией, содержащейся в его личном деле, удаление или исправление информации может быть согласовано вами и сотрудником.Если вы не можете договориться об удалении или исправлении, сотруднику должно быть разрешено подать письменное заявление, объясняющее его или ее позицию. Заявление становится постоянной частью личного дела сотрудника и должно сопровождать любую передачу или раскрытие из этого файла любому другому лицу, которому разрешено его просмотреть.

Кто еще может просмотреть файл? Как правило, только другим руководителям или менеджерам, если таковые имеются, в бизнесе может быть разрешен доступ к файлам только по служебной необходимости.

Если против вашего бизнеса подан иск, у вас есть возможность защитить интересы других сотрудников в отношении конфиденциальности, отказавшись передать информацию о личном деле, запрошенную в иске, до тех пор, пока это не будет вызвано повесткой в ​​суд. Даже в этом случае вы должны настаивать на том, чтобы порядок был как можно более узким и чтобы любая запрашиваемая информация относилась непосредственно к обвинениям в иске.

Если правительство проверяет вас на предмет соблюдения определенных требований к ведению документации, и записи находятся в личных делах, то они получают весь файл, если только вы не уберете те части, которые им нужны по отдельности.

Соответствие бизнес-требованиям от CT Corporation — партнерство с лидером отрасли

Свяжитесь с представителем сервисной службы CT прямо сейчас!

Документирование и управление кадровыми делами

От: Персонал

Документирование и управление кадровыми делами

---

Введение

Сценарий 1

Пятница, полдень, 4:30. Когда г-н Смит собирает свои вещи, чтобы уйти, ему звонит сотрудник Управления программ соблюдения федеральных контрактов (OFCCP).Офицер сообщает г-ну Смиту, что в его офис подана жалоба, и в понедельник утром в первую очередь будет проведено проверка / расследование на месте. В рамках своего расследования офицер хочет проверить личные дела всех сотрудников, нанятых за последние два года. Он говорит «до свидания». Планы мистера Смита провести расслабляющие выходные на пляже внезапно превратились в напряженные три дня подготовки.

Сценарий 2

Недовольный служащий подал в Комиссию по равным возможностям занятости (EEOC) обвинение в дискриминации работодателя при продвижении по службе.Следователь EEOC звонит и сообщает работодателю, что она хотела бы нанести визит на место, чтобы просмотреть личное дело бывшего сотрудника и других соответствующих лиц. Посещение объекта через четыре дня.

Препарат

Сценарии 1 и 2 не являются обычными инцидентами, но в случае их возникновения работодатели должны быть подготовлены следующим образом:

• Все записи в личных делах должны вестись аккуратно и надлежащим образом.
• Все виды трудовой деятельности.

Отсутствие точного ведения кадрового досье влечет ответственность организаций и работодателей. Например, личные дела не должны содержать потенциально опасной информации, такой как записи интервью, содержащие нечувствительные и неуместные комментарии. Работодатели должны быть уверены, что все документы в личном деле могут адекватно защищать все решения о приеме на работу. Текущие и точные кадровые файлы помогают работодателю отслеживать персонал, организовывать прием на работу и удержание, а также защищать организацию от ответственности.Несоблюдение правил ведения личного дела может стать причиной ненужных судебных разбирательств в организации.

Эта статья предоставит полезные инструменты и практические рекомендации, которые помогут правильно вести дела с персоналом на протяжении всех трудовых отношений. Кроме того, в материалах будут рассмотрены те документы, которые не следует включать в личное дело, а также политические соображения, касающиеся доступа к личным файлам и преимуществ периодической проверки файлов.

Документирование трудовых отношений

Обеспечение надлежащего ведения личного дела начинается с эффективной документации, такой как подготовка точных и полных кадровых записей.

Ключи к эффективной документации включают следующие четыре важнейших принципа:

• Сохраняйте правовую перспективу. При подготовке документов работодатели всегда должны задаться вопросом, какие впечатления или предположения судья или присяжные могут сделать из документов.Спустя годы после создания многие документы, содержащиеся в личном деле сотрудника, потенциально могут быть рассмотрены как судьей, так и присяжными.
• Убедитесь, что документы сохраняют определенную степень объективности. Документ, в котором проводится сравнение результатов работы сотрудника с установленными целями, часто с меньшей вероятностью отражает предвзятость руководства, чем документ, содержащий субъективный комментарий о том, что сотрудник «имеет определенное отношение». Работодатели всегда должны сосредотачиваться на конкретных недостатках сотрудника, связанных с работой, поскольку они могут быть объективно измерены.
• Утверждения должны основываться на фактах, а не на доказательствах. Фактические утверждения более законны и убедительны, чем косвенные утверждения. Это особенно верно в случаях аттестации и установления дисциплины. Более убедительно заявить, что сотрудник «опоздал на работу более чем на 20 минут дважды на этой неделе, во вторник и четверг (с указанием конкретных дат) в нарушение нашей политики опозданий и посещаемости», вместо того, чтобы заявить, что сотрудник «часто опаздывает на работу». Работа.«Правильно фиксируя факты, работодатель ясно излагает свою позицию, устраняя необходимость в дальнейшей борьбе за основу для своего решения (решений) о приеме на работу.
• Убедитесь, что документы верны. Ошибки в документации могут дорого обойтись. Например, неправильное заполнение отчета EEO-1 может привести к проверке позитивных действий со стороны федерального правительства. Кроме того, отказ руководства получить подпись сотрудника, подтверждающую получение политики работодателя в отношении сексуальных домогательств, может иметь катастрофические последствия для ответственности в будущем судебном процессе.

Кроме того, каждый созданный и созданный документ должен содержать следующее:

• Дата создания и / или внесения изменений в документ.
• Имя и подпись автора документа.
• Номера страниц (например, страница 1 из 3).
• Имена и подписи свидетелей (если применимо).

Документирование приема на работу перед приемом на работу

Документация перед приемом на работу

Отношения между работодателем и работником обычно начинаются с действий перед приемом на работу, таких как заполнение и подача заявления, проверка данных и собеседование.Все действия перед приемом на работу создают многочисленные документы, которые необходимо сохранить. Сохранение документов перед приемом на работу для невыбранных кандидатов является обязательным; Сохранение некоторых из этих документов в личном деле вновь нанятых сотрудников является вопросом политики. Тем не менее, сохранение истории болезни и записей интервью в личном деле нового сотрудника может быть плохим решением.

Размещение этих документов в личном деле вновь нанятого сотрудника не имеет реальной цели, поскольку они не имеют отношения к трудовым отношениям и создают беспорядочное дело.Скорее, такая информация должна храниться в отдельном файле, в котором документируется весь процесс собеседования. Сохраняя точную и полную документацию о процессе собеседования, работодатели могут быть защищены от ответственности, когда недовольный кандидат не может получить собеседование или должность. Такие подробные файлы могут служить доказательством того, что процесс отбора работодателем является целенаправленным, справедливым и что отобранный человек был наиболее квалифицированным соискателем.

Документация по найму

Трудовые отношения начинаются на этапе перед приемом на работу, а создание кадрового досье начинается в день приема на работу.В первый день на любой работе сотрудник обычно тратит значительную часть дня на оформление документов, от информации о льготах до формы I-9. Вопрос в том, следует ли вносить все такие документы в личное дело нового сотрудника. Важно отметить, что документы, хранящиеся в личном деле сотрудника, должны создавать бумажный след с подробным описанием шагов, предпринятых руководством для ориентации нового сотрудника в организации.

Например, при приеме на работу сотрудника в его личное дело должны быть помещены следующие документы:

• Должностная инструкция по размещению.
• Предложение о работе.
• Заявление о приеме на работу.
• Резюме сотрудника (при наличии).
• Форма W-4.
• Подписанное подтверждение получения справочника сотрудника.
• Формы вознаграждений работникам.
• Бланки для контактов с близкими и для экстренных случаев.
• Документ, подтверждающий получение и рассмотрение Кодекса поведения работодателя.

Работодатели могут также включить контрольный список предметов, представленных сотруднику при ориентации.Этот контрольный список должен быть рассмотрен и подписан сотрудником и помещен в его личное дело. Подписанный контрольный список не позволяет сотруднику позже в ходе судебного разбирательства заявить, что сотрудник не получил политику о преследовании или другую важную документацию.

Новые сотрудники также должны заполнить форму I-9, которая подтверждает, что сотрудник имеет право работать в Соединенных Штатах. Однако этот документ не следует хранить в личном деле. Многие государственные учреждения имеют право проверять форму I-9 при посещении рабочего места, и если форма I-9 хранится в личном деле сотрудника, правительству предоставляется возможность провести поиск по всем личным файлам.Таким образом, файлы работодателя будут подвергаться гораздо более широкой проверке со стороны правительства. Все, что находится в файлах, может быть проверено и может вызвать дополнительные проблемы или вопросы. Сохраняя отдельный файл I-9, работодатели могут предоставить инспекционному агентству один файл, содержащий все формы I-9. Таким образом, работодатель контролирует все записи и существенно ограничивает объем запроса.

Документация при приеме на работу

Большая часть документов, создаваемых в трудовых отношениях, выполняется во время пребывания в должности сотрудника.Правильное ведение документов сотрудников может быть полезно в случае судебного процесса. Однако неправильное обслуживание может быть чрезвычайно вредным.

Записи о компенсации

Важное значение имеет надлежащее ведение записей о вознаграждении сотрудников. Федеральный закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) требует от работодателя составлять, хранить и хранить записи о заработной плате.

В следующей таблице перечислены требования к хранению записей в соответствии с FLSA и Законом о равной оплате труда:

Сохраняемые записи		Устав		Срок хранения		Форма удержания
Записи о заработной плате и часах, итоговые записи о заработной плате (например, количество часов работы каждого сотрудника, ставки заработной платы, общая заработная плата, общие удержания, дата платежа и период оплаты, покрытый выплатой)		FLSA		3 года после последней даты въезда		Никакая конкретная форма не указана

Карты основного времени и заработной платы, графики рабочего времени, записи прибавок к заработной плате или удержаний из нее, сверхурочные заработки, записи, объясняющие любые различия в заработной плате между сотрудниками противоположного пола (например, должностные инструкции, оценки должностей, системы заслуг, поощрений и выслуги лет) и таблицы ставок заработной платы

FLSA 3 года после последней даты въезда Никакая конкретная форма не указана Закон о равной оплате труда 2 года Никакая конкретная форма не указана

Неспособность работодателя хранить и надлежащим образом вести эти записи подвергает работодателя дорогостоящим штрафам и судебным искам.

Подобно тем документам, которые хранятся в процессе приема на работу, в компенсационных документах должна быть подробно описана история компенсаций сотрудника. Повышение и / или снижение заработной платы, а также отказ в повышении должны быть хорошо задокументированы.

В личное дело должны быть включены следующие компенсационные документы, а также другие дополнительные документы:

• Форма W-4.
• Записи посещаемости.
• Записи запросов на авансовую оплату.
• Приказы на гарнир.
• Запись истории компенсаций.
• Рекомендации по компенсации.
• Разрешение на выпуск информации о заработной плате.
• Уведомление о повышении и / или понижении заработной платы и / или оклада.

Также может быть полезно хранить определенные компенсационные документы в отдельной папке, например:

• Документы, детализирующие фактическую ставку заработной платы работника.
• Ежедневные / еженедельные табели и / или табели учета рабочего времени.
• Суммы и даты платежа.

Хранение таких документов в отдельной папке сокращает количество бумаги в файле и исключает возможные расследования, связанные с проверкой государственных ведомств личных дел. Независимо от того, где хранятся эти документы, важно, чтобы все записи о компенсации соответствовали четырем ранее обсуждавшимся принципам.

Оценка производительности

Оценка результатов работы — важное оружие работодателя при защите по иску о неправомерном увольнении.Надлежащая документация и сохранение оценок может означать разницу между завершением судебного процесса на основании суммарного судебного решения и принудительным судебным иском, когда работодатель должен защищать организацию перед присяжными.

Оценки должны проводиться своевременно. Например, оценки могут выполняться ежегодно, каждые 30 дней или каждые 90 дней. Независимо от временных рамок графика, график должен соблюдаться единообразно и повсеместно во всей организации. Работодатели также должны задокументировать, когда будут проводиться эти проверки, потребовать подписи сотрудника на форме подтверждения и поместить форму в личное дело.Если последующее заседание запланировано после 90- или 30-дневного обзора, повестка дня должна быть подготовлена ​​с подробным описанием тех пунктов / целей, которые ранее обсуждались. Любые решения или решения, принятые во время этих сессий, должны быть задокументированы, подписаны как контролирующим руководителем, так и сотрудником, и помещены в личное дело.

При подготовке оценки крайне важно, чтобы оценка была ясной и краткой с использованием четырех ранее упомянутых принципов (юридическая перспектива, объективность, основанность на фактах и ​​точность).Дополнительно оценка должна предоставить следующее:

• Определите стандарты поведения или производительности, по которым оценивается сотрудник.
• Дайте понять, что сотрудник знал о стандарте.
• Укажите любые отказы для соответствия стандарту.
• Предоставьте сотруднику возможность исправить поведение или улучшить работу, чтобы соответствовать соответствующему стандарту.
• Укажите, какие действия будут предприняты, если сотрудник не соблюдает установленный стандарт.

Оценка тоже должна быть справедливой. Например, рейтинг производительности должен отражать фактическую производительность. Получатель выдающегося рейтинга производительности должен соответствовать стандарту, необходимому для такого рейтинга. В противном случае неточные оценки впоследствии могут быть использованы против работодателя. Например, многомиллионное судебное решение было вынесено против работодателя по иску о дискриминации по признаку пола после того, как работодатель постоянно переоценивал работницу, давая ей выдающиеся и выше среднего рейтинги.Работодатель переоценил работника, пытаясь успокоить его, но не смог принять заявления работника о повышении по службе, несмотря на высокие оценки. Оценки сотрудника не отражают истинного характера способностей сотрудника и, таким образом, оставляют работодателя открытым для жалоб о дискриминации, когда якобы выдающемуся сотруднику неоднократно отказывали в возможностях продвижения по службе.

По завершении оценки сотрудник должен пересмотреть оценку эффективности и иметь право делать любые комментарии, положительные или отрицательные, по поводу оценки.Оценка должна быть подписана и датирована сотрудником с подтверждением получения и проверки и помещена в личное дело. Устные оценки, положительные или отрицательные, также должны быть задокументированы и помещены в файл, опять же с использованием ранее изложенных принципов.

Дисциплина сотрудников

Подобно служебной аттестации, документы, используемые для наказания сотрудника — устного или письменного — могут защитить работодателя от исков, поданных недовольным сотрудником, утверждающим, что увольнение было мотивировано дискриминацией или местью.

Дисциплинарные меры, устные или письменные, должны быть надлежащим образом задокументированы во время нарушения. Откладывание обсуждения дисциплинарных вопросов с сотрудником до проверки эффективности увеличивает шансы сотрудника успешно доказать, что дисциплинарные меры были поводом для возмездия или дискриминации. Кроме того, надлежащее документирование дисциплинарной проблемы во время происшествия устраняет любой соблазн позже исправить недостатки документации — практика, которую суды осуждают.

Дисциплинарные предупреждения также должны быть просмотрены сотрудником и подписаны с подтверждением того, что они ознакомились с уведомлением / предупреждением, а затем помещены в личное дело сотрудника. Однако документы, относящиеся к внутренним конфиденциальным расследованиям, таким как расследования сексуальных домогательств, должны храниться в отдельном файле. Работодатели могут быть защищены от претензий сотрудника или другого лица, поведение которого обсуждается в ходе расследования, о вторжении в частную жизнь, сохраняя эти документы в отдельном и конфиденциальном файле.

В дополнение к ранее детализированным документам в личное дело должны быть включены следующие документы, если применимо:

• Учебные документы , такие как:
  • Записи истории обучения.
  • Заявки на участие в программе обучения.
  • Опросный лист инвентаризации навыков.
  • Формы оценки обучения.
  • Письма с уведомлением о внутреннем обучении.
  • Записи о возмещении затрат на обучение.
• Льготные документы, , такие как:
  • Заявление на страхование жизни.
  • Начисление отпускных / бланк.
  • Заявление об отпуске.
  • Заявление о выходе на пенсию.
  • Разрешение на удержание из заработной платы.
  • Уведомление об опасных веществах и / или отчеты.
  • Заявление о возмещении платы за обучение и / или платежные ведомости.
  • Подтверждение годового отчета о прибылях и убытках.
  • Обучение технике безопасности / посещаемость собраний / сводные формы.
• Документы о взаимоотношениях с сотрудниками, , такие как:
  • Отчет о коучинге / консультировании.
  • Форма согласия Программы помощи сотрудникам (EAP).
  • Благодарности.
  • Заполненные формы предложений сотрудников.
  • Отчеты о статусе предложения.

Документальное подтверждение прекращения трудовых отношений

Окончание трудовых отношений может быть дружественным или спорным.От того, как завершатся отношения, будет зависеть, какая документация должна быть помещена в личное дело сотрудника.

При типичном увольнении сотрудников, таком как увольнение, документы, помещаемые в личное дело, должны включать следующее:

• Выйти из формы собеседования.
• Заключительная аттестация сотрудников.
• Выйти из формы комментариев интервьюера.
• Запись документов, выданных с окончательной зарплатой.
• документов COBRA.

Опять же, эти документы, как и другие в личном деле, должны соответствовать четырем принципам.

Решение работодателя о прекращении трудовых отношений, включая вышеупомянутые пункты, должно быть подтверждено соответствующей документацией. Личное дело должно содержать убедительные доказательства нарушения правила или политики, за которые сотрудник увольняется. Если документы в файле не могут сами по себе поддерживать прекращение, прекращение может быть неподходящим действием. В случае сокращения силы любое деловое решение, поддерживающее сокращение, должно быть надлежащим образом задокументировано, чтобы сотрудники, отобранные для увольнения, не могли впоследствии использовать отсутствие документальной поддержки в качестве убедительного доказательства в иске о дискриминации.Неспособность должным образом задокументировать сокращение силы может привести к тому, что организация объяснит свое решение о приеме на работу перед присяжными.

Примечание: Вышеупомянутая информация не является исчерпывающей и служит только для беглого обзора для определения того, какие документы должны быть включены в личное дело.

Обслуживание и доступ к документам

Самостоятельная проверка

Трудовые отношения и необходимая документация регулируются различными государственными регулирующими органами, каждое из которых поддерживает свои приоритеты и требования соответствия.Многие законы, охватывающие такие темы, как дискриминация, безопасность и иммиграция, поручают государственным регулирующим органам выполнение определенных задач и требуют определенных документов при регулировании соблюдения работодателем этих законов. Следовательно, эффективный план ограничения ответственности работодателя может защитить работодателя от потенциально разрушительных последствий либо государственного аудита, либо запроса документов адвокатом истца.

Периодические самоаудиты — важный инструмент во избежание юридических споров.Несмотря на то, что многочисленные законы усложняют самостоятельную проверку, нельзя недооценивать потенциальную выгоду от выявления и упреждающего рассмотрения потенциальных претензий. Работодатели, которые не проводят периодическую оценку своей политики, процедур и практик, могут столкнуться с множеством юридических обязательств. При проведении самостоятельной проверки кадрового досье работодатель должен задать следующие вопросы:

• Отражены ли в досье все повышения, повышения и поощрения сотрудника?
• Содержит ли файл все письменные оценки сотрудника?
• Содержит ли файл все предупреждения или другие дисциплинарные меры, принятые в отношении сотрудника?
• Если правила компании предусматривают, что письменные предупреждения или другие записи о дисциплинарных мерах будут удалены из файла сотрудника по истечении определенного периода, были ли они удалены?
• Если у сотрудника был план повышения производительности, испытательный срок, период обучения или другой временный статус, закончился ли он? Был ли файл обновлен, чтобы отразить текущий статус сотрудника?
• Если справочник сотрудника обновлялся с тех пор, как сотрудник начал работать в организации, содержит ли файл квитанцию ​​или подтверждение самой последней версии?
• Содержит ли файл текущие версии каждого контракта или другого соглашения между работодателем и работником?

Выполняя самоаудит, задавая предыдущие вопросы, работодатель может быть уверен, что личные дела станут лучшим средством защиты от иска о дискриминации.

Документы, не подлежащие включению в личное дело

Работодатели должны тщательно продумать, как оформить каждый штатный документ. Закон требует, чтобы работодатели вели отдельный файл для медицинских записей, но надежная защитная стратегия также должна включать отдельные файлы для других типов информации о сотрудниках.

Документы о приеме на работу

Как упоминалось ранее, работодатели должны хранить Формы I-9 в отдельном файле. Хотя работодателю разрешается делать фотокопии документов, предлагаемых сотрудником в качестве доказательства права на работу, такая практика не требуется.Работодатели, которые решили сделать ксерокопии и сохранить эти документы, не должны сохранять информацию в личном деле. Такая практика может стать источником информации для истца или регулирующего органа, стремящегося расследовать дискриминационную практику найма.

Медицинская карта

Медицинская информация, такая как медосмотр перед приемом на работу, информация о медицинском наблюдении, отчеты о травмах, медицинские анкеты, отчеты о компенсации работникам и результаты тестов на наркотики, должна храниться отдельно от личного дела сотрудников.Работодатели должны ограничивать доступ к медицинской информации из соображений конфиденциальности и конфиденциальности. Фактически, существует множество правительственных постановлений, которые работодатели должны учитывать в отношении ведения и хранения медицинских записей.

Закон об американцах с ограниченными возможностями

Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) устанавливает особые правила в отношении сбора и хранения медицинской информации о сотрудниках. Например, до предложения о работе все запросы работодателя, связанные с инвалидностью, должны быть связаны с работой.

У ADA есть небольшое исключение из запрета на проведение медицинских обследований перед приемом на работу. Работодатель может обусловить предложение о работе результатами медицинского обследования при соблюдении следующих критериев:

• Экзамен сдается всем поступающим сотрудникам.
• Результаты остаются конфиденциальными.
• Экзамен не используется для дискриминации лиц с ограниченными возможностями; однако результаты могут доказать, что человек не подходит для конкретной работы.

Кроме того, ADA устанавливает очень строгие правила обращения с медицинской информацией, полученной во время работы. ADA запрещает работодателям практиковать следующее:

• Требование медицинского обследования перед тем, как сделать предложение о работе.
• Запрос о наличии у сотрудника инвалидности.
• Запросы относительно характера или степени тяжести инвалидности, за исключением случаев, когда расследование или обследование связаны с работой и не соответствуют деловой необходимости.

Результаты любого медицинского обследования должны храниться в тайне и быть отделены от личного дела.Однако ADA признает, что у работодателей может быть законная потребность в распространении результатов медицинских тестов или другой медицинской информации, и разрешает передавать конфиденциальную медицинскую информацию следующим лицам:

• Руководители, которым необходимо установить необходимые ограничения работы и сделать необходимые разумные приспособления.
• Персонал первой помощи и безопасности, если потребуется неотложная помощь.
• Правительственные чиновники расследуют соответствие.

Медицинская информация о сотрудниках должна распространяться на соответствующих условиях. Более того, для работодателей важно строго ограничивать объем передаваемой информации только объемом информации, необходимой для ответа на запрос.

Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования

Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) был принят для улучшения охвата медицинским страхованием на групповом и индивидуальном рынках; бороться с расточительностью, мошенничеством и злоупотреблениями в сфере медицинского страхования и оказания медицинской помощи; упростить администрирование медицинского страхования; и для других целей.Согласно HIPAA, защищенные организации не могут использовать или раскрывать защищенную медицинскую информацию человека без его разрешения, если иное не требуется или не разрешено законодательством о конфиденциальности.

Хотя работодателями являются организации, а не организаций, на них распространяются правила конфиденциальности, основанные на их спонсорстве в отношении планов медицинского страхования и процедур обработки медицинской информации 50 или более участников. Если у работодателя нет 50 участников плана медицинского страхования компании, им, как правило, не нужно беспокоиться об ограничениях HIPAA.С 14 апреля 2004 г. правила HIPAA о конфиденциальности вступили в силу для спонсорских небольших планов медицинского страхования. Малый план медицинского страхования — это план, в рамках которого выплачиваются страховые взносы или страховые выплаты на сумму 5 миллионов долларов или меньше за последний год действия плана.

Для работодателей, подпадающих под действие положений HIPAA о конфиденциальности, требования к самофинансируемым планам более строгие, чем к полностью застрахованным планам. Требования к плану самофинансирования более строгие, поскольку HIPAA предполагает, что, если у работодателя есть полностью застрахованный план, работодатель, как правило, не имеет доступа к защищенной медицинской информации (PHI).В планах с самофинансированием работодатели, которые принимают решения по первоначальным или окончательным требованиям, нуждаются в ЗМИ для принятия решений по претензиям. Эта защищенная медицинская информация находится под защитой HIPAA.

Закон о семейных и медицинских отпусках

Разглашение конфиденциальной медицинской информации также регулируется Федеральным законом о семейных и медицинских отпусках (FMLA), особенно если работодатель запрашивает медицинское свидетельство или требует от работника пройти проверку пригодности к работе при возвращении из отпуска по FMLA.Работодателям крайне важно сохранять любые тесты или результаты медицинского освидетельствования в отдельной медицинской карте, помимо общего личного дела.

Протоколы предварительного расследования

Конечная цель каждого работодателя — нанять и удержать трудолюбивых и продуктивных сотрудников. Однако работодатели могут столкнуться с трудностями при эффективной оценке способностей человека на основе формы заявки и одного или двух собеседований. Работодатели могут выбрать дальнейшее расследование заявителя с помощью справочного отчета.Справочные отчеты являются деликатными и конфиденциальными по самой своей природе, и по закону они должны быть ограничены теми лицами, которые непосредственно участвуют в процессе найма. Тщательная справка и предварительное расследование могут помочь определить, станет ли кандидат желанным дополнением к команде или угрозой для работодателя, сотрудников или клиентов. Кроме того, суды могут определить, что работодатель обязан провести расследование анкетных данных, особенно в обстоятельствах, когда непроведение анкетной проверки создает ответственность за небрежный прием на работу или удержание.

Согласно Закону о справедливой кредитной отчетности (FCRA) работодатели должны соблюдать следующие требования:

• Ясно сообщить заявителю в отдельном документе, что проверка биографических данных готовится третьей стороной.
• Получите подписанное разрешение от заявителя перед проверкой таких записей, как судимости, незавершенные уголовные дела, водительские записи, кредитные отчеты или документы об образовании.
• Предоставьте заявителю копию отчета и уведомление о юридических правах, если работодатель намеревается отказать в приеме на работу на основании информации, содержащейся в отчете.

FCRA предназначена для того, чтобы сбалансировать интерес работодателя в оценке потенциального сотрудника с правом сотрудника на точность и конфиденциальность в отношении своих учетных данных.

Записи безопасности

Управление по охране труда и здоровья (OSHA) регулирует и контролирует безопасность на рабочем месте. Работодатели должны хранить все записи, связанные с безопасностью, в отдельном файле по той же причине, по которой все формы I-9 должны храниться в отдельном файле, чтобы аудитор OSHA мог видеть только записи, относящиеся к OSHA, во время аудита OSHA.Этот файл записей безопасности может также содержать документацию, относящуюся к участию или участию сотрудника в иске или расследовании OSHA — ограничение доступа к такой документации упростило бы предотвращение влияния информации на возможные неблагоприятные решения в отношении сотрудника, которые, в свою очередь, могли бы привести к мести претензии по OSHA.

Доступ к записям

Примерно половина всех штатов регулирует ведение кадровой документации и доступ к ней. Например, некоторые штаты наложили ограничения на использование и разглашение кадровой информации в отношении сотрудников детских учреждений, присяжных полицейских и сотрудников государственных и университетских школ штата.Кроме того, законы некоторых штатов требуют, чтобы работодатели разрешали сотрудникам проверять и / или получать копии своих файлов. Доступ к кадровому учету обычно имеет некоторые ограничения, например, проверка только в присутствии руководства или запрет на удаление информации.

Большинство служащих государственного сектора имеют право в соответствии с законами штата просматривать свое личное дело. Некоторые штаты разрешают государственным служащим иметь доступ в разумные сроки. Государственные работодатели должны иметь политику (или полагаться на официальную политику департамента), которая определяет параметры разумного времени, чтобы работники могли пользоваться своим правом доступа, не мешая необоснованно выполнять миссию работодателя.

Причины ограничения доступа сотрудников к их индивидуальным файлам не столько юридические, сколько практические. В некоторых случаях руководство может не захотеть, чтобы сотрудник просматривал различные типы результатов тестов или критиковал производительность. В других случаях недовольный или недовольный сотрудник может попросить просмотреть файл и приступить к тщательному изучению всей записи с целью найти основание для судебного иска против работодателя. Особенно это касается бывших сотрудников. По этой причине предоставление доступа бывшим сотрудникам не рекомендуется , если это не требуется по закону.В случае, если сотрудник задает конкретный вопрос о том, что находится в файле, руководству следует рассмотреть возможность предоставления ответа или документа, относящегося к этому конкретному вопросу, или прочитать документ сотруднику, а не передавать весь файл целиком.

Проверка кадрового досье сотрудника третьими сторонами также должна тщательно контролироваться. Сотрудники, которые чувствуют себя поврежденными из-за ненадлежащего раскрытия информации или практики направления к специалистам, подали иски о диффамации. Таким образом, многие работодатели приняли строгие правила о неразглашении информации или политику предоставления только «нейтральных рекомендаций» и тем самым раскрывают только имя, должность и даты работы бывшего сотрудника.

В свете растущего числа исков о диффамации, основанных на раскрытии информации о личном деле, в некоторых штатах есть законодательство, предусматривающее, что работодатель освобождается от ответственности на основании предоставления информации об эффективности работы потенциальному работодателю бывшего работника. Однако работодатель может понести ответственность, если будет доказано, что работодатель предоставил заведомо ложную информацию, предоставленную с злонамеренной целью или нарушил гражданские права бывшего сотрудника в соответствии с законодательством штата.Несмотря на такие законы, остается достаточно места для судебных исков на основании рекомендаций работодателя. Для работодателей, которые проводят политику ссылки на других работодателей, было бы разумно получить отказ от нынешнего сотрудника до его увольнения с работы. Однако, как правило, самым безопасным вариантом может быть строгое правило о неразглашении. Часто менеджеры по персоналу получают повестку от стороны в судебном процессе с просьбой предоставить документы (включая файлы персонала) в отношении бывшего сотрудника.Поскольку повестка требует соблюдения на основании решения суда, предоставление запрошенных документов таким принудительным образом, как правило, не влечет за собой ответственность работодателя за клевету. В таком случае другая сторона в судебном процессе несет бремя возражения против неправильного запроса.

Федеральный закон требует, чтобы записи о соискателях вакансий, действующих и бывших рабочих велись в течение определенного установленного периода времени, чтобы у государственных органов были материалы для изучения в ходе расследований.Таблица с изложением основных федеральных требований к ведению документации в отношении того, какая информация должна храниться и как долго, включена в конце этой главы.

В дополнение к информации о персонале, обычно сохраняемой в ходе деятельности, Комиссия по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC), государственные и местные агентства EEO и другие агентства требуют, чтобы после получения жалобы на незаконную практику найма работодатель сохранял все записи о персонале, производственные записи и другие доказательства, которые могут иметь отношение к жалобе, до тех пор, пока вопрос не будет решен.Точно так же расследование жалобы может выходить за рамки записей, относящихся к обвиняющей стороне, и включать записи обо всех сотрудниках, занимающих должности, аналогичные той, которую занимала или которую запрашивает обвиняющая сторона.

Федеральные требования к ведению документации

Документация		Требования к хранению
Записи о персонале, включая формы заявлений и записи, касающиеся приема на работу, продвижения по службе, понижения в должности, перевода, увольнений, увольнений и условий компенсации.		1 год с даты действий персонала, предпринятых в отношении конкретной записи или даты, когда запись была сделана — в зависимости от того, что наступит позже (29 C.F.R. 1602.14).
Записи, относящиеся к жалобе на незаконную практику найма.		До окончательной утилизации заряда (29 C.F.R.1602.14).
Работодатели со 100 и более сотрудниками: Копия отчета EEO-1.		Копия самого последнего отчета, поданного для каждой отчетной единицы, всегда должна храниться в штаб-квартире подразделения или компании / подразделения (29 C.F.R. 1602.7).
Федеральные подрядчики, субподрядчики: планы позитивных действий.		Срок не указан (рекомендуется 2 года).
Форма I-9.		1 год с даты прекращения действия или 3 года после создания — в зависимости от того, что наступит позже.
Планы письменных вознаграждений работникам; системы заслуг или стажа.		Пока план действует, плюс 4 года после прекращения действия плана (29 C.F.R. 1627.3).
Заработная плата или другие записи, содержащие имя, адрес, дату рождения, род занятий, размер заработной платы и компенсацию, полученную за неделю, каждого сотрудника.		3 года с даты создания (29 C.F.R. 1627.3).
Дополнительные базовые записи, включая таблицы ставок заработной платы, графики работы, а также записи заказов и отгрузок. Добавить комментарий Отменить ответ Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены * Комментарий * Имя * Email * Сайт